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07 de dezembro de 2005
ERRO COMETIDO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS 2: As prticas do gerenciamento do escopo inadequado tero graves conseqncias no sucesso do projeto
Embora muitos projetos sejam concludos com sucesso, todos ns tambm j nos envolvemos em projetos que no foram bem sucedidos. s vezes o projeto um desastre total - 100%. muito comum concluir um projeto com o prazo final estourado ou acima do oramento. Entretanto, geralmente h vrios nveis de interpretaes sobre o sucesso e o fracasso de um projeto. Supomos que voc fez um bom trabalho de definio e de planejamento do projeto. Voc est com o caminho livre, certo? No exatamente, depois que voc planeja o trabalho voc deve trabalhar o plano. Voc deve certificar-se de que o trabalho que voc concordou para entregar estar concludo dentro dos prazos e do oramento que foram alocados. Entretanto, muito comum uma vez que o projeto comea o cliente comear a solicitar mais trabalho (ou diferente trabalho) do que foi concordado originalmente. Esta a hora onde voc deve invocar o gerenciamento das mudanas do escopo. Caso contrario, as conseqncias sero que voc ter que concluir mais trabalho do que foi concordado e orado. Ou seja, voc est se dirigindo para o abismo.
projeto. De fato, se voc no estiver certo do que entregar e quais so os limites do projeto, voc no ter nenhuma possibilidade para obter sucesso. O gerenciamento do escopo um dos aspectos mais importante do gerenciamento de um projeto. Entretanto, se voc no fizer um bom trabalho de definio do escopo, gerenciar o escopo ser quase impossvel.
ERRO COMETIDO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS 3: Os Gerentes de Projetos no gerenciam os seus prprios planos de trabalho (Workplans) Primeiramente, Voc deve criar um bom plano de trabalho (Workplan)
Durante a primeira parte do projeto, o gerente do projeto deve investir um tempo adequado para definir e planejar o projeto. O resultado da definio do projeto a criao de um documento de Definio do Projeto (tambm chamado de Project Charter). O resultado do planejamento do projeto a criao de um Plano de Trabalho (Workplan). O Plano de Trabalho (Workplan) uma ferramenta vital para assegurar que o gerente e a equipe do projeto saibam o que eles necessitam fazer para concluir o projeto. Diferentes abordagens devem ser utilizadas nesta etapa de acordo com o tamanho do projeto. O Plano de Trabalho (Workplan) para projetos pequenos pode ser construdo sem muita formalidade. Geralmente os projetos maiores constroem um Plano de Trabalho (Workplan) utilizando um Plano de Trabalho (Workplan) precedente de um projeto similar ou constri um Plano de Trabalho (Workplan) a partir do nada utilizando a tcnica de Estrutura Analtica do Projeto (EAP). A EAP uma tcnica para ver o projeto em um nvel elevado, e ento subseqentemente decompor as atividades em partes menores e menores at obter uma viso total do trabalho que necessita ser executado.
Sinais de advertncias
Muitos gerentes de projetos pensam que a criao do Plano de Trabalho (Workplan) o final do esforo. H alguns sinais que indicam que o Plano de Trabalho (Workplan) no est sendo atualizado: So eles: O gerente do projeto no sabe indicar exatamente qual o trabalho que falta para concluir o projeto. O gerente do projeto no tem certeza se o projeto ser concludo dentro do prazo e do oramento.
O sinal geral que mostra que um projeto est com problemas que o gerente do projeto tem um Plano de Trabalho (Workplan), mas no compreende realmente o progresso obtido at este momento e quanto trabalho ainda falta para concluir o projeto. Quando isto acontece, a equipe do projeto no est sendo utilizada eficientemente nas atividades mais crticas. Finalmente, a equipe se aproxima do final do projeto e descobre que tm muito mais trabalho para concluir do que o esperado, porque as atividades programadas para serem completadas anteriormente no foram concludas. A equipe tambm pode descobrir que tm o re-trabalho a fazer, porque as etapas requeridas anteriormente no foram concludas.
Nunca h uma boa maneira para nivelar um Plano de Trabalho (Workplan) com a situao atual uma vez que o projeto j esteja em andamento. Tipicamente, quando voc chega a compreender a necessidade de atualizar o Plano de Trabalho (Workplan); seu projeto j est com problemas. Atualizar o Plano de Trabalho (Workplan) nesse ponto somente lhe mostrar a severidade dos problemas que voc tem. A melhor abordagem deve ser atualizar o Plano de Trabalho (Workplan) em uma base regular. As atualizaes semanais so as melhores, mas talvez em projetos grandes estas possam ser quinzenais. ________________________________________________________
O que soluo?
Alguns gerentes de projetos no sabem como se comunicar bem e so apenas comunicadores inadequados. Se voc acha que est neste grupo, voc deve procurar um treinamento ou um mentor para melhorar as suas habilidades. Entretanto, na maioria dos casos, os problemas com a comunicao no uma falta de habilidades, mas sim uma falta de foco. Muitos gerentes de projetos no do prioridade a comunicao. Quando se comunicam, tende a ser breve e nebuloso, como se estivessem tentando utilizar o mnimo de esforo possvel.
ERRO COMETIDO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS 5: A Falta de um bom gerenciamento da qualidade lhe conduzir a muitos problemas relacionados com a mesma
A qualidade est na mente do cliente, no na mente do gerente do projeto. A primeira coisa a entender sobre a qualidade que ela no definida pelo gerente ou pela equipe do projeto. A qualidade determinada pelo patrocinador do projeto e por seu cliente. s vezes h uma tendncia para pensar que 'a qualidade' significa material e equipamento de primeira qualidade e com defeitos zero. Entretanto, na maioria dos casos, o cliente no espera por uma soluo perfeita, devido a falta de capital, tempo, etc. Se houver somente pequenos problemas no deliverable de um projeto, o cliente ainda poder dizer que o projeto foi entregue dentro de um nvel elevado da qualidade. Por outro lado, um deliverable livre de defeitos em termos de design e um produto final que no satisfaz as necessidades do cliente no pode ser considerado como alta qualidade. A finalidade do gerenciamento da qualidade primeiramente compreender as expectativas do cliente nos termos da qualidade, e ento implementar um plano e um processo pr-ativo para satisfazer ou exceder estas expectativas.