08 GRFICOS DE ORGANIZAO 8.

.1 Conceito: a representao, na superfcie plana, de um objetivo, de uma relao, ou de um raciocnio esquematizado, objetivando visualizar a idia e facilitar a transmisso precisa de uma mensagem. 8.2 Objetivos - permite registro de informaes, cotidianas ou peridicas, de modo que o analista possa encontrar referncias para o estudo e a concluso; - agir, psicologicamente, no esprito pblico, transmitindo informaes sugestivas e expondo fatos verdicos de interesse geral; - apresentar dados numricos em forma visualmente simples, legvel e interessante; - tornar claros fatos que poderiam passar despercebidos em tabelas; - dispor de dados de modo que seja facilitada a comparao; - permitir que as comparaes se faam num relance, mediante o relevo dos fatos significativos; - retratar o passado, o presente e o futuro provvel. 8.3 Importncia Na transmisso de conhecimentos complexos a homens comuns que trabalham como funcionrios especializados, ou quando se busca o aumento da produo, e se faz necessrio transmitir ao homem comum, o know-how, isto se d atravs de treinamentos e grficos. O problema da aprendizagem est diretamente vinculado a percepo e fixao. A percepo proporcional ao estmulo dos sentidos em decorrncia da utilizao de recursos pedaggicos e audiovisuais. Mais de 80% da percepo humana se d atravs da viso. Assim, atravs de um grfico, a melhor forma de visualizar um esquema de raciocnio que equaciona o problema e evidncia a soluo. 8.4 Tipos de Grficos Existem vrias classificaes para os grficos, sendo objeto de nosso estudo os grficos de organizao, especificamente os seguintes: 01 - Organograma 02 - Harmanograma 03 - Grfico de Gantt 04 - Fluxograma 05 - PERT/CPM 02 Harmonograma o grfico descritivo do processo de funcionamento, visto que representa o fluxo de trabalho, indicando as operaes feitas, em que rgos, com quais executores e com que instrumento. Pode ainda indicar as distncias entre os rgos, os tempos de execuo de cada operao e os seus volumes (quantidade). 03 Grfico de Gantt Henry Lawrence Gantt, ao estudar o problema do salrio produtividade, verificou a necessidade de controlar o resultado da jornada de trabalho dos operrios ou equipe de 1

trabalho para que a remunerao fosse proporcional ao resultado efetivo do esforo aplicado. O grfico de Gantt permite atravs de um acompanhamento visual, que se verifique aquilo que deveria ser produzido e o que foi produzido numa jornada de trabalho e o resultado acumulado com as outras jornadas, utilizando-se de barras horizontais que refletem o desempenho e possibilita a percepo contnua das trs situaes: quantidade programada, quantidade realizada e somatrio das realizaes. O grfico pode ser planejado para dias, semanas, quinzenas, meses etc. A coluna vertical do grfico destina-se a colocao dos nomes dos funcionrios, agentes executores, equipe de trabalho ou programas; a coluna horizontal dividida entre os perodos que se pretende alcanar. O grfico de Gantt pode ser utilizado tambm para controle de gastos oramentrios, tempo de execuo, recebimentos, cobranas, receitas tarifrias, impostos etc., portanto sua utilizao possvel para qualquer tipo de programa estabelecido racionalmente. Hoje denominado cronograma. 04 Fluxograma a representao grfica que apresenta a seqncia de um trabalho de forma analtica, caracterizando as operaes, os responsveis e/ou unidades organizacionais envolvidos no processo. Atravs do fluxograma pretende-se evidenciar a seqncia de um trabalho, permitindo a visualizao dos movimentos lgicos e a correo dos ilgicos. A observao humana feita com a maior acuidade incapaz de perceber os detalhes de rpidos e complexos processos de comunicao, tornando-se assim imprescindvel a elaborao de grficos que possibilitem a visualizao e a reteno das operaes que formam uma tarefa, atravs da representao das diversas etapas ou fases do fluxo. A principal vantagem do fluxograma realizar a eliminao, a hierarquizao, a combinao e sincronizao de fases, objetivando a simplificao do trabalho. Vantagens - apresentao real do funcionamento de todos os componentes de um mtodo administrativo; - possibilidade de apresentao de uma filosofia de administrao, atuando, principalmente, como fator psicolgico; - possibilidade de visualizao integrada de um mtodo administrativo, o que facilita o exame dos vrios componente do sistema e de suas possveis repercusses tanto positivo quanto negativo; - propiciar os adequados levantamento e anlise de qualquer mtodo administrativo, do mais simples ao mais complexo; - propiciar o uso de convenes de simbologias, o que possibilita uma leitura mais simples e lgica do processo; - possibilidade de identificao mais fcil e rpida dos pontos fortes e fracos do mtodo administrativo considerado; e - propiciar a atualizao e manuteno do mtodo administrativo de maneira mais adequada, pela melhor clareza das alteraes introduzidas, incluindo suas causas e efeitos.

Simbologia do fluxograma No existe uma padronizao de convenes nas cincias da administrao e organizao aprovada em por congressos internacionais. So empregados quase que universalmente, certos smbolos, indicando suas funes e so aceitos pelas principais instituies, como forma de comunicao tcnica possibilitando que os grficos sejam facilmente entendidos. Tipos de fluxograma Fluxograma vertical: destinado representao de rotinas simples, com um limite aproximado de 30 passos e retrata o processamento analtico do fluxo de trabalho dentro de uma unidade administrativa ou de um centro de produo, constituindo em instrumento limitado para trabalho tcnico, tendo em vista a possibilidade de utilizar formulrio padronizado. Possui duas vantagens: - utilizando de formulrios padronizados, permite a manipulao por funcionrios de modesta formao tcnica. - permite o aumento da velocidade de preenchimento, pois os smbolos j se acham impressos, diminuindo a taxa de omisses e erros. O fluxograma vertical no adequado s grandes rotinas com numerosos passos, pois seu tamanho limitado. Fluxograma horizontal: neste tipo de fluxograma a rotina desenvolve-se semelhana de uma progresso da esquerda para direita. Os smbolos so desenhados dentro das respectivas faixas destinadas a cada agente de execuo, medida que caracteriza as fases ou passos da rotina de trabalho que esta sendo analisado, de modo que fique clara a visualizao do fluxo do trabalho. dotado de grande flexibilidade permitindo representar a separao ou ligao de diversos fluxos, assim como usar outros smbolos que facilitam a visualizao de passos tpicos do tipo do trabalho. Optamos por este tipo de fluxograma quando so poucos os agentes de execuo e cabe a cada um deles numerosas fases ou passos na rotina. Alm da vantagem de poder ser emendado, formando uma sanfona, pode reproduzir as rotinas mais extensas. Fluxograma diagonal: a seqncia do trabalho caminha da esquerda para a direita e de cima para baixo, sendo que os smbolos que identificam as fases da rotina devem ser desenhados dentro dos respectivos quadros, possibilitando representar de forma simples o fluxo. Assim com o fluxograma vertical, bastante conhecido e utilizado, diferindo deste por no ter smbolos impressos e exigindo uma maior qualificao tcnica para sua elaborao, utilizando de rguas especiais que possuem o gabarito dos smbolos. Fluxograma pictorial: neste tipo de fluxograma os smbolos e as convenes usuais nos fluxogramas verticais e horizontais, do lugar a representaes grficas sugestivas, alusivas idia que se quer expor e obedecendo a seqncia exata do fluxo. de grande valor esttico e promocional, no sendo utilizado em trabalhos essencialmente tcnicos, destinado a informar uma clientela que no sabe interpretar smbolos e convenes tcnicas, mas que se sensibiliza e se motiva diante dos desenhos pictricos sugestivos. Destinam-se aos leigos em organizao, funcionrios, operrios, fornecedores e

consumidores, que passa a compreender os aspectos principais de determinada rotina. As figuras representativas devem ser modernas, dinmicas e ajustadas ao esprito da poca. 05 - PERT-CPM PERT Programme Evaluation and Review Technique (Tcnica de Avaliao e Reviso de Programas). uma tcnica de planejamento e controle. Utiliza como dispositivo analtico fundamental, a rede, uma representao grfica do trabalho que deve ser executado para alcanar determinado objetivo. Foi utilizado pela marinha dos USA para planejar e controlar o desenvolvimento do mssil Polaris, que era a principal arma da frota de submarinos atmicos e um dos fatores de relevo do programa de defesa dos USA. Esta tcnica antecipou em cerca de dois anos a data de concluso do mssil, e ela foi adotada pelos departamentos de governo dos USA como um requisito padro na maioria dos seus empreendimentos de larga escala. Sua utilizao estava ligada ao interesse na reduo do tempo de execuo do empreendimento Polaris, independente do custo. Estavam envolvidos no projeto 250 empreiteiros e 9.000 subempreiteiros. CPM Critical Part Method (Mtodo do Caminho Crtico). Outro sistema pioneiro de anlise de redes desenvolvido pela companhia qumica Norte-Americana Du Pout de Nemours. O objetivo foi o controle do trabalho necessrio para a reforma geral de uma grande fbrica. Os custos totais eram importantes, e os planos traados visavam minimizlos. Portanto sua aplicao bsica visou a diminuio dos custos. Devido grande aplicao do PERT nas indstrias, importante que os administradores tenham noo dessas aplicaes e saibam como o PERT pode operar. Vantagens do PERT a- permite a elaborao de planos realistas, minuciosos, fceis de assimilar, que aumentam a possibilidade de se alcanar os objetivos fixados por um projeto. b- predio do tempo que ser exigido para executar o projeto e predio das incertezas envolvidas. c- localizao dos aspectos de um projeto que podero apresentar fatores de retardamento ou de bloqueio. d- reunio de informes acerca de recursos alocados que no esto sendo completamente utilizados. e- simulao de planos e distribuio de horrios alternativos. f- apresentao freqente de relatrios completos acerca do andamento do projeto. A Rede PERT Para a preparao de uma rede PERT, so necessrios dois elementos bsicos: atividades e eventos. Atividades: representada por flechas ( ), cada uma comeando e terminando em um ponto identificvel do tempo. a execuo efetiva de uma operao, consumindo tempo e/ou recursos. Eventos: um evento ocorre em um nico ponto do tempo. Usualmente vem associado a uma atividade para delinear um resultado definido com relao concluso do empreendimento. O incio e o fim de uma atividade so eventos, e so representados por um crculo no diagrama. 4

Na montagem da rede teremos vrias atividades, sendo que algumas no podero ser realizadas antes que outras sejam concludas. Portanto teremos as atividades precedentes e as subseqentes. Atividade dependente: qualquer atividade que parte de um evento uma atividade dependente de todas as atividades que chegam a esse evento. Atividade independente: qualquer atividade que no depende integralmente das atividades que chegam ao evento de onde ela partiu. Atividade fantasma: representada por uma seta tracejada (.........), com a direo da ponta da seta baseada no mesmo princpio adotado para as atividades normais. A atividade realizada para as necessidades de representao de uma seqncia lgica, sendo que este tipo de atividade no tem durao, nem necessita de recursos. Caminho crtico: caminho de atividade entre o evento inicial e o evento final de um projeto, representando o caminho mais longo ou mais desfavorvel dentro da rede. Pode-se Ter mais de um a caminho crtico numa rede. Cedo de um evento: o tempo necessrio para que o evento seja atingindo, considerando que no houve atrasos imprevistos nas atividades antecedentes. Tarde de um evento: a data limite de realizao de um evento. Qualquer execuo que passar desta data atrasar o projeto planejado.

Bibliografia 01 OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouas de. Sistemas, Organizao e Mtodos: Uma Abordagem gerencial. 19 ed. So Paulo, Atlas, 2010. 484p. 02 HOARE, Henry Ronald. Administrao de projetos aplicando anlise de redes (PERT CPM) 1. Ed. So Paulo: McGraw Hill do Brasil. 1976. 136p. 03 HIRSCHFELD, Henrique. Planejamento com PERT-COM e anlise do desempenho. 9. Ed. So Paulo: Atlas. 1987. 335p.