CAMPANHA NACIONAL DAS ESCOLAS DA COMUNIDADE FACULDADE CENECISTA DE CAPIVARI - FACECAP

CURSO DE GRADUAO EM ADMINISTRAO

LOGSTICA INTERNA COMO UM DIFERENCIAL NA QUALIDADE DA GESTO E GUARDA DE DOCUMENTOS

GABRIELA MANFRINATO SOLANGE RODRIGUES DA SILVA

Capivari - SP 2010 1

CAMPANHA NACIONAL DAS ESCOLAS DA COMUNIDADE FACULDADE CENECISTA DE CAPIVARI - FACECAP

CURSO DE GRADUAO EM ADMINISTRAO

LOGSTICA INTERNA COMO UM DIFERENCIAL NA QUALIDADE DA GESTO E GUARDA DE DOCUMENTOS

GABRIELA MANFRINATO SOLANGE RODRIGUES DA SILVA

Trabalho de Concluso de Curso apresentado a Faculdade Cenecista de Capivari FACECAP, como um dos pr-requisitos para obteno do grau de bacharel em administrao, sob orientaes: Prof. Ms. Geraldo Jos Melar e Prof. Ms. Marco Antonio Armelin.

Capivari - SP 2010 2

Agradecimentos

Eu, Gabriela, agradeo primeiramente a Deus que me deu a vida e sempre me amparou nas horas em que precisei. Agradeo principalmente aos meus pais, meus irmos e meu namorado pela fora, pacincia e amor. A minha amiga Solange, s tenho a agradecer o companheirismo e pela dedicao ao nosso trabalho e finalmente agradeo a todos os professores e colegas de classe, mas de uma maneira especial aos nossos orientadores Geraldo Jos Melar e Marco Antonio Armelin pelo incentivo, pacincia e dedicao.

Eu, Solange, agradeo primeiramente Deus, por ter me dado determinao e fora para alcanar mais esta meta na minha vida, ao meu marido por ter sido o maior incentivador e por nunca ter me deixado desanimar nesses quatro anos. A toda minha famlia, aos meus colegas de classe e professores, principalmente a Gabriela com o passar dos anos e principalmente com este trabalho que desenvolvemos juntas posso dizer que hoje tenho uma grande amiga. E alm de todas estas pessoas maravilhosas que tivemos a oportunidade de estar juntas, temos muito agradecer ao nosso mestre e professor Geraldo Jos Melar, pelas experincias trazidas em sala de aula e em todo o desenvolver deste trabalho.

MANFRINATO, Gabriela; SILVA, Solange Rodrigues da. Logstica interna como um diferencial na qualidade da Gesto e Guarda de Documentos. Projeto de Pesquisa de Monografia de Concluso de Curso. Curso de Graduao em Administrao. Faculdade Cenecista de Capivari CNEC. 60 pginas, 2010.

RESUMO

Atualmente a logstica tornou-se uma ferramenta fundamental para que as empresas busquem dentro de seus processos internos, uma vantagem competitiva. A presente monografia tem o objetivo de identificar como a logstica pode ser utilizada para a obteno da qualidade nos processos, visto que a logstica ao ser corretamente entendida e aplicada permite desenvolver estratgias para a reduo de custo e o aumento do nvel de servio ofertado ao cliente, junto com a Gesto e Armazenagem de Arquivos, onde possibilitam o estabelecimento de vantagens competitivas.

Palavras-chaves: 1. Logstica. 2. Processos. 3. Gesto de Arquivos. 4. Informao. 5. Custo

SUMRIO
Introduo .................................................................................................... ... 01 Captulo 1 Caracterizao da Pesquisa ................................................... ... 02 1.1. Caracterizao do Problema ...................................................... ... 02 1.2. Apresentao, Justificativa e Relevncia do Tema .................... ... 02 1.3. Objetivos do Estudo .................................................................... ... 03 1.4. Estrutura do Trabalho ................................................................. ... 04

Captulo 2 Reviso Bibliogrfica................................................................ ... 05 2.1. Organizao e Administrao de Arquivos ................................. ... 05 2.2. Levantamento de Dados ............................................................. ... 05 2.2.1. A Gesto de Documentos ............................................. ... 06 2.2.2. Objetivos da Gesto de Documentos ............................ ... 07 2.2.3. Como Arquivar Documentos? ....................................... ... 08 2.2.4. Qual a Vantagem de Gerenciar Documentos Eletronicamente? ................................................................................................ ... 09 2.3. Planejamento de Processos e Operaes .................................. ... 09 2.3.1. Conceito de Processos e Operaes ............................ ... 10 2.3.2. Impactos na Perspectiva dos Processos Internos ......... ... 12 2.3.3. Tecnologia da Informao ............................................. ... 13 2.3.3.1. Tecnologia da Informao na Gesto de Documentos ................................................................................................ ... 14 2.4. A Agregao de Valor nos Processos Logsticos ....................... ... 16 2.4.1. A Funo Logstica........................................................ ... 18 2.4.2. Componentes do Processo Logstico ............................ ... 19 2.4.2.1. Atividades Primrias .......................................... ... 19 2.4.2.2. Atividades de Apoio ........................................... ... 20 2.4.3. Distribuio Fsica ......................................................... ... 21 2.4.4. Nvel de Servio ............................................................ ... 23

2.4.5. Armazenagem de Produtos ........................................... ... 26 2.4.5.1. Funes da Armazenagem ............................... ... 27 2.4.5.2. Princpios Bsicos da Armazenagem ................ ... 28 2.4.5.3. Elementos das Operaes de Armazenagem ... ... 29 2.4.5.4. Tipos de Depsitos ............................................. ... 31 2.4.5.5. Automao da Armazenagem ............................ ... 32

Captulo 3 Metodologia.............................................................................. ... 34 3.1. Consideraes Gerais ................................................................ ... 34 3.2. Tipos de Pesquisa ...................................................................... ... 35 3.3. Procedimentos para a Obteno de Dados ................................ ... 36

Captulo 4 Pesquisa de Campo ................................................................. ... 38 4.1. Apresentao e Discusso dos Resultados Obtidos .................. ... 38

Captulo 5 Concluso ................................................................................ ... 53 Referncias Bibliogrficas ............................................................................ ... 55

Apndice - Questionrio .............................................................................. ... 58

Lista de Grficos
Grfico 1 ....................................................................................................... ... 39 Grfico 2 ....................................................................................................... ... 40 Grfico 3 ....................................................................................................... ... 41 Grfico 4 ....................................................................................................... ... 42 Grfico 5 ....................................................................................................... ... 43 Grfico 6 ....................................................................................................... ... 44 Grfico 7 ....................................................................................................... ... 45 Grfico 8 ....................................................................................................... ... 46 Grfico 9 ....................................................................................................... ... 47 Grfico 10 ..................................................................................................... ... 48 Grfico 11 ..................................................................................................... ... 50 Grfico 12 ..................................................................................................... ... 51 Grfico 13 ..................................................................................................... ... 52

Lista de Figuras
Figura 1 ........................................................................................................ ... 11 Figura 2 ........................................................................................................ ... 23 Figura 3 ........................................................................................................ ... 26

Lista de Tabelas
Tabela 1 ....................................................................................................... ... 08

Introduo
A funo de um arquivo guardar a documentao e principalmente fornecer aos interessados as informaes contidas em seu acervo de maneira rpida e segura. A implantao de um sistema de gesto documental garante s empresas de diversos segmentos de mercado o controle sobre as informaes que produzem ou recebem. Com isso administrar, organizar e gerenciar a informao uma preocupao global. O objetivo do gerenciamento indicar formas de reduzir custos em recursos humanos e espaos fsicos, alm de evitar prejuzos pela no localizao ou extravio de documentos, no atendimento de demandas administrativas, fiscalizaes e auditorias, onde juntamente com um processo logstico integrado, as empresas buscam melhorar seus processos internos, valorizando as informaes produzidas e agregando valor nos seus servios e produtos. A logstica uma atividade essencial dentro das empresas. Alm de influenciar consideravelmente nos custos, tambm muito vista pelos clientes, em uma entrega eficiente e rpida, por exemplo. Portanto as atividades logsticas, sendo bem gerenciadas, podem se tornar uma fonte de vantagem competitiva frente concorrncia. Esse trabalho visa identificar e estudar maneiras de como uma empresa pode gerenciar seus processos atravs da logstica, alcanar uma estrutura preparada e motivada para identificar suas principais necessidades, alm de obter a vantagem da terceirizao dos arquivos e liberao para os esforos em seu negcio principal.

CAPTULO 1 Caracterizao da Pesquisa

1.1. Caracterizao do Problema

De acordo com Bowersox, citado por Ballou (1993; p. 40), no a organizao (da distribuio fsica) que tem importncia crtica, e sim sua filosofia de operao. A falta de espao fsico devido aos problemas com o armazenamento inadequado, falhas nos sistemas de controle da produo e tramitao dos documentos, comprometem a qualidade das atividades rotineiras de uma organizao, uma vez que dificulta o acesso a informao e aumenta os custos operacionais e demais despesas administrativas. Esses fatores vm influenciando as empresas de variados segmentos da economia mundial a buscar um novo processo de gesto, com a contratao de especialistas externos no gerenciamento, guarda e digitalizao de documentos, que com a implantao de um programa de gesto documental garante o controle sobre as informaes, buscando uma significativa economia de recursos, com a reduo do volume documental ao mnimo efetivo, a otimizao e racionalizao dos espaos fsicos.

1.2. Apresentao, Justificativa e Relevncia do Tema.

O presente trabalho pressupe de uma ampla pesquisa e estudo da gesto documental das organizaes situadas na regio de Capivari (SP), a fim de identificar quais os processos utilizados para a armazenagem de seus arquivos, bem como apresentar uma soluo completa para a guarda de documentos e do seu melhor aproveitamento do layout organizacional no processo logstico. A realizao da pesquisa se justifica pela relevante importncia desse assunto, j mencionada na apresentao deste trabalho. Alm disso, ser de fundamental importncia os resultados da pesquisa para todas as organizaes de 10

diversos segmentos de mercado, no sentido de conscientiz-las sobre a necessidade da gesto de documentos como direcionador da simplificao e a racionalizao dos processos arquivsticos e garantir agilidade e preciso na recuperao dos documentos e informaes. Este trabalho tem como foco a diferenciao no processo logstico, indicando melhorias e vantagens competitivas para as organizaes e tem como base de relevncia a constante busca das empresas pela reduo de custo.

1.3. Objetivos do Estudo

Este trabalho se prope a responder a seguinte pergunta: Quais procedimentos tcnicos so adotados pelas organizaes da regio de Capivari (SP) para gesto e guarda de documentos?, este trabalho tem por objetivo identificar atravs de uma pesquisa de campo, como as organizaes gerenciam seus arquivos e mostrar as vantagens de um sistema logstico integrado. Isso posto, o objetivo geral deste estudo definido a seguir como sendo: Estudar na literatura os principais servios logsticos; Apurar quais tcnicas de gesto documental as organizaes pesquisadas vem utilizando; Propor solues para possveis problemas encontrados.

Neste estudo feita uma pesquisa bibliogrfica sobre os temas de interesse e, so utilizados basicamente dados primrios oriundos de uma pesquisa realizada na regio, bem como a observao de informaes disponibilizadas pelas mesmas. Tomando-se como estudo os segmentos de mercado a seguir: Setor de sade; Setor educacional; Setor pblico;

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1.4. Estrutura do Trabalho

Este trabalho est organizado em cinco captulos e anexos. O primeiro captulo busca identificar e alimentar a importncia do tema em estudo. No segundo captulo apresentada uma reviso bibliogrfica com o embasamento terico necessrio para as anlises decorrentes da pesquisa de campo. No terceiro captulo detalhada a Metodologia empregada na pesquisa, definindo os procedimentos adotados para a coleta de dados e, para o seu posterior tratamento e anlise, alm de outros detalhes pertinentes. No quarto captulo so descritos os resultados e discusses obtidas pela pesquisa realizada. Para finalizar, no quinto captulo so apresentadas a concluso e as consideraes finais.

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CAPTULO 2 Reviso Bibliogrfica

2.1. Organizao e Administrao de Arquivos
A organizao de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituio, pressupe o desenvolvimento de vrias etapas de trabalho. Estas fases se constituem em: Levantamento de dados; Planejamento de processos e operaes; Agregao de valores nos processos logsticos.

2.2. Levantamento de Dados.

Fatores externos e internos esto fazendo com que as empresas, em sua alta administrao, busquem melhorias e solues de problemas existentes.
As empresas sofrem presses internas que podem provocar mudanas. Novos objetivos organizacionais, novas polticas gerenciais, diferentes tecnologias, aquisio de novos equipamentos e sistemas, novos mtodos e processos de operao, novos produtos ou servios, etc. representam saltos qunticos nos resultados das empresas e provocam mudanas em muitos departamentos ou em toda organizao e, consequentemente, alteraes nos comportamentos das pessoas, em suas expectativas e atitudes. E toda mudana fsica como novas tecnologias, novas instalaes, novos equipamentos, novos prdios traz fatalmente alteraes e transformaes em seu bojo. (CHIAVENATO, 2003; p. 27)

Administrar, organizar e gerenciar a informao atualmente uma preocupao entre as empresas e entidades pblicas e privadas de pequeno, mdio e grande porte de diversos segmentos. Com a era da informao, as organizaes esto buscando expandir-se cada vez mais, no que se diz respeito aos recursos para o armazenamento de registros vitais nas suas diversas formas. Se por um lado a imensa quantidade de dados uma vantagem competitiva, por outro exige grandes investimentos e torna mais complexa a procura e recuperao das informaes nos prazos necessrios.

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A deciso de terceirizar a guarda complexa, devendo considerar no apenas o custo da armazenagem, mas tambm a rapidez da recuperao do documento, a necessidade de controlar o contedo (documento) das caixas e o custo de manipulao.

2.2.1. A Gesto de Documentos

A realidade arquivstica aponta, cada vez mais, a necessidade da sistematizao dos processos de tratamento, controle, guarda e acesso aos documentos. O gerenciamento de documentos garante as organizaes o controle das informaes que produzem e recebem, gerando uma significativa economia de recursos com a reduo da massa documental ao mnimo essencial, a otimizao e a racionalizao dos espaos fsicos de guarda de documentos e agilidade na recuperao das informaes. A gesto de documentos citada por Paes (1997, p. 53), conforme Lei Federal n. 8.159, onde considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para a guarda permanente. No entanto, a organizao interna contribui diretamente nos resultados obtidos.
Por trs das metodologias escolhidas e das normas implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competncias e habilidades variadas, pensando e atuando juntas para que o fluxo e a tramitao dos documentos, os assuntos selecionados, os prazos definidos, os cuidados de conservao estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade institucional ou contribuam para a sua interpretao. (RONCAGLIO; SZVARA; BOJANOSKI, [S.n.t.])

A gesto de documentos desenvolve o trabalho de conservao, pois hierarquiza suas prioridades de acordo com o suporte da informao, o seu espao fsico e o tempo de guarda dos documentos. Portanto, as estratgias da conservao se do a partir e em conjunto com o trabalho de gesto.

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Deve-se gerenciar documentos para otimizar e fazer fluir as funes dos negcios, ter acesso local informao, realizar operaes paralelas, reduzir espaos de armazenamento, aumentar a velocidade do acesso, aumentar e preservar o valor da informao, ganhar tempo em decises crticas, levar vantagem competitiva, melhorar a sensibilidade nos negcios e a preveno de riscos. Portanto, a gesto tem como finalidade proporcionar s organizaes, de forma gil e segura, o acesso aos documentos de arquivo e s informaes neles contidas, resguardados os aspectos de sigilo e as restries administrativas ou legais.

2.2.2. Objetivos da Gesto de Documentos

Dentre os principais objetivos da Gesto e Guarda de Documentos, podemos destacar: Agilizar o acesso aos arquivos e s informaes; Controlar o fluxo de documentos e a organizao dos arquivos; Racionalizar a produo dos documentos; Reduo do espao de arquivo; Reduzir custos dos processos; Organizar de modo eficiente, a produo, administrao,

gerenciamento, manuteno e destinao dos documentos; Formalizar a eliminao de documentos que tenham cumprido seu prazo de arquivamento; Assegurar o acesso a informao quando e onde se fizer necessria;

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2.2.3. Como Arquivar Documentos?

Ao longo dos anos, a conceituao de arquivo mudou em conformidade com as mudanas polticas e culturais que as sociedades viveram.
Para que os arquivos possam desempenhar suas funes, torne-se indispensvel que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usurio com preciso e rapidez. A metodologia a ser adotada dever atender s necessidades da instituio a que serve como tambm a cada estgio da evoluo por que passam os arquivos. (PAES, 1997; p. 21)

A gesto documental garante o cumprimento de todas as fases do documento: corrente, intermediria e permanente. Segundo Bernardes e Delatorre [S.n.t.], nesse sentido, a gesto documental garante o efetivo controle do documento desde sua produo at sua destinao final: eliminao ou guarda permanente e permite a localizao dos documentos e acesso rpido s informaes, conforme tabela abaixo:
Tabela 1 Fases do Documento 1 Idade FASE CORRENTE Documentos vigentes e frequentemente consultados Final de vigncia. Aguardam prazos de prescrio e precauo, raramente so consultados e aguardam destinao final: eliminao ou guarda permanente. Documentos que perderam a vigncia administrativa porem so providos de valor secundrio ou histrico-cultural. Arquivo Corrente

2 Idade FASE INTERMEDIRIA

Arquivo Intermedirio

3 Idade FASE PERMANENTE

Arquivo Permanente ou Histrico

Fonte: BERNARDES; DELATORRE, Gesto Documental Aplicada, [s.n.t.]

A tabela mostra a importncia de cada uma dessas fases, que so complementares e correspondentes, de uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, consequentemente uma organizao adequada.

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2.2.4. Qual a Vantagem de Gerenciar Documentos Eletronicamente?

As principais solues empregadas no GED so as de gerenciamento de documentos e imagens. A grande vantagem de gerenciar eletronicamente os documentos a facilidade do controle de verses, que pode ser automatizado, evitando o uso de documentos desatualizados.
O Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED) realizado atravs de um conjunto de elementos (hardware e software especficos) que gerenciam todo o ciclo de vida de um documento. As atividades do ciclo de vida de um documento podem ser nomeadas como: criar, aprovar, revisar, processar arquivar e distribuir documentos. (GIANDON; JUNIOR; SCHEER, [S.n.t.])

O gerenciamento de documentos adquire mais importncia com a perspectiva das organizaes utilizarem formas mais complexa de armazenar e dispor as informaes. A implantao de um sistema eletrnico de informaes oferece oportunidades para a organizao agregar valor a seus bens e produtos, possibilitando vantagens competitivas.
O Gerenciamento Eletrnico de Documentos GED ao mesmo tempo: um mtodo, um sistema e uma tecnologia, para a converso e processamento de documentos como informao eletrnica digital. Essa ferramenta surgiu a partir da necessidade das empresas em gerenciar a informao que se encontrava desestruturada visando facilitar o acesso ao conhecimento explcito da corporao. (ANDRADE, [S.n.t.])

O GED promove a automao do ciclo de vida dos documentos, provendo um repositrio comum, o qual possibilita capturar, armazenar e indexar documentos de qualquer formato e suporte fsico, devendo assegurar a integridade e reutilizao do documento.

2.3. Planejamento de Processos e Operaes

A qualidade dos produtos e servios decisiva para testar a habilidade de uma organizao, para reunir uma estratgia efetiva, motivar os colaboradores e administrar seus recursos.

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2.3.1. Conceito de Processos e Operaes

Armazenar dados um processo bsico, mas saber gerenci-los e transform-los em informaes teis um diferencial competitivo.
Processo em uma empresa todo percurso realizado por um material desde sua entrada at sua sada, considerando grau determinado de transformao. Operao por sua vez o trabalho desenvolvido sobre o material por homens ou mquinas em um determinado tempo. Nas empresas de servios, os processos e operaes esto atrelados s informaes. Portanto, seja nas indstrias ou nos servios, um processo constitudo de diferentes operaes. (MELAR, [S.n.t.])

A gerao de um produto ou servio para um cliente realizada pela cadeia de um ou mais processos interligados. Assim, Contador (1998, p. 60) define processo como uma seqncia organizada de atividades, que transforma as entradas dos fornecedores em sadas para os clientes, com um maior valor agregado gerado pela unidade.
Uma caracterstica-chave dos processos de negcios que eles invariavelmente viajam pela organizao, envolvendo pessoas de diversas reas (sees, departamentos, divises, unidades, etc). Para uma organizao trabalhar de forma coesa, eficiente e eficaz, necessrio que esses processos operem suavemente. (YOSHINAGA, 2005; p. 15)

Outra definio de processo dada por Harrington (1993), apud Kintschner e Bresciani Filho (2004, p. 61), como qualquer atividade que receba uma entrada (input), agrega-lhe valor e gera uma sada (output) para um cliente interno ou externo e os processos fazem uso dos recursos da organizao para gerar resultados concretos. Assim, cada atividade aponta a ao em outra atividade, formando um processo de negcios os quais constituem uma organizao. A figura 1 abaixo exemplifica a gesto por processos, conforme definies encontradas em diversos ramos da cincia e suas semelhanas.

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Figura 1: Gesto por Processos

Entradas: Fornecedores; Mercado; Clientes

Atividades que Agregam Valor

Sadas: Clientes; Mercado; Fornecedores

Fonte: Interna

Portanto, o processo um conjunto de atividades e medidas destinadas a resultar num produto especfico para determinado cliente ou mercado. So adotados de uma estrutura clara e seus resultados podem ser medidos em termos do tempo, utilidade, viabilidade, ausncia de defeitos e do custo para sua execuo. Para Chiavenato (2003, p. 213), os processos de maior importncia para o negcio da empresa so geralmente processos genricos e amplos, que percorrem vrias reas e departamentos. So chamados de processos-chaves e que causam grande impacto sobre o cliente, sobre o custo dos produtos e servios que a organizao oferece, sobre as pessoas da organizao, sobre a tecnologia utilizada e sobre a empresa como uma totalidade. Em geral, todo processo necessita do fluxo de trabalho, que so desenvolvidos por vrios indivduos na organizao, onde as automatizaes das informaes tornam os processos mais eficientes, gerando maior qualidade nos servios e agregando valor aos clientes. A excelncia do desempenho e o sucesso no negcio requerem que todas as atividades interrelacionadas sejam

compreendidas e gerenciadas segundo uma viso de processos. fundamental que sejam conhecidos os clientes desses processos, seus requisitos e o que cada atividade adiciona de valor na busca do atendimento a esses requisitos.

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O cliente v o fornecedor como um conjunto de processos interligados, que tem como finalidade a produo de um bem ou servio que ele necessita. As empresas por sua vez so organizadas segundo um modelo de departamentalizao que tem objetivos prprios de melhoria. Essa diferena de pontos de vista tem levado muitas empresas ao insucesso. O gerenciamento por processos uma metodologia que avalia continuamente o desempenho dos processos chave do negcio com a viso do cliente. H um amplo envolvimento de todos os integrantes da organizao, levando a uma maior satisfao no trabalho, que por sua vez gera um produto que atende melhor s necessidades do cliente. (CONTADOR, 1998; p. 57)

As empresas bem-sucedidas so aquelas que esto abertas s mudanas, so competitivas e totalmente voltadas para o cliente. Para tanto, elas devem contar com pessoas que se encarregam dessas tarefas.

2.3.2. Impactos na Perspectiva dos Processos Internos

A gesto de produo e operaes uma atividade principal para sobrevivncia de uma organizao, sendo ela para fins lucrativos, ou no. Toda empresa necessita de produzir algo para seus clientes, garantindo a existncia da empresa. Com isso, as organizaes devem definir: Qualidade: o que o cliente deseja; rapidez. Confiabilidade: conforme solicitado pelo cliente. Flexibilidade: acompanhar a variao do mercado. Custo: compatvel com o mercado. A reestruturao do processo: eliminao de atividades que no agregam valor, agrupando as atividades em um s local, possibilitando maior rapidez e menor custo do processo. Uso da Tecnologia da Informao: tornam os processos mais rpidos com a reduo de erros decorrentes da interveno humana, formandos equipes multidisciplinares e autogeridas. Alm disso, tanto as empresas de manufatura quanto as de servios, para obterem produtividade e eficincia, devem avaliar os seguintes pontos:

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Previso de demanda; Nveis de estoques de recursos e produto acabado; Arranjo fsico e fluxo; Planejamento, programao e controle da operao; Avaliao contnua do processo; Sistema adequado de operao.

Com base nestes pressupostos, teremos os seguintes impactos de processos de indicadores internos: Processo de Inovao (desenvolver o produto/servio): uma vez criado os produtos e servios, o tempo de desenvolvimento gera menor custo de projeto e aumento da receita, gerando maior qualidade. Processo de Operaes: criado para ser mais rpido e eficiente, implicando a reduo do tempo de atendimento, no percentual de no conformidades e de custo.

2.3.3. Tecnologia da Informao

Para compreendermos o conceito e os mtodos relacionados com a tecnologia da informao fundamental fixarmos o conceito de informao, salientando a diferena entre dados e informao, conforme demonstrado por Fontolan [S.n.t.]: Dados: fatos no trabalhados. Informao: coleo de fatos organizados de modo a adquirirem valor adicional; o que leva a compreenso. Essas definies evidenciam o papel fundamental das pessoas que recebem, interpretam e usam as informaes. Aps conhecimento das definies sobre dados e informaes, cabe apresentar os sistemas de informao. Segundo Fontolan [S.n.t.], tecnologia da informao um conjunto de componentes inter-relacionados que coletam, manipulam e disseminam dados e informao, proporcionando um mecanismo de feedback para atender a um objetivo. 21

Para Contador apud Polloni, Enrico (1998; p. 98), define sistema de informao da seguinte forma: Sistema de Informao qualquer sistema usado para prover informaes (incluindo seu processamento), qualquer que seja sua utilizao. Essas definies evidenciam a estreita relao entre sistema de informao e a organizao. A informao uma ferramenta poderosa, pois atravs dela pode-se ter um domnio dos diversos parmetros que reagem a sua dinmica. Dependendo das caractersticas de cada organizao, ser determinante para direcionar os caminhos e adotar na anlise de informao e no desenvolvimento de um sistema de informao, existe, portanto, uma interdependncia entre informao e organizao. Alm disso, o sistema de informao proporciona grandes mudanas nas organizaes, segundo Fontolan [S.n.t.], nas metas, produtos, servios, operaes, ambientes e negociao.

2.3.3.1. Tecnologia da Informao na Gesto de Documentos

As condies econmicas tm forado as organizaes a serem muito mais criativas na conduo de seus gastos e melhoria da produtividade. A chave para essas melhorias est no contedo e nas tecnologias de gesto documental. Essas tecnologias so fundamentais para a melhoria dos processos. Alm da infra-estrutura tecnolgica, existe um conjunto de tecnologias direcionadas ao tratamento de documentos. Estas tecnologias proporcionam a funcionalidade para processamento e gerenciamento de documentos, tanto na forma eletrnica, como em papel. Estas funes podem ser analisadas em duas camadas: funes de processamento e funes de gerenciamento. As funes de processamento compreendem o ciclo de vida do documento, conforme definido por Andrade (2002): Captura e criao: a tecnologia para a digitalizao da informao. Informaes em papel podem ser escaneadas e transferidas para meio magntico, onde sero manipuladas.

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Armazenamento e organizao: vrias tecnologias determinam como devero ser organizados e armazenados os documentos. Sistemas de bancos de dados convencionais no atendem as exigncias de armazenamento de dados multimdia, documentos compostos,

hipertextos e armazenamento distribudos. Recuperao e sntese: os documentos armazenados em banco de dados podem ser recuperados atravs de pesquisa de seu contedo. A maioria dos recuperados de textos utilizam lgica Booleana, o critrio para pesquisa pode ser estabelecido em palavras-chave definidas no perfil do documento ou em todo texto. Alguns incorporam palavras prximas, que podem resultar em uma lista de documentos organizados em ordem da relevncia desejada. Transmisso e disseminao: produtos e-mail esto se tornando a ferramenta usual para a transmisso de documentos eletrnicos. Outra forma empregada o roteamento de documentos feita atravs de aplicao workflow. Visualizao e impresso: para executar essa funo, o mercado dispe de uma grande variedade de equipamentos e tecnologia, desde impressoras de impacto para texto at sofisticados equipamentos de alta definio para editorao. Segundo Currid (1994; p. 160) para a implantao de um sistema, conforme discriminado acima necessrio o planejamento prvio de gerenciamento de arquivo, tornando indispensvel para o sucesso do sistema. Contudo, eis alguns elementos considerados importantes pelo autor, a saber: O sistema deve dispor de um servidor de documentos, usado para criar a base de dados que contem os documentos e as informaes sobre eles; Os documentos devem ser armazenados de acordo com uma hierarquia que facilite sua incluso e recuperao; A base de dados deve ser dividida em segmentos que facilitem a sua distribuio em diferentes plataformas. A diviso em segmentos

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tambm torna a base de dados mais verstil, mais fcil de gerenciar e mais fcil de otimizar. A definio dos critrios a serem usados para criar os segmentos uma das questes mais importantes que devem ser resolvidas. Os documentos podem ser divididos por assunto, local de origem, de acordo com a data que foi criada ou segundo outros critrios ou combinaes de critrios; Dispositivos pticos de armazenamento podem ser usados para economizar espao. preciso lembrar que tais avanos tecnolgicos, ao lado das vantagens que oferecem, apresentam alguns problemas que merecem reflexo e exigem solues dentro de um curto espao de tempo.
Falta de respaldo legal, no Brasil, que assegure o valor probatrio dos registros contidos em suportes informticos; baixa durabilidade dos materiais empregados, tornando necessria a transferncia peridica das informaes para outros suportes; obsolescncia, em prazos de quatro a cinco anos, nos equipamentos necessrios a leitura das informaes armazenadas; falta de padronizao na fabricao de equipamentos e suportes, limitando ou mesmo inviabilizando a interao dos recursos materiais disponveis e, finalmente os altos custos de conservao e manuteno fsica de acervos informticos. (PAES, 1997; p. 159)

Portanto, o trabalho nos arquivos deve ser desenvolvido sem preconceitos, os colaboradores devem estar preparados profissionalmente para utilizar todos os meios disponveis para se obter, rapidamente, informaes confiveis, precisas e completas. No podemos profetizar sobre o futuro, sendo que as mudanas esto ocorrendo sempre com grande velocidade, se o sculo XIX se caracterizou pela revoluo industrial o sculo XX ser lembrado como o portal de entrada na era da revoluo da informao.

2.4. A Agregao de Valor nos Processos Logsticos

No mundo globalizado, a logstica uma rea onde poucos compreendem de fato a sua definio.

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A logstica envolve fatores como planejamento estratgico, administrao da produo, gesto de estoques, entre outras atividades, ao contrrio da viso tradicional onde a logstica se caracterizou por transporte de mercadorias. Sua importncia tornou-se vital para a produtividade, a eficincia e a rentabilidade dos negcios. Mas pode-se dizer que contar com uma boa logstica significa colocar o produto no lugar certo, na hora e na quantidade certa, a preos competitivos. Logstica importante porque capaz de auxiliar empresas e organizaes na agregao e criao de valor ao cliente. Ela pode ser o ponto de partida para uma estratgia empresarial de sucesso, provendo uma variedade de maneiras para diferenciar a empresa da concorrncia atravs de um servio superior ou por meio de interessantes redues de custo operacional.
Logstica um processo de planejar, implementar e controlar de maneira eficiente o fluxo e a armazenagem de produtos, bem como os servios e informaes associados, cobrindo desde o ponto de origem at o ponto de consumo, com o objetivo de atender os requisitos do consumidor. (ALVARENGA; NOVAES, 2001 apud ARBACHE, 2006; p. 21).

Nessa definio percebe-se que o escopo da logstica muito amplo, indo muito alm da simples movimentao e armazenagem de produtos. Envolve a gesto de muitas informaes relevantes ao processo de planejamento, execuo e controle do fluxo e armazenagem de produtos, alm de todos os servios associados. Assim, a logstica atribui na gerao de informaes sobre demanda de clientes, controla o atendimento de pedidos e mantm o rastreamento das entregas na empresa. Por sua vez, Larraaga define a logstica na economia global como:
A logstica vital para a economia e para a empresa, sendo ainda um fator fundamental para incrementar o comrcio regional e internacional. Sistemas logsticos eficientes e eficazes, ao permitir a reduo do custo final dos produtos, significam um melhor padro de vida para toda sociedade. (LARRAAGA, 2009; p. 55).

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Pela sua abrangncia, a logstica tornou-se importante para diversos campos de atuaes econmicas, como nas organizaes militares, indstrias, bancos, hospitais e organismos governamentais ligados a segurana pblica.

2.4.1. A Funo Logstica

A logstica teve uma grande importncia no crescimento da gesto de negcios dando um perfil estratgico para as organizaes decorrentes das mudanas dos ltimos anos. Em geral, o consumidor est menos suscetvel a marca transformando o produto num commodities cujas caractersticas tcnicas perdem sua cadeia de valor, passando a dar mais importncia aos servios de logstica. Ballou acunhou a seguinte definio:
A logstica empresarial estuda como a administrao pode prover melhor nvel de rentabilidade nos servios de distribuio aos clientes e consumidores, atravs de planejamento, organizao e controle efetivos para as atividades de movimentao e armazenagem que visam facilitar o fluxo de produtos. (BALLOU, 1993; p. 17)

A logstica empresarial est baseada na gesto eficaz e eficiente das informaes referente aos dois pontos bsicos da cadeia de negcios, demanda e a oferta, de maneira que as organizaes possam atender as necessidades do mercado em que atuam, a um custo adequado, garantindo assim o rendimento dos produtos oferecidos.
A logstica o processo de gerenciar estrategicamente a aquisio, movimentao e armazenagem de materiais, peas e produtos acabados (e o fluxo de informaes correlatas) atravs da organizao e seus canais de marketing, de modo a poder maximizar as lucratividades presente e futura atravs de atendimento dos pedidos a baixo custo. (CHRISTOPHER, 2007; p. 02).

Assim, a apresentao mostra que a logstica tem papel fundamental dentro das organizaes, contribuindo de forma direta na lucratividade da empresa.

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2.4.2. Componentes do Processo Logstico

Podemos identificar as atividades que fazem parte desta funo, agrupando os elementos que podem ser administrados em conjunto, de acordo com diversos autores. Assim, pode-se mencionar: Armazenagem; Compras/Suprimento; Disposio de Refugos; Distribuio Fsica; Embalagem/Paletizao/Fracionamento; Emisso e Processamento de Pedidos; Faturamento; Gesto de Inventrios; Localizao Industrial; Logstica Reversa; Movimentao de Materiais; Previso de Demanda; Servio ao Cliente; Suporte de Peas e Servios; Transporte.

Ballou (1993) ainda cita atividades essenciais para que a logstica alcance sua misso. Essas atividades so definidas em: primrias e de apoio.

2.4.2.1. Atividades Primrias

As atividades primrias so consideradas essenciais por contriburem com o custo total da logstica e tambm por cooperar no cumprimento de tarefas. Sendo elas classificadas por Ballou (1993; p. 24) em: transporte, manuteno de estoque e processamento de pedidos.

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a) Transporte: refere-se a vrios mtodos para movimento do produto. H cinco modalidades de transporte, sendo o rodovirio, ferrovirio, areo, aquavirio e dutovirio. Rodovirio: utilizado por rotas de curta distncia de produtos acabados ou semi-acabados at 300 km. A maior parte deste transporte realizada por motoristas autnomos. Ferrovirio: considerado como o melhor modal de grande distncia, devido ao menor custo de transporte. Areo: se destaca pela velocidade e melhor tempo em trnsito do que qualquer outro transporte ou modal. Tem os seus espaos fsicos especficos para cargas, aumentando a competitividade entre outros modais. Aquavirio: dividido em duas modalidades, sendo o martimo

classificado como transporte com vrias escalas, e hidrovirio que caracterizado por transportar em rios para movimentao de produtos volumosos de baixo valor. Dutovirio: dutovias so indicados para produtos especficos, como o petrleo e seus derivados. b) Manuteno de Estoques: a administrao de estoques envolve em manter seu nvel de estoque baixo e ao mesmo tempo ter a disponibilidade desejada pelos clientes. c) Processamento de Pedidos: o tempo necessrio para iniciar a movimentao de produtos e entrega de servios aos clientes.

2.4.2.2. Atividades de Apoio

Alm das atividades classificadas no item anterior, Ballou (1993; p. 26) acrescenta as seguintes atividades de apoio, cuja importncia de grande relevncia para as atividades primrias, sendo:

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Armazenagem; Manuseio de Materiais; Embalagens de Proteo; Obteno; Programao de Produtos; Manuteno de Informao.

Dentre as atividades primrias e as atividades de apoio que so fundamentais para a logstica, outro ramo de suma importncia a distribuio fsica, que trata-se da movimentao, estocagem e processamento de pedidos dos produtos finais. Sendo considerada uma das atividades mais importantes no que se relaciona a custo.

2.4.3. Distribuio Fsica

O maior custo da distribuio atribui-se ao transporte. Seus resultados so muito importantes nos servios prestados aos clientes e seu desempenho responsvel pelo resultado final da operao influindo na percepo do comprador. A administrao da distribuio fsica assim definida por Ballou:
A distribuio fsica preocupa-se principalmente com bens acabados ou semi-acabados, ou seja, com mercadorias que a companhia oferece para vender e que no planeja executar processamentos posteriores. Desde o instante em que a produo finalizada at o momento no qual o comprador toma posse dela, as mercadorias so responsabilidade da logstica, que deve mant-las no depsito da fbrica e transporta-las at depsitos locais ou diretamente ao cliente. O profissional da logstica deve preocupar-se em garantir a disponibilidade dos produtos requeridos pelos clientes medida que eles desejam e se isto pode ser feito a um custo razovel. (BALLOU, 1993; p. 40)

Pode-se tambm classificar a importncia da distribuio fsica, como sendo:

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A movimentao de produtos cria para a sociedade o valor de lugar, pois permite que os produtores coloquem o produto exatamente onde os consumidores desejam. Se um produto no estiver disponvel na data exata em que se precisar dele, isso poder gerar vendas perdidas, insatisfao do cliente ou parada da produo. A velocidade com que a movimentao acontece vital para a economia moderna, na qual as empresas procuram trabalhar com o menor estoque possvel, seja de matria-prima, seja de produtos acabados. (ARBACHE; SANTOS; MONTENEGRO; SALLES, 2006; p. 67)

A logstica voltada para a criao de valor e satisfao do cliente ao menor custo, integrando as operaes principais de manufatura, marketing e distribuio, equilibrando os servios e os custos de maneira que atinja os objetivos empresariais, para isso necessrio estabelecer metas e otimizar o processo logstico. A administrao da distribuio fsica desenvolvida em trs nveis, sendo: Ttico: utilizar o sistema de distribuio da melhor maneira possvel, como investir em caminhes, armazns, dispositivos para transmisso de pedidos ou equipamentos de manuseio, utilizando esses

equipamentos de maneira eficiente. Operacional: so atividades de recolhimento de produtos em estoques armazenados, carregar caminhes para entrega, embalagem de produtos, manter inventrios, preparar pedidos para ressuprimento de estoques. Em geral, a superviso e a realizao das tarefas. Estratgico: o envolvimento do planejamento ttico e o operacional nas atividades envolvidas. Um canal de distribuio bem estruturado proporciona vantagens competitivas e reteno de clientes, pois visto como um valor agregado ao produto.
Para conseguir o retorno esperado de um canal de distribuio, deve-se entender que ele desempenha quatro funes bsicas que dizem respeito ao contato direto com o consumidor final: induo da demanda, satisfao da demanda, servios de ps-venda e troca de informaes. (ARBACHE; SANTOS; MONTENEGRO; SALLES, 2006; p. 118)

Em geral, a distribuio fsica refere-se aos meios em que a organizao usufrui para atingir o mercado alvo, fazendo com que cresa a longo prazo por apresentar uma vantagem competitiva e sustentvel.

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O tipo de distribuio fsica depender da natureza do produto movimentado, da sua demanda, dos custos e das exigncias de nvel de servio. A figura 2 identifica o ciclo crtico da distribuio, tendo como atividades de apoio a armazenagem, a movimentao de materiais, a tecnologia de informao e a programao de produtos.
Figura 2 Nvel de Servio

Fonte: LARRAAGA, A Gesto Logstica Global, p.43.

2.4.4. Nvel de Servio

Com o incio da terceirizao, surgiram grandes empresas especializadas na prestao de servios para outras empresas ou mesmo para os consumidores finais, onde essas organizaes devem implementar um processo de logstica eficiente para construrem uma oferta inovante em mercados cada vez mais concorridos. Durante todo o processo de fabricao do produto ou servio, a logstica exerce um papel central na obteno dos objetivos fixados pela empresa.
O papel da logstica conduzir o autor, quando da conceitualizao da cadeia de valor, a identificar os dois componentes essenciais da logstica nas atividades principais da organizao, a inbound logistics e a outbound logistics, que foram traduzidas de forma errada em francs como logstica interna (logistique interne) e logstica externa (logistique externe), quando na verdade, o correto seria uma logstica de fornecimento (interface com os fornecedores) e uma logstica de distribuio fsica (interface com os clientes). (NUNES; ARRUDA, 2006; p. 232)

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A maior dificuldade de uma empresa de servios, consiste em avaliar corretamente o comportamento dos seus clientes, devido a intangibilidade da oferta e da propagao de dados referentes aos clientes. Com isso, as empresas de servios devem manter paralelamente um nvel de servio de qualidade para conservar as vantagens competitivas adquiridas. Segundo os autores Nunes e Arruda (2006; p. 236), o gerenciamento da relao com o cliente e a logstica, indicam que as preocupaes centrais das empresas podem ser classificadas a partir de trs elementos: Facilitar a vida do cliente: o objetivo melhorar os meios de acesso empresa, fazendo com que os contatos sejam mais amplos possveis. Propor um servio sob medida: a empresa sabe que uma oferta global no corresponde mais aos desejos dos clientes. Afinar a personalizao da oferta: o aumento significativo do nmero de segmentos de clientes, cada vez mais afinados facilita a compreenso dos comportamentos de compra individuais. Os clientes esto em busca de servios cada vez mais prximos das suas necessidades, e sem uma logstica apropriada, a empresa de servios possui poucas chances de superar o desafio da rpida capacidade de reao esperada pelo cliente. A logstica define-se em antecipar as necessidades e desejos do consumidor, adquirindo as tecnologias e as informaes necessrias para atender os requisitos no tempo solicitado. Ballou define o nvel de servio como:
Nvel de servio logstico a qualidade com que o fluxo de bens e servios gerenciado. o resultado lquido de todos os esforos logsticos da firma. o desempenho oferecido pelos fornecedores aos seus clientes no atendimento dos pedidos. O nvel de servio logstico fator-chave do conjunto de valores logsticos que as empresas oferecem a seus clientes para segurar sua fidelidade. Como o nvel de servio logstico est associado aos custos de prover esse servio, o planejamento da movimentao de bens e servios deve iniciar-se com as necessidades de desempenho dos clientes no atendimento de seus pedidos. (BALLOU, 1993; p. 73)

O nvel de Servio Logstico incide em avaliar o ciclo do pedido, desde a recepo at a entrega, agregando valor, retendo e atraindo novos clientes.

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Muitas organizaes descobriram que poderiam adquirir servios a custos menores que os da execuo com recursos prprios. A terceirizao a tendncia resultante desse movimento, no qual as empresas decidem adquirir em vez de produzir. Os operadores logsticos, por exemplo, cumprem este papel por meio da prestao de servios logsticos: estoque, armazenagem, transporte e embalagem. (ARBACHE; SANTOS; MONTENEGRO; SALLES, 2006; p. 71)

Para estabelecer o nvel de servio planejado, preciso definir os padres das atividades logsticas, identificando a prioridade do servio e necessidades do consumidor na medida em que se foi estabelecida. Aps a definio dessas necessidades, podem-se estabelecer os padres de nvel de servio e planejamento espordicos. Em geral, o nvel de servio estabelecido no projeto e na operao do sistema logstico. Mas tambm se faz necessrio avaliar o desempenho medido, que podem ser de duas formas: padres e polticas de servio, assim definido por Ballou. Padres: um fator determinante o detalhamento em termos de produtos ou rea geogrfica, de modo que aponte ineficincias ou falhas na produo, no influenciando a administrao. Polticas de Servio: podem ser elaboradas ou simples, detalhando fatores como o tempo, confiabilidade, condies de mercadorias, convenincia de colocao de pedidos e comunicao de ordens. O gerenciamento da relao com o cliente importante na diferenciao para a empresa de servios, alm de ser um fator de modificaes organizacionais, que envolvem ao mesmo tempo o cliente, marketing e o sistema de organizao interna. Em conjunto, a importncia da implementao de sistemas de informaes contribui para aperfeioar as funes iniciais da fabricao de servios. Os sistemas servem de interfaces interna e externa, porque so importantes para o processo estratgico logstico, resultando em otimizao geral dos recursos, a garantia de uma resposta s necessidades em curto prazo, e um aumento da participao do cliente no processo de fabricao de servios.

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2.4.5. Armazenagem de Produtos

Armazenagem e movimentao de produtos so componentes essenciais do conjunto de atividades logsticas. A principal funo da armazenagem a administrao do espao e tempo.
As firmas realmente necessitam de espao fsico para a estocagem? Se as demandas pelos produtos da empresa forem conhecidas com exatido e se as mercadorias puderem ser fornecidas instantaneamente, teoricamente no h necessidade para manter espao fsico para o estoque. Entretanto, no costuma ser prtico nem econmico operar desta maneira, pois geralmente a demanda no pode ser prevista precisamente. Para alcanar perfeita coordenao entre oferta e demanda, a produo deveria ter tempo de resposta instantneo e o transporte deveria ser totalmente confivel, com o tempo de entrega nulo. Isto no existe em operaes reais. Portanto, as empresas usam estoques para melhorar a coordenao entre oferta e demanda e diminuir os custos totais. (BALLOU, 1993; p. 152)

As operaes de armazenagem vm adquirindo grande importncia na economia, com a reduo dos custos vindos dos resultados da otimizao conjunta das funes de aquisio, transporte, armazenagem, gerenciamento de estoques, distribuio fsica e sistema de informaes. A figura 3 ilustra o efeito no custo logstico total do maior uso de estoques, armazm e manuseio de materiais.
Figura 3 Custo Logstico Total

Fonte: BALLOU, Logstica Empresarial, p.153.

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Uma dentre as melhores definies sobre armazenagem, apontada por Rodrigues (2008), visando a prestao de servios logsticos de armazenagem ou venda de espao para mercadoria de terceiros:
Gerenciar eficazmente o espao tridimensional de um local adequado e seguro, colocado a disposio para a guarda de mercadorias que sero movimentadas rpida e facilmente, com tcnicas compatveis s respectivas caractersticas, preservando a sua integridade fsica e entregando-a a quem de direito no momento aprazado. (RODRIGUES, 2008; p. 19)

Para se ter um projeto de armazm necessrio saber a flexibilidade desejada, ou o propsito de instalao.
Se este objetivo for uma instalao para estocar itens raramente utilizados, ento provavelmente no ser necessrio uma resposta rpida. Se for um armazm no qual grandes cargas precisam ser rapidamente movimentadas para dentro e para fora da instalao, a flexibilidade imperativa. (BANZATO; JUNIOR; BANZATO; MOURA; RAGO, 2008; p. 23).

2.4.5.1. Funes da Armazenagem

Segundo Banzato (2008; p. 80) Um armazm uma grande caixa na qual voc estoca produtos e materiais. Os depsitos em geral, possuem quatro classes de servio aos usurios, sendo: a) Abrigo de Produtos: consiste na guarda de estoques, gerados pela oferta e a demanda. Tem como objetivo proteger as mercadorias, rotao de estoques e reparos. b) Consolidao: esse tipo de armazm usado com mais freqncia na forma de suprimento de materiais. Se as mercadorias provem de fontes diferentes, a empresa gerar uma significante economia com o transporte, porm depender que as entregas sejam realizadas num nico armazm, onde as cargas so agregadas e consolidadas. c) Transferncia e Transbordo: esta funo adversa da consolidao, pois tem um princpio logstico de despachar to longe, quanto possvel, com maior volume vivel.

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d) Agrupamento: no depsito, os itens so agrupados conforme os pedidos, causando menor custo de manufatura por conta dos maiores lotes de produo.

2.4.5.2. Princpios Bsicos da Armazenagem

possvel estabelecer alguns princpios bsicos da armazenagem, conforme mostrado por Rodrigues (2008): Planejamento antes de aceitar determinado lote, necessrio avaliar a rea de armazenagem, para verificar efetivas condies fsicas e tcnicas para receber, armazenar, controlar e entregar adequadamente, observando as caractersticas de manuseio e de segurana. Flexibilidade Operacional adaptar a rea de armazenagem para recebimento simultneo ou sucessivo com diferentes movimentaes de produtos. Simplificao simplificar ao mximo os fluxos de entrada e sada, sem ocasionar gargalos e dando maior produtividade possvel. Integrao integrao do maior nmero possvel de atividades, organizando e coordenando todas as operaes simultaneamente. Otimizao do Espao Fsico armazenamento com segurana, possibilitando maior diversificao possvel de mercadoria em uma nica rea de armazenagem, no deixando de observar a resistncia estrutural do piso e a capacidade volumtrica da rea. Otimizao de Equipamentos e Mo-de-Obra implementar um conjunto de procedimentos direcionados a racionalizao dos

equipamentos e equipe de trabalho. Verticalizao para melhor utilizao do armazm, aproveitar os espaos verticais da melhor maneira possvel, sem perder de vista a segurana da movimentao.

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Mecanizao verificar reais necessidades, possibilidades e relao custo-benefcio para que possam ser aproveitados com mecanizao dos procedimentos de movimentao de mercadorias.

Automao avaliar a real necessidade da implantao da automatizao de gerenciamento do armazm, sistema de controle e demais sistemas administrativos.

Controle planejar, implantar e acompanhar metodicamente os registros de recebimentos, tempos de permanncia de cargas armazenadas, entregas e controle sobre o inventrio fsico, para melhor possibilitar a sua identificao e retiradas imediatas.

Segurana contar com sistemas que garantam integridade fsica das mercadorias, da mo-de-obra, seguranas das instalaes e

equipamentos, sade financeira de empresa e mantendo as equipes de colaboradores capacitadas e treinadas para eventuais emergncias. Preo compatibilidade com empresas com gneros no mercado. A empresa dever ter o preo de acordo com a mdia do mercado, se isso no ocorrer, no houve uma avaliao correta do cenrio e o planejamento dever ser revisto.

2.4.5.3. Elementos das Operaes de Armazenagem

Ainda Rodrigues (2008), os elementos das operaes de armazenagem podem ser classificados em: a) Descarga, conferncia e recebimento: retirada da mercadoria para serem armazenadas do veculo transportador, relacionar documento fsico com mercadorias descarregadas e as informaes relacionadas na documentao de transporte. Se constatar alguma rasura documental, ou discordncia, comunicar as partes interessadas. Para evitar espera e problemas com falta de espao, uma rotina de solicitao prvia dever conter nas descries.

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b) Marcao: existem duas possibilidades de marcaes diferentes, onde uma delas o cliente contratar, juntamente com o armazm, a marcao individual dos volumes, com etiquetas de movimentao, identificando o lote, marca e contramarca, alm da colocao do cdigo de barras. A outra opo, o cliente j tem adotado previamente todas essas providncias. Se a caso o lote estiver em recebimento dever obedecer as regras de empilhamento. c) Separao, segregao e endereamento: na separao, a natureza do produto, tamanho do lote ou o tempo de permanncia pode exigir armazenagem em reas separadas. Na segregao, a incompatibilidade entre diferentes produtos pode exigir que eles no tenham contato entre si. No endereamento, aps identificar a natureza da mercadoria e determinar os locais onde devero ser empilhados, a separao dever levar em conta fatores como: Peso e dimenses unitrias; Cuidados especiais, como restries de empilhamento e necessidade de segregao; Tipo de manuseio e equipamento adequado; Lotes, marcas e contramarcas; Embarcador ou consignatrio; Destino e modal de transporte; Tempo de permanncia aproximado; Outros elementos julgados pertinentes.

d) Armazenagem propriamente dita: compreende na adequao dos volumes da doca, ou outro ponto de descarga para o local de empilhamento onde sero armazenados, devidamente protegidos dos agentes humanos, fsicos, qumicos, ou ambientes capazes de

comprometer a estrutura da embalagem e seu contedo. e) Registros e controle: a seqncia de registros manuais, mecnicos ou eletrnicos que descreve o histrico do que ocorre com a mercadoria, desde o recebimento at o momento da entrega.

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f) Estatsticas: a estatstica fundamental para o tempo futuro, deve haver acesso de informaes comparativas das circunstancias temporais ou ocasionais movimentao do mesmo tipo de mercadoria, mesmo cliente, ou clientes diferentes. g) Servios acessrios: so denominados quaisquer outros servios prestados por empresas armazenadoras alm dos abrangidos pelas atividades bsicas, porm cobrados separadamente, com uma tima margem de lucro, como: Paletizao; Reembalagem; Montagem de pedidos individuais; Postponement (montar, embalar, marcar, etiquetar, remanufaturar, etc); Transporte e distribuio de mercadorias.

2.4.5.4. Tipos de Depsitos

As necessidades das organizaes em se ter um espao fsico adequado, implicam em vrios tipos, como citado por Ballou (1993; p. 162), uma organizao que necessite de espao fsico para estoques tem uma srie de opes. Elas so: possuir depsito, alugar espao fsico, alugar o depsito e estocar em trnsito. Cada alternativa oferece diferentes nveis de custo, risco e envolvimento gerencial. a) Espao Fsico Prprio: a maioria das indstrias e das organizaes de servios tem em suas instalaes algum tipo de espao fsico para armazenagem, podendo ser uma das salas do fundo para suprimento de escritrio, ou um grande armazm para produtos acabados. So organizaes que investiram capital na facilidade, obtendo vantagens como o armazenamento mais barato; um maior controle sobre as operaes de armazenagem; o espao pode ser direcionado para outros usos. b) Alugar Espao Fsico de Terceiros: so de grande utilidade para aqueles que precisam expandir, ou contratar o espao fsico. Esses

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depsitos aceitam os usurios, cujos nveis de armazenamento, se mesclam de maneira que gera um nvel elevado de utilizao do espao durante curto prazo. As taxas cobradas por um depsito so to baixas que podem ser menor que os custos desembolsados para um espao fsico prprio. c) Alugar o Depsito: um compromisso de longo prazo, que representado por um depsito prprio. A vantagem a possibilidade de obter menores taxas do proprietrio, mas o usurio deve garantir o aluguel como especificado no contrato. d) Estocar em Trnsito: o tempo no quais as mercadorias permanecem nos veculos de transporte durante a sua entrega. Esta alternativa atraente para organizaes que tratam com estoques sazonais e transportes por longas distncias. A armazenagem, em geral, pode ser entendida como um custo direto adicional do canal de suprimento ou de distribuio. Esta despesa pode ser beneficiada pelas economias indiretas de custos obtidos.

2.4.5.5. Automao da Armazenagem

Muitas organizaes podem utilizar da automao para a armazenagem como estratgia para mudar a sua imagem no mercado. Com os novos servios prestados aos clientes, alguns exemplos de critrios qualitativos de decises para um sistema de automatizao, so citados por Banzato (2008; p. 171): imagem da empresa; agilidade ao atendimento ao cliente; segurana operacional; rapidez no atendimento com o material certo, no momento certo e na quantidade certa. A armazenagem uma importante funo no contexto da cadeia de abastecimento. Sua importncia se d pelo seu sistema em relao ao fluxo logstico, que serve de guia para uniformidade e continuidade, garantindo um servio superior ao consumidor final.

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Neste sentido, o processo de armazenagem visto mais como um prestador de servios do que uma funo que agrega valor ao produto, ou seja, a armazenagem no agrega valor ao produto e sim custos. Assim sendo podemos considerar que a mesma caracteriza-se como um mal necessrio para as organizaes conduzirem adequadamente os seus processos logsticos. (BANZATO; JUNIOR; BANZATO; MOURA; RAGO, 2008; p. 172)

Desta

forma,

pode-se

caracterizar

maximizao

da

produtividade

operacional atravs do melhor aproveitamento dos recursos, que so: espao; tempo; pessoas; equipamentos; etc. Para as funes de armazenamento, so definidos os conceitos dos processos operacionais, onde cada colaborador precisa estar qualificado para atender a demanda de seus clientes. Assim, um processo composto de entradas, sadas, tempo, espao, ordenao, objetivos e valores que resultam em uma estrutura para fornecer servios e produtos aos clientes.

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CAPTULO 3 Metodologia

3.1. Consideraes Gerais

Marconi e Lakatos (2001; p. 83), conceitua mtodo como sendo o conjunto das atividades sistemticas e racionais que permitem alcanar os objetivos, traando o caminho a ser seguido, detectando erros e auxiliando as tomadas de decises. Assim, o mtodo citado consiste na formulao do problema, sua observao e interpretao com base nas relaes encontradas, fundamentadas nas teorias existentes. Armelin [S.n.t.] cita de um modo geral que fazer pesquisa perceber um problema terico ou prtico a ser resolvido, formular hipteses, test-las e tirar concluses. Para Oliveira (1999; p. 57), o mtodo uma forma de pensar para chegar natureza de um determinado problema, quer seja para estud-lo, quer seja para explic-lo.
Uma hiptese expe o que procuramos. Quando os fatos so reunidos, ordenados e relacionados, constituem uma teoria. A teoria no especulao, mas construda sobre fatos. Os vrios fatos em uma teoria podem ser logicamente analisados, e outras relaes podem ser deduzidas alm daquelas estabelecidas na teoria. Nesse ponto no se sabe se essas dedues so corretas. A formulao da deduo constitui uma hiptese; se verificada, torna-se parte de uma construo terica, o que estabelece uma relao muito prxima entre hiptese e teoria. (ARMELIN; [S.n.t.])

Dessa maneira, a pesquisa cientfica se distingue pelo mtodo1, pelas tcnicas2, por estar voltada para a realidade emprica3 e pela forma de comunicar os resultados obtidos.

Conjunto dos princpios e dos procedimentos aplicados pela mente para construir, de modo ordenado e seguro, conhecimentos vlidos. Pode-se dizer que o caminho ou a maneira para se chegar a determinado fim ou objetivo. (ARMELIN, [S.n.t.])

So os procedimentos empregados, por exemplo, para colher dados ou para analis-los. (ARMELIN, [S.n.t.])

tudo que existe e pode ser conhecido atravs da experincia, aquilo que se revela por meio de fatos. (ARMELIN, [S.n.t.])

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3.2. Tipos de Pesquisa

Segundo Oliveira (1999; p. 118), uma pesquisa, tendo em vista seus objetivos, pode ser classificada da seguinte forma: a) Pesquisa Bibliogrfica: tem por finalidade conhecer as diferentes formas de contribuies cientficas que se realizaram sobre

determinado assunto ou fenmeno; b) Levantamento Documental: a pesquisa pode ser realizada em institutos, museus, bibliotecas, acervos particulares e locais que sirvam de fontes de informao para levantamento do documento; c) Pesquisa Terica, Aplicada e de Campo: a pesquisa terica tem como finalidade gerar novas hipteses, por fora de deduo lgica, exigindo sntese e reflexo. A pesquisa aplicada tem por objetivo pesquisar, comprovar ou rejeitar hipteses sugeridas pelos modelos tericos. A pesquisa de campo consiste na observao dos fatos, tal como ocorrem espontaneamente na coleta de dados e no registro de variveis presumivelmente para posteriores analises. d) Pesquisa de Motivao e Atitudes: procura determinar o porqu do comportamento humano, particularmente no que se refere aos hbitos de compra e seus motivos por meio de atitudes, conjecturas, sensaes, imagens, motivos e satisfao do ego. e) Pesquisa sobre Propaganda: destinada a examinar as diferentes maneiras de apresentar a mensagem; f) Pesquisa de Produto: coleta de dados para o setor de marketing desenvolver novos produtos; determinao das propriedades do produto de qualidade superior e avaliao da embalagem; g) Pesquisa sobre Vendas: previso de vendas e anlise de mercado; h) Pesquisa de Mercado: extremamente varivel, segundo a poltica da empresa, ramos de negcio e necessidade da empresa; i) Pesquisa Descritiva: tem por finalidade observar, registrar e analisar os fenmenos sem, entretanto, entrar no mrito do seu contedo;

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j) Pesquisa Exploratria: nfase dada a descoberta de prticas ou diretrizes que precisam modificar-se e na elaborao de alternativas que possam ser substitudas. Mediante a esses esclarecimentos podemos definir o nosso trabalho como sendo uma pesquisa de campo, seguindo a linha de uma pesquisa descritiva, que utilizar a partir de um levantamento de dados, s informaes pertinentes e necessrias para alcanar os objetivos propostos no captulo 1. Para a realizao deste estudo foi aplicada uma reviso bibliogrfica dos temas que envolvem a qualidade nos processos atravs da logstica. A pesquisa nos segmentos escolhidos oriunda de coletas de dados primrios, obtidos atravs do questionrio preenchido.

3.3. Procedimentos para a Obteno de Dados

Para o levantamento de dados fundamentais para este trabalho nos segmentos escolhidos, foi criado um questionrio (Anexo 1). Deve-se ter cuidado para que o entrevistado no seja influenciado pelo entrevistado em suas respostas, evitando assim, a invalidao da pesquisa. Com o objetivo de minimizar essas influncias, a ordem das perguntas, a redao e a estrutura do questionrio permanecero inalteradas para todos os entrevistados. O questionrio contm 13 perguntas e foram aplicados no perodo de 05 a 20 de julho de 2010, em 05 empresas dos segmentos: Setor de sade, em meio a hospitais pblicos e privados. Setor pblico, entre prefeituras e cmaras municipais. Setor educacional, dentre escolas de ensino mdio a superior, pblicas e privadas. Assim como citado por Cervo (1978, p. 49), apud Marconi e Lakatos (2001, p. 157), os objetivos da pesquisa podem definir a natureza do trabalho, o tipo do problema a ser selecionado, o material a coletar, sendo que esse levantamento de dados se faz por meio de hipteses precisas, formuladas e aplicadas sob a forma de

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respostas s questes (problema da pesquisa). Assim, a finalidade da pesquisa tende a responder s necessidades de conhecimento de certo problema, vrias hipteses foram levantadas e a pesquisa pode valid-las ou confirm-las. A pesquisa foi encaminhada via e-mail para empresas dos setores pblicos, sade e educao, contendo instrues, o anexo de acesso ao questionrio e o prazo para envio das respostas. Esta pesquisa no guardou nome, nem permitiu que o participante respondesse novamente.

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Captulo 4 Pesquisa de Campo

4.1. Apresentao e Discusso dos Resultados Obtidos

Atravs do questionrio aplicado nas empresas dos segmentos de sade, educao e pblico da regio de Capivari (SP), foram coletados informaes sobre o conhecimento dos processos logsticos e as tcnicas utilizadas pelos colaboradores na gesto de arquivos. A primeira pergunta que realizamos foi Qual a importncia dos documentos para o bom funcionamento da sua empresa?. Sabendo que um arquivo bem organizado possui um substancial valor ao produto. O arquivo a fonte principal da informao para transformao do conhecimento em todas as atividades humanas.
Os arquivos visam a servir, acima de tudo, aos interesses da economia, da cincia e da cultura. Eles devem facilitar o estabelecimento de polticas, procedimentos, sistemas, normas e prticas para permitir os produtores de documentos a criarem e manterem seus registros arquivsticos preservados e acessveis. A documentao produzida nas organizaes informativa, probatria e serve como fonte de pesquisa para obteno de conhecimento. (ROSA; [S.n.t.])

Conforme citado pelo autor, os arquivos so de suma importncia para a realizao dos processos operacionais de uma organizao. Analisando as respostas obtidas: Setor Pblico: 100% das empresas pesquisadas destacam a importncia dos documentos para a organizao da empresa. Setor Sade: 100% das empresas pesquisadas apontam importncia dos documentos gerados pela empresa, pois agregam valores nos resultados operacionais. Setor Educacional: 90% das instituies responderam que consideram muito importante a gesto dos documentos gerados pela empresa, porm 10% responderam que acham importantes.

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Grfico 1 - Qual a importncia dos documentos para o bom funcionamento da sua empresa?.

Fonte: dados da pesquisa

A segunda pergunta De que maneira feita a guarda de documentos na sua empresa?. Setor Pblico: 70% das empresas pesquisadas do setor pblico utilizam o espao fsico prprio para a armazenagem dos documentos. Entretanto, 30% das empresas dispem de espaos fsicos alugados para esta finalidade. Setor Sade: 40% das empresas utilizam o espao fsico prprio para o armazenamento, 20% alugam o espao e 40% terceirizam o servio de gesto de documentos. Setor Educacional: 100% das empresas pesquisadas utilizam de espao prprio para armazenagem.

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Grfico 2 - De que maneira feita a guarda de documentos na sua empresa?.

Fonte: dados da pesquisa

Sobre a influncia que o ambiente organizacional exerce sobre os processos, a terceira pergunta engloba Como voc considera a conservao desse arquivo?. Setor Pblico: 40% dos entrevistados consideram o aspecto fsico do local utilizado para armazenamento como sendo bom, porm os 60% restantes consideram ruim, devido dificuldade de localizao dos documentos por utilizarem espaos alugados e pelo problema de acessibilidade ao local do acervo. Setor Sade: dos entrevistados, 20% consideram a conservao do arquivo como tima, 70% classificam como boa e 10% denominam como ruim, devido a grande massa documental produzida pelo setor de sade e a falta de mo-de-obra especializada para a organizao do volume, dificultando assim o acesso aos documentos no momento necessrio. Setor Educacional: 100% dos entrevistados classificaram a

conservao do arquivo como boa, devido ao acesso estar centralizado em depsito prprio.

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Grfico 3 Como voc considera a conservao desse arquivo?.

Fonte: dados da pesquisa

Ao serem indagados sobre a mo-de-obra especializada, onde se considera como profissionais de grande experincia, aqueles que utilizam mtodos eficazes e rgidos procedimentos internos para a correta guarda de acervos (custdia de documentos), atendimento a consultas e rearquivamento das devolues de documentos, que asseguram a preservao da organizao dos arquivos. A pergunta aplicada foi H a necessidade de disponibilizar mo-de-obra especializada?. Setor Pblico: 100% dos entrevistados desse setor utilizam mo-deobra especializada para a atividade fim. Setor Sade: 50% dos entrevistados usufruem da mo-de-obra especializada e 50% no necessitam. Setor Educacional: 10% das empresas entrevistadas desse setor responderam que necessitam de profissionais especializados e 90% no necessitam.

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Grfico 4 H a necessidade de disponibilizar mo-de-obra especializada?.

Fonte: dados da pesquisa

A quinta pergunta Voc tem ou j teve dificuldades para localizar um documento?. Visto que a m organizao e conservao do acervo documental dificultam a recuperao da informao no tempo desejado. Setor Pblico: 60% responderam sempre encontrar dificuldades na localizao de documentos. 30% responderam ter dificuldade na localizao s vezes e 10% nunca tiveram problemas com a localizao. Setor Sade: das empresas entrevistadas do setor, 30% sempre encontram dificuldades para a localizao dos documentos arquivados. 50% destes, disseram encontrar dificuldades s vezes e 20% nunca tiveram dificuldades. Setor Educacional: no setor de educao, 40% informaram encontrar dificuldades para a localizao de documentos e arquivos. 50% informaram que s vezes encontram dificuldades e 10% relataram nunca ter dificuldades.

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Grfico 5 Voc tem ou j teve dificuldades para localizar um documento?.

Fonte: dados da pesquisa

A sexta pergunta realizada foi Voc conhece o conceito de Gesto de Documentos?. Visto que a Gesto e Guarda de Documentos uma das solues de melhor relao custo x benefcio para preservao de acervos com praticidade e eficcia na localizao de documentos e informaes. Analisando as respostas, temos os seguintes ndices: Setor Pblico: dos entrevistados, 40% dizem conhecer o conceito de Gesto de Documentos. Outros 40% dizem conhecer, mas que dominam pouco sobre o assunto. Os 20% restantes dizem desconhecer o assunto. Setor Sade: 60% das empresas responderam que conhecem e dominam o assunto e 40% disseram conhecer o conceito, mas pouco. Setor Educacional: o setor de educao, 20% responderam conhecer bastante sobre o assunto. 60% relataram que conhecem, mas no o suficiente e 20% desconhecem o assunto. Assim como visto na reviso bibliogrfica, a gesto de documentos conceituada por Paes (1997; p. 35) onde a organizao de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituio, pressupe o desenvolvimento de vrias

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etapas de trabalho, como a organizao, planejamento, anlise de dados, armazenamento, gerenciamento de processos e informaes, entre outros.
Grfico 6 Voc conhece o conceito de Gesto de Documentos?.

Fonte: dados da pesquisa

A stima pergunta realizada foi Voc conhece o processo de Digitalizao de Documentos?. Setor Pblico: 90% dos entrevistados dizem ter bastante

conhecimento sobre digitalizao de documentos e 10% dizem conhecer, mas no dominam o assunto. Setor Sade: 80% dos entrevistados conhecem bem sobre

digitalizao de documentos e 20% dizem conhecer, mas no o suficiente. Setor Educacional: 80% dos entrevistados relataram conhecer o processo de digitalizao de documentos e 20% dizem conhecer, mas no o suficiente. O processo de digitalizao aplicado na conservao e processamento de documentos em papel ou microfilmes em imagens eletrnicas, possibilitando consultas imediatas.

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Grfico 7 Voc conhece o processo de Digitalizao de Documentos?.

Fonte: dados da pesquisa

A oitava pergunta colocada foi Voc conhece o processo de terceirizao da Gesto de Documentos?. Sendo que a soluo ideal para as empresas que precisam garantir a eficincia e qualidade da Gesto de Documentos e/ou processos implantados, mas no querem desviar o foco dos seus negcios. Setor Pblico: das empresas estudadas do setor pblico, 30% dizem conhecer totalmente o processo de terceirizao da gesto de documentos, entre eles 40% dizem conhecer, mas tem pouco domnio sobre o assunto e 30% restantes dizem desconhecer o assunto. Setor Sade: 50% do setor dizem conhecer o processo de terceirizao, 40% dizem conhecer, mas tm pouco conhecimento e 10% desconhecem o assunto. Setor Educacional: dos entrevistados, 20% entendem sobre o assunto. Os que conhecem, mas tem pouco domnio ou simplesmente j ouviram sobre o assunto, representam 40%. E as empresas que desconhecem sobre o processo de terceirizao da Gesto de Documentos, esto representando 40% do total.

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Grfico 8 Voc conhece o processo de terceirizao da Gesto de Documentos?.

Fonte: dados da pesquisa

O grfico a seguir mostra que apesar de na questo anterior as pessoas terem demonstrado que tem o conhecimento sobre a terceirizao da Gesto de Documentos, a nona pergunta aplicada foi J pensou em terceirizar este setor na sua empresa?. Setor Pblico: das empresas pesquisadas do setor pblico, algumas organizaes especificaram em questes anteriores que dentre elas h o interesse da terceirizao do setor e j esto em processos de negociao, outras desconheciam o processo e algumas j possuem seu espao prprio, desinteressando assim sobre o assunto. Sobre a nona questo abordada, 95% dessas empresas que ainda no utilizam do servio, alegam que tem interesses pela terceirizao, mas que ainda no obtiveram oportunidades de negociao ou que

desconhecem prestadores deste tipo de servio. Os 5% restantes, alegam no ter interesse pelos servios. Setor Sade: o segmento de sade, entre as empresas pesquisadas, 80% j possui um fornecedor. As empresas que totalizam 20% tm

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interesses, mas ainda no obtiveram contato direto com alguma empresa representante do servio. Setor Educacional: 60% das instituies de ensino estudadas, j possuem um local de armazenamento e gesto de arquivos. Os 40% que ainda no possuem a terceirizao do setor, tm interesse pelos servios, mas ainda no tiveram uma oportunidade.
Grfico 9 J pensou em terceirizar este setor na sua empresa?.

Fonte: dados da pesquisa

Com a evoluo da tecnologia e a disseminao da internet, muitas informaes passaram a ser disponibilizadas na rede, mas nem sempre o que encontramos so contedos confiveis e atualizados. As empresas especializadas em terceirizao de Gesto de Documentos possibilitam que as organizaes gerenciem e publiquem contedos com mais facilidade, agilidade e sem a necessidade de conhecimentos tcnicos em linguagem de programao. Assim na questo a seguir foi perguntado como voc considera as tecnologias utilizadas para a Gesto de Arquivos da sua empresa?. Analisando as respostas obtidas:

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Setor Pblico: 30% das empresas pesquisadas acham que as tecnologias utilizadas por elas para a gesto de arquivos so timas. Outros 30% analisam como boas e 40% delas consideram as tecnologias como ruins e/ou no possuem nenhuma tecnologia de gesto.

Setor Sade: as empresas do setor de sade, 75% classificam como timas os recursos tecnolgicos, devido a terceirizao dos servios, cujas empresas prestadores/fornecedoras atendem os requisitos de suporte tcnico e segurana das informaes. Os 15% representam as empresas que denominaram as condies como sendo boas, justificando as tecnologias do armazm prprio como satisfatrio ao seu servio, e os 10% so classificados pelas empresas que consideram suas tecnologias ruins, devido a no possuir nenhuma tecnologia voltada para esta finalidade ou os prprios recursos no atendem a demanda do servio.

Setor Educacional: 25% dos entrevistados acham que as condies do sistema tecnolgico so timas. Denominaram como boa 70% das empresas, porm ressaltam a idia de melhoria e 5% delas justificam como ruins por no ter acesso ao acervo documental.

Grfico 10 Como voc considera as tecnologias utilizadas para a Gesto de Arquivos da sua empresa?.

Fonte: dados da pesquisa

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Manter um arquivo em condies ideais ou localizar documentos em acervos desorganizados custa caro. Empresas de servios de Gesto de Documentos por serem especializadas e exclusivamente voltadas ao Gerenciamento de Documentos, oferecem todas as vantagens e comodidades da terceirizao da guarda e administrao de documentos a um custo muito inferior ao gasto pelas empresas para manter seu prprio arquivo. Com isso, a questo a seguir busca saber: O espao fsico do arquivo atende a necessidade da empresa?. Em respostas, temos: Setor Pblico: 40% das empresas do setor pblico alegam que os espaos fsicos para armazenamento dos documentos atendem totalmente s necessidades da empresa. 30% alegam que atendem parcialmente e 30% alegam que o espao est insuficiente para a demanda da massa documental. Setor Sade: 80% das empresas dizem agradar o espao fsico destinado aos documentos, devido a ser um local especfico para este fim. Os 20% restantes alegam que esto satisfeitos parcialmente, devido a maximizao do volume produzido e consequentemente seu espao fsico sendo totalmente aproveitado, fazendo com que a estrutura no acompanhe o crescimento, tornando o espao

insuficiente. Setor Educacional: 20% dos pesquisados consideram seus espaos fsicos adequados, 30% consideram parcialmente satisfeitos com o espao e 50% dos entrevistados alegam estar insatisfeitos com o espao destinado ao armazenamento dos documentos. Considerando as respostas acima, resolver questes como o que fazer com tanta informao, como seleciona-la dentro do processo de cada negcio, como e em que lugar armazen-la e localiz-la fazem parte do dia-a-dia de toda organizao. Assim como visto na reviso bibliogrfica por Ballou (1993; p. 40) onde ele cita A distribuio fsica preocupa-se principalmente com bens acabados ou semiacabados, ou seja, com mercadorias que a companhia oferece para vender e que no planeja executar processamentos posteriores.

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Grfico 11 O espao fsico do arquivo atende a necessidade da empresa?.

Fonte: dados da pesquisa

As organizaes devem programar um processo de logstica eficiente para construrem uma oferta inovante em mercados cada vez mais concorridos. Com isso a questo aplicada a seguir foi Qual a importncia da logstica para a agilidade dos processos organizacionais e da gesto de arquivos na sua empresa?. Em

respostas, 10% das empresas dos trs setores estudados consideram importante a logstica para os seus processos e 90% delas responderam que a logstica muito importante e influencia positivamente no desempenho da organizao. A maioria das repostas confirma o que foi dita na reviso bibliogrfica, que um bom gerenciamento do processo logstico permite que se alcance resultados satisfatrios. Assim como j citado na reviso bibliogrfica por Arbache; Santos; Montenegro; Salles (2006; p. 71):
Muitas organizaes descobriram que poderiam adquirir servios a custos menores que os da execuo com recursos prprios. A terceirizao a tendncia resultante desse movimento, no qual as empresas decidem adquirir em vez de produzir. Os operadores logsticos, por exemplo, cumprem este papel por meio da prestao de servios logsticos: estoque, armazenagem, transporte e embalagem.

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Grfico 12 Qual a importncia da logstica para a agilidade dos processos organizacionais e da gesto de arquivos na sua empresa?.

Fonte: dados da pesquisa

O grfico a seguir demonstra os resultados que obtivemos quando perguntamos Alm do arquivo fsico, a empresa possui outros meios de processos?. Como em definies dadas, a digitalizao de documentos consiste em transformar um documento no seu estado fsico para o meio digital, preservando o original. Outro processo utilizado o de microfilmagem, que um sistema de gerenciamento e preservao de informaes, mediante a captao das imagens de documentos por processo fotogrfico sendo juridicamente amparada. Setor Pblico: 70% dos entrevistados possuem outros tipos de processos, como digitalizao e microfilmagem dos documentos e 30% alegaram no possuir. Setor Sade: 100% das empresas pesquisadas possuem outros tipos de processos, como a digitalizao e microfilmagem de documentos. Setor Educacional: 10% dos entrevistados possuem outros tipos de processos, como digitalizao e microfilmagem dos documentos e 90% alegaram no possuir.

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Grfico 13 Alm do arquivo fsico, a empresa possui outros meios de processos?.

Fonte: dados da pesquisa

Considerando

os

ndices

levantados

com

questo

13,

alm

do

armazenamento em seu estado fsico, algumas empresas j possuem outras ferramentas para a gesto de seus arquivos, sendo digitalizao ou microfilmagem, que os armazena de forma reduzida, permitindo posterior visualizao e consulta, reduzindo espao fsico e preservando as informaes dos documentos.

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Captulo 5 Consideraes Finais

Este trabalho se props a buscar no embasamento terico os principais servios da logstica atrelados gesto de documentos. A logstica hoje tratada como um assunto de vital importncia pelas empresas, onde perceberam que o trabalho logstico, visando reduo dos custos, uma fonte de agregao de valor aos produtos e servios. Buscamos responder tambm a seguinte pergunta problema: Quais procedimentos tcnicos so adotados pelas organizaes da regio de Capivari (SP) para gesto e guarda de documentos? E a partir dessa pergunta foram criados objetivos do estudo a fim de se alcanar a resposta, onde apuramos atravs da pesquisa de campo que a maioria das empresas conservam seus documentos em salas internas ou imveis alugados, e somente uma pequena porcentagem de 30% utilizam a terceirizao da gesto. Em relao conservao do arquivo, apesar de serem em locais prprios, mostraram-se satisfeitas, mas admitiram ter dificuldades na localizao dos documentos, ao contrrio das organizaes que optaram pela guarda e gesto especializada. Em geral, os resultados obtidos atravs do questionrio, mostraram que os segmentos em estudo possuem tecnologias, ferramentas e processos diferenciados para a gesto e armazenagem de seus arquivos. Assim, os objetivos propostos no trabalho foram identificados e respondidos. Com isso, destacamos a importncia da terceirizao deste setor. Empresas especializadas propem e incentivam seus clientes a buscar solues em gerenciamento de documentos, tendo como diferencial a tecnologia, logstica e confiabilidade, desenvolvendo alternativas que otimizam os processos, reduzam os custos e facilitam o trabalho. Em muitos casos, so exigidas por lei e no h organizao que no precise armazenar e conservar documentos importantes. E com o custo crescente dos espaos fsicos e a necessidade de disponibilizar reas anteriormente destinadas armazenagem para as atividades principais do negcio, terceirizar a guarda de documentos com um parceiro com know-how e tecnologia a opo lgica. No Brasil

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existe um risco ainda maior devido a complexa legislao que obriga que documentos fiscais, trabalhistas e administrativos sejam guardados por determinado nmero de anos e, no caso de perda, as conseqncias podem ser custosas. Na regio onde foi realizada a pesquisa, nota-se que as maiores dificuldades em relao gesto e guarda de documentos so do setor pblico, destacando-se pela falta de espao fsico, tecnologia ruim ou inexistente, mau conservao dos documentos e falta de mo de obra especializada. Porm, o setor da sade o que possui melhor desempenho em relao gesto de arquivos, pois alm de ter melhor conhecimento sobre o assunto, possui mo de obra especializada. Baseado na pesquisa, com embasamento terico, conclumos que a guarda e a gesto de documentos no so apenas importantes e estratgicas. So variveis essenciais para as empresas que desejam ampliar sua carteira no mercado competitivo e reduzir custos operacionais, onde atravs da logstica interna, as empresas buscam melhorias de qualidade em seus processos e servios. E apesar de ser uma tima vantagem de mercado tanto para quem presta servio, quanto para quem contrata, esta atividade ainda pouco conhecida, o que retarda sua expanso.

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Apndice - Questionrio
Gerenciamento de Arquivos - Pesquisa pra Trabalho de Concluso de Curso de ADM, da Faculdade - FACECAP.

1. Qual a importncia dos documentos para o bom funcionamento da sua empresa? ( ) Muito importante ( ) Importante ( ) Sem importncia

2. De que maneira feita a guarda de documentos na sua empresa? ( ) Sala/Arquivo dentro da empresa ( ) Imvel alugado para este fim ( ) Local adequado/Terceirizao ( ) Outro (Por favor especificar) _____________________________________

3. Como voc considera a conservao desse arquivo? ( ) tima ( ) Boa ( ) Ruim

4. H a necessidade de disponibilizar mo-de-obra especializada? ( ) Sim ( ) No

5. Voc tem ou j teve dificuldades para localizar um documento? ( ) Sempre ( ) s Vezes ( ) Nunca

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6. Voc conhece o conceito de Gesto de Documentos? ( ) Sim, tenho bastante conhecimento. ( ) Sim, mas conheo pouco. ( ) No, desconheo o assunto.

7. Voc conhece o processo de Digitalizao de Documentos? ( ) Sim, tenho bastante conhecimento. ( ) Sim, mas conheo pouco. ( ) No, desconheo o assunto

8. Voc conhece o processo de terceirizao da Gesto de Documentos? ( ) Sim, tenho bastante conhecimento. ( ) Sim, mas conheo pouco. ( ) No, desconheo o assunto.

9. J pensou em terceirizar este setor na sua empresa? ( ) Sim, j possuo um fornecedor. ( ) Sim, mas ainda no tive oportunidade. ( ) No, no tenho interesse. ( ) Outro (Por favor especificar) _____________________________________

10. Como voc considera as tecnologias utilizadas para a Gesto de Arquivos da sua empresa? ( ) tima ( ) Boa ( ) Ruim

11. O espao fsico do arquivo atende a necessidade da empresa? ( ) Sim, totalmente. ( ) Sim, parcialmente. ( ) No, insuficiente

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12. Qual a importncia da logstica para a agilidade dos processos organizacionais e da gesto de arquivos na sua empresa? ( ) Muito importante ( ) Importante ( ) Sem importncia

13. Alm do arquivo fsico, a empresa possui outros meios de processos? ( ) Sim, digitalizao/microfilmagem/digitao ( ) No possui ( ) Outro (Por favor especificar) _____________________________________

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