LOS GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACIN

Los gastos indirectos de fabricacin son todas aquellas erogaciones, o simples ajustes en los registros de Contabilidad, que son cargadas a la produccin y que, adems, NO se pueden identificar con algn producto, o lote de productos, o con algn proceso determinado. Si bien los materiales directos que se consumen en el proceso de la produccin son fciles de identificar con las respectivas rdenes de fabricacin, no ocurre lo mismo con los materiales indirectos; los cuales, como ya indicamos, son componentes de los Gastos indirectos de fabricacin. Igual sucede con la mano de obra directa; la cual es fcil de calcular y cargar a cada una de las rdenes de fabricacin, mediante las Hojas de Tiempo. No pasa lo mismo con la mano de obra indirecta; es decir, los sueldos y salarios de aquellas personas, quienes NO intervienen directamente en el proceso de manufactura; tal es el caso de los vigilantes, personal de oficinas, mantenimiento, supervisin, etc. Adems, hay otros gastos indirectos de fabricacin, los cuales NO estn representados precisamente, por materiales ni mano de obra, y que ofrecen verdaderos quebraderos de cabeza al Contador de Costos, al tratar de asignarlos a las rdenes de produccin. Ejemplos de tales costos seran: alquileres, plizas de seguros, depreciaciones, prdidas, intereses, impuestos, reparaciones, etc. Adicionalmente, nos encontramos que muchos de estos insumos, imputables a la produccin, NO se conocen hasta el final del ejercicio; hay algunos gastos generales que son verdaderamente fijos, sea cual fuere el volumen de la produccin como el caso de los alquileres. Y otros, que varan en proporcin a la cantidad de unidades de produccin procesadas, como el caso de la energa, supervisin, etc. En definitiva, sern Gastos indirectos de fabricacin, todas aquellas erogaciones o simples AJUSTES de libros, que son cargados a la produccin y que no se pueden identificar con algn producto, con algn lote de productos, o con algn proceso de fabricacin determinado. Una cuenta de gastos se puede cargar por los siguientes tres conceptos bsicos solamente: CUENTA DE GASTOS Pagos Valuaciones Ajustes Los pagos son todas aquellas partidas de costos de produccin, que dan origen a una erogacin de dinero, tales como: sueldos y salarios, materiales, etc. Las valuaciones son cargos que se efectan a las cuentas de gastos, sin necesidad de desembolsar dinero; tal es el caso de las depreciaciones.

Resumen elaborado por Emilia Rodrguez

Los ajustes son aquellos cargos que se hacen a las cuentas de gastos, al momento de tener lugar un cierre de libros, o corte de cuenta, por concepto de CARGO DIFERIDOS; como sucede con los Seguros pagados por anticipado. Cuando usamos la cuenta de Gastos indirectos de fabricacin, nos estamos refiriendo a los conceptos de GASTOS REALES o INCURRIDOS, as: GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACIN Material indirecto Mano de obra indirecta Servicios Llegado un momento cualquiera, podemos con relativa comodidad calcular los montos de materiales directos y mano de obra directa consumidos hasta ese momento; pero, en cuanto a los Gastos indirectos de fabricacin, es muy difcil saberlo, hasta tanto no llegue el final del perodo o la fecha de cierre. De all que resulte imposible imputarle a cada una de las rdenes de produccin, lotes o procesos, los citados Gastos indirectos de fabricacin, al momento mismo de su terminacin. Para subsanar tal imposibilidad es que se ha acudido al recurso de los Gastos estimados, requisito indispensable para que el sistema pueda funcionar en forma aceptable. Es por ello que, cuando se llega a la terminacin de alguna orden de produccin, entonces se le carga una cierta cantidad ESTIMADA, por concepto de dichos Gastos indirectos de fabricacin; lo cual conduce a una Hoja de costos con los siguientes tipos de cargos: Materiales (reales) Mano de obra (reales) Gastos de fabricacin (estimados) Entonces, para concluir, decimos que a las Hojas de costos se le cargarn los costos de materiales y mano de obra directos realmente consumidos en el proceso; mientras que los Gastos indirectos de fabricacin se le cargarn por estima, mediante la aplicacin de los gastos de fabricacin, lo que se conoce con el nombre de COSTOS NORMALES. CONTABILIZACIN DE LOS GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACIN El procedimiento que mejor control ofrece de los Gastos indirectos de fabricacin consiste en abrir un MAYOR AUXILIAR para los mismos, y establecerle una cuenta genrica de control en libro Mayor Principal. De esta forma se podrn llevar cuantas cuentas individuales se deseen en el libro Mayor auxiliar de gastos indirectos de fabricacin, y se tendr el monto global al mismo tiempo en la cuenta de Gastos indirectos de fabricacin, en el Mayor General. Este monto es el que finalmente se va a PRORRATEAR entre las distintas rdenes (o procesos) de produccin. Dicho mayor auxiliar bien podra disearse en la forma de un LIBRO COLUMNAR, o si no, con el formato de un mayor auxiliar cualquiera.

Resumen elaborado por Emilia Rodrguez

APLICACIN DE LOS GASTOS INDIRECTOS DE FABRICACIN Estas caractersticas, tan particulares, de los gastos generales indirectos, inducen al Contador de Costos a cargarlos a las rdenes de produccin de una manera emprica; pero tratando siempre de que resulte lo ms razonable posible; distribuyndoselos a dichas rdenes, de acuerdo a una BASE DE APLICACIN conveniente, siendo las ms comunes las siguientes: a. b. c. d. e. Unidades de producto. Materiales directos. Mano de obra directa en horas-hombre. Mano de obra directa en bolvares. Horas-mquina.

En la prctica, lo que se hace es un estimado previo de todos los gastos generales de fabricacin y del volumen de la produccin; a fin de obtener un coeficiente de aplicacin de tales gastos. Cuando la produccin sea muy variada, ser necesario utilizar varias bases de aplicacin; tomando en cada caso la que sea ms razonable. Como ha de suponerse, en la realidad los gastos generales de fabricacin que se aplican a las rdenes de produccin; por ser estimadas, no siempre resultarn exactamente iguales a los gastos incurridos en verdad. De todo esto se infiere que, casi siempre habr una sub-o una sobre- aplicacin de tales gastos. En conclusin: a las HOJA DE COSTOS se les cargar el total de los materiales y de la mano de obra realmente consumidos, y los Gastos indirectos de fabricacin estimados. CLASES DE COSTOS Al costo as obtenido se le llama COSTO NORMAL. Cuando los tres elementos del costo sean reales, se hablar entonces de COSTO REAL. Y, cuando dichos tres elementos sean obtenidos por estima, estaremos en presencia de los llamados COSTOS ESTIMADOS. O sea: Calidad del costo: a. Normal: Materiales reales, Mano de obra real y Gastos de fabricacin estimados. b. Real: cuando los 3 elementos del costo son reales. c. Estimado: cuando dichos 3 elementos sean calculados por estima, en su totalidad.

GASTOS REALES Y GASTOS APLICADOS Ha de advertirse que los GASTOS REALES DE FABRICACIN se contabilizan cargndolos a la cuenta de Gastos de fabricacin. Los GASTOS APLICADOS se contabilizan cargndolos a la cuenta de Productos en proceso, a travs de las HOJAS DE COSTOS.

Resumen elaborado por Emilia Rodrguez

En cambio, los Gastos estimados, NO se contabilizan CLASES DE GASTOS: Reales de fabricacin Aplicados Estimados SE CONTABILIZAN CON CARGO A: Gastos de fabricacin Productos en procesos (en las Hojas de costos) NO SE CONTABILIZAN

En la estimacin de los Gastos se utilizarn los recursos presupuestarios; calculando por separado los gastos fijos, variables y semivariables. Luego se analizan los factores que influyen en la ocurrencia del gasto. El problema consiste en determinar cul es el factor determinante del gasto. Si es el volumen de produccin, entonces habr que estimarla de antemano. Si est afectando por algn elemento distinto, habr que tomarse muy en cuenta. Por ejemplo el Seguro Social Obligatorio va en proporcin al nmero y remuneracin de los trabajadores. Si se trata de algn seguro colectivo para el personal, habr que considerar cul es la base de la estructuracin del seguro. Si la pliza es por trabajador y su prima fija, cosa muy poco probable, resultar muy fcil calcular esta partida de costo indirecto; pero, si tal prima es proporcional a la remuneracin de cada trabajador, entonces habr que actuar en forma proporcional. En definitiva, hay que buscarle necesariamente el fundamento causal de cada partida de gasto indirecto, para que su estimacin resulte ms fcil y prxima a la realidad. Una vez totalizadas las estimaciones y escogida la BASE para la aplicacin de los gastos, se calcula la cuota, o ALICUOTA, de APLICACIN de gasto as: Cuota de aplicacin de gastos = Gastos de fabricacin estimados Base de distribucin Lo cual no es otra cosa que un COEFICIENTE; por el cual se han de multiplicar las unidades de producto que se van procesando. Se harn los cargos en las Hojas de costos, y luego, en resumen mensual, en el libro DIARIO GENERAL; mediante un asiento como el que sigue: 2009 Enero 31 -XPRODUCTOS EN PROCESO 12.000,00 GASTOS DE FABRICAC. APLICADOS 12.000,00 Resumen del total de gastos aplicados al proceso productivo en el mes.

De esta manera, la alcuota de aplicacin de gastos sirve para hacer las anotaciones en las Hojas de costos, y tambin en el libro Diario Principal. Los GASTOS REALES DE FABRICACIN se cargan en la cuenta del Mayor, Gastos de fabricacin; mientras que los GASTOS APLICADOS van directamente a las Hojas de costo, y pasarn al libro Mayor, a travs del libro Diario, con abono a la cuenta de Gastos de fabricacin aplicados. As estas cuentas siempre mostrarn una situacin, como la que sigue:

Resumen elaborado por Emilia Rodrguez

GASTOS DE FABRICACIN Saldo deudor

GASTOS APLICADOS Saldo acreedor

Cuando los saldos de estas cuentas NO COINCIDEN, significa que la ESTIMACIN no fue EXACTA, y la diferencia se ha de llevar directamente a la cuenta de costos de las ventas. El procedimiento de aplicar gastos nace de la necesidad de anotar dichos gastos en cada orden de produccin, en las hojas de costos. De ese modo los GASTOS APLICADOS vienen a ser una anotacin anticipada de los Gastos reales de fabricacin.La secuencia de tal proceder, mediante asientos de diario, sera as: 2009 Enero xx -1PRODUCTOS EN PROCESO GASTOS APLICADOS

90.000,00 90.000,00

Enero xx

-2GASTOS APLICADOS 90.000,00 GASTOS DE FABRICACIN 90.000,00 -3COSTOS DE LAS VENTAS 10.000,00 GASTOS DE FABRICACIN 10.000,00 (En el caso de haber habido una sub.-aplicacin de los gastos de fabricacin) -3GASTOS DE FABRICACIN 10.000,00 COSTO DE LAS VENTAS 10.000,00 (Cuando hubiere resultado una sobre aplicacin de dichos gastos)

Enero xx

Enero xx

Los sobre- o sub.- aplicacin de los gastos NO siempre indicarn que la ESTIMACIN de los mismos ha sido mal hecha; sino, ms bien algn desajuste de los departamentos de produccin o variacin del rendimiento esperado, que ameritarn estudio. Ejemplo Ilustrativo: supongamos que una empresa manufacturera hizo las siguientes estimaciones: Gastos de fabricacin: Bs. 36.000,00 Base3 de aplicacin 6.000 (Horas-mquinas)

Cuota de aplicacin de gastos= 36.000= Bs.6,00 por cada 6.0 hora-mquina

Resumen elaborado por Emilia Rodrguez

Imaginemos que, en la realidad, se trabajaron 4.500 horas-mquinas; luego, los GASTOS APLICADOS sern = (6) (4.500)=27.000,00. Y, los GASTOS REALES de fabricacin ascendieron a Bs.30.000,00; cargados a Gastos de fabricacin, con abono a Banco tal o cual. En libro Diario tendramos los siguientes asientos: 2009 Enero xx -1PRODUCTOS EN PROCESO 27.000,00 GASTOS DE FABRIC. APLICADOS 27.000,00 Aplicados a las hojas de costo a razn de Bs. 6,00 por cada hora-maquina. -2GASTOS DE FABRIC. APLICADOS GASTOS DE FABRICACIN Para cancelar los gastos aplicados.

Enero xx

27.000,00 27.000,00

Enero xx

-3COSTOS DE LAS VENTAS 3.000,00 GASTOS DE FABRICACIN 3.000,00 Para cancelar la sub-aplicacin de los gastos indirectos de fabricacin.

Una vez pasados estos asientos al Libro Mayor General, tendremos:

Gastos indirectos de fabricacin 30.000,00 27.000,00 3.000,00

Gastos de fabricacin aplicados 27.000,00 27.000,00

En algunas empresas se suelen llevar controles de los Gastos de fabricacin REALES por separado para cada departamento, para lo cual le abre a cada departamento su correspondiente cuenta para registrar tales gastos realmente causados. De esa forma tendrn: Gastos de fabricacin: Departamento X Gastos de fabricacin: Departamento Y Gastos de fabricacin: Departamento Z Etc., etc. Desde luego que estas cuentas se tratarn exactamente iguales que la cuenta nica de Gastos indirectos de fabricacin.

Resumen elaborado por Emilia Rodrguez

BASES DE DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS APLICADOS La cuota, o alcuota, de aplicacin de los gastos se calcula dividiendo el total de los gastos de fabricacin ESTIMADOS, entre la BASE de distribucin escogida. Entre las BASES de aplicacin, que ms se utilizan, podremos citar: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Unidades de producto. Unidades de material directo. Costo de material directo. Horas de mano de obra directa. Costo de mano de obra directa. Costo primo (Material+Mano de Obra) Horas-mquina. Promedio mvil y otros.

Es decir, que, cuando vamos a aplicar GASTOS DE FABRICACIN, tendremos siempre un elemento FIJO; el cual es el monto de los gastos de fabricacin ESTIMADOS, en bolvares, que usaremos como NUMERADOR de un quebrado; cuyo DENOMINADOR vara de acuerdo a la BASE de distribucin de gastos escogida. 1. Unidades de produccin esta es la base ms fcil de calcular y de aplicar. Consiste en estimar el nmero de unidades de producto que se van a fabricar en el perodo; suficientes para que se puedan vender y no resulte un exceso ni un defecto de la cuanta de la produccin. Luego se calcularn los gastos indirectos de fabricacin, en que habremos de incurrir en el perodo en cuestin, para dividir ese total entre el total de unidades de produccin que esperamos procesar. El cociente ser la cuota de gastos de fabricacin que corresponder aplicar a cada unidad de producto que se fabrique. Esta base de aplicacin slo es recomendable cuando trate de unidades de produccin HOMOGNEAS y poco variables; como el caso de una fbrica de muebles de oficinas. En aquellas factoras, en las cuales se procesan unidades de una gran variedad resultara contraproducente aplicarla; puesto que NO concurrir el requisito de la universalidad de la base de aplicacin. La base escogida ha de ser REPRESENTATIVA de la produccin masiva de la empresa y de sus procesos productivos; puesto que hay que tener en cuenta que algunos productos NO pasan por todos los procesos productivos o departamentos de la factora. Algunos s, pero otros, tal vez queden terminados en el primer departamento. 2. Unidades de material directo esta base de aplicacin ofrece una gran similitud con la precedente, y ha de escogerse cuando el material directo sea el factor ms importante de la produccin, no slo en cuanto a su costo; sino tambin en cuanto a su identificacin con el producto terminado. En la elaboracin de libros de Contabilidad, podra resultar una base de distribucin adecuada al material directo PAPEL; pero no as el AGUA, en la fabricacin de gaseosas, por ejemplo.

Resumen elaborado por Emilia Rodrguez

El mtodo consiste en estimar la cantidad de unidades de material directo, que se requiere para la produccin. Se divide el total de gastos de fabricacin estimados, entre las unidades de material directo estimadas. La CUOTA as obtenida, se multiplica por el nmero de unidades que REALMENTE se utilicen de material directo en el proceso productivo. Convendra aqu agregar una columna ms de las Hojas de costos, as:

FECHA

MATERIALES

UNIDADES

MANO DE OBRA

GASTOS APLICADOS

Este sistema tambin requiere que las unidades de material sean HOMOGNEAS, con unidad de medida COMN. Cuando sea muy variable el nmero de unidades de material directo, se dificultar su empleo. 3. Costo de material directo aqu se pretende estimar el valor de las unidades de material directo que sern necesarias para fabricar un nmero equis de producto; o sea que hay que tener las cifras de produccin estimada y calcular el material directo que va a ser necesario utilizar para manufacturar dicha produccin estimada. Sobre esta base, se le da un valor a cada tipo de material directo que se va a utilizar. Lgicamente, cuando los materiales FLUCTAN mucho en PRECIOS, tendr poca utilidad el empleo de esta base de distribucin de los gastos. Asimismo, debe haber una RELACIN muy ntima de precios, entre las distintas unidades. Si tenemos varias clases de materiales y esas diferentes unidades tienen distintos precios, y hay mucha diferencia entre ellos; al reducirlos a un factor comn, obtendremos un resultado distorsionado. El clculo de la CUOTA, para esta base de aplicacin de los gastos se resume as: a. Se dividen los gastos estimados de fabricacin, entre el costo estimado de los materiales directos. Ello dar la CUOTA de aplicacin de gastos. b. Se multiplica la referida CUOTA por el COSTO del material directo REALMENTE utilizado en el proceso de fabricacin y ste ser el monto de gastos de fabricacin que se aplicar a la produccin.

4. Mano de obra directa es la base de aplicacin de gastos ms comn y popular; tanto medida en bolvares como en horas de trabajo, debido a que: a. La mano de obra suele ser el elemento de costo mayor. b. En casi todos los procesos de produccin, la mano de obra suele ser determinante en la manufactura; excepto en los procesos altamente mecanizados. c. Es un ejemplo clsico el costo SEMIVARIABLE. d. Evidencia ms claramente la Ley de los rendimientos decrecientes de la Teora Econmica.

Resumen elaborado por Emilia Rodrguez

5. El costo primo antes ha de aclararse que, por Costo primo se entiende, la suma del material directo y la mano de obra directa, consumidos en el proceso productivo. La CUOTA de aplicacin se obtiene, dividiendo los gastos de fabricacin estimados, entre la suma del costo del material indirecto, ms el costo de mano de obra directa. Como puede verse, tanto la mano de obra, como los materiales, son elementos de costo que tienen sus campos especficos de aplicacin en la produccin y NO siempre concurren en forma igual en el campo del proceso productivo. Esto implicara que, para aplicarlos en una Hoja de costos, tendramos que sumar constantemente materiales y mano de obra directos; para, a base de esas sumas, efectuar la aplicacin de los gastos de fabricacin. De all que este mtodo CASI NO se utiliza en la vida real: Por laborioso y por lo inexacto. 6. Horas-mquina tambin tiene mucho uso y su aplicacin se prefiere cuando los procedimientos de fabricacin estn altamente MECANIZADOS. Lgicamente, en los procesos manuales, o semi- manuales, resultara improcedente utilizar esta base de aplicacin de gastos. Se maneja en forma similar al caso de las horas de mano de obra directa. Es necesario calcular cuntas horas-mquinas se necesitan para fabricar el producto. Si tenemos estimadas las unidades que vamos a producir en el perodo, y sabemos cunto tiempo han de permanecer en cada mquina; entonces se calcula cuntas horas-mquinas son necesarias para la produccin total estimada en el perodo. Esto sera el denominador de los costos estimados para la obtencin de la CUOTA de aplicacin de gastos. Luego falta averiguar las horas-mquina REALMENTE empleadas en la fabricacin, mediante un RELOJ automtico, aplicado a cada mquina. En las hojas de costo se habilitar una columna para las horas-mquina, como se ilustra a continuacin: FECHA MATERIALES MANO DE OBRA HORASMQUINA GASTOS APLICADOS

7. Promedio mvil en verdad, NO se trata de una BASE de aplicacin de gastos. Es, ms que todo, una forma prctica para estimar los gastos de fabricacin. Implica la utilizacin de alguna de las bases sealadas, ya que el promedio mvil nos ha de proporcionar el NUMERADOR. El procedimiento es como sigue: a. Se toman de la Contabilidad General los gastos de fabricacin incurridos en cada mes del ao precedente. Supongamos que de enero a diciembre. b. Para calcular a enero del presente ao; tomamos el PROMEDIO mensual de gastos de fabricacin de los 12 meses precedentes. c. Para obtener el monto de febrero actual, eliminamos el enero VIEJO y lo sustituimos por el enero NUEVO, calculado en b. d. Sumamos y tomamos el PROMEDIO y ste ser el monto estimado para febrero.

Resumen elaborado por Emilia Rodrguez

e. As continuamos, sustituyendo siempre los meses viejos por los nuevos; logrando de ese modo obtener valores promedios fresquecitos de los gastos de los ltimos 12 meses. Este artificio logra NORMALIZAR los costos, en aquellas empresas de produccin ESTACIONAL, es decir, cuya demanda vara notablemente con la poca del ao. En los meses de alta produccin, el costo unitario BAJA; pero los gastos de fabricacin aumentan. Este mtodo permite normalizar la situacin. En la escogencia de la BASE de aplicacin deben prevalecer los siguientes criterios: a. Importancia de la base con respecto al proceso productivo. b. Su relacin con el costo total del producto y su venta. c. La HOMOGENEIDAD del factor, es decir, que sea igualmente aplicable a cada unidad. De all que la base de aplicacin de gastos ms utilizada sea de las HORAS de mano de obra directa o, en su defecto, la de las HORAS-MQUINA.

Resumen elaborado por Emilia Rodrguez