Fundamentos de negocio

Produccin > Ahorra dinero manejando mejor tu almacn (Administracin de inventarios) > Conceptos bsicos Lo que tengo en mi bodega es el famoso inventario? En un negocio, sea cual sea, se debe mantener algo, materiales, ingredientes, materia prima, subensambles, piezas, o cualquier otro tipo de insumo para transformarlos en un bien que el consumidor quiere. Si nuestro negocio es una taquera, habremos de guardar tortillas, carne, queso, cebolla, etc. Si se trata de una carpintera o ebanistera, tendremos a la mano madera, clavos, pegamento, barniz, pinturas, etc. En el caso de una licorera, guardaremos una cantidad determinada de botellas de tequila, ron, vodka, whisky, brandy, etctera. Como se puede ver, no importa qu tipo de negocio tengamos, siempre vamos a guardar una cantidad de algo para poder fabricar algo ms o venderlo a nuestros clientes. Por lo general, lo que tenemos guardado est en una bodega, donde se almacena hasta que lo necesitamos. La cantidad de cierto producto o insumo existente en la bodega es el inventario que mantenemos de ese determinado bien. Si buscamos en un diccionario la definicin de inventario, nos dir algo como lo siguiente: El inventario es la cantidad de cualquier recurso o artculo usado en una empresa. El sistema de inventarios es el conjunto de polticas y controles que establecen niveles de inventario ptimos, puntos de reorden y tamaos ptimos de lotes por solicitar a proveedores. Con estos parmetros el inventario incluye entradas como recursos humanos, financieros, energa, equipo y materia prima; salidas como componentes y producto terminado; y procesos, intermedios de produccin como seran productos en proceso. Dependiendo del giro de la empresa se tomarn o no algunos, o todos, los factores antes mencionados. Por ejemplo: una empresa manufacturera puede llevar inventarios de personal, maquinaria y equipo, capital de trabajo, productos en proceso y productos terminados. Una cerrajera podr tener un inventario de llaves y talento acumulado en la apertura de chapas. Por convencin, cuando uno se refiere a inventario, toma aquellos materiales que contribuyen o forman parte del producto que produce la empresa. El inventario de manufactura se clasifica en los siguientes segmentos: Recursos naturales. Producto terminado. Partes o componentes. Suministros. Productos en proceso (chase). En el caso de los servicios, el inventario se compone de aquellos bienes tangibles que son vendidos y todos aquellos suministros que se necesitan para prestar el servicio. Una tintorera necesita llevar un inventario de ganchos. La tintorera no manufactura nada con los ganchos, no los vende tampoco, pero da un servicio que requiere del gancho. Veremos tres tipos principales de inventarios que son de inters en el rea de produccin. El primero, Inventario de Materia Prima, que llamaremos inventario MP, es toda la materia prima que tenemos almacenada para producir un bien determinado. Si tenemos una pequea imprenta, bueno, pues la materia prima para hacer un libro incluira: el cartn para la pasta, el papel en el que se imprime el libro, la tinta o tintas con las que se imprime el libro y la goma o el gusano con el cual se encuaderna el libro. La tinta, la goma, el cartn y el papel son el inventario MP que tenemos almacenado en nuestro negocio.

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Produccin > Ahorra dinero manejando mejor tu almacn (Administracin de inventarios) > Conceptos bsicos El segundo. Inventario de Produccin en Proceso, que llamaremos inventario PP, es toda aquella mercanca que mantengamos en proceso de ser transformada en un producto vendible. Si se trata de una sastrera, transformamos tela en prendas de vestir. Primero, marcaramos la tela que va a ser transformada, conforme a patrones de corte. Luego, tendramos que cortar toda la tela y, finalmente, se cosera la tela para obtener una prenda de vestir. Si tomamos toda la tela y la marcamos toda, tenemos que ir guardando la tela marcada para que luego sea cortada, y de igual manera tendremos que guardar la tela cortada para que luego sea cosida. Aunque el proceso parezca algo complicado (porque se podra ir marcando, cortando y cosiendo prenda por prenda) por el tamao de la sastrera es posible que aqul slo sea realizable de esta manera. Toda la tela que tenemos guardada, ya sea marcada para ser cortada, o cortada para ser cosida es el inventario PP. El tercero, Inventario de Producto Terminado, que llamaremos inventario PT, es toda aquella mercanca que est lista para ser vendida a nuestros clientes. Si tenemos una papelera, todas las plumas, lpices, gomas, pegamentos, cartones, cartulinas y papel que tengamos guardados para la venta a nuestros clientes, forman el inventario PT. El propsito fundamental del anlisis de inventarios es determinar (1) cundo deben ser pedidos los bienes y (2) de qu tamao debe ser el pedido. Como se puede apreciar, en cualquier tipo de negocio es necesario mantener almacenados una cierta cantidad de materia prima, produccin en proceso, productos terminados, o una combinacin de todos ellos. El manejo eficiente de las cantidades en inventario de cada uno de estos materiales o productos se reflejar en beneficio de nuestro negocio. Qu es un sistema de inventarios? Cules son los costos de mantenimiento de mis inventarios? Un sistema de inventarios es simplemente el conjunto de cosas, factores o elementos que ayudan a la administracin de un negocio a establecer polticas que mantienen y controlan niveles o cantidades de inventario que vayan a ser guardadas. El sistema ser responsable de ordenar y recibir los bienes (sean materias primas, subensambles, o productos terminados); llevar un registro de los tiempos de entrega del proveedor (o proveedores) as como llevar un control de lo que se ha pedido, en qu cantidad y de qu proveedor. El sistema deber contar con medidas de seguimiento para poder contestar a preguntas como, fue mandado ya el pedido al proveedor?, fue ya recibido por ste?, el agente aduanal tiene ya clasificadas las fracciones arancelarias que corresponden a los productos que vienen en camino?, la mercanca que no est disponible qued en back order (el termino back order es usado para clasificar aquellos productos que quedan en espera de ser surtidos en el momento en el que haya disponibilidad), y, si es as, hasta cundo interesa contar con el producto para cancelar la orden, una vez que pase el plazo determinado? (Imagnate un vendedor de juguetes que va a recibir un embarque, una semana despus del da del nio!) Tus ocupaciones cotidianas tienden a mantenerte casi continuamente envuelto en asuntos que, aunque son precisos, te son sumamente conocidos, como datos sobre mercancas, tendencias de los precios, formas y procedimientos, tcnicas de compra, entrevistas con los agentes vendedores e infinidad de movimientos mecnicos que deben hacerse con precisin para asegurarte de que no se pierda un solo peso, de que no se desaproveche una sola hora, de que ningn hombre, mquina o herramienta quede subutilizado. Como gerente, debes darte tiempo de alguna manera para pensar y planificar inteligentemente por ti mismo. Parte de ese da tan ocupado debe dejarse a un lado y establecer un sistema de inventarios que te ayude a mejorar la competitividad de tu empresa.

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Produccin > Ahorra dinero manejando mejor tu almacn (Administracin de inventarios) > Conceptos bsicos Una buena regla para empezar consiste en delegar cada uno de los trabajos que no requieren de tu atencin personal. Quiz tu secretaria o alguno de los empleados pueda manejar esos deberes rutinarios. Si no cuentas con un ayudante, puedes fijar otros mtodos. Por ejemplo, podran los departamentos usuarios redactar sus propias listas de expedicin de materiales contra los pedidos de compra abiertos. Las fechas de expiracin de los pedidos de compra abiertos deberan escalonarse de tal manera que slo unos cuantos convenios se presenten peridicamente en el transcurso del ao para negociar su renovacin. Si la compaa pasa por una temporada floja, aprovecha ese tiempo para hacer algunas visitas a las plantas y encargarte de negociar los convenios que sean complejos. Posiblemente el elemento con mayor peso dentro de un sistema de inventarios est representado por los costos en que se incurre por mantener inventarios. Los costos que merecen tu atencin continua al respecto son principalmente cuatro: 1. Costo de Mantener Inventario. Esta es una categora muy amplia, que incluye el costo de mantener una bodega (limpiarla, pintarla, el costo de renta o del terreno, etc.), manejo o transporte dentro de la bodega, seguros de los bienes almacenados as como el seguro de la bodega, hurto o robo, descompostura, obsolescencia, depreciacin, y el costo de oportunidad de mantener un capital invertido en inventario, que puede no ser tan productivo como alguna otra opcin de inversin. 2. Costos de Arranque. Estos son todos los costos en que se tiene que incurrir a la hora de empezar un proceso diferente, como cambio de piezas, ajuste de maquinaria, calentamiento de hornos o calderas, etctera. 3. Costos de Ordenar. Son los costos implicados en levantar una orden de trabajo, produccin o compra. Tpicamente seran papelera, telfono, fax, etctera. 4. Costos de escasez o costos de insatisfaccin de la demanda. Estos son posiblemente los ms difciles de estimar ya que la cantidad de dinero que se pierde (o deja de ganar) por no poder satisfacer la demanda de nuestros clientes, o satisfacerla tardamente, slo se podr manejar como un dato susceptible al error. Determinar las cantidades ptimas de la mercanca que necesitamos pedir depende totalmente de la determinacin correcta de estos costos. Si podemos calcular los costos de manera precisa, obtendremos resultados benficos para nuestras empresas. Si, por el contrario, el clculo de los costos no est apegado a la realidad, entonces los resultados de la poltica de inventario pueden hasta ser dainos. Una manera en que podemos reducir la posibilidad de error en la fijacin de polticas de inventarios es construir varios escenarios donde tomamos los costos segn los esperamos, despus, volvemos a hacer un anlisis con costos manejados desde una perspectiva optimista y, finalmente, analizamos el problema desde un punto de vista pesimista. Si conocemos con certeza los costos en los que estamos incurriendo, entonces la diferencia entre los valores esperados, los pesimistas y los optimistas no debern variar mucho y con certeza las polticas establecidas para el control de nuestros inventarios sern muy eficientes. Ya s cmo diferenciar entre demanda dependiente y demanda independiente! Al establecer el sistema de inventario que vamos a usar en nuestra empresa es muy importante definir el tipo de demanda a que est sujeta la produccin o venta de nuestra mercanca. Los modelos que usemos para encontrar cantidades ptimas (y, por lo tanto, reduccin de costos) dependern del tipo de demanda de dicho bien.
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En la seleccin de sistemas de inventarios, es til considerar dos principales tipos de demanda: 1) demanda dependiente, 2) demanda independiente. La demanda dependiente incluye los materiales o productos intermedios que necesitamos para producir la cantidad de producto final que se est demandando. Si nuestro negocio es una fbrica de cochecitos de juguete, sabemos que cada cochecito necesita cuatro llantas, dos puertas, un cofre, una cajuela, y un chasis. La cantidad de llantas o de puertas o de cualquier otra pieza depender de la cantidad de coches que se vayan a vender. Como se puede ver, es bastante fcil decir que si voy a vender 10 coches, entonces tengo que producir 40 llantas, 20 puertas, 10 cofres, 10 cajuelas y 10 chasises. Los productos que tengan una demanda dependiente se ajustarn a modelos de inventarios diseados para resolver los problemas de los inventarios de estos bienes. Pero, y el cochecito qu tipo de demanda tiene entonces? Los productos o bienes que no dependen de otro bien para ser vendidos (no son subpiezas o subensambles) tienen una demanda independiente. Si la fbrica de juguetes no slo produce cochecitos sino tambin camioncitos, tractorcitos y motocicletas de juguete, entonces se cuenta con cuatro productos de demanda independiente, los coches, camiones, tractores y motos. Es importante destacar, sin embargo, que cuando ya estamos produciendo estos cuatro modelos vas a tener mucho ms nmero de llantas que producir y puertas y cofres, etc. Distinguir entre demanda dependiente y demanda independiente es muy fcil, pero determinar la cantidad por producir, cundo producir, cundo hacer el pedido de materia prima, o cundo tener listos los subensambles para producir un bien final no es tan sencillo.

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Produccin > Ahorra dinero manejando mejor tu almacn (Administracin de inventarios) > Sistemas para demanda independiente El ejemplo fcil de inventarios con supuestos Probablemente t has tenido que hacer pedidos de mercanca, sea como insumo para fabricar un producto, o de productos terminados para su comercializacin. Tambin es comn que por hacer un pedido muy grande tu negocio se haya quedado sin dinero lquido para invertir en otros proyectos. Las cantidades que pediste seran las ptimas?, el momento en el que hiciste el pedido fue el adecuado?, estar tu negocio invirtiendo demasiado dinero en mantener inventarios muy altos, sin motivo alguno? En este tema veremos un modelo simple, el de sistemas de inventario por reorden fijo para darte una idea de cmo se comportan los inventarios en tu negocio. Los modelos ms simples de este tema se dan cuando la demanda, el tiempo de entrega, y los costos se conocen con certeza. Es muy raro que se d este fenmeno en la vida real; sin embargo, es la manera ms fcil de manejar el concepto de modelos de reorden por cantidades fijas. Lo que se pretende con un modelo de reorden por cantidades fijas es encontrar el punto especfico de unidades, R, cundo se har el pedido, y el tamao de la orden o cuntas unidades, Q, se tienen que pedir. La demanda del producto ser satisfecha en su totalidad (no cabe la posibilidad de dejar rdenes pendientes o back order). Lo que se quiere hacer es reducir el costo de sus inventarios; por lo tanto, tenemos que ayudarle a definir los costos ms importantes. El costo anual total (CT) en un sistema de inventarios est compuesto de: Costo anual de adquisicin, que sera todo el dinero que se tiene que pagar al proveedor. Costo anual de ordenar, que pudieran ser las llamadas para hacer los pedidos, el papeleo, etctera. Costo anual de mantener inventario, que incluye los gastos necesarios para mantener la bodega, y los productos que se echaron a perder o quedaron obsoletos dentro de la bodega. Si planteamos esto como una relacin, quedara de la siguiente manera: Costo anual total = Costo anual de adquisicin + Costo anual de ordenar + Costo anual de mantener inventario

El costo anual de adquisicin (CA) est compuesto de dos elementos: 1. La demanda anual, denominada "D", y 2. El costo unitario, denominado "C". de esta manera: CA = D * C

El Costo anual de ordenar (CO) est compuesto, a su vez, de tres elementos: 1. La demanda anual, denominada "D". 2. La cantidad por ordenar, denominada "Q", y
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Produccin > Ahorra dinero manejando mejor tu almacn (Administracin de inventarios) > Sistemas para demanda independiente 3. El costo de hacer una orden, denominada "S". Queda claro que una orden no es el costo anual, sino el costo en el que se incurre por hacer una orden, como seran las ya mencionadas llamadas para hacer esa orden, el papeleo, los trmites de abrir una carta de crdito (si es mercanca que se importa), etc. Por lo tanto: CO = D / Q + S

El Costo anual de mantener inventario (CI) est compuesto de dos elementos: 1. La cantidad promedio de inventario, dada por "Q/2" (la cantidad promedio de inventario es Q/2 porque es el punto medio entre tener la bodega llena y tenerla vaca), y 2. El costo anual de almacenamiento por unidad promedio de inventario, denominada "H" (es comn que el costo de almacenamiento est dado como porcentaje del costo de compra del artculo, en cuyo caso H = iC, donde i es el porcentaje calculado por mantener inventario). Entonces llegamos a: y, por lo tanto, CI = Q / 2 * H CT = D * C + D / Q * S + O / 2 * H

Por medio de derivadas se puede encontrar una frmula para obtener la cantidad mnima del costo total. La derivada de la funcin de costo total se puede encontrar en el libro Introduccin a la investigacin de operaciones, HILLIER/LIBERMAN, segunda edicin en espaol, pg. 638). El resultado que se obtiene es el siguiente: Qopt = 2 * D * S / H Ahora, slo falta determinar el punto de reorden. Ya que se est tomando como supuestos, que la demanda y el tiempo entre las fechas en que se ordena y se recibe la orden, es constante, no es necesario tomar un inventario de seguridad. Por lo tanto, el punto de reorden, R, es: R = D / 365 * L Ahora quiero tener inventarios de seguridad Como ya habamos definido el punto de reordenar (R) = demanda diaria (D/365)* tiempo entre orden y entrega (L), ahora slo tenemos que sumar un inventario de seguridad (IS), de tal forma que la frmula quede de la siguiente manera: R = D / 365 * L + IS El clculo del inventario de seguridad depende de frmulas estadsticas que son algo complicadas. La solucin ms sencilla que se pudo encontrar para establecer un inventario de seguridad fue el uso de una calculadora programable, o el apoyo de una microcomputadora. Los nicos datos que se tienen que proporcionar a la mquina son: 1. El nivel de servicio que le quiere dar a su clientela. 2. El pronstico de la demanda para el periodo entre pedido y surtido de mercanca. 3. La cantidad ptima de pedidos Qopt . Con estos tres simples datos se puede calcular el inventario de seguridad. Yo hago mis pedidos una vez al mes

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Produccin > Ahorra dinero manejando mejor tu almacn (Administracin de inventarios) > Sistemas para demanda independiente Existen muchos empresarios que no pueden usar estos dos modelos porque los pedidos los establecen con base en un periodo fijo y no atendiendo a niveles de mercanca en la bodega. La cantidad q que se pida vara con respecto a tres conceptos bsicos: 1. La demanda promedio DP para un ciclo. Un ciclo ser el tiempo fijo entre rdenes y deber considerar el tiempo entre pedido y recepcin de mercanca. 2. El inventario de seguridad IS establecido para un nivel de servicio deseado, y 3. El inventario I con el que se cuenta a la hora de hacer el pedido. La frmula que une estos tres conceptos es muy fcil: q = DP + IS - I Manos a la obra para reducir costos con modelos aplicables a mi empresa Hasta este momento, te hemos presentado modelos de inventarios sujetos a restricciones que no son muy reales, teniendo en cuenta la situacin en que se desenvuelve tu negocio. Probablemente uno de los supuestos que menos se aplique a tu negocio sea el de un costo de compra constante por artculo, sin importar la cantidad de mercanca que t le compres a tus proveedores. No es nada nuevo que los proveedores ofrezcan descuentos por volmenes comprados, y si queras introducir este concepto a los modelos anteriores de inventarios, no lo podas hacer. Como probablemente recuerdas, el modelo de inventarios de reorden por cantidades fijas inclua tres componentes principales: 1. El Costo de Adquisicin, 2. El Costo de Ordenar, y 3. El Costo de Mantener Inventario. Se necesita la demanda anual esperada D, el costo unitario esperado C, la cantidad por pedir Q, el costo de hacer una orden S, y el costo anual de almacenamiento por unidad promedio de inventario H. El primer paso es encontrar el costo total en el que se est incurriendo en este momento. El segundo paso sera encontrar la cantidad ptima de pedido para cada uno de los posibles costos de adquisicin. La frmula para encontrar la cantidad ptima de pedido es la siguiente: Qopt = 2 * D * S / H = El punto de reorden, independientemente del costo unitario o del costo de mantener inventario es: R = D / 365 * L El tercer paso sera encontrar cul de las cantidades ptimas es la viable considerando los descuentos por volumen que ofrece el proveedor. El cuarto paso es ver si al comienzo de las regiones factibles los costos totales son menores que los costos totales de las cantidades ptimas factibles. El quinto paso es determinar una poltica aplicable a los rerdenes y las cantidades por comprar en cada reorden.

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Produccin > Ahorra dinero manejando mejor tu almacn (Administracin de inventarios) > Sistemas para demanda dependiente Plan de Requerimiento de Materiales (PRM) La gran mayora de las empresas manufactureras, tanto nacionales como internacionales, han implantado sistemas de control y planes de requerimiento de materiales para poder reducir lo ms posible los inventarios de materia prima, subensambles y productos en proceso. Con ello, no slo han podido disminuir los costos de mantener estos inventarios sino tambin localizar cuellos de botella antes que ocurran y resolverlos antes que alteren el proceso de produccin. Lo cierto es que no se necesita ser una gran empresa manufacturera para aplicar el concepto de un plan de requerimiento de materiales. Hasta mi abuelita lo podra usar! Quin no se acuerda de las recetas de riqusimos pasteles que sola hacer la abuelita. Si mal no recuerdo, la receta de un pastel de pia es la siguiente: Cantidad 16 piezas 2 tazas 10 rebanadas Ingredientes Huevos Harina Pina

Para poder preparar el pastel se necesitan seguir los siguientes pasos: En un recipiente se baten 8 huevos y una taza de harina. Despus de 3 minutos est lista la masa. Se coloca la masa en un molde y se le agregan 10 rodajas de pia. Se repite la operacin de la masa y se cubren las pias. Prende el homo a una temperatura de 250 C, mete el molde y en 45 minutos... Lo cierto es que el esquema que plante la abuelita para hacer un pastel es muy parecido al que debes usar en tu fbrica para producir juguetes, zapatos, ropa e inclusive coches. Lo que la abuelita no va a poder hacer es llevar el control de cundo y cunto se tienen que pedir las cosas para hacer su pastel, si la produccin de pasteles es mucho mayor. La pregunta de cunto y cundo pedir qu, es lo que un plan de requerimiento de materiales te va a ayudar a decidir. La receta del pastel est bastante clara, pero existen actividades y requerimiento de materiales que podran plantearse simultneamente para reducir los tiempos de produccin y los costos de producirla. A continuacin, se presenta una grfica de cmo sera el proceso del pastel. Para el PRM (Plan de Requerimiento de Materiales) la secuencia anterior tiene mucho valor ya que empezaremos por definir niveles, los cuales empezarn con el producto padre y seguirn con el nivel 1, nivel 2, nivel 3,.... El producto padre no es aquel producto que est compuesto por subensambles, de definirlo de esta manera casi todos los niveles tendran un producto padre. El producto padre es el artculo final que se est produciendo, como en este caso el pastel. En cada nivel se pondr el producto requerido, la cantidad que se requiere del mismo, y los productos precedentes que se necesitan para poder producirlo. El procedimiento anterior lleva el nombre de Codificacin de Bajo Nivel de la Composicin Final del Producto. Con lo anterior queda claro que para producir un pastel de pia se necesitan 16 huevos, 2 tazas de harina y diez piezas de pia. Si podemos organizar de esta manera fcil los procesos productivos de nuestra empresa, y le agregamos lo ya visto en teora de inventarios (tiempos de entrega de materia prima, niveles mximos y mnimos del inventario, costos de mantener materia prima, productos en proceso, etc.), entonces ser
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Produccin > Ahorra dinero manejando mejor tu almacn (Administracin de inventarios) > Sistemas para demanda dependiente nada ms cosa de multiplicar por la cantidad de pasteles a producir para tener la cantidad de materia prima (harina, huevo y pia) para hacer estos pasteles. El problema no es tan sencillo como parece en un principio si la abuela decide que va a producir, en vez de slo el pastel de pia, una gran variedad de pasteles de manzana, pera, guayaba, meln, higo,... entonces el problema se vuelve ms complicado. Para estos casos lo que las empresas han hecho es apoyarse en paquetera de cmputo, que hace toda la talacha para resolver el problema de un plan de requerimiento de materiales con un resultado muy similar al caso de la abuela. Lo importante es saber con qu informacin se va a alimentar a la computadora, cosa que ya vimos, y tambin cmo interpretar lo que nos est dando la computadora como respuesta. La informacin que vamos a requerir para poder alimentar la computadora se divide en tres puntos principales: 1. La Codificacin de Bajo Nivel de la Composicin Final del Producto. 2. La demanda de cada uno de los productos padres, en forma semanal o diaria. 3. El inventario de materia prima y producto terminado (los productos padre que se encuentren en el almacn) con los que se cuenta, niveles mximos y mnimos de este inventario y tiempos de entrega del proveedor as como los puntos de reorden de la materia prima. Sin entrar en muchas complicaciones, acabamos de ver lo que es un plan de requerimiento de materiales, aplicable a tu negocio, sea grande o chico, y las ventajas que te ofrece.

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