SECRETARIA DE AGRICULTURA, GANADERA, DESARROLLO RURAL, PESCA Y ALIMENTACIN

Ing. Alberto Crdenas Jimnez Secretario

Ing. Antonio Ruiz Garca Subsecretario de Desarrollo Rural

Ing. Roberto Cedeo Snchez Director General de Programas Regionales y Organizacin Rural

NDICE

Pgina 1. Introduccin 2. Justificacin 3. Objetivos 4. Principios bsicos para la elaboracin de una Gua Operativa para las Empresas Rurales 4.1 La Empresa 4.2 Elementos de la Empresa 4.2.1 El Empresario 4.2.2 El Trabajo 4.2.3 El Negocio 4.2.4 La Administracin 4.2.4.1 Asamblea General de Socios 4.2.4.1.1 Asamblea General Ordinaria de Socios 4.2.4.1.2 Asamblea General Extraordinaria de Socios 4.2.4.2 Consejo de Administracin 4.2.4.3 Consejeros Independientes 4.2.4.4 Consejo de Vigilancia o Comisario 4.2.5 El Patrimonio Social de la Empresa 4.2.5.1 Componentes del Patrimonio Social de la Empresa 4.3 Los Derechos y Obligaciones de los Socios 4.3.1 Responsabilidad Ilimitada 4.3.2 Responsabilidad Limitada 4.3.3 Responsabilidad Suplementada 4.3.4 Suscripcin de Acciones 4.3.5 Restricciones en la adquisicin de Acciones 4.3.6 Reparto de Utilidades 4.3.7 Prdida de la calidad de Socio 4.7.1 Causas de Exclusin de Socios 4.3.7.2 Separacin Voluntaria de la Sociedad 4.3.7.3 Separacin por muerte del Socio 4.3.11 Devolucin de Aportaciones 4.3.12 Devolucin de Aportaciones en caso de Prdidas 4.3.13 Devolucin de Aportaciones cuando la mayor parte del Capital este invertido 4.3.14 Devolucin de Aportaciones cuando el Socio tenga obligaciones con la Empresa 4.3.15 Clculo del valor real de una aportacin en el caso de empresas de produccin primaria 4.3.16 Clculo del valor real de una aportacin en el caso de empresas de servicios financieros 4.3.17 Liquidacin al Socio que se separa 4.3.18 De los Estados Financieros 4.3.19 Determinacin de Utilidades Repartibles 1 3 4 5 7 6 6 7 7 7 8 8 8 8 9 9 9 21 21 21 21 21 22 22 22 22 23 22 23 23 23 24 24 24 25 25 26 2

4.3.20 Reparto de las Utilidades 4.3.21 Liquidacin de saldos pendientes 4.3.22 Revaluacin de Activos 4.3.23 Disolucin y Liquidacin de la Sociedad 4.3.24 Aplicacin del Patrimonio Social en caso de liquidacin de la Organizacin 5. Modelo de Gua Operativa para Empresas Econmicas Rurales 5.1 Objetivo 5.2. Principios Generales que rigen a las Empresas Rurales 5.3 Capital Contable de la Sociedad (Ejemplo) 5.4 Estructura Organizativa (Organigrama) 5.5 Asamblea General Ordinaria de Socios 5.5.1 Procedimiento 5.5.2 Convocatoria y Orden del Da 5.5.3 Informe de Actividades Realizadas 5.5.4 Informe de la Situacin Financiera 5.5.5 Informe del Consejo de Vigilancia o Comisario 5.5.6 Segunda Convocatoria y Orden del Da 5.6 Asamblea General Extraordinaria de Socios 5.6.1 Procedimiento 5.6.2 Convocatoria y Orden del Da 5.6.3 Acta de No Verificativo 5.6.4 Segunda Convocatoria 5.6.5 Temas a Tratar en la Asamblea General Extraordinaria 5.6.6 Propuestas en la Asamblea General Extraordinaria 5.7 Consejo de Administracin 5.7.1 Informe Mensual 5.7.2 Acuerdos de Consejo de Administracin 5.8 Admisin de Socios 5.8.1 Procedimientos 5.8.2 Solicitud de Admisin (Persona Fsica) 5.8.3 Solicitud de Admisin (Persona Moral) 5.8.4 Comit de Admisin 5.8.5 Acta de Admisin de Socios 5.9 Baja de Socios 5.9.1 Procedimiento 5.9.2 Ratificacin de retiro de socios de la Organizacin 5.9.3 Acta de Consejo de Administracin para Baja de Socios 5.9.4 Notificacin Baja de Socios 5.9.5 Solicitud de Transferencia de Ttulos Accionarios o Certificados de Aportacin 5.9.6 Respuesta a Solicitud de Transferencia de Acciones o Certificados de Aportacin 5.10 Administracin 5.10.1 Anlisis de Puestos 5.10.2 Perfil de Puestos Director General 5.10.3 Perfil de Puestos Gerente de Administracin y Finanzas 5.10.4 Perfil de Puestos Gerente de Servicios Integrados 5.10.5 Reclutamiento de Personal

26 27 27 29 31 32 32 32 34 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 53 56 58 59 63 65 67 69 70 70 71 73 74 75 75 76 77 80 81 83 85 3

5.10.6 Seleccin de Personal 5.10.7 Contrato Individual de Trabajo 5.10.8 Capacitacin y Desarrollo de Personal 5.10.9 Evaluacin del Desempeo del Personal 5.10.10 Informacin y Participacin del Personal 5.10.11 Motivacin y Satisfaccin del Personal 5.10.12 Prstamos a Empleados 5.10.13 Uso del Equipo de Cmputo 5.10.14 Procesamiento de la Informacin 5.10.15 Promocin del Trabajo en Equipo 5.11 rea de Finanzas 5.11.1 Manejo con Bancos y Fondos 5.11.2 Elaboracin de Recibos de Pago 5.11.3 Elaboracin de las Notas de Crdito 5.11.4 Elaboracin de Notas de Cargo 5.11.5 Estado de Cuenta del Socio 5.12 Contabilidad 5.12.1 Procedimiento de Contabilidad 5.12.2 Procedimiento de Caja y Bancos 5.12.3 Gastos a Comprobar 5.12.4 Pago a Proveedores de Bienes y Servicios 5.12.5 Reposicin de Caja Chica 5.12.6 Pago de Impuestos Estatales y Federales 5.13 Servicios Integrados 5.13.1 Gua de Operacin de Servicios 5.13.2 Procedimiento para otorgar el Servicios de Internet 5.13.3 Servicio de Trmite y Gestora 5.13.4 Capacitacin y Actualizacin Empresarial 5.13.5 Asesora Tcnica Especializada 5.13.6 Asesora Fiscal y Contable 5.13.7 Elaboracin de Estudios y Proyectos 5.13.8 Comercializacin de Productos y Servicios 5.13.9 Adjudicacin de Bienes Muebles e Inmuebles 5.13.10 Cdula de Bienes Adjudicados 5.13.11 Recepcin de Bienes recibidos en Dacin de Pago 5.13.12 Cdula de Bienes recibidos en Donacin 5.13.13 Promocin y Venta de Bienes Muebles e Inmuebles 5.13.14 Solicitud de Servicios 5.13.15 Contrato de Servicios 5.14 Direccin General 5.14.1 Plan de Negocios 5.14.2 Plan de Negocios Formato 5.14.3 Realizacin de las Auditorias Internas 5.14.4 Reporte de la Reunin Interna Formato 5.14.5 Archivo de documentos 5.14.6 Retencin y Destruccin de Registros

87 90 94 97 100 103 107 109 111 113 113 119 121 124 127 130 131 131 133 135 137 139 141 141 143 147 149 151 154 157 160 163 167 169 170 172 173 176 177 181 181 184 185 187 188 190

INTRODUCCIN

Nuestro pas ha presentado en los ltimos diez aos profundas transformaciones en el sector rural, con cambios fundamentales en la tenencia de la tierra y con la modernizacin y actualizacin de las leyes que rigen y sustentan la constitucin de las figuras jurdicas y procesos de organizacin rural. El enfoque de apertura y democracia reflejado en la nueva Ley Agraria en 1992, y las reformas al artculo 27 constitucional, hace posible a los habitantes rurales que seleccionen en plena libertad la figura asociativa ideal a sus objetivos, sin importar el tipo de tenencia y la actividad econmica en el medio rural, incluyendo las hasta entonces prohibidas sociedades mercantiles. La transferencia de funciones a los productores rurales de las que tradicionalmente el gobierno realizaba incidieron en los retos generados por la economa globalizada y la liberacin de la comercializacin de los productos agropecuarios, que presentan un entorno de alta competencia y que requieren de empresas modernas capaces de enfrentarlo. La organizacin econmica de los productores es un instrumento fundamental y de carcter estratgico. En muchos casos es la nica alternativa de crecimiento o supervivencia en la actividad rural. El reto estriba en hacer coincidir todos los elementos necesarios para que las organizaciones econmicas que se formen, sean verdaderamente fuentes generadoras de riqueza, fortalezcan el capital patrimonial de sus integrantes y puedan establecer procesos productivos y de gestin sobresalientes, que les permitan competir en los mercados, y en general, que proyecten una imagen de confianza entre los socios y ante su entorno. La ejecucin de proyectos de desarrollo en el medio rural requiere de un largo perodo para su consolidacin; durante este tiempo las organizaciones econmicas de productores sufren transformaciones por el efecto del estado de avance que tenga la organizacin (grado incipiente, de desarrollo y consolidacin), y los cambios naturales de los recursos fsicos, humanos y financieros cuyo valor agregado por el trabajo y el paso del tiempo se modifica, (Balance Financiero de la organizacin econmica) y por consecuencia, el valor de sus acciones o partes sociales; as que la consecuencia del mismo desarrollo hace que los conceptos y valores originalmente implementados sufran alteraciones y modificaciones. Sin embargo, es necesario establecer una gua normativa de estos esquemas que sea capaz de precisar en el corto, medio y largo plazo, los derechos, obligaciones, estmulos, as como una documentacin interna que establezca las condiciones para su crecimiento, permanencia y consolidacin, conservando y fortaleciendo el patrimonio social de la empresa, creando certidumbre y transparencia en su operacin, generando riqueza y cumpliendo con su funcin social y econmica. Un ejemplo de esto son las oportunidades que ofrecen las modificaciones del 23 de febrero de 1992 a la Ley Agraria, que permiten la aportacin de tierras al capital de las empresas (acciones T), as como la participacin de las Sociedades 5

Mercantiles en las actividades primarias y se destaca la importancia de proteger el patrimonio de las empresas y sus socios. Las organizaciones econmicas modernas, integradas por los socios que invierten y trabajan en el proyecto, adems de las funciones econmicas, de mercado y de conservacin del medio ambiente, tienen como objetivo cuidar, preservar e incrementar el capital patrimonial de sus socios, cuidando el equilibrio entre la eficiencia de la empresa y el bienestar de los asociados. En esta dinmica en que se deben desarrollar las organizaciones econmicas rurales, se requiere contar con instrumentos que prevean todos los aspectos, adicionando conceptos y valores que permitan a las empresas actualizarse, cumplir con sus funciones en el tiempo y permanecer como el motor del desarrollo de sus asociados. Por ello, no debe ser ocioso insistir en que las organizaciones econmicas rurales deben construir su propio esquema de valores y estructura de gobierno interno, los cuales debern ejercitar cotidianamente hasta lograr que se constituyan en parte de su cultura organizacional. Algunos de los conceptos sugeridos en este sentido, seran los siguientes: Bsqueda permanente de la eficiencia y la eficacia en todos sus procesos; cuidado y proteccin a todo lo que represente valor para los socios y empresa, por insignificante que parezca; respeto irrestricto a las personas, entre las que se incluyen socios, empleados, clientes, proveedores, competidores, funcionarios, etc., trato justo y equitativo a todos los socios, respeto irrestricto a los derechos de propiedad de socios y miembros del entorno; respeto y salvaguarda de los recursos naturales, establecimiento de las mejores condiciones para garantizar la transparencia y la rendicin de cuentas. Adicionalmente, el presente documento hace nfasis especial en la alta importancia estratgica que para las organizaciones econmicas debe tener la creacin y posterior fortalecimiento de fondos o reservas tanto de inversin y capitalizacin como para la previsin de riesgos ya sean de tipo climtico, biolgico, tecnolgicos, operativos, de mercado, sociales, etc. Es de la misma importancia que dichos fondos sean administrados con escrupulosa honestidad y conocimiento financiero; es recomendable que para ello, se recurra al instrumento institucional ms reconocido y aceptado que es el fideicomiso. En consecuencia a la situacin que se ha mencionado, la SAGARPA a travs de la Subsecretara de Desarrollo Rural y en forma especfica la Direccin de Programas Regionales y Organizacin Rural ha tomado la decisin de invertir en la elaboracin de esta gua conceptual y de apoyo normativo, pensando en que sus destinatarios principales sean todas aquellas personas que de una u otra forma tengan que ver con el origen, puesta en marcha y desarrollo de organizaciones econmicas rurales, es decir; productores agropecuarios, dirigentes rurales, empleados y funcionarios pblicos as como profesionistas del ramo encargados de asesorar a las organizaciones.

2. JUSTIFICACIN No obstante los evidentes avances que se han logrado en el campo mexicano en las ltimas dcadas, debemos reconocer que existen aun, sectores de productores en los que dichos avances no han logrado reflejarse en una mejora de su patrimonio y de su condicin de vida. Se han usado innumerables argumentos que tratan de explicar el porqu en el campo mexicano no hemos alcanzado mejores niveles de desarrollo econmico y social utilizando la estrategia indiscutiblemente aceptada de la Empresa Rural. Seguramente todas las razones vertidas contienen un buen nivel de certeza. Sin embargo, ha sido hasta tiempos recientes en que se reconoce la influencia negativa de algunos factores como los siguientes: Se desvirtan los fines de la empresa. Las empresas rurales se originan con una nula o baja exigencia de aportaciones y compromisos. Los integrantes no asumen plenamente ni sus derechos ni sus obligaciones No se genera una expectativa clara de mejora patrimonial en las personas No existe un sentido de pertenencia deseable. NO HEMOS CONTADO CON PROMOTORES DE LA EMPRESA RURAL CON UNA FORMACIN INTEGRAL Y ORIENTADA A HACER DE LAS EMPRESAS SOCIALES VERDADERAS FUENTES DE GENERACION DE RIQUEZA PARA BENEFICIO DE SUS INTEGRANTES Y QUE PERDUREN EN EL TIEMPO. Ante tal reconocimiento, la SAGARPA, ha acuado el trmino de PROPIEDAD ASOCIATIVA y ha considerado sumamente justificable y necesario impulsar su comprensin y sobretodo su utilizacin permanente en todas las etapas de las ya citadas Empresas Rurales, buscando en concreto que los productores del campo conformen empresas formales y stas sean administradas con eficiencia y transparencia y que realmente puedan aspirar a obtener de ellas los beneficios econmicos y patrimoniales buscados. El presente documento pretende incidir precisamente en el desarrollo de capacidades y competencias en las personas que tengan que ver de una u otra forma con las ER.

3. OBJETIVOS

3.1 Objetivo General: Ofrecer una gua operativa y herramientas de consulta que les permitan a los productores rurales, as como a sus dirigentes y asesores, conformar y/o fortalecer empresas rurales de carcter econmico realmente orientadas a la constante generacin de valor patrimonial, el cual a su vez pueda verse reflejado en cada uno de sus integrantes, promoviendo de manera fundamental el sentido de pertenencia y compromiso hacia la organizacin y hacer posible su permanencia en el tiempo.

3.2 Objetivos Especficos: Proteger el patrimonio de las empresas rurales y de sus socios a travs de la observancia de los estatutos constitutivos de las mismas y de la legislacin vigente. Fortalecer la capacidad de las empresas rurales para la generacin de negocios con controles que fomenten la transparencia y la rendicin de cuentas. Propiciar la capitalizacin de las empresas rurales a travs de Fondos de inversin y Garantas que propicien el acceso a financiamiento adecuado. Facilitar la integracin de los socios de las empresas rurales mediante el conocimiento del valor actualizado de sus aportaciones, el control del destino de sus recursos econmicos y financieros, la distribucin de sus utilidades o prdidas, as como su participacin en la toma de decisiones en los rganos colegiados de su empresa (Asambleas y Consejos de Administracin). Acrecentar la atractividad de las empresas rurales para que sus administradores, trabajadores, socios fundadores e inversionistas de diversa ndole, decidan invertir y reinvertir en ellas.

4. PRINCIPIOS BSICOS PARA LA ELABORACIN DE UNA GUA OPERATIVA PARA EMPRESAS RURALES

CONCEPTOS GENERALES: Principios Generales que rigen a las Empresas Rurales. Las Organizaciones deben contar con principios que orienten y regulen las relaciones entre los socios y directivos, y la organizacin con su entorno, a fin de darle autonoma y permanencia, entre dichos principios, mismos que se desprenden de los principios universales del cooperativismo. Para lograr una integracin organizativa eficiente, el usuario de las presentes bases deber tomar en consideracin los principios generales que rigen a las empresas rurales y que son los siguientes:

Autogestin Propiciar la participacin y representacin de los socios en la toma de decisiones, en la ejecucin y en los resultados de sus empresas. Solidaridad Fomentar la corresponsabilidad y el apoyo mutuo para alcanzar los objetivos organizativos y personales de los integrantes. La integracin solidaria en las actividades econmicas, es conveniente aprovecharla, pero fijndole lmites en aportes, riesgos, tiempos, espacios y de preferencia que estos sean por escrito. 9

Induccin Es un proceso de promocin, capacitacin, constitucin, reconversin, desarrollo y consolidacin de las organizaciones basadas en las leyes que adoptan. Equidad Mantener un equilibrio justo entre las aportaciones y riesgos asumidos por los socios de una empresa en relacin con la distribucin de excedentes y beneficios. Las participaciones pueden incluir trabajo en especie, aspectos administrativos y tcnicos. Universalidad Lograr la adecuada ubicacin de la empresa y el papel de los productores, en relacin con el entorno econmico, poltico y social en que se desenvuelve su empresa u organizacin, procurando paralelamente el beneficio de su comunidad. La globalizacin de la economa hace que este principio se tome ahora ms en consideracin para enfrentar los retos y oportunidades dentro de un esquema de mayor competitividad entre empresas, regiones y pases. Crtica Estimular el anlisis de las acciones realizadas o por realizarse en los proyectos productivos con el propsito de identificar las medidas preventivas y correctivas que contribuyan al logro puntual de los objetivos y metas, por medio de las opiniones de los integrantes de la empresa, respetando estas, y en un ambiente democrtico reestructurar el funcionamiento de la empresa. Gradualidad Promover el crecimiento y desarrollo de la empresa acorde a la disponibilidad de recursos fsicos y humanos disponibles y capacidad de gestin de los productores. La diversificacin y ampliacin de actividades debe realizarse en armona y congruencia con cada uno de los elementos involucrados. Diversificacin Reconversin Propiciar la diversificacin y reconversin de sistemas y procedimientos socioorganizativos, tcnicos, administrativos, productivos y comerciales, as como de figuras jurdicas de mayor integracin y sistemas de ahorro e inversin que coadyuven a incrementar la eficiencia y efectividad en el manejo de los recursos disponibles.

10

Integracin y Cooperacin Proponer acciones de cooperacin entre productores y empresas en diferentes niveles y redes que les permitan el establecimiento de agroindustrias, sistemas de comercializacin y servicios comunes que contribuyan a su consolidacin. Desarrollo Integral Buscar incrementos en los niveles de produccin, productividad e ingreso hagan posible mejorar el bienestar de sus familias, empresas y comunidades. Alianzas Estratgicas Los diferentes esquemas de organizacin adoptados por los productores dinamizan los procesos de autogestin y la toma de decisiones de los mismos, propiciando el establecimiento de alianzas estratgicas, que permiten la asociacin y planes de negocios conjunto entre los participantes de las diferentes actividades que componen una cadena alimentaria, que es una de las formas mas eficaces y rpidas para incrementar la apropiacin de mayor valor del costo final de los productos por parte de las empresas. Otro tipo de asociaciones empresariales son empresas parafinancieras, empresas integradoras, fondos de inversin y contingencia para el desarrollo rural (FINCA), y otros, las cuales facilitan la explotacin eficiente de los recursos naturales, el desarrollo de los recursos humanos y la optimizacin del uso de los recursos financieros, mediante la aplicacin de sistemas estratgicos de administracin, tecnologas, productivas de vanguardia; sustentando esto en una cultura de ahorro, crdito, riesgo y asociacin, para generar negocios rentables que puedan crecer y perpetuarse en beneficio de sus asociados y sus familias. que

Caractersticas que deben tener las Empresas Rurales Independientemente de la figura jurdica y el nivel de organizacin que se tenga por parte de una empresa rural, sta deber en su operacin considerar las siguientes caractersticas deseables para su desarrollo sustentable:

11

Objetivos Las empresas rurales en base a sus necesidades comunes, deben definir y asegurarse que los socios conozcan y comulguen con sus objetivos generales y especficos, as como los de corto, mediano y largo plazos. stos orientan las actividades de lderes, autoridades, socios y asociados. La decisin y participacin conjunta y planificada lleva a las organizaciones al cumplimiento cabal de sus objetivos. Planes, Programas, Metas y Presupuestos Se deben formular por las instancias superiores responsables de la conduccin de la empresa. Constituyen la ruta aceptada para alcanzar la misin y la visin de la empresa. Con estos instrumentos los objetivos quedan cuantificados y priorizados, mientras que su valoracin y seguimiento a lo largo de un ejercicio representan la oportunidad de reorientar contenidos, evaluar desempeos y tomar las medidas correctivas que las circunstancias indiquen. Los expertos en gestin empresarial aseguran que sin planes y presupuestos algunas instancias de gobierno, no tienen razn de ser. Recursos Materiales y Humanos En la empresa rural los recursos materiales representan una parte importante del patrimonio y son la base de generacin de riqueza que se persigue; de la productividad que se pueda lograr de su aprovechamiento dependern las sensaciones de xito o fracaso de la empresa. Por su parte, los recursos humanos cuando son adecuadamente seleccionados, capacitados, asignados a las funciones correctas, evaluados, motivados e incentivados, simplemente significan a la empresa la mejor posibilidad de que los planes y programas que se disean sean 12

realistas, coherentes, ejecutables y satisfactorios. Divisin del trabajo Define estructuras organizacionales en funcin de los recursos humanos y los recursos fsicos asignados conforme a objetivos de produccin y productividad. Las empresas rurales, por si mismas o con ayuda de profesionales en la materia debern trabajar al respecto hasta llegar a definir con la mayor precisin posible las actividades y responsabilidades de cada puesto que se genere en el organigrama funcional. Se considera de especial relevancia en la empresa rural que en la asignacin de puestos, funciones y responsabilidades, prevalezca el criterio de el ms capaz. Normatividad interna En las actividades econmicas de una empresa, los acuerdos de intereses entre sus miembros, que se elevan a normas y reglamentos que se deben cumplir, caracterizan la seriedad, continuidad y trascendencia de las actividades de esta. En la medida en que se da cumplimiento a los preceptos, se avanza en la integracin y coherencia operativa de las empresas. Cuestiones bsicas de la normatividad son los derechos y obligaciones de los socios, las facultades y limitaciones de las autoridades, los incentivos y sanciones para cada uno de los socios, la constitucin y operacin del capital, el rgimen de responsabilidad, la administracin del riesgo, los rganos de control, etc. Conciencia de pertenencia La identificacin personal que cada socio tiene para con los otros y para con la propia empresa define lo que sociolgicamente es conciencia de pertenencia, que es uno de los factores que determina el xito o fracaso de los proyectos y de las propias empresas, ya que muchas veces sta significa un involucramiento adicional para conseguir los objetivos establecidos y hacer aportes en iniciativas, recursos, trabajo, tiempo, etc. Lo anterior se refuerza con una identificacin plena por parte de los integrantes de una empresa del grado de apropiacin que tiene de la misma, es decir su participacin econmica debe estar perfectamente definida en aportaciones, partes sociales o acciones del capital total en la misma. Para muchos expertos en la materia, la Conciencia de Pertenencia, tiene un valor significativo incluso superior al de otros factores inherentes a la empresa como pudieran ser los logros tecnolgicos y financieros. Se trata, segn argumentan, de un aspecto emocional que desencadena en conductas o comportamientos, muchas veces silenciosos o discretos que cuando son en sentido negativo, llegan a causar un impacto directo en los resultados operativos; as, tenemos casos donde los socios prefieren comprar sus insumos o comercializar sus cosechas hasta con la propia competencia, u otros casos en los que los socios son inductores de riesgos o no advierten de ellos a su empresa, etc.

13

Otros conocedores del tema llegan a recomendar que el trabajo de construccin de la Conciencia de Pertenencia debe extenderse al menos hasta los familiares de primer grado del socio de una empresa rural. Gobernabilidad Si bien en prrafos anteriores se han tocado aspectos relativos a la forma en que las empresas rurales deben conducirse, se considera de alta importancia que dichas empresas adopten y ejerzan de manera cotidiana un sistema de gobierno interno que les permita alcanzar los objetivos propuestos. En este propsito, resulta indispensable que todas las estructuras de gobierno de la empresa, por muy modesta y sencilla que sta sea, se conformen o designen atendiendo perfiles adecuados para cada caso. Tratamiento cuidadoso y especial deber tenerse en el nombramiento de los consejeros y gerentes pues el entorno empresarial actual les exigir entre otros, los siguientes atributos: Conocedores del ramo en que opera la empresa; habilidades administrativas, habilidades financieras, excelentes comunicadores, portadores de valores ticos y morales, diligentes, visionarios, previsores y administradores de riesgos, de fcil relacionamiento, partidarios de la transparencia y la rendicin de cuentas, respetuosos de la equidad y de la propiedad ajena, etc.

4.1 LA EMPRESA Ente econmico formado por una o varias personas fsicas o morales que a partir de recursos materiales, tecnolgicos, humanos y financieros, elaboran productos y servicios encaminados a satisfacer las demandas del mercado, persiguiendo la generacin de beneficios o utilidades. En nuestros das se ha incorporado a esta definicin el compromiso de las entidades por preservar el medio ambiente. 14

4.1.1 LAS SOCIEDADES Son instancias formadas con un mnimo de dos personas fsicas o morales que persiguen fines econmicos similares, tienen una personalidad jurdica diferente a la individual de cada socio, constituyen empresas con diferentes tipos de aportaciones, dependiendo la ley acogida y su objeto social, y deben de estar inscritas en el registro pblico correspondiente.

4.2 ELEMENTOS DE LA EMPRESA Se derivan de su objeto social y tipo de organizacin, estos elementos deben considerarse siempre integrados y son los siguientes: recursos fsicos, humanos, financieros y tecnolgicos. 4.2.1 El Empresario La empresa puede ser propiedad de una o varias personas fsicas o de una o ms personas morales; el empresario es el propietario de la empresa, es el que la organiza, invierte, planea, impulsa, controla y asume el riesgo con fines de generacin de riqueza. Para fines del presente trabajo, consideramos a la empresa como una persona moral integrada por personas fsicas o morales, segn el caso y de acuerdo a su objeto social. En consecuencia con las definiciones anteriores, debe quedar lo suficientemente claro que son los campesinos o los pequeos propietarios rurales del pas quienes por el solo hecho de ser miembros constituyentes de una organizacin econmica formal, independientemente del tipo y/o nivel de aportacin que hayan hecho al capital social, quienes deben ser identificados y reconocidos como empresarios. Por otro lado, en un contexto de economa abierta y altamente competitiva, es muy difcil imaginar que exista un empresario rural, de cualquier tamao, aislado, con producciones de bajo costo y ciclos cortos, con accesos a sistemas de comercializacin eficientes, con servicios de abasto, de financiamiento y apoyos colaterales, de transferencia de tecnologa, industriales, etc., que le permitan subsistir y generar riqueza, sin que necesariamente establezca alianzas organizndose para eficientar sus procesos de produccin y para avanzar en el proceso de mercado, logrando economas de escala. 4.2.2 El Trabajo En el concepto moderno de empresa, el personal es parte esencial en el proceso de toma de decisiones por lo que se deben de crear sistemas para asegurar su participacin y considerar sus aportaciones en el capital social. Los recursos humanos de una empresa es lo mas importante porque de ellos depende su xito, tiene derecho a que se le reconozca con justicia el tiempo que le dedique a la empresa, su trabajo, su experiencia, sus calificaciones y las 15

responsabilidades que asume; sin embargo tambin la empresa requiere que su personal sea productivo, ya que esta productividad le generar a la empresa riqueza, prosperidad y estabilidad, lo cual tambin es inters prioritario de sus socios, ya que se reflejarn en las utilidades de su empresa. El personal que trabaja en la empresa como empleado o trabajador, tendrn siempre la proteccin de las leyes laborales mexicanas. 4.2.3 El Negocio Son las operaciones que realizan las empresas, encaminadas a permanecer o penetrar con productos competitivos, en precio, calidad y servicio, a un mercado con necesidades insatisfechas, en donde la demanda excede a la oferta, con utilidades para todos los que participan en l (principio de ganar / ganar), conservando los recursos naturales de su entorno y aumentando el patrimonio. 4.2.4 La Administracin Es el elemento de la empresa que facilita la implementacin de sistemas para alcanzar la eficacia, eficiencia y rentabilidad de sus negocios, adaptando las ms avanzadas tcnicas de manejo racional de recursos humanos, financieros, de produccin y de mercado a sus necesidades especficas, propiciando su comprensin y aplicacin, permitiendo la prctica gerencial, incrementando las habilidades de direccin y planeacin de los empresarios, as como, activando los procesos de consolidacin, crecimiento y permanencia. Dentro de la administracin debemos enmarcar el organigrama de la empresa ubicando rganos de autoridad y vigilancia, as como sus departamentos con sus respectivos puestos, debiendo precisar funciones, derechos y obligaciones, as como la interrelacin entre todas las unidades estratgicas de negocios. Los rganos de autoridad y vigilancia ms importantes son: Asamblea General de Socios. Consejo de Administracin. Consejo de Vigilancia o Comisarios. 4.2.4.1 Asamblea General de Socios Es el rgano supremo de autoridad de la empresa, decide por mayora de votos, existiendo dos tipos de Asamblea General de Socios: 4.2.4.1.1 Asamblea General Ordinaria de Socios Previa convocatoria, la Asamblea General Ordinaria de Socios se deber de celebrar una vez al ao de acuerdo a los estatutos de la sociedad, realizndose a 16

los noventa o ciento veinte das posteriores al cierre del ejercicio fiscal, tratndose los siguientes puntos de acuerdo: Informe de los administradores y comisarios. Informacin financiera. Aplicacin de los resultados del ejercicio. Nombrar, evaluar y remover comisarios, Consejo de Administracin, Consejos de Vigilancia y si fuera el caso a Gerentes, Administradores y determinar sus honorarios o sueldos. Admisin y exclusin de socios. Emisin de participaciones y amortizacin de stas. Ampliacin a la planta de produccin, adquisicin de activos estratgicos y otras decisiones capitales para la empresa. 4.2.4.1.2 Asamblea General Extraordinaria de Socios Previa convocatoria segn estatutos, la Asamblea General Extraordinaria de Socios se celebra cuantas veces sea necesario para tratar los siguientes asuntos: Aumento o disminucin de capital. Modificaciones al contrato social, su objeto, nacionalidad, etc. Decidir sobre la disolucin anticipada, transformacin o fusin. Los necesarios de acuerdo a los requerimientos de la sociedad. 4.2.4.2 Consejo de Administracin En la administracin moderna a nivel mundial, cada vez recobra mayor importancia la existencia del Consejo de Administracin. Es en definitiva el mejor instrumento que poseen los socios o accionistas de una empresa para asegurarse el cumplimiento de la visin y de la misin de la empresa, por tal motivo su eleccin y evaluacin se han convertido en una de las mayores responsabilidades de la Asamblea General. Se recomienda su conformacin con un mnimo de tres miembros y procurar que el mximo de integrantes sea tal que no se pierda el sentido prctico y su propia funcionalidad; algunos expertos sugieren de cinco a siete consejeros. Quiz, ms importante que el nmero de consejeros sea el perfil que estos debern tener para generar los mejores resultados. Se sugieren los siguientes atributos: conocedores de la actividad, habilidades financieras, racionales, con cierto apetito 17

de riesgo pero hbiles para prever y administrar situaciones de peligro para la empresa, de criterio propio y libertad de pensamiento, diligente, discretos y buenos comunicadores. En el Consejo de Administracin recaen las funciones de planeacin, direccin, control y sobre todo la de nombrar, evaluar y remover a los directores o gerentes. 4.2.4.3 Consejeros Independientes Ante la complejidad del ambiente empresarial de esta poca, las empresas de vanguardia han optado por atraer al seno de sus Consejos de Administracin a personajes cuyas caractersticas y habilidades pudieran ser valiosas y contribuir al mejor desempeo de la organizacin. Se trata de personas sin nexo alguno con la organizacin a las cuales se les solicita mediante una retribucin econmica o de otro tipo, aportar sus conocimientos y experiencias en el seno del Consejo de Administracin para mejorar la calidad de las decisiones que all se toman; en tal caso, el resto de los consejeros y la misma empresa debern tener la apertura y criterio suficiente, pues la participacin ideal de estas personas es cuando actan con plena libertad y exponen sus puntos de vista aun siendo stos opuestos a los de los consejeros socios. Se recomienda analizar concienzudamente el perfil de los candidatos a Consejeros Independientes, de quienes se requerirn al menos los siguientes atributos: Experto en la actividad, prestigio profesional, reconocimiento en el medio, diligente, tenaz, discreto y visionario. 4.2.4.4 Comisario o Consejo de Vigilancia Su funcionamiento es bsico para la buena marcha de las empresas, ya que ste debe asumir, entre otras, funciones de auditoria permanente, no solo lo relativo a finanzas, sino en todos los mbitos de la actividad de los negocios. La auditoria debe realizarse con una periodicidad que permita detectar, prevenir y/o corregir desviaciones oportunamente, buscando el funcionamiento ptimo de la empresa, apegados a los estatutos de la Sociedad. En el caso de que, por el tamao e importancia de la empresa se requiera de auditoria externa, sta deber de ser contratada directamente por el Consejo de Vigilancia, quien recibir de primera mano los reportes e informes. El Consejo de Vigilancia depende de la Asamblea General, por lo que los reportes e informes se rendirn directamente a sta, quien a su vez instruir a los administradores sobre las medidas a tomar. El funcionamiento de los rganos de gobierno de las empresas rurales (Asamblea General, Consejo de Administracin, Consejo de Vigilancia, facultades y funciones de directivos) debern quedar definidas en el pacto social Ejemplo: Estructura Bsica 18

4.2.5 El Patrimonio Social de la Empresa El patrimonio social de la empresa est integrado por las aportaciones de sus socios en efectivo o en especie, por las utilidades que haya obtenido la empresa, las reinversiones o incrementos de capital que hayan acordado, as como las reservas que hayan constituido. El capital social esta registrado en el Balance General de la empresa, y es el componente de este documento financiero que debe representar la mayor atencin por parte de los socios. No existe en el mundo ningn socio o inversionista que acepte que su aportacin a una empresa no crezca o peor aun que disminuya; en el sector rural mexicano no debe ser distinto. De la evolucin que tenga el capital de la empresa (aumento o disminucin), los socios podrn normar su criterio de calificacin sobre las personas que dirigen y controlan la empresa y en un momento dado, podrn ejercer su derecho de sancionarlos o removerlos de sus puestos. Por otro lado, en la prctica, la evolucin del capital se ha convertido en el componente del Balance General de mayor peso para fines de valoracin de una organizacin cuando sta se analiza al solicitar financiamientos. 4.2.5.1 Componentes del Patrimonio Social de la Empresa a. Capital o Patrimonio de la Empresa Es el conjunto de bienes y propiedades que posee la empresa, tales como dinero, inventarios, maquinaria y equipo, construcciones, ganado de engorda, pi de cra, cultivos perennes y otros acreditables, que se agrupan en Activo Circulante, Fijo y Diferido. 19

El Activo Circulante contiene adems del efectivo, los bienes que pueden realizarse de inmediato para convertirse en dinero lquido y ayudar a cubrir compromisos a corto plazo, como son documentos por cobrar, inventarios, mobiliario, herramientas y producto terminado. El Activo Fijo contiene los bienes inmuebles que la empresa necesita para la produccin de bienes y servicios, para cumplir con su objeto social, como son los terrenos y construcciones. El Activo Diferido agrupa los activos intangibles que son, los pagos anticipados que las empresas hacen por compras o servicios, as como, los gastos de organizacin y otros que requieren amortizarse, como patentes, marcas, primas de seguros, impuestos, etc. b. Pasivo o Deuda de la Empresa Son todas las obligaciones que tiene la empresa con sus acreedores y se clasifican por la exigencia de su vencimiento en Pasivo Circulante, Fijo y Diferido. El Pasivo Circulante agrupa todas las obligaciones de la empresa a corto plazo (menos de un ao). El Pasivo Fijo agrupa las obligaciones de la empresa a largo plazo. El Pasivo Diferido contiene las obligaciones por cobros anticipados por ventas de productos o servicios. c. Capital Contable o Patrimonio de los Socios Constituye el patrimonio de los socios de la empresa, siendo el conjunto de bienes necesarios aportados por los mismos para producir riqueza, incluyendo tambin la generada por el propio negocio, y bienes recibidos en donacin, estando integrando como sigue:

Capital Social (Aportaciones de Socios). Supervit por revaluacin de activos. Supervit Donado. Reservas de capitalizacin, contingencia y previsin. Utilidades obtenidas de ejercicios anteriores. Utilidades del ejercicio actual. En trminos sencillos el capital contable es la resta del total de activos menos el total de pasivos. 20

Es deseable que las empresas procuren mantener recursos disponibles para garantizarse la liquidez necesaria para responder a obligaciones y aprovechar oportunidades de negocio. Otros indicadores que debern cuidar son su independencia financiera y su nivel de apalancamiento

c.1. Capital Social de las Empresas El Capital Social se formar por las aportaciones en dinero, y en especie, tierra o trabajo que hagan los asociados y que sean aprobados por la Asamblea General de Socios, tanto en cantidad o volumen como su valoracin, que en ningn momento contravendrn las disposiciones legales vigentes y estarn representadas por Certificados de Aportacin cuando se trate de Sociedades Rurales o Sociedades Cooperativas; de Ttulos Accionarios cuando se trate de Sociedades Mercantiles. Lo anterior de acuerdo a lo establecido en la Ley Agraria, en la Ley de Sociedades Cooperativas, en la Ley de Sociedades Mercantiles y en el Cdigo Civil. El Capital Social en las Sociedades Annimas de Capital Variable se divide en fijo y variable; es inmutable o fijo el capital fijo suscrito por los socios fundadores correspondiente a la serie A en este tipo de Sociedades Mercantiles, ya que fueron los recursos primarios que dieron origen a las operaciones iniciales de la Sociedad, y el capital variable o sujeto a retiro es el correspondiente a las siguientes series (B en adelante, por haberse agotado la A), de acuerdo a lo que se establezca en los estatutos de la Sociedad, salvo en el caso de aumento obligatorio, realizado en atencin a la legislacin vigente. El aumento al capital social se har por la aprobacin de la Asamblea General Extraordinaria de Socios y para el objeto que la misma determine, emitindose la serie de certificados de aportacin o ttulos accionarios correspondientes, siendo el aumento a travs de nuevas aportaciones de los socios actuales, por ingreso de nuevos socios (aumento real), o bien, mediante la incorporacin al capital de las reservas de la sociedad o por revaluacin del activo (aumento puramente contable). 21

La disminucin al Capital Social se realizar por acuerdo y aprobacin de la Asamblea General Extraordinaria de Socios mediante el reembolso de sus aportaciones por retiro, retiro forzoso o liberacin concedida a los mismos socios de exhibiciones an no realizadas, o en el caso de prdida de capital social algn activo. La contabilizacin de los aumentos o disminuciones del capital social debern ser soportados con una pliza contable y una copia del acta de asamblea general extraordinaria de socios debidamente inscrita en el Registro Pblico correspondiente. Aportaciones al Capital Social de las Empresas Las aportaciones son representadas por Ttulos Accionarios o Certificados de Aportacin de acuerdo a las leyes mexicanas y conllevan a un conjunto de derechos y obligaciones para los socios, tales como, los de percibir dividendos, de votar en las asambleas, de convocarlas, de oponerse como un derecho de las minoras a la resolucin de las asambleas, de desempear cargos sociales, de vigilar los manejos de la sociedad, de oponerse a la votacin de los negocios cuando la Ley lo permita, de ser liquidado a la terminacin de la sociedad, de suscribir proporcionalmente el aumento o disminucin del capital social, as como al pago de ste, a travs del pago de sus aportaciones y en general, responder de las obligaciones sociales y las responsabilidades que se generen. Las aportaciones que reciba la sociedad debern de registrarse en el Libro de Registro de Accionistas, cuya responsabilidad recae en el Secretario de Consejo de Administracin, cubriendo como mnimo la siguiente informacin: Nombre, nacionalidad y domicilio del socio. Denominacin, domicilio y duracin de la sociedad. Fecha de constitucin de la sociedad y los datos de su inscripcin en el Registro Pblico correspondiente. El importe del capital social, el nmero total y el valor nominal de la aportacin. Exhibicin que sobre el valor de la aportacin haya pagado el comprador o la identificacin de ser liberada. La serie y nmero de la aportacin, con indicacin del nmero total que corresponda a la serie. Los derechos concedidos y las obligaciones impuestas al tenedor de la aportacin y, en su caso, las limitaciones al derecho de voto, de conformidad con los estatutos constitutivos de la sociedad. 22

La firma autgrafa de los administradores que conforme a la escritura constitutiva deban suscribir el documento.
Ejemplo: Certificado de Aportacin Patrimonial

Nombre de la Organizacin
Certificado de Aportacin Patrimonial N
La (SPR, ejido, ARIC, etc. ) con domicilio social en ______________ constituida en ________ y con duracin______ otorga el presente certificado con valor nominal de $_______al Sr. _____________ de nacionalidad _________ con domicilio en _________________. Lugar __ Fecha ____ Firma ____________
Presidente

Consejo de Administracin

Firma ____________
Tesorero

El presente Certificado es indivisible, es canjeable por acciones o partes sociales de igual valor. Este Certificado no est sujeto a retiro

Las aportaciones de acuerdo a la parte del capital social que representan, como expresin de los derechos y obligaciones de los socios y como representacin de una obligacin de la sociedad, se puede clasificar en:

Propias e impropias. Comunes, especiales, ordinarias y preferentes. Aportaciones T , relativas a las tierras agrcolas, ganaderas y forestales. De Goce De voto limitado.

Las Aportaciones Propias e Impropias

Las propias son las que van directamente y representan efectivamente una parte
del capital social.

Las impropias, son las que no tienen tal carcter, como sucede con las llamadas
aportaciones de trabajo y con las aportaciones de goce (reinversin de utilidades). Las Aportaciones Ordinarias y Especiales

23

 Se utilizan para adquirir capital no fijo, son transferibles, atendiendo la normativa

expresa y se clasifican segn el uso del capital.

Las aportaciones de trabajo o especiales son las que podrn aceptarse a favor
de los empleados (socios industriales) de la sociedad y emitirse a favor de stos; no son transferibles fuera de la sociedad, decidiendo la asamblea general de socios los derechos y obligaciones correspondientes. El Consejo de Administracin tendr el derecho de decidir la aceptacin de este tipo de aportaciones y de seleccionar a los candidatos a recibir este beneficio especial. Las Aportaciones de Tierras Agrcolas, Ganaderas o Forestales Estarn representadas por la emisin de una serie especial de aportaciones que se identificarn con la letra T y que se agruparn dentro del Capital Social; su valor nominal ser el que determine un valuador bancario habilitado o la Comisin Nacional de Avalos al momento de su aportacin o adquisicin (Artculos 126 al 133 de la Ley Agraria). Ningn socio, como persona fsica o moral podr apropiarse de ms aportaciones de la serie T emitidas por una sociedad, por otras, o por una agrupacin de sociedades, que las equivalentes a los lmites mximos de la pequea propiedad, como persona fsica, o 25 veces como persona moral, o conjunto de stas. Las Aportaciones de Goce Se emiten cuando en el acta constitutiva de la sociedad se autoriza la amortizacin de aportaciones con utilidades repartibles, pudiendo emitir la sociedad a cambio de stas, acciones o participacin de goce, teniendo tambin la opcin de considerar en el contrato social el derecho de voto a este tipo de participaciones. Las Aportaciones de Voto Limitado Se refieren a la posibilidad de restringir el voto tanto a los Ttulos Accionarios o Certificados de Aportacin en la toma de decisiones, si as lo considera conveniente la Asamblea General de Socios. Cuando las aportaciones se realicen en bienes o servicios, stos, previa valuacin y acuerdo entre socio y sociedad, se expresarn, necesariamente en dinero considerndose su valor en el capital social. Las aportaciones solo podrn transferirse a otra persona por circunstancias que impliquen la prdida de la calidad de socio y nicamente con la aprobacin de la Asamblea General, quien dar preferencia para su adquisicin a los herederos legales, y en su caso, a los socios de la misma empresa, respetando el derecho de tanto y sin rebasar los lmites establecidos en el Acta Constitutiva. Despus de sta preferencialidad, la Asamblea General de Socios decidir el destino de stos Ttulos. En caso de prdida fsica o deterioro de los ttulos representativos, stos se repondrn de acuerdo a la normatividad de la Ley General de Ttulos y Operaciones 24

de Crdito (art. 66). La Sociedad expedir el o los nuevos ttulos a solicitud y costa del interesado, debiendo ser aprobado por Asamblea General de Socios o el Consejo de Administracin de la Sociedad. Las operaciones, las utilidades repartibles y derechos de cualquier clase que pertenezcan a los socios, quedan gravados preferentemente a favor de la empresa en garanta de las obligaciones que stos contraigan con la misma; cualquier otro gravamen, pignoracin o traspaso, beneficios o derechos que los socios hagan a favor de terceros, sern siempre de acuerdo con sta y sin perjuicio de los derechos preferentes de la empresa. Las aportaciones se ordenarn en series que emitirn las sociedades considerando las partes del capital social que representarn, su objeto y los socios que las suscriban. Las series debern reflejar los objetivos, as como el tipo de socio e inversin que se pretende. En las Sociedades Mercantiles, la mayora de los Ttulos Accionarios decidirn las orientaciones de las empresas en la toma de decisiones; es decir: cada accin corresponde a un voto, el nmero de votos equivale al nmero de acciones, independientemente de las que en lo individual posean los socios. En otros tipos de empresa, las decisiones las toman la mayora de los socios, sin importar la proporcin mayoritaria que tengan estos Certificados de Aportacin; en ste caso, cada voto es igual a cada socio, el nmero total de votos ser igual al nmero de socios. Para el caso de las empresas rurales y sociedades cooperativas, se sugiere proseguir con los principios de cooperacin, respetndose el principio de un hombre un voto, con el objeto de propiciar, fomentar y mantener siempre un nivel de equidad entre los socios. Para el caso de las empresas mercantiles cuya legislacin les impide este tipo de votacin, si as se decidiera en Asamblea General se podr establecer en el acta constitutiva de la sociedad un lmite mximo de acciones por socio, con la finalidad de ir buscando la equidad entre los mismos. Los ttulos representativos debern cumplir el requisito legal de ser negociables nicamente entre el socio y la empresa, a fin de evitar negociaciones donde no participe sta. Las aportaciones que formen la emisin de una serie sern de igual valor nominal y estarn firmadas por la representacin de la sociedad, debiendo estar siempre inscritas en el libro de registro de socios. El capital social quedar integrado mediante diversas o sucesivas series de acciones. La mencin de su importe y del nmero de aportaciones se concretar en cada una de ellas. Muchas veces las empresas con fines de previsin editan certificados o acciones no nominadas ni escritas en los libros, ello es con el fin de prever un stock que pueda utilizarse, bien por los socios o bien para captar capital en alguna coyuntura econmica, debe recordarse que la sociedad puede emitir un recibo provisional canjeable en un plazo de 90 a 120 das, de acuerdo a sus estatutos. 25

Dentro del concepto de equidad en las empresas, se maneja el tr mino de socio fundador, que tiene las mismas obligaciones y responsabilidades que los dems socios, distinguindose por prebendas porcentuales en los repartos de utilidades, permitiendo para ello la legislacin mercantil el goce hasta por diez aos. Esta diferenciacin equitativa podra aplicarse tambin a las empresas rurales previa autorizacin de la Asamblea General de socios e inscribirse en el pacto social. Sin embargo la sociedad deber analizar con profundidad y buscar una resolucin consensuada si se otorgan prebendas o privilegios a los socios fundadores o no; habr quienes lo consideren como algo que atente contra equidad. Las empresas rurales, independientemente de la persona moral que adopten en base a las leyes mexicanas vigentes, debern procurar integrar su capital social de acuerdo a sus necesidades especficas con las siguientes series:
Ejemplo: Distribucin de la Propiedad Asociativ

T 12% F 10% E 8%

T1 5%

A 50% D 6% C 4% B 5%

Los porcentajes de distribucin para cada tipo de accin son definidos por la asamblea de accionistas.

Serie A Ampara el capital mnimo fijo sin derecho a retiro y que ser por una cantidad proporcional a los objetivos de la empresa. Estas acciones estarn reservadas para los socios fundadores que aportaron dinero, trabajo, tierra y bienes de capital, para la constitucin de la sociedad y para los tenedores de otras series de aportaciones que a juicio de la asamblea general de socios han reunido los mritos de honorabilidad, trabajo, antigedad, lealtad, compromiso con el objeto, estatutos y reglamentos de la misma. Estas acciones no podrn ser enajenadas, si as lo determina la Asamblea General de Socios. En el caso de que algn socio desee retirarse de la sociedad, la misma, 26

establecer las condiciones de liquidacin en base a la legislacin vigente. Los socios que detenten aportaciones de esta serie gozarn de derechos plenos, tales como: ser electos para participar en el Consejo de Administracin u otros rganos colegiados que acuerde la Asamblea General de Socios; derecho preferente a la adquisicin de acciones derivadas de emisiones de nuevas series. La Asamblea General de Socios podr establecer una prima adicional al valor de las acciones para las serie de acciones B en adelante, con el fin de compensar las inversiones realizadas por los socios fundadores de la sociedad. Serie B Ampara el capital variable e ilimitado, que podr aumentarse o disminuirse de acuerdo a los programas de operacin de la empresa y que ser destinada a nuevos socios o a socios de la serie A que quieran incrementar su participacin en el capital social de la empresa. Los socios tenedores de acciones de esta serie tendrn derecho a elegir y ser elegidos para participar en los diferentes rganos colegiados de la Sociedad. Para realizar la puesta en venta de este tipo de acciones B, debern de haberse vendido la totalidad de las acciones de la serie A. Serie C Ampara el capital variable e ilimitado para la participacin y capitalizacin de los socios trabajadores, misma que ser reglamentada por el Comit de Admisin. Los poseedores de esta serie de acciones podrn designar a un representante comn y apoderado, que adems formar parte del Consejo de Administracin y la Asamblea General, quien le podr asignar un cargo. El representante de la Serie C podr ser el Gerente de la empresa, mismo que participar con un voto. Serie D Ampara el capital variable e ilimitado para la participacin de entidades y fondos de fomento, instituciones del sector financiero y personas fsicas o morales, que aporten capital de riesgo y otros mecanismos de financiamiento o capitalizacin; que podr aumentarse o disminuirse por acuerdo de la Asamblea General y tendr las caractersticas y derechos que se concerten y determinen la misma, pudiendo administrarse en un fondo comn o en fideicomiso, tener representantes designados, ser amortizables, tener voto limitado o derecho de garanta preferente a las utilidades y colocarse entre el gran pblico inversionista a travs de la bolsa de valores, los tenedores de esta serie, podrn tener derecho a designar un representante que ser miembro del Consejo de Vigilancia, o ser nombrado como Comisario, la Asamblea General le asignar el cargo.

27

Serie E Ampara el capital variable e ilimitado para representar las aportaciones extraordinarias, que podr aumentarse o disminuirse sin modificar el pacto social, las cuales sern aquellas que hagan los socios para cubrir contingencias a corto plazo por necesidades de capital de trabajo, para cubrir dficit transitorio y otras eventualidades. El valor nominal de esta serie de aportaciones ser el que resulte de dividir el monto aportado entre el nmero de aportaciones emitidas. Serie F Ampara el capital variable e ilimitado para representar la aportacin de los bienes muebles e inmuebles, terrenos urbanos, patentes, derechos o concesiones y otros activos tangibles (activo circulante o fijo) e intangible (activo diferido), cuya productividad se integra al desarrollo de las actividades comunes de la empresa, pero de los cuales no se transfiere el dominio. El valor nominal de estas aportaciones ser igual al valor nominal actualizado, mencionado por las aportaciones de las series anteriores, exceptuando la serie E. Serie T Ampara el capital variable e ilimitado para representar la aportacin de las tierras agrcolas, ganaderas o forestales y estar limitado a la produccin, transformacin o comercializacin de servicios y productos rurales, as como los dems actos accesorios necesarios para el cumplimiento de dicho objeto y cuya productividad se integra al desarrollo de las actividades comunes de la sociedad, y que no implica el traslado de dominio y que al cumplimiento del objeto de su emisin sern reintegradas a los socios, si no hubiere compromisos de la sociedad al momento de su liquidacin; su valor nominal ser el que determine un valuador bancario habilitado o por la Comisin Nacional Bancaria y de Valores al momento de su aportacin. En el caso de requerir el avalo de las aportaciones realizadas a la sociedad como Serie T, se podr recurrir a los servicios que brindan el Instituto de Administracin y Avalos de Bienes Nacionales (INDAABIN). Serie T1 Ampara el capital variable e ilimitado para representar las aportaciones para la adquisicin de tierras cuyo uso se integrar al desarrollo de las actividades comunes de la sociedad, que no concedern derechos especiales a sus titulares salvo en caso de liquidacin de la misma, en que tendrn derecho a recibir tierra en pago de lo que les corresponda por sus aportaciones. El valor nominal de sus aportaciones ser el que determine un valuador bancario habilitado por la Comisin Nacional Bancaria y de Valores al momento de su adquisicin. 28

Ningn socio podr detentar ms aportaciones de las Series T y T1 emiti das por una empresa o por otras, que las equivalentes a los lmites de la pequea propiedad. Los extranjeros no podrn poseer aportaciones de ambas series que excedan del 49% del capital que amparan, de acuerdo a la legislacin vigente. La emisin de las Series T y T1" se sujetar a lo establecido en la Ley Agraria y ninguna sociedad podr detentar ms aportaciones de las Series T y T1, ya sean de una o varias sociedades emisoras, que equivalgan a una superficie igual a 25 veces la pequea propiedad. c2 El supervit por revaluacin de activos Se refiere a la revaloracin de activos fijos con el fin de que tengan un valor actualizado y el incremento o decremento se debe reflejar en el capital contable. Esta revaloracin se har a una fecha determinada previa a la terminacin del ejercicio contable, que para efectos prcticos se determina igual que el ejercicio fiscal al 31 de diciembre de cada ao. Este incremento o decremento que sufran los activos se ver reflejado proporcionalmente en el valor de las acciones, de acuerdo a lo establecido en los estatutos de la sociedad. c3 El supervit donado Corresponde a donaciones que hagan a la empresa, personas fsicas o morales privadas o pblicas, nacionales o extranjeras y pasar a formar parte del capital contable, teniendo el carcter de indivisible, es decir debern de ser utilizados para el objeto especifico para el que fueron otorgados. d. Fondos de inversin y contingencia para el desarrollo Son aquellas inmovilizaciones de las utilidades o aportaciones, impuestas unas por la ley (reservas legales), o por los estatutos de la sociedad (reservas estatutarias), o que eventualmente acuerdan los socios (reservas voluntarias), para asegurar la estabilidad del capital social frente a las oscilaciones de valores, contingencias o frente a las prdidas que puedan producirse en algn ejercicio. Estos fondos, estarn integrados dentro de las agroempresas por: 1. Fondos no Sujetos a Retiro: Fondo de Garanta Fondos de Autosuficiencia Fondo para Depreciacin, Amortizacin y Agotamiento 29

Fondo de Asistencia Tcnica Fondo de Capitalizacin Otros Fondos que decidan constituir los socios de la empresa para prever contingencias Estos fondos tendrn el carcter de indivisibles, debiendo ser usados para el objetivo especfico previsto. 2. Fondos Sujetos a Retiro: Fondo de Previsin Social y Ahorro Otros fondos que decidan constituir los socios de la empresa

d.1.1 El Fondo de Garanta Se constituir con la proporcin que la Asamblea General de Socios fije de los rendimientos anuales netos y el 5% o ms del monto de los crditos de avo recibidos (Art. 51 de la Ley Agraria). Este fondo se afectar nicamente por contingencias econmicas para el cumplimento de operaciones crediticias y de haber remanente del ciclo pasarn al fondo de capitalizacin. d.1.2 Fondo de Autosuficiencia Se constituir con el monto de las cuotas establecidas para aseguramiento o reaseguro asignadas dentro de los costos de produccin que se fijen para cada ciclo productivo en el caso de actividades agrcolas y por las primas establecidas en cada caso para actividades ganaderas, avcolas y otras. Este fondo se afectar para el pago de primas de seguro directo o reaseguro, y para cubrir prdidas parciales o totales que se originen por siniestros climatolgicos o biolgicos incontrolables, pasndose los remanentes del ciclo al fondo de capitalizacin, o en caso de reaseguro de acuerdo a las reglas de Agroasemex. d.1.3 El Fondo para Depreciacin, Amortizacin y Agotamiento Se deber constituir mediante una reserva tcnica para cubrir las depreciaciones, amortizaciones y agotamientos de los activos fijos de la empresa con el objeto de sustituirlos cuando finalice su vida til. En el caso de no conocerse el porcentaje legal de depreciacin de un activo, podr aplicarse la depreciacin lineal, cuya frmula es la siguiente:

30

Depreciacin Lineal = Valor original del activo - Valor Residual / N de Aos de Vida til. d.1.4 El Fondo de Asistencia Tcnica Se integrar con las cuotas que fije la Asamblea General de Socios, incluidas o no, en los crditos de avo o refaccionario que se determinen para el pago de la asistencia tcnica integral de la empresa, as mismo, se incluirn en ste fondo las aportaciones especiales de los propios socios o de instituciones pblicas o privadas que apoyen con recursos econmicos el desarrollo de estructuras tcnicas en las empresas rurales. Este fondo tambin se podr destinar a cubrir los costos de capacitacin y adiestramiento de los socios, trabajadores y personal administrativo de la empresa. d.1.5 El Fondo de Capitalizacin Servir para reinversin en activos productivos y/o capital de trabajo, integrndose con una proporcin de las utilidades repartibles, fijada por la asamblea general de socios y por los remanentes de los otros fondos. d.2.1 El Fondo de Previsin Social y Ahorro Se destinar a cubrir gastos mdicos mayores por enfermedades de los socios, pago de cuotas al Instituto Mexicano del Seguro Social, as como a la creacin de una reserva para el retiro de socios; se constituir con la proporcin de las utilidades repartibles que determine la asamblea general de socios. Lo anterior se aplicar cuando se trate de trabajadores; en el caso de socios capitalistas, si stos optan por contar con la prestacin, se deducirn de sus utilidades las cuotas correspondientes.

4.3 LOS DERECHOS Y OBLIGACIONES DE LOS SOCIOS Los socios de las empresas morales se apegarn al rgimen de responsabilidad que adopte la empresa, de acuerdo a los autorizados por las leyes vigentes que las originen, siendo stos: Responsabilidad Ilimitada, Limitada y Suplementada. 4.3.1 Responsabilidad Ilimitada Entendemos por responsabilidad ilimitada aquella en la que cada uno de los socios responde de manera mancomunada, solidaria y sin lmite ante todas las obligaciones que contraiga su empresa con terceras personas. 4.3.2 Responsabilidad Limitada Es aquella en la que los socios se comprometen a responder de las obligaciones o compromisos de la organizacin hasta por el monto de sus aportaciones al capital 31

social, que es un lmite predeterminado y determinado en conjunto por los involucrados. 4.3.3 Responsabilidad Suplementada Se da a partir de un acuerdo de Asamblea General Extraordinaria de Socios, determinando el lmite superior de la aportacin que se tenga que dar, de acuerdo a las operaciones de la empresa, adems del pago de su aportacin al capital social. Es el compromiso suplementario de responder a las obligaciones limitadamente y segn nuevos acuerdos entre los socios. Conlleva la suscripcin de aportaciones por los socios o incluso avales especficos. Ser conveniente legalmente inscribirlos en actas y registros. El rgimen de responsabilidad adoptado es de gran utilidad para fijar los lmites de endeudamiento de las empresas. 4.3.4 Suscripcin de Acciones Los socios de las empresas debern pagar un mnimo de aportaciones que podrn cubrirse en dinero, en especie, con trabajo o con acciones T, de conformidad con lo que para cada caso se acuerde en la Asamblea General de Accionistas, considerando los requerimientos especficos de capital en la empresa y lo sealado en el pacto social. Cuando la Asamblea General lo determine, los socios podrn suscribir y pagar parte de las aportaciones no suscritas. 4.3.5 Restriccin en la Adquisicin de Acciones Ningn socio podr directa ni indirectamente poseer aportaciones que representen ms del porcentaje que determine la asamblea general de socios, evitando con esta medida la concentracin de stas en pocas manos en la sociedad. Para el caso de agroasociaciones empresariales y alianzas estratgicas diversas, la Asamblea General de Socios determinar los parmetros de participacin accionaria de acuerdo con las necesidades propias de la empresa y el plazo mximo y mnimo de asociacin. Para la participacin accionaria de empresarios extranjeros, deber considerarse siempre lo establecido en la Ley de Inversin Extranjera. 4.3.6 Reparto de Utilidades Es derecho de los socios percibir la parte proporcional que les corresponda de la unidad repartible, a las aportaciones pagadas que posea.
Ejemplo de Distribucin de Utilidades de la Empresa

I. II.

Reparto de Utilidades Base Accionaria Reserva Capitalizacin (Reinversin)

30% 20% 32

III. IV. V. VI. VII. VIII. IX.

Fondo Legal Fondo Previsin Social Fondo General de Contingencias Estmulos a Socios por Trabajo Aportado Reparto a Socios por Compras Estmulos a Consejeros y otros Otras Reservas Total

5% 10% 10% 5% 5% 5% 10% ________ 100%

VII 5% VI 5% V 10%

VIII 5%

IX 10%

I 30%

IV 10%

III 5%

II 20%

Los porcentajes de distribucin de las utilidades para cada categora son definidos previamente por la asamblea de accionistas.

4.3.7 Prdida de la calidad de socio La calidad de socio de la empresa se pierde por: Exclusin. Separacin Voluntaria. Muerte. 4.3.7.1 Causas de Exclusin de socios Son causas de exclusin de un socio: No liquidar el valor de las aportaciones que hubiere suscrito, dentro de los plazos sealados. Cambiar la aplicacin de los recursos financieros que le encomend la empresa.

33

Daar el patrimonio de la empresa, desviar el objeto de la misma, atentar contra la moralidad y disciplina o cometer actos delictivos segn la ley. El retiro forzoso de un socio le ser notificado por el Consejo de Administracin de de Vigilancia, segn lo acuerde la Asamblea General y su finiquito se le entregar al cierre del ejercicio fiscal. 4.3.7.2 Separacin voluntaria de la sociedad La Asamblea General de Socios aceptar la separacin voluntaria de un socio cuando: No tenga obligaciones pendientes de cumplir con a empresa. Lo solicite por escrito. Que el retiro de sus aportaciones al cierre del ejercicio fiscal no afecten los procesos productivos ni en general la estabilidad de la empresa. 4.3.7.3 Separacin por muerte del socio Cuando la separacin ocurra por la muerte de un socio, los sucesores del mismo podrn proponer a la empresa su sustitucin por otra persona que reciba los derechos y obligaciones que correspondan, segn el nmero de aportaciones que hubiera posedo, esto de acuerdo a lo que se dispone en el pacto social, y lo apruebe el Consejo de Administracin. 4.3.11 Devolucin de aportaciones Habindose perdido la calidad de socio por cualquiera de las causas que anteriormente se mencionan, la empresa dispondr de un plazo al cierre del ejercicio fiscal para que no afecte sus operaciones normales para proceder a la devolucin de las aportaciones al capital social, de acuerdo a lo establecido en el pacto social. 4.3.12 Devolucin de aportaciones en caso de prdidas En la fecha de separacin del socio, de acuerdo al cierre fiscal y al Estado de Situacin Financiera y Estado de Resultados, si se presentaran prdidas, se retendr la parte proporcional de la aportacin a la prdida registrada y hasta la expiracin de la obligacin se cubrirn las aportaciones. 4.3.13 Devolucin de aportaciones cuando el capital este activos Cuando la mayor parte del capital social se encuentre invertido en activos fijos, las aportaciones en caso de separacin de socios, sern pagaderas en un plazo razonable hasta el cierre del ejercicio fiscal, que no afecte las operaciones normales de las empresas de acuerdo a lo establecido en el pacto social. 4.3.14 Devolucin de aportaciones cuando el socio tenga adeudos 34

En el momento de separacin de los socios, y una vez aprobada su solicitud, del total del valor de las aportaciones de los mismos al cierre del ejercicio fiscal, se retendr el valor de las obligaciones que tenga con la empresa y el cumplimento de las mismas, tanto desde el punto de vista de participacin accionaria como de trabajo, debiendo de avisar su retiro con suficiente antelacin, con el objeto de que sea determinada por el consejo de administracin. 4.3.15 Valor real de una aportacin en empresas de produccin primaria En el caso de empresas de produccin primaria, agroindustrial, comercial y de servicios no financieros, el valor de una aportacin, para el caso de separacin de socios, ser el que resulte de dividir las utilidades o prdidas del ejercicio entre el capital social ms uno, lo cual representara el valor de un peso para la empresa, mismo que se multiplicar por el valor nominal de la aportacin, con el objeto de conocer el valor real de sta, en el momento de la separacin. Cuando se reparten utilidades, la divisin de stas entre el capital social, deber ser mayor que un peso y cuando se reporten prdidas, sta divisin deber resultar igual o menor que un peso. Ejemplo: Valor Real de una Valor Normal de la Accin. Aportacin = Utilidades/Capital Social+1x

Capital Social = $ 500,000.00 Utilidades = $ 200,000.00 Precio por la Accin = $ 100.00 Valor Real de una Aportacin = $ 200,000.00 / $500,000.00 + 1 x $100.00 = $140.00 4.3.16 Valor real de una aportacin en empresas de servicios financieros Para el caso de las empresas de servicios financieros (sociedades de ahorro y prstamo, uniones de crdito, sociedades cooperativas de ahorro y prstamo y otras), el valor de una aportacin se calculara dividiendo los rendimientos del mes entre el capital social ms uno, para obtener el valor de un peso para sa empresa, multiplicndolo por el valor nominal de la aportacin, con el objeto de conocer el valor real de sta, en el momento de la separacin. Ejemplo: Valor Real de una Aportacin = Rendimientos del mes / Capital Social + 1 x Valor Nominal de una Aportacin. Capital Social = $500,000.00 35

Rendimientos del Mes Valor Nominal de una Aportacin

= $120,000.00 =$ 100.00

Valor Real de una Aportacin = $120,000.00 / $500,000.00 + 1 x $100.00 = $124.00 4.3.17 Liquidacin de Socios

La liquidacin del socio que se separa, se realizar tomando en cuenta la fecha del cierre del ejercicio fiscal correspondiente para definir sus actividades dentro de la sociedad, y el finiquito se har cuando lo apruebe la Asamblea General de Socios y haya disponibilidad de recursos. 4.3.18 Estados Financieros

Al cierre del ejercicio fiscal se generarn los Estados de la Situacin Financiera de la sociedad, incluyendo el Balance General y el Estado de Resultados y se har el proyecto de distribucin de excedentes de la siguiente manera, aprobados por el Consejo de Administracin y la Asamblea General de socios: Una parte proporcional a los riesgos y planes de expansin y/o capitalizacin que tenga la empresa se destinar a la consolidacin, crecimiento y permanencia del patrimonio de los socios o capital contable. Otra parte proporcional de las utilidades netas, se destinar para repartirse proporcionalmente entre los socios por las aportaciones suscritas y pagadas del capital social. Cabe considerar que las participaciones en trabajo, por compras a la propia empresa, etc., que hagan los socios, ya estn consideradas en sus sueldos y prestaciones como cualquier trabajador, as como, en el valor comercial de los productos y servicios que adquieran en la propia empresa. Estas consideraciones es conveniente que queden inscritas en los estatutos o reglamento interno de la sociedad, normativa que ser aplicable a socios y trabajadores en lo relativo a sueldos, prestaciones y compra de productos y servicios.
Ejemplo: Estructura del Balance General

36

Ejemplo: Estado de Resultados

4.3.19 Determinacin de las utilidades repartibles Al cierre del ejercicio fiscal se determinarn las utilidades a las que se deducirn las reservas establecidas para obtener las utilidades repartibles. 4.3.20 Reparto de las utilidades

37

Las utilidades repartibles se prorratearn entre el nmero de aportaciones suscritas y pagadas. Ejemplo de Distribucin de Utilidades de la Empresa Reparto de Utilidades Base Accionaria Reserva Capitalizacin (Reinversin) Fondo Legal Fondo Previsin Social Fondo General de Contingencias Estmulos a Socios por Trabajo Aportado Reparto a Socios por Compras Estmulos a Consejeros y otros Otras Reservas Total 30% 20% 5% 10% 10% 5% 5% 5% 10% ________ 100%

4.3.21

Liquidacin de saldos pendientes

Antes de entregar las utilidades a los socios de acuerdo con las obligaciones que tengan con la empresa, se har una liquidacin de saldos, con la finalidad de limpiar los adeudos. 4.3.22 Revaluacin de activos

En base al Estado de Situacin Financiera (Balance General), del ejercicio contable, y si lo considera conveniente, se realizar la revaluacin de activos con fines de actualizar el valor de la empresa con la aprobacin y acuerdo de asamblea. El clculo del exceso o plus-valor que tiene una empresa para producir mayores utilidades que empresas similares, o bien, dicho de otra manera, productividad y rentabilidad en exceso de una empresa en relacin con otras similares, originada por su ubicacin, confianza y calidad de su clientela, productos/servicios, prestigio y por su buena administracin financiera, es un dato muy importante para los dueos de la misma, ya que pueden generarse estrategias futuras para consolidarla, expanderla o generar nuevas empresas. El crdito mercantil de una empresa, tambin se le conoce en la prctica como: plusvalor mercantil, guante mercantil, fama mercantil, preferencia mercantil, siendo stas las denominaciones ms comunes, entre otras. 38

El clculo de crdito mercantil se realiza de la siguiente manera: 1. Mtodo plus-valor variable de utilidades: Frmula: C.M. = PRU - PNU % NU

De donde: CM = PRU = PNU = % NU = Crdito Mercantil Promedio Real de Utilidades Promedio Normal de Utilidades Porcentaje Normal de Utilidades

Ejemplo del Clculo: Una empresa obtuvo de utilidades en 1994, 1995 y 1996, $170,000.00, $ 190,000.00 y $ 240,000.00 sucesivamente. Su capital contable asciende a $1500,000.00 y el porcentaje de utilidad normal de empresas similares es del 10% Cul ser su crdito mercantil ?

CM = PRU - PNU % NU

Despejando PRU tenemos:

PRU = ($170,000.00 + $190,000.00 + $240,000.00) 3 PRU = $200,000.00

Despejando PNU = Capital Contable por el % de utilidad normal. PNU = 1500,000.00 X 10%

PNU = 150,000.00

Por lo que sustituyendo en la formula general, tenemos:

CM = PRU - PNU % NU 39

CM = 200,000.00 - 150,000.00 10%

CM = 50,000.00 10%

= 50,000.00 0.10

Crdito Mercantil = $500,000.00 Debemos mencionar que existen otros dos mtodos para el clculo del Crdito Mercantil, los cuales son: Mtodo Plux Valor fijo de utilidades. Valor Mixto. El valor del Crdito Mercantil solamente se registra contablemente en el caso de compra o fusin de una empresa. 4.3.23 Disolucin y liquidacin de la sociedad. La disolucin y liquidacin de la empresa proceder teniendo en cuenta lo establecido en el pacto social de la misma. Para efectos de la disolucin y liquidacin de las sociedades, se pueden definir, de acuerdo a las leyes vigentes, dos tipos: Disolucin Parcial: esta sucede cuando un socio deja de participar en la sociedad, cuando el vnculo jurdico que lo une a la misma queda roto. Esto sucede en los casos de exclusin, retiro o muerte de un socio. Disolucin Total: es un fenmeno previo a la extincin o liquidacin de la Sociedad. La disolucin no produce la extincin de las relaciones sociales ni la del ente jurdico, por lo que las sociedades, an despus de disueltas, conservarn su personalidad jurdica para los efectos de la liquidacin. Las causas de disolucin comunes a todas las sociedades son: Por expiracin del plazo de duracin estipulado en el Contrato Social. Por la imposibilidad de realizar el objeto principal de la sociedad o por su consumacin. Por acuerdo de los socios. Por la prdida del capital social, hasta un nivel tal que la Asamblea General considere que toda posibilidad de resurgimiento es inviable. 40

Porque el nmero de accionistas llegue ser inferior a dos. Otras causas establecidas en el contrato social. Orden de una autoridad competente. Disuelta la sociedad, se pondr en liquidacin. La liquidacin constituye la fase final del estado de disolucin. En trminos generales, la liquidacin tendr por objeto concluir las operaciones sociales pendientes, cobrar lo que se adeude a la sociedad y pagar lo que ella deba, as como vender los activos de la misma. Los administradores cesan en sus funciones, hacindose cargo de la sociedad y con su representacin social los liquidadores, por lo que, con posterioridad al vencimiento de la duracin de la sociedad, al acuerdo sobre disolucin o a la comprobacin de una causa de disolucin, los administradores no podrn iniciar nuevas operaciones, bajo la pena de responder solidariamente por las operaciones efectuadas. La liquidacin debe practicarse de acuerdo a las bases establecidas en el contrato social o por acuerdo de los socios al momento de determinar o reconocer la disolucin. La disolucin estar a cargo de uno o ms liquidadores, mismos que sern los representantes legales de la sociedad, situacin que deber quedar dispuesto en el contrato social o acordado por los socios en asamblea extraordinaria de accionistas. La designacin de los liquidadores puede hacerse en el contrato social o bien, establecerse en ste la forma en que deber procederse a su eleccin llegando el caso mediante una Acta de Asamblea Extraordinaria. Los liquidadores tendrn las facultades siguientes: Concluir las operaciones sociales pendientes. Cobrar lo que se deba a la sociedad. Vender los bienes de la sociedad. Liquidar a cada socio su haber social. Practicar el balance final de liquidacin, que debern someter a la aprobacin de los socios. Inscribir en el Registro Pblico de Comercio ante notario pblico o en el registro Agrario Nacional la disolucin de la sociedad.

41

Depositar el balance final de liquidacin aprobado por los socios en el Registro Pblico de Comercio o en la instancia correspondiente. Obtener del Registro de Comercio la cancelacin de la inscripcin del contrato social, una vez concluida la liquidacin o de la instancia correspondiente sino se trata de sociedades mercantiles. Los liquidadores quedan obligados a conservar en depsito los libros y papeles de la sociedad durante diez aos despus de la fecha en que se concluya la liquidacin. En todo caso, los liquidadores responden por los actos que ejecuten en exceso o con violacin de los lmites de su encargo. Otras disposiciones establecidas en el Contrato Social por la Asamblea General de Socios.

4.3.24 Aplicacin del Patrimonio Social en caso de liquidacin de la Organizacin. Cuando se haya dictaminado la disolucin o liquidacin de la empresa, el patrimonio social de la misma se aplicar de la forma siguiente: Se separarn los fondos no sujetos a retiro y las donaciones. Se proceder al cobro de adeudos. Se proceder a la venta de activos fijos. Se proceder al pago de pasivos bancarios. Se proceder al pago de pasivos a terceros. Si existieran remanentes, el reparto se efectuar prorratendose entre el nmero de acciones certificados de aportacin suscritos y pagados.

42

5. MODELO DE GUA OPERATIVA PARA EMPRESAS ECONMICAS RURALES

5.1 Objetivo El presente documento pretende que se convierta para las empresas rurales, en un producto de consulta cotidiana y de actualizacin que les permita aplicar en sus operaciones internas algn formato de procedimientos que les sirva de ejemplo, en una situacin similar a la que estuvieran pasando, respetando desde luego las leyes fundamentales de cada organizacin y sus estatutos constitutivos. El ciclo de vida de las empresas rurales y los proyectos que estas manejan, es de largo plazo, por lo que se puede considerar este documento como un auxiliar en la formacin de la propia memoria y estructura de la empresa, con la intencin de que el anlisis de sus documentos histricos les proporcione mejores elementos de juicio para la toma profesional de decisiones. Con el objeto de hacer estos documentos en formatos propios de la empresa rural, es necesario que los apruebe y modifique, si lo cree necesario, para adecuarlos el Consejo de Administracin y que exista desde luego el acta en la cual fueron aprobados, convirtindoles as en instrumentos de atencin obligatoria y sujetos a revisin por parte de una auditoria. Considerando lo indicado en la parte terica de este documento, las empresas rurales pudieran, con los cambios especficos correspondientes, tomarlo en cuenta como un Reglamento Interior de Trabajo, o bien de considerarse conveniente, establecerse en forma independiente, como una Gua Normativa. Su inclusin es importante para la buena marcha de la empresa en el corto, medio y largo plazo.

5.3

Capital Contable de la Sociedad

Ejemplo: Capital Social: $ 100,000.00

Aportaciones suscritas y pagadas por los socios y registradas en el Libro de Socios o accionistas Supervit por Revaluacin de Activos reexpresin de los valores y bienes de la empresa previo clculo de expresin de valores, aprobada por el Consejo de Administracin y la Asamblea. $ 10,000.00 Supervit Donado. Recursos externos recibidos por la organizacin para complemento de inversiones productivas. Estos recursos se contabilizan como aportaciones pendientes de capitalizar y se prorratean entre el nmero de socios 43

participantes en el evento, incluye la garanta lquida (se debe aprobar en Asamblea Extraordinaria de socios). $ 20,000.00 Fondos de Capitalizacin, Contingencia y Previsin. Recursos aprobados en la Asamblea para establecer fondos para enfrentar eventos no esperados y que los socios hayan aportado. $ 5,000.00 Utilidades Obtenidas de Ejercicios Anteriores: es la suma de utilidades y prdidas obtenidas de los ejercicios fiscales anteriores, si son mas las utilidades se sealan en positivo, y en rojo dentro de un parntesis si fueron mas las perdidas. $ 15,000.00 Utilidades del Ejercicio: Es el resultado econmico que arrojan los estados financieros al cierre del ejercicio fiscal actual. (pueden ser prdidas). $ 5,000.00 Los Fondos creados slo pueden ser disueltos por acuerdo de la Asamblea General de Socios. El Capital Social se integra por la siguiente serie de aportaciones: Nota: La parte conceptual del objeto de cada serie de participaciones se puede tomar de la parte terica de la presente gua de considerarse conveniente, para acondicionarse de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Serie A Ampara el capital mnimo fijo sin derecho a retiro, suscrito y pagado por el socio. Ejemplo: Monto capital fijo: $ 50,000.00 Acciones No. 500 Valor nominal de cada accin $ 100.00 Serie B Ampara el capital variable e ilimitado, suscrito y pagado por los socios, destinado a incrementar en nuevos socios y ampliacin de su participacin de los actuales. Ejemplo: Monto capital variable $50,000.00 Acciones No. 500 Valor nominal de cada accin $100.00 Serie C Ampara el capital variable e ilimitado, para la participacin de nuevos socios y capitalizacin de los socios actuales. (Datos idem anterior). Serie D 44

Ampara el capital variable e ilimitado por la participacin de entidades y fondos de fomento, instituciones del sector financiero y personas fsicas o morales, que aporten capital de riesgo (Debe contener el contrato, perodo de inversin y rescate y penalizaciones). Serie E Ampara el capital variable e ilimitado, para representar las aportaciones extraordinarias (Datos idem anterior). Serie F Ampara el capital variable e ilimitado, para representar la representacin de los bienes muebles e inmuebles, terrenos urbanos, patentes, derechos o concesiones y otros activos tangibles o intangibles aportados (Datos dem anterior). Serie T Ampara el capital variable e ilimitado para representar la suma de las aportaciones de tierras (Datos dem anterior). Serie T1 Ampara el capital variable e ilimitado para representar la adquisicin de tierras (Datos dem anterior). Al final de cada ejercicio fiscal se realizar una revaluacin de activos fijos, en caso que el Consejo lo apruebe y conforme a las disposiciones fiscales vigentes. Cuando se reciban donaciones en efectivo, en bienes y otras, estos formarn parte del capital contable como supervit donado y tendrn el carcter de indivisibles debiendo capitalizarse a favor de los socios participantes. Los Fondos de Inversin y Contingencia para el Desarrollo se constituirn de la siguiente manera: Nota: Resultar conveniente que los remanentes de los diversos fondos al final del ejercicio social se traspasen al fondo de capitalizacin, previa aprobacin de la Asamblea General de Socios. El Fondo de Garanta (Reserva Legal) con el porcentajes de las utilidades netas anuales y el 5% (o ms) del monto de los crditos de avo recibidos, para cubrir pasivos crediticios. El Fondo de Autoaseguramiento

45

Se constituye con el monto de las cuotas establecidas para aseguramiento y se afectar para pago de siniestros parciales o totales.

El Fondo para Depreciacin, Amortizacin y Agotamiento de los Activos, Se constituir con el porcentaje legal establecido para tal fin, para cada uno de ellos, y en su caso, mediante la aplicacin de la depreciacin lineal. El Fondo de Asistencia Tcnica Se integrar con las cuotas que fij la Asamblea General de Socios por un monto de $20,000.00 El Fondo de Capitalizacin Se integrar con el 10 % de las utilidades o provenientes de los remanentes de los diversos fondos. El Fondo de Previsin Social y Ahorro Se constituir con el 5 % de las utilidades para el caso de trabajadores y socios trabajadores. Los socios capitalistas debern aportar las cuotas establecidas si desean la prestacin.

46

5.4 Estructura Organizativa. PROPUESTA DE UN ORGANIGRAMA FUNCIONAL DE UNA EMPRESA RURAL

ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS

CONSEJO DE ADMINISTRACIN

CONSEJO DE VIGILANCIA COMISARIO

GERENCIA GENERAL

GERENCIA DE PRODUCCIN

GERENCIA DE COMERCIALIZACIN

GERENCIA DE ADMINISTRACIN Y FINANZAS CONTABILIDAD TESORERA RECURSOS HUMANOS RECURSOS MATERIALES

AGRICOLA GANADERA AGROINDUSTRIAL SERVICIOS

MERCADOTECNIA EMPAQUE DISTRIBUCIN

38

5.5 Asamblea General Ordinaria de Socios EMPRESA RURAL Hoja 1 de 2 PROCEDIMIENTO: REALIZACIN DE LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE SOCIOS NIVEL: I VIGENCIA: 2009 CVE. EGO 4.1 - 01 1.- Objetivo: Que la empresa rural cuente con un procedimiento que permita a sus representantes cumplir en tiempo y forma con los ordenamientos jurdicos y estatutarios para informar a la Asamblea General de Socios sobre las actividades realizadas en el perodo que se informa, que por lo general es el ao perodo fiscal del ao anterior; Que la Asamblea de socios se entere de todas las negociaciones, resultados, gastos e ingresos para cumplir el Plan de Negocios, las razones de incumplimiento en algunos conceptos y conceptos rebasados en otros casos. Que la Asamblea General y los representantes cuenten con elementos que les proporcionen informacin para una mejor planeacin.

2.- Alcances y Responsables: Involucra a toda la Empresa Rural de Productores

3.- Bases Jurdicas: Las disposiciones legales que se contemplan en nuestra legislacin vigente para los diferentes tipos de Empresas Rurales, sealan la obligacin de realizar una Asamblea Anual de Socios, y seala como lmite para su cumplimiento, entre los 90 y 120 das posteriores al cierre del ejercicio fiscal, cuyo perodo comprende desde el 1 de Enero al 31 de diciembre.

4.- Procedimiento: El Consejo de Administracin, el Consejo de Vigilancia Comisario y la Gerencia de la Sociedad determinarn en una reunin de Consejo la fecha en que debe realizarse la Asamblea, la convocatoria, el lugar y la informacin a presentar. 4.1 La realizacin de la convocatoria debe hacerse observando los plazos que marca la Ley, adems de la publicacin de la misma de acuerdo a los tiempos Estatutarios. 4.2 Por lo general, el lugar ser el domicilio social de la Empresa alguna de sus instalaciones propias habilitadas que sean vlidas por sus Estatutos. 4.3 El tiempo ser segn marquen sus Estatutos, pudiendo ser de 15 a 8 das previos a la fecha de Convocatoria. 4.4 Se debe considerar alguna otra fecha en caso que no haya qurum y deba hacerse por segunda convocatoria, segn estatutos.

39

5.1.1 Procedimiento EMPRESA RURAL Hoja 2 de 2 PRODECIMIENTO: REALIZACIN DE LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE SOCIOS NIVEL: I VIGENCIA: 2009 CVE. AGO 4.1-01 4.- Procedimiento: 4.5 Una vez determinada la fecha de realizacin, se deber elaborar la orden del da, que abarcara los puntos a tratar, y que por lo general son los siguientes: ------------ ORDEN DEL DIA: 1.- Lista de Asistentes y Registro de Accionistas 2.- Nombramiento del Presidente de la Asamblea y Escrutadores para hacer el conteo y determinar si existe el qurum legal para llevar a cabo la Asamblea. 3.- Declaracin de instalacin de la Asamblea 4.- Lectura del Acta de Asamblea Anterior 5.- Informe de las Actividades Realizadas 6.- Informacin Financiera 7.- Propuesta de Aplicacin de Resultados del Ejercicio 8.- Informe del Comisario Presidente el Consejo de Vigilancia 9.- Ratificacin del Consejo de Administracin y de Vigilancia cambios 10.- Informes de los socios 11.- Asuntos Generales 12.- Clausura 4.6 Preparacin y entrega a los representantes de los socios morales y personas fsicas de su invitacin a la Asamblea General 4.7 Preparacin de la Informacin que presentara el Consejo a la Asamblea 4.8 Elaboracin y aprobacin de acuerdos de Asamblea 4.9 Despedida

Anexos
1.- Propuesta de Convocatoria a la Asamblea 2.- Propuesta orden del da 2.- Propuesta de guin para el informe 3.- Propuesta de informe del Tesorero 4.- Propuesta Informe del Comisario Presidente de Vigilancia

40

5.5.2 Convocatoria y Orden del Da EMPRESA RURAL Hoja 1 de 1 PROCEDIMIENTO: REALIZACIN DE LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE SOCIOS NIVEL: I VIGENCIA: 2009 CVE. AGO 4.1 -02

CONVOCATORIA Y ORDEN DEL DIA: Lugar y Fecha: A TODOS NUESTROS SOCIOS: En cumplimiento a los artculos Z, NI y TC de la Ley que nos rige, y a las clusulas 1x2, 1x5 y 1x8 de nuestros Estatutos Sociales, se convoca a todos los socios de la EMPRESA RURAL para asistir a la Asamblea General Ordinaria de Socios que se realizar el 11 de Mayo de 2009 a las 16.00 horas en la bodega de semillas de la Sociedad, bajo el siguiente ORDEN DEL DIA 1.- Lista de Asistentes y Registro de Socios 2.- Nombramiento del Presidente de la Asamblea y Escrutadores para hacer el conteo y determinar si existe el qurum legal para llevarla a cabo. 3.- Declaracin de instalacin de la Asamblea 4.- Lectura del Acta de Asamblea Anterior. Por el Secretario del Consejo de Administracin. 5.- Informe de las Actividades Realizadas en el ejercicio fiscal por el perodo 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2009 por el Presidente del Consejo de Administracin 6.- Situacin Financiera de la Sociedad. Balance y Estado de Resultados por el mismo perodo por el Tesorero del Consejo de Administracin 7.- Propuesta de Aplicacin de Resultados del Ejercicio, Prdidas y Ganancias por el Tesorero de la Sociedad. 8.- Informe del Comisario Presidente el Consejo de Vigilancia 9.- Ratificacin de los miembros de los Consejos de Administracin y de Vigilancia cambios determinados por la Asamblea 10.- Informes de los socios 11.- Asuntos Generales 12.- Clausura Con toda atencin se ruega su puntual asistencia en virtud de los puntos a tratar. Atentamente El Consejo de Administracin Presidente del Consejo Secretario del Consejo

41

5.5.3 Informe de Actividades Realizadas EMPRESA RURAL Hoja 1 de 1 PROCEDIMIENTO: REALIZACIN DE LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE SOCIOS NIVEL: I VIGENCIA: 2009 CVE. AGO 4.1-03 anexo 2 INFORME DE ACTIVIDADES REALIZADAS Lugar y Fecha: ESTIMADOS ASAMBLEISTAS: En desahogo del punto nmero 5 de la Orden del Da, me permito presentar a ustedes el informe de las actividades realizadas desde el 01 de Enero al 31 de Diciembre del mismo ao. 1.- Membresa al 31 de diciembre pasado, ingresos de socios el ao pasado, bajas el ao pasado, capital inicial y final a fin de ejercicio. 2.- Actividades realizadas por la sociedad: Cultivos, superficie, volumen, valor aproximado promedio de venta, utilidad promedio. Especie animal, cabezas, producto, volumen, valor aproximado de venta, resultados. 3.- Servicios proporcionados a los socios: Maquila de maquinaria, asistencia tcnica agropecuaria, compra venta de insumos, limpia y seleccin de semillas, maquila de semental, inseminacin artificial. Informar servicios atendidos, unidades de superficie, volmenes y mejoras. Acopio y transformacin de producto, valor agregado. 4.- Ingresos obtenidos por estos conceptos. 5.- Apoyos gestionados y recibidos (fuente, importe y conceptos de inversin). 6.- Crditos obtenidos y pagados (banco, importe, conceptos y bancos). 7.- Asistencia a reuniones, intercambios y cursos. 8.- Ventas realizadas, clientes, volumen. 9.- Personal de la Sociedad (planta, eventual y honorarios). 10.- Maquinaria y Equipo actual (compras, ventas, mantenimiento, renovacin). 11.- Equipo de transporte, equipo de transformacin, equipo de Cmputo. 12.- Aportaciones y donaciones de la sociedad (importe, destino, beneficiarios). 13.- Otros servicios a los socios (contabilidad, ahorro y crdito, mercadeo, calidad. 14.- Asuntos pendientes para atenderse con urgencia y otros adicionales para dar seguimiento este ao que inicia. Nota: dependiendo del tipo de empresa, los puntos pueden variar, sin embargo es lo que generalmente abarcan las informaciones de los Presidentes de los Consejos, y pueden agregar comparativos con otros aos anteriores.

42

5.5.4 Informe de la Situacin Financiera EMPRESA RURAL Hoja 1 de 1 PROCEDIMIENTO: RELACIN DE LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE SOCIOS NIVEL: I VIGENCIA: 2009 CVE. AGO 4.1.04 anexo 3

INFORME DE LA SITUACIN FINANCIERA ESTIMADOS ASAMBLEISTAS: Siguiendo la orden del da en su punto seis, me permito presentar a ustedes el informe de la Situacin Financiera desde el 01 de Enero al 31 de Diciembre del mismo ao. 1.- Cuentas del Activo: cifras obtenidas al 31 de diciembre y comparativo del ao anterior Se analizarn la cuentas de activo como caja y bancos, cuentas por cobrar, inventarios, maquinaria y equipo, materia prima y producto terminado, donaciones y subsidios, construcciones, depreciaciones, comparativos anteriores, y en su caso compra y venta de activos. 2.- Cuentas de Pasivo: Revisar y comentar los pasivos de corto y largo plazo, proveedores, productos de desecho, impuestos por pagar, acreedores diversos y sus comparativos. 3.- Cuentas de Capital: Capital inicial suscrito y pagado, Resultados de ejercicios anteriores, Resultados del ejercicio anterior, aportaciones pendientes de capitalizar, revaluacin de activos. 4.- Estado de Resultados: Ingresos: Ventas totales del ejercicio y su desglose por actividad (si es posible, compra venta de insumos, acopio y comercializacin, maquilas, etc.) y comparativo del ejercicio anterior. Egresos: Gastos de operacin, gastos de ventas, gastos de administracin, gastos financieros, otros egresos de operacin . Utilidad Bruta: Ingresos Totales menos Egresos totales, comparativos y comentarios. Otras Deducciones: Pago de Impuestos, Participacin de los Trabajadores en las Utilidades de la Empresa (PTU). Utilidad Neta Prdida Neta. Propuesta de aplicacin de las utilidades en la sociedad, aplicacin al capital patrimonial y a los fondos constituidos o para constituir.

43

5.5.5 Informe del Consejo de Vigilancia o Comisario EMPRESA RURAL Hoja 1 de 1 PROCEDIMIENTO: REALIZACIN DE LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE SOCIOS NIVEL: I VIGENCIA: 2009 CVE. AGO 4.1 05 anexo 4

INFORME DEL COMISARIO (Opcional, si acepta el apoyo de este tipo el responsable) ESTIMADOS ASAMBLEISTAS: Atendiendo la orden del da en su punto ocho, y de acuerdo a los artculos x, nn, Y, z de la Legislacin vigente y a las clusulas 12x, 16x y 23z, me permito presentar a ustedes el informe del Consejo de Vigilancia de la Empresa Rural, en el perodo del 01 de Enero al 31 de Diciembre del mismo ao. REUNIONES Se asisti a todas las reuniones de Consejo de Administracin, verificndose que se haya realizado de acuerdo a los estatutos, que hubiese qurum para ser realizadas, que se hayan tomado acuerdos, se haya levantado el Acta de Consejo, se diera lectura y aprobacin a la misma, se diera cumplimiento y seguimiento a los acuerdos tomados. REVISIN DE GASTOS En forma selectiva se hicieron revisiones a los gastos y comprobaciones a los mismos, asientos contables y registros de cuentas deudoras y acreedoras. REVISION DE ESTADOS FINANCIEROS Revisin del Balance General y Estado de Resultados por el ejercicio fiscal del 1 de enero al 31 de Diciembre, con las respectivas opiniones y comentarios de la Gerencia y la Tesorera de la Sociedad. COMENTARIOS: Una vez terminado de revisar la documentacin anteriormente comentada, me permito emitir mi opinin favorable al encontrar las operaciones claras y con la aplicacin de los principios de contabilidad generalmente aceptados. Nota: en las Sociedades Annimas, el Presidente del Consejo de corresponde a las funciones de Comisario. Vigilancia

44

5.5.6 Segunda Convocatoria y Orden del Da EMPRESA RURAL Hoja 1 de 1 PROCEDIMIENTO: REALIZACIN DE LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE SOCIOS NIVEL: I VIGENCIA: 2009 CVE. AGO 4.1 06 anexo 5

SEGUNDA CONVOCATORIA: Lugar y Fecha: A TODOS LOS SOCIOS DE LA EMPRESA RURAL En cumplimiento a los artculos Z, NI y TC de la Ley que nos rige, y a las clusulas 1x2, 1x5 y 1x8 de nuestros Estatutos Sociales, se convoca a todos los socios de la EMPRESA RURAL para asistir EN SEGUNDA CONVOCATORIA a la Asamblea General Ordinaria de Socios que se realizar el (fecha y hora) en la bodega de semillas de la Sociedad, bajo el siguiente: ORDEN DEL DIA 1.- Lista de Asistentes y Registro de Socios 2.- Nombramiento del Presidente de la Asamblea y Escrutadores para hacer el conteo de asistentes para toma de acuerdos. 3.- Declaracin de instalacin de la Asamblea 4.- Lectura del Acta de Asamblea Anterior. Por el Secretario del Consejo de Administracin. 5.- Informe de las Actividades Realizadas e el ejercicio fiscal por el perodo 01 de Enero al 31 de Diciembre de 2009 por el Presidente del Consejo de Administracin 6.- Situacin Financiera de la Sociedad. Balance y Estado de Resultados por el mismo perodo por el Tesorero del Consejo de Administracin 7.- Propuesta de Aplicacin de Resultados del Ejercicio, Prdidas y Ganancias por el Tesorero de la Sociedad. 8.- Informe del Comisario Presidente el Consejo de Vigilancia. 9.- Ratificacin de los miembros de los Consejos de Administracin y de Vigilancia cambios determinados por la Asamblea. 10.- Informes de los socios. 11.- Asuntos Generales. 12.- Clausura. Debido a la importancia de los puntos a tratar, se ruega con toda atencin su puntualidad. EL CONSEJO DE ADMINISTRACIN PRESIDENTE SECRETARIO

45

5.6 Asamblea General Extraordinaria de Socios EMPRESA RURAL Hoja 1 de 2 PRODECIMIENTO: REALIZACIN DE LA ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA DE SOCIOS NIVEL: I VIGENCIA: 2009 CVE. 1.- Objetivo: Que la empresa rural cuente con un procedimiento que permita a sus representantes cumplir en tiempo y forma con los ordenamientos jurdicos y estatutarios para proponer a la Asamblea General de Socios las modificaciones a los Estatutos que requiere la Sociedad para actualizar los requerimientos de Ley, incorporar actividades no contempladas en el Objeto Social que no contravengas la Legislacin, actualizar los Estatutos para consolidar la empresa, bien asuntos de acciones realizadas en el perodo que por sus caractersticas no pueden esperar a la celebracin de la prxima Asamblea General Ordinaria. Que la Asamblea de socios se entere de los motivos de los cambios con su respectivo planteamiento y las consecuencias por no tomar la decisin en este momento. Que la Asamblea General Extraordinaria cuenten con elementos que les permitan emitir los acuerdos correspondientes.

2.- Alcances y Responsables: Involucra a toda la Empresa Rural 3.- Bases Jurdicas: Las disposiciones legales que se contemplan en nuestra legislacin vigente para los diferentes tipos de Empresas Rurales, sealan la posibilidad de realizar una Asamblea Anual Extraordinaria de Socios, y determina que puede realizarse en cualquier momento que lo soliciten, a peticin de los Consejos de Administracin y Vigilancia, de un porcentaje de socios (EJEMPLO un 30%) bien a peticin de la Autoridad Judicial.

4.- Procedimiento: El Consejo de Administracin, el Consejo de Vigilancia Comisario y la Gerencia de la Sociedad determinarn en una reunin de urgente la fecha en que debe realizarse la Asamblea, la convocatoria, el lugar y los planteamientos propuesta de acuerdos a presentar. 4.1 La realizacin de la convocatoria debe hacerse observando los plazos que marca la Ley, adems de la publicacin de la misma de acuerdo a los tiempos Estatutarios. Por lo general, el lugar ser el domicilio social de la Empresa alguna de sus instalaciones propias habilitadas que sean vlidas por sus Estatutos y haya espacio suficiente.

46

5.6.1 Procedimiento EMPRESA RURAL Hoja 2 de 2 PRODECIMIENTO: REALIZACIN DE LA ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA DE SOCIOS NIVEL: I VIGENCIA: 2009 4.- Procedimiento (sigue): 4.2 El tiempo ser segn sealen sus Estatutos, pudiendo ser de 2 a 5 das posteriores a la fecha de Convocatoria. 4.3 Se debe considerar alguna otra fecha en caso que no haya qurum y deba hacerse la Asamblea Extraordinaria por segunda convocatoria, segn sus estatutos. 4.4 Una vez determinada la fecha de realizacin, se deber elaborar la orden del da, que abarcar los puntos a tratar, y que por lo general son los que aparecen en el Formato anexo 1, Convocatoria y Orden del Da: 4.10 Preparacin y entrega a los representantes de los socios morales y personas fsicas de su invitacin a la Asamblea General. El Secretario del Consejo y la Gerencia acordarn la forma ms rpida para llevarlo a cabo. 4.11 El da de la Asamblea, se har el Registro de Asistentes, se nombrarn de 2 a 4 escrutadores para el conteo de los Certificados Acciones Presentes y finalmente los socios nombrarn un Presidente de la Asamblea 4.12 Preparacin de los puntos que presentar el Presidente del Consejo a la Asamblea. Los planteamientos a tratar, aparecen en el Anexo 2, Propuestas Asamblea Extraordinaria. Esta informacin ser preparada por la Gerencia de la Sociedad y el Consejo de Administracin 4.13 Preparacin de los que presentar el Presidente del Consejo a la Asamblea. Los puntos a tratar en el informe, aparecen en el Anexo 3, Propuestas de acuerdos y las consecuencias de no aprobarse. El Presidente contar con el apoyo del Consejo y la Gerencia para realizar sus comentarios. 4.14 La propuesta para la modificaciones puntos de acuerdo y cambios, deber ser presentada a la Asamblea Extraordinaria por el Secretario del Consejo de Administracin 4.15 La propuesta de cambios en los Consejos de Administracin y Vigilancia (si se incluye este tema) ser conveniente que alguno de los miembros del los Consejos lo presente y las justifique. 4.16 Elaboracin y aprobacin de los acuerdos de Asamblea, a cargo del Secretario del Consejo de Administracin 4.17 Despedida a cargo del Presidente del Consejo de Administracin Nota: Algunas organizaciones delegan el desarrollo de algunos puntos en las Gerencias, sin embargo el resultado sigue siendo responsabilidad del Consejo.

Anexos

1.- Propuesta de Convocatoria a la Asamblea Extraordinaria y Orden del Da 2.- Propuestas Asamblea Extraordinaria 3.- Propuestas y Comentarios de tomar acuerdos de los asuntos presentados 4.- Propuesta de cambios acordados del Secretario del Consejo de Administracin

47

5.6.2 Convocatoria y Orden del Da EMPRESA RURAL Hoja 1 de 1 PRODECIMIENTO: REALIZACIN DE LA ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA DE SOCIOS NIVEL: I VIGENCIA: 2009 CVE. AGE 4.1-02 anexo 1

CONVOCATORIA Y ORDEN DEL DIA: Lugar y Fecha: A TODOS NUESTROS SOCIOS: En cumplimiento a los artculos Z, NI y TC de la Ley que nos rige, y a las clusulas 1x2, 1x5 y 1x8 de nuestros Estatutos Sociales, se convoca a todos los socios de la EMPRESA RURAL para asistir a la Asamblea General Extraordinaria de Socios que se realizar el 11 de Agosto de 2009 a las 10.00 horas en la bodega de semillas de la Sociedad, bajo el siguiente: ORDEN DEL DIA 1.- Lista de Asistentes y Registro de Socios. 2.- Nombramiento del Presidente de la Asamblea Extraordinaria y Escrutadores para hacer el conteo y determinar si existe el qurum legal para llevarla a cabo. 3.- Declaracin de instalacin de la Asamblea. 4.- Lectura del Acta de Asamblea Extraordinaria Anterior. Por el Secretario del Consejo de Administracin. 5.- Asuntos que motivaron la convocatoria a la Asamblea Extraordinaria de Socios y su justificacin por el Presidente del Consejo de Administracin 6.- Comentarios que afectan benefician a la Sociedad que deben analizarse y tomar los acuerdos respectivos por el Consejo de Administracin y la Gerencia. 7.- Propuesta de Acuerdos por el Secretario del Consejo. 8.- Ratificacin de los miembros de los Consejos de Administracin y de Vigilancia cambios determinados por la Asamblea Extraordinaria (si se presentan). 9.- Asuntos Generales. 10.- Clausura. Con toda atencin se ruega su puntual asistencia en virtud de los puntos a tratar. Atentamente El Consejo de Administracin Presidente del Consejo Secretario del Consejo

48

5.6.3 Acta de No Verificativo EMPRESA RURAL Hoja 1 de 1 PRODECIMIENTO: REALIZACIN DE LA ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA DE SOCIOS NIVEL: I VIGENCIA: 2009 CVE. AGE 4.1-03 anexo 5
NO VERIFICATIVO: EN LA CIUDAD DE (Lugar) SIENDO LAS ___ HORAS DEL DIA (Fecha) SE HACE CONSTAR MEDIANTE EL PRESENTE INSTRUMENTO, EL ACTA DE NO VERIFICATIVO DE LA ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA DE ACCIONISTAS DE LA EMPRESA RURAL. Que fue convocada en tiempo y forma por el Consejo de Administracin en cumplimiento a los artculos Z, NI y TC de la Ley que nos rige, y a las clusulas 1x2, 1x5 y 1x8 de nuestros Estatutos Sociales, habindose invitado a todos los socios de la EMPRESA RURAL, de acuerdo a las copias de acuse de recibo presentadas por el Secretario del Consejo para asistir a la Asamblea General Extraordinaria de Socios que el da (fecha y hora) a las 10.00 horas en la bodega de semillas de la Sociedad. La orden del da de los asuntos a tratar fue la siguiente: ORDEN DEL DIA 1.- Lista de Asistentes y Registro de Socios. 2.- Nombramiento del Presidente de la Asamblea Extraordinaria y Escrutadores para hacer el conteo y determinar si existe el qurum legal para llevarla a cabo. 3.- Declaracin de instalacin de la Asamblea. 4.- Lectura del Acta de Asamblea Extraordinaria Anterior. Por el Secretario del Consejo de Administracin. 5.- Asuntos que motivaron la convocatoria a la Asamblea Extraordinaria de Socios y su justificacin por el Presidente del Consejo de Administracin. 6.- Comentarios que afectan benefician a la Sociedad que deben analizarse y tomar los acuerdos respectivos por el Consejo de Administracin y la Gerencia. 7.- Propuesta de Acuerdos por el Secretario del Consejo. 8.- Ratificacin de los miembros de los Consejos de Administracin y de Vigilancia cambios determinados por la Asamblea Extraordinaria (si se presentan). 9.- Asuntos Generales. 10.- Clausura. En virtud de haber transcurrido (numero) minutos y que el reporte de los escrutadores muestra que aun no se tiene el qurum legal, se levanta la presente Acta de NO VERIFICATIVO de la Asamblea General Extraordinaria de Socios, por lo que queda suspendida su realizacin. Por tal motivo y reiterando su importancia, se acuerda celebrar la Asamblea General Extraordinaria en segunda convocatoria con los socios que asistan para darle validez, de acuerdo a la normatividad vigente. FIRMAS: EL CONSEJO DE ADMINISTRACION LOS SOCIOS QUE QUIERAN HACERLO

EL CONSEJO DE VIGILANCIA

49

5.6.4 Segunda Convocatoria EMPRESA RURAL Hoja 1 de 1 PROCEDIMIENTO REALIZACIN DE LA ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA DE SOCIOS NIVEL: I VIGENCIA: 2009 CVE. AGE 4.1 04 anexo 5

SEGUNDA CONVOCATORIA: Lugar y Fecha: A TODOS LOS SOCIOS DE LA EMPRESA RURAL En cumplimiento a los artculos Z, NI y TC de la Ley que nos rige, y a las clusulas 1x2, 1x5 y 1x8 de nuestros Estatutos Sociales, se convoca a todos los socios de la EMPRESA RURAL para asistir EN SEGUNDA CONVOCATORIA a la Asamblea General Ordinaria de Socios que se realizar el (fecha y hora) en la bodega de semillas de la Sociedad, bajo el siguiente: ORDEN DEL DIA 1.- Lista de Asistentes y Registro de Socios. 2.- Nombramiento del Presidente de la Asamblea Extraordinaria y Escrutadores para hacer el conteo y determinar si existe el qurum legal para llevarla a cabo. 3.- Declaracin de instalacin de la Asamblea. 4.- Lectura del Acta de Asamblea Extraordinaria Anterior. Por el Secretario del Consejo de Administracin. 5.- Asuntos que motivaron la convocatoria a la Asamblea Extraordinaria de Socios y su justificacin por el Presidente del Consejo de Administracin. 6.- Comentarios que afectan benefician a la Sociedad que deben analizarse y tomar los acuerdos respectivos por el Consejo de Administracin y la Gerencia. 7.- Propuesta de Acuerdos por el Secretario del Consejo. 8.- Ratificacin de los miembros de los Consejos de Administracin y de Vigilancia cambios determinados por la Asamblea Extraordinaria (si se presentan). 9.- Asuntos Generales. 10.- Clausura. Debido a la importancia de los puntos a tratar, se ruega con toda atencin su puntualidad. EL CONSEJO DE ADMINISTRACION PRESIDENTE SECRETARIO

50

5.6.5 Temas a tratar en la Asamblea General Extraordinaria EMPRESA RURAL Hoja 1 de 1 PRODECIMIENTO: REALIZACIN DE LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE SOCIOS NIVEL: I VIGENCIA: 2009 CVE. AGE 4.1-05 anexo 2 ASAMBLEA EXTRAORDINARIA Lugar y Fecha:

ESTIMADOS ASAMBLEISTAS: En desahogo del punto nmero 5 de la Orden del Da, me permito presentar a ustedes los puntos que se prepararon y que son de atencin inmediata, razn por la cual fue convocada esta reunin extraordinaria. 1.- Modificacin a los Estatutos Planteamientos para lograr la consolidacin de la Sociedad y que requieren cambios a los Estatutos Constitutivos y para responder a las modificaciones a la Legislacin vigente. Modificaciones, eliminacin incorporacin de clusulas. 2.- Incrementos al Capital Cambios por incremento en el capital fijo y emisin de nuevas series de certificados ttulos accionarios. 3.- Asuntos urgentes en la operacin de la sociedad 4.- Ratificacin de los miembros de los Consejos de Administracin y de Vigilancia cambios determinados por la Asamblea Extraordinaria (si se presentan) 5.- Asuntos Generales

El Presidente del Consejo de Administracin.

51

5.6.6 Propuestas en la Asamblea General Extraordinaria EMPRESA RURAL Hoja 1 de 1 PROCEDIMIENTO: REALIZACIN DE LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE SOCIOS NIVEL: I VIGENCIA: 2009 CVE. AGE 4.1 06 anexo 3

PROPUESTAS ASAMBLEA EXTRAORDINARIA ESTIMADOS ASAMBLEISTAS: Siguiendo la Orden del Da en su punto siete me permito presentar a ustedes las propuestas de modificaciones a los Estatutos vigentes de la Sociedad, de acuerdo a la Legislacin vigente. 1.- Modificaciones: Clusula Num. Xx Dice: Debe decir: Motivo: 2.- Ampliacin de Capital: Clusula Num. Dice: _____________________________Debe Decir Motivo: 3.- Incorporacin de nuevas clusulas: _____________________________Debe Decir: Motivo: 4.- Eliminacin de Clusulas: ____________________________Deca: Motivo: 5.- Otros Asuntos Urgentes de Atender: Propuesta de acuerdo: Acuerdo de la Asamblea: 6.- Ratificacin de los miembros de los Consejos de Administracin y de Vigilancia cambios determinados por la Asamblea Extraordinaria (si se presentan) Propuesta de Acuerdo Acuerdo de la Asamblea 7.- Fundamentos Legales para realizar los cambios 8.- Propuesta de acuerdos tomados en la Asamblea General Extraordinaria

52

5.7 Consejo de Administracin 5.7.1 Informe Mensual TTULO Informacin Mensual para el Consejo de Admn. 1. Objetivo Determinar el procedimiento para elaborar la Informacin Mensual para el Consejo de Administracin. 2. Alcance Este procedimiento aplica a los Funcionarios de la Empresa y al Consejo de Administracin en forma mensual y tendr como lmite de elaboracin la segunda semana de cada mes. 3. Responsabilidades 3.1 Es responsabilidad de la Direccin General presentar el informe mensual de actividades en cada reunin ordinaria mensual de Consejo de Administracin, y conocer el calendario anual de reuniones que emite el Consejo en el primer mes del ao. 3.2 Es responsabilidad de las Gerencias de Administracin y Finanzas y la de Servicios Integrados, entregar a la Direccin General el informe del avance del Plan de Negocios realizado en el periodo que se va a informar al Consejo de Administracin. 3.3 Es responsabilidad de la Direccin General elaborar el informe mensual para el Consejo de Administracin. 3.4 Es responsabilidad del Secretario del Consejo de Administracin, auxiliado por la Direccin General, tomar los acuerdos por escrito de las reuniones y elaborar el Acta correspondiente. 4. Procedimiento 4.1 Con una anticipacin de cuatro das hbiles previos a la celebracin de la reunin ordinaria del Consejo de Administracin, cada Gerencia deber entregar a la Direccin General su avance realizado dentro del periodo en que se informa. 4.2 La Direccin General presentar un documento el cual ser entregado a cada miembro del Consejo y que deber incluir los siguientes puntos: 4.2.1 Desahogo de asuntos pendientes de las reuniones anteriores de Consejo de Admn. REFERENCIA 4.9 Cdigo DG- 4.9-01 NIVEL II Pg. 1/3

53

TTULO Informacin Mensual para el Consejo de Admon.

REFERENCIA 4.9 Cdigo DG- 4.9-01

NIVEL II Pg. 2/3

4.2.2 Resumen de las actividades realizadas por la empresa durante el periodo en que se informa, y que incluyen aquellas en que particip el Consejo de Administracin, los Funcionarios, y otras que hayan sido relevantes para el desarrollo de la empresa 4.2.3 Actividades realizadas en la Gerencia de Servicios Integrados. 4.2.3.1 Nmero de Empresas participantes. 4.2.3.2 Servicios Proporcionados. 4.2.3.3 Resultados del servicio prestado. 4.2.3.4 Empresarios y empleados de empresas beneficiadas. 4.2.3.5 Personas internas y externas a la empresa utilizadas. 4.2.3.6 Identificacin de oportunidades de negocios en el periodo. 4.2.3.7. Seguimiento a Empresas Atendidas. 4.2.4 Informacin de la Gerencia de Administracin y Finanzas. 4.2.4.1 Balance General y Estado de Resultados al cierre del mes. 4.2.4.2 Anlisis del Presupuesto de Ingresos y Egresos. 4.2.4.3 Plantilla de personal existente. 4.2.4.4 Cumplimiento de obligaciones fiscales y legales en el mes. 4.2.4.5 Comparativo de estados financieros respecto al mes y ao anterior. 4.2.5 Solicitudes de los Socios y Solicitudes de Admisin a la Sociedad. 4.2.5.1 Presentacin del Dictamen de Admisin. 4.2.5.2 Resultados de la investigacin aplicada al solicitante. 4.2.5.3 Integracin del expediente. 4.2.6 Otros asuntos por atender en el seno del Consejo de Administracin. 4.2.6.1 De la Mesa Directiva. 4.2.6.2 De los Consejeros y Socios. 4.2.6.3 De los Cuerpos Colegiados. 4.2.6.4 De la Direccin General. 4.2.6.5 De clientes y proveedores. 4.3 La informacin recabada deber ser vaciada en el formato correspondiente.

5. Registros Reporte de Actividades realizadas por la Direccin General y Consejo de Administracin. Reporte de Resultados en la Gerencia de Servicios Integrados.

54

TTULO Informacin Mensual para el Consejo de Admon.

REFERENCIA 4.9 Cdigo DG- 4.9-01

NIVEL II Pg. 3/3

Reporte de resultados en la Gerencia de Administracin y Finanzas Reporte de Resultados en Actividades de Promocin. Dictamen de Admisin a la Sociedad.

6. Anexos A. Formato de informacin mensual al Consejo de Administracin. B. Formato de Dictamen de Admisin de Socios a la Organizacin Rural.

55

4.7.2 Acuerdos de Consejo de Administracin H. CONSEJO DE ADMINISTRACION

DESAHOGO DE ACUERDOS ANTERIORES:

INFORME DE ACTIVIDADES REALIZADAS:

PERIODO:

FECHA:

ACTIVIDAD:

ASISTENTE / RESPONSABLE

R E S U L T AD O S:

C O M E N T A R I O S:

ACUERDO: ACTIVIDAD:

R E S U L T AD O S:

C O M E N T A R I O S:

ACUERDO:

OTRAS ACTIVIDADES: CIFRAS DE INFORME:

56

GERENCIA DE ADMINSTRACION Y FINANZAS: INFORME DE ACTIVIDADES REALIZADAS: PERIODO:

PLANTILLA DE PERSONAL: AVANCE PRESUPUESTAL:

ACTUAL: REAL: DIFERENCIA

ANTERIOR: PROGRAMA:

COBRANZA JUDICIAL: NUMERO: PENDIENTES POR ENVIAR: COBRANZA ADMINISTRATIVA: NUMERO: BIENES ADJUDICADOS: NUMERO:

IMPORTE: POR: IMPORTE:

COBRANZA EXTRAJUDICIAL: NUMERO: IMPORTE:

IMPORTE:

BIENES EN DACION DE PAGO: NUMERO: IMPORTE:

GERENCIA DE SERVICIOS INTEGRADOS: SERVICIOS OTORGADOS: AVANCES: OTROS :

__________________________________, A ________DEL MES DE _________________________________DE 200_______.

57

4.8 Admisin de Socios TTULO Admisin de Socios 1. Objetivo Este procedimiento define los lineamientos para la recepcin, investigacin, calificacin, aceptacin rechazo de las solicitudes que presenten las personas fsicas y morales interesadas en ingresar a la Organizacin Rural. REFERENCIA 4.1 Cdigo ADM.4.1-01 NIVEL I Pg. 1/5

2. Alcance Este procedimiento aplica para todo productor empresario que acuda a la Organizacin y solicite ser admitido como socio.

3. Responsabilidades 3.1 Es responsabilidad de la Direccin General coordinar las actividades correspondientes a la admisin de socios. 3.2 Es responsabilidad de la Direccin General la vigilancia del desarrollo y de la ejecucin de este Procedimiento, y controlar los cambios que se lleven a cabo bajo su respectiva aprobacin. 3.3 Es responsabilidad de la Direccin General y la Gerencia de Servicios Integrados dar a conocer ampliamente al aspirante a socio los servicios que la Organizacin Rural puede ofrecerle , as como las obligaciones que contrae cuando es aceptado como socio. 3.4 Es responsabilidad del Consejo de Administracin analizar, aprobar rechazar la admisin de un nuevo accionista. 3.5 Es responsabilidad de la Direccin General dar a conocer al productor empresario solicitante la resolucin tomada por el Consejo de Administracin. 3.6 Es responsabilidad de los Funcionarios dar la bienvenida al nuevo socio a la Organizacin Rural. 3.7 Es responsabilidad de la Gerencia de Servicios integrar el expediente correspondiente al nuevo socio de la Organizacin Rural.

58

4.8.1 Preocedimientos TTULO Admisin de Socios REFERENCIA 4.1 Cdigo ADM 4.1-01 NIVEL I Pg. 2/5

Recomendacin: Se recomienda a los responsables de la Admisin de Socios, tomar en cuenta la calidad moral de los solicitantes, y en algunos casos de considerarse necesario solicitar que la solictud de admisin venga avalada con la recomendacin de un Socio, el cual recomiende ampliamente su ingreso a la Sociedad, tratando siempre que ninguna persona que ingrese a la Organizacin vaya a darle una mala imagen a travs de su mal comportamiento o incumplimiento de sus compromisos y obligaciones con la Organizacin, lo cual lleve a conflictos internos que desestabilicen y afecten el buen funcionamiento de la Empresa.

4. Procedimiento 4.1 Cuando el productor empresario acude a la Organizacin con el fin de obtener informes acerca de los servicios que la Organizacin ofrece, se le dar a conocer lo siguiente: 4.1.1 Se le deber informar respecto de lo que la Organizacin Rural es y de lo que ofrece. 4.1.2 Se le explicar que su ingreso depender del anlisis que se haga a su empresa, y que la seleccin rigurosa de los solicitantes da como resultado el ingreso a la Organizacin de personas fsicas morales con amplia solvencia moral, porque as se evitan riesgos de admitir en la Sociedad a personas que no renan las caractersticas, ya que con eso se se redce el riesgo de irrecuperabilidad de adeudos por servicios prestados; y por otra parte con el socio hacer negocios seguros y exitosos. 4.1.3 Se dar a conocer al productor empresario solicitante que en la Organizacin la premisa es la absoluta confidencialidad con que se analiza toda la informacin que se presenta, tanto para la investigacin de la misma como para el dictamen la sancin. Tambin se le informar que el costo que representa la investigacin deber ser cubierto por l mismo. 4.1.4 Se advertir al interesado que el anlisis de la solicitud de admisin y la resolucin que se toma, se hace en forma colegiada, secreta y con los elementos para realizar una buena decisin, y en el caso de ser aceptado, deber cumplir con los derechos y obligaciones que en ese momento se le darn a conocer. 4.1.4.1 En forma especfica, en caso de personas que soliciten su ingreso para hacer uso del Servicio de Caja y Tesorera y el de Inversiones, por acuerdo del Consejo de Administracin , ser la Direccin General quien apruebe el ingreso de las mismas, informndole al Consejo de Administracin en la reunin inmediata.

59

TTULO Admisin de Socios

REFERENCIA 4.1 Cdigo ADM 4.1-01

NIVEL I Pg. 3/5

4.1.4.2 Se deber aclarar a los solicitantes de este servicio, que podr estar invirtiendose en capital de riesgo, por lo que las ganancias que se obtengan dependern del rendimiento que generen las inversiones realizadas. 4.1.5 Finalmente, si el aspirante a socio se muestra interesado, le ser entregado el formato de solicitud de admisin, y el listado de documentos requeridos para el Ingreso. Tambin se le aclarar al interesado que para poder ser atendido en entrevista por el funcionario de la Organizacin, deber traer llenado el formato de la Solicitud de Admisin, y tener completa la informacin solicitada; pues en caso contrario, la persona no ser atendida. 4.1.6 En la misma visita, el interesado concertar una cita con el funcionario de la Sociedad si lo considera pertinente, bien llamar posteriormente para concertarla. 4.2 Una vez que el interesado acude a la Organizacin , de manera previa a la entrevista, se verificar que la documentacin solicitada est completa.

4.2.1 Si la informacin est completa, el interesado podr pasar a la entrevista; si no lo est, se solicitar al productor empresario completar la informacin solicitada para poderle dar seguimiento a su solicitud de admisin. 4.3 El aspirante a socio pasa a entrevista con el funcionario de la Organizacin , quien analizar la Solicitud de Admisin y la documentacin requerida apoyndose en el perfil del socio de la Organizacin ; y define de manera general si el solicitante es candidato elegible para la Organizacin . Si la persona interesada no cumple con el perfil del socio, se le explicarn las razones que justifiquen el porqu no es aceptado y le ser devuelta toda la documentacin. En caso favorable, se le recibir la Solicitud de Admisin junto con la documentacin solicitada para el Ingreso. 4.4 El funcionario de la Organizacin Rural explicar al candidato viable la metodologa y requisitos que debe seguir y cubrir respectivamente para poder ser socio de la Organizacin. 4.5 En la misma entrevista, el funcionario de la Organizacin concertar una cita con el interesado en su rancho negocio para que le sea aplicado el cuestionario de Diagnstico Empresarial. La documentacin entregada ser sometida a verificacin por el personal de la Organizacin y/o con empresas consultoras contratadas especficamente para esta actividad.

60

TTULO Admisin de Socios

REFERENCIA 4.1 Cdigo ADM 4.1-01

NIVEL I Pg. 4/5

4.5.1 En caso de que el solicitante sea una persona moral se deber analizar el Acta Constitutiva, los socios principales, la composicin accionaria y la vigencia del Represntante Legal o la existencia del poder notarial de la(s) persona(s) que firman la solicitud d admisin y que tengan la capacidad jurdica para obligarse por su empresa. 4.5.2 Es conveniente pedirle al socio activo que recomienda una Solicitud de Admisin de una persona fsica o moral, que manifieste por escrito, incluyendo su opinin con respecto a la conveniencia en apoyar esta solicitud en el seno del Consejo de Administracin. 4.6 Una vez aplicado el cuestionario, y certificada la veracidad de la informacin requerida, se deber elaborar el reporte de diagnstico empresarial el cual ser presentado ante el Comit de Admisin para su anlisis y revisin. 4.7 Si el anlisis realizado no cumple con l as premisas establecidas, se le informar a la persona interesada que su solicitud de admisin no procede. Por el contrario, si el anlisis resulta favorable, se elaborar el resumen ejecutivo correspondiente para ser presentado ante el Consejo de Administracin el cual se integra con la Solicitud de Admisin, el reporte del diagnstico empresarial (dictmen) y el plan de negocios propuesto a desarrollar en la empresa del solicitante. El resumen ejecutivo deber ser presentado por el Director General de la Organizacin Rural . 4.7.1 De acuerdo al Acta Constitutiva de la Organizacin , ser facultad del Consejo de Administracin resolver las Solicitudes de Admisin de los nuevos socios, correspondiendo a la Asamblea General la ratificacin o rectificacin de stas. 4.8 La Direccin General deber notificar al aspirante en ingresar a la Organizacin la resolucin tomada por el Consejo de Administracin; y, en caso de haber sido aceptado, tambin le dar a conocer el Capital Social que le fue aprobado suscribir. 4.8.1 Si la solicitud se difiere, es con la finalidad de requerir a la persona interesada bien al representante legal, acudir a las oficinas de la Organizacin con el objeto de pedirle que proporcione la informacin adicional que haya sido requerida por el Consejo de Administracin para poder estar en condiciones de volver a presentar su solicitud en la siguiente reunn del Consejo de Administracin. 4.8.2 Si la solicitud fuera rechazada por el Consejo, le ser notificado al aspirante cules fueron las razones que se tomaron en cuenta para emitir el dictamen negativo, con la finalidad de devolverle la documentacin entregada, si sta es requerida por el mismo.

61

TTULO Admisin de Socios

REFERENCIA 4.1 Cdigo ADM 4.1-01

NIVEL I Pg. 5/ 5

4.9 Posteriormente la Direccin General convocar al nuevo socio para que acuda a las oficinas de la Organizacin Rural con el objeto de brindarle la bienvenida y proporcionarle informacin sobre los fines que persigue la Organizacin, sus derechos y obligaciones como socio y su compromiso de capacitacin y crecimiento. 4.9.1 En la misma visita, el nuevo socio deber llenar y firmar la documentacin que acredite su ingreso a la Sociedad; para ello, el socio o su representante legal, cubrir el recibo de caja que ampara el importe de las acciones adquiridas; este recibo deber ser canjeado por los ttulos correspondientes en forma posterior. 4.9.2 Finalmente, se har la presentacin de todo el personal de la Organizacin Rural y se le describir el trabajo que realiza cada uno de ellos, con el objeto de que sepa con quien debe de dirigirse en los asuntos que tenga con la Organizacin. 4.10 Toda la informacin recabada del nuevo socio ser vaciada en el Sistema de Informacin Empresarial de la Organizacin Rural.

5. Registros Solicitud de admisin de Socios Acta de Admisin de Socios.

6. Anexos Solicitud de Admisin

62

4.8.2 Solicitud de Admisin (Persona Fsica)

Persona Fsica

REFERENCIA 4.1 Solicitud de Cdigo Admisin de Socios ADM 4.1-02 Fecha de Solicitud:

TTULO

NIVEL I Pg. 1 de 2

Nombre: Fecha de Nacimiento: Lugar de Nacimiento: Nacionalidad: Actividad: R.F.C.

Referencias Bancarias: Nombre: Direccin: Telfono: Nombre: Direccin: Telfono:

Referencias Comerciales: Nombre: Direccin: Telfono: Nombre: Direccn: Tel{efono:

Nmero de Acciones Solicitadas:

Firma del Solicitante

63

REFERENCIA 4.1 Solicitud de Cdigo Admisin de Socios ADM 4.1-02 Fecha de presentacin al Comit de Admisin: Reunin de Comit de Admisin: Dictamen:

TTULO

NIVEL I Pg. 2 de 2

Firmas del Comit:

DOCUMENTACIN SOLICITADA: 1. Acta Constitutiva de la Sociedad. 2. Poder Notarial del o los representantes legales de la Sociedad 3. Identificacin Oficial del o los representantes legales de la Sociedad 4. Registro Federal de Contribuyente (R.F.C.) 5. Comprobante de Domicilio 6. Cartas de recomendacin bancarias (2) 7. Cartas de recomendacin comerciales (2) * Toda la documentacin deber ser presentada en original y copia simple para su cotejo.

64

4.8.3 Solicitud de Admisin (Persona Moral)

Persona Moral

REFERENCIA 4.1 Solicitud de Cdigo Admisin de Socios ADM 4.1-03 Fecha de Solicitud:

TTULO

NIVEL I Pg. 1 de 2

Nombre de la Empresa: Fecha de Constitucin: Representante Legal: Actividad:

R.F.C.

Referencias Bancarias: Nombre: Direccin: Telfono: Nombre: Direccin: Telfono:

Referencias Comerciales: Nombre: Direccin: Telfono: Nombre: Direccin: Telfono:

Nmero de Acciones Solicitadas:

Firma del Solicitante

65

REFERENCIA 4.1 Solicitud de Cdigo Admisin de Socios ADM 4.1-03 Fecha de presentacin al Comit de Admisin: Reunin de Comit de Admisin: Dictamen:

TTULO

NIVEL I Pg. 2 de 2

FIRMAS DEL COMIT:

DOCUMENTACIN SOLICITADA: 1. Acta Constitutiva de la Sociedad. 2. Poder Notarial del o los representantes legales de la Sociedad 3. Identificacin Oficial del o los representantes legales de la Sociedad 4. Registro Federal de Contribuyente (R.F.C.) 5. Comprobante de Domicilio 6. Cartas de recomendacin bancarias (2) 7. Cartas de recomendacin comerciales (2) * Toda la documentacin deber ser presentada en original y copia simple para su cotejo.

66

4.8.4 Comit de Admisin TTULO Comit de Admisin 1. Objetivo: Dictaminar las solicitudes de admisin de socios, en base al cumplimiento de los requisitos fijados por la Organizacin en la Gua General de Operacin (4.1 Admisin de Socios). REFERENCIA 4.1 Cdigo ADM 4.1-04 NIVEL I Pg. 1 de 2

2. Alcance: Funcionarios y empleados de la Organizacin. Integrantes del Consejo de Administracin y del Comit de Admisin de Socios.

3. Responsabilidades: 3.1 Es responsabilidad de la Direccin General la presentacin de las solicitudes de admisin de socios completamente requisitadas, ante el Comit de Admisin de Socios. 3.2 Es responsabilidad del Comit de Admisin de Socios dictaminar las solicitudes presentadas. 3.3 Es responsabilidad del Consejo de Administracin la aprobacin del Ingreso de nuevos socios a la Organizacin.

4. Procedimiento: 4.1 Dictamen de solicitudes de admisin de socios El Comit de Admisin deber elaborar un calendario de reuniones para sancionar las solicitudes de admisin de socios. El Comit de Admisin deber de sancionar las solicitudes de admisin, en base al cumplimiento de los requisitos establecidos en la Gua para la Admisin de Socios. El dictamen que emita el Comit de Admisin de Socios puede ser : 4.1.1. Solicitud Aprobada, cuando el solicitante cumpla con todos los requisitos marcados la Sociedad, establecidos en la Gua de Admisin de Socios. 4.1.2. Solicitud Condicionada, cuando al solicitante le falte cubrir alguna informacin o documento exigido por la sociedad, o que a juicio del Comit de Admisin se requiera de alguna aclaracin. 4.1.3. Solicitud Rechazada, cuando el solicitante no cumpla con el perfil de socio exigido por la Organizacin.

67

TTULO Comit de Admisin

REFERENCIA 4.1 Cdigo ADM 4.1-04

NIVEL I Pg. 2 de 2

4.2 El Comit de Admisin deber elaborar una acta, donde se relacionen las solicitudes presentadas para su sancin, mencionando el dictamen final como resultado de su anlisis y estudio. 4.3 El acta del Comit de Admisin de Socios, deber ser presentada en la Reunin de Consejo de Administracin para su conocimiento y aprobacin. 4.4 La Direccin General de la Organizacin , ser la responsable de dar cumplimento a los acuerdos que tome el Consejo de Administracin, en relacin a las solicitudes de admisin presentadas, notificando al solicitante el resultado de su solicitud.

5. Registros: 5.1 La solicitud de admisin del socio, una vez sancionada deber de ser integrada al expediente del solicitante. 5.2En caso de haber sido aprobada la solicitud de admisin, y una vez que el solicitante haya suscrito y pagado sus acciones, deber de ser registrado en el Libro de Registro de Accionistas de la Sociedad.

6. Anexos: Solicitudes de Admisin

68

4.8.5 Acta de Admisin de Socios TTULO Acta de Admisin de Socios Nmero de Reunin REFERENCIA 4.1 Cdigo ADM 4.1-05 FECHA: NIVEL I Pg. 1 de 1

Nombre del Solicitante

Fecha de Solicitud

Nmero de Acciones Solicitadas

Dictamen

Nombre y Firma Presidente

Nombre y Firma Secretario

69

4.9 Baja de Socios TTULO Gua para Baja de Socios 1. Objetivo: Mantener siempre la imagen y credibilidad de la Organizacin a travs del cumplimiento de los estatutos sociales, as como de las polticas y procedimientos de operacin establecidos por la Organizacin. REFERENCIA 4.1 Cdigo BAJ 4.1-01 NIVEL I Pg. 1 de 2

2. Alcance: Todos los socios integrantes de la Organizacin.

3. Responsabilidades: 3.1 Es responsabilidad de la Direccin General vigilar que los socios de la Organizacin, den cumplimiento a los dispuesto en los estatutos de la Sociedad y a lo establecido en la Gua Operativa. 3.2 Es responsabilidad de la Direccin General reportar ante el Consejo de Administracin, la conducta negativa que presente algn socio y que merezca ser sancionada. 3.3 Es responsabilidad del Consejo de Administracin el sancionar las conductas negativas o contrarias que afecten la imagen o buen funcionamiento de la Sociedad. 3.4 Es responsabilidad de la Direccin General dar trmite ante el Consejo de de Administracin la solicitud de baja que presente un socio por voluntad propia y por asi convenir a su intereses.

70

4.9.1 Procedimiento TTULO Guia para Baja de Socios 4. Procedimiento: 4.1 Baja de Socios: Para que un socio de la Organizacin Rural, sea dado de baja, la Direccin General deber de presentar una solicitud por escrito dirigida al Consejo de Administracin, anexando la informacin y documentacin que detalle la causa o motivo que justifique presentar dicha solicitud, pudiendo ser entre otras causas las siguientes: 4.1.1. Que el socio se dedique a actividades ilcitas. 4.1.2. Que viole los estatutos de la Sociedad en cualquiera de sus partes. 4.1.3. Que deje de cumplir con los compromisos contrados con la Sociedad, y que esto ponga en riesgo la estabilidad de la Organizacin. 4.1.4. Que proporcione informacin falsa a la Sociedad con el fin de conseguir un servicio o beneficio particular de sta. 4.1.5. Que no pague las acciones solicitadas y aprobadas por el Consejo de Adninistracin en el tiempo permitido para ello. 4.1.6. A solicitud del socio, por voluntad propia, por as convenir a sus intereses. Una vez aprobada por Consejo de Administracin la solicitud de baja se le notificar al socio la resolucin de este Organo Colegiado. REFERENCIA 4.1 Cdigo BAJ 4.1-01 NIVEL I Pg. 2 de 2

5. Registros: 5.1 La solicitud de baja, una vez autorizada por el Consejo de Administracin deber de ser archivada en el expediente del socio. 5.2 Se deber de asentar el movimiento de baja en el Libro de Registro de Accionistas.

6.- Anexos: A.- El Socio deber de devolver a la Sociedad los ttulos accionarios o bien el certificado de depsito de las acciones que le haya entregado la Organizacin.

71

4.9.2 Ratificacin de retiro de socios de la Organizacin

CEDULA DE RATIFICACION DE RETIRO

__________________a _____de ____________________de 200_____.

SR. Director General Presente

Por este conducto me dirijo a Ustedes, para ratificar mi decisin de no continuar como socio accionista de esa Organizacin Rural, por lo que solicito se continue con los trmites correspondientes ante el H. Consejo de Administracin, para finiquitar la transferencia de mis acciones a quien este apruebe. El nmero de acciones que tengo suscritas y pagadas en esta Organizacin corresponde a: N de Acciones: Importe Total:

Solicitante Nombre y Firma

Para uso exclusivo de la Organizacin: Saldo Acreedor: Comentarios: Saldo Deudor:

PROPUESTA PARA LA REUNION DE CONSEJO DE ADMINISTRACION: Fecha de Reunin: Acuerdo: Fecha de Notificacin al Solicitante: Responsable:
72

4.9.3 Acta de Consejo de Administracin para Baja de Socios TTULO Acta de Consejo para Baja de Socios Nmero de Reunin: REFERENCIA 4.1 Cdigo BAJ 4.1-03 Fecha: NIVEL I Pg. 1 de 1

Nombre del Socio

Fecha de Solicitud

Nmero de Acciones del Socio

Dictamen

Nombre y Firma Presidente

Nombre y Firma Secretario

73

4.9.4 Notificacin de Baja de Socios TTULO Notificacin Baja de Socios REFERENCIA 4.1 Cdigo BAJ 4.1-04 NIVEL II Pg. 1 de 1

Fecha:

SR. Direccin:

(Nombre del Socio)

Por este conducto, nos permitimos notificarle el acuerdo del Consejo de Administracin en su sesin nmero de fecha donde se aprob la baja de Usted como miembro de esta Organizacin Rural . Por lo anterior, deber presentarse en las oficinas de esta Sociedad, para realizar el trmite correspondiente, poniendonos a sus ordenes para cualquier aclaracin al respecto.

Atentamente

Director General

C.C. Consejo de Adminitracin

74

4.9.5 Solicitud de Tranferencia de Ttulos Accionarios o Certificados de Aportacin SOLICITUD DE TRANSFERENCIA DE TTULOS ACCIONARIOS O CERTIFICADOS DE APORTACIN

_______________________a ____ de ________________de 200_____.

H. CONSEJO DE ADMINISTRACION Organizacin Rural . . . Presente

Por este conducto me dirijo a Ustedes para solicitar de la manera mas atenta se sirvan aprobar la transferencia de _____________ acciones que tengo suscritas y pagadas en esa Organizacin Rural, en favor de la o las personas que Ustedes tengan a bien desiganar. Los ttulos accionarios que poseo son: Acciones de Serie "A" Acciones de Serie "B" Importe: Importe:

El motivo de mi retiro obecede a :

Esperando verme favorecido en mi solicitud, quedo de Ustedes

Atentamente, El Solicitante Nombre y Firma

75

4.9.6 Respuesta a Solicitud de Transferencia de Acciones o Certificados de Aportacin ________________________,a _____de___________________de 200_____

SR. Direccin: Poblacin: Municipio: Estado: Cdigo Postal:

Estimado Accionista:

Nos referimos a la solicitud de transferencia de sus Ttulos Accionarios que present al H.Consejo de Administracin de esta Organizacin el pasado mes de ___________de 200____. Al respecto le comunicamos que hemos turnado su peticin al Consejo de Administracin para su correspondiente aprobacin, de acuerdo a los estatutos. Es de nuestro inters comentarle que uno de nuestros objetivos como Organizacin Rural es la de promover el desarrollo de las micro, pequeas y medianas empresas asociadas con diversos servicios para su negocio como son los siguientes: Asesora Fiscal y Contable. Capacitacin. Servicios de Comercializacin. Asesoria empresarial integral. Avaluos. Mesa de Seguros. Inversiones. Correo Electrnico. Servicios de Internet. Por lo anterior, queremos invitarle a seguir formando parte de esta Organizacin Rural, toda vez que Usted es una persona de reconocida solvencia moral, distinguiendose como uno de los accionistas que le dan imagen y prestigio a esta Organizacin. Permitanos recordarle los diversos servicios y negocios que podemos ofrecerle a travs de nuestra Gerencia de Servicios Integrados.

Atentamente,
_________________________________________________________

Director General
76

4.10 Administracin 4.10.1 Anlisis de Puestos TTULO Anlisis de Puestos 1. Objetivo Este procedimiento define las actividades que el encargado del rea de Recursos Humanos y jefes inmediatos respectivos deben llevar a cabo para realizar el anlisis de nuevos puestos y los ya existentes. REFERENCIA 4.4 Cdigo RH.4.4-01 NIVEL II Pg. 1/3

2. Alcance Este procedimiento aplica a todo puesto nuevo que se integra a las diferentes reas de la Organizacin Rural: Gerencia de Administracin y Finanzas, Gerencia de Servicios Integrados y la Direccin General.

3. Responsabilidades 3.1 Es responsabilidad de la Gerencia de Administracin y Finanzas coordinar las acciones correspondientes al anlisis de puestos. 3.2 Es responsabilidad de la Gerencia de Administracin y Finanzas controlar los cambios que se lleven a cabo, bajo su respectiva aprobacin, as como la revisin del mismo.

4. Procedimiento 4.1 El encargado de Recursos Humanos, apoyado en los Gerentes de cada una de las reas de la Organizacin, deber actualizarse contnuamente para el anlisis de puestos de acuerdo al desarrollo y crecimiento que vaya teniendo la Organizacin, identificando las necesidades de personal que se requieran, y las caracteristicas que ste deber tener, para lo cual deber evaluar el desempeo del personal, los materiales y equipos de de trabajo, los procedimientos, los productos y servicios que ofrece la Organizacin. 4.2 El encargado de Recursos Humanos apoyado con los gerentes de cada rea identificarn los puestos existentes que se van a actualizar a travs del anlisis de puestos o bien aquellos de nueva creacin. 4.3 Para los puestos ya existentes, se iniciar con la recoleccin de informacin a travs de la aplicacin, por parte del encargado de Recursos Humanos del cuestinario de anlisis de puestos (Anexo A) el cual cubre las siguientes reas:

77

TTULO Anlisis de Puestos

REFERENCIA 4.4 Cdigo RH.4.4-01

NIVEL II Pg. 2/3

4.3.1 Posicin e identificacin 4.3.2 Deberes y responsabilidades 4.3.3 Caractersticas Humanas y Condiciones de Trabajo 4.3.4 Normas de Desempeo o Rendimiento 4.4 La aplicacin de dicho cuestionario ser a travs de entrevistas directas con el personal que corresponda a cada puesto y posteriormente con el jefe inmediato para corroborar la informacin proporcionada. 4.5 Posteriormente se proceder a la aplicacin de la informacin obtenida del anlisis de puestos dentro de los siguientes puntos: 4.5.1 Descripcin de Puestos (Anexo B) 4.5.2 Especificaciones de Puestos (Anexo C) 4.5.3 Normas de Desempeo o rendimiento en el puesto. 4.6 La aplicacin de la informacin obtenida de anlisis de puestos deber desarrollarse en el orden que se menciona en el punto 4.5. 4.7 Para el desarrollo de la descripcin de puestos y especificaciones de puestos, se har uso de los formatos establecidos, y stos sern aplicados por el encargado del rea de Recursos Humanos. 4.8 Para los puestos de nueva creacin, el encargado de Recursos Humanos y el Gerente del rea correspondiente al nuevo puesto, definirn y desarrollarn las cualidades y condiciones de trabajo que dicho puesto requiere cumpliendo con los puntos que seala el cuestionario para recoleccin de anlisis de puestos (Anexo A) 4.8.1 Posicin e identificacin 4.8.2 Deberes y responsabilidades 4.8.3 Caractersticas Humanas y Condiciones de Trabajo 4.8.4 Normas de Desempeo o Rendimiento 4.9 Una vez definidas las caractersticas y requisitos del nuevo puesto, se seguir el mismo procedimiento de aplicacin de informacin de anlisis de puestos existentes.

5. Registros Descripciones de Puestos Especificaciones de Puestos.

78

TTULO Anlisis de Puestos 6. Anexos A. Formato de Descripcin de Puestos.

REFERENCIA 4.4 Cdigo RH.4.4-01

NIVEL II Pg. 3/3

79

4.10.2 Perfil de Puestos - Director General TITULO Perfil del Puesto REFERENCIA 4.4 Cdigo RH 4.4-02 NIVEL II Pg. 1 de 1

NOMBRE DEL PUESTO: DIRECCION GENERAL DESCRIPCION GENERICA: Responsable de la Administracin de la Organizacin Rural. LINEAS DE MANDO: Superior: Inferior: Colateral: Consejo de Administracin. Gerencia de Administracin y Finanzas y Gerencia de Servicios Integrados. Ninguno

RESPONSABILIDADES: Ejecutar * las instrucciones del Consejo de Administracin. Representar a la Organizacin Rural ante las instituciones pblicas y privadas * Elaborar * el Plan de Negocios Anual. Informar * sobre el avance del Plan de Negocios Contratacin * de Personal Control * del Activo de la Organizacin Rural. Control * de las cuentas Bancarias Pago a * Proveedores Autorizacin * de Gastos de Operacin Autorizacin * de Gastos de Administracin Revisin * de los Estados Financieros de la Organizacin Rural. Pago de * Nminas, Comisiones y Prestaciones Pago y Renovacin * de Seguros Promocin del ahorro en la Organizacin Rural. * Atencin * a Proveedores Atencin * a Clientes Atencin * a Distribuidores Organizar * las reuniones de los diferentes Comits Capacitacin * del personal a su cargo Organizar las reuniones del Consejo de Administracin. Organizar las Asambleas Generales Ordinarias y Extraordinarias de Socios. Dar cumplimiento a los acuerdos de Asamblea de Socios y de Consejo de Administracin. APTITUDES: Buena salud, organizado, don de mando, trabajo en equipo, creativo, trabajo bajo presin y por objetivos, liderazgo y abierto a los cambios

ESCOLARIDAD: Grado de Licenciatura, con experiencia en administracin y en reas afines al sector rural.
80

4.10.3 Perfil de Puestos - Gerente de Administracin y Finanzas TITULO Perfil del Puesto REFERENCIA 4.4 Cdigo RH 4.4-03 NIVEL II Pg. 1 de 2

NOMBRE DEL PUESTO: GERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZAS

DESCRIPCION GENERICA: Responsable de la Administracin y de las Finanzas de la Organizacin Rural. LINEAS DE MANDO: Superior: Inferior: Colateral Direccin General Areas de Recursos Humanos, Recursos Materiales, Contabilidad y Caja. Gerencia de Servicios Integrados.

RESPONSABILIDADES: Elaboracin * del Presupuesto de Ingresos y Egresos anual. Reportar * el avance presupuestal mensual. Elaboracin * de Plizas de Ingresos, Egresos y de Diario. Contabilizacin * de las Plizas. Elaboracin * del Balance General y el Estado de resultados mensual y anual. Preparar * la declarcin y pago de impuestos federales, estatales y municipales. Revisar * y pagar las cuotas al IMSS, INFONAVIT y el SAR. Elaborar * la nmina semanal y efectuar su pago. Revisar * la comprobacin de gastos y los no deducibles. Control * de expedientes del personal. Control * del inventario de mobiliario y equipo. Control * del resguardo de los activos de la Organizacin. Control * de salidas y entradas de material y equipo de trabajo. Control * de Caja Chica. Reembolso de Caja Chica Control de Cuentas por Pagar. Control * de Cuentas por Cobrar. Control * y Depsitos de Banco. Revisin * de Estados Contables con el asesor externo. Revisin * de Estados Contables con el auditor externo. Participacin * en la reuniones de Funcionarios con la Direccin General. Seguimiento * de acuerdos del Consejo de Administracin Participacin * en reuniones de actualizacin fiscal.

81

TITULO Perfil del Puesto APTITUDES:

REFERENCIA 4.4 Cdigo RH 4.4-03

NIVEL I Pg. 2 de 2

Buena salud, organizado, responsable, creativo, abierto a los cambios, orientado a los logros por resultados, disciplinado y discreto.

ESCOLARIDAD: Mnimo Licenciatura en reas administrativas y / o contables, de preferncia con experiencia en el sector agropecuario .

82

4.10.4 Perfil de Puestos - Gerente de Servicios Integrados TITULO Perfil del Puesto REFERENCIA 4.4 Cdigo RH 4.4-04 NIVEL II Pg. 1 de 2

NOMBRE DEL PUESTO: GERENTE DE SERVICIOS INTEGRADOS

DESCRIPCION GENERICA: Responsable de brindar Servicios y Asesora a los Socios de la Organizacin Rural. LINEAS DE MANDO: Superior: Inferior: Colateral Direccin General Areas de servicios y asesorias internas y externas. Gerencia de Administracin y Finanzas.

RESPONSABILIDADES: Elaboracin * del Presupuesto en Ingresos Reportar * el avance presupuestal mensual Participacin * en la elaboracin del Plan de Negocios anual. Revisar * mensualmente el avance al Plan d Negocios. Promover * entre los socios productores y empresarios en general los servicios que ofrece * la Organizacin. Seleccionar * y elaborar una lista de Despachos externos dedicados a brindar asesoria y servicios * especializados en el sector rural. Solicitar * a los despachos externos cotizaciones sobre servicios solicitados por los socios * o la propia Organizacin. Presentar * a los socios las cotizaciones sobre los servicios solicitados. Determinar los servicios y asesoras que la propia Organizacin otorgue a los Socios. * Identificar * las necesidades de serviciosque requieran los socios. Realizar * la contratacin de Despachos externos para atender las solicitudes de los socios. * Verificar * en forma peridica que los despachos externos cumplan con el servicio contratado * en calidad y tiempo ofrecido. Realzar * el cobro de los servicios contratados al socios. Girar*instrucciones la Gerencia de Administracin y Finanzas para el pago de los servicios * contratados por cuenta y orden de los socios o directamente por la Organizacin. * Informe * mensual a la Direccin General Seguimiento * de acuerdos del Consejo de Administracin

83

TITULO Perfil del Puesto

REFERENCIA 4.4 Cdigo RH 4.4-04

NIVEL I Pg. 2 de 2

APTITUDES: Buena salud, organizado, responsable, creativo, abierto a los cambios, orientado a los logros por resultados, disciplinado y discreto.

ESCOLARIDAD: Mnimo Licenciatura preferentemente en reas relacionadas con el sector agropecuario .

84

4.10.5 Reclutamiento de Personal TTULO Reclutamiento de Personal 1. Objetivo Este procedimiento define las actividades que el encargado del rea de Recursos Humanos debe llevar a cabo para realizar el reclutamiento de personal que cumpla con el perfil de los puestos vacantes (libres) que se presenten en la Organizacin. REFERENCIA 4.4 Cdigo RH.4.4-05 NIVEL II
Pg.

1/2

2. Alcance Este procedimiento aplica a toda actividad de reclutamiento que se lleva a cabo para cubrir las vacantes que se presentan en las diferentes reas de las Gerencias de Administracin y Finanzas, de Servicios Integrados y la Direccin General.

3. Responsabilidades 3.1 Es responsabilidad de la Gerencia de Administracin y Finanzas coordinar las acciones correspondientes al desarrollo del reclutamiento de personal. 3.2 Es responsabilidad de la Gerencia de Administracin y Finanzas controlar los cambios que se lleven a cabo bajo su respectiva aprobacin, as como la revisin anual del mismo.

4. Procedimiento 4.1 Cuando se presenta alguna vacante, el encargado del algn rea especfica solicita a su jefe inmediato, ya sea el Gerente de Servicios Integrados, el Gerente de Administracin y Finanzas el Director General, la contratacin de una persona que cubra dicha vacante. 4.2 Una vez enterado, el Gerente que corresponda debe notificar al encargado de Recursos Humanos sobre la necesidad de cubrir el puesto vacante para que se inicie formalmente el proceso de reclutamiento de personal. 4.3 Teniendo conocimiento de la vacante existente, el encargado de Recursos Humanos entrega al Gerente solicitante un formato de requisicin de personal para que lo llene de acuerdo a las caractersticas que debe poseer la persona que ocupe dicho puesto. 4.4 Posteriormente, el erente solicitante regresa la solicitud al encargado de Recursos Humanos para que revise el llenado correcto del formato de requisicin de personal.
85

TTULO Reclutamiento de Personal

REFERENCIA 4.4 Cdigo RH.4.4-05

NIVEL II Pg. 2/2

4.5 Una vez que el encargado de Recursos Humanos ha revisado el formato, y para que ste quede plenamente autorizado deber tener las siguientes firmas: 4.5.1 El Director General 4.5.2 El Gerente del Area solicitante 4.5.3 El encargado de Recursos Humanos 4.6 Al encargado de nmina se le entregar una copia del formato de requisicin con el propsito de que quede notificado. 4.7 Como siguiente paso, se define el medio que se va a utilizar para reclutar al personal, y ste puede ser: 4.7.1 Anuncios en el peridico 4.7.2 Bolsas de Trabajo 4.7.3 Personas conocidas Como poltica, el anuncio que se publique por cualquiera de los medios anteriores, deber mostrar slo el telfono de la Organizacin para que la gente interesada llame y solicite una cita. 4.8 Se informa a la persona que solicit el servicio para que conozca del anuncio de reclutamiento de personal y atienda las llamadas que se reciban relacionadas a la vacante existente, pidiendo que presente una solicitud de empleo y el curriculum personal.

5. Registros Solicitud de requsicin de personal.

6. Anexos

86

4.10.6 Seleccin de Personal TTULO Seleccin de Personal 1. Objetivo Este procedimiento define las actividades que el encargado del rea de Recursos Humanos debe llevar a cabo para realizar la seleccin de personal que cumpla con el perfil de los puestos vacantes (libres) que se presentan en la Organizacin Rural. REFERENCIA 4.4 Cdigo RH.4.4-06 NIVEL II Pg. 1/3

2. Alcance Este procedimiento aplica a toda actividad de seleccin de personal y reclutamiento que se lleve a cabo para cubrir las vacantes que se presentan en las diferentes reas de la Organizacin; Gerencia de Admimistracin y Finanzas, Gerencia de Servicios Integrados y la Direccin General.

3. Responsabilidades 3.1 Es responsabilidad de la Gerencia de Administracin y Finanzas coordinar las acciones correspondientes al desarrollo de la seleccin de personal. 3.2 Es responsabilidad de la Gerencia de Administracin y Finanzas controlar los cambios que se lleven a cabo bajo su respectiva aprobacin, as como la revisin anual del mismo.

4. Procedimiento 4.1 Cuando la persona interesada asiste a la Organizacin, tiene que ser entrevistada por la persona responsable del rea que est solicitando la contratacin. En dicha entrevista se evalan los siguientes aspectos: 4.1.1 Los conocimientos de la actividad que se debe desarrollar. 4.1.2 Exmen psicomtrico. 4.2 Posteriormente, se analizan o estudian los resultados de las evaluaciones anteriores y se elige a un grupo de candidatos ms reducido y con caractersticas ms similares. 4.3 Para cada una de las personas elegidas se lleva a cabo la verificacin de las referencias por la va telefnica.

87

TTULO Seleccin de Personal

REFERENCIA 4.4 Cdigo RH.4.4-06

NIVEL II Pg. 2/3

4.4 Una vez evaluados de manera integral todos los aspectos, se toma la decisin para la contratacin de la persona que se considera ms adecuada para el puesto, esta decisin de contratar a la persona indicada la hace el responsable del rea que realiz la entrevista y despus de elegir, debe notificarlo al encargado de Recursos Humanos. 4.5 La persona seleccionada es notificada y debe ponerse en contacto con el encargado de Recursos Humanos para llenar su solicitud de empleo en los formatos establecidos y tambin para que conozca la documentacin que la Organizacin requiere para integrar el expediente personal. La documentacin requerida es: 4.5.1 Acta de nacimiento 4.5.2 Constancia de R.F.C. 4.5.3 Dos fotografas 4.5.4 Constancia de Estudios 4.5.5 Constancia Domiciliaria 4.5.6 Cartilla de Servicio Militar 4.5.7 ltimo aviso I.M.S.S. 4.5.8 ltimo comprobante de aportacin al S.A.R. e INFONAVIT 4.5.9 Curriculum vitae 4.5.10 Credencial de Elector 4.6 Una vez cumplidos los requisitos establecidos en el procedimiento se proceder a elaborar el contrato individual de trabajo bajo el formato utilizado por la Organizacin, tomando en cuenta que de inicio se otorga un contrato por 30, 60 o 90 das, para evaluar el desempeo en el puesto y, posteriormente en caso de cubrir las metas de resultados, se otorgar un contrato por tiempo indeterminado. 4.7 El encargado de Recursos Humanos debe vigilar contnuamente las fechas de terminacin de los contratos por tiempo determinado , ya que una vez que se aproxime la terminacin de alguno de ellos, se solicita a las reas correspondientes, a travs de un formato previamente establecido que determinen la accin a tomar con el nuevo empleado, la cual puede ser: 4.7.1 Renovacin del contrato, definiendo el tipo de contrato a otorgar. 4.7.2 La finalizacin del tiempo de trabajo en la Unin. 4.8 El formato referido, debe contener la autorizacin firmada del Director General para que la decisin tomada quede plenamente autorizada.

88

TTULO Seleccin de Personal 5. Registros No aplica

REFERENCIA 4.4 Cdigo RH.4.4-06

NIVEL II Pg. 3/3

6. Anexos A. Formato de solicitud de empleo. B. Formato de contrato por tiempo indeterminado. C. Formato de contrato por tiempo determinado.

89

4.10.7 Contrato individual de Trabajo

CONTRATO

INDIVIDUAL

DE

TRABAJO

POR

TIEMPO

INDETERMINADO

QUE

CELEBRAN POR UNA PARTE LA ORGANIZACIN RURAL . . . REPRESENTADA POR SU DIRECTOR GENERAL SR. ________________________________________ , EN SU CARCTER DE REPRESENTANTE LEGAL, EN ADELANTE SE LE DENOMINAR COMO LA ORGANIZACIN Y POR OTRA PARTE EL SR.

________________________________________ , EN ADELANTE DENOMINADO COMO EL TRABAJADOR, BAJO LAS SIGUIENTES

D E C L A R A C I O N E S 1.- LA ORGANIZACIN DECLARA SER UNA SOCIEDAD _____________________, CONSTITUIDA EN LA CIUDAD DE _____________________, EL DA ______ DEL MES DE __________________________ DEL AO _________________, CON EL NOMBRE DE ______________________________________________________, SEGN CONSTA EN EL ACTA NOTARIAL NUMERO ___________ OTORGADA ANTE LA FE DEL NOTARIO PUBLICO NMERO ______ LIC.________________________ EN LA CIUDAD DE _____________________________, CON REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES _______________________, CON DOMICILIO EN LA CALLE DE ___________________________NUMERO_______,COLONIA _____________________ EN LA CIUDAD DE _______________, ESTADO DE _____________________. 2.CONTINUA DECLARANDO LA ORGANIZACIN QUE HA DESIGNADO EN LA MISMA ESCRITURA CONSTITUTIVA AL SR. ________________________ COMO SU REPRESENTANTE LEGAL, Y QUE ESTE NOMBRAMIENTO NO HA SIDO REVOCADO NI MODIFICADO. 3.- DECLARA EL TRABAJADOR SER DE NACIONALIDAD _______________, ESTADO CIVIL __________, DE ___ AOS DE EDAD, CON DOMICILIO EN LA CALLE DE _________________________ NUMERO________COLONIA __________________ EN LA CIUDAD________________, ESTADO DE _____________________ Y CON REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES NUMERO _____________________. 4.EL TRABAJADOR MANIFIESTA QUE TIENE LA CAPACIDAD Y APTITUDES SUFICIENTES PARA DESARROLLAR EL OBJETO DE LA SOCIEDAD REFERIDO EN LOS ANTECEDENTES. 5.- LA ORGANIZACIN REQUIERE DE LOS SERVICIOS DE PERSONAL APTO PARA EL DESARROLLO DE SUS ACTIVIDADES, Y DE MODO ESPECIAL PARA EL PUESTO DE __________________________.

90

6.- EL TRABAJADOR ESTA CONFORME EN DESEMPEAR LAS TAREAS QUE REQUERIERE LA ORGANIZACIN Y EN PLASMAR LAS CONDICIONES GENERALES DE TRABAJO SOBRE LAS CUALES PRESTARA SUS SERVICIOS PERSONALES.

AMBAS PARTES SE RECONOCEN MUTUAMENTE, Y SE OTORGAN LAS SIGUIENTES

C L A U S U L A S

PRIMERA.- ESTE CONTRATO SE CELEBRA POR TIEMPO INDETERMINADO SEGN LO ESTABLECE EL ARTICULO 35 DE LA LEY GENERAL DE TRABAJO. SEGUNDA.LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS DE EL TRABAJADOR CONSISTIRAN EN: __________________________________________________. TERCERA.EL LUGAR DE LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS DE EL TRABAJADOR SERA EL DOMICILIO DE LA ORGANIZACIN . ASIMISMO, LAS PARTES CONVIENEN Y EL TRABAJADOR ACEPTA QUE CUANDO POR RAZONES ADMINISTRATIVAS O DE DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD O PRESTACION DE SERVICIOS CONTRATADOS HAYA NECESIDAD DE REMOVERLO, PODRA TRASLADARSE AL LUGAR DONDE LA ORGANIZACIN LE ASIGNE, SIEMPRE Y CUANDO NO SE VEA MENOSCABADO SU SALARIO. EN ESTE CASO, LA ORGANIZACIN LE COMUNICARA CON ANTICIPACION LA REMOCION DEL LUGAR DE PRESTACION DE SERVICIOS INDICANDOLE EL NUEVO ASIGNADO. PARA EL CASO QUE EN EL NUEVO LUGAR DE PRESTACION DE SERVICIOS QUE LE FUERA ASIGNADO VARIARA EL HORARIO DE LABORES, EL TRABAJADOR ACEPTA ALLANARSE A DICHA MODALIDAD. CUARTA- LA DURACION DE LA JORNADA DE TRABAJO SERA DE ___ HORAS, QUEDANDO DISTRIBUIDA DE ACUERDO AL SIGUIENTE HORARIO DE LABORES Y QUEDARA COMO SIGUE: DE LAS: ______ A LAS ________ HORAS, Y DE LAS ________ A LAS _________ HORAS. LOS DIAS _______________________ Y LOS DIAS _____________________ DE LAS ____________ A LAS ____________ HORAS. CUANDO EL HORARIO DE LABORES SEA CONTINUO, EL TRABAJADOR TENDRA DERECHO A MEDIA HORA DE DESCANSO PARA TOMAR ALIMENTOS Y LE SERA COMPUTADO DICHO PERIODO DENTRO DE SU JORNADA DE TRABAJO. EL TRABAJADOR UNICAMENTE PODRA LABORAR TIEMPO EXTRAORDINARIO CUANDO LA ORGANIZACIN SE LO INDIQUE Y MEDIANTE ORDEN POR ESCRITO, LA QUE SEALARA EL O LOS DIAS Y EL HORARIO EN EL CUAL SE DESEMPEARA LA MISMA, EL TIEMPO EXTRAORDINARIO TRABAJADO SERA COMPUTADO PARA QUE QUEDE DEBIDAMENTE PAGADO COMO TIEMPO EXTRAORDINARIO. QUINTA.- EL TRABAJADOR PERCIBIRA POR LA PRESTACION DE SUS SERVICIOS COMO SALARIO DIARIO LA CANTIDAD DE $ __________ (____________________________________), LOS CUALES SERAN CUBIERTOS EN EFECTIVO Y EN MONEDA NACIONAL ENTREGANDO EL TRABAJADOR UN RECIBO DEBIDAMENTE FIRMADO, HACIENDO LA ORGANIZACIN POR CUENTA DEL TRABAJADOR LAS DEDUCCIONES LEGALES CORRESPONDIENTES, PARTICULARMENTE LAS QUE SE REFIEREN AL IMPUESTO SOBRE LA RENTA, INSTITUTO MEXICANO SEL SEGURO SOCIAL, CUOTAS SINDICALES, ETC.

91

SEXTA.- EL TRABAJADOR RECIBIRA EL PAGO DE SU SALARIO LOS DIAS SABADOS DE CADA SEMANA EN EL DOMICILIO DEL LUGAR DE LA PRESTACION DE SUS SERVICIOS CUANDO LA DISTANCIA QUE HAYA EN SU LUGAR DE ASIGNACION Y EL DE LAS OFIICINAS DE LA ORGANIZACIN EXCEDA DE CINCO KILOMETROS. SEPTIMA.- EL TRABAJADOR TENDRA DERECHO POR CADA SEIS DIAS DE LABORES A DESCANSAR UNO CON EL PAGO DEL SALARIO CORRESPONDIENTE, QUEDANDO ESTABLECIDO PREFERENTEMENTE COMO DIA DE DESCANSO SEMANAL EL DOMINGO. OCTAVA.- CUANDO EL TRABAJADOR POR RAZONES ADMINISTRATIVAS TENGA QUE LABORAR EL DIA DOMINGO, LA ORGANIZACIN LE PAGARA UN 25% ADEMAS DE SU SALARIO ORDINARIO COMO PRIMA DOMINICAL SOBRE EL SALARIO DEVENGADO. NOVENA.- QUEDAN ESTABLECIDOS COMO DIAS DE DESCANSO OBLIGATORIO LOS SEALADOS EN EL ARTICULO 74 DE LA LEY FEDERAL DEL TRABAJO. DECIMA.EL TRABAJADOR TENDRA DERECHO A DISFRUTAR DE UN PERIODO ANUAL DE VACACIONES SEGN LO ESTABLECIDO EN EL ARTICULO 76 DE LA LEY FEDERAL DEL TRABAJO TOMANDO EN CONSIDERACION LA ANTIGEDAD EN EL TRABAJO, ASI COMO DISFRUTAR EL SALARIO QUE LE CORRESPONDA. DE IGUAL MODO, PERCIBIRA LA PRIMA VACACIONAL RESPECTIVA, EQUIVALENTE AL 25% DEL IMPORTE PAGADO POR VACACIONES. DECIMA PRIMERA.- EL TRABAJADOR TENDRA DERECHO A RECIBIR POR PARTE DE LA ORGANIZACIN ANTES DEL 20 DE DICIEMBRE DE CADA AO, EL IMPORTE CORRESPONDIENTE A QUINCE DIAS DE SALARIO COMO PAGO DEL AGUINALDO A QUE SE REFIERE EL ARTICULO 87 DE LA LEY FEDERAL DEL TRABAJO, O SU PARTE PROPORCIONAL POR FRACCION DE AO. DECIMA SEGUNDA.- EL TRABAJADOR ACEPTA SOMETERSE A LOS EXAMENES MEDICOS QUE PERIODICAMENTE ESTABLEZCA LA ORGANIZACIN EN LOS TERMINOS DEL ARTICULO 132 FRACCION "X" DE LA LEY FEDERAL DEL TRABAJO, A FIN DE MANTENER EN FORMA OPTIMA SUS FACULTADES FISICAS E INTELECTUALES, PARA EL MEJOR DESEMPEO DE SUS FUNCIONES. EL MEDICO QUE PRTACTIQUE LOS RECONOCIMIENTOS SERA ASIGNADO Y RETRIBUIDO POR LA ORGANIZACIN. DECIMA CUARTA.- EL TRABAJADOR DEBERA INTEGRARSE A LOS PLANES, PROGRAMAS Y COMISIONES MIXTAS DE CAPACITACION Y ADIESTRAMIENTO ASI COMO A LOS DE SEGURIDAD E HIIGIENE EN EL TRABAJO QUE TIENE CONSTITUIDOS LA ORGANIZACIN, TOMANDO PARTE ACTIVA DENTRO DE LOS MISMOS SEGN LOS CURSOS ESTABLECIDOS Y MEDIDAS PREVENTIVAS DE RIESGOS DE TRABAJO. DECIMA QUINTA.- EL TRABAJADOR DEBERA OBSERVAR Y CUMPLIR TODO LO CONTENIDO EN EL REGLAMENTO INTERIOR DE TRABAJO CON QUE CUENTA LA ORGANIZACIN Y QUE TIENE FIJADO EN LUGARES VISIBLES. DECIMA SEXTA.- EL TRABAJADOR ACEPTA, Y POR ENDE QUEDA ESTABLECIDO QUE CUANDO POR RAZONES CONVENIENTES PARA LA ORGANIZACIN ESTA MODIFIQUE EL HORARIO DE TRABAJO, PODRA DESEMPEAR SU JORNADA EN EL QUE QUEDE ESTABLECIDO YA QUE SUS ACTIVDADES AL SERVICIO DE LA ORGANIZACIN SON PRIORITARIAS Y NO SE CONTRAPONEN A OTRAS QUE PUDIERE DESAROLLAR.

92

DECIMA SEPTIMA.- EL TRABAJADOR DEBERA DAR FIEL CUMPLIMIENTO A LAS DISPOSICIONES CONTENIDAS EN EL ARTICULO 134 DE LA LEY FEDERAL DEL TRABAJO Y QUE CORRESPONDEN A LAS OBLIGACIONES DE LOS TRABAJADORES EN EL DESEMPEO DE SUS LABORES AL SERVICIO DE LA ORGANIZACIN. DECIMA OCTAVA.- EL TRABAJADOR DEBERA PRESENTARSE PUNTUALMENTE A SUS LABORES EN EL HORARIO DE TRABAJO ESTABLECIDO Y FIRMAR EL CONTROL DE ASISTENCIA ACOSTUMBRADAS. EN CADA RETRASO O FALTA DE ASISTENCIA INJUSTIFICADA PODRA LA ORGANIZACIN IMPONERLE CUALQUIER CORRECCION DISCIPLINARIA DE LAS QUE CONTEMPLA EL REGLAMENTO INTERIOR DE TRABAJO O LA LEY FEDERAL DEL TRABAJO. DECIMA NOVENA.- PARA LO NO PREVISTO EN EL CONTRATO, SE ESTARA A LO CONTENIDO EN LA LEY FEDERAL DEL TRABAJO, ASI COMO EL REGLAMENTO INTERIOR DE TRABAJO VIGESIMA.- LAS PARTES RECONOCEN COMO FECHA DE ANTIGEDAD O DE INICIACION DE PRESTACION DE SERVICIOS DE EL TRABAJADOR, A PARTIR DEL DIA______________________. LA ORGANIZACIN Y EL TRABAJADOR MANIFIESTAN BAJO PROTESTA DE DECIR VERDAD QUE NO EXISTE DOLO NI MALA FE EN LA ELABORACION Y FIRMA DEL PRESENTE CONTRATO. SE FIRMA EL PRESENTE CONTRATO A LOS ____ DIAS DEL MES DE ___________ DE ___________EN LA CIUDAD DE _________________, ESTADO DE ___________, EN TRIPLICADO, CONSERVANDO LA ORGANIZACIN DOS TANTOS, PUDIENDO UNA COPIA QUEDAR EN DEPOSITO DE LA JUNTA DE CONCILIACION Y ARBITRAJE, Y EL TRABAJADOR CON UNO. LA ORGANIZACIN EL TRABAJADOR

________________________________

______________________________ TESTIGOS

_________________________________

________________________________

93

4.10.8 Capacitacin y Desarrollo de Personal TTULO Capacitacin y Desarrollo de Personal 1. Objetivo Este procedimiento define las actividades que el encargado del rea de Recursos Humanos y jefes inmediatos debe llevar a cabo para realizar la capacitacin y el desarrollo del personal que haya sido seleccionado para ocupar el los puestos vacantes que se presentan en la Organizacin Rural. REFERENCIA 4.4 Cdigo RH.4.4-08 NIVEL II Pg. 1/3

2. Alcance Este procedimiento aplica a toda actividad de capacitacin y desarrollo que se lleva a cabo para el logro del desempeo de excelente calidad que permitan cumplir con las obligaciones de trabajo en las diferentes reas de la Organizacin Rural: las Gerencias de Administracin y Finanzas, de Servicios Integrados y la Direccin General.

3. Responsabilidades 3.1 Es responsabilidad de la Gerencia de Administracin y Finanzas coordinar las acciones correspondientes a la capacitacin y al desarrollo del personal. 3.2 Es responsabilidad de la Gerencia de Administracin y Finanzas controlar los cambios que se lleven a cabo bajo su respectiva aprobacin, as como la vigilancia del mismo.

4. Procedimiento 4.1 Una vez que la(s) personas(s) seleccionada (s) son aceptadas formalmente se integran, como primer actividad, a un programa de induccin a la organizacin que incluye los siguientes temas impartidos por el encargado del rea de Recursos Humanos (parte I) y los jefe(s) inmediato(s) (parte II): Parte I: 4.1.1 Aspectos de la Organizacin: 4.1.1.1 Antecedentes de la Organizacin Rural. 4.1.1.3 Distribucin de las instalaciones fsicas. 4.1.1.4 Anlisis de los productos y servicios proporcionados. 4.1.1.5 Gua Operativa de la Organizacin Rural, Reglamento Interno de Trabajo.

94

TTULO Capacitacin y Desarrollo de Personal

REFERENCIA 4.4
Cdigo

RH.4.4-08

NIVEL II Pg. 2/3

4.1.2 Beneficios para los empleados 4.1.2.1 Niveles salariales y das de pago 4.1.2.2 Vacaciones y das festivos 4.1.2.3 Beneficios de capacitacin 4.1.2.4 Programa de retiro 4.1.2.5 Servicios a empleados proporcionados por la empresa Parte II 4.1.3 Presentaciones 4.1.3.1 Empleados de la Unin 4.1.3.2 Alta Direccin 4.1.3.3 Jefe inmediato 4.1.3.4 Consejo de Administracin Es responsabilidad del encargado del rea de Recursos Humanos presentar a la persona seleccionada con su jefe inmediato para que ste haga las presentaciones restantes. 4.1.4 Obligaciones del Puesto 4.1.4.1 Ubicacin del lugar del trabajo 4.1.4.2 Tareas del Puesto 4.1.4.3 Requisitos de seguridad del puesto 4.1.4.4 Objetivo del puesto 4.1.4.5 Relaciones con otros puestos 4.1.4.6 Formas de evaluacin del puesto. 4.2 Una vez que el personal seleccionado termina el programa de induccin y es aceptado con base en los resultados de las evaluaciones realizadas de tiempo a prueba, como es el procedimiento de evaluacin de desempeo. Para laborar por tiempo indeterminado en la Organizacin, debe ingresar al proceso continuo de capacitacin y desarrollo en el que se encuentra todo el personal que labora en la Organizacin Rural. 4.3. El proceso de Capacitacin y Desarrollo inicia con el anlisis, por parte del encargado del rea de Recursos Humanos, de los resultados de la evaluacin de desempeo obtenidos por el personal de la Organizacin. A partir de dicho anlisis se puede determinar la factibilidad y necesidad de preparar los programas de capacitacin que requiera el personal. 4.4 Cuando la preparacin de dichos programas sea aceptado, el encargado del rea de Recursos Humanos deber realizar un proyecto de capacitacin el cual someter a la consideracin de la Gerencia de Administracin y Finanzas y de la Direccin General.

95

TTULO Capacitacin y Desarrollo de Personal

REFERENCIA 4.4 Cdigo RH.4.4-08

NIVEL II Pg. 3/3

4.5 El encargado del rea de Recursos Humanos tambin deber evaluar continuamente el medio ambiente y preparar el programa de desarrollo que considere necesario para contribuir al buen desarrollo del personal de la Organizacin. Este programa tambin deber ser sometido a consideracin del Director General. 4.6 Ambos programas pueden ser impartidos por personal de la misma Organizacin o en su caso a travs de despachos externos. 4.7 En el caso de que sean aprobados el programa de capacitacin y desarrollo en forma respectiva, stos debern ser aplicados al personal y evaluados los resultados de los programas con base en pruebas que realicen, de acuerdo al tipo de preparacin que se haya recibido. 4.7.1 El personal de la Organizacin que participe en un programa de capacitacin y/o desarrollo no podr participar en otro ni ser sujeto de evaluacin de desempeo hasta que haya concluido el referido programa. 4.7.2 Si se considera conveniente, a tres meses de haber participado en el programa de capacitacin y desarrollo se evaluar nuevamente el aprovechamiento alcanzado. 4.7.3 Los resultados de evaluacin de los programas de capacitacin y desarrollo se darn a conocer en el Consejo de Admn. por el encargado del rea de Recursos Humanos.

5. Anexos Registro en el expediente del empleado del Programa de Induccin recibido. Registro en el expediente del empleado del Programa de Capacitacin y Desarrollo recibido. Registro en el expediente del empleado de las evaluaciones realizadas, los resultados y los reconocimientos obtenidos respecto al aprovechamiento alcanzado durante su participacin en el los Programas de Capacitacin y Desarrollo recibidos Control General de los Programas de Induccin, Capacitacin y Desarrollo.

6. Anexos

96

4.10.9 Evaluacin del Desaempeo del Personal TTULO Evaluacin del Desempeo del Personal 1. Objetivo Este procedimiento define las actividades que deben realizarse y revisarse en forma contnua para tener una justa y real evaluacin del desempeo del personal que labora en la Organizacin Rural. REFERENCIA 4.4 Cdigo RH.4.4-09 NIVEL II Pg. 1/3

2. Alcance Este procedimiento aplica para todo el personal de cualquier rgimen de relacin laboral directa bajo el que es contratado para laborar en la Organizacin; y se integra en las diferentes reas de la Organizacin, como son las Gerencias de Administracin y Finanzas, de Servicios Integrados y la Direccin General.

3. Responsabilidades 3.1 Es responsabilidad del Gerente de cada rea revisar y autorizar de manera trimestral los objetivos del personal que est a su cargo. 3.2 Es responsabilidad del personal que labora en la Organizacin participar con todo valor y honestidad en la autoevaluacin que le corresponda realizar. 3.3 Es responsabilidad del jefe inmediato el evaluar de forma justa y real, el desempeo del personal que se encuentra a su cargo. 3.4 Es responsabilidad del encargado del rea de Recursos Humanos realizar el registro correspondiente de evaluacin de desempeo para cada una de las personas que laboran en la Organizacin e informarles a las mismas los resultados de dicha evaluacin.

4. Procedimiento 4.1 Al inicio de cada trimestre, cada uno de las personas que labora en la Organizacin definir los objetivos (Anexo A) que deber cumplir durante dicho perodo. 4.2 En una reunin posterior, el Gerente de cada rea deber revisar con el personal que est a su cargo los objetivos que se hayan definido; con el propsito de reafirmar o reorientar los objetivos hacia el logro de las metas generales de cada rea y de la Organizacin.

97

TTULO Evaluacin del Desempeo del Personal

REFERENCIA 4.4 Cdigo RH.4.4-09

NIVEL II Pg. 2/3

4.3 Al final del trimestre el personal que labora en la Organizacin ser evaluado para conocer el grado de cumplimiento respecto de los objetivos establecidos que durante dicho perodo ha tenido cada miembro de la Organizacin. Esta evaluacin constar de las siguientes partes: Autoevaluacin y Evaluacin del Jefe Inmediato. 4.3.1 Autoevaluacin: A cada empleado se le entregar el cuestionario de autoevaluacin, (Anexo B) que deber ser contestado bajo las siguientes premisas: 4.3.1.1 Se dispone de 24 horas para calificar de manera personal el desempeo que ha tenido durante el trimestre. 4.3.1.2 Es un documento estrictamente confidencial y deber contestarse a partir de los criterios de evaluacin sealados (Anexo C) y auxiliado por la conciencia y la congruencia, por tanto no deber ser ayudado por compaeros. 4.3.1.3 Las inquietudes e inconformidades que se tengan debern ser anotadas de forma libre y expontnea en la parte correspondiente de la evaluacin. 4.3.2 Ser responsabilidad de cada empleado entregar el cuestionario de autoevaluacin al jefe inmediato respectivo 24 horas despus de que le fue dado para que ste realice la evaluacin correspondiente. 4.3.3 Evaluacin del Jefe Inmediato: Al ser recibidos los cuestionarios de autoevaluacin de las personas que estn bajo su responsabilidad, el jefe inmediato tendr 24 horas para evaluarlos haciendo uso de los cuestionarios antes mencionados y con base en los criterios de evaluacin establecidos. Posteriormente integrar la calificacin final y entregar al encargado de Recursos Humanos los resultados de dicha evaluacin. 4.3.3.1 Para evaluar a los Funcionarios ser el Director General quien debe realizar sta, que es la segunda parte de la evaluacin 4.3.3.2 Corresponder al Consejo de Administracin, evaluar el desempeo del Director General. El encargado del rea de Recursos Humanos deber proporcionar al primero el cuestionario de autoevaluacin del Director General. Esa evaluacin deber ser aplicada en sesin del Consejo de Administracin. 4.4 El encargado del rea de Recursos Humanos deber registrar y presentar (Anexo D) a la Direccin General la informacin correspondiente a los resultados de evaluacin del personal de la Organizacin. Las inconformidades expresada por los empleados, sern entregadas al Director General para su anlisis. 4.4.1 El encargado del rea de Recursos Humanos deber registrar la calificacin final de cada Funcionario (Anexo E) y revisar con los mismos y el Director General los resultados de evaluacin obtenidos. 4.4.2 El encargado del rea de Recursos Humanos deber registrar la calificacin final del Director General (Anexo E) y revisar junto con l los resultados de su evaluacin.

98

TTULO Evaluacin del Desempeo del Personal

REFERENCIA 4.4 Cdigo RH.4.4-09

NIVEL II Pg. 3/3

4.5 De igual manera el encargado de dicha rea deber registrar en el expediente de cada empleado (Anexo F) la calificacin obtenida en el trimestre evaluado e informar a cada uno de ellos el resultado, con excepcin de los Funcionarios y del Director General, el resultado final logrado; esta accin ser de manera individual en una entrevista. 4.6 Las pruebas de evaluacin tambin debern ser archivadas en el expediente de cada empleado. 4.7 Como resultado de estas evaluaciones el encargado del rea de Recursos Humanos deber generar el programa de Capacitacin de acuerdo al procedimiento que sea necesario, atendiendo a las polticas que ese procedimiento establece. 4.8 Para el personal que acaba de ingresar a la Organizacin, deber ser evaluado en forma mensual (Anexo G) por el perodo en el que sea contratado en primera instancia, que puede ser de 30, 60 o 90 das. 4.9 Los resultados de estas evaluaciones tambin sern dados a conocer al Director General y debern ser registrados y archivados hasta que se tome cualquiera de las siguientes resoluciones: 4.9.1 El retiro de la(s) persona(s) evaluada(s) o, 4.9.2 El otorgamiento a la(s) misma(s) de un contrato por tiempo indeterminado. 4.9.3 En este ltimo caso, los resultados antes mencionados debern constar en el expediente personal que se haya abierto.

5. Registros Registro de evaluaciones por tiempo determinado en el archivo correspondiente del rea de Recursos Humanos y en el expediente de cada empleado. Registro de evaluaciones por tiempo indeterminado (recien ingreso) en el archivo correspondiente del rea de Recursos Humanos. Registro de evaluaciones por tiempo indeterminado en el expediente abierto para personas de recien ingreso.

6. Anexos

99

4.10.10 Informacin y Participacin del Personal TTULO Informacin y Participacin del Personal 1. Objetivo Este procedimiento define las actividades que el personal que labora en la Organizacin debe realizar para tener una participacin activa en la Organizacin. Tambin define las actividades que el encargado de Recursos Humanos y los Gerentes de cada rea de la Organizacin deben realizar para mantener un sistema de comunicacin. REFERENCIA 4.4 Cdigo RH.4.4-10 NIVEL II Pg. 1/3

2. Alcance Este procedimiento aplica a todo empleado integrado en las diferentes reas de la Organizacin , Gerencias de Administracin y Finanzas, de Servicios Integrados y la Direccin General.

3. Responsabilidades 3.1 Es responsabilidad del encargado del rea de Recursos Humanos y del Gerente de cada rea las actividades correspondientes a la informacin al personal de la Organizacin. 3.2 Es responsabilidad de todo el personal de la Organizacin tener una actitud participativa y hacerlo a travs de los medios que se definen en este procedimiento.

4. Procedimiento 4.1 EL personal que labora en la Organizacin, deber ser informado con respecto a los siguientes temas: 4.1.1 Informacin General de la Organizacin Rural y por rea. 4.1.2 Informacin General respecto del personal. 4.2 La informacin general podr ser dada a conocer a travs de los diferentes medios, dependiendo del grado de importancia de la misma: 4.2.1 En reuniones con todo el personal, las que debern ser convocadas bajo previa agenda. 4.2.2 En las reuniones a nivel gerencia o a nivel general. 4.2.3 A travs de boletines publicados en el pizarrn del personal 4.2.4 A travs de memorndums.

100

TTULO Informacin y Participacin del Personal

REFERENCIA 4.4 Cdigo RH.4.4-10

NIVEL II Pg. 2/3

4.3 La informacin general que se emita, slo podr ser dada a conocer por el Director General y el Gerente de cada rea. Estos informarn respecto de los asuntos de inters general que se genera en cada Gerencia, con la excepcin en aquellos casos en que exista una persona desiganda para dicha labor. 4.4 Ser responsabilidad del Gerente de cada rea notificar o informar al personal que haya estado ausente y que corresponda a su rea. 4.5 Si como resultado de dicho informe surjen varias actividades o tareas a realizar, se asignarn responsabilidades en las mismas juntas, quienes en la prxima reunin, salvo fechas establecidas previamente, debern informar acerca de los avances y resultados obtenidos. 4.6 En cuanto a la elaboracin de desplegados en el pizarrn, se llevar un control de la informacin que all se coloca. Podr colocarse informacin elaborada a nivel interno, y tambin informacin que proceda de fuentes externas a la Organizacin Rural con una previa autorizacin. Se deber revisar que la informacin que se encuentre est actualizada. 4.7 En cuanto a la circulacin de memorndums, tambin se llevar un registro de cada uno de ellos y que circulen por la Organizacin Rural. 4.8 En cuanto a la participacin de los empleados de la Organizacin, los medios con los que se contar para la participacin, expresin y aportacin de ideas sern las reuniones que se lleven a cabo peridicamente o bien a travs de un buzn de sugerencias. 4.9 En cada reunin que se lleve a cabo, en la parte de Asuntos Generales, se dar oportunidad para que el personal de la Organizacin pueda aportar nuevas ideas, a menos que al tratar ciertos temas, surjan nuevas propuestas en ese momento. 4.10 Para la aportacin de ideas que puedan darse fuera de las reuniones, se contar con un buzn de sugerencias donde se podrn ser depositadas por escrito. Este buzn ser responsabilidad del coordinador del rea de Recursos Humanos. 4.11 Ser responsabilidad del Director General revisar al final de cada semana todas las aportaciones que se realicen. 4.12 El seguimiento a las aportaciones iniciar con un anlisis de factibilidad de la realizacin de las mismas, con base en el siguiente criterio:
101

TTULO Informacin y Participacin del Personal

REFERENCIA 4.4 Cdigo RH.4.4-10

NIVEL II Pg. 3/3

4.12.1 Cuando una persona realice una aportacin siempre obtendr una respuesta en el transcurso de la semana siguiente a la que haya hecho la aportacin. 4.12.2. Si la aportacin no es posible que se lleve a cabo se dar una justificacin a la persona del porque su idea no procede. 4.12.3 Si la aportacin puede llevarse a cabo tambin se informar a la persona que la haya realizado. La nueva idea se implementar y dependiendo de los beneficios que brinde a la Organizacin, permitir la entrega de un reconocimiento a la persona que hizo dicha aportacin. El tipo de reconocimiento se decidir en el Consejo de Administracin. 4.12.4 En la implementacin de dichas ideas deber participar la persona que propuso la idea en conjunto con el Gerente del rea en la que se implementar la mejora. 4.13 De igual manera, estas aportaciones y propuestas de mejora sern dadas a conocer bajo el sistema de informacin y retroalimentacin al empleado.

5. Registros Control de Informacin - circulares y desplegadosControl de Aportaciones Minutas de las sesiones

6. Anexos

102

4.10.11 Motivacin y satisfaccin del Personal TTULO Motivacin y Satisfaccin del Personal 1. Objetivo Este procedimiento define las actividades que deben hacerse cabo y revisarse en forma contnua para mantener al personal de la Unin motivado y satisfecho. REFERENCIA 4.4 Cdigo RH.4.4-11 NIVEL II Pg. 1/4

2. Alcance Este procedimiento aplica a todo el personal que integra a la Organizacin en las diferentes reas, empezando por el Consejo de Administracin, y siguiendo con la Gerencia de Admministracin y Finanzas, de Servicios Integrados y la Direccin General.

3. Responsabilidades 3.1 Es responsabilidad del encargado del rea de Recursos Humanos el promover en todo el personal de la Organizacin la motivacin necesaria para el desempeo con calidad de las actividades correspondientes en un ambiente laboral de equipo y responsabilidad y compromiso hacia el logro de la misin de la Organizacin. 3.2 Es responsabilidad de los Funcionarios el contribuir junto con el encargado de Recursos Humanos, la promocin y en la realizacin de actividades y tareas motivacionales hacia el personal de la Organizacin, as mismo, actuar conforme un lder motivacional que refleje la conviccin y motivacin en el desempeo de tareas.

4. Procedimiento 4.1 Las actividades motivacionales deben cubrir los siguientes mbitos: 4.1.1 Educacin, Capacitacin y Asesoramiento 4.1.2 Premios y recompensas por: 4.1.2.1 Desempeo 4.1.2.2 Aportacin de Ideas 4.1.2.3 Antigedad 4.1.2.4 Cumpleaos 4.1.3 Actividades de integracin fuera de las horas de trabajo. 4.1.4 Sueldos 4.1.5 Prestaciones 4.1.6 Ambiente de trabajo 4.1.7 Condiciones de trabajo 4.1.8 Comunicacin

103

TTULO Motivacin y Satisfaccin del Personal 4.1.9 Aspectos familiares, sociales, culturales, de salud

REFERENCIA 4.4 Cdigo RH.4.4-11

NIVEL II Pg. 2/4

4.2 El encargado del rea de Recursos Humanos deber trabajar directamente sobre cada uno de los mbitos anteriores y ser apoyado respectivamente por los Funcionarios. 4.3 En cuanto al mbito de Educacin, Capacitacin y Asesoramiento, el encargado del rea de Recursos Humanos deber con base al perfil educativo de cada empleado, promover la asistencia a cursos, conferencias, diplomados, simposium, que puedan incrementar los conocimientos que ya se poseen, y tambin aquellos que vayan de acuerdo con los temas de inters para cada uno de ellos. 4.3.1 Cada empleado podr tener derecho a asistir 2 veces por ao a estos eventos y los criterios a usar para definir el orden de participacin son: 4.3.1.1 Para eventos que mejoren el desempeo actual del trabajo: 4.3.1.1.1 Resultado de las evaluaciones de Desempeo. 4.3.1.2 Para eventos que sean de inters particular al empleado 4.3.1.2.1 El nmero de veces que se ha asistido a otros eventos y el costo de los mismos. 4.4 El otorgamiento de premios y recompensas constar de las siguientes: 4.4.1 Desempeo 4.4.1.1 El empleado del mes 4.4.1.2 Incentivo econmico por haber recibido 5 veces el reconocimiento al empleado del mes al final del ao. 4.4.1.3 Premio (fsico) por haber sido reconocido como el empleado del mes 6 veces en forma consecutiva durante el ao. 4.4.1.4 Viaje por haber sido reconocido el empleado del ao. 4.4.2 Aportacin de Ideas 4.4.2.1 La mejor idea del mes 4.4.2.2 Incentivo econmico por haber recibido 3 veces reconocimiento por idea/mes. 4.4.2.3 Premio (fsico) por haber recibido 5 veces en el ao el reconocimiento a la mejor idea del mes. 4.4.2.4 Viaje por haber recibido 5 veces seguidas el reconocimiento a la mejor idea del mes. 4.4.3 Antigedad 4.2.3.1 Incentivo econmico por haber cumplido 3 aos de trabajo 4.2.3.2 Reconocimiento por haber cumplido 5 aos de trabajo en la Organizacin Rural. 4.2.3.3 Viaje y/o ascenso por haber cumplido 7 aos de trabajo en la Organizacin Rural. 4.4.4 Cumpleaos 4.2.4.1 Festejo en la Unin por 3 cumpleaos celebrados en la Organizacin. 4.2.4.2 Da libre y/o invitacin a comer por celebrar el cumpleaos 41 y 50

104

TTULO Motivacin y Satisfaccin del Personal

REFERENCIA 4.4 Cdigo RH.4.4-11

NIVEL II Pg. 3/4

4.5 En cuanto a las actividades de integracin fuera de las horas de trabajo, se cumplir bajo el siguiente programa: 4.5.1 Cada tres meses se llevar a cabo una actividad de integracin en la Organizacin. 4.5.2 Las actividades de integracin que se podrn llevar a cabo son: 4.5.2.1 Asistencia a algn evento 4.5.2.2 Das de campo 4.5.2.3 Cena 4.5.2.4 Comida 4.5.2.5 Actividades deportivas 4.6 Sueldos 4.6.1. Atender a las disposiciones tomadas por la Direccin General 4.7 Prestaciones 4.7.1. Atender a las disposiciones tomadas por la Direccin General. 4.8 Ambiente de Trabajo 4.8.1 De manera semestral se impartirn cursos de fomenten valores de la Organizacin en su personal, as como las buenas relaciones humanas entre el personal. 4.9 Condiciones de Trabajo 4.9.1 De manera trimestral se har una revisin de las condiciones de trabajo en las que se realizan las diferentes operaciones de la Organizacin, hacindose las respectivas actividades de mejora, con base en los recursos que se posean. 4.9.2 Los puntos a revisar son: 4.9.2.1 Mobiliario y Equipo 4.9.2.2 Limpieza 4.2.9.3 Ambientacin 4.2.9.4 Recursos Materiales 4.2.9.5 Seguridad 4.10 Comunicacin 4.10.1 Para fortalecer la comunicacin (tanto formal e informal) se deber hacer uso de los procedimientos correspondientes y de las actividades sealadas anteriormente contribuyendo as a tener una mejor comunicacin. 4.10.2 Tambin trimestralmente se llevarn a cabo imparticin de cursos para fortalecer la comunicacin en la Unin. 4.11 Aspectos personales, familiares, sociales , culturales y de salud

105

TTULO Motivacin y Satisfaccin del Personal

REFERENCIA 4.4 Cdigo RH.4.4-11

NIVEL II Pg. 4/4

4.11.1 Para contribuir a llegar a la mejora continua en cuanto a calidad de vida personal, en la Organizacin se impartirn trimestralmente conferencias motivacionales y de superacin humana, as como dinmicas y actividades que incrementen la autoestima, la valoracin personal y proactividad de cada uno de los empleados. 4.11.2 Para contribuir al fortalecimiento de la familia, en la Orgnizacin se llevar a cabo de manera semestral la imparticin de cursos y conferencias que fomenten la integracin y convivencia dentro de las familias. Se realizarn actividades y dinmicas que contribuyan a la integracin de verdaderas familias. 4.11.3 Para contribuir al fortalecimiento de una conciencia social, se podrn impartir semestralmente conferencias que informen y permitan un conocimiento pleno de la realidad social que predomina en el mundo, en el pas, en el estado, etc. 4.11.4 Para contribuir al fortalecimiento de la cultura, en la Organizacin se promover semestralmente la asistencia a eventos culturales. 4.11.5 Para contribuir al fortalecimiento de la salud personal y familiar, en la Organizacin se impartirn anualmente conferencias y se realizarn dinmicas y actividades que ayuden a llegar a tener una mejor calidad de vida.

5. Registros Control de Asistencia a cursos, conferencias, diplomados, simposiums, etc. Control de premios y recompensas otorgados por la Organizacin Rural y obtenidos por el personal en cuanto a desempeo, aportacin de ideas, antigedad, cumpleaos. Control de actividades de integracin realizadas fuera de las horas de trabajo. Control de sueldos y prestaciones otorgados. Control de cursos otorgados para fomentar el buen ambiente de trabajo en la Organizacin. Control de las revisiones a las condiciones de trabajo en las que se realizan las diferentes operaciones de la Organizacin Rural. Control de los cursos, conferencias, actividades y dinmicas realizadas para desarrollar y fortalecer la comunicacin en la Organizacin. Control de los cursos, conferencias, actividades y dinmicas realizadas para desarrollar y fortalecer aspectos personales, familiares, culturales y de salud de calidad en el personal de la Organizacin.

6. Anexos:

106

4.10.12 Prstamos a Empleados TTULO Prestamos a Empleados 1. Objetivo: Normar las reglas y lineamientos que se deben cumplir para realizar los descuentos a los empleados de la Organizacin. 2. Alcance: Aplica a todos los empleados de la Organizacin. 3. Responsabilidades: 3.1 Es responsabilidad del Director General autorizar cualquier solicitud de prstamo en efectivo para adquisicin de bienes. Para el caso del Director General, esta aprobacin ser realizada por el Presidente del Consejo de Administracin. 4. Procedimiento: 4.1 El Director General deber autorizar todas las solicitudes de prstamos de los empleados de la Organizacin Rural a excepcin de la suya , la cual ser autorizada por el Presidente del Consejo de Administracin. 4.2 La solicitud aprobada es recibida en la Direccin de Administracin y Finanzas para la elaboracin del cheque respectivo conforme al Procedimiento.. 4.3 El Director de Administracin y Finanzas informa al auxiliar contable para que se aperture el registro contable correspondiente al empleado, y en el cual se irn registrando todos los movimientos. Si el destino del prstamo es para adquirir bienes muebles, se le retiene la factura original, y se guarda en la caja. 4.4 La solicitud deber contener los siguientes elementos: 4.4.1 Fecha de la solicitud. 4.4.2 Importe de prstamo 4.4.3 Cantidad quincenal de descuento. 4.4.4 Nombre y firma del solicitante 4.4.5 Visto Bueno del Gerente de Area de trabajo. 4.4.6 Firma de autorizacin del Director General. 4.5 Una vez que ha sido cubierto el importe del prstamo para adquisicin de los bienes muebles, le ser entregada al empleado la factura original correspondiente. CODIGO 4.4 Clave RH 4.4-12 NIVEL II Pg. 1/2

107

TTULO Prestamos a Empleados

CODIGO 4.4 Clave RH 4.4-12

NIVEL II Pg. 2/2

4.6 Se entregar copia del formato de descuento al empleado que solicit el prstamo.

5. Registros: Registros contables

6. Anexos:

108

4.10.13 Uso de Equipo de Cmputo TTULO Uso del Equipo de Computo 1. Objetivo: Especificar los lineamientos y reglas que deben observar todos los usuarios del equipo de cmputo propiedad de la ORGANIZACIN RURAL, tanto del equipo conectado en red independiente. CODIGO 4.4 Clave RH 4.4-13 NIVEL II Pg. 1/2

2. Alcance: Aplica a todo el personal de las diferentes reas del organigrama.

3. Responsabilidades: 3.1 Es responsabilidad de la Gerencia de cada una de las reas informar al personal activo y al que pudiera ingresar en el futuro, sobre la poltica de establecer directorios de trabajo. 3.2 Es responsabilidad de quien se encarga de los recursos materiales, verificar el correcto cumplimiento del presente procedimiento. 3.3 Es responsabilidad del encargado de recursos materiales notificar al Director de Administracin y Finanzas de cualquier anomala que se pudiera presentar. 3.4 Es responsabilidad de los usuarios reponer los archivos que se borren por estar fuera de los directorios; adems podrn hacerse acreedores a alguna sancin disciplinaria que se le pudiera imponer segn la magnitud del trastorno interno externo que esto origine.

4. Procedimiento: 4.1 El empleado, que en el desempeo de sus actividades tenga necesidad de hacer uso de un equipo de cmputo, deber acudir con el responsable del rea en la que labore con el objeto de que se le asigne la terminal en la que podr hacerlo. 4.2 Se deber crear un directorio con el nombre que el usuario elija. 4.3 Una vez creado el directorio, todos los archivos de trabajo que el empleado elabore, se grabarn invariablemente en el mismo, independientemente del programa que haya sido utilizado. 4.4.Cada usuario del equipo de computo deber evitar siempre lo siguiente: 4.4.1 Grabar archivos fuera de su directorio

109

TTULO Uso de Directorios Personales 4.4.2 Trabajar con un directorio de otro usuario 4.4.3 Borrar archivos que no haya creado 4.4.4 Transferir archivos de otro directorio

CODIGO

4.4 Clave RH 4.4-13

NIVEL II Pg. 2/2

4.5 Para efecto de trabajos en grupo, en los cuales cada area aporte informacin, crearn crearn directorios comunes, y se notificar verbalmente el nombre del archivo a los los involuvcrados. 4.6 El Director de Administracin y Finanzas realizar en forma bimestral una revisin al servidor y a las terminales de la red, a fin de verificar que no existan archivos fuera de los directorios; y de ser afirmativa, se har una llamada de atencin a los usuarios por una sola vez para que procedan a reordenar los archivos en su defecto proceder a borrarlos. 4.7 El Gerente de Administracin y Finanzas elaborar un reporte mensual de la supevisin que realice, debiendo este ser aprobado por el Director General para proceder a guardarlo en el expediente correspondiente.

5. Registros: No aplica

6. Anexos:

110

4.10.14 Procesamiento de la Informacin TTULO Procesamiento de la Informacin 1. Objetivo: Establecer las polticas que debern aplicarse para el procesamiento de informacin en los diferentes sistemas diseados para este fin. CODIGO 4.4 Clave RH 4.4.-14 NIVEL II Pg. 1/2

2. Alcance: Aplica a todas las reas que integran el organigrama de la Organizacin Rural.

3. Responsabilidades: 3.1 Es responsabilidad del Gerente del rea donde se instalen los sistemas de proceso de la informacin sobre su correcto uso. 3.2 Es responsabilidad del encargado del manejo de los sistemas dar aviso al ttular del rea de cualquier falla que se presente la modificacin a los mismos.

4. Procedimiento: 4.1 Las personas encargadas de generar la informacin que sea procesada en los sistemas diseados para ste fin, entregarn sta informacin al encargado de procesarla en forma diaria. 4.2 El encargado del manejo de los sistemas, deber procesar la informacin diariamente 4.3 El encargado de los sistemas emtir los reportes necesarios para valuar las operaciones y los resultados de los mismos. 4.4 Al cierre de cada mes, el encargado de los sistemas llevar a cabo el respaldo de la informacin en CD para su resguardo en la caja.

5. Registros: No aplica

111

TTULO Procesamiento de la Informacin 6. Anexos: No aplica

CODIGO 4.4 Clave RH 4.4-14

NIVEL II Pg. 2/2

112

4.10.5 Promocin del Trabajo en Equipo TTULO Promocin del Trabajo en Equipo 1. Objetivo Promover y propiciar que las actividades que se desarrollan en la Organizacin sean conocidas por todo el personal, para que ste participe en la toma de decisiones y se comprometa al cumplimiento de las metas propuestas y por desarrollar en la Organizacin. 2. Alcance Este procedimiento involucra a todo el organigrama de la Organizacin Rural. REFERENCIA 4.4 Cdigo RH 4.4-15 NIVEL II Pg. 1/3

3. Responsabilidades 3.1 Es responsabilidad de la Direccin General promover el trabajo en equipo entre todo el personal y demostrarlo en el ejemplo. 3.2 Es responsabilidad de la Direccin General dar a conocer a todo el personal los acuerdos metas, objetidos y la problemtica que involucra el trabajo en la Organizacin Rural. 3.3 Es responsabilidad de los Gerentes de Administracin y Finanzas y de Servicios Integrados, celebrar reuniones con el personal a su cargo y comentar tanto los diferentes aspectos que involucran a su rea y a las de la Organizacin en general as como el papel que deber desempear cada equipo de trabajo que participa en la solucin y cumplimiento de los objetivos comprometidos. 3.4 Es responsabilidad de los Funcionarios participar activamente promoviendo y alentando el trabajo en equipo y respetando la diversidad de ideas aportadas por los equipos para solucionar y cumplir objetivos.

4. Procedimiento 4.1 La Direccin General celebrar peridicamente una reunin general (AnexoA) con todo el personal de la Organizacin para darle a conocer las polticas generales, avances y estrategias a seguir en el cumplimiento del Plan de Negocios, una vez elaborado y presentado para su sancin al Consejo de Administracin, abarcando los siguientes temas: 4.1.1 Factores tomados para la planeacin (econmicos, polticos, etc.) 4.1.3 Actividades propuestas para la oferta y venta de Servicios Integrados. 4.1.4 Actividades de Administrativas y de Control (Laborales, presupuestales, etc). 4.1.5 Auditorias internas, mejora continua, etc. La fecha de reunin ser como mximo dos das despus de que el Consejo haya aprobado el Plan de Negocios y la sesin deber durar como mximo una hora.

113

TTULO Promocin del Trabajo en Equipo

REFERENCIA 4.4 Cdigo RH 4.4-15

NIVEL II Pg. 2/3

4.2 La Direccin General celebrar mensualmente una reunin (Anexo A) con todo el personal para dar a conocer la situacin que tiene la Organizacin, los asuntos que se trataron en el Consejo de Administracin, los acuerdos tomados y las rdenes que emanaron del mismo y que debern ser atendidas por parte del personal de la Organizacin, el tiempo mximo de esta reunin ser de treinta minutos y la fecha de reunin ser como mximo dos dias siguientes a la fecha en que fue realizada la reunin ordinaria o extraordinaria del Consejo de Administracin. 4.3 La Direccin General celebrar el primer da hbil de cada semana por la maana una reunin (Anexo A) con los Funcionarios de la Organizacin para revisar los asuntos pendientes de la semana anterior y las metas a desarrollar en la semana que inicia. Cada integrante deber tener preparado desde el ltimo da de la semana anterior sus asuntos a tratar en la reunin, la cual no deber extenderse ms de 30 minutos. 4.4 Cada Gerente de Area deber reunirse (Anexo A) con su personal el primer da hbil de cada semana por la maana para revisar con ellos, en un trmino de 30 minutos, los asuntos pendientes y las actividades a desarrollar en la semana; dichas actividades le sern reportadas en la ltima hora del ltimo da de la misma semana. 4.5 Para cada reunin se llevar una minuta de trabajo que ser levantada por un empleado empleado designado por los dems, haciendo rotacin para que todos participen en esta actividad; as mismo, en las reuniones a nivel Gerencia ser el Gerente de cada rea el que dispondr de 24 horas para elaborar y entregar un reporte de la reunin a la Direccin General. 4.6 Cada Gerente deber ser muy explcito en dar a conocer al personal los objetivos del trabajo a desarrollar en grupo, la finalidad del mismo, los beneficios para la Organizacin y para todos en general, los tiempos requeridos en realizar sus trabajos en equipo y finalmente los perjuicios por no realizar los trabajos y las consecuencias de los mismos. 4.7 En caso de que los trabajos a desarrollar involucren dos reas o ms de la Organizacin, los Gerentes correspondientes debern sesionar primeramente entre ellos y en forma posterior convocarn a una reunin conjunta con el personal que trabaja en ambas Gerencias para proseguir con la mecnica referida en el prrafo anterior. En el caso de que existan divergencias, el asunto debern de resolverlo en primera instancia los Gerentes involucrados en el seno de la reunin con la Direccin General. 4.8 Por ningn motivo se celebrarn reuniones conjuntas de Gerencias para promover el trabajo en equipo si antes stas no han realizado un plan en acuerdo total.

114

TTULO Promocin del Trabajo en Equipo 5. Registros Convocatoria a las reuniones generales. Minuta de reuniones. Acuerdos tomados. Seguimiento de acuerdos. Reporte de la reunin.

REFERENCIA 4.4 Cdigo RH 4.4-15

NIVEL II Pg. 3/3

6. Anexos A. Formato de reporte de la reunin.

115

4.10.11 rea de Finanzas

TTULO

Area de Finanzas

REFERENCIA 4.1 Cdigo AF-4.1- 01

NIVEL III

Pg. 1 de 3

1. Objetivo Definir los lineamientos que permitan describir las actividades especificas del rea de Finanzas.

2. Alcance Aplica a la Direccin de Administracin y Finanzas, al encargado del Area de Finanzas y del Area de Contabilidad.

3. Responsabilidades 3.1 Es responsabilidad de la Gerencia de Administracin y Finanzas verificar diariamente los movimientos de depsitos realizados a las cuentas bancarias de la Organizacin Rural. 3.2 Es reponsabilidad de la Gerencia de Administracin y Finanzas en coordinacin con el rea Contable y el rea de Finanzas identificar a quien o a quienes corresponden los depsitos reportados. 3.3 Es responsabilidad del rea de Finanzas llevar a cabo las acciones que le permitan confirmar con el socio o cliente que deposit a la cuenta de cheques antes de proceder a elaborar los recibos de pago correspondientes.

4. Procedimiento 4.1 Diariamente deber de verificar los saldos de las diferentes cuenas bancarias que tenga la Organizacin Rural. 4.2 Verificar los vencimientos de las cuentas por pagar, hciendo la provisin de recursos con anticipacin. 4.3 Verificar diariamente las cuentas por cobrar, formulando los recordatorios de pago a los socios. 4.4 Elaboracin de Plizas de Cheques.

116

TTULO Area de Finanzas

REFERENCIA 4.1 Cdigo AF-4.1- 01

NIVEL III Pg. 2 de 3

4.5 Elaboracin de Plizas de Diario para el registro de: 4.5.1 Intereses 4.5.2 Comprobaciones de cheques. 4.5.3 Amortizaciones. 4.5.4 Arqueo de caja chica. 4.5.5 Depuracin de conciliaciones. 4.5.6 Traspaso de cuentas de cheques a inversin y viceversa. 4.5.7 Elaboracin de Plizas de Ingreso para el registro de: 4.5.7.1 Intereses por inversin de Bancos. 4.5.7.2 Diferentes cuentas de inversin en Bancos. 4.5.7.3 Retencin de impuestos por inversin. 4.5.8 Conciliaciones Bancarias. 4.5.9 Manejo de Caja Chica. 4.5.10 Pago a proveedores. 4.5.11 Gastos de Comedor. 4.5.12 Mantenimiento de Activo Fijo. 4.5.13 Gasolina. 4.5.14 Fondos de Fomento. 4.5.15 Renta. 4.5.16 Elaboracin de listados de cuentas por pagar. 4.5.17 Control de amortizaciones de diferentes seguros. 4.5.18 Elaboracin de cheques. 4.5.19 Elaboracin del diario de bancos. 4.5.20 Captura de Plizas. 4.5.21 Arqueo de Cartera. 4.5.22 Arqueo de Caja Chica. 4.5.23 Aclaraciones con los bancos sobre cuentas bancarias. 4.6 Entrega del reporte de bancos diario al Gerente de Administracin y Finanzas. 4.7 Verificar pagos pendientes para el siguiente da. 4.8 Realizar el arqueo de Caja Chica.

5. Registros 5.1 Control de bancos, cuentas por pagar, conciliaciones bancarias y operaciones pasivas.
117

TTULO Area de Finanzas

REFERENCIA 4.1 Cdigo AF 4.1- 01

NIVEL III Pg. 3 de 3

6. Anexos 6.1 Copias de los depsitos bancarios hecho por los socios y/o clientes.

118

4.11.1 Manejo con Bancos y Fondos TTULO Manejo con Bancos y Fondos 1. Objetivo Este Procedimiento define las actividades que deben llevarse a cabo para coordinar actividades con las Fuentes de Financiamiento de la Organizacin Rural, como son la Banca Comercial, la de Desarrollo, los Fondos de Fomento y las Organizaciones Auxiliares del Crdito.
REFERENCIA

4.1 Cdigo AF 4.1-02

NIVEL III Pg. 1/2

2. Alcance Este procedimiento aplica a la Direccin General y a la Gerencia de Administracin y Finanzas.

3. Responsabilidades 3.1 Es responsabilidad de la Direccin General coordinar las actividades con los Bancos, los Fondos de Fomento y las Organizaciones Auxiliares del Crdito. 3.2 Es responsabilidad de la Direccin General gestionar la apertura de lneas de crdito con la Banca, Fondos de Fomento y las Organizaciones Auxiliares del Crdito. 3.3 Es responsabilidad de la Direccin General la renovacin de las lneas de crdito otorgadas a su vencimiento. 3.4 Es responsabilidad del Consejo de Administracin y la Direccin General la firma de las aperturas de lneas de crdito.

4. Procedimiento 4.1 El Director General gestionar la apertura de las lneas de crdito con la Banca Comercial, la de Desarrollo y las Organizaciones Auxiliares del Crdito, de acuerdo con el Plan Anual de Negocios de la Organizacin Rural. 4.2 La Gerencia de Administracin y Finanzas recabar la informacin requerida por las Fuentes de Fondeo y les dar seguimiento hasta su autorizacin; puede solicitar el apoyo del Director General en caso de ser necesario. 4.3 El Gerente de Administracin y Finanzas conservar una copia de los contratos autorizados de las lneas de crdito y le dar seguimiento a la renovacin o ampliacin de las mismas antes de su vencimiento. El original del contrato ser archivado en la Direccin General.

119

TTULO Manejo con Bancos y Fondos

REFERENCIA 4.1 Cdigo AF 4.1-02

NIVEL III Pg. 2/2

4.4 La Gerencia de Administracin y Finanzas vigilar el saldo disponible de las lneas de crdito y sus vencimientos. 4.5 La Gerencia de Administracin y Finanzas elaborar un calendario de vencimientos y pagos de las lneas de crdito contratadas. 4.6 La Gerencia de Administracin y Finanzas le dar seguimiento a las operaciones y verificar el abono de las mismas en las cuentas de cheques de la Organizacin Rural. 4.7 Todos los trmites mencionados en los puntos anteriores, invariablemente debern hacerse por escrito solicitando el acuse de recibo para archivarse en el expediente de las Fuentes de Fondeo de la Gerencia de Administracin y Finanzas y el minutario de la Organizacin Rural. 4.8 En el caso de que las condiciones de las lneas en trmite de apertura no satisfagan las expectativas de la Organizacin Rural, el Director General, convocar a una reunin de Consejo de Administracin, para evaluar la conveniencia de continuar con las gestiones de solicitud de apertura, si es necesario buscar otras alternativas de Fondeo. 4.9 La Direccin General informar al Consejo de Administracin las nuevas propuestas, junto con las razones por las que se desecharon los trmites que se venan realizando.

5. Registros Expediente de la Fuente de Fondeo.

6. Anexos Plan Anual de Negocios.

120

4.11.2 Elaboracin de Recibos de Pago TTULO Elaboracin de Recibos de Pago

REFERENCIA NIVEL III

4. 1 Cdigo AF 4.1- 03

Pg. 1 de 3

1. Objetivo: Describir las actividades que el encargado del rea de Cobranza debe llevar a cabo para la elaboracin de los recibos de pago.

2. Alcance: Todos los socios de la Organizacin, empleados y Funcionarios.

3. Responsabilidades: 3.1 Es responsabilidad del Gerente de Administracin y Finanzas verificar que se de cumplimiento a esta actividad por parte del rea de cobranza. 3.2 Es responsabilidad del encargado del rea de cobranza de llevar a cabo las acciones que permitan identificar los depsitos en las cuentas bancarias de la Organizacin correspondientes a pagos efectuados por los socios o clientes, antes de proceder a elaborar el recibo de pago.

4. Procedimiento: 4.1 La elaboracin de recibos de pago se llevar a cabo conforme los socios lleguen a efectuar su pago a partir de las 9.00 horas de Lunes a Viernes. 4.2 Los socios pueden realizar sus pagos directamente en las oficinas de la Sociedad. o bien a travs de depsito en las cuentas bancarias que al efecto establezca la misma. 4.2.1 Para el pago realizado en las oficinas de la Organizacin Rural: 4.2.1.1 Se busca el listado de pago de acuerdo al concepto o servicio que haya recibido. 4.2.1.2 Se determina el tipo de pago el cual puede ser de cartera vigente o vencida. 4.2.1.3 Se informa al socio sobre el tipo de pago que debe realizar. 4.2.1.4 Si es un pago de una factura vigente se realizan los siguientes pasos: 4.2.1.4.1 Se informa al socio sobre el monto que debe cubrir, y ste determina lo que pagar. 4.2.1.4.2 Se procede a llenar el recibo, y con letras maysculas por la cantidad que pague el socio.

121

TTULO Elaboracin de Recibos de Pago

REFERENCIA

4. 1 Cdigo AF 4.1- 03

NIVEL III

Pg. 2 de 3

4.2.1.4.3 Se hace el recibo foliado anotando fecha, nombre, RFC, monto con nmero y letra detallando si es en efectivo y/o cheque, el cual ser recibido salvo buen cobro. 4.2.1.4.4 Se anota el nmero de factura o el nmero de pagar, segn corresponda. 4.2.1.4.5 Se sella, se firma y se entrega el original del recibo al socio. 4.2.1.4.6 Si es un pago parcial de una factura se realizan los siguientes pasos: 4.2.1.4.7 Se informa al socio sobre el monto que debe cubrir y ste determinar la cantidad que pagar en se momento. 4.2.1.4.8 Se llena el recibo a mquina y con letras maysculas por la cantidad que el socio pague. 4.2.1.4.9 Se elabora el recibo foliado anotando fecha, nombre, RFC, con nmero y letra, si es en efectivo y/o cheque el importe ser recibido salvo buen cobro. 4.2.1.4.10 Se anota el nmero de factura y/o pagar que esta cubriendo parcialmente. 4.2.1.4.11 Se desglosa el importe de los intereses ordinarios y el pago parcial al capital. 4.2.1.4.12 Se sella, se firma y se entrega el original del recibo al socio. 4.2.1.4.13 Si es un pago de facturas vencidas se realizan los siguientes pasos: 4.2.1.4.14 Se calculan los intereses moratorios por cada una de las amortizaciones vencidas. 4.2.1.4.15 Se informa al socio el monto que debe cubrir y la cantidad por pagar. 4.2.1.4.16 Se llena el recibo a mquina y con maysculas por la cantidad que pague el Socio. 4.2.1.4.17 Se elabora el recibo foliado anotando fecha, nombre, RFC, importe del pago con nmero y letra, si es en efectivo y/o cheque, el cual ser recibido salvo buen cobro. 4.2.1.4.18 Se anota la amortizacin que esta liquidando, el nmero de factura y/o pagar. 4.2.1.4.19 Se desglosa el pago de acuerdo a la prctica bancaria. 4.2.1.4.20 Se sella, se firma y se entrega el original del recibo al socio. 4.3 Para el pago realizado mediante depsito: 4.3.1 Al iniciar el da se revisa y/o confirmar con el rea de Finanzas los depsitos que hayan sido efectuados en el da anterior. 4.3.2 Por cada depsito se llena el recibo correspondiente a mquina y con maysculas. 4.3.3 Especificar la fecha en que realiz el depsito para realizar el corte de los intereses. 4.3.4 Se elabora el recibo segn el pago que se trate, conforme a los puntos anteriores. 4.3.5 El recibo original se sella, firma, y guarda en la caja del Area de Finanzas . Este recibo ser canjeado por la ficha de depsito original al socio.

122

TTULO Elaboracin de Recibos de Pago

REFERENCIA 4. 1 Cdigo AF 4.1- 03

NIVEL III Pg. 3 de 3

4.4 En todos los casos, la copia del recibo debe ser entregada al rea de finanzas para su contabilizacin. Si es un pago con depsito en banco, se anexa a la copia antes mencionada el original de la ficha de depsito o en su defecto y de manera temporal una copia de la ficha hasta que se tenga el original de la misma. 4.5 En todos los casos, una copia del recibo se archiva en el legajo correspondiente. 4.6 El original slo se entregar al socio o su representante. 4.7 Una copia del recibo slo debe ser entregada al rea de finanzas. 4.8 Una copia del recibo siempre deber ser archivada para cualquier aclaracin. 4.9 A solicitud del socio, se le podr entregar una copia de cualquier recibo de pago. 4.10 Todos los recibos deben ser sellados sin excepcin. 4.11 Los recibos slo podrn ser llenados a mquina. 4.12 Los recibos elaborados por pagos en depsito debern guardarse sin excepcin en la caja del Area de Cobranza hasta su entrega al socio. 4.13 El horario de pago termina a 17:00 las hrs.

5. Registros 5.1 Registros contables de los pagos. 5.2 Registro de resultados de auditoria interna y externa.

6. Anexos

123

4.11.3 Elaboracin de las Notas de Crdito TTULO Elaboracin de las Notas de Crdito 1. Objetivo: Describir las actividades que deben llevarse a cabo para la elaborar y aplicar notas de crdito.
REFERENCIA

4. 1 Cdigo AF.4.1.04

NIVEL III Pg. 1 de 3

2. Alcance: Este procedimiento aplica a la Direccin General, Gerencia de Administracin y Finanzas, la Gerencia de Servicios Integrales y el rea de Contabilidad.

3. Responsabilidades: 3.1 Es responsabilidad de la Direccin General verificar que se cumpla con esta actividad de acuerdo a los procedimientos establecidos. 3.2 Es responsabilidad de la Gerencia de Administracin y Finanzas, verificar que se cumpla con esta actividad de acuerdo a los procedimientos establecidos. 3.3 El rea de contabilidad ser la responsable de la elaboracin y registro de estas operaciones, conforme a las polticas establecidas.

4. Procedimiento: El rea de contabilidad ser la responsable de llevar a cabo las siguientes actividades: 4.1 Elaborar una nota de crdito en los siguientes casos: 4.1.1 Por descuentos en los servicios recibidos por la Organizacin. 4.2 En caso de condonaciones, informar al Director General sobre la solicitud del socio para la condonacin de algn concepto por parte del socio. 4.3 Si la solicitud no es aprobada se deber cobrar al socio el importe por el concepto correspondiente. 4.4 Si la solicitud es aprobada se continuara con las siguientes acciones: 4.4.1 Solicitar a la Direccin General la aprobacin y determinacin del porcentaje a condonar de los siguientes conceptos:
124

TTULO Elaboracin de las Notas de Crdito

REFERENCIA

4. 1 Cdigo AF.4.1.04

NIVEL III Pg. 2 de 3

4.4.1.1 Por condonacin total o parcial de gastos efectuados por cuenta del socio. 4.4.1.1.1 Por gestiones y trmites a su nombre. 4.4.1.1.2 Elaboracin de estudios de viabilidad financiera. 4.4.1.1.3 De juicio. 4.4.1.1.4 De avaluos (adjudicaciones). 4.4.1.1.5 Por cobros extrajudiciales. 4.4.1.1.6 Notariales. 4.4.1.2 Por condonacin total o parcial de comisiones cobradas. 4.4.1.2.1 Por comisin de cheques devueltos. 4.4.1.2.2 Por comisiones bancarias. 4.4.1.2.3 Por comisin por venta de bienes muebles e inmuebles. 4.4.1.2.4 Por servicos prestados por la Organizacin. 4.5 La nota de crdito (Anexo A) deber contar con la siguiente informacin: 4.5.1 Nombre del Socio 4.5.2 Registro Federal de Causantes 4.5.3 Direccin 4.5.4 Fecha 4.5.5 Importe (desglosar los conceptos y el IVA que corresponda en caso de que as sea ). 4.5.6 Concepto. 4.6 Hacer efectivo el pago realizado por el socio aplicando en primer lugar la nota de crdito despues el pago del socio en orden de intereses moratorios, iva, intereses ordinarios y capital. 4.7 Imprimir la nota de crdito y recabar la autorizacin firmada de la Direccion General. 4.8 El original de la nota de crdito se entregar al socio. 4.9 Una copia debe ser entregada a la Gerencia de Administracin y Finanzas para su contabilizacin. 4.10 Una copia se archivar en el consecutivo correspondiente en el rea de Contabilidad.

5. REGISTROS: Notas de Crdito.

125

TTULO Elaboracin de las Notas de Crdito 6. ANEXOS:

REFERENCIA

4. 1 Cdigo AF.4.1.04

NIVEL III Pg. 3 de 3

126

4.11.4 Elaboracin de Notas de Cargo TTULO Elaboracin de Notas de Cargo 1. Objetivo: Describir las actividades que deben llevarse a cabo para la elaborar y aplicar notas de cargo.
REFERENCIA

4. 1 Cdigo AF.4.1.05

NIVEL III Pg. 1 de 3

2. Alcance: Este procedimiento aplica a la Direccin General, Gerencia de Administracin y Finanzas, la Gerencia de Servicios Integrales y el rea de Contabilidad.

3. Responsabilidades: 3.1 Es responsabilidad de la Gerencia de Administracin y Finanzas verificar que se cumpla con esta actividad de acuerdo a los procedimientos establecidos. 3.2 Es responsabilidad de la Gerencia de Servicios Integrales, reportar al rea responsable, los cargos por servicios realizados. 3.3 El rea de contabilidad ser la responsable de la elaboracin y registro de estas operaciones, conforme a las polticas establecidas.

4. Procedimiento: El rea de contabilidad ser la responsable de llevar a cabo las siguientes actividades: 4.1 Elaborar una nota de cargo al momento de efectuar gastos por cuenta del socio en los siguientes casos: 4.1.1 Por gastos efectuados por cuenta del socio: 4.1.1.1 Por gestiones y trmites a su nombre. 4.1.1.2 Elaboracin de estudios de viabilidad financiera. 4.1.1.3 De juicio. 4.1.1.4 De avaluos (adjudicaciones). 4.1.1.5 Por cobros extrajudiciales. 4.1.1.6 Notariales. 4.1.2 Por comisin de cheques devueltos. 4.1.3 Por comisiones bancarias. 4.1.4 Por comisin por venta de bienes muebles e inmuebles. 4.1.5 Por servicos prestados por la Organizacin.

127

TTULO Elaboracin de Notas de Cargo

REFERENCIA

4. 1 Cdigo AF.4.1.05

NIVEL III Pg. 2 de 3

4.2 La nota de cargo (Anexo A) deber contar con la siguiente informacin: 4.2.1 Nombre del Socio 4.2.2 Registro Federal de Causantes 4.2.3 Direccin 4.2.4 Fecha 4.2.5 Importe (desglosar los conceptos y el IVA que corresponda en caso de que as sea ). 4.2.6 Concepto. 4.3 Una vez elaborada la nota de cargo se pasa a la Direccin General para su aprobacin. 4.4 Una vez que la nota de cargo es aprobada, el Director General debe firmar la nota de cargo y dar la instruccin para que se cargue al sistema de Contabilidad. 4.5 El encargado de contabilidad procede a aplicar el cargo al socio y efectuar las gestiones de cobranza correspondientes. 4.6 El original de la nota de cargo ser conservada en el rea de Contabilidad hasta que sea liquidada en su totalidad para despus ser entregada al socio. 4.7 Una copia debe ser entregada a la Gerencia de Administracin y Finanzas para su contabilizacin. 4.8 Una copia se archivar en el consecutivo correspondiente en el rea de Contabilidad. 4.9 En el caso de una cancelacin de una nota de cargo, sta slo podr ser autorizada por la Direccin General. 4.10 Se entregar copia simple de la nota de cargo cancelada a la Gerencia de Administracin y Finanzas, se archivar el original y las copias en el consecutivo correspondiente en el rea de Contabilidad. 4.11 La elaboracin de una nota de cargo deber de realizarse por cada gasto efectuado por cuenta del socio.

128

TTULO Elaboracin de Notas de Cargo 5. REGISTROS: Notas de Cargo.

REFERENCIA

4. 1 Cdigo AF.4.1.05

NIVEL III Pg. 3 de 3

6. ANEXOS:

129

4.11.5 Estado de Cuenta del Socio ESTADO DE CUENTA DEL SOCIO

Nombre del Socio: Direccin: Poblacin:

Acciones Pagadas Series: A: B: Total de Ttulos: Importe:

Fecha de Ingreso a la Organizacin: SERVICIOS PROPORCIONADOS: TIPO DE SERVICIOS: AO: 200_____ 200_____ 200_____ 200_____

MONTO:

SALDOS ACREEDORES: FECHA

CONCEPTO

IMPORTE

Reporta:

GERENCIA DE SERVICIOS INTEGRALES Nombre y Firma

SALDOS DEUDORES: FECHA

CONCEPTO

IMPORTE

Reporta:

GERENCIA DE ADMON. Y FINANZAS Nombre y Firma VoBo. DIRECCION GENERAL Nombre y firma

Revis Saldos: GERENCIA DE ADMON Y FINANZAS Nombre y Firma

130

4.12 Contabilidad 4.12.1 Procedimiento de Contabilidad TTULO Procedimiento de Contabilidad 1. Objetivo: Definir las reglas de administracin que debern observarse al realizar las aplicaciones de los registros contables, reportes financieros, indicadores financieros y en general todos aquellos resultados que emanan de una contabilidad. 2. Alcance: Aplica a la Gerencia de Administracin y Finanzas 3. Responsabilidades: 3.1 Es responsabilidad de los integrantes de cada rea de administracin y finanzas realizar los registros contables que les correspondan. 3.2 Es responsabilidad del rea Contable conocer el procesamiento de la informacin contable. 3.3 Es responsabilidad del Gerente de Administracin y Finanzas coordinar las actividades que deriven al control de las operaciones y aplicaciones de los registros contables, la emisin de los estados financieros y el conocimiento de las disposiciones de la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico sobre cambios al Cdigo Fiscal. 3.4 Es responsabilidad del Gerente de Servicios enviar la informacin que generen a la Gerencia de Administracin y Finanzas para su registro contable. 3.5 Es responsabilidad del Director General de la Organizacin Rural el revisar y autorizar los estados financieros mensuales y anuales y solicitar las aclaraciones pertinentes a los mismos en caso de requerirlo. 3.6 Es responsabilidad del Gerente de Administracin y Finanzas preparar la informacin financiera, de acuerdo al Procedimiento respectivo. 3.7 Es responsabilidad del Asesor Contable revisar la informacin y validarla. 4. Procedimiento: 4.1 El Gerente de Administracin y Finanzas ordenar regularizar los registros contables definiendo las fuentes de origen para asignar el tipo de pliza como sigue: 4.1.1. Plizas de Egresos: Sern generadas por el desembolso de recursos en efectivo a travs de cheque, cargos directos a la cuenta otros, que representen una erogracin de recursos. 4.1.2 Plizas de Ingresos: Sern aquellas que registren un ingreso o recepcin de recursos en efectivo a la cuenta de cheques, excepto el traspaso a las mismas cuentas de la Organizacin. CODIGO 4.4 Clave CB 4.4-01 NIVEL II Pg. 1/ 2

131

TTULO Procedimiento de Contabilidad

CODIGO 4.4 Clave CB 4.4-01

NIVEL II Pg. 2/2

4.1.3 Plizas de Diario: En stas plizas se registrarn todos aquellos movimientos que no representan una erogacin un ingreso de recursos en efectivo, pero que requieren estar registrados en contabilidad por su importancia y afectacin a la misma. 4.2 Las plizas mencionadas anteriormente sern elaboradas de acuerdo al catlogo de cuentas en vigor de la Organizacin Rural, teniendo cuidado en los cambios y la actualizacin del mismo por cambios o modificaciones que a travs de la indicaciones y opinin que emita el Asesor Externo, y notificadas al personal de la Gerencia de Administracin y Finanzas en su oportunidad. 4.3 Las plizas ya elaboradas y codificadas sern entregadas al rea Contable para procesar sta informacin. 4.4 Cada fin de mes se realizar el cierre correspondiente, y se emitirn los reportes financieros para ser analizados por el Consejo de Administracin.

5. Registros: No aplica 6. Anexos: No aplica

132

4.12.2 Procedimiento de Caja y Bancos TTULO Procedimiento de Caja y Bancos 1. Objetivo: Determinar las reglas y lineamientos que deberan observarse para el manejo y control de las cuentas de caja y bancos 2. Alcance: Aplica a la Direccin de Administracin y Finanzas. 3. Responsabilidades: 3.1 Es responsabilidad del rea de contabilidad el manejo y control de la Caja y Bancos 3.2 Es responsabilidad del rea de contabilidad el arqueo mensual de caja. 3.3 Es responsabilidad del Gerente de Administracin y Finanzas la supervisin de los saldos de las cuentas de Caja y Bancos. 4. Procedimiento: 4.1 El rea de cobranza entregar en forma diaria el reporte de la cobranza que se realiz en la Organizacin Rural. 4.2 El rea de Contabilidad verificar en forma diaria los saldos de la cuenta de Bancos con la finalidad de detectar cualquier movimiento que no se haya realizado en forma directa por el personal de la Organizacin respecto de las siguientes operaciones: 4.2.1 Depsitos foraneos 4.2.2 Ordenes de pago 4.2.3 Devolucin de documentos 4.2.4 Cargos por comisiones u otro concepto 4.2.5 Otros movimientos a la cuenta de cheques que afecten el saldo 4.3 En el caso de documentos devueltos, el rea Contable deber notificar en forma inmediata al rea de cobranza para su reposicion y el cargo por comisiones. 4.4 El ltimo dia hbil de cada mes, el rea Contable realizar un arqueo fsico a la caja para determinar el importe en existencia que quedara registrada contablemente en la cuenta de caja. 4.5 Igualmente, al final de cada mes el rea Contable deber realizar las conciliaciones bancarias correspondientes, las cuales sern revisadas por el Gerente de Administracin y Finanzas, debiendo tener los controles adecuados que permitan identificar fcilmente los movimientos que se consideren pertinentes.
133

CODIGO 4.4 Cdigo CB 4.4-02

NIVEL II Pg. 1/2

TTULO Procedimiento de Caja y Bancos

CODIGO 4.4 Cdigo CB 4.4-02

NIVEL II Pg. 2/2

4.6 En forma diaria, el rea Contable realizar un reporte diario de los saldos de las cuentas tomando en cuenta el movimiento diario de cargos y abonos que por consecuencia de la operacion diaria de la Organizacin Rural afecten los saldos financieros y deber ser turnada una copia de los mismos al Director General. 4.7 Las partidas que resulten pendientes de aplicar en la conciliacin bancaria, se deber enviar una copia a la Gerencia de Servicios para realizar la identificacin del los clientes que pudieron haber depositado en las cuentas de la Organizacin Rural, haciendo uso de todos los recursos con que se cuenten para reconocer los pagos.

5. Registros: No aplica

6. Anexos: Estados de cuenta Bancarios.

134

4.12.3 Gastos a Combrobar TTULO Gastos a Comprobar 1. Objetivo: Establecer las polticas y requerimientos a que se deben apegar los empleados que laboran en la Organizacin Rural, para la solicitud de recursos a comprobar. CODIGO 4.4 Clave CB 4.4-03 NIVEL II Pg. 1/2

2. Alcance: Aplica a todos los funcionarios y empleados de la Organizacin Rural.

3. Responsabilidades: 3.1 Es responsabilidad del Gerente de Administracin y Finanzas verificar que exista una solicitud de cheque debidamente autorizada por el Director General por el Gerente del rea donde sean requeridos los recursos.

4. Procedimiento: 4.1 Los empleados que requieran recursos para la realizacin de alguna actividad directa de la Organizacin Rural, debern estimar el monto y fijar la fecha en que los van a requerir. 4.2 Debern informar a la Direccin de Administracin y Finanzas a fin de poder prever la disponibilidad de sos recursos. 4.3 Se elaborar una solicitud de cheque, misma que ser entregada a la Gerencia de Administracin y Finanzas, con 48 horas de anticipacin a la fecha de entrega del cheque. 4.3.1 Requisitado segn el Procedimiento establecido de solicitud de cheques. 4.4 El responsable de la elaboracin de los cheques deber tratar de prever cualquier tipo de contingencia que pueda ocurrir en la fecha de entrega del cheque correspondiente. 4.5 Es responsabilidad de quien solicit los recursos a comprobar, conocer la fecha lmite para la comprobacin del gasto y cumplir estrictamente con la misma, ya que en caso contrario, le ser solicitado por el Director General por una sla vez; y si an as con este apremio no hay respuesta, el importe total o parcial ser turnado al encargado de la nmina para descontarlo de su salario.

135

TTULO Gastos a Comprobar 5. Registros: Pliza cheque de los gastos a comprobar.

CODIGO 4.4 Clave CB 4.4-03

NIVEL II Pg. 2/2

6. Anexos: No aplica

136

4.12.4 Pagos a Proveedores de Bienes y Servicios

TTULO Pagos a Proveedores de Bienes y Servicios 1. Objetivo:

CODIGO 4.4 Clave CB 4.4-04

NIVEL II Pg. 1/2

Definir las reglas y lineamientos a que se debern sujetar los pagos que se realicen a proveedores de bienes y servicios que tiene la Organizacin Rural. 2. Alcance: Aplica a todos aquellos proveedores externos que pretendan obtener un pago por parte de la Organizacin Rural. 3. Responsabilidades: 3.1 Es responsabilidad del Gerente de Administracin y Finanzas la autorizacin de las facturas para pago que sean originadas por las operaciones ordinarias de la empresa. 3.2 Es responsabilidad de quien haya solicitado el bien o el servicio verificar que ste se haya cumplido, para que el Gerente del Area pueda aprobar la factura y enviarla a la Gerencia de Administracin y Finanzas para la programacin del pago de acuerdo a los lineamientos que aqu se establecen. 3.3 Es responsabilidad del Area Contable llevar un control de facturas pendientes de liquidar y las fechas de su vencimiento. 3.4 Es responsabilidad de la Direccin General autorizar los pagos propuestos por el Gerente de Administracin y Finanzas que se apeguen a los lineamientos establecidos. 4. Procedimiento: 4.1 Los proveedores de bienes o servicios entregarn simultnea o posteriormente la factura o el comprobante que ampare los servicios brindados o los bienes vendidos. 4.2 Para poder recibir ste comprobante, el encargado de hacerlo deber verificar que venga a nombre de la Organizacin , y que ampare el bien o los servicios brindados, y debe notificar el pago, en caso de que no, programar para 15 das posteriores, y en el caso de que sea viernes para el da hbil posterior al cumplimiento del plazo. 4.3 Los documentos por pagar recibidos en otra Gerencia, sern enviados a la de Administracin y Finanzas en un plazo mximo de 24 horas despus de haber sido recibidos. 4.4 El Area Contable, revisar los clculos matemticos plasmados en los documentos y el cumplimiento de los requisitos fiscales para su deduccin.

137

TTULO Pagos a Proveedores de Bienes y Servicios

CODIGO 4.4 Clave CB 4.4-04

NIVEL II Pg. 2/2

4.5 En caso de existir algn error o inconveniente, el mismo responsable Contable se pondr en contacto con el proveedor a fin de solucionar el problema. 4.6 En caso de que los documentos estn correctos, ser programado para pago de de acuerdo a las fechas de vencimiento. 4.7 Para el caso de pagos urgentes o prioritarios y para aquellos documentos que no cumplan con los requerimientos establecidos, ser indispensable la autorizacin de la Direccin General. 4.8 Los das jueves de cada semana el Area Contable presentar al Director de Administracin y Finanzas todas las facturas que hayan cumplido con el inciso anterior y que estn dispuestos para su aprobacin conjuntamente con el cheque elaborado, y posteriormente pasar a la Direccin General para su revisin y autorizacin junto con la firma del cheque.

5. Registros: No aplica 6. Anexos: Facturas de proveedores.

138

4.12.5 Reposicin de Caja Chica TTULO Reposicin de Caja Chica 1. Objetivo: Normar las reglas y lineamientos que se deben cumplir para realizar el pago o reembolso de gastos menores al personal de la Organizacin Rural. 2. Alcance: Aplica a todas las reas que integran el organigrama de la Organizacin Rural y es de observancia obligatoria. 3. Responsabilidades: 3.1 Es responsabilidad del encargado de caja chica reembolsar por este conducto los gastos menores de $ 150.00, siempre y cuando sean gastos directos de la Organizacin Rural. 4. Procedimiento: 4.1 El responsable de manejar el fondo fijo deber suscribir a favor de la Organizacin, un pagar por el importe total del fondo. 4.2 Cuando los empleados realizan gastos por cuenta de la Organizacin Rural sern reembolsados cumpliendo con los siguientes requisitos: 4.2.1 Traer el comprobante que ampara el gasto. 4.2.2 El comprobante deber cumplir los requisitos fiscales necesarios para su deduccin. 4.2.3 Deber consignar en la parte posterior el concepto del gasto, excepto las notas de gasolina, las cuales se debern entregar por separado. 4.2.4 Debern venir debidamente autorizadas por el Gerente de cada una de las Areas. 4.2.5 Los comprobantes sern conservados por el responsable de Caja Chica para realizar la reposicin del fondo fijo. 4.3 Se reembolsar por medio de fondo fijo de caja, gastos por importe mximo de hasta $150.00; para importes mayores se elaborar un cheque para su reposicin. 4.4 La reposicin del fondo fijo se realizar cuando el importe en comprobantes de gastos exceda el 70% del fondo fijo, con las siguientes observaciones: 4.4.1 Se elaborar la solicitud del cheque correspondiente. 4.4.2 Las notas que aparecen en el importe debern anexarse a la solicitud.. 4.4.3 El Gerente de Administracin y Finanzas , revisar y aprobar la reposicin. 4.4.4 Se elaborar el cheque correspondiente a nombre del responsable del fondo. 4.4.5 El cheque ser cambiado en efectivo para concluir el ciclo del proceso. CODIGO 4.4 Clave CB 4.4-05 NIVEL II Pg. 1/2

139

TTULO Reposicin de Caja Chica

CODIGO 4.4 Clave CB 4.4-05

NIVEL II Pg. 2/2

4.5 Cuando se realice el cambio de responsable de manejar el fondo fijo se llevar cabo el cambio de pagar a nombre del nuevo responsable y ser debidamente requisitado y firmado hasta por el importe total del fondo, haciendo entrega al empleado sustitudo de su documento en caso de que no haya anormalidades en la entrega del mismo. 4.6 El tiempo mximo de comprobacin ser de 48 horas, en caso contrario se utilizar el vale firmado para incluirlo en la reposicin y se aplicar como anticipo de sueldo a quien haya solicitado los recursos, a menos que justifique la falta de comprobacin. 4.7 No se entregaran nuevos recursos a comprobar si existe alguna cantidad pendiente de comprobacin. 4.8 Queda prohibido el uso de la caja chica para prstamos al personal.

5. Registros: No aplica

6. Anexos: Los recibos de comprobacin.

140

4.12.6 Pago de Impuestos Estatales y Federales TTULO Pago de Impuestos Estatales y Federales 1. Objetivo: Definir las obligaciones en materia fiscal con la Secretara de Hacienda Federal y Estatal que deber cumplir la Organizacin Rural, as como los plazos en que deber hacerlo. 2. Alcance: Aplica a la Gerencia de Administracin y Finanzas. 3. Responsabilidades: 3.1 Es responsabilidad del Gerente de Administracin y Finanzas, con apoyo del Asesor Contable y Fiscal, el clculo y pago de los impuestos Federales y Estatales y tambin revisar si lo realiza el responsable del rea Contable en los formatos autorizados. 3.2 Es responsabilidad del Gerente de Administracin y Finanzas aprobar el clculo de impuestos. 3.3 Es responsabilidad del Director General autorizar el pago de los impuestos, y el importe de los mismos. CODIGO 4.4 Clave CB 4.4-06 NIVEL II Pg. 1/2

4. Procedimiento: 4.1 De acuerdo a lo establecido en las leyes tributarias, y de acuerdo al tipo de Organizacin de que se trate, la Ley del Impuesto Sobre la Renta, determinar el tipo de impuestos a que estar obligada la Sociedad, citando entre otros los siguientes: 4.1.1 Impuestos Federales: Impuestos sobre la renta (I.S.R.) Impuestos al valor agregado (I.V.A.) Impuesto al activo (I.A.) 4.1.2 Retenedor de Impuestos: Impuesto sobre sueldos Impuesto sobre honorarios y/o arrendamiento Intereses y otras retenciones 4.1.3 Aportaciones a la Seguridad Social: Instituto Mexicano del Seguro Social Infonavit Sistema de ahorro para el retiro (SAR) 4.1.4 Estatales: 2% sobre erogaciones por sueldos pagados.
141

TTULO Pago de Impuestos Estatales y Federales

CODIGO 4.4 Clave CB 4.4-06

NIVEL II Pg. 2/2

4.2 El Gerente de Administracin y Finanzas verificar la fecha lmite para presentar las declaraciones correspondientes, debiendo calcular los impuestos y las aportaciones de acuerdo a las bases y polticas de clculo que para cada uno de ellos en lo particular especifique la dependencia gubernamental reguladora del mismo. 4.3 Una vez calculado el impuesto, ser revisado por el Gerenter de Administracin y Finanzas para su aprobacin y el llenado de los formatos correspondientes. 4.4 Deber elaborarse el cheque para pago de acuerdo al procedimiento y ser enviado a la Direccin General para su autorizacin y firma. 4.5 Todos los impuestos y las aportaciones de seguridad social debern pagarse en las instituciones autorizadas, debiendo hacerlo antes de la fecha lmite de vencimiento. 4.6 La pliza cheque, conjuntamente con una copia del pago debern ser entregados al Area Contable para su contabilizacin y la copia con el sello original del Banco receptor, se archivar en el expediente que para este efecto debe abrirse.

5. Registros: No aplica

6. Anexos: Formatos del Sistema de Administracin Tributaria (SAT)

142

4.13 Servicios Integrados 4.13.1 Gua de Operacin de Servicios

TTULO Gua de Operacin de Servicios 1. Objetivo:

REFERENCIA 4.2 Cdigo SI 4.2 - 01

NIVEL I Pg. 1 de 4

Establecer con claridad los requisitos que deben de cumplir todos los integrantes de la Organizacin para poder obtener los servicios que sta proporciona. Dentro de los objetivos que la Organizacin pretende alcanzar es que el socio, productor y empresario del sector rural, pueda acceder a diferentes servicos en un solo lugar, con la seguridad y confianza que sern atendidos por gente profesional y especializada en la materia, ademas de lograr mejores precios en el pago de honorarios por los servicios recibidos, marcando una diferencia entre el precio que se le cobra a un socio y a un tercero que no este en la sociedad. 2. Alcance: 2.1 Socios de la Organizacin de Productores Rurales interesados en utilizar los servicios que esta ofrece. 2.2 Todos los Productores Rurales interesados en acceder a los servicos que brinde la Organizacin, dispuestos a pagar un precio diferenciado , por no ser socios.

3. Responsabilidades: 3.1 Es responsabilidad de la Direccin General el cumplimiento de las disposiciones que se describen en sta Gua. 3.2 Es responsabilidad del Consejo de Administracin y Funcionarios, cumplir con los requisitos contenidos en esta Gua. 3.3 Es responsabilidad de cada Gerencia que su personal conozca la Gua de Operacin de Servicios y sus alcances. 4. Procedimiento: 4.1. La Direccin General de la Organizacin, coordinar los trabajos para que sus diferentes reas operativas y principalmente la de servicios, realicen una encuesta entre los Socios para identificar los servicios que requieren brindar a stos por parte de la Sociedad. Recomendacin: De acuerdo a la experiencia en el sector rural, dentro de los servicios que mas requieren en la actualidad los productores agropecuarios y empresarios, podemos proponer los siguientes:

143

TTULO Gua de Operacin de Servicios *Servicio de Internet *Trmite y Gestora, ante dependencias oficiales y privadas. *Capacitacin y actualizacin empresarial. *Asesora Tcnica Especializada. *Asesora Fiscal y Contable. *Elaboracin de Estudios y Proyectos. *Comercilizacin de Productos y Servicios. *Adjudicacin de Bienes Muebles e Inmuebles *Promocin y Venta de Bienes Mubles e Inmuebles. 4.2. Plan de Negocios

REFERENCIA 4.2 Cdigo SI 4.2 - 01

NIVEL I Pg. 2 de 4

4.2.1. Se deber elaborar un Plan de Negocios entre el 15 de octubre y 15 de noviembre de cada ao de acuerdo a los resultados de las encuestas realizadas entre los socios, debindose desglosar por rea de responsabilidad de la Organizacin para conformar las estrategias de servicios integrados, de control y de poltica general, la que deber formar parte del plan estratgico de negocios. 4.2.2. Las solicitudes de servicios integrados se desglosarn de acuerdo a los siguientes criterios: 4.2.2.1. Tipo de servicio a realizar. 4.2.2.2. Nmero de empresas beneficiadas con el servicio (especificar si son micro, pequeas, medianas empresas, nmero de trabajadores, actividad, giro y localidades en donde estn ubicadas). 4.2.2.3. Costo del servicio a realizar y meses en que ingrese el importe. 4.2.2.4. Gastos realizados por la venta de servicios integrados en el mismo perodo. 4.2.2.5. Proyeccin de Ingresos Netos por venta de servicios integrados. 4.2.2.6. Requerimientos de personal y equipo de trabajo. 4.2.3. El rea de control recibir los programas de servicios integrados para elaborar el Presupuesto anual de ingresos, y presentarlo a la Direccin General, junto con el analisis de gastos del perodo que antecede y una proyeccin actual de ingresos y y egresos al 31 de diciembre, y las necesidades propias de personal y equipo de de trabajo. 4.2.4. El Plan de Negocios ser analizado en el Consejo de Administracin , y tambien la justificacin de las mismas; la meta especfica dentro del Plan Estratgico y las necesidades de personal y equipo de trabajo.

144

TTULO Gua de Operacin de Servicios

REFERENCIA 4.2 Cdigo S I 4.2- 01

NIVEL I Pg. 3 de 4

4.2.5. La Gerencia de Servicios elaborar en base al punto anterior el Presupuesto de Egresos y su proyeccin anual, as como tambin el anlisis a las partidas: 4.2.5.1. Sueldos y Honorarios 4.2.5.2. Prestaciones la Presonal 4.2.5.3. Gastos de Operacin 4.2.5.4. Impuestos y Proveedores 4.2.5.5. Otros Gastos 4.2.5.6. Proyeccin presupuestal anual 4.2.5.7. Flujo de Efectivo 4.2.5.8. Relacin beneficio - costo. 4.2.6. El Plan de Negocios ser presentado para su aprobacin en el Consejo de Administracin dentro de la orden del da correspondiente al mes de enero del ao en que se haya de ejercer. 4.2.7.Se har una revisin trimestral del avance en el Plan de Negocios con el objeto de hacer las observaciones y ajustes correspondientes en el seno del Consejo de Administracin. 4.2.8. El ejercicio del Plan de Negocios estar supeditado a la disponibilidad de recursos con que cuente la Organizacin Rural. 4.3. Autorizacin 4.3.1. Una vez ue fu aprobado el Plan de Negocios por el Consejo de Administracin, las las solicitudes de servicios que requieran los socios sern analizadas, dictaminadas y autorizadas por la Gerencia de Servicios Integrales. 4.3.2. Aquellas solicitudes de servicios, que tengan las caracteristicas que se mencionan a continuacin, debern ser revisadas y sancionadas por la Direccin General: 4.3.2.1. Proyectos de baja rentabilidad y alto riesgo. 4.3.2.2. Solicitudes que rebasen las facultades autnomas del Gerente de Servicios. 4.3.2.3. Otras solicitudes, que a juicio del Director General requieran la sancin del Consejo de Administracin. 4.3.2.4. El Consejo sancionar las solicitudes de sus propios integrantes, debiendo ser stas aprobadas por las cuatro quintas partes de los consejeros asistentes.

145

TTULO Gua de Operacin de Servicios 4.4. Asesora y Servicios

REFERENCIA 4.2 Cdigo S I 4.2- 01

NIVEL I Pg. 4 de 4

4.4.1. El socio tendr a su disposicin servicios de asesora externa en las diferentes reas de acuerdo a sus necesidades. 4.4.2. La Organizacin podr determinar, en base a un diagnstico, las necesidades de servicios integrados que requiera el socio para el mejor desarrollo de su empresa. 4.4.3. El costo de los servicios sern cubiertos por el socio.

5. Registros: La solicitud del tipo de servicio que requiera el socio.

6. Anexos: Solicitud de Servicios Contrato de Servcicios

146

4.13.2 Procedimiento para otorgar el Servicio de internet TTULO Procedimiento para otorgar el Servicio de Internet 1. Objetivo: Definir los lineamientos que se requieren para Internet a los socios de la Organizacin Rural. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a todas las reas que intervienen en el otorgamiento del servicio de Internet. 3. Responsabilidades: 3.1 Es responsabilidad de la Gerencia de Servicios Integrados promocionar entre los asociados este servicio. 3.2 Es responsabilidad de la Gerencia de Servicios Integrados verificar a travs de monitoreo (va telefnica y/o visita directa a sus domicilios) con los socios demandantes del servicio si la calidad del mismo ha sido otorgado de acuerdo a lo ofrecido. Este monitoreo deber de realizarse una vez por mes con una muestra del 10 % del total de los servicios otorgados. 3.3 El operador del servicio de Internet ser responsable de brindar el servicio a los socios respetando el orden en que sean recibidas las solicitudes. 3.4 La Gerencia de Servicios Integrados ser el responsable de informar a la Direccin General sobre los avances que se tengan en la prestacin de este servicio. 4. Procedimiento: 4.1 Para tener acceso a cualquier servicio que brinde la Organizacin , el socio deber afiliarse(marzo a este y servicio septiembre) cubriendo una cuota anual de $100.00 (CIEN PESOS 00/100) con lo cual tendr derecho a utilizar la direccin del Correo Electrnico de la de la Organizacin as como cualquier otro servicio que se brinde a travs de Internet. 4.2 La Gerencia de Servicios Integrados, dar a conocer por escrito, al socio afiliado a ste servicio la direccin del Correo Electrnico, autorizndolo a utilizarla en su papelera. 4.3 El socio afiliado podr hacer uso del Correo Electrnico para enviar y recibir mensajes cuantas veces lo requiera. 4.4 Cada envo o recepcin de informacin tendr un costo de $5.00 (CINCO PESOS 00/100 ) por hoja, ms el impuesto al valor agregado (IVA) , ms un cargo adicional de acuerdo a la forma en que sea entregado el mensaje va fax o en el domicilio que seale el contratante del servicio. 4.5 Para enviar mensajes o informacin a travs del correo electrnico , el socio afiliado deber hacer entrega del documento por escrito en las oficinas de la Organizacin o por fax, acompaado de la solicitud de servicio en el formato establecido (Anexo A) proporcionar el servicio de
REFERENCIA NIVEL II Pg.

4.1
Cdigo

S.I. 4.1 -01

1/2

147

TTULO Procedimiento para otorgar el Servicio de Internet

REFERENCIA Cdigo

NIVEL II Pg.

S.I.4.1 -01

2/2

4.6 Para recibir mensajes a travs del correo electrnico, el operador de Internet lo procesar y lo enviar por escrito al socio va fax o por mensajera al domicilio que ste seale y de acuerdo a sus instrucciones. 4.7 Cuando el socio afiliado a Internet solicite el servicio de bsqueda de informacin, bien datos sobre algn tema en particular, deber de llenar el formato de solicitud de servicio (Anexo B) en el cual anotar el tema que desea consultar, as como el nivel de detalle que requiera. 4.8 El costo de este servicio depender del tiempo utilizado para ello, siendo a razn de diez pesos por treinta minutos o fraccin, ms el impuesto al valor agregado (IVA). 4.9 En el caso de que el socio afiliado requiera del servicio de traduccin del idioma ingls al espaol para los textos o informacin obtenida a travs de Internet, podr disponer de ste servicio con un costo de $30.00 por hoja tamao carta, ms el impuesto al valor agregado (IVA). 4.10 El operador de Internet elaborar un reporte de los trabajos realizados, el que ser entregado a la Gerencia de Servicios Integrados para su revisin , quien enviar una copia con su aprobacin a la Gerencia de Administracin y Finanzas para la elaboracin de la factura correspondiente y cobro.

5. Registros de Calidad: Reporte de los servicios otorgados. Reportes con los resultados de los servicios otorgados Copia a la Direccin General

6. Anexos: A.Formato de solicitud para servicio de correo electrnico B.Formato de solicitud para servicio de bsqueda de informacin en Internet. C.Formato del reporte de servicios otorgados D.Formato para orden de facturacin y cobro

148

4.13.3 Servicios de Trmite y Gestora TTULO Servicios de Trmite y Gestora 1. Objetivo: Determinar los lineamientos que se requieren para brindar el servicio de Trmite y Gestora. 2. Alcance: Este procedimiento aplica a la Organizacin , Socios, productores y empresarios en general 3. Responsabilidades: 3.1 Es responsabilidad 3.1 Es responsabilidad de la Gerencia del de Servicios Integrados la promocin,contratacin y venta del servicio de Trmite y Gestora que se requiera. 3.2 La Gerencia de Servicios Integrados ser responsable de verificar que el servicio de Trmite y Gestin se cumpla de acuerdo a los trminos contratados. 4. Procedimiento: 4.1 La Gerencia de Servicios Integrados elaborar un documento promocional para dar a conocer ste servicio entre los socios de la Organizacin, productores y empresarios en general; cmaras y asociaciones, Uniones de Crdito, Cooperativas, etc. 4.2 La Gerencia de Servicios Integrados estructurar un programa de visitas a los socios y a diferentes Organizaciones y particulares para promocionar el servicio. 4.3 Durante la visita que efecte el Gerente de Servicios Integrados a las empresas de los socios, deber de explicar a los empresarios los beneficios y ventajas que obtendr al decidir por contratar el servicio con la Organizacin, y tambin las condiciones bajo las cuales opera este servicio y la documentacin requerida, de acuerdo al tipo de trmite solicitado. 4.4 La aceptacin por parte del socio para contratar los servicios de la Organizacin Rural se har a travs del llenado de una solicitud (Anexo A), en la cual se mencionar el servicio requerido, y dirigir dicha solicitud a la Gerencia de Servicios Integrados. 4.5 La Gerencia de Servicios Integrados presentar por escrito al empresario la cotizacin, las condiciones de pago, los requisitos y el detalle del trabajo a realizar, determinando si se requiere la subcontratacin de algn Gestor Externo. 4.6 En el caso de ser aprobada por el cliente la cotizacin del servicio, la Gerencia de Servicios Integrados proceder a elaborar el contrato de servicios, tomando como base el modelo que se tiene establecido en el Anexo B. 4.7 Se concertar una cita con el cliente para llevar a cabo la lectura y firma del contrato de servicios
REFERENCIA
4.1

Cdigo
SI.4.1 -02

NIVEL II Pg.
1/2

149

TTULO Servicios de Trmite y Gestora

REFERENCIA
4.1

NIVEL II Pg.
2/ 2

Cdigo
SI.4.1 -02

4.8 La Gerencia de Servicios Integrados solicitar instrucciones a la Gerencia de Admn. y Finanzas para la elaboracin de la factura y el cobro de los servicios, para lo cual ser enviada una copia del contrato para su soporte y conocimiento. 4.9 La Gerencia de Servicios Integrados notificar al rea de contabilidad los servicios de gestora que sean subcontratados, y el pago de los mismos en la fecha y cantidades establecidas en el anexo al contrato de servicios que se haya celebrado entre el Gestor Externo y la Organizacin, enviando una copia a la Gerencia de Admn y Finanzas. 4.10 La Gerencia de Administracin y Finanzas pagar los honorarios del Gestor Externo, siempre que la factura est autorizada por el Gerente de Servicios Integrados, y desde luego sujetndose a las polticas internas establecidas para ello. 4.11 El Gerente de Servicios Integrados verificar peridicamente que el trabajo realizado por el Gestor Externo cumpla con las condiciones establecidas en el contrato de servicios. 4.12 El Gerente de Servicios Integrados efectuar una revisin seleccionando algunas de las empresas que estn recibiendo el servicio, para verificar la calidad de servicio que se est proporcionando, y para escuchar los comentarios y sugerencias del socio con el objeto de mejorarlo. 4.13 Cuando se trate de trmites o gestiones de la Organizacin, la Direccin General deber requerirlo a la Gerencia de Servicios , bajo los lineamientos establecidos.

5. Registros Control de solicitudes de servicio Contrato de servicios Sub-contratacin de servicios Informe de avance realizado por el Gestor Externo. Reporte del monitoreo realizado a las empresas por la Gerencia de Servicios Integrados.

6. Anexos A. Formato de Solicitud de Servicio

150

4.13.4 Capacitacin y Actualizacin Empresarial TTULO Capacitacin y Actualizacin Empresarial 1. Objetivo: Determinar los lineamientos que se requieren para brindar el servicio de Capacitacin y Actualizacin para Productores, Empresarios y terceras personas. REFERENCIA 4.1 Cdigo S.I. 4.1-03 NIVEL II Pg. 1/3

2. Alcance: Este procedimiento aplica a Socios de la la Organizacin Rural, Productores y Empresarios.

3. Responsabilidades: 3.1 Es3.1 responsabilidad Es responsabilidad del Gerente del de Servicios Integrados la organizacin, promocin, contratacin de instructores, material y equipo de apoyo, el lugar de su realizacin, y . supervisar el desarrollo de los eventos. 3.2 El Gerente de Servicios Integrados ser responsable de verificar que el servicio de Capacitacin cumpla con los objetivos ofrecidos a los participantes. 3.3 La Gerencia de Administracin y Finanzas es la responsable de proporcionar al Gerente de Servicios Integrados los recursos materiales y econmicos que sean necesarios para la realizacin de los eventos que se organicen. 3.4 La Gerencia de Servicios Integrados ser la responsable del cobro por concepto de la participacin de los interesados a los cursos de capacitacin, as como la emisin de las facturas correspondientes por conducto del Area de Finanzas de la Organizacin.

4. Procedimiento: 4.1 El Gerente de Servicios Integrados elaborar una relacin de los socios potenciales, utilizando como fuente de datos la relacin de socios de la Organizacin. 4.2 En base a la relacin de socios, el Gerente de Servicios Integrados estructurar un Programa de Capacitacin dirigido a los asociados de acuerdo al giro de sus negocios. 4.3 El Lder de Proyecto seleccionar y contratar los servicios profesionales, el nmero de instructores para impartir del taller o curso de capacitacin que corresponda, de acuerdo al Programa de Capacitacin.

151

TTULO Capacitacin y Actualizacin Empresarial

REFERENCIA 4.1 Cdigo SI.4.1-03

NIVEL II Pg. 2/3

4.4 El Gerente de Servicios Integrados elaborar el material promocional que se considere mas conveniente, de acuerdo al evento que se vaya a realizar. 4.5 El Gerente de Servicios Integrados har promocin de estos eventos entre los socios, productores y empresarios con 30 das de anticipacin a la fecha de su realizacin. 4.6 El Gerente de Servicios Integrados proveer a los instructores del material y equipo de apoyo que se requiera para la realizacin del evento. 4.7 El Gerente de Servicios Integrados elaborar el Programa de Actividades, el cual deber incluir los temas a tratar, la fecha, el horario, nombre del instructor y la sede. 4.8 El Gerente de Servicios Integrados deber verificar que los asistentes a los eventos que se organicen cubran la cuota de recuperacin, preferentemente con 24 horas de anticipacin a la celebracin del mismo. 4.9 El Gerente de Servicios Integrados ser responsable del buen desarrollo de los eventos, y que estos los actividades cumplan con las expectativas y objetivos ofrecidos a los participantes. 4.10 El Gerente de Servicios Integrados elaborar los reconocimientos de participacin de los asistentes a los eventos de Capacitacin de la Organizacin Rural. 4.11 Al trmino de cada evento de capacitacin el Gerente de Servicios Integrados aplicar un cuestionario a los participantes para evaluar la organizacin y contenido del evento, as como el desempeo de los instructores. 4.12 La Alta Direccin har la entrega de los reconocimientos de participacin a los asistentes a los cursos y/o talleres de capacitacin. 4.13 El Gerente de Servicios Integrados elaborar un informe sobre los resultados obtenidos del evento de capacitacin, anexando un resumen sobre los resultados del cuestionario de evaluacin aplicado a los participantes, el ual ser entregado a la Direccin General. 4.14 El Gerente de Servicios Integrados elaborar un programa de seguimiento sobre la aplicacin y beneficios que obtengan los asistentes con los conocimientos adquiridos en eventos de Capacitacin.

152

TTULO Capacitacin y Actualizacin Empresarial 5. Registros

REFERENCIA 4.1 Cdigo SI.4.1-03

NIVEL II Pg. 3/3

Cartera de instructores Informe de resultados por cada evento que se realice. Cuestionario de evaluacin aplicado a los participantes de cada evento Programa de los eventos de Capacitacin. Registro de participantes por cada evento de Capacitacin.

6. Anexos A. Formato de evaluacin de instructores B. Formato de registro de participantes a los cursos y/o talleres de Capacitacin. C. Formato del Informe de resultados sobre cada evento que se realice. D. Formato para la elaboracin de promocionales. E. Formato para la elaboracin del Programa de Capacitacin Anual. F. Formato para la elaboracin del programa de seguimiento a la Capacitacin.

153

4.13.5 Asesora Tcnica Especializada TTULO Asesora Tcnica Especializada 1. Objetivo: Determinar los lineamientos que se requieren para brindar el servicio de Asesora Tcnica Especializada. REFERENCIA 4.1 Cdigo SI.4.1-04 NIVEL II Pg. 1/3

2. Alcance: Este procedimiento aplica a Socios de la Organizacin, productores y empresarios en general.

3. Responsabilidades: 3.1 Es3.1 responsabilidad Es responsabilidad de la Gerencia del de Servicios Integrados la promocin, contratacin y supervisin del servicio de Asesora Tcnica Especializada. 3.2 La Gerencia de Servicios Integrados ser la responsable de verificar que el servicio de Asesora Tcnica Especializada se cumpla de acuerdo a los trminos contratados. 3.3 El Despacho de Asesora Tcnica Interno o Externo ser el responsable de analizar el tipo de servicio tcnico que soliciten los productores y que le indique po r escrito la Gerencia de Servicios Integrados. 3.4 El Despacho de Asesora Tcnica elaborar la cotizacin correspondiente a los servicios de asesora tcnica para las empresas que le indique por escrito el responsable de la Gerencia de Servicios Integrados.

4. Procedimiento: 4.1 El Gerente de Servicios Integrados elaborar una relacin de asociados, utilizando como fuente de datos la relacin de socios de la Organizacin. 4.2 En base a la relacin obtenida, estructurar un programa de visitas a los asociados para darles a conocer este tipo de servicios de asesora tcnica especializadas que en caso de requerirlos la Organizacin les puede brindar el apoyo para su contratacin. 4.3 Durante la visita que efecte el responsable de la Gerencia de Servicios Integrados a las empresas, explicar a los interesados los beneficios y ventajas de contratar el servicio con la Organizacin Rural. En la primera entrevista deber efectuar un diagnstico previo que permita dar a conocer al empresario la situacin actual de su empresa en el aspecto tcnico.

154

TTULO Asesora Tcnica Especializada

REFERENCIA 4.1 Cdigo SI.4.1-04

NIVEL II Pg. 2/3

4.4 Con la aceptacin por parte del interesado para contratar los servicios de asesora, el Gerente de Servicios Integrados solicitar por escrito al Despacho Tcnico interno o externo la elaboracin de la cotizacin correspondiente. 4.5 El Despacho de Asesora Tcnica Especializada enviar al Gerente de Servicios Integrados la cotizacin y detalle de los trabajos a realizar en forma escrita. 4.6 El Gerente de Servicios Integrados presentar por escrito al interesado la cotizacin y el detalle del trabajo de asesora a realizar. 4.7 En el caso de ser aprobada por el cliente la cotizacin del servicio, el Gerente de Servicios Integrados proceder a elaborar el contrato de servicios, tomando como base el modelo que se tiene establecido en el anexo A. 4.8 Se concertar una cita con el cliente para llevar a cabo la lectura y firma del contrato de prestacin de servicios. 4.9 En forma posterior a la formalizacin del contrato de servicios, se le dar la instruccin por escrito al Despacho de Asesora Tcnica para que de inicio al trabajo que haya sido contratado con el productor o empresario socio de la Organizacin Rural. 4.10 El responsable de la Gerencia de Servicios Integrados dar seguimiento al cumplimiento de los servicios que se realicen en la forma y tiempos ofrecidos en el contrato. Para cumplir con esta actividad, deber hacer un programa de seguimiento a las asesoras contratadas. 4.11 El Gerente de Servicios Integrados presentar un informe semanal a la Direccin General y reportar los avances logrados en base a los programas de trabajo establecidos (visitas de promocin y de seguimiento ). 4.12 El Gerente de Servicios Integrados solicitara al rea de Admn. y Finanzas la elaboracin de la factura y cobro del importe de las asesoras en las fechas que aparecen en los contratos de servicios, enviando copia del mismo para su soporte y conocimiento. 4.13 El Gerente de Servicios Integrados notificar al rea de contabilidad los servicios de asesora que sean subcontratados al despacho externo, as como el pago de los mismos en la fecha e importe establecidos en el Anexo al contrato de servicios que se haya celebrado entre el Despacho y la Organizacin, y enviando una copia a la Gerencia de Administracin y Finanzas.

155

TTULO Asesora Tcnica Especializada

REFERENCIA 4.1 Cdigo S.I. 4.1-04

NIVEL II Pg. 3/ 3

4.14 La Gerencia de Administracin y Finanzas har el pago al Despacho contratado, de acuerdo a las polticas internas establecidas para ello, presentando para cobro la factura correspondiente autorizada por el Gerente de Servicios Integrados. 4.15 El Gerente de Servicios Integrados verificar peridicamente que el trabajo realizado por el Despacho contratado cumpla con las condiciones establecidas en el contrato de servicios. 4.16 El Gerente de Servicios Integrados efectuar un monitoreo seleccionando algunas de las empresas que estn recibiendo el servicio de Asesora, para verificar la calidad de servicio que se este proporcionando, as como para escuchar los comentarios y sugerencias del productor o empresario para mejorarlo.

5. Registros Contrato de servicios Informe semanal a la Direccin General. Reporte del monitoreo realizado a las empresas por la Gerencia de Servicios Integrados.

6. Anexos A. Formato de Solcitud de Servicios B. Formato del Contrato de Servicios

156

4.13.6 Asesora Fiscal y Contable TTULO Asesora Fiscal y Contable 1. Objetivo: Determinar los lineamientos que se requieren para brindar el servicio de Asesora Fiscal y Contable. REFERENCIA 4.1 Cdigo SI.4.1-05 NIVEL II Pg. 1/3

2. Alcance: Este procedimiento aplica a Socios de la Organizacin, productores y empresarios, en general

3. Responsabilidades: 3.1 Es responsabilidad 3.1 Es responsabilidad de la Gerencia del de Servicios Integrados la promocin, contratacin y supervisin del servicio de Asesora Fiscal y Contable. 3.2 La Gerencia de Servicios Integrados ser la responsable de verificar que el servicio de Asesora Fiscal y Contable se cumpla de acuerdo a los trminos contratados. 3.3 El Despacho Contable Interno o Externo ser el responsable de analizar la situacin fiscal y contable de las empresas que le indique por escrito el la Gerencia de Servicios Integrados. 3.4 El Despacho Contable elaborar la cotizacin correspondiente a los servicios de Asesora Fiscal y Contable de las empresas que le indique por escrito el responsable de la Gerencia de Servicios Integrados.

4. Procedimiento: 4.1 El Gerente de Servicios Integrados elaborar una relacin de asociados, utilizando como fuente de datos la relacin de socios de la Organizacin. 4.2 En base a la relacin obtenida, estructurar un programa de visitas a los asociados para promover y vender el servicio de Asesora Fiscal y Contable. 4.3 Durante la visita que efecte el responsable de la Gerencia de Servicios Integrados a las empresas, explicar a los interesados los beneficios y ventajas de contratar el servicio con la Organizacin Rural. En la primera entrevista deber efectuar un diagnstico previo que permita dar a conocer al empresario la situacin actual de su empresa en el aspecto fiscal y contable.

157

TTULO Asesora Fiscal y Contable

REFERENCIA 4.1 Cdigo SI.4.1-05

NIVEL II Pg. 2/3

4.4 Con la aceptacin por parte del interesado para contratar los servicios de asesora, el Gerente de Servicios Integrados solicitar por escrito al Despacho Contable interno o externo la elaboracin de la cotizacin correspondiente. 4.5 El Despacho Contable enviar al Gerente de Servicios Integrados la cotizacin y detalle de los trabajos a realizar en forma escrita. 4.6 El Gerente de Servicios Integrados presentar por escrito al interesado la cotizacin y el detalle del trabajo de asesora a realizar. 4.7 En el caso de ser aprobada por el cliente la cotizacin del servicio, el Gerente de Servicios Integrados proceder a elaborar el contrato de servicios, tomando como base el modelo que se tiene establecido en el anexo A. 4.8 Se concertar una cita con el cliente para llevar a cabo la lectura y firma del contrato de prestacin de servicios. 4.9 En forma posterior a la formalizacin del contrato de servicios, se le dar la instruccin por por escrito al Despacho Contable para que de inicio al trabajo que haya sido contratado con el productor o empresario socio de la Organizacin Rural. 4.10 El responsable de la Gerencia de Servicios Integrados dar seguimiento al cumplimiento de los servicios que se realicen en la forma y tiempos ofrecidos en el contrato. Para cumplir con esta actividad, deber hacer un programa de seguimiento a las asesoras contratadas. 4.11 El Gerente de Servicios Integrados presentar un informe semanal a la Direccin General y reportar los avances logrados en base a los programas de trabajo establecidos ( visitas de promocin y de seguimiento ). 4.12 El Gerente de Servicios Integrados solicitara al rea de admn. y finanzas la elaboracin de la factura y cobro del importe de las asesoras en las fechas que aparecen en los contratos de servicios, enviando copia del mismo para su soporte y conocimiento. 4.13 El Gerente de Servicios Integrados notificar al rea de contabilidad los servicios de asesora que sean subcontratados al despacho externo, as como el pago de los mismos en la fecha e importe establecidos en el Anexo al contrato de servicios que se haya celebrado entre el Despacho y la Organizacin, y enviando una copia a la Gerencia de Administracin y Finanzas.

158

TTULO Asesora Fiscal y Contable

REFERENCIA 4.1 Cdigo SI.4.1-05

NIVEL II Pg. 3/ 3

4.14 La Gerencia de Administracin y Finanzas Control har el pago al Despacho Contable, de acuerdo a las polticas internas establecidas para ello, presentando para cobro la factura correspondiente autorizada por el Gerente de Servicios Integrados. 4.15 El Gerente de Servicios Integrados verificar peridicamente que el trabajo realizado por el Despacho Contable cumpla con las condiciones establecidas en el contrato de servicios. 4.16 El Gerente de Servicios Integrados efectuar un monitoreo seleccionando algunas de las empresas que estn recibiendo el servicio de Asesora, para verificar la calidad de servicio que se este proporcionando, as como para escuchar los comentarios y sugerencias del productor o empresario para mejorarlo.

5. Registros Contrato de servicios Informe semanal a la direccin General. Reporte del monitoreo realizado a las empresas por la Gerencia de Servicios Integrados.

6. Anexos A. Formato de Solcitud de Servicios B. Formato del Contrato de Servicios

159

4.13.7 Elaboracin de Estudios y Proyectos TTULO Elaboracin de Estudios y Proyectos 1. Objetivo: Determinar los lineamientos que se requieren para brindar el servicio de Elaboracin de Estudios y Proyectos. REFERENCIA 4.1
Cdigo

SI.4.1-06

NIVEL II Pg. 1/3

2. Alcance: Este procedimiento aplica a Socios de la Organizacin, Productores y Empresarios en General.

3. Responsabilidades: 3.1 Es 3.1 responsabilidad Es responsabilidad del Gerente del de Servicios Integrados la promocin, contratacin y venta del servicio de Elaboracin de Estudios y Proyectos. 3.2 La Gerencia de Servicios Integrados ser el responsable de verificar que el servicio de Elaboracin de Estudios y Proyectos se cumpla de acuerdo a los trminos contratados. 3.3 Es responsabilidad de la Gerencia de Administracin y Finanzas el cobro y la expedicin de la factura correspondiente a los servicios proporcionados.

4. Procedimiento: 4.1El Gerente de Servicios Integrados elaborar un documento promocional para dar a conocer este servicio entre los socios de la Organizacin y a productores y empresarios en general de Cmaras Empresariales, Uniones de Crdito, Asociaciones de Productores, etc. 4.2 El Gerente de Servicios Integrados estructurar un programa de visitas a los asociados y a las diferentes organizaciones para promocionar este servicio. 4.3 Durante la visita que efecte el Gerente de Servicios Integrados a las empresas, se debe explicar a los socios interesados los beneficios y ventajas que obtendr al contratar este servicios con la Organizacin Rural, as como las condiciones bajo las cuales se otorga. 4.4 La aceptacin por parte del empresario para recibir estos servicios se har a travs de requisitar una solicitud (Anexo A), en la cual se mencionar el tipo de Estudio y/o Proyecto que desea contratar , debiendo dirigir dicha solicitud a la Gerencia de Servicios Integrados.

160

TTULO Elaboracin de Estudios y Proyectos

REFERENCIA

4.1 Cdigo SI.4.1-06

NIVEL II Pg. 2/3

4.5 La Gerencia de Servicios Integrados atender la solicitud, y presentara por escrito al socio la cotizacin correspondiente con las condiciones de pago, requisitos y el detalle del Estudio y/o Proyecto determinando, y si se requiere la subcontratacin de algn consultor externo. 4.6 En caso de ser aprobada por el cliente la cotizacin del servicio, el Gerente de Servicios proceder a elaborar el contrato de servicios, tomando como base el modelo que se tiene establecido en el Anexo B. 4.7 Se concertar una cita con el cliente para llevar a cabo la lectura y firma del contrato de servicios 4.8 Posterior a la formalizacin del contrato de servicios se iniciar con la elaboracin del Estudio o Proyecto del que se trate. 4.9 El Gerente de Servicios Integrados presentar un informe quincenal al Director General donde reportar los avances logrados en base a los programas de trabajo establecidos en el en el anexo al contrato de servicios celebrado. 4.10 El Gerente de Servicios Integrados solicitara el apoyo de la Gerencia de Administracin y Finanzas para la facturacin y el cobro del trabajo realizado de acuerdo a la forma y fechas establecidas en el contrato de servicios. 4.11 El Gerente de Servicios Integrados, notificar al de Administracin y Finanzas los apoyos de consutoria que deban ser subcontratados, y el pago de los mismos en la fecha y montos establecidos en el anexo al contrato de servicios que se haya celebado entre el despacho consultor y la Organizacin Rural, enviandole una copia del mismo. 4.12 La Gerencia de Admn. y Finanzas pagar los honorarios correspondientes al despacho consultor debiendo la factura estar autorizada por el Gerente de Servicios Integrados, debiendo sujetarse a las polticas internas establecidas para ello. 4.13 El Gerente de Servicios Integrados verificar que el trabajo realizado por el Despacho Consultor cumpla con las condiciones establecidas en el contrato de servicios. 4.14 El Gerente de Servicios Integrados efectuar un monitoreo seleccionando algunas de las empresas que estn recibiendo servicio de consultora, para verificar la calidad de servicio que se este proporcionando, as como para escuchar los comentarios y sugerencias del productor y del empresario para mejorarlo.

161

TTULO Elaboracin de Estudios y Proyectos

REFERENCIA 4.1 Cdigo SI.4.1-05

NIVEL II Pg. 3/3

4.15 Cuando se trate de Estudios o Proyectos de la Organizacin, la Direccin General ordenar el servicio a la Gerencia de Servicios Integrados, sujetndose a los lineamientos establecidos para ello. 4.16 El Gerente de Servicios Integrados elaborar un programa de seguimiento de proyectos que se consideren viables para recibir apoyo con otras opciones de negocios.

5. Registros Control de solicitudes de servicio Contrato de servicios de Consultora Sub-contratacin de servicios de Consultora Informe quincenal a la Direccin General. Reporte del monitoreo realizado a las empresas.

6. Anexos A. Formato de Solicitud de Servicio B. Formato del Contrato de Servicios

162

4.13.8 Comercializacin de productos y Servicios TTULO Comercializacin de Productos y Servicios REFERENCIA 4.1 Cdigo SI.4.1-07 NIVEL II Pg. 1/4

1. Objetivo: Determinar los lineamientos que se requieren para brindar el servicio de Comercializacin de Productos y Servicios.

2. Alcance: Este procedimiento aplica a Socios de la Organizacin, Productores y Empresarios en General 3. Responsabilidades: 3.1 Es 3.1 responsabilidad Es responsabilidad del Gerente del de Servicios Integrados la promocin, contratacin y venta del servicio de comercializacin. 3.2 El Gerente de Servicios Integrados ser responsable de verificar que el servicio que se brinde de comercializacin, se cumpla de acuerdo a los trminos contratados. 3.3 La Gerencia de Administracin y Finanzas ser responsable de proporcionar al Gerente de Servicios Integrados los recursos materiales y econmicos que se requieran para la realizacin de las actividades de comercializacin. 3.4 El Gerente de Servicios Integrados ser responsable del cobro por concepto de entrega de comisiones y premios en las ventas que se realicen .

4. Procedimiento: 4.1 El Gerente de Servicios Integrados elaborar una relacin de los asociados, utilizando como fuente de datos la relacin de Socios de la Organizacin. 4.2 En base a la relacin de socios, el Gerente de Servicios Integrados elaborar un Programa de Promocin a los asociados de acuerdo al giro de sus negocios y a las posibilidades de negocios y a las posibilidades de xito detectadas en la Organizacin Rural. 4.3 El Gerente de Servicios Integrados promover una entrevista con las personas interesadas en contratar los servicios de la Organizacin, con la finalidad de obtener la informacin de la empresa solicitante y evaluar las condiciones de factibilidad de apoyo comercial. 4.4 El socio interesado en que la Organizacin le preste el servicio de asesora comercial y la venta de sus productos, deber entregar la siguiente informacin:

163

TTULO Comercializacin de Productos y Servicios

REFERENCIA 4.1 Cdigo SI.4.1-07

NIVEL II Pg. 2/4

4.4.1 Producto productos a ofertar 4.4.1 Volmen de Produccin que se tiene actualmente. 4.4.3 Meses de alta y baja demanda que ha tenido en los ltimos tres aos temporadas. 4.4.4.Mercado tradicional de su producto y meses de demanda. 4.4.5 Inters en explorar a otros mercados reforzar el actual combinacin de ambos. 4.4.6 Competencia tradicional agregada. 4.4.7 Precio de venta del los productos al comercio (mayoreo, menudeo, detalle, directo.) 4.4.8 Premio Comisin para la Organizacin bien el mrgen de intermediacin comercial. 4.5 El Gerente de Servicios Integrados elaborar un anlisis de factibilidad del proyecto y el material promocional requerido de acuerdo al evento que se vaya a realizar, y la evaluacin financiera que permita determinar la costeabilidad del negocio a la Organizacin. 4.6 El Gerente de Servicios Integtrados, en base a la informacin proporcionada y a la necesaria verificacin de sta, elaborar un Programa de Accin y ofertar al solicitante los siguientes servicios: 4.6.1 Estudio de Mercado 4.6.2. Monitoreo en Plazas de inters para el socio contratante del servicio 4.6.3 Organizacin de un evento de promocin comercial 4.6.4 Organizacin de eventos en otras plazas 4.6.5 Participacin en Ferias Nacionales e Internacionales representando a la firma. 4.6.6 Participacin en programas de Desarrollo de Proveedores de empresas 4.6.7 Concursos ante clientes potenciales privados y pblicos. 4.6.8 Introduccin de Nuevos Productos 4.6.9 Investigacin de Mercado para nuevos productos 4.7 El Gerente de Servicos Integrados dar a conocer al solicitante el Programa de Accin a desarrollar, el tiempo y costo del mismo y requerir de su aprobacin. 4.8 La aceptacin por parte del interesado para contratar los servicios, se har a travs del llenado de una solicitud (Anexo A), en la cual se mencionar el tipo Actividad Comercial que desea contratar para promocionar y/o Vender, dirigiendo la solicitud a la Gerencia de Servicios Integrados. 4.9 El Gerente de Servicios Integrados deber presentar todo el Proyecto al Director General para su revisin y aprobacin. 4.10 La Direccin General, una vez conociendo el detalle del proyecto y su costo, lo har del conocimiento del Consejo de Administracin para su sancin y ejecucin en su caso, asignando recursos presupuestales, por ser una inversin de negocios.

164

TTULO Comercializacin de Productos y Servicios

REFERENCIA 4.1 Cdigo SI.4.1-07

NIVEL II Pg. 3/4

4.11 La Gerencia de Servicios Integrados tramitar la solicitud, para presentar por escrito al interesado la cotizacin, los requisitos y detalle del trabajo de Asesora, detallando si se requiere la subcontratacin de algn Consultor Externo. 4.12 En el caso de ser aprobada por el cliente la cotizacin del servicio, el Gerente de Servicios Integrados proceder a elaborar el contrato respectivo, con el modelo que se tiene establecido en el Anexo B. 4.13 Se concertar una cita con el cliente para llevar a cabo la lectura y firma del contrato de servicios. 4.14 Posteriormente a la formalizacin del contrato, el Gerente de Servicios Integrados iniciar actividades con el Programa de Accin propuesto y aprobado por el cliente. 4.15 El Gerente de Servicios Integrados elaborar un programa de seguimiento sobre la utilidad que obtenga el socio con los servicios proporcionados, tanto en lo que se refiere a incremento de ventas, de produccin y resultados econmicos. 4.16 El Gerente de Servicios Integrados presentar un informe quincenal a la Direcin General para reportar los avances logrados de los programas de trabajo y contratos establecidos (acciones de promocin, ventas y seguimiento ). 4.17 El Gerente de Servicios Integrados notificar a la Gerencia de Admn y Finanzas los servicios que sean subcontratados, el pago de los mismos en la fecha e importe establecidos en el anexo al contrato de servicios celebrado con la Empresa Externa de Consultora y la Organizacin ( se enva una copia del contrato a contabilidad ). 4.18 La Gerencia de Administracin y Finanzas har el pago de los honorarios a la Empresa de Consultora , debiendo estar la factura autorizada por el Gerente de Servicios Integrados, debiendo sujetarse a las polticas internas establecias para ello. 4.19 El Gerente de Servicios Integrados verificar peridicamente que el trabajo realizado por la Empresa Consultora cumpla las condiciones establecidas en el contrato. 4.20 El Gerente de Servicios Integrados ser el responsable del cobro por los servicios otorgados, y de que cumplan con las expectativas y objetivos ofrecidos al cliente. 4.21 El Gerente de Servicios Integrados elaborar un informe final sobre los resultados obtenidos, anexando un resmen de los objetivos planteados y realizados, el costo para la Unin y el beneficio marginal y absoluto en el perodo.

165

TTULO Comercializacin de Productos y Servicios

REFERENCIA 4.1 Cdigo SI.4.1-07

NIVEL II Pg. 4/ 4

5. Registros Control de solicitudes de servicio Contrato de servicios de Asesora Sub-contratacin de servicios Informe quincenal del Gerente de Servicios Integrados Reporte del monitoreo realizado a las empresas por la Gerencia de Servicios Integrados.

6. Anexos A. Formato de Solicitud de Servicio B. Formato del Contrato de Servicios

166

4.13.9 Adjudicacin de Bienes Muebles e Inmuebles TTULO Adjudicacin de Bienes Muebles e Inmuebles 1. Objetivo: Determinar los lineamientos que se requieren para la Adjudicacin de Bienes Muebles e Inmuebles. REFERENCIA 4.1 Cdigo SI.4.1-08 NIVEL II Pg. 1/2

2. Alcance: Este procedimiento aplica a todos aquellos adeudos cuya recuperacin se est efectuando por la va ejecutiva mercantil.

3. Responsabilidades: 3.1 Es 3.1 responsabilidad del Asesor Es responsabilidad del Jurdico de la Organizacin dar aviso por escrito y con copia del edicto correspondiente a la Direccin General cuando el proceso de juicio de demanda para el pago de los crditos se encuentre en la etapa de remate de los bienes embargados. 3.2 Es responsabilidad del Director General dar la instruccin al Asesor Jurdico para que se proceda a la adjudicacin de los bienes .

4. Procedimiento: 4.1 Cuando el proceso de juicio de demanda para el pago de los crditos se encuentre en la etapa de remate de los bienes embargados, la Direccin General dar la la instruccin al despacho jurdico para que proceda a la adjudicacin de los bienes en la almoneda de remate que determine, de acuerdo a los intereses de la Organizacin Rural. 4.2 El despacho jurdico deber entregar a la Direccin General el Acta de adjudicacin del bien mueble o inmueble segn corresponda. 4.3 La Direccin General lo comunicar por escrito, anexando una copia del Acta de adjudicacin a la Gerencia de Administracin y Finanzas para su contabilizacin, y al Consejo de Administracin para su conocimiento . 4.4 Una vez hecha la adjudicacin de los bienes inmuebles, se proceder a protocolizar con el Notario que acuerde el Juez, as como el pago de los impuestos y gastos.

167

TTULO Adjudicacin de Bienes Muebles e Inmuebles

REFERENCIA 4.1 Cdigo SI.4.1-08

NIVEL II Pg. 2/2

4.5 En el caso de la adjudicacin del bien de que se trate el despacho jurdico solicitar al Juez la expedicin de la factura judicial o bien de la instruccin al Notario para su escrituracin, segn corresponda. 4.6 Al tener la Organizacin la escritura notarial del bien inmueble adjudicado, solicitar al despacho jurdico la realizacin del trmite correspondiente para dar posesin del bien adjudicado a la Organizacin Rural. En el caso de un bien mueble la posesin del mismo. 4.7 Una Vez que la Organizacin Rural est en posesin legal del bien adjudicado, se proceder a realizar el pago de l os honorarios correspondientes al abogado, de acuerdo al arancel que se haya convenido en el contrato de servicios celebrado con el profesionista.

5. Registros Los edictos de los juicios de embargo para las almonedas de remate. Los avalos de los bienes inmuebles y/o muebles adjudicados El acta de adjudicacin de los bienes inmuebles y/o muebles

6. Anexos A. Formato de Solicitud de Servicio B. Formato del Contrato de Servicios C. Formato de Control de Bienes Adjudicados

168

4.13.10 Cdula de Bienes Adjudicados

ORGANIZACIN RURAL . . .
CEDULA DE BIENES ADJUDICADOS

NOMBRE DEL SOCIO DEUDOR : JUICIO EJECUTIVO MERCANTIL ORIGEN DE LA DEMANDA : FECHA DE INICIO : No. DE EXPEDIENTE : DESPACHO JURIDICO : BIEN ADJUDICADO : DESCRIPCION :

JUZGADO :

DISTRITO :

ESTADO :

ALMONEDA DE REMATE No. FECHA DE ADJUDICACION : VALOR DE AVALUO : VALOR DE ALMONEDA DE REMATE: VALOR DE ADJUDICACION : PROPIETARIO DEL INMUEBLE : FECHA DE ACUERDO DEL JUZGADO: NOTARIO QUE ESCRITURA : FECHA DE POSESION DEL INMUEBLE: VALOR DE VENTA : CONDICIONES DE VENTA : FECHA DE VENTA : COMPRADOR :

169

4.13.11 Recepcin de Bienes recibidos en Dacin de Pago TTULO Recepcin de Bienes en Dacin de Pago 1. Objetivo: Determinar los lineamientos que se requieren para recibir bienes muebles e inmuebles en dacin de pago. REFERENCIA 4.1 Cdigo SI.4.1-09 NIVEL II Pg. 1 / 2

2. Alcance: Este procedimiento aplica a todos aquellos adeudos cuya recuperacin se efectue a travs de recibir bienes muebles e inmuebles en dacin de pago.

3. Responsabilidades: 3.1 Es responsabilidad del Consejo de Administracin la aprobacin de las solicitudes de ofrecimiento de bienes en dacin de pago para recuperar los adeudos. 3.2 Es responsabilidad de la Direccin General dar trmite a las solicitudes de ofrecimiento de bienes muebles y/o inmuebles en dacin de pago, autorizadas por el Consejo de Administracin.

4. Procedimiento: 4.1 La Direccin General analizar las solicitudes de los socios que propongan el finiquito de sus saldos vigentes o vencidos a travs de la entrega de bienes muebles y/o inmuebles en dacin de pago; la solicitud deber venir acompaada del avalo correspondiente a los bienes ofrecidos; debiendo ser realizado por un perito designado por la Organizacin, con reconocimiento de la Comisin Nacional Bancaria y de Valores; y ser presentada para su autorizacin al Consejo de Administracin. 4.2 En caso de ser bienes inmuebles, el solicitante deber tambin presentar el certificado de gravmen correspondiente con una vigencia no mayor de 30 das. 4.3 Si el Consejo de Administracin aprueba la solicitud del socio, la Direccin General proceder a recibir los bienes muebles y/o inmuebles ofrecidos en dacin de pago por la cantidad equivalente a las dos terceras partes del valor de avalo.

170

TTULO Recepcin de Bienes en Dacin de Pago

REFERENCIA 4.1 Cdigo SI.4.1-09

NIVEL II Pg. 2/2

4.4 Se suscribir un testimonio notarial entre la Organizacin y el Socio donde quedarn descritas las condiciones bajo las que la Organizacin acepta la liquidacin del adeudo por medio de la Dacin en Pago; y los gastos que este trmite ocasione sern por cuenta y orden del deudor. 4.5 En caso de bienes inmuebles una vez suscrito el testimonio notarial de dacin de pago, se proceder al protocolo de escritura en favor de la Organizacin Rural. 4.6 La Direccin General notificar a la Gerencia de Administracin y Finanzas respecto a los bienes recibidos en Dacin de Pago para su correspondiente registro. 4.7 En bienes inmuebles, los gastos de escrituracin y dems accesorios sern por cuenta del deudor, pudiendo por excepcin consideralos en el valor en que se reciban los bienes. 4.8 En el caso de bienes muebles, el socio deudor deber hacer entrega de las facturas correspondientes a la Gerencia de Administracin y Finanzas.

5.- Registros La solicitud del socio deudor ofreciendo los bienes en dacin de pago. Los avalos de los bienes inmuebles y/o muebles ofrecidos en dacin de pago El convenio de liquidacin de adeudo por dacin de pago que se celebre entre la Organizacin Rural y el socio deudor.

6. Anexos A. Formato de Solicitud de Servicio B. Formato del Contrato de Servicios C. Formato de Control de bienes recibidos en dacin de pago.

171

4.13.12 Cdula de Bienes recibidos en Dacin de Pago

ORGANIZACIN RURAL . . .
CEDULA DE BIENES RECIBIDOS EN DACION DE PAGO SOCIO ACREDITADO : ORIGEN DEL ADEUDO . CONTRATO No. INSCRIPCION EN R.P.P : PAGARES No. SALDO DEUDOR : FECHA DE LA SOLICITUD DE DACION DE PAGO : DESCRIPCION DEL BIEN OFRECIDO : FECHA : FECHA : FECHA : FECHA :

VALOR DE AVALUO : ACUERDO DEL CONSEJO DE ADMN:

FECHA : FECHA :

VALOR EN QUE SE RECIBE EL BIEN : NOTARIO QUE PROTOCOLIZA EL ACUERDO :

FECHA DE POSESION DEL BIEN : VALOR DE VENTA : CONDICIONES DE VENTA :

COMPRADOR : FECHA DE VENTA :

172

4.13.13 Promocin y Venta de Bienes Muebles e Inmuebles TTULO Asesora para la Promocin y Venta de Bienes Muebles e Inmuebles. 1. Objetivo: Determinar los lineamientos que se requieren para brindar el servicio de Asesora para la Promocin y Venta de Bienes Muebles e Inmuebles. REFERENCIA 4.1 Cdigo SI -4.1-10 NIVEL II Pg. 1/ 3

2. Alcance: Este procedimiento aplica a los Socios de la Organizacin, a Productores y Empresarios.

3. Responsabilidades: 3.1 Es3.1 responsabilidad Es responsabilidad del Gerente del de Servicios Integrados la promocin, contratacin y venta del servicio de Promocin y Venta de Bienes Muebles e Inmuebles. 3.2 El Gerente de Servicios Integrados ser el responsable de verificar que el servicio de Asesora para la Promocin y Venta de Bienes Muebles e Inmuebles se cumpla de acuerdo a los trminos contratados.

4. Procedimiento: 4.1 El Gerente de Servicios Integrados elaborar un documento promocional para dar a conocer este servicio entre los Socios de la Organizacin Rural, con productores y empresarios en general (Cmaras, Centrales, Uniones de Crdito, Asociaciones, etc.) 4.2 El Gerente de Servicios Integrados estructurar un programa de visitas a los socios y a las Organizaciones Empresariales para promocionar el servicio de Asesora. 4.3 Durante la visita que efecte el Gerente de Servicios Integrados a las empresas, deber de explicar a los productores y empresarios los beneficios y ventajas que obtendr al contratar el servicios con la Gerencia de Servicios Integrados de la Organizacin as como las condiciones de ste servicio y la documentacin requerida segn se trate de bienes muebles inmuebles. 4.4 La aceptacin por parte del interesado para contratar los servicios de asesora se har a travs del llenado de una solicitud (Anexo A), en la cual se mencionar el tipo de Bien Mueble Inmueble que desea Promocionar y/o Vender, debiendo dirigir dicha solicitud a la Gerencia de Servicios Integrados.
173

TTULO Asesora para la Promocin y Venta de Bienes Muebles e Inmuebles.

REFERENCIA 4.1 Cdigo SI -4.1-10

NIVEL II Pg. 2/3

4.5 La Gerencia de Servicios Integrados tramitar la solicitud, para presentar por escrito al al interesado la cotizacin, los requisitos y detalle del trabajo de Asesora, determinando si se requiere la subcontratacin de alguna Inmobiliaria de Bienes Races. 4.6 En el caso de ser aprobada por el cliente la cotizacin del servicio, el Gerente de Servicios Integrados proceder a elaborar el contrato de servicios, tomando el modelo que se tiene establecido en el Anexo B. 4.7 Se concertar una cita con el cliente para llevar a cabo la lectura y firma del contrato de servicios. 4.8 Posteriormente a la formalizacin del contrato, el Gerente de Servicios Integrados iniciar con la promocin del Bien Mueble Inmueble que se trate para su venta. 4.9 El Gerente de Servicios Integrados presentar un informe quincenal a la Direcin General donde reportar los avances logrados de los programas de trabajo y contratos establecidos (visitas de promocin y seguimiento ). 4.10 El Gerente de Servicios Integrados solicitar al rea de Administracin y Finanzas la facturacin y cobro de las asesoras en las fechas que aparecen en los contratos de servicios, para lo cual enviar una copia del mismo para su soporte y conocimiento. 4.11 El Gerente de Servicios Integrados notificar al rea de contabilidad los servicios de asesora que sean subcontratados, el pago de los mismos en la fecha e importe establecidos en el anexo al contrato de servicios que se haya signado entre la Empresa de Bienes Races y la Organizacin Rural ( se enva copia del contrato a contabilidad ). 4.12 La Gerencia de Administracin y Finanzas har el pago de los honorarios a la Empresa de Bienes Races, debiendo estar la factura autorizada por el Gerente de Servicios Integrados, sujetandose a las polticas internas establecias para ello. 4.13 El Gerente de Servicios Integrados verificar peridicamente que el trabajo realizado por la Empresa de Bienes Races cumpla las condiciones establecidas en el contrato. 4.14 El Gerente de Servicios Integrados efectuar una revisin, seleccionando algunas de las empresas al azar que estn recibiendo el servicio de asesora, para verificar la calidad de servicio que est proporcionando, as como para escuchar los comentarios, quejas y las sugerencias del cliente para mejorar el servicio.

174

TTULO Asesora para la Promocin y Venta de Bienes Muebles e Inmuebles.

REFERENCIA 4.1 Cdigo SI -4.1-10

NIVEL II Pg. 3/3

4.15 Cuando se trate de Bienes Muebles y/o Inmuebles propiedad de la Organizacin, ser la Direccin General quien solicite el servicio a la Gerencia de Servicios Integrados, sujetndose a los lineamientos establecidos.

5. Registros Control de solicitudes de servicio Contrato de servicios de Asesora Sub-contratacin de servicios Informe quincenal del Gerente de Servicios Integrados Reporte del monitoreo realizado a las empresas por la Gerencia de Servicios Integrados.

6. Anexos A. Formato de Solicitud de Servicio B. Formato del Contrato de Servicios

175

4.13.14 Solicitud de Servicios TITULO Solicitud de Servicios REFERENCIA 4.3 Cdigo SI 4.3-01 NIVEL II Pg. 1 de 1

Fecha:

Nombre del Socio: Actividad: Servicio Solicitado: Fecha requerida del Servicio: Lugar donde se requiere el Servicio:

Informacin Adicional:

Nombre y Firma del Socio Solicitante

176

4.13.15 Contrato de Servicios

CONTRATO DE PRESTACIN DE SERVICIOS PROFESIONALES QUE CELEBRAN POR UNA PARTE EL SR. __________________________________________EN SU CARCTER DE REPRESENTANTE LEGAL DE ____________________________________________A QUIEN EN LO SUCESIVO SE LE DENOMINAR COMO EL PROFESIONAL, Y POR LA OTRA AL SR.________________________________________________________, EN SU CARCTER DE REPRESENTANTE LEGAL DE LA

ORGANIZACIN_______________________________________________Y A QUIEN EN LO SUCESIVO SE LE DENOMINAR COMO EL CONTRATANTE, SUJETNDOSE A LAS SIGUIENTES DECLARACIONES Y CLUSULAS.

D E C L A R A C I O N E S

DECLARA EL PROFESIONAL

A.- SER SOCIEDAD ANNIMA DE CAPITAL VARIABLE DEBIDAMENTE CONSTITUIDA, CON CAPACIDAD LEGAL Y CON LOS CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA BRINDAR ASESORA TCNICA ESPECIALIZADA, ACTIVIDAD QUE FORMA PARTE DEL OBJETO SOCIAL DE SU EMPRESA Y QUE LO ACREDITA MEDIANTE ESCRITURA No. ___________, VOL. ________________, FOLIO __________________, ANTE LA FE DEL LIC. ____________________________________ NOTARIO No. _________________DEL DISTRITO FEDERAL Y CON REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES ____________________ Y QUE SU REPRESENTANTE LEGAL, TIENE FACULTADES PARA CELEBRAR EL PRESENTE CONTRATO Y LO ACREDITA MEDIANTE ECRITURA No. ____________, VOL. ________________, FOLIO __________________, ANTE LA FE DEL LIC. ______________________________________NOTARIO No. ________________DEL DISTRITO FEDERAL. B.- QUE TIENE SU DOMICILIO EN ____________________________________Y QUE SU REPRESENTANTE LEGAL CUENTA CON AMLIAS FACULTADES PARA CELEBRAR EL PRESENTE CONTRATO.

177

DECLARA EL CONTRATANTE

C.- SER SOCIEDAD ANNIMA DE CAPITAL VARIABLE DEBIDAMENTE CONSTITUIDA, CON CAPACIDAD LEGAL Y ECONMICA PARA LA CONTRATACIN DE ASESORA TCNICA ESPECIALIZADA, ACTIVIDAD QUE FORMA PARETE DEL OBJETO SOCIAL DE SU EMPRESA Y QUE LO ACREDITA MEDIANTE ESCRITURA NO. _____________, VOL. __________, FOLIO__________, ANTE LA FE DEL LIC. _________________________, NOTARIO No. _____________________DEL ____________________________________ Y CON REGISTRO FEDERAL DE CONTRIBUYENTES _____________________________Y QUE SU REPRESENTANTE LEGAL, TIENE FACULTADES PARA CELEBRAR EL PRESENTE CONTRATO Y LO ACREDITA MEDIANTE ESCRITURA No. __________________, VOL. _____________, FOLIO ___________, ANTE LA FE DEL LIC. ________________________________________, NOTARIO No. __________DEL ESTADO DE _______________________________. D.- QUE TIENE SU DOMICILIO EN _______________________________________ Y QUE SU REPRESENTANTE LEGAL TIENE FACULTADES PARA CELEBRAR EL PRESENTE CONTRATO. E.- QUE ES SU DESEO CONTRATAR LOS SERVICIOS DE ASESORA TCNICA ESPECIALIZADA QU BRINDA EL PROFESIONAL F.- EL PROFESIONAL MANIFIESTA QUE CUENTA CON LA CAPACIDAD Y CONOCIMIENTOS NECESARIOS PARA OFRECER A EL CONTRATANTE, LA ASESORA TCNICA ESPECIALIZADA REQUERIDA, ADEMS DE CONTAR CON LOS RECURSOS HUMANOS Y MATERIALES NECESARIOS PA4RA EL CUMPLIMIENTO DE SU TRABAJO. G.- EL PROFESIONAL MANIFIESTA QUE HA PRESENTADO A EL CONTRATANTE, LA COTIZACIN DE LOS SERVICIOS SOLICITADOS, AS COMO LA FECHA DE REALIZACIN Y LAS CONDICIONES DE PAGO DE LOS HONORARIOS. (DESCRIBIR LAS CONDICIONES DE TRABAJO, PAGO DE HONORARIOS, TIEMPOS DE ENTREGA DEL TRABAJO, ALCANCES, ETC.)

C L A U S U L A S

PRIMERA.- (SERVICIOS) EL PROFESIONAL SE OBLIGA A PRESENTAR A EL CONTRATANTE LOS SIGUIENTES SERVICIOS: 1. ASESORA.- (DESCRIBIR EL SERVICIO CONTRATADO) 2. PROMOCIN.- (DESCRIBIR EL SERVICIO CONTRATADO) 3. MEDIACIN.- (DESCRIBIR EL SERVICIO CONTRATADO) 4, COMERCIALIZACIN.- (DESCRIBIR EL SERVICIO CONTRATADO)

178

SEGUNDA.- EL CONTRATANTE HARECIBIDO POR PARTE DE EL PROFESIONISTA LA COTIZACIN DEL SERVICIO SOLICITADO, LA CUAL HA REVISADO Y CONSIDERA QUE CUMPLE CON LAS NECESIDADES Y REQUISITOS SOLICITADOS, POR LO QUE MANIFIESTA ESTAR DE ACUERDO EN LOS TRMINOS DE LA MISMA. TERCERA.- (PRECIO) EL PROFESIONISTA SEALA QUE ES DE SU INTERES REALIZAR EL TRABAJO SOLICITADO POR EL CONTRATAANTE, EN LOS TRMINOS Y DE ACUERDO A LO PROPUESTO EN LA COTIZACIN QUE HA SIDO PRESENTADA A EL CONTRATANTE, EL PRECIO POR LOS SERVICIOS CONTRATADOS, AS COMO LAS CONDICIONES DE PAGO HAN QUEDADO ESPECIFICADOS EN LAS DECLARACIONES (INCISO G). CUARTA.- AMBAS PARTES MANIFIESTAN QUE SLO SE PODRN MODIFICAR LAS CONDICIONES DE SERVICIOS CONSIGNADAS EN ESTE CONTRATO, POR ESCRITO Y FIRMANDO DE CONFORMIDAD LAS DOS PARTES. QUINTA.- LA FECHA DE ENTREGA DEL SERVICIO CONTRATADO SER LA SEALADA EN LA DECLARACIN G. SEXTA.- (HONORARIOS) LAS PARTES CONTRATANTES CONVIENEN EN QUE EL PROFESIONAL COBRAR COMO HONORARIOS POR LOS SERVICIOS PRESTADOS, LA CANTIDAD SEALADA EN LA DECLARACIN G MS SU CORRESPONDIENTE IMPUESTO AL VALOR AGREGADO, SIENDO POR CUENTA DE EL PROFESIONAL LOS GASTOS QUE SE REALICEN Y QUE NO ESTEN ESPECIFICADOS EN LA DECLARACIN G DEL PRESENTE CONTRATO. SEPTIMA.- EN EL CASO DE QUE EL CONTRATANTE NO CUBRA OPORTUNAMENTE A EL PROFESIONAL LOS HONORARIOS DEVENGADOS SEGN SE SEALA EN LA DECLARACIN G, DEBER PAGAR COMO INDEMNIZACIN EL 5% (CINCO POR CIENTO) MENSUAL CALCULADO SOBRE EL TOTAL DE LOS MISMOS HASTA EL PAGO DE AMBOS CONCEPTOS. LA INDEMNIZACIN NO PODR SER MAYOR AL 100% DE LOS HONORARIOS. OCTAVA.- EN EL CASO DE QUE EL PROFESIONAL NO CUMPLA CON LOS SERVICIOS CONTRATADOS, EN LOS TIEMPOS YFORMA PACTADOS, DEBERA PAGAR COMO PENALIZACIN EL 5% (CINCO POR CIENTO) MENSUAL SOBRE EL TOTAL DE LOS HONORARIOS CONTRATADOS, DURANTE EL TIEMPO QUE SE RETRACE EN EL ENTREGAR EL TREABAJO, LA PENALIZACIN NO PODR SER MAYOR AL 100% DE LOS HONORARIOS. NOVENA.- (JURISDICCIN) PARA LA INTERPRETACIN Y CUMPLIMIENTOS DE ESTE CONTRATO LAS PARTES MANIFIESTAN SU CONFORMIDAD EN SOMETERSE A LA JURISDICCIN DE LOS TRIBUNALES DEL MUNICIPIO DE ___________________________, ESTADO DE ________________________, MXICO, RENUNCIANDO EXPRESAMENTE AL FUERO DE SU DOMICILIO PRESENTE O FUTURO Y RECONOCER LA ATRIBUCIN DE LA PROCURADURA FEDERAL DEL CONSUMIDOR EN TRMINOS DEL ARTCULO 24, FRACCIN XVI DE LA LEY QUE LA RIGE.

179

LAS PARTES MANIFIESTAN QUE HABIENDO LEDO DETALLADAMENTE EL PRESENTE CONTRATO E INCLUSO HABINDOLSE ASESORADO PARA ELLO DE LOS PROFESIONISTAS NECESARIOS, COINCIDEN EN QUE EN EL PRESENTE CONTRATO NO EXISTE ERROR, DOLO, MALA FE O VICIO ALGUNO QUE PUDIERA INVALIDARLO, POR LO QUE LAS PARTES LO RATIFICAN EN ESTE ACTO, SIN PERJUICIO DE HACERLO ANTE FEDERATARIO PBLICO, Y SE OBLIGAN A ESTAR Y PASAR POR L EN TODO TIEMPO Y LUGAR.

FIRMADO POR LAS PARTES EN SEAL DE CONFORMIDAD EN DOS TANTOS EN LA CIUDAD DE _____________________________________________ ESTADO DE __________________, MXICO, A LOS __________ DAS DEL MES DE _________________ DE 20________. EL PROFESIONA CONTRATANTE

___________________________

_________________________________

180

4.14 Direccin General 4.14.1 Plan de Negocios TTULO Plan de Negocios 1. Objetivo Determinar el Procedimiento para la elaboracin del Plan de Negocios Anual de la Organizacin Rural. REFERENCIA 4.6 Cdigo PN-4.6-01 NIVEL II Pg. 1/3

2. Alcance Este procedimiento aplica a los Funcionarios y al Consejo de Administracin cada ao y tendr como lmite mximo de tiempo para su elaboracin el 15 de noviembre y ptimo el 31 de octubre

3. Responsabilidades 3.1 La Direccin General marcar las premisas para la elaboracin del Plan de Negocios teniendo en cuenta las tendencias y espectativas principalmente para el sector rural que atiende la Organizacin, y a las polticas generales que las autoridades en materia productiva y econmica emitan. 3.2 La Gerencia de Servicios Integrados sern responsables de elaborar el proyecto de ingresos en relacin a cada una de las actividades que tienen y que se ofrecern a los Socios y a otros productores y empresarios en el siguiente ao. 3.3 La Gerencia de Administracin y Finanzas ser la responsable de elaborar el proyecto de egresos en relacin con la proyeccin de lo erogado el ao vigente proyectado al cierre del ejercicio, ms el incremento de los mismos de acuerdo a las necesidades de cada Gerencia. 3.4 La Direccin General ser responsable de revisar el proyecto de Plan de Negocios de cada Gerencia, las premisas marcadas y el consolidado de ingresos y egresos para hacer una integracin del mismo y preparar su presentacin al Consejo de Administracin. Recomendacin: Se recomienda a los responsables de elaborar, revisar y autorizar el Plan de Negocios, tomar en cuenta que el rubro de egresos relativo a sueldos y prestaciones de los empleados de la Organizacin Rural, no exceda de un 8 a 10% respecto al total de los egresos, por lo que es recomendable tener una plantilla de personal lo mas sencilla y eficiente a fin de no tener gastos excesivos que lleven a la Sociedad a compromisos de tipo laboral y econmicos que no permitan a la Organizacin invertir en infraestructura, servicios y reparto de utilidades para sus asociados, limitando con ello el desarrollo y crecimiento de la Empresa Rural.

181

TTULO Plan de Negocios 4. Procedimiento

REFERENCIA 4.6 Cdigo PN-4.6-01

NIVEL II Pg. 2/3

4.1 El Director General dar a conocer a los Funcionarios las premisas que servirn de base para elaborar el Plan de Negocios, y que sern las siguientes: 4.1.1 Crecimiento de la derrama de servicios que ocupan los socios. 4.1.2 Crecimiento de la Membresa en el ao que se programa. 4.1.3 Crecimiento de la Demanda de Servicios Integrados que se ofrecen. 4.1.4 Crecimiento de la Oferta de recursos por socios inversionistas. 4.1.5 Espectativas inflacionarias para el ao programado. 4.2 El Gerente de Servicios Integrados elaborar el men de servicios que sern ofrecidos a los socios y a terceros en el ao que se programa. 4.2.1 Identificar a productores y a empresarios que puedan ser objetivo de la promocin de Servicios Integrados de la Organizacin Rural, las fechas y servicios a ofertar. 4.2.2 Elaborar el calendario de actividades de promocin de los negocios de la Organizacin, el costo y el ejecutor de los mismos (interno externo). 4.2.3 Conocer de otras organizaciones de productores y empresariales las necesidades de servicios que puedan significar reas de oportunidad para la Organizacin, y con base en la estructura y ofertas que tenga en cartera, elaborar los proyectos en los cuales le interese a la Organizacin Rural participar. 4.2.4 Consolidar el programa de todos los servicios a ofertar, el nmero de empresas objetivo, el personal de las mismas y finalmente, elaborar el presupuesto de ingresos. 4.2.5 Deber presentar al Gerente de Administracin y Finanzas el proyecto elaborado con la estimacin de necesidades de recursos y personal para cumplir el programa. 4.3 El Gerente de Administracin y Finanzas elaborar una estimacin de los ingresos y egresos al cierre del ejercicio con base en el avance presupuestal a la fecha de corte y una proyeccin a cierre del ejercicio. 4.3.1 Recibir del Gerente de Servicios Integrados el proyecto de presupuesto de ingresos y las necesidades de cada uno de ellos en materia de recursos humanos y materiales. 4.3.2 Con base en los proyectos presentados y al propio de su rea, elaborar el Plan de anual de Negocios para ser presentado a la Direccin General. 4.3.3 En caso de requerirlo, solicitar el concurso del Gerente de Servicios Integrados para para completar los puntos relevantes que hayan quedado pendientes. 4.4 La Direccin General se reunir con los responsables de las Gerencias para revisar y aprobar el Plan de Negocios, el cual ser presentado por el Gerente de Administracin y Finanzas.

182

TTULO Plan de Negocios

REFERENCIA 4.6 Cdigo PN-4.6-01

NIVEL II Pg. 3/3

4.5 La Direccin General presentar al Consejo de Administracin el Plan Anual de Negocios incluyndose en un punto especfico de la orden del da. La fecha mxima de presentacin ser en el mes de enero, siendo lo ptimo en el mes de noviembre del ao anterior. 4.6 Una vez aprobado el Plan de Negocios, el Director General convocar a las Gerencias para darles a conocer el Plan aprobado y las observaciones del Consejo de Administracin. 4.7 El responsable de cada Gerencia convocar a una reunin con su personal con el objeto de que el Plan de Negocios aprobado sea conocido por todos. 4.8 La Direccin General ser el responsable de revisar el avance trimestral del Plan de Negocios y lo reportar al Consejo de Administracin en los meses de Abril, Julio, Octubre y Enero del siguiente ao.

5. Registros Memorndum conteniendo las premisas para elaborar el Plan de Negocios por la Direccin General de la Organizacin Rural. Plan de Trabajo elaborado por la Gerencia de Servicios Integrados. Prespuesto de Ingresos y Egresos elaborado por la Gerencia de Administracin y Finanzas. Copia del Acta de Consejo de Administracin aprobando el Plan de Negocios.

183

4.14.2 Plan de Negocios - Formato

PLAN DE NEGOCIOS
Ao Proyectado: FECHA:____________ PREMISAS PARA ELABORAR EL PLAN DE NEGOCIOS PARA EL AO: Membresia: Inflcin: Oficial esperada: Anterior: Actual: Proyectada: Inflacin Proyectada: Actual: P. Accionario: Mensual:

Promedio Accionario: Incremento en Membresa al Ao: Capital por Adquirir: * (Membresa por Promedio Accionario)

PROYECCION DE CAPITAL Pagado: Actual: Anual:

SERVICIOS INTEGRADOS: (ACTUALES Y NUEVOS) Tipo Objetivos Volumen Mensual Importe Mensual Total

Sumas: INVERSIONES: Nmero de Socios Promedio de Inversin Perodo de Inversin

Sumas: SECTORES Y GIROS PRIORITARIOS DE APOYO:

184

4.14.3 Realizacin de las Auditoras Interenas TTULO Realizacin de las Auditoras Internas 1. Objetivo: Determinar los lineamientos que se requieren para la programacin y realizacin de auditoras internas en la Organizacin, as como la forma de reportar los resultados obtenidos. REFERENCIA 4.3 Cdigo DG -4.3-01 NIVEL II Pg. 1/2

2. Alcance: Este procedimiento aplica en las auditorias internas que se realizan para verificar la marcha e e implementacin, as como la ejecucin del Sistema de Auditora Interna de la Organizacin.

3. Responsabilidades: 3.1 Es responsabilidad de la Direccin General programar y coordinar todas las actividades relacionadas a las auditorias internas, revisar los reportes emitidos y de confirmar la . implementacin efectiva de las acciones correctivas en cada rea auditada. 3.2 Los auditores internos (que son todo el personal de la Organizacin, excepto el rea auditada ) son los responsables de preparar y realizar las auditorias, elaborar los reportes de auditora y de no conformidad, obtener del auditado las acciones correctivas planeadas y verificar su cumplimiento.

4. Procedimiento: 4.1 Para realizar el programa y calendizar las auditorias internas, el Gerente de Administracin y Finanzas elaborar un programa general de auditorias internas para realizarse en forma semestral en todas las reas de la Organizacin, cuando se requieran por cambios en la normatividad que as lo justifiquen. 4.2 El Consejo de Administracin revisar y aprobar el programa general de auditoras. 4.3 Para hacer la presentacin de la Auditora Interna, la Direccin General envar el Programa a los auditores internos. 4.4 Los auditores internos planean la auditora de acuerdo a los procedimientos de la Gua Operativa. 4.5 Durante la ejecucin de la auditora interna, se revisa que todos los requerimientos establecidos en el Procedimiento Gua Operativa sean aplicados, solicitando las evidencias objetivas para comprobar el cumplimiento.

185

TTULO Realizacin de las Auditoras Internas

REFERENCIA 4.3 Cdigo DG -4.3-01

NIVEL II Pg. 2/2

4.6 Al terminar la auditora, el auditor interno elabora un Reporte de Resultados, que debe considerar todos los aspectos revisados , y enseguida proceder a obtener la firma del responsable del rea auditada, y le entrega una copia. En el caso de no existir inconformidades, el auditor las registra , y el auditado propone a la Direccin General las acciones correctivas al procedimiento segn corresponda, y las fechas de cumplimiento de compromisos. 4.7 Si como resultado de la auditora no est de acuerdo, el reporte de no conformidad ser firmado por el responsable del rea auditada, y se le entrega una copia. El auditor debe conservar una copia de los reportes para el seguimiento. 4.8 Con el objeto de darle un seguimiento a las acciones corectivas, en la fecha planeada para su cumplimiento, el auditor interno hace una verificacin de los compromisos contrados, y en el caso de encontrar una implementacin efectiva, anotar la fecha y su firma en el espacio asignado para ello. 4.9 Cuando por alguna razn se detecten compromisos que no se hayan cumplido, el responsable del rea auditada debe reprogramar las acciones correctivas que estn pendientes de cumplir, informando por escrito a la Direccin General las causas del retraso. 4.10 En caso de que como resultado de la auditora interna se entregue un reporte de no conformidad, la Direccin General deber conocer los argumentos del auditado y del auditor interno, y dar el fallo respecto a la no correccin solicitar al auditado la fecha de compromiso para corregir la anomala detectada. 4.11 Los Funcionarios de la Organizacin deben hacer comprender a todo el personal que la auditora es una de las partes importantes dentro de las operaciones de la Organizacin; es atender y dar cumplimiento a la norma establecida en la Gua Operaiva, es la Mejora Contina, de ningn modo son asuntos personales.

5. Registros Los programas de auditorias, los reportes con los resultados de las auditoras, los reportes de no conformidad, as como las acciones correctivas implementadas, las cuales son guardadas en el archivo de Auditoras Internas de la Organizacin.

6. Anexos

186

4.14.4 Reporte de la Reunin Interna - Formato REPORTE DE LA REUNION: Fecha de la Reunin: Convocante: Hora Programada de Inicio: Asistentes esperados: Lugar de Reunin: Coordinador de la Reunin: Objetivos de la Reunin: 1.2.3.4.5.Resultados Obtenidos: 1.2.3.4.5.Comentarios de los Asistentes: Otras Acuerdos Tomados:

Levantamiento de la Minuta de Trabajo: Resultados que se esperaban de la Reunin: Cambios que se deban realizar:

Responsable del seguimiento a los acuerdos tomados en la Reunin:

Hora de termino programada: Observaciones:

Hora de termino real:

187

4.14.5 Archivo de Documentos TTULO Archivo de Documentos REFERENCIA 4.5 Cdigo DG 4.5-01 NIVEL II Pg. 1/2

1. Objetivo: Determinar los lineamientos que se requieren para llevar a cabo el archivo de documentos en la Organizacin.

2. Alcance: Este procedimiento aplica a la Direccin General, la Gerencia de Administracin y Finanzas y la Gerencia de Servicios Integrados.

3. Responsabilidades: 3.1 La Direccin General ser la responsable de dar cumplimiento a lo establecido en los procedimientos para archivar la documentacin que se genere en su rea de trabajo. 3.2 La Gerencia de Administracin y Finanzas ser la responsable de dar cumplimiento a lo establecido en los procedimientos para archivar la documentacin que se genere en su rea de trabajo. 3.3 La Gerencia de Servicios Integrales ser la responsable de dar cumplimiento a lo establecido en los procedimientos para archivar la documentacin que se genere en su rea de trabajo.

4. Procedimiento: Cada una de las diferentes reas de trabajo deber de levar a cabo las siguientes acciones para el archivo de domumentos que se generen en sus lugares de trabajo. 4.1 Se deber de destinar un lugar apropiado para los archiveros. 4.2 Los archiveros debern de contar con cajones amplios para que no se vean saturados con los documentos que se guarden en ellos. 4.3 Se llevar un directorio de expedientes por cada una de las reas de trabajo de la Organizacin.

188

TTULO Archivo de Documentos

REFERENCIA 4.5 Cdigo DG 4.5-01

NIVEL II Pg. 2/2

4.4 Los expedientes se identificarn por el nombre, o asunto del documento y el nmero de expediente que se le asigne. 4.5 Para proceder a archivar la documentacin que se genere en la Organizacin, se llevarn acabo las siguientes acciones: 4.5.1 Tener la documentacin que se va a archivar. 4.5.2 Buscar en el directorio de expedientes el nombre o asunto del documento y/o el nmero de expediente que le haya sido asignado. 4.5.3 Una vez localizado el expediente, se archivar el documento por fecha en orden ascendente. 4.5.4 Se deber de abrir un expediente para la documentacin que no puede ser asignada a alguno de los expedientes existentes, documentacin que se elabora por primera vez debiendo actualizar en forma inmediata el directorio de expedientes. 4.5.5 Si es copia de algun documento este deber ser archivado en el minutario.

5. Registro: 5.1 Registro de la documentacin que sale de los archiveros o minutarios.

6. Anexo:

189

4.14.6 Retencin y Destruccin de Registros TTULO Retencin y Destruccin de Registros 1. Objetivo: Describir el procedimiento para la retencin y destruccin de registros en la la Organizacin. REFERENCIA 4.5 Cdigo DG-4.5 -02 NIVEL II Pg. 1/2

2. Alcance: Este procedimiento aplica a toda la documentacin necesaria para hacer evidente el cumplimiento de la Gua Operativa, de tal forma que la Organizacin pueda demostrar adecuadamente cuando la confiabilidad y calidad de sus productos y servicios sea cuestionada. Retener la documentacin requerida para soportar la evidencia necesaria en asuntos relacionados con los requerimientos de las dependencias gubernamentales. Proveer los lineamientos para una disposicin oportuna de archivos, los cuales ya no sean de utilidad para la Organizacin.

3. Responsabilidades: 3.1 Es3.1 responsabilidad Es responsabilidad de la del Direccin General establecer los perodos de retencin de registros de acuerdo a las necesidades especficas de la Organizacin. (Anexo A ) 3.2 Cada Gerente de rea es el responsable de la retencin y destruccin de registros; sta actividad se auditar con el procedimiento de Auditorias Internas.

4. Procedimiento: 4.1 Los archivos pueden estar almacenados en discos de la computadora; bien en documentos originales cuando esto sea requerido. 4.2 Los archivos tienen que ser almacenados de tal forma que pueda ser rpida y fcilmente accesados. 4.3 Los archivos deben ser almacenados como sigue : 4.3.1 Documentacin en archiveros metlicos de madera con su ndice o clasificacin pegada al frente o dentro del mismo. Cada cajn debe de tener su ndice. 4.3.2.Los archiveros debern contener esta documentacin no se usarn como gavetas o almacn para guardar botellas, bolsas, herramienta, etc.

190

TTULO Retencin y Destruccin de Registros

REFERENCIA 4.5 Cdigo DG-4.5 -02

NIVEL II Pg. 2/2

4.3.3.Dentro de los escritorios slo se tendr la documentacin formatos para ayudarse en su trabajo, y nunca documentacin de inters personal. 4.3.4 Por ningn motivo se tendr la documentacin almacenada sobre los escritorios, archiveros, cajas de cartn en el piso. 4.4 Los archivos sern programados para su destruccin dentro de los tres meses siguientes al perodo de retencin especificado. La retencin de archivos ms all del perodo especificado es permisible si esto es realizado como parte importante de la consecucin de un negocio, siendo necesario documentarlo y ponerle nota de revisin. 4.5 Cuando en algunas situaciones sea necesario retener archivos con antigedad que sea indefinida, sern revisados cada ao, y anexar una nota con la fecha de revisin.

5. Registros Formato para el control y destruccin de documentos. Formato para la aprobacin y cambios del presente procedimiento.

6. Anexos No aplica

191