ESCUELA POLITCNICA DEL EJRCITO

Departamento de Ciencias Econmicas y Administrativas

Ingeniera en Finanzas y Auditora

GUIA DE APRENDIZAJE No. 1

Sonia Sucuy AUDITORIA DE GESTIN

Actividad de aprendizaje 1.1. 1. Realice un ensayo sobre la importancia de los sistemas de gestin de la calidad en una empresa industrial. 2. De acuerdo con el ensayo preparado anteriormente, aplique o explique para una empresa turstica qu ventajas competitivas conseguira al aplicar un sistema de gestin de la calidad. 3. Estudie y disee un cuadro sinptico sobre el papel de la alta direccin dentro del sistema de gestin de la calidad. Actividad de aprendizaje 1.2. 1. Investigue y redacte un concepto demostrando cinco caractersticas aplicadas a una industria alimenticia sobre: NO.
1 Optimizar la gestin organizacional mediante la evaluacin de las 5Es: Eficiencia, efectividad, tica, economa y ecologa

CALIDAD CAPACIDAD SATISFACCIN AL CLIENTE SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD CARACTERSTICAS
OBJETIVO

Determinar el grado de cumplimiento de objetivos y metas. 3

Comprobar si la entidad adquiere, protege y emplea sus recursos de manera econmica y eficiente y si se realizan con eficiencia sus actividades y funciones. Promover el aumento de la productividad, procurando la correcta administracin del patrimonio pblico.

Efectividad: Nivel en que se alcanzan los resultados Eficiencia: Buen usos de los recursos Economa: los mejores resultados al menor costo tica: cumplimiento de slidos principios morales y valo fundamentales del ser humano Ecologa: Cuidado del ser humano Evaluacin de la eficiencia y economa en el uso de los recursos, entendido como rendimiento efectivo, o sea operacin al costo mnimo posible sin desperdicio innecesario; as como, de la eficacia en el logro de los objetivos y metas, en relacin a los recursos utilizados Para determinar si existen procedimientos ineficaces o costosos; duplicacin de esfuerzos de empleados u organizaciones; oportunidades de mejorar la productivid con mayor tecnificacin; exceso de personal con relaci trabajo a efectuar; deficiencias importantes, en especia ocasionen desperdicio de recursos o perjuicios econm Verificando el uso del cumplimiento de la normatividad general como especfica y de procedimientos

Logro de los objetivos institucionales

establecidos Como: nivel jerrquico de la entidad; la estructura organizativa; y, la participaci individual de los integrantes de la institucin.

2. Haga un estudio y aplicacin de los conceptos relativos a la conformidad y aplquelos a una empresa de servicios de salud, estos conceptos son parte de la ISO 9000:2000.

3. Haga una evaluacin de los mtodos de evaluacin de los sistemas de gestin de la calidad ISO 19011:2002. Ponga dos ejemplos.

Verificar los Revisin de los registros antecedentes del auditor Proporcionar informacin sobre cmo se percibe el desempeo del auditor
habilidades de comunicacin, para verificar la informacin y examinar los conocimientos, Y para obtener informacin adicional

Ejemplo: Anlisis de los reg de educacin, deformacin laborales y de experiencia

Mtodos de evaluacin de los sistemas de gestin de la calidad

4.

La evaluacin debera ser llevada a cabo por una persona o por un panel utilizando uno o varios mtodos seleccionados de entre los indicados

Retroalimentacin

Ejemplo: Encuestas, cu referencias personales, quejas,evaluacindelde evaluacin entre pares

positiva y negativa Evaluar los atributos personales y las

Ejemplo: Entrevista personales y telef

Entrevista

Evaluar los atributos personales y la aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades

Ejemplo: Actuac testificacin de auditoras,

Evaluar las cualidades personales, los conocimientos y habilidades, y su aplicacin Proporcionar informacin cuando la observacin directa no puede ser posible o apropiada

Ejemplo: Exmene orales y escritos, exmenes

Observacin

Ejemplo: Revisi informe de la au discusin

Actividad de aprendizaje 1.3.

1. Desarrolle un estudio de los atributos del hallazgo segn el Manual de la ILACIF y ponga un ejemplo completo, relacionado con el municipio de su domicilio.

Asegurarse que toda la informacin necesaria

Comunicar el mensaje con efectividad

Condicin -

Es la situacin actual encontrada, respecto a una operacin, actividad o transaccin Refiera directamente al criterio o unidad de medida porque el objetivo de la condicin es describir lo bien que se comporta la organizacin en el logro de las metas expresadas como criterios

FORMAS DE CONDICIONES

-Los criterios se estn logrando satisfactoriamente -Los criterios no se logran Los criterios se estn logrando parcialmente
a. Leyes b. Reglamentos 1. Disposiciones c. Instrucciones en forma de manuales, directivas, procedimientos, etc. d. Objetivos e. Polticas f. Normas g. Otras disposiciones 2. Sentido comn 3. Experiencia del auditor 4. Opiniones independientes de expertos

Atributos de un Hallazgo Criterio

El auditor mide la condicin Son unidades de medida que permiten la evaluacin de la condicin actual

por escrito

Efecto

Es el resultado adverso real o potencial que resulta de la condicin encontrada. Normalmente representa la prdida en dinero o en efectividad causada por el fracaso en el logro de las metas.

EFECTOS TIPICOS

5. Prcticas comerciales prudentes

1. Uso antieconmico o

ineficiente verbales de los recursos 6. Instrucciones

7. Experiencias administrativas 8. Objetivos o polticas generales 2. Prdida de ingresos expresados verbalmente

humanos, materiales o financieros.

potenciales

9. Prcticas generalmente observadas

3. Violacin de disposiciones generales.

4. Inefectividad en el trabajo (no se estn realizando como fueron planeados o lo mejor posibles 5. Gastos indebidos

7. 8. 9.

CAUSAS TIPICAS

1. Atrib utos de un 2. Causa

3. 4.

Es la razn fundamental (o razones fundamentales) por la cual ocurri la condicin El motivo por el que no se cumpli el criterio o norma

5. 6.

1. Falta de capacitaci Falta de comunicaci Falta de conocimiento los requisito Negligencia o descuid Normas inadecuad inexistentes, obsoletas imprcticas.6. Consie decisin o instruccin desviarse de las norma Falta de recur humanos, materiales financieros.8. Falta buen juicio o sent comn.9. Falta honestidad.10. Inadvertencia problema.11. Inadvertencia beneficios potenci desarrollados al efect cambios.12. Falta esfuerzo e inte suficientes.13. Falta supervisin adecuada Falta de voluntad p cambiar.15. Organizac

MUNICIPIO DE QUITO

P
HOJA DE HALLAZGOS

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DEPARTAMENTO DE RECAUDACIN DE IMPUESTOS

Proceso No. 1: Registro de los Ingresos

Procedimiento 1: Entrega de los reportes de los valores que ingresaron al municipio de Rumiahui

a.

Condicin: Al solicitar los reportes de ingresos por concepto de impuestospredios de terrenos del sector pudimos darnos cuenta que de los 65 documentos 62 fueron emitidos de forma correcta y 3 de ellos no cumplan con las condiciones establecidas poral municipio de Rumiahui.

b.

Criterio: Consideramos oportuno que los reportes de ingresos por concepto de impuestos que se emitan, se deber realizar un registro diario y detallado por concepto, numero de terreno, valor unitario y valor total, fecha, persona que realiza la compra, para poder detallar y comparar con los respaldos respectivos. Causa: Los reportes de cada uno de los reportes de ingresos por concepto de impuestosdeben tener constancia de los valores de cada una de las recaudaciones realizadas, previa a la emisin de los reportes de ingresos por concepto de impuestos se deber informar a la persona responsable.

c.

d.

Efecto: El personal encargado de la distribucin de los reportes de ingresos por concepto de impuestos, tendr un mejor control de cada uno de los ingresos. De este modo y no se ver afectado al cierre del periodo por errores.

e.

Conclusin: El Departamento de Recaudaciones del Municipio de Rumiahui, no esta cumpliendo con un aspecto de control reportes de ingresos por concepto de impuestos, por la emisin de reportes al momento de entregar del informe.

f.

Recomendacin: Al cumplir con lo establecido, de realizar un informe de ingreso de pago de impuestos, para tener un mayor control, as podremos tener un valor real de las recaudaciones realizadas en el programa.

2. Investigue y desarrolle un ejemplo sobre las tcnicas de auditora utilizadas, para el Departamento de Ventas de la empresa de agua potable de su localidad.

Comparacin Tcnica de verificacin ocular Observacin

Indagacin Tcnica de verificacin verbal Anlisis Conciliacin confirmacin Tcnica de verificacin escrita Inspeccin

En el caso especifico se menciona el Ejemplo de la EMMAPS de quito donde en las auditoras realizadas por el departamento de Auditora Interna se utiliza con mayor incidencia las tcnicas de verificacin ocular que consiste en la comparacin de informacin presentada por el departamento de ventas con la informacin que debera haber sido presentada , la observacin de ciertas cuentas consideradas clave para el distinto desarrollo de cada uno de los departamentos de la empresa ,especficamente el de ventas , se realiza tambin una revisin selectiva de la informacin proporcionada por el departamento de ventas de la empresa , se hace especial nfasis en la informacin que puede representar un riesgo para el giro de negocio de la empresa. Se realiza tcnicas de verificacin verbal, como lo es la indagacin, ya que se hace una investigacin de los temas que son considerados clave para el desarrollo de la empresa en el rea de ventas Se realiza tambin tcnicas de verificacin escrita como lo es el anlisis y conciliacin de los diarios mayores de ventas,as como tambin una confirmacin con los informes presentados por el departamento de ventas

3. Determine cules son las responsabilidades de la direccin en una empresa con ambiente ISO.

a) Es adecuada al propsito de la organizacin, b) Incluye un compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestin de la calidad c) Proporciona un marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad, d) Es comunicada y entendida dentro de la

Poltica de la Calidad

La alta direccin debe cerciorarse d objetivos de la calidad se establecen funciones y niveles pertinentes den organizacin.

Objetivos de la calidad

Los objetivos de la calidad deben se coherentes con la poltica de la calid

Planeacin

Responsabilidad de la Direccin

Planificacin del sistema

La alta direccin debe aseverar que planificacin del sistema de gesti calidad se realiza con el fin de cum requisitos citados en 4.1, as como objetivos de la calidad

Responsabilidad y autoridad.- La alta direccin debe asegurarse de qu responsabilidades y autoridadesestn definidas y son comunicadas de la organizacin.

Responsabilidad, autoridad y comunicacin

Representante de la direccin.- a alta direccin debe designar un mie de la direccin

Comunicacin interna.- la alta direccin debe asegurar de que se impl los procesos decomunicacin apropiados dentro de la organizacin y l comunicacin se efecta considerando la eficacia del sistema de gesti

Revisin por la direccin

La revisin debe incluir la evaluacin de lasoportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el sistema de gestin de la calidad

a) resultados de auditoras, b) retroalimentacin del cliente,. .

c) desempeo de los procesos y confor producto, d) estado de las acciones correctivas y

e) acciones de seguimiento de revision direccin previas,

4. Prepare actividades eficientes, eficaces y econmicas para el proceso de ventas de una empresa molinera, que pudieran ser evaluadas en una auditora de gestin de ambiente ISO.
La eficacia de una organizacin se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos contenidos en los programas de actuacin de la misma, es decir, comparando los resultados realmente obtenidos con los resultados previstos y, por tanto, existe eficacia cuando una determinada actividad o servicio obtiene los resultados esperados, independientemente de los recursos que hayan sido utilizados para ello, por tanto se trata de la comparacin de unos outputs con otros outputs. La evaluacin de la eficacia requiere siempre la existencia de objetivos claros, concretos y definidos, pudindose realizar la medicin del nivel de eficacia sobre los hechos y sobre los resultados. Esta evaluacin nos permite: a) Conocer si los programas cumplimentados han conseguido los fines propuestos. b) Facilitar informacin para decidir si un programa debe ser continuado, modificado o suspendido controles de eficacia realizados durante el desarrollo del programa, medicin en su caso, de los outputs intermedios-. c) Suministrar bases empricas para la evaluacin de futuros programas. d)Descubrir la posible existencia de soluciones alternativas con mayor eficacia. e) Fomentar el establecimiento por parte de la alta direccin de la empresa de sus propios controles internos de gestin.

La eficiencia se mide por la relacin entre los bienes adquiridos o producidos o los servicios prestados por un lado (outputs) y los recursos utilizados por otro (inputs), es decir, se mide por la comparacin de unos inputs con unos outputs. La evaluacin de los niveles de eficiencia requiere la existencia de una determinada informacin y de una organizacin suficientemente preparada. Para valorar tanto los inputs como los outputs, stos deben estar claramente definidos. Dicha evaluacin puede ser realizada en trminos cuantitativos o cualitativos, y nos permite conocer: a) El rendimiento del servicio prestado o del bien adquirido o vendido, en relacin con su coste. b) La comparacin de dicho rendimiento con una norma establecida previamente. c) Las recomendaciones para mejorar los rendimientos estudiados, y en su caso, las crticas de los obtenidos. La economa mide las condiciones en que una determinada empresa adquiere los recursos financieros, humanos y materiales. Para que una operacin sea econmica, la adquisicin de recursos debe hacerse en tiempo oportuno y a un coste lo ms bajo posible, en cantidad apropiada y en calidad aceptable, la economa se produce cuando se adquieren los recursos apropiados al ms bajo coste posible, por tanto se trata de comparar unos inputs con otros inputs, teniendo en cuenta los factores de calidad, cantidad y precio. Actividades eficientes Verificar diariamente el flujo de productos que rotan en el inventario de bodega , con el fin de determinar posibles mermas y faltantes. Controlar las transferencias de mercaderas hacia otras sucursales de la empresa. Actividades eficaces. Solicitar un informe de flujo de productos al jefe de bodega , dicho informe debe ser de manera diaria. Solicitar al jefe de ventas un informe diario sobre las transferencias de mercadera hacia otras sucursales de la empresa. Actividades econmicas Conciliar el diario de ventas travs de un sistema contable , mismo que tenga conexin con la contabilidad de la empresa. Implementar un sistema de cdigo de barras en los productos de la empresa

Actividad de aprendizaje 1.4.

1. Realice un mapa conceptual considerando la ISO 9001:2000 y los siguientes acpites: RESPONSABILIDADES DE LA DIRECCIN GESTIN DE LOS RECURSOS REALIZACIN DEL PRODUCTO

ISO 9OO1-2000

CICLO DE MEJORA CONTINUA

ENFOQUE AL CLIENTE

ENFOQUE AL PRODUCTO

EVALUAR Y DEMOSTRAR LA CONFORMIDAD CON LO DEMOSTRADO

DEFINIR Y HABILITAR DE ACUERDO A LOS REQUISITOS Y MEDIOS

EL MODELO ESTA BASADO EN LOS REQUISITOS DEL CLIENTE

2. Con el anlisis anterior, aplique a una industria de muebles de madera en: DISEO Y DESARROLLO COMPRAS