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GRUPO VIRTUAL L.A VENEZUELA G.V.L.A.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Material recopilado y adaptado sobre : Auditoria Administrativa, Auditoria de Gestin Administrativa o Anlisis de Gestin Administrativa y algunas consideraciones tericas para la elaboracin de la auditoria y el informe correspondiente.

Caracas, Mayo 2007. Lic. Secundino Camacaro

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CAPITULO I CONSIDERACIONES PREVIAS ANTECEDENTES

Desde la ms remota antigedad y en el mbito eclesistico, se conoce


la figura de AUDITOR, a quien el Diccionario de la Lengua Espaola define como cada uno de los siete sacerdotes magistrados que forman el tribunal colegiado que ha de recibir las apelaciones contra las sentencias eclesisticas pronunciadas en el territorio espaol. Revisor de cuentas colegiados. Dicho diccionario no admite el verbo Auditar, ni sus participio auditado; vocablos de uso tan generalizado, como errneo. El venezolano comn ha podido observar, con lastimosa frecuencia, la intervencin de bancos, por parte de la Superintendencia de Bancos. Como puede apreciarse, siempre han existido las compulsas fiscalizadoras del comportamiento humano, en sus ms dismiles formas; y, como veremos ms adelante, desde aquellos remotos tiempos vemos aparecer las races de la auditoria, que vamos a estudiar en este texto. En sus primeros tiempos, la Auditoria se orientaba a verificar los resultados de las operaciones financieras y mercantiles de las empresas, as como al descubrimiento de posibles fraudes, errores u omisiones; hasta se le consideraba como formando parte integrante de la contabilidad misma. En la medida en que la administracin se fue haciendo ms compleja, se hizo cada vez ms necesaria la auditoria, para fundamentar la toma de decisiones. Nunca antes se haban visto cambios tan profundos y de tanta trascendencia, como los que vemos hoy da en el mbito venezolano, a consecuencia de la gran devaluacin experimentada por el Bolvar; lo que amerita estudios y tratamientos muy especiales, que hacen inoperantes los antiguos procedimientos y exigen la adopcin de nuevas tecnologas, tales como: Nuevos equipos y maquinarias Automatizacin de muchos procedimientos Sistemas computarizados.
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Todo ello con la mira puesta en la reduccin de costos, tiempo y esfuerzos. Dentro de esta manera fue que naci la Contabilidad; la cual, al correr del tiempo, fue evolucionando, y contina perfeccionndose hoy da, hasta configurar un cuerpo doctrina, con tcnicas y procedimientos perfectamente bien definidos y diferenciados; de tal manera que facilita la interpretacin de sus registros, con la mayor claridad y fidelidad posibles; tanto a particulares, como a extraos. La Auditoria Contable es una revisin y anlisis minuciosos, con espritu crtico, de los registros y Estados Financieros de una organizacin; con la finalidad de dictaminar el grado de confiabilidad que ofrecen; considerando las leyes, principios y usos, que norman a tales registros. EVOLUCION HISTORICA. El expansionismo territorial ingls, que estableci colonias en diferentes lugares del mundo; en las cuales se constituyeron empresas poderosas, con sus principales dueos residieron en Inglaterra, hizo necesario la creacin de medios idneos para controlar a distancia estas inversiones. A tan efecto, ya para el siglo XV, era rutinario el envo de emisarios; quienes, en representacin de los dueos de tales empresas, las visitaban peridicamente y efectuaban una revisin minuciosa de los registros de contabilidad; as como una verificacin de los comprobantes respectivos, para, finalmente, preparar un informe completo, que mostrara a dichos seores dueos, cul era la verdadera situacin financiera de dichas empresas; as como el grado de fidelidad y de confiabilidad de la gestin de sus administradores. En sus origines, el auditor fue un agente fiscalizador, en representacin de los intereses de los empresarios. Por esto, el acto de administrar justicia se le llama audiencia hoy da; llamndose tambin as al acto de or alguna autoridad, las exposiciones, solicitudes o reclamaciones de las personas. Con el advenimiento de la Revolucin Industrial y la consecuente proliferacin de todo tipo de empresas, la Contabilidad y la Auditoria tomaron un gran impulso y se hicieron indispensables. CONCEPTO El doctor Jos Ruiz Rosa, emite el concepto siguiente:
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"La Auditoria Administrativa o Anlisis de Gestin Administrativa es el examen de la estructura administrativa o de sus componentes, para evaluar el grado de eficiencia y de eficacia, con el cual se estn cumpliendo la planificacin, la organizacin, la direccin, la coordinacin, la ejecucin y el control de los objetivos trazados por la empresa, para corregir las deficiencias que pudieran existir, tendiendo al mejoramiento continuo de la misma, optimizando la productividad mediante la mejor utilizacin de los recursos disponibles, conforme a procedimientos encuadrados dentro de normas y polticas de la verdadera administracin" La auditoria administrativa es el examen integral o parcial de una organizacin y la valoracin de las actuaciones de la empresa con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora. El anlisis de gestin administrativa tiende a examinar globalmente varios puntos dentro de la empresa sometida a evaluacin: Recursos Humanos: Valoracin del equipo directivo. Evaluacin de Empleados y obreros. Sistema de Informacin. Manejo de la Informacin. Controles en el procesamiento de datos. Comunicaciones internas. Comunicaciones externas. Estado de los Archivos. Estructura de la sociedad: Accionistas. Gerencia Administrativa. Gerencia de Operaciones Sistema Administrativo. Normas y Procedimientos. Polticas Administrativas implantadas.
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Planes y proyectos Organigrama. Control de actividades. Evaluacin Financiera y Econmica. Presupuesto. Anlisis de los Estados Financieros. Flujo de Caja. Proteccin de los Activos. Inversiones en proceso. Compromisos con proveedores Relacin con organismos crediticios. Productividad. Eficiencia de produccin. Productos principales. Productos secundarios. Mercadeo y Ventas. Estudios de mercado. Publicidad. Polticas de precios. Volumen de ventas. Comportamiento del Mercado. Compras y suministros. Compras nacionales. Compras en el exterior. Estudio y Anlisis de las polticas vigentes de la empresa. Polticas en el objetivo de servicios
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Polticas en el objetivo social Polticas en el objetivo econmico Polticas de informacin. Polticas en emisin y control de polticas. rea fiscal: Impuesto sobre la renta. Seguridad Social. Compromisos con organismos oficiales.

Por sus caractersticas, la Auditoria Administrativa constituye una herramienta fundamental para impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite que se revele en qu reas se requiere de un estudio ms profundo, que acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, como superar obstculos, como imprimir mayor cohesin al funcionamiento de las mismas y, sobre todo, un anlisis - causa efecto que concilie en forma congruente los hechos con ideas. En resumen, la Auditoria Administrativa: Permite medir la capacidad gerencial. Ayuda a identificar problemas que afectan los sistemas administrativos. Analiza las causas y efectos de situaciones riesgosas para la empresa. Aporta soluciones para mejorar la eficiencia, la eficacia y la efectividad administrativa.

En virtud de lo anterior, para que su cobertura encamine las tareas a logros especficos, debe de establecer el marco para la consecucin de los siguientes objetivos: De Control: Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicacin de la auditoria y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. De Productividad: Encauzan las acciones de la auditoria para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin. De la Organizacin: Determinan que el curso de la auditoria apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a
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travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. De Servicio: Representan la manera en que la auditoria puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes.

De Calidad: Disponen que la auditoria tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos . De Cambio: Transforman a la auditoria en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin. De Aprendizaje: Permiten que la auditoria se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. De toma de Decisiones: Traducen la puesta en practica y resultados de la auditoria en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin. CAPITULO II DEL PROFESIONAL De acuerdo con su perfil, particularmente su dominio del proceso administrativo, y de lo establecido en la Ley de Ejercicio de la Profesin, el Licenciado en administracin es el profesional en quien debe recaer en forma exclusiva la ejecucin y validacin de una auditoria administrativa o anlisis de gestin administrativa. Por su preparacin el Licenciado en Administracin puede coordinar la implementacin de todo tipo de estudio administrativo, evaluacin o diagnostico integral, y auditorias de calidad, funcionales, integrales y de evaluacin de desempeo. Asimismo, podr formar parte de los equipos encargados de la aplicacin de auditorias ambientales, legales, de sistemas, tecnolgicas, operacionales y financieras. Para que las acciones del licenciado en Administracin se consideren congruentes y aceptables, al suscribir la realizacin de una auditoria deber observar las siguientes Normas Generales de Auditoria: Tener independencia de criterio, esto es, que no estar limitado por influencias internas o externas, o de cualquier otra ndole.
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Poseer una adecuada formacin y capacidad profesional para aplicar las tcnicas requeridas en la auditoria. Mantenerse actualizado con los conocimientos inherentes al desarrollo y la aplicacin de las auditorias. Tener el debido cuidado y la diligencia profesional al efectuar las auditorias, y elaborar los informes correspondientes. Informar a las instancias competentes, sobre cualquier limitacin en la ejecucin de la auditoria. La labor deber ser cuidadosamente planificada, supervisada y soportada por documentos de trabajo, debidamente sustentados. Obtener evidencias suficientes, componentes y relevantes, que permitan tener una base slida y razonable para emitir opiniones. Mantenerse alerta a situaciones que impliquen un posible fraude, abuso o actos ilcitos. Los informes se elaboraran por escrito y sern revisados, en borrador, por los auditados y por aquellos funcionarios que solicitaron la auditoria. Los informes sern imparciales, objetivos, oportunos y presentados puntualmente. Los informes presentaran los daros en forma veraz, exacta y razonable; describirn los hallazgos de manera convincente, clara, sencilla, concisa y completa. Los informes deben incluir una mencin especial, sobre los logros obtenidos, enfatizando en las fortalezas y debilidades. Las observaciones, sugerencias y recomendaciones deben de constituirse en una fuente de cambio que permita generar conocimiento y nuevas ideas para aprender. Las sugerencias y recomendaciones debern n ser concretas, pertinentes y viables de implementar. El observar las normas permite que las auditorias aporten elementos completos y consistentes para respaldar los hallazgos, validar las evidencias y emitir observaciones y sugerencias defendibles, as como orden y disciplina en el trabajo. CAPITULO III CLASES DE AUDITORIA
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Existen tres criterios de clasificacin para el estudio de la auditoria, a saber: a. De acuerdo al grado de relacin existente entre el auditor y la empresa u organizacin auditada, la auditoria puede ser interna o externa. b. En atencin a la periodicidad, con que se lleva a cabo dicha auditoria, esta puede ser continua o peridica. c. Considerando su campo de actuacin, la auditoria puede ser financiera o administrativa; tambin llamada esta ltima operativa o anlisis de gestin administrativa. En forma sinptica la clasificacin de las distintas clases de auditoria ser como sigue: Interna Interrelacin Externa Clases de Auditoria Frecuencia Peridica Campo de accin Financiera administrativa u operativa Continua deliberada automtica

Es la auditoria administrativa, operativa o anlisis de gestin administrativa la que nos interesa ya que es la que se lleva a efectos a fin de constatar el grado de efectividad y de conveniencia de la estructura organizacional y funcional de la empresa o entidad que se audita. Ella detecta cualquier procedimiento contraproducente, oneroso o muy lento que entrabe la fluidez con que deben salir las tareas y gestin empresarial; resulta en extremo beneficiosa ya que permite ejecutar las labores y alcanzar los objetivos con el ms mnimo tiempo, esfuerzo, recursos y, con una mayor eficiencia y productividad, viene a ser una tcnica de anlisis sistemtica, que sirve para evaluar la gestin gerencial, a todos los niveles. Pone en evidencia las reas de conflicto y los puntos de peligro dentro de la organizacin auditada, suprime desperdicios la perdida de tiempo y evala el grado de efectividad de los sistemas de control internos adaptados, sugiere nuevas ideas, menos orientaciones como para evaluar la calidad de la
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administracin de la empresa y juzga el grado de eficiencia de sus gestiones empresariales. En pocas palabras evala la eficiencia y la habilidad de los ejecutivos para lograr alcanzar las metas propuestas por la organizacin. La auditoria administrativa califica la calidad de la administracin de la organizacin; proporciona una misin de conjunto de la manera como ha sido manejada la empresa y si es conveniente o necesario introducir modificaciones o correctivos en procura de maximizar la eficiencia en el futuro. DIFERENCIA CON LA AUDITORIA FINANCIERA AUDITORA FINANCIERA AUDITORA ADMINISTRATIVA Evala hechos econmicos, en Evala hechos gerenciales, aun trminos monetarios, ya consumados en proceso, y con la mira puesta en el y plasma en los registros de futuro. contabilidad. Descubre hachos que ya han pasado. No informa cuales ejecutivos son eficientes y cuales no. Nos seala los efectos; pero sin hacer mencin a sus causas, en absoluto. Detecta los problemas con la antelacin. Nos dir cules ejecutivos son eficientes y cules no. Le interesa mejorar las actuaciones en el futuro; pero siempre en el aspecto administrativo y procedimental.

En conclusin la auditoria administrativa evala la eficiencia de la gerencia, en lo atinente a: a. Capacidad para administrar; b. Cumplir con los planes y metas propuestos; c. Planificar las operaciones; d. Organizar al personal y equipos; e. Dirigir y controlar los esfuerzos; f. Tomar decisiones efectivas, con conocimientos de causa; y,
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g. Actuar con criterio econmico. ENFOQUE ACTUAL Toda empresa u organizacin, necesita: Contar con algn mtodo de evaluacin y de revisin peridica, que le permita detectar a tiempo aquellas reas administrativas, que puedan ofrecer la eventualidad de alguna situacin difcil o de inconveniencia. Conocer oportunamente aquellas coyunturas favorables y ventajosas; a las cuales se les puedan sacar provecho, como son los de reducir los costos operativos, las prdidas y los desperdicios. Efectuar una evaluacin de los desempeos de todo el personal, verificar el grado de eficiencia de los controles internos; al igual que constatar, si los planes y polticas generales de la organizacin se estn cumpliendo a cabalidad. los proporciona la

La base de sustentacin para estos cambios Auditoria Administrativa justamente.

Por eso se dice que la Auditoria Administrativa es una disciplina procedimental para la evaluacin de la Gestin Gerencial. Los problemas que analiza la Auditoria Administrativa generalmente son provenientes de dificultades de crecimiento y de adaptacin al medio, originados por los avances tecnolgicos y cientficos. Los tiempos modernos exigen la adopcin inmediata de tcnicas y sistemas administrativos de avanzada, dinmicas y ms eficientes. La Gerencia debe permanecer constantemente alerta a los cambios tecnolgicos y cientficos, a fin de adoptar y adaptar las innovaciones. Hoy da la gerencia necesita conocer el grado de confiabilidad que le merecen sus registros contables adems que requiere precisar mejores sistemas de control interno. El fruto de la Auditoria Administrativa, al igual que el de cualquiera otra clase de Auditoria, habr de ser el Informe, el cual debe estar redactado en forma tal que: Establezca normativas claras de desempeo;
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Despierte el inters de sus destinatarios; Sea objetivo y fcil de entender; Sea oportuno; Estimule a las personas a actuar; Haga sentir su influencia en las decisiones que se tomen; Evale la efectividad de los controles administrativos; Mida la eficiencia de los sistemas y procedimientos adoptados por la empresa; y cuantifique la eficiencia administrativa de la organizacin, en funcin del logro de las metas y objetivos, con visin de futuro.

Si la Auditoria Administrativa se realiza cabalmente, servir de auto evaluacin de los Ejecutivos de la empresa. Finalmente, la Auditoria Administrativa, mediante la investigacin de los procesos administrativos, que lograr valindose de una serie de cuestionarios muy bien confeccionados, analizar los aspectos de: Planificacin de las actividades; Organizacin de la empresa; Direccin del personal; y, Control interno de las operaciones.

Las tcnicas de investigacin, que utiliza la Auditoria Administrativa resultan muy similares a las empleadas por la Auditoria Financiera con la diferencia de que en la Auditoria Administrativa estas tcnicas se orientan hacia la investigacin de todas las fases del funcionamiento administrativo de la empresa; con miras a evaluar su grado de eficiencia, eficacia y efectividad en cuanto al alcance de las metas y objetivos propuestos por la Gerencia de la organizacin. La informacin no monetaria, que analiza la Auditoria Administrativa, est en capacidad de informar si la empresa est bien gerenciada, si ha logrado las metas presentes y si est en capacidad de alcanzar su desarrollo futuro.
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Lo ideal es que la Auditoria Administrativa se complemente con la Auditoria Financiera, o sea, que comience donde sta ltima termina. OBJETIVOS RESUMIDOS El objetivo principal de la Auditoria Administrativa es la evaluacin del grado de eficiencia de la actividad gerencial en la empresa y de la medida en que se estn alcanzando las metas y cumpliendo las polticas establecidas; as como tambin el grado de efectividad de los sistemas procedimientos y controles, adoptados por la organizacin. En pocas palabras, la Auditoria Administrativa mide la efectividad con que se est manejando la empresa. La Auditoria Administrativa ayuda a detectar los "puntos dbiles" de las polticas administrativas de la empresa, lo cual permitir ponerles correctivos a tiempo e igualmente permitir conocer, cules son los "puntos fuertes" que dar las opciones de estimular la actividad en esas reas y as maximizar las utilidades del negocio. Mediante investigaciones y anlisis, permite conocer los "puntos dbiles' para eliminarlos, y los "puntos fuertes' para aprovecharlos al mximo. Permite realizar una evaluacin integral de toda la organizacin; permite conocer las habilidades, la imaginacin y la agresividad de cada uno de los Ejecutivos de lnea; as como su capacidad para trabajar en equipo y organizadamente, para hacerle frente a las situaciones cambiantes de la dinmica del mundo competitivo moderno, para incrementar la eficiencia operativa. La Auditoria Administrativa debe detectar, lo antes posible, aquellas funciones que no se estn realizando eficientemente, para rectificar a tiempo. Otra medicin, sumamente significativa, es la constatacin del logro de las metas propuestas; lo cual puede evaluarse fcilmente, mediante la comparacin de las metas presupuestadas, con los logros alcanzados por la empresa. Por muy bien seleccionado u entrenado que est el personal de una empresa, esta no funcionar con eficiencia, si no funciona correctamente el sistema de control interno instalado en dicha empresa. Su meta final, al igual que cualquier otro tipo de Auditoria, ser la elaboracin de un Informe, en el cual se detallarn los problemas detectados, a la vez que se propondrn soluciones a los mismos.
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Se discutir con la Alta Gerencia de la empresa auditada y, se tomarn las decisiones finales pertinentes; luego de intercambiar ideas y or opiniones, para aclarar conceptos y lograr la necesaria motivacin. La discusin oral del informe con la alta gerencia resulta en extremo beneficiosa e indispensable. PRINCIPIOS FUNDAMENTALES. La Auditoria Administrativa fundamenta sus conclusiones en una serie de principios sobre los cuales basa tambin sus investigaciones y anlisis, a saber: A. Evaluacin: En ningn caso, y de ninguna manera, la Auditoria Administrativa pretende evaluar capacidades tcnicas ni cientficas de ningn profesional, en el desempeo de sus funciones dentro de las organizaciones. Su evaluacin va, ms bien, orientada hacia la calidad gerencial, tan individual, como colectivamente, de todo el personal directivo, para constatar si sus desempeos se ajustan a los sistemas y procedimientos establecidos y si cumplen con los controles internos establecidos. B. Verificacin: La Auditoria Administrativa no podr realizar evaluacin alguna, sin antes verificar la veracidad de las informaciones obtenidas. Ser siempre necesario verificar que es lo que, en realidad, se ejecuta, tanto en los niveles operativos, como administrativos y gerenciales. Para esto har falta la observacin y la confirmacin de las informaciones proporcionadas por terceras personas; utilizando para ello los procedimientos tcnicos que veremos ms adelante. C. Pensar administrativamente: En el ejercicio de su profesin el Licenciado en Administracin que ejerza como auditor administrativo ha de ubicarse siempre en el sitial de la gerencia y sentirse responsable de las funciones operacionales, a fin de poderse dar cuenta de cmo es que deber actuarse, y as poder responder a las preguntas: Como Planificar el Trabajo? Que hace falta conocer de l?
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Cmo saber si el trabajo se realiz completo, con precisin y oportunamente? De que manera evaluar el rendimiento?

Es decir, pensar como si fuera el dueo, el responsable, el beneficiario, o el perdedor, de cmo se realice dicho trabajo.

CAPITULO IV PLANIFICACION DE LA AUDITORIA


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INTRODUCCION La planificacin de la Auditoria Administrativa abarca varios puntos, partiendo del concepto emitido por el Dr. Jos Ruiz Roa. Cada da resulta mas evidente el hecho de que la Administracin de Empresas, no solamente implica una responsabilidad de tipo econmica, sino que, al mismo tiempo lleva implcita una responsabilidad de tipo social y tico, en lo atinente al justo aprovechamiento de todos los recursos con que cuenta la organizacin. Esto exige que la Auditoria Administrativa sea planificada en atencin a estos nuevos requerimientos, a fin de poder dar respuestas a todas las interrogantes, que de ellas puedan derivarse. Por eso, al planificar cualquier tipo de Auditoria Administrativa, se debe pensar en la evaluacin de la habilidad de la Gerencia, para lograr los objetivos de la organizacin. De all que se tenga que examinar ampliamente y de manera constructiva, todo lo atinente al aparato organizativo de la empresa, o de parte de ella, a fin de poder detectar los problemas de tipo administrativos u operativos; as como los eventuales defectos, irregularidades y deficiencias, de modo que, en ltima instancia, se puedan proponer los correctivos ms apropiados. La Filosofa de la Administracin de hoy da hace referencia a la mxima eficiencia, mayor eficacia y mejor efectividad para poder preparar a la empresa de hoy para el futuro. Por eso resulta indispensable la evaluacin de la Gestin Gerencial, mediante la Auditoria Administrativa, que estudiamos en este texto. La prctica de la vida real confirma que el uso de un Cuestionario para efectuar la evaluacin de los desempeos administrativos y operativos actuales, resulta en extremo til; puesto que sirve de Patrn de Comportamiento y de orientacin del trabajo de investigacin, en forma equilibrada y armnica. De esta manera, el personal entrevistado no pensar en posibles discriminaciones en su escogencia y de paso, el cuestionario limita el tiempo requerido as como la cantidad de trabajo. El cuestionario, adems, debe involucrar saludablemente a los Ejecutivos en la realizacin de la Auditoria Administrativa, porque esto los har
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sentirse copartcipes de la misma y, por lo tanto, se sentirn inclinados a acatar sus resultados de manera prctica. Para ello podrn elaborarse varios cuestionarios uno para cada rea funcional de la organizacin; todo planificado cuidadosamente. Antes que nada, deber contarse con el apoyo irrestricto de la Alta Gerencia; la cual debe concederle su aprobacin, basada en la ms absoluta comprensin; tanto de los mtodos a ser utilizados, como de los objetivos que se persiguen; de lo contrario el trabajo, en su totalidad, resultar sumamente cuesta arriba y surgirn dificultades. Por eso el Auditor debe primeramente presentar un plan de trabajo, bien elaborado, con clara definicin de sus objetivos y de los recursos logsticos y de asistencia que necesitar. ESTUDIO DE LA SITUACION Antes de intentar efectuar cualquier Auditoria Administrativa resultar indispensable llevar a cabo un estudio preliminar, con fines de exploracin, de la situacin que se va a confrontar. Este estudio preliminar permitir al Auditor una visin panormica de lo que va a hacer, as como conocer cules habrn de ser las reas prioritarias, que habr de examinar, y en qu forma; pudiendo estimar la duracin y los recursos materiales, humanos y financieros que se requerirn. De all que, al momento de iniciar la planificacin de cualquier Auditoria de este tipo, este estudio preliminar resulte de una importancia vital. Este estudio permitir visualizar mejor los problemas, las magnitudes y caractersticas lo cual ayudar a seleccionar la Metodologa a utilizar. El estudio preliminar identificar las reas en conflicto, es decir, con problemas administrativos, que se harn acreedoras de un estudio minucioso en base al cual proponer las soluciones ms convenientes. Este estudio puede orientarse hacia la obtencin de la siguiente informacin: Organigramas Condiciones de trabajo de cada quien. Cargos y sus funciones Volmenes de trabajo
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Reglamentos internos Informes que se preparan Estados Financieros Datos estadsticos Contratos Funcionamiento de cada dependencia

Si la empresa es fabril la informacin se ampliar de la manera siguiente: Organizacin departamental Sus productos Sus procesos de fabricacin Sus mercados Lneas de distribucin de sus productos Almacenaje

Gran parte de esta informacin, y mucho ms, se podr obtener mediante entrevista personal con algunos Ejecutivos y empleados de la empresa; en cuya oportunidad tambin se aprovechar de hacer una presentacin del personal que participar en el trabajo de Auditoria, y tambin se dar a conocer con claridad cules sern los propsitos de la misma; de manera de desterrar cualquier equivoco. En esta primera entrevista debe dejarse convencido a todo el personal de la empresa, de que no se trata de un "espionaje ni investigacin policial"; sino de ayudarlos a mejorar sus condiciones de trabajo y optimizar su eficiencia operativa. Es imperativo que todo esto quede muy claro y sea comprendido por todos y cada uno de los trabajadores de la empresa; y que, de una vez, se procure obtener de ellos su buena voluntad y colaboracin en el trabajo; pues de ello depender el buen xito del mismo.
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Esta entrevista debe planificarse y llevarse a cabo, de acuerdo a ese plan, para lograr obtener- la mxima informacin posible, que permita detectar las reas en conflicto. Durante esta entrevista se revisarn las polticas y los procedimientos operativos de la empresa que se va a auditar; as como sus interrelaciones y objetivos, en contraste con alguna nueva Tecnologa. Solamente as saldr a la luz, cules habrn de ser las dependencias o funciones de la empresa, que merecern estudio especial, y de qu tipo y extensin. Al detectar algn problema, tenemos que definirlo y concretarlo, para planificar de que manera lo vamos a estudiar y con que extensin. Lo aconsejable es que se logre obtener en esta entrevista preliminar una visin de conjunto de todo el panorama administrativo y procedimental de la organizacin, considerada como un todo, as como de cada uno de sus departamentos, secciones y funciones en particular. Cuando se detecte algn rea conflictiva, habr que planificarse su estudio, conjuntamente con las reas de su entorno; con las cuales guarde relacin. Resultar muy saludable aclarar que no es posible dar pautas estndares procedimentales para la investigacin preliminar, ni para la planificacin, y mucho menos para la realizacin de la Auditoria Administrativa. Para ello bastar con tomar en consideracin, que nunca podr ser lo mismo auditar una fbrica de muebles, un automercado, o una finca agrcola o ganadera; puesto que, en el caso de la hacienda, o del hato, habr que estudiar en cada uno el ciclo productivo completo, que es de un ao; es decir, desde que se inicia la siembra, hasta que se recoge y vende la cosecha, en la primera; o desde que las vacas "se enamoran'', hasta que destetan sus cras, en el segundo caso. En los casos de la mueblera, o del automercado, habr que esperar la oportunidad del final de la poca de mayores ventas, y tampoco, porque, segn sea la complejidad de los problemas detectados; por lo regular hay que auditar hasta dos aos seguidos. En conclusin, de este estudio preliminar el Auditor Jefe ha de obtener el marco de referencia, que orientar y delimitar su trabajo Otro aspecto, sumamente importante, es que en la entrevista preliminar, como ya indicamos, el Auditor debe "vender la idea" a los involucrados en el
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estudio, y "llevarse bien con ellos", para captar sus simpatas, su aceptacin y su cooperacin irrestricta; ya que de ello depender el buen resultado de la Auditoria Administrativa. El Auditor no debe dar por terminado este estudio preliminar, hasta tanto no saber: Qu es lo que se hace ? Quin, cmo, cundo, dnde, por qu y de qu manera lo hace? Para luego comparar los resultados que se obtienen, con los resultados que se esperaban obtener, y poder descubrir si existen, o no, situaciones que corregir, y de qu manera se habrn de subsanar. EXTENSION DE LA AUDITORIA La extensin de la Auditoria Administrativa vendr determinada por las necesidades de la organizacin: Puede tener un alcance amplio; pudindose efectuar evaluaciones administrativas u operativas, en todas las reas Funcionales de la empresa, o limitarse a slo una parte de la misma. En todo caso, la Auditoria Administrativa debe orientar sus investigaciones desde lo general, a lo particular, es decir que, desde el punto de vista de una visin de conjunto, se concentrar luego en los detalles relevantes. Sintetizando un poco, podemos afirmar que la Auditoria Administrativa puede orientarse especficamente hacia los siguientes objetivos: Planificacin de la organizacin Sistema de Contabilidad Actividad presupuestaria Mercadotecnia Investigacin y desarrollo Produccin Personal Sistemas de informacin, etc.
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Pudiendo especializarse an ms, en el sentido restrictivo de: Ventas Investigacin de mercados Distribucin de los productos Publicidad Inventarios Compras Mano de obra Relaciones industriales Seguridad Industrial, etc.

Tambin podr centralizarse alguna, o algunas, de las funciones bsicas gerenciales, tales como: Planificacin Organizacin Control.

En todo caso, deben evaluarse los planes, estrategias, procedimientos, normas, polticas, programas y objetivos. Las investigaciones tambin pueden, o deben, orientarse hacia los distintos niveles gerenciales de la organizacin; puesto que, por EJEMPLO: Si la empresa ha perdido clientela con algn competidor mas avanzado y mejor organizado, ello seria indicativo de una falta de iniciativa y de capacidad de su mas alto nivel gerencial. Mientras que, si se presentan diariamente los mismos problemas operativos, en forma rutinaria, seria seal de ineficiencia de ejecutivos de niveles bajos Por otra parte, la extensin de la Auditoria Administrativa tambin vendr determinada por la relacin UTILIDAD-COSTO.
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En todo caso, la utilidad generada por la Auditoria Administrativa debe superar a sus costos; puesto que si los costos resultaran mayores, que la utilidad, simple y llanamente, la Auditoria Administrativa NO se justificara. Desde luego que la extensin de la Auditoria Administrativa ser la determinante de su duracin y costo. Por EJEMPLO: Si se tratara de auditar el procedimiento de compras de alguna empresa pequea, podra durar pocos das; pero, si la empresa fuera muy grande, un par de semanas; dependiendo, claro est, del nmero de personas que participen en tal Auditoria. En cambio, la Auditoria Administrativa de la totalidad de la empresa, podra tardar meses, y hasta un ao; dependiendo tambin del tamao del grupo y de su capacidad y experiencia; como tambin de la profundidad de las investigaciones y anlisis. Podra suceder perfectamente que una Auditoria, que haba sido planificada para ser realizada en unos dos meses, se tenga que prolongar hasta seis; por causa de haberse descubierto alguna situacin imprevista y en extremo compleja. Por lo dems, todo Gerente sabe que, en la vida real, los problemas se presentan en forma completamente inesperada e impredecible. En algunas Auditorias, en las cuales se tengan que analizar procedimientos de alta tecnologa, o sumamente especializados, cuyos conocimientos escapan por completo a la formacin de los Auditores; ser necesario consultar expertos, incluso de fuera; lo cual no slo encarecera el trabajo, sino que tambin lo demorara notablemente. Finalmente es conveniente sealar que la clase y extensin de la Auditoria Administrativa vendr determinada por la calidad operativa de la Administracin de la empresa, de la eficacia de su sistema de control interno y de las caractersticas particulares de la organizacin. En general, cuando los intereses en juego son demasiado cuantiosos, y los cambios experimentados muy rpidos, la Auditoria Administrativa debe realizarse con ms frecuencia. En cambio, cuando los intereses involucrados NO sean muy elevados, y los cambios poco frecuentes, la Auditoria Administrativa puede realizarse con una frecuencia mucho menor.

CAPITULO V TCNICAS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA


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ORIENTACIN Cualquiera sea el problema o fenmeno, que tenga que estudiar, analizar o investigar; existen, por fortuna, tcnicas estndares procedimentales, ya comprobadas; que podramos resumir en los siguientes pasos: Definir con precisin el problema Planificar un programa de trabajo Formular hiptesis, para luego verificarlas Recabar informacin, mediante registros idneos Clasificar tcnica y sistemticamente tal informacin Estudiar y analizar dicha informacin Sacar conclusiones vlidas Proponer soluciones razonadas.

De todas estas etapas o pasos, la ms extensa y laboriosa es la de "Recabar la informacin"; la cual se logra mediante los siguientes procedimientos: Revisin de documentos contables, administrativos y estadsticos Observacin o reconstruccin de los hechos Encuesta mediante cuestionarios Entrevistas personales bien dirigidas.

En definitiva, para que la Auditoria Administrativa se realice eficientemente, se tiene que planificar previamente todo el trabajo de investigacin que se tendr que realizar; para saber qu se tendr que hacer primero, cundo, qu viene despus y en qu orden de prioridades. Al respecto ya la experiencia ha establecido mtodos y procedimientos sistemticos, para la recopilacin de la informacin requerida; as como la manera ms apropiada de analizarla e interpretarla, a fin de comprender (con
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objetividad, cul es la realidad de lo que ocurre y, finalmente, sacar conclusiones, sobre las cuales fundamentar las recomendaciones ms apropiadas, para solucionar los problemas o conflictos, que eventualmente se descubran. El plan ha de ajustarse a los objetivos de la Auditoria Administrativa de que se trate, y a las circunstancias imperantes. Primeramente se tendr que efectuar un estudio inicial, para poder apreciar de qu se trata, qu ser lo que se tendr que investigar; as como recursos, tanto humanos, como materiales y financieros, y cunto tiempo ser necesario para ejecutar el trabajo, y as poder hablar luego de costos. El estudio preliminar se efectuar por funcionarios, circunscritos a las reas involucradas en cada caso entrevistando a las personas mejor informadas, en cuanto a las funciones y a las reas en cuestin; tratando de hacer una clasificacin de la informacin que se obtenga, luego de comprobar su veracidad. Esta investigacin preliminar debe proporcionar al Auditor Administrativo informacin suficiente en relacin con los aspectos ms importantes: Los libros y documentos a examinarse y evaluarse. La necesidad de tal estudio. Con qu extensin deben analizarse. El momento ms oportuno para el estudio. Cmo habr de iniciarse dicho estudio.

En la prctica, toda esta informacin se suele conseguir, mediante breves conversaciones con las personas involucradas; as como observando la situacin "en el terreno", y tomando notas respecto a las funciones y reas, que se tendrn que estudiar y con que extensin; hasta obtener una visin panormica de lo que se tendr que hacer, con qu recursos y en cuanto tiempo. Puede suceder que, para el estudio de determinadas reas o funciones, se requiera la participacin de algn profesional especializado, ajeno al personal de Auditoria. Ya se trate del examen preliminar, o del definitivo, se debe siempre tratar de evaluar el desempeo a fin de saber si las funciones administrativas
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se estn realizando con eficiencia y economa; o si alguna de ellas amerita algn tipo de rectificacin. El estudio preliminar debe informar al Auditor cules habrn de ser los recursos y acciones necesarios, y de qu manera tendr que integrarlos y coordinarlos; a fin de dar cumplimiento al trabajo planificado, en el tiempo que se ha previsto.

CAPITULO VI INFORME INTEGRAL El Informe integral se relaciona con la elaboracin de un instrumento que permitir: Sealar la situacin financiera y organizativa. Conocer de la salud econmica de la empresa.
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Conocer de los resultados reales en comparacin con los presupuestados. Saber acerca del nivel de solvencia de la sociedad. Tomar decisiones.

Como contenido del informe integral de la Auditoria Administrativa, conocido tambin como Anlisis de Gestin Administrativa, independientemente de los aspectos que el auditor desee cambiar o ampliar, se sugiere el siguiente: I. INTRODUCCIN Origen del nombramiento del instructor del Informe. Periodo o lapso de tiempo que cubre el informe. II. INFORMACIN GENERAL Nombre de la empresa, organismo o institucin (mencionar abreviatura). Recuento del acta, documento constitutivo, decreto, estatuto o gaceta con la cual se constituy. Incluir en la informacin: Nmero de registro, tomo, fecha, organismo en done fue registrado, circunscripcin judicial correspondiente; modificaciones posteriores o cambios ocurridos en los estatutos o instrumentos legales que reglamentan al organismo ocurridos en el periodo y de expresa importancia; indicar si las actas han sido registradas en libros y ante la autoridad respectiva; datos relativos a su publicacin en prensa, Gaceta Oficial, etc. Registro de Informacin Fiscal y Nmero de Informacin Tributaria. Estructura de la sociedad Accionistas. Gerencia Administrativa. Gerencia de Operaciones
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Visin, Misin y Objeto de la empresa u organismo. III. EXAMEN DEL SISTEMA DE INFORMACIN.

Verificar e informar sobre uso de los libros de la empresa y folio utilizado hasta el momento informado. Actas de Asamblea y Junta Directiva. Documentos. Contratos o correspondencia que se considere conveniente informar. Emisin de Documentos. Comunicaciones internas y externas Manejo de la informacin: Si es mecanizada analizar manuales y procedimientos; controles internos en el procesamiento de los datos y medidas de seguridad; personas autorizadas para manejar la informacin. Estado de los archivos, personas que tienen acceso y medidas de control interno para el manejo de los mismos. Uso del correo electrnico. Precauciones contra virus y contra correo no deseado. IV. EVALUACIN DE LOS RECURSOS HUMANOS:

Evaluacin del Recurso Humano. Valoracin del equipo directivo. Evaluacin de Empleados y obreros. V. EVALUACIN DE LA GESTIN ADMINISTRATIVA:

Estrategias Normas y procedimientos aplicados. Polticas implantadas: Estudio y Anlisis de las polticas vigentes de la empresa.
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Polticas en el objetivo de servicios Polticas en el objetivo social Polticas en el objetivo econmico Polticas de informacin. Polticas en emisin y control de polticas. Planes y proyectos aprobados especificando parte realizada y parte pendiente. Especificar si se han cumplido aspectos administrativos aprobados por la Asamblea o Junta Directiva. Verificar si el sistema administrativo es el mas apropiado para la empresa. Verificar organigrama y si cumple su objetivo. Controles que se ejercen sobre las actividades que realiza la empresa y su efectividad. VI. EVALUACIN DEL SISTEMA DE ADQUISICIONES

Compras y suministros. Compras nacionales. Compras en el exterior. V. EVALUACIN FINANCIERA Y ECONMICA:

Anlisis de los Estados Financieros y verificacin aleatoria de los saldos del mismo. Anlisis del Estado de Ingresos y Egresos. Verificar control que se ejerce sobre los activos y proteccin de los mismos. Medidas de control que se ejercen sobre el manejo del efectivo y de las cobranzas.
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Anlisis del presupuesto y si cumple los objetivos previstos. Flujo de caja. Anlisis de inversiones en proceso. Compromiso de la empresa u organismo con los acreedores. Metas y objetivos que no se cumplieron en la programacin y planificacin de actividades econmicas. Estado econmico de la sociedad en base a los ndices de solvencia. Anlisis de otros ndices financieros. Otros aspectos de carcter contable, financiero o econmico de importancia que merezca ser informado. VI. ANALISIS SOBRE EL MANEJO DE RECURSOS:

Recursos Humanos. Recursos fsicos. Recursos tecnolgicos Recursos informativos. Recursos econmicos y financieros.

VII. ANLISIS SOBRE EL COMPORTAMIENTO DEL MERCADO. Mercadeo y Ventas. Estudios de mercado. Publicidad. Productividad Eficiencia de produccin Productos principales
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Productos secundarios Polticas de precios. Volumen de ventas. Comportamiento del Mercado. Comercio electrnico. VIII. DIAGNOSTICO SOBRE LA ACCION CONTRALORA:

Emitir opinin razonada si los administradores han cumplido con los deberes que le imponen las leyes: C6digo de Comercio, Ley Orgnica del Trabajo y su Reglamento, Seguro Social Obligatorio, INCE, Ley de Impuesto Sobre la Renta, Cdigo Orgnico Tributario, Ley de Poltica Habitacional, Ley de Impuesto a los Activos Empresariales, Ley de Impuesto al Valor Agregado, etc.; las Ordenanzas Municipales y los Estatutos que rigen en la Empresa. Relacin con organismos crediticios oficiales cumplimiento de acuerdos con los mismos. y privados y

Denuncia de accionistas, socios, miembros o personas interesadas ante los organismos competentes. Hacer resumen de cada denuncia, proceso, gestin realizada y resultados de las mismas. Resumen de las denuncias en proceso o pendientes. Denuncias hechas ante el comisario de la persona jurdica objeto del informe. Cualquier observacin o asunto que considere necesario informar, relacionado con los puntos anteriores. IX. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES:

Hacer un considerando de cada una de las deficiencias o puntos de inters tratados en las partes anteriores del informe. Sugerir y recomendar las acciones que consideren necesarias y convenientes para la buena marcha de los asuntos administrativos, econmicos y contables del organismo correspondiente.
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X. ANEXOS: Documentos que se considere necesario anexar para aclarar cualquier asunto referido a una situacin o informacin en particular. Copia de auditoria contable o estudio econmico que hayan sido realizados por asesores o expertos contratados. Cualquier otro. documento o relacin o informe que contenga informacin que se considere importante.

FEDERACIN DE COLEGIOS DE LICENCIADOS EN ADMINISTRACIN DE VENEZUELA RESOLUCIN DN-20-EP


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El Directorio Nacional de la Federacin de Colegios de Licenciados en Administracin de Venezuela, en respuesta a la inquietud manifestada por los Licenciados en Administracin en el ejercicio liberal o independiente de la profesin, especficamente en lo referente a la normativa a cubrir en el proceso de Anlisis de Gestin Administrativa y con fundamento en la carencia de un instrumento que regule al Analista de Gestin en su actuacin profesional, en razn de lo cual: EL DIRECTORIO NACIONAL DE LA FEDERACIN DE COLEGIOS DE LICENCIADOS EN ADMINISTRACIN DE VENIEZUELA, EN USO DE LAS FACULTADES QUE LE CONFIERE EL ESTATUTO DE LA FEDERACIN DE COLEGIOS DE LICENCIADOS EN ADMINISTRACIN EN SU ARTCULO 7, PARGRAFO NICO, RESUELVE: OFICIALIZAR EL USO DEL MANUAL DE NORMAS DE ANLISIS DE GESTIN ADMINISTRATIVA (AGAD) PRIMERO: La consistencia terica metodolgica es imprescindible para el Anlisis de Gestin Administrativa (AGAD); el Manuel de Normas de Gestin Administrativa, en la postura crtica y aplicacin de los conocimientos cientficos de las actividades propias del Licenciado en Administracin permite implantar las reglas bsicas que el analista de gestin debe seguir de manera estricta en la ejecucin de su trabajo. SEGUNDO: El Manual de Normas de Anlisis de Gestin Administrativa permite presentar, dentro de un marco conceptual slido, los elementos fundamentales en el contexto que pone de relieve las mltiples funciones, actividades y tareas que se ejecutan en los diversos niveles de la estructura organizativa. TERCERO: Los Colegios estn en la obligacin de darle amplia y suficiente divulgacin al contenido de las Normas de Anlisis de Gestin Administrativa. CUARTO: Los Licenciados en Administracin, a los fines consiguientes, deben acatar las disposiciones contenidas en las Normas de Anlisis de Gestin Administrativa. QUINTO: Los Colegios y los Licenciados en Administracin quedan sujetos a las medidas disciplinarias de defensa gremial y de tica profesional por la no sujecin a la reglamentacin emanada del gremio. En Caracas, a los quince (15) das del mes de noviembre de dos mil tres (2003). El Directorio Nacional Lic. BENITO GOMEZ Presidente
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Lic. ENRIQUE RODRGUEZ Vicepresidente Lic. WILLIAM H. PEA A. Director General Lic. NECTTY DIAZ DE MARTINS Director de Estudios e Investigacin Lic. BLANCA COLMENARES Director de Finanzas Lic. GUSTAVO ROMERO Director de Cultura, Deportes y Recreacin. BIBLIOGRAFIA CONLAE, Cdigo de tica Profesional. Mxico. FERNNDEZ A, Antonio. La Auditoria Administrativa. Mxico. KAPLAN,R y NORTON D. cmo medir el rendimiento de la empresa?. Editorial Deusto. Barcelona 1999. MERCADO, Ernesto. Tcnicas para la toma de decisiones.. Limusa Mxico 1999 ROSENBERG, J.M. Diccionario de Administracin y Finanzas. 1994. Editorial Ocano. Espaa. RUIZ ROA, J. El Anlisis de Gestin Administrativa. 1992. Caracas.

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