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ARCHIVO

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EST-ABLECIMIENro .pBLICO ADSCIUTO AL MINISTERIO DE .cULTURA www.archivogeneral.gov.co Link: Informacin al ciudadano, sistema de peticiones, quejas y reclamos; contacto@archivogeneral.gov.co era. 6 N 6-91 Tel: 328 2888 Fax: 337 2019 Bogot, Colombia. NIT: 800128835-6 Fecha: 2011-11-22 V: 5 GD-302-FR-003 P:>uin::> 1

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ARCHIVO

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DE LA NACiN

COLOMBIA

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B.3. Revisin de Reglamentos Seguridad, Higiene y Manejo Ambiental: La interventora vigilar para que las actividades se desarrollen de acuerdo con las normas existentes sobre la materia y as se evitarn las demoras ajenas a las labores. De trabajo: Igualmente verificar el estricto cumplimiento de las normas del Cdigo Laboral y de afiliaciones a la seguridad social integral, de parafiscales, entre otros. Salud Ocupacional: Velar que el contratista de obra antes de iniciar el contrato presente un plan de salud ocupacional, elaborado de acuerdo a la ley, y hacer un estricto control y seguimiento para que este programa se cumpla durante la ejecucin de todo el contrato. Si el constructor cuenta con ms de 10 trabajadores a su serVICIO, deber dar cumplimiento en lo referente a la conformacin del Comit Paritario de Salud Ocupacional del ARCHIVO GENERAL DE LA NACiN , del cumplimiento de estas obligaciones deber estar muy pendiente la Interventora. Adems la interventora debe realizar al contratista de obra las recomendaciones del caso en lo relacionado con las condiciones del trabajo, seguridad industrial, manejo ambiental y revisar y avisar oportunamente sobre las condiciones y vencimiento de las plizas y/o aportes sobre vinculacin al rgimen de seguridad social de los trabajadores al contratista de obra y al supervisor del contrato de Interventora. B.4. Definicin, flujo de documentos

y correspondencia

La Interventora deber acordar con el contratista de obra y el supervisor de su contrato los procedimientos y trmites que debern seguir los documentos que afecten el desarrollo del contrato y las relaciones entre las partes que en l intervienen. DESARROLLO Y EJECUCION DE LA OBRA

A. ACTIVIDADES

TECNICAS

A.1. Entrega de ajustes en planos Despus del estudio detallado del proyecto y de los programas y especificaciones, interventor proceder a informar al contratista las observaciones encontradas. el

A.2. Revisin y verificacin

de especificaciones

Verificar el estricto cumplimiento de los diseos, especificaciones y procedimientos constructivos recomendados en los proyectos arquitectnicos y de instalaciones tcnicas., de acuerdo con los requisitos de calidad especificados en el contrato y la oferta del contratista, libres de fallas, con buenos acabados y dentro del plazo estipulado. - Controlar, vigilar y garantizar la correcta localizacin y medidas de las labores de acuerdo a los diseos aprobados. En el evento que stas no se encuentren bien localizadas o excedan las dimensiones indicadas en los planos y especificaciones, no debern ser reconocidas ni pagadas al contratista y el interventor deber exigir su remocin, el restablecimiento de las condiciones originales o cualquier otra medida de acuerdo con procedimientos aprobados por l; en ningn caso el exceso no autorizado dar lugar a la aceptacin de las labores, ni el pago de mayores cantidades de obra relacionadas, tales como aumento en las demoliciones o utilizacin de materiales no autorizados.
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- Verificar que existan todas las condiciones tcnicas, ambientales, de espacio, orden y seguridad para el almacenamiento de los materiales que sean suministrados mediante los contratos. - Rechazar los materiales, suministros, equipos y dems elementos empleados por el contratista durante la ejecucin del contrato cuando estos no cumplan con las calidades especificadas en el contrato de obra. - Exigir al Contratista el cambio de procedimientos y la disposicin de medidas que considere necesarias por razones de seguridad, riesgo de perjuicios o para garantizar la buena calidad, uniformidad y correcta ejecucin de las labores. A.3. Revisin, cambios, ampliacin, especificaciones, planos del contratista

Tomando como base los pliegos de condiciones y el contrato, cuando sean requeridas en el transcurso de las labores, modificaciones a las especificaciones o cambios en los diseos, el interventor har los estudios del caso para solicitar la autorizaciones respectivas a el ARCHIVO GENERAL DE LA NACiN de las variaciones pertinentes, acompaando las justificaciones correspondientes y coordinando los planos de detalles que resulten de dichos cambios, dejando constancia por escrito de las variaciones aprobadas y de las modificaciones en costo que estas impliquen. Sin embargo ninguna de estas modificaciones podr ejecutarse hasta tanto no se tenga aprobacin previa de la entidad. Se prepararn y revisarn los cuadros comparativos para cambios de especificaciones, para la aprobacin por parte del AGN y ordenar la reconstruccin o eliminacin de las labores defectuosas, o que no cumplan con los requerimientos del AGN. A.4. Verificacin de recursos mnimos.

La interventora debe presentar peridicamente un informe del cumplimiento del programa de recursos mnimos de personal, materiales y equipos, de tal manera que colabore en la identificacin oportuna, especialmente de alteracin del programa de tiempo de ejecucin y costos de las labores y suministros. Se efectuar el control de las labores en aspectos tales como: seguimiento y resultados; aprobacin de trazados, ejes, control de niveles, plomos, distribuciones sanitarias hidrulicas, diseo y distribucin elctrica, etc. A.5. Verificacin de rendimientos, proyecciones peridicas

Como complemento del punto anterior, y en funcin del programa de las labores, se deber efectuar una revisin permanente de los rendimientos propuestos por el programa, presentando un informe mensual con las proyecciones de los rendimientos reales, de modo que se logre una idea actualizada de cules sern los resultados finales de las labores. Con esto se buscar correctivos oportunos y evitar "los hechos cumplidos" que afecten los intereses del ARCHIVO GENERAL DE LA NACiN. A.6. Mediciones y revisiones de las labores. Conjuntamente entre el Residente de la obra y de la Interventora y bajo la supervisin de los Directores de Interventora y de la Obra, se efectuarn las mediciones y las recepciones parciales de las labores que servirn de base para las Actas de Recibo Parcial de Obra. De stas se llevar una relacin basada en el seguimiento de los formatos que deben llenarse para el efecto. A. 7. Control de programacin, y avance de obra

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Se llevar un control interno del programa y del avance de las labores, dando adems los informes que la entidad requiera sobre el particular. 8. ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS del contrato Y FINANCIERAS

8.1. Seguimiento

La interventora deber atender la correspondencia y documentacin que surja durante la ejecucin del contrato, dndole atencin inmediata a las inquietudes y problemas que surjan, en estrecha colaboracin con el contratante. As mismo, deber verificar la actualizacin de las plizas segn corresponda, requiriendo al contratista las modificaciones a que haya lugar e informando al ARCHIVO GENERAL DE LA NACiN las diligencias que se adelanten al respecto, quien revisar la pliza y sus anexos conceptuando de manera definitiva sobre su adecuacin al desarrollo contractual. En el evento que haya suspensiones de las labores, deber el interventor informar al ARCHIVO GENERAL DE LA NACiN este hecho, allegando copia del acta respectiva y la actualizacin de las garantas del contrato de obra.

8.2 Seguimiento

financiero:

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El Interventor deber: - Mantener al da la contabilidad del contrato de obra en trminos de recursos invertidos y recursos por invertir con el fin tener herramientas para sugerir los ajustes necesarios al presupuesto y ejecucin de labores complementarias de manera oportuna dentro del plazo de la etapa de construccin de las mismas. - Ejercer un control sobre los costos del proyecto en forma tal que los pagos por servicios profesionales, suministros de materiales, alquiler de equipos e impuestos de ley por parte del Contratista sean oportunos y de acuerdo con la propuesta presentada por el contratista. - Aprobar o rechazar las actas parciales y/o finales de obra ejecutada presentadas por el contratista y darles trmite dentro de la entidad en el plazo estipulado por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACiN Y cumpliendo los requisitos establecidos en el manual de interventora. - Vigilar el mantenimiento de la ecuacin contractual y, en caso de que se altere, proponer y tramitar las medidas requeridas para su restablecimiento.

8.3. INFORMES 8.3.1. Informe Mensual

Presentar informes mensuales al ARCHIVO GENERAL DE LA NACiN, sobre el desarrollo de las actividades contractuales, concretamente al supervisor del contrato, incluyendo resea fotogrfica. Estos informes debern presentar en forma detallada el avance de las obras ejecutadas, control de presupuesto, control de calidad, recomendaciones de obra, manejo ambiental, seguridad industrial y la dems informacin que se requiera para el correcto avance del proyecto.

8.3.2 Informe final

La interventora levantar y entregar al ARCHIVO GENERAL DE LA NACiN el informe final de obra que contenga entre otros los siguientes documentos: Memorias descriptivas, resea fotogrfica, cuadro de relacin de las obras ejecutadas con sus
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respectivas especificaciones tcnicas y recomendaciones tcnicas y administrativas, registro en planos de las obras ejecutadas, plizas actualizadas.

B.4 Trmite de cuentas de pago La interventora, deber tramitar todas las cuentas de pago ante las dependencias competentes, elaborando y suscribiendo las certificaciones que sean necesarias, as como toda la documentacin solicitada por el ARCHIVO GENERAL DE LA NACiN para iniciar los trmites correspondientes. Tambin es deber del interventor velar por el pronto trmite de las cuentas y estar pendiente de cada uno de los pasos y revisiones que se hagan en cada una de las dependencias respectivas. El interventor deber solicitar al contratista todos los documentos que sean necesarios, como facturas, actas de cortes parciales de obra, fotocopia de las planillas donde se evidencia el pago de aportes parafiscales y seguridad social, copia del RUT, y los dems que se requieran para poder radicar las cuentas correspondientes. C. DE CONTROL De acuerdo con el requerimiento del AGN, el interventor presentar los informes complementarios a los ya anotados para dar a conocer los acuerdos de aprobacin de cambios, labores adicionales, etc. RECIBO Y ENTREGA DE LA OBRA A. ACTIVIDADES TCNICAS

A.1. Revisiones finales A la terminacin de cada una de las actividades, se debe efectuar una inspeccin final a las labores, que servir para elaborar el Acta de Recibo Final de Entrega de la Obra. A.2. Coordinacin de planos finales de detalles y de instalaciones

Se debe efectuar la revisin y la aprobacin de todos los planos para que estos incluyan las descripciones finales y reales de las caractersticas tcnicas y fsicas de los bienes y acabados finalmente instalados en las obras. A.3. Entrega de obra al contratante Una vez que hayan ejecutado las obras y ajustes resultantes de las observaciones del ARCHIVO GENERAL DE LA NACiN, el interventor efectuar el Recibo Final de las obras al contratista, recibiendo las llaves de las oficinas y dejando las constancias que sean necesarias en Actas, si fuere necesario. El inmueble o la sede respectiva, junto con todos los bienes instalados, quedar a cargo del interventor del contrato, hasta tanto se haga la entrega formal al representante del ARCHIVO GENERAL DE LA NACiN, la cual debe ser acordada con anticipacin. Se debe entregar al ARCHIVO GENERAL DE LA NACiN los documentos y actas estipuladas en el contrato. B. ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS de acta final de obra la obra y el informe final con

B.1. Revisin y aprobacin

Se revisar y aprobar el Acta Final de Obra, en el cual se presentar el balance final de la misma, dejando constancia de aspectos que lo ameriten. B.2. Revisin y aprobacin de plizas

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La interventora revisar y solicitar al contratista la actualizacin de las plizas que el contrato exija, mantener vigente los amparos, conforme a los trminos del mismo y el valor final de las obras. De la misma manera el Interventor deber actualizar las plizas de su contrato mantener vigente los amparos, conforme a los trminos del mismo. 8.3. Coordinacin y entrega de manuales de mantenimiento y operacin. y

Con base en los manuales de instalacin y mantenimiento proporcionados por el contratista, las casas proveedoras de los equipos instalados y con los planos definitivos, la interventora deber coordinar la elaboracin y se entregar el manual mencionado al ARCHIVO GENERAL DE LA NACiN.

8.4. Trmite de la cuenta final de pago La interventora, deber tramitar la cuenta final de pago de la obra, ante las dependencias competentes, elaborando y suscribiendo las certificaciones, actas de recibo final y comunicaciones que sean necesarias, as como toda la documentacin que se requiera para iniciar los trmites correspondientes. Tambin es deber del interventor velar por el pronto trmite de la cuenta y estar pendiente de cada uno de los pasos y revisiones que se hagan en cada una de las dependencias respectivas. El interventor deber solicitar al contratista todos los documentos que sean necesarios, como facturas, actas, fotocopias de las planillas y certificaciones de pago de aportes al Sistema Integral Seguridad Social y parafiscales, copia de la tarjeta profesional del contador que certifique los pagos de los aportes, copia del RUT, copia del registro presupuestal, plizas aprobadas por el ordenador del gasto actualizando vigencias con base en el acta de recibo final, copia del contrato, y los dems que se requieran para poder radicar la cuenta. C. ACTIVIDADES DE CONTROL

C.1. Liquidacin final del contrato Se levantar y entregar al ARCHIVO GENERAL DE LA NACiN, el proyecto de Acta de Liquidacin del Contrato de Obra y de Interventora dentro del plazo contractual establecido, dentro de la cual se deber incluir el Balance Financiero del contrato y dems informacin que comnmente el AGN relaciona en este tipo de actas. Una vez se suscriba esta acta de liquidacin final de la obra, se proceder a tramitar el pago final del contrato de interventora.

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ANEXO NO.2 RELACiN DEL EQUIPO DE TRABAJO

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Nombre: Cargo: Jefe de Recursos Humanos Fecha de expedicin: Firma responsable: _ Nota: durante el desarrollo del presente contrato, mantendremos el nmero de personas ofrecidas para atender la interventora del Archivo General de la Nacin y con las calidades propuestas. Todo cambio ser comunicado y aprobado previamente calidades y condiciones de las personas propuestas. NOMBRE CARGO TITULO ACADEMICO EXPERIENCIA
**.* ***. *** *** *** *** **-A- ***

por el AGN, indicando

las

TOTAL EXPERIENCIA

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PBLICO

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AL

MINISTERIO sistema

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al ciudadano, V: 5

de peticiones,

Cra. 6 N 6-91 Tel: 328 2888

Fax: 337 2019

Bogot, Colombia.

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