CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Divisin Auditora Administrativa rea Administracin General y Defensa Nacional

Informe Final Municipalidad de La Florida.

Fecha: 18 de agosto de 2010. Informe N: 109/10

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CHILE

DAA. N 786/2010

Remite Informe Final N 109 de 2010, sobre auditora a los fondos destinados a situaciones de emergencia en la Municipalidad de La Florida.

SANTIAGO,

1 8. A60 1 O

*O 4 7 4 7 O

Cumplo con enviar a Ud. para su conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N 109 de 2010, con el resultado de la auditora practicada por funcionarias de esta Divisin, en la Municipalidad de La Florida.

Sobre el particular, corresponde que ese Servicio implemente las medidas sealadas, cuya efectividad, conforme a las polticas de esta Contralora General sobre seguimiento de los programas de fiscalizacin, se comprobarn en una prxima visita a la entidad.

Saluda atentamente a Ud.,

ORDEN na caNTIALoR
AL SEOR ALCALDE DE LA MUNICIPALIDAD DE LA FLORIDA PRESENTE
Ref.: 208.392/2010

011I1AL

cia Arriagada Villouta

/A

ABOGADO JEFE DIVISIN E AUDITORIA AD IST

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Programa 13.075 Informe Final N 109 de 2010, sobre auditora efectuada en la Municipalidad de La Florida, respecto de los fondos transferidos por el Ministerio del Interior, destinados a situaciones de emergencia.

SANTIAGO

1 8 AGO. 2010

En cumplimiento del plan anual de fiscalizacin, esta Contralora General procedi a efectuar una auditora en la Municipalidad de La Florida, relacionada con los recursos transferidos por el Ministerio del Interior, correspondientes al subttulo 24, tem 03, asignacin 002, "Para atender situaciones de emergencia", durante el perodo comprendido entre el 27 de febrero al 30 de abril de 2010.

OBJETIVO. El trabajo tuvo por finalidad verificar el cumplimiento de las normas legales y reglamentarias y las instrucciones impartidas por el Ministerio del Interior, respecto de la utilizacin de los recursos y los bienes transferidos para atender la emergencia producto del sismo - maremoto ocurrido el pasado 27 de febrero del presente ao.

METODOLOGA. La auditora se desarroll de conformidad con los principios, normas y procedimientos de control aprobados por este Organismo Fiscalizador, incluyendo, por lo tanto, el anlisis de los registros y documentos, como tambin validacin en terreno y la aplicacin de otros medios tcnicos en la medida que se estimaron necesarios en las circunstancias.

A LA SEORITA JEFE DE LA DIVISIN DE AUDITORA ADMINISTRATIVA PRESENTE

PBR/ Q DIVISION DE AUITORIA ADMINISTRATIVA

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2/1 13 19;9

H l t.

UNIVERSO Y MUESTRA.

El total de recursos transferidos por el Ministerio del Interior a la Municipalidad de La Florida en el perodo sealado, por concepto de la mencionada emergencia, ascendi a $ 69.356.348, los cuales, a la fecha de la presente auditora, no haban sido invertidos. El desarrollo del trabajo, se focaliz en los bienes transferidos a la municipalidad por la Oficina Nacional de Emergencia, ONEMI, y materiales de construccin adquiridos por el Programa Manos a la Obra, seleccionndose una muestra de stos para validar en terreno la entrega a los beneficiarios.

ANTECEDENTES GENERALES.
El Ministerio del Interior, con motivo del terremoto ocurrido el 27 de febrero del presente ao y en conformidad con lo establecido en la ley N 16.282, que fija disposiciones para casos de sismos o catstrofes, procedi a transferir recursos a las Intendencias, Gobernaciones, Municipalidades y ONEMI, para atender, en primera instancia, las necesidades ms urgentes de la poblacin afectada y restablecer los servicios pblicos. A su vez, implement el Programa Manos a la Obra, mediante el cual las municipalidades pueden solicitar a las empresas Homecenter Sodimac, Easy y Construmart, diversos materiales de construccin, hasta un monto mximo determinado por el Ministerio del Interior, para que las familias damnificadas puedan reparar en sus viviendas los daos ocasionados directamente por el terremoto, sus rplicas o los maremotos consecuentes. Asimismo, destin recursos a la ONEMI para la compra de los implementos necesarios para atender la situacin de emergencia producida, los cuales son distribuidos a todo el pas a travs de las Oficinas Regionales de Emergencia, OREMI, y municipios.

RESULTADO DEL EXAMEN.

Para efectos del examen realizado en la Municipalidad de La Florida, se analizaron en forma separada los siguientes tres acpites: fondos transferidos para atender las situaciones de emergencia en la comuna, Programa Manos a la Obra y control de bienes. Los resultados del examen dieron origen al Preinforme de Observaciones N 109, de 2010, que fue puesto en conocimiento del Alcalde de la Municipalidad de La Florida, mediante Oficio N 35.562, del mismo ao, de esta Contralora General, dndose respuesta por Ordinario N 472, de 2010, cuyo anlisis y antecedentes aportados sirvieron de base para la elaboracin del siguiente informe final.

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Sobre la materia, el Alcalde manifiesta que mediante oficio N 439, de 2010, solicit a este Organismo Contralor se le concediera una prrroga para dar respuesta a las observaciones formuladas, sin embargo, hasta el 23 de julio, fecha de remisin del oficio N 472, antes sealado, no haba ingresado a la municipalidad una respuesta de parte de dicho Organismo. Al respecto cabe precisar, que esta Contralora General, mediante oficio N 40.085 de 20 de julio de 2010, concedi a dicho municipio la prrroga solicitada hasta el da 23 de julio, documento que fue retirado desde la Oficina de Partes de este Organismo Contralor, el da 22 de julio en forma personal por don Jonathan Daz, funcionario de la municipalidad, situacin que consta en los registros de esta Entidad.

1. FONDOS PARA SITUACIONES DE EMERGENCIA. 1.1. Fondos transferidos por el Ministerio del Interior a la Municipalidad.

La situacin de los recursos transferidos, a la fecha del examen, fue la siguiente:

MONTO RECEPCIONADO
$

MONTO INVERTIDO 0

SALDO
$

69.356.348

69.356.348

Cabe sealar, que de los recursos sin invertir a la fecha de la presente auditora, se encontraba comprometida la suma de $5.730.390, existiendo un empozamiento de $ 63.625.958. Sobre el particular, llama la atencin que el municipio no haya realizado pagos respecto de las actividades desarrolladas con motivo del terremoto, toda vez que, de acuerdo con lo manifestado por el director de emergencia, se habran adquirido un total de 20 mediaguas, adems de existir contratos por el arrendamiento de mquinas retroexcavadoras para demoler y retirar escombros de toda la comuna y de camiones aljibes para entregar agua a los sectores altos de su Comuna. Respecto del saldo sin utilizar, el Alcalde manifiesta que ste fue invertido tal como lo solicit la Direccin de Emergencia y Direccin de Obras Municipales, pagndose entre otros gastos, arriendos de contenedores, de camiones aljibes y de generadores de emergencia para la restitucin de la energa en los consultorios, antecedentes todos, que se encuentran a disposicin de ese Organismo Contralor. La informacin aportada por el municipio respecto de los gastos sealados en el prrafo anterior, se analiza en el punto 1.3. del presente informe.
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1.2. Recepcin de los recursos.

Los fondos antes sealados fueron depositados el 31 de marzo del ao en curso, en la cuenta corriente N 0504-0031-0100064633 del Banco BBVA, denominada "Fondos Ordinarios". A su vez, los ingresos y gastos se registraron en las cuentas de "Administracin de Fondos" y "Aplicacin de Fondos en Administracin", respectivamente.

1.3. Uso de los recursos.

A travs del decreto alcaldicio N 1.523, de 29 de marzo de 2010, la municipalidad contrat los servicios de don Jorge Guerrero Quiones, Ingeniero en Ejecucin Estructural, para la ejecucin de las obras de reparacin de la Casona de la Alcalda, por un total de $ 13.448.190. Dichas reparaciones dicen relacin con los daos sufridos en los muros y cielo de la Casona, producto del terremoto, los cuales, segn se indica en el mencionado decreto, requeran ser reparados por el peligro que revisten para las personas que circulan en sus dependencias. Tales obras, fueron contratadas con cargo al subttulo 22, tem 06, asignacin 001 "Mantencin y Reparacin de Edificaciones". Sin embargo, por decreto alcaldicio N 1.880, de 22 de abril del presente ao, se modifica la imputacin sealada, establecindose que con cargo al presupuesto municipal slo se cargar la suma de $ 7.717.800 y la diferencia de $ 5.730.390, ser imputada a la cuenta "Emergencias Terremoto 2010 ", fondos externos. Es as que, la Municipalidad de La Florida, con cargo a los fondos transferidos para la emergencia, procedi a comprometer la suma de $ 5.730.390, con el objeto de pagar parte de la factura N 119, de 12 de mayo de 2010, emitida por el proveedor "Jorge Guerrero Quiones", por un total de $13.448.190. Al respecto, cabe sealar que de acuerdo con lo establecido en la resolucin N 1.789, de 2010, del Ministerio del Interior, la finalidad de estos recursos es la de "Cancelar gastos de emergencia, realizados para enfrentar en primera instancia, el estado de catstrofe en cada comuna afectada por el sismo del 27 de febrero de 2010. Incluye los gastos necesarios para normalizar el abastecimiento de agua potable, suministro de energa elctrica especialmente de las municipalidades, consultorios, bomberos, carabineros y otras instituciones similares, despeje de vas, demolicin y remocin de escombros y en general, otros desembolsos necesarios para otorgar ayuda a los damnificados por esta situacin de emergencia". Ahora bien, de conformidad con los antecedentes proporcionados por el municipio, la reparacin antes mencionada, no se encuentra incluida entre los gastos definidos por el Ministerio del Interior para enfrentar el estado de catstrofe ocurrido con motivo del sismo recin pasado, por lo que no resulta procedente que sean financiados con dichos recursos. Cabe indicar adems, que de acuerdo con los antecedentes entregados por el Jefe de Finanzas del municipio, existen otras reparaciones por las cuales se contrat a don Jorge Guerrero Quiones, que se encontraran en las mismas condiciones antes sealadas, como son las de la Casa de la Cultura de la Florida, la Biblioteca Municip. oficinas de la Direccin de Desarrollo Social, DIDESO, y la Casa Central . ..oracin Municipal de La 4
DiVISION DE DITORIA ADM

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Florida, las cuales tambin seran pagadas con los fondos remitidos para la emergencia, procedimiento que deber ser regularizado. Sobre este punto, la autoridad manifiesta que de acuerdo con lo observado por esta Contralora General, se han efectuado las correcciones a las imputaciones contables y presupuestarias de los recursos que errneamente fueron comprometidos con fondos de la emergencia. En la validacin efectuada a la informacin proporcionada por la municipalidad en su respuesta, en la cual se incluye un detalle de los gastos efectuados con motivo de la emergencia, se comprob que la suma de $39.032.407, cuenta con la documentacin de respaldo pertinente y fueron pagados con recursos del presupuesto municipal, encontrndose actualmente en proceso de ser traspasados a la cuenta de "Emergencia Terremoto 2010", antes citada. Respecto del saldo restante ascendente a $30.323.942, se indica que $ 89.106 sern reintegrados a la cuenta corriente de la Subsecretara del Interior y que $30.234.836, corresponden a egresos por reparaciones de la biblioteca municipal y oficinas de DIDESO, autorizados mediante decretos alcaldicios Ns 1.945 y 1.942, de 2010. Sobre la materia, cabe precisar que los gastos antes mencionados, igual que los observados con anterioridad, no se ajustan a la finalidad establecida en la resolucin N 1.789, de 2010, del Ministerio del Interior, por lo que no resulta procedente que se rindan con estos recursos.

2. PROGRAMA MANOS A LA OBRA. El total de recursos asignados a travs del programa Manos a la Obra a la Municipalidad de La Florida, ascendi a la suma de $22.387.329, de los cuales, a la fecha de la visita, se haba gastado un total de $20.037.687, quedando un saldo de $ 2.349.642. El uso dado a los bienes adquiridos fue validado en terreno, segn se detalla en el punto 3.2. Cabe hacer presente, que de acuerdo con lo manifestado por el encargado del programa, dicho saldo corresponde a materiales que fueron solicitados a los proveedores contratados y que a la fecha de la visita no haban sido remitidos al municipio por no existir stock en bodega. Sobre este punto, el Alcalde seala que a la fecha, an existen materiales sin recepcionar por un total $ 2.348.440, los cuales no sern solicitados, segn se inform a la Coordinadora del Programa Manos a la Obra, situacin que fue corroborada en terreno. 3. CONTROL DE BIENES. 3.1. Registro y control de los bienes recepcionados a travs del Programa Manos a la Obra y ONEMI. recepcionados por la Los materiales municipalidad, son acopiados en el patio de la unidad de emergencia, sin llevar el control del ingreso y salida de los mismos, constatndose en algunos casos, que los saldos existentes no guardan relacin con lo info - n las guas que respaldan la recepcin y entrega de los bienes.

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Sobre esta observacin, la autoridad manifiesta que segn instrucciones de la Direccin de Emergencia y Proteccin Civil, el control del ingreso y salida de materiales se registra y controla a travs del "Libro de Novedades", el cual, se encuentra a cargo de la guardia del recinto, adems, se realiza un control interno implementado como medida adicional por parte de esa Direccin. Como respaldo de lo sealado, se acompaa el detalle de la informacin contenida en algunas fojas del mencionado libro. Al respecto, es del caso precisar que en el control del ingreso y salida de los bienes, debe quedar claramente establecido el documento que origina dicho movimiento, especificando la cantidad y fecha de su ocurrencia, situacin que no se observa en el contenido de las fojas detalladas en el oficio respuesta. Sin embargo, en la visita realizada para validar la informacin antes mencionada, se verific la existencia de planillas excel, las cuales contienen informacin para realizar el control de los bienes. En cuanto a los saldos existentes en bodega, se verific que el municipio solicit al Ministerio del Interior, instrucciones sobre el destino que debe darse a los siguientes excedentes que permanecen en bodega.
Especificacin del bien Empresas Cantidad Valor unitario $ Total $

Clavos de 1/2" Clavos 21/2" Martillos Esptulas Pizarreo Palas Palas Palas
TOTAL

Sodimac Easy Sodimac Easy Sodimac Construmart, Sodimac, Easy

2 2 6 3 94 3 2 4

1.557 1.053 4.863 1.701 2.539 4.191 4.041 2.232

3.114 2.106 29.178 5.103 238.666 12.573 8.082 8.928

307.750

Cabe sealar, que respecto a las cajas de los alimentos, no existe claridad en cuanto a si stas se entregaron producto de la emergencia ocurrida el 27 de febrero recin pasado, o bien, si corresponde a una ayuda de carcter social que no se relaciona con la emergencia. Sobre el particular, la Entidad seala que la entrega de las cajas se efectu a familias afectadas por el terremoto, teniendo como base, principalmente, la evaluacin de profesionales y de acuerdo a procedimientos internos y protocolos histricos establecidos, contando con guas numeradas, recepcionadas y firmadas a entera conformidad del beneficiario. En cuanto al saldo en bodega, manifiesta que existen dos cajas pendientes por entregar. Respecto de dicha informacin este Organismo Contralor procedi a validar las entregas efectuadas, constatndose la recepcin de stas en los respectivos domicilios de los beneficiados y la existencia en bodega de dos cajas por entregar, situacin q pe . 1,1 - levantar la observacin formulada.
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En relacin con los materiales distribuidos a travs del programa Manos a la Obra, se constat que la municipalidad no dio cumplimiento a lo sealado en el punto 8 de la Circular N 27 de 30 de marzo de 2010, del Ministerio del Interior, en cuanto a que las fichas de entrega de materiales no se encuentran ingresadas en el Sistema Nacional de Informacin Municipal, SINIM, informacin que procesa la Subsecretara de Desarrollo Regional y Administrativo, SUBDERE, y que es necesaria para la evaluacin de la gestin municipal. Adems, en las fichas antes sealadas se omite informacin con respecto a la valorizacin de los bienes entregados, firma del funcionario responsable de la entrega y de la recepcin conforme, adems, en varios casos, los beneficiarios informaron haber recibido materiales en cantidades menores a las consignadas en las citadas fichas. Sobre las fichas que no se encuentran ingresadas en el SINIM, la autoridad manifiesta que a la fecha, esta situacin se encuentra resuelta y que puede ser corroborada a travs de la pgina de Internet que la SUBDERE mantiene para estos efectos. En cuanto a los beneficiarios que sealaron haber recibido una cantidad de bienes menor que la consignada en las respectivas fichas, seala que stos firmaron conforme cada una de sus fichas al momento de recepcionar los materiales no presentando quejas, reclamos ni observaciones al momento de la recepcin. Por ltimo, el alcalde hace presente que la falta de firmas en las respectivas fichas por parte de la persona responsable de la entrega de los bienes, se debe a que en algunos casos faltaba por entregar parte de los beneficios, procedimiento que a la fecha se ha regularizado y adems, en las fichas se ha incluido el visto bueno del Director de Emergencia y Proteccin Civil. Atendidas las razones expuestas por el municipio, se levanta la observacin, sin embargo, se hace presente que, en lo sucesivo, los antecedentes que respalden la entrega de beneficios, deben contar con la informacin pertinente, que asegure el correcto uso de los recursos.

3.2 Validaciones en terreno. Se valid la entrega de materiales del Programa Manos a la Obra a una muestra de 29 damnificados, verificndose la conformidad de lo sealado en las respectivas fichas de entrega y recepcin de los mismos, no obstante, se hace presente que slo en dos casos, las familias beneficiadas se encontraban reparando sus viviendas, el resto de las personas visitadas, an no iniciaban los arreglos respectivos, dado que segn lo manifestado por ellos, no disponan de los recursos necesarios para complementar dichas reparaciones.

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CONCLUSIONES En la auditora realizada a los recursos y bienes transferidos a la Municipalidad de La Florida con ocasin de la emergencia producida por el terremoto del 27 de febrero pasado, cabe concluir, en trminos generales, que stos se han utilizado de acuerdo con las normas legales y reglamentarias que rigen la materia. No obstante lo anterior, cabe precisar que los gastos sealados en el punto 1.3. del presente informe, sobre reparaciones del edificio municipal, no corresponde que sean traspasados a la cuenta "Emergencias Terremoto 2010", por lo que debern ser reintegrados al Ministerio del Interior, de conformidad con lo sealado por dicho Ministerio, a travs del Fax E-49 de 18 de mayo de 2010.

Saluda atentamente a Ud.,

MARA CALDERON VIDAL

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