UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA

UNAD








ADMINISTRACION DEL RIESGO

MAPA DE RIESGOS POR PROCESOS











Bogot, Diciembre de 2007
Actualizacin agosto 2008











TABLA DE CONTENIDO



1. INTRODUCCION

2. OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DE RIESGO

2.1 Generales
2.2 Especficos
2.3 Alcance

3. MARCO LEGAL

4. MARCO CONCEPTUAL

5. METODOLOGIA

6. CONTEXTO ESTRATEGICO


7. IDENTIFICACION DE RIESGOS
7.1 Clasificacin por Riesgo
7.2 Proceso y Procedimientos del SGC
7.3 Identificacin de Riesgos por procesos
7.4 Relacin de riesgos asociado a procesos priorizacin

8. ANALISIS DE RIESGOS
8.1 Calificacin del Riesgo
8.2 Matriz de calificacin, evaluacin y respuesta a los riesgos
8.3 Evaluacin del riesgo
8.4 Calificacin y evaluacin de riesgos por procesos.

9. VALORACION DEL RIESGO
Mapa de Riesgo por procesos

10. POLITICAS DE ADMINISTRACION DEL RIESGO

11. MONITOREO

12. TERMINOLOGIA







1. INTRODUCCION


El concepto de gestin de riesgos se ha desarrollado significativamente en los ltimos tiempos
y especficamente la gestin de riesgo empresarial es vista ahora como esencial para un
efectivo funcionamiento organizacional.

La administracin del riesgo requiere una evaluacin en las planificaciones anuales de las
organizaciones. Los roles crticos en la administracin del riesgo proporciona seguridad en los
procesos de su gestin siempre y cuando sean evaluados correctamente para su revisin y
manejo de dichos riesgos claves identificados.

Los roles de la Oficina de Control Interno facilitan en su identificacin y evaluacin, la
determinacin participativa de los mismos para mantener y desarrollar el marco de la gestin
del riesgo empresarial (ERM) y as desarrollar la estrategia del desarrollo de polticas y
gestin del riesgo siendo responsabilidad de la alta direccin el manejo de los mismos.

La Oficina de Control Interno desarrollando una actividad independiente y objetiva de
aseguramiento y consulta y concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de la
organizacin, coadyuva a la organizacin a cumplir sus objetivos aportando un enfoque
sistemtico y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestin de
riesgos, facilitando gobiernos corporativos mas efectivos y fomentando la gestin del riesgo
organizacional.

El estar preparado para enfrentar contingencias que se puedan presentar con el fin de lograr de
manera ms eficiente el cumplimiento de los objetivos requiere darle un manejo adecuado a la
administracin de riesgos contando con una poltica de administracin de los mismos. En
este sentido no se puede ser ajeno al tema de los riesgos y se debe buscar cmo manejarlos y
controlarlos como componente importante de las diferentes fases de la gestin
organizacional.(1)

En desarrollo del artculo 5 de la Ley 87 de 1993 a travs del Decreto 1599 del 20 de mayo de
2005 que adopt el Modelo Estndar de Control Interno para las Entidades del Estado, dicho
modelo presenta 3 subsistemas de control: Control Estratgico, el de Gestin y el de
Evaluacin, siendo contemplada la Administracin de Riesgos como uno de los componentes
del subsistema de Control Estratgico.



(1) Gua de Administracin del Riesgo del DAFP de 2006






El componente de Administracin del Riesgo se define como Conjunto de Elementos de
Control que al interrelacionarse permiten a la entidad pblica evaluar aquellos eventos
negativos, tanto internos como externo que puedan afectar o impedir el logro de sus objetivos
Institucionales o los eventos positivos que permitan identificar oportunidades para un mejor
cumplimiento de su funcin. Se constituye en el componente de control que al interactuar sus
diferentes elementos le permiten a la entidad pblica Autocontrolar aquellos eventos que
puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos.

El riesgo por tener un vnculo con todo el quehacer en las diferentes actividades de la vida, se
considera como concepto de carcter fundamental, ya que se busca la manera de protegerse
contra contingencias para evitar, minimizar o asumir riesgos a travs de acciones preventivas.

Considerando el riesgo como toda posibilidad de un evento que pueda entorpecer el normal
desarrollo de las funciones de una organizacin y afectar el logro de sus objetivos, se
considera la administracin del riesgo una de las herramientas que coadyuva a la Universidad
a hacer un manejo adecuado de los riesgos desde la planeacin institucional y contribuir as al
logro de sus objetivos.

2. OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION DEL RIESGO

2.1 OBJETIVO GENERAL

Formular y fortalecer la implementacin y desarrollo de la poltica de la administracin del
riesgo a travs de un adecuado tratamiento de los riesgos, a fin de asegurar que los
responsables de los procesos los lleven a cabo, para contribuir al cumplimiento de la misin y
objetivos institucionales de la Universidad.

2.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

La administracin y evaluacin de riesgos consolidado en un Ambiente de Control adecuado a
la Universidad y a un direccionamiento estratgico que fija la orientacin planeada de la
gestin institucional, genera una visin sistmica como criterio de actuacin y elemento
bsico de la estructura organizacional de la UNAD y por ende como base de la cotidianidad y
quehacer institucional.

Enfocar las alternativas de prevencin de riesgo a los cuales est expuesta la Universidad ya
sea para evitarlos, reducirlos, compartirlos o aceptarlos reconociendo las tcnicas que permita
su mxima reduccin hasta situarlos dentro de las tolerancias permisibles del riesgo que
permita un resultado de la administracin del riesgo introduciendo dentro de los procesos y
procedimientos acciones de mitigacin y el ejercicio del Autocontrol.







Las acciones preventivas y correctivas y de mejoramiento desarrolladas a travs de la
administracin de riesgo involucra y compromete a todos los servidores pblicos al
cumplimiento de sus quehaceres institucionales, adems de asegurar la aplicacin de la
normatividad.

Desarrollar procesos de asimilacin y sensibilizacin de los servidores de la Universidad en el
tema de Administracin de Riesgos para fomentar el mayor grado la cultura del Autocontrol y
Autoevaluacin como instrumentos de gestin que logren buenas prcticas, con miras a dar la
atencin de servicio a los clientes beneficiarios y partes interesadas de la Universidad.

2.3 ALCANCE

El diseo e implementacin del Plan de Administracin del Riesgo Institucional es una
necesidad que est asociada al efecto que dichos eventuales riesgos puedan generar en el
normal desarrollo de los procesos definidos en el SGC y por ende en el cumplimiento de la
misin de la Universidad, para lo cual se requiere que las polticas, metas y acciones se
concreten en responsabilidades especficas de los diferentes actores de la Comunidad Unadista
especialmente de los servidores que ejecutan los procesos as como de los lderes responsables
de su gestin.

3. MARCO LEGAL

. En el establecimiento de las normas para el ejercicio del Control Interno en las Entidades y
organismos del Estado a travs de la Ley 87 de 1993 en su artculo 2 enuncia la proteccin de
los recursos de la organizacin buscando su adecuada administracin ante posibles riesgos que
los afecten; as como la definicin y aplicacin de medidas para prevenir los riesgos, detectar
y corregir las desviaciones que se presenten en la organizacin y que puedan afectar el logro
de los objetivos.

. Ley 489 de 1998. Estatuto Bsico de Organizacin y funcionamiento de la Administracin
Pblica.

. Decreto 2145 de 1999 por el cual se dictan normas sobre el Sistema de Control Interno de las
Entidades y Organismos de la Administracin Pblica del Orden Nacional y Territorial.
Modificado parcialmente por el Decreto 2593 de 2000.

. Directiva Presidencial 09 de 1999, lineamientos para la implementacin de la Poltica de
Lucha Contra la Corrupcin.

. Decreto 1537 de 2001, reglamentario de la Ley 87 de 1993 en cuanto a elementos tcnicos y
administrativos que fortalezcan el Sistema de Control Interno de las Entidades y Organismos
del Estado; pargrafo del artculo 4 seala los objetivos del Sistema de Control Interno
define y aplica medidas para prevenir los riesgos detectar y corregir las desviaciones y en
su artculo 3 establece el rol que deben desempear las oficinas de Control Interno que se
enmarcan en 5 tpicos entre ellas la valoracin de riesgos. De igual forma establece en su

artculo 4 la Administracin de Riesgos como parte integral del fortalecimiento de los
Sistemas de Control Interno en las Entidades Pblicas.

. Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estndar de Control Interno para el
Estado Colombiano y se presenta el anexo tcnico del MECI 100:2005.

. Decreto 2770 de 2006 por el cual se transforma en ente autnomo la UNAD.

. Acuerdo 001 del 29 de agosto de 2006 por el cual se aprueba el Estatuto General de la
UNAD y Acuerdo 006 del 5 de octubre de 2006 por el cual se expide el Estatuto
Organizacional de la UNAD.

4. MARCO CONCEPTUAL

En desarrollo de la consolidacin de la UNAD teniendo en cuenta su nuevo estatus de ente
autnomo y su nuevo modelo organizacional y de gestin, ha aplicado los diferentes
instrumentos y herramientas para ser mas eficiente, teniendo en cuenta todos aquellos hechos
y factores que puedan afectar en un momento determinado los objetivos institucionales. De
ah que su planeacin prospectiva considere los diferentes mbitos internos y externos para
precisar su aspecto situacional y por lo tanto su problemtica institucional.

Al introducir el concepto de la Administracin del Riesgo desde la perspectiva del control, se
interpreta que la eficiencia de dicho control est dada en proporcin a la reduccin de los
riesgos, es decir, el propsito principal del control es la eliminacin y reduccin de los mismos
propendiendo por que los procesos y sus controles garanticen de manera razonable que los
riesgos estn minimizados o se estn reduciendo y por lo tanto, que los objetivos de la
Universidad van a ser alcanzados.

Dada la diversidad y particularidad de la UNAD en cuanto a su estructura y caractersticas
organizacionales, es preciso identificar o precisar los tpicos, los procesos, los
procedimientos, las instancias y controles dentro de los cuales puede actuarse e incurrirse en
riesgos que atenten contra la buena gestin y la obtencin de resultados para tener un
adecuado manejo del riesgo.

El componente de Administracin de Riesgo en el subsistema de Control Estratgico del
Modelo Estndar de Control Interno habilita para emprender las acciones necesarias que le
permitan el manejo de eventos (riesgos) que puedan afectar negativamente el logro de los
objetivos Institucionales.

Para ello se integran cinco (5) Elementos de Control:

a) El Contexto Estratgico que permite establecer los factores internos y externos que
generan posibles situaciones de riesgo.
b) La identificacin de riesgos que define las causas (factores internos y externos) y
efectos de las situaciones de riesgo.
c) Anlisis de los riesgos que aporta la probabilidad de ocurrencia y el impacto de sus
consecuencias y calificndolos con el fin de establecer el nivel de riesgo.

d) Valoracin del riesgo una vez determinado el nivel de exposicin al impacto del riesgo
permite estimar las prioridades para su tratamiento
e) Polticas de Administracin de Riesgos define los criterios orientadores respecto al
tratamiento de los riesgos y sus efectos al interior de la organizacin estableciendo las
guas de accin para su manejo.

Productos a obtener con la implementacin del Componente Administracin del Riesgo:


Diagnstico
estratgico para la
gestin de la Entidad
Planes y programas
que regulen y orienten
el desarrollo de la
funcin constitucional
Modelo de operacin
que garantice una
gestin efectiva
Estructura
organizacional flexible
y efectiva
SUBSISTEMA DE CONTROL
ESTRATEGICO
Componente: ADMINISTRACION DE
RIESGO
ELEMENTOS:
Contexto estratgico
* Identificacin de riesgo
Anlisis de Riesgo
* Valoracin de riesgos
* Polticas de administracin de riesgos
Anlisis de los
aspectos externos e
internos que implican
exposicin al riesgo
Reconocimiento de
situaciones de riesgo
o los riesgos que
afectan el
cumplimiento de los
objetivos de le
entidad.
Medidas de respuesta
ante los riesgos
identificados.
Polticas de
Administracin de
riesgos identificados
INSUMOS
PRODUCTOS


Al terminar la implementacin del Componente Administracin de Riesgos, se espera obtener
los siguientes productos:

a) Anlisis de factores externos e internos que implican exposicin al riesgo.
b) Reconocimiento de situaciones de riesgo o los riesgos que afectan el cumplimiento de
los objetivos de la organizacin.
c) Medidas de respuestas ante los riesgos identificados y de polticas de Administracin
de Riesgos identificados.



ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCION, DEL
EQUIPO MECI Y DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO EN RELACION CON
ADMINISTRACION DEL RIESGO.

Es importante sealar los roles de los diferentes actores de acuerdo con el Manual de
Implementacin del MECI 1000:2005.


ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCION CON
RELACION A LA ADMINISTRACION DEL RIESGO.

1. Formular, orientar, dirigir y coordinar el proyecto de diseo e implementacin del
componente de la Administracin del Riesgo.
2. Asegurar que se desarrollen a cabalidad cada una de las etapas previstas para el diseo
e implementacin del Componente de la Administracin del Riesgo.
3. Informar a la alta direccin sobre la planificacin y avances del proyecto de diseo e
implementacin del Componente de la Administracin del Riesgo.
4. Dirigir y coordinar las actividades del Equipo MECI.
5. Coordinar con los directivos o responsables de cada rea o proceso las actividades que
requiere realizar el Equipo MECI, en armona y colaboracin con los servidores de
dichas reas.
6. Hacer seguimiento a las actividades planeadas para el diseo e implementacin del
Componente de la Administracin del Riesgo, aplicando correctivas donde se requiera.
7. Someter a consideracin del Comit de Coordinacin de Control Interno las
propuestas de diseo e implementacin del Componente de la Administracin de
Riesgo, para su aprobacin.

ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO MECI

El Equipo cumplir los siguientes roles y responsabilidades:

1) Adelantar el proceso de diseo e implementacin del Componente de la
Administracin del Riesgo bajo las orientaciones del representante de la direccin.
2) Capacitar a los servidores de la entidad en el Modelo y el Componente de la
Administracin del Riesgo.
3) Asesorar a las reas de la entidad en el diseo e implementacin del Componente de la
Administracin del Riesgo.
4) Revisar, analizar y consolidar la informacin para presentar propuestas de diseo e
implementacin del Componente de la Administracin del Riesgo al representante de
la direccin, para su aplicacin.
5) Trabajar en coordinacin con los servidores designados por rea en aquellas
actividades requeridas para el diseo e implementacin del Componente de la
Administracin del Riesgo.


ROLES Y RESPONSABILIDADES DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO O QUIEN
HAGA SUS VECES, LOS CUALES SON DE DOS CLASES, DIRECTAS O INDIRECTAS:

ROL DIRECTO: Asesorar el proceso de identificacin de los riesgos institucionales y con
base en ellos, realizar recomendaciones preventivas y/o correctivas con los responsables de los
procesos. Igualmente, la Oficina de Control Interno debe hacer seguimiento a la evolucin de
los riesgos y al cumplimiento de las acciones propuestas con el fin de verificar el
cumplimiento de las mismas y proponer mejoras.


ROL INDIRECTO: Verificar que en la entidad se implementen polticas de la Administracin
del Riesgo y se implementen mecanismos reales para la Administracin del Riesgo.

As mismo, dentro del rol de asesor asignado a la Oficina de Control Interno, el Decreto 1537
de 2001 en su artculo 4: Administracin de Riesgo, especifica que la identificacin y el
anlisis del riesgo debe ser un proceso permanente e interactivo entre la administracin y las
Oficinas de Control Interno con miras a establecer acciones efectivas, representadas en
actividades de control, acordadas entre los responsables de las reas o procesos y dichas
Unidades.

Por ltimo es importante resaltar, que esta herramienta gerencial conlleva al igual que los roles
anteriores, al ejercicio analtico de la alta direccin en los asuntos misionales especficos de la
Universidad, a travs de la implementacin de mecanismos que permitan visualizar y estar
atento a la aparicin de nuevos riesgos que se generen por los desarrollos socioeconmicos y
tecnolgicos propios de una organizacin dinmica.

ACCIONES DE CONTROL INTERNO FRENTE A LA ADMINISTRACION
DEL RIESGO.

Acciones principales
respecto de administracin
del riesgo
Acciones legtimas realizadas
bajo condiciones que
salvaguarden la
independencia y objetividad.
Acciones que no debe realizar
Brindar elementos para
la evaluacin sobre
procesos de
administracin del
riesgo.
Facilitacin,
identificacin y
evaluacin del riesgo.
Establecer el nivel o
valoracin del riesgo.
Brindar elementos para
determinar si la
evaluacin de los
riesgos es correcta.
Entrenamiento a la Alta
Direccin sobre
respuestas a riesgos.
Imponer procesos de
administracin del
riesgo.
Evaluar los procesos de
administracin del
riesgo.
Coordinacin de
actividades de
administracin del riesgo.
Manejar la evaluacin
sobre los riesgos.
Evaluar reportes de
riesgos institucionales
Consolidacin de reportes
sobre riesgos
*Tomar decisiones en
respuesta a los riesgos.
Revisar el manejo de
los riesgos
institucionales.
Mantenimiento y
desarrollo del marco de
administracin del riesgo.
Implementar respuestas
a riesgos a favor de la
administracin.
Defender la
implementacin de la
administracin del riesgo.
Asumir la
responsabilidad de la
administracin.
Desarrollo de estrategias
de administracin del
riesgo para aprobacin de
la alta direccin..


5. METODOLOGIA

Para el adecuado manejo de los riesgos ha sido importantes establecer el entorno de la
Universidad, la identificacin, anlisis y valoracin de las acciones de mitigacin de los
eventuales riesgos para llegar al establecimiento de polticas de administracin de riesgos.


En cumplimiento de las diferentes etapas para la adecuada administracin de riesgos se ha
tenido en cuenta lo siguiente:

. Compromiso de la Alta Direccin, como responsable en primera instancia de estimular la
cultura de la identificacin y previsin del riesgo y en segunda instancia de definir polticas.
Se han definido los diferentes canales de comunicacin y apoyo a todas las acciones
emprendidas en este sentido propiciando los espacios necesarios, y asignando como
representante de la Direccin al Jefe de la Oficina de Calidad y Mejoramiento Continuo que
asesore y asegure el proceso de Diseo e Implementacin del Componente de Administracin
del Riesgo, con el apoyo de la Oficina de Control Interno y la Oficina de Planeacin, como
trabajo de forma colaborativa y armonizada del Clster de Autogestin y Autorregulacin de
la UNAD conformado por dichas oficinas, ya que como efecto multiplicador el desarrollo de
la gestin de cada una de estas Unidades es dinamizada directamente por los resultados de
cada una de ellas y viceversa, dndole a este clster un sentido sistmico dentro de la
Universidad.

. Conformacin del Comit Tcnico de Gestin de la Calidad y MECI de la UNAD; mediante
Resolucin 2054 del 7 de noviembre de 2007 se reorganiza y se reglamenta la gestin del
Comit Tcnico de Gestin de la Calidad y MECI de la UNAD en la cual se establecen las
funciones del responsable del Sistema de Gestin de la Calidad, las funciones del
Representante de la Direccin del SGC, las funciones de los integrantes del Comit Tcnico
del SGC entre otras.

. As mismo mediante Resolucin 1132 del 4 de junio/2007 se establece el seguimiento y
evaluacin de la gestin universitaria de la UNAD definiendo el Clster estratgico de
Autorregulacin y Autogestin, Sistema de Monitoreo al Plan de Desarrollo, Sistema de
Peticin y rendicin de Cuentas, Sistema de Gestin de la Calidad, Sistema de Seguimiento a
la Gestin Directiva ATL, Sistema de seguimiento al Plan de Mejoramiento, Hoja de ruta y
Sistema de Atencin al Usuario.

. Sensibilizacin en Administracin del Riesgo.

La UNAD a travs de la oficina de Control Interno y el Clster estratgico de Autorregulacin
y Autogestin realiza actividades de capacitacin y sensibilizacin en el modelo Estndar de
Control Interno por medio de Video y audio-conferencias a todos los funcionarios de la
Universidad a nivel nacional y con el apoyo del Ministerio de Educacin Nacional y de la
Contralora General de la Repblica. As mismo la Oficina de Calidad y Mejoramiento
Continuo ha promueve la cualificacin y capacitacin de personal de la UNAD en el SGC
para la Formacin de Auditores Internos de Calidad. Estos funcionarios participan en las
diferentes actividades de Calidad y de MECI. En el tema especfico de Administracin del
Riesgo se promueve la divulgacin y sensibilizacin en temas especficos a travs de folletos,
audio - videoconferencias y mediaciones pedaggicas.

Para la implementacin de este componente Administracin de Riesgos, se toma como base el
Modelo de Operacin por Procesos y sus diferentes niveles de despliegue, planes y programas
a fin de establecer los posibles riesgos de los procesos. Este componente tiene en cuenta la

identificacin de los factores internos y externos que puedan afectar el desarrollo de la gestin
de la organizacin; en el anlisis situacional se determinan y describen las causas crticas o
eventuales riesgos, los cuales una vez identificados se asocian a los diferentes procesos
definidos en el Sistema de Gestin de la Calidad, analizndolos, valorndolos y calificndolos
en trminos de su impacto en la gestin de la organizacin. Con lo anterior este resultado
permite definir las directrices para la Administracin del Riesgo.

6. CONTEXTO ESTRATEGICO

La Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD, fue creada mediante Ley 52 de julio
de 1981 como establecimiento adscrito al Ministerio de Educacin Nacional y transformada
por el Congreso de la Repblica mediante la Ley 396 del 5 de agosto de 1997 en Universidad
Nacional Abierta y a Distancia UNAD y con Decreto 2770 de 2006 fue transformada en ente
Universitario autnomo del orden nacional, con rgimen especial, cuyo objeto principal es la
Educacin Abierta y a Distancia, vinculado al MEN en lo que a polticas y a planeacin del
sector educativo se refiere.

MISION

La Universidad Nacional Abierta y a Distancia (UNAD) tiene como misin contribuir a la
educacin para todos a travs de la modalidad abierta y a distancia, mediante la investigacin,
la accin pedaggica, la proyeccin social y las innovaciones metodolgicas y didcticas, con
la utilizacin de las tecnologas de la informacin y de las comunicaciones, para fomentar y
acompaar el aprendizaje autnomo, generador de cultura y espritu emprendedor que en el
marco de la sociedad global y del conocimiento propicie el desarrollo econmico, social y
humano sostenible de las comunidades locales, regionales y globales con calidad, eficiencia y
equidad social.


VISION

La UNAD se proyecta como una organizacin lder en Educacin Abierta y a Distancia,
reconocida a nivel nacional e internacional por la calidad innovadora y pertinencia de sus
ofertas y servicios educativos y por el compromiso y aporte de su comunidad acadmica al
desarrollo humano sostenible de las comunidades locales y globales

DECALOGO DE VALORES

EN LA UNAD CREEMOS

1. En el poder restaurador de los valores, la tica, el respeto, la disciplina el debate, la
concertacin y la conciliacin entre los miembros de nuestra comunidad universitaria
y con otros actores sociales del pas.
2. En la fortaleza que genera en las personas la integracin de la calidad profesional y
humana como un resultado de un trabajo reticular e inteligente.

3. En la necesidad de cualificar a nuestros estudiantes, docentes, tutores, consejeros y
funcionarios de todo nivel para lograr una sociedad colombiana equitativa, justa y
emprendedora.
4. Que nuestro compromiso institucional, es propender por el respeto como elemento
bsico para su autorrealizacin personal y profesional.
5. En el potencial creativo, en la actitud crtica, en el trabajo arduo y honesto de nuestra
comunidad universitaria.
6. En la Educacin para todos: En cualquier lugar y momento de la vida, fundamental
para la prosperidad de todos los colombianos.
7. En la excelencia institucional y en la capacidad de nuestros egresados para generar
progreso.
8. En la libertad accin, de pensamiento, de culto y de ideas polticas como pilares para
una convivencia pacfica, solidaria y tolerante.
9. En la idea de que nuestros derechos deben ser el resultado del ejercicio adecuado de
nuestros deberes.
10. En la importancia de trabajar para que la proyeccin social y la investigacin generen
mejores condiciones de vida a las poblaciones vulnerables del pas.

SISTEMA ORGANIZACIONAL DE LA UNAD

Segn el Acuerdo 006 de 2006 del Consejo Superior Universitario de la UNAD, el Sistema
Organizacional de la Universidad est constituido por un conjunto de Unidades Misionales y
de Gestin que se interrelacionan estructuralmente para potencializar y materializar, de
manera efectiva, su naturaleza social y acadmica a travs de los campos y subsistemas que la
integran.

Para garantizar el cumplimiento de su misin, principios, fines, objetivos, prospectiva y la
sostenibilidad holstica e integral de la Universidad, el Sistema Organizacional se basa en los
criterios de Sistematicidad, Reticularidad, Fractalidad, Actuacin en multicontextos,
Heterarqua, Gestin de Proyectos, productividad, Competitividad, Rendicin de Cuentas y
Autogestin.

















ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL




CAMPOS ESTRATEGICOS DE ACTUACIN

Son un componente del Sistema Organizacional de la Universidad que tiene como propsito
articular las responsabilidad sustantivas expresadas en su sostenibilidad misional con las
responsabilidades de gestin expresadas en su sostenibilidad administrativa, financiera, y
econmica y se clasifican as:

a) Campo de sostenibilidad acadmica y social, integrado por unidades misionales,
encargadas del desarrollo de las responsabilidades sustantivas de la institucin y enfocadas
desde el Proyecto Acadmico Pedaggico (PAP).

b) Campo de sostenibilidad econmica y administrativa, constituido por las unidades de
gestin, que tienen como objeto la bsqueda de condiciones de calidad en la prestacin del
servicio y, el mejoramiento continuo de cada uno de los procesos, dinamizado desde el Plan de
Desarrollo.

SUBSISTEMAS ESTRATGICOS DE LA ORGANIZACIN. Los subsistemas estratgicos
son un componente del sistema organizacional que garantiza la coherencia, articulacin y
cohesin entre las altas polticas, su direccin, ejecucin y operacin en los diferentes mbitos
de actuacin de la universidad y se clasifican as:


a) Subsistema de alta poltica universitaria, corresponde al mbito del alto gobierno de la
Universidad; orientado a la definicin y formulacin de las polticas y planes institucionales,
relacionados con el desarrollo de las responsabilidades sustantivas y la sostenibilidad holstica
de la institucin. Tiene como actores fundamentales al Consejo Superior Universitario, al
Consejo Acadmico y al Rector

b) Subsistema de Direccin estratgica, corresponde al mbito estratgico de la universidad;
orientado a la traduccin de las polticas y planes institucionales en proyectos y procesos
concretos, y a la definicin de criterios, diseo, organizacin y direccionamiento de estrategias
que soporten la puesta en marcha de los mismos. Tiene como actores fundamentales las
Vicerrectoras, Secretara General y Oficinas Asesoras.

c) Subsistema de gestin, coordinacin y ejecucin, corresponde al mbito tctico operacional
de la organizacin; orientado al desarrollo, autorregulacin y evaluacin integral de los
procesos derivados de los diferentes planes y proyectos. Lo integran las diferentes unidades
misionales y de gestin que, de conformidad con los requerimientos de la organizacin, se
prevean en el presente estatuto. Tiene como actores fundamentales las Direcciones Zonales,
Direcciones de CEAD, Consejos de Escuela, las Escuelas y las Gerencias.

d) Subsistema de asistencia y apoyo tcnico a la gestin, corresponde al mbito operativo de la
organizacin; orientado al soporte acadmico, administrativo, tcnico y logstico para el
cumplimiento de los diferentes planes y proyectos. Lo integran equipos contingentes que
apoyan el desarrollo de acciones y tareas especficas, los cuales sern definidos por la
Rectora.

Se tiene en cuenta el Sistema Organizacional de la UNAD, los criterios de actuacin, la
estructura organizacional, campos estratgicos de actuacin y los Subsistemas estratgicos
para efecto de la formulacin y operacionalizacin del riesgo, fundamentalmente teniendo
claridad en la misin institucional, visin y objetivos.

El Contexto Estratgico del MECI como elemento del control permite establecer el
lineamiento estratgico que orienta las decisiones de la organizacin, frente a los riesgos que
puedan afectar el cumplimiento de sus objetivos producto de la observacin, distincin y
anlisis del conjunto de circunstancias internas y externas que puedan generar eventos que
originen oportunidades o afecten el cumplimiento de su funcin, misin y objetivos
institucionales.

La definicin clara por parte de la UNAD de su contexto estratgico es una fortaleza
institucional que contribuye al control de la universidad frente a la exposicin de eventuales
riesgos, ya que permite actuar preventivamente ante las situaciones generadoras de riesgo,
para que se acte conforme a sus directrices y propsitos institucionales.

La adecuada identificacin del Contexto Estratgico facilita la identificacin de eventuales
riesgos y posibilita su anlisis y valoracin, al brindar informacin necesaria para estimar el
grado de exposicin a los mismos. De igual manera permite orientar las polticas hacia el
manejo de los riesgos relacionados con los aspectos de carcter estratgico de la Universidad.


7. IDENTIFICACION DEL RIESGO

La identificacin de Riesgos se realiza a nivel del Componente de Direccionamiento
Estratgico identificando los factores internos y externos de la Universidad que pueden
ocasionar eventuales riesgos que afecten el logro de los objetivos y son la base del anlisis del
riesgo para avanzar hacia una adecuada implementacin de polticas que conduzcan a su
manejo y control.

El nuevo Estatuto Organizacional de la UNAD se define como un dispositivo estructural que
tiene como propsito potenciar y materializar de manera efectiva la naturaleza social y
acadmica de la institucin, el cabal cumplimiento de sus principios, fines, misin y
prospectiva, y de garantizar su sostenibilidad holstica. En este sentido el Plan de Desarrollo
2007-2011 Por la Calidad Educativa y la Equidad Social se constituye en el soporte del
quehacer institucional y es el producto de la visin a futuro, que en consenso, tiene la
Comunidad Unadista del deber ser de la Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD,
al articular sus ideales y prospectar la ruta, coherente con su nueva estructura organizacional y
por ende de su naturaleza de ente autnomo. (2)

La planificacin en la UNAD ha estado orientada bajo el enfoque y principios de la
Planeacin Estratgica Situacional, en particular del mtodo Altadir de Planificacin Popular
(MAPP), mas conocido como el Mtodo de Anlisis de Problema.

El mtodo aplicado en la universidad se basa en los principios de la Planeacin Estratgica
Situacional pasando por cuatro momentos: Un momento normativo, en el que se describe y se
realiza el diagnstico de la situacin-problema encontrada; un momento explicativo que
analiza las mltiples causas de la situacin descrita; un momento estratgico que estudia la
viabilidad del curso de accin; y, un momento tctico operacional que se concreta en planes
operativos de las unidades misionales y de gestin.

















(2) Presentacin Plan de Desarrollo 2007-2011 UNAD



7.1 Descripcin y clasificacin del riesgo.

Los riesgos en la universidad se describen a partir de la identificacin definida en el mtodo de
la planificacin situacional mediante un diagnstico de la situacin problema analizando las
causas.

El mtodo aplicado en la universidad se basa en los principios de la Planeacin Estratgica
Situacional pasando por cuatro momentos: Un momento normativo, en el que se describe y se
realiza el diagnstico de la situacin-problema encontrada; un momento explicativo que
analiza las mltiples causas de la situacin descrita; un momento estratgico que estudia la
viabilidad del curso de accin; y, un momento tctico operacional que se concreta en planes
operativos de las unidades misionales y de gestin.


7.2 PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA
CALIDAD


Teniendo como premisa bsica uno de los principios de actuacin de la Universidad
definido en el Acuerdo 01 de 2005, cual es el de sistematicidad, entendido como que la
organizacin es un todo, en donde sus diversas Unidades misionales y de gestin estn
correlacionadas y guardan unidad de propsito; el modelo de operacin por procesos es
el elemento de control que permite conformar el estndar organizacional que soporta la
operacin de la organizacin, armonizando con el enfoque sistmico de su misin y
visin institucional, orientndola hacia una organizacin por procesos, los cuales en su
interaccin, independencia y relacin causa-efecto garantizan una operacin eficiente, y
el cumplimiento de los objetivos institucionales.

El Modelo Estndar de Control Interno as como el Sistema de Gestin de la Calidad
promueven la adopcin de un enfoque basado en procesos, esto es la identificacin y
gestin de una manera ms eficiente de todas aquellas actividades que tengan una clara
relacin entre s y las cuales constituyen la red de procesos de la organizacin. Esta red
de procesos materializa otro de los principios de actuacin de la UNAD cual es la
reticularidad como definicin y organizacin de redes para facilitar el trabajo en equipo
y la constitucin de comunidades apoyadas en tecnologas requeridas para el desarrollo
de las diversas actividades misionales y de gestin de la Universidad.
La gestin por procesos define las interacciones o acciones secuenciales, mediante las
cuales se logra la transformacin de unos insumos hasta obtener un producto con las
caractersticas previamente especificadas, de acuerdo con los requerimientos de las
partes interesadas.

El modelo de operacin se establece a partir de la identificacin de los procesos y sus
interacciones, definindolos o agrupndolos en grandes procesos, para llegar a los
procedimientos y actividades especficas segn el caso.


La Universidad de acuerdo con el Sistema de Gestin de la Calidad clasifica los
procesos en Direccin, Misionales y de Apoyo, los cuales a su vez se desagregan en
procesos, procedimientos e instructivos teniendo en cuenta su modelo de operacin, as:



PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PROCESOS LIDER OBJETIVO
PROCEDIMIENTOS

Planeacin Institucional

DIRECCION
ESTRATEGICA
OPLAN
Planear, programar,
dirigir y controlar el
desarrollo de los
procedimientos de
direccin, congruente
con las polticas
institucionales para
brindar
servicios y productos con
oportunidad, equidad,
eficiencia y calidad.
Gestin Jurdica

Gestin para la
rendicin de cuentas
pblica

Monitoreo y evaluacin
de la gestin
universitaria

SEGUIMIENTO Y
EVALUACIN DE LA
GESTION
OCMC
Definir y desarrollar las
actividades y
mecanismos de control
para verificar el
cumplimiento de las
polticas y lineamientos
impartidos desde la alta
direccin Universitaria


Planificacin,
evaluacin y
mantenimiento del sgc

Administracin de
documentos y registro

Gestin documental

Auditoras al SGC

Acciones correctivas,
preventivas y de
mejoramiento

DIRECCCION
GESTIN DE LA
CALIDAD
OCMC,
OCIN
Gestionar las actividades
requeridas para la
implementacin,
desarrollo y
mantenimiento del SGC
de la UNAD para
mejorar de forma
continua y sistemtica
los niveles de calidad,
logrando un ptimo
desarrollo de las
actividades en beneficio
del cliente interno y
externo
Control del servicio no
conforme


Sugerencias, quejas y
reclamos

Gestin programas
nuevos y registro
calificado de programas

Evaluacin y
actualizacin de
programas

GESTIN DE
PROGRAMAS
ACADEMICOS
VIACI
Gestionar, evaluar y
actualizar
permanentemente los
programas existentes y
el desarrollo de nuevos
programas, atendiendo
las necesidades
regionales de acuerdo
con la reglamentacin
vigente
Autoevaluacin y
acreditacin de
programas acadmicos

Orientacin,
seguimiento y
acompaamiento de
aspirantes y estudiantes

CONSEJERIA VIACI
Planear, desarrollar y
controlar las actividades
de induccin, orientacin,
seguimiento y
acompaamiento
enfocada a la poblacin
estudiantil, para el
adecuado desarrollo de
su proceso de formacin
Induccin a estudiantes
nuevos

Inscripcin

Matricula

Mencin especial

Grados

Expedicin de
certificados

REGISTRO,
SEGUIMIENTO Y
CONTROL
ACADEMICO DE
ASPIRANTES,
ESTUDIANTES Y
EGRESADOS
REGISTRO
Y
CONTROL
NACIONAL
Planear, dirigir y
controlar el desarrollo de
las actividades
relacionadas con el
registro y control de la
informacin generada en
los diferentes eventos del
proceso de formacin de
los estudiantes y su
posterior seguimiento
como egresado, para dar
respuesta oportuna a los
requerimientos internos y
externos y contribuir en
la toma de decisiones
Seguimiento a
egresados

Desarrollo de tutoras,
induccin y realizacin
de encuentros grupales
Gestin de
evaluaciones

Inscripcin y desarrollo
de ECAES

Solicitud, aprobacin y
desarrollo de monitorias

MISIONALES
GESTION PARA EL
PROCESO DE
FORMACIN
VIACI
Planear, desarrollar y
realizar seguimiento a las
actividades de induccin,
formacin, desarrollo de
evaluaciones, monitorias
y trabajos de grado para
el adecuado desarrollo
de las actividades de
auto aprendizaje del
estudiante
Seleccin y desarrollo
de trabajos de grado


Gestin de laboratorios

Solicitud, estudio y
aprobacin de
transferencias:
homologaciones o
nivelaciones
Solicitud, estudio y
legalizacin de cambio
de programa

Solicitud, estudio y
legalizacin de
reingreso
SITUACIONES
ACADMICAS
VIACI
Gestionar las actividades
relacionadas con la
asesora, emisin de
conceptos y legalizacin
de trmites relacionados
con las diferentes
situaciones acadmicas,
para el desarrollo
oportuno del proceso
formativo del aspirante
y/o estudiante
Movilidad acadmica

Constitucin de
semilleros de
investigacin

Constitucin de redes
de investigacin

Constitucin de grupos
de investigacin

GESTIN DEL
CONOCIMIENTO
VIACI
Planear, dirigir y
controlar las actividades
relacionadas con los
diferentes temas de
investigacin que
contribuyan a generar
redes de conocimiento a
nivel regional, nacional e
internacional
Diseo, aprobacin e
implementacin de
proyectos de
investigacin

Conformacin de redes
de bienestar

Diseo, implementacin
y evaluacin de
programas integrales de
bienestar
GESTIN DE
BIENESTAR
SNTH
Gestionar todas las
actividades de bienestar
institucional dirigidas a la
comunidad universitaria
en general, para
fortalecer la cultura
universitaria, los lazos de
unin institucional y el
trabajo en red
Incorporacin y
reincorporacin de
egresados

Produccin intelectual

Produccin de material
de divulgacin

Diseo de objetos de
aprendizaje

Montaje de cursos en
las aulas las virtuales de
aprendizaje

GESTIN
TECNOPEDAGGICA
VIMEP
Gestionar la planeacin,
organizacin, desarrollo,
seguimiento y control de
las actividades
relacionadas con el
diseo, montaje y
actualizacin del material
didctico y los medios
disponibles para su
disposicin
Produccin de material
multimedial


Produccin de material
audiovisual

Administracin de la
PTU
Administracin del
banco de imgenes

Diseo, aprobacin e
implementacin de
proyectos de proyeccin
social

Solicitud, estudio,
aprobacin y desarrollo
de diplomados, cursos
libres y eventos

Implementacin de
observatorios sociales

Documentacin de
mapas de conocimiento

GESTIN DE
DESARROLLO
REGIONAL Y
COMUNITARIO
VIDER
Planear, dirigir y
controlar las actividades
que tiene relacin con los
proyectos de proyeccin
social, cursos libres,
diplomados y eventos,
dirigidos a la comunidad
en general, que den
respuesta a las
necesidades regionales,
nacionales y locales
Seleccin y
sistematizacin de
experiencias

Seleccin y vinculacin
de personal

Induccin (incluye
periodo de prueba)

Evaluacin del
desempeo

Cualificacin del talento
humano

Compensacin

Salud Ocupacional

DESARROLLO
HUMANO SNTH
Gestionar y administrar
el talento humano de la
Universidad, mediante el
desarrollo de acciones
para la induccin, re-
induccin, cualificacin y
evaluacin requeridas
para garantizar la
idoneidad y
competencias del
personal, buscando la
satisfaccin de los
usuarios mediante la
oportunidad en la
prestacin de los
servicios

Desvinculacin

Elaboracin, aprobacin
y seguimiento al
presupuesto

Expedicin de CDP

APOYO
GESTION
FINANCIERA
GAF
Gestionar y administrar
eficientemente los
recursos financieros de
la Universidad, dotando a
los proyectos de forma
oportuna y racional con
los recursos necesarios
para el desarrollo de las
actividades propias
Expedicin de CRP


Registros Contables

Conciliaciones
bancarias

Gestin de Recaudos

Gestin de pagos

Administracin del
portafolio de inversiones

Preparacin y
presentacin de estados
financieros

Declaraciones
tributarias

Constitucin y manejo
de cajas menores
Elaboracin y
seguimiento del plan
anual de caja

enmarcadas dentro de
los planes operativos y
en cumplimiento del plan
de desarrollo
institucional.

Elaborar y presentar
estados financieros y
tributarios cumpliendo
con la normatividad legal
vigente y buscando el
mejoramiento continuo
en el desarrollo de los
procesos para
suministrar informacin
oportuna , que revele la
situacin financiera,
econmica y social de la
UNAD
Solicitud, autorizacin y
legalizacin de viticos

Solicitud, estudio,
aprobacin y
supervisin de contratos

Ingreso de Bienes

Salida de Bienes

Baja de bienes

Catalogacion y
clasificacion de material
bibliotecario

Administracin de
material bibliotecarios
(prstamo y devolucin)

GESTION
ADMINISTRATIVA
GAF
Planear y tramitar
oportunamente las
necesidades de recursos
que requiere la
Universidad, gestionando
y administrando
eficientemente dichos
recursos para el
desarrollo eficiente de las
actividades en
cumplimiento de la
misin institucional
Prestacin de servicios
bibliotecarios (consulta
en sala, consulta
internet)

ADMINISTRACIN DE
INFRAESTRUCTURA
TECNOLGICA
GIDT
Gestionar de manera
integral las necesidades
tecnolgicas que
Estudio y diagnostico de
necesidades
tecnolgicas


Diseo y determinacin
de estndares para
desarrollo o adquisicin
de soluciones de
tecnol.de informacin

Implementacin de
solucin telemtica

Monitoreo de
insfraestructura de
comunicaciones

requiere la Universidad
para agilizar el desarrollo
de sus procesos, con el
fin de contar con
informacin oportuna
para la toma decisiones
Administracin de
servidores y servicios
de infraestructura
Gestin para el
desarrollo de programas
de mercadeo y
publicidad
GESTION
INTERINSTITUCIONAL
GRI
Definir, desarrollar e
implementar planes,
programas y proyectos
que consoliden la imagen
y labor que realiza la
Universidad a Nivel
nacional e Internacional
Administracin de
relaciones pblicas






























MAPA DE PROCESOS

La caracterizacin de los procesos es el esquema que permite ver en contexto de manera
integral y secuencial, aplicando el ciclo PHVA, la esencia del proceso frente al aporte que
hace el logro de los objetivos institucionales.
La operacin y gestin por procesos como base fundamental del SGC y del MECI en la
universidad, se soporta en el mapa de procesos















7.3 IDENTIFICACION DE RIESGOS POR PROCESOS (Anexo 1 Cuadro
Identificacin de Riesgo por Proceso)

La identificacin del riesgo es un proceso permanente e interactivo basado en el resultado
del anlisis del contexto estratgico y en el proceso de planeacin teniendo en cuenta la
claridad de los objetivos estratgicos de la Universidad.

El MECI define la identificacin del riesgo como el elemento de control que posibilita
conocer los eventos potenciales que estn o no bajo el control de la organizacin, los
cuales podran poner en riesgo eventual el logro de la misin, estableciendo agentes
generadores, las causas y efectos de su ocurrencia.

La identificacin de riesgos se realiza a nivel del componente de Direccionamiento
Estratgico, identificando los factores internos o externos de la universidad que pueden
ocasionar eventuales riesgos que afecten el logro de los objetivos.

La identificacin de riesgos se efecta con base en los riesgos ms significativos de la
universidad en desarrollo de sus procesos del Sistema de Gestin de la Calidad (SGC) y
objetivos institucionales partiendo de dichos procesos y teniendo en cuenta los vectores
descriptores del problema y las causas crticas identificadas en el MAP.

Para ello se define el proceso especfico de acuerdo al SGC, el objetivo del proceso, el
riesgo, las causas (factores internos o externos), la descripcin del riesgo, los efectos o
consecuencias del riesgo; riesgos que son identificados en los procesos de Direccin,
Misionales y de Apoyo

OBJETIVO DEL PROCESO:

En cada uno de los procesos mencionados anteriormente se determina su objetivo
especfico

RIESGO: Representa la posibilidad de ocurrencia de un evento que puede entorpecer el
normal desarrollo de las funciones de la organizacin y pueda afectar el logro de sus
objetivos.

CAUSAS: Son factores internos o externos definidos como los medios las circunstancia
y agentes generadores del riesgo. Los agentes generadores se entienden como todos los
sujetos u objetos que tiene capacidad de originar el riesgo.

DESCRIPCION: Se refiere a las caractersticas generales u a las formas que se observa o
manifiesta el eventual riesgo identificado.

EFECTOS: Constituyen las consecuencias de la ocurrencia del eventual riesgo sobre los
objetivos de la organizacin.


7.4 RELACION RIESGO ASOCIADO A PROCESOS- PRIORIZACION (Anexo 3)

La priorizacin de los Riesgos por Procesos se determina teniendo en cuenta los riesgos
ms significativos con la actividad propia de la misin, visin y objetivos estratgicos de
la organizacin, interrelacionado las caucas crticas con los diferentes procesos definidos
en el SGC.


8. ANALISIS DE RIESGOS

El anlisis del riesgo busca establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos y el
impacto de sus consecuencias, calificndolos y evalundolos con el fin de obtener informacin
para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implantar; es decir se representa
por el nmero de veces que el riesgo pueda manifestarse en un determinado perodo y el
impacto de sus consecuencias a causa de la materializacin del mismo.

De acuerdo con el MECI el Anlisis del Riesgo es un elemento de control que permite
establecer la probabilidad de ocurrencia de los eventos positivos y/o negativos y el impacto de
sus consecuencias, calificndolos y evalundolos a fin de determinar la capacidad de la
entidad pblica para su aceptacin y manejo.


Para el Anlisis del Riesgo se consideran los siguientes aspectos:

8.1 Calificacin del Riesgo. Se determina a travs de la estimacin del probabilidad de
ocurrencia y del impacto que puede causar la materializacin del riesgo, la primera presenta el
nmero de veces que el riesgo se ha presentado en un determinado tiempo o pueda
presentarse, y la segunda se refiera a la magnitud de sus efectos.

Se califica cada uno de los riesgos de acuerdo con las siguientes especificaciones:

Probabilidad: Alta 3, Media 2, Baja 1

El impacto si es leve 1, Moderado 2 y si es catastrfico 3.
















8.2 MATRIZ DE CALIFICACION, EVALUACION Y RESPUESTA A LOS RIESGOS.

PROBABILIDAD VALOR
Alta 3 3

Zona de riesgo
moderado.
Evita el riesgo.
Prevenir
6 Zona de
riesgo
importante
reducir el
riesgo. Evitar el
riesgo compartir
o transferir

9 Zona de riesgo
inaceptable.
Evitar el riesgo
Reducir el
riesgo compartir
o transferir.
Media 2 2 Zona de
riesgo tolerable.
Asumir el
riesgo
Reducir el
riesgo
4 Zona de
riesgo
moderado.
Reducir el
riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
6 Zona de
riesgo
importante
Reducir el
riesgo
Evitar el riesgo
Compartir o
transferir
Baja 1 1 Zona de
riesgo aceptable
Asumir el
riesgo
2 Zona de
riesgo tolerable
Reducir el
riesgo.
Compartir o
transferir
3 Zona de
riesgo
moderado.
Reducir el
riesgo
Compartir o
transferir.
Impacto Leve Moderado Catastrfica
Valor 1 (bajo) 2 (medio) 3 (alto)


8.3 Evaluacin del Riesgo: Permite comparar los resultados de su calificacin con los
criterios definidos para establecer el grado de exposicin al riesgo; de tal forma se puede
distinguir entre los riesgos aceptables, tolerables, moderados, importantes o inaceptables y
fijar las prioridades de las acciones requeridas para su tratamiento.

Si el riesgo se ubica en la zona de Riesgo Aceptable (calificacin 1) significa que su
probabilidad es baja y su impacto es leve lo cual permitira que la organizacin asumira dicho
riesgo, es decir el riesgo se encuentran en un nivel que se puede aceptar sin necesidad de
tomar otras medidas de control diferentes a las que se poseen.

Si el riesgo se ubica en la zona de Riesgo Inaceptable (calificacin 9), su probabilidad es alta
y su impacto catastrfico, por lo tanto es aconsejable eliminar la actividad que general el
riesgo en la medida que sea posible, de lo contrario se deben implantar controles de

prevencin para evitar la probabilidad de riesgo de proteccin para disminuir el impacto o
compartir o transferir el riesgo a travs de otros medios u opciones.

Si el riesgo se sita en cualquiera de otras zonas (riesgo tolerable, moderado o importante),
calificacin 2, se deben tomar medidas para llevar los riesgos a la Zona Aceptable o Tolerable
en lo posible. Las medidas a adoptar dependen de la celda en la cual se ubica el riesgo, as:

Se previenen: Los riesgos de impacto leve y probabilidad alta
Se reducen o se comparte el riesgo, si es posible: Los riesgos con impacto moderado y
probabilidad leve.

Tambin es viable combinar estas medidas con evitar el riesgo cuando este presenta una
probabilidad alta y media, y el impacto sea moderado o catastrfico.

Realizar un anlisis de costo beneficio con el que se pueda decir entre reducir el riesgo,
asumirlo o compartirlo: Cuando la probabilidad del riesgo sea media y su impacto leve.

Compartir el riesgo y evitar su ocurrencia en el caso de que este se presente: Cuando el riesgo
tenga una probabilidad baja y el impacto catastrfico.

Con la realizacin de esta etapa se busca que se obtengan los siguientes resultados:

- Establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgos que puedan disminuir en la
capacidad de cumplimiento de sus fines propios de la organizacin para el
cumplimiento de su propsito.
- Medir el impacto y las consecuencias de riesgo sobre las personas, los recursos o la
coordinacin de las acciones necesarias para llevar el logro de los objetivos
institucionales o el desarrollo de los procesos.
- Establecer criterios de calificacin y evaluacin de los riesgos que permitan tomar
decisiones pertinentes para su tratamiento.


8.4 Calificacin y evaluacin de Riesgos por Procesos. (Anexo 2 Cuadro Relacin Riesgo
Asociado a Proceso).

Teniendo en cuenta la matriz de calificacin, evaluacin y respuesta a los riesgos con las
variables de probabilidad y de impacto, se califican los riesgos los cuales una vez
determinadas la magnitud de dichas variables, da como resultante la clasificacin de riesgos en
los diferentes procesos definidos en el SGC.

As mismo, se evala el riesgo y se ubica en las diferentes Zonas de Riesgo clasificndolos y
priorizando aquellos de probabilidad alta y de impacto catastrfico, a los cuales se les da el
tratamiento de evitarlo, reducirlo o compartir dicho riesgo, as mismo se tiene en cuenta
aquellos riesgos que quedan en la Zona de Riesgo importante, es decir, los de probabilidad
media e impacto catastrfico y aquellos que estn en probabilidad alta e impacto moderado.





9. VALORACION DEL RIESGO (Anexo 4 cuadro Mapa de Riesgos por procesos)

El MECI define la valoracin del riesgo como elemento de control que determina el nivel o
grado de disposicin de la organizacin al impacto del riesgo, permitiendo estimar las
prioridades para su tratamiento.

Esta valoracin del riesgo es el producto de confrontar los resultados de la evaluacin del
riesgo con los controles identificados en el Elemento de Control denominado Controles, del
subsistema de Control de Gestin, con el cual se establece prioridades para su manejo y
consecuentemente la fijacin de polticas. Para lo anterior, se tienen en cuenta los puntos de
control de los diferentes procesos del SGC, de igual manera se realiza la valoracin de los
controles existentes en dichos procesos.

Teniendo en cuenta la valoracin de los controles existentes en los diferentes procesos se
clasifican en Preventivos que son aquellos que actan para eliminar las causas del riesgo para
prevenir su ocurrencia o materializacin, y los correctivos que son aquellos que permiten el
restablecimiento de la actividad despus de ser detectado un elemento no deseable, de igual
manera permiten la modificacin de las acciones que propiciaron su ocurrencia. Estas acciones
se retroalimentan de las acciones correctivas, acciones preventivas y oportunidades de mejora
definidos en ejecucin del SGC.

El procedimiento para la valoracin del riesgo se efecta teniendo en cuenta la evaluacin de
los procesos existentes y describindolos y clasificndolos si son de carcter preventivo o
correctivo:

1) Los controles estn documentados?
2) Se est aplicando en la actualidad?
3) Es efectivo para minimizar el riesgo?


Teniendo en cuenta las anteriores preguntas se procede a realizar la valoracin as:

- Una vez calificados y evaluados los riesgos se efecta su anlisis frente a los
controles existentes en cada riesgo de cada uno de los procesos definidos en el
SGC; de igual forma se ponderan de acuerdo con la matriz de calificacin,
evaluacin y respuesta a los riesgos y teniendo en cuenta las preguntas
anteriormente formuladas ( los controles se encuentran documentados, se aplican y
son efectivos?). De acuerdo a lo anterior se ubica en la matriz de calificacin y
evaluacin de riesgos el estado final del mismo, teniendo en cuenta los resultados
obtenidos en su valoracin.




A su vez estn clasificados los riesgos de los procesos del SGC, si son de carcter preventivo
o correctivo y determinar en cada uno de dichos controles las 3 preguntas hechas
anteriormente.

El contenido del Mapa de Riesgos por Procesos considera los siguientes aspectos

RIESGO
IMPACTO
PROBABILIDAD
EVALUACION DEL RIESGO
CONTROLES EXISTENTES
VALORACION DEL RIESGO
OPCIONES DE MANEJO
ACCIONES
RESPONSABLES
CRONOGRAMA
INDICADOR

Las Acciones, Responsables, Cronograma e Indicadores estn en coherencia con el Plan de
Desarrollo y los Planes Operativos Anuales.

Con la consolidacin de los Riesgos institucionales dentro del contexto estratgico, ha
permitido identificar, describir, analizar y calificar teniendo en cuenta la informacin
disponible, todos aquellos eventos que podran afectar potencialmente el logro de los procesos,
lo cual a su vez repercute en la consecucin de los objetivos estratgicos, de ah su integracin
para alinearlo con las polticas institucionales, a fin de adoptar las diferentes medidas de
respuesta a travs del Plan de desarrollo y los Planes operativos, tendientes a modificar
positivamente su probabilidad e impacto.


10. POLITICA DE ADMINISTRACION DEL RIESGO

Las polticas identifican las opciones para tratar y manejar los riesgos y fijan lineamientos
sobre los conceptos de su calificacin, las prioridades, la forma de administrarlos y la
proteccin de los recursos; el manejo de estos riesgos una vez definidos los lineamientos de su
administracin, es la transmisin de la posicin de la Alta Direccin de la Universidad para
establecer las guas de accin necesarias teniendo en cuenta las diferentes opciones de evitar el
riesgo, reducirlo, compartirlo o transferirlo o asumindolo mediante planes de contingencia
para su manejo, teniendo en cuenta la valoracin de dicho riesgo y el anlisis del balance entre
el costo de la implementacin de cada accin contra el beneficio de la misma.

La Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD, desarrolla el Componente
Administracin de Riesgos considerado dentro del Subsistema de Control Estratgico del
Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000: 2005 presentando el Plan que estructura los
criterios y delineamientos tcnicos los cuales orientan las acciones para el desarrollo de las
diferentes actividades que dan respuesta al tratamiento de los riesgos identificados; el

desarrollo de estas acciones corresponden al Subsistema de Control de Gestin del MECI y a
su vez, a la etapa del ciclo PHVA- HACER del Sistema de Gestin de la Calidad.

El tratamiento de riesgos y sus efectos en la Universidad estn enmarcados dentro del enfoque
de la PREVENCIN, de tal forma que los controles y acciones estn orientados a reducir la
probabilidad de ocurrencia del riesgo o a mitigar el impacto negativo en caso de materializarse
el eventual riesgo.

Los Controles de tipo preventivo es la principal opcin para la administracin de riesgos;
dichos controles se expresan en la Misin y Visin, polticas, estrategias, planes operativos,
proyectos y programas; un papel fundamental cumple el Contexto Estratgico de la
universidad expresado en su Sistema Organizacional, los criterios de actuacin, la estructura
organizacional, campos estratgicos de actuacin y los Subsistemas estratgicos; de igual
manera la normatividad dada por la Ley 30 de 19 .., Decreto 2770 de 2006, Estatuto General,
Estatuto Organizacional y dems reglamentacin de la UNAD son el soporte

El Declogo de valores En la UNAD creemos.., fortalece la cultura de gestin tica como
una de las principales estrategias de prcticas de actuacin en el quehacer organizacional y
coadyuvan a la minimizacin de riesgos en el desarrollo de las funciones de los servidores
pblicos de la universidad.

La Administracin de Riesgo, tendr un carcter prioritario y estratgico, fundamentada en el
modelo de operacin por procesos. En virtud de lo anterior, la identificacin, anlisis y
valoracin de los riesgos se circunscribir a los procesos estratgicos, misionales y de apoyo
definidos en el Mapa de Procesos del Sistema de Gestin de la Calidad de la UNAD.

Para la ejecucin de las acciones con las cuales se da respuesta al manejo de los riesgos
identificados en los diferentes procesos del SGC y en el Mapa de Riesgos por Procesos, se
definen los proyectos, metas, indicadores, cronograma y responsables de su ejecucin los
cuales se encuentran inmersos y se llevan a cabo en coherencia con el Plan de Desarrollo
Institucional 2007-2011 Por la Calidad Educativa y la Equidad Social, conteniendo la
estructura de los criterios orientadores respecto al tratamiento y polticas de Administracin
del Riesgo.


RESPONSABILIDADES. Para la adopcin y operacionalizacin de las Polticas de
Administracin de Riesgos y el Mapa de Riesgos, se tiene en cuenta las siguientes
responsabilidades en armona con los criterios de actuacin del sistema organizacional de la
UNAD:

1 .La Rectora establece las polticas de Administracin del Riesgo que permita a la
universidad autocontrolar aquellos eventos que puedan afectar el cumplimiento de los
objetivos.

2. El responsable de dinamizar las Polticas de Administracin de Riesgos es el Comit
Tcnico de Calidad y MECI de la UNAD as como de aprobar y adoptar las modificaciones al
Mapa de Riesgos.


3. La implementacin de la Administracin del Riesgo teniendo como soporte el Mapa de
Riesgos por Procesos estar a cargo de los responsables de cada uno de los procesos definidos
en el SGC. Los responsables de los procesos sern los encargados de implementar los
controles, verificar su efectividad, proponer cambios, velar por su adecuada documentacin y
por su socializacin y aplicacin al interior de su proceso, actividades que deben ser
consecuentes con sus planes operativos.

SEGUIMIENTO Y CONTROL- La Oficina de Control Interno har seguimiento a las
acciones que se desarrollen para una efectiva administracin de riesgo de acuerdo a las
polticas establecidas, con el fin de velar por su actualizacin, con base en los objetivos,
riesgos y controles existentes a fin de recomendar los correctivos y ajustes necesarios para
asegurar que el manejo del riesgo se est llevando a cabo de manera eficaz; para lo anterior
aplicar los procedimientos de Auditoria pertinentes.

DIVULGACION. Las Polticas de Administracin de Riesgos se divulgarn a los funcionarios
para la socializacin al interior de cada uno de los procesos logrando la sensibilizacin e
interiorizacin, a travs de los programas de Capacitacin, de Induccin y Reinduccin
institucionales, a fin de que sean aplicadas en el desarrollo de sus funciones.

Los servidores pblicos de la Universidad aplicarn los lineamientos establecidos para la
administracin del riesgo y participarn activamente para la aprehensin de las nuevas
prcticas propuestas, que exigen la vivencia de los principios ticos, el ejercicio del
autocontrol, as como la racionalidad en la utilizacin de los recursos institucionales.

MONITOREO

Teniendo en cuenta que el Mapa de Riesgos por procesos definidos en el SGC, es soporte de
la Administracin del Riesgo, es importante efectuar el monitoreo que permita hacer su
seguimiento y adecuacin a las acciones llevadas a cabo en coherencia y a travs del Plan de
Desarrollo Institucional 2007-2011. Con el monitoreo se pretende asegurar que las acciones
planeadas y definidas en la Polticas de Administracin del Riesgo se estn llevando a cabo y a
su vez evaluar la eficiencia de su implementacin, adelantando revisiones para evidenciar
todas aquellas situaciones o factores que puedan estar incidiendo en la aplicacin de las
acciones correctivas y preventivas con el objetivo de mantener su mejoramiento continuo.

El monitoreo de la Administracin de Riesgos se lleva a cabo en primera instancia por los
responsables de los procesos del SGC de la Universidad apoyados por las Auditoras del
propio Sistema de Gestin de la Calidad Unadista, as como por la Oficina de Control Interno,
siendo su finalidad principal la de aplicar y sugerir los correctivos y ajustes necesarios con
tendencia a asegurar un efectivo manejo del riesgo. La Oficina de Control Interno dentro de
su rol de evaluador definido en el Subsistema de Control de Evaluacin del MECI, presenta
informes de seguimiento y evaluacin de los resultados y propuestas de mejoramiento
continuo teniendo en cuenta lo definido en las polticas de Administracin de Riesgos.






11. TERMINOLOGIA

Administracin de riesgos: Una rama de administracin que aborda las consecuencias del
riesgo. Consta de dos etapas: i El diagnstico o valoracin, mediante Identificacin, anlisis y
determinacin del Nivel, y ii El manejo o la administracin propiamente dicha, en que se
elabora, ejecuta y hace seguimiento al Plan de manejo que contiene las Tcnicas de
Administracin del Riesgo propuestas por el grupo de trabajo, evaluadas y aceptadas por la
alta direccin.

Anlisis de Beneficio-Costo: Una herramienta de la Administracin de Riesgos usada para
tomar decisiones sobre las tcnicas propuestas por el grupo para la administracin de los
riesgos, en la cual se valoran y comparan los costos, financieros y econmicos, de
implementar la medida, contra los beneficios generados por la misma. Una medida de la
Administracin del riesgo ser aceptada siempre que el beneficio
valorado supere al costo.

Anlisis de riesgos: Determinar el Impacto y la Probabilidad del riesgo. Dependiendo de la
informacin disponible pueden emplearse desde modelos de simulacin, hasta tcnicas
colaborativas.

Causa: Son los medios, circunstancias y agentes que generan los riesgos.

Control: Es toda accin que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el desempeo
de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones frente al resultado esperado para la
adopcin de medidas preventivas. Los controles proporcionan un modelo operacional de
seguridad razonable en el logro de los objetivos.

Costo: Se entiende por costo las erogaciones, directas e indirectas en que incurre la entidad
en la produccin, prestacin de un servicio o manejo de un riesgo.

Factores de riesgo: Manifestaciones o caractersticas medibles u observables de un proceso
que indican la presencia de Riesgo o tienden a aumentar la exposicin, pueden ser internos o
externos a la entidad.

Identificacin del Riesgo: Establecer la estructura del riesgo; fuentes o factores internos o
externos, generadores de riesgos; puede hacerse a cualquier nivel: total entidad, por reas, por
procesos, incluso, bajo el viejo paradigma, por funciones; desde el nivel estratgico hasta el
ms humilde operativo.

Impacto: consecuencias que puede ocasionar a la organizacin la materializacin del riesgo.

Indicador: es la valoracin de una o ms variables que informa sobre una situacin y soporta
la toma de decisiones, es un criterio de medicin y de evaluacin cuantitativa o cualitativa.




Mapas de riesgos: herramienta metodolgica que permite hacer un inventario de los riesgos
ordenada y sistemticamente, definindolos, haciendo la descripcin de cada uno de estos y
las posibles consecuencias.

Plan de contingencia: Parte del plan de manejo de riesgos que contiene las acciones a
ejecutar en caso de la materializacin del riesgo, con el fin de dar continuidad a los objetivos
de la entidad.

Plan de manejo del Riesgo: Plan de accin propuesto por el grupo de trabajo, cuya
evaluacin de beneficio costo resulta positiva y es aprobado por la gerencia.

Plan de mejoramiento: Parte del plan de manejo que contiene las tcnicas de la
administracin del riesgo orientadas a prevenir, evitar, reducir, dispersar, transferir o asumir
riesgos.

Probabilidad: Una medida (expresada como porcentaje o razn) para estimar la posibilidad
de que ocurra un incidente o evento. Contando con registros, puede estimarse a partir de su
frecuencia histrica mediante modelos estadsticos de mayor o menor complejidad.

Responsables: Son las dependencias o reas encargadas de adelantar las acciones
propuestas.

Retroalimentacin: Informacin sistemtica sobre los resultados alcanzados en la ejecucin
de un plan, que sirven para actualizar y mejorar la planeacin futura.

Riesgo: posibilidad de ocurrencia de toda aquella situacin que pueda entorpecer el normal
desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos.

Riesgo absoluto: el mximo riesgo sin los efectos mitigantes de la administracin del riesgo.

Riesgo residual: es el riesgo que queda cuando las tcnicas de la administracin del riesgo
han sido aplicadas.

Seguimiento: Recoleccin regular y sistemtica sobre la ejecucin del plan, que sirven para
actualizar y mejorar la planeacin futura.

Sistema: Conjunto de cosas o partes coordinadas, ordenadamente relacionadas entre s, que
contribuyen a un determinado objetivo.

Tcnicas para manejar el Riesgo: Evitar o prevenir, reducir, dispersar, transferir y asumir
riesgos.

Valoracin del riesgo: Es el resultado de confrontar la evaluacin del riesgo con los
controles existentes.