Comunicacion, eventos y redes sociales

Cmo zambullirse en el universo 2.0 y salir airoso del intento

Por ALFREDO RODRIGUEZ

Ponencia en el XII Congreso Internacional de Protocolo. Asuncin (Paraguay). Septiembre de 2011.

El nacimiento de la web fue, de por s, una nueva forma de comunicacin. La aparicin de un sistema que permita llevar informacin desde las empresas o instituciones al usuario traa al universo de los ordenadores, cada vez ms difundidos para uso personal, un nuevo medio para la relacin empresa-consumidor. El envo de mensajes, de informacin al pblico destinatario tena un nuevo medio, monodireccional como los dems, pero que abra nuevas posibilidades y recursos. Pocos aos despus, la tcnica, en continua evolucin, nos trajo una nueva posibilidad de gestin de las redes: la bidireccionalidad. Fue el nacimiento de la web 2.0 y, como consecuencia de dichos avances, el de las redes sociales. Vivimos en un mundo que est en continua evolucin, de permanentes avances de la ciencia y la tcnica. Ese preciso instante en que dejamos la era de las puntocom, la que ahora hemos dado en llamar web 1.0 y entramos en el tiempo del 2.0, la eclosin lenta pero firme de esas redes de nuevo cuo trajeron una nueva forma de relacin, de comunicacin e, incluso, avances en la organizacin de los eventos. La bidireccionalidad a la que antes aluda implicaba que no slo un emisor poda ofrecer informacin a un receptor, sino que el receptor, a su vez, poda contestar al emisor, intercambiando as los papeles, y solicitarle ms informacin o, incluso, rebatir la ofrecida por el primero o formular una reclamacin; esto constitua un salto cualitativo hacia el futuro de la comunicacin y el marketing, y tambin empezaba a ser un nuevo modelo en el que fijarse para la organizacin de eventos. Hoy, la tcnica ha seguido evolucionando hasta hacer que el periodismo ciudadano sea una realidad tangible. No hay ms que mirar a las redes de microblogging para darse cuenta de ello. Cualquier ciudadano con un simple telfono de los mal llamados inteligentes puede

vdeo o hacer una foto que, en cuestin de minutos, d la vuelta al mundo y sea portada de los www.argConsultor.com

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convertirse en redactor de una noticia de la que est siendo testigo presencial, y grabar un

principales medios de comunicacin o abra las noticias de las ms importantes cadenas de televisin. El universo de lo 2.0 Permitidme detenerme por unos instantes en el trmino 2.0, a veces suprautilizado; podemos asegurar que, como muchos otros, es un producto del marketing que naci en relacin con una parte de Internet y del uso de ella, llamada web, y se ha ido ampliando poco a poco para dar una idea de avances tcnicos en los ms diversos campos de la actividad diaria. Por ello, hoy nos encontramos con calificativos 2.0 en todos los rdenes de la vida; adems de web 2.0, que hace referencia al uso de tecnologa multimedia y bidireccional, y lo que ello conlleva, el trmino se aplica a todo aquello que queramos designar como sustentado por la tcnica y de carcter interrelacional: comercio 2.0, enseanza 2.0, guerra 2.0 o gobierno 2.0, por poner algunos ejemplos. Pues bien, si de una nueva forma de hacer las cosas se trata, la comunicacin y los eventos tambin hace tiempo que entraron en esa dinmica: otra forma comunicar y, por tanto, de recibir la informacin, y otra forma de organizar, ejecutar, ver y participar de los eventos. El uso exagerado del trmino 2.0 no lo hace carente de sentido. Mientras que las empresas puntocom se centraban en el empleo de la tecnologa para la distribucin de contenido, bien en forma de conocimientos o de publicidad, como consecuencia de la posibilidad de llegar a un amplio sector de los diversos pblicos objetivo, el concepto 2.0 se adentra en el futuro de una forma inexorable. La cuestin que subyace es: cundo se produjo el trnsito entre lo puntocom y lo 2.0?, fuimos conscientes de ello? En la era de la inmediatez, tal vez alguien tenga la sensacin de que se produjo lentamente; sin embargo, se trat de un avance a pasos agigantados de la tcnica que hizo que los escaparates empresariales e incluso personales que constituan las pginas web estticas se hayan revelado, de forma imperceptible, como pioneros de algo mayor y con ms posibilidades. De la informacin congelada en un marco de hace unos pocos aos hemos evolucionado hasta llegar a la actual oferta de contenido que se sale de la pantalla del ordenador para llenar otros espacios ms cercanos a todos los pblicos como las televisiones o los escaparates reales de

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las tiendas; el paso marca la evolucin.

La facilidad que en la actualidad nos da la web para el acceso a la produccin de informacin ha convertido en prehistrica aquella poca en que las empresas hacan de la propia web esa mera copia a modo de escaparate, ya mencionado, de sus espacios fsicos, y ha alumbrado lo 2.0 como metfora de avance, de produccin de contenido y, lo que es ms, de la comparticin de ese contenido con los dems. La meta ya no es tanto distribuir informacin preconcebida, como producir esa informacin y esos productos directamente pensados para este nuevo canal que nos acerca a cientos de millones de personas con la finalidad esencial de producir reputacin para la empresa, institucin o persona: ya no es tanto vender como convertirse en lder de conceptos, de obtener el reconocimiento de que se est a la cabeza de la produccin de informacin de valor para el usuario, de modo que se contemple al informador como un generador plausible de contenido; un contenido que a su vez genere conversaciones y que convierta a consumidor de la informacin en amigo, colaborador o socio de la empresa o institucin. En relacin con estos avances, podemos considerar que la web 2.0, que sirve de fundamento a todo lo dems ya que se basa en la tcnica, en una arquitectura de carcter modular y en el uso y disfrute por parte de la comunidad. Por un lado, el avance de la tcnica y, como consecuencia un mayor ancho de banda, permite llevar la informacin en tiempo real a cualquier lugar del mundo, lo que nos posibilita tener servicios a travs de Internet y que nuestro ordenador sea, a la vez, cliente y servidor, en un nuevo sentido para tales conceptos otrora meramente informticos. El carcter modular de esta red es otro de los grandes soportes de nuestros eventos 2.0. Los mdulos que componen la web son esas piezas que se integran unas en otras para ofrecernos un contenido rico en informacin: el propio texto y los documentos que contiene, y en imgenes y sonido: la profusin de pginas dedicadas a la difusin de vdeo, audio o imgenes fijas. En general, podemos hablar de una extraordinaria combinacin de todo ello mediante la integracin perfecta de todos estos elementos que pueden convertirse, si se utilizan bien, en una herramienta fundamental para los organizadores de eventos. Por su parte algunos analistas consideran que la tercera caracterstica o principio, la comunidad, est compuesta por tres elementos esenciales: una es la puesta en comn de la propiedad intelectual, por la que el conocimiento fluye casi libre por los canales de

tercera, la confianza basada en la reputacin. www.argConsultor.com

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informacin; otra, la variada motivacin de las personas para esta puesta en comn y, la

Y es que el concepto, o ms bien el calificativo, 2.0 es sinnimo de lo que empez ya hace unos aos como una nueva forma de hacer las cosas. Las facilidades que nos ofrece la red y la gratuidad de la inmensa mayor parte del contenido hacen que Internet sea una poderosa herramienta de obtencin de resultados al alcance de todos, lo que a su vez fomenta el uso de las llamadas redes sociales, sociedades virtuales que pretenden de alguna manera sustituir a la sociedad fsica, y la participacin activa en ellas. De esa forma, la web ha dejado de ser el objetivo (puntocom) para ser convertirse en el medio de alcanzar el fin: la participacin activa bidireccional (2.0). Podemos asegurar que el principal avance tcnico de Internet: la capacidad de incorporar medios, ha significado el cambio en el modo de ver esta tecnologa, del puntocom, o 1.0, al manido 2.0, junto con el cambio de percepcin de la gente, que ahora considera que lo que se comparte no se pierde y, por tanto, que cuantos ms usuarios compartan conocimientos en la red, ms posibilidades de servicios estaremos creando.

Sociedad 2.0
La transformacin tcnica ha provocado tambin el consiguiente cambio en la sociedad, aumentando el poder de la ciudadana y el sentido de pertenecer a ella que ahora puede expresarse de una forma ms directa e inmediata, y que de algn modo, a travs de las redes sociales o de sus propios blogs el conocido como periodismo ciudadano, ya mencionado, se convierte en espectador de excepcin y en evaluador permanente de toda la actividad. Por tanto, adems de ser consumidores y productores 2.0 de la informacin 2.0, y espectadores 2.0 de nuestros eventos 2.0, lo que nos obliga necesariamente a modificar la forma de organizarlos, tambin son evaluadores inmediatos, evaluadores 2.0, de aquello que organizamos; por tanto, es esa comunidad que hemos mencionado antes la que decide qu eventos son interesantes y cules no merecen inters, lo que abre nuevas vas de reconocimiento a las personas con talento, iniciativa e inters por hacer las cosas de un modo diferente. Y que llegue al gran pblico. Otro fenmeno que influye en la sociedad y en los eventos es el uso de la tecnologa mvil. La evolucin de la participacin activa de los ciudadanos se est desplazando claramente de la pantalla de 22 pulgadas de un ordenador, a la de poco ms de tres o cuatro de un telfono

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mvil inteligente (smartphone para aquellos a los que les gustan las palabras en ingls), que

hace que la noticia, y un evento lo es, sea inmediata en tiempo y forma, y con material audiovisual, en cualquiera de las cada da ms numerosas redes sociales.

La implicacin en la comunicacin y los eventos

Como vemos, la implicacin en el mundo de la comunicacin, el protocolo y los eventos es evidente: ya no formamos parte de la Edad Contempornea; vivimos en una Sociedad que se ha dado en llamar Nuestros das, por lo que nuestra implicacin en ella debe seguir el mismo rumbo. Y es que en nuestros das, el avance de la tcnica est convirtiendo poco a poco en prehistoria todo aquello que no siga el mismo ritmo, y nosotros como comunicadores o como organizadores de actos estamos de lleno involucrados en la sociedad que demanda esa evolucin. Adems de aprovechar la modernizacin de las tecnologas en las que se sustenta la comunicacin, la produccin de los actos, la gestin de la organizacin o de la seguridad con sofisticaciones tcnicas cada da ms evidentes, se hace necesario modificar algunos de los hbitos que, por serlo, estn enraizados en nuestro modo de actuacin cotidiana. No creamos que lo 2.0 consiste en utilizar cortinas de agua, o una gra para colgar una mesa en la que celebrar una cena, o pantallas de diodos luminosos para mejorar la visin del espectador; eso es simplemente la modernizacin de las tcnicas. Lo verdaderamente avanzado y que da ese sentido innovador es la filosofa modificada del punto de vista de nuestros eventos, dirigidos no ya a aforos limitados, y a expensas de su publicacin o emisin en alguno de los medios de comunicacin clsicos, cuestin a veces muy difcil, sino que su enfoque debe ser el de los millones potenciales espectadores que lo pueden ver a travs de la red, en directo o transcurrido el tiempo; completo o dividido en clips, en YouTube, Facebook o cualquier blog del ciudadano ms annimo. Si partimos de que los eventos son una herramienta de la comunicacin para transmitir mensajes de una empresa o institucin, o de un particular, a uno o varios pblicos objetivos, hoy esa transmisin de mensajes ya no tiene la exclusiva de los medios tradicionales sino que, como he apuntado, el canal de emisin se ha ampliado de tal forma que cualquier espectador in situ puede convertirse en periodista ciudadano y retransmitirlo, si no en directo

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o completo, s a los pocos instantes de su finalizacin y los momentos foto (o los

momentos vdeo), es decir, aquellas secuencias o instantneas de mayor impacto o ms comprometedoras. Porque los eventos del pasado reciente tenan muchas barreras para el acceso a la informacin, pero hoy Internet y las altas velocidades a las que se transmite o se consigue la informacin ha roto esas barreras.

Las redes sociales, herramienta u objetivo?

Una buena parte del cambio en la forma de concebir, preparar y ejecutar los eventos la tienen las redes sociales. Las mismas que han cambiado la forma de gobernar en algunos pases, o que se prohben en otros para impedirlo, o que han modificado la forma de acceder al pblico de la mayora de las empresas e instituciones y de los que no somos tales. Portales en Internet como YouTube, Facebook, MySpace, Tuenti, Twitter y muchos otros similares, a lo que se aade la crisis econmica y a un cierto sentido ecolgico, hacen que cada da ms se invite a los eventos sin usar papel, a travs de Internet; el correo electrnico o cualquiera de las redes sociales son el nuevo, y no tanto, vehculo de comunicacin de invitaciones, de confirmaciones de asistencia y, si el caso lo requiere, de posterior recepcin de credenciales y cdigos de acceso para la asistencia a un acto, tal como hacen ahora las aerolneas al mandar las tarjetas de embarque por este mtodo. Pero Internet no slo sirve para agilizar el proceso de invitaciones; tambin, como he apuntado, acerca los eventos al pblico en general. Si el evento merece la pena, no lo dudes: llegar a millones de personas a travs de las vas ms variadas. Y es que si las redes llevan el apelativo de sociales, qu son los eventos, ms que encuentros sociales? Unas y otros nos permiten el intercambio de interacciones con la sociedad; desde las redes para el intercambio de ideas personales, sueos y ambiciones, hasta aquellas dedicadas a los negocios, sus formas emulan a los actos sociales, a los eventos, en los que cualquier rincn y momento es bueno para saludar a los amigos o para intercambiar tarjetas (llegar el momento en que intercambiemos avatares). Es ms, para muchos, los eventos constituyen el momento clave para cerrar temas importantes que se han planeado con anterioridad en alguna de las redes, a travs del correo electrnico o en conversaciones telemticas (los chats) con personas con las que te ha unido el uso de esas redes y que te

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temas de inters y sus inquietudes.

inspiran confianza precisamente porque saben aprovechar las redes sociales compartiendo sus

Las redes sociales canalizarn nuestras acciones de forma que podamos preparar los eventos utilizando estas herramientas. Pero si los hemos organizado segn los cnones actuales, no habremos olvidado bajo ningn concepto establecer un canal de interaccin con los asistentes. Estn de moda las obras de teatro en que el final depende de quienes asisten en directo y de forma interactiva a la funcin. Y cada da hay ms eventos, especialmente los ms avanzados, que aprovechan estas herramientas para que el asistente est informado de lo que ocurre en todo momento. El EBE10, la gran cita de la web social en habla hispana celebrada el pasado ao en Sevilla, Espaa, que cont con ms de 2.000 visitantes sobre el terreno, y con ms 25.000 a travs del canal de vdeo en directo, no hubiese podido desarrollarse de la misma forma sin ayuda de Twitter, que sirvi para canalizar la realimentacin de los asistentes en directo y virtuales, en lo que los expertos llaman feedbackchannel. Y eso es slo un ejemplo. Por otra parte, el llamado backchannel, o conversaciones en lnea durante el evento, se ha puesto de moda. No se trata de que la gente hable y alborote. Se trata de conversaciones a travs de una de las redes sociales; es decir, conversaciones silenciosas, pero pblicas ya que se muestran en tiempo real en una gran pantalla, a la vista de todos, incluso de los oradores. Supone para ellos una realimentacin instantnea sobre qu temas estn interesando a la audiencia, qu les llama la atencin, qu frases o pensamientos consideran dignos de ser plasmados en esa red de entre todo el discurso o el evento en general. Bien usada, esa tcnica permite, por ejemplo, a los asistentes a una conferencia o presentacin aportar informacin adicional al asunto que se est tratando, con enlaces relacionados, con ideas innovadoras; o lanzar preguntas o exponer comentarios. Es decir, los eventos 2.0, y tal vez los posteriores, han convertido a los canales de recepcin unidireccionales en los que la participacin del pblico es, o era, meramente pasiva, en canales de distribucin multidireccional con participacin activa de los asistentes. La cuestin, el reto al que nos enfrentamos, es el de dar soluciones sensatas a los inherentes problemas que supone este tipo de comunicaciones en directo. La preparacin y desarrollo deben cuidarse de forma milimtrica para que, lo que aparentemente es una buena idea y un mtodo inmejorable de participacin ciudadana, no acabe convertido en un desastre. Si tratamos de organizar un evento de este tipo, o bajo esas premisas, y no sabemos hacerlo o

ser universal. www.argConsultor.com

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descuidamos los detalles, el fracaso ser tan pblico y notorio como la red pueda: es decir,

En qu mundo tecnolgico vivimos?

Si uno echa un vistazo a la red y contempla la enorme cantidad de recursos disponibles hoy en da podra llevarse las manos a la cabeza y sentirse abrumado e incluso rechazar cualquier contacto con esta nueva sociedad virtual. Qu es esto? sera el primer comentario que se nos vendra a la cabeza. Eso es sencillamente el universo de las redes sociales. Pero, de nuevo, que nadie se asuste, no es necesario dominar, ni siquiera conocer todo eso. Se trata esencialmente de conocer la evolucin sufrida por nuestras herramientas: la comunicacin y los eventos, y la mejor forma de emplear las redes sociales para nuestros fines. Como he apuntado en varias ocasiones, el mundo de la comunicacin ha cambiado sustancialmente; algunos aseguran que vivimos en una burbuja tecnolgica como la que sufrimos con las puntocom y puede que lleven razn, pero las redes han venido para quedarse; se han colado de rondonas en nuestros sistemas y no tienen intencin de desaparecer. S de evolucionar, pero nunca de desaparecer. Las redes han sido protagonistas de revueltas como la conocida como "Primavera de frica" o el "Domin Africano", en palabras de los analistas y de revelacin de informacin, como la de Wikileaks. Han evolucionado nuestra forma de participar en la vida, en la forma de comprar el consumidor actual tiene ms confianza en la opinin de otros consumidores que en la del anunciante de un producto y eso es una verdadera evolucin de nuestros sistemas que, sin duda, afecta a nuestro mundo profesional. Cualquier empresa o institucin tiene una imperiosa necesidad de comunicar; de ofrecer sus productos, sus noticias, sus ofertas especiales, su imagen. Para ello, utilizan campaas de comunicacin especfica, acciones de mercadotecnia e, incluso, eventos. Vemos por tanto cmo los eventos son una herramienta ms de la comunicacin de las corporaciones. El paradigma de la comunicacin tiene, en el siglo XXI, un nuevo vehculo que cuenta con unas caractersticas que lo hacen muy atractivo: las redes sociales. Estas redes sirven a las instituciones para llevar un mensaje y su imagen a cualquier lugar de un mundo globalizado, de una manera segmentada y a un coste infinitamente menor lo que las convierten en herramientas indispensables de la comunicacin y del marketing.

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En los eventos
Por otra parte, tambin incorporan un nuevo concepto en los eventos. Hasta el desarrollo de estas redes, los actos tenan un acceso limitado y restringido. A partir de la llegada de este instrumento, el acceso a la mayora de ellos puede ser libre o, al menos, mucho ms fcil. En lo que respecta a los aforos, de un espacio limitado en una sala, salvo que tuviramos la suerte de que nuestro evento lo retransmitieran por la televisin, hemos pasado a un potencial aforo universal en el que el espacio de nuestro evento puede ser tan amplio como queramos establecer a travs de una red o de muchas, de todas las que sean pertinentes. Y en relacin con la repercusin meditica de un evento, ha pasado de ser un xito si algn medio se haca eco de l a tener un enorme altavoz que es que ofrece Internet. La cuestin, ante la expansin de la tecnologa 2.0, es cmo adaptamos nuestra comunicacin y nuestros eventos a esta realidad.

Gestion de la comunicacion y del evento

Una nueva forma de hacer las cosas; esta es la base fundamental de lo 2.0, que hoy parece el paradigma de lo actual, de lo que est de moda quin sabe lo que nos depara el futuro, el que empieza maana mismo. En los dos ltimos aos se ha producido un crecimiento exponencial del uso de los distintos medios sociales en todo el mundo. Redes como Facebook, Google+ o LinkedIn, y sistemas de microblog como Twitter, forman parte de los medios habituales de comunicacin no slo de particulares sino de profesionales y de empresas. Son, por tanto, parte ya inseparable de los instrumentos de comunicacin personal y corporativa. Si a eso le aadimos la aparicin de herramientas para que podamos utilizar en ellas servicios de mensajera, blogs, foros o plataformas de tipo YouTube o Flickr, el cctel resultante es el ideal para nuestros eventos 2.0. Sin embargo, debemos reconocer que se trata de un cctel que an dista de ser de dominio pblico en eventos. De momento, los actos con ms actividad de realimentacin por parte de los usuarios son aquellos dedicados a las nuevas tecnologas: presentaciones de productos tecnolgicos de alta gama, reuniones de blogueros, twitteros y dems entusiastas de redes

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sociales y otros eventos similares.

Tal vez en poco tiempo podamos ver cmo cada da ms eventos empresariales o institucionales, como la boda del futuro rey de Inglaterra, que fue retransmitida tambin por las redes sociales en las que la Casa Real Britnica tiene actividad pblica, como Facebook, Twitter, Flickr y hasta su propio canal en YouTube, y desde la que innumerables personas tuvieron la oportunidad de encontrar la informacin que buscaban; o la Jornada Mundial de la Juventud de Madrid 2011, celebrada hace tan solo unas semanas con el mximo xito, que adems de retransmitirse por televisin e Internet, ha contado con un llamado Bus 2.0 repleto de jvenes voluntarios retransmitiendo por las redes sociales todo lo que aconteca durante los actos, Y que ha contado con su propia red social, Madrid11. Si los eventos son una herramienta de transmisin de mensajes, casi siempre en forma de imgenes, estamos convencidos de que lo que se comparte no se pierde y adems coincidimos en que lo 2.0 es la forma habitual en la actualidad de compartir con millones y millones de usuarios en la red, podremos concluir sin temor al equvoco que lo que encierra este calificativo, en lo que respecta a eventos, es el futuro inmediato. Porque compartir es otro de los fenmenos del siglo XXI. Ya no nos conformamos con comunicar; a la vez que producimos informacin, la compartimos en las redes con millones de usuarios. Nadie ha escrito un manual sobre cmo organizar los eventos 2.0, pero si tenemos las ideas claras sobre lo que representa este concepto y sabemos cmo organizar un evento, tal vez tengamos el camino allanado para dar algunas ideas que podis tener en cuenta a la hora de poner manos a la obra. Pensemos en las necesidades de cualquier acto, pequeo o grande. Para organizarlo debemos saber qu vamos a hacer, dnde, con qu diseo, cmo va a ser la puesta en escena y a quin vamos a invitar. La lista de necesidades podra ser mucho ms compleja, sin duda, pero estos son los elementos bsicos que nos pueden servir de gua en nuestro envite. Parece evidente que el anlisis de estos conceptos debe seguir una orden lgico. El qu nos vendr dado, como es lgico; se trata ahora de pensar si queremos aprovechar el concepto 2.0, es decir, interaccin, realimentacin, espectadores ms all de los previstos y por otros medios, en el evento que nos han planteado.

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Nuestro pblico objetivo

Una vez que tenemos el concepto general del evento, es nuestro trabajo analizar quines queremos que acudan a l, y aqu empieza el anlisis profundo tras el que debemos decidir si deseamos un evento cercano, prximo y reducido o uno ms universal, pero que tambin sea cercano; porque la tcnica hoy nos permite tener cerca a los que estn lejos, tanto como alejar a aquellos que tenemos ms prximos. As pues, en la gestin de nuestros invitados tendremos que decidir no slo el listado de los que estn presentes, sino tambin en de los grupos que, an ausentes materialmente del lugar del evento, podrn asistir como si de algo muy cercano se tratara a travs de las decenas de posibilidades que nos ofrecen los avances actuales me niego a llamar a todo esto nuevas tecnologas porque hace ya muchos aos que dejaron de serlo para transmitir nuestro acto, tanto en imgenes y sonido, como en meramente texto a travs de comentarios en herramientas de microblogging. Gestionamos las invitaciones de forma clsica? Si hemos decidido ir ms all de lo clsico en nuestro pblico objetivo, tendremos que hacer tambin un esfuerzo suplementario y mantener otros canales abiertos a la gestin de invitados. Herramientas como Twitter, Facebook o la de nuevo cuo Google+, entre otras, nos ofrecen algunas posibilidades no exentas de riesgos, que explico. Una invitacin clsica, recibida por un medio clsico, da idea de un evento cerrado del que hemos recibido una comunicacin, personalizada o no pero de alguna forma individualizada, para asistir a un hecho concreto que, muy probablemente, est restringido a los receptores de la noticia. Invitar a travs de las redes sociales, empero, da una sensacin diferente: un acto de acceso libre, abierto a la comunidad internauta, a la sociedad que acoge a esas redes que hoy denominamos sociales, aunque a veces tengan poco de tales. Por tanto, lanzar al universo una invitacin presencial a un acto supone asumir el descontrol y la posibilidad de sufrir un colapso. As, es aconsejable que este tipo de invitaciones lo sean a un colectivo muy determinado de personas conocidas y cuya respuesta no vaya a ser desmesurada en ningn caso. Otra cosa es emplear las redes sociales para invitar a presenciar un evento a travs de medios no presenciales. Y es en este caso en donde la red tiene su verdadero valor, y utilizar los canales adecuados para hacerlo llegar a nuestros pblicos objetivo requiere un anlisis muy

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cuidado.

Las hay que permiten enviar invitaciones a determinadas personas concretas y establecen el sistema de confirmacin en el propio sistema. En caso de utilizar esta tcnica para la gestin de invitaciones, estas son las ms recomendables y, de entre ellas, Facebook la ms conocida. Utilizar herramientas de microblogging, o sistemas de mensajes breves, para este menester es poco aconsejable ya que se pueden reenviar y el evento, si requiere la presencia en un espacio fsico, puede rsenos de las manos.

Lugar, diseo y produccin enfocados al 2.0?

Apuntaba ms arriba que utilizar los avances de la tcnica para nuestros eventos no es convertirlo en 2.0. Pero no podremos hacer que nuestro acto tenga ese calificativo si no hemos elegido el lugar, el diseo y los elementos de produccin necesarios para tal fin. Puesto que hemos decidido estar a la altura del mundo que nos rodea, y por tanto que nuestro evento no slo se retransmita a personas en cualquier lugar del mundo sino que adems tenga interactividad y, en consecuencia, que los asistentes puedan realimentarlo con sus comentarios, no podemos fracasar en el intento. El secreto del xito ser un cuidadoso y detenido anlisis de las necesidades y de las implicaciones de ese pomposo calificativo de 2.0. Es el precio de la evolucin. Si a ello aadimos la imaginacin y un conocimiento pleno de lo que queremos, estaremos muy cerca de conseguir que nuestros invitados se queden con ganas de ms cuando se baje el teln de la representacin. Por tanto, la eleccin del lugar, en menor medida, y de los elementos de produccin que faciliten la interactuacin, adems de los momentos en que dicho intercambio se permita y los modos de hacerlo patente al pblico, sern factores definitivos entre el 2.0 y el regreso con las orejas gachas al inservible puntocom venido a menos.

El backchannel
Permitidme el anglicismo; es un gio a los tecncratas. Qu sera de un comentario sobre tecnologa que no contuviera palabras en el idioma del que todos, lo conozcamos o lo destrocemos, tomamos prestados algunos vocablos; quiz demasiados. Pero qu significa este concepto en nuestros eventos 2.0? Se trata del canal por el cual se establece la comunicacin con los asistentes, bien presentes en nuestro espacio o a travs de los canales exteriores preestablecidos.

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La cuestin que se nos plantea es cmo hacer pblicas estas comunicaciones. Las herramientas informticas para ello son muy diversas; desde las que ofrecen una gran variedad de efectos visuales muy vistosos a las que muestran un simple y sencillo chat sin elementos adicionales. Para ello, algunos eventos, la mayora, como apuntbamos al principio de este artculo, muy relacionados con la propia tecnologa que utilizan para dar este salto a los nuevos tiempos, emplean una gran pantalla a la vista de toda la audiencia que sirve para mostrar la actividad de ese canal de comunicaciones abierto a los asistentes. La frmula tiene la ventaja de hacer patente esta actividad; sin embargo, una gran pantalla en continuo movimiento sirve tambin de distraccin hacia otro lugar diferente del propio evento en s y es, por tanto, contraproducente, excepto cuando esa pantalla es el propio evento en determinados momentos; tal sera en caso Es precisamente este canal de comunicacin en directo con los asistentes el que falta a la gran boda real

Algunos consejos para realizar eventos 2.0

Alguno de vosotros ha decidido lanzarse a la arena de lo 2.0 y quiere empezar en el prximo evento, pero no est seguro de cules son los primeros pasos? No tiene ms que seguir leyendo. Tratar de dar unas lneas generales. Todo proceso tiene, simplificndolo mucho, un antes, un durante y un despus. Pues bien, en esos tres apartados dividir la preparacin y ejecucin de un evento ayudado por tecnologa 2.0.

Antes
La primera accin es pensar antes de actuar. Pensar en cmo y decidir las herramientas 2.0 que vamos a emplear para nuestros fines. Se trata de: Trabajar con el equipo. Dar a conocer el evento. Venderlo. Captar pblico.

Para ello, qu hay en la nube que nos pueda ayudar? Comencemos por el trabajo colaborativo. Para este cometido tenemos una gran cantidad de herramientas. Desde el llamado cloud computing hasta gestores de tareas, hay un universo de www.argConsultor.com

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entre lo que lo ms sencillo seran los universalmente conocidos Google Docs y Google Calendar. Apple lanzar este mes de octubre su propia nube que promete ser una herramienta digna de analizar. Puedes facilitar el trabajo de todo el equipo implicado poniendo en comn listas de tareas, trabajos pendientes, calendarios, agendas y todo tipo de documentos. Para dar a conocer el evento tambin disponemos de instrumentos en la web: Los blogs, que adems de servir para publicitar, son idneos para generar reputacin y publicitar. Facebook y Google+, que nos ayudan a dar publicidad, generar expectacin, marketing viral e, incluso, para invitar de forma personalizada o en grandes cantidades. LinkedIn, que sirve para dar a conocer el evento en grupos especficos, generar debate y, por tanto, crear reputacin de marca. Y el sempiterno Twitter, que nos ayuda en la publicidad de nuestro evento y en la generacin de expectacin. Para invitar es desaconsejable. No olvides YouTube, que sirve para realizar campaas de marketing viral, generar expectacin y enviar mensajes publicitarios. Algunas sugerencias: puedes crear una pgina especfica en Facebook, una cuenta en Twitter para el evento con un hashtag concreto y abrir una pgina especial en el blog. Con todas estas herramientas, puedes incentivar la participacin, slo tienes que echar a volar la imaginacin. De momento, las dos ms usadas en estos casos son Facebook para dar a conocer el evento y Twitter para servir de backchannel, as que aprovechemos ambas. Tampoco olvidemos las muchas posibilidades de Google+, si termina el despegue que inici hace unos meses y no resulta una red fallida ms de las que ha ensayado su empresa matriz en los ltimos tiempos. Cul sera el proceso con las redes sociales, ms all de la nube? Lo primero que tenemos que hacer es crear una cuenta en Twitter especfica para el evento y empezar a hablar de l en Facebook, Google+ y, si merece la pena, en LinkedIn. Es necesario despertar inquietudes sobre lo que va a suceder; pero no es preciso hablar exclusivamente del evento, basta empezar a hablar de cosas relacionadas con l. Adems, unos buenos audiovisuales ayudarn en YouTube. No lo desaproveches.

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Twitter, la cuenta que hemos abierto, debe ser el origen de toda la informacin que se lance. Podemos, en su momento, usar Facebook y su herramienta especfica para crear un evento para lanzar las invitaciones. Depender del acto y de las expectativas. En segundo lugar, hay que dar a conocer esa cuenta de Twitter; para ello, se puede utilizar la propia cuenta, una pgina web, un blog, Facebook, Google+ y cuantas redes estimemos que ve nuestro pblico objetivo. Twitter es un gran escaparate para promocionar el evento; adems, permite informar de novedades, publicar noticias durante el evento y anunciar recursos y materiales cuando acaba. Facebook tambin lo es; no lo dejes de lado. De Google+ an no puedo dar una opinin: est an tomando bibern. No sabes lo que es un hashtag? No importa, hay que crear uno en todo caso. Pero antes, detengmonos unos minutos para saber qu significa ese palabro. Se trata de una etiqueta que permite identificar un backchannel de esto ya hemos hablado-; es imprescindible para que se pueda crear dicho canal de comunicacin. Consiste en el carcter # seguido por el identificador que identifique, en este caso, tu evento, como #MiEvento. Utiliza una combinacin de letras lo ms corta posible ya que debe incluirse en cada tweet y hay que dejar espacio para el contenido. Tenemos que conseguir, por otra parte, que nuestro pblico se motive para que nos siga y reenve (retuitee, si utilizamos el vocablo al uso) los tweets; cuantos ms los reenven, mayor visibilidad tendr nuestro evento. Ya hemos creado el hashtag oficial; ahora hay que darlo a conocer a travs de los canales de comunicacin que tengamos; para ello, de nuevo la pgina web, el blog, los boletines electrnicos, la publicidad va web o en papel, los materiales de marketing y las comunidades en lnea son una herramienta muy valiosa. Adems, y con el fin de que los asistentes a nuestro evento lo conozcan, debemos incluirlo en el material de mercadotecnia y la documentacin que les entreguemos: programa, carpeta de bienvenida, cartelera, sealtica, acreditaciones de acceso y cualquier otro soporte que se nos ocurra; y debemos alentar el uso para, despus, recuperar la informacin sobre el evento desde todo tipo de fuentes. Si despus de todo el trabajo se nos ha olvidado preparar el espacio para ese fin, habremos

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estar preparados. Los asistentes que dispongan de los medios necesarios, desde ordenadores

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fracasado. La sala de nuestro evento y los lugares adyacentes desde donde se pueda ver deben

porttiles a iPod, pasando por la seguridad de que tienen telfonos mviles que, en la mayor parte de los casos, permitirn la interaccin. Sin embargo, no debemos asumir que todos dispondrn de conexin 3G o que la cobertura de esa tecnologa lo permitir. Debemos asegurarnos ofreciendo un acceso inalmbrico de alta calidad y, no est de ms, acceso a la posibilidad de recargar los dispositivos, en caso de que el evento se prolongue.

Durante
Llega el da. Las acciones 2.0 en un evento deben estar bien medidas y preparadas. Vdeo en directo, dinamizacin. Generacin de contactos y generacin de debate son las principales caractersticas en las que la red es ptima. No est de ms que dediquemos a un experto en comunicacin ya que aunque los asistentes enven mensajes continuos sobre el evento, y ofrezcan una secuencia directa de informacin, puede que la descoordinacin o el caos desmerezcan el evento y lo conviertan en algo personal. Nosotros queremos lanzar nuestros propios mensajes, y si no queremos que nada que consideremos importante quede fuera del backchannel, ser necesario contar con un experto, alguien con juicio crtico sobre el tema y rapidez de reflejos, para emitir la informacin ms relevante y las noticias ms destacadas del evento. Adems, anncialo para general conocimiento de los asistentes. Si de lo que se trata es de una presentacin o de una mesa redonda o una ponencia, alguien de la presidencia, que debe ser el moderador si lo hay, tiene que seguir los comentarios para estar al corriente del hilo conversacin que se est produciendo durante el evento. Conocer de antemano lo que est pasando entre la audiencia le permitir tener capacidad de reaccin ante imprevistos. Pero yendo al grano, queremos transmitir el evento en directo por la web? Hay varias herramientas que lo permiten, y cada da sale una nueva al mercado. Facebook, en concreto, tiene una herramienta de streaming llamada Ustream. YouTube ha lanzado tambin recientemente la posibilidad de lanzar vdeos en vivo. Aprovecha todas. Son gratis. Otras posibilidades son Messenger, gratuita con limitaciones, Skype y WebEx, de pago ambas para estos menesteres. Piensa por otra parte que vas a tratar de favorecer el llamado networking, para lo que tienes que pensar si tu evento se presta a ello y generar el ambiente y los espacios fsicos y temporales adecuados. www.argConsultor.com

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Y ha llegado la hora de pensar en la dinamizacin; ahora toca decidir si mostramos el contenido del canal de comentarios a todo el pblico, y sobre todo dnde situamos las pantallas de modo que se puedan ver pero que no constituyan un elemento de distraccin permanente. La zona de la presidencia no, desde luego. No hay reglas ptimas; depender del diseo de la sala. La posibilidad de que cada uno lo siga desde su propio dispositivo no debe desdearse. Tal vez tengamos que optar por una solucin mixta que, en funcin del evento y el momento, se haga visible en situaciones especficas y se desconecte en otros momentos concretos. Sin embargo, s que es aconsejable que est visible entre sesiones de un mismo acto, ya que contribuyen a mantener el hilo conductor, y en monitores en el exterior de la sala, por el mismo motivo. Twitter no es la nica herramienta. Es la ms conveniente para un evento pblico. Pero tambin se pueden utilizar otras aplicaciones Web para eventos ms privados o de informacin ms confidencial. Para ello estn las salas de chat privadas. Hay muchas herramientas que nos permiten establecer conversaciones multilaterales privadas o pblicas. Internet es un pozo sin fondo en este tipo de utilidades, y en otros.

Despus
Nuestro evento ha acabado pero, hemos terminado nuestro 2.0? Si as fuera, estaramos desperdiciando una gran oportunidad. Ahora queda una labor quiz ms meticulosa y que nos reportar grandes beneficios. En Twitter o en el chat si lo hemos preferido as han quedado plasmados todos los comentarios; no podemos desperdiciarlos ya que es una buena realimentacin que nos dar una gran cantidad de informacin sobre nuestro evento. Es el momento de revisarlos todos, los publicados antes, durante y despus del evento. Contienen la opinin de la audiencia sobre la organizacin, sobre la calidad del evento que hemos organizado y el inters suscitado, sobre la conveniencia del lugar elegido, la produccin realizada y las instalaciones. Si eres una agencia, o si quieres guardar un expediente completo, puedes incluir una seleccin de los mejores comentarios en el material que entregars o archivars tras el evento. Los vdeos, presentaciones y dems material generado pueden ponerse a disposicin de los

marca de tu empresa o institucin.

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asistentes, o del pblico en general, y sern muy valiosos a la hora de fomentar la imagen de

Y puestos a dar consejos, no quisiera dejarme el ltimo: si no ests seguro, no lo hagas. Para que el 2.0 funciones debe tener calidad; si no, ser la tumba del organizador. Una mala calidad de la conexin a Internet, una herramienta de presentacin del canal de comunicacin backchannel, o incluso un programa demasiado ambicioso, puede todo ello ser el fracaso de un acto en el que hemos puesto alma, corazn y vida. Y recuerda: no olvides preparar el espacio del evento. Wi-Fi, videocasting, credenciales 2.0, conexiones a la red elctrica, el backchannel o la zona social son elementos imprescindibles. Si faltan, alguien los echar de menos... y se lo har saber al mundo.

Alfredo Rodriguez @protocolodigit www.argConsultor.com

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