Cmo Lograr Presentaciones Exitosas Por Gloria Robles

Con seguridad usted necesita efectuar presentaciones orales en su trabajo. Si adems le interesa mejorar la forma en que las realiza y que stas logren los objetivos que se ha planteado, este artculo le ser til. En l se proporcionan sugerencias para mejorar sus presentaciones ejecutivas, a travs de planearlas y plasmarlas adecuadamente.

No ha sentido pena ajena cuando escucha una presentacin aburrida, en la que no se entiende qu pretende el orador? Con filminas con letra tan pequea que son imposibles de leer? Todo eso puede evitarse si el orador dedica suficiente tiempo para preparar la presentacin.

LA PLANEACIN GARANTIZA EL XITO

El primer paso para tener xito en una presentacin, consiste en planearla cuidadosamente. Antes de enfrentar al auditorio se recomienda hacer un anlisis de la situacin (Zelazny, 2000). La situacin se refiere al entorno que rodea a la presentacin, a la ocasin de que se trate y al ambiente que la caracteriza. No es lo mismo hacer una presentacin para compaeros de trabajo, que para clientes potenciales o para amigos que celebran su boda. El objetivo del discurso en cada situacin puede ser diferente, ya que a nuestros compaeros podemos slo buscar informarles sobre aspectos internos de la compaa, mientras que para los clientes pretendemos convencerlos de que compren nuestros productos, y con nuestros amigos queremos compartir un momento agradable.

TIPOS DE PRESENTACIONES En el ejemplo anterior se puede ver que existen diferentes tipos de presentaciones de acuerdo con el propsito que se pretende lograr. Lane (1987) propone tres tipos de presentaciones en relacin con su objetivo: informativas, persuasivas y recreativas.

INFORMAR: TRANSMITIR CONOCIMIENTOS En las presentaciones informativas se busca transmitir conocimientos, de tal forma que se mantenga el inters, se facilite la comprensin y se incremente la posibilidad de recodar la informacin ms relevante. El expositor quiere, as, satisfacer en su auditorio la necesidad o el deseo de saber. Para lograr lo anterior, la informacin debe ser intelectualmente estimulante, novedosa y ser presentada en

forma atractiva. Si, por ejemplo, el objetivo de la presentacin fuera informar sobre los resultados de una campaa promocional, usaramos datos bien organizados, relevantes y significativos.

PERSUADIR, CONVENCER Y MODIFICAR CREENCIAS Por su lado, las presentaciones persuasivas buscan modificar creencias, opiniones o provocar la accin. Se hace un discurso persuasivo cuando el expositor pretende influir o cambiar la conducta de otras personas. En el mundo de los negocios, la mayora de los discursos son persuasivos, ya sea que se quiera convencer al jefe de que apruebe un proyecto, o que los empleados eleven su productividad o que reduzcan gastos. Sin embargo, a pesar de ser las ms frecuentes, son, adems, las ms difciles, ya que modificar la conducta implica cambiar patrones y costumbres que tienen fuerza, que estn arraigados.

Para lograr presentaciones persuasivas se recomienda equilibrar en ellas los aspectos racionales con los emocionales (Verderber, 2002). Slo podemos convencer cuando apoyamos nuestra demanda en argumentos slidos, al mismo tiempo que se usa un lenguaje motivante y expresado con delicadeza. Nadie convence a nadie, a menos que l mismo est convencido y que lo demuestre con argumentos y con entusiasmo. Adems, el expositor debe ser digno de confianza, para lo cual requiere desarrollar su credibilidad. Hablar con la verdad y reconocer los aspectos positivos y negativos de su propuesta. La vida nos ha enseado que todo tiene ventajas y desventajas, por eso desconfiamos de aquellos que presentan slo los aspectos positivos de su posicin. Por ltimo, es ms fcil convencer si hacemos manifiestos los beneficios que obtendrn los receptores al llevar a cabo nuestra demanda. Una vez que hemos definido el objetivo y el tipo de presentacin que vamos a realizar, el siguiente paso ser analizar las caractersticas del auditorio, de las personas que recibirn la presentacin.

CONOCER A LA AUDIENCIA Al planear una presentacin, se debe hacer un anlisis cuidadoso de la audiencia. Por ejemplo, es conveniente e incluso necesario que conozcamos caractersticas como edad, nivel de escolaridad, sexo, profesin y nivel jerrquico de los asistentes. As como sus preferencias y necesidades, y las actitudes probables que tienen con respecto al tema y al orador.

ORGANIZACIN DEL CONTENIDO Al planear una presentacin es recomendable darle una estructura a travs de hacer un bosquejo o un ndice tentativo. Un discurso bien organizado facilita que el auditorio pueda entender y recordar mejor

el contenido. En el cuerpo se recomienda incluir no ms de tres secciones que deben guardar una secuencia lgica y de fcil comprensin. Por ejemplo: Pasado - Presente - Futuro Situacin - Problema - Solucin Causa - Desarrollo - Efecto Mundo - Continente Pas

Una vez que se ha desarrollado el cuerpo de la presentacin, se procede a elaborar la introduccin y las conclusiones. Tanto la introduccin como la conclusin tienen funciones especficas. Los objetivos de la introduccin son captar la atencin del pblico, despertar el inters y conducir hacia el contenido del discurso. La introduccin es, as, el gancho que atrapa al auditorio; por eso debe ser elaborada con cuidado y creatividad.

La conclusin, a su vez, busca hacer un cierre que refuerce el mensaje, que permita al pblico recordar lo esencial de la presentacin y seguir reflexionando sobre el tema. Tanto en la introduccin como en la conclusin se pueden usar los siguientes recursos: una frase clebre, una ancdota, un ejemplo, etctera.

Una presentacin sin introduccin provoca desubicacin en el auditorio, ya que ste no sabe de lo que se va a hablar ni qu se pretende lograr con la exposicin. Por su parte, la ausencia de conclusin equivale a una sinfona inconclusa, ante la cual sentimos que le falta el final. En las sinfonas, el inicio y el final siempre son intensos, fuertes e impactantes.

DE LA VISTA NACE EL AMOR En general, es conveniente que en las presentaciones se usen apoyos visuales o multimedia, ya que estos reducen el costo mental de la asimilacin, facilitan la comprensin y aseguran una mejor retencin del mensaje. La eleccin y elaboracin de los apoyos es una de las partes ms creativa en la elaboracin de un discurso, ya que se pueden usar objetos, muestras, volantes, modelos, grabaciones, trozos de pelculas, etctera. No obstante, los apoyos visuales ms usados en el mundo de los negocios son las filminas, que se presentan a travs de computadora y can.

REALIZACIN DE LA PRESENTACIN Una vez que hemos planeado con todo cuidado la presentacin, estamos listos para llevarla a cabo, para enfrentarnos en vivo y en todo color con nuestro auditorio. Ahora slo queda pendiente exponer, hacindolo de la forma ms agradable e interesante.

En el Cuadro 1 se presenta un resumen de lo que se recomienda hacer y no hacer tanto en los aspectos verbales como en los no verbales.

CONCLUSIONES Para lograr presentaciones ejecutivas exitosas es necesario prepararlas cuidadosamente. La planeacin garantiza el xito. En particular es conveniente que analice las caractersticas de la situacin, defina el objetivo que pretende lograr y d una estructura sencilla y lgica a la informacin que quiere transmitir.

Si busca convencer y persuadir, necesita usar argumentos slidos y expresarlos con entusiasmo; mover el cerebro y el corazn del auditorio.

Por ltimo, practique, ya que la prctica hace al maestro. Disfrute y aprenda de cada una sus presentaciones, perfeccionando cada da su estilo y su eficiencia.

REFERENCIAS

Hybels, Saundra, Weaver, Richard L. II. (1995). Communicating Effectively. 4th edition. USA: McGraw-Hill Lane, Leroy L. (1987). By All Means Communicate. USA: Prentice-Hall Locker, Kitty O. & Kaczmarek, Stephen. (2001). Business Communication. USA: McGraw-Hill/Irwin Verderber, Rudolph F. (2002). Communicate. 10th. edition. USA: Wadsworth, Thomson Learning Zelazny, Gene. (2000). Say it with Presentations. USA: McGraw-Hill

Cuadro 1. QU HACER Y QU NO HACER DURANTE LA PRESENTACIN

QU HACER

QU NO HACER

Cuide su presentacin personal Hable en forma clara y sencilla Hable con propiedad Use ejemplos Atrape a su audiencia, use una buena
introduccin

Evite expresiones irreverentes o que puedan lastimar susceptibilidades

No permanezca inmvil o esttico

No

hable

ni

demasiado

rpido,

ni

demasiado lento

No lea el material proyectado palabra por palabra. Utilcelo como una gua y explquelo

Mantenga contacto visual con el pblico Vare el tono de voz cuando quiera
recalcar un punto. Haga cambios de entonacin

No meta las manos en los bolsillos. selas para reforzar sus palabras No d la espalda al pblico para leer el material proyectado

No se preocupe demasiado por el nerviosismo. Generalmente la audiencia no lo nota

Use un buen volumen de voz, pero no

grite

Muvase con naturalidad, acrquese al

auditorio

Evite moverse nerviosamente o hacer cosas que distraigan al pblico, como mover una pluma

Mantenga una postura corporal relajada Demuestre energa y entusiasmo