GESTO DE DOCUMENTOS

GOVERNO DO ESTADO DE MATO GROSSO DO SUL FUNDAO ESCOLA DE GOVERNO DE MATO GROSSO DO SUL ESCOLAGOV MS

PROGRAMA DE DESENVOLVIMENTO DE COMPETNCIAS DESENVOLVIMENTO DE COMPETNCIAS ADMINISTRATIVAS E OPERACIONAIS

GESTO DE DOCUMENTOS

CAMPO GRANDE MS 2013

SECRETARIA DE ESTADO DE ADMINISTRAO FUNDAO ESCOLA DE GOVERNO DE MATO GROSSO DO SUL Av. Monte Castelo, 269 Monte Castelo. CEP: 79010-400 Campo Grande-MS Fone/fax: (67) 3321- 6100

ANDR PUCCINELLI
Governador do Estado de Mato Grosso do Sul

THIE HIGUCHI VIEGAS DOS SANTOS

Secretria de Estado de Administrao

ANDR LUIZ GODOY LOPES

Diretor-Presidente da Fundao Escola de Governo de Mato Grosso do Sul

DAVID DRUMMOND BARRETO DOS REIS

Gerente de Qualificao e Formao de Recursos Humanos da Fundao Escola de Governo de Mato Grosso do Sul

ELABORAO DESTA COLETNEA

DORALICE MARTINS

Permitida a reproduo total ou parcial desde que no se destine para fins comerciais e que seja citada a fonte

Caro aluno (a): com satisfao que a Fundao Escola de Governo de Mato Grosso do Sul conta com a sua participao nas aes de qualificao e capacitao profissional. A busca por novos conhecimentos condio essencial para o crescimento sustentvel das pessoas e das organizaes, fazendo com que o desenvolvimento dependa cada vez mais do investimento no ser humano, visando o aprimoramento de suas competncias. com esse foco que a administrao estadual implementa o modelo de gesto de pessoas com foco na gesto por competncias, que pressupe o alinhamento das competncias individuais aos objetivos organizacionais. Assim nossos cursos tm por finalidade aprimorar conhecimentos, aperfeioar habilidades gerando novas atitudes e melhorando a eficincia e a qualidade do servio pblico prestado ao cidado. Esta apostila mais uma ferramenta para auxili-lo durante o curso, que ser uma importante etapa para seu desenvolvimento profissional. Cientes de que este trabalho depende do seu envolvimento, desde j agradecemos seu esforo e confiana. Sucesso!

ANDR LUIZ GODOY LOPES Diretor-Presidente Fundao Escola de Governo de Mato Grosso do Sul

ORIENTAES PARA OS (AS) PARTICIPANTES Prezado (a) participante, com satisfao que oferecemos a voc mais um curso da Fundao Escola de Governo de Mato Grosso do Sul (ESCOLAGOV-MS). A seguir apresentaremos algumas informaes bsicas a respeito de como proceder em determinadas situaes. Nossa equipe est disposio para qualquer outro esclarecimento quanto s aes disponveis na instituio. Sucesso a todos! 1.1. Quem pode fazer os cursos da Escola de Governo? Os cursos do catlogo da Escolagov-Ms so destinados prioritariamente aos(s) servidores(as) pblicos(as) estaduais, podendo, no entanto, caso a atividade esteja prevista em algum programa de parceria, ter suas vagas destinadas tambm aos(s) servidores(as) municipais e aos(s) federais ou a indicaes da sociedade civil. 1.2. Qual o custo dos cursos do Catlogo da ESCOLAGOV-MS para os(as) servidores(as)? Os cursos geralmente so gratuitos, tanto para servidores(as) efetivos(as) e comissionados(as), podendo, no entanto, ocorrer algum tipo de cobrana caso se verifique a necessidade de complementao de seus custos devido insuficincia oramentria. 1.3. Qual a carga horria dos cursos? A carga horria dos cursos ser de acordo com a rea (turmas abertas) e a demanda das instituies (turmas fechadas). Os(As) instrutores(as) convocados(as) sero comunicados(as) com antecedncia para adequar a carga horria de acordo com a demanda. 1.4. Onde encontrar informaes sobre a programao de cursos? O site da Escola de Governo www.escolagov.ms.gov.br apresenta o menu de cursos localizado na lateral esquerda com o catlogo completo contendo datas, horrios e carga horria das turmas abertas e fechadas. Tambm esto disposio as informaes sobre os cursos realizados atravs do Programa de Desenvolvimento de Competncias nos Municpios e da parceria com a Escola Nacional de Administrao Pblica (Enap), alm dos cursos a distncia. 1.5. Como fazer as inscries? Para se inscrever o (a) interessado (a) deve procurar o(a) Coordenador de Capacitao do rgo onde trabalha ou de seu municpio, no caso de servidores municipais, e preencher a ficha de inscrio. S sero analisadas para seleo as inscries dos servidores que tiverem seus nomes encaminhados pelos(as) Coordenadores(as) de Capacitao. A inscrio no garante a participao no curso. O(A) interessado(a) dever aguardar a confirmao da matrcula por e-mail.

1.6. Quais so as regras para a participao nos cursos? Para a participao nos cursos devem ser observadas as seguintes regras: A frequncia mnima exigida para certificao de 75% da carga horria total dos cursos. Somente as faltas nas disciplinas transversais podem ser justificadas e o(a) servidor(a) ser orientado(a) para fazer a disciplina em outro curso. O cumprimento da carga horria destinada aos temas transversais obrigatrio para a certificao. Caso o(a) servidor(a) j tenha participado de alguma disciplina transversal, dever informar a coordenao do curso, por escrito, quando e em qual curso cumpriu a carga horria. Em caso de desistncia do curso, o(a) servidor(a) dever imprimir o Formulrio de Justificativa da Desistncia, encontrado no site www.escolagov.ms.gov.br, preenchlo, solicitar a assinatura da chefia imediata e entregar na Fundao Escola de Governo. Sem esse procedimento o(a) servidor(a) perder, por um prazo de 02 (dois) anos, o direito de matricular-se em outro curso oferecido pela ESCOLAGOV-MS. Em caso de desistncia em at 03 (trs dias) antes do incio do curso, o(a) servidor(a) NO precisa apresentar uma justificativa formal, MAS dever entrar em contato com a coordenao do curso para informar a desistncia. Caso no faa a comunicao, incidir as penalidades de desistente sem justificativa. O certificado ser expedido em at 30 dias aps a concluso do curso e o(a) servidor(a) poder retir-lo na sede da ESCOLAGOV-MS. A avaliao da aprendizagem ser processual e definida pelo(a) instrutor(a) no plano de curso. Em alguns cursos o aproveitamento dos(as) participantes ser avaliado mediante uma mdia final. Os dirigentes dos rgos pblicos sero informados a respeito do aproveitamento que seus respectivos servidores obtiverem nos cursos. 1.7. Como obter o material didtico (apostilas, livros, textos) utilizados nos cursos? As apostilas e textos ficam disponibilizados no site www.escolagov.ms.gov.br, acessando o link Download, Apostilas para os(as) servidores(as) matriculados(as) nos cursos. Os(As) mesmos(as) devero imprimir o seu material e encadern-los se achar necessrio. Em alguns casos, o instrutor poder indicar o material didtico que dever ser adquirido pelo aluno.

SUMRIO
APRESENTAO ................................................................................................................ 8 INTRODUO ..................................................................................................................... 9 1 - O contexto da produo e organicidade ......................................................................... 10 2 - Ciclo vital dos documentos ............................................................................................. 10 3 - Elementos caractersticos de documentos de arquivo ................................................... 11 4 - Legislao documental ................................................................................................... 12 5 - Instrumentos de gesto documental............................................................................... 12 5.1 Plano de Classificao de Documentos de Arquivo ........................................ 12 5.2 Estratgias para elaborao de Plano de Classificao .................................. 12 5.3 Mtodo Estrutural ............................................................................................. 13 5.4 Mtodo Funcional ............................................................................................. 15 5.5 Estrutura e Funcionamento .............................................................................. 16 5.6 Identificao dos documentos gerados nas atividades .................................... 18 6 - Padronizao da denominao dos documentos ........................................................... 18 6.1 Atribuies de cdigos de classificao ........................................................... 19 7 - Avaliao documental .................................................................................................... 19 8 - Tabela de temporalidade de documentos de arquivo ..................................................... 20 9 - Comisso de avaliao de documento ........................................................................... 20 10 - Metodologia para elaborao da tabela de temporalidade ........................................... 21 10.1 Prazos Documentais ...................................................................................... 21 10.2 Procedimentos para eliminar documentos ..................................................... 22 11 - Avaliao e eliminao da massa documental ............................................................. 22 12 - Recolhimento de documentos ao arquivo permanente ................................................ 23 13 - Estratgia de trabalho .................................................................................................. 23 14 - Metodologia arquivistica ............................................................................................... 23 REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS .................................................................................. 28

APRESENTAO
Preservar a memria das instituies como prova de suas atividades fornecer ao usurio de arquivo informaes precisas e completas no mais curto espao de tempo. Com a necessidade de manter uma organizao sistmica da produo, avaliao, organizao e destinao dos documentos junto aos rgos e entidades estaduais, o curso Gesto Documental proporcionar conhecimento para o desenvolvimento das atividades arquivsticas, objetivando proporcionar administrao pblica estadual maior eficcia na realizao de suas atividades, mediante a implantao de uma poltica de arquivos integrados em suas fases, de modo a assegurar o apoio necessrio ao planejamento das decises governamentais. A realizao desse curso ser em conformidade com as determinaes legais que dispem sobre as responsabilidades do Poder Pblico em relao gesto e proteo especial aos documentos de arquivo, bem como com as disposies sobre a responsabilidade do agente pblico pela preservao adequada dos documentos produzidos, recebidos e acumulados no exerccio de seu cargo ou funo, ou deles decorrentes. O controle sobre a produo documental e a racionalizao de seu fluxo, por meio da aplicao dos instrumentos de gesto documental, plano de classificao e tabela de temporalidade de documentos, so objetos que levaro a melhoria dos servios arquivsticos, aumentando-lhes a eficcia, garantindo o cumprimento dos direitos de cidadania, sendo, para o prprio Estado, suporte para as decises poltico-administrativas.

INTRODUO
Verifica-se, com frequncia, uma exagerada preocupao com fichas, recibos, protocolos, digitalizao, microfilmagem, e quase nenhuma ateno com a correta ordenao do acervo e com um eficiente atendimento ao usurio. O resultado que o objetivo dos arquivos se perde na malha da burocracia, transformando-os em meros depsitos de papelrio, ou exposio permanente de equipamentos sofisticados. Na administrao pblica, muitas vezes os arquivos so desprovidos de qualquer importncia na estrutura organizacional, sendo uma unidade administrativa menor, com poucos investimentos em recursos materiais e humanos, ou seja, o arquivo morto, sem utilidade alguma, desorganizado e ocupando grandes espaos fsicos, tornando-se verdadeiros depsitos de papis velhos. As aes desenvolvidas num arquivo tm como finalidade recuperar rapidamente a informao de forma organizada. O amplo acesso s informaes contidas nos documentos pblicos se d com o fortalecimento da democracia e com o exerccio pleno da cidadania. instrumento de garantia de direitos. A implantao de um programa de gesto documental ir definir normas e procedimentos tcnicos referentes produo, tramitao, classificao, uso, avaliao e arquivamento dos documentos de arquivos, com a definio de seus prazos de guarda e de sua destinao final e, ainda, assegurar a integrao dos servios de protocolo com os arquivos, visando a rpida localizao dos documentos, no apenas durante sua tramitao, mas tambm, durante o perodo em que aguardam o cumprimento de seus prazos no arquivo corrente e intermedirio. A classificao e avaliao dos documentos so instrumentos para execuo das atividades de gesto, e ser a base para a elaborao do Plano de Classificao e das Tabelas de Temporalidade de Documentos de Arquivo.

1. Contexto da produo e organicidade

Arquivo - o conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva pblica ou privada, pessoa ou famlia, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros, independentemente da natureza do suporte. Desse conceito deduzimos algumas caractersticas bsicas que distinguem um documento de arquivo: Os documentos so acumulados organicamente, de forma natural, independentemente da natureza ou do suporte da informao. Os documentos de arquivo caracterizam-se por sua unicidade e por serem provenientes de uma nica fonte geradora, ou seja, do organismo que os produziram. O arquivo, portanto, um conjunto indivisvel de documentos que espelha a trajetria e o funcionamento do organismo produtor. Origem no curso de suas atividades, os documentos devem servir de prova de transaes passadas; Carter Orgnico que liga o documento aos outros do mesmo conjunto. Um documento, destacado de seu conjunto, do todo a que pertence, significa muito menos do que quando conjunto; O documento em seu contexto original de produo pleno de significado, pois integra um conjunto de documentos que possibilita compreender as funes e atividades executadas pelo rgo produtor. Vamos entender o que so as atividades da gesto de documentos, para compreenso do contedo. Produo de documentos elaborao padronizada de tipos/sries documentais. Utilizao de documentos inclui todas as atividades de Protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio, tramitao e expedio), todas as atividades de Arquivo (organizao e arquivamento, reproduo, acesso documentao e recuperao de informaes). Destinao de documentos inclui uma das atividades mais complexas da gesto de documentos que a avaliao. Avaliao processo de analise dos documentos produzidos, recebidos e acumulados pelos rgos pblicos ou empresas privadas, com vistas a estabelecer seus prazos de guarda e sua destinao final, garantindo a preservao de documentos de guarda permanente e a eliminao criteriosa de documentos desprovidos de valor probatrio e informativo. Tramitao curso do documento desde a sua produo ou recepo at o cumprimento de sua funo administrativa, o controle de fluxo documental. Arquivamento sequncia de operaes intelectuais e fsicas que visam guarda ordenada de documentos.

2. Ciclo vital dos documentos

So as sucessivas fases por quais passam os documentos de um arquivo, divididos em trs idades: 1 idade Arquivo Corrente: documentos vigentes e frequentemente consultados. Os documentos esto estreitamente vinculados aos fins imediatos (administrativos, fiscal, legal) valor primrio, que determinaram sua produo ou recebimento no cumprimento de atividades e se encontram junto aos rgos produtores. 10

2 idade Arquivo Intermedirio: os documentos originrios do arquivo corrente, com pouca frequncia de uso e que aguardam cumprimento de prazos de prescrio ou precauo e a destinao final (eliminao ou guarda permanente). 3 idade Arquivo Permanente: documentos que so preservados em definitivo em razo de seu valor histrico, testemunhal, probatrio e cientficocultural.

3. Elementos caractersticos dos documentos de arquivo identificao

Na anlise documental podem ser identificados os elementos caractersticos de cada documento, individualmente, conforme abaixo: Suporte - Material sobre o qual as informaes so registradas. Ex. Papel, disco magntico, fita magntica, filme de nitrato, papiro, argila. Forma - Estgio de preparao e transmisso dos documentos. Ex. Original, cpia, minuta, rascunho. Formato - Configurao fsica que assume um documento, de acordo com a natureza do suporte e o modo como foi confeccionado. Ex. livro, caderno, caderneta, cartaz, diapositivo, folha, mapa, planta, rolo de filme, microfilme, gravura. Gnero - Configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos (com a linguagem) utilizado na comunicao de seu contedo. Ex. - Textuais: a linguagem bsica a palavra escrita. Ex. textos manuscritos, impressos, digitados, em disquete; - Audiovisuais: a linguagem bsica a associao do som e da imagem. Ex. filmes, vdeos, DVDs. Fonogrficos: a linguagem bsica o som. Ex. discos, fitas, CDs; Iconogrficos: a linguagem bsica a imagem. Ex. cartes postais, mapas, fotografias, gravuras, desenhos, cartes postais. Srie documental - o conjunto de documentos do mesmo tipo, produzidos por um mesmo rgo, que corresponde a uma sequncia de documentos relativos a uma mesma funo, atividade ou assunto, e resultam da idntica forma de produo e tramitao e obedecem mesma temporalidade e destinao. Espcie documental - Configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nele contidas, ou seja, reunio de tipos documentais por caractersticas comuns de estruturao da informao. Exemplo: relatrio, atas, boletim, certido, declarao, atestado. Tipo Documental - Configurao que assume uma espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. Exemplo: relatrio de atividades, relatrio de fiscalizao, ata de reunio de diretoria, ata de licitao, boletim de ocorrncia, certido de nascimento, certido de tempo de servio, declarao de imposto de renda, atestado de frequncia. Documento simples - Quando formados por um nico item. Exemplo: carta recibo, nota fiscal. Documento composto - Quando ao longo de sua trajetria, acumulam vrios documentos simples. Exemplo: pronturio mdico, dossi de evento, processo judicial.

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4. Legislao - gesto documental

Constituio Federal de 1988, Art. 216, 2 - Cabem administrao pblica, na forma de lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem. Lei Federal de Arquivos n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, Art. 1 - dever do poder pblicas a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivo, como instrumento de apoio administrao, cultura e ao desenvolvimento cientfico e como elemento de prova e informao. Art. 3 - Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. Art. 17 - A administrao da documentao pblica ou de carter pblico compete s instituies arquivsticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

5. Instrumentos de gesto documental

Para estabelecer uma organizao sistmica nos arquivos pblicos em conformidade com a Lei n.8.159, dois instrumentos da gesto documental so imprescindveis para o desenvolvimento das atividades arquivsticas: Plano de classificao de documentos de arquivo Tabela de temporalidade de documentos de arquivo

5.1. Plano de Classificao de Documentos de Arquivo

O objetivo da classificao dos documentos facilitar a recuperao da informao ou do documento com economia de tempo. Para alcanar esse objetivo, apesar do grande volume de documentos que a organizao produz e recebe, tornase necessrio a elaborao de um Plano de Classificao. O Plano de Classificao de Documentos de Arquivo recupera o contexto original de produo dos documentos agrupando-os de acordo com o rgo produtor, a funo, a subfuno e a atividade (classificao funcional), ou de acordo com o grupo, subgrupo e atividade (classificao estrutural), responsveis por sua produo ou acumulao. Para recuperar com maior facilidade o contexto da produo dos documentos, atribumos cdigos numricos aos tipos ou sries documentais, os quais se apresentam hierarquicamente organizados. Classificao: Sequncia de operaes que, de acordo com as diferentes estruturas, funes e atividades da entidade produtora, visam a distribuir os documentos de um arquivo. (CAMARGO, Ana Maria de A., BELLOTTO, Heloisa L. Dicionrio de Terminologia Arquivstica. So Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996).

5.2. Estratgias para a Elaborao de Plano de Classificao de Documentos de Arquivo

Considerando o volume da produo documental, recomenda-se que o trabalho seja realizado, primeiramente, com os documentos resultantes do exerccio da atividade-meio. 12

A atividade-meio a ao, encargo ou servio que um rgo leva a efeito para auxiliar e viabilizar o desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na produo e acumulao de documentos comuns nos vrios rgos e entidades pblicas, documentos estes de carter instrumental e acessrio. Exemplos de funes que agrupam atividade-meio: organizao administrativa; gesto de recursos humanos; comunicao institucional; gesto de bens materiais e patrimoniais; gesto oramentria e financeira; gesto de atividades complementares (transporte, manuteno, zeladoria entre outros), planejamento, administrao, receita. J, a atividade-fim a ao, encargo ou servio que um rgo leva a efeito para o efetivo desempenho de suas atribuies especficas e que resulta na produo e acumulao de documentos tpicos, de carter substantivo e essencial para o seu funcionamento. Exemplos de funes que agrupam as atividades-fim: Cultura, Educao, Meio Ambiente, Sade, Segurana Pblica, Prestao de Servios (mdico, odontolgico, consultoria, consertos...). A classificao permite a organizao fsica dos documentos, e tambm a sua organizao lgica, por meio da atribuio de cdigos numricos de identificao das famlias, ou seja, das funes e atividades geradoras dos documentos.

5.3. Plano de Classificao - Mtodo Estrutural

O sistema decimal de classificao, no qual est fundamentado o instrumento que utilizamos, composto do cdigo numrico dividido em classes e estes em subclasses, seguindo o mesmo critrio para grupos e subgrupos, as classes principais correspondem s grandes funes desempenhadas pelo rgo. A classificao estrutural representa, de acordo com o organograma, os vrios nveis de diviso interna do organismo produtor: coordenadorias, departamentos, divises, centros, setores e cada um dentro da estrutura executam determinadas atribuies. Se a atribuio de um setor for transferida para outro ou, se um novo setor for criado e suas atribuies forem redistribudas, todos os documentos devero ser reclassificados para acompanhar a reestruturao. Para exemplificar, vamos tomar como exemplo uma empresa de mdio porte que atua na rea da construo civil (extrado da apostila: Como elaborar plano de classificao e tabela de temporalidade Ieda Pimenta Bernardes e Hilda Delatorre - 2007- p.16, 17,18) Para desenvolver com eficincia as suas atividades, a empresa foi organizada em trs diretorias: Tcnica, Comercial e Administrativo-financeira. As diretorias, assim, constituram a primeira diviso interna da empresa. Como o trabalho tornou-se mais volumoso e complexo, as diretorias foram subdivididas em Gerncias. A Diretoria Tcnica subdividiu-se em Gerncia Tcnica e de Obras e em Gerncia de Suprimentos. A Diretoria Comercial subdividiu-se em Gerncia Comercial, Gerncia de Oramentos e Gerncia de Contratos. A Diretoria Administrativo-financeira subdividiu-se em Arquivo Central, Gerncia Financeira e Gerncia Administrativa e de Recursos Humanos. As Gerncias constituram a segunda diviso interna da empresa. Observe abaixo, o Plano de Classificao da empresa que tomamos como exemplo: 1. Diretoria Tcnica 1.1 - Gerncia Tcnica e de Obras 1.1.1 - Coordenadoria de Obras 1.2 - Gerncia de Suprimentos 13

1.2.1 - Setor de Compras 1.2.2 - Setor de Transportes 2. Diretoria Comercial 2.1 - Gerncia Comercial 2.1.1- Assistncia de Obras Privadas 2.2 - Gerncia de Oramentos 2.2.1- Assistncia de Oramentos 2.3 - Gerncia de Contratos 3. Diretoria Administrativa e Financeira 3.1 - Arquivo Central 3.2 - Gerncia Financeira 3.2.1 - Faturamento 3.2.2 - Contas a Pagar 3.2.3 - Contabilidade 3.3 - Gerncia Administrativa e de Recursos Humanos 3.3.1 - Departamento de Pessoal 3.3.2 - CIPA 3.3.3 - Servios Gerais O plano de Classificao a representao lgica da estrutura e do funcionamento da organizao. Observando o Plano, identificamos as funes de natureza tcnica que desencadeiam a realizao de atividades-fim, ou seja, atividades que justificam a sua criao: edificao de obras pblicas e particulares. Identificamos tambm as funes que se relacionam com a administrao interna da empresa. Essas funes desencadeiam a realizao de atividade-meio, pois constituem os instrumentos utilizados pela organizao para atingir os seus fins. So as atividades auxiliares, comuns a todos os rgos pblicos, geralmente identificados como Oramento e Finanas, Recursos Humanos, Material e Patrimnio, Comunicao e atividades complementares como transporte, manuteno, portaria, zeladoria, etc. Exemplificando: Digamos que nos chegou ao arquivo um documento do Departamento de Pessoal. O cdigo da unidade produtora do documento ser 3.3.1. Mas o Departamento de Pessoal realiza inmeras atividades e produz vrios documentos diferentes. Como organiz-los? Alem de identificar o setor, preciso identificar tambm as atividades realizadas pelo setor e os documentos produzidos em decorrncia do exerccio dessas atividades. Tomemos novamente o exemplo da construtora:
3. Diretoria Administrativa e Financeira 3.3. Gerncia Administrativa e de Recursos Humanos 3.3.1 Departamento de Pessoal

Unidade Produtora

3.3.1.1 Selecionar candidatos 3.3.1.2 Controlar a frequncia de funcionrios 3.3.1.3 Realizar cursos de treinamento 3.3.1.4 Controlar as frias e licenas 3.3.1.5 Expedir atestados e certides

Atividade do Departamento de Pessoal

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Ex. Plano de classificao: mtodo estrutural. 3. Diretoria Administrativa e Financeira: GRUPO 3.3. Gerncia Administrativa de Recursos Humanos: SUBGRUPO Unidade de Atividades Documentos Produo 3.3.1.1 Selecionar candidatos 3.3.1.2.1 Atestado de freqncia 3.3.1.2.2 Banco de horas 3.3.1.2.3 Boletim de freqncia 3.3.1.2 Controlar a 3.3.1.2.4 Comunicado de ocorrncias frequncia de 3.3.1 3.3.1.2.5 Formulrio de justificativa de funcionrios Departamento falta de Pessoal 3.3.1.2.6 Folhas de ponto 3.3.1.2.7 Planilha de controle de horasextras 3.3.1.3 Realizar cursos de treinamento 3.3.1.4 Controlar as frias e licenas O mtodo estrutural contm algumas inconvenincias para sua utilizao, como: A estrutura, muitas vezes, no informa a totalidade das funes e atividades do organismo produtor. A estrutura pode sofrer constantes alteraes. Um mesmo tipo documental poder constar no Plano de Classificao com cdigos distintos, mesmo quando registrarem atividades comuns s vrias unidades da estrutura do rgo produtor.

5.4. Mtodo Funcional

A classificao funcional a representao lgica das funes, subfunes e atividades do organismo produtor. Por isso, ela independe da estrutura e de suas mudanas no decorrer do tempo. A classificao funcional a mais apropriada para rgos pblicos do Poder Executivo que sofrem frequentes alteraes em sua estrutura, de acordo com as injunes polticas. Apesar de mais complexa, a classificao funcional mais duradoura. Considerando que as estruturas podem mudar com alguma frequncia e que as funes e atividades, em geral, permanecem estveis, o Plano de Classificao funcional permite atualizaes peridicas sem comprometer os cdigos numricos de classificao atribudos aos tipos / sries documentais. Exemplificando: Exemplos de FUNO: Gesto de Recursos Humanos. Exemplos de ATIVIDADE: Registro de Frequncia; Registro dos atos de aposentadoria; elaborao de material para a folha de pagamento. Exemplos de FUNO: Gesto Oramentria e financeira. Exemplos de ATIVIDADE: Distribuio de Recursos Oramentrios; Prestao de Contas e Controle Interno; Reserva de Recursos. Ex. Plano de Classificao: Mtodo Funcional. 3. Gesto de Recursos Humanos: FUNO 3.3 Controle da Frequncia: SUBFUNO 15

Documentos 3.3.1.1 Atestado de freqncia 3.3.1.2 Banco de horas 3.3.1.3 Boletim de freqncia 3.3.1 Registro de 3.3.1.4 Comunicado de ocorrncias Frequncia 3.3.1.5 Formulrio de justificativa de falta 3.3.1.6 Folha de ponto 3.3.1.7 Planilha de controle de horasextras 3. Gesto de Recursos Humanos 3. Controle da frequncia 1. Registro de frequncia 6. Folha de ponto

Atividade

5.5. Estrutura e funcionamento

A identificao das funes, subfunes e atividades relativas ao exerccio das atividade-meio primordial para a elaborao do Plano. Este trabalho deve ter incio com o estudo do organograma e dos textos legais que criam, reorganizam e regulamentam os rgos e entidades, estabelecendo as suas atribuies (leis, decretos, regimentos, regulamentos, estatutos). O organismo produtor a instituio ou entidade, pblica ou privada, juridicamente constituda e organizada responsvel pela execuo de funes e atividades. Para cumprir a finalidade pela qual foi criado, o organismo produtor executa inmeras atribuies, que se apresentam distribudas entre suas diversas unidades internas (Coordenadorias, Departamentos, Diretorias, Divises, Centro, Setores). O estudo da estrutura e do funcionamento do organismo produtor permite identificar o conjunto de atribuies relacionadas s atividades-fim e atividadesmeios, e, a partir delas, identificarem as funes, subfunes e atividades das quais decorrem a produo dos documentos. Aps o estudo da estrutura e do funcionamento do organismo produtor, preciso elaborar um quadro com a estrutura detalhada e as atribuies de cada rea de atuao. Vamos usar como exemplo o organograma da Fundao Municipal de Cultura - Campo Grande. FUNDAO MUNICIPAL DE CULTURA

RGO COLEGIADO

GABINETE

COORDENADORIA DE ASSISTNCIA TECNICA

COORDENADORIA DE ASSISTNCIA JURIDICA

Departamento de Gesto e Desenvolvimento Cultural

DEPARTAMENTO DE ADMIN. PLANEJ. E FINANAS

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Estrutura organizacional da Fundao Municipal de Cultura Campo Grande. Administrao Direta Gabinete do secretrio Assessoria tcnica Assessoria jurdica Departamento de Gesto e Desenvolvimento Cultural Diviso de Patrimnio cultural e espaos culturais Diviso de projeto Departamento de Administrao, Planejamento e Finanas. Diviso de Recursos Humanos Diviso de planejamento e finanas Do organograma da Fundao Municipal de Cultura, a titulo de exemplo, vamos detalhar o Departamento de Gesto e Desenvolvimento Cultural DEPAC. Estrutura
ESTRUTURA DIVISES DA ESTRUTURA SUBDIVISES DA ESTRUTURA ATRIBUIES Executar e supervisionar os programas e projetos nas reas de educao na preservao documental Implantar aes que visem produo literria no resgate da memria Coordenar e executar aes para a divulgao da historia do Municpio Realizar cursos, palestras e treinamentos voltados capacitao dos funcionrios. Operacionalizar sistemas de monitoramento e controle dos bens histricos. ATIVIDADES Execuo e superviso dos programas e projetos nas reas de educao na preservao documental Implantao das aes que visem produo literria no resgate da memria Coordenao e execuo das aes para a preservao dos documentos Realizao de cursos, palestras e treinamentos voltados capacitao dos funcionrios. Operacionalizao de sistemas de monitoramento e controle dos bens histricos.

Departamento de Gesto e Desenvolvimento Cultural - DEPAC Resoluo n. 1 23/10/2009

Diviso de Patrimnio Cultural e espaos Culturais

Arquivo Histrico de Campo Grande

Ex. Plano de classificao estrutural.

GRUPO SUBGRUPO UNIDADE PRODUTORA

Departamento de Gesto e Desenvolvimento Cultural - DEPAC Resoluo n. 1 23/10/2009

Diviso de Patrimnio Cultural e espaos Culturais

Arquivo Histrico de Campo Grande

Grupo - Departamento de Gesto e Desenvolvimento Cultural Subgrupo - Diviso de Patrimnio Cultural e espaos Culturais Unidade produtora - Arquivo Histrico de Campo Grande Ex. Plano de Classificao Funcional.

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FUNO

SUBFUNO

ATIVIDADES Execuo e superviso dos programas e projetos nas reas de educao na preservao documental Implantao das aes que visem produo literria no resgate da memria Coordenao e execuo das aes para a preservao dos documentos Realizao de cursos, palestras e treinamentos voltados a capacitao dos funcionrios. Operacionalizao de sistemas de monitoramento e controle dos bens histricos.

Gesto e Desenvolvimento Cultural

Gerenciamento do Patrimnio Cultural e Documental do Municpio

O Departamento de Gesto e Desenvolvimento Cultural ser no Plano - FUNO Gesto e Desenvolvimento Cultural. Diviso de Patrimnio Cultural e Espaos Culturais ser no Plano - SUBFUNO Gerenciamento do Patrimnio Cultural e Documental do Municpio.

5.6 Identificao dos documentos gerados nas atividades

Para a identificao da produo documental necessrio analisar os tipos documentais produzidos. O Tipo Documental a configurao que assume uma espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. O tipo documental composto pela espcie + ao + objeto. No se deve confundir com assunto. ESPCIE AO OBJETO PROJETO CULTURAIS DO PATRIMNIO IMATERIAL PROCESSO DE TOMBAMENTO DE BENS IMOVEIS No plano de classificao, o tipo documental associado ao rgo produtor + funo + subfuno + atividade representado pela srie documental. rgo produtor: Fundao Municipal de Cultura Funo: Gesto e Desenvolvimento Cultural Subfuno: Gerenciamento do Patrimnio Cultural e Documental do Municpio. Atividade: Operacionalizao de sistemas de monitoramento e controle dos bens tombados Srie Documental: Processo de Tombamento Trabalhar com as Sries Documentais ser fundamental para a definio da temporalidade, isto porque no possvel identificar ou atribuir valores a assuntos ou objetos de uma ao.

6. Padronizao da denominao dos documentos

O ndice um instrumento complementar do Plano de Classificao que relaciona alfabeticamente e de forma permutada, todos os tipos documentais, funes, subfunes e atividades, bem como os termos e expresses utilizados com maior frequncia para a recuperao dos documentos, a partir das variantes do seu contedo e das modalidades de sua produo. Realizamos as remissivas por meio da expresso USE para encaminhar o usurio s denominaes padronizadas. Exemplo de padronizao de vocabulrio Contas de luz Contas de gua USE Processo de pagamento de contas de utilidade pblica Contas de telefone Exemplo de ndice Alfabtico, Remissivo e Permutado: 18

 Acidente de trabalho ou doena profissional, Licena por USE Processo de afastamentos ou licenas 3.3.4.5. Adoo, Licena por USE Processo de afastamentos ou licenas 3.3.4.5.

6.1. Atribuies de cdigos de classificao

No Plano de Classificao, o rgo produtor, as funes, as subfunes, atividades e documentos apresentam-se hierarquicamente organizados e recebem cdigos numricos prprios. O cdigo de classificao da srie documental composto das seguintes unidades de informao: rgo produtor o rgo pblico ou empresa privada juridicamente constituda e organizada responsvel pela execuo de funes e atividades. Funo corresponde ao conjunto das atividades que um rgo pblico ou empresa privada exerce para a consecuo de seus objetivos, que pode ser identificada como: Funes direta ou essencial, quando correspondem as razes pelas quais foram criados os diferentes rgos, entidades ou empresas; Funes indiretas ou auxiliares so as que possibilitam a infraestrutura administrativa, financeira, recursos humanos, de material e patrimnio, transporte e de comunicao, infraestrutura necessria ao desempenho concreto e eficaz das funes essenciais. Subfuno refere-se a um agrupamento de atividades afins, correspondendo cada subfuno a uma vertente da respectiva funo. Atividade aes, encargos ou servios decorrentes do exerccio de uma funo. Ou de acordo com o grupo, subgrupo, srie e atividade, responsveis por sua produo ou acumulao. Grupo - diviso de um fundo, definida de acordo com o mtodo estrutural e /ou funcional. Subgrupo - diviso de um grupo, definida em razo da complexidade estrutural e/ou funcional da entidade produtora de documentos. Srie - sequncia de documentos relativos mesma funo/atividade ou ao mesmo tipo documental.

7. Avaliao documental
A avaliao documental um processo multidisciplinar de anlise que permite a identificao dos valores dos documentos, para fins da definio de seus prazos de guarda e de sua destinao final (eliminao ou guarda permanente) e, contribui decisivamente para a racionalizao dos arquivos, a agilidade e eficincia administrativa, bem como para a preservao do patrimnio documental. A avaliao constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental arquivstico, na medida em que define quais documentos sero preservados para fins administrativos ou de pesquisa e em que momentos podero ser eliminados ou destinados aos arquivos intermedirio e permanente, segundo o valor e o potencial de uso que apresentam para a administrao que os gerou e para a sociedade. Os valores primrios ou imediatos relacionam-se ao motivo que determinou a produo do documento, considerando seu uso para fins administrativo, jurdicolegal e fiscal. Os valores secundrios ou mediatos relacionam-se ao potencial do documento como prova ou fonte de informao para a pesquisa em qualquer rea do conhecimento (urbanismo, meio-ambiente, historia clnica mdica, etc.). 19

Assim, a avaliao consiste fundamentalmente em identificar valores e definir prazos de guarda para os documentos de arquivo, independentemente de seu suporte material ser o papel, o filme, a fita magntica, o disquete, o disco tico ou qualquer outro. Assim como a classificao, a avaliao deve ser realizada no momento da produo do documento, para evitar a acumulao desordenada dos mesmos.

8. Tabela de temporalidade de documentos de arquivo

o instrumento resultante da atividade de avaliao, que define prazos de guarda para os documentos em razo de seu valor administrativo, fiscal, jurdicolegal, tcnico, histrico, e autoriza a sua eliminao ou determina a sua guarda permanente. Com a elaborao do Plano de Classificao garantimos a organizao lgica e fsica dos documentos, recuperamos as informaes em seu contexto original de produo e visualizamos as funes, subfunes e atividades do organismo produtor. Por essa razo, o Plano de Classificao precede e orienta a elaborao da Tabela de Temporalidade de Documentos. Contudo, mesmo com o Plano de Classificao, continuamos com os arquivos abarrotados de documentos e sem espao para acomod-los, pois diante do volume no possvel guardar a totalidade da produo documental. Desta forma torna-se necessrio fazer a avaliao de documentos e consolidar os resultados dessa analise na Tabela de Temporalidade de Documentos, instrumento que autoriza a eliminao de documentos rotineiros, sem valor para a administrao ou para a coletividade e que, ao mesmo tempo, garante a preservao de documentos com relevante valor informativo e probatrio. A tabela de temporalidade o instrumento de gesto, aprovado por autoridade competente e oficializado, conforme o que determina a Lei Federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que em seu artigo 9 dispe que a eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao de instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia. A tabela de temporalidade dever, ento, contemplar as atividade-meio e atividades-fim de cada rgo pblico. Desta forma, caber aos mesmos definir a temporalidade e destinao dos documentos relativos s suas atividades especficas e posteriormente, esta dever ser encaminhada instituio arquivstica pblica para aprovao e divulgao, por meio de ato legal que lhe confira legitimidade.

9. Comisso de avaliao de documentos de arquivo

As Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo so grupos permanentes e multidisciplinares responsveis pela elaborao e aplicao, em suas respectivas reas de atuao, de Planos de Classificao e de Tabela de Temporalidade de Documentos. Devem integrar as Comisses de Avaliao de Documentos de Arquivo profissionais das reas jurdica, administrao geral, oramentria e financeira, protocolo e arquivo, informtica e de reas especficas de atuao do rgo.

10. Metodologia para a elaborao temporalidade de documentos de arquivo

da

tabela

de

20

Na Tabela de Temporalidade de Documentos devero constar os seguintes campos de informao: prazos de guarda (na unidade produtora e na unidade com atribuio de arquivo); destinao (eliminao ou guarda permanente) e observaes. As informaes necessrias para preencher os campos da Tabela de Temporalidade sero obtidas por meio da avaliao de documentos. Apresentam-se a seguir diretrizes para a avaliao dos documentos:

10.1. Prazos dos documentos

Valor primrio ou imediato - O valor primrio decorre da razo pela qual o documento foi gerado pela instituio, no exerccio de suas atividades, destacandose o valor administrativo, fiscal e legal. Valor secundrio ou mediato (probatrios, informativos, histricos e culturais) - Valor atribudo a documento em funo do interesse que possa ter para a entidade produtora e outros usurios, tendo em vista sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais foi originalmente produzido. Definio dos prazos de guarda dos documentos - vigncia, prescrio e precauo. Com o fundamento em legislao especfica ou nas demandas administrativas para cada srie documental dever ser indicado em anos o correspondente prazo de guarda, ou seja, o tempo de permanncia de cada conjunto documental na unidade produtora e na unidade com atribuies de arquivo. Unidade produtora - Deve ser indicado o nmero de anos em que o documento dever permanecer no arquivo corrente, cumprindo a finalidade para a qual foi produzido. Este intervalo de tempo dever, sempre que possvel, ser definido em anos e quando no for possvel, recomenda-se o uso da palavra vigncia. O registro da informao que explica o trmino da vigncia dever ser inserido no campo observaes. Prazos de vigncia - Intervalo de tempo durante o qual o documento produz efeitos administrativos e legais plenos, cumprindo as finalidades que determinaram a sua produo. Unidade com atribuies de Arquivo - Deve ser indicado o nmero de anos em que o documento devera permanecer na unidade com atribuies de arquivo cumprindo prazos prescricionais ou precaucionais (documentos intermedirios). Os prazos considerados para a definio do tempo de guarda na Unidade com atribuies de arquivo so os seguintes: Prazo de Prescrio - Intervalo de tempo durante o qual se pode invocar a tutela do Poder Judicirio para fazer valer direitos eventualmente violados. O tempo de guarda dos documentos ser dilatado sempre que ocorrer a interrupo ou suspenso da prescrio, em conformidade com a legislao vigente. Prazo de Precauo - Intervalo de tempo durante o qual se guarda o documento por precauo, antes de elimin-lo ou encaminh-lo para guarda permanente. Destinao - eliminao ou guarda permanente - O ltimo passo da avaliao definir, em razo de seus valores, se a destinao de cada uma das sries documentais a eliminao ou a guarda permanente. Eliminao - Os documentos destinados eliminao so aqueles que j cumpriram seus prazos de guarda na unidade produtora e na unidade com atribuies de arquivo e no apresentam valor secundrio que justifique a sua guarda. 21

Guarda Permanente - Os documentos destinados guarda permanente so queles cujas informaes so consideradas imprescindveis ao rgo produtor e / ou para a comunidade. So exemplos de documentos de guarda permanente os constitutivos e extintivos de direitos, os que encerram orientaes normativas, os que refletem a evoluo social, econmica e administrativa da Instituio, os que emanam da direo superior, como: planos, projetos, programas e relatrios anuais, os que tratam de poltica de pessoal, dentre outros. Preenchimento do campo OBSERVAES Este campo da Tabela reservado para o registro dos atos legais e das razes de natureza administrativa que fundamentaram a indicao dos prazos propostos ou ainda informaes relevantes sobre a produo, guarda ou contedo do documento.

10.2. Procedimentos segurana

para

eliminar

documentos

com

Elaborar Termo de Eliminao. Verificar a situao de aes judiciais encerradas ou em curso. Verificar se h documentos de guarda permanente. Verificar se h eliminao de documentos que no constam na Tabela de Temporalidade. Eliminao de documentos pblicos: fundamentos legais - a eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especifica esfera de competncia (Lei Federal de arquivos n8.159, de 08/01/1991, art. 9). A eliminao de documentos oficiais ou pblicos s dever ocorrer se prevista na tabela de temporalidade do rgo, aprovada pela autoridade competente na esfera de sua atuao e respeitado o disposto no art. 9 da Lei n 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Decreto Federal n 1.799, de 30/01/1996, art. 12, nico).

11. Avaliao e eliminao acumulada em rgos pblicos

da

massa

documental

Mesmo que a Tabela de Temporalidade no estiver concluda e oficializada, podem-se eliminar documentos, adotando-se aos seguintes procedimentos: Edio de ato oficial instituindo a Comisso de Avaliao de Documentos (Resoluo/Portaria/Ato). Identificao dos tipos documentais e definio dos prazos de guarda. Elaborao da Relao de Eliminao de Documentos. Elaborao da ata de reunio da Comisso de Avaliao de Documentos aprovando a relao proposta. Elaborao de oficio da Comisso de Avaliao de Documentos ao Diretor da instituio arquivstica pblica, solicitando autorizao para eliminar os documentos avaliados. Publicao do Edital de Cincia de Eliminao. Elaborar o Termo de Eliminao de Documentos. A fragmentao de documentos ser manual ou mecnica, a incinerao de documentos em papel pode ser considerada crime ambiental. 22

12. Recolhimento de documentos ao arquivo permanente

O recolhimento a passagem de documentos que foram considerados de guarda permanente no processo de avaliao, em funo de seu valor informativo ou probatrio, para o arquivo permanente. Os documentos de arquivo a serem recolhidos ao arquivo permanente devero estar avaliados, organizados, higienizados e acondicionados. Uma vez recolhido, o documento no dever mais ser eliminado ou voltar ao arquivo de origem. A organizao do acervo a ser recolhido devera ser feita de acordo com critrios tcnicos de identificao, classificao e descrio. A elaborao da relao e do termo de recolhimento, contendo as seguintes informaes: nome do rgo ou entidade transferidor (a), as sries documentais, as datas-limite, a mensurao (em metros lineares) e quantificao (quantidade de caixas). Os documentos a serem transferidos ou recolhidos devero ser acompanhados de todos os instrumentos de busca existentes, incluindo listagens, fichrios, bases de dados.

13. Estratgia de trabalho

Antes de iniciar um trabalho desse porte, recomendvel elaborar um projeto com a justificativa, os objetivos, as estratgias e as atividades para o seu desenvolvimento, os agentes que sero envolvidos, os produtos que sero gerados pelo projeto e os benefcios que a gesto documental trar para o rgo pblico. Esse projeto dever ser encaminhado ao dirigente do rgo, com o intuito de sensibiliz-lo para a necessidade de apoiar o trabalho e fortalecer o relacionamento da Comisso de Avaliao de Documentos, e do responsvel pela unidade de arquivo e protocolo com todos os profissionais das mais diversas reas de sua atuao.

14. Metodologia arquivstica

Os procedimentos correto para a organizao e arquivamento dos documentos em arquivos, so elementos eficazes da gesto documental. Mtodos de Arquivamento - sequncia de operaes que determina a disposio dos documentos de um arquivo ou coleo, compatveis entre si, tendo em vista a organizao e a preservao, bem como o acesso s informaes neles contidas. A escolha do mtodo de arquivamento deve considerar as caractersticas dos documentos a serem classificados. Os mtodos bsicos de arquivamento mais utilizados so - Alfabtico; Geogrfico; Ideogrfico ou temtico; NumricoSimples Cronolgico. Mtodo Alfabtico: Mtodo de ordenao que tem por eixo o alfabeto, e o elemento principal for o nome. Neste mtodo, no necessrio consultar ndices para se localizar os documentos. As fichas ou pastas so colocadas em ordem alfabtica, segundo as regras gerais de alfabetao, quais sejam: a) Considera-se, primeiro, ltimo sobrenome, depois o prenome. Exemplo: Josu Aparecido de Alencar Edivaldo Fonseca Arquivam-se: Alencar, Josu Aparecido de Fonseca, Edivaldo 23

b)Quando tivermos sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabtica do prenome: Exemplo: Zoraide Albuquerque Sheila Albuquerque Arquivam-se: Albuquerque, Sheila Albuquerque, Zoraide c) Empresas com nomes abreviados so consideradas como se tivessem escritos por extenso: Exemplo: EMBRATEL SANESUL Arquivam-se: Empresa Brasileira de Telecomunicaes Empresa de Saneamento de Mato Grosso do Sul d)Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen tero entrada pela primeira parte: Exemplo: Osmar Vilas-Boas Bianca Duque-Estrada Arquivam-se: Duque-Estrada, Bianca Vilas- Boas, Osmar e) Se o nome for composto de dois sobrenomes ligados pela partcula e estes seres considerados compostos: Exemplo: Regina Costa e Silva Sergio Moura e Santos Arquivam-se: Costa e Silva, Regina Moura e Santos, Srgio. f) Os nomes com Santo, Santa ou So, sequem a regra dos nomes formados de um substantivo e um adjetivo: Exemplo: Maria Santa Clara Jos So Marcos Igor Santo Antonio Arquivam-se: Santa Clara, Maria Santo Antonio, Igor So Marcos, Jos g)Ttulos como Doutor, General, Conde, Ministros, etc., devem figurar no fim, entre parnteses. Exemplo: Doutor, Alfredo de Almeida Ministro Marcos Nascimento Arquivam-se: Almeida, Alfredo de (Doutor) Nascimento, Marcos (Ministro) h)Os nomes que exprimem grau de parentesco como Jnior, Filho Sobrinho, Neto, so consideradas partes integrantes do ultimo sobrenome, mas no so considerados pela alfabetao. Exemplo: Janaina Antunes Neta Carlos Silva Jnior Marcos Lima Sobrinho Mrio Dutra Filho Arquivam-se: Antunes Neta, Janana Dutra Filho,Mrio Lima Sobrinho, Marcos Silva Jnior, Carlos 24

i) Os nomes orientais - Japoneses, Chineses e rabes so registrados como se apresentam. Exemplo: Chen Tai- Chien Roin Ko-sheng Al Ben Hur Arquivam-se: Al Ben Hur Chen Tai-Chien Roin Ko-sheng j) Os nomes espanhis, sobrenome paterno antecede o materno, no devendo ser abreviado. Por este que se deve dar a entrada. Exemplo: Jorge Pin Y Soler Silvia Perez Fontana Arquivam-se: Perez Fontana, Silvia Pin Y Soler, Jorge l) as firmas, empresas, instituies e rgos no governamentais devem ser considerados tais como se apresentam. Exemplo: C & Modas J. Cmara & Irmos S/A m) Os Congressos, Conferncias, Reunies, Assemblias, quando precedidas de nmeros, que estejam em algarismos ou por extenso, entraro pelo nome e os nmeros so colocados no fim entre parnteses. Exemplo: 5 Congresso de Fonoaudiologia 20 Reunio da associao dos Arquivistas Arquivam-se: Congresso de Fonoaudiologia (5) Reunio da Associao dos Arquivistas (20) n) Artigos iniciais devem ser colocados entre parnteses. Exemplo: A Visual Arquivam-se: Visual (a) o) Artigos e preposies, tais como; o, a, d, de, da, do, e, um, uma, no so considerados pela alfabetao. Exemplo: Paulo de Almeida Raul dAndrade Arquivam-se: Almeida, Paulo de Andrade, Raul d p) As iniciais abreviativas de pronomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Exemplo: J! Vieira Jonas Vieira Jos Vieira Arquivam-se: Vieira, J! Vieira, Jonas Vieira, Jos q) As partculas dos nomes estrangeiros podem ou no ser consideradas. O mais comum considera-las como parte integrante do nome quando escritas com letras maisculas. Exemplo:Esteban De Penedo Gordon O Brien Arquivam-se: De Penedo, Esteban O Brien, Gordon 25

Mtodo Ideogrfico ou Temtico Mtodo de ordenao que tem por eixo os assuntos presentes, explicitamente ou no, nos documentos. Alfabtica - Os temas so dispostos em rigorosa ordem alfabtica: Exemplo: Almoxarifado Aperfeioamento Pessoal Horrio de Expediente Movimentao Financeira Nota Fiscal Pedido de Compra Enciclopdico - Subordinao a um ttulo genrico: Exemplo: Material permanente: Almoxarifado Nota Fiscal Pedido de compra Pessoal: Aperfeioamento Horrio de Expediente Requisio de frias Mtodo Geogrfico Mtodo de ordenao que tem por eixo aspectos geogrfico. O elemento principal para a recuperao da informao for o local. Exemplo: a) Elemento principal - Cidade Cidade Estado Interessado Alecrim Paran Vasconcelos, Neuza Bandeirantes Paran Bastos, Lucia Belo Horizonte Minas Gerais Gonzaga, Antunes Campo Grande Mato G.do Sul Silva, Joo Alberto b) Elemento principal - Estado Estado Cidade Interessado Amazonas Manaus Sobreira, Luzia Amazonas Itacoatiara Tavares, Pedro So Paulo So Paulo Corra, Paulo So Paulo Lorena Silva, Arlindo c) Elemento principal - Pas Pas Cidade Correspondente Frana Paris (capital) UNESCO Frana Lorena Vadim, Roger Portugal Lisboa (capital) Pereira, Jos Portugal Coimbra Albuquerque, Portugal Porto Ferreira, Antnio Mtodo Numrico a) Mtodo numrico simples - Mtodo de ordenao que tem por eixo o numero atribudo s unidades de arquivamento: Atribuir um nmero a cada novo interessado. Elaborar registro em um livro ou fichas, para controle da numerao. 26

 Elaborar ndice Onomstico. Arquivar a pasta em ordem numrica. Consulta indireta. Recorre-se primeiro ao ndice Onomstico b) Mtodo numrico cronolgico - Mtodo de ordenao que tem por eixo o numero e a data dos documentos: Atribuir um nmero a cada documento, acrescido da data. Elaborar ndice numrico - n. de protocolo. Elaborar ndice alfabtico Onomstico e de procedncia. Elaborar ndice de assunto de acordo com mtodo adotado. Consulta indireta. Recorre-se a ndices.

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REFERNCIAS BIBLIOGRAFICAS

ARQUIVO NACIONAL. Gesto de Documentos: conceitos e procedimentos bsicos. Rio de Janeiro, 1995 (Publicaes Tcnicas, 47). ARQUIVO NACIONAL. Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica. Rio de Janeiro, 1985 (Publicaes Tcnicas, 41). ARQUIVO NACIONAL. Acervo: revista do Arquivo Nacional v.20 n. 1-2. Rio de janeiro, 2007. BERNARDES, Ieda Pimenta. Manual de aplicao do plano de classificao e tabela de temporalidade de documentos da administrao publica do Estado de So Paulo: atividades meio. So Paulo: Arquivo Pblico do Estado, 2008. BERNARDES, Ieda Pimenta e DELATORRE, Hilda. Apostila Como elaborar Plano de Classificao e Tabela de Temporalidade. So Paulo, 2007. CAMARGO, Ana Maria de A., BELLOTTO, Heloisa L. Dicionrio de Terminologia Arquivstica. So Paulo: AAB-SP, Secretaria de Estado da Cultura, 1996.

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