A arte de escrever um bom e-mail

No, voc no sabe escrever um e-mail direito! Talvez fique muito aceitvel, mas com certeza voc comete alguns erros bsicos Escrever e-mail tornou-se quase to corriqueiro quanto escovar os dentes. Porm, da mesma forma que provavelmente voc no escova os dentes corretamente (pergunte a um dentista), voc provavelmente comete alguns erros graves ao escrever e-mails. Algumas pessoas, no voc, claro, cometem todos os erros possveis ao escrever um simples e-mail. O objetivo ao escrever um e-mail deve ser comunicar-se to claramente quanto se voc estivesse numa conversa ao vivo ou por telefone. Confira algumas dicas abaixo para que voc melhore sua comunicao via e-mail:

01 Tenha um domnio prprio para empresas Eu adoro ver os cartes de visita de empresrios (que ao entregar o carto querem passar uma boa imagem) com o e-mail fulanodetal@uol.com.br ou @yahoo.com.br ou @zipmail.com ou qualquer outro domnio desse tipo. O mnimo que se espera de uma empresa decente que tenha domnio prprio no? O que passa mais credibilidade:kaminski.avalca@gmail.com ou contato@kaminskiavalca.com.br?

02 Coloque seu nome como destinatrio Esta a mais bvia, mas vrias vezes j vi pessoas desrespeitando essa rega. Meu nome Renan Kaminski Damasceno, e exatamente assim que deve aparecer no meu nome de e-mail. No renan kaminski damasceno (tudo em minsculo) ou apenas Renan (sem sobrenome). Uma vez recebi um e-mail que o remetente estava como Yahoo (e no era de ningum do Yahoo!!!)!

03 Capriche no ttulo do e-mail No meio de 45 e-mails no lidos, por que aquele que voc enviou teria ateno? O ttulo deve representar um pequeno resumo do contedo. Se voc est retomando um contato, por exemplo, coloque isso no ttulo, como Contato no evento XYZ.

04 Use a regra dos dois espaos Esta importante e a maioria das pessoas no segue. simples: escreva seus e-mails com frases curtas, sempre dando pargrafos e, o principal, dar dois espaos entre os pargrafos. Isso facilita muito a leitura do e-mail e o torna mais compreensvel.

05 Destaque questes importantes em tpicos Se voc tem trs perguntas a fazer, ao invs de escrever o texto e ir colocando as perguntas no meio, destaque-as. Abra novos pargrafos apenas para as perguntas ou ento deixe-as juntas como, por exemplo: 1) Qual seu nome? 2) Voc legal? 3) Voc gosta de mim? Outra forma colocar em negrito as partes mais importantes, pois assim voc consegue chamar a ateno do seu leitor. Obs.: as pessoas tm uma habilidade de incrvel de responder e-mails que contm alguma pergunta com um simples ok.

06 Antecipe-se s necessidades do seu leitor Ao invs de enviar um e-mail perguntando voc precisa que eu lhe encaminhe o relatrio? j envia o relatrio de uma vez! Se a pessoa no precisar, no custar nada enviar de novo. Assim voc economiza o seu tempo e o dela.

07 Use a Cpia Oculta (Cco) Quando voc envia um e-mail para vrias pessoas ao mesmo tempo que no so de um grupo comum (da prpria empresa, amigos, etc.), coloque os e-mails em cpia oculta. Isso significa que ningum ver a lista dos e-mails dos destinatrios. Isso evita SPAM (algum malandro pegar esses e-mails para si e sim, tem gente que faz isso!) e ningum precisa saber que voc enviou aquele e-mail para 159 pessoas.

08 Tenha uma assinatura de e-mail No sei voc, mas sempre que eu preciso do telefone de uma pessoa a primeira coisa que fao procurar num dos e-mails que ela me enviou. E a eu me desespero quando essa pessoa no tem a coragem de colocar uma assinatura de e-mail!!! Portanto, coloque uma assinatura de e-mail automtica (qualquer e-mail tem essa possibilidade) com seu nome completo, telefones, e nome da empresa. Isso facilita a comunicao de demonstra um pingo de profissionalismo!

09 Seja relevante Se voc costuma enviar e-mails sobre negcios ou divulgao para seus contatos, no fique repassando piadas, e-mails de corrente ou qualquer porcaria dessas. Na pior das hipteses use o Facebook para isso. Se voc enche a caixa de entrada dos seus contatos com lixo, quando voc enviar algo relevante vai passar em branco.

10 Leia o e-mail recebido

Olha que incrvel! Voc deve ler o e-mail que voc recebeu. bvio, mas tem muita (MUITA) gente que no l direito os e-mails que recebem. A o sujeito fez duas perguntas e voc responde o e-mail com um OK. Obs.: voc no sabe fazer leitura dinmica, portanto no tente com o e-mail.

11 Responda em tpicos Da mesma forma que voc deve fazer as perguntas e questes mais importantes em tpicos, voc deve responder, quando h vrias perguntas, em tpicos. Novamente: facilita a visualizao e comunicao entre as partes. (este post bem mais fcil de ler porque est todo em tpicos e no num texto ininterrupto)

12 Responda para todos Pense: se algum enviou um e-mail para trs pessoas (uma delas voc), deve significar que todos so relevantes no? Ento por que voc responde apenas para quem enviou o e-mail?!?! Descubra onde fica o boto responder para todos do seu e-mail.

13 Apague o texto do encaminhamento Quando voc encaminha um e-mail no ttulo fica um Fwd: e no corpo do e-mail as informaes do e-mail anterior (inclusive uma lista de 328 e-mails caso a pessoa no tenha colocado em cco). Alm de mostrar que este no um e-mail especial para o destinatrio, fica visualmente feio, ou seja, piora a comunicao.

14 Responda dentro de 24 horas Voc gosta de ficar 10 minutos esperando no telefone para falar com algum? Demorar 2 dias pra receber uma resposta de e-mail o equivalente. Portanto responda rpido, nem que seja para dizer que precisa de X dias para responder os tpicos com mais calma. Ao menos seu interlocutor vai saber que voc recebeu o e-mail.

Como escrever um bom e-mail, em 6 passos

Escrito por prof. Andr Gazola em Escrever melhor: Bsico

Voc anda com problemas ao escrever e-mails no trabalho ou para a famlia? Aqui esto 6 passos que vo ajudar na hora de mandar aquela mensagem importante, sem ser mal entendido.

1. Escreva e-mails curtos

Deixe seu e-mail to curto quanto for possvel. Escrever um e-mail longo o caminho pra que duas coisas aconteam: 1. Voc nunca receba uma resposta pois 2. seu e-mail nunca ser lido. A rapidez com que digitamos faz com que seja fcil demais escrever uma longa e cansativa mensagem para outra pessoa. Se voc tivesse que escrever e-mails mo, seria muito mais

suscinto.Reduza seu e-mail para o que for essencial. Claro, isso mais difcil do que voc pensa; uma vez Abraham Lincoln disse: Eu no tive tempo para escrever uma carta mais curta, ao invs disso eu escrevi uma longa.

2. Limite o e-mail a apenas um assunto

Nunca escreva um e-mail que fale sobre vrios assuntos. Se voc quer uma resposta, voc tem que fazer com que essa seja uma tarefa fcil para a outra pessoa a melhor maneira de fazer isso no sobrecarreg-la com um monte de coisas. Se voc tiver vrios assuntos no relacionados para falar, a melhor maneira enviar vrios emails separados.

3. Escreva e-mails claros

muito fcil de interpretar e-mails do jeito errado. Por isso, tenha certeza de que seu e-mail to claro, direto e fcil de entender quanto possvel. Isso significa evitar abreviaes, tomar cuidado com a gramtica, entre outros. Isso pode parecer chato, mas tomar cuidado com esses detalhes pode fazer grande diferena (ainda mais se voc estiver escrevendo para seu chefe!). A parte mais difcil ter certeza de que voc est explicando exatamente o que voc pensa. muito fcil esquecer de que o conhecimento que voc tem no o mesmo que a outra pessoa tem. Antes de escrever o e-mail, coloque-se no lugar do outro pense sobre a melhor forma de explicar aquilo para algum que no est to familiarizado com aquele assunto quanto voc. Quando responder um e-mail, mantenha o texto original ao qual voc est respondendo, isso ajuda a tornar as coisas claras.

4. Informe exatamente o que voc quer

Se voc quer que algo seja feito, pea. Termine cada e-mail como se fosse o item de uma lista que voc precisa. No force a outra pessoa a ficar procurando no meio dos seus pargrafos sobre as coisas que ela deve fazer. Um exemplo, voc escreve o e-mail, e no final diz: Resumindo, eu preciso disso: Arrume as gavetas do escritrio Ligue para o servio de limpeza

5. Escreva o assunto depois de terminar o e-mail

O assunto costuma ser uma parte negligenciada nos e-mails. Geralmente a primeira coisa que voc escreve, antes mesmo de voc saber exatamente sobre o que falar a mensagem. por isso que geralmente os assuntos so vagos ou inteis, como Oi ou Bom dia!. Escreva a mensagem para saber exatamente do que se trata, s ento volte l em cima e escreva o assunto do e-mail.

6. O(s) destinatrio(s) a ltima coisa que voc deve escrever

Ao esperar at o ltimo momento para escrever o destinatrio voc se previne do embarao de enviar um e-mail pela metade ou de falar coisas que no deve para pessoas que no deve. Isso importante especialmente quando h algum tipo de reclamao no corpo da sua mensagem.

Exemplo de e-mail mal escrito:

Assunto: Ei! Lembra daquilo que falamos outro dia? Eu preciso saber mais coisas pra fazer aquilo, o que voc acha do novo lugar? Esse um e-mail terrvel. O assunto no d indicao sobre o que est escrito. A mensagem assume que a outra pessoa lembra o que foi conversado anteriormente, combina dois tpicos diferentes e ainda termina com uma pergunta mal feita. Vamos ver uma forma de melhorar essa mensagem, tornando-a clara, precisa e informativa. Assunto: Re: Novo local para o seminrio sobre o que falamos ontem sobre a mudana do lugar para o seminrio de 30 de agosto. Voc poderia dizer-me, por favor: O nome e o endereo do novo local Voc acha que o espao adequado para 500 pessoas? Esse est muito melhor. O assunto lembra a outra pessoa sobre o que foi falado e a mensagem diz exatamente o que precisa, de forma clara e direta.

10 dicas para escrever um e-mail profissional

05/03/2012

Veja 10 dicas que podem ajudar voc a enviar um e-mail profissional sem parecer grosseiro ou rude com os seus leitores

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Crdito: Ilin Sergey / Shutterstock.com

Mandar um e-mail profissional requer muito cuidado para no parecer grosseiro com os seus leitores
Embora atualmente as redes sociais tenham assumido o papel da comunicao rpida, o e-mail ainda continua sendo um dos meios mais eficientes no mundo dos negcios. E, normalmente, onde mais se cometem gafes. O que o seu e-mail diz sobre voc? Como enviar currculos por e-mail 5 dicas de etiqueta para e-mails Por ser um meio em que o contato com a outra pessoa no direto, muitas vezes na tentativa de parecer profissional e conciso voc acaba passando a imagem de mando. Para no correr esse risco e ser odiado pelos e-mails que envia, confira 10 dicas que vo ajud-lo a montar um e-mail profissional:

Como mandar um e-mail profissional: 1. Assunto

Sempre preencha o campo de assunto. De preferncia, escolha um ttulo que diga alguma coisa para o seu leitor. No tente usar artifcios como urgente, ao invs disso, procure um assunto conciso que diga sobre o que se trata o e-mail.

Como mandar um e-mail profissional: 2. Ponto principal

Aborde o tema principal do e-mail logo na frase de abertura. Dificilmente um leitor vai chegar at o final para descobrir qual a surpresa no seu email.

Como mandar um e-mail profissional: 3. Escolha de palavras

O efeito que seu e-mail vai ter com os leitores vai depender das palavras que voc usa para apresent-lo. V direto ao ponto e deixe o assunto claro. Evite comear, por exemplo, com isso deve ser feito. O ideal dizer, logo de cara, o que precisa ser feito e at quando.

Como mandar um e-mail profissional: 4. Maisculas

A no ser que sua inteno seja parecer rude com o seu leitor, jamais envie um e-mail escrito em letras maisculas. Isso d a impresso de que voc est gritando com ele, o que no vai convenc-lo a fazer o que voc precisa.

Como mandar um e-mail profissional: 5. Linguagem

Evite usar linguagem informal demais, grias e abreviaes. Em muitos casos esse tipo de linguagem pode ser conhecido por voc, mas no pelo seu leitor. Isso vai causar um rudo na comunicao e dificultar asnegociaes entre vocs.

Como mandar um e-mail profissional: 6. Seja breve e educado

Procure no escrever e-mails exageradamente grandes. Se sua mensagem for passar de dois ou trs pargrafos curtos, considere a ideia de reduzir o e-mail ou enviar o assunto todo em um documento anexo.

Como mandar um e-mail profissional: 7. Palavras mgicas

No se esquea de pedir, por favor, ou agradecer em hiptese alguma. E quando o fizer, queira realmente dizer isso. possvel perceber, mesmo via e-mail, quando voc faz uso dessas palavras para ser irnico.

Como mandar um e-mail profissional: 8. Assinatura

Providencie uma assinatura com o seu nome completo e as suas informaes para contato. Isso inclui o endereo do local de trabalho, o seu telefone e ramal.

Como mandar um e-mail profissional: 9. Edite

No envie um e-mail sem antes reler o que voc escreveu. Voc pode deixar passar uma coisa ou outra e pensar que isso normal, j que voc uma pessoa muito ocupada. Mas o seu leitor no sabe disso e, provavelmente, vai pensar que voc desleixado e no d ateno para os negcios.

Como mandar um e-mail profissional: 10. Responda imediatamente

No importa sobre o que seja, d um retorno para o seu leitor. Se voc precisa de mais tempo para coletar informaes ou desenvolver um projeto, envie um e-mail explicando isso a ele.