Rol de la capacitacin en las organizaciones

Rol de la Capacitacin en las organizaciones

La capacitacin no es la panacea, mas sin ella las organizaciones no pueden alcanzar sus objetivos con eficiencia, eficacia y economa Stella M Ciarello

Capacitar es producir competencias, en consecuencia, la capacitacin no existe como una necesidad en s misma y no tiene sentido si no est vinculada a una situacin laboral. La capacitacin slo tiene sentido si se vincula a una necesidad de producir mayores competencias en las personas que ocupan puestos de trabajo. Capacitar es llevar a una persona o a un grupo de personas de una situacin A (perfil real) a una situacin B (perfil deseado). El camino a recorrer entre ambos perfiles marca la necesidad de capacitacin.En opinin del autor mexicano Jess Carlos Reza Trozino la capacitaci n, el adiestramiento y el desarrollo del personal siguen siendo la ms oportuna y real opcin para incrementar los niveles de productividad de las organizaciones y para mejorar el nivel de vida de los trabajadores, sin embargo, siguen ocupando un lugar secundario en sus prioridades, planes y programas. Tal vez, mucho tenga que ver con esto el hecho de que muchas veces los procesos de capacitacin no han respondido a las expectativas y exigencias organizacionales. En 1985, el Presidente de un gran grupo industrial manifestaba: se muy bien cunto me cuesta la capacitacin, pero lo que no s es cunto me produce. Si los objetivos de la organizacin no son tenidos en cuenta al momento de lanzar un plan, un programa o un proyecto de capacitacin, el proceso ser vivido como ms de lo mismo y ser difcil que provoque algn cambio en el comportamiento de los destinatarios de la capacitacin. Pasado el entusiasmo, las personas seguirn actuando de la misma manera sin que la organizacin resulte beneficiado con el retorno de la inversin. En definitiva, nadie puede incrementar sus capacidades sin modificarse como persona.

Las organizaciones se ven hoy compelidas, a incorporar la capacitacin como una herramienta de gestin y para ello necesitan el compromiso de las personas que las integran, es imprescindible que se sientan parte del proceso de aprendizaje, pues slo aprende el que quiere. Antes de iniciar cualquier proceso de capacitacin o de cambio en la organizacin, debe encararse lo que se conoce con el nombre de accin de sensibilizacin. Las personas necesitan saber cules son los objetivos perseguidos en cada una de las acciones que se han de desarrollar, deben conocer los objetivos polticos, estratgicos o de evolucin que se pretenden alcanzar, el por qu y el para qu de la capacitacin debe socializarse y los destinatarios de la capacitacin deben ser involucrados y comprometidos con ellos, desde el primer momento, utilizando cualquier tcnica que permita detectar las necesidades de capacitacin tal como son percibidas por todos los integrantes de la organizacin, lo contrario, por no sentirse parte de esos procesos, los resistirn y en algunos casos esta resistencia puede llegar a ser tan fuerte, que abortar cualquier intento de cambio o impedir el aprendizaje. Nadie se compromete en un proyecto de cuya gnesis no ha participado ni ha sido consultado. Sensibilizar implica movilizar los ideales de la gente para convertirlos en protagonistas y no en objeto de un plan sea ste de cambios o capacitacin. Las personas no son objetos capacitables, ni una pieza de produccin. Sin sensibilizacin previa, ser difcil el abordaje de mudanzas organizacionales. La misin de sensibilizar al capacitando implica: Construir en conjunto la conciencia del enorme esfuerzo que demanda sostenerse en el mercado o sostener servicios de calidad para los usuarios y/o contribuyentes Reflexionar sobre la necesidad del aprendizaje continuo como condicin bsica de ese sostenimiento Permitir que las personas visualicen la importancia de su contribucin al crecimiento del grupo en el que se inserta Reflexionar sobre la celeridad y las implicancias del cambio y cmo stos afectan a las personas y a las organizaciones.

En qu capacitar?

Este interrogante se vincula con la respuesta que la organizacin espera del servicio de capacitacin. Sin duda que la razn de ser de la misma, radica en la satisfaccin de las necesidades que se han identificado y expuesto al servicio de capacitacin, vinculadas con las competencias requeridas para un ptimo desempeo de las personas en sus puestos de trabajo, traducido

este desempeo en trminos de conocimientos, habilidades y actitudes. La capacitacin siempre debe dar respuesta a la pregunta qu competencias deben tener las personas que laboran en la organizacin para alcanzar los objetivos polticos, estratgicos o de evolucin expuestos en la misin y en la visin?

Por qu y para qu capacitar?

El por qu, expresa la razn por la que se decide implementar un plan, un programa o un proyecto de capacitacin, da sus razones y expresa su utilidad. El fundamento ltimo radica en que por propia definicin y por esencia de su naturaleza, toda organizacin se modifica permanentemente ( Nadie se baa dos veces en el mismo ro porque las aguas fluyen permanentemente Erclito 500 AC) Esas mudanzas no siempre son queridas o deseadas, ms bien son producto de la necesidad de adaptarse rpidamente a los cambios que demandan diversos factores de ndole interna y externa. Existe un nmero importante de cambios que responden a la necesidad de aprovechar las oportunidades que el mercado ofrece, a la lucha por mantenerse en l logrando igualar o superar la posicin de sus competidores, la bsqueda de innovacin permanente, el desarrollo tecnolgico, la rentabilidad buscada y muchsimos factores ms que obligan a la organizacin a int.-entar definir el futuro deseado con la mayor claridad de que es capaz. En el caso de las organizaciones pblicas, existe tambin la necesidad de adecuar el funcionamiento de la administracin a los nuevos modelos de gestin centrados en la satisfaccin de las necesidades de la poblacin, esta adecuacin demandar inversin en la optimizacin de las competencias del personal que en definitiva redunda en la calificacin de la gestin poltica del gobierno de turno. El para qu, expresa lo que se espera obtener de la capacitacin, refiere a los objetivos generales o a la finalidad de la capacitacin y manifiesta la contribucin esperada de la capacitacin, en suma, sus consecuencias. Es el resultado global que se espera del aprendizaje. Dice Oscar Blake que la capacitacin encontrar su razn de ser en tanto de a la organizacin la respuesta que sta necesita: Que lo que se ensee responda a una necesidad de la organizacin Que lo que se ensee sea aprendido Que lo aprendido se traslade a la tarea Que lo trasladado a la tarea se mantenga en el tiempo

Ser necesario que los aportes de la capacitacin se visualicen en: Un aumento de la productividad Mejoramiento de la calidad de las tareas Mejoramiento de la calidad de atencin al cliente Mejoramiento de la motivacin y las relaciones interpersonales Uso correcto de los recursos Apertura hacia la implementacin de los cambios Desarrollo de las personas para asumir nuevas tareas, puestos, responsabilidades, desafos

En definitiva, como dijimos al principio CAPACITAR ES PRODUCIR COMPETENCIAS, pero no cualquier competencia, sino aquella que tenga VALOR DE USO para la organizacin, esto es, hacer que las personas participantes de un proceso de capacitacin adquieran el perfil profesional deseado, al salir de la situacin de aprendizaje. No obstante es necesario destacar, que en tanto el aprendizaje no se traslade a la tarea, estamos slo en presencia de una habilidad por ser tal. La organizacin tendr que hacer la contribucin necesaria para que las personas encuentren el ambiente y la ambiencia (clima) organizacional adecuados a fin de llevar a la prctica el aprendizaje del aula, ya que la competencia individual no garantiza la competencia colectiva. Muchas veces, con la mejor de las intenciones, las organizaciones llevan a cabo planes, programas, proyectos y acciones de capacitacin demandando un fuerte compromiso de sus empleados mas luego, regresan entusiasmados queriendo aplicar lo aprendido y se encuentran con el obstculo insalvable de un jefe que les dice: eso est bien en el cursito que les dieron, pero aqu las cosas se hacen como yo digo o no cuentan con los recursos necesarios para ello. Si esto ocurre, en evidente que algo no se est haciendo bien, ser hora de revisar todo el proceso y encontrar la fisura por donde drena el esfuerzo de la organizacin y de la gente.-

Consecuencias de la no capacitacin

Se dice que si UD. descree de los beneficios de la capacitacin, pruebe con la ignorancia. Seguramente es una receta directa al fracaso de la organizacin, pues la falta de aprendizaje conducir a:

1) La obsolescencia humana 2) La postergacin en la carrera profesional y hasta la exclusin del puesto de trabajo 3) La marginacin 4) La obsolescencia organizacional 5) La obsolescencia pas

Comportamiento organizacional

Segn la definicin de Stephen P. Robbins, el Comportamiento Organizacional (DO) se ocupa del estudio de lo que la gente hace dentro de una organizacin y la forma en que ese comportamiento afecta el desempeo de la misma. No siendo el objetivo de este trabajo el desarrollo de un tpico tan trascendente como el CO, nos basta tener presente que la manera en que la gente hace las cosas dentro de la organizacin, el sistema de creencias y valores que en ella se instala, da forma a su cultura. Cultura es en definitiva cmo se hacen las cosas en cada organizacin. Dice el mismo autor que la cultura organizacional es la percepcin comn que comparten los miembros de la organizacin, sistema de significado compartido, afirmando que la investigacin ms reciente sugiere siete caractersticas principales, que, en conjunto, captan la esencia de la cultura de una organizacin: Innovacin y asuncin de riesgos. El grado hasta el cual se alienta a los empleados a ser innovadores y asumir riesgos Atencin al detalle. El grado hasta donde se espera que los empleados demuestren precisin, anlisis y atencin al detalle Orientacin a los resultados. El grado hasta donde la administracin se enfoca en los resultados o consecuencias, ms que en las tcnicas y procesos utilizados para alcanzarlos. Orientacin hacia las personas. El grado hasta donde las decisiones administrativas toman en cuenta el efecto de los resultados sobre las personas dentro de la organizacin.

Orientacin al equipo. El grado hasta donde las actividades estn organizadas en torno a equipos en lugar de hacerlo alrededor de los individuos Energa. El grado hasta donde la gente es enrgica y competitiva. Estabilidad. El grado hasta donde las actividades organizacionales prefieren el mantenimiento del statu quo en lugar de insistir en el crecimiento.

Cada una de estas caractersticas existe en un continuo de bajo a alto, de modo que la evaluacin de la organizacin a partir de estas siete caractersticas permite bosquejar un cuadro integrado de la cultura organizacional. Orientar la organizacin al cliente, significar en muchas organizaciones provocar un cambio cultural. Para Marcos Erice, esto implica una transformacin de los hbitos vigentes en hbitos nuevos, definidos, conocidos y aceptados por todos, de modo que en el futuro las polticas, procesos y procedimientos estn y sean perfectamente definidos, realizables, seguros, medibles y repetibles. Esto significa que el comportamiento dentro de la organizacin ya no ser el mismo que antes y que para lograrlo tendrn que cambiar las actitudes de las personas. Las actitudes solamente cambian si cambian los valores con los que se maneja la organizacin. Un cambio cultural implica una nueva filosofa percibida y actuada a travs de acciones concretas y permanentes llevadas a cabo por todos los integrantes de la empresa, porque lo sienten y lo entienden como un fin, un sentido y direccin comn para todos y en beneficio de todos. Cada organizacin es un escenario diferente, con necesidades diferentes, con resistencias al cambio, liderazgos y compromisos diferentes. Los tiempos de cada organizacin tambin son distintos, por lo que es necesario para obtener su performance en un momento dado, antes de realizar acciones de cambios profundos, llevar a cabo tanto un autodiagnstico como un diagnstico de la misma, que permita precisar cules son los puntos crticos a cambiar y cul es el momento oportuno para ello. Cada vez que deseamos hacer un cambio dentro de la organizacin, es imprescindible recordar que las organizaciones son tan sensibles como las personas que las integran, por ello es necesario: Pensar antes de actuar Pensar para actuar

Al declarar la poltica con la que la organizacin define cmo se harn las cosas, se debe tener presente que la mxima/s autoridad/es dentro de la misma ha/n de ser la/s responsable/s de la conduccin de esa poltica debiendo actuar con una conducta ejemplificadora que haga creble la declamacin terica, mostrando coherencia en el decir, el pensar y el hacer.

En tanto la gestin est reservada para el desarrollo de los procesos internos de la organizacin que debern estar alineados a la poltica de la misma. En resumen:

POLTICA

PROCESOS

CONDUCCIN GESTIN

Cambiar la cultura de la organizacin para reenforcarla hacia la satisfaccin continua de las necesidades del cliente, no es poner una persona amable y sonriente en el mostrador para que atienda bien al pblico, es mucho ms que eso, es revisar la Visin y la Misin de la Organizacin, sus procesos de gestin, el estilo de conduccin, las previsiones de calidad, cules son los procesos internos y un profundo conocimiento de los proveedores y clientes externos. Es conocer la misin y tener clara la visin.

La visin es tener claramente definido cmo se quiere que la organizacin sea en el futuro (qu organizacin tenemos qu organizacin queremos?) Tener una Misin, es tener claramente definido lo que da sentido a la existencia de la organizacin.

El cumplimiento de la misin y el alcance de la visin, est signado por el stock de competencias con que cuenta la organizacin :