TERCER ENTREGA SISTEMA DECISORIO

Tercer entrega Barreneche |

INDICE

1- Identificacin de las tcnicas de relevamiento utilizadas.................................................... 3 Tcnica de relevamiento utilizada .............................................................................................. 3 rea en la que se aplic la tcnica ............................................................................................. 3 A quin o a qu se aplic la tcnica............................................................................................ 3 Informacin solicitada ................................................................................................................ 3 Ventajas halladas ........................................................................................................................ 4 Desventajas encontradas ............................................................................................................. 4 2Relevamiento del sistema de decisiones .......................................................................... 4

Supervisor ................................................................................................................................... 5 Gerencia ...................................................................................................................................... 6 Diagnstico del sistema de decisiones de la empresa............................................................... 17 Las ventajas que presenta el nuevo sistema son: ...................................................................... 33 Las desventajas podran ser: ..................................................................................................... 33

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1-

Identificacin de las tcnicas de relevamiento utilizadas

Tcnica de relevamiento utilizada

Se han utilizado dos tcnicas de relevamiento: entrevista dado la cantidad de empleados a entrevistar no eran muchos, me pareci la mejor forma de obtener informacin.

rea en la que se aplic la tcnica

Gerencia

Abogado

Contador

Supervisin

La Rioja

Aimogasta

Administracin

Repartos

Puntos de venta minorista

Repartos

Puntos de venta minorista

A quin o a qu se aplic la tcnica

La tcnica se aplico sobre: Gerencia Supervisor Encargado de La Rioja Jefe de administracin Repartidores Vendedores minoristas
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Informacin solicitada
A travs de la entrevista se le solicito a la persona que nos informe cuales son las decisiones que toma, y que las describa detallando si las mismas eran tomadas en situaciones normales, especiales o extraordinarias, regulares o irregulares. A su vez se solicito que nos informe quien y como le haba delegado tal funcin, y cuales eran los parmetros de la

misma. Por su parte, tambin se solicito que se nos informe a quien o quienes afectaban esas decisiones

Ventajas halladas
La principal ventaja de la entrevista en esta etapa es que el entrevistado nos puede detallar las decisiones tomadas por el explicndonos porque las toma, bajo que situaciones, quien se lo delego, el alcance y los limites de la misma, entre otras cosas. Otro punto positivo que pudimos ver con la implementacin de la entrevista es que podemos observar el nivel de formalidad del sistema decisorio. Y como consecuencia de esto el manejo de la informacin.

Desventajas encontradas
La principal desventaja de la entrevista es que lleva mucho tiempo su realizacin, adems de tener que coordinar horarios para no intervenir en el normal funcionamiento de las actividades del entrevistado. Por otro lado, no todas las personas estn abiertas a ser entrevistados por las decisiones que toma, por lo que obtener la informacin verdadera y necesaria para la realizacin de un buen trabajo, a veces, se torna difcil. Por ultimo, podramos mencionar que cuando se entrevista a alguien en el lugar de trabajo se reciben interrupciones que hacen que la entrevista se vuelva difcil.

2-

Relevamiento del sistema de decisiones

Se adjunta archivo (cuadro de relevamientosituacin actual.xls) con cuadro de relevamiento de seis puestos.

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Funcin

Decisin

Area Puesto Frecuencia Quin Modalidad delega delegacin mensual

Lmite

Supervisor
Administrar los recursos procurando su optimizacin y garantizando la obtencin de objetivos acordados.

Diseo de planes Planificacin de ventas por zona Seleccin de personal Aprueba aumentos ptos Autoriza envios de ptos

Tipo de decisiones Observaciones E T O P NP Es Co 1 1 1 Interviene para montos mayores a $10 mil 1 1 1

s/l semestral 1 estratgico 1 Gte Gral poltica s/l 1 estratgico 1

1 1 1 1

anual gerencial Gerencia diaria anual

1 Autoriza en ltimo orden el pase a prdida 1 1 1

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Dirigir la programacin, metodologa y ejecucin de envios

Elaborar la operatoria gral de la Empresa, de acuerdo a las Compra de polticas establecidas por la materiales/ gerencia general, controlar su ejecucin, analizar y corregir en tecnologa caso de desviaciones

Modifica Dirigir los procesos operativos y facturacin

de ventas

semestral estratgico

Total decisiones Gerencia 2 3 2 2

1 Interviene en casos fortuitos para demoras de ms de 30 das 0 7 21

Funcin

Decisin Aprueba / rechaza propuestas del supervior Las Autoriza formalmente Pase a prdida de deuda

Area Puesto

Frecuencia

Quin delega

Modalidad delegacin

Lmite

mensual

en Crditos escrita en hasta $30 mil procedimiento

Tipo de decisiones E T O P NP Es Co 1 1 1

Observaciones

1 semanal verbal s/l semestral Fin 1

Gerencia
Dirigir las operaciones generales coordinando con los jefes y encargados de sector

escrita en procedimiento

1 escrita en hasta $30 mil procedimiento

Disea planes de crecimiento Aprueba devoluciones a clientes de depsitos en garantas. Modifica el sistema informtico

1 1 s/l verbal 1 hasta $ 30 mil 1

mensual

Autoriza toda operativa

diaria

Evaluar la eficiencia operativa y

mensual

verbal

s/l

s/l solo lo referente al dto.

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mensual

Gte Adm. y

Abre nuevos mercados

Controla y autoriza en segundo orden el pase a prdida Solo se necesita su intervencin para moras de mas de 3 aos de antiguedad o montos mayores a $10 mil

estrategica

Jefatura

programas en cuanto a aspectos de calidad y eficiencia en vista de mantener los sistemas de calidad certificados Guiar y/o intervenir las acciones a tomar de situaciones imprevisibles y/o fuera de procedimientos ordinarios.

1 Hacer modificar el sistema informtico lo referente al dto.

semestral

1 Cuando impacta sobre otras reas, con concenso del las otras jefaturas pares

Modifica vencimentos de facturacin Seleccionar la mejor tecnologa para el dto.

semestral

verbal

desde 3 hasta 30 das 1

anual

poltica

s/l 1 1 1

Se debe informar a dtos donde impacte la decisin y al Gte 1 Decide la seleccion no la compra de la tecnologa. Fuera del rango, los acuerda si mismo

mensual

verbal

Controlar y aprobar facturas de proveedores referentes al departamento a cargo Desarrollar las acciones necesarias tendientes al logro de los objetivos y metas fijadas al

autoriza pago de facturas o compras de materiales a contratistas Delegar funciones en su ausencia Habilitar funciones en el sistema

diaria

Hasta $1000 sin Orden de escrita en Compra. procedimiento Hasta $5000 con Orden de Compra escrita por mail s/l verbal

1 1

1 Es autorizacin en primer orden

semestral

1 1 1 1

1 1

mensual

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Delinear los informes a Modifica los elaborar para la montos a presentacin previsionar mensual a la mensualmente gerencia

dentro de un rango preestablecido

departamento

Dirigir las operaciones generales coordinando con los jefes y encargados de sector

Tecnicas de seleccin / aptitud / actitud / correccin y aprobacin del examen /

1 espordicamente, segn necesidad poltica s/l

Esta etapa es posterior a la entrevista que RRHH le hiciera al posible ingresante. 2 45

Total decisiones Supervisor. 1 3 11 4 11 13

Funcin

Decisin

Sector Puesto Frecuencia Quin delega

Modalidad delegacin

Lmite

Tipo de decisiones E T O P NP Es Co

Observaciones

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Se acepta propuesta de cliente o se rechaza. Se mantiene el servicio o se corta. Cantidad de pagos a otorgar. Acepta cheque de cliente o no.

Semanal

segn objetivos, monto de escrita en deuda, tipo procedimiento de cliente, con tipo de tarifa, aclaraciones antecedentes, verbales. forma de pago (efecto o cheques) segn cheques rechazados escrita existentes, en la cuenta bancaria y banco. entre 3 y 5 escrito en aos de procedimiento vencida

Solo con acuerdos con los subdistribuidores debe informar, para coordinar la negociacin al superior.

administracion

mensual

Diferir moras y gastos varios Autoriza a cortar o no Autorizar reposicin de cheques rechazados mediante otro cheque Autoriza

semestral diaria verbal semestral s/l

1 1 1

1 1 1

1 1 1

Lo habitual es que se pague en el momento de cobro.

Lo establecido es reponer con efectivo el rechazo. 1 1 1

bimestral

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Negociar en caso de necesidad con los subdistribuidores Excepta moras

supervisor

La rioja

adminitraciom

Acepta cheque de 3eros o no.

Toma la decisin pero debe informar para registrar el ok del superior. (Obs: nunca se ha contradecido la decisin tomada)

Dirigir las operaciones generales del sector Analizar la situacin de morosidad de cada sucursal de la empresa, e indicar las acciones a seguir. Controlar la liquidacin de la contratista de Ventas y Distribucin de correspondencia para su posterior aprobacin Coordinar con los departamentos de Cuentas a Pagar y Tesorera los

reconexiones urgentes Autorizar a que cliente pague por transferencia o deposito bancario Autoriza licencias o salidas de personal

1 mensual

Esta modalidad no est habilitada como medio de pago.

1 semestral verbal s/l 1

Para el personal del sector a cargo. Es autorizacin en primer orden 1 Analiza, elabora y autoriza en primer orden el pase a prdida.

Pase a perdida de deuda

mensual

1 1 Controla y aprueba o no factura de contratsita segn contrato vigente

1 En caso de rechazo debe informar al superior

mensual

verbal

Autorizar compensaciones de deuda con clinetesproveedores

bimestral

escrita en procedimiento con aclaraciones verbales.

1 s/l

10

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Escrita en procedimiento con aclaraciones verbales.

s/l

Total decisiones Encargado de La Rioja 0 1 13 1 13 13

42

Funcin

Decisin Ventas en zona

Sector Puesto Frecuencia Quin Modalidad ventas delega delegacin diaria Jefe de la rioja Ventas zonal

Lmite

Desarrollar las acciones necesarias tendientes al logro de los objetivos y

ventas

administracion
Generar ajustes en distribucion

s/l Verbal un perodo

semanal

Tipo de decisiones Observaciones E T O P NP Es Co 1 1 1 Por estar fuera de los rangos de venta histrico 1 1 1 Porque se defini que la venta anterior es incorrecta

11

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pagos compensatorios de clientes que son proveedores de la organizacin Atender cuestiones fuera de procedimiento y situaciones especiales. Desarrollar las acciones necesarias tendientes al logro de los objetivos y metas fijadas al Sector y del Departamento

1 Pasar deuda de una cuenta a otra semestral verbal s/l

1 Debe reunir ciertas condiciones de homogeneidad

1 Solo en lo refrente a la gestin del sector. Si afecta al dto u otros sectores, debe ser con anuencia del superior

Hacer modificar el sistema

semestral

verbal

s/l

metas fijadas al Sector y del Departamento

Reclamar informacin de venta demorada Cuando debe ser corregido los errores conceptuales de trabajo de quien brinda informacin para la tarea del sector Modificar funcionamiento del sistema de venta

1 diaria 1 s/l bimestral

Cuando la sucursal o contratista demora en entregar la informacin.

1 mensual particularidades 1 1 mensual segn contrato

Controlar los ndices Certificacin prefijados, su grado mayoristas de avance, y sugerir acciones correctivas en caso de desviaciones

Total decisiones Jefe de administracion 0 0 6 2

18

Funcin
Dirigir las operaciones generales del

Decisin Licencias ordinarias y salida del personal

sector Puesto Frecuencia Quin Modalidad delega delegacin semestral verbal

Lmite segn carga laboral del sector

Tipo de decisiones E T O P NP Es Co 1 1 1

Observaciones

12

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Solo en lo refrente a la gestin del sector. Si afecta al dto u otros sectores, debe ser con anuencia del superior

sector

1 mensual hasta 2 mensuales

Revertir pagos generados por circuito de debito automtico Cerrar cajas recaudadoras de bancos al da siguiente de su

1 semanal s/l diaria 1

Debe analizar si lo solicitado por el banco es correcto o no. Obliga a un cierre y analisis inmediato al dia siguiente.

13

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Autoriza carga de adhesiones a Deb. Automtico con documentacin faltante Cambio de fecha de afectacin de pago (no fecha de pago) en cupones de lotes de cobranza Cerrar caja recaudadora de cobranza con diferencias. Supervisar los Cerrar caja ajustes de recaudadora de asientos cobranza con con contables por existencia de movimientos extratemporales billetes falsos.
Evacuar dudas de los supervisados

1 bimestral s/l 1 bimestral hasta el 1/1000

Segn tipo de cliente, informando luego al superior. Ante error en la rendicin de bancos, informando luego al superior. Con inmediato seguimiento al dia siguiente A ms de dos situaciones al mes, se debe informar al superior e iniciar investigacin con anlisis de camaras de video.

1 semanal s/l

rcepcin.

Desarrollar las acciones necesarias tendientes al logro de los objetivos y metas fijadas al sector.

Modificar funcionamiento del sistema de Cobranzas

1 Solo en lo referente a la gestin del sector. Si afecta al dto u otros sectores, debe ser con anuencia del superior

trimestral

particularidades

Total decisiones Repartidores 0 0 8 0

24

Funcin

Decisin Aprueba / rechaza ajustes de facturacion

Sector Puesto Frecuencia

Quin delega

Modalidad delegacin

Lmite

Coordinar las ejecuciones de las remesas de facturacin y las facturaciones fuera de tiempo.

Solicitar se realice ajustes en la facturacin de algn cliente Cambio de vencimiento en remesas de

Enc. Sector Fact. Bajas Dem.

Sector Fact. Bajas Demandas

diaria

verbal

limitado

mensual

escrito por procedimeinto

hasta $2000 de crdito

1 semestral verbal hastas 3 das

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Tipo de decisiones Observaciones E T O P NP Es Co 1 1 1 requiere de anlisis y/o requerimeinto de mayor informacin. 1 1 1

Jefat. FyC

facturacin.

Licencias ordinarias y salida del personal Hacer Desarrollar las modificar acciones programa necesarias del sistema tendientes al de logro de los objetivos y metas facturacin de Bajas fijadas al sector Demandas
Dirigir las operaciones generales del sector

semestral

verbal

segn carga laboral del sector

Funcin

Decisin

Sector Fact. Medianas y Gdes. Demandas

Enc. Sector Fact. Med y Gdes Dem

Jefat. FyC

Cambio de vencimiento Controlar los ndices en remesas prefijados, su grado de de facturacin

avance, y sugerir acciones correctivas en caso de desviaciones

semestral

hastas 3 das verbal dentro del rango histrico del cliente 1 1 1 fuera del rango debe consensuar con superior

Cambio en los estado de marca del medidor

bimestral

15

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solo en lo refrente a la dentro de lo gestin del establecido en sector. Si afecta semestral verbal el al dto u otros procedimiento sectores, debe de facturacin ser con anuencia del superior Total decisiones Vendedores minoristas 0 0 5 1 4 5 0 15 Sector Puesto Frecuencia Quin Modalidad Lmite Tipo de decisiones Observaciones delega delegacin E T O P NP Es Co 1 1 1

Aceptacin de demora en la recepcin de informacin por parte de contratista Licencias Dirigir las operaciones ordinarias y generales del sector salida del personal Solicitar se realice ajustes en la facturacin de algn cliente Desarrollar las acciones Hacer necesarias tendientes modificar al logro de los programa del objetivos y metas sistema de fijadas al sector venta

1 mensual hasta 3 das de demora

semestral

verbal

segn carga laboral del sector

1 mensual escrita por procedimeinto hasta $2000 de crdito 1 dentro de lo establecido en el procedimiento de facturacin

semestral

verbal

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solo en lo referente a la gestin del sector. Si afecta al dto u otros sectores, debe ser con anuencia del superior

Diagnstico del sistema de decisiones de la empresa

A fin de realizar un adecuado diagnstico, har referencia a algunos aspectos que son de utilidad para entender el relevamiento realizado y, en funcin de ste, los inconvenientes detectados: Me encontr limitado totalmente a la posibilidad de entrevistar a la gerencia. y Supervisor dada su poca presencia en la ciudad por cuestiones de negociacin con los sindicatos. Asimismo ocurri con Encargado de la Rioja por ausencia de la misma por enfermedad ms licencia ordinaria, donde la informacin sobre este puesto me fue dada por su superior. El resto ha demostrado predisposicin razonable. Predomina la caracterstica de descentralizacin operativa, pero en muchos casos las decisiones tomadas deben ser informadas al gerente, generando una burocracia improductiva. Se percibe cierta reticencia a los cambios en los niveles operativos ms altos, como tambin cierto temor a perder la forma de actuar/decidir en algunos niveles medios y altos, la cual puede estar basada en la falta de confianza en las habilidades del personal en el cual debe delegarse. No hay delegacin de la gerencia. Se intuyen dos situaciones (supervisor y encargado de admnistracion) donde parecen no querer asumir ms responsabilidades que las existentes.

Se distingue coherencia razonable entre las funciones y las decisiones que deben ser tomadas por los puestos decisores, aunque cabe resaltar la existencia de muchas decisiones operativas que son tomadas por la Supervisorniendo ste la necesidad de estar ms abocado a
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decisiones tcticas de la empresa. Por lo expuesto los problemas detectados son:

a)

Se observa que la modalidad de delegacin utilizada con mayor frecuencia para

delegar hacia mandos operativos que hacia niveles inferiores es verbal. Especialmente en los sectores de vendedores minoristas b) Existen algunas decisiones que son tomadas en los niveles superiores y luego deben

ser informadas al nivel superior (gerencia). Estas decisiones no pueden ser revertidas, debido a su inmediata ejecucin luego de ser autorizadas. Por lo cual la existencia de dar a conocer lo decidido solo provoca un aumento de burocracia improductiva.

17

4-

Propuesta de cambio al sistema actual de decisiones Dada la caracterstica de la empresa, de particularidad verticalista, propondr cambios

mnimos a fin de no presentar nada extremo que pueda provocar rechazo o no sea considerado como beneficio para la organizacin. Para el nuevo planteo se ha tenido en cuenta la posibilidad de aplicar lo ms certeramente posible las dos reglas bsicas en un sistema decisorio, a saber: Las propuestas de cambios a cada situacin detectada, acorde a la numeracin que les otorgu, son: a) Pasar a modalidad de delegacin escrita (puede ser por procedimiento o instructivo) la

mayor cantidad posible de las decisiones que se delegan en forma verbal. b) i. Mayor delegacin: Delegar plenamente la decisin, sin necesidad de informar al superior. Basado esto en

el histrico de nunca haber tenido contradiccin de lo decidido. ii. Delegar con ms amplitud de lmite a un puesto nuevo entre supervisor y encargado de

la Rioja de sector, con anlisis de impacto en otros sectores. iii. Delegar plenamente con lmites claros de lo que se considera documentacin relevante

y documentacin secundaria. c) Generar dos puestos nuevos entre el nivel de repartidores y ventas minoristas para

poder delegar en ellos mayor cantidad de decisiones operativas.

5-

Elaboracin del manual de decisiones propuesto

Se adjunta nuevo cuadro de relevamiento aplicando los cambios propuestos.

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Gerente

19

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Funcin

Decisin

Dto. Puesto Frecuencia Quin Modalidad delega delegacin mensual

Lmite

Administrar los recursos a largo plazo y planificacin estratgica, procurando su optimizacin y garantizando la obtencin de objetivos acordados.

Ampliacin de la firma Control de ventas Pase a prdida de deuda Aprueba ventas Autoriza pago de facturas a contratistas Compra de materiales/ tecnologa Modifica vencimentos de facturacin

Tipo de decisiones Observaciones E T O P NP Es Co 1 1 1 Interviene para montos mayores a $30 mil 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Autoriza en ltimo orden el pase a prdida 1 1
Tercer entrega Barreneche | [Seleccione la fecha]

s/l semestral

anual diaria poltica anual

estratgico 1

Dirigir la programacin, metodologa y ejecucin de nuevos mercados Elaborar el Presupuesto General de la Empresa, de acuerdo a las polticas establecidas por la gerencia general, controlar su ejecucin, analizar y corregir en caso de desviaciones Dirigir los procesos de facturacin y cobranzas y custodiar los valores emergentes de esas operaciones

s/l 1 estratgico

semestral estratgico

1 Interviene en casos fortuitos para demoras de ms de 30 das 0 7 21

Total decisiones Gerencia de Administracin y Finanzas 2 3 2 2

20

JFyC
Funcin Decisin Aprueba / rechaza ajustes de facturacion Pase a perdida de deuda Dto. Puesto Frecuencia Quin delega Modalidad delegacin Tipo de decisiones E T O P NP Es Co en Crditos 1 1 1 hasta $30 mil 1 semestral 1 Dirigir las operaciones generales coordinando con los jefes y encargados de sector Excepta moras mensual escrita en procedimiento s/l . hasta $30 mil 1 1 Lmite Observaciones

mensual

Autoriza licencias ordinarias o gremiales o salidas de personal Aprueba devoluciones a clientes de depsitos en garantas. Evaluar la eficiencia Hacer operativa y modificar el programas en sistema

mensual

1 diaria hasta $ 30 mil 1

mensual

s/l

s/l solo lo referente al dto.

21

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1 controla y autoriza en segundo orden el pase a prdida 1 Solo se necesita su intervencin para moras de menos de1 ao de antiguedad o montos mayores a $30 mil Para toda la gente del Dto. Es autorizacin en 3er orden.

cuanto a aspectos de calidad y eficiencia en vista de mantener los sistemas de calidad certificados

informtico 1 semestral lo referente al dto. 1 Seleccionar la mejor tecnologa para el dto. 1 1 1 cuando impacta sobre otras reas, con concenso del las otras jefaturas pares 1 Decide la seleccion no la compra de la tecnologa.

Hacer modificar el sistema informtico

Guiar y/o intervenir las acciones a tomar de situaciones imprevisibles y/o fuera de procedimientos ordinarios.

anual

poltica

s/l

diaria

Es autorizacin en primer orden

Desarrollar las acciones necesarias Delegar tendientes al logro funciones en de los objetivos y su ausencia metas fijadas al departamento

semestral escrita por mail s/l

1 1

22

Tercer entrega Barreneche | [Seleccione la fecha]

Controlar y aprobar facturas de proveedores Autoriza pago referentes al de facturas departamento a cargo

Hasta $1000 sin Orden de escrita en Compra. procedimiento Hasta $5000 con Orden de Compra

1 1

Dirigir las operaciones generales coordinando con los jefes y encargados de sector

Tecnicas de seleccin / aptitud / actitud / correccin y aprobacin del examen /

espordicamente, segn necesidad poltica

1 Esta etapa es posterior a la entrevista que RRHH le hiciera al posible ingresante. 6 4 7 33

Total decisiones supervision. 1 6 4 5

23

Tercer entrega Barreneche | [Seleccione la fecha]

Funcin

Decisin Autoriza la toma de cheque de 3eros.

area Puesto Frecuencia Quin delega semanal

Modalidad delegacin

Lmite

Tipo de decisiones E T O P NP Es Co 1 1 1

Observaciones

s/l Desarrollar las acciones necesarias tendientes al logro de los objetivos y metas fijadas al departamento Pase a perdida de deuda semestral entre 1 y 5 aos de vencida

Excepta moras Autoriza licencias ordinarias o gremiales o salidas de personal Hacer modificar el sistema informtico Hacer modificar el sistema informtico

mensual

1 1 mensual escrita en procedimiento Jef s/l 1 1 lo referente al rea. 1 1 1 1

Controla y autoriza en primer orden el pase a prdida No autoriza moras mayores a $30mil Para toda la gente del Dto. Es autorizacin en 2do orden. s/l solo lo referente al rea 1 Cuando impacta sobre otras reas, con concenso de las otras jefaturas pares En caso de rechazo debe informar al superior
Tercer entrega Barreneche | [Seleccione la fecha]

Supervisar las acciones correctivas realizadas y a realizar para el mantenimeinto del sistema de calidad certificado Controlar la liquidacin de la contratista de Distribucin de correspondencia para su posterior aprobacin Atender cuestiones fuera de procedimiento y situaciones especiales del rea a

Cobranza

Jefatura

mensual

semestral

Controla y aprueba o no factura de contratsita Cambio de fecha de afectacin de pago (no fecha de pago) en cupones de lotes

mensual

segn contrato vigente

1 semestral Verbal s/l

Debe informar a otros sectores del dto. A los cuales afecta la decisin.

24

cargo

de cobranza

J rea C
Controlar los ndices prefijados, su grado de avance, y pauta acciones correctivas en caso de desviaciones. Dirigir las operaciones generales del rea 1 mensual dentro de un rango preestablecido 1 1 escrita en procedimiento s/l 1 1 1 1 1 33 1 1 Fuera del rango, se acuerda con superior.

J rea F

Modifica los montos a previsionar mensualmente Delegar funciones en su ausencia Habilitar funciones en el sistema

semestral mensual

Funcin

Decisin

area Puesto Frecuencia Quin delega Jefatura dto. Facturacion y Cobranzas Jefatura rea Facturacion mensual

Modalidad delegacin

Lmite en Crditos hasta $15 mil

Aprueba / rechaza ajustes de facturacion Autoriza Desarollar las acciones licencias necesarias tendientes ordinarias o al logro de los gremiales o objetivos y metas salidas de fijadas al rea. personal Aprueba devoluciones a clientes de

Tipo de decisiones E T O P NP Es Co 1 1 1

Observaciones

Facturacion

1 1 escrita en procedimiento s/l

mensual

Para toda la gente del rea. Es autorizacin en 2do orden.

diaria

hasta $ 15 mil

25

Tercer entrega Barreneche | [Seleccione la fecha]

Total decisiones la rioja 0 2 9 4

7 10

depsitos en garantas. Hacer modificar Supervisar las acciones el sistema correctivas realizadas y informtico
a realizar para el mantenimiento del sistema de calidad certificado

1 mensual s/l 1 desde 3 hasta 30 das semestral Hasta $1000 sin Orden de Compra. Hasta $5000 con Orden de Compra escrita por mail s/l mensual escrita en procedimiento 1 1

s/l solo lo referente al rea Se debe informar a datos donde impacte la decisin y al superior

Modifica vencimentos de facturacin

1 Es autorizacin en primer orden

Tercer entrega Barreneche | [Seleccione la fecha]

Controlar al liquidacin de la contratista de Ventas para su posterior aprobacin

Controla y aprueba o no, factura de la contratista Delegar funciones en su ausencia Habilitar funciones en el sistema

diaria

semestral

1 1 1 1 5

1 1 8 0 24

Dirigir las operacines generales del rea

Total decisiones Jefatura rea administracion 0 0 8 3 Funcin

Desarrollar las acciones necesarias tendientes al logro de los objetivos y

Decisin

Sector Puesto Frecuencia Quin delega mensual

Modalidad delegacin Escrito en procedimiento

Excepta moras

Tipo de decisiones Observaciones E T O P NP Es Co ms de 1 1 1 No autoriza a 5 aos moras mayores a de $30mil vencida

Lmite

26

metas fijadas al sector

Diferir moras y gastos varios Autoriza a cortar o no Autorizar reposicin de cheques rechazados mediante otro cheque Autoriza reconexiones urgentes Autorizar a qu cliente pague por transferencia o deposito bancario

1 semestral diaria 1 1 semestral s/l 1 1 mensual 1 semestral s/l 1

Lo habitual es que se pague en el momento de cobro.

1 1

1 1 Lo establecido es reponer con efectivo el rechazo.

bimestral

1 1

1 1 Esta modalidad no est habilitada como medio de pago. Para el personal del sector a cargo. Es autorizacin en primer orden 1 Analiza y elabora orden el pase a prdida con consultas en caso de duda 1 Consulta en caso duda

Dirigir las operaciones generales del sector Elaborar los ndices prefijados, su grado de avance y sugerir acciones correctivas en caso de desviaciones Dirigir las operaciones generales del sector

Autoriza licencias o salidas de personal

Pase a prdida de deuda Autorizar compensaciones de deuda con clientesproveedores

mensual

Escrita en procedimiento con aclaraciones verbales.

s/l

1 s/l

bimestral

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Atender cuestiones fuera de procedimiento y situaciones especiales.

1 Pasar deuda de una cuenta a otra semestral Escrita por procedimiento s/l

Debe reunir ciertas condiciones de homogeneidad 1 30

Total decisiones Encargado sector 0 1 9 0 10

Funcin

Decisin

Sector Puesto Frecuencia Quin delega

Modalidad delegacin

Lmite

hasta el 1/100 escrita por procedimeinto 1 s/l 1 1 1 1 1

semanal

Con inmediato seguimiento al dia siguiente A ms de dos situaciones al mes, se debe informar al superior e iniciar investigacin con

mensual

hasta 2 mensuales

28

Tercer entrega Barreneche | [Seleccione la fecha]

Autoriza carga de adhesiones a Evacuar dudas de Deb. Automtico los supervisados con documentacin faltante Cambio de fecha de afectacin de pago (no fecha de pago) en cupones de lotes de cobranza Supervisar los Cerrar caja ajustes de recaudadora de asientos contables cobranza con por movimientos diferencias. extratemporales Cerrar caja recaudadora de cobranza con con existencia de billetes falsos.

Tipo de decisiones E T O P NP Es Co 1 1 1

Observaciones

s/l bimestral Administracin

Jefatura de rea Cobranzas

Debe informar a otros sectores del dto. A los cuales afecta la decisin.

anlisis de camaras de video. Cerrar cajas recaudadoras de bancos al da siguiente de su rcepcin. Controlar que las rendiciones de las entidades habilitadas para el cobro rindan en tiempo y forma Desarrollar las acciones necesarias tendientes al logro de los objetivos y metas fijadas al sector. Revertir pagos generados por circuito de debitos automtico 1 diaria s/l semanal 1 1 1 1 1 Obliga a un cierre y analisis inmedito al dia siguiente. Debe analizar si lo solicitado por el banco es correcto o no. Solo en lo refrente a la gestin del sector. Si afecta al dto u otros sectores, debe ser con anuencia del superior

1 Modificar funcionamiento del sistema de Cobranzas

trimestral

particularidades

Funcin

Decisin

sector Puesto Frecuencia Quin delega Encargada sector Venta diaria Jefatura de Facturaci n Sector ventas

Modalidad delegacin escrita por procedimie nto

Lmite

Desarrollar las acciones Mandar a releer necesarias tendientes al estados de medidores logro de los objetivos y metas fijadas al Sector

s/l

Tipo de decisiones Observaciones E T O P NP Es Co 1 1 1 Por estar fuera de los rangos de venta histrico

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y del Departamento

Generar ajustes en marca de medidor y mandar a refacturar Reclamar informacin de venta demorada

Semanal

un perodo

1 diaria

Porque se defini que la venta anterior es incorrecta Cuando la sucursal o contratista demora en entregar la informacin.

Dirigir las operaciones generales del sector

Cuando debe ser corregido los errores conceptuales de trabajo de quien brinda informacin para la tarea del sector

s/l bimestral

Total decisiones Ventas 0 0 4 1

12
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Funcin

Decisin Aprueba / rechaza ajustes de facturacin

sector Puesto Frecuencia Quin Modalidad delega delegacin Fact. Bajas demandas \jefatura sector Fact. Bajas demandas escrito por procedimiento diaria

Lmite

Coordinar las ejecuciones de las remesas de Solicitar se facturacin y las realice ajustes facturaciones fuera en la de tiempo

Jefat. rea Facturacin

Tipo de decisiones Observaciones E T O P NP Es Co 1 1 1 Requiere de anlisis y/o requerimeinto de mayor informacin. 1 1 1

hasta $2000 de crdito

facturacin de algn cliente

mensual

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Dirigir las operaciones generales del sector Desarrollar las acciones necesarias tendientes al logro de los objetivos y metas fijadas al sector

Cambio de vencimiento en remesas de facturacin. Hacer modificar programa del sistema de facturacin de Bajas Demandas

1 semestral hastas 3 das 1 semestral dentro de lo establecido en el procedimiento de facturacin

Solo en lo referente a la gestin del sector. Si afecta al dto u otros sectores, debe ser con anuencia del superior 0 12

Total decisiones Encargada sector ventas minoristas 0 0 4 1

F MED

Funcin Dirigir las operaciones generales del sector Atender y controlar los pedidos de facturaciones por errores de venta Controlar los ndices prefijados, su grado de avance, y sugerir acciones correctivas en

Decisin Cambio de vencimiento en remesas de facturacin Cambio en los estado de marca del medidor Aceptacin de demora en la recepcin de informacin por parte de contratista

Sector Puesto Frecuencia Quin Modalidad delega delegacin Enc.Sector Facturacion Med y Gdes Demandas

Lmite

Fact. Medianas y Gdes Demandas

semestral escrita por procedimeinto Jefat. De Facturacin

hastas 3 das 1 1 1 Fuera del rango debe consensuar con superior

bimestral

dentro del rango histrico del cliente

1 hasta 3 das de demora

mensual

31

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Tipo de decisiones E T O P NP Es Co 1 1 1

Observaciones

caso de desviaciones

Total decisiones Encargada sector repartos 0 0 5 0

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Coordinar las ejecuciones de las remesas de facturacin y las facturaciones fuera de tiempo Desarrollar las acciones necesarias tendientes al logro de los objetivos y metas fijadas al sector

Solicitar se realice ajustes en la facturacin de algn cliente Hacer modificar programa del sistema de venta

1 mensual hasta $2000 de crdito 1 semestral dentro de lo establecido en el procedimiento de facturacin

Solo en lo refrente a la gestin del sector. Si afecta al dto u otros sectores, debe ser con anuencia del superior 0 15

Asimismo se hace notar la presencia de los dos nuevos puestos propuestos en el sistema de organizacin. 6-

Estrategias que se implementarn para vencer la resistencia al

cambio
En primera instancia hay que considerar que el cambio tiene un enfoque estructural, el cual es inducido desde el seno de la organizacin con una decisin de paulatina aplicacin. Para establecer algunas estrategias conviene analizar las ventajas y desventajas del cambio desde el punto de vista del personal afectado.

Las ventajas que presenta el nuevo sistema son:

Generar capacitacin sobre los RRHH. Estar establecido con mayor precisin (por estar escritos) los lmites de las decisiones. Se elevar el nivel de transparencia de la informacin para decidir. Dar certeza para alcanzar los objetivos en cada nivel. Provocar posibilidad de ascenso para cuatro personas ms el ingreso de dos. Habr una redistribucin de la tarea en mayor cantidad de personal.

Las desventajas podran ser:

Incertidumbre por desconocimiento de los nuevos jefes. Posibilidad de cambios en las formas de dar las instrucciones de trabajo. Perdida de poder. Posibilidad de cambiar la forma de trabajar en funcin de lo que soliciten los nuevos jefes. Por lo cual las estrategias convenientes para vencer la resistencia al cambio podrn basarse en: Comunicacin: Mediante reuniones generales del Dto. informar al personal qu es lo que est pasando, dando a conocer la necesidad que la Jefatura del Dto. tiene en dedicarse mayor cantidad de tiempo en anlisis de orden tctico.
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Que esta necesidad lleva a la conveniencia de delegar ms en pocas personas y simultneamente trabajar con ellos. Que estos cambios se hacen a fin de mantener organizado Dto. Que los cambios se producirn en ao entrante. Que los cambios nos afectarn positivamente a todos, y en especial a quienes renan los requisitos para poder ser promovidos en los nuevos puestos. Que quienes sean principalmente afectados en los cambios recibirn entrenamiento especfico. Que quienes quieran dar a conocer su opinin podrn hacerlo participando en las reuniones (como sta) para que todos la conozcan y tambin puedan opinar.

Capacitacin: La capacitacin de los RRHH, debe tener como objeto la de generar confianza en quienes la reciben a fin de que puedan tomar las decisiones con total tranquilidad. Dicha capacitacin tambin generar confianza en las jefaturas al momento de tener que delegar por conocer que las habilidades del personal han sido desarrolladas. Asimismo la generacin del sistema se encontrar controlado por tener establecido claramente los lmites de decisin.

Participacin: La misma deber inducirse a fin que la participacin de los empleados lleve a que los mismos deban comprometerse los logros de los cambios propuestos.

Negociacin con acuerdos: En caso que alguno sienta que pierde o no se siente beneficiado con los cambios, convendr
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negociar y acordar puntos concretos para saltear ese obstculo y proseguir con los cambios necesarios.

Coaccin implcita / explcita: Solo en los casos puntuales, el Jefe de Dto. podr ejercer esta estrategia con el solo objeto de llevar a cabo los decidido por la gerencia.

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