UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA SAN PEDRO SAC.

SAN MARCOS

TAREA: DOCUMENTACIN DEL ANLISIS DE SISTEMA DE LA EMPRESA INGENIERA IRC

CARRERA: INGENIERIA EN SISTEMAS DE INFORMACION CICLO 8VO. SEMESTRE CURSO: ANLISIS DE SISTEMAS CATEDRATICO: LIC. OTONIEL SNCHEZ

ESTUDIANTE EDWARD EVERARDO GONZALEZ NAVARRO

CARN: 0903-07-11451

2. INTRODUCCION: El presente informe contiene el anlisis de la empresa que se seleccion para realizar el estudio de su funcionamiento con el objetivo de satisfacer el prerrequisito del Curso de Anlisis de Sistemas del 8vo. Semestre de la Carrera de Ingeniera en Sistemas de Informacin; pero ms que eso se presenta un informe de las mejoras propuestas al sistema de la empresa seleccionada. Esta documentacin corresponde al anlisis del sistema de la Empresa Ingeniera IRC en l se detallan las oportunidades de mejoras encontradas para la empresa, se detallan los principales flujos de informacin, se ejemplifica a travs del diseo de los diagramas de flujos de datos la manera en la que fluye la informacin y se inicia el proceso del diseo del sistema con el desarrollo del diccionario de datos. Lo cual en resumen en esta documentacin se presentan las primeras 3 fases del Ciclo de Vida de Desarrollo de un Sistema (SDLC) que corresponden a Determinacin de Problemas, Oportunidades y Objetivos, Determinacin de los Requerimientos de Informacin, y Anlisis de las Necesidades del Sistema.

3. OBJETIVO GENERAL: Entender el funcionamiento de la empresa para poder comprender sus fortalezas y sus oportunidades de mejora. Determinar los problemas por los que atraviesa la empresa en este momento es fundamental para buscar soluciones que ayuden a fortalecer estos aspectos y as poder proponer soluciones que ayuden en el desempeo de las actividades bsicas de la empresa. As mismo aprender a desarrollar anlisis a sistemas basados en las herramientas y tcnicas indispensables para realizarlos de manera exitosa.

4. OBJETIVOS ESPECFICOS: Acercarse al funcionamiento de una empresa. Analizar su funcionamiento para determinar oportunidades de mejora. Evaluar junto con los miembros de la empresa los puntos prioritarios de mejora. Proponer soluciones eficaces a los problemas determinados. Utilizar las herramientas y tcnicas para desarrollar un anlisis de sistema. Desarrollar los roles principales de un analista de sistemas (consultor, experto en soporte tcnico y agente de cambio). Aprender a utilizar cada una de las fases de SDLC y los pasos que implican cada una de ellas. Interactuar realmente con el anlisis de un sistema real y propuestas de mejora Generar sistemas informticos que ayuden a automatizar los procesos vitales de Ingeniera IRC.

5. INDICE: DESCRIPCION 1. CARTULA 2. INTRODUCCIN 3. OBJETIVO GENERAL 4. OBJETIVOS ESPECIFICOS 5. INDICE 6. ANALISIS DE LA EMPRESA 6.1. DATOS GENERALES 6.2. OBJETIVOS DE LA EMPRESA 6.3. MISION 6.4. VISION 6.5. RESEA HISTORICA 6.6. INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESA 6.7. SERVICIOS 7. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 7.1. CRONOGRAMA DEL MES DE AGOSTO 7.2. CRONOGRAMA DEL MES DE SEPTIEMBRE 7.3. CRONOGRAMA DEL MES DE OCTUBRE 7.4. CRONOGRAMA DEL MES DE SEPTIEMBRE PGINA. 1 2 3 4 5-7

8 8 8 8 8 9 9

10 10 11 11

8. FASES DE ANLISIS DE LA EMPRESA 8.1. IDENTIFICACIN DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS 12 8.1.1. DEPARTAMENTO DE VENTAS 13 8.1.2. DEPARTAMENTO TCNICO 13-14 8.1.3. ESTIMACIN DE LOS ALCANCES DEL SISTEMA 14 8.1.4. ANALISIS DE VIALIBIDAD 15 8.1.4.1. VIABILIDAD TCNICA 15-16 8.1.4.1.1. EQUIPOS DE COMPUTO 16 8.1.4.1.2. RESULTADOS 16 8.1.4.2. VIABILIDAD ECONMICA 16-17 8.1.4.3. VIABILIDAD OPERATIVA 17 8.2. DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS 8.2.1. MAPA CONCEPTUAL DE PROCESO DE INVENTARIOS 8.2.2. MAPA CONCEPTUAL DE PROCESO DE COMPRA DE MECADERIA 8.2.3. MAPA CONCEPTUAL DE PROCESO DE VENTAS AL CONTADO 8.2.4. MAPA CONCEPTUAL DE PROCESO DE REDACCIN DE DOCUMENTO DE COBRO 8.2.5. MAPA CONCEPTUAL DE PROCESO DE RECEPCION DE EQUIPO DE COMPUTO 8.2.6. MAPA CONCEPTUAL DE PROCESO DE IMPUESTOS Y PAGOS 18 19 20 21 22 23 24
5

8.2.7. INSTRUMENTOS UTILIZADOS 8.2.8. RECOMENDACIONES 8.3. ANLISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA 8.3.1. DIAGRAMAS 8.3.1.1. DIAGRAMA DE CONTEXTO ACTUAL 8.3.1.2. DIAGRAMA 0 ACTUAL Y ANALISIS 8.3.1.3. DIAGRAMA HIJO PARA EL PROCESO DE SOLICITUD DE MERCADERIA 8.3.1.4. DIAGRAMA HIJO PARA EL PROCESO DE REVISION DEL PRODUCTO 8.3.1.5. DIAGRAMA HIJO PARA EL PROCESO DE VENTA DE MERCADERIA AL CONTADO 8.3.1.6. DIAGRAMA HIJO PARA EL PROCESO DE VENTA DE MERCADERIA AL CRDITO 8.3.1.7. DIAGRAMA HIJO PARA EL PROCESO DE PAGO DE IMPUESTOS 8.3.1.8. DETALLE DEL FLUJO DE DATOS PARA SOLICITUD DE MERCADERA 8.3.1.9. DETALLE DEL FLUJO DE DATOS PARA DEPOSITOS BANCARIOS 8.3.1.10. DETALLE DEL FLUJO DE DATOS PARA RECEPCIN DE MERCADERIA Y TRASLADO AL DEPARTAMENTO DE VENTAS 8.3.1.11. DETALLE DEL FLUJO DE DATOS PARA VENTAS AL CONTADO 8.3.1.12. DETALLE DEL FLUJO DE DATOS PARA VENTAS AL CRDITO 8.3.1.13. DETALLE DEL FLUJO DE DATOS PARA PAGO DE IMPUESTOS 8.3.1.14. DIAGRAMA DE CONTEXTO PROPUESTO 8.3.1.15. DIAGRAMA LGICO PROPUESTO 8.3.1.16. MATRIZ CLAE PARA INGRESOS 8.3.1.17. MATRIZ CLAE PARA MERCADERIA 8.3.1.18. MATRIZ CLAE PARA VENTA DE MERCADERIA CRDITO O CONTADO 8.3.1.19. DIAGRAMA FSICO FUNCIONAMIENTO PROPUESTO DE LA EMPRESA 8.3.1.19.1. COMPRA DE MERCADERIA 8.3.1.19.2. VENTAS AL CONTADO 8.3.1.19.3. VENTAS AL CRDITO 8.3.2. MATRIZ COMPARATIVA 8.3.3. MATRIZ COSTO-BENEFICIO 8.3.4. DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO SISTEMA IRC 8.3.5. FORMULARIO DE SOLICITU DE COMPRAS 8.3.6. DESCRIPCIN DEL FLUJO DE DATOS 8.3.6.1. FLUJO DE DATOS DE VENTAS 8.3.6.2. FLUJO DE DATOS PARA VENTAS AL CREDITO 8.3.7. DICCIONARIO DE DATOS

26-27 28 29 29 29 30-31 32 33 34 35 36 37 38

39 40 41

43 44 45 45 45 46 47 48 49 50 51 52 53-54 55 55-56 56 57
6

8.3.7.1. ENTIDAD DE USUARIO DEL SISTEMA 57 8.3.7.2. ENTIDAD DE EMPLEADOS 57-58 8.3.7.3. ENTIDAD PROVEEDORES 58 8.3.7.4. ENTIDAD CLIENTES 59 8.3.7.5. ENTIDAD PRODUCTO 59-60 8.3.7.6. PROCESO VENTAS AL CONTADO 60 8.3.7.7. DETALLES DE VENTA AL CONTADO 61 8.3.7.8. PROCESO VENTAS AL CREDITO 61 8.3.7.9. DETALLES DE VENTAS AL CREDITO 62 8.3.7.10. PROCESO DE PAGOS DE DOCUMENTOS POR COBRAR 62-63 8.3.7.11. ENTIDAD CHEQUES 63 8.3.8. FORMULARIOS DE ALMACENES DE DATOS 64 8.3.8.1. ARCHIVO MAESTRO DE EMPLEADOS 64-65 8.3.8.2. ARCHIVO MAESTRO DE PROVEEDORES 65-66 8.3.8.3. ARCHIVO MAESTRO DE CLIENTES 66 8.3.8.4. ARCHIVO MAESTRO DE VENTAS 67 8.3.8.5. ARCHIVO MAESTRO DE DETALLE DE VENTAS 67-68 8.3.8.6. ARCHIVO MAESTRO DE CHEQUES 68 8.3.9. COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES FINALES 69-70 9. HERRAMIENTAS Y SOFTWARE UTILIZADOS 10. CONCLUSIONES 11. BIBLIOGRAFIA 71 72 73

6. ANALISIS DE EMPRESA 6.1 DATOS GENERALES: Nombre: Ingeniera IRC Direccin: 9. Calle 5-03 zona 1 San Marcos. Tel.: (502) 7760-3137 Email: ingeniera_irc@hotmail.com Representante:Oscar Ernesto Chvez ngel

6.2 OBJETIVOS DE LA EMPRESA 6.3 VISION Consolidar a la empresa como lder en el Mercado de la informtica. Para satisfacer los ms refinados requerimientos del Mercado, a los precios ms competitivos, utilizando tecnologa novedosa y manteniendo el mejoramiento continuo de excelencia y tiempo de respuesta, as mismo buscar soluciones prcticas y rpidas para satisfacer las necesidades de nuestros clientes. 6.4 MISION: Brindar un servicio de alta calidad tanto en productos como en asesora tcnica, brindar soporte de calidad y estar a la vanguardia de los productos y servicio requeridos.

6.5 RESEA HISTORICA: La empresa es fundada originalmente con el nombre de Ingeniera R&C de Guatemala por Oscar Ernesto Chvez ngel y Jos Humberto Rosal Paz, en el ao 2,002. Fue fundada con el propsito de abarcar 3 areas las cuales son: Informtica, industria y construccin. A medida que el tiempo fue pasando el rea de informtica se fue afianzando de tal modo que se posiciono como el rea primordial en el trabajo de la empresa, no obstante el rea de industria y construccin se siguen trabajando pero de manera secundaria. En el ao 2008 la empresa deja de ser una sociedad y pasa a pertenecer a Oscar Ernesto Chvez ngel como nico propietario y as funciona hasta el da de hoy y toma el nombre actual de Ingeniera IRC Al da de hoy la dinmica principal de la empresa est enfocada al rea de informtica como actividad nmero uno dentro de la misma, y esta rea ser en la que nos enfocaremos dentro de ste anlisis.

6.6 INFORMACION GENERAL DE LA EMPRESA: Como se mencion anteriormente Ingeniera IRC dentro de su dinmica de trabajo cuenta con 3 reas importantes, haciendo la salvedad que en este anlisis nos enfocaremos al aspecto de informtica. Dentro de sta rea se cuentan con 3 departamentos claramente definidos los cuales son los siguientes: Gerencia, Departamento de Ventas y Departamento Tcnico. La gerencia es la encargada de coordinar, delegar funciones y verificar que los objetivos de la empresa definidos en la misin y visin de la empresa se cumplan. As mismo se encarga del manejo de las cuentas bancarias, enlace directo con los proveedores y la representacin legal de la empresa. El departamento de Ventas es el encargado de realizar la compra-venta de equipos de cmputo, suministros. El contacto directo de con los clientes y tambin con los proveedores se realiza en este departamento. Cuenta con 2 empleados especficos para este departamento, divididos de la siguiente manera: Una persona fija dentro de la tienda, la cual tiene como funciones bsicas la atencin al cliente, realizar los pedidos de mercadera a los proveedores, tomar los pedidos de los clientes y encargarse de la entrega dentro de la tienda. La otra persona es la encargada de las visitas a los clientes, y colaborar con el departamento de ventas. El departamento Tcnico es el encargado de dar mantenimiento tanto correctivo como preventivo a los equipos de cmputo, asesora tcnica y tambin atencin al pblico. Tambin se cuenta con un rea de internet para el pblico, que est ubicado en el mismo ambiente que el departamento de ventas y es atendido por los mismos empleados de ventas.

6.7 SERVICIOS: Estos son algunos de los servicios que presta la empresa. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Mantenimiento Preventivo y Correctivo. Compra-Venta de Equipos de Cmputo, accesorios y suministros Cableado Estructurado, Redes inalmbricas. Instalacin de Sistemas de Vigilancia Internet Asesora Tcnica

Previo a describir cada una de las etapas de anlisis del sistema presentamos el cronograma de actividades, el cual esta divido en meses para que sea ms ordenado.

7.CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 7.1 CRONOGRMA DE ACTIVIDADES DEL MES DE AGOSTO:

ago 2010

Id.

Nombre de tarea SELECCIN DE LA EMPRESA DE CASO DE ESTUDIO VISITA A LA EMPRESA Y PRIMERAS ENTREVISTAS ANALISIS DE LA EMPRESA, PRIMERA ENTREGA REDACCION DE PRIMER INFORME DE LA EMPRESA SEGUNDA VISITA A LA EMPRESA PARA RECABAR DATOS

Comienzo

Fin

Duracin
14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

1 2 3 4 5

16/08/2010 18/08/2010 19/08/2010 23/08/2010 30/08/2010

16/08/2010 18/08/2010 20/08/2010 23/08/2010 30/08/2010

1d 1d 2d 1d 1d

7.2 CRONOGRMA DE ACTIVIDADES DEL MES DE SEPTIEMBRE:

sep 2010

Id.

Nombre de tarea IDENTIFICACIN DE PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS ENTREVISTA CON LOS EMPLEADOS ANALISIS DE LOS DATOS DETECTADOS EN LAS ENTREVISTAS ANTERIORES ANALISIS DE LOS PRINCIPALES FLUJOS DE DATOS DE LA EMPRESA ENTREVISTA CON EMPLEADOS DEL AREA DE VENTAS

Comienzo

Fin

Duracin
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

1 2 3 4 5

08/09/2010 16/09/2010 20/09/2010 27/09/2010 27/09/2010

09/09/2010 16/09/2010 20/09/2010 27/09/2010 27/09/2010

2d 1d 1d 1d 1d

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7.3 CRONOGRMA DE ACTIVIDADES DEL MES DE OCTUBRE:

oct 2010

Id.

Nombre de tarea DISEO DE MTODOS DE RECOPILACIN DE INFORMACIN ENCUESTAS A LOS EMPLEADOS Y ANALISIS DE DATOS DETERMINACION DE LAS NECESIDADES DE INFORMACION INICIO DE REDACCIN DE FASE 1 Y FASE 2 DE ANALISIS DESARROLLO DE DIAGRAMAS DE CONTEXTO, DIAGRAMA 0 Y DIAGRAMAS HIJOS

Comienzo

Fin

Duracin
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

1 2 3 4 5

01/10/2010 06/10/2010 11/10/2010 18/10/2010 26/10/2010

01/10/2010 06/10/2010 13/10/2010 20/10/2010 28/10/2010

1d 1d 3d 3d 3d

7.4 CRONOGRMA DE ACTIVIDADES DEL MES DE NOVIEMBRE:

oct 2010 nov 2010 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

Id.

Nombre de tarea CONTINUACIN DE REDACCIN DEL INFORME DEL ANALISIS DESARROLLO DE DIAGRAMAS LOGICO Y FISICOS DEL SISTEMA CREACIN DEL DICCIONARIO DE DATOS DEL SISTEMA FINALIZACIN DE REDACCIN DE LA DOCUMENTACIN DEL SISTEMA ENTREGA DE DOCUMENTACIN DEL SISTEMA INICIO DEL DISEO DEL SISTEMA DISEO DE INTERFACES CODIFICACIN DEL SISTEMA REDACCIN DE DOCUMENTACIN DEL SISTEMA FINAL ENTREGA DEL SISTEMA FINAL DE INGENIERIA IRC

Comienzo

Fin

Duracin
25 26 27 28

1 2 3 4 5 6 7 8 9

26/10/2010 02/11/2010 03/11/2010 04/11/2010 05/11/2010 08/11/2010 10/11/2010 17/11/2010 25/10/2010

29/10/2010 02/11/2010 03/11/2010 05/11/2010 05/11/2010 09/11/2010 16/11/2010 18/11/2010 25/10/2010

4d 1d 1d 2d 1d 2d 5d 2d 1d

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8. FASES DE ANALISIS DE LA EMPRESA: 8.1 IDENTIFICACION DE PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES Y OBJETIVOS: Al realizar el anlisis de la empresa se pudieron identificar varios problemas y oportunidades de mejora dentro de los mismos departamentos de la empresa, a continuacin se mencionan varios problemas visibles dentro de la empresa, separados por departamentos: 8.1.1 DEPARTAMENTO DE VENTAS: Al analizar este departamento se determinaron varias oportunidades de mejora debido a que existen problemas puntuales sobre los cuales se puede trabajar para gestionar un sistema que ayude a realizar de manera ms fciles las tareas de la empresa. En la empresa se han utilizado varios sistemas orientados al manejo de inventarios y lo relacionado con el departamento de ventas. Algunos de ellos no han sido funcionales debido a que no se acomodan realmente a las necesidades de la empresa, y debido a que son sistemas generales poseen funciones que no son tiles a la empresa o carecen de algunas que son indispensables dentro de la empresa. Otro aspecto que ha sido causa de que los sistemas implementados no sean de utilidad es la falta capacitacin a los empleados por parte del proveedor del sistema, lo que tiene como resultado la mala utilizacin del sistema creando inconsistencias en el sistema. Otro problema tambin que se presentaba con el sistema anterior era que al momento de que el equipo de cmputo fallaba ya sea por infeccin de virus, problemas con el hardware del equipo el soporte tcnico no era lo suficientemente eficiente para poder dar soluciones rpidas a dicho problema. Lo cual tena como resultado que el proceso de ventas sufra inconsistencias porque durante el proceso de reparacin del equipo o reinstalacin del sistema se perdan las ventas realizadas en este lapso de tiempo. Y tambin se not que el proveedor del sistema nunca dejo los instaladores del mismo para realizar el mantenimiento de manera rpida. Otro problema visible es que la falta de un sistema de control tanto de ventas tiene como resultado el mal registro de las cuentas tanto por cobrar como por pagar de la empresa. La empresa cuenta con clientes los cuales compran al crdito a cierto tiempo estipulado, pero como no se cuenta con un sistema que lleve el control de las ventas al contado y crdito, se hace dificultosa la generacin de reportes de cobro para los clientes que tengan cuentas por pagar. De igual manera se presenta el mismo inconveniente al momento de saldar las cuentas por pagar con los proveedores que dan crdito a la empresa.

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8.1.2. DEPARTAMENTO TCNICO: El principal problema que presenta el departamento es la falta de fluidez de informacin para determinar el estado de progreso en el mantenimiento de un equipo en particular. A continuacin se presenta una imagen del formulario de recepcin de los equipos de cmputo.

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En la empresa se desea poder tener un sistema que pueda ayudar a llevar un mejor registro de los ingresos de equipos de cmputo, el proceso de mantenimiento y as mismo los equipos que han egresado del departamento tcnico. Aunque esta fase del proyecto podra ser una prxima actualizacin a medida que se logre implantar de manera eficiente el sistema de control de inventarios. 8.1.3. ESTIMACIN DE LOS ALCANCES DEL SISTEMA: Como se mencion anteriormente la principal oportunidad de mejora que se puede observar en Ingeniera IRC es el control del Inventario de la empresa y el control detallado de las Cuentas por Cobrar de parte de Ingeniera IRC. Se mencion por parte de los representantes de la empresa que esta es la principal actividad de la empresa por lo cual se requiere que se pueda contar con un control estricto del mismo. Por lo cual en este proyecto de Sistema de Informacin se delimitan los Alcances del mismo de la Siguiente Manera: Mdulo de Proveedores. Mdulo de Clientes Mdulo de Empleados. Mdulo de Ingreso de Inventario Mdulo de Ventas Mdulo de Ventas al Crdito. Reportes de Clientes Deudores Reportes de Ventas por Fecha y por Rango de Fechas.

Dejando claro que el mdulo de facturacin no se implementara en esta fase del sistema debido a no contar con los permisos correspondientes de la entidad estatal correspondiente que para este caso es la Superintendencia de Administracin Tributaria SAT. Llegando al Mutuo Acuerdo que el Sistema Gestor de Base de Datos a utilizar es: Microsoft SQL Server 2005, debido al soporte, tiempo de respuesta y sobre todo la integridad y seguridad de los datos. Tambin se llega al acuerdo que la Interfaz Grfica de Usuario (GUI) queda a discrecin del analista de Sistemas y de su equipo de programadores en base a las necesidades del diseo y habilidades de programacin de los antes mencionados. As mismo se llega junto a la gerencia de Ingeniera IRC que el mdulo de control de RMA no se implementara en esta fase del Sistema debido a falta de tiempo para poder implementarla pero a medida de que sea factible implementar dicho mdulo se har la correspondiente implementacin en una fase de Mantenimiento y mejora al sistema en el prximo entregable.

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8.1.4. ANALISIS DE VIABILIDAD: En base a la informacin recabada anteriormente y analizando los recursos con los que cuenta la empresa del caso de estudio, se puede determinar la viabilidad de este proyecto una vez determinados los alcances del mismo. Estudiando junto al personal de Ingeniera IRC acerca de los recursos y factores ambientales que puede tener influencia en la consecucin del xito de este proyecto se determina el siguiente anlisis de viabilidad del sistema en mencin: 8.1.4.1 VIABILIDAD TCNICA: En esta fase del anlisis de viabilidad se realiz el anlisis de la existencia de sistemas anteriores para determinar si era preciso agregar un nuevo mdulo al sistema existente si lo hubiera o si se opta por implementar un nuevo sistema desde cero obteniendo los siguientes resultados. En la empresa se han implementado varios sistemas para llevar el control de inventarios entre los cuales podemos mencionar: INVEX, As mismo la SUITE DE ASPEL entre la cual se incluyen las siguientes aplicaciones: ASPEL SAE ASPEL CAJA ASPEL RAE ASPEL BANCO ASPEL NOI ASPEL COI Como se puede observar son aplicaciones muy bien posicionadas en el campo empresarial y para una ilustracin Empresas como Intcomex de Guatemala utilizan parte de la Suite de Aspel. Al realizar las debidas consultar a los empleados de Ingeniera IRC de la razn por la cual no es utilizado estos sistemas, se indic por parte de ellos que estos sistemas fueron implementados sin la debida consulta a los mismos y sin la capacitacin correspondiente a los empleados. La razn principal del rechazo de los sistemas anteriores es debido a que los mdulos son muy complejos de utilizar, as mismo no son sistemas fcilmente adaptables. Se realiz la consulta a la Gerencia de la Empresa de cul haba sido la razn para adquirir dichos sistemas y se nos indic que el precio del Sistema se les oferto de manera muy econmica pero que nunca haban estimado el inconveniente de la complejidad del uso del mismo. As mismo se indica que la principal razn para no optar por la correspondiente capacitacin a los empleados es porque la Empresa desarrolladora de ASPEL ofrece la capacitacin para el uso del sistema a un costo de Q. 2,000.00 por persona en el curso Bsico teniendo una duracin de 15 horas.
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La Gerencia nos indica que es un costo que no estuvodispuestoadquirir. Lo cual llevo a la no utilizacin del Sistema ASPEL De manera paralela se realiza el correspondiente inventario de los equipos de cmputopropiedad de Ingeniera IRC y disponibles para el Departamento de Ventas. 8.1.4.1.1. EQUIPOS DE CMPUTO: Procesador Intel Pentium Dual Core E5400 (2M Cach, 800 MHZ FSB, 2,70 GHZ) 2 ncleos, 2 Hilos por Ncleo Memoria RAM DDR2 de 2GB marca Kingston de 800 MHZ Mother Board MarcaBiostar G31-M7 Socket LGA 775 Chipset Intel G31 / Intel ICH7 Disco Duro de 160 GB SATA II 3 Gb/s marca Seagate 7200 RPM Quemador de DVDs Marca LG SuperMulti Licencia del Sistema Operativo Windows XP Service Pack2 (ActionPack)

Por lo cual en base a estos 2 puntos mencionados tanto de los sistemas existentes y de la tecnologa de los equipos de cmputo con los que se cuenta se concluye en la viabilidad Tcnica: 8.1.4.1.1. RESULTADOS: La viabilidad de agregar un mdulo a los sistemas existentes no es viable debido a que ambos sistemas mencionados anteriormente son Sistemas Patentados por lo cual no hay manera de solicitar algn modulo personalizado para la empresa, por lo cual de determinar que es nicamente viable la opcin del diseo del sistema desde cero lo cual es el objetivo principal de este proyecto. En referencia a los equipos de cmputo con los que cuenta la Empresa satisfacen las necesidades requeridas para la nueva implementacin del sistema, por lo cual no es necesario realizar cambio alguno al equipo existente. Esta recomendacin se puedo establecer gracias al apoyo del personal de Ingeniera IRC y el rol de experto en Soporte Tcnico del analista del sistema. 8.1.4.2. VIABLIDAD ECONMICA: Como continuacin del estudio de viabilidad del proyecto, por parte de la empresa se ha mencionado en los gastos incurridos anteriormente en sistemas de alta eficiencia con los cuales se asuma que se solventaran el inconveniente que se tiene del manejo de los inventarios. Lastimosamente por no realizar el correspondiente estudio para la implementacin del mismo no se logr xito en estos sistemas. Lo cual llevo a la Gerencia a adoptar el no volver a implementar un sistema por las malas experiencias con los sistemas anteriores. En este sentido la viabilidad econmica de este proyecto y del Sistema propuesto no es problema debido a que la empresa no gastar para nada en la realizacin del mismo, ya que por ser por propsito estudiantil del analista, todas las fases del proyecto desde la
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determinacin de los problemas, oportunidades y objetivos hasta la implantacin del mismo ser totalmente gratis para la empresa. nicamente colaborando con el tiempo destinado por parte del Gerente y de los empleados de para recabar la informacin necesaria para garantizar el xito del proyecto propuesto. 8.1.4.3 VIABILIDAD OPERATIVA: En este aspecto sobre la viabilidad operativa del proyecto, se estim la voluntad del personal en cuanto a la disposicin de los mismos de utilizar el sistema propuesto, as mismo si estaran de acuerdo a colaborar en todas las fases posteriores a esta. Se indic por parte de la Gerencia la plena disposicin por parte de ellos en colaborar en todos los datos requeridos para poder llevar a buen puerto el sistema que propone este proyecto. Por parte de los empleados usuarios tambin se indic la disposicin para colaborar con este proyecto, colaborando en proporcionar informacin vital de transito mayor dentro de la empresa y en colaborar en las fases posteriores del sistema para poder realizar de manera fcil y entendible tanto el manejo de los datos como el diseo de las interfaces. Por lo cual se determina en conjunto a la Gerencia que el proyecto es viable desde los 3 puntos de vista fundamentales para poder llevar acabo el Sistema de informacin propuesto. As mismo se comprometen las partes involucradas tanto la Empresa como el Equipo de Anlisis y Diseo a colaborar en las fases venideras de este proyecto y mantenerse en constante comunicacin sobre el avance del mismo.

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8.2 DETERMINACION DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN: En esta seccin evaluaremos los principales requerimientos de informacin de la Empresa Ingeniera IRC y como a travs de los procesos de captura de datos por parte de la empresa se pueden llevar a cabo las principales actividades de la empresa. Por consiguiente empezaremos retomando las principales actividades de la empresa para poder partir de ah a desglosar cada una de ellas para realizar una determinacin eficiente de informacin. Los principales requerimientos de informacin por parte de la empresa vienen tanto del interior como del exterior de la empresa. Debido a la forma de operacin de la empresa se ha determinado la importancia de poder contar con informacin detallada de la siguiente manera: Es indispensable por parte de la gerencia poder contar con informacin histrica del funcionamiento de la empresa, as mismo para poder estimar si los objetivos de la empresa se estn obteniendo y hacer una medicin cuantitativa en base a la cantidad totalidad de ventas de la empresa. Esta informacin es la que ayudara a evaluar el verdadero desempeo de la empresa. Para este proceso de determina el inventario de la empresa una o varias veces por semana dependiendo de las necesidades de informacin, este proceso se realiza manualmente y se describe a continuacin a travs de mapas conceptuales:

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8.2.1 MAPA CONCEPTUAL DEL PROCESO DE INVENTARIOS

Como podemos ver este proceso es tedioso y demasiado complicado para cada uno de los empleados, as mismo no se puede determinar de manera clara el estado de los inventarios si son coherentes o si existen ambigedades entre ellos.

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Tambin es importante mencionar el proceso de compra de mercadera ya que es otra actividad de vital importancia dentro de la empresa. A continuacin se detalla esta actividad. 8.2.2 MAPA CONCEPTUAL DEL PROCESO DE COMPRA DE MERCADERIA

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De la misma manera es importante poder tener informes detallados de la existencia de mercadera para poder determinar la cantidad de X producto vendido mensualmente, los productos de mayor y menor trnsito en ventas. Mantener actualizado el inventario de la empresa para realizar los respectivos pedidos de mercadera para poder tener siempre existencia y poder satisfacer las necesidades de los clientes. As mismo poder tener el historial de los pedidos de los clientes y en qu cantidad han sido atendidos. Tambin otro flujo importante de informacin son las ventas al contado de productos, dicho proceso se describe a continuacin: 8.2.3 MAPA CONCEPTUAL DEL PROCESO DE VENTAS AL CONTADO

Otro flujo de informacin importante tanto para la gerencia como para la parte operativa de la empresa especficamente para el departamento de ventas es poder contar con informacin clara y precisa de las cuentas de los clientes que pueden acceder a productos al crdito. Este es uno de los principales flujos de informacin que se realizan en la empresa debido a que la empresa cuenta con clientes que necesitan el producto y posteriormente realizar el pago correspondiente. Para realizar esta actividad
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la empresa cuenta con documentos de cobro en formato de Microsoft Excel, el cual se almacena en disco duro de manera individual por cliente donde se detalla la cantidad de producto entregado al igual que la realizacin de la factura correspondiente de manera manual. En dicho documento de cobro se describen los siguientes datos: 8.2.4 MAPA CONCEPTUAL DEL PROCESO DE REDACCION DE DOCUMENTO DE COBRO

Debido al tipo de documento que se utilizar da cabida a que algunas veces los documentos se sobrescriban es decir que al momento de realizar un nuevo envi este se guarde con los datos actuales sin cambiar el nombre correspondiente del mismo y haya perdida de la informacin que almacenaba anteriormente. O tambin muchas veces el no almacenar dicha informacin lo cual crea ambigedad en la informacin de cada

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cliente. As mismo al momento de realizar abonos de los envos de crdito no es fcil poder determinar los saldos correspondientes de cada cliente. Tambin como parte de la empresa se encuentra el departamento Tcnico, en el cual se realizan las siguientes actividades: reparacin y mantenimiento de equipos de cmputo, servicio de redes, asesora tcnica entre otros. Para lo cual explicaremos de manera breve la principal actividad de este departamento el cual es la recepcin de equipos para mantenimiento tanto correctivo como preventivo. Al momento de que un cliente se acerca a las oficinas, alguno de los tcnicos realizar la recepcin del equipo de cmputo. Para lo cual se le extiende un documento manuscrito manualmente similar a un talonario de facturas en el cual se describen los siguientes datos: 8.2.5 MAPA CONCEPTUAL DEL PROCESO DE RECEPCION DE EQUIPO DE CMPUTO

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Cabe mencionar que esta actividad no se implementara en el sistema propuesto pero se describe en esta fase debido a la importancia de la actividad y la informacin vital que refleja. Otra actividad de vital importancia para la actividad de la empresa es el traslado de las facturas de compras y ventas para el clculo de los correspondientes impuestos. A continuacin se describe este proceso: 8.2.6 MAPA CONCEPTUAL DEL REDACCION DE IMPUESTOS Y PAGOS

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Bsicamente estos puntos mencionados son las principales actividades y flujos de informacin con los que cuenta la empresa en estudio.

Para este anlisis es preciso poder mencionar que los aspectos que un analista de sistemas debe evaluar que son los siguientes: El quin El qu El dnde El cundo El cmo

Se evaluaron en la descripcin de cada una de las actividades de la empresa sin ser necesario especificar cada uno de los roles correspondientes. Tambin se cuestion a la gerencia y a los empleados la razn de realizar las actividades de esta manera y se nos indic que la principal razn es por la costumbre de los empleados en realizar las actividades de esta manera y la comodidad para ellos para hacerlos de esta manera, as mismo se nos indic que hasta el momento no se ha pensado en realizar de otra manera las actividades De la misma manera al indagar del motivo por el cual las ventas diarias se apuntan en un libro de inventarios se indic que debido a que no exista un sistema que debitara del inventario directamente la venta se realizaba de esta manera, lo cual reflejo que este proceso no es confiable para determinar si hay variantes en el inventario y para estimar las ventas diarias y mensuales de la empresa. Pasando a otro punto importante de esta fase se realiz una encuesta a los empleados de la empresa, la cual tiene como principal objetivo estimar la manera en que los empleados ven este anlisis y su voluntad para colaborar con el mismo, as mismo se especifican en ella preguntas que son importantes para el diseo del sistema propuesto y de las interfaces.

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8.2.7.INSTRUMENTO UTILIZADO PARA LA ENCUESTA DE ACEPTACION, DISPONIBILIDAD DE USO DEL SISTEMA PROPUESTO Y REQUISITOS DE INTERFACES DEL SISTEMA

------------------------------------------------------------------------------------------------ENCUESTA EMPRESA INGENIERIA IRC ASPECTOS DE MEJORA EN LA EMPRESA Nombre del Encuestado:_________________________________________________________ Puesto:_______________________________ Departamento:___________________________ Tiempo de laborar:_______________________________

1.) De las siguientes opciones cul de ellas considera que es la principal causa de debilidad en la empresa en el acceso a informacin? a) Falta de informacin rpida c) Falta de inters de la empresa por un sistema de informacin b) Registros informacin anticuada

2.) De los Sistemas anteriormente utilizados podra mencionar cual fue la causa por la cual usted dejo de utilizarlo o nunca se interes en utilizarlo? a) Falta de Capacitacin b) Complejidad en su uso c) Errores Internos del sistema d) Falta de planificacin para su implementacin e) Mdulos complejos de usar c) Falta de inters en su uso 3.) Considera que es importante contar con un sistema de apoyo a las operaciones de la empresa? SI NO

4.) Estara dispuesto a utilizar un Sistema de apoyo a las operaciones de la empresa si fuera necesaria la implementacin de alguno de ellos? SI NO

5.) Cul de las siguientes caractersticas le gustara que se incluyeran en un sistema de informacin para Ingeniera IRC: a. Control de inventarios b. Control de cuentas por pagar c. Control de cuentas por cobrar d. Todas las anteriores e. Otras

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Especifique:_____________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 6.) De las siguientes cul cree que es la caracterstica ms de la interfaz de un sistema: a) Amigable c) Controles y botones novedosos e) otras Especifique:_____________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 7.) De las siguientes opciones cuales consideran que podran ser los mayores aportes del sistema? a) Informacin rpida b) Atencin rpida a clientes c) Mejor manejo de datos vitales e) Manejo eficiente de inventarios y otros d) facturacin eficiente f) otros b) Fcil utilizacin d) sencilla pero eficiente

Especifique:_____________________________________________________________ _______________________________________________________________________ 8). De forma breve podra indicar cul sera su postura al momento de utilizar un sistema de apoyo a las operaciones de la empresa: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ 9). De forma breve podra indicar si considera importante la implementacin de este sistema y si considera que puede beneficiarle en el desarrollo de sus tareas diarias: _____________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ Tambin puede realizar la encuesta en el siguiente link

http://polldaddy.com/s/87AD680C752CB56E -----------------------------------------------------------------------------

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8.2.8. RECOMENDACIONES Gracias a la informacin que revelo la fase anterior donde se identificaron los aspectos que son causa de problemas dentro del funcionamiento de la empresa. Como se mencion en los problemas del departamento de ventas, se plantean los siguientes aspectos: La principal solucin es la creacin de un sistema que pueda controlar el inventario de la empresa. Este sistema estara diseado en base a las necesidades de la empresa. Lo cual se logra gracias a la informacin establecida en las entrevistas y encuestas que se realizaron al personal de la empresa. Es esencial gestionar de manera eficiente las cuentas por pagar de los clientes. Debido a que en este momento no se cuenta con alguna herramienta que ayude a llevar un control eficiente de dichas cuentas por cobrar, recala en prdidas econmicas para la empresa. El objetivo es velar porque se tenga un estricto control en la gestin de las cuentas que se cobraran para poder tener datos reales y cantidades exactas. En el punto de la cuentas por pagar no es tan vital poder contar con un mdulo para esta seccin debido a que los proveedores de la empresa cuentan con los datos exactos de las deudas de la empresa, pero de desea por parte de la gerencia contar con ste mdulo para poder llevar un registro de los pagos realizados, los pagos prximos para evitar problemas de moras y recargos en los montos de las facturas y as evitar prdida de dinero por olvidos en los pagos. En el departamento tcnico de sea crear un sistema que pueda ayudar a llevar un mejor registro en los ingresos de equipos para reparaciones, el cual debe de tener como principal funcin poder generar informes del progreso de reparacin de los equipos para tener la informacin exacta a la mano para poder comunicarles a los clientes del estado y avance en la reparacin de sus respectivos equipos. Esto ayudara a determinar la prioridad de trabajo de los equipos, ya que en la empresa el orden de reparacin de los equipos es segn el ingreso de ellos. Aunque este ltimo modulo no se implementara en esta entrega como se menciona anteriormente en mutuo acuerdo con la gerencia de la empresa.

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8.3 ANALISIS DE LAS NECESIDADES DEL SISTEMA: Tomando como referencia las fases anteriores pero principalmente la fase nmero 2 del presente diseo donde se presenta de forma detallada cada una de las actividades que son parte que constituyen las funciones diarias de la empresa. Tomando en cuenta toda la informacin obtenida en la fase 2 se procede a hacer el correspondiente anlisis de los principales flujos de informacin de la empresa Ingeniera IRC y gracias a la colaboracin de su personal proporcionando informacin de vital importancia para el anlisis de las actividades se puede disear de manera grfica cada una de ellas, la cual dar una visin ms clara del funcionamiento de la empresa y como fluye la informacin vital de la empresa. A continuacin se presentan los principales diagramas del funcionamiento de la empresa as mismo los principales flujos de informacin.

8.3.1 DIAGRAMAS: 8.3.1.1 DIAGRAMA DE CONTEXTO ACTUAL

Informacin de compra

COMPRA DE MERCADERIA

0
Cantidad de producto y caractersticas solicitadas SOLICITUD DE PEDIDOS A PROVEEDORES

ETIQUETADO DE PRODUCTO

MERCADERIA Y DEPARTAMENTO DE VENTAS

Entrega de mercaderia

SOLICITUD DE MERCADERIA AL CREDITO

Cliente que solicita

Sistema de control de inventarios

Compromiso de mercadera al credito

Entrega Factura Correspondiente Servicio de venta VENTAS AL CONTADO

CLIENTES/ DEUDORES

Diagrama de flujo bsico del sistema actual de Ingeniera IRC, en el cual se describen las principales entidades que actan para realizar las actividades de la empresa. As mismo se denotan las entradas bsicas de informacin y como fluyen para generar las salidas correspondientes segn correspondan.

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8.3.1.2.DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS: FUNCIONAMIENTO ACTUAL DE LA EMPRESA DIAGRAMA 0

1 EMPLEADOS Solicita COMPRAR MERCADERIA

Empleados de ventas revisan el estado del pedido

2 REVISION DEL PRODUCTO

Envio de facturas recibidas

Calculo de utilidad y traslado a la sala de ventas Se emite documento de cobro y factura CLIENTES DEUDORES Solicita mercaderia al credito Se emite factura a su nombre

Se realiza el pedido PROVEEDORES Enva mercaderia Envio de facturas emitidas 3 VENTA DE MERCADERIA

4 CONTABILIDAD Realiza una compra

CLIENTE D4 Almacen de facturas

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ANALISIS Y EXPLICACIN DE LOS DIAGRAMAS ANTERIORES Como se puede observar en los diagramas anteriores en la empresa las principales actividades llevadas a cabo con la compra de mercaderas, la venta de mercadera al contado y al crdito. Como lo refleja el grfico anterior las principales actividades son desarrolladas por la interaccin de los principales miembros de la empresa. El flujo de datos que fluye tanto del interior como del exterior de la empresa es de vital importancia porque a travs de ella las actividades a desarrollar son cumplidas con eficiencia. El grafico demuestra que para la actividad de compra de mercadera dicha actividad es realizada por la entidad Empleados de la empresa, el cual observa la necesidad de adquirir nuevo productos para mantener existencia para satisfacer las necesidades de los clientes. Posteriormente se realiza el correspondiente pedido al proveedor seleccionado el cual se encarga de realizar correspondiente facturacin de los productos y l envi correspondiente. La segunda actividad esencial de la empresa es la recepcin de la mercadera. En la cual los empleados de la empresa tienen como principal actividad recibir la mercadera del transporte que se encarga del traslado de la misma. Posteriormente a este paso se realiza la debida revisin de la totalidad de la mercadera recibida para que el dato se coherente con la cantidad del producto facturado por parte del proveedor. Seguido al paso anterior, si todo el producto est acorde al pedido realizado se procede al clculo del precio de venta de la mercadera, y posteriormente el traslado a sala de ventas y a la bodega correspondiente para su disponibilidad para la venta a los clientes. Seguidamente se analiza el flujo de datos de las ventas de la empresa, en la cual hay dos modos de operacin ventas al contado y ventas al crdito: Las ventas al contado se realiza de manera manual, en la cual el cliente hace la solicitud de compra de los productos y los empleados procesan dicha solicitud, una vez terminada la venta se realiza el proceso de facturacin y la entrega del producto con su factura correspondiente. El proceso de ventas al crdito sigue la misma forma de operacin de la anterior con la salvedad que adicionalmente a este proceso se redacta un documento de cobro en el cual se detalla la mercadera entregada y la informacin correspondiente. De dicho documento se imprimen 2 copias una de las cuales queda en pertenencia del cliente solicitan y otra queda de constancia de cobro para la empresa con la respectiva firma. Lamentablemente el almacn de dichas hojas de cobro no es muy seguro lo cual da cabida al extravi de las mismas y por ende perdida de informacin valiosa para determinar el estado de cuentas de los clientes. Otro proceso es el pago de impuestos el cual cuenta con los siguientes pasos: se hace la recoleccin de las facturas de compras y ventas y se trasladan a la oficina encargada de contabilidad, donde se realiza la recepcin de las facturas y el debido clculo de los impuestos correspondientes, as mismo se genera el formulario de pago. Luego uno de
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los empleados de Ingeniera IRC se encarga de recoger el formulario mencionado, solicitar el pago a Gerencia ya sea al en efectivo o el cheque respectivo, dirigirse al banco correspondiente y realizar el pago del impuesto y el traslado del formulario pagado de nuevo a contabilidad para su almacn. Para su mejor comprensin a continuacin se detallan de manera grfica cada una de las fases individuales de los flujos de datos principales de la empresa. 8.3.1.3 DIAGRAMA HIJO PARA EL PROCESO: SOLICITUD DE MERCADERIA:
SOLICITA 1.1 PEDIDO DE MERCADERIA

SE HACE EL PEDIDO

1.2 RECEPCION DE SOLICITUD DEL PROVEEDOR

REALIZA 1.3 FACTURAR EL PEDIDO D1 Archivo Maestro de Facturas

TRASLADO DE PRODUCTO

1.4 RECEPCION DEL PEDIDO

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8.3.1.4. DIAGRAMA HIJO PARA EL PROCESO: REVISION DEL PRODUCTO

PEDIDO EXISTENTE

2.1 FACTURA EL PEDIDO SE SOLICITA

2.2 TRANSPORTE DE LA MERCADERIA

TRASLADA EL PEDIDO

2.3 CORROBORACION LA MERCADERIA SOLICITADA

2.4 EJECUTAR CALCULO DEL PRECIO DE VENTA REALIZAR

2.5 TRASLADO DE MERCADERIA A SALA DE VENTAS

REALIZAR 2.6 TRASLADO DE MERCADERIA A BODEGA

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8.3.1.5 DIAGRAMA HIJO PARA EL PROCESO: VENTA DE MERCADERIA (CONTADO)

TRASLADO DE MERCADERIA

3.1 SOLICITUD DE COMPRA DE MERCADERIA

3.2 REVISA EXISTENCIAS

SE PRODUCE

3.3 VENTA SATISFACTORIA

SE REALIZA 3.4 TRASLADO DE PRODUCTO

RALIZAR 3.5 FACTURACION 3.6 ENTREGA DE MERCADERIA

D1

Almacn de facturas

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8.3.1.6. DIAGRAMA HIJO PARA EL PROCESO: VENTA DE MERCADERIA (CREDITO) Nota: se denota con la misma numeracin que la anterior porque radican del mismo proceso
3.5 SOLICITUD SATISFACTORIA

RECEPCION REALIZAR 3.1 SOLICITUD DE MERCADERIA 3.6 TRASLADO DE PRODUCTO

REALIZA REALIZAR 3.2 VERIFICACIN DE CLIENTE 3.7 SE PRODUCE REDACCION DE DOCUMENTO DE COBRO 3.10 FIRMA DOCUMENTO DE COMPROMISO

SE PRODUCE REALIZAR 3.3 VERIFICACIN EXITOSA 3.8 RECIBE FACTURACIN ALMACEN DE DOC. DE COBRO EJECUTAR

VERIFICAR REALIZAR 3.4 EXISTENCIAS 3.9 ENTREGA MERCADERIA Y DOCUMENTOS

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8.3.1.7. DIAGRAMA HIJO PARA EL PROCESO: CONTABILIDAD Y PAGO DE IMPUESTO

REALIZAR 4.5 4.1 RECOLECCION DE FACTURAS DE COMPRAS Y VENTAS ELABORACION DEL FORMULARIO

REALIZAR

REALIZAR

4.2 TRASLADO DE FACTURAS 4.6 RECOGER FORMULARIO REALIZAR SE REALIZA SOLICITA

4.3 ENTREGA DE FACTURAS

4.7 REALIZAR CHEQUE DE PAGO EJECUTAR REALIZAR 4.4 CALCULO DE LOS IMPUESTOS 4.8 DEPOSITO BANCARIO

FORMULARIO PAGADO D1

ALMACEN DE FORMULARIO

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8.3.1.8. DETALLE DEL FLUJO DE DATOS PARA SOLICITUD DE MERCADERIA:

EMPLEADO

SOLICITA

PEDIDO DE MERCADERIA

Diagrama de Flujo para el proceso de solicitud y compra de mercadera: Un empleado se encarga de realizar el pedido de mercadera, los proveedores realizan la recepcin del pedido procesan la informacin del pedido realizan la correspondiente factura y comprobante, realizan el envi del producto el cual tiene como destino final el departamento de ventas de Ingeniera IRC

SE HACE EL PEDIDO

PROVEEDOR

FACTURA EL PEDIDO

ENVIA EL PRODUCTO

TRASLADO DE PRODUCTO

DEPARTAMENTO DE VENTAS
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8.3.1.9. DETALLE DEL FLUJO DE DATOS PARA DEPOSITOS BANCARIOS:

PEDIDOEXISTENTE

EMPLEADO

SE REALIZA EL PEDIDO

REALIZA

PROVEEDOR

DEPOSITO BANCARIO

Diagrama de flujo de datos para el proceso de Depsitos Bancarios: A raz del pedido realizado en el proceso anterior el proveedor proporciona el total del monto de la factura, dicho dato es recibido por un empleado de la empresa el cual se encarga de hacer la solicitud a Gerencia del cheque correspondiente para cubrir el monto del pedido, posteriormente se conduce a una de las agencias bancarias realiza el depsito y se dirige de nuevo a Ingeniera IRC para informar al proveedor de los datos del depsito.

INDICA EL TOTAL DEL PEDIDO

SE INFORMA DEL DEPOSITO

EMPLEADO DEL DEPTO DE VENTAS

EXTIENDE CHEQUE

PROVEEDOR

REALIZA

SOLICITUD DE CHEQUE

GERENCIA

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8.3.1.10. DETALLE DEL FLUJO DE DATOS PARA RECEPCION DE MERCADERIA Y TRASLADO AL DEPARTAMENTO DE VENTAS:

PROVEEDOR EMPLEADO

PEDIDO EXISTENTE REALIZA

FACTURA EL PEDIDO

CALCULO DEL PRECIO DE VENTA

SOLICITA EL SERVICIO

TRANSPORTE TERRESTRE

SE ENCARGA DEL PROCESO ANTERIOR

TRASLADO DE MERCADERIA A SALA DE VENTAS O BODEGA

TRASLADA EL PEDIDO

OFICINA DE INGENIERIA IRC

Diagrama de flujo de datos para el proceso de Recepcin de Mercadera y Traslado al departamento de ventas: Despus de realizadas los dos procesos anteriores el proveedor contacta a la empresa de transporte quien se encarga de trasladar la mercadera hasta la oficina de Ingeniera IRC, los empleados del departamento de ventas reciben el producto corroboran que todo el producto este conforme la factura y en buenas condiciones, se realiza el clculo del precio de venta y etiquetado de los productos y se traslada a la sala de ventas y a la bodega, cabe mencionar que no hay almacn de datos de los productos ingresados en un inventario

SE REALIZA

CORROBORACION LA MERCADERIA SOLICITADA

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8.3.1.11. DETALLE DEL FLUJO DE DATOS PARA VENTAS AL CONTADO:

CLIENTE CLIENTE

REALIZA EL PAGO DE LA TOTALIDAD REALIZA

Diagrama de flujo de datos para el proceso de Ventas al Contado:

CAJA CHICA COMPRA DE MERCADERIA

SE REALIZA ATIENDE LA SOLICITUD SE REALIZA FACTURACIN EMPLEADO

REVISA

TRASALDO DE FACTURA Y MERCADERIA

EMPLEADO EXISTENCIAS

Uno de los procesos de alta relevancia lo constituyen las ventas al contado, el proceso se describe de la siguiente manera: Un cliente se acerca a Ingeniera IRC y solicita la compra de productos, uno de los empleados se encarga de realizar el proceso de dicha venta corroborando para ellos la suficiente existencia de los productos solicitados este paso se realiza en todos los productos solicitados, una vez se ha concluido la solicitud de mercadera se calcula el total del pedido y el cliente cancela el valor en caja chica, se realiza la factura correspondiente, y la entrega de los productos al cliente junto a su factura

ENTREGA MERCADERIA Y FACTURA SE PRODUCE

VENTA SATISFACTORIA

CLIENTE

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8.3.1.12. DETALLE DEL FLUJO DE DATOS PARA VENTAS AL CREDITO:

CLIENTE DEUDOR SOLICITUD SATISFACTORIA EMPLEADO

Diagrama de flujo de datos para el proceso de Ventas al Crdito: Uno de los procesos de alta relevancia lo constituyen las ventas al crdito, el proceso se describe de la siguiente manera: Un cliente se acerca a Ingeniera IRC y solicita la compra de productos, uno de los empleados se encarga de realizar el proceso de dicha venta corroborando para ellos la suficiente existencia de los productos solicitados este paso se realiza en todos los productos solicitados, una vez se ha concluido la solicitud de mercadera se calcula el total del pedido y se detallan los productos en un documento de cobro, se realiza la factura correspondiente, y la entrega de los productos al cliente junto a su factura, y se solicita la el cliente firme la hoja de cobro para tener el comprobante, y se almacena dicho documento.

REALIZA TRASLADO DE MERCADERIA SE ENCARGA

SOLICITUD DE MERCADERIA EMPLEADO

ENTREGA MERCADERIA Y DOCUMENTOS

ATIENDE LA SOLICITUD REALIZA RECIBE

EMPLEADO SE PRODUCE

REDACCION DE DOCUMENTO DE COBRO

CLIENTE

REALIZA SE REALIZA FIRMA DOCUMENTO DE COMPROMISO FACTURACIN RECIBE EL DOC DE COBRO DETERMINA SE REALIZA EMPLEADO EXISTENCIAS TRASLADO DE MERCADERIA, DOC DE COBRO Y FACTURA

VERIFICACIN DE CLIENTE

ALMACEN DE DOC. DE COBRO

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8.3.1.13. DETALLE DEL FLUJO DE DATOS PARA PAGO DE IMPUESTOS:

ELABORACION DEL FORMULARIO DEPOSITO BANCARIO

EMPLEADO

REALIZA

RECOGE EL FORMULARIO DE PAGO

SE CONDUCE EL FORMULARIO DE PAGO

RECOLECCION DE FACTURAS DE COMPRAS Y VENTAS

CONTABILIDAD EMPLEADO

SOLICITA REALIZA ALMACEN DE DOCUMENTOS TRASLADO DE FACTURAS SE REALIZA CHEQUE PARA PAGO

Diagrama de flujo de datos para el proceso de Pago de Impuestos: En este proceso se trasladan todas las facturas tanto de compras como de ventas a la oficina encargada de la contabilidad, quienes se encargan de realizar el clculo de los impuestos y se realiza el formulario de pago. Se recoge el formulario y se solicita el total del valor del pago a Gerencia y se realiza el pago en cualquiera de los bancos del sistema, posteriormente dicho formulario es trasladado de nuevo a contabilidad para su almacn correspondiente

EXTIENDE CHEQUE RECIBE LAS FACTURAS

GERENCIA CONTADOR RECIBE EL CHEQUE REALIZA EMPLEADO CALCULO DE LOS IMPUESTOS

Gracias a la utilizacin de los diagramas anteriores es ms fcil poder establecer como la informacin fluye en la empresa, se puede identificar las principales actividades de la misma y las entidades tanto internas como externas involucradas para realizar cada una de las actividades. En base a esta informacin se puede disear un nuevo diagrama 0 y diagrama de contexto de subprocesos con las modificaciones correspondientes que el analista de sistemas propone para poder tener mejoras en el modo de operacin de la empresa y refleja cmo se puede beneficiar con la implementacin de un sistema de control deinventario para contar con informacin clara, precisa y eficiente de los procesos.

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8.3.1.14. DIAGRAMA DE CONTEXTOPROPUESTO

ETIQUETADO DE PRODUCTO

MERCADERIA Y DEPARTAMENTO DE VENTAS Informacin de compra COMPRA DE MERCADERIA

0
Cantidad de producto y caractersticas solicitadas SOLICITUD DE PEDIDOS A PROVEEDORES

Informacin de compras y ventas INFORMACIN A CONTABILIDAD

Entrega de mercaderia

Sistema de control de inventarios

Cliente que solicita SOLICITUD DE MERCADERIA AL CREDITO

Compromiso de mercadera al credito

CLIENTE

Entrega Factura Correspondiente

Servicio de venta VENTAS AL CONTADO Total Facturas Emitidas

Total Facturas Recibidas

FACTURACION

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8.3.1.15. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS: DIAGRAMA LGICO PROPUESTO

2 Registro de proveedores 1

Se entrega factura

Solicitud de crdito

Proveedores

Registro de proveedores

Clientes

Registro de Clientes

Registro de Clientes

Creacin de cuenta deudora

CLIENTES/ DEUDORES

Almacn Almacn Realiza una Compra

D1

Modulo de Proveedores

D2,D3

Modulo de Clientes

Seleccionar el proveedor

Entrega de Mercaderia Entrega de Mercaderia

Emite Factura con el producto adquirido Solicita Pedido

solicita 3 Proceso de Calculo de precio de venta 4 Emisin de documento de cobro 7

Empleado

Compra de Mercaderia

Venta de Mercaderia

Se solicita

Mercadera al Crdito

Se envan Facturas de Compras

Emisin de Factura

Se envan Facturas de ventas

Emisin de Factura

Contabilidad

Facturacin

Se entrega factura

D6

Archivo de Facturas

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8.3.1.16. Matriz CLAE para INGRESOS: C= CREAR, L=LEER, A=ACTUALIZAR, E=ELIMINAR ACTIVIDAD Registro Almacn Modificacin Eliminar Buscar PROVEEDOR CLIENTE EMPLEADO L L L C C C LA LA LA LE LE LE L L L VENTA C A CLE L PRODUCTO L C LA LE L

8.3.1.17. Matriz CLAE para COMPRA DE MERCADERIA: ACTIVIDAD Solicitud de compra Consulta de existencias Agregar ms productos a la venta Guardar venta Pago del pedido Quitar artculo del pedido PROVEEDOR L EMPLEADO L VENTA C LA A A LA LA A PRODUCTO L L A E

8.3.1.18. Matriz CLAE para VENTA DE MERCADERIA (CREDITO O CONTADO): ACTIVIDAD Solicitud de compra Consulta de existencias Agregar ms productos a la venta Guardar venta Pago del pedido Quitar artculo del pedido CLIENTE L EMPLEADO L VENTA C LA A A LA LA A PRODUCTO L L A E

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8.3.1.19. DIAGRAMA FISICO: FUNCIONAMIENTO PROPUESTO DE LA EMPRESA: DIAGRAMA FISICO DE MODULOS POR CUESTIONES DE ESPACIO LO DIVIDIEREMOS EN VARIAS VISTAS
SE LE ASIGNA ID 2 MODIFICAR REGISTRO DE PROVEEDOR SE LE ASIGNA ID 4 MODIFICAR REGISTRO DE CLIENTES SE LE ASIGNA ID 7 MODIFICAR REGISTRO DE DEUDORES

PROVEEDORES

PROPORCIONA DATOS

CLIENTES

PROPORCIONA DATOS

DEUDORES

PROPORCIONA DATOS

PANTALLA DE INGRESO

ALMACEN

PANTALLA DE INGRESO

ALMACEN

PANTALLA DE INGRESO

ALMACEN

1 ALMACENAR NUEVOS PROVEEDORES ALMACEN D1,D2 ARCHIVO MAESTRO DE PROVEEDORES

4 ALMACENAR NUEVOS CLIENTES ALMACEN D1,D2 ARCHIVO MAESTRO DE CLIENTES

6 ALMACENAR NUEVOS DEUDORES ALMACEN D6,D7 ARCHIVO MAESTRO DE CLIENTES

SE LE ASIGNA ID 4 MODIFICAR REGISTRO DE CLIENTES

V 3 MODIFICAR REGISTRO DE EMPLEADOS PRODUCTO VERIFICAR DATOS

EMPLEADOS

PROPORCIONA DATOS

PANTALLA DE INGRESO

ALMACEN

PANTALLA DE INGRESO

ALMACEN

1 ALMACENAR NUEVOS EMPLEADOS

ALMACEN

D3,D4

ARCHIVO MAESTRO DE EMPLEADOS

4 ALMACENAR NUEVOS PRODUCTOS ALMACEN D1,D2 ARCHIVO MAESTRO DE CLIENTES

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8.3.1.19.1. DIAGRAMA FISICO: FUNCIONAMIENTO PROPUESTO DE LA EMPRESA: DIAGRAMA FISICO DE COMPRA DE MERCADERIA VISTA INDIVIDUAL
SE LE ASIGNA ID SE LE ASIGNA ID 2 MODIFICAR REGISTRO DE PROVEEDOR VERIFICAR DATOS 4 MODIFICAR REGISTRO DE PRODUCTOS

PRODUCTO

PROVEEDORES

PROPORCIONA DATOS

PANTALLA DE INGRESO PANTALLA DE INGRESO ALMACEN

ALMACEN

8 1 ALMACENAR NUEVOS PROVEEDORES ALMACEN D1,D2 ARCHIVO MAESTRO DE PROVEEDORES CONSULTA DE DATOS ALMACENAR NUEVOS PRODUCTOS ALMACEN D8,D9 ARCHIVO MAESTRO DE CLIENTES

SE LE ASIGNA ID 4 MODIFICAR REGISTRO DE EMPLEADOS

DATOS DEL PROVEEDOR

SI ES PRIMERA VEZ QUE SE COMPRA

EMPLEADOS

PROPORCIONA DATOS

10 COMPRA DE MERCADERIA DATOS DE EMPLEADO ACTUALIZACION DE ARCHIVO MAESTRO

PANTALLA DE INGRESO

ALMACEN

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3 ALMACENAR NUEVOS EMPLEADOS ARCHIVO MAESTRO DE EMPLEADOS CONSULTA DE DATOS ALMACEN MANUAL D10 ALMACEN TEMPORAL DE FACTURAS DE COMPRAS

ALMACEN

D3,D4

8.3.1.19.2. DIAGRAMA FISICO: FUNCIONAMIENTO PROPUESTO DE LA EMPRESA: DIAGRAMA FISICO DE VENTAS AL CONTADOS VISTA INDIVIDUAL SE LE ASIGNA ID
SE LE ASIGNA ID 9 MODIFICAR REGISTRO DE PRODUCTO PROPORCIONA DATOS 4 CLIENTES MODIFICAR REGISTRO DE CLIENTES

PRODUCTO

VERIFICAR DATOS

PANTALLA DE INGRESO PANTALLA DE INGRESO ALMACEN ACTUALIZACION DE EXISTENCIA DE PRODUCTO(S) 3 8 ALMACENAR NUEVOS PRODUCTOS ALMACEN D8,D9 ARCHIVO MAESTRO DE PRODUCTOS ALMACENAR NUEVOS CLIENTES ALMACEN D3,D4

ALMACEN

ARCHIVO MAESTRO DE CLIENTES

CONSULTA DE EXISTENCIAS

INFORMACIN DEL PRODUCTO

11 VENTA DE MERCADERIA CONSULTA INFORMACION DEL CLIENTE

REALIZAR PROCESO MANUAL 13 TRASLADAR PRODUCTOS Y FACTURA 12 PROCESO MANUAL FACTURACION PROCESO MANUAL D12 ALMACEN TEMPORAL DE FACTURAS EMITIDAS

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CLIENTE

ENTREGA

8.3.1.19.3. DIAGRAMA FISICO: FUNCIONAMIENTO PROPUESTO DE LA EMPRESA: DIAGRAMA FISICO DE VENTA AL CRDITO VISTA INDIVIDUAL SE LE ASIGNA ID SE LE ASIGNA ID
PROPORCIONA DATOS 7 MODIFICAR REGISTRO DE DEUDORES VERIFICAR DATOS 9 MODIFICAR REGISTRO DE PRODUCTO

DEUDORES

PRODUCTO

PANTALLA DE INGRESO

ALMACEN

PANTALLA DE INGRESO

ALMACEN

6 ALMACENAR NUEVOS DEUDORES ALMACEN D6,D7 ARCHIVO MAESTRO DE CLIENTES CONSULTA DE DATOS

8 ALMACENAR NUEVOS PRODUCTOS ALMACEN D8,D9 ARCHIVO MAESTRO DE PRODUCTOS

INFORMACIN DEL DEUDOR

14 VENTAS AL CREDITO

CONSULTA EXISTENCIA

SI DEUDOR NO EXISTE

INFORMACION DEL PRODUCTO ACTUALIZACION DE EXISTENCIA DE PRODUCTOS(S)

PROCESO AUTOMATIZADO

15 DESARROLLAR DOCUMENTO DE COBRO

PROCESO MANUAL

D15

ARCHIVO MAESTRO DE DOCUMENTOS DE COBRO

PROCESO MANUAL 16 TRASLADAR PRODUCTOS Y FACTURA Y DOCUMENTO DE COBRO 12 PROCESO MANUAL FACTURACION PROCESO MANUAL D12 ALMACEN TEMPORAL DE FACTURAS EMITIDAS

DEUDOR

ENTREGA

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La principal diferencia entre el sistema de procesos actual y el propuesto radica principalmente en el sistema propuesto utiliza almacn de datos en la mayora de los procesos a realizar. As mismo las principales actividades de ventas al contado y al crdito se realizaran en el sistema que se propone lo cual ayudara en la automatizacin de los procesos de la empresa. Dicha automatizacin contribuir a poder contar con informacin precisa y concreta sobre los aspectos a indagar y evitar la prdida de informacin vital para las actividades y las redundancias de datos y procesos que con frecuencia se dan. Tambin contribuir a reducir el trnsito de papeleo sobre las cuentas y ayudar a generar reportes eficientes y eficaces de informacin vital. A continuacin se presenta una matriz comparativa de los procesos realizados en la empresa del modo actual de realizacin y el sistema propuesto por el analista de sistema. 8.3.2. MATRIZ COMPARATIVA

Como podemos observar el sistema propuesto propicia mejoras en actividades deficientes de la empresa como lo son inventarios actualizados y controles en cuentas por cobrar.

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8.3.3. MATRIZ COSTO-BENEFICIO Tambin se presente una matriz Costo-Beneficio de las actividades para fundamentar de mejor manera la implementacin del sistema propuesto. Esta matriz no presentara datos cuantitativos de mejoras sino datos cualitativos. MATRIZ COSTO-BENEFICIO DEL SISTEMA PROPUESTO Caracterstica Costo Beneficio Medio Deteccin de oportunidades de Anlisis del sistema actual mejora Bajo Optimizar las actividades para Mejoras en los procesos hacerlas ms eficientes actuales de la empresa Bajo Informacin ordenada por entidad Dividir entidades en mdulos individuales Medio Informacin segura e integra Almacn de Datos en Base de Datos Nada No es necesario por el momento Actualizacin de equipos de actualizar los equipos computo Bajo Informes en tiempos precisos y Acceso a informacin Vital de justo en el momento necesario manera rpida Medio Aceptacin del nuevo sistema por Capacitacin de los empleados parte de los empleados Pueden existir deficiencias al inicio pero una vez realizada la adaptacin los empleados Alto Adaptacin al nuevo sistema realizaran de mejor manera sus actividades Bajo Mejor atencin a los clientes Mejoras en tiempos de respuestas Bajo El sistema estar diseado de Diseo del Sistema propuesto manera exclusiva para Ingeniera IRC Generar mejoras en las actividades antes mencionadas y el mantenimiento asegurara que Medio Implementacin y los datos sean ntegros y mejorara Mantenimiento las funcionalidades del sistema Como se observa el costo del nuevo sistema es relativamente bajo para la empresa en relacin con los aspectos que abarca, el costo se hace mnimo gracias a que se realiza el diseo en base al proyecto final del Curso de Anlisis de Sistemas de la carrera de Ingeniera en Sistemas correspondiente al 8vo. Semestre de la Universidad Mariano Glvez. Ya que este tipo de anlisis se encarece en los costos que implica realizar el anlisis y el diseo del sistema, en el pago del analista y su grupo de colaboradores pero en este proyecto no habr tal costo debido a las razones ya explicadas. A continuacin se presenta diagramas de Causa y Efecto (pescado o de Ishikawa) que ayudaran comprender de mejor forma los procesos y el sistema propuesto

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8.3.4. DIAGRAMAS DE CAUSA Y EFECTO INGENIERIA IRC

PROYECTO EN GENERAL
TIEMPO CALIDAD Equipos Interfaces DISEO Funcionamiento s Recopilacin RECURSOS COSTO LIMITADO S ALCANCE Cumple los Baja en costos Objetivos ACORTA Obje PROYECTO Ejecucin eficiente Satisface las Aumento en costos necesidades EXTIENDE Retraso en proyecto Estructurado Objetivos no claros Aprobado COMPLEJIDAD Manuales Listo para implantacin Diccionario de datos DOCUMENTACION Pseudocdigo CODIFICAR
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INFORMACIN Personas Informacion Anlisis

Patrocinio PROYECTO Sueldos Mejoras SE EXTIENDEN SISTEMA Desarrollo

Entregables a Bien establecido tiempo CROGRAMA Estructurado

Retroalimentacin Alta EFICIENCIA Deficiente Amigable ERRORES

CREATIVIDAD Incremento Novedoso Elegante en tiempo y costos Modelo ER DOCUMENTACION

SATISFACTORIA

PARADIGMA Orientado a objetos Satisfaccin de Procedimental CAMBIOS DEL Requerimientos y necesidades fallida NEGOCIO Volver a codificar

FALLIDA

Objetivos claros COMUNICACIN EFICIENTE Satisfaccin de Requerimientos y necesidades

D. de flujo D. NassiSchneriderm DISEO an

ESCUCHAR

PROBAR

8.3.5. FORMULARIO DE SOLICITUD DE COMPRAS Para iniciar el anlisis del sistema por medio de diccionario de datos, se muestra el formulario de solicitud y compra de mercadera ya sea al contado o crdito el cual tiene como propsito ilustrar de forma detallada los principales datos requeridos para dicho proceso. A continuacin se presentan el formulario ante mencionado.
Nombre: Direccin: Fecha: (Da/Mes/Ao) 10/10/2010 Tipo venta: Crdito Telfono: Nit: Contado Detalle de artculos adquiridos Descripcin

Cantidad

Precio unitario

Total

Efectivo:

TOTAL DEL PEDIDO Forma de pago Cheque

Llenar solo si paga con cheque: Fecha Emisin: (Da/Mes/Ao) Fecha de Cobro: (Da/Mes/Ao) Nmero de Cheque: Banco: Monto:

Ejemplo ilustrativo donde se presentan los principales flujos de datos, se puede observar la informacin solicitada del cliente, el detalle de los productos vendidos y las opciones de pago de la venta:
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Nombre: Ricardo Alberto Lpez Direccin: 13ave. 5-10 zona 4 San Marcos Fecha: (Da/Mes/Ao) 10/10/2010 Tipo venta: Crdito X Cantidad 2 3 1

Telfono: 77603259 Nit: 1818997-1 Contado

Detalle de artculos adquiridos Descripcin Teclado marca Geniususb slimStar210 Mouse Genius USB minitraveler Torre de 100 CDs marca Maxell

Precio unitario 150 65 170

Total 300 195 170

Efectivo:

TOTAL DEL PEDIDO Forma de pago Cheque X

665

Llenar solo si paga con cheque: Fecha Emisin: (Da/Mes/Ao) 10/10/2010 Fecha de Cobro: (Da/Mes/Ao) 30/10/2010 Nmero de Cheque: 0004385 Banco: Banrural Monto: Q. 665.00

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 8.3.7. DICCIONARIO DE DATOS A continuacin se describe el diccionario de datos para el sistema propuesto: Como anotacin se representa de manera algebraica de la manera siguiente: 1. Un signo de igual (-) significa "est compuesto de". 2. Un signo de suma (+) significa "y". 3. Los parntesis () representan un elemento opcional. Los elementos opcionales se podrandejar en blanco en la entrada de las pantallas y podran contener espacios o cerospara campos numricos en las estructuras de archivos 8.3.7.1. ENTIDAD USUARIOS DEL SISTEMA:
DICCIONARIO DE DATOS PARA REGISTRO DE USUARIOS Registro de usuario= Id_usuario+ Login+ Password+ Id_empleado CAMPO Id_usuario Login Password Id_empleado TIPO DE LLAVE DATO PRIMARIA Numrico X (Entero) Alfabtico Alfanumrico Numrico (entero) LLAVE REFERENCIA FORANEA LONGITUD NO DESCRIPCION NULO X Identificador nico del usuario X Nombre del usuario X Contrasea acceso del usuario X Id del empleado a que corresponde el usuario

20 20 X Registro de empleados

8.3.7.2. ENTIDAD EMPLEADOS:

DICCIONARIO DE DATOS PARA REGISTRO DE EMPLEADOS Registro de empleados= Id_empleado+ Nombre+ (segundo_nombre)+ Apellido+ (Segundo apellido)+ Direccin+ Telfono+ Fecha_contrato+ salario CAMPO ID_empleado TIPO DE DATO Entero LLAVE PRIMARIA X LLAVE FORANEA REFERENCIA LONGITUD NO DESCRIPCION NULO X Identificador nico
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Nombre Segundo_nombre Apellido

Alfabtico Alfabtico Alfabtico

20 20 20 20 30 10 15

Segundo_apellido Alfabtico Direccin Telfono Fecha_contrato Salario Alfanumrico Alfanumrico Fecha Real

X X

del empleado Primer nombre del empleado Segundo nombre opcional Apellido del empleado Segundo apellido opcional Direccin del empleado Telfono del empleado Fecha de inicio de labores Salario del empleado

8.3.7.3. ENTIDAD PROVEEDORES:

DICCIONARIO DE DATOS PARA REGISTRO DE PROVEEDORES Registro de Proveedores= Id_proveedor+ Nombre+ Razn_social+ (Contacto)+ Direccin+ Telfono+ (Celular)+ (Email)

CAMPO Id_proveedor Nombre Razon_social Contacto

TIPO DE LLAVE DATO PRIMARIA Numrico X (Entero) Alfabtico Alfabtico Alfabtico

LLAVE FORANEA

REFERENCIA

LONGITUD

20 20

Direccin Telfono Celular

Alfanumrico Alfanumrico Alfanumrico

40 10 10

NO DESCRIPCION NULO X Identificador nico del proveedor X Nombre del proveedor X Nombre exacto de la empresa proveedora Nombre del contacto del proveedor opcional X Direccin del proveedor X Telfono del proveedor Celular del contacto opcional
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Email

Alfabtico

20

Email de la empresa o contacto

8.3.7.4. ENTIDAD CLIENTES:

DICCIONARIO DE DATOS PARA REGISTRO DE CLIENTES Registro de Clientes= Id_cliente+ (Nit)+ Nombre+ (Razn_social)+ (Contacto)+ Direccin+ Telfono+ (Celular)+ (Email) CAMPO Id_cliente Nit Nombre Razon_social Contacto Direccin Telfono Celular Email TIPO DE LLAVE DATO PRIMARIA Numrico X (Entero) Alfanumrico Alfabtico Alfabtico Alfabtico Alfanumrico Alfanumrico Alfanumrico Alfabtico 40 10 10 20 X X LLAVE REFERENCIA FORANEA LONGITUD NO DESCRIPCION NULO X Identificador nico del cliente Puede ser opcional X Nombre del cliente Nombre de la empresa opcional Nombre del contacto del cliente opcional Direccin del proveedor Telfono del proveedor Celular del contacto opcional Email de la empresa o contacto

Llave candidata

10 20 20

8.3.7.5. ENTIDAD PRODUCTOS:

DICCIONARIO DE DATOS PARA REGISTRO DE PRODUCTOS Registro de Producto= Id_producto+ Descripcion+ Medida+ existencia+ (existencia_min)+ (Fecha_caducidad)+ Precio_compra+
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Precio_venta+

CAMPO Id_producto Medida Existencia

TIPO DE LLAVE DATO PRIMARIA Numrico X (Entero) Alfabtico Numrico

LLAVE REFERENCIA FORANEA

LONGITUD

20 20

Existencia_min Fecha_caducidad

Alfabtico Fecha 10

Precio_compra Precio_venta

Numrico Numrico

NO DESCRIPCION NULO X Identificador nico del producto X Unidad de medida del producto X Existencia que se adquiere del producto Existencia mnima, opcional Fecha de caducidad del producto, opcional X Precio de compra del producto X Precio de venta del producto

8.3.7.6. PROCESO VENTAS AL CONTADO:

Registro de venta= Id_venta+ fecha+ id_cliente+ Total+ Id_pago CAMPO Id_venta Fecha Id_cliente Total Id_pago TIPO DE DATO Numrico (Entero) Fecha Numrico (Entero) Numrico Numrico (Entero) LLAVE PRIMARIA X LLAVE REFERENCIA FORANEA LONGITUD NO DESCRIPCION NULO X Identificador nico de la venta X Fecha de realizacin de venta X Id del cliente que realiza la compra X Almacena el total de la venta Almacena la forma de pago del servicio

20 X Registro de cliente

Forma de Pago

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8.3.7.7. DETALLE DE VENTAS AL CONTADO:

DICCIONARIO DE DATOS PARA REGISTRO DEL DETALLE DE VENTA AL CONTADO Registro del Detalle= Id_detalle+ Id_venta+ Id_producto+ cantidad+ subtotal+ CAMPO TIPO DE LLAVE LLAVE REFERENCIA LONGITUD NO DATO PRIMARIA FORANEA NULO Id_detalle Numrico X X (Entero) Id_venta Numrico X Registro de X (Entero) ventas Id_producto Cantidad Subtotal Numrico (Entero) Numrico Numrico X Registro de producto X X X

DESCRIPCION Identificador nico del detalle Id de la venta a la que corresponde el detalle Id del producto asignado a la venta Cantidad del producto a vender Total del producto seleccionado por el detalle

8.3.7.8. PROCESO VENTAS AL CRDITO

DICCIONARIO DE DATOS PARA REGISTRO DE VENTAS AL CRDITO Registro de ventaC= Id_ventaC+ fecha+ id_cliente+ TotalC+ CAMPO Id_ventaC Fecha Id_cliente TIPO DE DATO Numrico (Entero) Fecha Numrico (Entero) Numrico LLAVE PRIMARIA X LLAVE REFERENCIA FORANEA LONGITUD NO DESCRIPCION NULO X Identificador nico de la venta al crdito X Fecha de realizacin de venta al crdito X Id del deudor que realiza la compra X Almacena el total por cobrar de esta venta al crdito
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20 X Registro de cliente deudor

TotalC

8.3.7.9. DETALLE DE VENTAS AL CRDITO:

DICCIONARIO DE DATOS PARA REGISTRO DEL DETALLE DE VENTA AL CRDITO Registro del Detalle= Id_detalle+ Id_ventaC+ Id_producto+ cantidad+ subtotal+ CAMPO Id_detalle Id_ventaC TIPO DE DATO Numrico (Entero) Numrico (Entero) LLAVE PRIMARIA X LLAVE FORANEA REFERENCIA LONGITUD NO DESCRIPCION NULO X Identificador nico del detalle X Id de la venta al crdito a la que corresponde el detalle X Id del producto asignado a la venta X Cantidad del producto a vender X Total del producto seleccionado por el detalle

Registro de ventas

Id_producto Cantidad Subtotal

Numrico (Entero) Numrico Numrico

Registro de producto

8.3.7.10. PROCESO DE PAGOS DE DOCUMENTOS POR COBRAR:

DICCIONARIO DE DATOS PARA REGISTRO DE PAGOS DE DOCUMENTOS POR COBRAR Registro del cobro= Id_cobro+ Fecha+ Id_ventaC+ Id_formap+ (id_cheque) CAMPO Id_cobro Fecha Id_ventaC TIPO DE DATO Numrico (Entero) Fecha Numrico (Entero) LLAVE PRIMARIA X LLAVE REFERENCIA FORANEA LONGITUD NO DESCRIPCION NULO X Identificador nico del cobro X Fecha de pago X Id de la venta al crdito a la que corresponde el
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Registro de ventas al Crdito

Id_formap

Numrico (Entero) Numrico (Entero)

(id_cheque)

Registro de la forma de pago Id del cheque

detalle Id de la forma de pago Si el pago es en cheque se indican los datos del mismo

8.3.7.11. ENTIDAD CHEQUES:

DICCIONARIO DE DATOS PARA REGISTRO DEL DETALLE DE CHEQUES Registro del cheque= Id_cheque+ Fecha_emision+ Fecha_cobro+ Numero+ Banco+ Monto CAMPO Id_cheque Fecha_emision Fecha_cobro Nmero Monto TIPO DE DATO Numrico (Entero) Fecha Fecha Numrico Numrico LLAVE PRIMARIA X LLAVE FORANEA REFERENCIA LONGITUD NO DESCRIPCION NULO X Identificador nico del cheque X Fecha de emisin del cheque X Fecha de cobro del cheque X Nmero de cheque X Total del cheque emitido

Las anteriores matrices describen el diccionario de datos para el sistema propuesto, como podemos observar la base de datos a disear es del tipo relacional debido a que la informacin que se utiliza en actividades como ventas, solicitud de mercadera entre otros realizan consultas a los archivos maestros de las entidades necesarias para realizar dichas actividades. Utilizando la informacin anterior, podemos realizar los formularios de descripcin de almacenes de datos, los cuales hacen referencia a la tabla a la que perteneces, as mismo las principales caractersticas de cada una ellas, los datos que contendrn y el modo de almacenamiento.

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8.3.8. FORMULARIOS DE ALMACENES DE DATOS Como parte de este anlisis se presentan los principales formularios de descripcin de almacenes de datos a continuacin:
FORMULARIO DE DESCRIPCIN DE ALMACEN DE DATOS ID: NOMBRE: ALIAS: DESCRIPCIN . . . . . . . CARACTERISTICAS DEL ALMANCEN DE DATOS TIPO DE ARCHIVO: COMPUTADORA MANUAL

FORMATO DE ARCHIVO:

BASE DE DATOS

FISICO

NOMBRE DEL CONJUNTO DE DATOS: CLAVE PRIMARIA: : CLAVES SECUNDARIAS:

. . . . . .

COMENTARIO: :

. . . . .

8.3.8.1. ARCHIVO MAESTRO DE EMPLEADOS:

FORMULARIO DE DESCRIPCIN DE ALMACEN DE DATOS ID: NOMBRE: ARCHIVO MAESTRO DE EMPLEADOS MAESTRO DE EMPLEADOS DESCRIPCINCONTIENE UN REGISTRO PARA CADA EMPLEADO.

. .ALIAS: . . .
62

. CARACTERISTICAS DEL ALMANCEN DE DATOS TIPO DE ARCHIVO: X X COMPUTADORA MANUAL

FORMATO DE ARCHIVO:

BASE DE DATOS

FISICO

NOMBRE DEL CONJUNTO DE DATOS: CLAVE PRIMARIA:ID_EMPLEADO. CLAVES SECUNDARIAS:

TABLA EMPLEADOS . . . .

COMENTARIO :ESTE ARCHIVO SE ALMACENARA EN UNA BASE DE DATOS DISEADA EN MS SQL2005 CON EL NOMBRE EMPLEADOS Y CONTIENE LOS DATOS DE LOS EMPLEADOS Y LAS ACTUALIZACIONES SER REALIZAN SOBRE ESTA TABLA . . .

8.3.8.2. ARCHIVO MAESTRO DE PROVEEDORES:

FORMULARIO DE DESCRIPCIN DE ALMACEN DE DATOS ID: NOMBRE: ARCHIVO MAESTRO DE PROVEEDORES .ALIAS: MAESTRO DE PROVEEDORES DESCRIPCINCONTIENE UN REGISTRO PARA CADA PROVEEDOR.

. . . . .

CARACTERISTICAS DEL ALMANCEN DE DATOS TIPO DE ARCHIVO: X X COMPUTADORA MANUAL

FORMATO DE ARCHIVO:

BASE DE DATOS

FISICO

NOMBRE DEL CONJUNTO DE DATOS: CLAVE PRIMARIA:ID_CLIENTE CLAVES SECUNDARIAS:

TABLA PROVEEDORES .

. . . .
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COMENTARIO :ESTE ARCHIVO SE ALMACENARA EN UNA BASE DE DATOS DISEADA EN MS SQL2005 CON EL NOMBRE PROVEEDORES Y CONTIENE LOS DATOS DE LOS CLIENTES Y LAS MODIFICACIONES SER REALIZAN SOBRE ESTA TABLA . . . . .

8.3.8.3. ARCHIVO MAESTRO DE CLIENTES:

FORMULARIO DE DESCRIPCIN DE ALMACEN DE DATOS ID: NOMBRE: ARCHIVO MAESTRO DE CLIENTES /DEUDORES .ALIAS: MAESTRO DE CLIENTES DESCRIPCINCONTIENE UN REGISTRO PARA CADA CLIENTE

. . . . . .

CARACTERISTICAS DEL ALMANCEN DE DATOS TIPO DE ARCHIVO: X X COMPUTADORA MANUAL

FORMATO DE ARCHIVO:

BASE DE DATOS

FISICO

NOMBRE DEL CONJUNTO DE DATOS: CLAVE PRIMARIA:ID_CLIENTE CLAVES SECUNDARIAS:

TABLA CLIENTES

. . . . . .

COMENTARIO :ESTE ARCHIVO SE ALMACENARA EN UNA BASE DE DATOS DISEADA EN MS SQL2005 CON EL NOMBRE CLIENTES Y CONTIENE LOS DATOS DE LOS CLIENTES . . . . .

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8.3.8.4. ARCHIVO MAESTRO DE VENTAS:

FORMULARIO DE DESCRIPCIN DE ALMACEN DE DATOS ID: NOMBRE: ARCHIVO MAESTRO DE VENTAS .ALIAS: MAESTRO DE VENTAS DESCRIPCINCONTIENE UN REGISTRO PARA CADA VENTA .

. . . . .

CARACTERISTICAS DEL ALMANCEN DE DATOS TIPO DE ARCHIVO: X X COMPUTADORA MANUAL

FORMATO DE ARCHIVO:

BASE DE DATOS

FISICO

NOMBRE DEL CONJUNTO DE DATOS: TABLA VENTAS CLAVE PRIMARIA:ID_VENTAS. CLAVES SECUNDARIAS: ID CLIENTES, ID PAGO

. . . . .

COMENTARIO :ESTE ARCHIVO SE ALMACENARA EN UNA BASE DE DATOS DISEADA EN MS SQL2005 CON EL NOMBRE VENTAS Y CONTIENE LOS DATOS DE LA VENTA ASI MISMO ESTA RELACIONADA A LA TABLA CLIENTES Y FORMA DE PAGO . .

8.3.8.5. ARCHIVO MAESTRO DE DETALLE DE VENTAS:

FORMULARIO DE DESCRIPCIN DE ALMACEN DE DATOS ID: . NOMBRE: ARCHIVO MAESTRO DE DETALLE DE VENTAS .ALIAS: MAESTRO DE DETALLE . DESCRIPCINCONTIENE EL REGISTRO O REGISTROS PARA LOS DETALLES DE PRODUCTOS DE CADA ASI MISMO EL SUBTOTAL DE CADA ARTICULO . . . .
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CARACTERISTICAS DEL ALMANCEN DE DATOS TIPO DE ARCHIVO: X X COMPUTADORA MANUAL

FORMATO DE ARCHIVO:

BASE DE DATOS

FISICO

NOMBRE DEL CONJUNTO DE DATOS: TABLA DETALLE_VENTAS CLAVE PRIMARIA:ID_DETALLE . CLAVES SECUNDARIAS: ID VENTA, ID PRODUCTO

. . . . .

COMENTARIO :ESTE ARCHIVO SE ALMACENARA EN UNA BASE DE DATOS DISEADA EN MS SQL2005 CON EL DETALLE DE LOS ARTICULOS VENDIDOS ASI MISMO SE REALACIONA A LA TABLA VENTA Y LA TABLA PRODUCTO .

8.3.8.6. ARCHIVO MAESTRO DE CHEQUES:

FORMULARIO DE DESCRIPCIN DE ALMACEN DE DATOS ID: NOMBRE: ARCHIVO MAESTRO DE CHEQUES .ALIAS: MAESTRO DE FORMA DE CHEQUES DESCRIPCINCONTIENE UN REGISTRO PARA LA CADA CHEQUE .

. . . . .

CARACTERISTICAS DEL ALMANCEN DE DATOS TIPO DE ARCHIVO: X X COMPUTADORA MANUAL

FORMATO DE ARCHIVO:

BASE DE DATOS

FISICO

NOMBRE DEL CONJUNTO DE DATOS: CLAVE PRIMARIA:ID_CHEQUE CLAVES SECUNDARIAS:

TABLA CHEQUES .

. . . . .

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COMENTARIO :ESTE ARCHIVO SE ALMACENARA EN UNA BASE DE DATOS DISEADA EN MS SQL2005 CONTENDRA EL REGISTRO PARA CADA CHEQUE QUE SE RECIBE .

8.3.9. COMENTARIOS Y RECOMENDACIONES FINALES: Como se puede observar en el desarrollo del anlisis de Sistemas para la Empresa Ingeniera IRC, los flujos de informacin son de vital desarrollo para la realizacin de las actividades diarias tanto del rea de gerencia como de los departamentos tcnicos y ventas. Recopilando informacin pude descubrir varias oportunidades de mejora que se pueden emplear para poder facilitar la realizacin de las actividades de la empresa y as mismo ayudar en la productividad de la misma. Gracias a la informacin proporcionada por el personal de Gerencia y el rea de ventas de la empresa se pudo deducir los principales flujos de informacin y las oportunidades de mejora de cada uno de ellos, cabe mencionar que algunos de los flujos de datos son bsicamente los mismos que son realizados por la empresa o solo cuentan con una mejora al mismo. Los flujos de datos no son nuevos totalmente sino una mejora de los flujos actuales. El presente anlisis de sistema se enfoc al rea de ventas donde se pudo observar un problema de mal control con los inventarios, el control de los clientes deudores y sus respectivas cuentas por pagar, lo cual llev a proponer un sistema de control destinado al rea de ventas el cual abarcara los mdulos delimitados en la primer etapa de ste anlisis. Gracias a la aplicacin de las herramientas de diseo de anlisis de sistemas fue mucho ms fcil poder delimitar los alcances del presente anlisis y posterior diseo del sistema, comprender si es viable el sistema desde el punto tcnico, econmico y operativo. Otra etapa clave en el diseo del presente anlisis fue la determinacin de los requerimientos del sistema, en la cual gracias al auxilio de herramientas de diagramas de flujo, diagramas de contexto, diagrama 0, diagramas hijos, diagrama lgico y diagramas fsicos se puedo establecer la conexin de las diferentes entidades y los procesos para disear las relaciones claves para los procesos y as mismo agilizarla fluidez de informacin. Con estos diagramas se pudo determinar y hacer ver a los empleados de Ingeniera IRC cuales son los procesos que se agilizaran con el diseo del sistema propuesto y sobre todo poder tener informacin de vital importancia en el momento preciso que se requiera. Posteriormente con el auxilio de los diagramas establecido se puedo proceder a disear el formulario de recopilacin de informacin para el proceso de ventas, el cual incluye ventas al crdito y al contado, dicho formulario reflej datos o campos indispensables para realizar dicho proceso. Esto reflejo informacin que posteriormente se convirti en los formulario de flujos de informacin para cada proceso de informacin.
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Estos formularios reflejan una descripcin de cada proceso de informacin el nombre del mismo un alias para identificarlo, descripcin del mtodo que se utilizara para llevar a cabo la recopilacin de informacin dentro del sistema propuesto, la llave principal y las llaves que hacen referencia a otras entidades que se relacin con el proceso actual. Posteriormente se realiza el diccionario de datos el cual muestra los atributos para cada entidad, su estructura lgica, el tipo de datos, la longitud, y una descripcin de cada uno, este proceso se realiza repetidas veces hasta cubrir cada una de las entidades y procesos que se describen para el sistema propuesto. Por ltimo se muestra informacin de cada uno de los formularios de almacn de datos del sistema, se indica el nombre que informacin contendr y donde estar almacenado fsicamente dentro de la base de datos a utilizar. En la presente documentacin se abarcan 3 fases del SDLC terminadas exceptuando el diseo de las interfaces que se trabajaran como parte del diseo del sistema recomend auxiliado del correspondiente diccionario de datos y el diseo de los mdulos especficos como se muestra en el cronograma de actividades de las primeras hojas de esta documentacin. Posteriormente al diseo de las interfaces se proceder a la correspondiente codificacin, tratando de cumplir a cabalidad los plazos estimados en el cronograma que rige este proyecto de sistemas. Basndose en esta documentacin se proceder a disear y codificar el sistema propuesto.

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9. HERRAMIENTAS Y SOFTWARE UTILIZADOS Suite de Office: o Microsoft Word 2010 Redaccin de la Documentacin o Microsoft Visio 2010 Elaboracin de Diagramas de Contexto Diagramas 0 Diagramas Hijos Cronogramas

Herramientas de Modelado o MindjetMindManager 8 Diseo de Mapas conceptuales de procesos y flujos de informacin bsicos

DISEO DEL SISTEMA: (UTILIZACIN EN FASES SIGUIENTES DE DISEO, CODIFICACIN): Diseo de Base de datos: o Microsoft SQL Server 2005 Estndar Interfaz Grfica: o Microsoft Visual Studio (Visual Basic 6.0) Professional

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10.CONCLUSIONES: Al analizar la empresa se pudo determinar que existen puntos de oportunidades de mejora elementales. El problema fundamental radica en la falta de un sistema que controle los servicios bsicos de la empresa Es importante establecer un sistema que facilite la gestin de inventarios y cuentas por cobrar dentro de la empresa. Gracias a las herramientas utilizadas para el diseo del anlisis se pudo realizar de manera eficaz el sistema Realizando dicho anlisis he podido aprender la importancia que tiene realizar de manera correcta el anlisis de sistemas debido a que cada paso es la continuacin del anterior y lo que obliga a realizar cada actividad con la mayor exactitud posible. Posteriormente a las etapas realizadas en esta documentacin se proceder a realizar el diseo y codificacin del sistema auxilindose con los datos presentados en este informe. Dicho sistema debe tratar cuentas por pagar y cuentas por cobrar ya que la empresa considera fundamental esta gestin por parte del sistema. El sistema propuesto debe agilizar los procesos vitales dentro de la empresa y generar informacin eficaz en el momento oportuno que se desee.

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11. BIBLIOGRAFIA: Anlisis y Diseo de Sistemas: Sexta Edicin Kenneth E. Kendall y Julie E. Kendall PARTE 1: FUNDAMENTOS DEL ANLISIS DE SISTEMAS El rol del analista de sistemas El estilo organizacional y su impacto en los sistemas de informacin Determinacin de la viabilidad y administracin de las actividades de anlisis y diseo PARTE 2 ANLISIS DE LOS REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN Recopilacin de informacin: mtodos interactivos Recopilacin de informacin: mtodos no intrusivos PARTE 3 EL PROCESO DE ANLISIS Uso de diagramas de flujo de datos Anlisis de sistemas mediante diccionarios de datos

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