Certificao de Software

Impacto nas operaes das empresas

Perguntas e respostas sobre o impacto da nova legislao relativa certificao de software

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Introduo
A Portaria n 363/2010, de 23 de junho, regulamentou o processo de certificao dos programas informticos de faturao tendo definido um conjunto de regras tcnicas, a observar pelas empresas produtoras de software. Em 24 de janeiro de 2012 foi publicada a Portaria n 22-A/2012 que altera a Portaria mencionada no pargrafo anterior com o objetivo de reforar o combate fraude e evaso fiscal, alargando progressivamente o universo de contribuintes que, obrigatoriamente, devem utilizar programas certificados como meio de emisso de faturas ou documentos equivalentes e tales de venda.

1. Quais so as empresas obrigadas a ter o software certificado?

Todas as que sendo Sujeito Passivo de IRS ou de IRC utilizem programas de faturao para emisso de faturas, documentos equivalentes ou tales de venda e no estejam excludas nos termos da questo 1.1.

1.1 Quais as empresas excludas?

Excluem-se desta obrigatoriedade as empresas que renam algum dos seguintes requisitos: a) Utilizem software produzido internamente, ou por empresa integrada no mesmo grupo econmico, do qual sejam detentores dos respetivos direitos de autor; b) Tenham tido, no perodo de tributao anterior, um volume de negcios inferior ou igual a 125.000 (para 2012) ou 100.000 (a partir de 2013); c) Tenham emitido, no perodo de tributao anterior, um nmero de faturas, documentos equivalentes ou tales de venda inferiora 1.000 Unidades; d) Efetuem transmisses de bens atravs de aparelhos de distribuio automtica ou prestaes de servios em que seja habitual a emisso de talo, bilhete de ingresso ou de transporte, senha ou outro documento pr-impresso e ao portador comprovativo do pagamento. No entanto, as empresas que a partir de 1 de abril instalem software para emisso de faturas ou documentos equivalentes esto obrigadas utilizao de programas informticos certificados, mesmo que preencham os requisitos de excluso previstos nas alneas b), c) e d).

2. Uma empresa que utilize software produzido internamente para tratamento de faturao de vrias empresas do grupo est sujeita certificao?
Sim. Uma vez que usado para a efetuar a faturao de mais do que uma empresa do grupo (multiempresa).

3. Qualquer empresa que utilize um software de faturao multiempresa ter que obedecer s regras da certificao?
Esto obrigados a utilizar programas certificados os Sujeitos Passivos que utilizem programa de faturao multiempresa.

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4. Se uma empresa utilizar um programa de faturao multiempresa, mas no usar essa funcionalidade, o software tem que estar certificado?
Qualquer programa nestas condies tem que ser certificado.

5. E em caso de utilizao simultnea de programa de faturao e aparelhos de distribuio automtica. Como proceder?
Ambos os programas tm que estar certificados. No caso de consolidar as faturas dos aparelhos de distribuio automtica no programa de faturao ter de usar sries distintas para representar essa cpia de documento.

6. Como pode responder necessidade de certificao uma empresa que utilize programa informtico de faturao na sua sede e tenha viaturas na rua a efetuar vendas/distribuio, utilizando para tal tales de venda impressos tipograficamente?
Os tales de venda impressos tipograficamente s devero ser usados em casos excecionais. Nestes casos, no programa de faturao ter que refletir os tales de venda utilizando uma srie prpria para cpia de documentos manuais.

7. Uma empresa que esteja a utilizar um programa de faturao no certificado, a partir de quando que est obrigada a utilizar software certificado?
Nesta situao, e segundo entendimento da Autoridade Tributria e Aduaneira (AT), se estiver a utilizar software no certificado e preencha um dos requisitos enunciados na questo 1.1 no ter, obrigatoriamente, de mudar para software certificado. No entanto, uma empresa que a partir de 1 de abril de 2012 decida emitir documentos de venda atravs de programa informtico, este dever ser obrigatoriamente certificado. De referir ainda que os programas informticos de faturao adquiridos aps 1 de abril de 2012 tm de ser certificados pela AT.

8. A minha empresa faturou no perodo de tributao anterior 50.000 e utiliza desde 2009 uma soluo de faturao no certificada. Estou obrigado a mudar para software certificado?
No. S quem inicie a utilizao de um software de faturao a 1 de abril que est obrigado certificao, independentemente dos limites de faturao.

9. H vrios anos que utilizo software de faturao, mas estou a ponderar regressar faturao manual. Tal permitido?
Desde que esteja abrangido por um dos requisitos de excluso.

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10. Quais os documentos que devem possuir os requisitos da certificao?

Os programas informticos de faturao devem assinar as faturas ou documentos equivalentes e tales de venda, incluindo nota de dbito, venda a dinheiro, fatura-recibo, nota de crdito, talo ou nota de devoluo, guia de transporte, guias de remessa, outros documentos de transporte, bem como quaisquer outros documentos suscetveis de apresentao ao cliente para conferncia de entrega de mercadorias ou da prestao de servios, nomeadamente as designadas consultas de mesa.

11. Os documentos que apenas correspondem transferncia de mercadorias entre armazns tambm devem possuir requisitos de certificao?
Todos os documentos de transporte emitidos pelo programa de faturao tm que estar certificados.

12. No mdulo de faturao da PRIMAVERA quais os documentos que esto sujeitos a assinatura (certificao)?
Devero conter assinatura as faturas ou documentos equivalentes e tales de venda, as guias de transporte, guias de remessa e quaisquer outros documentos que constituam documentos de transporte, nos termos do Decreto-Lei n 147/2003, de 11 de julho. A ttulo de exemplo, so obrigados a conter assinatura a Fatura, Nota de Dbito, Venda a Dinheiro, Fatura-Recibo, Talo de Venda, Nota de Crdito, Talo ou Nota de Devoluo, etc. Esto ainda obrigados a ter assinatura quaisquer outros documentos, independentemente da sua designao, suscetveis de apresentao ao cliente para conferncia de entrega de mercadorias ou da prestao de servios, nomeadamente as designadas consultas de mesa. Todos esses documentos gerados nas solues PRIMAVERA esto devidamente certificados pela AT.

13. E quais os documentos que podero ser gerados sem requisitos de certificao?
A obrigatoriedade de assinaturas no se aplica a quaisquer outros documentos com eficcia externa eventualmente emitidos por programa de faturao, designadamente oramentos e faturas pr-forma, uma vez que no dizem respeito, na data da sua criao, a uma evidncia de transao. No entanto, este tipo de documentos deve conter de forma evidente a sua natureza e, quando suscetveis de confuso com uma fatura, conter a expresso Este documento no serve de fatura.

14. A partir do momento em que uma empresa comea a utilizar um programa informtico de faturao necessrio criar novas sries de documentos?
Segundo entendimento da Autoridade Tributria, a partir do momento em que as empresas comecem a utilizar programas de faturao informticos devero ser criadas novas sries de faturao, no podendo coexistir na mesma srie documentos assinados e no assinados.

15. Os documentos emitidos pelo POS tambm incluem assinatura?

Sim. Tal como no ERP, todos os documentos de venda ao abrigo da certificao passam a gerar assinatura. O POS (Point of Sales) usa um documento do ERP, pelo que tambm gera assinatura.

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16. Caso j tenha um POS, ou opte por t-lo, sou obrigado a ter um software certificado se emitir mais do que 1.000 documentos (Vendas-a-Dinheiro, Tales de Venda, etc.), embora no atinja um volume de vendas superior a 125.000 (ou 100.000 a partir do pr ximo ano)?
Caso j tenha um POS, segundo o entendimento da AT, no obrigado a ter software certificado, pois basta que se verifique uma das condies de excluso mencionadas na resposta 1.1 e neste caso no tem um volume de vendas superior a 125.000. No entanto, se optar por adquirir um software POS a partir de 1 de abril de 2012, o programa de faturao a utilizar ter de ser, obrigatoriamente, certificado.

17. Como devero proceder as empresas para cumprirem com a obrigao de utilizao de software de faturao certificado?
A partir de 1 de abril de 2012 as empresas que optarem pela utilizao de software de faturao devero adquirir uma soluo certificada e utiliz-la para emisso das faturas e documentos equivalentes. No existe obrigao de comunicao prvia AT.

18. Se a minha empresa no estiver obrigada, poder ainda assim utilizar um software certificado?
Sim, pode. Segundo a legislao vigente, os fabricantes de software no podem ter uma verso para utilizadores abrangidos pela lei e outra para os no abrangidos, sendo que nada impede que um utilizador no abrangido opte por um programa certificado. Alm disso, a utilizao de um programa certificado garante que a aplicao utilizada para a gesto do seu negcio cumpre as regras definidas pela AT.

19. Ser possvel comear a utilizar um programa certificado com os requisitos da Portaria n 22-A/2012, de 24 de janeiro, antes de 1 de abril de 2012?
A utilizao de software certificado, com os requisitos da Portaria n 22-A/2012, de 24 de janeiro, ser obrigatria a partir de 1 de abril de 2012. No entanto, no existe qualquer impedimento sua utilizao prvia.

20. A certificao atribuda PRIMAVERA ou empresa utilizadora?

A certificao do software atribuda a cada programa de faturao produzido pela PRIMAVERA.

21. Existe obrigao de certificao de outros programas de software especficos?

No, a certificao refere-se apenas a software que permita a faturao. De referir que os programas de faturao no comercializados, cujo utilizador seja o titular dos direitos de autor, no so obrigados a ser certificados pela AT.

22. No caso de utilizadores com duas ou mais aplicaes informticas distintas que utilizam a mesma base de dados, mas apenas uma utilizada para emisso de faturas, devem certificar todas as aplicaes?
Apenas o mdulo do ERP de faturao tem que estar certificado pela AT.

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23. Caso uma empresa tenha faturado, por exemplo, 3.000.000,00, e tenha emitido um nmero de documentos de venda inferior a 1.000 unidades, est excluda da obrigatoriedade de utilizar software certificado?
Sim, nesse caso est excluda da obrigatoriedade de utilizar programa de faturao certificado, dado que basta que rena uma das condies de excluso, neste caso emite menos do que mil faturas por ano.

24. Uma empresa com duas atividades distintas correspondentes a diferentes CAEs, em que numa das atividades o volume de negcios superior a 125.000 (e emite mais de 1.000 faturas por ano), enquanto na outra no chega aos 100.000,00. A primeira atividade precisa de software certificado, e a segunda no?
A obrigatoriedade de utilizao de software certificado aplica-se aos sujeitos passivos e no s atividades. Assim, o volume de negcios, bem como o nmero de faturas emitidas a considerar o da entidade, pelo que, em face da situao descrita a empresa ter de utilizar software de faturao certificado em ambas as atividades.

25. Um programa certificado pela AT pode em alguma circunstncia permitir comportar-se como programa no certificado, nomeadamente no assinando os documentos a isso obrigados, como se encontra estabelecido na Portaria n. 22-A/2012?
No, em circunstncia alguma. No processo de configurao de qualquer documento identificado de acordo com a tipologia prevista no SAFT (PT), o programa de faturao no pode permitir ao utilizador qualquer opo em termos de assinatura ou no assinatura e exportao ou no exportao para o SAFT (PT). No caso de utilizao do ERP em modo de faturao, os documentos emitidos devero, em srie especfica, indicar no cabealho os dados identificativos da empresa de software, ao invs dos da empresa cliente e tero ainda de conter a expresso: Documento emitido para fins de Formao, ainda que impressos em papel timbrado do cliente.

26. Um programa certificado pela AT pode permitir criar empresas e processar os seus documentos sem cumprir a Portaria n. 22-A/2012 (em ambiente multiempresa, por exemplo)?
No. Qualquer empresa tratada numa verso certificada deve cumprir os requisitos da Portaria n 22-A/2012. Um programa certificado no pode nunca deixar de cumprir integralmente as regras de certificao, permitindo desativar a certificao para uma empresa ou para um documento exportvel para SAFT (PT). Isso seria incorrer numa ilegalidade, podendo levar revogao do certificado por parte da AT.

27. Como proceder se acontecer um erro num documento no impresso, ou impresso mas no entregue ao cliente?
Os campos com relevncia fiscal abrangidos pelo artigo 36 do Cdigo do IVA, ou dos elementos identificados no artigo 6 da Portaria, no podem ser alterados, pelo que o documento ter que ser obrigatoriamente anulado e criado um novo de seguida. Garante-se assim a sequncia existente, independentemente do mesmo j ter sido entregue ou no ao cliente. A correo de qualquer outra informao ser possvel no prprio documento, uma vez que no tem relevncia fiscal. Para o efeito apenas necessita desbloquear o documento (menu de contexto) e proceder s alteraes pretendidas.

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28. Como proceder no caso de ter que recuperar a faturao dum determinado perodo de tempo como consequncia da inoperacionalidade do sistema?
Nestes casos as empresas podero emitir faturas impressas em tipografias autorizadas, devendo ser posteriormente recuperadas para o mdulo de faturao do ERP. Logo que seja possvel devero as empresas, atravs do ERP e em srie especfica anual e com numerao sequencial prpria, emitir uma nova fatura que recolha todos os elementos da fatura manual, com observncia dos requisitos definidos no artigo 6 da Portaria 363/2010. Neste documento obrigatrio indicar o nmero do documento manual no campo N/Referncia.

29. Podero as sries de faturas ou documentos equivalentes ser criados com periodicidade diria, mensal ou anual?
A partir de 1 de abril de 2012, a Autoridade Tributria apenas permite a criao de sries anuais de faturas e documentos equivalentes. Exclui-se, assim, a criao de sries de faturas dirias, semanais ou mensais. No entanto, caso a empresa assim o entenda, poder manter uma srie de um ano para o outro.

30. Em que circunstncia o programa de faturao certificado pode permitir sries de documentos no assinados?
Para permitir a existncia de documentos assinados por outro sistema, nomeadamente em consequncia de faturao atravs de PDA ou migrao de sistema de um produto para o outro, no permitindo qualquer alterao do documento original ou insero manual de outros. A emisso de sries de documentos no assinados ainda possvel no caso de recuperao de backup dos documentos originais. Estes documentos, quando impressos pelo programa, devem ter a expresso: cpia do documento original.

31. No caso de uma empresa com vrios estabelecimentos, que emite faturas atravs de mais do que um programa de faturao, existe algum requisito especial para este procedimento?
Sim. A partir de 1 de abril de 2012 a empresa ter de emitir documentos cujo nmero deve conter, impresso, um cdigo identificador da srie (s) de cada um dos estabelecimentos.

32. Existem diferenas na exportao para o ficheiro SAFT-PT?

No existem alteraes de estrutura, contudo h pequenas alteraes em relao informao prestada no ficheiro SAFT-PT: - Faturas e documentos equivalentes que tiveram origem noutros documentos devem conter a identificao desses documentos, devendo esta constar ainda do ficheiro SAFT- PT; - Documentos integrados na base de dados de faturao originrios de outras solues devem conter a meno Cpia do documento original, devendo esta constar do ficheiro SAFT- PT; - Faturas ou documentos equivalentes processados manualmente devem conter a meno Cpia do documento original e separada por um hfen a sigla, um espao, a srie, o caracter / e o nmero do documento manual, devendo esta constar do ficheiro SAFT- PT.

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33. Como proceder no caso de ter que integrar na base de dados de faturao documentos originrios de outras solues informticas?
Nestes casos a assinatura dos documentos da responsabilidade da soluo original e deve sempre residir no sistema original. Os documentos provenientes de outros sistemas que sejam integrados no ERP PRIMAVERA devem nele ser registados em sries/tipos de documentos de faturao distintas e autnomas das que utiliza, sendo entendidos como cpias do documento original. Estes documentos quando impressos pelo sistema integrador devero fazer meno da sua qualidade atravs da expresso Cpia do documento original.

34. Como sero tratados os documentos gerados automaticamente, mas que assumem carter provisrio, ou que devido ao elevado nmero de linhas a registar, posso ter que o gravar vrias vezes com o objetivo de garantir a segurana dos dados j inseridos. Como proceder neste tipo de situaes?
Sugere-se a utilizao de um documento de venda em modo Rascunho para estes casos. Desta forma podem ser guardados numa verso temporria (suspenso de documentos), possibilitando que os mesmos sejam alterados vrias vezes antes de serem gerados os documentos definitivos com assinatura. Nenhum documento em estado de rascunho poder permitir a impresso, a menos que seja imediatamente finalizado.

35. Dado que o ERP PRIMAVERA aberto na criao e manuteno de documentos, devido aos vrios pases onde a PRIMAVERA est presente, os requisitos para garantir a gerao da chave, textos obrigatrios nos relatrios e alterao dos documentos podem ser configurveis no prprio documento por utilizadores com permisses especficas?
Apesar de o ERP ser passvel de utilizao em vrios pases, este deve garantir o cumprimento das regras estabelecidas quando utilizado por um contribuinte portugus.

36. Podemos emitir documentos impressos pelo programa de faturao com valor negativo?
O ERP permite configurar e emitir documentos com linhas de valor negativo bem como valor final negativo do documento. No entanto, segundo entendimento da AT, o valor final dos documentos impressos pelo programa de faturao no deve ser negativo. Quando necessrio sero utilizados entre outros, notas de dbito e notas de crdito, como documentos de correo de operaes de compra e venda, cuja forma, contedo e finalidade devem ser respeitadas. Neste contexto, a PRIMAVERA considera que os documentos de faturao devem ser configurados para no permitir totais negativos.

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37. Em que circunstncias posso gerar uma nova assinatura para um documento j assinado?
Nunca! Em situaes excecionais, tais como perda de cpia de segurana, mudana de software para outro produtor, integrao de dados no BackOffice de documentos de diferentes produtores e integrao de documentos de sistemas de venda desconectados (PDA), os documentos devem ser tratados com as seguintes regras: - Tm de ter uma srie independente tipificada para o efeito; - No podem ser assinados no sistema que os integra, devendo ser tratados como cpias do documento original; - Devem ser exportados da mesma forma para o SAFT-PT; - As faturas no assinadas pelo sistema integrador devem ser impressas com a indicao Cpia do documento original.

38. Existe algum benefcio fiscal relacionado com a obrigao de utilizao de programa informtico de faturao certificado?
O Oramento do Estado para 2012 prev benefcios fiscais de duas ordens: Por um lado, permite o reconhecimento de perdas por imparidade relativamente s desvalorizaes excecionais decorrentes do abate, no perodo de 2012, de programas e equipamentos informticos de faturao que sejam substitudos em consequncia da exigncia de certificao de software. O sujeito passivo fica dispensado de obter a aceitao por parte da AT. Por outro, permite a considerao como gasto fiscal no perodo de tributao em que sejam suportadas as despesas com a aquisio de programas e equipamentos informticos de faturao certificados adquiridos durante o ano de 2012.

ltima atualizao a 27.02.2012 PRIMAVERA Business Software Solutions, S.A. 1993 - 2012, All rights reserved