Descripcin de los manuales de organizacin, procedimiento y normas.

Manual de organizacin: es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementacin la correspondencia funcional entre puestos y estructura. Para la elaboracin del mencionado manual, se propone el seguimiento de 3 etapas, Estas etapas son: recabar informacin, anlisis de la informacin recabada e integracin del manual. Manual de procedimiento: El manual de procedimientos es un documento que describe las actividades que deben seguirse a la hora de las funciones de un sistema o unidad administrativa; el manual incluye los puestos o unidades que interviene detallando su responsabilidad y participacin, en este suele contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones, maquinaria o equipo de oficina a utilizar, junto con cualquier otro dato que pueda ser de auxiliar par la correccin de las actividades que se desempean dentro de la empresa. Otra cualidad es que se encuentra registrada y transmitida la informacin bsica referente a todas las unidades administrativas de la empresa esto facilita la elaboracin de las labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente. Utilidad: Da a conocer el funcionamiento interno por lo describe las tareas, la ubicacin y los requisitos de estos puestos junto con sus responsables de que estos funcionen, estos Auxilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que se describen en forma detallada las actividades de cada puesto de la compaa. Otra de sus funciones es de revisin o anlisis de los procedimientos de un sistema por lo que interviene en la consulta de todo el personal, que quiera ayudar a simplificar la ejecucin del trabajo y las delegaciones de autoridad entre otras situaciones. tambin para informar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin por lo que evita que se den fallas o errores en el sistema Contenido del manual: este debe poseer los siguientes contenidos: a) identificacin, b) ndice o contenido, c) prologo/introduccin, d)objetivos de los procedimientos, e) areas de aplicacin/alcance de los procedimientos, f) responsables g) polticas o normas de operacin, h) conceptos i) procedimientos (descripcin de las operaciones), j) formulario de impresor, k) diagrama de flujo l) glosario de trminos. Manual de normas: El manual de normas administrativas corresponde a un documento donde se especifican una serie de normas y procedimientos relacionados bsicamente con las novedades de personal tanto en lo relacionado con nmina, bonificaciones, incentivos de ndole interno y extralegal, vacaciones, permisos, etc.; como tambin las normas relacionadas con las acciones de carcter disciplinario. Este documento, aunque es aparte de los anteriores, tambin especifica un conjunto de procedimientos internos y recalca sobre los niveles de autorizacin requeridos para cada caso. No se debe confundir la finalidad de este documento con el reglamento laboral de la empresa, documento este que se refiere especficamente a las normas que delimitan el comportamiento y la convivencia de los empleados de la compaa

RECABACION DE LA INFORMACION: Para la realizacin de esta fase, es necesario el contar con tcnicas de investigacin que permitan recopilar un conjunto d e informacin para obtener el conocimiento a cerca de la estructura orgnica y funcional existente, tanto en lo formal como en lo real, de la institucin de referencia. Estas tcnicas para el efecto mencionado son: La investigacin documental y la investigacin de campo. 1.1. INVESTIGACION DOCUMENTAL: El empleo de esta tcnica permite captar la situacin formal de la institucin, esta se obtiene a travs del anlisis de sus documentos sobre los siguientes aspectos: MARCO JURIDICO. Es importante clasificar y analizar los documentos legales vigentes que definan el marco jurdico del cual se deriven las unidades administrativas y sus respectivas funciones y dichos documentos son entre otros, estatuto general, reglamentos, instructivos, acuerdos y/o circulares. Estos se consideran importantes para verificar, a su vez, si las funciones asignadas se encuentran respaldadas en las bases normativas de la institucin. OBJETIVO INSTITUCIONAL A partir del anlisis efectuado a los documentos legales, se contar con elementos suficientes para describir el objetivo primordial que se ha determinado para la institucin. Para este trabajo, tomamos como concepto de objetivo, " El propsito a cumplir mediante el desempeo de las funciones encomendadas a la institucin. ANTECEDENTES Obtener la informacin necesaria para efectuar la descripcin de la gnesis de la institucin indicando la ley o decreto que dio origen a la misma, e incluyendo la relacin de hechos sobresalientes de su desarrollo histrico. Es conveniente incluir los datos de las disposiciones jurdicas que hayan modificado cualquier aspecto de su organizacin en el proceso evolutivo de la institucin. 1.2. INVESTIGACION DE CAMPO. Es conveniente recurrir a las tcnicas de obtencin de informacin en forma directa, utilizando la entrevista, que es la forma empleada por los encargados de obtener la informacin, a travs del dilogo personal con los responsables de las distintas unidades operativas. Se aconseja utilizar un guin o cuestionario al respecto, en la cul se obtenga la sig. informacin. DESCRIPCION DE OBJETIVOS ESPECIFICOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA. En esta etapa de la investigacin, se recabar la informacin relativa a los objetivos especficos asignados a cada unidad administrativa lo cual permitir analizar la congruencia entre la naturaleza misma de las unidades en particular y dichos objetivos.

Para el desarrollo de este punto se seala como concepto de objetivo especfico: " El propsito a cumplir, con el desempeo de la funcin correspondiente a cada rea especfica ". ESTRUCTURA ORGANICA ACTUAL En este apartado se obtendr informacin que permita contar con la relacin de las dependencias que conforman la institucin, as como funcionarios que la integran y la ubicacin orgnica de ambos en la estructura orgnica institucional. Lo cual permitir efectuar una descripcin ordenada de los principales puestos y unidades administrativas. La informacin anterior permitir obtener una visin integral de la institucin a travs de la elaboracin de los organigramas actuales que muestren la conformacin estructural de la institucin, facilitando a su vez el anlisis y el estudio correspondiente. FUNCIONES ACTUALES Este aspecto es uno de los que preferentemente se requieren obtener a travs de entrevistas directas, a modo de recabar informacin sobre las funciones que son realizadas en los distintos puestos integrantes de la estructura orgnica vigente, para proceder a su trascripcin y anlisis especfico. Para este trabajo, tomamos como concepto de funcin " El conjunto de actividades, que interactan entre s para cumplir con el objetivo fijado a la unidad correspondiente. Tomando en cuenta el concepto anterior, se comprende la importancia que representa el conocer, las funciones que se realizan en los distintos puestos, para establecer su adecuada interrelacin y su congruencia para con la naturaleza misma de la unidad administrativa de adscripcin. PROGRAMAS Y/O PROYECTOS Con el fin de reforzar el conocimiento obtenido de los apartados anteriores, se considera conveniente recabar informacin referente a programas y/o proyectos a realizar o que se realizan en dichas unidades. Esta obtencin de informacin tiene como propsito, verificar si estos programas y/o proyectos son coherentes al carcter funcional de cada descendencia. 2.-ANALISIS DE LA INFORMACION. Una vez obtenida la informacin requerida para la elaboracin del manual, se proceder a su respectivo anlisis que comprende las actividades de revisin, identificacin, o ubicacin de los aspectos funcionales y estructurales de la institucin. 2.1. CLASIFICACION DE FUNCIONES. Una vez obtenidas las funciones que se realizan en los diferentes puestos, se proceder a efectuar su clasificacin, atendiendo 2criteriosde forma y contenido, lo cual facilitar una adecuada agrupacin de ellas. POR SU FORMA

-Similares -Equivalentes. POR SU CONTENIDO -Operacin. -Control. -Supervisin. -Coordinacin. -Programacin. -Evaluacin. -Asesora. 2.2. UBICACION DE FUNCIONES Una vez clasificadas las funciones bajo los criterios mencionados, ser conveniente ubicarlas considerando los siguientes aspectos: - Identificacin funcional de puestos y unidades con objetivos afines. - Agrupacin y reubicacin de funciones a sus puestos correspondientes, eliminando a su vez, duplicidad y sobrecargas de trabajo. - Asignacin congruente de los puestos en las unidades con afinidad funcional. - Agrupacin funcional por reas de las unidades encargadas de realizar funciones homogneas. Una vez efectuado el anlisis funcional con su correspondiente clasificacin y ubicacin de funciones, as como, detectadas las reas y unidades de ejecucin se debern conformar reas funcionales que correspondan adecuadamente a la instauracin de una nueva estructura funcional, jerrquicamente equilibrada, para satisfacer las necesidades de operacin, control y supervisin. 2.3. ANALISIS ESTRUCTURAL. La clasificacin obtenida en base al anlisis deber permitir detectar la naturaleza de las reas funcionales, entendiendo como tales: " El conjunto de unidades administrativas interrelacionadas, que realizan funciones de naturaleza similar para el logro de un objetivo comn " . 2.4. ELABORACION DE ORGANIGRAMAS En correspondencia al anlisis estructural, se deber realizar una respresentacin grfica de la estructura orgnica en gral. y de reas especficas de la institucin. Esta representacin grfica se mostrar a travs de organigramas que debern contener las siguientes caractersticas. - La ubicacin funcional. - Los niveles jerrquicos.

- Las lneas de autoridad y responsabilidad. - La naturaleza lineal o asesoramiento de la unidad de referencia. Para la elaboracin de estos organigramas se recomienda considerar los siguientes aspectos: CONTENIDO Se deber elaborar un organigrama de tipo gral. mostrando unicamente las principales unidades directivas, sealando la estructura de la institucin en su conjunto, tanto orgnica como funcional; presentando por separado en organigramas especficos cada una de las reas funcionales determinadas; en los casos que se requiera mayor detalle, resulta conveniente elaborar el respectivo a cada unidad directiva, para especificar sus puestos integrantes. Para facilitar la comprensin de las lneas de autoridad y responsabilidad, se recomienda elaborar los organigramas en forma vertical, al mostrar la forma ms apropiada para representar los distintos niveles de jerarqua existentes en la institucin. PRESENTACION Ttulo.- Nombre de la institucin de referencia. La indicacin de ser general o especfico ( De ser especfico, debe indicar el nombre del rea funcional o unidad especfica ) . Tamao.- Es conveniente que el tamao de su presentacin sea manuable y de fcil lectura. Forma (Vertical).- Se deben mostrar los principales niveles y lneas de autoridad, en escala ascendente de jerarqua. Las unidades de asesora, se indicarn en forma lateral directa, a la lnea inferior que se desprende dela unidad a la cual presta dicho apoyo. Fecha.- Se indicar la fecha de elaboracin y/o aprobacin formal. 2.5.-REVISION Y AUTORIZACION Las propuestas elaboradas que contengan aspectos trascendentes en cuanto a funciones, ubicacin o jerarqua de las unidades, es conveniente someterlos a revisin y autorizacin por parte de las autoridades competentes, a fin de asegurar la aceptacin y la aprobacin definitiva del docto. a su terminacin. 3.-INTEGRACION DEL MANUAL 3.1.-CODIGO NUMERICO Es necesario elaborar un cdigo numrico para facilitar la identificacin por reas funcionales y puestos. La identificacin debe corresponder ala clasificacin de las reas funcionales, as como a la estructura orgnica representada grficamente en el organigrama general y especfico a cada rea, por ejemplo:

1.0.-Asamblea de accionistas. 2.0.-Presidente. 3.0.-Gerente general. 3.0.1.-rea staff. 4.1.-Area de produccin. 4.2.-Area de mercadotecnia. 4.3.-Area de recursos humanos. 4.4.-Area de finanzas. 3.2.-DISEO DE FORMAS DE PRESENTACION Se debe elaborar una forma de presentacin del contenido, que presente la descripcin delos siguientes aspectos: - El rea funcional en la cual est ubicada la unidad administrativa correspondiente. - El nombre de la unidad administrativa correspondiente al puesto. - El objetivo de la unidad administrativa. - La dependencia orgnica de la unidad administrativa de referencia. - El puesto correspondiente con su respectiva clave numrica. - El captulo y los artculos del estatuto o reglamentos que dan base legal a las funciones asignadas. - Las funciones correspondientes al puesto en cuestin. 3.3.- CONTENIDO DEL MANUAL Como referencia a esta gua para elaborar el manual de organizacin y resumiendo sta, se propone que el contenido del manual de organizacin de la empresa sea la siguiente: A.- Presentacin. B.- Instrucciones. C.- Objetivos. D.- Organigramas - General

- Particular E.- Organizacin. F.- Funciones generales. G.- Descripcin de funciones