Analisis I - Clases

Anlisis de Sistemas I 2008. Pgina 1 de 73 FACULTAD DE INGENIERIA Profesores: Lic. Fidel Campuzano Lic.
Carlos Vera
ltima Modificacin: 10/12/2008
UNIDAD I Anlisis de Sistemas

Anlisis de Sistemas de Computacin Conceptos y Anlisis Es un conjunto o disposicin de procedimientos o programas relacionados de manera que juntos forman una sola unidad. Un conjunto de hechos, principios y reglas clasificadas y dispuestas de manera ordenada mostrando un plan lgico en la unin de las partes. Un mtodo, plan o procedimiento de clasificacin para hacer algo. Tambin es un conjunto o arreglo de elementos para realizar un objetivo predefinido en el procesamiento de la Informacin. Esto se lleva a cabo teniendo en cuenta ciertos principios:

Debe presentarse y entenderse el dominio de la informacin de un problema. Defina las funciones que debe realizar el Software. Represente el comportamiento del software a consecuencias de acontecimientos externos. Divida en forma jerrquica los modelos que representan la informacin, funciones y comportamiento. El proceso debe partir desde la informacin esencial hasta el detalle de la Implementacin. La funcin del Anlisis puede ser dar soporte a las actividades de un negocio, o desarrollar un producto que pueda venderse para generar beneficios. Para conseguir este objetivo, un Sistema basado en computadoras hace uso de seis (6) elementos fundamentales:
Software, que son Programas de computadora, con estructuras de datos y su documentacin que hacen efectiva la logstica metodologa o controles de requerimientos del Programa. Hardware, dispositivos electrnicos y electromecnicos, que proporcionan capacidad de clculos y funciones rpidas, exactas y efectivas (Computadoras, Censores, maquinarias, bombas, lectores, etc.), que proporcionan una funcin externa dentro de los Sistemas. Personal, son los operadores o usuarios directos de las herramientas del Sistema.
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Base de Datos, una gran coleccin de informaciones organizadas y enlazadas al Sistema a las que se accede por medio del Software. Documentacin, Manuales, formularios, y otra informacin descriptiva que detalla o da instrucciones sobre el empleo y operacin del Programa. Procedimientos, o pasos que definen el uso especfico de cada uno de los elementos o componentes del Sistema y las reglas de su manejo y mantenimiento. Un Anlisis de Sistema se lleva a cabo teniendo en cuenta los siguientes objetivos en mente:
Identifique las necesidades del Cliente. Evale que conceptos tiene el cliente del sistema para establecer su viabilidad. Realice un Anlisis Tcnico y econmico. Asigne funciones al Hardware, Software, personal, base de datos, y otros elementos del Sistema. Establezca las restricciones de presupuestos y planificacin temporal. Cree una definicin del sistema que forme el fundamento de todo el trabajo de Ingeniera. Para lograr estos objetivos se requiere tener un gran conocimiento y dominio del Hardware y el Software, as como de la Ingeniera humana (Manejo y Administracin de personal), y administracin de base de datos. Fundamentos del anlisis de sistemas COMO ASUMIR EL PAPEL DEL ANALISTA DE SISTEMAS. a) LA INFORMACIN ORGANIZACIONES. COMO UN RECURSO DE LAS
Las organizaciones han reconocido, desde hace mucho, la importancia de administrar recursos principales tales como la mano de obra y las materias primas. La informacin se ha colocado en un lugar adecuado como recurso principal. Los tomadores de decisiones estn comenzando a comprender que la informacin no es slo un subproducto de la conduccin, sino que a la vez alimenta a los negocios y puede ser el factor crtico para la determinacin del xito o fracaso de stos. Manejo de la informacin como recurso. Para maximizar la utilidad de la informacin, un negocio la debe manejar correctamente tal como maneja los dems recursos. Los administradores necesitan comprender que hay costos asociados con la produccin, distribucin, seguridad, almacenamiento y recuperacin de toda informacin. Aunque la informacin se encuentra a nuestro alrededor sta no es gratis, y su uso es estratgico para posicionar la competitividad de un negocio.
Manejo de la informacin generada por computadora. El manejo de informacin generada por computadora difiere en forma significativa del manejo de datos producidos manualmente. Por lo general, hay mayor cantidad de informacin de computadora a administrar. El costo de organizarla y mantenerla puede crecer a tasas alarmantes, y los usuarios frecuentemente la tratan menos escpticamente que la informacin obtenida por otras vas. b) CONCEPTOS DE ANLISIS Y DISEO DE SISTEMAS. Los sistemas de informacin son desarrollados con propsitos diferentes dependiendo de las necesidades del negocio. Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS por sus siglas en ingls) funcionan al nivel operacional de la organizacin, los sistemas de automatizacin de oficina (OAS por sus siglas en ingls) y los sistemas de trabajo de conocimiento (KWS por sus siglas en ingls) que dan cabida al trabajo a nivel de conocimiento. Los sistemas de ms alto nivel incluyen a los sistemas de apoyo a decisiones (DSS por sus siglas en ingls) as como a los sistemas de informacin gerencial (MIS por sus siglas en ingls). Los sistemas expertos aplican la experiencia de los tomadores de decisiones para resolver problemas especficos estructurados. Al nivel estratgico de la administracin encontramos sistemas de apoyo a ejecutivos (ESS por sus siglas en ingls) y los sistemas de apoyo a decisiones de grupo (GDSS por sus siglas en ingls) ayudan a la toma de decisiones al mismo nivel, en una forma sin estructura o semiestructurada. Sistemas de procesamiento de transacciones. Los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS) son sistemas de informacin computarizados desarrollados para procesar gran cantidad de transacciones rutinarias de los negocios. Los TPS eliminan el tedio de las transacciones operacionales necesarias y reducen el tiempo que alguna vez se requiri para ejecutarlas manualmente, aunque la gente todava debe alimentar datos a los sistemas computarizados. Sistemas de automatizacin de oficina y sistemas de manejo de conocimiento. Al nivel de conocimiento de la organizacin hay dos clases de sistemas. Los sistemas de automatizacin de oficina (OAS) que dan soporte a los trabajadores de datos, quienes, por lo general, no crean un nuevo conocimiento sino que usan la informacin para analizarla y transformar datos, o para manejarla en alguna forma y luego compartirla o diseminarla formalmente por toda la organizacin y algunas veces ms all de ella. Los sistemas de manejo de conocimiento (KWS) dan soporte a los trabajadores profesionales, tales como cientficos, ingenieros y doctores, les ayudan a crear un nuevo conocimiento que contribuya a la organizacin o a toda la sociedad. Sistemas de informacin gerencial. Los sistemas de informacin gerencial (MIS) no reemplazan a los sistemas de procesamiento de transacciones, sino que todos los MIS incluyen procesamiento de
transacciones. Los MIS son sistemas de informacin computarizada que trabajan debido a la interaccin resuelta entre gentes y computadoras. Requieren que las gentes, el software (programas de computadora) y el hardware (computadoras, impresoras, etc.) trabajen al unsono. Los sistemas de informacin dan soporte a un espectro ms amplio de tareas organizacionales que los sistemas de procesamiento de transacciones, incluyendo el anlisis de decisiones y la toma de decisiones. Sistemas de apoyo a decisiones. Una clase de ms alto nivel en los sistemas de informacin computarizada son los sistemas de apoyo a decisiones (DSS). El DSS es similar al sistema de informacin gerencial tradicional en que ambos dependen de una base de datos como fuente. Un sistema de apoyo a decisiones se aparta del sistema de informacin gerencial tradicional en que enfatiza el apoyo a la toma de decisiones en todas sus fases, aunque la decisin actual todava es del dominio del tomador de decisiones. Sistemas expertos e inteligencia artificial. La inteligencia artificial (AI por sus siglas en ingls) puede ser considerada la meta de los sistemas expertos. Los sistemas expertos son un caso muy especial de un sistema de informacin, cuyo uso ha sido factible para los negocios a partir de la reciente y amplia disponibilidad de hardware y software. Un sistema experto (tambin llamado un sistema basado en conocimiento) captura en forma efectiva y usa el conocimiento de un experto para resolver un problema particular experimentado en una organizacin. Observe que a diferencia del DSS, que deja la decisin final al tomador de decisiones, un sistema experto selecciona la mejor solucin a un problema o a una clase especfica de problemas. Sistemas de apoyo a decisiones de grupo. Cuando los grupos necesitan trabajar juntos para tomar decisiones semiestructuradas o sin estructura, un sistema de apoyo a decisiones de grupo puede plantear una solucin. Los sistemas de apoyo a decisiones de grupo (GDSS) son usados en cuartos especiales, equipados en varias configuraciones diferentes, que permiten que los miembros del grupo interacten con apoyo electrnico, frecuentemente en forma de software especializado y con una persona que d facilidades al grupo. Los sistemas para decisiones de grupo estn orientados para reunir a un grupo, a fin de que resuelva un problema con la ayuda de varios apoyos como votaciones, cuestionarios, aportacin de ideas y creacin de escenarios. Sistemas de apoyo a ejecutivos. Cuando los ejecutivos se acercan a la computadora, frecuentemente estn buscando formas que les ayuden a tomar decisiones a nivel estratgico. Un sistema de apoyo a ejecutivos (ESS) ayuda a stos, para organizar sus interacciones con el ambiente externo, proporcionando apoyo de grficos y comunicaciones en lugares accesibles tales como salas de juntas u oficinas personales corporativas.
En la figura se muestran la diversidad de sistemas de informacin que pueden desarrollar los analistas. Observe que la figura presenta estos sistemas de abajo hacia arriba, indicando que el nivel operacional, o ms bajo, de la organizacin est apoyado por el TPS, y el ms alto o estratgico, el de las decisiones semiestructuradas o sin estructura, est apoyado por el ESS en la parte ms alta. Este texto usa los trminos sistema de informacin gerencias, sistema de informacin, sistema de informacin computarizada y sistema de informacin de negocios computarizado en forma indistinta para referirse a sistemas de informacin computarizada que dan soporte al rango ms amplio de actividades de negocios por medio de la informacin que producen. La necesidad del anlisis y diseo de sistemas. El anlisis y diseo de sistemas, tal como es ejecutado por los analistas de sistemas, busca analizar sistemticamente la entrada de datos o el flujo de datos, el proceso o transformacin de los datos, el almacenamiento de datos y la salida de informacin dentro del contexto de un negocio particular. Adems, el diseo y anlisis de sistemas es usado para analizar, disear e implementar mejoras en el funcionamiento de los negocios que pueden ser logradas por medio del uso de sistemas de informacin computarizados. La instalacin de un sistema sin la planeacin adecuada lleva a grandes frustraciones, y frecuentemente causa que el sistema deje de ser usado. Usuarios finales. Cualquiera que interacte con un sistema de informacin en el contexto de su trabajo en la organizacin puede ser llamado un usuario final. A lo largo de los aos se han hecho borrosas las distinciones entre usuarios. Adems, cualquier categora de usuarios empleada no debe ser vista como excluyente. Sin importar cmo se hayan clasificado los usuarios finales, un hecho es pertinente al analista de sistemas: el involucramiento del usuario a lo largo del proyecto, es crtico para el
desarrollo exitoso de los sistemas de informacin computarizados. Los analistas de sistemas, cuyos papeles dentro de la organizacin se tratan a continuacin, son el otro componente esencial para el desarrollo de sistemas de informacin. c) EL PAPEL DE EL ANALISTA DE SISTEMAS El analista de sistemas deber ser capaz de trabajar con gente de todas las descripciones y debe tener experiencia en el trabajo con computadoras. El analista desempea muchos papeles, balanceando a veces varios al mismo tiempo. LOS TRES PAPELES PRINCIPALES DEL ANALISTA DE SISTEMAS El analista de sistemas como consultor. El analista de sistemas frecuentemente acta como consultor y, por lo tanto, puede ser contratado especficamente para que se encargue de los asuntos de los sistemas de informacin dentro de un negocio. Esto puede ser una ventaja, debido a que los consultores externos pueden llevar con ellos una perspectiva fresca que no poseen otros miembros de la organizacin. Pero tambin puede decirse que los analistas externos estn en desventaja, debido a que la verdadera cultura organizacional nunca puede ser conocida por un extrao. El analista de sistemas como experto de soporte. Otro papel que tal vez requiera desarrollar es el de experto de soporte en un negocio donde se est empleado regularmente en alguna actividad de sistemas. En este papel el analista se apoya en su experiencia profesional relacionada con el hardware y software de computadora y su uso en el negocio. Este trabajo frecuentemente no es un proyecto de sistema completo, sino solamente pequeas modificaciones o decisiones que afectan a un solo departamento. El analista de sistemas como agente de cambio. El papel ms comprensivo y responsable que toma un analista de sistemas es el de agente de cambio, ya sea interno o externo al negocio. Como analista se es un agente de cambio cada vez que se ejecuta cualquiera de las actividades del ciclo de vida del desarrollo de sistemas (tratado en la siguiente seccin) y se est presente en el negocio por un periodo extendido (desde dos semanas hasta ms de un ao). Un agente de cambio puede ser definido como una persona que sirve de catalizador para el cambio, desarrolla un plan para el cambio y trabaja junto con otros para facilitar ese cambio. CUALIDADES DEL ANALISTA DE SISTEMAS a) Es un solucionador de problemas. b) Es una persona que ve el anlisis de los problemas como un reto y que disfruta al encontrar las soluciones funcionales. c) Debe ser capaz de atacar sistemticamente la situacin a mano por medio de aplicacin hbil de herramientas, tcnicas y experiencias. d) Debe ser un comunicador capaz de relacionarse en forma significativa con las dems personas a travs de perodos extensos.
e) Debe ser una persona auto disciplinado y auto motivador capaz de manejar y coordinar innumerables recursos del proyecto incluyendo a otras personas. d) EL CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DE SISTEMAS.
1 - Identificacin de problemas, oportunidades y objetivos. En la primera fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas el analista tiene que ver con la identificacin de problemas, oportunidades y objetivos. Esta etapa es crtica para el xito del resto de proyecto, debido a que nadie quiere desperdiciar el tiempo subsecuente resolviendo el problema equivocado. La primera fase requiere que el analista observe honestamente lo que est sucediendo en un negocio. Luego, junto con los dems miembros de la organizacin, el analista hace resaltar los problemas. Frecuentemente estos ya han sido vistos por los dems, y son la razn por la cual el analista fue llamado inicialmente. Las personas involucradas en la primera fase son los usuarios, analistas y administradores de sistemas que coordinan el proyecto. Las actividades de esta fase consisten en entrevistas a los administradores de los usuarios, sumarizacin del conocimiento obtenido, estimacin del alcance del proyecto y documentacin de los resultados. La salida de esta fase es un estudio de factibilidad que contiene una definicin del problema y la sumarizacin de los objetivos. Luego los administradores deben tomar una decisin para ver si continan con el proyecto propuesto. 2- Determinacin de los requerimientos de informacin. Entre las herramientas utilizadas para definir los requerimientos de informacin en el negocio se encuentran: muestreo e investigacin de los datos relevantes, entrevistas, cuestionarios, el comportamiento de los tomadores de decisiones y su ambiente de oficina y hasta la elaboracin de prototipos. En esta fase el analista est esforzndose por comprender qu informacin necesitan los usuarios para
realizar su trabajo. Las personas involucradas en esta fase son los analistas y los usuarios, tpicamente los administradores de las operaciones y los trabajadores de las operaciones. 3- Anlisis de las necesidades del sistema. La siguiente fase que realiza el analista de sistemas involucro el anlisis de las necesidades del sistema. Nuevamente, herramientas y tcnicas especiales ayudan para que el analista haga las determinaciones de los requerimientos. Una herramienta de stas es el uso de diagramas de flujo de datos para diagramar la entrada, proceso y salida de las funciones del negocio en forma grfica estructurado. A partir de los diagramas de flujo de datos se desarrolla un diccionario de datos, que lista todos los conceptos de datos usados en el sistema, as como sus especificaciones, si son alfanumricos y qu tanto espacio ocupan cuando se imprimen. Durante esta fase el analista de sistemas tambin analiza las decisiones estructuradas que se hacen. Las decisiones estructuradas son aquellas para las que pueden ser determinadas las condiciones como alternativas de condicin, acciones y reglas de accin. Hay tres mtodos principales para el anlisis de decisiones estructurales: lenguaje estructurado, tablas de decisin y rboles de decisin. 4- Diseo del sistema recomendado. En esta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas, el analista usa la informacin recolectada anteriormente para realizar el diseo lgico del sistema de informacin. El analista disea procedimientos precisos para la captura de datos, a fin de que los datos que van a entrar al sistema de informacin sean correctos. Adems, el analista tambin proporciona entrada efectiva para el sistema de informacin mediante el uso de tcnicas para el buen diseo de formas y pantallas. 5- Desarrollo y documentacin del software. En la quinta fase del ciclo de vida del desarrollo de sistemas el analista trabaja con los programadores para desarrollar cualquier software original que se necesite. Durante esta fase, el analista tambin trabaja con los usuarios para desarrollar documentacin efectiva para el software, incluyendo manuales de procedimientos. La documentacin le dice al usuario la manera de usar el software y tambin qu hacer si se suceden problemas con el software. 6- Pruebas y mantenimiento del sistema. Antes de que pueda ser usado, el sistema de informacin debe ser probado. Es mucho menos costoso encontrar problemas antes de que el sistema sea entregado a los usuarios. Algunas de las pruebas son realizadas por los programadores solos, y otras por los analistas de sistemas junto con los programadores. Primero se ejecuta una serie de pruebas para que destaquen los problemas con datos de ejemplo y eventualmente con datos reales del sistema actual. El mantenimiento del sistema y de su documentacin comienza en esta fase y es efectuado rutinariamente a lo largo de la vida del sistema de informacin.
7- Implementacin y evaluacin del sistema. En esta fase del desarrollo del sistema el analista ayuda a implementar el sistema de informacin. Esto incluye el entrenamiento de los usuarios para que manejen el sistema. Algn entrenamiento es hecho por los proveedores, pero la supervisin del entrenamiento es responsabilidad del analista de sistemas. Adicionalmente, el analista necesita un plan para una conversin suave del sistema antiguo al nuevo. La evaluacin se muestra como parte de esta fase final de ciclo de vida del desarrollo del sistema, principalmente para efectos de discusin. De hecho, la evaluacin se realiza durante cada fase. Un criterio principal que debe ser satisfecho es si los usuarios pretendidos ya estn usando el sistema. La importancia del mantenimiento. Despus de que el sistema est instalado se le debe dar mantenimiento, esto significa que los programas de computadora deben ser modificados y mantenidos actualizados. La figura muestra la cantidad promedio de tiempo empleada en mantenimiento en una instalacin MIS tpica. El mantenimiento se realiza por dos razones. La primera de estas es para corregir errores de software. Sin importar que tan completamente se pruebe el sistema, se deslizan errores en los programas de computadora. Los errores del software comercial para microcomputadoras son a veces documentados como "anomalas conocidas", y son corregidos cuando son lanzadas nuevas versiones del software o versiones intermedias. En el software personalizado los errores deben ser corregidos conforme son detectados. La otra razn para realizar el mantenimiento del sistema es para mejorar las capacidades del software en respuesta a las necesidades organizacionales cambiantes y, por lo general, involucran algunas de las siguientes tres situaciones: 1. Los usuarios frecuentemente solicitan caractersticas adicionales despus de que se familiarizan con el sistema de cmputo y sus capacidades. Estas caractersticas solicitadas pueden ser tan simples como el desplegado de totales adicionales en un reporte o tan complicadas como el desarrollo de nuevo software. 2. El negocio cambia a travs del tiempo. Se debe modificar el software para abarcar cambios tales como nuevos requerimientos de reportes gubernamentales o corporativos, la necesidad de producir nueva informacin para clientes, etctera. 3. El hardware y software estn cambiando a un ritmo acelerado. Un sistema que usa tecnologa antigua puede ser modificado para usar las capacidades de una tecnologa ms nueva. Un ejemplo de tal cambio es el reemplazo de una Terminal de macrocomputadora con una estacin de trabajo de microcomputadora, o una microcomputadora con una computadora de escritorio.
La figura ilustra la cantidad de recursos, por lo general tiempo y dinero, gastados en el desarrollo y mantenimiento del sistema. El rea bajo la curva representa la cantidad total de dlares gastada. Se puede ver que a lo largo del tiempo es probable que el costo de mantenimiento exceda al del desarrollo del sistema. En cierto punto es ms conveniente realizar un nuevo estudio del sistema, debido a que el costo de mantenimiento continuado es claramente mayor que la creacin de un sistema de informacin completamente nuevo. Resumiendo, el mantenimiento es un proceso continuo a lo largo del ciclo de vida de un sistema de informacin. Despus de que es instalado el sistema de informacin, el mantenimiento por lo general toma la forma de correccin de errores de programa no detectados previamente. Una vez que son corregidos, el sistema alcanza un estado estable proporcionando servicios contables a sus usuarios. El mantenimiento durante este periodo puede consistir en la eliminacin de unos cuantos errores no detectados anteriormente y la actualizacin del sistema con una cuantas mejoras menores. Sin embargo, conforme pasa el tiempo y cambia el negocio y la tecnologa, los esfuerzos de mantenimiento se incrementan dramticamente. e) HERRAMIENTAS CASE (COMPUTER AIDED SOFTWARE INGINEERING) INGENIERIA DE SOFTWARE ASISTIDA POR COMPUTADORA CAD (COMPUTER AIDED DESING) DISEO ASISTIDO POR COMPUTADORA
CAM (COMPUTER AIDED MANUFACTURING) FABRICACIN ASISTIDA POR COMPUTADORA. USO DE LAS HERRAMIENTAS CASE. A lo largo de este curso enfatizamos la necesidad de un enfoque sistemtico y profundo al anlisis, diseo e implementacin de los sistemas de informacin. Reconocemos que para ser productivos los analistas de sistemas debe ser organizado, preciso y completo en lo que se proponen hacer. En los ltimos aos los analistas han comenzado a beneficiarse de nuevas herramientas de productividad que han sido creadas implcitamente para mejorar su trabajo rutinario mediante un apoyo automatizado. A estas se les llama herramientas CASE, que significa herramientas para ingeniera de software asistido por computadora. Los analistas se apoyan en las herramientas CASE para aumentar la productividad, comunicarse ms efectivamente con los usuarios e integrar el trabajo que realizan en el sistema, desde el principio hasta el fin del ciclo de vida. Aumento de la productividad del analista. Estas herramientas permiten que sus usuarios tracen y modifiquen diagramas fcilmente. Por nuestra definicin, el analista puede entonces llegar a ser ms productivo simplemente por la reduccin del tiempo considerable que es gastado tpicamente en el trazo manual de diagramas de flujo de datos hasta que son aceptados. Mejora de la comunicacin del analista-usuario. Para que el sistema propuesto se convierta en realidad y sea usado de hecho, es esencial una comunicacin excelente entre los analistas y usuarios a lo largo del ciclo de vida del desarrollo del sistema. El xito de una eventual implementacin del sistema depende de la capacidad de los analistas y usuarios para comunicarse en una forma significativa. Hasta ahora los analistas que actualmente usan las nuevas herramientas CASE han experimentado que su uso promueve una comunicacin mayor y ms significativa entre usuario y analistas. Integracin de las actividades del ciclo de vida La tercera razn para el uso de herramientas CASE es para integrar las actividades y proporcionar continuidad de una fase a la siguiente a lo largo del ciclo de vida del desarrollo de sistemas. Las herramientas CASE son especialmente tiles cuando una fase particular del ciclo de vida requiere varias interacciones o retroalimentacin y modificacin. Evaluacin precisa de los cambios del mantenimiento La cuarta razn, y posiblemente una de las ms importantes para el uso de herramientas CASE, es que permite que los usuarios analicen y valoren el impacto de los cambios de mantenimiento. Por ejemplo, puede ser que el tamao de un elemento, tal como un nmero de cliente, necesite ser agrandado.
CASE DE NIVEL SUPERIOR E INFERIOR Es el CASE integrado que combina el CASE inferior y superior en un solo juego de herramientas. CASE DE NIVEL SUPERIOR Permite que el analista cree y modifique el diseo del sistema. Toda la informacin acerca del proyecto es guardada en una enciclopedia llamada el depsito case o repositorio. REPOSITORIO: es una base de datos central de una herramienta CASE. El repositorio amplia el concepto de diccionario de datos para incluir toda la informacin que se va generando a lo largo del ciclo de vida del sistema, por ejemplo, componentes de anlisis y diseo (diagramas de flujos, diagramas E-R, esquemas de base de datos, diseos de pantalla), estructuras de programas, algoritmos, etc. En algunas referencias se le denomina diccionario de recursos de informacin CASE DE NIVEL INFERIOR Son usados para generar cdigo de computadoras, eliminando la necesidad de programar el sistema, tiene varias ventajas. 1) El sistema puede ser producido ms rpidamente. 2) La cantidad de tiempo empleado en el mantenimiento disminuye con la generacin del cdigo. 3) El cdigo puede ser generado en ms de un lenguaje de computadoras, por lo que es ms fcil migrar sistemas de una plataforma a otra. 4) La generacin de cdigo proporciona una forma eficiente en costo para adecuar sistemas comprados a proveedores de terceras partes y as satisfacer las necesidades de la organizacin. 5) El cdigo generado est libre de errores de proporcin, los nicos errores potenciales son errores de diseo, que pueden ser minimizados por la ejecucin de reportes de anlisis (CASE) para asegurarse que el diseo de sistemas sea completo y correcto.
Herramientas Case
1. Introduccin Hoy en da, muchas empresas se han extendido a la adquisicin de herramientas CASE (Ingeniera Asistida por Computadora), con el fin de automatizar los aspectos clave de todo el proceso de desarrollo de un sistema, desde el principio hasta el final e incrementar su posicin en el mercado competitivo, pero obteniendo algunas veces elevados costos en la adquisicin de la herramienta y costos de entrenamiento de personal as como la falta de adaptacin de la herramienta a la arquitectura de la informacin y a las metodologas de desarrollo
utilizadas por la organizacin. Por otra parte, algunas herramientas CASE no ofrecen o evalan soluciones potenciales para los problemas relacionados con sistemas o virtualmente no llevan a cabo ningn anlisis de los requerimientos de la aplicacin. Sin embargo, CASE proporciona un conjunto de herramientas semi automatizadas y automatizadas que estn desarrollando una cultura de ingeniera nueva para muchas empresas. Uno de los objetivos ms importante del CASE (a largo plazo) es conseguir la generacin automtica de programas desde una especificacin a nivel de diseo. Ahora bien, con la aparicin de las redes de ordenadores en empresas y universidades ha surgido en el mundo de la informtica la tecnologa cliente / servidor. Son muchas de las organizaciones que ya cuentan con un nmero considerable de aplicaciones cliente / servidor en operacin: Servidores de Bases de Datos y Manejadores de Objetos Distribuidos. Cliente / servidor es una tecnologa de bajo costo que proporciona recursos compartidos, escalabilidad, integridad, encapsulamiento de servicios, etc. Pero al igual que toda tecnologa, el desarrollo de aplicaciones cliente / servidor requiere que la persona tenga conocimientos, experiencia y habilidades en procesamiento de transacciones, diseo de base de datos, redes de ordenadores y diseo grfica de interfase. El objeto de estudio est centrado en determinar cules son las influencias de las herramientas CASE en las empresas desarrolladoras de sistemas de informacin cliente / servidor? Y cules son las tendencias actuales de las empresas fabricantes de sistemas cliente / servidor?. A continuacin, en el siguiente artculo ahondaremos ms en el propsito general de las Herramientas CASE y el impacto que puede ocasionar el uso de las mismas en una empresa. 2. Herramientas Case De acuerdo con Kendall y Kendall la ingeniera de sistemas asistida por ordenador es la aplicacin de tecnologa informtica a las actividades, las tcnicas y las metodologas propias de desarrollo, su objetivo es acelerar el proceso para el que han sido diseadas, en el caso de CASE para automatizar o apoyar una o mas fases del ciclo de vida del desarrollo de sistemas. Cuando se hace la planificacin de la base de datos, la primera etapa del ciclo de vida de las aplicaciones de bases de datos, tambin se puede escoger una herramienta CASE (Computer-Aided Software Engineering) que permita llevar a cabo el resto de tareas del modo ms eficiente y efectivo posible. Una herramienta CASE suele incluir:

Un diccionario de datos para almacenar informacin sobre los datos de la aplicacin de bases de datos. Herramientas de diseo para dar apoyo al anlisis de datos. Herramientas que permitan desarrollar el modelo de datos corporativo, as como los esquemas conceptual y lgico. Herramientas para desarrollar los prototipos de las aplicaciones.
El uso de las herramientas CASE puede mejorar la productividad en el desarrollo de una aplicacin de bases de datos. 3. Historia En la dcada de los setenta el proyecto ISDOS desarroll un lenguaje llamado "Problem Statement Language" (PSL) para la descripcin de los problemas de usuarios y las necesidades de solucin de un sistema de informacin en un diccionario computarizado. Problem Statement Analyzer (PSA) era un producto asociado que analizaba la relacin de problemas y necesidades. Pero la primera herramienta CASE como hoy la conocemos fue "Excelerator" en 1984, era para PC. Actualmente la oferta de herramientas CASE es muy amplia y tenemos por ejemplo el EASYCASE o WINPROJECT. 4. Tecnologa Case La tecnologa CASE supone la automatizacin del desarrollo del software, contribuyendo a mejorar la calidad y la productividad en el desarrollo de sistemas de informacin y se plantean los siguientes objetivos:

Permitir la aplicacin prctica de metodologas estructuradas, las cuales al ser realizadas con una herramienta se consigue agilizar el trabajo. Facilitar la realizacin de prototipos y el desarrollo conjunto de aplicaciones. Simplificar el mantenimiento de los programas. Mejorar y estandarizar la documentacin. Aumentar la portabilidad de las aplicaciones. Facilitar la reutilizacin de componentes software. Permitir un desarrollo y un refinamiento visual de las aplicaciones, mediante la utilizacin de grficos.
Automatizar: El desarrollo del software La documentacin La generacin del cdigo El chequeo de errores La gestin del proyecto Permitir: La reutilizacin del software La portabilidad del software La estandarizacin de la documentacin 5. Componentes de una herramienta case De una forma esquemtica podemos decir que una herramienta CASE se compone de los siguientes elementos:
Repositorio (diccionario) donde se almacenan los elementos definidos o creados por la herramienta, y cuya gestin se realiza mediante el apoyo de un Sistema de Gestin de Base de Datos (SGBD) o de un sistema de gestin de ficheros. Meta modelo (no siempre visible), que constituye el marco para la definicin de las tcnicas y metodologas soportadas por la herramienta. Carga o descarga de datos, son facilidades que permiten cargar el repertorio de la herramienta CASE con datos provenientes de otros sistemas, o bien generar a partir de la propia herramienta esquemas de base de datos, programas, etc. que pueden, a su vez, alimentar otros sistemas. Este elemento proporciona as un medio de comunicacin con otras herramientas. Comprobacin de errores, facilidades que permiten llevar a cabo un anlisis de la exactitud, integridad y consistencia de los esquemas generados por la herramienta. Interfaz de usuario, que constar de editores de texto y herramientas de diseo grfico que permitan, mediante la utilizacin de un sistema de ventanas, iconos y mens, con la ayuda del ratn, definir los diagramas, matrices, etc. que incluyen las distintas metodologas.
6. Estructura general de una herramienta case La estructura CASE se basa en la siguiente terminologa:
CASE de alto nivel son aquellas herramientas que automatizan o apoyan las fases finales o superiores del ciclo de vida del desarrollo de sistemas como la planificacin de sistemas, el anlisis de sistemas y el diseo de sistemas. CASE de bajo nivel son aquellas herramientas que automatizan o apoyan las fases finales o inferiores del ciclo de vida como el diseo detallado de sistemas, la implantacin de sistemas y el soporte de sistemas. CASE cruzado de ciclo de vida se aplica a aquellas herramientas que apoyan actividades que tienen lugar a lo largo de todo el ciclo de vida, se incluyen actividades como la gestin de proyectos y la estimacin.
7. Estado Actual En las ltimas dcadas se ha trabajado en el rea de desarrollo de sistemas para encontrar tcnicas que permitan incrementar la productividad y el control de calidad en cualquier proceso de elaboracin de software, y hoy en da la tecnologa CASE (Computer Aided Software Engineering) reemplaza al papel y al lpiz por el ordenador para transformar la actividad de desarrollar software en un proceso automatizado. La tecnologa CASE supone la informatizacin de la informticaes decir la automatizacin del desarrollo del software--, contribuyendo as a elevar la productividad y la calidad de en el desarrollo de los sistemas de informacin de forma anloga a lo que suponen las tcnicas CAD/CAM en el rea de fabricacin. En este nuevo enfoque que persigue mejorar la calidad del software e incrementar la productividad en el proceso de desarrollo del mismo, se plantean los siguientes
objetivos: <> Permitir la aplicacin prctica de metodologas, lo que resulta muy difcil sin emplear herramientas.
<> Facilitar la realizacin de prototipos y el desarrollo conjunto de aplicaciones. <> Simplificar el mantenimiento del software.

Mejorar y estandarizar la documentacin. Aumentar la portabilidad de las aplicaciones. Facilitar la reutilizacin de componentes de software Permitir un desarrollo y un refinamiento (visual) de las aplicaciones, mediante la utilizacin de controles grficos (piezas de cdigo reutilizables).
8. Integracin de las herramientas case en el futuro Las herramientas CASE evolucionan hacia tres tipos de integracin: 1. La integracin de datos permite disponer de herramientas CASE con diferentes estructuras de diccionarios locales para el intercambio de datos. 2. La integracin de presentacin confiere a todas las herramientas CASE el mismo aspecto. 3. La integracin de herramientas permite disponer de herramientas CASE capaces de invocar a otras CASE de forma automtica. 9. Clasificacin de las herramientas case No existe una nica clasificacin de herramientas CASE y, en ocasiones, es difcil incluirlas en una clase determinada. Podran clasificarse atendiendo a: - Las plataformas que soportan. - Las fases del ciclo de vida del desarrollo de sistemas que cubren. - La arquitectura de las aplicaciones que producen. - Su funcionalidad. CASE es una combinacin de herramientas software (aplicaciones) y de metodologas de desarrollo: 1. Las herramientas permiten automatizar el proceso de desarrollo del software. 2. Las metodologas definen los procesos automatizar. Una primera clasificacin del CASE es considerando su amplitud: TOOLKIT: es una coleccin de herramientas integradas que permiten automatizar un conjunto de tareas de algunas de las fases del ciclo de vida del sistema informtico: Planificacin estratgica, Anlisis, Diseo, Generacin de programas. WORKBENCH: Son conjuntos integrados de herramientas que dan soporte a la automatizacin del proceso completo de desarrollo del sistema informtico. Permiten cubrir el ciclo de vida completo. El producto final aportado por ellas es un sistema en cdigo ejecutable y su documentacin.
Una segunda clasificacin es teniendo en cuenta las fases (y/o tareas) del ciclo de vida que automatizan: UPPER CASE: Planificacin estratgica, Requerimientos de Desarrollo Funcional de Planes Corporativos. MIDDLE CASE: Anlisis y Diseo. LOWER CASE: Generacin de cdigo, test e implantacin. 10. Caractersticas Deseables De Una Case Una herramienta CASE cliente / servidor provee modelo de datos, generacin de cdigo, registro del ciclo de vida de los proyectos, comunicacin entre distintos ingenieros. Las principales herramientas son KnowledgeWares Application Development Workbench, TIs, Information Engineering Facility (IEF), y Andersen Consultings Foundation for Cooperative Processing. Deberes de una herramienta CASE Cliente / servidor: Proporcionar topologas de aplicacin flexibles. La herramienta debe proporcionar facilidades de construccin que permita separar la aplicacin (en muchos puntos diferentes) entre el cliente, el servidor y ms importante, entre servidores. Proporcionar aplicaciones porttiles. La herramienta debe generar cdigo para Windows, OS/ 2, Macintosh, Unix y todas las plataformas de servidores conocidas. Debe ser capaz, a tiempo de corrida, desplegar la versin correcta del cdigo en la mquina apropiada. Control de Versin. La herramienta debe reconocer las versiones de cdigos que se ejecutan en los clientes y servidores, y asegurarse que sean consistentes. Tambin, la herramienta debe ser capaz de controlar un gran nmero de tipos de objetos incluyendo texto, grficos, mapas de bits, documentos complejos y objetos nicos, tales como definiciones de pantallas y de informes, archivos de objetos y datos de prueba y resultados. Debe mantener versiones de objetos con niveles arbitrarios de granularidad; por ejemplo, una nica definicin de datos o una agrupacin de mdulos. Crear cdigo compilado en el servidor. La herramienta debe ser capaz de compilar automticamente cdigo 4GL en el servidor para obtener el mximo performance. Trabajar con una variedad de administradores de recurso. La herramienta debe adaptarse ella misma a los administradores de recurso que existen en varios servidores de la red; su interaccin con los administradores de recurso debera ser negociable a tiempo de ejecucin. Trabajar con una variedad de software intermedio. La herramienta debe adaptar sus comunicaciones cliente / servidor al software intermedio existente. Como mnimo la herramienta debera ajustar los temporizadores basndose en, si el trfico se est moviendo en una LAN o WAN. Soporte multiusuarios. La herramienta debe permitir que varios diseadores trabajen en una aplicacin simultneamente. Debe gestionarse los accesos
concurrentes a la base de datos por diferentes usuarios, mediante el arbitrio y bloqueos de accesos a nivel de archivo o de registro. Seguridad. La herramienta debe proporcionar mecanismos para controlar el acceso y las modificaciones a los que contiene. La herramienta debe, al menos, mantener contraseas y permisos de acceso en distintos niveles para cada usuario. Tambin debe facilitar la realizacin automtica de copias de seguridad y recuperaciones de las mismas, as como el almacenamiento de grupos de informacin determinados, por ejemplo, por proyecto o aplicaciones. Desarrollo en equipo, repositorio de libreras compartidas. Debe permitir que grupos de programadores trabajen en un proyecto comn; debe proveer facilidades de check-in/ check-out registrar formas, widgets, controles, campos, objetos de negocio, DLL, etc.; debe proporcionar un mecanismo para compartir las libreras entre distintos realizadores y mltiples herramientas; Gestiona y controla el acceso multiusuario a los datos y bloquea los objetos para evitar que se pierdan modificaciones inadvertidamente cuando se realizan simultneamente. 11. Factores asociados a la implantacin de las herramientas case La difusin de las innovaciones en esta rea ha comenzado a estudiarse a partir de los aos 1940. Por ello, existen estudios tericos al respecto, realizndose evaluaciones, adopcin e implementacin tecnolgica. Existe un amplio cuerpo de investigaciones disponibles sobre la adopcin de innovaciones. Muchos de los estudios sobre innovacin se han analizado bajo dos perspectivas: adopcin y difusin (Kimberly, 1981). Mientras unos estudios usan la perspectiva de la adopcin para evaluar la receptividad y los cambios de la organizacin o sociedad por la innovacin, otros usan la perspectiva de la difusin para intentar entender por qu y cmo se difunde y qu caractersticas generales o principales de la innovacin son aceptadas. 12. Conclusin Sin lugar a dudas las herramientas CASE han venido a revolucionar la forma de automatizar los aspectos clave en el desarrollo de los sistemas de informacin, debido a la gran plataforma de seguridad que ofrecen a los sistemas que las usan y es que stas, brindan toda una gama de componentes que incluyen todas o la mayora de los requisitos necesarios para el desarrollo de los sistemas, han sido creadas con una gran exactitud en torno a las necesidades de los desarrolladores de sistemas para la automatizacin de procesos incluyendo el anlisis, diseo e implantacin. Las Herramientas CASE se clasifican por su amplitud en: TOOLKIT, WORKBENCH adems tambin se pueden dividir teniendo en cuenta las fases del ciclo de vida que automatizan: UPPER CASE, MIDDLE CASE, LOWER CASE. Debido a la gran demanda que tienen las CASE su exigencia en cuanto a su uso ha ido aumentando, por lo que toda CASE debe entre otras cosas:

Proporcionar topologas de aplicacin flexibles Proporcionar aplicaciones porttiles
Brindar un Control de versin Crear cdigo compilado en el servidor Dar un Soporte multiusuario Ofrecer Seguridad
Desde que se crearon stas herramientas (1984) hasta la actualidad, las CASE cuentan con una credibilidad y exactitud que tienen un reconocimiento universal, siendo usadas por cualquier desarrollador y / o programador que busca un resultado ptimo y eficiente, pero sobre todo que busca esa minuciosidad necesaria de los procesos y entre los procesos.
HERRAMIENTAS DE MANTENIMIENTO
LA INGENIERIA INVERSA Es lo opuesto a la generacin de cdigo. El cdigo fuente es examinado, analizado y convertido en entidades del depsito. Se carga el cdigo existente del programa , en el juego de herramientas de ingeniera inversa. Dependiendo del juego de herramientas de ingeniera, el cdigo es analizado y el juego de herramientas de ingeniera produce parte o todo de los siguientes: 1) Estructura y elementos de datos que describen los archivos y registros guardados por el sistema. 2) Diseos de pantallas 3) Diseos de reportes 4) Una grfica de estructura, muestra la jerarqua de los mdulos del programa. 5) Diseos y relaciones de las base de datos. Ventajas Ingeniera Inversa a) Reducir la complejidad del sistema b) Generar vistas alternativas. c) Recuperar la informacin perdida (cambios que no se documentaron en su momento). d) Detectar efectos laterales. e) Facilitar la reutilizacin. Desventajas Ingeniera Inversa a) La nica fuente confiable es el cdigo que est poco (o nada) documentado y se ha perdido contacto con los diseadores y/o programadores b) Las herramientas CASE proveen buen soporte para anlisis esttico pero limitado para anlisis dinmico
LA INGENIERIA INVERSA Y REINGENIERIA DE SOFTWARE La ingeniera inversa y la reingeniera de software son mtodos para extender la vida de los sistemas antiguos, llamado software legado. Ambos enfoques usan software CARE (Reingeniera asistida por computadora para analizar y reestructurar al cdigo de computadora existente. El trmino reingeniera es usado en varios contextos diferentes de ingeniera, programacin y negocios. Frecuentemente es usado para que signifique reingeniera de procesos de negocios que es una forma de reorientar una organizacin alrededor de procesos principales. La ingeniera se refiere al proceso completo de convertir el cdigo del programa al diseo en CASE, la codificacin del diseo y la regeneracin del nuevo cdigo del programa, mediante herramientas de reingeniera y vuelta a instalar. LAS VENTAJAS 1) Se reduce el tiempo requerido para el mantenimiento del sistema. 2) Se produce documentacin 3) Se crean programas estructurados a partir del cdigo de computadoras. 4) Es mas fcil de realizar cambios futuros de mantenimiento 5) Se puede realizar el anlisis del sistema para eliminar partes de cdigos no utilizados. ANALISIS Y DISEO DE SISTEMAS ORIENTADO A OBJETOS (SOO) Las tcnicas OO estn basados en el concepto de programacin OO, pueden ayudar a responder las demandas organizacionales para nuevos sistemas que requieran mantenimiento, adaptacin y rediseos continuos. Bsicamente en la programacin OO son creados objetos que incluyen no solamente cdigo acerca de los datos sino tambin instrucciones acerca de las operaciones que se pueden realizar con ellas. El anlisis y diseo OO pueden ser visto como el desarrollo y ensamble de cinco etapas en un paquete de diseo que comprenden a todos ellos. Las actividades de diseo son agrupados en los 4 componentes principales del sistema final. 1- el componente del programa 2- el componente de interfaz humana 3- el componente de manejo de datos 4- el componente de manejo de tareas.
LA NECESIDAD DE ANALISIS Y DISEO ESTRUCTURADO El anlisis y diseo estructurado proporciona un enfoque sistemtico para el diseo y construccin de sistemas de cmputos de calidad. A lo largo de las fases de anlisis y diseo, el analista debe proceder paso a paso obteniendo retroalimentacin de los usuarios y analizando el diseo, buscando omisiones y errores. METODOLOGIAS ALTERNAS Habr veces en que el analista reconozca que la organizacin puede beneficiarse mas con el uso de un enfoque alternativo. Entre las alternativas ms populares se encuentran por ejemplo: elaboracin de prototipos. ETHICS fue introducido como una metodologa socio-tcnica que combina soluciones sociales y tcnicas. El enfoque de campen de proyecto: tomado de la mercadotecnia, adopta la estrategia de involucrar a una persona clave de cada rea afectada por el sistema para asegurar su xito
UNIDAD II
COMPRENSIN DE LOS ESTILOS ORGANIZACIONALES IMPACTO SOBRE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN a) FUNDAMENTOS ORGANIZACIONALES Para analizar y disear adecuadamente los sistemas de informacin, el analista de sistemas necesita comprender las organizaciones en que trabaja como sistemas conformados por la interaccin de tres fuerzas principales: a) los niveles de administracin, b) el diseo de la organizacin; y c) la cultura organizacional. Las organizaciones son sistemas grandes compuestos de subsistemas interrelacionados. Los subsistemas son relacionados por tres amplios niveles de administradores que toman decisiones (operacin, administracin media y administracin estratgica) y que cortan horizontalmente a travs del sistema organizacional. Las culturas y subculturas organizacionales influencian la manera en que se interrelaciona la gente en los subsistemas. b) LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS Las organizaciones son conceptualizadas en forma til como sistemas diseados para lograr metas y objetivos predeterminados por medio de la gente y otros recursos que emplean. Las organizaciones estn compuestas de sistemas ms pequeos interrelacionados (departamentos, unidades, divisiones, etc.) que sirven a funciones especializadas. La interrelacin e interdependencia de los sistemas Y SU
Todos los sistemas y subsistemas estn relacionados y son interdependientes. Este hecho tiene implicaciones importantes para las organizaciones y para los analistas de sistemas que buscan ayudarlos a lograr mejor sus objetivos. Cuando cualquier elemento de un sistema es cambiado o eliminado, tambin son impactados el resto de los elementos y subsistemas del sistema. Retroalimentacin del sistema para planeacin y control La retroalimentacin es una forma de control del sistema. Como sistemas, todas las organizaciones usan planeacin y control para administrar sus recursos en forma efectiva. Ambientes para sistemas organizacionales La retroalimentacin es recibida desde el interior de la organizacin y del ambiente exterior que la rodea. Cualquier cosa que est fuera de las fronteras de una organizacin es considerada como un ambiente. Varios ambientes, con diversos grados de estabilidad, constituyen el medio ambiente en donde existe la organizacin. Aunque se pueden planear cambios en el estado del ambiente, frecuentemente no pueden ser controlados directamente por la organizacin. Apertura y restrictividad en las organizaciones La apertura y restrictividad existen en forma continua, ya que no hay una cosa tal como una organizacin absolutamente abierta o totalmente cerrada. La apertura se refiere al libre flujo de informacin dentro de una organizacin. Los subsistemas tales como los departamentos creativos o artsticos frecuentemente son caracterizados como abiertos, con un flujo libre de ideas entre sus participantes y muy pocas restricciones sobre quin obtiene tal informacin y en qu momento un proyecto creativo est en su infancia. Al extremo opuesto de este continuo puede estar una unidad del departamento de defensa asignada para trabajar sobre la planeacin muy confidencial que afecta la seguridad nacional. Cada persona necesita recibir acreditacin, la informacin en su momento es una necesidad y el acceso a la informacin se da con base en la que "es necesario saber". Este tipo de unidad est limitada por muchas reglas. Cmo tomar una perspectiva de sistemas La toma de una perspectiva de sistemas permite a los analistas de sistemas iniciar la clarificacin y comprensin de los diversos negocios con los que entrarn en contacto. Es importante que los miembros de subsistemas se den cuenta que su trabajo est interrelacionado. REPRESENTACIN GRFICA DE SISTEMAS Un sistema o subsistema, tal como existe dentro de la organizacin corporativa, puede ser representado grficamente en varias formas. Los diversos modelos grficos muestran las fronteras del sistema y la informacin usada dentro del sistema. Los sistemas y el diagrama de flujo de datos a nivel contexto
El primer modelo es el diagrama de flujo de datos a nivel contexto (tambin llamado modelo ambiental). Los diagramas de flujos de datos se enfocan en los datos fluyendo hacia adentro y fuera del sistema y el procesamiento de los datos. Estos componentes bsicos de todo programa de computadora pueden ser descritos a detalle y usados para analizar el problema con respecto a su precisin y totalidad. El diagrama a nivel de contexto emplea solamente tres smbolos: (1) un rectngulo con esquinas redondeadas, (2) un cuadrado con dos orillas sombreadas y (3) una flecha, tal como se muestra en la figura.
Los procesos transforman los datos de entrada en informacin de salida, y el nivel de contenido tiene solamente un proceso que representa al sistema completo. La entidad externa representa cualquier entidad que proporciona o recibe informacin de sistema pero que no es parte del sistema. Esta entidad puede ser una persona, un grupo de personas, una posicin corporativa o departamento u otros sistemas. Las lneas que conectan las entidades externas con el proceso son llamados flujos de datos y representan datos. Un ejemplo de un diagrama de flujo de datos a nivel contexto se encuentra en la siguiente figura. En este ejemplo se representan los elementos bsicos de un sistema de Reservaciones de una lnea area.
El pasajero (una entidad) inicia una peticin de viaje (flujo de datos). El diagrama a nivel contexto no muestra suficientes detalles para indicar exactamente lo que sucede (y tampoco se pretende que se muestre), pero podemos ver que se envan las preferencias del pasajero y los vuelos disponibles al agente de viajes, que enva de regreso al proceso informacin sobre los boletos. Tambin podemos ver que la reservacin del pasajero es enviada a la lnea area. PASOS PARA PLANTEAR UN PROBLEMA CON DFD NIVEL O 1) No apurarse para dibujar. 2) Leer detenidamente el problema. 3) En hoja aparte identificar: a) objetivos que pide el problema. b) Los datos que presenta el enunciado c) Los entes que intervienen en el problema. d) Todas las entradas y salidas del sistema, para cada ente identificado. 4) Plantear las siguientes preguntas: a) Que pide solucionar el problema, para establecer objetivos. b) Que datos provee el problema.
c) Cuales son los entes (entidades) capaces de emitir o recibir informacin del sistema. d) Cuales son los flujos de datos que intervienen de los entes al sistema y viceversa. 5) en caso de que dado los objetivos, el problema sea inconsistente (los datos entregados por el problema no tienen relacin directa con los objetivos), entonces se deben agregar procesos, flujos de datos ampliando de esta manera los objetivos. NIVEL 1, NIVEL 2 1) Identificar los procesos necesarios para resolver el proceso de nivel superior. 2) Crear los depsitos que sea necesario para que los procesos puedan funcionar. LOS SISTEMAS Y EL MODELO ENTIDAD-RELACIN Una manera en que un analista de sistemas puede definir las fronteras adecuadas del sistema es usar un modelo entidad-relacin. Los elementos que conforman un sistema organizacional pueden ser llamados entidades. Una entidad puede ser una persona, un lugar o una cosa, tal como un pasajero en una lnea area, un destino o un avin. En forma alterna, una entidad puede ser un evento, tal como el fin de mes, un periodo de ventas o la falla de una mquina. Una relacin es la asociacin que describe la interaccin entre las entidades. El formato estndar para trazar un diagrama entidad-relacin (o E-R), es usando solamente dos smbolos: un rectngulo y un rombo.
Mostrado en la figura, usa solamente dos smbolos: un rectngulo y un rombo. El rectngulo es usado para mostrar una entidad, y el rombo representa la relacin entre esa entidad y otra entidad. El diagrama siempre es trazado poniendo en la parte superior a la entidad primaria.
La figura muestra los cuatro tipos diferentes de diagramas E-R. El primero es una relacin uno a uno (1:1). Aqu a cada EMPLEADO le es asignada solamente una EXTENSIN TELEFNICA, y cada EXTENSIN TELEFNICA es nica para cada EMPLEADO. El segundo diagrama muestra una relacin muchos a uno (M:1). Un DEPARTAMENTO puede tener muchos EMPLEADOS, pero el EMPLEADO puede pertenecer a solamente un DEPARTAMENTO. El tercer tipo de diagrama (E-R) muestra una relacin uno a muchos (1:M). Por ltimo, el cuarto diagrama muestra una relacin muchos a muchos (M:N). Un VUELO puede llevar muchos PASAJEROS y un PASAJERO puede tener muchos VUELOS en su itinerario. Los diagramas entidad-relacin son usados frecuentemente por los diseadores de sistemas para ayudar a modelar el archivo o base de datos. Sin embargo, es todava ms importante que el analista de sistemas comprenda desde las primeras etapas las entidades y relaciones en el sistema organizacional. Para trazar algunos diagramas E-R bsicos el analista necesita: 1. Listar las entidades de la organizacin para obtener una mejor comprensin de la organizacin. 2. Escoger entidades clave para estrechar el alcance del problema a dimensiones manejables y significativas. 3. Identificar cul debe ser la entidad primaria. 4. Confirmar los resultados de los pasos 1 a 3 por medio de otros mtodos de recoleccin de datos (investigacin, entrevistas, administracin de cuestionarios, observacin y elaboracin de prototipos).
NIVELES DE ADMINISTRACIN La administracin existe en las organizaciones en tres amplios niveles horizontales: control operacional, planeacin y control administrativo y administracin estratgica, tal como se muestra en la siguiente figura. Cada nivel tiene sus propias responsabilidades y todos trabajan para el logro de metas y objetivos organizacionales en su manera propia. Administracin de operaciones El control operacional forma el nivel inferior de la administracin a tres niveles. Los administradores de operaciones toman decisiones usando reglas predeterminadas que tienen resultados predecibles cuando son implementadas correctamente. Los administradores de operaciones son los tomadores de decisiones cuyo trabajo es el ms claro, debido al alto nivel de certeza en su ambiente de toma de decisiones. Administracin media La administracin media forma el nivel segundo, o intermedio, del sistema de administracin de tres niveles. La administracin media realiza decisiones de planeacin y control a corto plazo sobre la manera en que son mejor asignados los recursos para satisfacer los objetivos organizacionales. La administracin media experimenta muy poca certeza en su ambiente de toma de decisiones. Administracin estratgica La administracin estratgica comprende el tercer nivel del control administrativo de tres niveles. Los administradores estratgicos ven fuera de la organizacin hacia el futuro, tomando decisiones que guiarn a los administradores medios o de operacin en los meses y aos por venir. Los administradores estratgicos trabajan en un ambiente de toma de decisiones altamente incierto. Implicaciones para el desarrollo de sistemas de informacin Cada uno de los tres niveles de administracin tiene diferentes implicaciones para el desarrollo de sistemas de informacin para la administracin. Algunos de los requerimientos de informacin para los administradores estn bien definidos y, en cambio, otros son difusos y se traslapan. Los administradores de operaciones necesitan informacin interna que es, por naturaleza, de bajo nivel y repetitiva. Tienen gran dependencia sobre la informacin que captura el desempeo actual y son grandes usuarios de recursos de informacin en lnea de tiempo real. La necesidad de los administradores de operaciones de informacin sobre el desempeo pasado y la informacin peridica es solamente moderada. Ellos tienen poco uso para informacin externa que les permita proyecciones futuras o creacin de escenarios "qu pasa si". En el siguiente nivel de administracin, la administracin media, que tanto planea como controla, se necesita informacin de corto y largo plazo. Debido a la naturaleza de su trabajo de resolver problemas, los administradores medios experimentan necesidades extremadamente altas de informacin en tiempo real. Para poder controlar adecuadamente tambin necesitan informacin actual del
desempeo medido en comparacin a juegos de estndares. Los administradores estratgicos (difieren, en buena medida, de los administradores medios y de operaciones en sus requerimientos de informacin. Son altamente dependientes de informacin de fuentes externas que les proporciona noticias sobre las tendencias del mercado y las estrategias de corporaciones con las que compiten. Debido a que la tarea de la administracin estratgica demanda proyecciones hacia un futuro incierto, los administradores estratgicos tienen una gran necesidad de informacin de naturaleza predictiva e informacin que les permita la creacin de muchos escenarios "qu pasa si". Los administradores estratgicos tambin muestran grandes necesidades de informacin reportada peridicamente cuando buscan adaptarse a cambios rpidos. Los planeadores estratgicos necesitan informacin general resumida, en vez de los datos burdos altamente detallados requeridos por los administradores de bajo nivel. La informacin para los planeadores estratgicos puede ser ms antigua y estimada y, en cambio, los administradores operacionales necesitan informacin precisa y actual. Por ltimo, el planeador estratgico necesita informacin cualitativa, principalmente de fuentes externas, en vez de la informacin cuantitativa de fuentes internas requerida por la administracin de operaciones.
UNIDAD III
DETERMINACIN DE LA FACTIBILIDAD Y EL MANEJO DE LAS ACTIVIDADES DE ANLISIS Y DISEO Los cuatro puntos principales que el analista de sistemas debe manejar son: a) Iniciacin del proyecto, b) Determinacin de la factibilidad del proyecto, c) Calendarizacin del proyecto, y, d) Administracin de los miembros del equipo del anlisis del sistema. El revisar la salida, la observacin del comportamiento de los empleados y el escuchar la retroalimentacin, son maneras que ayudarn al analista a resaltar los problemas y oportunidades de los problemas. Los proyectos pueden ser solicitados por muchas personas diferentes dentro del negocio o por los mismos analistas de sistema. La seleccin de un proyecto es una decisin difcil, debido a que sern solicitados ms proyectos de los que pueden ser hechos. Cinco criterios importantes para la seleccin de proyectos son: a) Que el proyecto solicitado est respaldado por la administracin, b) Que tenga el tiempo adecuado para la asignacin de recursos, c) Que mueva al negocio hacia la obtencin de sus objetivos, d) Que sea practicable, y, e) Que sea lo suficientemente importante para ser considerado en vez de otros proyectos posibles. Si un proyecto solicitado satisface estos criterios, entonces puede ser elaborado un estudio de factibilidad de sus mritos operacionales, tcnicos y econmicos. Por medio de este estudio los analistas de sistemas recopilan datos que permiten a la administracin decidir si continan con un estudio de sistema completo. La planeacin del proyecto incluye la estimacin del tiempo requerido por cada una de las actividades del analista, su calendarizacin y la agilizacin de ellas, si es necesario, para asegurar que un proyecto sea terminado a tiempo. Una tcnica de que dispone el analista de sistemas para la calendarizacin de tareas es la grfica de Gantt, la cual despliega actividades en forma de barras en una grfica. La calendarizacin de proyectos basada en computadora, es ahora una prctica comn, debido principalmente al uso de interfaces de usuario grficas. Adicionalmente, se pueden usar los administradores de informacin personales (PIM) por los analistas para planear, crear depsitos de nmeros telefnicos y de fax y hasta ejecutar otros programas. Una segunda tcnica, llamada PERT (evaluacin de programas y tcnicas de revisin), despliega las actividades como flechas en una red. El PERT ayuda a que el analista determine la ruta crtica y el tiempo de holgura, que es la informacin
requerida para el control efectivo del proyecto. Cuando es necesario terminar un proyecto en menor tiempo, el analista puede reducir la duracin total del proyecto identificando y agilizando las actividades principales. Una vez que ha sido juzgado factible, el analista de sistemas debe administrar a los miembros del equipo, sus actividades, tiempo y recursos. La mayor parte de esto se logra mediante la comunicacin con los miembros del equipo. Los equipos estn constantemente buscando un balance entre trabajar sobre las tareas y mantener las relaciones con el equipo. Deben ser solucionadas las tensiones que suceden al intentar lograr este balance. Frecuentemente emergen dos lderes en un equipo, un lder de tarea y un lder socio emocional. Los miembros deben valorar peridicamente las normas del equipo para asegurarse de que sean funcionales en vez de disfuncionales para el logro de los objetivos de equipo. Es importante que el equipo de anlisis ponga objetivos de productividad razonables para las salidas tangibles y las actividades del proceso. Las fallas del proyecto pueden ser evitadas, por lo general, examinando las motivaciones de los proyectos solicitados, as como los motivos del equipo para recomendar o evitar un proyecto particular. DIAGRAMAS DE PERT Y GANT PERT Definicin: Es la Tcnica de Revisin y Evaluacin de Programas (en Ingls Program Evaluation and Review Technique), comnmente abreviada como PERT, es un modelo para la administracin y gestin de proyectos. Es bsicamente un mtodo para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto dado, especialmente el tiempo para completar cada tarea, e identificar el tiempo mnimo necesario para completar el proyecto total. Es un instrumento diseado especialmente para la direccin, permitindole planificar, programar y controlar los recursos de que dispone, con el fin de obtener los resultados deseados. En su etapa preliminar, el mtodo PERT incluye lo siguiente: Desglose preciso del proyecto en tareas, Clculo de la duracin de cada tarea, La designacin de un director del proyecto que se haga cargo de asegurar la supervisin de dicho proyecto, de informar, en caso de ser necesario, y de tomar decisiones en caso de que existan variaciones de las proyecciones. Campo de accin: El campo de accin de este mtodo es muy amplio, dada su gran flexibilidad y adaptabilidad a cualquier proyecto grande o pequeo. Para obtener los mejores resultados debe aplicarse a los proyectos que posean las siguientes caractersticas: Que el proyecto sea nico, no repetitivo, en algunas partes o en su totalidad. Que se deba ejecutar todo el proyecto o parte de el, en un tiempo mnimo, sin variaciones, es decir, en tiempo crtico.
Que se desee el costo de operacin ms bajo posible dentro de un tiempo disponible. Dentro del mbito aplicacin, el mtodo se ha estado usando para la planeacin y control de diversas actividades, tales como construccin de presas, apertura de caminos, pavimentacin, construccin de casas y edificios, reparacin de barcos, investigacin de mercados, movimientos de colonizacin, estudios econmicos regionales, auditorias, planeacin de carreras universitarias, distribucin de tiempos de salas de operaciones, ampliaciones de fbrica, planeacin de itinerarios para cobranzas, planes de venta, censos de poblacin, etc. Diagrama: El diagrama PERT es una representacin grfica de las relaciones entre las tareas del proyecto que permite calcular los tiempos del proyecto de forma sencilla. Para construir un diagrama PERT se han de tener en cuenta las siguientes reglas. Los nodos representan instantes del proyecto. Cada nodo representa el inicio mnimo (im) de las tareas que tienen origen en dicho nodo y el final mximo (FM) de las tareas que llegan al mismo.
Slo puede haber un nodo inicial y un nodo final. O sea, slo puede haber un nodo al que no llegue ninguna flecha (nodo inicial) y slo puede haber un nodo del que no salga ninguna flecha (nodo final). La numeracin de los nodos es arbitraria, si bien se reservan el nmero menor (generalmente el 0 o el 1) para el nodo inicial y el mayor para el nodo final. Las flechas representan tareas y se dibujan de manera que representen las relaciones de dependencia entre las tareas. Los recorridos posibles a travs del diagrama desde el nodo inicial al nodo final, siguiendo el sentido de las flechas, deben corresponder con las secuencias en que deben realizarse las distintas tareas, o sea, los caminos del proyecto.
No
puede
haber
dos
nodos
unidos
por
ms
de
una
flecha.
Se pueden introducir tareas ficticias, de duracin 0, para evitar construcciones ilegales o representar dependencias entre tareas, como en los ejemplos siguientes. Ejemplo: Las tareas I y J dependen de la tarea H, mientras que la tarea K depende, a su vez, de I y J; la representacin ms inmediata sera la mostrada en el grfico anterior, que no est permitida, siendo la correcta:
representarlas mediante una nica tarea ficticia.
Relacin Fin-Fin (FF). Para su representacin en el diagrama se sustituye la relacin FF por una relacin equivalente a efectos de clculo: una relacin Fin-
Inicio con un retardo negativo igual a la duracin de la tarea sucesora.
Relacin Fin-Fin (FF) con retardo. Se introduce una tarea ficticia adicional con la duracin del retardo, como en el caso Fin-Inicio. Si se desea, se pueden sumar (teniendo en cuenta sus signos) las duraciones de las tareas ficticias correspondientes al tipo de relacin y al retardo y representarlas mediante una nica tarea ficticia.
RAZONES PARA EL USO DEL DIAGRAMA DE PERT, EN VEZ DE LA GRAFICA DE GANTT 1) la identificacin fcil del tiempo de holgura 2) la identificacin fcil de la ruta crtica y por lo tanto de las actividades crticas. 3) La determinacin fcil del tiempo de holgura Se puede definir que PERT es una aplicacin de teora de grafos. Grafo es un segmento diseccionado que representa las tareas o actividades. Los sucesos se representan por nodos (crculos o cuadrados) no son mas que puntos de comienzos o del final de una tarea.
GANTT Definicin: El diagrama de Gantt, grfica de Gantt o carta Gantt es una popular herramienta grfica cuyo objetivo es mostrar el tiempo de dedicacin previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. A pesar de que, en principio, el diagrama de Gantt no indica las relaciones existentes entre actividades, la posicin de cada tarea a lo largo del tiempo hace que se puedan identificar dichas relaciones e interdependencias. Fue Henry Laurence Gantt quien, entre 1910 y 1915, desarroll y populariz este tipo de diagrama en Occidente. En gestin de proyectos, el diagrama de Gantt muestra el origen y el final de las diferentes unidades mnimas de trabajo y los grupos de tareas (llamados summary elements en la imagen) o las dependencias entre unidades mnimas de trabajo, pero tambin es un buen medio de comunicacin entre las diversas personas involucradas en el proyecto. Este tipo de modelo es particularmente fcil de implementar con una simple hoja de clculo, pero tambin existen herramientas especializadas, la ms conocida es Microsoft Project. Tambin existen equivalentes de este tipo de software que son gratis Caractersticas: Cada actividad se representa mediante un bloque rectangular cuya longitud indica su duracin; la altura carece de significado. La posicin de cada bloque en el diagrama indica los instantes de inicio y finalizacin de las tareas a que corresponden. Los bloques correspondientes a tareas del camino crtico acostumbran a rellenarse en otro color (en el caso del ejemplo, en rojo). Mtodo constructivo: Para construir un diagrama de Gantt se han de seguir los siguientes pasos: Dibujar los ejes horizontal y vertical. Escribir los nombres de las tareas sobre el eje vertical. En primer lugar se dibujan los bloques correspondientes a las tareas que no tienen predecesoras. Se sitan de manera que el lado izquierdo de los bloques coincida con el instante cero del proyecto (su inicio). A continuacin, se dibujan los bloques correspondientes a las tareas que slo dependen de las tareas ya introducidas en el diagrama. Se repite este punto hasta
haber dibujado todas las tareas. En este proceso se han de tener en cuenta las consideraciones siguientes: Las dependencias fin-inicio se representan alineando el final del bloque de la tarea predecesora con el inicio del bloque de la tarea dependiente. Las dependencias final-final se representan alineando los finales de los bloques de las tareas predecesora y dependiente. Las dependencias inicio-inicio se representan alineando los inicios de los bloques de las tareas predecesoras y dependiente. Los retardos se representan desplazando la tarea dependiente hacia la derecha en el caso de retardos positivos y hacia la izquierda en el caso de retardos negativos. Clculos: El diagrama de Gantt es un diagrama representativo, que permite visualizar fcilmente la distribucin temporal del proyecto, pero es poco adecuado para la realizacin de clculos. Por la forma en que se construye, muestra directamente los inicios y finales mnimos de cada tarea. Finalmente, una vez realizados los clculos del proyecto utilizando un sistema adecuado, como el diagrama PERT o el Roy, resulta conveniente destacar con un color distinto las tareas con margen total 0, para poder identificar con facilidad los caminos crticos. Diagrama: En un diagrama de GANTT, cada tarea es representada por una lnea, mientras que las columnas representan los das, semanas, o meses del programa, dependiendo de la duracin del proyecto. El tiempo estimado para cada tarea se muestra a travs de una barra horizontal cuyo extremo izquierdo determina la fecha de inicio prevista y el extremo derecho determina la fecha de finalizacin estimada. Las tareas se pueden colocar en cadenas secuenciales o se pueden realizar simultneamente.
Si las tareas son secuenciales, las prioridades se pueden confeccionar utilizando una flecha qu desciende de las tareas ms importantes hacia las tareas menos importantes. La tarea menos importante no puede llevarse a cabo hasta que no se haya completado la ms importante.
A medida que progresa una tarea, se completa proporcionalmente la barra que la representa hasta llegar al grado de finalizacin. As, es posible obtener una visin general del progreso del proyecto rastreando una lnea vertical a travs de las tareas en el nivel de la fecha actual. Las tareas ya finalizadas se colocan a la izquierda de esta lnea; las tareas que an no se han iniciado se colocan a la derecha, mientras que las tareas que se estn llevando a cabo atraviesan la lnea. Si la lnea est cubierta en la parte izquierda, la tarea est demorada respecto de la planificacin del proyecto! Idealmente, un diagrama como este no debe incluir ms de 15 20 tareas para que pueda caber en una sola hoja con formato A4. Si el nmero de tareas es mayor, es posible crear diagramas adicionales en los que se detallan las planificaciones de las tareas principales. Acontecimientos Adicionalmente, es posible que los eventos ms importantes, que no sean las tareas mismas, se muestren en la planificacin como puntos de conexin del proyecto: estos se denominan acontecimientos. Los acontecimientos permiten que el proyecto se realice en fases claramente identificables, evitando que se prolongue la finalizacin del mismo. Un acontecimiento podra ser la produccin de un documento, la realizacin de una reunin o el producto final de un proyecto. Los acontecimientos son tareas de duracin cero, representadas en el diagrama por un smbolo especfico, frecuentemente un tringulo invertido o un diamante.
Generalmente es posible (y til) mostrar referencias en el diagrama, humanas o materiales, para permitir calcular el tiempo restante y tener una idea del costo global. Para ser ms concisos, por lo general slo sern necesarios las iniciales o los nombres de los responsables. VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LOS GRFICOS DE GANTT. La ventaja principal del grfico de Gantt radica en que su trazado requiere un nivel mnimo de planificacin, es decir, es necesario que haya un plan que ha de representarse en forma de grfico. Los grficos de Gantt se revelan muy eficaces en las etapas iniciales de la planificacin. Sin embargo, despus de iniciada la ejecucin de la actividad y cuando comienza a efectuarse modificaciones, el grfico tiende a volverse confuso. Por eso se utiliza mucho la representacin grfica del plan, en tanto que los ajustes (replanificacin) requieren por lo general de la formulacin de un nuevo grfico. Para superar esa deficiencia se crearon dispositivos mecnicos, tales como cuadros magnticos, fichas, cuerdas, etc., que permite una mayor flexibilidad en las actualizaciones. An en trminos de planificacin, existe todava una limitacin bastante grande en lo que se refiere a la representacin de planes de cierta complejidad. El Grfico de Gantt no ofrece condiciones para el anlisis de opciones, ni toma en cuenta factores como el costo. Es fundamentalmente una tcnica de pruebas y errores. No permite, tampoco, la visualizacin de la relacin entre las actividades cuando el nmero de stas es grande. Calendarizacin de una actividad especfica (diagrama de GANTT) Ejemplo: Se realiza un diagrama de Gantt, para analizar el proceso que se lleva a cabo en la Mueblera Garzn en la elaboracin y distribucin de sus productos al pblico en general entre los cuales tenemos mubles para juego de sala, comedor, aparta estudios entre otros: Las actividades a realizar son:
Talar la madera. Transporte de la Madera. Elaboracin del mueble. Acabado del Mueble. Transporte a la Bodega. Comercializacin del mueble.
Actividades Talar la Madera Transporte de la Madera Elaboracin mueble Acabado Mueble del del
Da 1
Da 2
Da 3
Da 4
Da 5
Da 6
Transporte a la Bodega Comercializacin del mueble
Tambin se puede construir un diagrama de Gantt con Microsoft Excel. Excel no contiene un formato de diagrama de Gantt integrado, pero puede crear un diagrama de Gantt personalizando un tipo de grfico de barras. Por ejemplo:
ADMINISTRACION DE LAS ACTIVIDADES DEL ANALISTA DE SISTEMAS Junto con la administracin de tiempos recursos, el analista de sistemas tambin debe administrar personas. La administracin se logra principalmente por medio de la comunicacin precisa con los miembros del equipo que han sido seleccionados por su competencia y compatibilidad. ESTRATEGIAS DE COMUNICACIN PARA EL MANEJO DE EQUIPOS Los equipos tienen su personalidad propia y es el resultado de la combinacin de cada miembro individual del equipo con todos los dems, en forma tal se crea una red de interacciones totalmente nueva. De hecho, lo equipos tienen dos lderes y no uno solo. Por lo general emerger una persona que dirigir a los miembros para el logro de las tareas y emerger otra persona que se encargue de las relaciones sociales entre los miembros del grupo. Cada equipo est sujeto a tentaciones que son el resultado de la bsqueda del balance entre el logro de las tareas y el mantenimiento de las relaciones entre los miembros del equipo. Para que el equipo contine su efectividad, se debe resolver continuamente las tenciones. DETERMINACION DE LOS METODOS DE PRODUCTIVIDAD DEL PROYECTO Cuando se ha trabajado con los miembros del equipo con diversos tipos de proyectos, usted o el lder del equipo adquieran una perspectiva para proyectar lo que el equipo puede lograr en una determinada cantidad del tiempo. Se necesita que los objetos sean formulados y que los miembros del equipo estn de acuerdo con ellos. Los objetos variarn en alguna forma para que cada proyecto que se realice debido a que algunas veces ser instalado un sistema completo y en cambio otros proyectos pueden involucrar modificaciones limitadas a una parte de un sistema. MOTIVACIONES DE LOS MIEMBROS DEL EQUIPO DEL PROYECTO Para simplificar, recuerde que las personas ingresan a las organizaciones para satisfacer algunas de sus necesidades bsicas, tales como alimentacin, vestido y alojamiento. El simple acto de establecer un objetivo retador pero lograble y luego
medir peridicamente el desempeo contra el objetivo, parece trabajar para la motivacin de las personas. EVITAR FALLAS DEL PROYECTO Las decisiones primeras que se tienen con los administradores y otras personas que solicitan un proyecto, junto con los estudios de factibilidad que hace el analista de sistemas, son por lo general las mejores defensas posibles para no tomar un proyecto que tenga una gran probabilidad de falla.
UNIDAD IV
ANLISIS DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN MUESTREO E INVESTIGACIN DE DATOS IMPRESOS. El proceso de seleccionar sistemticamente elementos representativos de una poblacin es llamado muestreo. El objeto del muestreo es seleccionar y estudiar documentos, tales como facturas, reportes de ventas y memorndums, o tal vez seleccionar y entrevistar, dar cuestionarios u observar a miembros de la organizacin. El muestreo puede reducir costos, velocidad de recoleccin de datos, hacer potencialmente que el estudio sea ms efectivo y posiblemente reducir la ascendencia en el estudio. Cuatro tipos principales de muestras que tiene el analista. Un analista de sistemas debe seguir cuatro pasos en el diseo de una buena muestra. Primero, se tiene la necesidad de determinar la poblacin misma. Segundo, se debe decidir el tipo de muestra. Tercero, se debe calcular el tamao de muestra. Por ltimo, se deben planear los datos que necesitan ser recolectados o descritos. Tipos de informacin buscada en la investigacin Los tipos de muestras tiles para un analista de sistemas son: de conveniencia, intencionada, aleatoria simple y aleatoria compleja. El ltimo tipo incluye las subcategoras de muestreo sistemtico y muestreo estratificado. Hay varios lineamientos a seguir para la determinacin del tamao de muestra. El analista de sistemas puede hacer una decisin subjetiva en relacin con el estimado de intervalo aceptable. Luego se selecciona un nivel de confianza y puede ser calculado el tamao de muestra necesario. El analista de sistemas necesita investigar datos relevantes, incluyendo reportes, documentos, estados financieros, manuales de procedimientos y memorndums. Los datos relevantes muestran dnde ha estado la organizacin y hacia dnde creen sus miembros que estn yendo. Es necesario que sean analizados documentos cuantitativos y cualitativos. Debido a que los documentos son mensajes persuasivos, debe ser reconocido que el cambiarlos tambin puede cambiar a la organizacin. Las consignas que se colocan revelan la cultura oficial de la organizacin Hay muchas formas de analizar documentos cuantitativos y cualitativos. Sin embargo, es importante recordar que la investigacin de los datos archivados tiene ventajas y desventajas. Debido a que muchas de las desventajas pueden ser superadas, vale la pena la investigacin de archivos. Una de las desventajas del uso de datos archivados es que los datos pueden ser importantes solamente para aquel que originalmente los guard.
LA NECESIDAD DEL MUESTREO Hay muchas razones, ellas incluyen: a) los costos. b) la agilizacin de la recoleccin de datos. c) la mejora de la efectividad. d) la reduccin de la ascendencia. El examen de cada papel y el hablar con todas las personas de la organizacin podra ser demasiado costoso para el analista de sistemas. La fotocopia de reportes, el pedir tiempo valioso de los empleados y el duplicar cuestionarios dar como resultado gastos innecesarios. El muestreo ayuda a acelerar el proceso de recoleccin de datros seleccionados en ves de todos los datos de la poblacin completa. A dems al analista de sistemas, le es evitado el problema de analizar todos estos datos de la poblacin. La efectividad en la recoleccin de datos tambin es una consideracin importante, el muestreo puede ayudar a mejorar la efectividad que si se obtuviera informacin precisa. Esto se logra por ejemplo, hablando con menos empleados, pero, preguntndoles cuestiones mas detalladas. La ascendencia en la recoleccin de datos puede ser reducida por el muestreo cuando el analista de sistemas pide una opinin acerca dew una caracterstica permanente del sistema de informacin instalado, el ejecutivo entrevistado puede proporcionar una evaluacin ascendente, debido a que hay poca probabilidad de cambiarla. DISEO DEL MUESTREO 1) Determinar los datos a ser recolectados o descriptos. 2) Determinar la probabilidad a ser muestreada. 3) Seleccionar el tipo de muestra. 4) Decidir el tamao de la muestra. Determinacin de los datos a ser recolectados o descriptos: Las tareas y responsabilidades del analista de sistemas en este punto son: Identificar las variables, atributos y conceptos de datos asociados que necesitan ser recolectados en la muestra. DETERMINACION DE LA POBLACION A SER MUETREADA El analista de sistemas debe determinar cual es la poblacin, cuando se decide a quien entrevistar, el analista de sistemas tiene que determinar si la poblacin debe incluir solo un nivel de la organizacin o todos los niveles, o tal vez ir hasta el exterior del sistema para incluir la reaccin de los clientes. SELECCION DE TIPOS DE MUESTRAS Hay 4 tipos principales de muestras:
1) De conveniencia: son muestras no restringibles y no probables. 2) Intencionadas: el analista de sistemas puede seleccionar a un grupo de individuos que parecen tener conocimiento e inters en el nuevo sistema de informacin. 3) Muestra aleatoria compleja: frecuentemente se pueden lograr los objetivos del muestreo seleccionando uno de los enfoques para el muestreo o aleatorio complejo: 1) Muestreo sistemtico. 2) muestreo estratificado 3) muestreo aglomerado DECISIN DEL TAMAO DE LA MUESTRA Es importante recordar que, en la cantidad absoluta es mas importante el muestreo que el porcentaje de la poblacin. Por ejemplo, podemos obtener resultados satisfactorios muestreando 20 personas en 200 o 20 personas en 2 millones. El tamao de la muestra depende de muchas cosas, algunas puestas por el analista de sistemas, algunas determinadas por el que sabe acerca de la poblacin misma y otros factores imperantes. El tamao de muestra depende frecuentemente del costo involucrado en el tiempo requerido por el analista de sistemas o hasta del tiempo disponible de las personas de la organizacin.
UNIDAD V
ENTREVISTAS. El proceso de las entrevistas es un mtodo que usa el analista de sistemas para la recoleccin de datos sobre los requerimientos de informacin. El analista de sistemas escucha buscando objetivos, sentimientos, opiniones y procedimientos informales en entrevistas con los tomadores de decisiones de la organizacin. Tambin vende el sistema durante las entrevistas. Las entrevistas son dilogos de preguntas respuestas planeados por anticipado entre dos personas. Hay cinco pasos que deben tomarse para la planeacin previa de la entrevista: 1. Lectura de material de fondo 2. Establecimiento de objetivos de la entrevista 3. Decisin de a quin entrevistar 4. Preparacin del entrevistado 5. Decisin sobre el tipo y estructura de las preguntas Las preguntas tienen dos tipos bsicos: abiertas y cerradas. Las preguntas abiertas dejan abiertas todas las opciones de respuesta para el entrevistado, Las preguntas cerradas limitan las opciones posibles de la respuesta. Ventajas de usar preguntas cerradas de cualquier tipo:
1) se ahorra tiempo 2) se facilita la comparacin de la entrevista 3) se llega al objetivo 4) se mantiene el control sobre las entrevistas 5) se tratan muchos temas rpidamente 6) se obtienen datos relevantes Desventajas 1) son aburridas para el entrevistado 2) no se llega a obtener mucho detalle 3) se pierden ideas principales 4) no se llega a establecer una relacin armonioso entre el entrevistado y el entrevistador. Ejemplos: Que tantos reportes genera en un mes? Desde hace cuanto tiempo trabaja en la empresa? Quien recibe este reporte? Un tipo especial de preguntas cerradas es la pregunta BIPOLAR Esto limita todava mas al entrevistado, permitindole solamente una seleccin de algn extremo, tal como: si o no, cierto o falso, esta de acuerdo o en desacuerdo?. Ejemplos: Usa usted microcomputadoras? Quiere recibir impresin de su extracto de cuentas cada mes? Esta el formulario correctamente llenado? Las averiguaciones pueden ser abiertas o cerradas, pero le solicitan al interlocutor una respuesta ms detallada. FALLAS EN LAS PREGUNTAS Redactando de ante mano, ser capaz de conseguir cualquier pregunta tonta que haya escrito. a) Evaluacin de preguntas conducentes: tienden a dirigir al entrevistado hacia la respuesta que uno parece querer. La respuesta es entonces sugerida, debido a que est proponiendo una especie de trampa. Ejemplo: Qu piensa usted del control de inventario computarizado?; respuesta: seguro que le parecer bien implementarlo b) Elusin de preguntas dobles: son aquellas en las que se usa una sola pregunta para lo que rehecho son dos preguntas separadas. Ejemplo: Qu decisiones toma durante un da tpico y como las toma?
ACOMODO DE LAS PREGUNTAS EN UNA SECUENCIA LOGICA Las entrevistas pueden estar estructuradas en tres formas bsicas: a) Las estructuras piramidales: la organizacin inductiva de las preguntas puede ser visualizada como si tuviera una forma de pirmide. Comienzan con preguntas muy detalladas y frecuentemente cerradas, luego se amplan a preguntas abiertas y ms generales. b) Las estructuras de embudo: el entrevistador toma un enfoque deductivo, comenzando con preguntas abiertas generales y luego se estrechan a preguntas cerradas ms especficas. Esta estructura proporciona una forma fcil y no intimidante para comenzar una entrevista. c) Las estructuras de rombo: combinan las fuerzas de las otras dos estructuras pero se llevan ms tiempo para realizarse. Esta conlleva en comenzar en una forma muy especial luego examina temas generales y por ltimo llegar a una conclusin muy especfica. REGISTRO DE ENTREVISTAS Hay compromisos involucrados sobre la decisin de cmo estructurar para realizar las preguntas y secuencias de preguntas de la entrevista. Las entrevistas deben ser grabadas por medio de grabadoras de cinta o la toma de notas. Despus de la entrevista, el entrevistador debe escribir un reporte que liste los puntos principales que se proporcionaron, as como opiniones acerca de lo que fue dicho. Es extremadamente importante documentar la entrevista lo ms pronto posible despus de que haya sido realizada. Para reducir tanto el tiempo como el costo de las entrevistas personales, los analistas pueden considerar el diseo conjunto de aplicaciones (JAD) como una alternativa. Mediante el uso del JAD los analistas logran tanto el anlisis de requerimientos como el diseo de la interfaz de usuario con los usuarios en un lugar de reunin de grupo. La valoracin cuidadosa del lugar de reunin para la organizacin ayudar a juzgar al analista si el JAD es una alternativa adecuada. El objetivo de la averiguacin es ir mas all de la respuesta inicial para obtener y expedir el punto de vista del entrevistado o para aclarar algn punto. USO DE GRABADORAS 1) Proporciona un registro completamente preciso de lo que cada persona dijo. 2) Libera al entrevistador para escuchar y responder mas rpidamente. 3) Permite mejorar contando visualmente y por consecuencia, mejor desarrollo de una relacin armoniosa entre el entrevistador y el entrevistado. 4) Permite la reproduccin de la entrevista para otros miembros del equipo. TOMA DE NOTAS 1) El da anterior a la entrevista haga contacto con el entrevistado para confirmar la hora y el lugar de la entrevista.
2) El da de la entrevista: a) vstase adecuadamente b) llegue temprano a la entrevista c) confirme con el entrevistado que usted est presente y listo para comenzar con la entrevista. GUIA PARA ESCUCHAR ATENTAMENTE 1) Deje hablar 2) Haga que su interlocutor se sienta en confianza 3) Demuestre a su interlocutor que usted est dispuesto a escucharlo 4) Elimine las distracciones 5) Establecer una empata con su interlocutor 6) Sea paciente 7) Domine su temperamento 8) No critique ni argumente en exceso 9) Pregunte lo que sea necesario
UNIDAD VI
USO DE CUESTIONARIOS. Mediante el uso de cuestionarios los analistas de sistemas pueden recolectar datos sobre actitudes, creencias, comportamientos y caractersticas de gentes importantes en la organizacin. Los cuestionarios son tiles s: las personas de la organizacin estn ampliamente dispersas, muchas gentes estn involucradas con el proyecto de sistema, se necesita un trabajo exploratorio antes de recomendar alternativas o hay una necesidad para la sensibilizacin del problema antes de que se realicen entrevistas. Una vez que han sido articulados los objetivos del cuestionario, el analista puede comenzar a escribir preguntas abiertas o cerradas. La seleccin de la redaccin es extremadamente importante y debe reflejar el lenguaje de los miembros de la organizacin. Idealmente, las preguntas deben ser simples, especficas, sin ascendencia, sin menosprecio, tcnicamente precisas y dirigidas a aquellos que tienen el conocimiento. La asignacin de escalas es el proceso de asignar nmeros u otros smbolos a un atributo o caracterstica. Tal vez quiera el analista de sistemas usar escalas para medir las actitudes o las caractersticas de los interlocutores o para hacer que los interlocutores acten como jueces sobre el tema del cuestionario. Las cuatro formas de medicin son escalas nominales, ordinales, de intervalo y de relacin. La forma de medicin es frecuentemente indicada por los datos, y el anlisis de los datos es a su vez indicado en alguna medida por la forma de medicin.
Los analistas de sistemas necesitan tomar en consideracin la validez y la confiabilidad. La validez significa que el cuestionario mide lo que el analista de sistemas pretendi medir. La confiabilidad significa que los resultados son consistentes. Los analistas deben ser cuidadosos para evitar problemas como lenidad, tendencia central y el efecto de halo cuando construyen escalas. El control consistente del formato y estilo del cuestionario puede dar como resultado una mejor tasa de respuesta. Adicionalmente, el ordenamiento y agrupamiento significativo de las preguntas es importante para ayudar a que los interlocutores comprendan el cuestionario. 7. OBSERVACIN DEL COMPORTAMIENTO DE LOS TOMADORES DE DECISIONES Y EL AMBIENTE DE OFICINA. Los analistas usan la observacin como una tcnica de recopilacin de ir, formacin. Por medio de la observacin obtienen apreciaciones sobre lo que se hace realmente, ven de primera mano las relaciones entre los tomadores de decisiones en una organizacin, comprenden la influencia del ambiente fsico de ste, interpretan los mensajes enviados por el tomador por medio de su vestimenta y el acomodo de su oficina y comprenden la influencia del tomador de decisiones con respecto a los dems. Usando el muestreo de tiempos o eventos, el analista observa las actividades tpicas del tomador de decisiones y su lenguaje corporal. Hay varios sistemas para registrar tales observaciones, incluyendo sistemas di categoras, listas de verificacin, escalas, notas de campo y guiones. Adems de la observacin del comportamiento del tomador de decisiones, el analista de sistemas debe observar tambin lo que le rodea. Un mtodo para la observacin estructurado del ambiente es llamado STROBE, Un analista de sistemas usa STROBE en la misma forma que un crtico de cine usa un mtodo llamado mise-enscne para analizar una toma de una pelcula Varios elementos concretos del ambiente del tomador de decisiones pueden ser observados e interpretados. Estos elementos incluyen (1) la ubicacin de la oficina, (2) la ubicacin del escritorio del tomador de decisiones, (3) el equipo de oficina fijo, (4) las propiedades, tales como calculadoras y pantallas, (5) revistas del negocio y peridicos, (6) iluminacin y color de la oficina y (7) la vestimenta usada por el tomador de decisiones. Se puede usar STROBE para obtener una mejor comprensin sobre la manera en que los tomadores de decisiones actualmente recopilan, procesan, guardan y comparten informacin, Hay varias alternativas para la aplicacin de STROBE en una organizacin. Estas incluyen el anlisis de fotografas, el uso de una lista de verificacin con base en la escala Likert, la adopcin de una lista anecdtica con smbolos y la simple escritura de una comparacin de observacin/narrativa, Cada mtodo tiene determinadas ventajas, as como desventajas, que el analista debe sopesar cuando seleccione una alternativa sobre la otra.
Recoleccin de datos
INTRODUCCIN La recoleccin de datos se refiere al uso de una gran diversidad de tcnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para desarrollar los sistemas de informacin, los cuales pueden ser la entrevistas, la encuesta, el cuestionario, la observacin, el diagrama de flujo y el diccionario de datos. Todos estos instrumentos se aplicarn en un momento en particular, con la finalidad de buscar informacin que ser til a una investigacin en comn. En la presente investigacin trata con detalle los pasos que se debe seguir en el proceso de recoleccin de datos, con las tcnicas ya antes nombradas. TCNICAS PARA HALLAR DATOS Los analistas utilizan una variedad de mtodos a fin de recopilar los datos sobre una situacin existente, como entrevistas, cuestionarios, inspeccin de registros (revisin en el sitio) y observacin. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de cada una y ayudar a asegurar una investigacin completa. LA ENTREVISTA Las entrevistas se utilizan para recabar informacin en forma verbal, a travs de preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarn datos o sern afectados por la aplicacin propuesta. El analista puede entrevistar al personal en forma individual o en grupos algunos analistas prefieren este mtodo a las otras tcnicas que se estudiarn ms adelante. Sin embargo, las entrevistas no siempre son la mejor fuente de datos de aplicacin. Dentro de una organizacin, la entrevista es la tcnica ms significativa y productiva de que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la entrevista es un intercambio de informacin que se efecta cara a cara. Es un canal de comunicacin entre el analista y la organizacin; sirve para obtener informacin acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, as como concejo y comprensin por parte del usuario para toda idea o mtodo nuevos. Por otra parte, la entrevista ofrece al analista una excelente oportunidad para establecer una corriente de simpata con el personal usuario, lo cual es fundamental en transcurso del estudio. Preparacin de la Entrevista 1. Determinar la posicin que ocupa de la organizacin el futuro entrevistado, sus responsabilidades bsicas, actividades, etc. (Investigacin). 2. Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios (Organizacin). 3. Fijar un lmite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista. (Psicologa).
4.
Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor comodidad (Psicologa). 5. Hacer la cita con la debida anticipacin (Planeacin). Conduccin de la Entrevista 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Explicar con toda amplitud el propsito y alcance del estudio (Honestidad). Explicar la funcin propietaria como analista y la funcin que se espera conferir al entrevistado. (Imparcialidad). Hacer preguntas especficas para obtener respuestas cuantitativas (Hechos). Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad y actitudes similares (habilidad). Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad). Ser corts y comedio, abstenindose de emitir juicios de valores. (Objetividad). Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los comentarios al margen de la cuestin. Escuchar atentamente lo que se dice, guardndose de anticiparse a las respuestas (Comunicacin).
Secuela de la Entrevista 1. 2. Escribir los resultados (Documentacin). Entregar una copia al entrevistado, solicitando su conformacin, correcciones o adiciones. (Profesionalismo). 3. Archivar los resultados de la entrevista para referencia y anlisis posteriores (Documentacin). Recabar datos mediante la Entrevista La entrevista es una forma de conversacin, no de interrogacin, al analizar las caractersticas de los sistemas con personal seleccionado cuidadosamente por sus conocimientos sobre el sistema, los analistas pueden conocer datos que no estn disponibles en ningn otra forma. En las investigaciones de sistema, las formas cualitativas y cuantitativas de la informacin importante. La informacin cualitativa est relacionada con opinin, poltica y descripciones narrativas de actividades o problemas, mientras que las descripciones cuantitativas tratan con nmeros frecuencia, o cantidades. A menudo las entrevistas pueden ser la mejor fuente de informacin cualitativas, los otros mtodos tiende a ser ms tiles en la recabacin de datos cuantitativos. Son valiosas las opiniones, comentarios, ideas o sugerencia en relacin a como se podra hacer el trabajo; las entrevistas a veces es la mejor forma para conocer las actividades de las empresas. La entrevista pueden descubrir rpidamente malos entendidos, falsa expectativa o incluso resistencia potencial para las aplicaciones de desarrollo; ms an, a menudo es ms fcil calendarizar una entrevista con los gerentes de alto nivel, que pedirle que llenen cuestionario.
Determinacin del tipo de Entrevista La estructura de la entrevista vara. Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir informacin general, es conveniente elaborar una serie de pregunta sin estructura, con una sesin de preguntas y respuesta libres Las entrevistas estructuradas utilizan pregunta estandarizada. El formato de respuestas para las preguntas pueden ser abierto o cerrado; las preguntas para respuestas abierta permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que parezca apropiado. Pueden contestar por completo con sus propias palabras. Con las preguntas para respuesta cerradas se proporcionan al usuario un conjunto de respuesta que se pueda seleccionar. Todas las personas que respondes se basan en un mismo conjunto de posibles respuestas. Los analistas tambin deben dividir el tiempo entre desarrollar preguntas para entrevistas y analizar respuesta. La entrevista no estructurada no requiere menos tiempos de preparacin, porque no necesita tener por anticipado las palabras precisas de las preguntas. Analizar las respuestas despus de la entrevista lleva ms tiempo que con la entrevista estructuradas. El mayor costo radica en la preparacin, administracin y anlisis de las entrevistas estructuradas para pregunta cerradas. Ejemplos de las preguntas abiertas y cerradas en la entrevista estructurada FORMA DE PREGUNTA ABIERTA Ejemplo: obtener la informacin sobre las caractersticas de diseos crticas para los empleados. FORMA DE PREGUNTA CERRADA Ejemplo: obtener la informacin sobre las
Caractersticas de diseo crticas para algunos empleados han sugerido que la los empleados. mejor forma para hacer eficiente el La experiencia le ha proporcionado una procesamiento de pedidos es instalar un amplia visin en cuanto a la forma en la sistema de computadora que maneje que la empresa maneja los pedidos..." todos los clculos..." Me gustara que usted contestara Bajo estas circunstancias apoyara algunas preguntas especficas en usted el desarrollo de un sistema de este relacin en lo anterior: tipo?. -Qu etapas trabajas bien?cules no -En donde se presenta la mayor parte del problema? - Cundo ocurre un atraso, cmo se maneja? Entre otros Seleccin de Entrevistados Realizar entrevistas toma tiempo; por lo tanto no es posible utilizar este mtodo para recopilar toda la informacin que se necesite en la investigacin; incluso el
analista debe verificar los datos recopilados utilizando unos de los otros mtodos de recabacin de datos. La entrevista se aplican en todos los niveles gerencial y de empleados y dependa de quien pueda proporcionar la mayor parte de la informacin til para el estudio los analistas que estudian la administracin de inventarios pueden entrevistar a los trabajadores del embarque y de recepcin, al personal de almacn y a los supervisores de los diferentes turnos, es decir. Aquellas personas que realmente trabajan en el almacn, tambin entrevistarn a los gerentes ms importantes. Realizacin de Entrevista La habilidad del entrevistador es vital para el xito en la bsqueda de hecho por medio de la entrevista. Las buenas entrevistas dependen del conocimiento del analista tanto de la preparacin del objetivo de una entrevista especfica como de las preguntas por realizar a una persona determinada. El tacto, la imparcialidad e incluso la vestimenta apropiada ayudan a asegurar una entrevista exitosa. La falta de estos factores puede reducir cualquier oportunidad de xito. Por ejemplo, analista que trabaja en la aplicacin enfocada a la reduccin de errores (captado por la gerencia de alto nivel) probablemente no tendra xito si llegara a una oficina de gerencia de nivel medio con la presentacin equivocada, ejemplo "Estamos aqu para resolver su problema". A travs de la entrevista, los analistas deben preguntarse a s mismo las siguientes preguntas:
o o o o
Qu es lo que me est diciendo la persona? Por qu me lo est diciendo a m? Qu est olvidando? Qu espera est persona que haga yo? Entrevista estructurada -Asegura la elaboracin uniforme de las preguntas para todos los que van a responder. Entrevista no estructurada -El entrevistador tiene mayor flexibilidad al realizar las preguntas adecuadas a quien responde.
VENTAJAS
-Fcil de administrar y evaluar.
-El entrevistador puede explotar reas que surgen espontneamente durante la -Evaluacin ms objetiva tanto de quienes responden entrevista. como de las respuestas a las -Puede producir informacin sobre rea que se minimizaron preguntas. o en las que no se pens que -Se necesita un limitado fueran importantes. entrenamiento del entrevistador. -Resulta en entrevistas ms
pequeas. -Alto costo de preparacin. -Puede utilizarse -Los que responden pueden negativamente el tiempo, tanto no aceptar un alto nivel en la de quien responde como del entrevistador. estructura y carcter mecnico de las preguntas. -Los entrevistadores pueden -Un alto nivel en la estructura introducir sus sesgos en las puede no ser adecuado para preguntas o al informar de los resultados. todas las situaciones. -Puede recopilarse -El alto nivel en las estructuras reduce responder informacin extraa en forma espontnea, as -El anlisis y la interpretacin como la habilidad del de los resultados pueden ser entrevistador para continuar largos. con comentarios hacia el -Toma tiempo extra recabar entrevistado. los hechos esenciales. Qu es una encuesta? Se ha dicho que Estados Unidos ya no es una "sociedad industrial", sino una "sociedad de informacin". Esto es, nuestros mayores problemas y tareas ya no giran principalmente en la produccin de bienes y servicios necesarios para nuestra supervivencia y comodidad. Nuestra "sociedad", requiere un rpido y preciso flujo de informacin sobre las preferencias, necesidades y comportamiento de sus miembros. Es en respuesta a esta necesidad crtica de informacin por el gobierno, el comercio y las instituciones sociales que tanta confianza se pone en las encuestas. Hoy en da la palabra "encuesta" se usa ms frecuentemente para describir un mtodo de obtener informacin de una muestra de individuos. Esta "muestra" es usualmente slo una fraccin de la poblacin bajo estudio. Por ejemplo, antes de una eleccin, una muestra de electores es interrogada para determinar cmo los candidatos y los asuntos son percibidos por el pblico un fabricante hace una encuesta al mercado potencial antes de introducir un nuevo producto una entidad del gobierno comisiona una encuesta para obtener informacin para evaluar legislacin existente o para preparar y proponer nueva legislacin. No tan slo las encuestas tienen una gran variedad de propsitos, sino que tambin pueden conducirse de muchas maneras, incluyendo por telfono, por correo o en persona. An as, todas las encuestas tienen algunas caractersticas en comn.
DESVENTAJAS
A diferencia de un censo, donde todos los miembros de la poblacin son estudiados, las encuestas recogen informacin de una porcin de la poblacin de inters, dependiendo el tamao de la muestra en el propsito del estudio. En una encuesta bona fide, la muestra no es seleccionada caprichosamente o slo de personas que se ofrecen como voluntarios para participar. La muestra es seleccionada cientficamente de manera que cada persona en la poblacin tenga una oportunidad medible de ser seleccionada. De esta manera los resultados pueden ser proyectados con seguridad de la muestra a la poblacin mayor. La informacin es recogida usando procedimientos estandarizados de manera que a cada individuo se le hacen las mismas preguntas en mas o menos la misma manera. La intencin de la encuesta no es describir los individuos particulares quienes, por azar, son parte de la muestra sino obtener un perfil compuesto de la poblacin. Una "encuesta" recoge informacin de una "muestra." Una "muestra" es usualmente slo una porcin de la poblacin bajo estudio. El estndar de la industria para todas las organizaciones respetables que hacen encuestas es que los participantes individuales nunca puedan ser identificados al reportar los hallazgos. Todos los resultados de la encuesta deben presentarse en resmenes completamente annimos, tal como tablas y grficas estadsticas. Cun grande debe ser la muestra? El tamao de muestra requerido en una encuesta depende en parte de la calidad estadstica necesaria para los establecer los hallazgos; esto a su vez, est relacionado en cmo esos hallazgos sern usados. An as, no hay una regla simple para el tamao de muestra que pueda ser usada en todas las encuestas. Mucho de esto depende de los recursos profesionales y fiscales disponibles. Los analistas frecuentemente encuentran que una muestra de tamao moderado es suficiente estadstica y operacionalmente. Por ejemplo, las muy conocidas encuestas nacionales frecuentemente usan cerca de 1,000 personas para obtener informacin razonable sobre actitudes y opiniones nacionales. Cuando nos damos cuenta que una muestra apropiadamente seleccionada de slo 1,000 individuos puede reflejar varias caractersticas de la poblacin total, es fcil apreciar el valor de usar encuestas para tomar decisiones informadas en una sociedad compleja como la nuestra. Las encuestas proveen medios rpidos y econmicos de determinar la realidad de nuestra economa y sobre los conocimientos, actitudes, creencias, expectativas y comportamientos de las personas. Quin lleva a cabo las Encuestas? Todos conocemos sobre las encuestas de opinin pblica que son reportadas por los medios informativos. Por ejemplo, la Encuesta Gallup y la Encuesta Harris emiten informes peridicos describiendo la opinin pblica nacional sobre una amplia gama de asuntos corrientes. Encuestas estatales y en las reas metropolitanas, frecuentemente con el apoyo econmico de algn peridico o estacin de televisin local, se reportan regularmente en muchos lugares. Las cadenas mayores de radio y televisin, as como revistas nacionales de noticias
tambin llevan a cabo encuestas e informan sus resultados A pesar de esto, la gran mayora de las encuestas no son de opinin pblica. La mayora estn dirigidas a un propsito administrativo, comercial o cientfico. La gran variedad de asuntos con los que tratan las encuestas se puede ilustrar con la siguiente lista de usos reales:

Las cadenas mayores de televisin confan en encuestas que le dicen cuntas y qu tipo de personas ven sus programas. Statistics Canad lleva a cabo encuestas continuas de panel sobre nios (y sus familias) para estudiar sus necesidades educativas y otras. Es una buena prctica nunca identificar los participantes individuales. El tamao de la muestra depende de las metas estadsticas y de los recursos disponibles para la encuesta. Los fabricantes de automviles usan encuestas para determinar cun satisfechos estn las personas con sus autos. El Negociado del Censo de los Estados Unidos lleva a cabo encuestas cada mes para obtener informacin sobre empleo y desempleo en la nacin. La Agencia para la Poltica e Investigacin sobre Cuidado de Salud de los Estados Unidos auspicia una encuesta peridica para determinar cuanto dinero est gastando la gente en los distintos tipos de cuidado mdico. Las autoridades de transportacin local conducen encuestas para obtener informacin sobre los hbitos de viaje y transportacin de las personas. Las revistas y revistas profesionales usan encuestas para conocer qu leen sus suscriptores. Se llevan a cabo encuestas para conocer quien usa nuestros parques nacionales y otras facilidades recreativas. Las encuestas proveen una fuente importante de conocimiento cientfico bsico. Economistas, siclogos, profesionales de la salud y socilogos llevan a cabo encuestas para estudiar materias tales como los patrones de ingreso y gastos en los hogares, las races del prejuicio tnico o racial, las implicaciones de los problemas de salud en la vida de las personas, comparando el comportamiento electoral y los efectos sobre la vida familiar de mujeres que trabajan fuera del hogar. Cules son algunos mtodos comunes de Encuestas? Las encuestas pueden ser clasificadas en muchas maneras. Una dimensin es por tamao y tipo de muestra. Las encuestas pueden ser usadas para estudiar poblaciones humanas o no humanas (por ejemplo, objetos animados o inanimados, animales, terrenos, viviendas). Mientras que muchos de los principios son los mismos para todas las encuestas, el foco aqu ser en mtodos para hacer encuestas a individuos. Muchas encuestas estudian todas las personas que residen en un rea definida, pero otras pueden enfocar en grupos particulares de la poblacin -nios, mdicos, lderes de la comunidad, los desempleados, o usuarios de un producto o servicio
particular. Las encuestas tambin pueden ser conducidas con muestras locales, estatales o nacionales. Las encuestas pueden ser clasificadas por su mtodo de recoleccin de datos. Las encuestas por correo, telefnicas y entrevistas en persona son las ms comunes. Extraer datos de rcords mdicos y otros se hace tambin con frecuencia. En los mtodos ms nuevos de recoger datos, la informacin se entra directamente a la computadora ya sea por un entrevistador adiestrado o an por la misma persona entrevistada. Un ejemplo bien conocido es la medicin de audiencias de televisin usando aparatos conectados a una muestra de televisores que graban automticamente los canales que se observan. Las encuestas son una fuente importante de conocimiento cientfico bsico. Las encuestas por correo, a travs de entrevistas telefnicas o en persona son las ms comunes. Las encuestas por correo pueden ser de costo relativamente bajo. Como con cualquier otra encuesta, existen problemas en usar este mtodo si no se presta suficiente atencin a obtener niveles altos de cooperacin. Estas encuestas pueden ser ms efectivas cuando se dirigen a grupos particulares, tal como suscriptores a una revista especializada o a miembros de una organizacin profesional. Las entrevistas telefnicas son una forma eficiente de recoger ciertos tipos de datos y se estn usando con cada vez mayor frecuencia. Se prestan particularmente bien a situaciones donde es necesario obtener resultados oportunos y cuando el largo de la encuesta es limitado. Las entrevistas en persona en el hogar u oficina de un participante son mucho ms caras que las encuestas telefnicas o por correo. Estas pueden ser necesarias especialmente cuando se debe recoger informacin compleja. Algunas encuestas combinan varios mtodos. Por ejemplo, una encuestadora puede usar el telfono para identificar participantes elegibles (tal como localizar individuos mayores elegibles para Medicare) y luego hacer cita para una entrevista en persona. Qu preguntas hacemos en una Encuesta? Podemos clasificar las encuestas tambin por su contenido. Algunas encuestas enfocan en las opiniones y actitudes (tal como las encuestas pre-eleccionarias), mientras que otras se preocupan por caractersticas o comportamiento reales (tal como la salud de las personas, vivienda, gastos del consumidor o hbitos de transportacin). Muchas encuestas combinan preguntas de ambos tipos. Los participantes pueden ser preguntados si han odo ledo sobre algn asunto qu saben sobre l su opinin con cuanta firmeza sienten y por qu su experiencia sobre el asunto y ciertos datos personales que ayudar al analista a clasificar sus respuestas (tal como edad, gnero, estado civil, ocupacin y lugar de residencia). Las preguntas pueden ser abiertas ("Por qu siente as?"), o cerradas ("Aprueba usted o desaprueba?"). Los entrevistadores pueden solicitar al participante que
evale un candidato poltico o un producto usando alguna escala, o pueden solicitarle que ordene varias alternativas. Algunas encuestas enfocan sobre opiniones otras sobre hechos. La forma en que se hace una pregunta puede afectar mucho los resultados de una encuesta. Por ejemplo, una reciente encuesta de NBC/Wall Street Journal hizo dos preguntas muy similares obteniendo resultados muy diferentes: (1) "Favorece recortar programas tales como el seguro social, medicare, medicaid y subsidios a agricultores con el fin de reducir el dficit presupuestario?" Los resultados: a favor 23%, opuestos 66%, no opinaron 11%. (2) Favorece recortar las autorizaciones fiscales del gobierno para reducir el dficit presupuestario? Los resultados: a favor 61%, opuestos 25%, no opinaron 14%. El cuestionario puede ser muy breve -unas pocas preguntas, tomando cinco minutos o menos - o puede ser bastante extenso requiriendo una hora o ms de tiempo al participante. Como es ineficiente identificar y acercarse a una muestra nacional grande para preguntar unos pocos temes de informacin, existen encuestas colectivas que combinan los intereses de varios clientes en una sola entrevista. En estas encuestas, a los participantes se les preguntar sobre una docena de preguntas sobre un tema, una media docena sobre otro tema y as sucesivamente. Como los cambios en actitudes o comportamiento no pueden establecerse confiablemente con una sola entrevista, algunas encuestas usan un diseo de panel, en el cual los mismos participantes son entrevistados en dos ocasiones o ms. Tales encuestas son usadas comnmente durante una campaa electoral o para trazar la salud de una familia o su patrn de compras durante un perodo de tiempo. Quin trabaja en las Encuestas? El trabajador de encuestas mas conocido por el pblico es el entrevistador que llama por telfono, el que aparece en la puerta del hogar o el que detiene a personas en un centro comercial. Tradicionalmente, las entrevistas para encuestas, aunque requieren ocasionalmente largos das de trabajo en el campo, eran hechas principalmente por personas empleadas a tiempos parciales. Por lo tanto este tipo de empleo era particularmente adecuado para personas que no deseaban empleo a tiempo completo o que queran suplementar su ingreso regular. Cambios en el mercado de trabajo y en el nivel de automatizacin de las encuestas han comenzado a alterar este patrn -aumentando el nmero de encuestadores que buscan trabajar a tiempo completo. La experiencia no es usualmente requerida para un empleo de entrevistador, aunque las destrezas bsicas en el uso de computadoras adquieren cada da ms importancia. La mayora de las organizaciones que hacen investigacin proveen su propio adiestramiento para la labor del entrevistador. Los requisitos principales para entrevistar estn la habilidad para acercarse a personas extraas (en persona o por telfono), para El trabajador de encuestas mejor conocido por el pblico es el entrevistador pero hay muchos otros.
Persuadirles a participar y para recoger los datos necesarios siguiendo las instrucciones al pie de la letra. Menos visible, pero de igual importancia es el personal de la oficina, quienes -entre otras cosas- planifican la encuesta, seleccionan la muestra, supervisan las entrevistas, procesan los datos recogidos, analizan los datos e informan los hallazgos de la encuesta. En la mayora de las organizaciones de investigacin por encuestas, el personal gerencial habr tomado cursos graduados de mtodos de encuestas y poseen grados universitarios avanzados en estadsticas, sociologa, psicologa, mercadeo, alguna materia afn poseern experiencia equivalente. Los supervisores de nivel intermedio y los asociados de investigacin frecuentemente tendrn trasfondos acadmicos similares a los gerentes o habrn avanzado desde las filas de los entrevistadores, oficinistas o codificadores sobre la base de su competencia y experiencia. Qu sobre la confidencialidad e integridad? La confidencialidad de los datos suministrados por los participantes es una preocupacin primordial de todas las organizaciones respetables que hacen encuestas. En el Negociado del Censo de los Estados Unidos, por ejemplo, los datos recogidos estn protegidos por ley (Ttulo 13 del Cdigo Legal de Estados Unidos). En Canad, la Ley de Estadsticas garantiza la confidencialidad de los datos recogidos por Statistics Canad, y otros pases tienen salvaguardas similares. Varias organizaciones profesionales que tienen que ver con mtodos de encuestas tienen un cdigo de tica (como la Asociacin Estadstica Americana) que establecen reglas para mantener la confidencialidad de las respuestas en encuestas. La poltica recomendada para que las organizaciones de encuestas salvaguarden la confidencialidad incluye:
Usar cdigos numricos para vincular al participante con su cuestionario y guardar la informacin sobre el vnculo nombre-cdigo en un lugar aparte. Negarse a proveer los nombres y direcciones de los participantes en la encuesta a cualquier persona fuera de la organizacin de encuestas, incluyendo a sus clientes. Destruir cuestionarios e informacin que pueda servir para identificar los participantes luego que sus respuestas se hayan entrado a la computadora. Omitir los nombres y direcciones de los participantes en la encuesta de los archivos de computadora usados para anlisis. Presentar tabulaciones estadsticas usando categoras amplias para que los participantes individuales no puedan ser identificados. La confidencialidad de los datos suministrados por los participantes es una preocupacin primordial de todas las organizaciones de encuesta respetables. Cules son nuestras preocupaciones potenciales?
La calidad de una encuesta es determinada en gran medida por su propsito y por la forma en que es conducida. La mayora de las indagaciones de televisin (por ejemplo, las "encuestas" usando el nmero telefnico 900) o las "encuestas" en revista son altamente sospechosas. Estas y otras encuestas de opinin autoseleccionadas ("self-selected opinion polls: SLOPS)" pueden llevar a conclusiones errneas ya que los participantes no han sido seleccionados cientficamente. Las encuestas deben llevarse a cabo nicamente para obtener informacin estadstica sobre algn tema. No deben ser diseadas para producir resultados predeterminados o como un artificio para mercadeo o para actividades similares. Cualquier persona a quien se le solicite que responda a una encuesta de opinin o que se preocupe por los resultados debe primero decidir si las preguntas que se hacen son justas. Otra violacin importante de la integridad ocurre cuando lo que parece ser una encuesta es efectivamente un vehculo para estimular donaciones a alguna causa o para crear una lista de direcciones para mercadear productos.
Cuestionario Los cuestionarios proporcionan una alternativa muy til para la entrevista; si embargo, existen ciertas caractersticas que pueden ser apropiada en algunas situaciones e inapropiadas en otra. Al igual que la entrevistas, deben disearse cuidadosamente para una mxima efectividad. Recabacin de datos mediante cuestionarios Para los analistas los cuestionarios pueden ser la nica forma posible de relacionarse con un gran nmero de personas para conocer varios aspectos del sistema. Cuando se llevan a cabo largos estudios en varios departamentos, se puede distribuir los cuestionarios a todas las personas apropiadas para recabar hechos en relacin al sistema. En mayor parte de los casos, el analista no ver a los que responde; no obstante, tambin esto es una ventaja porque aplican muchas entrevista ayuda a asegurar que el interpelado cuenta con mayor anonimato y puedan darse respuestas mas honesta (y menos respuestas prehechas o estereotipadas). Tambin las preguntas estandarizadas pueden proporcionar datos ms confiables. Seleccin de formas para cuestionarios El desarrollo y distribucin de los cuestionarios; por lo tanto, el tiempo invertido en esto debe utilizarse en una forma inteligente. Tambin es importante el formato y contenido de las preguntas en la recopilacin de hechos significativos. Existen dos formas de cuestionarios para recabar datos: cuestionarios abiertos y cerrados, y se aplican dependiendo de si los analistas conocen de antemano todas
las posibles respuestas de las preguntas y pueden incluirlas. Con frecuencia se utilizan ambas formas en los estudios de sistemas. Cuestionario Abierto Al igual que las entrevistas, los cuestionarios pueden ser abiertos y se aplican cuando se quieren conocer los sentimientos, opiniones y experiencias generales; tambin son tiles al explorar el problema bsico, por ejemplo, un analista que utiliza cuestionarios para estudiar los mtodos de verificacin de crdito, es un medio. El formato abierto proporciona una amplia oportunidad para quienes respondan escriba las razones de sus ideas. Algunas personas sin embargo, encuentran ms fcil escoger una de un conjunto de respuestas preparadas que pensar por s mismas. Cuestionario Cerrado El cuestionario cerrado limita las respuestas posibles del interrogado. Por medio de un cuidadoso estilo en la pregunta, el analista puede controlar el marco de referencia. Este formato es el mtodo para obtener informacin sobre los hechos. Tambin fuerza a los individuos para que tomen una posicin y forma su opinin sobre los aspectos importantes. La OBSERVACIN Otra tcnica til para el analista en su progreso de investigacin, consiste en observar a las personas cuando efectan su trabajo. Como tcnica de investigacin, la observacin tiene amplia aceptacin cientfica. Los socilogos, siclogos e ingenieros industriales utilizan extensamente sta tcnica con el fin de estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la organizacin. El propsito de la organizacin es mltiple: permite al analista determinar que se est haciendo, como se est haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo, cuanto tiempo toma, dnde se hace y por que se hace. "Ver es creer! Observar las operaciones la proporciona el analista hechos que no podra obtener de otra forma. Tipos de Observacin El analista de sistemas puede observar de tres maneras bsicas. Primero, puede observar a una persona o actitud sin que el observado se d cuenta y su interaccin por aparte del propio analista. Quiz esta alternativa tenga poca importancia para el anlisis de sistemas, puesto que resulta casi imposible reunir las condiciones necesarias. Segundo, el analista puede observar una operacin sin intervenir para nada, pero estando la persona observada enteramente consciente de la observacin. Por ltimo, puede observar y a la vez estar en contacto con las personas observas. La interaccin puede consistir simplemente en preguntar respecto a una tarea especfica, pedir una explicacin, etc. Preparacin para la observacin
1. 2. 3. 4.
Determinar y definir aquella que va a observarse. Estimular el tiempo necesario de observacin. Obtener la autorizacin de la gerencia para llevar a cabo la observacin. Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a hacer y las razones para ello.
Conduccin de la observacin 1. 2. 3. 4. 5. Familiarizarse con los componentes fsicos del rea inmediata de observacin. Mientras se observa, medir el tiempo en forma peridica. Anotar lo que se observa lo ms especficamente posible, evitando las generalidades y las descripciones vagas. Si se est en contacto con las personas observadas, es necesario abstenerse de hacer comentarios cualitativos o que impliquen un juicio de valores. Observar las reglas de cortesa y seguridad.
Secuela de la observacin 1. 2. Documentar y organizar formalmente las notas, impresionistas, etc. Revisar los resultados y conclusiones junto con la persona observada, el supervisar inmediato y posiblemente otro de sistemas.
UNIDAD VII
PROTOTIPOS. Es una tcnica valiosa para recopilacin rpida de informacin especfica acerca de los requerimientos de los usuarios. Los prototipos efectivos deben hacerse tempranamente en el ciclo de vida del desarrollo de sistemas, durante la fase de determinacin de los requerimientos. REACCIONES INICIALES DE LOS USUARIOS La elaboracin de prototipos es una tcnica de recopilacin de informacin til para complementar el ciclo de vida de desarrollo de un sistema tradicional. Cuando el analista de sistemas usa prototipos est buscando reacciones, sugerencias, innovaciones y planes de revisin del usuario para hacer mejoras al prototipo y, por lo tanto, modificar los planes del sistema con un mnimo de gastos y trastornos. Es importante saber en detalle la manera en que reaccionan al trabajar con el prototipo y que tan buen ajuste hay entre sus necesidades y las caractersticas del prototipo del sistema. Los sistemas que apoyan la toma de decisiones semiestructuradas (tal como lo hacen los sistemas de apoyo a decisiones) son buenos candidatos para la elaboracin de prototipos. SUGERENCIAS AL USUARIO
Las sugerencias son productos de la interaccin de los usuarios con el prototipo, as como sus reacciones sobre esa interaccin. INNOVACIONES Las innovaciones son capacidades nuevas del sistema que no haba sido pensado antes de las interacciones con el prototipo. PLANES DE REVISION Ayuda a identificar prioridades para lo que se debe construir un prototipo. TIPOS DE PROTOTIPOS 1) Prototipo parchado: un sistema trabaja, pero que est parchado. Ejemplo: un sistema de informacin es un modelo operable que tiene todas las caractersticas necesarias, pero es ineficiente. 2) Prototipo no operacional: es un modelo a escala no funcional para probar determinados aspectos del diseo. Un sistema de informacin puede ser hecho cuando la codificacin requerida por las aplicaciones es muy amplia para hacerse el prototipo, sin embargo, se puede obtener una idea til del sistema por medio de la elaboracin de prototipos de entrada y salida solamente 3) Prototipo primero de la serie: un primer modelo es a escala completa de un sistema llamado a veces PILOTO. Ejemplo es la elaboracin de un prototipo del primer avin de una serie. Observacin: este tipo de prototipo es til cuando se tiene planeadas muchas instalaciones del mismo sistema de informacin (bajo condiciones similares). 4) Prototipo de caractersticas seleccionadas: se refiere a la construccin de un modelo operacional que incluye algunas pero no todas las caractersticas que tendr el sistema final. Usa mdulos auto contenidos como bloques de construccin, para que si las caractersticas prototpicas son satisfactorias puedan ser conservadas e incorporadas en el sistema terminado mucho ms grande. Ejemplo: un men de sistema puede aparecer en pantalla listando 10 tems, pero en el prototipo puede aparecer solamente 3. LINEAMIENTO PARA EL DESARROLLO DE UN PROTOTIPO Los cuatro lineamientos principales para el desarrollo de un prototipo son: 1) trabajar en mdulos manejables, 2) construir el prototipo rpidamente, 3) modificar el prototipo; y 4) enfatizar la interfaz de usuario. Una desventaja de los prototipos es que el manejo del proceso de elaboracin del prototipo es difcil, debido a la rapidez del proceso y a sus muchas iteraciones. Una
segunda desventaja es que puede haber presiones para que sea puesto en servicio un prototipo incompleto, como si fuera un sistema completo. Aunque la elaboracin de prototipos no es siempre necesaria o deseable, debe hacerse notar que hay tres ventajas principales interrelacionadas de su uso: (1) el potencial para cambiar el sistema en etapas tempranas de su desarrollo, (2) la oportunidad de detener el desarrollo de un sistema que no es funcional y (3) la posibilidad de desarrollar un sistema que satisfaga en mejor forma las necesidades y expectativas de los usuarios. PAPEL DE LOS USUARIOS EN LOS PROTOTIPOS Los usuarios tienen un papel distinguido en el proceso de elaboracin de prototipos. Su primer inters debe ser interactuar con el prototipo mediante experimentacin. Los analistas de sistemas deben trabajar sistemticamente para obtener y evaluar las reacciones de los usuarios ante el prototipo, y luego trabajar para incorporar las sugerencias e innovaciones de los usuarios que valgan la pena en las modificaciones subsecuentes. Puede ser resumido en dos palabras: involucramiento honesto, si no queda involucrado, hay pocas razones para hacer prototipos INTERACCION CON EL PROTOTIPO 1) experimentacin con el prototipo 2) reacciones abiertamente ante el prototipo 3) sugiriendo adiciones y/o eliminaciones del prototipo.
UNIDAD VIII
METODOLOGIAS DEL ANALISIS CARACTERISTICAS DE UNA BUENA METODOLOGIA DE ANALISIS El analista debe comprender y documentar las necesidades del usuario. 1) Una tcnica de anlisis debe motivar el acto del descubrimiento proporcionando un marco de trabajo en el que el analista puede escribir lo que ellos saben y evaluar lo que tienen que aprender. 2) Debe ser completa respecto a que cubra adecuadamente cada uno de los aspectos del problema de la empresa. 3) Los resultados del anlisis necesitan ser verificables. Los usuarios son el pblico principal para aprobar los documentos como una representacin precisa de sus necesidades. 4) Tambin debe crear unidades mediales para el gerente del proyecto. Al inicio de la etapa del anlisis, el tamao y el alcance del proyecto pueden no estar bien definidos. 5) Nadie en sta industria puede negar que una metodologa de anlisis debe motivar al propio analista, ser completa, verificable y mensurable.
EL PLAN GENERAL DEL PROYECTO Un proyecto exitoso comienza con un buen plan. El plan general orienta a todos los participantes en la misma direccin, indica la razn de la existencia del proyecto para que lo vean y asigna en forma clara, prioridades a sus objetivos. EL PROPOSITO DEL PLAN GENERAL El plan general establece las metas y objetivos del proyecto, proporciona un conjunto de medidas que permite saber cuando se ha logrado los objetivos. Tambin indica quien hace que, tanto para el departamento de tecnologa de la informacin (TI), como para los usuarios. QUE HACE EL PLAN GENERAL El proceso de establecer el plan general es un esfuerzo cooperativo entre la TI y la empresa. Es responsabilidad de TI el proporcionar asistencia tcnica analtica y procedural y dirigir a la empresa a travs del proceso de la produccin de un plan general. Es responsabilidad de la empresa dedicar personas y tiempo para articular las metas, objetivos y criterios de evaluacin de la empresa y participar materialmente en las decisiones.
UNIDAD IX
PLAN GENERAL DEL PROYECTO Establece las metas y objetivos del proyecto, proporciona un conjunto de medidas que permite saber cuando se ha logrado los objetivos. Tambin indica quien hace que (tareas de cada uno). El contrato es igual a cualquier acuerdo, involucra a las dos partes para completar la transaccin. Hay papeles y responsabilidades de ambos lados. ADMINISTRACION SOLIDA DE UN PROYECTO La labor de un gerente del proyecto es planear y asignar el trabajo, medir el avance continuamente y ajustar el plan en base a sus mediciones. El gerente de un proyecto de desarrollo de software es muy similar al contratista general de un proyecto de construccin. El gerente de construccin se asegura que la cuadrilla de concreto, los enmarcadotes, los que hacen el techo, los plomeros, los electricistas y las cuadrillas de paredes lleguen al proyecto en la fecha adecuada y coordinar sus esfuerzos. El gerente de desarrollo de software tiene que hacer malabarismos con las agendas y calendarios de las cuadrillas de redes y de hardware, los analistas, los diseadores
de interfaces, los especialistas en comunicaciones, los programadores y los capacitadotes. Una tcnica: es un mtodo estructurado y repetible para lograr una tarea especfica. Ejemplo: incluyen modelado de eventos, modelado de informacin y diagrama de navegacin por ventanas. Una metodologa de ingeniera de software es el acomodo ordenado de las tcnicas en un enfoque sistemtico para la construccin o adquisicin de un sistema de informacin.
ENFOQUE DE CASCADA La cascada tradicional tiene cierta lgica, se hace un plan para un proyecto y luego se realiza el anlisis del dominio del problema. Cuando se declara la victoria en el anlisis comienza el diseo y una vez que est terminado el diseo comienza la construccin. Las salidas de una etapa son las entradas para las siguientes y a esto se debe la metfora de CASCADA. La Cascada tiene atractivo ordenado que hace que sea un modelo especialmente conveniente para la enseanza de las tcnicas de ingeniera de software.
Planeacin Anlisis Diseo Construccin
ENFOQUE DE ESPIRAL El modelo espiral fue desarrollado originalmente por el pentgono como un mtodo para controlar los costos desembocados de armas masivas y proyectos de desarrollo de sistemas de defensa. La idea fue dividir el proyecto en fases mas cortas de anlisis, diseo, desarrollo y evaluacin. Despus de cada fase se evala la viabilidad del trabajo terminado junto con una estimacin refinada para las siguientes fases. La idea del espiral ha cambiado ligeramente para adaptarse a las sensibilidades peculiares de la industria del software. En vez de enfocarse en el control del presupuesto, el espiral se ha empleado como un mtodo para la entrega temprana de cdigo de una metodologa que ha llegado a ser popular bajo trmino RAD (desarrollo rpido de aplicacin). El RAD combina el enfoque espiral con una estrategia de divisin de un proyecto grande en cuadros de tiempo. Un cuadro de tiempo es el conjunto de caractersticas definidas que se promete entregar a los usuarios dentro de un marco de tiempo fijo. Ejemplo 90 das. Dentro del cuadro de tiempo se realiza algo de anlisis, un diseo breve y luego usando herramientas de desarrollo de alto nivel, se constituye en prototipo funcional. El ciclo de codificacin y refinacin del prototipo se repite 3 veces, yendo en espiral, volviendo a analizar, disear desarrollar y evaluar. Al final del cuadro de tiempo se instala la aplicacin resultante. Los puntos fuertes del RAD son que los usuarios se involucran intensamente, la creacin temprana de prototipos y la implementacin en fases.
Los puntos dbiles incluyen, una tendencia hacia la codificacin temprana, lo que hace que pasen muchas tareas de anlisis y diseos a manos del programador y por lo tanto depende de los tcnicos con conocimientos generales.
Anlisis Diseo
Evaluacin Desarrollo
QUE ES LO QUE HACE QUE UNA METOLOGIA SEA BUENA? Una buena metodologa arma a sus practicantes con un juego de herramientas de tcnicas confiables y repetibles que se adecuen particularmente bien a los problemas que estn tratando de resolver. Una metodologa balanceada incluye tcnicas que le dan a los analistas y diseadores una amplia cobertura de todos los aspectos que deban modelar, pero les permite desviar sus fases de modelado para adaptarse a la tendencia del problema de la empresa. Una buena metodologa de anlisis o diseo debe tener 5 caractersticas principales: 1) Motivar la actividad pretendida. 2) Se completa. 3) Ser modificable. 4) Producir productos contra los que se pueda medir el avance. 5) Ser fcilmente aprovechable la fase subsecuente. CARACTERISTICAS DE LAS BUENAS METODOLOGIAS DE DISEO El diseo consiste en decidir la manera en que se debe construir el sistema para satisfacer a los usuarios. 1) El buen diseo debe motivar la toma de decisiones ayudando a evaluar alternativas. Una tcnica de diseo debe permitir que el diseador evale su decisin contra otras posibilidades. Ejemplo: usando el modelo de anlisis de eventos acoplados con el esquema de diseo de datos, el diseador puede simular el volumen de lecturas y escrituras a la base de datos para cualquier evento de la empresa. Ejemplo: el cliente ha ce pedidos. 2) El diseo necesita ser completo, de tal forma que cubra cada uno de los aspectos principales del software que necesita construirse. 3) Uno de los propsitos principales del diseo es revisar y discutir la solucin antes de codificarlo. Con una buena especificacin de diseo, se debe ser
capaz de demostrar que se satisfarn los requerimientos del proyecto y as mismo se distinguir entre varias menciones en cualquier momento. 4) Una buena metodologa de diseo crea productos diferenciados que son mensurables (medibles). Una de las tareas mas difciles de cualquier proyecto es estimar cuando se estimar. Para ser una estimacin el gerente del proyecto debe tomar medidas la cual involucra el conteo de cosas que necesitan hacerse y la aplicacin de algunos tipos de medidas sobre ellas para estimar que tanto tiempo llevar hacerlas. 5) El diseo debe ser fcilmente aprovechado en el producto final. Debe expresar el uso y la estructura del sistema en una forma muy cercana al resultado pretendido.
UNIDAD X
FASE FINAL DEL ANALISIS USO DE DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS Para comprender mejor el movimiento lgico de los datos en un negocio, el analista de sistemas traza diagramas de flujo de datos (DFD). Los diagramas de flujo de datos son anlisis estructurados y herramientas de diseo que permiten que el analista comprenda visualmente el sistema y subsistemas como un juego de flujos de datos interrelacionados.
La representacin grfica del movimiento, almacenamiento y transformacin de datos es trazada con el uso de cuatro smbolos: un rectngulo redondeado para indicar procesamiento o transformaciones de datos, un cuadrado doble para mostrar una entidad de datos externa (origen o receptor de datos), una flecha para mostrar el flujo de datos y un rectngulo de extremo abierto para mostrar un almacn de datos. El analista de sistemas extrae procesos, fuentes, almacenes y flujos de datos desde las primeras narraciones organizacionales, y usa un enfoque de arriba hacia abajo para trazar primero un diagrama de contexto del sistema, dentro de la imagen ms grande. Luego es trazado un diagrama de flujo de datos lgico a nivel 0. Se muestran los procesos y se aaden los almacenes de datos. Luego el analista crea un diagrama hijo para cada uno de los procesos del Diagrama 0. Las entradas y salidas permanecen constantes, pero cambian los almacenes de datos y las fuentes. La explosin del diagrama de flujo original permite que el analista de sistemas se enfoque en las representaciones cada vez ms detalladas de los movimientos de datos dentro del sistema. Luego, el analista desarrolla un diagrama de flujo de datos fsico a partir del diagrama de flujo de datos lgico, particionndolo para facilitar la programacin. Cada proceso es analizado para determinar si debe ser un procedimiento manual o automatizado. Los procesos automatizados son agrupados subsecuentemente en una serie de programas de computadora diseados para ser
por lotes o en lnea. Seis consideraciones para particin de diagramas de flujo incluyen si: 1.- Hay procesos ejecutados por diferentes grupos de usuarios, hay procesos que se ejecuten al mismo tiempo 2.- Hay procesos que ejecuten tareas similares, los procesos por lotes pueden ser combinados para un procesamiento eficiente 3.- Los procesos pueden ser combinados en un programa para tener consistencia de datos 4.- O si los procesos pueden ser partidos en diferentes programas por razones de seguridad. El diagrama de flujo de datos correcto para el ejemplo de la nmina.
Las ventajas de los diagramas de flujo de datos incluyen la simplicidad de la notacin, usndola para obtener informacin ms clara de los usuarios,
permitiendo que el analista de sistemas conceptualice los flujos de datos necesarios sin estar atado a una implementacin fsica particular, permitir que los analistas conceptualicen mejor las interrelaciones del sistema y sus subsistemas y analicen un sistema propuesto para determinar si han sido definidos los datos y procesos necesarios. Caractersticas comunes de los diagramas de flujo de datos lgicos y fsicos.
El diagrama de flujo de datos fsico (abajo) muestra determinados detalles que no se encuentran en el diagrama de flujo de datos lgico (arriba). 10. ANLISIS DE SISTEMAS USANDO DICCIONARIOS DE DATOS. Usando un enfoque de arriba hacia abajo, el analista de sistemas usa los diagramas de flujo de datos para comenzar la compilacin de un diccionario de datos, que es una referencia que contiene datos acerca de datos, o "metadatos" sobre todos los datos de procesos, almacenes, flujos, estructuras y los elementos lgicos y fsicos dentro del sistema que est siendo estudiado. Una manera para comenzar es incluyendo todos los conceptos de datos de los diagramas de flujo de datos. La forma en que el diccionario de datos se relaciona con el diagrama de flujo de datos.
Una coleccin grande de la informacin de proyecto es llamada un depsito. Las herramientas CASE permiten que el analista cree un depsito, que puede incluir informacin acerca de los flujos, almacenes, estructuras de registro y elementos de datos, la lgica de procedimiento de diseos de pantalla y reporte, relaciones de datos, requerimientos del proyecto y lo que produce el sistema final e informacin sobre la administracin de proyecto. Cada entrada del diccionario de datos contiene: el nombre del concepto, una descripcin verbal, alias, elementos de datos relacionados, rango, longitud, codificacin y la informacin de edicin necesaria. El diccionario de datos es til en todas las fases del anlisis, diseo y documentacin ltima, debido a que es la fuente autorizada sobre la manera en que es usado y definido un elemento de datos en el sistema. Muchos sistemas grandes tienen diccionarios de datos computarizados que tienen referencias cruzadas con todos los programas de la base de datos que usan un elemento de datos particular.
Dos diagramas de flujo de datos y sus entradas del diccionario de datos correspondientes para la produccin de un cheque de pago a un empleado.

Analisis I - Clases

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Anlisis de Sistemas I 2008. Pgina 1 de 73 FACULTAD DE INGENIERIA Profesores: Lic. Fidel Campuzano Lic.

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UNIDAD I Anlisis de Sistemas

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Proporcionar topologas de aplicacin flexibles Proporcionar aplicaciones porttiles

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representarlas mediante una nica tarea ficticia.

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Inicio con un retardo negativo igual a la duracin de la tarea sucesora.

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Transporte a la Bodega Comercializacin del mueble

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-Fcil de administrar y evaluar.

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