TCNICAS DE OBTENCIN DE LA INFORMACIN

I. INTRODUCCIN Los analistas utilizan una variedad de mtodos a fin de recopilar los datos sobre una situacin existente, como entrevistas, cuestionarios, inspeccin de registros (revisin en el sitio) y observacin. Cada uno tiene ventajas y desventajas. Para llevar a cabo un trabajo de investigacin el investigador cuenta con gran variedad de mtodos para disear un plan de recoleccin de datos. Tales mtodos varan de acuerdo con cuatro dimensiones importantes: estructura, confiabilidad, injerencia del investigador y objetividad. La presencia de estas dimensiones se reduce al mnimo en los estudios cualitativos, mientras que adquieren suma importancia en los trabajos cuantitativos, no obstante el investigador a menudo tiene la posibilidad de adaptar la estrategia a sus necesidades. Cuando la investigacin est altamente estructurada, a menudo se utilizan instrumentos o herramientas para la recoleccin formal de datos. La informacin que se levante, debe ser suficiente, confiable, vlida y sistemtica, de tal manera que le permita al auditor, llegar a conclusiones y elaborar recomendaciones con bases slidas. A continuacin se explicarn las diferentes tcnicas que el auditor puede aplicar en la obtencin de informacin II. CONCEPTO Herramienta de la auditora empresarial, en la que se aplican tcnicas de recoleccin, para identificar de manera precisa y concreta las fallas en las reas, sistemas, sobre los cuales se practicarn las respectivas pruebas.

III. CLASIFICACIN DE LAS TCNICAS DE OBTENCIN DE LA INFORMACIN 1. TCNICAS DE VERIFICACIN OCULAR Consisten en verificar en la entidad auditada, en forma directa y paralela, como se desarrollan y documentan los procesos, procedimientos, controles, las instalaciones fsicas, los movimientos diarios, la relacin con el entorno, trabajadores, etc., permitiendo tener una visin de la organizacin desde el ngulo que el auditor necesita. Entre ellas est la Observacin, Comparacin y Revisin Selectiva.

1.1.

LA OBSERVACIN Tcnica til para el analista en su progreso de investigacin, consiste en observar a las personas cuando efectan su trabajo. La tarea de observar no puede reducirse a una mera percepcin pasiva de hechos, situaciones o cosas. Hablbamos anteriormente de una percepcin "activa", lo cual significa concretamente un ejercicio constante encaminado a seleccionar, organizar y relacionar los datos referentes a nuestro problema. No todo lo que aparece ante el campo del observador tiene importancia y, si la tiene, no siempre en el mismo grado; no todos los datos se refieren a las mismas variables o indicadores, y es por eso que debemos estar alerta para discriminar adecuadamente frente a todo este conjunto posible de informaciones. El auditor al levantar la informacin debe tener especial cuidado en lo que se refiere a los hallazgos que puede recopilar a travs de la observacin. Estos datos los debemos sistematizar, es decir, registrar, si no pueden perder su validez. VENTAJAS DESVENTAJAS datos Se requiere de mucha habilidad y agudeza para ver los fenmenos estudiados. Demanda gran cantidad de tiempo. Tiene sesgos; el humano ve lo que quiere ver. Al momento de la interpretacin pueden distorsionase los hechos e ir ms all de lo que vimos en realidad. y en de y

Permite

obtener

cuantitativos y cualitativos. Se observan caractersticas y condiciones de los individuos. Tambin conductas, actividades, caractersticas ambientales. Puede ser utilizada en cualquier tipo de investigacin que no cualquier rea del saber. Es un mtodo se depende sesgos terceros o de registros; con ello eliminan ambigedades. o factores

Modalidades de Observacin Observacin Participante: El investigador se involucra total o parcialmente con la actividad objeto de investigacin. La observacin se hace desde el interior del grupo. Pueden intervenir las emociones del investigador. Observacin NO Participante: El investigador no se involucra en la actividad objeto de estudio. Los datos pueden ser ms objetivos. Al no integrarse al grupo los datos pueden no ser exactos, reales y veraces. Observacin No estructurada: El investigador utiliza lineamientos generales para observar y luego escoge lo que estima relevante a los efectos de la investigacin propuesta. Fundamentalmente usada para estudios exploratorios. Observacin estructurada: El investigador dispone de un instrumento estructurado y estandarizado para medir las variables en estudio de una manera uniforme. Utilizada para probar hiptesis en que se especifica claramente que se estudia. Se usan listas de cotejo, grabadoras, filmadoras, etc. Observacin individual: es la que realiza una sola persona, es obvio que el investigador se centra en lo que observa. Observacin colectiva: es una observacin en equipo, puede realizarse de las siguientes maneras: todos observan lo mismo o cada uno observa un aspecto diferente. Observacin de campo: los hechos se captan tal y como se van presentando en el mismo sitio donde usualmente se encuentran o viven los sujetos estudiados. All se observa cmo acta el sujeto. Observacin en laboratorio: tiene cierto carcter experimental y comprende la observacin minuciosa y detallada de un fenmeno en un sitio especialmente previsto para hacer la observacin

1.2.

COMPARACIN O CONFRONTACIN Acto de observar la similitud o diferencia existente entre dos o ms elementos, pudindose citar, la comparacin de resultados, contra criterios aceptables, lineamientos normativos, tcnicos y prcticos establecidos, esto permite al auditor determinar la veracidad de las operaciones registradas.

1.3.

REVISIN SELECTIVA Consiste en el examen ocular rpido de los datos o partidas que conforman un universo homogneo en ciertas reas, actividades o documentos elaborados, con fines de separar mentalmente asuntos que no son normales.

2. TCNICAS DE VERIFICACIN ORAL O VERBAL Permite obtener informacin oral dentro o fuera de la unidad auditada. Esta puede ser por entrevistas, indagacin, encuestas y cuestionarios. 2.1. INDAGACIN( SESIONES DE GRUPO) Tambin conocida como sesiones de grupo, es una de las formas de los estudios cualitativos en el que se rene a un grupo de personas para indagar acerca de actitudes y reacciones frente a un producto, servicio, concepto, publicidad, idea o empaque. Las preguntas son respondidas por la interaccin del grupo en una dinmica donde los participantes se sienten cmodos y libres de hablar y comentar sus opiniones. En las sesiones de grupo tradicionales se elabora un guin de desarrollo el cual servir para iniciar y cerrar la discusin. Se dividen los grupos de acuerdo a caractersticas del mercado objetivo. Usualmente las sesiones la conforman entre 8 y 12 participantes, teniendo una duracin entre 1 y 2 horas. Es habitual que los participantes se dejen llevar por la presin del grupo cambiando de opinin y por ende contaminando los resultados. Desventajas: El entrevistador tiene poco control sobre el grupo y en ocasiones se pierde tiempo en asuntos de poca trascendencia. El anlisis es complejo ya que depende de los estilos de comunicacin a la par con las reacciones no verbales de los participantes, por ello se necesita personal muy entrenado para el manejo del grupo y el anlisis de los resultados.

Tipos de sesiones de grupo Las variantes de las sesiones de grupo son: Sesiones de dos vas: En esta variante, un grupo de personas ve la dinmica de otro grupo y discute acerca de las reacciones e interacciones, para llegar a una conclusin. Sesiones con moderador dual: Estas sesiones cuentan con dos moderadores; uno se encarga de desarrollar la sesin de manera suave y confortable, mientras que el otro se asegura de que se toquen todos los puntos predefinidos. Sesiones con moderadores enfrentados: Los dos moderadores toman, deliberadamente, conceptos opuestos para generar discusin. Sesiones con participantes moderadores: En estas sesiones se le pide a uno o ms de los participantes que acte como moderador temporalmente durante la sesin. Sesin con integracin de cliente: uno o ms representante del cliente integra el grupo de manera abierta o encubierta. Mini sesiones: Sesiones conformados con mximo 5 miembros. Sesiones por tele conferencia: sesiones en el que se utiliza la red telefnica. Sesiones online: En estas sesiones se utilizan herramientas de Internet para conferencias mediante computadores. 2.2. ENCUESTAS Se les llama mtodo interrogativo o de opinin, se efecta con un propsito especfico. Es una de las tcnicas de recoleccin de informacin ms usadas, a pesar de que cada vez pierde mayor credibilidad por el sesgo de las personas encuestadas. La encuesta se fundamenta en un cuestionario o conjunto de preguntas que se preparan con el propsito de obtener informacin de las personas. Consiste en obtener informacin de los sujetos en estudio, proporcionados por ellos mismos, sobre opiniones, conocimientos, actitudes o sugerencias.

VENTAJAS Bajo costo Informacin ms exacta. Es posible introducir mtodos cientficos objetivos de medicin para corregir errores. Mayor rapidez en la obtencin de resultados. Tcnica ms utilizada y que permite obtener informacin de casi cualquier tipo de poblacin. Permite obtener informacin sobre hechos pasados de los encuestados. Relativamente ello. Ejemplo de uso 2.3. barata para la informacin que se obtiene con

DESVENTAJAS El planeamiento y ejecucin de la investigacin censo. Requiere para su con diseo de profesionales en su aplicacin. Hay un mayor riesgo de sesgo muestra. buenos suele ser ms complejo que si se realizara por

conocimientos de teora y habilidad

Evaluar las estadsticas demogrficas como errores, omisiones e inexactitudes. Otorga informacin suplementaria en relacin a la otorgada por los Censos. Evaluar peridicamente los resultados de un programa en ejecucin. Probar la eficiencia de un mtodo antes de aplicarlo al total de la poblacin. Saber la opinin del pblico acerca de un determinado tema. ENTREVISTAS

Es una tcnica orientada a establecer contacto directo con las personas que se considera fuente de informacin. Es decir; es la comunicacin interpersonal establecida entre el investigador y el sujeto de estudio a fin de obtener respuestas verbales a las interrogantes planteadas sobre el problema propuesto. A diferencia de la encuesta, que se cie a un cuestionario, la entrevista, si bien puede soportarse a un cuestionario muy flexible, tiene como propsito de tener informacin ms

espontnea y abierta, durante la misma, puede profundizarse la informacin de inters para el estudio. La informacin recopilada por medio de esta tcnica, puede utilizarse para completar, explicar, interpretar o contradecir otra obtenida por otras fuentes. Entonces en una entrevista siempre va a ver lo siguiente: El entrevistado: Deber ser siempre una persona que interese a la comunidad. El entrevistado es la persona que tiene alguna idea o alguna experiencia importante que transmitir. El entrevistador: Es el que dirige la entrevista debe dominar el dialogo, presenta al entrevistado y el tema principal, hace preguntas adecuadas y cierra la entrevista. La entrevista es tambin informacin y reportaje, las entrevistas pueden ser reales o imaginarias. TIPOS DE ENTREVISTAS Entrevista estructurada: Se elabora un formulario estandarizado. Idnticas preguntas y en el mismo orden a todos los sujetos. Los sujetos eligen la respuesta de 2, 3 o pocas ms alternativas. Los comentarios y explicaciones son los mismos para todos. VENTAJAS Respuestas cortas y precisas. Informacin fcil de procesar. El entrevistador no requiere gran entrenamiento. Informacin uniforme. DESVENTAJAS La informacin puede ser muy superficial. Limitada profundizar determinado. Difcil obtener informacin confidencial. la en posibilidad un de aspecto

Entrevista no estructurada: Es flexible y abierta, pero regida por los objetivos de la investigacin. Las preguntas, su contenido, orden y formulacin es controlado por el investigador, el que puede adaptarlas dependiendo de las situaciones y caractersticas de los sujetos en estudio. El entrevistado tambin cuenta con libertad para dar sus respuestas. Se utiliza un instrumento gua que contiene las orientaciones de los temas a tratar. Muy til para estudios exploratorios, descriptivos y cualitativos.

VENTAJAS Adaptable y aplicable a toda clase de sujetos en diversas situaciones. Permite profundizar en los temas de inters. Orienta posibles hiptesis y variables cuando se exploran reas nuevas.

DESVENTAJAS Requieren mucho tiempo. Muy costosos por el tiempo de las entrevistas. Limitado para personas con problemas de la palabra. Se requiere crear confianza y comodidad entre el entrevistado y el entrevistador. Se requiere habilidad tcnica para obtener la informacin y mayor conocimiento respecto del tema.

2.4.

CUESTIONARIO

Es un Mtodo que utiliza un instrumento o formulario impreso, destinado a obtener respuestas sobre el problema en estudio y que el sujeto investigado llena por s mismo. El cuestionario puede aplicarse a grupos o individuos estando presente el investigador. Incluso puede enviarse por correo a los destinatarios. VENTAJAS Costo relativamente bajo. Proporciona informacin sobre un mayor nmero de personas en un perodo breve. Fcil para obtener, cuantificar, analizar e interpretar datos. Menores requerimientos de personal capacitado. Mayor posibilidad de mantener anonimato de los encuestados. DESVENTAJAS Es poco flexible, la informacin no puede variar ni profundizarse. Si el cuestionario se enva por correo, es posible que no sean devueltos o que no se obtengan respuestas. No utilizable en personas que no saben leer ni escribir. No permite aclarar dudas. Resulta difcil obtener cuestionarios

Eliminacin de los sesgos que introduce el encuestador.

completamente contestados.

TIPOS DE PREGUNTAS Preguntas de inicio o de toma de contacto: Comienzan la entrevista y rompen el hielo. Preguntas filtro: Seleccionan el entrevistado objeto del estudio. Preguntas puente: Seleccionan las respuestas a responder por tipo de entrevistado. Preguntas de control: Comprueban la veracidad de la respuesta. Preguntas de recuerdo: miden el recuerdo, ya sea asistido o no. Preguntas de tarjeta: se les muestran imgenes, fotografas, marcas etc., que se asocien a sus respuestas. Preguntas de respuesta aleatoria: Para temas delicados y dicotmicos. Preguntas abiertas: Son las que presentan al encuestado un tpico y lo alientan a que responda con sus propias palabras, sin considerar ninguna alternativa de respuestas. Ejemplos: Por qu sale a cenar fuera de casa los fines de semana?Qu opina de los candidatos a la Alcalda Provincial? Preguntas cerradas: Son las que limitan la libertad de respuesta del encuestado. Se elaboran mediante un conjunto de alternativas, donde las respuestas se hallan condicionadas a alternativas fijas que indica el formulario. Preguntas de respuesta mltiple y de opcin nica Preguntas mixtas

3. TCNICAS DE VERIFICACIN DOCUMENTAL Consisten en obtener de la entidad documentacin escrita para soportar las afirmaciones, anlisis o estudios realizados por los auditores. La informacin no es nueva en su totalidad, por ello es adecuado recuperar la informacin anterior publicada sobre el acontecimiento. Es bueno que los medios tengan un sistema de archivo ordenado para poder encontrar la informacin rpidamente. Entre ellas se encuentran: 3.1. La Comprobacin

Tcnica que se aplica en el curso de un examen, con el fin de corroborar la existencia, legalidad, integridad, autenticidad y legitimidad de las operaciones efectuadas por una entidad, mediante la verificacin de los documentos que la justifican o sustenta una operacin o transaccin. 3.2. Computacin Se utiliza para verificar la exactitud y correccin aritmtica de un resultado. Se prueba solamente la exactitud de un clculo, por lo tanto, se requiere de otras pruebas adicionales para establecer la validez de las cifras incluidas en una operacin. 3.3. Rastreo Es utilizada para dar seguimiento y controlar una operacin de manera progresiva, de un punto a otro de un proceso interno o de un proceso a otro por una unidad operativa dada, para asegurarse de su regularidad y correccin. 3.4. Revisin analtica Anlisis de ndices, indicadores, tendencias y la investigacin de fluctuaciones, variaciones y relaciones que resulten inconsistentes o se deriven de las operaciones, planes, entre otros, pronosticados. 3.5. Estudio General (Exploracin) Consiste en la evaluacin general de la informacin de la entidad, sobre su naturaleza jurdica, objeto social, estados contables, informacin presupuestal, sistemas de informacin, sistemas de control, plan indicativo de gestin, contratacin, etc. 4. TCNICAS DE VERIFICACIN FSICAS Es el reconocimiento real, sobre hechos o situaciones dadas en tiempo y espacio determinados y se emplea como tcnica la inspeccin, que no es ms que el examen minucioso de los recursos fsicos y documentos para determinar su existencia y autenticidad de un activo o de una operacin registrada en la contabilidad o presentada en los estados financieros de la entidad.

5. TCNICAS DE VERIFICACIN ESCRITA Se fundamentan en reflejar informacin importante, para el trabajo del auditor, se obtiene de las formas siguientes: 5.1. Anlisis Consiste en recopilar y manipular informacin lgica. Permite identificar y clasificar para su posterior anlisis, todos los aspectos de mayor significacin y que en un momento dado pueden afectar la operatividad de la entidad auditada. 5.2. Conciliacin Implica que concuerden dos conjuntos de datos relacionados, separados o independientes, confrontar informacin producida por diferentes unidades administrativas o instituciones, en relacin con una misma operacin o actividad, a efectos de hacerla coincidir, lo que permite determinar la validez, veracidad e idoneidad de los registros, informes y resultados que estn siendo evaluados. 5.3. Confirmacin Permite comprobar la autenticidad de los registros, saldos y documentos analizados a travs de informacin directa y por escrito, otorgada por funcionarios internos o externos que participan, realizan o se vinculan con las operaciones sujetas a comprobacin. 5.4. Certificacin Su objetivo fundamental es la obtencin de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general mediante la firma de una autoridad. 5.5. Acta de Declaracin Es un medio muy eficaz para el trabajo del auditor, dada las peculiaridades actuales de nuestro trabajo, su objetivo es dejar constancia escrita, mediante acta de las declaraciones que por cualquier motivo realicen ante los auditores los trabajadores, funcionarios y dirigentes de la entidad auditada u otro personal que tenga relacin con los hallazgos de la auditoria. 5.6. Tabulacin

Es la tcnica de auditoria, mediante la cual se agrupan los resultados logrados, en las reas, segmentos, o elementos examinados, de manera que se facilite la elaboracin de las conclusiones.

Diarios Durante mucho tiempo se han usado diarios personales como fuente de informacin en la investigacin histrica. Pues bien, es igualmente posible generar nuevos datos para un estudio no histrico, al pedir a los sujetos que lleven un diario durante un periodo determinado. El diario no requiere ser completamente estructurado. Sin embargo, a menudo tambin se solicita a los sujetos que escriben acerca de un aspecto especfico de alguna experiencia particular y, en ocasiones, incluso con un esquema semi estructurado.

Las tcnicas para la recoleccin de la informacin mencionadas anteriormente se deben definir por el tipo de informacin requerida (cuantitativa, cualitativa o ambas). Lo cual le daremos a conocer en el siguiente cuadro:

CUANTITATIVAS
Encuesta Entrevista Observacin sistemtica Anlisis de contenido Grupo focales y grupo discusin Inventario Fichas de cotejos Experimento Tcnicas proyectivas Pruebas estadsticas de

CUALITATIVAS
Entrevista estructurado y no estructurado Observacin sistemtica y no sistemtica Historia de vida Anlisis de documento Diario Cuadernos Cuestionarios Inventarios y listado de interaccin Grabaciones en audio y video

IV. CONCLUSIONES De Las tcnicas descritas en este trabajo son flexibles y pueden aplicarse en muchos planes de investigacin. La Recoleccin de Datos, consiste en la recopilacin de informacin; se lleva a cabo por medio de entrevistas, cuestionarios y observacin; donde el analista obtiene y desarrolla los sistemas de informacin logrando sus metas y objetivos.

Por otro lado la entrevista es una relacin directa del investigador con su objeto de estudio y se considera una de las formas ms prcticas de obtener testimonios orales. En fin, los mtodos de investigacin permiten de manera precisa lograr el objetivo de la investigacin. Por ello, es la columna vertebral de la investigacin y ello le da ese carcter de fundamental en un estudio de investigacin.