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Trucos y Frmulas para Excel

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TRUCOS Y FRMULAS PARA EXCEL

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Manual de Consulta Rpida - Excel | 1

Trucos y Frmulas para Excel

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Estos son mis trucos favoritos sobre Excel y algunas tcnicas que te ayudarn en tu camino a convertirte en un maestro del Excel. Espero que luego de aprender estos trucos y tcnicas tu trabajo sea mucho ms agradable y fcil de realizar. Nos vemos! Raymundo Ycaza

Las nicas condiciones son:


1.- No puedes cobrar ninguna cantidad de dinero por este e-book. Ese es mi derecho. 2.- No puedes cambiar, editar o alterar en ninguna forma el contenido o su formato. 3.- Todos los enlaces deben mantenerse en su lugar y tal como estn.

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Contenido de este Manual


Bsicos de Excel ........................................................................................... 6 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Cmo crear tu primer grfico. ................................................................ 6 Qu son los argumentos en Excel? .......................................................... 6 Qu es un rango? ............................................................................... 6 Para qu sirven los nombres de rango? ..................................................... 7 Cmo sumar fechas en Excel? ................................................................ 7 Cmo crear tablas en Excel? ................................................................. 7 Transponer en Excel (de vertical a horizontal y viceversa) .............................. 7 Agregar datos a tus grficos rpidamente. ................................................. 7

11 Atajos de Teclado para Excel que debes tener a la mano ...................................... 8 1.- Seleccionar columnas. ............................................................................ 8 2.- Seleccionar filas. ................................................................................... 8 3.- Eliminar columnas. ................................................................................ 8 4.- Eliminar filas. ....................................................................................... 8 5.- Insertar columnas. ................................................................................. 8 6.- Insertar filas. ....................................................................................... 8 7.- Seleccionar un rango o tabla. .................................................................... 8 8.- Ir a la ltima columna de un rango. ............................................................ 8 9.- Ir a la ltima fila de un rango. ................................................................... 8 10.- Seleccionar la siguiente hoja. .................................................................. 9 11.- Seleccionar la hoja anterior. ................................................................... 9 Excel en tu da a da: Tcnicas que deberas estar utilizando. ..................................10 Frmulas de Excel para toda ocasin: Libera tu Productividad! ................................16 1. 2. 3. 4. 5. 6. Reemplaza un texto por lo que quieras. ...................................................16 Cmo rellenar tu tabla con datos de prueba rpidamente. ............................16 Saber cuntas palabras tiene una celda. ..................................................16 Calcular la edad de una persona por su fecha de nacimiento. .........................16 Obtener el equivalente en fraccin (quebrado) de un nmero. .......................16 Bsquedas con BUSCARV. .....................................................................16
Manual de Consulta Rpida - Excel|Pgina 3

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7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Remover espacios innecesarios. .............................................................17 Cmo contar las celdas en blanco...........................................................17 Formatear texto................................................................................17 Obtener el primer da del mes...............................................................17 Convertir un texto en hipervnculo. ........................................................17 Sumar solo las celdas visibles. ...............................................................17 Sumar un rango dependiendo de una condicin. .........................................18 Mostrar iconos de incremento / decremento. ............................................18 Capturar la extensin del nombre de un archivo. ........................................19 Obtener la fecha actual. .....................................................................19 Redondeando un nmero hacia arriba......................................................19 Redondeando un nmero hacia abajo. .....................................................19 Saber si el contenido de una celda es un texto. ..........................................19 Saber si el contenido de una celda es un nmero. .......................................20 Pegar el formato de otra celda en un nuevo rango. .....................................21 Pegar slo las frmulas. ......................................................................21 Cmo pegar los comentarios de otra celda o rango. .....................................22 Pegando las validaciones desde otro rango. ...............................................23 Pegar un rango sin tomar en cuenta las celdas en blanco. .............................23 Pegar valores y sumarlos al mismo tiempo. ...............................................24 Copiar el ancho de una columna? ..........................................................26 Remueve los espacios a la izquierda y derecha de un texto............................27 Encuentra la posicin de un elemento en una lista. .....................................27 Averigua el tipo de dato de una celda. ....................................................27 Genera nmeros aleatorios dentro de un rango controlado. ...........................27 Juntar o 'pegar' dos textos en uno solo.....................................................27 Encontrar el valor mximo dentro de un rango de datos. ..............................27 Encontrar el valor mnimo dentro de un rango de datos. ...............................28 Averiguar el ancho de una columna Sin macros! ......................................28
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7 Trucos para pegar tus datos en Excel, que te ayudarn. .....................................21

El poder de las frmulas en Excel. ....................................................................27

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9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 8. 9.

Limpiar los caracteres no imprimibles de un texto. .....................................28 Obtener la fecha actual. .....................................................................28 Quieres la fecha actual; pero sin horas, minutos ni segundos?........................28 Averigua cul es el nmero de semana actual. ...........................................28 Convertir un texto a maysculas. ...........................................................28 Generar un nmero aleatorio menor que 1. ...............................................29 Redondear un nmero para que no tenga decimales. ...................................29 Tener dos lneas o ms en una misma celda. .............................................30 Realizar operaciones sobre un nmero sin usar frmulas. ..............................30 Cambiar el color de la pestaa a cada hoja. ..............................................30 Eliminar celdas en blanco de un listado. ..................................................30 Esconder las pestaas de la cinta de opciones............................................31 Elige un valor de entre los que ya existen en una lista..................................31 Escribir las frmulas ms rpido.............................................................32 Esconder los ttulos de las columnas y las filas. ..........................................32

Trucos y tretas en Excel. ...............................................................................30

7 Consejos para crear Mejores Grficos ..............................................................33

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Bsicos de Excel
1. Cmo crear tu primer grfico. Crear tu primer grfico puede hacerse en tres pasos: a. Selecciona los datos que quieres graficar. b. Elegir el tipo de grfico. c. Verificar que todo ha salido bien.

Puedes ver una descripcin muy detallada y con imgenes aqu: http://raymundoycaza.com/como-crear-un-grafico-en-excel/ 2. Qu son los argumentos en Excel? An no te ha quedado claro el concepto de 'argumentos' que tanto se usa en las frmulas de Excel? Entonces no te pierdas esto: http://raymundoycaza.com/que-son-los-argumentosen-excel/ 3. Qu es un rango? Si quieres aclarar el concepto que tienes de rango en Excel, antes de continuar tu curso, debes ver esto: http://raymundoycaza.com/que-es-un-rango-en-excel/

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4. Para qu sirven los nombres de rango? Bien, ya vimos qu son los rangos; pero, para qu darles nombre? Aqu te lo explico: http://raymundoycaza.com/nombres-de-rango-en-excel/ 5. Cmo sumar fechas en Excel? Buscas la forma de sumar fechas en Excel? Entonces tal vez esto te sirva: http://raymundoycaza.com/sumar-fechas-en-excel/ 6. Cmo crear tablas en Excel? Te lo cuento paso a paso: http://raymundoycaza.com/crear-tablas-en-excel-pasoa-paso/ 7. Transponer en Excel (de vertical a horizontal y viceversa) En este artculo puedes ver cmo se hace: http://raymundoycaza.com/comotransponer-en-excel/ 8. Agregar datos a tus grficos rpidamente. Aprende cmo editar un grfico agregndole ms datos rpidamente: http://raymundoycaza.com/agregar-datos-graficos-de-excel/ 9. Cmo insertar un dato en varias celdas. A veces necesitamos escribir el mismo valor en varias celdas y no queremos hacerlo una por una, verdad? Entonces chale un vistazo a esto: http://raymundoycaza.com/insertar-un-dato-en-varias-celdas/

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Trucos y Frmulas para Excel

11 Atajos de Teclado para Excel que debes tener a la mano


1.- Seleccionar columnas.
Con las flechas direccionales te colocas en cualquiera de las celdas de la columna que quieres seleccionar y entonces presionas la combinacin de teclas CTRL Barra espaciadora. Vers que toda la columna se selecciona como si lo hubieras hecho con el ratn.

2.- Seleccionar filas.


Con las flechas direccionales te colocas en cualquiera de las celdas de la fila que quieres seleccionar y entonces presionas la combinacin de teclas SHIT Barra espaciadora. Vers que toda la fila se selecciona como si lo hubieras hecho con el ratn.

3.- Eliminar columnas.


Una vez que hayas realizado la seleccin de la columna, presiona la combinacin de teclas CTRL - (signo menos). Entonces la columna entera se eliminar.

4.- Eliminar filas.


Una vez que hayas realizado la seleccin de la fila, presiona la combinacin de teclas CTRL - (signo menos). Entonces la fila entera se eliminar.

5.- Insertar columnas.


Una vez que hayas realizado la seleccin de la columna, presiona la combinacin de teclas CTRL + (signo ms). Entonces aparecer una nueva columna a la izquierda de la seleccionada.

6.- Insertar filas.


Una vez que hayas realizado la seleccin de la fila, presiona la combinacin de teclas CTRL + (signo ms). Entonces aparecer una nueva fila arriba de la seleccionada.

7.- Seleccionar un rango o tabla.


Con las flechas direccionales te colocas en cualquiera de las celdas del rango o tabla y entonces presionas la combinacin CTRL *. Vers cmo el rango completo se seleccionar.

8.- Ir a la ltima columna de un rango.


Estando en cualquier celda de un rango o tabla, presiona la combinacin de teclas CTRL Flecha direccional derecha. La seleccin saltar hasta la ltima columna del rango.

9.- Ir a la ltima fila de un rango.


Estando en cualquier celda de un rango o tabla, presiona la combinacin de teclas CTRL Flecha direccional abajo. La seleccin saltar hasta la ltima celda hacia abajo del rango.

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10.- Seleccionar la siguiente hoja.


Presiona las teclas CTRL Page Down y vers cmo se selecciona la siguiente hoja de trabajo.

11.- Seleccionar la hoja anterior.


Presiona las teclas CTRL Page Up y se seleccionar la hoja de trabajo anterior.

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Excel en tu da a da: Tcnicas que deberas estar utilizando.


1. Esconder una hoja. Pincha con el botn derecho del ratn sobre la pestaa de la hoja que deseas esconder y en el men que aparece, selecciona la opcin 'Esconder'. 2. Formato personalizado: Nmero telefnico o cdigo de serie. Para utilizar un formato personalizado en tus datos, colcate sobre la celda que quieres personalizar y presiona CTRL + 1; entonces, aparecer el cuadro de dilogo para formatear celdas:

Utiliza el formato que necesites aplicar. En mi caso utilic 00-000-0000 para un nmero telefnico. El resultado es el que ves en la imagen.

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3. Pegar un rango vertical de forma horizontal (o al revs) Una vez copiado tu rango de celdas, clic con el botn derecho del ratn y en el men contextual que aparece, seleccionas la opcin 'Transponer'.

Esto tambin te sirve para hacer el proceso inverso, es decir, pasar de horizontal a vertical. Atajo de teclado: ALT + O + V + V 4. Seleccionar las celdas con frmulas. http://raymundoycaza.com/filtrar-las-celdas-que-tienen-formulas/ Para seleccionar las celdas que tienen frmulas, debes presionar CTRL + G o la tecla F5. En el recuadro que aparece, pinchas en el botn 'Especial' y en el siguiente cuadro eliges la opcin Formulas. Pinchas en Ok y ya se habrn seleccionado todas las celdas con frmulas (si las hubiere) 5. Cmo eliminar duplicados en 20 segundos. A veces nos interesa tener una forma rpida de deshacernos de esos datos repetidos en un plis-plas. En este video te muestro cmo hacerlo en menos de 20 Segundos. http://raymundoycaza.com/eliminar-duplicados-en-excel/

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6. Auto-numerar registros en Excel. El uso de la frmula FILA() te ayudar a numerar registros en tus bases de datos, si lo combinas con una tabla en Excel 2007 o una lista en Excel 2003. La funcin FILA() devuelve el nmero de la fila actual. Si le restas el excedente, tendrs una columna auto-numerada en tu tabla de datos. =FILA()-1 Ms detalles aqu: http://raymundoycaza.com/como-auto-numerar-registros-en-excel/ 7. Insertar un dato en varias celdas al mismo tiempo. Si te interesa insertar un mismo dato o frmula en varias celdas a la vez, utiliza esta tcnica: a. b. c. Selecciona todas las celdas donde quieres insertar el dato. Escribe el dato en cuestin. Presiona CTRL + Enter http://raymundoycaza.com/insertar-un-dato-en-varias-celdas/ 8. Repetir la ltima accin en Excel. Dale formato a una celda: ponle negrita, cmbiale el color de fuente y el color de fondo Ahora ve a otra celda o selecciona varias celdas y presiona F4. Vers que se repite la misma accin que realizaste en la celda anterior. http://raymundoycaza.com/repetir-ultima-accion/ 9. Eliminar formato de un rango de celdas. Selecciona el rango de celdas deseado y vas a la pestaa 'Inicio', apartado 'Modificar' y pinchas sobre el botn 'Borrar'. En el men que te aparece, seleccionas 'Borrar Formatos' Atajo: ALT + O+B+3+F 10. Mostrar decimales solo si el nmero es menor que 1. A veces no nos interesa mostrar los nmeros decimales en nuestra tabla de datos; pero si esta es menor que la unidad, puede que sea mejor mostrar los decimales que mostrar un cero rotundo (especialmente si hablamos de dinero)
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Para conseguir que solo se muestren cuando un nmero es menor que uno, debes hacer esto: Seleccionas la o las celdas que quieres formatear, presionas CTRL + 1, en el cuadro de edicin de formato que se abre, seleccionas la pestaa 'Nmero'. Te vas hasta abajo y seleccionas 'Personalizado'. Luego, en la caja de texto de la derecha, usas este patrn de formato: <1_($#,##0.00_);_($#,##0_) Puedes reemplazar el signo de dlar por el que se adapte a tu necesidad o eliminarlo. 11. No mostrar los errores de frmula. En ocasiones una frmula arroja un error, generalmente debido a que se est tratando de realizar una operacin no vlida. Por ejemplo, dividir entre cero. As, la frmula '=1/0' nos dara error, ya que la divisin entre cero no est admitida. Pero cmo podemos esconder esos feos errores de nuestro lindo reporte? Con la funcin ESERROR() y ayudndonos tambin de la funcin SI(), de esta manera: =SI(ESERROR(1/0),0,1/0) Lo que le estamos diciendo a Excel es: Si hay un error en la operacin '1/0', entonces muestra un cero, caso contrario, muestra el resultado de '1/0'. 12. Proteger una hoja. Pincha en la pestaa 'Revisar' y luego, en el Apartado 'Cambios', debes seleccionar la opcin 'Proteger Hoja'.

Selecciona las caractersticas que si podrn ser cambiadas en tu hoja y, si lo necesitas, escribe una clave en la caja de texto. Luego tendrs que escribirla de nuevo para confirmar. Atajo 1: ALT + R PS Atajo 2: ALT + TPP

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13. Calcular el IVA incluido. Tienes una tarifa con IVA incluido y necesitas saber cul es la base imponible? Solo debes usar esta frmula en tu Excel: =CELDA_CON_EL_VALOR/1.12 Si tu porcentaje de impuesto es distinto, slo debes cambiar el valor despus del punto, por ejemplo: para calcular el impuesto incluido con tarifa 17%, dividir entre 1.17 14. Obtener el primer nombre de una persona. Para obtener el primer nombre de una persona, puedes utilizar la siguiente frmula: =IZQUIERDA(nombre, ENCONTRAR(" ",nombre)-1) 15. Coloreando automticamente una celda con Formato Condicional. Te gustara que las celdas de tu tabla cambiaran de color automticamente, segn el valor que estas tengan? El Formato Condicional es la respuesta. En la Pestaa 'Inicio', busca el apartado 'Estilos'. Ah est el icono 'Formato Condicional'. Pnchalo y selecciona la opcin 'Nueva Regla...'. Tal como puedes ver en la imagen.

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1.- Indica la condicin que debe cumplir la celda para tener el formato. 2.- Pincha el botn 'Formato...' 3.- Selecciona el color. 4.- Pincha el botn 'Aceptar'.

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Frmulas de Excel para toda ocasin: Libera tu Productividad!


1. Reemplaza un texto por lo que quieras. En ocasiones, necesitas reemplazar automticamente un valor especfico por otro en una celda. Pues bien, en estos casos, la siguiente frmula te ayudar: =SUSTITUIR(CELDA-CON-EL-TEXTO,"texto a reemplazar","nuevo texto") 2. Cmo rellenar tu tabla con datos de prueba rpidamente. Quieres poblar tu tabla de datos con datos de prueba, rpidamente? La funcin ALEATORIO.ENTRE() te ayudar. Su regla de escritura es la siguiente: =ALEATORIO.ENTRE(valor mnimo, valor mximo) Para hacerlo en toda la tabla, puedes copiar y pegar, o usar la tcnica que te mostr en el punto 7 de la seccin Excel en tu da a da. 3. Saber cuntas palabras tiene una celda. Para contar las palabras que tiene una celda, bastar con usar esta frmula: =LARGO(ESPACIOS(celda con el texto))-LARGO(SUSTITUIR(ESPACIOS(celda con el texto)," ",""))+1 4. Calcular la edad de una persona por su fecha de nacimiento. Esta necesidad la he visto en algunas planillas de Recursos Humanos o de Contabilidad; pero puede estar presente en todas partes. Cmo hacerlo? Con esta frmula! =TEXTO((AHORA()-celda con fecha de nacimiento)&"","yy ""aos"" m ""meses"" dd ""das""") 5. Obtener el equivalente en fraccin (quebrado) de un nmero. Obtn la representacin en quebrados de tu nmero decimal con la siguiente frmula: =TEXTO(nmero decimal, "?/?") 6. Bsquedas con BUSCARV. Es cierto, la bsqueda con BUSCARV, me resultara muy til para poder hacer
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bsquedas parciales, por ejemplo, el lugar de buscar el texto completo Jos Antonio, buscar por cualquiera que comience por Jos. Eso puedes conseguirlo con esta frmula: =VLOOKUP(Jos*,rango de bsqueda,nmero de columna,0) Nota como he puesto un asterisco a continuacin de la palabra Jos. 7. Remover espacios innecesarios. Para hacerlo, utiliza esta funcin: =ESPACIOS(tu texto) 8. Cmo contar las celdas en blanco. Si quieres saber cuntas celdas estn en blanco en un rango determinado, utiliza la siguiente funcin: =CONTARA(tu rango) 9. Formatear texto. La siguiente funcin te permite formatear tu texto para presentarlo de casi cualquier forma que se te ocurra: =TEXTO() Ejemplo: =TEXTO(AHORA(),"YYYYMMDD") mostrar la fecha actual en el formato YYYYMMDD (Ao, Mes, Da). 10. Obtener el primer da del mes. Si te interesa obtener el primer da del mes en curso, usa esta frmula: =FECHA(AO(AHORA()),MES(AHORA()),1) 11. Convertir un texto en hipervnculo. La siguiente funcin se encarga de crear automticamente un hipervnculo que apunte a la direccin que le pases como primer parmetro. El segundo parmetro es opcional y sirve para asignar un texto amigable que mostrar al usuario. =HIPERVINCULO(direccin,nombre amigable) Ejemplo: = HIPERVINCULO (http://raymundoycaza.com, Visita mi blog) 12. Sumar solo las celdas visibles. Para sumar un rango de celdas sin que se consideren las que estn escondidas (por ejemplo cuando aplicas un filtro), utiliza la siguiente funcin: =SUBTOTALES(9,rango a sumar)
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Puedes realizar otras opciones adicionales a la suma, para ello debes indicarlo con un nmero en el primer parmetro.

13. Sumar un rango dependiendo de una condicin. Si quieres realizar una suma de un rango, pero considerando solo ciertos registros que cumplan una condicin, usa esta frmula: =SUMAR.SI(rango a sumar,"condicin",rango) 14. Mostrar iconos de incremento / decremento. Si necesitas mostrar tus propios iconos en funcin de una condicin en tus reportes, puedes usar la siguiente frmula: =SI(valor anterior>valor actual,"","")

Adapta la frmula de acuerdo a tus necesidades. Estos son otros iconos que puedes

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utilizar: los obtienes con la tecla ALT y los siguientes cdigos: 16, 17, 30 y 31 respectivamente. 15. Capturar la extensin del nombre de un archivo. Tienes los nombres de varios archivos en una hoja de Excel y necesitas extraer la extensin de cada uno de ellos. Cmo hacerlo? Con esta frmula: =DERECHA(tu celda,3) 16. Obtener la fecha actual. Para obtener la fecha actual (la de la computadora en la que ests trabajando) puedes usar la frmula: =AHORA() Esta frmula te dar la fecha y hora actual. Si lo que necesitas es mostrar nicamente la fecha, puedes usar esta otra frmula: =HOY() 17. Redondeando un nmero hacia arriba. A veces necesitas redondear un nmero hacia arriba; pero no te basta con hacerlo en el formato de celdas: t quieres que su valor sea redondeado hacia arriba. La frmula que te dejo a continuacin, se encarga de eso: =MULTIPLO.SUPERIOR(tu celda,significancia) Por ejemplo, si quieres redondear la cantidad 1.25 que est en la celda A1, a la unidad ms cercana, lo haras as: = MULTIPLO.SUPERIOR (A1,1) Resultado: 2 Pero puedes hacer algo ms que eso. Si quisieras redondear la cantidad a la decena ms cercana, lo haras de esta forma: = MULTIPLO.SUPERIOR (A1,10) Resultado: 10 18. Redondeando un nmero hacia abajo. El mismo efecto que consigues con MULTIPLO.SUPERIOR () para redondear hacia arriba, puedes lograrlo con la siguiente frmula si quieres redondear hacia abajo: = MULTIPLO.INFERIOR (tu celda, significancia) 19. Saber si el contenido de una celda es un texto. Para saber si una celda en cuestin est conteniendo un texto o no, usa la siguiente

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funcin: =ESTEXTO(tu celda) Devolver VERDADERO si es un texto y FALSO si no lo es. 20. Saber si el contenido de una celda es un nmero. Similar a la anterior, esta frmula te permite averiguar si una celda contiene un nmero o no: =ESNUMERO(tu celda) Devolver VERDADERO si es un texto y FALSO si no lo es.

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7 Trucos para pegar tus datos en Excel, que te ayudarn.


1. Pegar el formato de otra celda en un nuevo rango. Para que un grupo de celdas tengan el mismo formato que otro, solo copia las celdas de origen y luego selecciona el rango en el que vas a pegar el formato. Clic derecho y selecciona 'Pegado Especial...' Se abrir un cuadro como el siguiente, selecciona Formats y pincha en Ok.

Atajo: ALT + EST 2. Pegar slo las frmulas. Si lo que quieres es pegar sol las frmulas, pero sin que se te dae el formato de tus celdas, en el cuadro de pegado especial, selecciona 'Frmulas'.

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Atajo: ALT + ESF 3. Cmo pegar los comentarios de otra celda o rango. En el cuadro de pegado especial, selecciona 'Comentarios':

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Atajo: ALT + ES C 4. Pegando las validaciones desde otro rango. Si te interesa pegar las reglas de validacin de un grupo de celdas, selecciona la opcin 'Validacin', en el cuadro de pegado especial:

Atajo: ALT + ESN 5. Pegar un rango sin tomar en cuenta las celdas en blanco. Cuando actualizas un rango de valores copindolo desde otro similar, a veces tienes huecos que son espacios en blanco entre los datos y que no te interesa que estas reemplacen el rea de pegado. Para estos casos, utiliza la opcin 'Saltar blancos' del cuadro de pegado especial:

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6. Pegar valores y sumarlos al mismo tiempo. Copiar los valores de un rango y pegarlo sobre otro; pero que se sumen a los que ya estaban ah. Increble! No crees? Para hacerlo, solo utiliza la opcin 'Sumar' del cuadro de pegado especial.

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Como puedes ver en la imagen anterior, todos los valores de la columna origen se sumaron a la columna destino. Intencionalmente yo tena los nmeros que sumaban 10 unidades para cada caso y hacer ms obvio el efecto.

Buscas otras operaciones aparte de la suma? Aqu tienes otras opciones:

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7. Copiar el ancho de una columna?


S! Tambin tienes esa opcin. Puedes seleccionar una celda o un rango de celdas y pegarlo en el lugar donde quieres ajustar el ancho de las columnas. Para que funcione, debers seleccionar la opcin 'Ancho de las columnas' del cuadro de Pegado Especial:

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El poder de las frmulas en Excel.


Realmente es indiscutible que las frmulas en Excel tienen una gran utilidad. Nos ayudan a realizar gran cantidad de trabajo en muy poco tiempo. Pero, realmente ests aprovechando el poder de las frmulas? 1. Remueve los espacios a la izquierda y derecha de un texto. Utiliza la funcin ESPACIOS() =ESPACIOS(" mi texto " ) 2. Encuentra la posicin de un elemento en una lista. Quieres saber en qu posicin est un valor determinado dentro de una lista? Entonces debes usar la funcin COINCIDIR() =COINCIDIR("Ecuador",A1:A100,0) Esto devolver el nmero ordinar del elemento 'Ecuador' dentro de una lista que est en el rango A1:A100. 3. Averigua el tipo de dato de una celda. Con la frmula TIPO() =TIPO(celda_o_valor) Devolver 1, si es un valor numrico y 2 si es un texto. 4. Genera nmeros aleatorios dentro de un rango controlado. Con la funcin ALEATORIO.ENTRE() =ALEATORIO.ENTRE(1,10) Devolver un valor entre 1 y 10. 5. Juntar o 'pegar' dos textos en uno solo. Utiliza la funcin CONCATENAR() =CONCATENAR(A1,B3,C8) Esto devolver una cadena de texto en la que se mostrarn los valores de las celdas A1, B3 y C8 en la misma celda. 6. Encontrar el valor mximo dentro de un rango de datos. Para lograrlo, solo debes usar la funcin MAX () =MAX(A1:A10)

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7. Encontrar el valor mnimo dentro de un rango de datos. Para lograrlo, solo debes usar la funcin MIN() =MIN(A1:A10) 8. Averiguar el ancho de una columna Sin macros! Quieres saber el ancho que tiene una columna; pero sin usar las macros? La funcin CELDA() es la respuesta. =CELDA("ancho",K1) 9. Limpiar los caracteres no imprimibles de un texto. Esto se logra fcilmente con la funcin LIMPIAR() =LIMPIAR(A1) Esto 'limpiar' el contenido de la celda A1 y te devolver una cadena de texto en la que no constarn los caracteres no imprimibles. Muy til! 10. Obtener la fecha actual. Si quieres obtener la fecha actual, con horas, minutos y segundos, utiliza la funcin AHORA() =AHORA() Tal cual la he escrito. No necesita argumentos y devolver la fecha y hora actual del sistema. 11. Quieres la fecha actual; pero sin horas, minutos ni segundos? La respuesta para esto es la funcin HOY() =HOY() Tampoco necesita argumentos. Solo debes escribirla tal cual y te devolver la fecha actual, sin fracciones. 12. Averigua cul es el nmero de semana actual. Si quieres saber cul es el nmero de semana de una fecha determinada, usa la funcin NUM.DE.SEMANA() Por ejemplo, para saber el nmero de semana de la fecha actual, debes usarla as: =NUM.DE.SEMANA(AHORA()) 13. Convertir un texto a maysculas. En ocasiones, necesitamos estandarizar una lista de valores y queremos que todos los textos estn escritos en maysculas. Los nombres, por ejemplo. Para lograrlo,
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basta con utilizar la funcin MAYUSC() =MAYUSC(A1) Esto devolver todo el texto de la celda A1 en maysculas. 14. Generar un nmero aleatorio menor que 1. Utiliza la funcin ALEATORIO() =ALEATORIO() Sin usar argumentos, la funcin aleatorio devolver un nmero aleatorio entre cero y uno. 15. Redondear un nmero para que no tenga decimales. Con la funcin ENTERO() podrs lograr este efecto. =ENTERO(A1) Esto har que el nmero contenido en la celda A1 sea redondeado al nmero entero inferior ms cercano. Es decir, si tengo 15.9, se redondear a 15

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Manual de Consulta Rpida - Excel|Pgina 29

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Trucos y tretas en Excel.


1. Tener dos lneas o ms en una misma celda. Cuando ests escribiendo en una celda y quieras hacer un salto de lnea, presiona ALT + Enter. Vers como cambias de lnea en la misma celda. 2. Realizar operaciones sobre un nmero sin usar frmulas. Supongamos que quieres subirle el 12% a todos los precios de tu catlogo. La forma ms rpida de hacerlo es escribiendo en una celda aparte el valor 1.12, luego lo copias y seleccionas todo el rango en el que tienes los precios. Acto seguido, haces clic derecho / pegado especial y en el cuadro que aparece, seleccionas la opcin 'Multiplicar'. Tus precios se habrn incrementado en un 12% como por arte de magia. 3. Cambiar el color de la pestaa a cada hoja. Solo debes colocar el puntero sobre la pestaa y hacer un clic derecho, seleccionar la opcin 'Color de etiqueta' y eliges el color de tu agrado.

4. Eliminar celdas en blanco de un listado. Selecciona el rango que quieras 'limpiar', luego presiona las teclas CTRL + G y se abrir un cuadro de dilogo. Aqu debes hacer clic sobre el botn 'Especial...' y en el siguiente cuadro elige la opcin 'Celdas en blanco' y pincha en 'Aceptar'.

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Vers que se han seleccionado todas las celdas en blanco. Ahora solo debes eliminarlas y asunto resuelto. 5. Esconder las pestaas de la cinta de opciones. Solo debes hacer un doble clic sobre cualquiera de las pestaas en la parte superior y todas la cinta se esconder. 6. Elige un valor de entre los que ya existen en una lista. Si tienes una lista y escribes a menudo los mismos valores, solo debes presionar la tecla ALT y la flecha direccional 'abajo'. Se desplegar una lista con los valores existentes y podrs seleccionarlo. Esto es muy til cuando no recuerdas cmo se escriba ese valor. 7. Sumar rpidamente un rango de datos. Si tienes una tabla como la de la imagen y quieres sumar rpidamente los totales de cada columna, sin escribir las frmulas...

Solo debes seleccionar el rango completo y presionar las teclas ALT + =

Los totales aparecern automticamente. Qu chvere! T qu dices?

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8. Escribir las frmulas ms rpido. Si eres de los que usan mucho el teclado numrico, puedes escribir las frmulas ms rpido si en lugar de comenzarlas con el signo =, las comienzas con el signo +. Esto es especialmente rpido para hacer operaciones matemticas con valores literales (escribir directamente los nmeros o utilizar Excel como una calculadora) 9. Esconder los ttulos de las columnas y las filas. Si te apetece usar Excel como un medio de presentacin de datos, en lugar de Power Point, una forma de ayudarte con este fin es escondiendo los ttulos de las filas y columnas. Para lograrlo, dirgete a la pestaa 'Vista' y desmarca la opcin 'Ttulos'

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7 Consejos para crear Mejores Grficos


1. Cambia el formato de serie. S, ya s que ahora los grficos que vienen por defecto, son mejores que los de la versin 2003; sin embargo, es mejor cambiarlos y darles nuestro toque personal para que no pasen desapercibidos. La funcin de los grficos es la de concentrar la atencin sobre los datos ms relevantes, no lo olvides. 2. Elimina cualquier lnea vertical de la cuadrcula. No utilices lneas verticales en la cuadrcula de tu grfico, a menos que sea realmente necesario. Los elementos dems lo nico que hacen es desviar nuestra atencin de lo realmente importante: los datos. 3. Elimina o atena las lneas horizontales de la cuadrcula. Yo generalmente lo que hago es atenuarlas, es decir, les doy un color gris suave y cambio el formato a lneas punteadas. As consigo que an se puedan ver; pero apenas para orientarse acerca de cul es la altura de las columnas del grfico, respecto de la escala de valores del eje. 4. Utiliza colores apropiados para las series. No te engaes. Utilizar colores estridentes no te hacen quedar mejor frente a tu jefe o los asistentes a tu presentacin. Recuerda que un grfico debe destacar los datos y centrarse en ellos. Esa es su funcin. Cualquier decorado innecesario lo nico que consigue es desviar la atencin o, en el peor de los casos, hacer 'invisible' tu grfico a tu audiencia. No lo crees? Vers cmo te hacen menos preguntas cuando usas grficos ms sobrios. Luego me cuentas. 5. Eliminar la escala vertical. Si vas a utilizar etiquetas en tus series, la escala vertical podra ser eliminada sin demasiados problemas. Considera la posibilidad, sobre todo, si al hacerlo ganas espacio suficiente como para que tu grfico se aprecie mejor. 6. Utiliza etiquetas con los valores de cada punto. Esto va de la mano con el punto anterior. Si utilizas etiquetas en los valores de cada punto, ser ms fcil para tus clientes entender el grfico, ya que no tendr que 'calcular al ojo' a qu altura se encuentra respecto de la escala vertical.
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7. Lo que no se usa, sobra. Lo que vengo dicindote a lo largo de estos siete consejos. Todo aquello que no se usa, todo lo que no tenga verdadera relevancia en un grfico, sale sobrando. No es necesario que hagas un reporte con un montn de grficos con degradados y colores de fondo en todas las tonalidades del arcoris. No se trata de 'saltarse' ese trabajo. Es que realmente ests saboteando tu presentacin. Adems, si toca imprimir esos reportes, imagnate la cantidad de tinta que se desperdicia, nicamente por hacer un grfico ms 'bonito'. No lo olvides: S amigable con la naturaleza.

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Trucos y Frmulas para Excel

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