Contenido Del Informe de Pesi

Universidad Nacional de Trujillo Facultad de Ingeniera Sede Valle Jequetepeque Escuela de Sistemas
CAPITULO I GENERALIDADES EMPRESARIALES
Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin
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1.1. DATOS EMPRESARIALES: 1.1.1.Razn Social SUPER REY E.I.R.L 1.1.2.R.U.C 20550381631 1.1.3.Giro del negocio Comercializacin mercera y otros. 1.1.4.Direccin Av. Gonzlez Cceda N 1410 - Chepn 1.1.5.Telfono 044 - 561805 1.1.6.Email srey1@gmail.com 1.1.7.Contacto de artculos de abarrotes, artculos de plstico,
Apellidos y Nombres: Wilder Bazn Cueva Puesto: Auxiliar de ventas Direccin: Calle Triunfo N 1502 Telfono: 94 - 9889181 Email: wbazan@hotmail.com
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1.2. BREVE RESEA HISTRICA: Sper Rey E.I.R.L. nace con la filosofa del comercio; orientada a promover y brindar productos y servicios de primera calidad a los consumidores; considerando que los clientes son los primeros y as ayudar al desarrollo de nuestra regin. Su objetivo es buscar la satisfaccin de las necesidades del cliente ,
productos que desean y desarrollando una excelente relacin con ellos. entregndoles
En el ao de 1988, el
Seor Alfonso Reyes Villanueva trabaj en una comercializadora de nombre
San Agustn de la ciudad de Chepn; en el cual tuvo el cargo de ayudante de ventas, all fue donde l aprendi todo lo relacionado con el comercio; aspirando tambin a crear su propio negocio.
Al transcurrir algunos aos Don Reyes se siente capaz y da un paso adelante, creando as su pequea empresa ,
necesidad (arroz, azcar, etc.). la cual comenz con la venta de productos de primera
Como su negocio iba progresando decidi ampliarlo, para ello, una empresa de crditos lo visit y le propuso darle crdito; entonces, con la esperanza de que sus esfuerzos dieran frutos, decidi aprovechar la oportunidad que le ofreca dicha empresa, la cual le sirvi de ayuda para que su negocio creciera y hoy en da sea una de las comercializadoras ms reconocidas en la localidad.
1.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:
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1.3.1. Organigrama Empresarial
Diagrama N 1 Comercializadora Sper Rey E.I.R.L.
GERENTE GERENTE
ADMINISTRADOR ADMINISTRADOR
CONTABILIDAD CONTABILIDAD
Aux. de Contab. Aux. de Contab.
JEFE DE JEFE DE COMPRA COMPRA S S
CAJA CAJA
JEFE DE JEFE DE VENTAS VENTAS
JEFE JEFE ALMACEN ALMACEN
JEFE DE JEFE DE PERSONAL PERSONAL
Vendedor Vendedor es es
Auxiliar Auxiliar
Auxiliar Auxiliar
Fuente: Comercializadora Sper Rey E.I.R.L.
1.3.2. Funciones Empresariales
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Administrar: Gobernar, esto quiere decir, tener autoridad y conocimiento administrativo para dirigir una empresa. Suministrar, es decir, proveer al cliente lo que necesite.
Realizacin de pedidos a proveedores: El encargado de esta funcin es el jefe de Compras, quien recibe la lista de productos que tienen mayor demanda. Luego realizar los pagos a los proveedores.
Venta de Productos: Atender a los clientes en la venta de productos y as satisfacer sus necesidades. Atencin directa con el cliente: El personal de ventas tiene una relacin directa con los clientes, estos los atienden de acuerdo a los productos que desean comprar. Recepcionar pagos por compra de productos: El personal encargado de recepcionar los pagos es el que se encuentra en el rea de Caja. Luego da informacin de cuanto fue el ingreso del da al rea de contabilidad. Control de productos: El personal encargado de esta rea controla el ingreso y salida de productos, pedidos por el Jefe de compras, los cuales son asignados al Almacn de la empresa. Determinan y clasifican los diversos productos de acuerdo a la calidad.
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Verifica la fecha de vencimiento de cada producto.
1.3.3. Procesos Empresariales Compras Tiene por funcin comprar a los productos a los distintos proveedores. Sus funciones con el sistema son: Recepcionar la lista de productos requeridos por el sistema. Prepara cotizacin para los proveedores. Generar orden de compra. Recepcionar facturas, guas de remisin por compras.
Ventas Se encarga de las ventas de los productos disponibles. Atender al cliente. Verifica los pedidos en la lista de productos disponibles en stock. Emitir documento de pedidos al rea de almacn. Procesar pagos y emitir documento de venta. Despachar producto al cliente. Reportar al rea de contabilidad las boletas o facturas de ventas realizadas diariamente y mensualmente. Almacn Tiene por funcin el control de entrada y salida almacn. Sus funciones con el sistema son: Verificar la cantidad y la calidad de los productos que son comprados. Elaborar lista de productos que se encuentran disponibles en almacn. Abastecer de productos al rea de ventas. Actualizar productos. de productos de que se encuentran
1.3.4. Fuerza Laboral
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Cuadro N 01: Fuerza Laboral
rea Gerencia Administracin Contabilidad Compras Ventas Almacn Caja Total
N de Trabajadores 1 1 1 2 5 3 1 14
1.4. DIRECCIONAMIENTO EMPRESARIAL: 1.4.1. Visin de la Empresa Seremos una empresa competitiva, sustentable y lder en el mercado del Valle Jequetepeque con capacidad de crecimiento sostenido brindando un servicio de buena calidad a nuestros clientes y pblico en general llegando a satisfacer sus necesidades y aportando soluciones competitivas para alcanzar la mxima calidad; considerando criterios de rentabilidad. 1.4.2. Misin de la Empresa
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Somos una empresa que busca brindar productos de calidad y a precios razonables, siempre teniendo en cuenta que el cliente es lo ms importante y que a l estn dirigidos nuestros proyectos. Promover el desarrollo de nuestra comunidad mediante prcticas que ayuden a estimular el espritu empresarial y relaciones basadas en la NO COMPETENCIA que ayuden a establecer oportunidades comerciales de mutuo beneficio. Nuestros trabajadores tienen una slida formacin y experiencia laboral, lo cual crea en ellos una responsabilidad frente a su labor desempeada, procurando un buen trato al cliente. 1.4.3. Rol Empresarial La Empresa SUPER REY E.I.R.L., es una empresa de servicios que brinda a la comunidad la venta de todo tipo de productos para la satisfaccin de sus necesidades. Es una empresa consciente de que un negocio est bien, solo si la sociedad tambin lo est. Es difcil imaginar mejores resultados comerciales si no se cuenta con un mejor panorama social y cultural. Por ello dentro de sus actividades se trata en lo posible de colaborar de algn modo a este fin. 1.4.4. Objetivos Empresariales a) Objetivo General Buscamos satisfacer las necesidades del cliente e impresionarlos, hacindoles fcil el trabajar con nosotros, entregndoles los productos y servicios
de calidad que desean y desarrollando una excelente relacin con nuestros proveedores.
b) Objetivos Especficos
Diversificar la lnea de productos de acuerdo con las necesidades de los clientes. Satisfacer eficazmente a cada una de las necesidades, de nuestros clientes. Sorprender a los mercados con nuestro crecimiento agresivo e innovacin.
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Incrementar nuestras ventas, logrando as posicionarnos en el primer lugar de preferencia por nuestros clientes en todo el Valle Jequetepeque.
1.4.5. Metas Empresariales 1.4.5.1. Corto plazo Atraer un 25% de clientes en un plazo no mayor de 3 meses mediante promociones, campaas de venta, publicidad, y satisfacer sus necesidades. 1.4.5.2. Mediano plazo Dichos objetivos se ejecutaran en un plazo no mayor de 9 meses: Contar con 2 empresas proveedoras para ofrecer
diversidad de productos a nuestros clientes, tratando de mejorar nuestros servicios hacia ellos. Eliminar un 25% de errores, reprocesos y prdidas de tiempo, promoviendo un ambiente de trabajo productivo. Incrementar un 30% de la cantidad de productos para ofrecer al pblico; incrementado la cantidad actual con lo que cuenta en stock. Conservar en buen estado de 3 instalaciones, para lo cual empleamos preventivo. 1.4.5.3. Largo plazo Automatizacin de un 35% en cada una de las reas de la comercializadora en un periodo de 2 aos. Abrir 3 nuevos puntos de venta en el norte del pas en un lapso de 4 aos. Realizar ventas va Internet de 2 aos. las mejores tcnicas de mantenimiento
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Impulsar el uso de la tecnologa en los procesos, evaluando identificando soluciones beneficiosas,
requerimientos tecnolgicos en un plazo no mayor de 3 aos. Contar con un rea de entrega de productos a domicilio en un periodo de 2 aos. 1.4.6. Problemas Empresariales Falta de poltica empresarial (normas establecidas por la empresa), lo cual ocasiona cierto descontento en los clientes. Durante ciertas horas del da se observa congestionamiento de clientes. No contar con una entrada directamente hacia el rea de almacn. Falta de tecnologa moderna, las computadoras deben cambiarse por unas de ms capacidad. 1.4.7. Anlisis Interno a) Fortalezas Ubicacin, porque se encuentra en una cntrica y comercial, lo cual es ventajoso para el proceso ventas. Personal en el rea de ventas con conocimientos slidos en el proceso comercial. Cultura organizacional. Certificados de salud del personal, permiso y registro sanitario Presencia de un consultor contable externo. Precios establecidos con cobertura de costos. b) Debilidades Altos costos de transporte de productos. Poco conocimiento de productos nuevos en el mercado. Insuficiencia de personal en el rea de ventas. Limitaciones al acceso de Internet. No existe una estrategia de marketing definida.
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1.4.8. Anlisis Externo a) Amenazas Volatilidad de las variables Macro-econmicas del pas. Incertidumbre poltica. Variabilidad del Clima. Cambios Aparicin similares. b) Oportunidades Disponibilidad de crdito por parte de los proveedores y de las entidades financieras. Facilidad de acceso a la informacin contable. Esta ubicada en una zona comercial. Facilidades de oferta a los clientes. 1.4.9. Factores Crticos de xito Precio mdico y buen trato. Efectividad de propaganda y publicidad. Economa de productos de Buena calidad. Desarrollo administrativo del personal eficiente. Imagen empresarial. Efectividad de promociones y ofertas. Atencin al cliente con eficiencia y efectividad. Organizacin eficiente frente a los competidores. 1.4.10. Estrategias Empresariales Estrategia de penetracin en el mercado. Incrementar el consumo por parte de los clientes. Atraer clientes de la competencia. Atraer a los nuevos usuarios. de las condiciones de comercializacin de los
proveedores. de nuevos competidores que ofrezcan productos
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Estrategia de desarrollo del mercado. Expansin territorial mediante sedes en diferentes del pas. Estrategia de implementacin de productos. La comercializadora debe abastecer con nuevos productos en variedades de marcas. puntos
CAPITULO II METODOLOGA
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RELACIONES: Unidad Organizacional-Funciones-Ejecutivos
Unidad Organizacional
Funciones
Ejecutivos
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Fuente: Elaboracin Propia
MATRIZ DE UNIDADES ORGANIZACIONALES VS. FUNCIONES
Plantear Estrategias de Direccionamiento Empresarial
Coordina y administrar los requerimientos
Mantenimiento de los productos
Mejorar la imagen institucional * * * * * *
Formular Planes de Negocios
Elaborar Planillas de Sueldos
Elaborar Balance General
Funcin
1. Gerencia 2. Administracin 3. Contabilidad 4. Personal 5. Almacn 6. Mantenimiento
* *
* * * * * * * * * * *
* *
Satisfaccin del cliente
Almacenar productos
Contratar Personal
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Conclusin: La administracin tiene el mayor nmero de funciones. Mejorar la imagen institucional es comn a todos las Unidades Organizacionales.
MATRIZ DE UNIDADES ORGANIZACIONALES VS. EJECUTIVOS
Contador
Gerente.
1. Gerencia 2. Administracin 3. Contabilidad 4. Personal 5. Almacn 6. Mantenimiento
* * * * * * * * * * * * * * * * * * * *
Conclusin: El gerente se relaciona con todas la unidades organizacionales.
Cajero
Ejecutivos
Auxiliar de almacn
Jefe de Almacn
Jefe de Compras
Jefe de Personal
Jefe de Ventas
Administrador
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La unidad organizacional de administracin se relaciona con la mayora de los ejecutivos.
MATRIZ DE FUNCION VS. EJECUTIVOS
Contador
Gerente.
1. Plantear Estrategias 2. Coordina y administrar 3. Formular Planes 4. Elaborar Balance General 5. Contratar Personal 6. Elaborar Planillas de Sueldos
* * * * *
* * *
* * * *
* * *
Cajero
Ejecutivos
* * * *
* *
* *
7. Mantenimiento de los productos
8. Almacenar productos 9. Mejorar la imagen institucional 10. Satisfaccin del cliente * * * * * * * *
* * *
* *
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Auxiliar de almacn
Jefe de Almacn
Jefe de Compras
Jefe de Personal
Jefe de Ventas
Administrador
Conclusin: El gerente general se relaciona con la mayora de las unidades organizacionales. Mejorar la imagen institucional; estn relacionados con todos los ejecutivos.
- Fase II Diagnstico de la Organizacin
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2.1.- DIAGNSTICO INTERNO
2.1.1.- Determinacin de los Valores Estratgicos Los valores estratgicos son aquellas creencias o principios que soportaran a la visin, misin y objetivos y metas estratgicas de la institucin y sirven como marco de referencia para todo el proceso de planeamiento. La organizacin debe definir una escala de valores que en su conjunto integren la filosofa de la organizacin y esta deber ser el marco referencial dentro de la cual se examinen los caminos para alcanzar los objetivos y metas en el mercado. Para la determinacin de los valores estratgicos se reuni a los socios; a travs de una lluvia de ideas se gener una lista de los valores que identifican a una institucin y mediante un cuestionario se identific el grado de importancia de cada una de ellas. Segn el anlisis efectuado los valores estratgicos de la institucin son:
Cuadro N 1: Valores Estratgicos Fuente: Elaboracin Propia
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Grfico N 2.1: Anlisis de Valores Estratgicos
Anlisis de Valores Estratgicos

30 25
Anlisis de Va lo re s Es trat gic os
30 25 20 15
Calida d en la educ ac io n Etic a Imag en Ins tiuc io na l Confianz a Comunica cin Recu rs o Humano Apoy o a alu mnos y pa dre s Exp an sion de la in stiu cion Competitvida d Trab ajo en eq uip o Cultura de eva lua cion in te rna Servicio Resp eto a los demas Resp ons ab ild ad 1 Hone stid ad Tec no lo gia Inv es tiga cion permane nte In ov ac io n
Calidad en los Productos tica Imagen Institucional Confianza Comunicacin Recurso Humano Apoyo a Empleados Expansin de la institucin Competitividad Trabajo en equipo Cultura de evaluacin interna Servicio Respeto a los demas Responsabilidad
20 15 10 5 0
1
Pu ntaje
10 5 0
Valo res
Honestidad Tecnologia Investigacin permanente
Valores
Fuente: Elaboracin propia
Comentario: Como se puede apreciar en el Grfico, del listado de valores todos stos muestran un alto puntaje es decir todos son considerados importante para la institucin sin embargo despus de llegar a un consenso entre los encuestados se concluy que los valores estratgicos para la institucin son: Calidad en los productos, Expansin de la Institucin, Trabajo en Equipo, Responsabilidad ya que estos son imprescindibles para el buen desempeo y xito de la misma. Las personas encuestadas fueron 3: Jefe de Compras, Jefe de Ventas, Jefe de Almacn.
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2.1.2.- Anlisis de la Cadena de Valor La cadena de valor de una empresa y la forma en que desempea sus actividades individuales son un reflejo de su historia, de su estrategia, de su enfoque para implementar la estrategia y las economas fundamentales para las actividades mismas. El anlisis de la cadena de valor es una tcnica original de Michael Porter descrita en su libro Competitive Advantage: Creating and Sustaining Superior Performance de 1985, la cadena de valor categoriza las actividades que producen valor aadido a la organizacin, su objetivo es maximizar la creacin de valor para el cliente mientras que los costos se minimizan. A continuacin detallaremos la Cadena de Valor de la empresa:
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2.1.3.- Perfil de Capacidad Interna (PCI) El perfil de capacidad interna es un medio para evaluar las fortalezas y debilidades de la institucin en relacin con las oportunidades y amenazas que le presenta el medio externo. Es una manera de hacer el diagnstico estratgico de una empresa involucrando en el todos los factores que afectan su operacin corporativa. El PCI examina cinco categoras: La capacidad Directiva La capacidad Competitiva La capacidad Financiera La capacidad Tecnolgica La capacidad de talento humano.
Procedimiento efectuado en la realizacin del PCI: 1. Se realiz una lista de los debilidades y fortalezas de la empresa en base a encuestas efectuadas al personal y al Plan Anual de Trabajo dentro del cual se realiza un anlisis DOFA de la comercializadora Super Rey. 2. Se tom como referencia el modelo de diagnstico interno del libro Planeacin y Gestin Estratgica para agrupar las capacidades; asimismo se incluyeron otras que se consideraron importantes para la empresa y se elabor el modelo de matriz a ser entregadas al personal encuestado. 3. Se calific cada capacidad como fortaleza o debilidad y se analiz su impacto con el grupo de trabajo. A continuacin presentamos el PCI efectuado a la empresa en base a las cinco categoras.
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Matriz N 2.1: Perfil de Capacidad Directiva FORTALEZA A Imagen Corporativa Uso de Planes Estratgicos Velocidad de respuesta a condiciones cambiantes Comunicacin gerencial y control a x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x M B DEBILIDAD A M B A x x x IMPACTO M B
Capacidad Directiva
Agresividad para enfrentar la competencia
Habilidad para responder a tecnologas cambiantes Habilidad para retener a gente altamente calificada Flexibilidad de la estructura Aplicacin de sistemas de control Aplicacin de sistemas de ayuda a toma de decisiones Evaluacin de la gestin empresarial Habilidad para solucionar problemas rpidamente. Habilidad para responder ante consultas y/o reclamos de clientes. Leyenda: A= Alto M= Medio
B= Bajo
Fuente: Elaboracin propia Conclusin: La Comercializadora Sper Rey muestra una buena imagen institucional frente a la comunidad asimismo el uso de planes estratgicos como la habilidad para retener a gente altamente capacitada. Entre las debilidades se visualiza la capacidad de comunicacin con los trabajadores, habilidad para enfrentar a la competencia y habilidad para responder a tecnologas cambiantes.
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Matriz N 2.2: Perfil de Capacidad Tecnolgica FORTALEZA A Capacidad de Innovacin Nivel de utilizacin de ordenadores para el desempeo en la empresa Nivel de utilizacin de ordenadores por los empleados Nivel de comunicacin e integracin entre reas Utilizacin de programas o sistemas de informacin. Nivel de procesamiento de informacin de manera eficiente y eficaz Capacidad de comunicacin con los clientes Diversidad de canales de comunicacin con los clientes Utilizacin de la pagina Web Flexibilidad en la generacin de reportes. Nivel de inversin en tecnologa x x x x x x x x x x x M x x x x x x B DEBILIDAD A M B IMPACTO A M x x x B
Capacidad Tecnolgica
Leyenda: A= Alto
M= Medio
B= Bajo
Fuente: Elaboracin propia Conclusin: Como fortaleza media de la institucin encontramos: el nivel de
utilizacin de ordenadores tanto para el desempeo en la empresa con impacto medio. Como debilidades encontramos: el nivel de comunicacin e integracin entre reas, el nivel de procesamiento de informacin, la flexibilidad en la generacin de reportes y el nivel de inversin en tecnologa.
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Matriz N 2.3: Perfil de Capacidad de Talento Humano FORTALEZA A x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x M B DEBILIDAD A M B IMPACTO A x x M B
Capacidad del Talento Humano
Experiencia del personal Estabilidad del personal Ausentismo del personal Motivacin del personal Nivel de remuneracin del personal Retiros de personal Nivel de desempeo Aplicacin de sistemas de control de desempeo Capacitacin al personal Incentivos adicionales al personal Identificacin del personal con la empresa
Leyenda: A= Alto
M= Medio
B= Bajo
Fuente: Elaboracin propia Conclusin: Como fortalezas de nivel alto encontramos:
Experiencia del personal con un impacto alto.

El ausentismo del personal y/o retiros de personal el cual es mnimo o nulo en la comercializadora. La capacitacin al personal la cual se da peridicamente son fortalezas de impacto alto en la empresa. Como debilidades de nivel medio encontramos: Estabilidad del personal con un impacto medio. Motivacin del personal es una debilidad de impacto medio en la empresa.
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Matriz N 2.4: Perfil de Capacidad Competitiva Capacidad Competitiva Calidad del producto ofertado Lealtad y satisfaccin del cliente Precios competitivos de los productos Crecimiento de la demanda de los productos. Utilizacin de la capacidad productiva al 100% Convenios con otras empresas privadas o publicas Promocin y publicidad Incremento del nmero de clientes Porcentaje de participacin en el mercado Imagen empresarial de confianza y calidad Valor agregado al producto ofrecido FORTALEZA A x x x x x x x x x x x x x x x x x x M B A DEBILIDAD M B A x x x x IMPACTO M B
Leyenda: A= Alto
M= Medio
B= Bajo
Fuente: Elaboracin propia Conclusiones: Entre sus principales fortalezas se menciona: Calidad del producto ofertado, lealtad y satisfaccin del cliente, imagen empresarial, y valor agregado al producto ofrecido las cuales tienen un alto impacto institucional. Entre sus principales debilidades se menciona: Crecimiento de la demanda de los productos, incremento del nmero de clientes, utilizacin de la capacidad productiva al 100%, porcentaje de participacin en el mercado.
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Matriz N 2.5: Perfil de Capacidad Financiera FORTALEZA Capacidad Financiera A M B A DEBILIDAD M x x x B A IMPACTO M x B
Acceso a capital cuando lo requiere Grado de utilizacin de su capacidad de endeudamiento Liquidez disponibilidad de fondos internos Habilidad para competir con precios Estabilidad de los costos Rentabilidad, retorno de la inversin Nivel de morosidad de los clientes. x
x x x x x x
Leyenda: A= Alto
M= Medio
B= Bajo
Fuente: Elaboracin propia Conclusin: La principal fortaleza de la empresa: La habilidad para competir con precios, con un impacto alto.
Entre las principales debilidades se menciona: Grado de utilizacin de su capacidad de endeudamiento. La rentabilidad, retorno de la inversin la cual es al largo plazo son debilidades de alto impacto empresarial.
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2.1.4.- Perfil de las reas Funcionales El perfil de las reas funcionales es otra herramienta para efectuar el anlisis interno de la organizacin cuyo estudio se basa en el anlisis de la cadena de valor actual. Las funciones descritas en la matriz de perfil de reas funcionales fueron obtenidos de la cadena de valor actual analizada. El procedimiento seguido para la obtencin de los resultados de la matriz es similar al del PCI. Matriz No 2.6: Matriz Perfil de las reas Funcionales
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CALIFICACIN
Matriz Perfil de las reas Funcionales VALORACIN Fortaleza Alto Medio Bajo x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x - 28 x x x x x x x x x x x x x x x x x x Debilidad IMPACTO Alto Medio Bajo Alto Facultad de Ingeniera Medio Bajo
Universidad Nacional de Trujillo REA FUNCIONAL Sede Valle Jequetepeque Logstica Interna Evaluacin de requerimientos Elaboracin de cuadro comparativo de proformas
Elaborar solicitudes de cotizacin Recepcin y almacenamiento de artculos Distribucin de artculos Devolucin de artculos Operaciones Registrar cliente Registrar pagos por ventas Programacin de horarios de atencin al cliente Asignacin de personal por rea
Escuela de Sistemas
x x x x x x x x x x x x x x
Distribucin de artculos Evaluacin del cliente Registro de pedidos Control de asistencias a los empleados Logstica Externa Programar reuniones con proveedores Registrar proformas
Registrar proveedores Registrar los documentos de compras Mercadotecnia y Ventas Definicin de la publicidad Seleccin del canal Desafo de la publicidad Recepcin de los artculos Distribucin de la publicidad Servicios Atencin a clientes sobre consultas y quejas Charlas a nuestros empleados Asesora psicologa a nuestros empleados Convenios con empresas privadas y publicas Administracin del personal
Administracin
Planeamiento Estratgico Sistemas de Informacin Supervisin y control dede actividades

Administracin de artculos y finanzas de la empresa Control de gastos
Universidad Nacional de Trujillo Sede Valle Jequetepeque

Facultad de Ingeniera Escuela de Sistemas
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Conclusin: Entre las principales fortalezas con impacto alto encontramos: Programar reuniones con proveedores Registrar proformas Registrar proveedores Registrar los documentos de compras Definicin de la publicidad Seleccin del canal Recepcin de los artculos Atencin a clientes sobre consultas y quejas Elaboracin del presupuesto anual Efectuar el anlisis FODA de la empresa Elaboracin del plan de trabajo
Entre las principales debilidades con impacto alto encontramos: Elaboracin de planilla de pago de remuneraciones Implementacin de ordenadores
2.1.5.- Evaluacin de los Factores Interno de xito (EFI) Son aquellas fortalezas y debilidades obtenidas de las matrices PCI y PAF con impacto alto. El anlisis de los Factores Internos de xito se muestra en la matriz presentada a continuacin: Matriz No 2.7: Matriz de Factores de xito Internos
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Factores Crticos para el xito Fortalezas 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Imagen Corporativa Evaluacin y aplicacin de Planes de Trabajo Estratgicos Nivel de utilizacin de ordenadores por los empleados Experiencia del personal Capacitaciones al personal Calidad del producto ofertado Precios competitivos de los productos Lealtad y satisfaccin del cliente Imagen empresarial de confianza y calidad 0.04 0.05 0.04 0.05 0.03 0.05 0.05 0.05 0.05 0.05 0.05 0.04 4 3 4 3 4 4 4 4 4 3 3 3 0.16 0.15 0.16 0.15 0.12 0.20 0.20 0.20 0.20 0.15 0.15 0.12 Peso Impacto Calificacin Valoracin Total Ponderado
10. Valor agregado al producto ofrecido 11. Promocin y publicidad 12. Habilidad para responder ante consultas y/o reclamos de clientes. Debilidades 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Agresividad para enfrentar a la competencia Falta de comunicacin e integracin entre reas Nivel de comunicacin y control gerencial Procesamiento de informacin de manera eficiente y eficaz Nivel de inversin en tecnologa Bajo crecimiento de la demanda de los productos Utilizacin de la capacidad de endeudamiento Rentabilidad, retorno de la inversin
0.05 0.04 0.05 0.04 0.055 0.04 0.055 0.05 0.03 0.04 1.0
2 1 2 2 2 2 1 1 2 2
0.10 0.04 0.10 0.08 0.11 0.08 0.055 0.05 0.06 0.08 2.715
9. Utilizacin de la capacidad productiva al 100% 10. Carencia de sistemas de informacin Total Nota: Los valores de calificaciones son las siguientes:
1=Debilidad Mayor; 2= Debilidad Menor; 3=Fortaleza Menor; 4=Fortaleza Mayor.
Conclusin: La organizacin tiene buen posicionamiento dado que el resultado 2.715 es mayor a 2.5
2.2.- DIAGNSTICO EXTERNO 2.2.1.- Examen del Medio
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El medio se refiere a los factores que estn fuera de la organizacin. Ello incluye las fuerzas, eventos y tendencias con los cuales la compaa interacta. Generalmente las fuerzas del medio se consideran fijas no obstante stas pueden ser influidas por la estrategia que se elija y tener un profundo impacto en el negocio y en su xito potencial. Es por ello que es necesario identificar las fuerzas importantes del medio, evaluarlas y generar estrategias para el mejor desempeo de la institucin. Para efectuar el anlisis del medio se han clasificado 6 factores externos los cuales describiremos a continuacin: Factores Econmicos: Son aquellos relacionados con el comportamiento econmico del pas, el flujo de dinero, bienes y servicios, la estabilidad monetaria, etc. Factores Polticos: los que se refieren al uso o asignacin del poder en relacin con los gobiernos nacionales, departamentales, locales, normas, leyes, reglamentos, sistemas de gobierno, etc. Factores Sociales: los que afectan el modo de vivir de la gente, incluso sus valores (salud, empleo, seguridad, creencias, cultura, migraciones, etc.). Factores Tecnolgicos: los relacionados con el desarrollo de la tecnologa tanto a nivel nacional como internacional, la automatizacin de procesos, el uso de Internet, la aplicacin de sistemas de informacin en el procesamiento de datos, etc. Factores Competitivos: relacionado con la calidad del
producto o servicio, el entorno competitivo, el mercado, etc. Factores Geogrficos: relacionado a la ubicacin, espacio, topografa, clima, seguridad, contaminacin, vas de acceso, etc.
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El examen del medio es el primer paso para encontrar y analizar las amenazas y oportunidades presentes en el entorno de una empresa. El listado de los factores externos obtenidos para el anlisis se visualiza en la matriz POAM presentada en el siguiente punto de estudio. 2.2.2.- Perfil de Oportunidades y Amenazas en el Medio El perfil de oportunidades y amenazas del medio (POAM) es la metodologa que permite identificar y valorar las amenazas y oportunidades potenciales de una empresa. Procedimiento: Para la elaboracin de esta matriz se tomo como referencia el anlisis DOFA el cual se elabora por la comercializadora dentro el Plan de Trabajo anual. Se agruparon los factores segn su tipo, para ello se tomo como referencia el modelo planteado en el libro Planeacin y Gestin Estratgica y se aadi factores considerados importantes acorde a las caractersticas de la institucin. Se elabor finalmente la matriz de Perfil de Oportunidades y Amenazas en el Medio, cada factor fue definido como fortaleza o amenaza y su impacto en la empresa
Matriz N 2.8: Perfil de Oportunidades y Amenazas en el Medio (POAM)
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Geogrficos
CALIFICACIN
Alto
VALORACIN Oportunidad
Medio Bajo Alto
Ubicacin de la empresa Seguridad de la zona REA FUNCIONAL Nivel de contaminacin Factores Econmicos de ubicacin o vas de acceso Facilidad Nivel de inflacin Devaluacin de la moneda Competitivos Estabilidad de la poltica cambiaria Ingreso de nuevos competidores Nuevas polticas laborales Crecimiento del mercado Estabilidad econmica delcompetitivo pas Polticas Aumentotributarias de la demanda Crecimiento econmico del pas Cercana de la competencia
x Amenaza Medio Bajo x x x
Alto
x IMPACTO Medio Bajo x x x x x
x x x x x x x x x x x x x x x x
x x x x
x x x x x x
Competencia de precios Polticas Cambio de gobierno Reforma de leyes empresariales Falta de madurez en la clase poltica Estabilidad poltica actual
x x x
Sociales Generacin de nuevos puesto de trabajo Escasez de sealizacin vial ndice de desempleo Impacto social de los comunicacin Sistema empresarial del pas Poltica salarial medio de x
x x x x x x x
x x x
Tecnolgicos Velocidad de cambios tecnolgicos Tecnologas de informacin Automatizacin de procesos Costos de acceso a nueva tecnologa Existencia de software libre Costos de licencias de software Resistencia a cambios tecnolgicos Fuente: Elaboracin propia
x x x x x x x
x x x x x x x
2.2.3.- Anlisis Competitivo del Sector: Modelo de las Fuerzas Competitivas El mtodo de Porter es otra herramienta a utilizar para el anlisis externo de la empresa, en ella se analiza el modelo de las cinco fuerzas
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competitivas y el impacto de estas, con el fin de identificar las oportunidades y amenazas en el medio de la empresa. Se dice que la competitividad de una empresa depende de hasta que punto puede controlar a las cinco fuerzas competitivas y en ello las Tecnologas de Informacin tiene un rol importante ya que son herramientas que se usan estratgicamente para aumentar dicha competitividad y mas an analizar el impacto que pueda tener en cada una de las cinco fuerzas competitivas. A continuacin se presenta una breve referencia a los conceptos de cada una de las cinco fuerzas competitivas. La entrada de nuevos competidores: un mercado es atractivo o no dependiendo si las barreras de entrada son fciles de vencer por nuevos participantes, ya que estos pueden llegar con nuevas ideas y recursos y en un periodo de tiempo apoderarse del mercado fcilmente. La rivalidad entre los competidores: en este punto se analiza el desempeo de los competidores en el mercado, pues para una empresa es ms difcil competir donde los competidores estn bien posicionados, sean numerosos, ya que esto conlleva a constantes guerra de precios, campaas publicitarias agresivas, ingreso de nuevos productos, etc. Poder de negociacin de los proveedores: el poder de los proveedores frente a los cliente es que ellos tienen la posibilidad de aumentar los precios de sus entregas, de reducir la cantidad de sus productos, mas aun si una empresa se desarrolla en un segmento del mercado en el cual los proveedores estn bien organizados y puedan imponer condiciones de precios y nmero de pedidos, pero la situacin es aun mas grave cuando no existen productos sustitutos o estos son escasos o de precios altos, es por ello que los proveedores pueden afectar directamente la rentabilidad de una empresa y el anlisis de este punto es muy importante. Poder de negociacin de los compradores: este punto analiza el comportamiento de los compradores, debido a que un mercado deja de
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ser atractivo cuando los clientes estn bien organizados o cuando estos pueden sustituir al producto fcilmente debido a que ste no es muy diferenciado o es de bajo costo. Si los compradores estn bien organizados mayores sern sus exigencias en materia de reduccin de precios, calidad y servicios. Amenaza de ingresos de productos sustitutos: Los productos sustitutos son aquellos que desempean la misma funcin para el mismo grupo de consumidores, pero que se basan en una tecnologa diferente. Estos productos constituyen una amenaza en la medida que la sustitucin puede hacerse siempre, la situacin se complica ms si los sustitutos estn mas avanzados tecnolgicamente o si entran con precios ms bajos en el mercado.
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Grfico N 2.3: Modelo de las Cinco Fuerzas Competitivas de Porter
Fuente: Gestin Empresarial - Modelo de las cinco Fuerzas de Porter
Para la elaboracin de la matriz de anlisis competitivo se tomo como referencia el modelo propuesto en la Metodologa Integradora de los Recursos de Informacin, del cual se agreg otras variables acorde a las caractersticas de la comercializadora. El resultado obtenido fue el siguiente: Matriz Nro 2.9: Matriz del Anlisis Competitivo del Sector
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CALIFICACIN
VALORACIN
IMPACTO Oportunidad Amenaza Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Alto Medio Bajo Universidad Nacional de Trujillo FUERZA COMPETITIVA Entrada de Nuevos Competidores Facultad de Ingeniera
Valle Jequetepeque Porcentaje de nuevosSede entrantes

Requerimiento de capital Requerimientos de especiales. Nmero y
Escuela de Sistemas
x x x x x x x x x x
x x x x x x x x x x
caractersticas de rivales
tamao
existentes Intensidad de la competencia Diferenciacin del servicio Barreras de entrada al mercado. Economas de escala requeridas Facilidad de acceso a artculos, equipos y personal. Facilidad de acceso a permisos o autorizaciones de funcionamiento. Competidores Crecimiento del mercado Nmero de competidores de similar tamao Costos fijos entrada Disponibilidad informacin Publicidad Diferenciacin y/o de barreras tecnologas de de
x x x x x x x x x de x x x x x x x x x x x
x x x x x
de
productos
y/o
servicios. Competitividad de Precios Capacidad de inversin Prestigio e imagen Poder de Negociacin
Proveedores Nmero de proveedores Disponibilidad potenciales Capacidad de clientes Calidad de de proveedores
x x x
integracin con los sus productos y
servicios. Variacin de precios. Bajos costos de comunicacin con sus clientes Poder de Negociacin de Clientes Mantener e incrementar el x
x x x x x
nmero de clientes Sensibilidad a los precios Sensibilidad a otras alternativas
Planeamiento Estratgico de de servicio Identificacin con la imagen de x

la empresarial y el servicio
Sistemas de Informacin
x
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2.2.4.- Matriz de Evaluacin de los Factores Externos de xito (EFE) Esta matriz se obtiene del anlisis efectuado anteriormente en las matrices POAM y Modelo de las Fuerzas Competitivas, su finalidad es identificar los factores de xito externos ms importantes para la empresa. Matriz N 2.10: Matriz de Factores de xito Externos
Factores Crticos para el xito Oportunidades 1. 2. 3. 4. 5. 6. Presencia de la clase media Tecnologas de informacin Competitividad de precios Disponibilidad de proveedores potenciales Establecimiento de convenios con comercializadoras Incrementar el nmero de clientes 0.04 0.06 0.06 0.03 0.05 0.05 0.04 0.05 0.06 0.04 0.06 0.05 0.04 0.06 0.04 0.05 0.06 0.04 0.06 precios u otras alternativas de 0.06 1.00 3 2 3 3 2 2 3 3 3 2 2 2 2 3 2 2 2 1 2 3 0.12 0.12 0.18 0.09 0.10 0.10 0.12 0.15 0.18 0.08 0.12 0.10 0.08 0.18 0.08 0.10 0.12 0.04 0.12 0.18 2.36 Peso Impacto Calificaci n Valoracin Total Ponderad o
7. Capacidad de adquisicin de los clientes del servicio brindado 8. Identificacin con la imagen de la empresa y el servicio 9. Exigencia de calidad de clientes Amenazas 1. Nivel del promedio del ingreso bruto familiar 2. Nuevas polticas laborales 3. Estabilidad econmica del pas 4. Polticas tributarias 5. Reforma de leyes empresariales 6. Impacto social de los medios de comunicacin 7. Crecimiento del mercado competitivo 8. Cercana de la competencia, prestigio e imagen 9. Barreras de entrada para nuevos competidores 10. Costos de nuevas tecnologas 11. Sensibilidad de clientes a servicio Total
Las calificaciones indican el grado de eficacia con que las estrategias de la empresa responden a cada factor: 1=la respuesta es mala; 2=la respuesta es media; 3=la respuesta es arriba de la media; 4=la respuesta es superior.
Fuente: Elaboracin propia Conclusin: La organizacin no tiene buen posicionamiento debido a que 2.36 es menor a 2.5 2.3.- DETERMINACIN DE LOS FACTORES CRTICOS DE XITO Los factores crticos de xito son aquellos factores claves los cuales aseguran el buen funcionamiento y desempeo de la empresa asimismo son imprescindibles para el cumplimiento de los objetivos y metas.
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Los factores crticos de xitos se obtienen como resultado del anlisis efectuado en las Matrices de Factores de xito Interno y Externo. El resultado son los siguientes puntos:
1. 2. 3. 4.
En
Calidad del producto ofertado Precios competitivos de los productos Lealtad y satisfaccin del cliente Imagen empresarial de confianza y calidad
conclusin,
todos
los
factores
anteriormente
mencionados
son
imprescindibles para el buen desempeo de la comercializadora Super Rey, asimismo son fundamentales para el logro de objetivos y metas. 2.4.- ANLISIS DEL IMPACTO TECNOLGICO El anlisis del impacto tecnolgico utiliza una representacin de los cambios tecnolgicos y los relaciona con las oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades analizadas en la empresa. Grfico N 2.10: Impacto Tecnolgico
FORTALEZAS
Refuerzan Capitalizan
OPORTUNIDADES
CAMBIOS TECNOLGICO DEBILIDADES

Reducen o eliminan Reducen efectos o neutralizan
AMENAZAS
Fuente: Elaboracin propia Para el anlisis correspondiente se utilizara una matriz en la cual se relaciona la nueva tecnologa con las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas obtenidas del anlisis interno y externo efectuado.
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Matriz N 2.11: Anlisis de Impacto Tecnolgico
Medios de transmisin de datos
Arquitectura cliente-servidor
Lenguajes de programacin
Medios de almacenamiento
Sistemas de informacin
Redes de comunicacin
Medios de impresin
Sistemas operativos
Imagen Corporativa Evaluacin y aplicacin de Planes de Trabajo Estratgicos Nivel de utilizacin de ordenadores por los empleados Experiencia del personal Fortalezas Capacitaciones al personal Calidad del producto ofertado Precios competivos de los productos Lealtad y satisfaccin del cliente Imagen empresarial de confianza y calidad Valor agregado al producto ofrecido Promocin y publicidad Habilidad para responder ante consultas y/o reclamos de clientes. Debilidades Agresividad para enfrentar a la competencia. Comunicacin e integracin entre reas Nivel de comunicacin y control gerencial Procesamiento de informacin de manera eficiente y eficaz Nivel de inversin en tecnologa
x x x x x x
x x x
x x x x x x x
x x x x x x x x x x x x x x x x
x x
x x
x x
x x x
x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
x x x x
x x
x x x x x x x x x
x x x x x x x x x
x x x
x x x x x x x x
x x
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Telecomunicaciones
Herramientas Case
Tecnologas web
Teleconferencia
Bases de Datos
Suite ofimtica
Computadoras
Software libre
Pgina web
Servidores
Antivirus
Internet
Intranet
Bajo crecimiento de la demanda de los productos Utilizacin de la capacidad de endeudamiento Rentabilidad, retorno de la inversin Utilizacin de la capacidad productiva al 100% Carencia de Sistemas de Informacin. Presencia de la clase media. Tecnologas de informacin Oportunidades Competitividad de precios Disponibilidad de proveedores potenciales Establecimientos de convenios con comercializadoras Incrementar el nmero de clientes Capacidad de adquisicin de clientes del servicio brindado Identificacin con la imagen de la empresa y el servicio Exigencia de calidad de clientes Nivel del promedio del ingreso bruto familiar Nuevas polticas laborales Estabilidad econmica del pas Polticas tributarias Amenazas Reforma de leyes empresariales Impacto social de los medios de comunicacin Crecimiento del mercado competitivo Cercana de la competencia, prestigio e imagen Barreras de entrada para nuevos competidores Costos de nuevas tecnologas Sensibilidad de clientes a servicio precios u otras alternativas de x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x
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Conclusin: La tecnologa que mayor impacto tiene interna y externamente en la comercializadora es: Computadoras Sistemas de Informacin
2.5.- ANALISIS FODA El anlisis FODA es un acrnimo de debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas, ste ayuda a determinar si la organizacin esta capacitada para desempearse en su medio, mientras ms competitiva en comparacin con sus competidores est la empresa, mayores probabilidades tienen de xito. El anlisis FODA esta diseado para ayudar al estratega a encontrar el mejor acoplamiento entre las tendencias del medio: las oportunidades y amenazas y las capacidades internas: las fortalezas y debilidades de la empresa, dicho anlisis permitir a la organizacin formular estrategias para aprovechar sus fortalezas, prevenir el efecto de sus debilidades, utilizar a tiempo sus oportunidades y anticiparse al efecto de las amenazas. A continuacin se presenta la matriz del anlisis efectuado a la
comercializadora en estudio, el listado de las oportunidades y amenazas se obtuvo de los factores de xito externos de mayor impacto, y las fortalezas y debilidades se obtuvieron de los factores de xito interno de mayor impacto. Matriz N 2.12: Anlisis FODA de la Comercializadora Sper Rey
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OPORTUNIDADES O1.-Presencia de la clase media. O2.-Tecnologas de informacin O3.-Competitividad de precios O4.-Disponibilidad de Proveedores potenciales. O5.-Establecimientos de convenios con comercializadoras. O6.-Incrementar el nmero de clientes. O7.-Capacidad de adquisicin de los clientes del servicio brindado. O8.-Identificacin con la empresa y el servicio. O9.-Exigencia de calidad de clientes. FORTALEZAS F1.- Imagen Corporativa. F2.- Evaluacin y aplicacin de planes de trabajo estratgicos. F3.- Nivel de utilizacin de ordenadores por los empledos. F4.- Experiencia del personal. F5.- Capacitaciones al personal F6.- Calidad de servicio. F7.- Precios competitivos del servicio. F8.- Lealtad y satisfaccin del cliente. F9.- Imagen empresarial de confianza y calidad. F10.-Valor agregado al servicio. F11.-Promocion y publicidad. F12.-Habilidad para responder ante consultas y/o reclamos de clientes. ESTRATEGIAS FO 1. Generar nuevos servicios acorde con las necesidades del cliente para diferenciar a la empresa de la competencia y atraer ms a los clientes. (F6,F8,O2,O5,O6,O8,O9) 2. Implementar un plan de capacitacin al personal con el fin de reforzar la calidad de servicio de la organizacin. (F2, F4, F5, F6, O5, O9). 3. Disear un plan publicitario con el fin de promover la imagen de la empresa. (F1, F2, F11, O1, O6, O7, O8). 4. Disear un programa de retroalimentacin basado en las reuniones con los empleados con el fin de identificar las debilidades de la institucin para tomar acciones sobre estas y as mejorar la calidad de servicio. (F8, F12, O9). 5. Planificar la adquisicin de ms computadoras para mejorar el servicio, brindando una atencin automatizada. (F3,F6,F9,O2,O4,O5)

AMENAZAS A1.-Nivel del promedio del ingreso bruto familiar. A2.-Nuevas polticas laborales A3.-Estabilidad econmica del pas. A4.-Polticas tributarias. A5.-Reforma de leyes empresariales. A6.-Impacto social de los medios de comunicacin A7.-Crecimiento del mercado competitivo. A8.-Cercana de la competencia, prestigio e imagen. A9.-Barreras de entrada para nuevos competidores A10.- Costos de nuevas tecnologas. A11.-Sensibilidad de clientes a precios u otras alternativas de servicio. ESTRATEGIAS FA 1. Mantener el nivel de costos en los productos para acceder a un mercado ms amplio y generar mayor demanda del servicio. (F7,F9,A1,A3,A7,A8,A11) 2. Implementar un plan de atencin a clientes y empleados con la finalidad de resolver consultas y quejas y mantener la lealtad a la institucin. (F2, F8, F12, A11). 3. Promover actividades de integracin entres clientes, empleados y la organizacin a fin de fomentar la integracin y reforzar la lealtad del cliente. (F1,F2,F8,F10,A7,A8,A11) 4. Promover la practica de valores en los empleados. (F1,F6,F10,A6,A8) 5. Monitorear la aplicacin estratgicos. (F2,A5,A8) de planes de trabajo
6. Mantener el nivel de prestaciones para los empleados acorde con las leyes laborales vigentes y promover incentivos segn su rendimiento. (F1,F4,F6,F9,A2,A5)
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DEBILIDADES D1.-Agresividad para enfrentar a la competencia. D2.-Falta de comunicacin e integracin entre reas D3.-Nivel de comunicacin y control gerencial D4.-Procesamiento de informacin de manera eficiente y eficaz D5.-Nivel de inversin en tecnologa D6.-Bajo crecimiento de la demanda del servicio D7.-Utilizacin de la capacidad de endeudamiento D8.-Rentabilidad, retorno de la inversin D9.-Utilizacin de la capacidad productiva al 100% D10.Carencia de Sistemas de Informacin.
ESTRATEGIAS DO 1. Mejorar los sistemas de informacin existentes. (D4,D5,D10,O2,O5) 2. Implementacin de la pgina comercializadora. (D1, D5, O2). web de la
ESTRATEGIAS DA 1. Incentivar en las reuniones de empleados la participacin de ellos a travs de sus comentarios y crticas que sirvan para mejorar el desempeo de la empresa. (D2,D3,A7,A11). 2. Iniciar un programa de evaluacin de costos con el fin de identificar gastos innecesarios e implantar una poltica de ahorro comprometiendo a toda la organizacin. (D3,D7,A2,A3,A10). 3. Promover la participacin de empleados en eventos, lo cual incentiva la capacidad competitiva de los mismos y promueve la imagen de la organizacin. (D1,A7, A8,A9). Mantener un clima laboral de confianza entre el personal, promoviendo la identificacin del personal con la organizacin a fin de retener al personal altamente calificado. (D2,D3,A7,A8,A9). Preparar un plan de marketing para aminorar los efectos de los competidores y atraer ms clientes. (D1,D6,A7,A8,A9). Acceder a crditos para la adquisicin de nueva tecnologa. (D5,D10,A10)
3. Implementacin de red de comunicaciones entre reas. (D2,D3,D5,O2,O4). 4. Planificar la utilizacin de la infraestructura al 100% promocionando la apertura del turno completo. (D1,D6,D9,O6). 5. Implementar sistemas de informacin basado en software libre. (D5,D8,D10,O2,O4) 6. Efectuar evaluaciones peridicas de los servicios y precios de los competidores con el fin de tomar acciones para contrarrestar a la competencia y mantener el nivel competitivo.(D1,O3)
4.
5.
6. Fuente: Elaboracin propia
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Grfico N 2.13: Organigrama Propuesto
Comercializadora Sper Rey E.I.R.L.
GERENTE
ADMINISTRADOR
CONTABILIDAD
Aux. de
JEFE DE COMPRA S
JEFE DE INFORMATIC
CAJA
JEFE DE VENTAS
JEFE ALMACE
JEFE DE PERSONA L
Vendedo
Auxiliar
Auxiliar
Fuente: Comercializadora Sper Rey E.I.R.L.
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Grfico N 2.14: Cadena de Valor Propuesta
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- Fase III Alineamiento del Plan de Sistemas al Plan Estratgico
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Esta fase busca el alineamiento del PESI con el Plan Institucional, con la finalidad de que dicho Plan colabore en el logro de los objetivos y metas de la empresa y sean un apoyo para el xito de las estrategias. 3.1.- Modelamiento Empresarial En esta fase del proyecto se busca definir la misin, objetivos, metas y estrategias del departamento de informtica teniendo como base la definicin de estas en el Plan Estratgico institucional. En la comercializadora Sper Rey no existe un departamento de informtica encargado de la administracin de los recursos tecnolgicos de la empresa, el presente proyecto plantea la creacin de dicha rea para lo cual se define su misin, objetivos y metas de dicha rea acorde con el lineamiento de la comercializadora. a) Definicin de la misin del departamento de informtica: La misin debe definirse acorde con la misin institucional, es decir esta debe ayudar al logro de la misin del la empresa la cual es el eje sobre la que se desarrollan todas las actividades de la empresa. La misin empresarial es: Somos una empresa que busca brindar productos de calidad y a precios razonables, siempre teniendo en cuenta que el cliente es lo ms importante y que a l estn dirigidos nuestros proyectos. Promover el desarrollo de nuestra comunidad mediante prcticas que ayuden a estimular el espritu empresarial y relaciones basadas en la NO COMPETENCIA que ayuden a establecer oportunidades comerciales de mutuo beneficio. Nuestros trabajadores tienen una slida formacin y experiencia laboral, lo cual crea en ellos una responsabilidad frente a su labor desempeada, procurando un buen trato al cliente. La misin del departamento de informtica es: Apoyar en el logro de la misin empresarial y objetivos de la Comercializadora Sper Rey a travs de la adecuada gestin, desarrollo e implementacin de tecnologas de informacin que permitan brindar un servicio de calidad y excelencia.
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b) Fijacin de objetivos y metas: La definicin de los objetivos y metas tienen como punto de partida los objetivos y metas empresariales a los cuales se hace mencin en el capitulo I estos fueron obtenidos del documento Proyecto Comercializadora Sper Rey. Los objetivos del centro informtico son: 1. Mejorar el servicio de la empresa a travs de la utilizacin de tecnologa acorde a las necesidades de la institucin. 2. Resolver los problemas de procesamiento de informacin y emisin de reportes de la empresa. 3. Planificar el desarrollo e implementacin de sistemas de informacin en la empresa y la adquisicin de equipos y materiales acorde a las necesidades. 4. Impulsar el desarrollo de la comercializadora como una empresa moderna cuyo desempeo sea acorde con los cambios tecnolgicos existentes. 5. Ser un instrumento de apoyo a todas las reas para el buen desempeo de sus actividades. 6. Formular y ejecutar el desarrollo de un sea un apoyo para el logro de objetivos. 7. Concientizar a todo el personal acerca de la importancia del rol de las tecnologas de informacin en el desempeo de la empresa. plan de tecnologas de informacin que cubra las necesidades de informacin exigentes y
Las metas de centro informtico son:(fecha referencia 15/10/2008) 1. Implementar la red de comunicaciones de la empresa en 6 meses (15/04/2009). 2. Desarrollar la pgina Web de la comercializadora para brindar informacin a nuestros clientes y a la comunidad en 6 meses (15/04/09). 3. Adquirir 50 computadoras para mejorar el servicio a los empleados en un plazo de 2 aos (15/10/2010). 4. Ser reconocidos como unas de las empresas con la mejor de 3 infraestructura tecnolgica aos (15/10/2011). 5. Desarrollar los sistemas de informacin integrados acorde con los requerimientos de informacin u optimizar los existentes en un plazo de 3 aos (15/10/2011). en un periodo de tiempo mximo
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6. Brindar asesora y capacitaciones peridicas a todo el personal sobre la utilizacin e importancia de las tecnologas de informacin en un plazo de 1ao (15/10/2009).
c) Principales problemas que enfrenta el rea: El rea de informtica actualmente no est definida en el organigrama de la empresa por lo cual el primer paso seria proponer y aprobar la creacin de dicha rea y designar al personal encargado, los problemas a los cuales se enfrenta este departamento son los siguientes: 1. Escaso presupuesto para el mejoramiento tecnolgico de la empresa. 2. Registro manual de ventas; por ende se requiere mayor tiempo para el procesamiento de estos datos. 3. No existe un web site de la empresa. 4. Carencia de sistemas (ventas, pagos, logstica, recursos humanos, contabilidad, etc.) 5. No existe red de comunicaciones. 6. No se cuenta con acceso a internet. 7. La comercializadora posee 15 computadoras lo cual muchas veces resulta insuficiente. 8. No existe licencias de software en la empresa. 9. Falta de normas y procedimientos. Matriz Nro 13: Problemas vs Metas M1 P1 P2 P3 P4 P5 P6 P7 P8 P9 X X X X X X X X X X X X X X X X X X M2 X M3 X M4 X M5 X X X M6 M7
Fuente: Elaboracin propia Comentario:
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El problema que afecta a la mayora de metas trazadas es: Escaso presupuesto para el mejoramiento tecnolgico. Las metas 4 y 5 son afectadas por la mayora de los problemas.
d) Determinacin de estrategias Consiste en determinar alternativas que permitan el logro de los objetivos de la empresa, para ello se efectuara el anlisis FODA en relacin a los objetivos del centro informtico. Anlisis interno En esta fase se determinara las debilidades y fortalezas de la empresa en relacin al centro informtico. Para la determinacin de dichos puntos se tomo como referencia el anlisis efectuado en el Captulo I: Diagnstico de la Organizacin. Fortalezas: 1. Adecuada infraestructura para el desarrollo del servicio. 2. La comercializadora tiene 15 computadoras para brindar el mejor servicio. 3. Utilizacin de aplicaciones ofimticas en las reas administrativas 4. La mayora de reas administrativas poseen una computadora para el desempeo de sus actividades. 5. Predisposicin del nivel gerencial para la adquisicin y mejoramiento de la infraestructura tecnolgica de la empresa. Debilidades: 1. Falta de capacitacin al personal acerca del uso e importancia de las tecnologas de informacin. 2. Carencia de pgina Web de la empresa que brinde informacin como medio de apoyo en la general de esta y pueda utilizarse
comunicacin entre clientes, empleados y la sociedad. 3. Registro manual de operaciones (ventas, contabilidad, etc.) 4. Uso de software no licenciado. 5. Carencia de un aplicativo adecuado para el procesamiento de pagos y generacin de reportes de las ventas por da. 6. Existe deficiencias en la comunicacin e integracin entre las diversas reas de la empresa.
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de la institucin.
7. Carencia de presupuesto adecuado para el mejoramiento tecnolgico 8. La empresa no cuenta con software adecuado (lenguajes de programacin, manejadores de base de datos) para el desarrollo de sistemas de informacin. 9. No existe un rea asignada para la administracin de tecnologas de informacin en la comercializadora, tampoco existe una persona encargada que desempee esta labor. 10. El numero de computadoras (15) en la comercializadora es menor que el numero promedio de empleados.
Anlisis Externo En esta fase se determinara las oportunidades y amenazas de la empresa en relacin al centro informtico. Para la determinacin de dichos puntos se tomo como referencia el anlisis efectuado en el Captulo I: Diagnstico de la Organizacin. Oportunidades: 1. La existencia de software libre en el mercado tanto de lenguajes de programacin como: Perl, PHP, etc.; as como de sistemas operativos: Linux. 2. El uso de Internet como plataforma para el desarrollo de sistemas de informacin permitiendo el acceso a la informacin en cualquier momento y desde cualquier lugar. 3. La diversidad de proveedores de equipos informticos (impresoras, computadoras, scanner, etc.) lo cual permite comparar y elegir de acuerdo a costos, calidad y garanta. 4. La existencia de diversas empresas que prestan servicios de implementacin de redes y/o desarrollo de software acorde con los requerimientos de la empresa. 5. La utilizacin de aplicativos para procesamiento de informacin permite la reduccin de tiempos y generacin de reportes fcilmente. 6. La utilizacin de internet como medio de comunicacin y fuente de informacin.
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Amenazas: 1. La crisis econmica por la que atraviesa nuestro pas. 2. La velocidad en los cambios tecnolgicos que hace que la tecnologa este obsoleta o en desuso al transcurrir un periodo de tiempo. 3. La resistencia cultural a los cambios tecnolgicos. 4. La normativa legal en el uso de software. 5. Cambios gubernamentales que puedan acontecer polticas de uso de tecnologas de informacin. 6. Altos costos para la adquisicin de nuevas tecnologas de informacin MATRIZ NRO 14: Anlisis DOFA del Departamento de Informtica referentes a las
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Oportunidades 1. La existencia de software libre en el mercado.
1. 2.
Amenazas La crisis econmica del pas. La velocidad en los cambios tecnolgicos. a cambios tecnolgicos.
2. El uso de Internet como plataforma para el desarrollo SI. 3. Diversidad informticos. de proveedores de
Facultad de Ingeniera 3. La resistencia cultural Escuela de Sistemas

4. 5. 6.
equipos
La normativa legal en el uso de software. Cambios gubernamentales referentes a las polticas de uso de T.I. Altos costos para la adquisicin de nuevas tecnologas de informacin
4. La existencia de diversas empresas que prestan servicios de implementacin de redes y/o desarrollo de software. 5. La utilizacin de aplicativos o S.I disminuye el uso de recursos. 6. La Fortalezas 1. Adecuada servicio. 2. La comercializadora tiene 15 computadoras para brindar el mejor servicio. 3. Utilizacin de aplicaciones ofimticas en las reas administrativas. 4. La mayora de reas administrativas poseen una computadora para el desempeo de sus actividades. 5. Predisposicin del nivel gerencial para la adquisicin y mejoramiento de la infraestructura tecnolgica de la empresa. Debilidades 1. Falta de capacitacin al personal acerca del uso e importancia de las tecnologas de informacin. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Carencia de pgina Web. Registro manual de operaciones (ventas, contabilidad, etc.) Uso de software no licenciado. Carencia de un aplicativo adecuado para el procesamiento de pagos y generacin de reportes. las diversas reas de la empresa. Carencia de presupuesto adecuado para el utilizacin de internet como medio de comunicacin y fuente de informacin. Estrategias FO 1. Evaluar el rendimiento de los aplicativos existentes para mejorar su desempeo o en su defecto implementar nuevos aplicativos segn requerimientos. (F3,F5,O4,O5) 2. Evaluar el desarrollo de nuevos sistemas de informacin o aplicativos segn requerimiento en las diversas reas administrativas que efectan proceso manuales. (F4,F5,O1,O4,O5) 3. Utilizar los recursos tecnolgicos existentes para reforzar el aprendizaje de los empleados en diferentes reas. (F1,F2,F6) Estrategias DO 1. Utilizacin de software libre para el desarrollo de aplicativos y gestin de base de datos. (D4,D7,D8,O1) 2. La implementacin de la red de comunicaciones en la empresa. (D6,O3,O4) 3. Evaluar la necesidad y beneficios de dar acceso a Internet a todas las reas de la empresa. (D6,O6)
infraestructura
para
el
desarrollo
del
Estrategias FA 1. Implementacin de Sistemas de Informacin acorde con las normativas legales. (F5,A2,A5,A6) 2. Elaborar un Plan de T.I. acorde con el plan estratgico institucional que permita mejorar la administracin de los recursos tecnolgicos de la empresa. (F1,F2,F3,F4,F5,A2,A4,A5,A6,A7)
Estrategias DA 1. Efectuar capacitaciones peridicas al personal acerca de la utilizacin y beneficios de las T.I. (D1,A4,A5) 2. Proponer la creacin del rea dedicada a la gestin tecnolgica de la comercializadora y designar a una persona encargada de esta rea. (D9, A2). 3. Iniciar un programa de evaluacin de costos con el fin de identificar gastos innecesarios e implantar una poltica de ahorro comprometiendo a toda la empresa tanto en
Planeamiento Estratgico de Sistemas Informacin - 56 Deficiencias en la comunicacin e integracin entrede 4. Implementar la Pagina Web de la
comercializadora. (D2,O2,O6)
5. Implementacin de sistema integrado de ventas,
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e) Determinacin de los factores crticos de xito En esta etapa se analiza aquellos para el cumplimiento de objetivos y metas factores que son imprescindibles planteados por el centro informtico. Estos son: Obtener la mayor informacin posible de los usuarios de los sistemas de informacin con el fin de que dicho sistemas cubran las necesidades requeridas. Elaborar planes de mantenimiento y control del desarrollo de los proyectos. Seleccionar al personal adecuado para la administracin de los recursos tecnolgicos. Los proyectos informticos deber ser acorde con las necesidades y con el presupuesto de la empresa. Capacitar constantemente al personal en el uso de T.I. Fijar un presupuesto destinado para el mejoramiento de los recursos tecnolgicos de la empresa. La colaboracin y compromiso del personal en el anlisis de los procesos para identificar las necesidades de informacin en cada rea. Contar con el apoyo de los directivos para el desarrollo de los proyectos, capacitaciones y la adquisicin de equipos.
MATRIZ Nro 15: Factores Crticos de xito Vs. Objetivos
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Concientizar a todo el personal acerca de la importancia del rol de las tecnologas de informacin en el desempeo de la empresa. Formular y ejecutar el desarrollo de un plan de tecnologas de informacin que cubra las necesidades de informacin exigentes y sea un apoyo para el logro de objetivos.de la empresa.
Mejorar el servicio de la empresa a travs de la utilizacin de tecnologa acorde a las necesidades de la institucin.
Resolver los problemas de procesamiento de informacin y emisin de reportes de la empresa.
Objetivos Factores Crticos de xito
Obtener la mayor de los usuarios de los sistemas de - Los F.C.E. queinformacin influyen en posible a mayora de objetivos es: informacin con el fin de que dicho sistemas cubrancon las necesidades requeridas. Los proyectos informticos deber ser acorde las necesidades y con el presupuesto de la empresa. - El objetivo influye en la mayora de los F.C.E. es el: de los proyectos. Elaborar planes1 de mantenimiento y control del desarrollo Mejorar el servicio de la empresa a travs de la utilizacin de tecnologa Seleccionar al personal adecuado para la administracin de los recursos acorde a las necesidades de la institucin. tecnolgicos. Los proyectos informticos deber ser acorde con las necesidades y con el presupuesto de la empresa. Capacitar constantemente al personal en el uso de T.I.
Conclusin:
x x
x x
x x x
Impulsar el desarrollo de la comercializadora como una empresa moderna cuyo desempeo sea acorde con los cambios tecnolgicos existentes.
Ser un instrumento de apoyo a todas las reas para el buen desempeo de sus actividades, informacin exigente y sea un apoyo para el logro de objetivos. x
Planificar el desarrollo e implementacin de sistemas de informacin en la empresa y la adquisicin de equipos y materiales acorde a las necesidades.
x x x
x x x x x
x x
x x
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Fijar un presupuesto destinado para el mejoramiento de los recursos tecnolgicos de la empresa. La colaboracin y compromiso del personal en el anlisis de los procesos para identificar las necesidades de informacin en cada rea. Contar con el apoyo de los directivos para el desarrollo de los proyectos, capacitaciones y la adquisicin de equipos.
x x x
x x x
x x x x x
Fuente: Elaboracin propia MATRIZ Nro 16: Factores Crticos De xito Vs. Metas
Adquirir 50 computadoras para mejorar el servicio a los empleados en un plazo (15/04/2009).Implementar la red de comunicaciones de la empresa en 6 meses Brindar asesora y capacitaciones peridicas a todo el personal sobre la utilizacin e importancia de las tecnologas de informacin en un plazo de 1ao (15/10/2009). Desarrollar los sistemas de informacin integrados acorde con los requerimientos de informacin u optimizar los existentes en un plazo de 3 aos Desarrollar la pgina Web de la comercializadora para brindar informacin a nuestros clientes y a la comunidad en 6 meses (15/04/09). Ser reconocidos como unas de las empresas con la mejor infraestructura tecnolgica en un periodo de tiempo mximo de 3 aos (15/10/2011).
Metas
Conclusin:
Los F.C.E. que influyen en a mayora de metas es: * Los proyectos informticos deber ser acorde con las necesidades y con el presupuesto de la empresa. * Fijar un presupuesto destinado para el mejoramiento de los recursos tecnolgicos de la empresa. Factores Crticos de xito *Contar con el apoyo de los directivos para el desarrollo de los proyectos, capacitaciones y la adquisicin de equipos. * Desarrollar los sistemas de informacin integrados acorde con los requerimientos de informacin u optimizar los existentes en un plazo de 3 aos (15/10/2011).
Planeamiento Estratgico Sistemas - El meta que influye en la mayora de de los F.C.E. es el:de Informacin
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Obtener la mayor informacin posible de los usuarios de los sistemas de informacin con el fin de que dicho sistemas cubran las necesidades requeridas. Elaborar planes de mantenimiento y control del desarrollo de los proyectos. Seleccionar al personal adecuado para la administracin de los recursos tecnolgicos. Los proyectos informticos deber ser acorde con las necesidades y con el presupuesto de la empresa. Capacitar constantemente al personal en el uso de T.I. Fijar un presupuesto destinado para el mejoramiento de los recursos tecnolgicos de la empresa. La colaboracin y compromiso del personal en el anlisis de los procesos para identificar las necesidades de informacin en cada rea. Contar con el apoyo de los directivos para el desarrollo de los proyectos, capacitaciones y la adquisicin de equipos.
x x x x x x x x x x
de 2 aos (15/10/2010).
x x
x x x x
x x x
x x
(15/10/2011).
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3.2.- Seleccin y anlisis de los antecedentes : La cual consiste en la recopilacin y seleccin de toda documentacin que pueda afectar al desarrollo del estudio como por ejemplo planes estratgicos de sistemas de informacin, planes informticos, planes operativos, etc., al respecto de la comercializadora existen diversos documentos como: Proyecto Empresarial Comercializadora Sper Rey : El cual describe la misin, visin, metas, objetivos, ideario, y un resumen de anlisis DOFA efectuado en la empresa, este documento fue tomado como referencia para el desarrollo del Captulo I: Generalidades de la organizacin. Reglamento Interno de la Comercializadora Sper Rey : El cual describe las funciones correspondientes a cada rea junto con las funciones de cada encargado, asimismo describe los deberes y sanciones aplicadas tanto al personal de la empresa como a los clientes. Las funciones correspondientes a cada rea descritas en el Capitulo I: Generalidades de la Organizacin. La informacin adicional requerida fue obtenida a travs de entrevistas efectuadas al personal las cuales se pueden visualizar en los anexos del presente proyecto. En el centro educativo no se ha efectuado ningn estudio acerca de la elaboracin de un plan de sistemas de informacin con anterioridad. El anlisis FODA efectuado en la Fase II fue efectuado con la colaboracin de la gerencia de la empresa para la realizacin del presente proyecto. son
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- Fase IV Identificacin de Requerimientos
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4.1.- ANLISIS DE LOS PROCESOS DEL NEGOCIO La finalidad de esta etapa es analizar los procesos existentes de la organizacin y determinar los requerimientos de informacin actuales; para ello se identifican las reas y funciones de la empresa. 4.1.1.- Estudio de los procesos de la organizacin: De acuerdo a las funciones asignadas a cada rea segn el reglamento interno de la comercializadora se descubri que en algunos casos ciertos procesos no estan asignados dentro de las funciones de la persona que lo desempea. Se realizaron entrevistas al personal para consultarles que procesos realizan en sus actividades diarias. Asimismo para definir las principales funciones de la empresa se utilizo el mtodo el Anlisis Funcional del cual se obtuvo posteriormente los procesos del negocio. a.- Anlisis Funcional: El anlisis Funcional es un mtodo que puede ser aplicado a un proceso de trabajo o a un rol laboral. Identifica los objetivos que desean ser alcanzados o los resultados que se desea obtener de un puesto o rol laboral, asimismo permite identificar las funciones y sub-funciones que desempea un trabajador. Las funciones clave estn estrechamente vinculadas con la organizacin y la gestin de los procesos y con el tipo de tecnologas que se emplean en un determinado mbito. Es por ello que se utilizara este mtodo para el anlisis de cada rea de la comercializadora, definicin de su funciones y procesos del negocio. b.- Desarrollo de la metodologa: 1er Paso: Delimitacin del Campo: En este paso, se analiza de manera general la organizacin delimitando las reas que tienen roles afines para su estudio. Para el caso de la comercializadora Sper Rey la delimitacin se dividi en 1 campos: Gestin de Comercializadora Sper Rey
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Sper Rey.
Grfico Nro 4.1: reas que conforman la Gestin Comercializadora
2do Paso: Identificacin y Seleccin de Roles En este paso, se procede a identificar las distintas ocupaciones o roles en cada rea. Para ello se identifican las funciones correspondientes a travs de un mapa mental. Las funciones descritas fueron obtenidas en base a Reglamento Interno del comercializadora y a las encuestas realizadas al personal.
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Para realizar la
3 Paso: Identificacin de los Procesos de Negocio identificacin de los procesos de negocio
(macroproceso, procesos y microprocesos) se conform un equipo de trabajo integrado por participantes de la empresa como facilitadores del desarrollo de una metodologa de trabajo y del diseo del proceso y sus funcionalidades. En este paso se presenta los siguientes aspectos: El macroproceso de la gestin ventas. Descripcin de procesos y microprocesos.
A continuacin se presenta de manera grfica la informacin recopilada durante la definicin de los procesos de negocio haciendo uso de los mapas mentales. A continuacin definimos los procesos de la Gestin de Ventas:
Grfico Nro 4.2: Mapa Mental del Proceso 1 Gestin de Productos
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Grfico Nro 4.3: Mapa Mental del Proceso 2 Gestin de Clientes
Grfico Nro 4.4: Mapa Mental del Proceso 3 Gestin de Pagos
Para la determinacin de estos procesos se cont con el apoyo del Gerente General de la comercializadora quien colabor con el anlisis de cada proceso. 4 Paso: Descripcin del MacroProceso de Negocio El Macroproceso definido est conformado por los siguientes procesos: P1: Gestin de Productos Este proceso consiste en la Adquisicin de un producto Este proceso se inicia con Solicitar el Producto y termina con Verificar el Producto.
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P2: Gestin de Clientes Este proceso consiste en Registrar un Cliente. Este proceso se inicia con Ingresar Cliente y termina con Registrar Cliente.
P3: Gestin de Pagos Este proceso consiste en los pagos respectivos que se tienen que hacer para poder obtener el producto. Este proceso se inicia con Solicitar Nota de Venta y termina con Elaborar Documento de Venta.
A continuacin se muestra el esquema grfico del Macroproceso:
Grfico N 4.5: Esquema del Macroproceso del Negocio
5 Paso: Actores del MacroProceso de Negocio A continuacin se listan los actores con los cuales interactuar el Macroproceso de Ventas: Cliente Vendedor Cajero Despachador Jefe de Ventas
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6 Paso: Diagrama de Procesos de Negocio
A continuacin se presenta el diagrama de procesos del negocio: IDEF0 e IDEF3. En estos diagramas se describen la interrelacin de flujo de informacin de los procesos de negocio entre los actores del Macroproceso de Ventas para lo cual se trabaj con el software aplicativo BPWin 4.0. Gestion Comercial Super Rey
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Gestion de Ventas
SUB-PROCESOS Gestin de Clientes Gestin de Producto Gestin de Pagos
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MATRIZ NRO 17: Procesos Vs. Ejecutivos

Contador Elaborar el plan anual de trabajo Elaborar el presupuesto de la comercializadora Elaborar y aprobar el Reglamento interno y sus modificaciones Elaborar el Plan anual de Supervisin Aprobar y expedir resoluciones, decretos y normas de la comercializadora Establecer convenios con otras empresas Administrar bienes, materiales y equipos de la empresa Adquisicin de bienes, materiales y equipos Supervisar el trabajo del personal Contratacin de personal Definir y realizar capacitaciones del personal Efectuar el registro y control contable y financiero Elaboracin de planillas de remuneraciones de trabajadores Elaborar reportes financieros de la empresa Recaudar ingresos y recursos propios de la empresa Efectuar el pago proveedores Efectuar el pago de remuneraciones al personal Actualizar libros contables y controlar talonarios de recibos Registrar pagos de los clientes Procesar la emisin documentos de ventas Control de asistencia y permisos del personal Procesar y emitir el listado de los mejores clientes Preparar charlas para el personal Realizar evaluaciones psicosociales del personal Registrar la adquisicin de nuevos productos para la comercializadora Fuente: Elaboracin propia Conclusin: El Ejecutivo que emite ms procesos es el Gerente Administrador x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x Cajero Gerente Informtico
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A continuacin se definen los procesos que actualmente son desarrollados bajo la utilizacin de algun aplicativo o sistema de informacin: Matriz 18: Procesos Desarrollados Actualmente sobre Aplicativos o Sistemas de Informacin.
Nro 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
Proceso Elaborar el plan anual de trabajo Elaborar el presupuesto de la comercializadora Elaborar y aprobar el Reglamento interno y sus modificaciones Elaborar el Plan anual de Supervisin Aprobar y expedir resoluciones, decretos y normas de la comercializadora Establecer convenios con otras empresas Administrar bienes, materiales y equipos de la empresa Adquisicin de bienes, materiales y equipos Supervisar el trabajo del personal Contratacin de personal Definir y realizar capacitaciones del personal Efectuar el registro y control contable y financiero Elaboracin de planillas de remuneraciones de trabajadores Elaborar reportes financieros de la empresa Recaudar ingresos y recursos propios de la empresa Efectuar el pago proveedores Efectuar el pago de remuneraciones al personal Actualizar libros contables y controlar talonarios de recibos Registrar pagos de los clientes Procesar la emisin documentos de ventas Control de asistencia y permisos del personal Procesar y emitir el listado de los mejores clientes Preparar charlas para el personal Realizar evaluaciones psicosociales del personal Registrar la adquisicin de nuevos productos para la comercializadora
SI
NO x x x x x x x x x x x x x x x x x x
x x x x x x x
4.1.2.- Listado de Requisitos de Informacin:
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En base en el estudio de los procesos y el anlisis de las necesidades de informacin efectuado en tareas anteriores, se determina el listado de requisitos de informacin de la empresa. Para el anlisis respectivo se han clasificado los requisitos en 2 tipos:
a) Registro de datos
b) Consultas y/o reportes

Cuadro Nro 4.5: Listado de Requisitos de Informacin
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Matriz Funciones Naturales Vs Entidades Sin Reacomodo
Contrato Compra Detalle
Despacho Pedido Detalle C
Plan de Compras Detalle
Requerimiento Detalle
Contrato de Compra
Despacho Pedido
Plan de Compras
Factura Detalle
Requerimiento
Pedido Detalle
Producto
Entidad
S.I.
Funcin Registrar requerimiento
L C C L L L C C L
C L C L L C L C C L L
C L C L C L C C L C L
Compras Elaborar Plan de Compras Elaborar Contrato de Compras Registrar Producto Almacn Actualizar Kardex Elaborar inventario Registrar Pedido Ventas Elaborar Factura Despacho Pedido
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Stock Detalle
Factura
Kardex
Pedido
Stock
Leyenda: L: Leer C: Crear Fuente: Elaboracion Propia
Matriz Funciones Naturales Vs Entidades Con Reacomodo
BD 1 Compras
BD 2 Almacen
B.D.
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BD 3 Ventas

Contrato Compra Detalle

Despacho Pedido Detalle C
Plan de Compras Detalle
Requerimiento Detalle
Contrato de Compra
S.I.
Funcin Registrar requerimiento Elaborar Contrato de Compras Registrar Producto
C L
C L C L C L C L C L
Compras Elaborar Plan de Compras
C L L L C C C C L C L C L C L C L L
Almacn Actualizar Kardex Elaborar inventario Registrar Pedido Ventas Elaborar Factura Despacho Pedido Leyenda: L: Leer, C: Crear Fuente: Elaboracin Propia
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Factura Detalle
Requerimiento
Pedido Detalle
Entidad
Despacho Pedido
Plan de Compras
Stock Detalle
Producto
Factura
Kardex
Pedido
Stock
MATRIZ DE SISTEMAS DE INFORMACION VS EJECUTIVOS DEL NEGOCIO
Jefe de Compras
Estado I I P P P P
S.I Compras Almacn Ventas Personal Contabilidad Finanzas
x x
x x x x x x x x x x x x x x x
Fuene: Elaboracin Propia Leyenda: I: Implementado P: Planificado Conclusin: El Sistema de Ventas es el ms usado. El Gerente General usa todos los sistemas.
Gerente General x x x x x x
Jefe de Finanzas
Jefe de Almacn
Jefe de Personal
Ejecutivos
Jefe de Contabilidad
Jefe de Ventas
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Matriz de S.I. Vs Criterios de Priorizacin Mejora el nivel de Satisfaccin de los Clientes
Mejora la imagen de la Empresa
Sistema de Informacin Base
Reduce Costos Operaciones
Agiliza Toma de Decisiones
Criterio de Priorizacin
Sistemas de Informacin
1. 2. 3. 4.
Ventas Personal Contabilidad Finanzas
4 3 3 2
4 3 3 3
3 4 3 2 3 2 2 2
4 3 4 3
19 14 15 12
Nivel de Impacto Muy Bajo Bajo Medio Alto Muy Alto
Puntaje 0 1 2 3 4
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PRIORIDAD 1 3 2 4
4.2.- SITUACIN ACTUAL DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN El objetivo de esta etapa es analizar los sistemas de informacin actuales y determinar el grado de cobertura de empresa. 4.2.1.- Estudio de los sistemas de informacin actuales: El objetivo del estudio de los sistemas de informacin actuales son la valoracin de los mismos, es decir evaluar el desempeo de dichos sistemas segn ciertos criterios como: facilidad de uso, mantenimiento, costos, flexibilidad, etc, esto permitir identificar sus fortalezas o carencias, su cobertura y plantear mejoras o redisearlos. las necesidades de informacin de la
Cuadro N 4.5: Aplicativo/Sistema de Informacin 1 Nombre del Sistema o aplicativo : Hoja de clculo de registro de ventas Funciones Registrar los pedidos de los clientes. Consultar y emitir el reporte de listado de ventas. Emitir el reporte de ventas por cliente Procesos a los que da soporte Lenguaje de programacin utilizado Base de datos en el cual incluye el trimestre de cada nro de pedidos
realizados. Efectuar el clculo total de los pedidos por trimestre del rea ventas. Registro de pedidos. Entrega de reporte de ventas trimestral. Elaboracin del listado de clientes cumplidos
Ninguno El aplicativo esta elaborado en una hoja de clculo de Microsof Office Excel 2003, no utiliza base de datos ya que los datos son almacenados en las mismas hojas de clculo.
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Cuadro N 4.6: Aplicativo/Sistema de Informacin 2
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Nombre del Sistema o aplicativo: Hoja de clculo de registro de pagos Carencias o problemas presentados Para el registro de pagos de un nuevo ao se debe crear una hoja de clculo para cada rea, asimismo al no tener una base de datos se debe actualizar los datos de los clientes registrados, esto es realizado por la persona que diseo dicho aplicativo y no por el usuario real. Para efectuar consultas de los clientes morosos, se debe consultar en cada hoja de clculo segn el grado y efectuar la bsqueda cliente
por cliente. Si se desea consultar el producto con mayor nro. de clientes, el usuario debe efectuar la bsqueda en cada hoja de clculo y hacer la comparacin manual. Si se desea consultar el mayor nro. de clientes morosos la bsqueda es similar, se consulta cada hoja de clculo y se hace una comparacin manual. La elaboracin de las actas anuales se basa en los reportes emitidos por estos archivos cuyo manejo en muchos casos es complejo para el usuario debido a la utilizacin de frmulas. Se debe crear una nueva hoja de clculo para el inicio de cada aos, este proceso esta a cargo de la persona que creo dichos archivos, lo cual genera una gran dependencia por parte de la empresa pues no Relacin con otros procesos Usuarios del sistema Administradores, Personal existe personal capacitado que asuma esta tarea. Proceso de Pagos
4.2.2.- Valoracin del Sistema de Informacin
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Esta etapa analiza de la manera ms objetiva posible los aplicativos y sistemas de informacin descritos en la etapa anterior en base diversos criterios:
Nombre del aplicativo: Hoja de clculo de registro de pagos Mantenimiento El mantenimiento de dicho sistema consiste en crear una hoja de clculo por cada nivel cada vez que se inicie un nuevo ao. Al no existir una base de datos, los datos de cada cliente (nombre y apellidos) tienen que ser ingresados nuevamente. La generacin de una nueva dependencia de la empresa. En conclusin: el mantenimiento de dicho sistema se har como mnimo 1 vez al ao, cada vez que se inicie un nuevo ao se tendr que generar nuevas hojas de clculo por cada nivel y este siempre Seguridad estar a cargo por personas externas a la empresa. La hoja de clculo solicita una clave para el acceso al mismo cuyo responsable es el Gerente General, dicha clave es compartida con Jefe de sistemas quien se encarga de la digitacin de los pagos en la Facilidad de uso comercializadora. El llenado de datos en este sistema es simple para el usuario, primero ubica la hoja de calculo del grado que desea actualizar, luego digita las pagos correspondientes a cada cliente y el reporte de estos datos de puede visualizar inmediatamente en la misma hoja de calculo. hoja de clculo esta a cargo de la persona que creo inicialmente dicho archivo lo cual genera una gran
Nivel de servicio
La principal servicio que brinda es el reporte de pagos trimestral, anteriormemte los documentos de ventas se hacia manualmente, con el nuevo sistema este solo se imprime de la hoja de calculo correspondiente.
Costos
Los costos que implica la utilizacin de este sistema de registro de pagos: La licencia de uso de Microsoft Office Professional Edition 2007 tiene un costo de $449.00 (S/ 1,500 aprox.) El costo por el desarrollo e implementacin del aplicativo cobrado al comercializadora es de :S/ 800.00 Costo por el mantenimiento anual del sistema: S/ 400.00
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Cuadro Nro 4.7: Costos de instalacin y mantenimiento de Hoja de clculo de registro de pagos
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Costos de instalacin del 1er ao de la Hoja de Clculo de Registro de Pagos Desarrollo e instalacin (costo S/. personal) Software Total 800.00
S/. 1,500.00 (*) S/. 2,300.00
Costos anual de Hoja de Clculo de Registro de Pagos a partir del 2do ao Mantenimiento anual (costo personal) Software Total S/. 400.00
S/. 1,500.00 (*) S/. 1,900.00
Fuente: Informacin brindada por el Gerente General de la Comercializadora Sper Rey 4.2.3.- Diagnstico de los sistemas de informacin.En esta etapa se tomara como referencia el anlisis y valoracin hecha a los sistemas de informacin en los puntos anteriores, se indicara que sistemas se mantendrn vigentes y las mejoras a implementarse en cada uno de ellos para cubrir los requisitos de informacin que son afectados. Hoja de clculo de Registro de Pagos Se plantea las siguientes observaciones y mejoras:
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Utilizar una base de datos para registrar los datos de los clientes y sus respectivas ventas. Utilizar un lenguaje de programacin para el desarrollo de dicho sistema con la finalidad de facilitar la implementacin de diversos reportes y bsquedas que son necesarias para la comercilizadora. Implementar la emisin de reportes de los pagos por trimestre. El sistema deber emitir los reportes ventas exigidos por la Empresa Comercial. Implementar bsquedas de clientes por cdigo o apellidos. Emitir reporte del nmero de clientes cumplidos y morosos por ao. El acceso al sistema deber ser por usuario con su respectivo password, se recomienda solicitar cambios peridicos (cada trimestre). Se debe implementar backups de la data ingresada. Este sistema debe ser integrado con el Sistema de ventas para utilizar una sola data de clientes.
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- Fase V Modelo del S.I Propuestos
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4.1Definicin del Modelo de S.I. Requerido Casos de Uso de Requerimientos
Registrar cliente Listar boletas de ventas Listar guias de remision Seleccionar pedido Vendedor Cliente <<include>> Jefe de ventas Emitir reporte de gestion de ventas Generar cuadre de caja Listar ventas al efectivo Listar ventas al credito
Registrar pedido Listar ventas por vendedor
Pto de Extension: MontoCredito > IngresosCliente
Listar clientes
Listar ventas diarias
Registrar venta
Listar garantes
Listar facturas
Registrar venta al contado
Registrar venta al credito
<<extend>>
Personal Registrar garante Juridico Natural
Validar usuario
Garante
Registrar pago
Cajero
Pagar Efectivo Pagar al credito
Pagar con cheque
Generar cuadre de caja
Emitir documento de venta
Pto de Extension: pedido = domicilio Emitir factura
Emitir boleta
Despachador
Despachar pedido
<<extend>>
Generar guia de remision
<<include>>

Despachar pedido a domicilio
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Diagrama: D.C.U. para el Sistema de Ventas Fuente: Elaboracin Propia
Hoja de Descripcin de Casos de Uso
Empresa : SUPER REY E.I.R.L. CASO DE USO PROCESAR PAGO Sistema: VENTAS Elaborado por: Diana Portilla Espinoza Fecha: 17/06/2008 OBJETIVO: Procesar Pago
Pagar en efecti v o Pagar con Cheque
Pagar con Tarjeta
Cl iente
Regis trar Pago
Caja
PRECONDICIONES: Ninguna FLUJO PRINCIPAL: Pulsar botn Nuevo. Ejecutar F1. Pulsar botn Modificar. Ejecutar F2. Pulsar botn Grabar. Ejecutar F3. Pulsar botn Eliminar. Ejecutar F4. Pulsar botn Cancelar. Ejecutar F5. Pulsar botn Retornar. Ejecutar F6 FLUJOS SECUNDARIOS: F1: Ingresar datos (cdigo, tipo, monto, proveedor, etc.) Si datos = blanco entonces Ejecutar E1. F2: Editar registro. F3: Desplegar mensaje Grabar Datos Si grabar = si entonces Grabar registro. Ejecutar E2 F4: Desplegar mensaje Seguro de eliminar Si eliminar = si entonces Eliminar registro. Ejecutar E3.
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F5: Desplegar mensaje Seguro de cancelar Si cancelar = si entonces Cancelar registro. Ejecutar E4 F6 : Retornar al men anterior EXCEPCIONES: E1: Desplegar mensaje Error datos en blanco E2: Desplegar mensaje Registro graba E3: Desplegar mensaje Registro eliminar Error datos en blanco E4: Desplegar mensaje Error datos en blanco PostCondiciones: Ninguna Requisitos satisfecho: Procesar Pago
Hoja: Hoja de descripcin de C.U. para el Sistema de Ventas Fuente: Elaboracin Propia Diagrama de Clases
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CLIENTE Direccion : String Telefono : String Email : String FechaIngreso : Date Agregar() Leer() Actualizar() Eliminar() Listar() 1 PEDIDO PedidoNum : String Fecha : Date Monto : String Estado : String 1..n Crear() Modificar() Eliminar() Guardar() 1 contiene 1..n NATURAL Apellidos : String Nombres : String FechaNac : Date Sexo : String DNI : String Agregar() Eliminar() Grabar() JURIDICO RUC : String RazonSoc : String Contexto : String Fax : String Agregar() Eliminar() Grabar() PEDIDODETALLE PedidoNum : String Precio : Currency Cantidad : Integer Crear() Guardar() 1..n relaciona 1 PRODUCTO LINEA Descripcion : String Registrar() Modificar() Eliminar() Buscar() pertenece 1 1..n Descripcion : String Precio : Currency Stock : Integer Stockmin : Integer UnidadMed : String 1 Actualizar () Eliminar() Buscar() Registrar() 1 conformado 1..n COMPONENTE Descripcion : String Cantidad : Integer UnidadMed : String Agregar() Eliminar() Guardar() 1..n 1..n Agregar() Leer() Actualizar() Eliminar() COMPONENTEPROVEEDOR Precio : Currency Fecha : Date Comentario : String Guardar() Buscar() PROVEEDOR RUC : String RazonSoc : String Contarto : String Telefono : String Direccion : String 1..n DCTOVENTADETALLE Precio : Currency Cantidad : Integer DctoVentaNum : String Guardar() Bus car() relaciona 1..n DCTOVENTA Fecha : Double Monto : Currency Tipo : String Eliminar() Buscar() Guardar() 1 0..n PERSONAL Apellidos : String Nombres : String FecahNac : Date Direccion : String Sexo : String Sueldo : Currency Registrar() Modificar() Eliminar() 0..n 1 1..n ocupa PUESTO Descripcion : String Crear() Modificar() Eliminar()
tiene
atiende 1
0..1
a cargo FACTURA NroFactura : String Importe : String Crear() Guardar() Eliminar()
BOLETA NroBoleta : String Estado : String Crear() Guardar() Eliminar()
contiene
ralaciona 1..n
Diagrama: D. de clases para el Sistema de Ventas Fuente: Elaboracin Propia
Diagrama de Entidades Lgico
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Cliente IdCliente Direccion Telefono Email FechaIngreso Pedido IdPedido Fecha Monto Estado IdPesonal (FK) IdCliente (FK) Personal IdPesonal Nombre Apellido Direccion Telefono FechaNac DNI Sexo Sueldo IdPuesto (FK) Puesto IdPuesto Descripcion
PedidoDetalle Natural IdCliente (FK) Apellidos Nombres FechaNac Sexo DNI Juridico IdCliente (FK) RUC RazonSoc Fax Contacto IdPedido (FK) IdProducto (FK) Cantidad Precio DocVenta IdDocVenta Fecha Monto Tipo Estado IdPedido (FK) IdCliente (FK) Factura IdDocVenta (FK) Nro_Factura Importe DocVentaDetalle IdDocVenta (FK) IdProducto (FK) Cantidad Precio Proveedor Componente IdComponente Descripcion Cantidad UnidadMed IdProducto (FK) IdProveedor RUC RazonSoc Contacto Telefono Direccion Boleta IdDocVenta (FK) Nro_Boleta Estado
Producto IdProducto Linea IdLinea Descripcion Descripcion Precio Stock Stockmin Stockmax UnidadMed IdLinea (FK)
Componente_Proveedor IdComponente (FK) IdProveedor (FK) Fecha Precio Comentario
Diagrama: D. de Entidad Lgico Fuente: Elaboracin Propia
Diagrama de Entidades Fsico
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Cliente IdCliente: int Direccion: nvarchar(50) Telefono: int Email: nvarchar(50) FechaIngreso: datetime
Pedido IdPedido: int Fecha: nvarchar(50) Monto: nvarchar(50) Estado: nvarchar(50) IdPesonal: int IdCliente: int
Personal IdPesonal: int Nombre: nvarchar(50) Apellido: nvarchar(50) Direccion: nvarchar(50) Telefono: int FechaNac: datetime DNI: int Sexo: nchar(10) Sueldo: float IdPuesto: int Puesto IdPuesto: int Descripcion: nvarchar(50)
PedidoDetalle Natural IdCliente: int Apellidos: nvarchar(50) Nombres: nvarchar(50) FechaNac: datetime Sexo: nvarchar(10) DNI: int Juridico IdCliente: int RUC: int RazonSoc: nvarchar(50) Fax: int Contacto: nvarchar(50) IdPedido: integer IdProducto: int Cantidad: int Precio: float DocVenta IdDocVenta: int Fecha: datetime Monto: nvarchar(50) Tipo: nchar(10) Estado: varchar(10) IdPedido: int IdCliente: int Factura IdDocVenta: int Nro_Factura: nchar(10) Importe: nchar(25) DocVentaDetalle IdDocVenta: int IdProducto: int Cantidad: nvarchar(50) Precio: nchar(10) Proveedor Componente IdComponente: int Descripcion: nvarchar(50) Cantidad: int UnidadMed: nchar(30) IdProducto: int IdProveedor: int RUC: int RazonSoc: nvarchar(50) Contacto: nvarchar(30) Telefono: int Direccion: nvarchar(50) Boleta IdDocVenta: int Nro_Boleta: nchar(10) Estado: nchar(10)
Producto IdProducto: int Linea IdLinea: int Descripcion: nvarchar(50) Descripcion: nvarchar(50) Precio: float Stock: int Stockmin: int Stockmax: int UnidadMed: nchar(10) IdLinea: int
Componente_Proveedor IdComponente: int IdProveedor: int Fecha: datetime Precio: float Comentario: nvarchar(50)
Diagrama: D. de Entidad Fsico Fuente: Elaboracin Propia
Diseo de Pantallas
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o Diseo de la Ficha de Facturacin (Sistemas de Ventas)
- 96 -
o Diseo de Ficha de Registrar Ventas (Sistemas de Ventas)
IV.2
Priorizacin de Sistemas
- 97 -
MATRIZ DE S.I. VS CRITERIOS DE PRIORIZACIN
Mejora la imagen de la Empresa
Sistema de Informacin Base
Criterio de Priorizacin
Mejora el nivel de Satisfaccion de los Clientes
Reduce Costos Operacionels
Agiliza Toma de Decisiones
Sistemas de Informacin 5. 6. 7. 8. Ventas Personal Contabilidad Finanzas 4 3 3 2 4 3 3 3 3 3 3 2 4 2 2 2
4 3 4 3
19 14 15 12
Nivel de Impacto Muy Bajo Bajo Medio Alto Muy Alto
Puntaje 0 1 2 3 4
- 98 -
PRIORIDAD 1 3 2 4
IV.3 -
Arquitectura Tecnolgica Identificacin de las necesidades de arquitectura tecnolgica ESPECIFICACION TECNICA Microsoft SQL Server es un sistema de gestin de bases de datos relacionales (SGBD) basada en el lenguaje SQL, capaz de poner a disposicin de muchos usuarios grandes cantidades de datos de manera simultnea. Rational Rose es la herramienta CASE que comercializan los desarrolladores de UML y que soporta de forma completa la especificacin del UML 1.1. Esta herramienta propone la utilizacin de cuatro tipos de modelo para realizar un diseo del sistema, utilizando una vista esttica y otra dinmica de los modelos del sistema, uno lgico y otro fsico. Permite crear y refinar estas vistas creando de esta forma un modelo completo que representa el dominio del problema y el sistema de software. C# es un lenguaje de programacin orientado a objetos desarrollado por Microsoft y estandarizado, como parte de su plataforma .NET. El objetivo de Microsoft ha sido la creacin del primer lenguaje orientado a componentes, al estilo de Visual Basic, pero con la flexibilidad y potencia de C++ y sin muchas de sus complejidades. C, C++ o Visual Basic estn pensados para el desarrollo de aplicaciones en sistemas USUARIO ESTADO
SOFTWARE
Microsoft SQL Server 2005.
No licenciado.
Rational Rose.
No licenciado.
C #.
No licenciado.
- 99 -
operativos que ofrecen sus servicios a travs de cientos o miles de funciones independientes. Microsoft Office Windows XP SP2 o Windows 2003 SP1 o Requisito mnimo de hardware: P3 500 MHz, 256 MB de RAM No licenciado.
Seleccin de la Arquitectura Tecnolgica
AREA Compras Almacn Ventas
HARDWARE 01 Pcs 01 Pcs 03 Pcs
ESPECIFICACIN TCNICA IBM, DD 120 GB IBM, DD 120 GB IBM, DD 120 GB
OBSERVACIN
IV.4
Modelo de Arquitectura Tecnolgica Propuesta
- 100 -
- 101 -

Diagrama de Componentes
<<hlp>> SistVentas. hlp
<<cs>> frmPedido. cs
<<frm>> frmPedido. frm
<<ini>> SistVentas. ini
<<exe>> SistVentas. exe
<<obj>> SistVentas. obj
<<csproj>> SistVentas. csproj
<<cs>> frmFacturacin. cs
<<frm>> frmFacturacin. frm
<<cfg>> SistVentas. cfg
<<cs>> frmDespacho. cs
<<frm>> frmDespacho. frm
CAPA 1: De Usuario o De Presentacin _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
<<DLL>> Validar
<<DLL>> Procesos
<<BLL>> Funciones
CAPA 2: Reglas del Negocio _____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
CAPA 3: De Datos BDVentas
Fuente: Elaboracin propia.
- 102 -
Diagrama de Despliegue
<<Dispositivo>> ... >>
Impresora 1
<<Procesador>>
Intel Core 2 Duo procesador 2.6 GHZ ...
PC Ventas
Epson FX 880+ Matricial 2 Unidades
DLink 16 puertos
<<Procesador>>
Base de datos
<<Dispositivo>>
2 PentiumIV Procesador Intel Disco duro de 80Gb
Switch
<<Procesador>>
PC Almacen
<<Procesador>>
PC Compras
Epson Laser 2000 40 pag x min

<<Dispositivo>> ... >>
Impresora 3
- 103 -
- Fase VI Elaboracin del Plan de Accin
- 104 -
V.1
Definicin de Proyectos a realizar
- Plan Detallado de TIC y SI
- 105 -
V.2 Plan de Contingencias
5.3.1 Matriz de Anlisis de Riesgo
- 106 -
Recursos
Riesgo
Factor de riesgo
Posibles Causas
Consecuencias
Medidas Preventivas
Sistema de Universidad Nacional de Trujillo Informacin Sede Valle Jequetepeque Uso del sistema por personal capacitado inadecuadamnete. Fallas del sistema Medio Pruebas previas del sistema realizadas de forma deficiente. Compartir claves de usuario.
Alteracion de la informacin Prdida de datos.
Utilizacin de niveles de seguridad Facultad de Ingeniera en el Sistemas acceso a los sistemas Escuela de Cambio peridico de password. Evaluar las pruebas del sistema al momento de su instalacin. Utilizar programas de deteccin de virus Realizar backups de la data generada.
Realizar tareas manualmente hasta que el sistema este ptimo para su uso.
Bajar archivos, videos, etc desde internet. Accin de virus,troyanos, hackers,etc Instalacin de programas sin previa autorizacin. Utilizacin de disketts sin previo anlisis. Seguridad de los sistemas vulnerable
Perdida de informacin. Inutilizacion de sistemas y equipos. Retraso en el trabajo del personal Realizacin manual de tareas.
Controlar y monitorear el acceso a internet. Limitar privilegios de usuarios. Activar programas de deteccin de virus y actualizarlos periodicamente. Prohibir la instalacin de programas sin previa autorizacin. El sistema debe solicitar cambios periodicos de password Concientizar a los usuarios sobre la importancia de tomar medidas de seguridad para la proteccin de la informacin. Establecer niveles de privilegios de usuarios en el acceso a la base de datos. Registro de toda la actividad de la estacin de trabajo. Limitar los privilegios de los usuarios.
Alto
Alteracin de la data. Compartir claves de usuario Acceso no autorizados a los sistemas Las claves no son cambiadas periodicamente. Medio El usuario no toma medidas de seguridad preventivas. Acceso de intrusos a travs de la red. Prdida de informacin Alteracin de reportes. Vulneracin de la confidencialidad de la informacin. Manipulacin de los sistemas y equipos por personal no autorizado.
Accin de hacker, troyanos. Fraude electrnico y/o robo de datos Bajo Personal usuario del mismo sistema. Acceso de intrusos a la red
Difusin de datos o reportes sin ser cobrados por la institucin. Utilizacin de informacin en perjuicio de la institucin. Desvio de fondos.
Monitorear el trabajo del personal. Utilizar programas de deteccin de virus, troyanos. Restringir el acceso a las reas en que estn las estaciones de trabajo mediante llaves, tarjetas de identificacin, tarjetas inteligentes, etc. Revisin peridica de instalaciones elctricas. Adquisicin de extintores.

Incendio Muy Instalaciones elctricas antiguas o deterioradas.
- 107 Destruccin de equipos, materiales y por ende la

5.3.2 Matriz de Acciones a Tomar en un Siniestro
Recursos
Problema
Accin de virus, troyanos,etc. Acceso de personas no autorizadas
Impacto
Medio
Responsable
Dpto. de informtica
Acciones a tomar
Ejecutar antivirus, bloquear el servicio de internet Cambiar de password al sistema, cambiar el password del S.O., comunicar el hecho al area de informtica, limitar privilegios de usuarios, realizar copias de seguridad. Verificar que el usuario registra las operaciones correctamente, comunicar el hecho al area de informtica, comunicarse con el proveedor. Reiniciar la PC, verificar el servicio de red, comunicar el hecho al area de informtica, comunicarse con el proveedor. Comunicar el hecho al area de informatica, comunicarse con el proveedor.
Alto
Dpto. de informtica
Sistemas de informacin
Datos errados en reportes. Lentitud en el procesamiento de operaciones Problemas en la obtencin de reportes
Alto
Dpto. de informtica
Medio
Dpto. de informtica
Alto
Dpto. de informtica
Interrupcin del servicio Redes de datos Deterioro de materiales Mal funcionamiento de equipos Acceso de intrusos
Alto Medio Alto Alto
Dpto de informtica Dpto de informtica Dpto de informtica Dpto de informtica
Revisar las conexiones. Revisar el dao de ser necesario cambiar el material Verificar el error y de ser necesario cambiar el equipo Bloquear el acceso a la red
Caida del servidor Servidor Mal funcionamiento de equipos
Alto Alto
Dpto. de nformtica Dpto. de nformtica
Revisar la conexin a internet, Verificar el error y/o cambiar el equipo
- 108 -

Si son periodos de tiempo cortos el UPS mantedra activo el servidor hasta que se restablezca el servicio, en caso de ser prolongado, el UPS mantedra activo el servidor para dar tiempo al usuario de completar sus operaciones y posteriormente apagar el equipo. Avisar a los usuarios que deben salir del sistema, deshabilitar el acceso, cambiar de disco, fomartearlo y particionarlo, restaurar el ltimo backup del disco, verificar su funcionamiento y habilitar el acceso a los usuarios. Verificar que no exista error en la memoria RAM, de ser asi apagar el servidor y reemplazarla, verificar el servicio de conexin a internet, reiniciar el servidor de ser necesario Ejecutar antivirus y eliminar el archivo infectado, si los archivos infectados son aislados y an persiste el mensaje de que existe virus en el sistema, lo ms probable es que una de las estaciones es la que caus la infeccin, debiendo retirarla del ingreso al sistema y proceder a su revisin.
Corte de energa Medio Dpto. de nformtica
Error en el disco del servidor
Bajo
Dpto. de nformtica
Lentitud en ejecucin de procesos
Medio
Dpto. de nformtica
Accin de virus. Medio Dpto. de nformtica
Accin de virus Medio Fallas en el sistema operativo PC's No enciende el equipo Alto Deterioro del disco duro Dpto de informtica Dpto de informtica
Ejecutar antivirus y eliminar el archivo infectado, controlar el acceso a la disketera, bloquear el servicio de internet de ser necesario. De ser necesario formatear la PC y volver a instalar el S.O., realizar copias de seguridad, comunicar el hecho al area de soporte. Comunicar el hecho al area de informtica, solicitar servicio tcnico, instalar el sistema que contenia en otra PC Comunicar el hecho al area de informtica, cambiar el disco por otro del mismo tipo, formatearlo, restaurar los backups, verificar el correcto funcionamiento.
Alto
Dpto de informtica
Alto
Dpto de informtica
- 109 -
Impresin defectuosa
Medio
Dpto de informtica
Verificar el nivel de tinta, verificar configuracin, comunicar el hecho al area de informtica, direccionar tareas a otra impresora. Verificar la ubicacin del papel y retiralo cuidadosamente, de no ser posible comunicarse con el rea de informtica para evitar daos Revisar el equipo, solicitar servicio tcnico, direccionar impresiones a otra impresora
Impresoras
Atasco de papel
Bajo
Dpto de informtica
No ejecuta tareas de impresin
Alto
Dpto de informtica
Incendios Infraestructura Movimientos ssmicos
Bajo Medio
Todo el personal Todo el personal
Utilizar extintores. Evacuar el lugar en caso sea necesario Evacuar el lugar dependiendo de la magnitud del sismo
- 110 -

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Universidad Nacional de Trujillo Facultad de Ingeniera Sede Valle Jequetepeque Escuela de Sistemas

CAPITULO I GENERALIDADES EMPRESARIALES

Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin

Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin

Seor Alfonso Reyes Villanueva trabaj en una comercializadora de nombre

1.3. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL:

Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin

Diagrama N 1 Comercializadora Sper Rey E.I.R.L.

Aux. de Contab. Aux. de Contab.

JEFE DE JEFE DE COMPRA COMPRA S S

JEFE DE JEFE DE VENTAS VENTAS

JEFE JEFE ALMACEN ALMACEN

JEFE DE JEFE DE PERSONAL PERSONAL

Fuente: Comercializadora Sper Rey E.I.R.L.

1.3.2. Funciones Empresariales

Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin

Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin

1.3.4. Fuerza Laboral

Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin

rea Gerencia Administracin Contabilidad Compras Ventas Almacn Caja Total

Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin

Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin

Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin

Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin

proveedores. de nuevos competidores que ofrezcan productos

Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin

Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin

RELACIONES: Unidad Organizacional-Funciones-Ejecutivos

Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin

Fuente: Elaboracin Propia

MATRIZ DE UNIDADES ORGANIZACIONALES VS. FUNCIONES

Plantear Estrategias de Direccionamiento Empresarial

Coordina y administrar los requerimientos

Mantenimiento de los productos

Mejorar la imagen institucional * * * * * *

Formular Planes de Negocios

Elaborar Planillas de Sueldos

Elaborar Balance General

1. Gerencia 2. Administracin 3. Contabilidad 4. Personal 5. Almacn 6. Mantenimiento

Fuente: Elaboracin Propia

Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin

Satisfaccin del cliente

MATRIZ DE UNIDADES ORGANIZACIONALES VS. EJECUTIVOS

1. Gerencia 2. Administracin 3. Contabilidad 4. Personal 5. Almacn 6. Mantenimiento

Fuente: Elaboracin Propia

Conclusin: El gerente se relaciona con todas la unidades organizacionales.

Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin

MATRIZ DE FUNCION VS. EJECUTIVOS

7. Mantenimiento de los productos

8. Almacenar productos 9. Mejorar la imagen institucional 10. Satisfaccin del cliente * * * * * * * *

Fuente: Elaboracin Propia

Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin

- Fase II Diagnstico de la Organizacin

Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin

Cuadro N 1: Valores Estratgicos Fuente: Elaboracin Propia

Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin

Anlisis de Valores Estratgicos

Honestidad Tecnologia Investigacin permanente

Fuente: Elaboracin propia

Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin

Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin

Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin

Agresividad para enfrentar la competencia

Planeamiento Estratgico de Sistemas de Informacin