PRCTICA: MICROSOFT ACCESS 2007 1.

Introduccin

Microsoft Access es una herramienta de Microsoft para la definicin y manipulacin de bases de datos. Una base de datos es un sistema informatizado cuyo propsito principal es mantener informacin y hacer que est disponible en el momento requerido. Esta informacin es persistente dentro del sistema, es decir, una vez introducida en l, se mantiene hasta que el usuario decida eliminarla. Los sistemas de bases de datos se disean para manejar grandes cantidades de informacin. El manejo de datos incluye tanto la definicin de las estructuras para el almacenamiento de la informacin como los mecanismos para el manejo de la misma. Algunas de las ventajas de usar lasbases de datos son: Evitan la redundancia. Evitan la inconsistencia. Obligan al cumplimiento de las normas o requisitos para la adicin y eliminacin de datos a la base de datos. Es posible aplicar restricciones de seguridad para el acceso a los datos. Se mantiene la integridad entre los datos Todos los sistemas de gestin de base de datos modernos almacenan y tratan la informacin utilizando el modelo de gestin de bases de datos relacional. En un sistema de base de datos relacional, el sistema trata todos los datos en Tablas. Las tablas almacenan informacin sobre un tema como pueden ser los clientes de una empresa, o los pedidos realizados por cada uno de ellos, y las tablas se relacionan de forma que a partir de los datos de la tabla de CLIENTES, podamos obtener informacin sobre los pedidos. 2. Ejecutar Access

Ejecutamos Microsoft Access 2007 y creamos una base de datos en blanco llamada "MiNombre.accdb". Comprobamos, en la pestaa crear, los diferentes elementos que conforman la base de datos: Tablas, Formularios, Informes, Consultas, Macros En esta prctica vamos a aprender a utilizar las caractersticas bsicas de las cuatro primeras. 3. Tablas

Una tabla es un conjunto de informacin acerca de una persona, cosa o evento. Access representa las tablas en forma similar a las hojas de clculo, donde las columnas son campos y las filas son registros. En una tabla, un campo es una clase de informacin como puede ser la edad, localidad, sexo, DNI, etc. Un registro es un conjunto de informacin acerca de una persona, cosa o evento especfico. En este caso Edad=21, Localidad=Granada, Sexo=Varn, DNI=24.344.233, etc. Un punto importante que hay que destacar es que cada registro debe ser nico en la tabla correspondiente. Para ello, existe un campo cuyo valor nunca puede repetirse a travs de todos los registros de la tabla; este campo se denomina clave principal y nos sirve para identificar los registros de forma nica. No puede haber ms de una clave principal, aunque s podra ocurrir que una tabla tuviera una clave principal compuesta por ms de un campo. En el ejemplo mostrado podra ser el DNI.

La definicin de las tablas es el eje sobre el cual giran los dems elementos de Microsoft Access. Como se dijo, una base de datos la forman los datos propiamente dichos y los programas que los manipulan. Puede decirse que las tablas constituyen los datos en s y que los dems elementos de Access son los programas que los manipulan. Creacin de Tablas. A continuacin vamos a crear una base de datos de ejemplo sencilla correspondiente a los alumnos matriculados de determinados cursos. Los campos que vamos a usar sern: un cdigo que le vamos a asignar a cada alumno y que le identifica unvocamente, el nombre del alumno, sus apellidos, su direccin, la poblacin y el cdigo postal de la misma y la fecha de nacimiento, as como un cdigo correspondiente al curso en que se ha matriculado (slo se puede matricular en uno de los posibles por ser de imparticin simultnea)). Para hacer esto, vamos al botn Diseo de tabla y vamos agregando los campos uno por uno, teniendo en cuenta el tipo de datos de cada uno.

Una vez hecho esto, ya tenemos definidos correctamente todos los campos que vamos a usar, as que seleccionamos Botn de office Guardar para guardar nuestra nueva tabla. El programa preguntar por el nombre con el que vamos a almacenar la tabla. Escribimos ALUMNOS y pulsamos Aceptar. Microsoft Access se dar cuenta ahora que no se ha declarado ningn campo como clave principal as que preguntar si queremos que nos defina una. Pulsamos S. De esta forma, Access marca con una llavecita el campo autonumrico definido (cdigo alumno) que pasar a funcionar como clave principal, contendr un valor nico para cada uno de los registros que introduzcamos en el futuro y que se ir actualizando de forma secuencial y automtica. Cerramos la ventana para volver a la ventana principal con todas las fichas.

Introduccin de datos en una tabla Cada tabla de la base de datos tiene cuatro tipos de presentaciones. (Ir a la pestaa Inicio y despus Ver): Vista hoja de datos, Vista Tabla dinmica, Vista Grfico dinmico y Vista diseo.

Para introducir datos elegimos Vista Hoja de datos e introducimos los siguientes datos.

Si, una vez creada la tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo aadir un nuevo campo, ampliar el tamao de uno que ya existe, borrar un campo, etc) tendremos que realizar la modificacin en la vista diseo.

Siguiendo todos los pasos comentados anteriormente, vamos a construir una segunda tabla, que llamaremos CURSOS, con los siguientes campos, de los tipos indicados. Definimos el cdigo curso como clave principal: Cdigo curso Nombre curso N horas Fecha inicio Fecha final autonumrico texto numrico fecha/hora fecha/hora clave principal

4.

Formularios Un formulario es la interfaz que maneja Microsoft Access para la interaccin con el usuario. En un formulario se puede presentar, cambiar, eliminar e introducir la informacin de una o ms tablas. El diseo correcto de un formulario facilita a los usuarios la interaccin con el sistema de base de datos. Microsoft Access incorpora un asistente que genera automticamente los formularios ms habituales. Vamos a crear un formulario para editar los datos de la tabla ALUMNOS. Seleccionamos las pestaa Crear Ms Formularios Asistente para formularios. A continuacin se nos pregunta por la tabla de donde provienen los datos a incluir en el mismo. Elegiremos la tabla ALUMNOS. En la siguiente ventana se pregunta sobre los campos que queremos que aparezcan en el formulario. Debemos elegirlos todos excepto el cdigo de alumno ya que ste se genera de forma automtica. En la ventana de distribucin de datos elegir En columnas, aplicamos el estilo que queramos y pulsamos el botn Finalizar. Automticamente aparece el formulario (con los datos del primer registro) con el que podemos acceder a cada uno de los registros y aadir nuevos. Aadimos un alumno ms llamado como nosotros.

A continuacin vamos a crear un formulario para la tabla CURSOS, utilizando los mismos pasos que para el formulario de ALUMNOS, aunque se pueden cambiar la distribucin y el estilo. En este caso, introduciremos los datos en la tabla de CURSOS utilizando el formulario:

Crear Relaciones entre Tablas

En esta parte veremos cmo relacionar tablas y los diferentes tipos de relaciones que pueden existir entre dos tablas de una base de datos. Como dijimos una base de datos relacional permite la utilizacin simultnea de datos procedentes de ms de una tabla. Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecucin y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas. Para poder relacionar tablas entre s se deber especificar un campo en comn que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo ser clave principal en una de ellas. Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas ser la tabla principal de la que parte la relacin y la otra ser la tabla secundaria destino de la relacin. Tipos de elaciones: Relacin Uno a Uno Relacin Uno a Varios Relacin Varios a Varios La relacin existente entre las tablas ALUMNOS y CURSOS es de Uno a Varios ya que un CURSO tendr varios registros relacionados en la tabla de ALUMNOS, pero un alumno slo podr pertenecer a un curso. Para establecer las relaciones hacemos lo siguiente: Pestaa Herramientas de base de datos Relaciones. Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas para indicarle las tablas que formarn parte de la relacin a crear. Seleccionamos la tabla ALUMNOS y pulsamos Agregar. Seleccionamos la tabla CURSOS y pulsamos en Agregar y Cerrar. Ahora aparecer la ventana de Relaciones. Vamos sobre el campo de relacin de la tabla principal, es decir Cdigo Curso de la tabla CURSOS, pulsamos el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastramos hasta el mismo campo de la tabla ALUMNOS y soltamos el botn del ratn. Aparecer el cuadro de dilogo Modificar relaciones. En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo de stos el nombre de los campos de relacin, Cdigo Curso y Cdigo Curso. Observamos en la parte inferior el tipo de relacin que se asigna dependiendo de las caractersticas de los campos de relacin. En nuestro caso pondr Uno a varios. Activamos el recuadro Exigir integridad referencial y las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. Pulsamos el botn Aceptarr. Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana de relaciones.

6. Consultas Una consulta es una solicitud de informacin a la base de datos. Los datos mostrados pueden proceder de una sola tabla o de un conjunto de tablas (relacionadas entre ellas). Una consulta crea la llamada hoja de respuestas dinmica a partir de la informacin extrada de las tablas de la base de datos. En algunos tipos de consulta es posible modificar los datos como si se tratasen de tablas, pero ello no implica que la informacin radique en las consultas ya que el nico elemento que contiene realmente la informacin del sistema son las tablas. En las consultas se pueden aplicar criterios para filtrar los datos de las tablas y recuperar slo lo que cumplan con el criterio. A continuacin vamos a realizar una consulta a la base datos donde queremos siguientes datos de las dos tablas: Tabla Alumnos: Tabla Cursos: que aparezcan los

Nombre, Apellidos Nombre de curso, N de horas, Fecha inicio, Fecha Final Diseo de consultas y seguimos los pasos.

Para ello vamos a la pestaa Crear

Vamos a guardar la consulta, para lo que hacemos clic sobre el botn guardar, escribiendo el nombre que le queremos dar a la consulta (Alumnos-Cursos). Ahora podemos conmutar a la Pestaa Inicio poder ver los datos de la consulta. Ver Vista de Hoja de datos para

Ahora debemos conmutar a la Pestaa Inicio Ver Vista de Hoja diseo para poder introducir las restricciones que queramos en la consulta.

Vamos a seleccionar slo los cursos menores de 300 horas. Para ello, en la fila de Criterios del campo N de horas de nacimiento vamos a escribir <300. Ejecutamos la consulta (Vista de Hoja de datos) y comprobamos que realmente ya slo aparecen esos alumnos.

De nuevo volvemos a Vista de diseo para incluir un nuevo campo que calcule el coste total de cada curso, sabiendo que cuesta a 15 EUROS la hora de clase. Para ello posicionamos el cursor en la primera casilla de campo que haya libre y escribimos (ver figura): [N de horas]*15.

Guardamos la consulta creada.

7.

Informes

Con un informe presentamos ciertos contenidos de nuestra base de datos para ser impresos. Un informe constituye una forma de presentar los datos significativos que queramos para poder ser distribuidos. En nuestro caso vamos a sacar un informe con nombre y apellidos de los alumnos, el nombre del curso y el coste total del mismo. Para hacer esto, seleccionamos la pestaa de Crear Asistente para Informes y buscamos la consulta creada en el apartado anterior como origen de los datos a aparecer en el informe. En la siguiente ventana seleccionamos los campos de la consulta que nos interese mostrar. Las siguientes ventanas de dilogo se refieren a la forma de agrupar dichos campos (por curso) y si queremos escoger algn criterio de ordenacin de los datos (usar valor por defecto). En las siguientes ventanas elegimos la distribucin en la pantalla de los campos (elegiremos tabular), el estilo (el que uno quiera) y el nombre con el que queremos llamar al informe. Finalmente vemos cmo queda el informe.