INTRODUCCIN

El concurso + TRABAJO CON CALIDAD se inscribe en las acciones del plan de comunicaciones, en los procesos de mejora y en el inters de la Direccin General del SENA por generar un compromiso colectivo y compartido en la divulgacin, documentacin, implementacin, seguimiento y mejora continua del Sistema de Gestin de la Calidad, con miras a obtener la certificacin del mismo, cumpliendo con los estndares y requisitos definidos en las Normas NTC GP 1000:2009 y NTC ISO-9001:2008. El concurso pretende poner en marcha diversos mecanismos para facilitar la participacin de todos en la implementacin del Sistema. Para 2013, se da prioridad al Sistema de Gestin de la Calidad. En 2014 se dar continuidad a la implementacin del Sistema Integrado de Gestin, de manera que al finalizar esta vigencia podamos contar con procesos y servicios que cumplen estndares internacionales relacionados con la calidad, la salud y la seguridad, el medio ambiente y la seguridad de la informacin, lo que se traducir en resultados ms eficientes, eficaces y efectivos en un SENA cada vez ms productivo, socialmente responsable y sustentado en la cultura del mejoramiento continuo. La Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo tiene dentro de sus funciones promover en todos los niveles de la entidad la implementacin del Sistema Integrado de Gestin ajustado a la normatividad vigente, promover la toma de conciencia y las acciones de mejora tendientes a garantizar su sostenibilidad. As mismo es responsable de Coordinar con la Oficina de Comunicaciones, las actividades de informacin interna y externa relacionadas con el sistema. Con este propsito articula esfuerzos con los Responsables de Proceso quienes deben apoyar la divulgacin de los elementos estructurales del Sistema Integrado de Gestin (Poltica, Objetivos, Red de Procesos), y de realizar el seguimiento a la socializacin e implementacin de la caracterizacin de su proceso y la documentacin que lo soporta. Complementan estas instancias los Gestores y Lderes SIG en cada una de las regionales y centros de formacin quienes promueven y dinamizan actividades de sensibilizacin, comunicacin y capacitacin.

I.

OBJETIVO GENERAL

Promover y reconocer al interior de la entidad acciones de divulgacin, conceptualizacin, implementacin, aprendizaje colectivo y mejora continua del Sistema de Gestin de la Calidad, fortaleciendo una cultura de la calidad orientada a la creacin de valor pblico y la garanta de los derechos a la educacin y al trabajo de los colombianos.

II.

OBJETIVOS ESPECFICOS
Motivar a directivos, servidores pblicos y colaboradores de la entidad para que lideren el proceso de implementacin del sistema de Gestin de la Calidad como responsabilidad de todos. Incentivar y reconocer el trabajo en equipo como principio de la gestin de calidad en el SENA. Fomentar la cultura de la calidad basada en hechos. Hacer de la divulgacin y comunicacin del SIG un compromiso cotidiano.

III.

ORGANIZADOR

Representante de la Alta Direccin para el SIG y el Grupo de Mejora Continua Institucional. Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo. IV. PARTICIPANTES: Responsables de Proceso: Directores Regionales, Subdirectores de Centro, Gestores SIG y Lderes del SIG de Centro de Formacin.

V.

CATEGORIAS

El concurso tendr una categora nica. (Por Regionales)

VI.

TIEMPO DEL CONCURSO:

25 de septiembre al 5 de diciembre de 2013

VII.

ENTREGABLES O PRODUCTOS Y CRITERIOS DE CALIFICACIN

El concurso calificar tres (3) aspectos: 7.1 Implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad Se evaluar el grado de avance en la implementacin del Sistema con la entrega de los siguientes productos:

Plan de accin para la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad en la Regional y sus Centros de Formacin. Plan que incluya todas las actividades que la Regional considere necesarias para lograr la implementacin total del Sistema de Gestin de la Calidad y el cumplimiento de los requisitos de las normas NTC GP 1000:2009 y NTC ISO-9001:2008, incluyendo el cumplimiento de los requisitos CLIO (Cliente y partes interesadas, legales, de las ISO y de la Organizacin). Las fechas de las actividades pueden ir ms all del 31 de diciembre de 2013 cuando se justifique la fecha fuera del tiempo del concurso y de la auditora de tercera parte. Este plan de implementacin debe servir para justificar ante el Auditor Externo las acciones realizadas y las acciones pendientes de la fase de implementacin. Aspectos a evaluar: Entrega completa del plan de implementacin del SGC consolidado por Regional. Calidad de la informacin Estandarizacin con el SIG nacional Entrega oportuna Gestin basada en evidencias Fecha de entrega: Hasta el 11 de octubre de 2013 Formato: Ver anexo 1

Matriz de Riesgos de los Procesos: La matriz ser enviada el 30 de septiembre por la Coordinadora del GMCI con las orientaciones respectivas. Aspectos a evaluar: Entrega completa consolidando la Regional: incluye los riesgos de cada Centro de Formacin y de la Regional. Calidad de la informacin Estandarizacin con el SIG nacional Entrega oportuna Fecha de entrega: Hasta el 18 de octubre de 2013 Formato: Matriz enviada por Grupo de Mejora Continua Institucional

Tablas de Retencin Documental Para este ejercicio la orientacin y asesora est a cargo del Grupo de Gestin documental adscrito a la Secretara General. Aspectos a evaluar: Entrega de las TRD (actualizadas) de la Regional y sus Centros de Formacin en cumplimiento del procedimiento obligatorio Control de Registros. Calidad de la informacin Estandarizacin con el SIG nacional Entrega oportuna Fecha de entrega: Hasta el 25 de octubre de 2013 Formato: Establecido en el procedimiento de Control de Registros

Servicio No Conforme: El procedimiento y la matriz para la identificacin y tratamiento del SNC sern publicados el 30 de septiembre de 2013. La orientacin y asesora sobre este entregable est a cargo del Grupo de Mejora Continua Institucional - GMCI de la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo. Aspectos a evaluar: Entrega de la matriz de identificacin y tratamiento del SNC de la regional y sus Centros de Formacin en cumplimiento del procedimiento obligatorio Control del Servicio No Conforme. Calidad de la informacin Estandarizacin con el SIG nacional Entrega oportuna Fecha de entrega: Hasta el 31 de octubre de 2013 Formato: Establecido en el procedimiento Control de Servicio No Conforme

Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora La orientacin y asesora sobre este entregable est a cargo de la Oficina de Control Interno. Aspectos a evaluar: Entrega del plan de mejora con las acciones correctivas, preventivas y de mejora de la Regional y sus Centros de Formacin en cumplimiento del procedimiento obligatorio Acciones correctivas, preventivas y de mejora.

 Calidad de la informacin Estandarizacin con el SIG nacional Entrega oportuna Fecha de entrega: Hasta el 31 de octubre de 2013 Formato: Establecido en el procedimiento Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora 7.2 Comunicacin, Sensibilizacin y Divulgacin Tiene el propsito de reconocer a los equipos que implementen actividades pedaggicas de divulgacin propuestas en el plan de comunicaciones definido para la implementacin del SIG y enven material para publicar en los medios de comunicacin interna de la entidad. El material enviado para publicar en los productos SENA ser revisado y editado por los comunicadores de cada una de las Regionales y Centros de Formacin y enviados al asesor del grupo de mejora continua quien lo enva a la oficina de comunicaciones para su valoracin y publicacin El material seleccionado por la oficina de comunicaciones que se publique obtendr mayor puntaje y la suma de puntaje al terminar el concurso se ponderara para establecer el puntaje definitivo Aspectos a evaluar: Calidad de la informacin Estandarizacin con el SIG nacional Direccin y Liderazgo Participativo Trabajo en equipo Orientacin a resultados, al fortalecimiento de lo pblico y a la creacin de valor publico Experiencia pedaggica de aprendizaje colectivo Innovacin. Material para publicar en medios y productos de comunicacin Interna los Jueves de la Calidad. o Mensaje que destaquen los AVANCES en la implementacin del Sistema de Gestin de la Calidad SGC

NOTICIAS DE LA CALIDAD Imgenes y mensajes para destacar actividades significativa en la implementacin del SGC en las regiones as como informacin relacionada con los eventos que estn programados para lo que resta del ao. COSAS QUE DEBES SABER ACERCA DE LOS PROCESOS - CMO HACERLO? Material Divulgando de manera didctica como se HACE UN PROCEDIMIENTO establecido en la red de procesos y que sea comnmente ejecutado por los servidores y colaboradores del SENA en sus regionales y centros de formacin.

Fecha de entrega: Para estas tres actividades se recibe material semanalmente para seleccionar publicacin en los Jueves de la Calidad y/o otros productos de comunicacin interna. Actividades pedaggicas VIVIENDO LA CULTURA DE LA CALIDAD Realizacin de actividades ldicas pedaggicas orientadas a mostrar prcticas cotidianas de calidad, escenificando de manera integrada los propsitos de cada una de las normas y los instrumentos propuestos en el SGC mediante: o o o o o Representaciones Itinerantes El cuento de la calidad Las manos de la calidad Tertulias con la calidad Otros

Temticas propuestas: Motivacin al cambio en los entornos de trabajo, el enfoque de procesos, El enfoque hacia los usuarios (el aprendiz-el empresario, el ciudadano), El compromiso de la direccin y de todos Fecha de entrega de material grfico o audiovisual evidenciando actividades: o Septiembre 30 o Octubre 30 o Noviembre 28 7.3 Eventos Encuentros Regionales Se califica la participacin activa de los Comits Regionales en la planeacin y ejecucin de los Encuentros Regionales para la divulgacin del plan de implementacin del SGC y la ejecucin de las actividades previstas para recibir la auditora de tercera parte.

Aspectos a evaluar Calidad de la informacin Estandarizacin con el SIG nacional Direccin y Liderazgo Participativo Trabajo en equipo Orientacin a resultados, al fortalecimiento de lo pblico y a la creacin de valor publico Experiencia pedaggica de aprendizaje colectivo Fechas de entrega de material grfico o audiovisual y memoria evidenciando actividad: Hasta el 28 de noviembre de 2013 Participacin en Videoconferencias: Se califica la participacin activa de las Regionales y los Centros de Formacin en las videoconferencias relacionadas con el Sistema Integrado de Gestin. Aspectos a evaluar Listados de asistencia Fechas de entrega: 28 de noviembre de 2013 Formato: Lista de asistencia establecida dentro del procedimiento de Control de Registros.

VIII.

INSCRIPCIONES. 33 regionales

Se consideran inscritas todas las Regionales de la Entidad y los Centros de Formacin adscritos a stas.

IX.

CANALES DE COMUNICACIN

El siguiente cuadro indica la distribucin de los asesores del Grupo de Mejora Continua Institucional (GMCI) de la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo, responsables de brindar la informacin y recibir el material de cada una de las acciones tanto del concurso. Nota: Todo material se debe enviar a travs del correo electrnico del asesor del GMCI asignado.

Regional Antioquia Bolvar

Asesor

Correo electrnico

IP

Marilyn Figueredo Cubides Huila Meta Caquet Cauca Magdalena Quindo San Andrs Vichada Amazonas Cesar Nario Risaralda Choc Crdoba Norte de Santander Putumayo Vaups Atlntico Cundinamarca Guaviare Sucre Valle Arauca Boyac Distrito Capital Guaina Tolima Caldas Casanare Guajira Santander Fabiola Cadena Daz Jos Campoamor Ortiz Valencia Germn Snchez Monroy Adriana Patricia Saboya Ruz Astrid Surez Beltrn Ana Mara Andrade Blanco

mfigueredo@sena.edu.co

12465

amandrade@sena.edu.co

12460

suarezb@edu.co

12736

apsaboya@sena.edu.co

12306

gsanchezm@sena.edu.co

12377

jose.ortiz@sena.edu.co

12160

fcadena@sena.edu.co

12462

X.

RECONOCIMIENTO Y PREMIACIN

Los tres primeros puestos recibirn Premio en especie (comunicado por el Director de Planeacin y Direccionamiento Corporativo en el Encuentro Nacional del SIG).

XI.

CAUSALES DE ELIMINACIN Comprobacin que las tareas y el material enviado no son veraces o vigentes. Presentar informacin que no corresponda a las bases del concurso.

XII. JURADO Con base en la informacin suministrada al GMCI la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo designar un jurado evaluador con profesionales que acrediten experiencia en gestin de la calidad. XIII. ETAPAS Y CRONOGRAMA

Definicin de Bases del concurso: Agosto 15 de 2013 Validacin por la direccin: Septiembre 2 de 2013 Convocatoria y socializacin: Del 19 al 25 de Septiembre de 2013 Desarrollo de actividades propuestas: Del 25 de Septiembre al 28 de Noviembre de 2013 Evaluacin: Hasta el 29 Noviembre de 2013 Premiacin: 6 de Diciembre de 2013.

ANEXO 1
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE - SENA Grupo de Mejora Continua Institucional

PLAN DE ACCIN PARA LA IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

REGIONAL: RESULTADO ESPERADO 2013 2014

ACTIVIDAD

RESPONSABLE(S)

Oct Nov Dic Ene Feb Mar Abr

OBSERVACIONES