Curso de Administracin de Proyectos

Casos Unidad 01

GUIA DE CASOS
Presentacin
A continuacin presentamos una serie de trabajos a realizarse durante las tres sesiones de prcticas correspondientes a la unidad 01 Introduccin a la Administracin de Proyectos, del curso de Administracin de Proyectos. La siguiente gua tiene como objetivo principal poder aplicar con casos prcticos o videos ilustrativos los conceptos impartidos en clase y que los alumnos puedan llevar a la prctica. Estos trabajos deben ser desarrollados durante las horas de prctica que tiene el curso y deben ser resueltos exclusivamente en aula, para este fin los alumnos debern organizarse en grupos de 4-5 alumnos. Los cuales debern asumir diferentes roles y poder contestar y resolver las preguntas planteadas en los casos. El profesor para evaluar las competencias adquiridas podr preguntar al grupo para disertar las respuestas del caso o en caso contrario realizar evaluaciones individuales que permitan identificar si los conocimientos han sido comprendidos por los miembros del equipo. Los tiempos establecidos para evaluar un Video son de 20 minutos, mientras que para los casos los tiempos son de 45 minutos por caso. A continuacin presentamos los trabajos a realizar en la primera unidad:

VIDEO PARA ESTUDIO # 1

Entrevista a Julio Rodrguez - Socio Director de Avanda Consultores. Tema La Gestin de Proyectos. Reflexiones Metodolgicas URL: http://www.youtube.com/watch?v=SbdbcSAK8xI

Parte 1 Preguntas: 1. Cules son las caractersticas de un proyectos? 2. Cules son los objetivos que buscamos en un proyecto? 3. Hay que ser Eficaz o eficiente en un proyecto? 4. Como se conceptualiza un proyecto? 5. Cul es la importancia del cliente en los proyectos? Parte 2 Preguntas: 6. Cules son las Fases de los proyectos? 7. Cuando debe darse un estudio de Viabilidad en un proyecto? 8. Cules son las caractersticas de la Organizacin y preparacin de un proyecto? 9. Que tcnicas de planificacin tenemos que tener en cuenta? 10. Como se puede potenciar la calidad del equipo?

20011 Autor: Ms. Ing. Carlos Alvarado Quintana, MBA, PMP.

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CASO PARA ESTUDIO # 1 UNA ORGANIZACIN NO LUCRATIVA El consejo de direccin de una organizacin no lucrativa local que recolecta y compra alimentos y los distribuye a personas necesitadas est sosteniendo su reunin de consejo del mes de febrero. Sentados en la sala de conferencias se encuentran Beth Smith, presidente del consejo, y dos miembros del consejo, Rosemary Olsen y Steve Andrews. Beth anuncia: "Nuestros fondos casi se han agotado. La demanda del banco de alimentos y la cocina de beneficencia han estado aumentando. Necesitamos pensar cmo obtener ms fondos". Rosemary contesta: "Tenemos necesidad de un proyecto para obtener fondos". Steve sugiere: "No podemos preguntar al gobierno del condado si pueden aumentar la asignacin de fondos que nos hacen?" "Ellos estn excedidos en sus gastos. Incluso nos han rebajado la asignacin para el prximo ao", responde Beth. "Cunto necesitamos para pasar este ao?", pregunta Rosemary. Beth contesta: "Alrededor de diez mil dlares y vamos a comenzar a necesitar ese dinero dentro de unos dos meses". "Necesitamos muchas cosas adems de dinero. Necesitamos ms voluntarios, ms espacio para almacenamiento y otro refrigerador para la cocina", dice Steve. Emocionada, Rosemary comenta: "Bueno, creo que podemos hacer que todo eso sea parte del proyecto para obtener fondos esto va a ser divertido!" "Este proyecto est creciendo. Nunca lograremos hacerlo a tiempo", dice Beth. Rosemary le responde: "Lo resolveremos y lo haremos. Siempre lo hacernos". "Es un proyecto lo que necesitamos? Qu haremos el pro: otro proyecto? Adems, de todas formas nos est costando mucho trabajo conseguir voluntarios. Quiz necesitemos pensar cmo podemos operar con menos fondos. Por ejemplo, cmo podemos obtener ms donativos de alimentos de manera peridica, para no tener que comprar tantos? pregunta Steve. Rosemary comenta de inmediato: "Es una gran idea, puedes trabajar en ella, mientras nosotros tambin tratamos de conseguir fondos, No podemos dejar piedra por mover". "Un momento", dice Beth: "Todas son muy buenas ideas pero nuestros fondos y voluntarios son limitados y tenemos una demanda creciente. Necesitamos hacer algo ahora para asegurarnos de no tener que cerrar dentro de dos meses. Pienso que todos estamos de acuerdo en que necesitamos llevar a cabo algn tipo de iniciativa, pero no estoy segura de que todos concordemos en el objetivo". Preguntas del caso: Reunirse en Grupos de 4 alumnos y resolver las siguientes preguntas 1. Cules son las necesidades que se han identificado? 2. Cul es el objetivo del proyecto? 3. Qu suposiciones, si es que hay alguna, se deben hacer con relacin al proyecto a realizar? 4. Cules son los riesgos existentes en el proyecto? Actividad en grupo fuera de clase y presentar en la siguiente clase.
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Establezca contacto con una organizacin no lucrativa local de su comunidad. Dgales que est interesado en aprender sobre sus operaciones. Pidales que describan un proyecto en el que estn trabajando en la actualidad. Cules son los objetivos? Las restricciones? Los recursos? Si es posible haga que su equipo aporte unas horas al proyecto, mediante este proceso usted estar ayudando a alguien que lo necesita y al mismo tiempo estar aprendiendo sobre un proyecto del mundo real. Prepare un informe resumiendo el proyecto y lo que ha aprendido de esta experiencia. CASO PARA ESTUDIO #2 COMERCIO ELECTRONICO EN UN SUPERMERCADO Matt y Grace poseen un pequeo supermercado en un pueblo rural, con una poblacin numerosa y creciente de personas de la tercera edad. No enfrentan la competencia de las grandes cadenas de tiendas, pues la localidad est muy apartada. En el pueblo hay un pequeo colegio de humanidades, con una matrcula aproximada de 1500 estudiantes. "Creo que necesitamos un sitio Web para nuestra tienda", le dice Matt a Grace. "Por qu?", pregunta Grace. "Todo mundo tiene uno. Es la tendencia del futuro", responde Matt "Pues yo no estoy muy convencida, Matt. Cmo sera nuestro sitio? pregunta. "Bueno, podramos incluir una fotografa de nuestra tienda contigo y conmigo parados frente a ella", le responde Matt. "Y qu ms?", insiste Grace. Matt contesta: "Pues la gente podra buscar la mercanca y ordenarla a travs del sitio Web. Esto les encantara a los estudiantes del colegio; estn frente a su computadora todo el da. Las ventas aumentaran mucho. Compraran comestibles en la tienda en vez de la pizza y las hamburguesas que comen o que piden a Sam's Sub Shop. Y los ancianos que viven en los departamentos de retiro tambin usaran el sitio Web. Me acabo de enterar de que estn ensendoles a usar la computadora. Y quiz hasta podamos ofrecer un servicio de entregas". "Un momento", lo interrumpe Grace. "Los estudiantes compran pizza y hamburguesas en Sam a cualquier hora de la noche. Mucho despus de cerrado el establecimiento. Y creo que las personas mayores gustan de salir a comer. Todos los das una camioneta lleva algunas de ellas para que hagan sus compras; en realidad no consumen mucho. Y cmo pagarn lo que pidan por medio del sitio Web? Soy partidaria de estar al da en todo, pero no creo que esto convenga a nuestro pequeo supermercado. Qu intentas lograr al abrir un sitio Web?" "Te lo acabo de explicar, Grace. Es as como funcionan todos los comercios. O nos ponemos al da o quedamos fuera del negocio", replica Matt. "Tiene esto algo que ver con la junta de la Cmara de Comercio a la que asististe cuando fuiste a Big Falls la semana anterior, en la cual segn me dijiste que un consultor habl sobre el comercio electrnico o algo parecido?", pregunta Grace. "S, tal vez", le contesta Matt. "Voy a telefonearle y decirle que me visite para que le exponga lo que deseo".
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"Cunto va a costamos", le pregunta Grace. "Me parece que debemos reflexionar un poco ms sobre esto. Como sabes, probablemente tengamos que pavimentar el estacionamiento este verano". Y Matt responde: "No te preocupes. Todo saldr bien. Confa en m. Nuestro negocio crecer tanto que la inversin se pagar en un santiamn. Adems no puede costar tanto; este asesor seguramente tiene mucha experiencia en este tipo de proyectos". Preguntas del caso 1. Qu necesidades identificaron Matt y Grace? 2. Cul es el objetivo del proyecto? 3. Qu deberan hacer Matt y Grace antes de hablar con el asesor? 4. Qu podra decir el consultor? Actividad en grupo Escoja a dos participantes del curso para que utilicen el guin de este caso y representen los papeles de Matt y Grace frente al grupo. Despus divida los participantes en grupos de tres o cuatro para que discutan las preguntas del caso. Cada grupo seleccionar a un expositor para que presente sus respuestas a la clase. Actividad opcional Los participantes se pondrn en contacto con una empresa que haya abierto un sitio Web e indagarn qu la impuls a hacerlo y si el proyecto correspondi a sus expectativas. CASO PARA ESTUDIO # 3 DESSA La empresa Desarrollo de Software, Soporte y Asesora, S.A. (DESSA) dedicada a proveer desarrollos integrales de software, asesora y soporte tcnico, recientemente dio a conocer a todos sus empleados un documento con su plan de accin para los prximos 5 aos, resultado de la junta de planeacin estratgica. ' Entre las prioridades del plan de accin encontramos el proyecto de cambio de oficinas, pues debido al crecimiento que la empresa ha tenido durante los dos ltimos aos y al incremento de personal en un 40%, se requiere aumentar el nmero de estaciones de trabajo y ciertas reas comunes para que la operacin sea ms eficiente. Adems de las necesidades de espacio, el contrato de las oficinas que actualmente renta, termina dentro de siete meses y acaba de solicitar un comunicado solicitndole la entrega del local al finalizar este plazo. DESSA opera con cinco Departamentos: Consultora : Ventas y Soluciones Soporte Administracin Recursos Humanos

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Actualmente cuenta con 35 empleados, en el organigrama siguiente se muestra cmo estn asignadas las personas a cada Departamento.

Organigrama de la empresa

C: Consultor CAP: Consultor de Capacitacin IVS: Integrador de Ventas y Soluciones IS: Integrador de Soluciones S: Soporte T: Tcnico FACT: Coordinador de Facturacin CxC: Asistente de Cuentas por Cobrar CONT: Encargado de Contabilidad NOM: Asistente de Nmina AIST: Asistente

Puestos

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El Consejo Directivo (Director General, Gerente de Consultora, Gerente de ventas y Soluciones, Gerente de Administracin y Gerente de Recursos Humanos), se reuni para iniciar el proyecto de cambio de oficinas y determinar las expectativas de los interesados. A continuacin presentamos el documento que result de la junta:

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Para resolver en clase:

Con la informacin detallada en este caso se pide elaborar lo siguiente: Qu fases del ciclo de vida del proyecto podra definir para organizar el trabajo a realizar? Cmo podramos clasificar las expectativas de los interesados dentro de estas fases? Elabore un cuadro resumen o un diagrama clasificando las expectativas de los interesados a satisfacer en cada fase. Elabore un diagrama especificando los entregables y sub entregables por cada fase del proyecto. Para resolver este caso se deben conformar grupos de cuatro personas. Este caso debe ser trabajado en clase y ser evaluado y considerado como parte integral de la nota de percepcin del desempeo

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CASO PARA ESTUDIO # 4 UNA EMPRESA PROSPERA EN LA INDUSTRIA DEL COMERCIO ELECTRONICO?
Ivana es propietaria de XTRATUS Inc., una empresa de consultora en sistemas de informacin que tiene 20 empleados, se dedica principalmente a desarrollar proyectos de tecnologa de la informacin para PYMES. Cuenta con bastantes clientes, pero el ambiente en este tipo de consultoras se ha venido haciendo cada vez ms competitivo a medida que otros competidores crean su propio negocio. Ivana se encarga de la mercadotecnia y es el principal contacto con los clientes. XTRATUS acaba de recibir un contrato de una compaa de Fortune 100 para disear e implementar un sistema de comercio electrnico para uno de sus centros de distribucin. Para obtener el contrato tuvo que ganarles la licitacin a varios rivales, entre ellos algunas firmas consultoras ms grandes que ellos a nivel nacional. En parte lo consigui debido a que su propuesta contena un precio extremadamente bajo he Ivana prometi que terminara el proyecto en seis meses, a pesar de que el cliente especific que deba tardar nueve meses o menos. Ivana sabe que si logra finalizarlo a tiempo y demuestra que pueden acortar el plazo fijado por el cliente, podra conseguir un contrato ms grande para implementar otros sistemas en los centros de distribucin a lo largo del pas. En cuanto se enter Ivana que haba obtenido el contrato, llar ocho de sus empleados con quienes quera realizar el proyecto. "Tal vez algunos de ustedes no lo sepan, pero present una propuesta a un cliente muy grande, el ms grande que hemos tenido hasta ahora, para implementarle un sistema de comercio electrnico en uno de sus centros de distribucin. Se trata de un proyecto muy importante para m, pues si tenemos xito habr otros con el mismo cliente y nuestra empresa se convertir en una gran firma consultora: mi sueo se habr hecho realidad. Debo informales que es un contrato de precio fijo y que reduje en lo posible el precio para aumentar las probabilidades de ganar el contrato. Promet adems que lo terminaramos en seis meses, a pesar de que se estableca un plazo de nueve meses. Por eso quiero insistir una vez ms en la importancia que este proyecto tiene para m y para la empresa; espero que le dediquen todo el tiempo para concluirlo a tiempo. Tendrn que buscar la manera de no descuidar las otras actividades. Y, repito, no voy a tolerar errores. Hay demasiado en juego. Ahora salgo para asistir a una comida de negocios. Pero les dejo copias del proyecto que present. Estdienlas, renanse y pongan manos a la obra". Cuando abandonaron la sala de juntas, Patrick un diseador de sistemas dijo: "Vamos a leer la propuesta y maana nos reuniremos a las 9 a.m., para planear lo que debe hacerse". Ivana alcanz a escuchar el comentario de Patrick y exclam: !Maana! Acabo de decirles que este proyecto es muy importante para m. Les recomiendo leer la propuesta ahora mismo y reunirse por la por la noche". Esther, una programadora intervino: "Tengo una cita con mi gineclogo esta tarde para la revisin semestral". Ivana la interrumpi con brusquedad: "Pues tendrs que posponerla para otra fecha. Todava faltan tres meses para que nazca tu hijo. Por qu tanta preocupacin? Mi madre tuvo sus cinco hijos con ayuda de una partera, sin mdico, y todos sobrevivimos". Al salir Ivana de la sala de juntas, con lgrimas en los ojos Esther le coment a Harvey, otro programador: "Vaya tipa. Si no necesitara los servicios del seguro mdico hoy mismo presentara mi renuncia". El grupo se reuni esa tarde. Patrick encabezaba la reunin para facilitar las discusiones por ser el

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empleado de mayor antigedad. Harvey el otro diseador de sistemas y uno de los miembros ms jvenes y con menor antigedad, le pregunt: "Patrick, vas a ser el lder del proyecto?" "Las cosas no son as en esta empresa. Todos sabernos quien es el verdadero director, verdad?, respondi. Y la mayora del grupo contest al unsono: "Ivana!" y soltaron la risa. Surgieron muchas preguntas al empezar el grupo a discutir la propuesta. Hubo diferencia de opinin entre Patrick y Harvey respecto al mtodo con que se diseara el sistema. El de Patrick era menos riesgoso, pero requerira ms tiempo; el de Harvey era riesgoso, pero tardara menos si daba resultado. Patrick les dijo "Voy a tratar de reunirme con Ivana por la maana y obtener algunas respuestas", de ser posible. "Quiz deberamos juntarnos con ella", propuso Harvey. "A Ivana no le gustan las reuniones largas con muchas personas. Cree que es una prdida de tiempo", respondi Patrick. Patrick se junt con Ivana a la maana siguiente. "Y bien Ya tienen todo planeado?" Estuvimos discutiendo la propuesto hasta muy noche y tenemos al gunas preguntas. Nos parece ambigua en algunos...". Ivana le interrumpi: "Ambigua!" El cliente no lo pens as. A m no me parece ambigua. Explcame por qu crees que sea ambigua." "Por ejemplo, Harvey y yo hemos propuesto dos mtodos distintos de diseo: uno ms riesgoso pero requerira menos tiempo; el otro menos riesgoso pero tardara", aclar Patrick. "Una reunin y ustedes estn ya discutiendo como niitos", le replic Ivana. -, Nunca oyeron hablar del trabajo en equipo? , Esto es lo que quiero: menos riesgo y menos tiempo. No alternativas ni hiptesis contradictorias. Ustedes dos debern decidir y no perder ms tiempo. Debo yo que tomar todas la, decisiones en la empresa? Acaso tengo todo el tiempo del mundo? Me da gusto enterarme de que todos estuvieron dispuestos a trabajar hasta noche el da de ayer, pues es la clase de compromiso que nos permitir terminar el proyecto a tiempo. Les pago excelentes sueldos y espero que hagan lo necesario para el xito en este proyecto. Y si alguien no est dispuesto pues que renuncie. Se darn cuenta de que en otras compaas no obtendrn tan buenos beneficios corno aqu". Al darse vuelta Patrick para abandonar la oficina, Ivana le comunic: "A propsito, como premio por haber obtenido el contrato voy a tomarme dos semanas de vacaciones en Europa. Y dile a tus compaeros que al regresar espero encontrar el proyecto bastante avanzando, y sin pleitos por favor". Ms tarde en el da, mientras Ivana caminaba por el pasillo, vio a Esther y le dijo: "Supongo que lograste posponer la cita con tu mdico". Esther replic: S, pero no por ms de dos semanas. Va a ser difcil tratar de no rezagarme en el trabajo durante estos tres ltimos meses". "Difcil!" Respondi Ivana. "Permteme decirte lo que es realmente difcil. Ayud a criar a mis cuatro hermanos y hermanas cuando mi madre muri al dar a luz a mi hermana ms pequea. Luego para pagar la universidad trabaj por las noches casi 10 aos, mientras criaba a mis propios hijos. Por eso la prxima vez que pienses que el trabajo aqu es duro, recuerda que ha sido ms difcil para otras personas. Confo en que termines tu parte del proyecto antes que nazca tu hijo. Cuento contigo". Hacia las 6 de la tarde Harvey se detuvo frente a la oficina de Ivana. Tienes unos minutos?, le pregunt. Uno solo, respondi Ivana. Voy a reunirme con un amigo para cenar, as que procura ser breve.

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"Hay una conferencia de cmputo en Las Vegas el prximo mes", le inform Harvey, "podra darme permiso para asistir? Voy a aprender muchas cosas que podran sernos tiles en el proyecto". "Debes estar bromeando!", replic Ivana. "Quieres que pague tu asistencia a una conferencia ahora que tenemos un plazo que cumplir en proyecto? Y tus compaeros se van a quedar trabajando como esclavos? No tienes sentido de prioridades? No tienes ninguna responsabilidad con el resto del equipo? Estoy convencida de que soy la nica que piensa en el trabajo en equipo. Tal vez cuando finalice el proyecto, podrs encontrar una conferencia ms cercana y barata. Debo irme. Por cierto dile al que sali por ltimo anoche que se asegure de apagar la cafetera. Se quedo encendida toda la noche". Al pasar apresurada Ivana delante de Harvey, murmur: "A veces creo que tengo que hacerla de mam con todos empleados". Preguntas del caso 1. Teniendo en cuenta el estilo gerencial de Ivana, cmo debera asig narse al proyecto el grupo de empleados? 2, En qu forma deberan los miembros del equipo interactuar con Ivana a lo largo del proyecto? 3. Por qu piensa usted que Ivana se comporta de esa manera? 4. Deberan los miembros del equipo hablar con ella sobre su estilo ge rencial? Si la respuesta es afirmativa, cmo deberan hacerlo? Actividad en grupo Seleccione cinco participantes en el curso para que efecten una representacin del caso. Uno de ellos ser el narrador que describe la escena y las transiciones entre las escenas. Los otros cuatro interpretarn los papeles de Ivana, Patrick, Esther y Harvey y leern sus parlamentos. Al terminar la escenificacin haga que la clase discuta sus respuestas a las preguntas del caso.

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Enlaces sobre Gerencia de Proyectos
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LiderDeProyecto.com Portal de administracin de proyectos, en espaol Publicado el: 18/03/2009 Pas de origen: Mexico

PMForum Portal independiente del Project Management, con contribuciones de reconocidos Project Managers mundiales (en ingls) Publicado el: 19/11/2007

Instituto Argentino de Administracin de Proyectos Servicios de Capacitacin y Consultora en Project Management. Cursos a profesionales e in company. Metodologa del PMI. Publicado el: 18/11/2004 Pas de origen: Argentina

Portal de financiamiento de proyectos Gua de referencia para gerentes de proyecto, investigadores, y estudiantes que buscan informacin sobre financiamiento de proyectos (en ingls) Publicado el: 22/08/2004

AllPM.com La pagina para los gerentes de proyecto (en ingls) Publicado el: 05/12/2001

ProjectManagement.com El portal para los gerentes de proyecto y usuarios de software para gerencia de proyecto (en ingls) Publicado el: 19/11/2001 Pas de origen: otro

4pm.com Recursos y base de datos sobre gerencia de proyectos (en ingls) Publicado el: 19/11/2001 Pas de origen: otro

The Project Management Institute Organizacion de profesionales de la gerencia de proyectos, con mas de 80,000 miembros en el mundo. Establece estandares, ofrece seminarios y programas educativos, y certifica profesionales. (en ingls) Publicado el: 15/11/2001

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