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Abril 2010
Elaborado por: Profesional Seccin de Compras y Administracin de Bienes Revisado por:

SEGUROS
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Jefe de Seccin de Compras y Administracin de Bienes

Vicerrector Administrativo

TABLA DE CONTENIDO 1. 2. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 4. 4.1. 4.2. 5. 6. 6.1. 7. 8. 9. 10. OBJETIVO ............................................................................................................... 2 ALCANCE................................................................................................................ 2 DEFINICIONES ........................................................................................................ 2 Comit Tcnico de Seguros.................................................................................. 2 Compaa Aseguradora........................................................................................ 2 Intermediarios de Seguros................................................................................... 3 POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES ......................................................... 4 NORMATIVIDAD .................................................................................................. 4 POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES....................................................... 4 DIAGRAMA DE FLUJO ........................................................................................... 5 PROCEDIMIENTOS................................................................................................. 6 Seguros ................................................................................................................ 6 PROCESOS RELACIONADOS ..............................................................................10 FORMATOS............................................................................................................10 DOCUMENTOS EXTERNOS ..................................................................................10 ANEXOS..............................................................................................................10

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1. OBJETIVO Definir las actividades requeridas para los trmites con las compaas aseguradoras y los intermediarios de seguros, en todo lo relacionado con la administracin del programa de seguros

2. ALCANCE Involucra desde la Contratacin de los Intermediarios de Seguros y las Compaas Aseguradoras hasta el trmite de las reclamaciones a que haya lugar en caso de siniestros. 3. DEFINICIONES 3.1. Comit Tcnico de Seguros

Comit compuesto por el Jefe de Seccin de Compras y Administracin de Bienes, la Profesional Seccin de Compras y Administracin de Bienes (Seguros) y los Intermediaros de Seguros que tienen como actividades: A- Evaluar Tcnicamente las propuestas presentadas por las Compaas Aseguradoras. B- Realizar seguimiento y reporte de las ejecucin del contrato de plizas en cuanto a: - Obligaciones y Compromisos - Vigencias - Reclamaciones - Recomendaciones y Estudios de nuevos cubrimientos

3.2. Compaa Aseguradora Personas Jurdicas que asumen un riesgo y que como contraprestacin cobran una prima de seguros.

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3.3.

Intermediarios de Seguros

Los intermediarios de seguros, en cualquiera de sus modalidades, personas jurdicas que tienen a su cargo asesorar a la Universidad de manera integral en todos los trmites relacionados con la administracin de riesgos y el corretaje de seguros en todos y cada una de las ramas contratadas del programa de seguros. Los servicios principales que prestan son: A - Asesora tcnica, jurdica, y financiera en la elaboracin de pliegos. B - Asesora en el proceso de evaluacin de propuestas para la seleccin de aseguradoras en los procesos de licitacin o invitacin. C - Asesora a la Universidad en la atencin y trmite de siniestros, administracin de riesgos, seguridad industrial y presuncin de prdidas.

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4. POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES 4.1. NORMATIVIDAD

Los procesos de contratacin de las compaas aseguradoras se rigen por el Estatuto de Contratacin Resolucin No. 046 de Julio de 2004 del Consejo Superior. Resolucin No. 1811 de Julio del 2004 por la cual se aprueba el procedimiento de Ejecucin del Gasto. Resolucin No. 046 de 2004 del Consejo Superior por la cual se expide el Estatuto de Contratacin de la Universidad del Valle - Captulo VIII - Plizas de Garanta Resolucin No. 1259 de Abril de 2006 de Rectora Por la cual se establecen los procedimientos internos para el control de los Bienes Muebles e Inmuebles de propiedad de la Universidad - Captulo III- Seguros de los Bienes Resolucin No. 1700. Junio 25 de 2003 de Rectora la cual estipula: "Por medio de la cual se expide el Reglamento para el uso, administracin y control de los vehculos del Parque Automotor de la Universidad del Valle. Artculos 27. 28. Captulo V. Artculos 34. 35. 36. 4.2. POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES

La Universidad del Valle debe velar por la seguridad y conservacin de sus bienes y por ello debe proveer las herramientas necesarias que los garanticen, constituyendo las plizas de seguros que cubran los eventos que se decide transferir. La Seccin de Compras y Administracin de Bienes es la nica Unidad de la Universidad que puede solicitar a las compaas aseguradoras la expedicin de plizas con cargo al presupuesto de la Universidad, previa Ordenacin del Gasto y cumpliendo las normas de contratacin y presupuestales vigentes en la Universidad del Valle.
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Para realizar una reclamacin por hurto o prdida de bienes muebles como se describe en la Resolucin No 1259 de la Rectora Artculo 19. Se debe colocar la denuncia ante la Fiscala. Cuando la Universidad requiera cubrir algn tipo de bien mueble, personas, contratos o convenios debe remitir a la Seccin de Compras y Administracin de Bienes los siguientes documentos: o Copia del Convenio o Contrato debidamente suscrito. o Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) para el cubrimiento del costo de las plizas u oficio suscrito por el Ordenador del Gasto o Coordinador Administrativo informando que el costo se cubrir contra el Fondo Renovable, Caja Menor o Anticipo. o Solicitud de Constitucin de Plizas, por carta o por el Sistema SABS, suscrito por el Jefe de la Unidad responsable del Convenio o Contrato por parte de la Universidad del Valle.

El Profesional del Seguros es responsable de verificar que las dependencias realicen los pagos de las plizas dentro de los trminos contratados. El Rector podr delegar al funcionario que suscribir las plizas que tome la Universidad.

5. DIAGRAMA DE FLUJO No Aplica

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Abril 2010 6. PROCEDIMIENTOS 6.1. Seguros

ACTIVIDAD Ver Manual de Contratacin y Compras Nacionales Directas MP-08-01-01

SEGUROS

ETAPA 1. Contratacin Intermediarios de Seguros

RESPONSABLE Jefe de Seccin de Compras y Administracin de Bienes Comit Tcnico de Seguros

REGISTROS Documentos que soportan el proceso de Contratacin Documentos que soportan el proceso de Contratacin Documentos soportes + Carta de Solicitud o Registro en SABS

2. Contratacin de la Ver Manual de Contratacin y Compras Compaa Nacionales por Convocatoria MP-08-01-03 Aseguradora

3. Solicitud de Plizas A- Enviar solicitud de pliza o garanta Coordinacin o Garantas adjuntando soportes de los especificados en administrativo de el rea Adicionales la Poltica No. 4. involucrada B- Revisar que los documentos entregados estn completos y/o tengan el respectivo aval Profesional Seccin de de el coordinador administrativo del rea Compras y Administracin involucrada de Bienes (Seguros) C- Enviar la solicitud a la compaa intermediaria de Seguros para el amparo de la Profesional Seccin de Compras y Administracin peticin de Bienes (Seguros) D- Revisar la solicitud Intermediario de Seguros

E- Si existe ya una pliza de amparo solicitar a la Compaa Aseguradora aadir el amparo Intermediario de Seguros F- Incluir provisionalmente el amparo y enviar copia de la pliza al Intermediario de Seguros Compaa Aseguradora Pliza de Seguros G- Revisar los ajustes a las condiciones tcnicas y enviar a la Profesional Seccin de Intermediario de Seguros Compras y Administracin de Bienes (Seguros) H- Comunicar a la dependencia involucrada el Profesional Seccin de amparo de la peticin. Compras y Administracin de Bienes (Seguros)

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ETAPA ACTIVIDAD

SEGUROS
RESPONSABLE REGISTROS

I- Si no existe una pliza, solicitar a la Compaa Aseguradora una cotizacin por el Intermediario de Seguros amparo J- Elaborar cotizacin y enviar al Intermediario Compaa Aseguradora de Seguros K- Revisar la cotizacin y enviar al Profesional Seccin de Compras y Administracin de Intermediario de Seguros Bienes (Seguros) L- Coordinar con la dependencia la forma de Profesional Seccin de pago de la cotizacin Compras y Administracin de Bienes (Seguros) M- Informar al Intermediario de Seguros la Profesional Seccin de aceptacin de la cotizacin Compras y Administracin de Bienes (Seguros) N- Solicitar la pliza a la Compaa Intermediario de Seguros Aseguradora O- Expedir el amparo o pliza y entregar junto con la factura al Intermediario de Compaa Aseguradora Pliza de Seguros Seguros P- Revisar la pliza y enviar al Profesional Seccin de Compras y Administracin de Intermediario de Seguros Bienes (Seguros) Q- Tramitar la firma del Rector o el Profesional Seccin de Funcionario delegado para aprobar la pliza Compras y Administracin de Bienes (Seguros) R- Informar a la Unidad solicitante, el amparo Profesional Seccin de y verificar la realizacin del pago Compras y Administracin de Bienes (Seguros) S- Registrar en el Sistema la informacin de la Profesional Seccin de pliza. Compras y Administracin de Bienes (Seguros) T- Enviar a la dependencia la pliza en Profesional Seccin de original firmada. Compras y Administracin de Bienes (Seguros) A- Generar y entregar el cronograma para actualizacin de informacin a la Divisin de Profesional Seccin de Recursos Humanos y al Funcionario de Compras y Administracin de Bienes (Seguros) Inventarios. B- Enviar cada mes informacin de los pagos de nmina, con el nmero de personas y valor. Jefe de la Seccin de Nmina

3. Actualizacin de Informacin para Plizas

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ETAPA ACTIVIDAD

SEGUROS
RESPONSABLE REGISTROS

C- Cada tres meses, generar reporte de ingresos y egresos al inventario de bienes .

Funcionario de inventarios D- Revisar y firmar los reportes para el Jefe de Seccin de Intermediario de Seguros. Compras y Administracin de Bienes E- Enviar al Intermediario de Seguros Profesional Seccin de Compras y Administracin de Bienes (Seguros) F- Revisar informacin y enviar a la Compaa Intermediario de Seguros Aseguradora G- Ajustar la pliza y generar crditos o Compaa Aseguradora dbitos a los cobros segn corresponda H- Enviar informacin al Intermediario de Compaa Aseguradora Seguros I- Revisar informacin y enviar a la Profesional Seccin de Compras y Intermediario de Seguros Administracin de Bienes (Seguros) J- Coordinar la adicin al presupuesto cuando Profesional Seccin de haya lugar a ello Compras y Administracin de Bienes (Seguros) A- Elaborar un informe dirigido al Jefe de Informe o Registro Unidad donde se detalle la Solicitud de Funcionario Responsable en el SABS y Reclamacin, anexando denuncia si aplica o del Bien Documentos soportes segn el Capitulo III de la Resolucin Soportes No.1259 de Rectora. B- Revisar y dar Vo.Bo o recibido al informe y determinar si hay lugar a proceso disciplinario Jefe de Unidad C- Diligenciar la Solicitud de Reclamaciones Profesional Seccin de en el Sistema. Compras y Administracin de Bienes (Seguros) D- Si la Reclamacin no est completa o es rechazada, enviar nuevamente al responsable del bien. En caso de no ser rechazada registrar en SABS e imprimir el informe donde Profesional Seccin de se explica la reclamacin realizada por parte Compras y Administracin del solicitante a la compaa aseguradora y de Bienes (Seguros) anexar documentos soportes.

4. Solicitud de Reclamaciones

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ETAPA ACTIVIDAD

SEGUROS
RESPONSABLE REGISTROS

E- Entregar al Jefe de la Seccin de Compras Profesional Seccin de y Administracin de Bienes informe con Compras y Administracin anexos para aprobacin y firma, enviar sta al de Bienes (Seguros) Intermediario de Seguros F- Analizar la reclamacin, solicitar los ajustes pertinentes y enviar a la Compaa Intermediario de Seguros Aseguradora. G- Analizar la reclamacin (realizar visita y/o designar ajustador de seguros si es Compaa Aseguradora necesario). Solicitar los documentos adicionales si se requieren. H- Gestionar los documentos faltantes, Profesional Seccin de registrar en SABS y remitirlos al Compras y Administracin intermediario. de Bienes (Seguros) I- Se repite el paso E de la etapa (4) Profesional Seccin de Compras y Administracin de Bienes (Seguros) J- Elaborar y Enviar el Informe al Intermediario de Seguros aceptando o rechazando la Compaa Aseguradora solicitud. K- Revisar informe y remitirlo al Profesional Seccin de Compras y Administracin de Intermediario de Seguros Bienes (Seguros) L- Revisar el informe y realizar la solicitud de indemnizacin al Intermediario de Seguros Profesional Seccin de (con el VoBo del Jefe de la Seccin de Compras y Administracin de Bienes (Seguros) Compras y Administracin de Bienes). M- Revisar y aprobar indemnizacin la solicitud de Rector

Documentos faltantes

N- Enviar al Intermediario de Seguros la Profesional Seccin de Solicitud de Indemnizacin Compras y Administracin de Bienes (Seguros) O- Revisar, registrar y enviar a la Compaa Intermediario de Seguros de Seguros P- Enviar el cheque con la carta del deducible Compaa Aseguradora a travs del intermediario Q- Consignar en las cuentas de la respectiva Profesional Seccin de dependencia el cheque y notificar a la Compras y Administracin dependencia. de Bienes (Seguros) R- Consultar la Reclamacin revisada. Operador Dependencia

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SEGUROS

7. PROCESOS RELACIONADOS Gestin Financiera Subproceso Contratacin y Compras Nacionales

8. FORMATOS No Aplica 9. DOCUMENTOS EXTERNOS No Aplica

10. ANEXOS No Aplica

CONTROL DE CAMBIOS NMERO

1.0 2.0 3.0

DESCRIPCIN
Versin Inicial del Manual Agrupacin de Procedimientos Actualizacin Manual

FECHA
Abril - 2005 Julio - 2008 Abril -2010

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