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Introduccin
La administracin del tiempo es uno de los recursos ms apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se Mal gasta, se derrocha algo muy valioso. Para aprender a valorar el tiempo y a planificar el estudio y el trabajo, tanto a corto como a medio y largo plazo, es imprescindible: _ Identificar metas, objetivos y prioridades. _ Conocer las prcticas habituales en cuanto a la organizacin y planificacin del tiempo. _ Conocer el ciclo vital de trabajo y adaptar la planificacin del tiempo. _ Seleccionar las estrategias ms idneas para alcanzar las metas, los objetivos y las prioridades. _ Lograr habilidades suficientes en la administracin del tiempo que sirvan tanto en la vida acadmica como en la vida profesional. Concepto de administracin del tiempo La administracin del tiempo se puede definir como una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos ms importantes y crticos de los administradores.
Eficiencia y Eficacia
Eficiencia: Capacidad de reducir al mnimo los recursos usados para alcanzar los objetivos de la organizacin. Eficacia: Capacidad para determinar los objetivos apropiados. El cambio de paradigma ms importante que se ha producido es el relacionado con la eficiencia y la eficacia (o efectividad). El concepto eficiencia expresa la relacin entre insumos (gastos) y resultados (ingresos), viene de la teora econmica y tiene una lgica contundente, usted tiene que "producir con los costos ms bajos posibles", o dicho de otra forma, "obtener los mayores resultados con los mismos recursos (gastos)". La eficiencia acta en el mbito interno de la empresa, ah es donde se puede trabajar para reducir gastos. Pero qu pasa en un entorno turbulento? se preguntan los especialistas, es donde tiene que estar muy al tanto de lo que est pasando "afuera" de la empresa para ajustar sus estrategias y acciones de manera que pueda aprovechar las oportunidades o neutralizar las amenazas que se presenten. "No basta con hacer las cosas correctamente (eficiencia), hay que hacer las cosas correctas (Eficacia) dice Drucker. Otros autores plantean "... la experiencia demuestra que el xito y supervivencia a largo plazo de la empresa depende ms de los progresos en su eficacia que en su eficiencia..."
Si se preocupa slo de la eficiencia, puede llegar a ser el productor ms eficiente de algo que no le interese a la gente. La eficacia (o efectividad) es hacer lo que a la empresa le pueda resultar ms conveniente en un momento determinado. Minztberg, con su estilo caracterstico plantea: "La eficiencia es muy importante. Sin ella, no habra organizaciones; con ella hay menos organizaciones. Esto sucede porque los expertos en eficiencia estn ms contentos cuando hay menos costos, incluso si esto implica que haya menos clientes..." Un especialista plantea que la "Nueva frmula para el xito" es la siguiente:
Cul es la lgica de esto? Sencillamente, que la empresa debe: primero, identificar qu es lo ms conveniente que debe hacer (para aprovechar una oportunidad o neutralizar una amenaza); despus, tratar de hacerlo de la forma ms eficiente posible (con el mnimo de gastos). Pero, no se puede limitar a esto, pues la competencia est haciendo lo mismo, por tanto, debe tratar de innovar constantemente, de asumir el cambio como una necesidad.
Control
Propone la idea de que planificar y programar es indispensable para controlar las acciones de los dems. Pero pasa por alto el hecho de que la mayor parte del tiempo nos relacionamos con otras personas a quienes no podemos controlar. A poco de andar caeremos en la cuenta de que lo nico que tenamos era la "ilusin de tener el control" y que lo nico que logramos fue generar desconfianza. Porque la confianza mutua es el principal capital que puede tener una relacin personal o de trabajo y se basa en la interdependencia no en el control unilateral. Ya que mutuamente nos necesitamos para obtener resultados y la voluntad de control es probable que acabe desintegrando la confianza mutua primero y la relacin despus.
El mito del indispensable: "Los resultados son directamente proporcionales al volumen de trabajo invertido, as que yo trabajo 15 hrs. diarias". Se centra el inters en trabajar ms, en vez de trabajar mejor. El mito de ahorrar tiempo: "Hay que ahorrar tiempo a travs de soluciones sencillas y fciles". Se regatea el tiempo que se debe emplear en asuntos difciles, tratndolos de manera superficial, de modo que se est condenando a repetir lo que sali mal. El mito de trabajar contra el tiempo: "El tiempo presiona al emprendedor: se le echa encima". El ms precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de justificaciones. Todo el mundo pierde el tiempo: Es parte del ser humano. Cierto tiempo perdido puede ser constructivo porque ayuda a relajarse o a reducir la tensin; sin embargo, a veces esto puede ser algo frustrante, especialmente cuando se pierde el tiempo por hacer algo menos importante de lo que se podra estar haciendo.
Desperdiciador de tiempo: Es cualquier cosa que impida que una persona alcance sus objetivos de la manera ms efectiva posible. Desperdiciadores de tiempo Externos vs. Interno: Los DDT se dividen en externos, si son provocados por otras personas, o internos si son provocados por nosotros mismos.
Desperdiciadores de tiempo externos Posibles soluciones
Posibles soluciones
Agenda Citas Proyectos Actividades por realizar Marcar actividades en (A) Urgentes e Importantes, (B) Importantes No Urgentes o (C) Urgentes No Importantes. Uso del telfono Antes de llamar, planifica la conversacin. agrupa las llamadas por hacer, trata de apartar un tiempo especfico para llamadas. Trata de acortar la parte social de la conversacin, ve directo al grano y permanece en l. busca excusas para cortarla. *Establece periodos de tiempo donde no recibirs llamadas sino slo en casos de emergencia. Uso del Chat Destinar una cantidad de tiempo al da para el chat. Evitar tener abierta la ventana del chat y las herramientas de trabajo al mismo tiempo. Utilizar estatus como "No disponible" o "Ausente" la mayor parte del tiempo. Uso del Facebook y YouTube Destinar una cantidad de tiempo al da para revisarlos. Dejarlo para horas que no sean de estudio, ni trabajo (Nos desconcentra y hace perder tiempo).
Telfono
Chat
Facebook YouTube
la televisin
Mirar la televisin
Visitantes
Evita ver el televisor mientras estas comiendo. No ver la televisin mientras se estudia para un examen. Asla la televisin de tu lugar de trabajo; existen lugares especficos para usar la televisin, por ejemplo una sala de juntas, o una sala audiovisual. Si la televisin tiene que estar en tu lugar de trabajo (por ejemplo: en una discoteca, un bar o un restaurante) dirigirla entonces hacia los clientes y no hacia a ti. Si no quieres perderte algn programa de televisin y dispones de una videograbadora programable, graba el programa y velo en el tiempo que hayas dispuesto para tal propsito. Es recomendable ver la televisin en los tiempos de descanso, por ejemplo: fines de semana, das festivos o das inhbiles. Correspondencia
redactar correos electrnicos respuestas a cartas y memos, anotando las respuestas al margen y envindolas de vuelta. respuestas usando el papel carbn, elimina documentos y deja todo registrado en la misma hoja. Elimina palabras, frases y prrafos innecesarios. Piensa antes de escribir, planea lo que quieres expresar. Al escribir usa palabras sencillas. No revises una y otra vez en nombre de la perfeccin, cuando los beneficios son pocos o inexistentes. Interrupciones y visitantes inesperados Prev un tiempo diario para visitantes inesperados e interrupciones. No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento. Recibe a los visitantes fuera de tu oficina. s a conversaciones innecesarias. Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas. Aprende a decir no, especialmente cuando te preguntan Tienes un minuto?
Reuniones
Reuniones
Desperdiciadores de tiempo internos Falta de prioridades Falta de planes Objetivos no claros Dejar cosas para despus Intentar hacer muchas cosas a la vez Falta de autodisciplina Falta de habilidad y conocimiento
Posibles soluciones Reflexion Decision Disciplina No rendirse hasta haber desarrollado nuevos habitos.
Urgente e Importante
Lo Urgente est dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atencin inmediata. Podemos definir a la atencin de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamos nuestra capacidad de respuesta actual a los desafos que se nos presentan. Esta capacidad se expresa a travs de la produccin de resultados cotidianos de una organizacin. El otro aspecto a integrar es la atencin de lo Importante. Definimos as a las actividades que se ocupan de atender lo que le da sentido a la existencia a largo plazo a una organizacin: Lo que constituye la razn de ser o Misin. Al igual de lo que pasara en nuestro plano personal, la definicin de lo que resulta Importante para una organizacin, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectndonos hacia el futuro. La atencin de lo Importante es toda actividad que se ocupa de desarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafos del entorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a una balanza podramos decir que el equilibrio del sistema depender del balance que se logre entre la energa asignada a atender lo Urgente y lo Importante.
Agenda
TIPOS DE AGENDA DE TRABAJO
Agenda normal o estndar: es una agenda sencilla que contiene las partes imprescindibles. Agenda personal: existe una gran variedad de ellas, algunas contienen gran cantidad de informacin y las distintas partes estn delimitadas por separadores plastificados de colores o por pestaas con iconos que facilitan la bsqueda.
Agenda electrnica: son de gran utilidad por la cantidad de informacin que contienen y el poco espacio que ocupan. Agenda ordenador: la tienen los distintos sistemas operativos como el Windows, que tiene el Outlook.
PARTES MNIMAS QUE DEBE CONTENER UNA AGENDA. _ Listado telefnico y direcciones.
_ Calendarios. _ Planning. _ Da a da o dietario.
Pero tambin las personas invertimos tiempo en actividades y tareas que no corresponden a los Cuadrantes 1 o 2. Llamaremos Roba tiempos a estos verdaderos consumidores de nuestra energa. A los Roba tiempos los ubicaremos en nuestro esquema en: Cuadrante 3: Lo Urgente, No Importante: componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones no planificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las dems personas que se transforman en solicitudes explcitas hacia nosotros y nos distraen de las tareas de los Cuadrantes 1 y 2. Ceder a estas solicitudes es una tentacin constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestra popularidad y aceptacin personal frente a las dems personas. Aunque podemos comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestros deseos y aspiraciones. Cuadrante 4: Lo No Urgente, No Importante: actividades de evasin, trivialidades, ocio no planificado, prdidas de tiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en este cuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsin y preparacin adecuada para enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpa son subproductos emocionales resultantes de este cuadrante.
Un sistema personal de planificacin puede comprender los siguientes niveles, que forman la llamada cascada de listas - Lista de objetivos (largo alcance) - Lista de metas (mensuales o semanales) - Lista de actividades (diarias) Este sistema de planificacin es esencial para poder convertir en realidad y en logros tangibles las intenciones y deseos formulados en el plano de los objetivos. Los objetivos sin accin son simplemente deseos, para convertirlos en resultados se requiere avanzar en poco cada da o cada semana. Las listas son el instrumento que permite transformar la intencin y el deseo en accin y la accin en resultados.
a) Objetivos
Una buena lista de objetivos debe ser completa e integrada, Completa en cuanto contenga objetivos de todos los roles que identificamos en nuestra vida, Integrada en cuanto los objetivos no se complementen, se refuercen unos con otros. Mientras ms objetivos aparezcan mayor es la probabilidad de conflicto entre ellos y de falta de integracin. Las listas de objetivos requieren ser revisadas y quizs reformuladas peridicamente.
. b) Metas
Las metas son las etapas o logros parciales que integran el camino hacia el objetivo. Por su naturaleza la definicin o enunciado de las metas suele ser ms concreto y especfico que el de los objetivos. Peridicamente hay que elaborar la lista de metas o escalones que deseamos alcanzar en la va hacia nuestros objetivos. La perspectiva de un lapso de una o varias semanas es bien til en la bsqueda de la eficacia. ES necesario acostumbrarse a ver hacia un horizonte ms amplio que el hoy o el maana, para ubicar las actividades que desarrollaremos en funcin de cumplir las metas mensuales o semanales.
c) Lista de pendientes
Hay que hacerlo al fin del da anterior. Esto permite ordenar lo que qued pendiente y focalizarse en las prioridades de maana y permitir al inconsciente que vaya trabajando sobre ellas. O en forma alternativa, se pueden planificar al inicio del da, permitindole focalizarse en la jornada que tiene por delante. Elija la mejor forma de planificar el da, y mantngala. Decida en concreto cuando empieza y termina el da, tanto en el trabajo como en casa.
Cmo hacerlo: a) Revise el plan del da de ayer, el que ya fue hecho y transfiralo al plan de hoy b) Revise el plan semanal, transfiera tems que hayan quedado por terminar en el plan de hoy c) Mire los compromisos de hoy y asigne tiempo a estos para terminarlos en forma eficiente Si ve que su plan del da no est funcionando muy bien, pregntese Al menos estoy alcanzando las prioridades ms importantes? Si la respuesta es No, o duda, debera trabajar sobre la siguiente lista: 1. Trata de abarcar demasiado en un solo da? 2. Hay tareas que no se llegaron a realizar porque usted no estaba listo cuando haba que hacerlas? 3. Estaba el tem o tarea claramente formulado? 4. Encuentra dificultades para tomar decisiones? 5. Tiene toda la informacin que necesita? 6. Se neg a planificar lo suficiente su da porque sinti que estaba presionado? 7. Abandon la tarea que estaba realizando porque era muy difcil o muy aburrida?
e) Horarios
_ Las horas de alto rendimiento: es el momento en el que las personas desarrollan su mxima actividad. _ Las horas de bajo rendimiento: es el momento en el que las personas estn menos activas. Es necesario conocer su existencia para saber cundo debemos realizar las tareas que necesitan ms rendimiento y concentracin y para cuando realizar las tareas de tipo rutinario que no necesitan esfuerzo mental ni concentracin.
TIPOS DE HOLGURA
Holgura libre: Es lo que puede retrasarse una tarea sin que afecte a las fechas de comienzo de las tareas sucesoras. Holgura total: Es lo que puede retrasarse una tarea sin que afecte a la duracin del proyecto. La holgura total es menos restrictiva que la holgura libre, la holgura total slo hace referencia al retraso del proyecto, pero no a la posibilidad de retrasar el inicio de una tarea sucesora.
Planificar es tomar decisiones por anticipado, planteando cules son los objetivos para decidir adecuadamente. Los objetivos deben ser: _ Realistas _ Estimulantes _ Flexibles _ Verificables
Principio 90 10
Cul es este principio 90/10? El principio 90/10 significa que el 10 por ciento est relacionado con lo que te pasa y el 90 por ciento, se determina por la forma en cmo reaccionas.
Qu quiere decir esto? T realmente no tienes control sobre el 10 por ciento de lo que te sucede. No puedes evitar que un automvil se descomponga o que el avin llegue despus de lo previsto o que una manifestacin te obstaculice el paso y que esto altere tus planes. Sin embargo, s puedes regular el 90 por ciento de una situacin como las descritas anteriormente. T determinas el 90 por ciento. Cmo? Con tus reacciones! Por ejemplo: Ests desayunando con tu familia. Tu hijo tira una taza con caf sobre la mesa y el lquido mancha tu camisa justo en el momento en el que ests por salir al trabajo. Obviamente, t no pudiste evitar lo que pas (10 por ciento). Lo que suceda despus, ser determinado por la forma en cmo manejes este evento (90 por ciento). Debido al incidente, maldices y regaas severamente a tu hijo por no tener cuidado. l empieza a llorar. Despus de reprenderlo, volteas hacia tu esposa y la culpa por colocar el recipiente cerca de la orilla de la mesa. A lo anterior, sigue una discusin entre ambos. Vociferando vas a la recmara a cambiarte la ropa. Cuando regresas tu hijo contina llorando porque adems de lo ocurrido, tambin perdi demasiado tiempo, lo que le impidi tomar el transporte escolar. Tu pareja debe irse inmediatamente y no puede llevarlo. Muy molesto tomas al nio de la mano y suben al coche. Como ya ests atrasado, manejas a 90 kilmetros por hora en una calle en la que la velocidad permitida es de 70 kilmetros. Despus de 15 minutos de retraso y de obtener una multa de trnsito llegas a la escuela. Tu hijo corre a la puerta sin decirte adis. Al llegar a la oficina, media hora tarde, te das cuenta de que olvidaste tu portafolio con los documentos de la reunin de trabajo que tenas programada. Tu da empez de manera terrible y tal parece que se pondr cada vez peor. Ansas que termine para que puedas regresar pronto a casa. Pero cuando llegas a tu hogar encuentras un distanciamiento marcado en la relacin tanto con tu esposa como con tu hijo. Por qu? Todo es una consecuencia de la manera en la que te comportaste en la maana.
Por qu tuviste un psimo da? Qu lo caus? a) El caf que cay sobre tu camisa b) Tu hijo que tir la taza c) El agente de trnsito que te mult d) La reunin sin documentos e) Tu reaccin La respuesta correcta es e) T no tenas control sobre lo que pas con el caf (10 por ciento). La forma en cmo reaccionaste ante este hecho fue lo que motiv tu mal da (90 por ciento). Te presento lo que debi haber sucedido: La taza de caf se voltea y salpica tu camisa. Tu hijo est a punto de llorar (10 por ciento). T cariosamente le dices, no te preocupes, slo necesitas tener ms cuidado la prxima vez. Despus de cambiarte, tomas tu portafolios y miras por la ventana al nio subirse al autobs escolar. l voltea, te dice adis con la mano. T le respondes con el mismo gesto (90 por ciento).
Notaste los contrastes? Dos escenarios distintos. Ambos empezaron igual. Los dos terminaron de manera muy diferente. Por qu? Porque realmente t no tienes control sobre el 10 por ciento de lo que sucede. Pero s en el otro 90 por ciento, que se determina por tus reacciones.
Principio 90/10
Ciclo de productividad
La productividad implica la mejora del proceso productivo, la mejora significa una comparacin favorable entre la cantidad de recursos utilizados (insumos) y la cantidad de bienes y servicios producidos. Con frecuencia el termino de productividad se confunde con el termino de produccin muchas personas piensan que a mayor produccin ms productividad. PRODUCCIN: es la actividad de producir bienes o servicios. PRODUCTIVIDAD: se refiere a la utilizacin eficiente de los recursos (insumos) al producir bienes y/o servicios. Productos. VARIABLES DE PRODUCTIVIDAD. 1.-Mano Obra: la mejora en la contribucin de mano de obra a la productividad es el resultado de un esfuerzo laboral ms sano, mejor educado y mejor fomentado. 2.-Capital: a medida que los impuestos incrementan el costo de capital, la inversin de capital se torna ms cara. 3.- Artes y Ciencias de la Administracin: la administracin incluye mejoras llevadas a cabo por medio de la tecnologa y la utilizacin de un conocimiento.
CICLO DE LA PRODUCTIVIDAD
1.-MEDICION DE LA PRODUCTIVIDAD: cuando se inicia un programa de productividad debe comenzar a medirse. 2.-EVALUACIN DE LA PRODUCTIVIDAD: una vez medidos los niveles productivos tienen que evaluarse y compararse con los valores planeados. 3.-PLANEACIN DE LA PRODUCTIVIDAD: se planearan las metas a corto o largo plazo. 4.-MEJORAMIENTO DE LA PRODUCTIVIDAD: para que las metas se logren se llevan a cabo mejoras continuas. El ciclo de la productividad nos muestra el mejoramiento de la misma. Un programa de productividad no es un proyecto de una sola vez, es un programa constante y continuo.
Ley de Parkinson
La ley de Parkinson afirma que "el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine". Para muchos, cuando ms tiempo se tenga para hacer algo, ms divagar la mente y ms problemas sern planteados. Las tres leyes fundamentales de Parkinson son: "El trabajo crece hasta llenar el tiempo de que se dispone para su realizacin". "Los gastos aumentan hasta cubrir todos los ingresos". "El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia".
Estas tres leyes, al igual que otras que Parkinson formul, como la ley de la dilacin o el arte de perder el tiempo y la ley de la ocupacin de los espacios vacos: por mucho espacio que haya en una oficina siempre har falta, son leyes extradas de la experiencia cotidiana, mediante las cuales, al tiempo que se describe o pone de manifiesto una determinada realidad, se denuncia la falta de eficiencia del trabajo administrativo.
Manejo de interrupciones
Las interrupciones en el trabajo, son con frecuencia un aspecto irritante del mismo. Sin embargo tenemos que tener en cuenta que estamos en un entorno de relacin y las interrupciones son necesarias para las personas. Adems nos ubican en la empresa, relacionndonos y proporcionndonos influencia en la organizacin.
Veamos los diferentes estilos de manejo de estos contactos: 1.- Tratar todas las interrupciones todo el tiempo necesario.
Este estilo de funcionamiento, mantiene una poltica de puertas abiertas regularmente, tanto para compaeros como para clientes y otras personas de otros niveles jerrquicos. Las interrupciones para discutir o manejar problemas, oportunidades o asuntos en marcha es lo que ms les estimula. El resto de los trabajos esenciales o prioridades son resueltos antes o despus de las horas de oficina, lo que exige con frecuencia, jornadas de trabajo muy largas. Cmo indican los ejecutivos que estn en este estilo de manejo de contactos? _ La puerta de su despacho est abierta literalmente _ Tienen una zona cmoda para que sus visitas se sienten _ Responden a los e-mails menos prioritarios _ Saludan cuando llegan a un sitio aunque haya grupos trabajando _ Se paran frente a cualquier contacto y le dan una va de solucin, aunque sea pidiendo el envo de un e-mail recordatorio
_ En las reuniones o contactos, nunca tienen el ordenador encendido con sus cosas, sino que atienden a los dems.
Asertividad
Como estrategia y estilo de comunicacin, la asertividad se diferencia y se sita en un punto intermedio entre otras dos conductas polares: la agresividad y la pasividad (o no-asertividad). Suele definirse como un comportamiento comunicacional maduro en el cual la persona no agrede ni se somete a la voluntad de otras personas, sino que expresa sus convicciones y defiende sus derechos. Es una forma de expresin consciente, congruente, clara, directa y equilibrada, cuya finalidad es comunicar nuestras ideas y sentimientos o defender nuestros legtimos derechos sin la intencin de herir o perjudicar, actuando desde un estado interior de autoconfianza, en lugar de la emocionalidad limitante tpica de la ansiedad, la culpa o la rabia.
Gestin de estrs
El estrs es la respuesta de adaptacin a unas demandas muy dispares llamadas factores de estrs, el fro, el calor, el traumatismo fsico, el ejercicio fsico, la enfermedad, la fatiga, etc. son factores de estrs, igual que la alegra, la pena, el miedo, la coaccin, el xito o el fracaso. El estrs se manifiesta por un estado, el estado de estrs que corresponde al conjunto de modificaciones provocadas por el sndrome general de adaptacin. Se trata de esas modificaciones biolgicas, psicolgicas, somticas funcionales y orgnicas, visibles y cuantificables, que permiten apreciar el estado de estrs. En el lenguaje popular se experimenta como un estado de fatiga, de cansancio, de tensin nerviosa y de agotamiento. Pero no hay que olvidar que el estrs es tambin y sobre todo un proceso fisiolgico normal de estimulacin y de respuesta del organismo. No se trata forzosamente de una reaccin penosa. Es la sal de la vida, indispensable para la adaptacin, para el desarrollo y para el funcionamiento del organismo. Gracias a l el hombre se adapta y progresa.
SEALES DE ESTRS
9. Permita a su mente desconectarse al menos dos veces al da, una de ellas por medio de la msica, un libro o programa de televisin preferidos y otra utilizando tcnicas como la relajacin. 10. Realice al menos 10 15 minutos de ejercicio fsico moderado cada da ,3 sesiones de 20 minutos de ejercicio ms fuerte cada semana. 11. Utilice tcnicas de relajacin profunda durante al menos 20 minutos una vez por semana (p. ej.: una cinta relajacin, sauna, masaje o un simple bao de aromaterapia). 12. Planee actividades diversas al principio de la semana para estimular su humor y su espontaneidad.
Solucin de problemas
La solucin de problemas. Podemos definir problema como "el fracaso para encontrar una respuesta eficaz". La solucin de problemas es til para reducir la ansiedad asociada a la incapacidad para tomar decisiones. Los conflictos mal resueltos representan una prdida importante, a nivel emocional para el individuo y sus manifestaciones son variadas: melancola, inseguridad en uno mismo, ansiedad e insatisfaccin personal. Abordar de manera eficaz nuestros conflictos supone la puesta en marcha de estrategias variada que en muchas ocasiones es necesario aprender, entre ellas pueden destacar aquellas que nos ayudan a identificar los conflictos y buscar sus causas, a entender el papel que juegan en nuestra vida, a analizar lo que sentimos y hacemos, lo que nos ayuda y no lo que no nos sirve para enfrentarnos, etc. La resolucin efectiva de conflictos tiene un objetivo superior, conseguir una mayor seguridad y confianza en nosotros mismos, as como mejorar nuestro estado anmico.
Pasos a seguir:
1. Identificar las situaciones problemticas. 2. Describir con detalle el problema y la respuesta habitual a dicho problema. Al describir la situacin y la respuesta en trminos de quin, qu, dnde, cundo, cmo y porqu, se ver el problema de forma ms clara. Al describir la respuesta recuerde aadir qu objetivos pretende, es decir si ello se cumpliera significara que el problema estara resuelto. 3. Haga una lista con las alternativas. En esta fase se utiliza la estrategia denominada "lluvia de ideas" para conseguir los objetivos recientemente formulados. Esta tcnica tiene cuatro normas bsicas: se excluyen las crticas, todo vale, lo mejor es la cantidad y lo importante es la combinacin y la mejora. La tcnica de la lluvia de ideas debera limitarse, durante esta fase, a estrategias generales para alcanzar los objetivos. 4. Vea las consecuencias. Este paso consiste en seleccionar las estrategias ms prometedoras y evaluar las consecuencias de ponerlas en prctica. 5. Evaluar los resultados: Una vez se haya intentado la respuesta nueva, se debern observar las consecuencias, por ejemplo: Suceden las cosas tal como estaban previstas?
Desensibilizacin sistemtica
Sensibilizacin encubierta
La sensibilizacin encubierta se utiliza para tratar los hbitos destructivos. Se denomina "encubierta" porque el tratamiento bsico se realiza en la mente. La teora en la que se basa la sensibilizacin encubierta es la siguiente: las conductas que se convierten en hbitos arraigados son aprendidos debido a que son reforzadas consistentemente por una gran cantidad de placer. Una forma de eliminar el hbito es empezar asociando la conducta habitual con algn estmulo imaginario muy desagradable. As, el antiguo hbito deja de evocar imgenes placenteras y empieza a asociarse con algo nocivo y repulsivo. Es efectiva en el tratamiento de ciertas desviaciones sexuales, para reducir los hurtos, la compulsin al juego, a mentir, a comprar. Se ha usado con resultados variables para tratar problemas con el alcohol o el tabaco. Los pasos son: 1. Aprendizaje de la relajacin progresiva. 2. Anlisis del hbito destructivo 3. Creacin de una jerarqua placentera: lista de cinco o diez escenas en las que la persona disfrute del hbito destructivo. 4. Creacin de una escena aversiva: buscar un pensamiento repulsivo o aterrador. 5. Combinacin de escenas agradables y aversivas. 6. Alteracin de la escena aversiva. 7. Practicar la sensibilizacin encubierta en la vida real.
Visualizacin
La visualizacin es una herramienta muy til para conseguir un mayor control de la mente, las emociones y el cuerpo y para efectuar cambios deseados de la conducta. Puede usarse para aliviar la tensin muscular, eliminar el dolor y para el xito de muchas de las tcnicas cognitivas ya vistas anteriormente. No es otra cosa que relajarse e imaginar vvidamente diferentes cosas, situaciones de la forma ms real posible y con todos los detalles posibles.
acciones, compartir informacin, identificar, desarrollar o juntar ideas, para buscar el apoyo del grupo u organizacin en el logro de una meta".
Horario
Expertos en el tema afirman que las mejores horas para realizar reuniones son las 9:00a.m. (antes de comenzar el da) y 3:00 p.m. (despus del almuerzo). Las reuniones slo deben realizarse si realmente son necesarias. Debemos tratar los temas que son del inters de todos primero y luego los que son ms particulares, esto es para que las personas que no se les requiere estar en la reunin completa puedan retornar a sus puestos de trabajo.
Objetivo
El objetivo de las reuniones vara dependiendo del tipo de reunin convocada. Objetivo de las reuniones para informar: _ Enterar de algo a un grupo de personas Objetivo de las reuniones para informarse: _ Obtener informacin o ideas de un grupo Objetivo de las reuniones para debate pblico: _ Someter a discusin ante una masa relativamente grande de personas, uno o varios asuntos para que se pronuncien con respecto a ellos y adoptar acuerdos. Objetivo de las reuniones para desarrollo del personal: _ Que el grupo perfeccione sus conocimientos y habilidades y desarrolle nuevas formas de pensar y trabajar, empleando su propia capacidad individual y colectiva de anlisis y sntesis. Objetivo de las reuniones para solucionar un problema: _ Analizar un problema en grupo hasta encontrar de conjunto su solucin
Participantes
Las estadsticas demuestran que a mayor cantidad de participantes aumenta la duracin de las reuniones y se reduce su efectividad. Mantener el nmero en lmites razonables: no ms de diez en reuniones que demanden alta interaccin como es el caso de las destinadas a solucionar problemas. Puede llegar hasta 15 20 en las de formacin de personal y desbordar esos lmites en las meramente informativas.
El principio es mantener el tope al mnimo posible. Las cifras pequeas potencian la interaccin y permiten llegar con ms rapidez a un clima de trabajo en grupo (adems son ms baratas). Las cifras grandes (ms de 20) obligan a seguir mtodos parlamentarios con lo que la participacin se reduce y tambin la posibilidad de evitar ganadores y perdedores.
ROL DES
CRIPCIN Agenda
Siempre debemos tener en mente que las reuniones son actividades costosas si no llegan a ser efectivas, esto implica que las mismas deben de enfocarse como todas las dems actividades importantes de la empresa. Una agenda debe contener: Lugar de reunin, qu debern llevar los asistentes, se debe leer previo a la misma, los puntos que sern cubiertos, fecha y hora en que ser realizada, lista de participantes y duracin de la misma. Si la agenda no pudo entregarse con anticipacin se puede distribuir al comienzo de la reunin y tambin se les puede preguntar a los participantes si desean incluir algn tema adicional. Algunos expertos recomiendan invitar solamente a las personas directamente envueltas en el logro de la meta que se desea alcanzar en la reunin. Si tenemos invitados que no ven nuestra reunin como una prioridad se sugiere el asignarles algn tema de la agenda e incluso el que lleven alguna informacin a la reunin sobre uno de los primeros temas a tratar. Cuando se ha planificado una reunin a la misma hora de la nuestra, una de las dos debe reprogramarse y asegurarnos que todos los invitados puedan asistir a ambas. Si
tenemos invitados que llegan tarde se recomienda enviar un e-mail diciendo que hagan el esfuerzo de llegar temprano porque no se repetir lo que se ha dicho.
PLANIFICACIN: Agenda Contenidos Objetivos de la reunin Tema Fecha Hora de inicio y fin Lugar de la reunin Participantes Quien convoca la reunin Puntos de la reunin o Tiempo aproximado o Responsable o Que se har Observaciones (preparacin previa necesaria) Convocar a los participantes o Participantes obligatorios, opcionales y notificados o Herramientas informticas (Outlook, Lotus Notes, etc.) o Enviar la agenda con anticipacin (24 horas antes) o Atender solicitudes de modificacin de agenda o No ms de 8 personas en una reunin (a excepcin de reuniones de comunicacin)
Requerimientos
Establecer reglas para las reuniones, por ejemplo: _ Horarios _ Puntualidad _ Mtodos para decidir _ Interrupciones permitidas _ Confidencialidad Dichas reglas, deben ser establecidas por todos los participantes. Ejecucin de la reunin: _ Llegue antes de empezar la reunin _ Prepare el lugar fsico Adecue el lugar para el objetivo de la reunin (Presentacin frontal, Reunin de discusin, etc.) _ Si utiliza equipamiento Compruebe que todo funciona correctamente Tenga una contingencia prevista _ Repase los objetivos de la reunin _ Llegan los participantes _ Distribuir copias de la agenda a los que no tienen una _ Leer la agenda antes de comenzar _ La reunin no deber durar ms de 1 hora _ Apegarse al temario y a los tiempos _ Respetar las reglas de equipo _ Alentar a los participantes a plantear sus opiniones _ Moderar las discusiones para que se permita escuchar las opiniones de cada participante