UNIVERSIDAD PANAMERICANA Facultad de Ciencias Econmicas Licenciatura para Contador Pblico y Auditor Programa de Actualizacin Cierre Acadmico - ACA

Evaluacin del control interno del inventario de mercaderas en una empresa distribuidora de libros
Prctica Empresarial Dirigida PED-

Domingo Oswaldo Ortiz Morataya

Guatemala, Marzo de 2011 i

Evaluacin del control interno del inventario de mercaderas en una empresa distribuidora de libros
Prctica Empresarial Dirigida PED-

Domingo Oswaldo Ortiz Morataya (Estudiante) Lic. Sergio Monterroso (Tutor) Licenciada Mary Lacayo (Revisor)

Guatemala, Marzo de 2011 ii

Autoridades de la Universidad Panamericana Lic. Mynor Herrera Lemus Rector M. Sc. Alba Aracely Rodrguez de Gonzlez Vicerrectora Acadmica M. Sc. Alba Aracely Rodrguez de Gonzlez Secretaria General

Autoridades de la Facultad de Ciencias Econmicas Lic. Csar Augusto Custodio Cbar Decano Licda. Miriam Lucrecia Cardoza Bermdez Coordinadora

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Tribunal que practic el examen general de la Prctica Empresarial Dirigida PEDLic. Francisco Escobar Examinador Lic. Hugo Rafael Lpez Guerra Examinador Lic. Alberto Gmez Examinador Lic. Sergio E. Monterroso G. Asesor Licda. Mery Elizabeth Lacayo Jerez Revisor de Estilo

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vi

vii

viii

Contenido
Pgina Resumen Introduccin i ii

Captulo 1
Marco terico 1.1 1.2 1.3 1.4 Antecedentes de la empresa Definicin de librera. Tipos de organizacin. Requisitos legales que debe cumplir toda librera constituida en Sociedad Annima 1.5 1.6 Legislacin a la que est sujeta esta organizacin. Auditora, aplicacin al proceso del control interno y prctica de Inventario de libros 1.6.1 1.6.2 1.6.3 1.7 1.7.1 1.7.2 1.7.3 1.7.4 1.7.5 1.7.6 1.7.7 Evaluar Auditora Control interno administrativo. Procedimientos de auditora ms importantes en el rea de inventarios Observacin de la toma fsica de inventarios de mercaderas. Pruebas fsicas Revisin del corte de inventarios. Comprobacin de existencia en poder de terceros. Comprobacin de existencias de terceros en poder de la empresa Observacin y pruebas fsicas de inventarios rotativos. Observacin y pruebas fsicas de la toma de inventarios totales en fecha distinta a la de fin de ejercicio contable. 1.7.8 1.7.9 1.7.10 1.7.11 Procedimientos aplicables en el caso de contratacin extempornea Comprobacin de la correccin aritmtica de los inventarios fsicos Examen de costos unitarios. Sistema y mtodo de valuacin ix

1
1 1 1

1 2

4 4 4 5 5 5 6 6 7 7 7

8 9 10 10 10

1.7.12 1.7.13 1.8 1.8.1 1.8.2 1.8.3 1.8.4 1.8.5 1.9 1.9.1 1.9.2 1.10

Realizacin de las existencias. Mercancas en trnsito. Auditoras iniciales. Revelacin de las bases de valuacin y gravmenes Otros procedimientos recomendables Cuestionarios de inventarios Objetivo de las pruebas de cumplimiento. Programa de auditora. Definiciones de inventario segn la Norma Internacional de Contabilidad Inventarios. Inventarios son activos (NIC 2, prrafo 8) Definiciones fiscales para cumplimiento administrativo y operativo de los inventarios

10 11 11 12 12 13 13 14 14 14 14

15

1.11

Mtodos y tcnica de anlisis financieros para toma de decisiones Administrativas en la compra y control de inventarios 17 17 18 19 19 20 20 21 21

1.11.1 1.12 1.12.1 1.12.2 1.12.3 1.12.4 1.13 1.14

Anlisis financiero Elementos para la toma de decisiones El costo de comprar Costo de almacenamiento La Rotacin de los inventarios Los mximos y mnimos Definicin de manuales administrativos Definicin de Presupuestos

Captulo 2
2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.5.1 Planteamiento del problema Pregunta de la Investigacin Ttulo de la investigacin Justificacin Objetivos Objetivo general x

22
22 22 22 22 23 23

2.5.2 2.6 2.7 2.8 2.9 2.10 2.10.1 2.10.2 2.10.3 2.10.4

Objetivos especficos Alcances y lmites. Metodologa Tipo de investigacin Sujetos de la investigacin Aporte A Guatemala A la universidad A la empresa Al autor futuro profesional

23 24 24 24 25 25 25 25 25 25

Captulo 3
3. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.4.1 3.4.2 3.4.3 3.4.4 3.4.5 3.4.6 3.5 3.5.1 3.5.2 3.5.3 Resultados de la investigacin Carencia de manuales administrativos Presupuestos inexistente Control interno deficiente Procesos Del proceso de compra e ingreso a inventarios Del proceso de venta al crdito Del proceso de rebaja de inventarios en ventas al contado Del registro contable de las ventas en tiendas sigue el siguiente proceso Del proceso de inventarios cedidos a consignacin a clientes Del proceso de devolucin de libros vendidos en tienda Departamento de bodega y las funciones administrativas Del control de existencias e inventarios fsico en bodega Del control de inventarios de libros recibidos en consignacin De la relacin del departamento de contabilidad y control interno de inventarios en el departamento de bodega 3.5.4 Del proceso de rebaja de inventarios en el departamento contable

26
26 26 26 26 26 26 27 27 29 29 30 30 31 33

33 35 38 38

3.5.4.1 Debilidades de Registro en inventarios 3.5.4.2 Debilidades administrativas en general xi

3.5.5 3.5.6 3.5.7 3.5.8 3.5.9

Anlisis del Balance General Rotacin del inventario Otros anlisis relacionados en inventarios Otros factores que contribuyen al escaso movimiento de inventarios Resultados del anlisis FODA, departamento de bodega

40 42 43 43 44

Captulo 4
4. 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12 4.13 4.14 4.15 4.16 4.17 Anlisis de resultados Fortalezas del proceso de compra e ingreso a inventarios Debilidades del proceso de compra e ingreso a inventarios Fortalezas del proceso de venta al crdito Debilidades de proceso de venta al crdito Fortalezas del proceso de venta al contado en tiendas Debilidades de proceso de venta al contado en tiendas Fortalezas del proceso de inventarios a consignacin a clientes Debilidades del proceso de inventarios a consignacin a clientes Fortalezas del proceso de devolucin de libros vendidos en tienda Debilidades del proceso de devolucin de libros vendidos en tienda Fortalezas de bodega y sus funciones administrativas Debilidades de bodega y sus funciones administrativas Fortalezas de control de existencias e inventario fsico en bodega Debilidades de control de existencias e inventario fsico en bodega Fortalezas del control de inventarios de libros recibidos en consignacin Debilidades del control de inventarios de libros recibidos a consignacin Fortalezas de la relacin del departamento de contabilidad y el control interno de bodega 4.18 Debilidades de la relacin del departamento de contabilidad y el control interno de bodega 4.19 4.20 4.21 Fortalezas del proceso de rebaja de inventarios en el departamento contable

46
46 46 46 47 48 48 49 49 49 50 50 51 51 51 52 52 53

53

54 54

Debilidades del proceso de rebaja de inventarios en el departamento contable 55 Indicadores relacionados con inventarios que necesitan observar xii 55

Captulo 5
Propuesta de mejora y viabilidad del proyecto 5.1 Organigrama Administrativo 5.2 Manual para toma fsica de Inventarios 5.3 Proceso del control de existencias e inventarios fsicos en bodega 5.4 Se propone para el departamento de compras e ingreso a inventarios nuevo proceso 5.5 Se propones nuevo proceso de devolucin de libros vendidos 5.6 Implementacin de la Propuesta Conclusiones Recomendaciones Fuentes de consulta Cronograma del trabajo Anexos

56
56 57 57 66 72 77 79 80 82 83 84 85

xiii

Resumen
Este trabajo se llev a cabo en la empresa La Gran Librera, S.A., y se emple diferentes mtodos de investigacin para la realizacin del informe. Se inici con la aplicacin de cuestionarios, luego se hicieron observaciones, entrevistas y notas; se recab informacin de la empresa, y se hizo, un breve pero necesario conocimiento general de los departamentos que generan informacin para el registro contable. Con el conocimiento obtenido se lleg a la definicin del problema el cual es resolver el inventario de libros.

Ya con la identificacin del problema fue necesario consultar teora en diferentes bibliografas, para tener conocimiento en cuanto a tcnicas de procesos de inventarios fsicos y as resolver la situacin identificada. Los libros, que son parte del inventario fsico de la institucin y que se eligieron para este proceso son originarios de diferentes pases tales como, Mxico, Colombia y Espaa. Se hace referencia a este dato ya que la empresa cuenta con el 88 %, de libros importados, lo que indica que este porcentaje se convierte en cuentas por pagar, he ah la importancia que se tiene de realizar inventarios fsicos, porque de lo contrario originaran inestabilidad econmica a la empresa.

De los resultados obtenidos, se hicieron pruebas con anlisis de porcentajes en los Estados Financieros, y se obtuvieron ndices que ayudan a definir el problema actual. De la misma forma se realiz un anlisis FODA que evidenci deficiencias organizativas y administrativas en lo que se refiere al procedimiento en el momento de llevar a cabo el inventario fsico.

Introduccin

La Gran Librera empresa dedicada a la compra-venta de libros se constituy desde el ao de 1973, primero como un comercio de un solo propietario, luego, su propietario con el fin de crecer en el comercio constituy otra entidad de tipo social, siendo de Responsabilidad Limitada, hoy, es un comercio constituido en Sociedad Annima. La empresa lleva a cabo su actividad comercial con varias agencias o tiendas ubicadas en diferentes puntos de la ciudad de Guatemala.

Para realizar el estudio integral es importante conocer la teora de apoyo, por el mbito a desarrollar el estudio, este trabajo se realiz en una empresa de tipo Comercial, por esta razn se consult, Leyes Fiscales, Normas Internacionales de Contabilidad, as como, bibliografa con respecto a la teora de inventarios.

Entre las citas de conceptos de consulta se extrajo el vocablo auditora, es sinnimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar, comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos. Se origin en la antigedad, al igual que el auditor, nombre por el que se designaba a la persona que oa las rendiciones de cuentas de los funcionarios y agentes reales, quienes por falta de instruccin no podan presentarlas por escrito.

El concepto de inventarios indica que estos son bienes comprados para poner a la venta, otros los definen que los inventarios son bienes comprados para producir, transformar, distribuir y poner a la venta.

De ah la necesidad del control interno administrativo, surge la necesidad de evaluar el desempeo de la cuenta de inventarios de mercaderas, utilizando principalmente la aplicacin o prctica del inventario fsico para obtener el conocimiento de la veracidad de las cifras

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presentadas en los estados financieros, adems de los reportes de inventarios de lento movimiento, obsoleto y de mal estado. La teora describe la necesidad de emplear diferentes procedimientos de revisin, como; observar el corte de formas, elaborar pruebas fsicas, pruebas del costo unitario, comprobar los inventarios en manos de terceros o bien recibido de terceros, revisar el mtodo de valuacin, y el estado de las mercaderas en trnsito.

Para el logro de una revisin adecuada, se necesitan las herramientas de investigacin para elaborar prueba de cumplimiento, como; el cuestionario, los papeles de trabajo, las anotaciones; y para comprobar si existen normas adecuadas de administracin y de control de inventarios.

La administracin tiene la necesidad de emplear mtodos y tcnicas de anlisis financieros para la toma de decisiones administrativas en la compra y el control de inventarios, utilizando algunas razones como: solvencia, liquidez o prueba del cido, solvencia inmediata, otros elementos que ayudan a la toma de decisiones son conocer el costo de comprar, el costo de almacenamiento, la rotacin de inventarios y mximo y mnimos de inventarios.

Los manuales administrativos y de operacin son guas necesarias para el desarrollo de las actividades de una empresa, fijar su control interno y, en general, sus polticas administrativas. Los presupuestos, el apoyo de la administracin para medir la eficiencia y eficacia de la administracin y el cumplimiento de sus objetivos.

El planteamiento del problema muestra los hallazgos que enfrenta la empresa, la carencia de manuales administrativos y de operacin, algunas deficiencias de control interno, la falta de tcnicas de herramientas para toma de decisiones, el uso del presupuesto otro instrumento de previsin, medicin, comparacin, de los resultados de periodo o periodos presupuestados. Se justifica la investigacin de los inventarios de libros por representar el 52% del total de activos del estado de situacin.

iii

Los objetivos que se fijaron fueron los siguientes: revisar y evaluar los procesos administrativos, en general proponer innovaciones en el proceso administrativo, as como, de los objetivos especficos, la propuesta de reportes de inventarios de lento movimiento, obsoletos y en mal estados. El periodo revisado fue el ao 2008, durante los meses de agosto a noviembre del ao 2009, la revisin se llev a cabo por medio de cuestionarios, notas, papeles de trabajo. El tipo de tipo de investigacin para informar es descriptivo. El sujeto es una empresa distribuidora de libros.

De los resultados que se obtuvieron en los diferentes procesos del ingreso y la baja de inventarios se mencionan al departamento de compras, el departamento de bodega, el departamento de ventas, el departamento de cuentas por cobrar, el departamento de contabilidad, de los que se obtuvo lo ms importante del proceso administrativo y su relacin con los inventarios permanentes del sistema electrnico.

Los anlisis de los estados financieros se obtuvieron por medio de la aplicacin de razones financieras como: solvencia, prueba del cido, solvencia inmediata, ndices indicadores de rotacin de inventarios, tcnicas de aplicacin necesaria para ampliar conocimientos del estado y posicin de los inventarios.

Para conocer el ambiente de los inventarios se emple el anlisis de fortaleza, oportunidades, debilidades y amenazas, FODA, proporcionando importante informacin del orden de los

inventarios fsicos, algunas debilidades como la falta de sealizacin de las instalaciones, la competencia como amenaza exterior y, por ltimo, la oportunidad de implementar una moderna estructura administrativa.

Del anlisis de los resultados, se obtuvo diferentes aspectos de fortalezas y debilidades del proceso administrativo. Una de las fortalezas es el pago de impuestos que se encuentran cubiertos a la fecha de revisin. La relacin de cuenta de proveedores extranjeros se presenta sin

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morosidad, los ndices de solvencia inmediata y liquidez indican coeficientes bajos en relacin a los ideales.

Las instalaciones y los inventarios de libros estn protegidos por seguro de incendio y derivados del seguro, as como, el transporte de valores y mercaderas.

Los documentos de las operaciones comerciales de compra y ventas de inventarios estn documentados, en custodia del contador de la empresa.

Se encontraron debilidades como, la discrepancia del mtodo de valuacin de inventarios, en el sistema electrnico se calcula promedio ponderado continuo, sin embargo, para el registro manual se calcula bajo el promedio ponderado peridico, inconsistencia que originara ajustes a los estados financieros. La falta de reportes para informar a la administracin de los inventarios de lento movimiento y obsoletos.

La elaboracin de los estados financieros por el contador de la empresa carecen de autorizacin por autoridad superior de la empresa, por lo tanto, toda la responsabilidad del registro de operaciones recaen sobre el contador de la empresa. Las cifras presentadas en los estados financieros carecen de la opinin de un profesional de auditora o bien de despacho de profesionales de auditora.

La carencia del organigrama general de delegacin de funciones administrativas, los directivos ignoran sus responsabilidades, metas u objetivos a cumplir, la ausencia de planteamientos de la misin y visin de la empresa.

La propuesta de la revisin realizada, se describe en relacin a las carencias de hallazgos tales como: un grfico de organigrama general para definir la delegacin de funciones gerenciales y mandos medios, la necesidad urgente de la prctica de un inventarios fsico general en la empresa

se sugiere, un manual de prctica de inventarios fsicos en bodega y red de tiendas, para complementar, agregar formularios de reporte de inventarios de lento movimiento y obsoletos; se sugiere proceso para los departamentos de compras y bodegas que incluye nuevos formularios de control.

Se concluye, con la falta de manuales o guas administrativas para el cumplimiento de sus fines, falta de un organigrama que delimite las funciones gerenciales y de mandos medios, la falta de cumplimiento formal en operaciones de baja de inventarios permanentes, practica de inventarios fsicos, reportes de lento movimiento y obsoletos, as como, la combinacin de procesos de clculo de inventarios manuales y electrnicos; se muestran faltos de eficiencia y eficacia de los recursos.

En consecuencia la empresa necesita implementar varias tcnicas de control interno, entre las prioridades el inventario de libros, manuales de prcticas de inventarios fsicos, estructurar en grficos un organigrama para mejorar la delimitacin de funciones, programas de capacitacin, supervisar el cumplimiento formal de la operaciones contables en conjunto con las normas internacionales de contabilidad, conservar la uniformidad de las polticas contables de los mtodos de valuacin de inventarios, importante implementar el seguro de fianzas por los encartados en el manejo de los bienes de la empresa.

vi

Captulo 1 Marco terico 1.1

1. 2. 3. 4.

Antecedentes de la empresa:
Nombre: La Gran Librera, Sociedad Annima. Fundada: ao 1973, como una empresa de propiedad individual Cambios. Ao de 1978, se constituye como empresa de sociedad de personas Responsabilidad

Limitada. 5. Ao de 1998, se constituye como empresa con capital en acciones Sociedad

Annima 6. Ubicacin geogrfica: Oficinas centrales en la zona uno de la ciudad capital de

Guatemala. 7. Agencias de ventas: Ocho tiendas en diferentes centros comerciales de la ciudad de

Guatemala. 8. 8.1 8.2 Caractersticas contables: Mtodo de registro contable: de lo devengado. Mtodo de valuacin de inventarios: Costo de produccin o adquisicin promedio

ponderado de la existencia. 8.3 8.4 8.5 Periodo contable: del 1ro de enero al 31 de diciembre de cada ao. Pago del Impuesto sobre la Renta: 5% sobre ventas brutas de cada mes. Pago del Impuesto al Valor Agregado (IVA), diferencia de debito y crdito fiscal, si el

crdito fiscal es mayor se acumula para compensar el siguiente mes.

1.2

Definicin de librera:

Lugar o tienda dedicada a la compra, venta de libros de cualquier tema.

1.3

Tipos de organizacin:
1

Las libreras pueden organizarse como empresa desde el punto de vista legal como: Una persona individual, sociedad de personas o bien como sociedad annima, cada una bajo los principios de la legislacin que rige el comercio, la fiscal que rige los impuestos y dems leyes que rigen los negocios lcitos en el pas.

1.4

Requisitos legales que debe cumplir toda librera constituida en Sociedad

Annima:
Para el presente caso se mencionan las caractersticas de una librera constituida y organizada como sociedad annima: 1. Se inicia con la inscripcin en el Registro Mercantil, entidad que controla el inicio a la

vida del comercio de una entidad. 2. El Registro Mercantil le autoriza el capital en acciones que haya solicitado para operar,

que puede ser acciones ordinarias, de fundador o acciones preferenciales, (cdigo de Comercio, decreto 2-70 del Congreso de la Repblica de Guatemala, artculo 99) 3. El capital mnimo pagado para iniciar operaciones es de Q. 5,000.00, (cdigo de

Comercio, decreto 2-70 del Congreso de la Repblica de Guatemala, artculo 90) 4. 5. Suscribir en acciones como capital mnimo del que indica el punto anterior. Haber inscrito a la persona designada por la junta directiva como representante legal,

por lo menos para tres aos de vigencia como tal. 6. 7. 8. Autorizar el libro de actas de sesiones y el libro del control de acciones. Se inscribe ante la Superintendencia de Administracin Tributaria. El pago del Impuesto sobre la Renta, se hace en el porcentaje del 5% sobre las ventas

brutas del mes, (Ley del Impuestos sobre la Renta, Decreto 26-92 del Congreso de la Repblica de Guatemala, articulo 44). 9. Si para la administracin de la empresa es conveniente optar por el pago del 31% del

Impuesto sobre la Renta, puede hacerlo previa solicitud por lo menos treinta das hbiles antes del inicio del siguiente periodo fiscal. 10. En consecuencia del punto anterior, el pago del Impuesto de Solidaridad, por contribuir

en forma mensual el impuesto sobre la renta est excluido de este impuesto, salvo, cambie de

rgimen del pago de Impuesto sobre la Renta. 11. Al final del ejercicio fiscal, debe cumplir con la presentacin del informe de pagos

mensuales del Impuesto Sobre la Renta, que incluye la informacin financiera de la empresa. 12. El Impuesto del Valor Agregado (IVA), el pago lo efecta por la diferencia entre

dbito y crditos del mes, si fuera mayor el crdito lo acumula para el siguiente mes. 13. Como lo indica el Cdigo de Comercio Decreto 2-70, Ley del Impuesto sobre la Renta

Decreto 26-92, Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA) 27-92, los registros contables deben elaborarse y presentarse en libros previa autorizacin del Registro Mercantil, la Direccin General de Rentas, sustituida por la Superintendencia de administracin Tributaria le corresponde habilitar los libros que le corresponden. 14. Pago, del Impuesto sobre Circulacin de Vehculos.

1.5
1.

Legislacin a la que est sujeta esta organizacin:

Cdigo de Comercio Decreto 2-70 y sus reformas, 58-96, 40-99 del Congreso de la

Repblica de Guatemala. 2. Cdigo Tributario, Decreto nmero 6-91, y reforma 29-2001, del Congreso de la

Repblica de Guatemala. 3. Cdigo de Trabajo, Decreto nmero 1441 y sus Reformas nmero 18-2001, 13-2001,

del Congreso de la Repblica de Guatemala. 4. Ley del Impuesto sobre la Renta, Decreto nmero 26-92, y sus reformas 44-2000, 80-

2000 del Congreso de la Repblica de Guatemala. 5. 6. Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta, acuerdo Gubernativo 566-97. Decreto nmero 20-06, y sus Reformas 103-96 del Congreso de la Repblica de

Guatemala. (Ley Anti evasin). 7. Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA), Decreto Ley 27-92 y sus reformas 32-

2001, 62-2001, del Congreso de la Repblica de Guatemala. 8. 311-97. 9. Ley del Timbre y Protocolo Decreto Ley 37-92, y sus reformas 44-2000, del Congreso Reglamento de la Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA), acuerdo Gubernativo

de la Repblica de Guatemala. 10. Reglamento de la Ley del Timbre Fiscales y de Papel sellado Especial para Protocolos.

Acuerdo Gubernativo 737-92. 11. Ley de Impuesto sobre Productos Financieros, decreto nmero 26-95, del Congreso de

la Repblica de Guatemala. 12. Ley de Proteccin al Consumidor y Usuario, Decreto nmero 0006-2003, del Congreso

de la Repblica. 13. Ley del Impuesto a la Solidaridad, Decreto nmero 73-2008, del Congreso de la

Repblica de Guatemala. 14. Ley del Aguinaldo Decreto nmero 76-78, del Congreso de la Repblica de

Guatemala. 15. 16. Ley del Bono 14, Decreto nmero 42-92, del Congreso de la Repblica de Guatemala. Ley Bonificacin Incentivo, Decreto nmero 78-89 y sus reformas Decreto 7-2000 del

Congreso de la Repblica. 17. Ley a las Importaciones, Terrestres, Martimos y Areas, Decreto 70-94 y sus reformas

40-95 del Congreso de la Repblica de Guatemala. 18. Ley Orgnica del Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (I.G.S.S.), Decreto 295,

del Congreso de la Repblica de Guatemala.

1.6

Auditora, aplicacin al proceso del control interno y prctica de

inventario de libros.

1.6.1

Evaluar
Significa valorar. Fijar valor a una cosa; evaluar a un comercio. (Diccionario Pequeo

Larousse)

1.6.2

Auditora
El vocablo auditora es sinnimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar,

Comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, y se origin en la antigedad, al igual que el auditor, nombre por el que se designaba a la persona que oa las rendiciones de cuentas de los funcionarios y agentes reales, quienes por falta de instruccin no podan presentarlas por escrito. Hoy en da, la palabra auditora se encuentra relacionada con diversos procesos de revisin o verificacin que, aunque todos ellos tienen en comn el estar de una u otra forma vinculados a la empresa (Alberto de la Pea, 2003:7).

1.6.3
1.

Control interno administrativo:

Rodrigo Estupian en su libro titulado Control Interno y Fraudes, define el Control

Interno Administrativo, como sigue: Existe un sistema de control Interno, el administrativo, que es el plan de organizacin que adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos y mtodos operacionales y contables, para ayudar mediante el establecimiento de un medio adecuado, al logro del objetivo administrativo de: 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Mantenerse informado de la situacin de la empresa; Coordinar sus funciones; Asegurarse de que se estn logrando los objetivos establecidos; Mantener una ejecucin eficiente; Determinar si la empresa est operando conforme a las polticas establecidas; Para verificar el logro de estos objetivos la administracin establece: El control del medio ambiente o ambiente de control; El control de evaluacin de riesgo, El control y sus actividades, El control del sistema de informacin y comunicacin, El control de supervisin o monitoreo. (Segn Rodrigo Estupin Gaitn 2006)

1.7 1.7.1

Los Procedimientos de auditora ms importantes en el rea de inventarios Observacin de la toma fsica de inventarios de mercaderas.
5

El fin primordial de la observacin de los inventarios fsico, es satisfacerse de que los procedimientos seguidos al efectuar los recuentos son adecuados para determinar la totalidad de los inventarios propiedad de la empresa y sus condiciones fsicas. 1. Es indispensable cerciorarse que haya una planeacin adecuada para la toma de los

inventarios fsicos y observe los recuentos respectivos, tomando nota del control de marbetes u otra documentacin en que se anoten las cantidades inventariadas. 2. Si el auditor se asegura de que los procedimientos que van a seguir para la toma de

inventarios son satisfactorios, podr reducir el nmero y extensin de sus pruebas para obtener una informacin mucho ms valiosa por el procedimiento convenido previstos por l, con los funcionarios de la empresa. 3. Cuando la empresa que se examina tenga inventarios de mercancas o materiales en

distintas fbricas o almacenes de su propiedad, el auditor deber decidir cules localidades deber visitar en vista de la importancia relativa de cada una de ellas y del grado de control interno que la empresa tenga sobre sus inventarios. 4. Se cuidar que se cumpla el instructivo para la toma fsica y se comprobar que se

incluya todo lo sujeto a conteo.

1.7.2
1.

Pruebas fsicas
Es indispensable que el auditor haga pruebas fsicas de las existencias para comprobar la

correccin del inventario fsico. Es normal que estas pruebas se lleven a cabo al aplicar el procedimiento del punto anterior. 2. Cuando la naturaleza de los productos dificulte o imposibilite al auditor identificar,

contar o determinar las condiciones de las existencias, deber asesorarse de expertos en la realizacin de sus pruebas y, en su caso, obtendr confirmaciones de ellos.

1.7.3
1.

Revisin del corte de inventarios.

Para poder determinar la adecuada relacin entre el inventario fsico y el inventario

segn libros contables, as como la correcta determinacin del costo de ventas del ejercicio, es indispensable revisar el corte de los movimientos de mercancas. Al comprobar el corte de

recepcin deber determinar que todos los materiales recibidos hasta la fecha del inventario, inclusive, han sido contados y que ha sido creado el pasivo correspondiente. Al comprobar el corte de embarques (salidas) deber determinar que todos los artculos embarcados hasta la fecha del inventario, inclusive, han quedado excluidos del inventario fsico y que la contabilidad refleja las cuentas de costos y ventas, mostrando los movimientos del periodo terminado a la fecha del inventario. 2. Este corte tambin debe incluir movimientos internos (traslados) entre almacenes,

plantas, departamentos. Es indispensable que la revisin del corte de formas se efecta en dos etapas. 3. Anotar durante el inventario fsico de la documentacin con que se controlan las

entradas y salidas de mercancas, verificando que las ltimas entradas y salidas se excluyeron, y 4. Despus verificar su correcto registro en libros contables.

1.7.4

Comprobacin de existencia en poder de terceros.

Las existencias de mercancas de la empresa en poder de terceros tales como consignaciones, almacenes de depsito, se deben verificar a travs de un conteo fsico. Adems, debe obtenerse informacin acerca de si estos inventarios estn o no gravados.

1.7.5

Comprobacin de existencias de terceros en poder de la empresa.

Las existencias de terceros debern estar separadas de las propias de la empresa, tanto fsica como de contabilidad (en cuentas de orden) y se comprobar que no forman parte del total de inventarios.

1.7.6
1.

Observacin y pruebas fsicas de inventarios rotativos.

Que los procedimientos seguidos por la empresa produzcan resultados equivalentes a los

Slo sern aceptables si se cumplen con los siguientes requisitos:

que se lograrn con un inventario fsico de existencias. 2. Que la empresa mantenga registro de inventarios perpetuos o un sistema equivalente que

asegure la determinacin constante de existencias. 3. Que exista un control interno eficaz que permita confiar en los registros de inventarios

perpetuos o su equivalente. 4. Que los procedimientos seguidos por la empresa sean eficaces al determinar los

excedentes o faltantes, o simplemente se compensen con diferencias de otros departamentos. 5. Que la empresa practique un recuento fsico de todos los inventarios, por lo menos una

vez al ao. 6. Que los registros de inventarios perpetuos o su equivalente, se ajusten a los resultados de

los recuentos parciales.

1.7.7

Observacin y pruebas fsicas de la toma de inventarios totales en fecha

distinta a la de fin de ejercicio contable.

Slo sern aceptables si se cumple con los siguientes requisitos: 1. Que la empresa mantenga registro de inventarios perpetuos o su equivalente. El sistema

de inventarios perpetuos o su equivalente, debe ser preciso y oportuno, con el fin de obtener una mayor seguridad al comparar el recuento fsico con el importe en libros contables. 2. 3. Que exista un control interno eficaz que permita confiar en dicho registros. Que el conteo fsico se practique a una fecha cercana al final del periodo contable, con el

objeto de reducir la posibilidad de errores en los registros de los movimientos y de que sea representativo de la cifra a dictaminar, el lapso entre la toma del inventario y la fecha de cierre del ejercicio debe ser el menor posible. En general un inventario fsico practicado con ms de tres meses de diferencia a la fecha de cierre, sera inaceptable. 4. Que el auditor se cerciore de la razonabilidad de los movimientos habidos entre la fecha

de la toma de inventarios fsicos y la de fin del ejercicio, por medio de la: 5. Revisin de los movimientos en las distintas cuentas de inventarios, incluyendo el

examen de la documentacin que los origina y, en su caso, se adquiere explicacin satisfactoria sobre movimientos inusuales. 6. 7. Comprobacin del clculo uniforme del costo de ventas. Revisin de porcentajes de utilidad bruta incluyendo la recepcin de la informacin de

variaciones. 8. Revisin de aumentos y disminuciones importantes en el monto de las existencias,

incluyendo la recepcin de informacin satisfactoria de las variaciones. Cuando existan variaciones significativas al cierre del ejercicio contable es recomendable que se efecten pruebas fsicas complementarias. 9. Comprobacin de que las roturas, faltantes y otras mermas normales se hayan acreditado

a las cuentas de inventarios.

1.7.8
1.

Procedimientos aplicables en el caso de contratacin extempornea.

En el caso que al auditor se le soliciten sus servicios profesionales en fecha posterior a la

toma fsica de su inventarios por la empresa, ya sea al iniciar o al final del periodo sujeto a examen, es necesario que observe otro inventario y efecte las pruebas fsicas que considere necesarias, para comprobar la razonabilidad de los movimientos habidos entre la fecha de su observacin y pruebas fsicas y las del inicio o de termino del ejercicio contable, aplicando los procedimientos recomendados. 2. En caso que se imposibilite llevar a cabo los procedimientos de observacin y pruebas

fsicas en la forma recomendada en el prrafo anterior, el auditor aplicar, entre otros, los siguientes procedimientos supletorios: 3. Examinar evidencia documental suficiente de que se practicaron inventarios fsicos y de

que los procedimientos seguidos garantizan la correcta determinacin de existencias. Dicho examen comprender la revisin de las instrucciones escritas de la empresa para la toma y corte de inventarios, los marbetes y listados de conteo, la compilacin de listados de inventarios. 4. 5. Obtener confirmacin de existencias en los trminos de los procedimientos. Revisar transacciones subsecuentes que comprueben fehacientemente la existencia de

los inventarios. 6. Lo anterior se logra comprobando en los auxiliares correspondientes que los crditos del

ejercicio siguiente correspondan a ventas y/o a traspasos de los inventarios finales del ejercicio que se examina, mediante la revisin de salidas del almacn, las facturas y cargos a cuentas por cobrar y costos de venta, y

7.

Examinar la documentacin que ampare entradas y salidas de inventarios.

1.7.9
1.

Comprobacin de la correccin aritmtica de los inventarios fsicos.

Comparar las unidades contadas segn los marbetes o listados utilizados, con las

Es necesario que el auditor aplique entre otros los siguientes procedimientos:

relaciones de inventarios y viceversa, 2. Comparar las unidades recontadas segn pruebas fsicas del auditor, con las relaciones o

detalles de inventario, 3. Verificar que se utilizaron costos unitarios conforme al mtodo de valuacin de

inventarios, 4. 5. Verificar las operaciones aritmticas, Comprobar las sumas de las relaciones valuadas con los saldos de las cuentas de control,

verificando que se haya registrado los ajustes resultantes de los inventarios fsicos.

1.7.10 Examen de costos unitarios.

1. Comprobar la correccin de los costos unitarios utilizados, mediante la revisin de documentacin original de compra y la evaluacin del sistema de costos de fabricacin en caso de industrias, revisar la inclusin de todos los elementos del costo. 2. Lo anterior deber incluir la verificacin de la correcta determinacin de los costos

unitarios de acuerdo al mtodo de evaluacin adoptado.

1.7.11 Sistema y mtodo de valuacin

1. Verificar que el sistema y mtodo de valuacin utilizados, sean los adecuados y aplicados bajo el principio de consistencia, as como, comprobar que los costos no excedan al valor de mercado.

1.7.12 Realizacin de las existencias.

1. Deber realizar un estudio de los artculos de lento movimiento, excesivos, daados y

10

obsoletos, para verificar la suficiencia de las estimaciones correspondientes. 2. Este estudio se podr realizar a travs de la inspeccin fsica de las existencias, estudio

de reportes internos estudio de movimientos en tarjetas de control, examen de realizacin posterior a la pltica con funcionarios de la empresa, certificaciones de tcnicos, rotacin de inventarios.

1.7.13 Mercancas en trnsito.

Se aplicarn, entre otros los siguientes procedimientos: 1. Revisin de las condiciones de traslacin de dominio. Mediante inspeccin de contrato

de compra-venta o pedido, se determina en qu momento qued realizada la traslacin de dominio. 2. Verificacin de la recepcin posterior en los almacenes de la empresa. La recepcin

posterior es prueba de que se encontraba en trnsito. 3. Confirmacin de proveedores, de agentes de aduanas u otros intermediarios. Las

confirmaciones permiten comprobar que se incluyeron todas las partidas que estn en trnsito. 4. Revisin de partidas de conciliacin con proveedores. Se investigar el origen y razn

de las partidas no correspondidas, para conocer la situacin en cuanto a existencia real del pasivo y su efecto en mercancas en trnsito. 5. 6. Examen de documentacin comprobatoria. Es indispensable vigilar cuidadosamente que en la fecha del inventario fsico se hayan

deducido de inventarios en trnsito, todas las mercanca que ya se hubieran recibido en las bodegas de la empresa, aun cuando no se hubiera recibido la factura del proveedor. 7. fsico. La fecha ms adecuada para comprobar los inventarios en trnsito es la del inventario

1.8

Auditoras iniciales

Por lo general, cuando el auditor lleva a cabo por primera vez la auditora de una compaa, es prcticamente imposible la observacin del inventario al inicio del ejercicio, lo mismo sucede en

11

ocasiones con el inventario final de dicho ejercicio. Cuando se presentan estos casos, el auditor deber aplicar los procedimientos supletorios que considera necesarios en las circunstancias, en los trminos de los procedimientos descritos en los anteriores prrafos para la comprobacin de las existencias y la verificacin de su valuacin. Cuando es poco prctico o imposible observar los inventarios fsicos, y el contador pblico logre satisfacer la veracidad de las cifras y de las condiciones del inventario mediante la aplicacin de procedimientos supletorios, no ser necesario hacer observacin alguna al alcance de su trabajo en el dictamen.

1.8.1

Revelacin de las bases de valuacin y gravmenes.

Por medio de la aplicacin de los procedimientos de auditora antes indicados, as como tambin con base en la cara de declaraciones de la gerencia, el auditor estar en condiciones de verificar la adecuada revelacin de las bases de valuacin, clasificacin y gravmenes de los inventarios.

1.8.2
1.

Otros procedimientos recomendables.

Verificar que el encargado de bodega firme de recibido el respectivo ingreso a bodega

de la mercancas tanto local como importada, 2. Verificar que cuando se trate de mercadera importada debe procederse a hacer en ese

momento la hoja de prorrateo o costo, 3. Verificar que la hoja de costeo contenga como mnimo la siguiente informacin,

numeracin correlativa, nombre del proveedor, tipo de cambio segn la pliza de importacin, resumen de los gastos efectuados (sin IVA), 4. Verificar que el ingreso de la mercadera al sistema de inventarios se efecte con base a

la informacin de la hoja de costeo, lo ms pronto posible. Si se trata de una compra local se har el ingreso con base a la factura del proveedor y tambin de manera inmediata, tomando en cuenta que la mercadera debe estar disponible para la venta conforme al sistema. 5. Verificar que el sistema genere un reporte propio por el ingreso de la mercadera tanto

local como importada, 6. Verificar que en el prorrateo no se incluya el impuesto al valor agregado, tomando en 12

cuenta que este impuesto es un crdito fiscal que se compensa en el dbito fiscal del mes. 7. Verificar que en los casos de devoluciones de mercadera ya facturada se emita la

respectiva nota de crdito autorizada por la Superintendencia de Administracin Tributaria (SAT). 8. Verificar que en las notas de crdito por devolucin de mercadera aparezca la firma del

responsable de la bodega como constancia de que s ingres la mercadera.

1.8.3

Cuestionarios de inventarios

El Doctor en Ciencias Econmicas y Empresariales, Alberto Pea (2003) dice: Los cuestionarios son una gua de las pruebas de cumplimiento, cuya extensin o alcance depende de la confianza en el sistema de control interno de la empresa. Las preguntas que figuran en el cuestionario para la Revisin y Evaluacin del Control Interno, se detallan en el mismo orden y bajo los mismos encabezamientos de los procedimientos de auditora aplicables y que deben llevarse a cabo segn las circunstancias.

1.8.4
a: 1. 2.

Objetivo de las pruebas de cumplimiento

Determinar si existen normas adecuadas de administracin y control de los inventarios, en cuanto

Cantidad fsica de las existencias. Existencias fsicas y sus movimientos por medio de registros apropiados,

preferiblemente permanentes. 3. Comparacin peridica de dichos registros con los saldos que muestran las cuentas de

control del Mayor. 4. Planeacin y ejecucin de los inventarios fsicos, su recopilacin, valuacin y

comparacin con los logros y la investigacin de las diferencias como resultado de los inventarios fsicos. 5. Segregacin de funciones existentes en cuanto al registro, su custodia, compra

recepcin y despacho de mercancas en inventarios. 6. Registro oportuno de toda mercanca recibida y del pasivo correspondiente.

13

7.

Evidencia de que toda mercanca que se despacha se registra y cuando es el caso se

factura oportunamente en el perodo que corresponde. 8. Obtencin, manejo custodia de la evidencia documental que ampara las entradas y

salidas de mercancas propiedades de la empresa y de aquellas recibidas en consignacin. 9. Mtodos de valuacin de los inventarios, incluyendo las bases seguidas para el registro

y acumulacin de los materiales, mano de obra directa y gastos indirectos, en el caso de empresas industriales. 10. Comprobacin que efectan los empleados de la empresa de la correccin aritmtica de

los inventarios finales o peridicos. 11. Estudios o investigaciones para determinar la posible existencia de inventarios daados,

obsoletos o pasados de moda. 12. Existencias de seguros por montos adecuados para cubrir los riesgos inherentes al

manejo de los inventarios, incluyendo las fianzas del personal que intervienen en su manejo. 13. Informes que se preparan, su contenido, su oportunidad, a quien distribuyen, grado de

control que se ejerce por ellos y de las distintas lneas de autoridad.

1.8.5
1.

Programa de auditora
evaluacin: Realizar pruebas de cumplimiento y determinar la extensin y oportunidad de los

Revisar y evaluar la solidez y/o debilidades del control interno y con base en dicha

procedimientos de auditora aplicables de acuerdo a las circunstancias. 2. Preparar un memorndum con el resultado del trabajo, las conclusiones alcanzadas y los

comentarios acerca de la solidez y/o debilidades del control interno, que requieren tomar una accin inmediata o pueden ser puntos apropiados en la carta de recomendaciones.

1.9 1.9.1

Definiciones de inventario segn la Norma Internacional de Contabilidad Inventarios:

Las Normas Internacionales de Contabilidad explican que el inventario, se considera toda mercadera comprada para transformar, almacenar y vender. Segn su naturaleza observar una clasificacin, mtodo de valuacin, definicin, stas normas mnimas a observarse en el manejo 14

y registro contable de los inventarios de mercaderas o bienes de la empresa, por lo que es importante citar algunos prrafos de la Norma Internacional nmero dos (2) de Inventarios:

1.9.2
a. b. c.

Inventarios son activos: (NIC 2, prrafo 8)

posedos para ser vendidos en el curso normal de la operacin; en proceso de produccin de cara a tal venta, o en la forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de

produccin, o en el suministro de servicios. Valor neto realizable es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la operacin menos los costos estimados para terminar su produccin y los necesarios para la venta. Entre los inventarios tambin se incluyen los bienes comprados y almacenados para revender, entre los que se encuentran, por ejemplo, las mercancas adquiridas por un minorista para revender a sus clientes, y tambin los terrenos u otros activos inmobiliarios que se tienen para ser vendidos a terceros. Tambin son inventarios los productos terminados o en curso de fabricacin por la empresa, as como los materiales y suministros para ser usados en el proceso productivo. En el caso de un suministrador de servicios, como se describe en el prrafo 16 (NIC 2 Inventarios), los inventarios estarn formados por el costo de los servicios para los que la empresa no ha reconocido todava el ingreso correspondiente.

Algunos mtodos que menciona tales como: el mtodo de valuacin PEPS, que se entiende como primero que entra primero que sale; tambin menciona el mtodo del promedio ponderado, cada uno de estos para determinar el costo del producto. El valor neto realizable de los inventarios se origina cuando han cado obsoletos, otros en mal estado o parcialmente daados, tambin cuando los precios se han cado en el mercado. Estos inventarios para recuperar su costo por lo menos se realizan por clase de artculo.

1.10

Definiciones fiscales para cumplimiento administrativo y operativo de los

inventarios.
15

Ley del Impuesto Sobre la Renta, Decreto nmero 26-92, cita en los artculos 48 y 49 respectos a inventarios lo siguiente: Artculo 48. Obligacin de practicar inventarios y forma de consignarlos. Todo contribuyente que obtenga renta de la produccin, extraccin, manufactura o elaboracin, transformacin, adquisicin o enajenacin de frutos o productos, mercancas, materias primas, semovientes o cualesquiera otros bienes, est obligado a practicar inventarios al inicio de operaciones y al cierre de cada perodo de imposicin. Para los efectos de establecer las existencias al principio y al final de cada perodo de imposicin, el inventario a la fecha de cierre de un perodo debe coincidir con el de la iniciacin del siguiente. Los inventarios deben consignarse agrupando los bienes conforme a su naturaleza, con la especificacin necesaria dentro de cada grupo o categora contable y con la indicacin clara de la cantidad total, unidad que se toma como medida, denominacin o identificacin del bien y su referencia, precios de cada unidad y valor total. Las referencias de los bienes deben anotarse en registros especiales, con indicacin del sistema de valuacin empleado.

Artculo 49. Valuacin de inventarios. Para cerrar el ejercicio anual de imposicin, el

valor de la existencia de mercancas deber establecerse con algunos de los siguientes mtodos:

1) a)

Para empresas industriales, comerciales y de servicios: Costo de produccin o adquisicin. Este se establecer a opcin del contribuyente, al

considerar el costo de la ltima compra o, el promedio ponderado de la existencia inicial ms las compras del ejercicio a que se refiere el inventario. Igual criterio se aplicar para la valoracin de la materia prima y dems insumos fsicos.

La valoracin de la existencia de productos elaborados o sem-elaborados y de bienes y servicios intermedios utilizados en la produccin, se determinar tambin aplicando uno de los dos criterios indicados precedentemente. b) c) Precio del bien. Precio de venta menos gastos de venta; y

16

d)

Costo de produccin o adquisicin o costo de mercado, el que sea menor.

Una vez adoptado cualquiera de estos mtodos de valorizacin, no podr ser variado sin autorizacin previa de la Direccin y debern efectuarse los ajustes pertinentes, de acuerdo con los procedimientos que disponga el reglamento, segn las normas tcnicas de la contabilidad. Autorizado el cambio, se aplicar a partir del ejercicio anual de imposicin inmediato siguiente. Los inventarios debern indicar en forma detallada la cantidad de cada artculo, su clase y su respectivo precio unitario.

En la valoracin de los inventarios no se permitir el uso de reservas generales constituidas para hacer frente a fluctuaciones de precios, contingencias del mercado o de cualquier otro orden.

La Ley del Impuesto al Valor agregado (IVA) Decreto 27-92, cita lo siguiente: Artculo 3.* Del hecho generador. El impuesto es generado por:
7) La destruccin, prdida o cualquier hecho que implique faltante de inventario, salvo cuando se trate de bienes perecederos, casos fortuitos, de fuerza mayor o delitos contra el patrimonio. Cuando se trate de casos fortuitos o de fuerza mayor, debe hacerse constar lo ocurrido en acta notarial. Si se trata de casos de delitos contra el patrimonio, se deber comprobar mediante certificacin de la denuncia presentada ante las autoridades policiales y que hayan sido ratificadas en el juzgado correspondiente. En cualquier caso, debern registrarse estos hechos en la contabilidad fidedigna en forma cronolgica. Mtodos de valuacin: Mediante el costo histrico se valan los inventarios para determinar el costo de lo vendido, costo de produccin, segn sea la empresa de Distribucin o Comercial de que se trate, opta por el mejor mtodo que as le convenga. Entre los ms populares se menciona el mtodo de Promedio Ponderado, Primero que Entra Primero que Sale.

1.11 Mtodos y tcnica de anlisis financieros para toma de decisiones administrativas en la compra y control de inventarios.

17

1.11.1 Anlisis financiero

El anlisis financiero constituye una tcnica que se ha venido utilizando para buscar la condicin de equilibrio financiero de las empresas y la medicin de la rentabilidad de la inversin efectuada. La finalidad del anlisis financiero depende directamente de la persona que lo efecta; es decir la propia empresa, sus propietarios, directores, empleados o bien terceros como los acreedores, inversionistas, el Estado por intermedio de oficinas recaudadoras de impuestos, oficinas de estadsticas y el pblico en general. (Publicaciones IIES, USAC, 1978:21). A continuacin explicacin de razones relacionadas con inventarios: Razones de Solvencia

1.

De Solvencia

Activo circulante / Pasivo circulante = Determina la cantidad de activos disponibles para cubrir pasivos a Corto Plazo o sea X Q. de activo circulante para pagar Q. 1.00 de pasivo a corto plazo.

2.

Liquidez o Prueba del cido

Activo circulante (+) Inmediato / pasivo circulante = Mide la capacidad de pago inmediato frente a las obligaciones a Corto Plazo. Esta prueba es ms rgida en virtud que mide los bienes disponibles y exigibles para el pago de los pasivos a corto plazo.

3.

Solvencia inmediata

Efectivo (+) valores negociables / Pasivo circulante = Mide la capacidad efectiva, ms los valores negociable para hacerle frente a las obligaciones a corto plazo.

18

1.12
1. 2. 3. 4.

Elementos para la toma de decisiones

El costo de comprar. El costo de almacenamiento. La rotacin de los inventarios, y Los Mximos y mnimos

Considera dentro de este rubro para la toma de decisiones los siguientes elementos:

1.12.1 El costo de comprar

Este dato es muy importante ya que permite conocer lo que cuesta comprar un pedido. Para este efecto se debern considerar todos los gastos que representa mantener un departamento de compras. Los datos a considerar son los sealados en forma enunciativa ms limitada, ya que pudiera hacer otros de acuerdo con la naturaleza de cada empresa: con los siguientes: Sueldos, prestaciones de ley y las particulares de la empresa, Gastos de luz y papelera, Depreciaciones de los activos fijos, Gastos de viaje, Gastos de gasolina Proporcin del costo de los seguros, Gastos de mantenimiento, Gastos de telfono, Si, por ejemplo, el total de gastos incurridos en un departamento de compra en un ejercicio fuera de Q. 230,000.00 y el nmero de pedidos comprados fue de 4,340, el costos de cada pedido ser de: Q. 230,000.00 ------------------- = Q. 53.00 de costo por pedido 4,340

19

1.12.2 Costo de almacenamiento

Con suma frecuencia no se comprende lo que representa el costo de almacenamiento, pero es algo que no debe pasar por alto pues existe la necesidad de hacer ms productivas las empresas. El costo de almacenamiento se determina de la siguiente manera, considerando los conceptos sealados de una manera enunciativa, ms no limitativa: Si el total de las erogaciones incurridas en un almacn fuera de Q. 160,000.00 y el valor del inventario promedio de Q. 4,630,000.00, entonces se obtendr un factor de: Q 160,000.00 / Q 4,630,000.00 = 0.03455 Esta cifra representa los gastos de almacenaje por cada Quetzal invertido en los inventarios.

1.12.3 La rotacin de los inventarios

La rotacin de los inventarios es un elemento de control el cual indica el nmero de vueltas que da un inventario en el ao. Es del conocimiento que al cerrarse el crculo de compra-vender-cobrar se van generando las utilidades y por lo mismo, mientras ms vueltas d el inventario mayor sern las utilidades que obtenga la empresa. Sin embargo, normalmente mucho del capital invertido en un almacn est congelado por estar representado por la mercanca obsoleta o de lento movimiento, siendo un reducido nmero de artculos los generadores de la mayor parte de las utilidades porque da doce o ms vueltas al ao, en tanto que otros apenas da una o quizs ninguna. Por lo tanto, es muy importante obtener esta informacin que permitir tomar decisiones. Se calcula de la siguiente manera: Inventario inicial + inventario final a diciembre __________________________________________________ = Inventario promedio 2

Costo de lo Vendido ________________________________ = Rotacin de los inventarios Inventario promedio 365 das ________________________________ = Das que tarda el inventario en reponerse Rotacin de los inventarios en promedio 20

1.12.4 Los mximos y mnimos

Los mximos y mnimos sealan las cantidades mximas y mnimas que debe haber en la bodega. Cuando las existencias llegan al mnimo fijado es el momento de comprar un pedido al proveedor. El mximo seala la cantidad tope de existencias en el almacn. Se debe tener presente que las existencias en el almacn tienen que fluctuar entre el mnimo y el mximo fijados. Para establecer los mximos y mnimos se debern tener en cuenta, entre otros, los siguientes elementos: 1. 2. 3. 4. El historial que ha existido en el pasado de consumo (fabricacin) o de venta. El presupuesto de fabricacin o de ventas Los planes de expansin de la empresa. La disponibilidad del producto en el mercado y el tiempo estimado para ser surtido.

Una vez fijados los mximos y mnimos tendrn que ser revisados peridicamente a fin de ajustar a la realidad del negocio. (Vctor E. Molina Aznar, Contador Pblico (2006), Administracin de Almacenes y Control de Inventarios)

1.13

Definicin de manuales administrativos

Manual administrativo se define como la gua de procedimientos a seguir por el puesto que ocupe persona alguna, en una organizacin empresarial o cualquier ente que se encuentre organizado para cumplir los objetivos de la misin y visin.

1.14

Definicin de presupuestos

El presupuesto se define como la proyeccin o anticipacin de los gastos, costos, inversiones a realizar en un futuro, que puede ser de corto, mediano y largo plazo, que va de uno, dos, tres, cinco, o ms aos, en una entidad comercial, industrial, de servicios que tenga como objetivo controlar sus necesidades de efectivo.

21

Captulo 2 2.1 Planteamiento del problema

Al carecer de un sistema adecuado de controles internos de inventarios una empresa distribuidora de libros, podra estar en riesgo de robos por empleados, clientes y terceros, lo cual podra ocasionar prdidas importantes en el negocio e incluso llevarlos a la quiebra porque los inventarios son la columna vertebral del negocio.

2.2

Pregunta de la Investigacin:

Cules son los efectos financieros y administrativos en una empresa distribuidora de libros que tenga un sistema de inventarios con controles internos deficientes para el negocio?

2.3

Ttulo de la investigacin

Evaluacin del control interno del inventario de mercaderas en una empresa distribuidora de libros, el ttulo al inicio de la investigacin fue Evaluacin del control interno del inventario y mejoras en una empresa distribuidora de libros.

2.4

Justificacin

Los inventarios representan el cincuenta y uno punto ochenta y cinco por ciento del total del activo, para una empresa distribuidora de libros es un porcentaje aceptable, la opinin existente para este ramo del comercio, es que puede alcanzar hasta un 80% del total del activo.

Por los valores que representa un inventario en una empresa, los procesos administrativos y contables el funcionamiento del control interno debe ser adecuado y confiable. La importancia fundamental del inventario de mercaderas es de generar ingresos, para asegurar la recuperacin de la inversin, el pago de los gastos que involucra el manejo de la operacin de poner a la venta las mercaderas.

22

La previsin de prdidas por inventarios obsoletos, control de inventarios de lento movimiento, los proporciona un adecuado uso de reportes por el responsable de la custodia de los inventarios, as como, que la informacin fluya oportunamente.

El adecuado uso de tcnicas de anlisis de inventarios por la administracin, es una herramienta necesaria para establecer mnimos y mximos de inventario, ndices de medicin financiera relacionadas con inventarios, la seleccin adecuada de lo mtodos de valuacin de inventarios, para el logro de la eficiencia y eficacia administrativa.

2.5
2.5.1

Objetivos Objetivo general

Proponer tcnicas y agregar procesos para el mejor control interno de inventarios que sirvan para aprovechar los sistemas de ordenadores electrnicos y obtener informacin confiable y oportuna.

2.5.2
1.

Objetivos especficos.
Proponer reportes analticos, como herramientas para inventarios obsoletos, en mal

estado y lento movimiento. 2. 3. Proponer el mtodo adecuado a utilizar para el registro contable de los inventarios. Promover el uso de tcnicas de anlisis de estados financieros a travs de ndices o

ratios, con las cuentas relacionadas a los inventarios. 4. Promover el cumplimiento de las leyes fiscales en la falta de aplicacin de inventarios

fsicos, determinacin de faltantes, inventarios de lento movimiento y obsoletos.

2.6

Alcances y lmites.

Esta revisin se llev a cabo en el periodo de agosto a diciembre del ao dos mil nueve. El lugar para la aplicacin de esta revisin se realiz en las bodegas centrales de la empresa ubicada en la zona uno de la ciudad de Guatemala, Guatemala. nicamente se har en este lugar por ubicarse en el mismo las bodegas centrales y el departamento contable de la empresa.

23

Despus de realizarse la revisin en el lugar indicado, se dificult la toma fsica de inventario ubicado en estas bodegas, por considerarse demasiado oneroso. Adicional, se adjunta nueva propuesta de un manual de procedimientos de aplicacin de inventario fsico.

2.7

Metodologa

El mtodo que se emple para la investigacin de la cuenta inventarios fue con apoyo de las normas internacionales de contabilidad. Se elaboraron cuestionarios, se entrevist, se observ y se consult documentos y se elaboraron papeles de trabajo para documentar el trabajo del auditor.

El uso de cuestionarios fue importante porque permiti conocer el interior de la empresa, en general, los resultados proporcionan la importancia de practicar con carcter de urgencia una auditora general. El crecimiento econmico de la empresa justifica la necesidad de este apoyo.

El cuestionario se enfoc especficamente en el rubro de inventarios por el volumen y porcentualmente por el valor del balance de situacin, tambin por ser la fuente de generacin de ingresos y, por lo tanto, el principal rubro generador de lucro.

2.8

Tipo de investigacin

El tipo de investigacin que se emple para informar la revisin de auditora es explicativa, empleando para ello cuestionarios para la obtencin de datos; fichas, notas, para obtener la informacin de respaldo, para la elaboracin de conclusiones y explican la cuenta de inventarios.

2.9

Sujetos de la investigacin

La Gran Librera, S.A. es una empresa dedicada al comercio de libros en la ciudad de Guatemala, las operaciones se centran en las oficinas centrales y bodegas de distribucin para sus clientes, por orden de prioridad, primero abastecen las tiendas ubicada en diferentes puntos de la capital. La cuenta que se investig fue la de inventarios de mercaderas, para ello se entrevist al jefe de bodega, personal del centro de procesamiento de datos, al personal del departamento de crditos 24

y al personal del departamento de ventas contabilidad.

2.10

Aporte

2.10.1 A Guatemala
El aporte, al crecimiento empresarial que se dedica al mbito del comercio de libros, es dejar una gua de trabajo para la aplicacin de un inventario fsico, que indica el proceso de programacin, ejecucin y registro contable de los ajustes del inventario fsico.

2.10.2 A la Universidad
Que este estudio sea el aporte a la biblioteca de la Universidad Panamericana, como una fuente de consulta para el estudiante de Ciencias Econmicas.

2.10.3 A la empresa
Una herramienta a incluir en el proceso administrativo para el logro de los objetivos, con estados financieros que presenten cifras razonables.

2.10.4 Al autor, futuro profesional

La satisfaccin de adquirir nuevos conocimientos de investigacin como prximo profesional de Contador Pblico y Auditor.

25

Captulo 3 Resultados de la investigacin

Despus de haber entrevistado a encargados, personal de los departamentos de bodega, ventas, cuentas por cobrar, centro de cmputo, contabilidad y analizado los estados financieros de la empresa, se obtuvieron los siguientes resultados que amparan la investigacin del diagnstico realizado:

3.1 3.2 3.3

Carencia de manuales administrativos, Presupuestos inexistente, Control interno deficiente.

3.4

Procesos:

Para documentar los conceptos de los puntos anteriores, se describe a continuacin el proceso que sigue cada uno de los departamentos involucrados en el manejo de inventarios, con base a papeles de trabajo elaborados por el investigador, al carecer de manuales que indiquen los procesos a seguir por departamento y el cumplimiento del control interno:

3.4.1
1. 2.

Del proceso de compra e ingreso a inventarios

Este proceso lo inicia la gerencia general para toda compra internacional o local, La gerencia financiera realiza el proceso de internar la mercadera al pas cuando la

compra es internacional. 3. El encargado de bodega recibe del transporte de libros importados y realiza el conteo.

Determina y reporta los faltantes y sobrantes de libros a la gerencia general. 4. La gerencia financiera o bien gerencia general prepara la hoja de prorrateo para el

ingreso al sistema de inventarios, hoja que traslada a contabilidad. 5. Contabilidad recibe la hoja de prorrateo de la gerencia financiera o gerencia general,

prepara el formulario de ingreso (sin nmero correlativo) y lo traslada al departamento de cmputo. 26

6.

La falta de nmero correlativo en los formularios de ingresos al sistema electrnico,

dificulta aplicar el corte de formas a la prctica de un inventario fsico, controlar mercadera en transito al final del ejercicio contable, se crea la pregunta para nuestro acreedores, proveedores e inversionistas son confiables las cifras de inventarios presentadas en el estado de situacin.

3.4.2
1.

Del proceso de venta al crdito:

En la fase de la emisin de la factura cambiaria, se realiza el proceso de registro del

asiento contable, dicho proceso lo ignora el usuario por estar oculto en el sistema pues se lleva a cabo de forma automatizada, as como las partidas que hace con cargo al cliente y los abonos a las ventas e IVA por pagar, adems, de hacer el registro de la cuenta corriente y la rebaja del auxiliar de inventarios permanentes, en esta fase se excluye el registro del costo de lo vendido, dejando de aprovechar la eficiencia y eficacia del sistema contable electrnico.

3.4.3
1)

Del proceso de rebaja de inventarios en ventas al contado.

Cuando se reciben los libros del proveedor y los encargados del departamento de

El proceso de ventas al contado, el cargo del inventario en las tiendas se hace de dos formas:

cmputo distribuyen a la tiendas, y, 2) Cuando se llevan a cabo las ventas y por medio automatizado se realizan los envos en

reposicin de lo vendido a las tiendas, proceso que se describe a continuacin: 1. Al recibir los libros del proveedor, se ingresan al almacn y se emite un formulario de

envo para la tiendas. Este lleva impreso el correlativo designado por el programa del ordenador electrnico, el operador del departamento de cmputo lleva el formulario al departamento de bodega, 2. El departamento de bodega recibe el formulario de envo impreso por el departamento

de cmputo, 3. El departamento de bodega, con el envo, prepara el libro y lo empaca para la tienda

designada, 4. Con los libros empacados anota en el control de salidas de bodega y los entrega a los

pilotos de transporte de la empresa,

27

5. tienda, 6.

Los pilotos reciben los libros embalados y los cargan al vehculo para transportar a la

Antes de partir el piloto con la carga el guardin de la puerta anota en el control de

salidas de la puerta, la cantidad de bultos, el nombre del piloto que lo lleva, la hora y firma del piloto, 7. El piloto entrega los bultos con los libros y formulario de envo que ampara la entrega,

previo a la firma de conformidad de entrega a la gerente de tienda, 8. La gerente de tienda, revisa con base al formulario de envo la entrega de los libros,

corroborando la cantidad, el ttulo, y cualquier diferencia que hace el reclamo a la bodega central, 9. Los libros recibidos los expone a la ventas clasificados de acuerdo al tema que se trate

en el respectivo exhibidor, 10. En las tiendas las ventas se realizan de contado, con tarjetas de crdito y algunos casos

con certificados de regalo de la misma empresa 11. En la realizacin de la venta, el inventario se rebaja en el kardex, sin embrago, la

operacin del registro de partidas contables queda pendiente de elaborar, tanto las ventas como en el costo de ventas. 12. La gerente de tienda al final del turno, elabora el corte de caja y lo enva al departamento

de asistencia de la gerencia general para su revisin, 13. El departamento de asistencia de la gerencia general, traslada el corte de ventas a la

gerencia general, 14. 15. 16. 16.1 16.2 Visanet 16.3 16.4 ventas en efectivo, Facturas emitidas por cambio de libros devueltos en mal estado, sean estos por hojas en La gerencia general vuelve a revisar y traslada al departamento de contabilidad, El departamento de contabilidad recibe cortes de ventas de las tiendas, El departamento de contabilidad revisa lo siguiente: el correlativo de facturas, las ventas con tarjetas de crdito, sean estas avaladas por la empresa credomatic o

blanco, encuadernacin inadecuada, hojas defectuosas. 16.5 Sumatoria de depsitos al banco,

28

16.6

Si una vez revisado el corte, la suma de los documentos de depsito, comprobantes de

tarjetas de crdito y el efectivo est de acuerdo al formulario de corte de caja, se contina con el proceso de registro de ventas en partidas contables.

3.4.4
1.

Del registro contable de las ventas en tiendas sigue el siguiente proceso:

Despus de haber revisado cada uno de los cortes se procede a elaborar en cuaderno

tabular, el borrador que servir para hacer el registro contable en el sistema, clasificadas en cuentas de cargo como, caja, cuentas por cobrar (tarjetas de crdito), cuentas de abono, como IVA por pagar, ventas, y en algunos casos otros ingresos, 2. Con base al cuaderno, se procede a registrar en el sistema contable los cortes de tienda

por lo vendido por turno, 3. Ingresada la informacin por tienda al sistema se emite reporte en borrador para la

revisin respectiva, 4. Al haber revisado el reporte de la informacin ingresada al sistema, se procede a guardar

la informacin definitiva en el ordenador electrnico.

3.4.5

Del proceso de inventarios cedidos a consignacin a clientes:

En el proceso de ventas por inventarios cedidos a consignacin, son inventarios de libros solicitados por el vendedor que sern enviados a clientes, previo a, crdito otorgado para facturar hasta haber vendido los libros, estos clientes deben cumplir con los requisitos de crdito. El encargado del departamento de cuentas por cobrar es responsable de su cumplimiento, verifica la informacin, comprueba con las referencias que proporciona, cuando sta se ha satisfecho de la informacin se autoriza, con determinado monto y tiempo de pago que va de ocho a quince das fecha de entrega de factura. El control de existencia para determinar las cantidades y montos en poder de los clientes es responsabilidad de este departamento. Esta responsabilidad la analizamos en el siguiente concepto de crdito.

Significado de crdito: es sinnimo de crdito establecido. Adems significa la aceptacin de la promesa de pagar, emitida por el comprador, o la buena voluntad del

29

vendedor para creer en la promesa del comprador. La frase su crdito es bueno, significa que la persona puede ser relevada de pagar porque su palabra es buena y su capacidad para pagar es digna de confianza. Basndose en las recientes opiniones del mundo de los negocios, una persona o sociedad tienen, acerca de su personalidad y honorabilidad, la reputacin de solvencia y probidad que le dan derecho para ser credas. ( R.P. Ettinger y D:E: Gollieb, 2001:27)

A continuacin detalle de los hallazgos del proceso: 1. La responsabilidad principal de este departamento es cuentas por cobrar, sin embargo,

entre las funciones de este departamento es controlar las existencia de inventarios cedido a consignacin, responsabilidad que corresponde a la bodega por la custodia de las mercaderas. 2. En los archivos de documentos de crdito, falta formulario pre impreso de contrato por

inventarios a consignacin.

3.4.6
1.

Del proceso de devolucin de libros vendidos en tienda:

Al presentar el cliente el reclamo por libros en mal estado o simplemente para devolver,

se procede a llenar un formulario denominado Notas de cambio con nmero de control pre impreso y dems caractersticas de la empresa, 2. Dos o tres das despus del evento descrito en el punto uno, el departamento contable

recibe nota de cambio con el libro y la factura original para anular con nota de crdito, esta ltima sin entregar al cliente. 3. Contabilidad. Una vez verificada la operacin de cambio, define si es necesario la

emisin de nota de crdito, cuando determine anulacin de factura; luego, enva copia que ampara el cambio de libro al departamento de cmputo. 4. El departamento de cmputo, procede al ingreso del sistema de inventario que le

corresponde el ttulo del libro.

3.5

Departamento de bodega y las funciones administrativas:

Se cuestion a la persona encargada de la bodega (jefe de bodega) por el manual de

30

procedimientos y desconoce la existencia de esta herramienta para uso en el departamento, los procesos se desarrollan y se cumplen con la transmisin de conocimientos del puesto por antigedad del ocupante de ese momento, las decisiones se ejecutan conforme la experiencia de ste personaje u orientacin verbal que le indique la gerencia general, aun cuando este puesto depende directamente del Gerente Financiero. 1. El jefe del departamento de bodega, desconoce la actividad de compras, su funcin

administrar al personal, recibir, entregar y enviar libros. 2. Las instalaciones de bodega, la seguridad se fundamenta en alarma que monitorea una

empresa de seguridad, un celador, algunas cercas. 3. El celador es responsable de verificar que todo embarque de libros salga con envo,

autorizado por el jefe de bodega. 4. El control de inventarios de libros en poder de otros depsitos o consignados a

proveedores, clientes, algunos son trasladados al departamento de cuentas por cobrar, otros a cargo de la secretaria de gerencia. 5. 6. La existencia de extinguidores se encuentran agrupados y faltos de mantenimiento, La higiene de las instalaciones y el orden de los libros por ttulo, por tema, por autor, por

editorial, en los estantes, es una prctica de da a da por el equipo de trabajo.

3.5.1
1.

Del control de existencias e inventarios fsico en bodega

El encargado de bodega central, es responsable de las existencias de libros en estas

instalaciones. 2. El encargado de la bodega y los asistentes tienen acceso a las existencias, adems, el

personal de ventas al por mayor que previo permiso del jefe de bodega entran a verificar la existencia de algunos ttulos de libros. 3. La prctica de toma fsica de inventarios, se desconoce un programa para verificar las

existencias de libros peridicamente. 4. 5. La prctica en general de inventarios fsicos cada ao es inusual. Se verifican inventarios cuando surge duda de la existencia de determinado ttulo de

libro o bien de una editorial.

31

6.

En la prctica de inventarios elaborados por el personal de bodega, la supervisin es

inexistente por persona independiente a la bodega. 7. El encargado de la bodega y su personal solo custodian y verifican la existencia en

cuentas por cardex, a travs de los programas del sistema de ordenadores electrnicos. 8. Los empleados que practican inventarios fsicos, desconocen guas escritas, la actividad

se desarrolla con lista impresa previo a la orden verbal del encargado de bodega, cuando el inventario es manual. 9. Cuando el inventario fsico se practica con escner o lectores de barras, se emplea uno o

dos ordenadores electrnicos, que contiene en el sistema un programa que compara el inventario fsico con el inventario auxiliar permanente 10. Las planillas de inventarios fsicos son revisadas y controladas para su difcil omisin o

bien se altere la planilla final. 11. Las diferencias que se determinan entre el registro permanente y el resultado del

inventario fsico, se investigan en el momento la informacin determinada a mano o bien con el ordenador electrnico. 12. Los libros que durante el inventario se separan del inventario por considerarse obsoletos,

de lento movimiento, se trasladan a otros inventarios de bajo costo. 13. La investigacin de las diferencias definidas en el inventario fsico, son investigados por

los involucrados de la tienda o bodega. 14. Las correcciones de las planillas por diferencias de faltante o sobrantes las envan al

departamento de procesamiento de datos. 15. Los ajustes al cardex permanente provenientes de inventarios fsicos, ordena se ejecuten

los ajustes en forma verbal el jefe del departamento de cmputo, sin dejar evidencia escrita de la orden. 16. El personal del departamento de computo, despus de trabajar los sobrantes y faltante en

el sistema de inventario permanente, archiva la planilla. 17. El jefe del departamento de cmputo avisa por telfono, al encargado de bodega que las

correcciones o ajustes a los registros permanentes ya se ingresaron que verifique si estn correctos. 18. Los inventarios en poder de otros o consignados, cada 30 das se solicita permiso al

32

cliente para practicar inventario fsico. 19. Con la informacin anterior, las ventas se determinan por diferencia del inventario

inicial y el inventario final; estas se reportan para facturar al cliente.

3.5.2
1.

Del control de inventarios de libros recibidos en consignacin:

El control de libros recibidos a consignacin, se desarrolla en los departamentos de

contabilidad y departamento de cmputo, por tres diferentes personas. 2. Los libros recibidos en esta calidad, ingresan fsicamente al departamento de bodega,

por medio de un envo o carta envo del proveedor, base para la elaboracin del formulario de ingreso, si fuera reposicin de libro o un formulario de consignacin de inventario si es la primera vez que ingresa el libro. 3. Este formulario con una muestra de los libros que ingresan, se traslada al departamento

de cmputo para su ingreso, 4. Previo al punto anterior, pasa al departamento de contabilidad para elaborar formulario

de ingreso al sistema de inventario permanente que realizar el departamento de cmputo, 5. La poltica de liquidacin de ventas de inventarios a consignacin, est establecido para

cada 60 das, sin embargo, los proveedores por medio telefnico solicitan liquidacin cada 30 das, que se paga 8 das despus de presentada la factura. 6. La condicin de mantener los libros en existencia para la venta sin movimiento es de un

ao, despus de este tiempo la librera se exime de responsabilidad de cualquier deterioro. 7. Las condiciones descritas en los puntos 5 y 6, se encuentran plasmada en el formulario

de inventario a consignacin, que a excepcin de las condiciones descritas, se limita a la anotacin del nombre de la persona o institucin que consigna, ttulo de libro, cantidad, descuentos, nmero de telfono.

3.5.3

De la relacin del departamento de contabilidad y control interno de

inventarios en el departamento de bodega:

1. El registro de inventarios en contabilidad, es peridico o pormenorizado bajo el mtodo

de valuacin promedio ponderado, se determina en forma peridica.

33

2.

El inventario que se muestra en el sistema del ordenador electrnico es a nivel auxiliar,

los costos unitarios son determinados a un promedio diario, la relacin con el registro contable es independiente. 3. Por la discrepancia entre el sistema de registro contable y auxiliar por medio de este

ltimo, los usuarios del departamento de contabilidad pueden consultar por ttulo de libro, por editorial, por autor, la cantidad de existencia de libros de cualquier ttulo. 4. En este auxiliar de inventarios del sistema electrnico, se puede localizar la existencia de

libros y ttulos en cualquier agencia, bodega o punto de venta. 5. Los registros de inventarios mnimos y mximos de existencias, su control es manual, el

sistema de ordenador electrnico le hace falta esta opcin. 6. Al momento que el departamento de cmputo ingresa al sistema la informacin de

compra, con base al formulario de ingreso, asigna el costo unitario, que va dar origen a un nuevo promedio ponderado. 7. Cuando se practica algn inventario fsico, en alguna agencia, bodega o punto de venta

de inmediato se solicita autorizacin en forma verbal a la gerencia y se ajusta las unidades faltantes o sobrantes, segn sea la diferencia a corregir en el sistema auxiliar permanente (kardex) controlado y alimentado por la informacin. En esta actividad, la presencia de personal de contabilidad es ausente. 8. En la prctica del inventario fsico, los papeles de trabajo o planillas de existencias

queda en los archivos del departamento de cmputo. 9. Es inusual informar al departamento contable, los ajustes al auxiliar del sistema de

inventarios controlados en el ordenador electrnico. 10. Es inusual la prctica de inventarios fsico al 100% de sus existencias, en cualquier

agencia y bodega de la empresa, 11. El jefe del departamento de contabilidad asume la responsabilidad del manejo de los

inventarios de registro permanente, pero, es el jefe del departamento de cmputo quien asume el control. 12. Las partidas por gastos, materiales y suministros, el control es inexistente, la adopcin

de control presupuestal est pendiente de incluir entre las herramientas administrativas. 13. Los envos u rdenes de entrega, se cumplen las entregas por medio de formularios

34

impresos por el departamento de cmputo, estos firmados por el jefe de bodega cuando son usuales y previo orden verbal de la gerencia cuando son inusuales. 14. El sistema controla el correlativo de las rdenes de entrega o envos, pero si falla el

sistema el control es inexistente.

3.5.4 Del proceso de rebaja de inventarios en el departamento contable:

El departamento contable elabora control de inventario, bajo el mtodo de valuacin promedio ponderado peridico (mensual), este control es un tabular estructurado con los elementos del costo de ventas, como se describe a continuacin: Se denomina Control de inventarios de libros en bodega. 1. Este formulario se elabora con auxilio de las hojas electrnicas, se presenta la

informacin en columnas, definido en inventario propio e inventario recibido en consignacin de proveedores locales y extranjeros. 2. 3. 4. La columna con el cdigo que identifica la editorial, El ttulo de la editorial, Una columna del inventario inicial que incluye cantidad y valor total del tipo de

editorial, 5. 6. La columna de compras, incluye cantidad y valores totales del tipo de editorial, La columna de los gastos de compra distribuidos directamente proporcionales a las

compras del periodo que se est calculando, 7. La columna del total de libros disponibles para la venta, en cantidades y valores totales,

que al dividir estos resultados por lnea se obtiene el costo promedio por libro, 8. Con base en el reporte de ventas del periodo en cantidad, de determina el costo al

multiplicar el costo promedio ponderado por libro. 9. Para determinar el inventario final terico, se resta los libros disponible para la venta en

cantidad y valor, el costo determinado en cantidad y valor. 10. Para obtener el total del inventario final, se suma el detalle de los inventarios obtenidos

por editorial en cantidad y valor. 11. Se hace el reporte de inventarios que proporcione el sistema contable, hasta el momento

la opcin es limitada e inexistente en el ordenador electrnico,

35

12.

El proceso de elaboracin de los inventarios tericos, cobra importancia al final del

ejercicio para la determinacin del costo de ventas, adems, con esta informacin se elabora la partida contable en la definicin del costo de ventas. 13. Los puntos anteriores relacionado al costo de ventas se resume en una simple formula,

como se describe a continuacin: 14. final 15. Para mejorar nuestra comprensin, a continuacin se presentan los clculos del Inventario inicial (+) compras (+) gastos de compra (-) costos de ventas = Inventario

movimiento de Inventarios bajo el mtodo de valuacin de costo promedio peridico o pormenorizado, clculo base para documentar y elaborar la partida contable. Cuadro No. 1
libro X
Fecha Descripcin 01/12/2008 Importacin 1 05/12/2008 Importacin 2 08/12/2008 importacin 3 05/12/2008 venta en fact.10 08/12/2008 venta fact.18 17/12/2008 venta fact 26 20/12/2008 venta fact.35 28/12/2008 venta en fact 50

Costo promedio peridico (clculo manual contabilidad)

Entrada Unidad Valor 100 1,000.00 100 1,100.00 100 1,200.00 Salida Unidad Valor Existencia Unidad Valor 100 1,000.00 200 2,100.00 300 3,300.00 280 3,080.00 260 2,860.00 230 2,530.00 190 2,090.00 145 1,595.00 145 1,595.00 costo Promedio 10.00 10.50 11.00 11.00 11.00 11.00 11.00 11.00

300

3300.00

20 20 30 40 45 155

220.00 220.00 330.00 440.00 495.00 1705.00

Fuente: Elaboracin propia Muestra del inventario promedio continuo (auxiliar del sistema electrnico de la empresa sujeta de investigacin)

36

Cuadro No. 2
libro X Costo promedio Continuo (clculo del sistema electrnico)

Entrada Salida Existencia costo Fecha Descripcin Unidad Valor Unidad Valor Unidad Valor promedio 01/12/2008 Importacin 1 100 1,000.00 100 1,000.00 10.00 05/12/2008 venta en fac.10 20 200.00 80 800.00 10.00 08/12/2008 venta fact.18 20 200.00 60 600.00 10.00 12/12/2008 Importacin 2 100 1,100.00 160 1,700.00 10.63 17/12/2008 venta fact 26 30 318.75 130 1,381.25 10.63 20/12/2008 venta fact.35 40 425.00 90 956.25 10.63 23/12/2008 importacin 3 100 1,200.00 190 2,156.25 11.35 28/12/2008 venta en fact 50 45 510.69 145 1,645.56 11.35 300 3300.00 155 1654.44 145 1645.56

Fuente: Elaboracin propia Los clculos de los cuadros anteriores muestran que aunque se utilice el mtodo de valuacin de inventarios de promedios ponderados, por la actualizacin de la compra proporciona diferente costo promedio, evento que cambiaria los resultados para dar origen ajustes considerables en un ejercicio contable, en consecuencia queda abierta una contingencia fiscal.

16. son: 1. 2.

Otros documentos contables que se registran directamente a la cuenta del costo de ventas

Las donaciones de libros a instituciones de educacin pblica y privada, Las donaciones descritas en el punto anterior, se rebajan del inventario auxiliar (en el

sistema del ordenador electrnico), 3. 4. El nmero correlativo lo controla el sistema, se denomina salida de ajuste negativo, La salida mencionada en el punto anterior, rebaja del inventario auxiliar electrnico,

operacin que autoriza de palabra el gerente general o bien el gerente del centro de procesamiento electrnico, 5. Esta operacin la ampara una carta de recepcin del beneficiario, que en escasas

ocasiones, envan una copia del acta respectiva o el recibo autorizado por la contralora de cuentas.

37

6.

Los libros encontrados sobrantes en cualquiera de las tiendas o bien en la bodega se

envan al departamento del centro de procesamiento de datos, para ingresar al sistema bajo el documento que origina el sistema auxiliar de inventarios llamado ajuste positivo.

3.5.4.1 Debilidades de registro en inventarios:

1. La prctica de inventarios fsicos, se elaboran solo cuando el caso lo amerite y haya pequeas cantidades de existencias. 2. Se desconoce que existan reportes de inventarios de lento movimiento, cados en

obsolescencia o bien los inventarios en mal estado, entindase libros con defectos de fabricacin, falta de correlativo de los libros, hojas en blanco, mala compaginacin, lomo de libro despegado. 3. En los registros contables se desconocen partidas en los estados financieros, de las

cuentas de inventarios de lento movimiento, obsoletos o en mal estado. 4. La ausencia de presupuesto como herramienta integral de la administracin, hace

deficiente su medicin comparativa de los gastos relacionados con inventarios. 5. Los envos u rdenes de entrega se autorizan por el jefe de bodega, sin embargo, hace

falta supervisin en esta actividad. 6. Los procedimientos existentes carecen de seguridad contra la alteracin de los envos u

rdenes de entrega, los formularios llevan un nmero impreso por el sistema, este nmero puede ser alterado porque el sistema de seguridad es deficiente.

3.5.4.2 Debilidades administrativas en general:

1. En la empresa hace falta un organigrama por escrito que delimite la funciones de sus principales puestos de administracin, en la actualidad se conocen y desarrollan las actividades por direccin verbal de la gerencia general sin delimitacin. 2. Como consecuencia de la revisin los directores y empleados en general desconocen un

manual con estatutos que rijan a la empresa. 3. Al departamento de contabilidad de la empresa le hace falta un manual de

procedimientos contables. 4. La empresa, hasta el momento, excluye la herramienta de presupuesto para el control de

38

gastos, as como, para medir sus costos de ventas. 5. Los funcionarios y empleados que tiene atribuciones para revisar aprobaciones previas,

estn desprovistos de: firmas autorizadas para el efecto, instructivo sobre el alcance de operaciones que tiene para autorizar. 6. 7. La empresa carece de un departamento de auditoria interna. Consecuencia de la ausencia del departamento de auditora, se desconocen informes,

conclusiones, sugerencias o salvedades de alguna cuenta, o conocimiento de mtodos para mejorar el control interno. 8. A la administracin hasta el momento desconoce un reglamento interno de trabajo, en

consecuencia, hay empleados que tienen relacin entre los primeros grados de consanguinidad, caso que se repite con varios empleados. 9. Los empleados encargados del manejo de bienes y valores de la empresa, se encuentran

descubiertos de una pliza de fianza que garantice la salvaguarda del patrimonio. 10. La administracin le hace falta establecer montos de las garantas por el manejo de

bienes y valores bajo la responsabilidad de sus funcionarios.

39

3.5.5

Anlisis del Balance General

La Gran Librera, S.A. Estado de Situacin Al 31 de diciembre del ao 2008

(expresado en Quetzales)

Activo No corriente
activo fijo (neto) Otro activos 6,354,807.94 974,200.20

Porcentaje 7,329,008.14 11% 10% 1% 58,414,526.08 89% 25% 23% 52% 100%

Corriente
Caja y Bancos Cuentas y otras cuentas por cobrar Inventarios 16,395,516.94 7,933,729.14 34,085,280.00

Total activo Patrimonio

Capital y Reservas

65,743,534.22

26,429,639.26

40%

Pasivo No corriente
Provisin indemnizaciones 4,600,300.00

4,600,300.00

7%

Corriente
Cuentas por pagar Sueldos y prestaciones por pagar Provisiones Impuestos por pagar Otros pasivos 25,810,222.42 312,891.86 7,924,952.38 661,037.46 4,490.84

34,713,594.96

Total patrimonio ms capital

65,743,534.22

53% 39% 0% 12% 1% 0% 100%

Nota: El valor del inventario de mercaderas es Q. 33,850,965.88, excluye inventario de tiles y papelera, inventarios de material de empaque.

40

La Gran Librera, S.A. Estado de Resultados Del 1ro de enero al 31 de diciembre 2008
(expresado en Quetzales) Ventas Ingresos financieros 78,995,200.98 356,282.64 79,351,483.62 37,079,681.28 29,697,846.66 38,060,354.92 3,529,243.84 71,287,445.42 356,798.26 33,850,965.88 42,271,802.34 39,567,960.30 28,960,968.88 8,729,038.02 1,877,953.40 2,703,842.04 135,192.10 2,568,649.94 3.41% 0.17% 3.24% 49.86%

100.00% 46.73%

Costo de ventas Inventario inicial Compras Gastos de compra Disponible (-) Devoluciones sobre compras (-) Inventario final Ganancia Bruta Gastos de operacin Gastos de venta Gastos de Administracin Gastos financieros Ganancia antes de la reserva legal Reserva legal Ganancia neta del ejercicio

El resultado del anlisis de las cuenta de activo, el inventario representa aproximadamente el 52%. En la investigacin se observ que: el valor de la cuenta de inventarios de la cifra presentada en el Balance de Situacin, estn sin previa revisin de: 1. 2. 3. 4. anlisis. Las existencias de inventarios de lento movimiento, Existencia de inventarios obsoletos, Existencia de inventarios en mal estado, Partidas que muestren el valor de inventarios mencionados en los puntos 1, 2 y 3, de este

41

La falta de un reporte detallado por editorial que muestre el valor total de inventarios, imposibilita conocer la razonabilidad de la cifra presentada. A continuacin se muestra el clculo analtico de los inventarios que la informacin actual proporciona, de acuerdo a los estados financieros de la empresa donde se puede evidenciar lo siguiente:

3.5.6

Rotacin del inventario

Inventario inicial en enero + inventario final de diciembre ------------------------------------------------------------------------ = Inventario promedio 2 29,697,846.66 + 33,850,965.88 -------------------------------------- = 31,774,406.27 2

Costo de lo vendido ------------------------------------ = Rotacin de inventarios Inventario promedio 37,079,681.28 ------------------ = 1.166966938 31,774,406

365 das -------------------------------------------------- = Das que tarda el inventario en reponerse Rotacin de los inventarios en promedio

365 das ------------------------------------- = 304 Das que tarda el inventario en reponerse 1.166966938 en promedio

En el anlisis de Rotacin de Inventarios se interpreta que la rotacin es lenta, esto significa que cada 304 das se repone la unidad vendida del inventario.

42

3.5.7

Otros anlisis relacionados en inventarios

Razones de Solvencia 1. De Solvencia

Activo circulante / Pasivo circulante = 58,414,526.08 / 34,713,594.96 = 1.68 Determina la cantidad de activos disponibles para cubrir pasivos a Corto Plazo o sea Q. 1.68 de activo circulante para pagar Q. 1.00 de pasivo a corto plazo, valor que est abajo del ideal que debiera indicar Q 2.00 por cada Quetzal de deuda.

2.

Liquidez o Prueba del cido

Activo circulante (+) Inmediato / pasivo circulante = 24,329,246.08 / 34,713,594.96 = 0.71 Determina que por cada Q 0.71 que tiene disponible de inmediato por cada Quetzal que tiene capacidad de pago inmediato frente a las obligaciones a Corto Plazo.

3.

Solvencia inmediata

Efectivo (+) valores negociables / Pasivo circulante = 16,395,516.94 / 34,713,594.96 = 0.47 Este ndice significa que por Q. 0.47 que tiene disponibles para pago por cada Quetzal que tiene de las obligaciones a corto plazo.

3.5.8
1.

Otros factores que contribuyen al escaso movimiento de inventarios

Adems, existe otro factor de tipo social que afecta la rotacin y es que a la poblacin

del pas le hace falta la cultura o hbitos de lectura, adems, la poblacin, en general, deja el consumo de este producto como prioridad de segundo orden. 2. La empresa promueve la cultura por medio radial, televisivo y escrito; enfocando

principalmente a los nios, por medio de las agencias de ventas tiene designado un rea de juegos con motivos a la lectura para los nios.

43

3.5.9

Resultados del anlisis FODA, del departamento de bodega

Oportunidades a) De mejorar las instalaciones b) Crear un ambiente propicio de trabajo, c) Implementar una modera estructura Administrativa.

Fortalezas a) Orden en la bodega central, b) Mobiliario adecuado al producto, c) Clasificacin de inventarios, d) Red de equipo electrnico.

Debilidades a) Falta de control interno, b) Falta de presupuesto, c) Falta de manuales administrativos, d) Seguridad fsica deficiente, e) Falta de capacitacin en previsin de emergencias.

Amenazas a) La competencia del mercado extranjero y nacional, b) Cortes de energa elctricas se ocurra robo de libros, c) Posible ajustes fiscales por la SAT, d) Que se incrementen inventarios obsoletos.

1.

Este anlisis refleja las diferentes fortalezas y deficiencias que la empresa enfrenta en

este momento, la urgencia de tomar medidas correctivas se hacen ms que necesarias. 2. En el estudio se detecta que entre la debilidades de la empresa, estn principalmente las

debilidades de anlisis de tipo financiero tales como: falta de un control interno definido, aprobado por las autoridades de la misma, entre los que se puede mencionar la falta de presupuesto, que proporcionan informacin vital, al comparar los valores y cantidades proyectadas al gasto por las diferentes reas, como, Departamento de Ventas, Compras, Recursos Humanos, Departamento Financiero. 3. En la parte fsica de las instalaciones de la bodega, el rea ocupada es de un aproximado

de mil cien metros cuadrados. Esta rea se encuentra protegida principalmente con guardia de seguridad y alarmas proporcionada por una empresa de seguridad. 4. El orden en cualquier tipo de trabajo es importante y esta bodega tiene o cuenta con

buen manejo del producto clasificado por editorial, por tema, aqu con facilidad se ubica cualquier ttulo del libro.

44

5.

Tambin como parte de la prevencin de la seguridad, tiene ubicado en diferentes puntos

de la bodega extinguidores, mas sin embargo, se encontr una deficiencia, y es la falta de seales en los lugares de ubicacin. 6. Otra deficiencia, faltan seales de salidas de emergencia en caso como, terremoto, corte

de energa elctrica, inundacin por lluvias intensas. Debido a esta falta de orientacin, el personal puede quedar atrapado en las instalaciones.

45

Captulo 4 Anlisis de resultados

Como resultados de la revisin de los diferentes procesos que desarrollan los departamentos que se involucran en la baja de inventarios, por medio del auxiliar de inventario permanente o bien contable, se procedi a determinar los hallazgos y consecuencias que implica un proceso con dificultades de aplicacin a la falta de una gua de procedimientos, herramienta que facilitara el trabajo, un manual conteniendo los diferentes procesos administrativo, como de operacin, orientado al cumplimiento de legislacin fiscal del pas, reglamentos internos y cualquier otra poltica establecida por la empresa.

4.1
1.

Fortalezas del proceso de compra e ingreso a inventarios

La existencia de inventarios presentada en el Estado de Situacin en trminos relativos

es aproximadamente del 52% del total del activo, porcentaje razonable para el tipo de negocio (comercio). 2. 3. La cartera de proveedores se presenta sin morosidad, los pagos se hacen oportunamente. La elaboracin del archivo documentado con facturas de compra del extranjero, facturas

del agente aduanero, documento unificado aduanero (DUA), formularios de ingreso de mercaderas al sistema, documento de transporte, areo, martimo, terrestre y finalmente la documentacin de pago (transferencias, giros), y todo documento de haber cumplido con las formalidades legales.

4.2
1.

Debilidades del proceso de compra e ingreso a inventarios

La gerencia general es quien realiza el proceso de compras internacionales y locales del

ramo de libros, adems, de autorizar las compras por diversos gastos de la empresa. 2. Falta de formulario de rdenes de compra pre impresas, con nmero correlativo impreso

o bien controlado en el auxiliar de compras del sistema electrnico, para uso con proveedores

46

locales y extranjeros. 3. Formulario de ingreso que prepara el personal del departamento de contabilidad,

amparado con el prorrateo de facturas, recibido de la gerencia general o gerencia financiera, ambos carecen de nmero correlativo de control. 4. La falta de nmeros correlativos en los formularios de ingreso, hace deficiente el control

de inventarios en trnsito y el saldo presentado en el Estado de situacin y estado de resultados. 5. El ingreso de libros al sistema del ordenador electrnico, se hace por medio de cdigo

creado en el departamento de computo, adems, se ingresa el ISBN, (nmero estndar internacional del libro), la deficiencia se origina en los cdigos creados por la empresa que algunos se duplican y resultan dos ttulos de libros con un mismo cdigo de control, al llegar este tipo de error a las tiendas se deja de vender, perdiendo la oportunidad de venta. 6. La elaboracin del archivo documentado con facturas, el documento unificado aduanero

(DUA), formularios de ingreso de mercaderas al sistema, documento de transporte, areo, martimo, terrestre y finalmente la documentacin de pago (transferencias, giros), y todo documento de haber cumplido con las formalidades legales. 7. 8. Inexistencia de presupuesto para punto de comparacin de la eficiencia de las compras. Las partidas contables que se registran por compra al extranjero, se hacen sin base de un

prorrateo de facturas, 9. La falta de nmeros correlativos en los formularios de ingreso, rdenes de compra, el

corte de formas al final del ejercicio da como resultado una contabilidad deficiente e inconsistente en la informacin financiera.

4.3
1.

Fortalezas del proceso de venta al crdito

El proceso de investigacin y documentacin de los clientes que solicitan crdito es

aceptable. 2. Los formularios de facturas cambiarias utilizadas por este departamento son pre

impreso, se encuentran debidamente autorizadas por la Superintendencia de Administracin Tributaria. 3. La cartera de cuentas por cobrar se considera razonable porque la recuperacin es de

47

treinta y un da (31), los convenios o contratos de crdito concedidos es de 30 das.

4.4
1.

Debilidades de proceso de venta al crdito:

Los archivos contienen documentos del cliente sin vigencia, como, representaciones

legales, formularios del Registro Tributario Unificado (RTU), que representan un riesgo contingente para la recuperacin del crdito, incluso, se crea la contingencia si el negocio del cliente contina en marcha, con riegos de futuras perdidas en la cartera de clientes. 2. Este proceso de venta rebaja el inventario auxiliar permanente, operacin que origina el

cargo al auxiliar de cuenta corriente del cliente, la deficiencia est en el valor de la factura fsica discrepa del valor de cargo. 3. El proceso anterior crea partidas de cargo a la cuenta de clientes con abono a las

cuentas de ventas e IVA por pagar, este proceso origina partidas inconclusas, con regularidad es la partida de cargo. 4. Como consecuencia de los puntos anteriores, la confiabilidad es una incertidumbre en el

sistema auxiliar de cuentas por cobrar, que es la base para los registros del sistema de contabilidad establecido en el ordenador electrnico.

4.5
1.

Fortalezas del proceso de venta al contado en tiendas:

De las ventas con tarjetas de crdito en cada turno se aprovecha entre el 50 y 75% del

total de ingresos por turno, fortaleciendo el flujo de efectivo. 2. Se encontr que las facturas utilizadas en este proceso de venta por tienda, son pre

impresas, identificadas por serie y nmero correlativo, autorizadas por la Superintendencia de Administracin Tributaria (SAT), con nmero y fecha de resolucin. 3. El sistema del ordenador electrnico de ventas, proporciona el reporte detallado de

ventas por factura segn la serie y nmero correlativo, durante este proceso tambin se genera el reporte resumido del corte de caja de las ventas del turno.

4.6
1.

Debilidades de proceso de venta al contado en tiendas:

El proceso de corte de caja de las ventas realizadas en el turno de tienda hasta llegar al

48

departamento contable, sigue varios procesos manuales, los cuales se pueden obviar, aprovechando la plataforma del sistema electrnico actual, para el logro de la eficacia del sistema, exactitud, oportunidad, prontitud, minimizando el margen de error humano y la economa del tiempo empleado. 2. El sistema del auxiliar de ventas rebaja los inventarios permanentes en el sistema del

ordenador electrnico, sin embargo, el proceso excluye el registro contable perdiendo eficiencia, oportunidad de obtener informacin inmediata. 3. Los procesos manuales causan errores, aritmticos, de omisin, en consecuencia el pago

de multas y recargos fiscales.

4.7
1.

Fortalezas del proceso de inventarios a consignacin a clientes:

En esta fase del proceso se encuentra archivo de clientes con los documentos que

respaldan el crdito, previamente calificado bajo las condiciones que establece la empresa. 2. Entre las condiciones del crdito establece un mximo del valor de inventario a

suministrar.

4.8
1.

Debilidades del proceso de inventarios a consignacin a clientes:

La finalidad del departamento de cuentas por cobrar es cobrar, sin embargo, controla los

inventarios fsicos cedidos a consignacin a clientes, por medio del auxiliar de inventarios permanentes, actividad que entorpece la segregacin de funciones administrativas. 2. En esta fase del proceso se carece de reporte o documento que informe a contabilidad

para el registro contable, 3. Falta opcin en los programas (software) para emitir un reporte que detalle los clientes,

con mercaderas en su poder y son propiedad de la empresa, que indique cantidad y valor de esos inventarios. 4. Se carece de convenio o contrato de mercaderas en consignacin, para el cumplimiento

del Cdigo de Comercio Decreto 2-70, en los artculos del 713 que origina el riesgo y la contingencia fiscal.

49

4.9
1.

Fortalezas del proceso de devolucin de libros vendidos en tienda: La empresa plasma la poltica de cambio de libros vendidos, en el borde superior

derecho de la factura de venta, indica que el periodo de cambio es de ocho das despus de emitida la factura. adems, emplea un sello de cancelacin con el agregado de las mismas indicaciones

2.

Las ventas de libros que tienen como destino un regalo, la poltica por devolucin

cambia a quince das despus de la fecha de compra que indica el sello, con fecha y firma que se plasma al reverso del papel de regalo.

3.

La nota de cambio por concepto de devolucin de libros, ampara el ingreso a los

inventarios permanentes del sistema electrnico, adems, el cumplimientos del decreto Ley 27-92 articulo17, elaboracin de la nota de crdito y cumplimiento a la Ley de Proteccin al consumidor y usuario, Decreto 0006-2003 artculo 4, inciso e, ambos decretos emitidos por el Congreso de la Republica.

4.10
1.

Debilidades del proceso de devolucin de libros vendidos en tienda:

El manejo de los formularios de notas de cambio, tienen un correlativo general para uso

en la red de tiendas, la existencia de nmero correlativo por tienda es inexistente, el fin de usar el nmero correlativo para fines de control interno. 2. La regla para el cumplimiento del cambio de libros es de ocho das calendario, sin

embargo se encuentran cambios de diez, quince das y ms. 3. Queda en manos de la gerente de tienda si enva o no el libro, por la falta de control del

nmero correlativo, se crea la incertidumbre si ste llega a contabilidad o al centro de cmputo para el cargo al inventario permanente del sistema. 4. La diferencia entre el sistema permanente de inventario y el sistema de contabilidad

manual, es las notas de crdito se aplican al sistema de contabilidad manual, el efecto del registro se excluye del sistema de inventario permanente, este ltimo se realiza con base a la nota de cambio en el centro de cmputo.

50

4.11
1.

Fortalezas de bodega y sus funciones administrativas:

La gestin administrativa incluye especficamente las actividades que desarrolla el

equipo de trabajo y su custodia, 2. El control del inventario permanente del sistema electrnico se utiliza exclusivo para

consultas, 3. Las instalaciones y los inventarios se encuentran protegidos por un seguro de incendio y

derivados del mismo, 4. Los embarques de mercadera enviados a las agencias o tiendas se encuentran protegidos

por el seguro de transporte.

4.12
1. 2.

Debilidades de bodega y sus funciones administrativas:

El jefe encargado de la bodega desconoce la existencia de un manual administrativo. La inexistencia de un manual para practicar inventarios deja fuera la existencia de un

programas con fechas y horas, reglas a seguir para definir el inventario fsico e informar a la gerencia de los resultados obtenidos. 3. Hace falta una pliza de fidelidad que incluyan el personal encargado del manejo y

custodia de los inventarios, para proteccin de los activos de la empresa. 4. Los extinguidores se encuentran faltos de mantenimiento para utilizar en caso de

emergencia, 5. El encargado general de la bodega segrega funciones de despacho en los auxiliares, por

cada tienda o agencia de ventas sin ejercer la revisin fsica del despacho, 6. 7. La inexistencia de sealizacin de la ubicacin del extinguidor, La inexistencia de sealizacin de salidas de emergencia.

4.13
1. bodega, 2.

Fortalezas de control de existencias e inventario fsico en bodega

El control del inventario permanente (electrnico) es solo de consulta por el personal de

La existencia de un programa en el sistema electrnico para prctica de inventario fsico

51

y su respectiva comparacin maximiza el conteo y la definicin de ajustes, sin embargo, el uso del programa es inusual. 3. La prctica de muestreo de inventario fsico en los casos que se presentan, se definen

inventarios obsoletos o de lento movimiento, se traslada la informacin a la gerencia general, decide si traslada a inventarios de bajo precio para la venta.

4.14
1.

Debilidades de control de existencias e inventario fsico en bodega

Los envos por libros que se entregan a tiendas por reposicin de ventas del da anterior

solo se practican conteos, proceso que origina molestias de faltantes o bien sobrantes en las entregas, 2. Este departamento est excluido del control de inventarios a consignacin

proporcionados a clientes, 3. La prctica de inventarios, en general, en la bodega, crea incertidumbre de la existencia,

adems, la contingencia fiscal por incumplimiento formal que indica el cdigo tributario Decreto 6-91, arto. 98 inciso 10 y la Ley del Impuesto Sobre la Renta Decreto 26-92, arto.48, ambas del Congreso de la Repblica. 4. 5. Es inusual la prctica de inventarios cedidos a consignacin por el personal de bodega. La existencia de programacin habitual para reportar a la gerencia los inventarios

obsoletos y lento movimiento estn pendientes de establecer.

4.15
1. 2.

Fortalezas del control de inventarios de libros recibidos en consignacin

El control de las existencias permanentes por medio del ordenador electrnico, El control de existencias amparadas con la documentacin formal (formato de control de

consignaciones) y de control establecida por la empresa, 3. Los libros son recibidos a consignacin, cuando la gerencia general autoriza el ingreso

previa carta de solicitud que indique las condiciones, costos del libro o libros. 4. Las liquidaciones por libros vendidos a consignacin se documenta con la factura

correspondiente.

52

4.16
1. 2.

Debilidades del control de inventarios de libros recibidos a consignacin

Los controles manuales, clculos aritmticos, aumentan los riesgos al error humano. Los controles de inventarios a consignacin en el departamento de contabilidad y centro

de cmputo, se origina desorden administrativo. 3. Inexistencia de un reporte con detalle de los proveedores por mercaderas a consignacin

para comparar con los registros contables. 4. Los programas del sistema del ordenador electrnico estn faltos de la opcin de

impresin del detalle de proveedores por inventarios a consignacin. 5. Los archivos de cada uno de los proveedores de inventarios a consignacin carecen del

contrato que contengan el requerimiento formal del Cdigo de Comercio de Guatemala, Decreto 2-70, artculo 713 y Decreto Ley 37-92, Ley del timbre, papel sellado y protocolos, artculo 2, inciso 1.

4.17

Fortalezas de la relacin del departamento de contabilidad y el control

interno de bodega
1. El control de inventarios permanentes del sistema es de consulta en lnea, proporciona la uniformidad de informacin en cantidad, valor del costo promedio continuo, 2. El departamento de cmputo ingresa libros al sistema del ordenador electrnico, a travs

de un formulario prenumerado de ingreso a la bodega o bien envos prenumerados o sin nmero del proveedor recibido en bodega, sellado, con fecha y firmado de conocimiento del recibo de la mercadera por el receptor del departamento de bodega. 3. Los documentos de envo por entrega de mercaderas los elabora el departamento de

cmputo, entrega y firma fsicamente el personal de bodega.

53

4.18

Debilidades de la relacin del departamento de contabilidad y el control

interno de bodega
1. La prctica de los inventarios parciales se informa al centro de cmputo para correcciones en el control de inventario permanente, pero, ignoran trasladar informacin al departamento contable. 2. Las planillas elaboradas en la prctica de algn inventario fsico, los archiva y custodia

el departamento de computacin. 3. La segregacin de funciones del departamento de bodega, centro de cmputo y

departamento de contabilidad se rompe la comunicacin de los procesos administrativos. 4. La falta de reportes emitidos por el sistema electrnico como informacin automtica, de

los inventarios obsoletos o bien de lento movimiento para uso gerencial son inexistentes.

4.19
1.

Fortalezas del proceso de rebaja de inventarios en el departamento contable

La elaboracin de un manual del clculo para determinar el inventario final de

mercaderas, cumple con el artculo 49, de la Ley del impuesto sobre la renta, cuando describe el mtodo de valuacin como el promedio ponderado de la existencia inicial ms las compras del ejercicio a que se refiere el inventario. 2. Los saldos de inventarios de libros, presentado en el Balance de situacin son iguales al

control auxiliar calculado en tabular manual. 3. Se revis una muestra de las Declaraciones Aduanales y se observ que cumple con el

pago del Impuesto al Valor Agregado, adems, se constat que esta excluido del pago de Derechos Arancelarios porque este tipo de mercaderas (libros) estn exentos del mismo. nicamente cuando los libros son acompaados de un disco compacto se paga impuesto de acuerdo a la tasa que seale la tabla Arancelaria. 4. En consecuencia, se verific las Declaraciones del Impuesto al Valor Agregado (IVA),

Impuesto sobre la Renta (I.S.R.), ya que esta empresa se encuentra inscrita en el Rgimen del pago de 5% sobre las Ventas Brutas y los libros IVA Compra, IVA Ventas se encuentra a la ltima fecha de presentacin de las Declaraciones juradas.

54

4.20

Debilidades del proceso de rebaja de inventarios en el departamento

contable
1. 2. 3. Los clculos manuales de operaciones aritmticas, el riesgo de error es ms alto, La elaboracin de reportes manuales es ms onerosa, Los clculos de los inventarios permanentes del sistema electrnico y el clculo del

sistema manual discrepan en valores, porque el primero mantiene un clculo bajo el mtodo promedio continuo y el segundo con calculo manual, se elabora bajo el mtodo promedio ponderado peridico, mtodos que abren paso a la incertidumbre de la razonabilidad del valor presentado en el Balance de Situacin.

4.21
1.

Indicadores relacionados con inventarios que necesitan observar:

El ndice de solvencia est indicando a la administracin que tiene disponibilidad de Q

1.71 por cada Q 1.00 que tiene pendiente de pagar a los proveedores, sin embargo, el ideal como lo indica la teora es de Q 2.00 disponible por Q 1.00 pendiente de pago. 2. El ndice de liquidez o prueba del cido, le indica a la administracin que tiene entre el

efectivo disponible y la cuenta por cobrar Q 0.71 disponible para pago inmediato a sus proveedores y, 3. El ndice de solvencia inmediata el resultado indica Q. 0.47 por cada Q. 1.00 que esta

pendiente de pago a los proveedores. Estos indicadores financieros le estn diciendo a la administracin que se est en dificultades econmicas, la necesidad de financiamiento es necesaria, adems 4. La rotacin del inventario por la clase de producto es de una vez al ao, durante un

ejercicio se compra y repone el inventario cada diez meses o sea cada 304 das

55

Captulo 5 Propuesta de mejora y viabilidad del proyecto

La observacin que se hizo en el diagnostico de la empresa en general, se detecta la falta de un organigrama que delimite lo puestos para un mejor desarrollo de funciones. Los hallazgos del estudio de procesos en los departamentos relacionados con el movimiento de inventarios, manifiesta la falta de formularios que reporten a la administracin los inventarios obsoletos, de lento movimiento y en mal estado.

Entre las herramientas administrativas para el control y prctica de inventarios fsicos, es necesario una gua para el correcto desarrollo de la actividad, por estas razones se propone lo siguiente:

1. 2. 3. 4.

Un organigrama para la administracin, Un manual sugerido para la aplicacin de los inventarios fsicos y procedimientos, Formularios para reportar libros de Lento Movimiento y cados en estado de

Obsolescencia. Al implementar manuales administrativos y de operacin innovar los procesos de los

departamentos de bodega y departamento de compras.

56

5.1

Organigrama Administrativo
Organigrama
Asamblea de Accionistas Junta Directiva Depto. Auditoria

Gerencia General

Gerencia Financiera

Recursos Humanos

Gerencia Administrativa

Centro de Cmputo

Gerencia de ventas

Depto. Contabilidad

Depto. Ctas. Cobrar

Depto. Bodega

Depto. compras int.

Departamento mantenimiento

Departamento compras locales

Departamento Transporte

Depto.Ventas al mayoreo

Salas de Ventas

Fuente: Elaboracin propia

5.2

Manual para la toma fsica de Inventarios

Se propone para iniciar la elaboracin de manuales administrativos, el siguiente manual de prctica de inventarios fsicos en bodega, as como, en las agencias o salas de venta:

La Gran Librera, Sociedad Annima Manual para toma fsica de inventarios Introduccin:
Este manual se constituye para delimitar los lineamientos a seguir en la prctica de inventarios fsicos, planear y organizar por la administracin de la empresa las fechas de aplicacin y desarrollo del inventario fsico, as como, designar especficamente los departamento que se involucren en los ajustes en los auxiliarles de inventarios permanentes con efectos en la contabilidad de los libros legales.

57

Antecedentes:
La administracin de la empresa con el fin de fortalecer el control interno y la falta de lineamientos que establezcan la prctica de inventarios fsicos, para determinar la existencia de inventarios de lento movimiento y cados en obsolescencia, la ausencia de manuales que orienten a los usuarios, as como, la falta de cumplimiento de los requisitos mnimos legales y por norma, se establece este manual.

Objetivos:
Definir y delimitar los departamentos responsables de la prctica de los inventarios fsicos. Determinar inventarios con cifras razonables, comparables con los estados financieros de la empresa. Obtener y definir existencia de inventarios en mal estado, obsoletos, de lento movimiento. Ajustar y corregir los inventarios fsicos en los auxiliares y contabilidad de la empresa.

Alcance:
Este manual deber conocer los encargados de la custodia de inventarios fsicos, el departamento de bodega como de la red de tiendas de la empresa y observar el cumplimiento de Aporte a la empresa Beneficios en certeza de los inventarios fsicos y cifras razonables presentada en los estados financieros.

Costo del presente manual:

Tres horas de elaboracin por la secretaria de gerencia a Q 12.75 la hora, son un total de Q 38.25, y 10 cuadernillos de 8 hojas cada uno, a costo en papel de Q. 8.00 c/u Q. 80.00, quince horas del autor a Q 100.00 la hora, costo total a invertir Q. 1,618.25.

La administracin emite este manual, con el fin de seguir los lineamientos en la prctica de inventarios fsicos, su desarrollo, proceso de ajustes contables, que se detallan a continuacin: Planeacin y organizacin 58

Aplicacin o desarrollo Aclaracin de las diferencias valuacin y ajustes.

Planeacin y organizacin
1. El Gerente Financiero con el Contador General sern los responsables de emitir por escrito las instrucciones para la aplicacin del inventario fsico, designando un responsable directo de coordinar el inventario, de preferencia el encargado de bodega, que deber observar lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. Nombrar un responsable, ya que no es conveniente que hubiere ms de una autoridad. Fecha hora de inicio, hora de finalizacin. Horas de comida. Dar a conocer en caso de emergencia las diferentes salidas de emergencia de la bodega, Orientacin geogrfica de la bodega donde inicia el conteo, marcando los estantes con

banderas que indiquen que ya se hizo conteo del producto existente en ese lugar. 6. 7. 2. Si habr reconteo, nombres y cuntas personas de bodega y contabilidad participarn. Preparar la papelera y los enceres que habrn de utilizarse. Tablas Lapiceros, lpices, borradores, bolgrafos. Listados pre escritos de los libros a contar por rea. Considerar emplear de preferencia sistema de conteo electrnico (escner) para una

mejor certeza de los conteos. 3. Aclarar diferencias fsicas inmediatamente se termine los conteos y defina las razones

con el jefe de bodega o agencia de tienda donde se aplique el inventario. 4. La aclaracin de las diferencias trasladadas a contabilidad y al departamento de

computacin para corregir las cantidades de acuerdo al inventario fsico aplicado. 5. Que el personal participante no abandone el lugar de aplicacin de inventario hasta no

haber aclarado faltantes o sobrantes, o haber definido el grado de avance del inventario para su continuacin al da siguiente.

59

6.

Si fuera poltica de la empresa proporcionar alimentos a los participantes del inventario,

definir hora y persona encargada de adquirir y distribuir los alimentos. 7. 8. Definir si fuera necesario el tiempo extraordinario. Establecer el tiempo a emplearse en esta actividad y se paralizan las ventas o bien debe

describir los das u horas que se emplearan en la aplicacin del inventario. 9. El coordinador debe verificar antes de iniciar el inventario que todo est en orden.

Aplicacin y desarrollo El preinventario. Un preinventario debe observar lo siguiente:

1. Verificar que todo est en orden, trasladar los libros mal localizados a donde corresponda. 2. 3. Recorrer toda el rea que ubiquen y coloquen adecuadamente los libros. Verificar que los libros recibidos en consignacin estn en el local o estantes que les

corresponde, debidamente identificados. 4. Solicitar a los clientes que tengan libros a consignacin, que proporcionen la

informacin de los inventarios de libros, que tengan en su poder. 5. Para el punto 4, designar a las personas que se presentarn con los clientes que tengan en

su poder, libros a consignacin para verificar el inventario fsico, para el cumplimiento de este punto por lo menos cubrir el 80% de los casos. 6. Precisar la accin a seguir cuando se encuentren libros y puede definir la obsolescencia

o de Lento de movimiento de los libros. 7. Deber de verificar la codificacin de los libros, resolviendo los problemas de aquellos

que imposibilite la lectura del cdigo por deterioro de la etiqueta, o impresin sea deficiente.

Aclaracin de las diferencias valuacin y ajustes

1. Con las diferencias establecidas en los inventarios fsicos, hacer un reporte con valores al costo promedio o al costo del mtodo que se est aplicando en ese momento en la empresa. 2. Que la Gerencia Financiera autorice registrar un ajuste, cuando los valores no

representen cantidades significativas y estn a favor de la empresa. 60

3.

El reporte obtenido en el punto 1, presentarlo a la Gerencia Financiera para su

aprobacin y autorizacin de la Gerencia General. 4. La Gerencia Financiera d a conocer los ajustes por valores importantes a la Gerencia

General para su autorizacin. 5. Respecto ajustes por faltantes determinados en la aplicacin del inventario, el

departamento de contabilidad deber facturar en cumplimiento a las leyes fiscales del pas. 6. Si en la aplicacin del inventario fsico se define inventarios obsoletos o en mal estado

que no se puedan realizar al costo, se reporte para ajustar el inventario registrado, y proceder de cuerdo a las polticas de la empresa, as como, al cumplimiento de las leyes fiscales. 7. Las partidas a registrar al definir los inventarios obsoletos o de lento movimiento

debern registrarse a la cuenta de Gastos del Periodo. Estas partidas debern documentarse con las actas que el Abogado y Notario ha escrito en cumplimento con las leyes fiscales. 8. Las cuentas o cuenta que se debiten consecuencia del punto anterior, deber cerrar con la

Cuenta de Resultados del periodo. A continuacin se presenta la descripcin del manual en flujo grama:

61

Manual de Procedimientos
Flujograma de procedimiento inventario fsico

Gerente Financiero

Jefe de bodega y/o tienda

Jefe Depto. Contable

Inicio

Inicio

Inicio

Emite memorndum para realizar inventario fsico

memorandum para relaizar inventario fsico

Copia memorndum para realizar inventario fsico

copia archivo

Verifica el manual para emisin del memorandum

Emite memorndum con instrucciones

Prepara pre

inventario

Fuente: Elaboracin propia

62

Manual de procedimientos
Flujograma de procedimiento inventario fsico

Gerente Financiero

Jefe de bodega y/o tienda

Jefe Depto. Contable

Verifica orden de existencia fisica

Solicita reporte inventario fsico libros a consignacin, a

Realiza inventario fsico

Define diferencias fsco-Kardex, reporta

Determina inventario r de lento movimiento y

Reporte diferencias de inventarios

Fuente: Elaboracin propia

63

Manual de procedimientos
Flujograma de procedimiento inventario fsico

Gerente Financiero 1

Jefe de bodega y/o tienda

Jefe Depto. Contable

Verifica cdigos no leidos, a traves del titulo del libro

Reporte inventarios

Lento movimiento y obsoletos

Reporta resultados cdigos no leidos por defectos de etiqueta

Copia, reporte de libros cdigo

Ajusta inventario fsico con el kardex, a costo

Hace reporte por

diferencia fsicas,
al costo promedio

termina

autorizaci n ajustes

Fuente: Ela boracin propia

64

Manual de procedimientos
Flujograma de procedimiento inventario fsico

Gerente Financiero 1

Jefe de bodega y/o tienda

Jefe Depto. Contable

Reporte inventarios Le nto movimiento y obsoletos

Autorizan

ajustes

Partida de ajuste

Emite facturas por faltantes

Abogado levanta acta por libros obsoletos

Partida ajuste

inventario libros
obsoletos

Termina

Termina

Fuente: propia

65

Por falta de reportes en el departamento de bodega, el departamento de compras al extranjero y locales, a continuacin se presentan algunos formularios que facilitaran el control de los procesos agregando al sistema que existe los siguientes formularios:

5.3
1.

Proceso del control de existencias e inventarios fsicos en bodega

El encargado de bodega central, es responsable de las existencias de libros en estas

instalaciones. 2. 3. El encargado de la bodega y los asistentes nico personal de acceso a las existencias, Los ingresos al inventario fsico de las importaciones o bien compra locales, realizarse

con los formularios pre numerados (formulario sugeridos) 4. En cumplimiento al manual de procedimientos al proceder a la prctica de toma fsica de

inventarios. 5. La prctica, en general, de inventarios fsicos debe realizarse mnimo cada ao (con base

al manual sugerido). 6. Solicitar la supervisin del departamento de contabilidad en la prctica del inventario

fsico, para la bodega o bien en las salas de venta. 7. Previo a la realizacin del inventarios fsicos, dar a conocer los procedimientos a seguir

al personal que participe. 8. Solicitar al departamento de cmputo el apoyo con escner o lectores de barras y

ordenadores electrnicos, que contengan en el sistema un programa que compare el inventario fsico con el inventario auxiliar permanente del sistema. 9. Las diferencias que se determinan entre el registro permanente y el resultado del

inventario fsico, se investigan en el momento la informacin determinada a mano o bien con el ordenador electrnico. 10. Los libros que durante el inventario se separan del inventario por considerarse obsoletos,

de lento movimiento (en formularios nuevos), reportar a la gerencia financiera. 11. La investigacin de las diferencias definidas en el inventario fsico, son investigados por

los involucrados de la tienda o bodega. 12. Las correcciones de las diferencias de faltante o sobrantes las envan al departamento de

66

procesamiento de datos. 13. Los ajustes al kardex permanente provenientes de inventarios fsicos, los deber realizar

el departamento de contabilidad por medio de facturas o bien ingresos al sistema, segn proceda. 14. Controlar los inventarios en poder de otros o consignados, cada 30 das practicar

inventario fsico. 15. Las ventas que determinen por diferencia del inventario inicial y el inventario final; stas

se reportan para facturar al cliente. 16. El control de inventarios mnimos y mximos de existencia, los lleva a cabo la gerencia

general a criterio y discrecin, la poltica es no revelar esta informacin. A continuacin los formularios sugeridos para agregar al proceso del control de inventarios de libros en bodega:

67

La Gran Librera, S.A.

Ingreso a bodega
No. Proveedor: Cdigo Descripcin del libro Localizacin Fecha: Cantidad Costo Unit. Q. Costo Total Q. 723

Orden de compra nmero:

Recibi:

Total Q.

Fuente: Elaboracin propia

68

La Gran Librera, S.A.

Devolucin a bodega
No. Departamento que devuelve: Motivo de la devolucin: Cdigo Descripcin del libro Cantidad 625

Fecha: Costo Unit. Q. Costo Total Q.

Total Hecho por: Autoriz Recibi:

Fuente: Elaboracin propia

69

La Gran Librera, S.A.

Reporte de libros de lento movimiento No. Bodega o tienda: Cdigo Descripcin del libro ltima fecha de venta Fecha: Cantidad Costo Unitario Q. Costo Total Q. 35

Hecho por:

Revis:

Total Q.

Fuente: Elaboracin propia

70

La Gran Librera, S.A.

Re porte de libros obs oletos No. Bodega o tienda: Cdigo Descripcin del libro Fecha: ltima fecha de venta Cantidad Costo Costo Salida Unitario Q. Total Q. 43

Hecho por:

Revis:

Total Q.

Fuente: Elaboracin propia

71

5.4

Se propone para el departamento de compras e ingreso a inventarios nuevo

proceso a seguir:
1. 2. 3. Recibe requisicin para orden de compra, (nuevo formulario) Cotizar con tres proveedores, precios, tiempo de entrega, calidad y cantidad, Elaborar orden de compra al exterior (nuevo formulario) y solicita pedido al exterior por

correo electrnico o fax, traslada lista que incluye cantidad y costos unitarios, lista que incluye lo siguiente: ISBN del ttulo del libro (ISBN, Nmero Estndar Internacional de libros) Cantidad de libros Costos unitarios Total en valores y cantidad. 4. 5. 6. Traslada a gerencia general para aprobacin y autorizacin. Con la orden compra aprobada, se pone al proveedor que convenga. Elaborar orden de compra local (nuevo formulario) de solicitud pedidos locales, realiza

el mismo proceso anterior. 7. De la compra al exterior se recibe aviso del transporte (Courier) para retirar la

documentacin (facturas, B/L, airwaibill o bien carta de porte) para retirar de las bodegas fiscales. 8. La documentacin recibida para retirar de aduana o bodegas fiscales se traslada al agente

de aduanas, para retirar los libros una vez pagados los impuestos respectivos. 9. El encargado de bodega recibe los libros del transporte y los apila en el lugar de conteo,

actividad que desarrolla en base a listados de empaque que previamente ha recibido de del gerente financiero. 10. Una vez realizado el conteo, determina y reportar los faltantes y sobrantes de libros a la

gerencia Financiera 11. monto. 12. Gerencia financiera prepara hoja de prorrateo de precios de venta para el ingreso al La gerencia financiera define si reclama o no los faltantes de libros dependiendo su

sistema de inventarios, hoja que traslada a contabilidad.

72

13.

Contabilidad recibe la hoja de prorrateo para el precio de venta de la gerencia financiera,

prepara formulario de ingreso (utilizar formulario sugerido) y traslada al departamento de cmputo. 14. El departamento de cmputo recibe el formulario de ingreso y con lista de empaque

adjunto o bien la factura para elaborar ingreso de libros al sistema de inventarios. 15. El departamento de cmputo ingresa al sistema de inventarios con base a cdigos

internos por ttulo de libros, adems, agrega como complemento el ISBN (nmero estndar internacional del libro) del libro, libros que ingresan a la bodega central. 16. Al momento del ingreso se clasifica su ingreso por ttulo del libro, por autor, por tema,

por coleccin, por editorial. 17. El centro de cmputo termina ingreso de producto, archiva copia y origina devuelve a

contabilidad.

73

La Gran Librera, S.A.

Requisicin
No. Cargo al departamento: Cdigo Descripcin del libro Fecha: Cantidad solicitados surtidos Costo Unit. Q. Costo Total Q. 125

Solicit

Vo.Bo.

Entreg:

Total Q.

Fuente: Elaboracin propia

74

La Gran Librera, S.A.

Orden de compra
No. Proveedor local: Cdigo ISBN Descripcin del libro Fecha: Cantidad ordenada Costo Unit. Q. Costo Total Q. 255

Total Q. Autoriz gerencia general:

Fuente: Elaboracin propia

75

La Gran Librera, S.A.

Orden de compra
No. Proveedor extranjero: Cdigo ISBN Descripcin del libro Fecha: Cantidad ordenada Costo Unit. US$ Costo Total US$ 300

Total US$ Autoriz gerencia general:

Fuente: Ela boracin propia

76

5.5
1.

Se propone nuevo proceso de devolucin de libros vendidos:

Al presentar el cliente reclamo por libros en mal estado o simplemente por devolver, se

procede a llenar un formulario denominado Notas de cambio o emplear el nombre sugerido devolucin de los cliente , 1.1 La nota de cambio se llena con la informacin de libro a devolver, anotando el ttulo de

libro, cdigo, valor, 1.2 1.3 1.3 2. Se anota el nmero de factura que origina el cambio. Se anota la nueva factura para referencia en contabilidad. se recoge la factura original que ampara el libro a cambiar. Con el nuevo libro se procede a elaborar la nueva factura, esta se paga por la diferencia

entre el valor de la factura inicial y la factura emitida de nuevo. 3. Si el caso fuera que el cambio de libro, est incluido en una factura que describe varios

ttulos de libros, se procede de la forma siguiente: 3.1 La persona (cliente) que solicita el cambio presenta su factura original para la respectiva

anotacin en la nota de cambio, 3.2 3.3 3.4 Se recoge el libro a devolver que ampara la nota de cambio, Con el nuevo libro se procede a emitir la nueva factura, El cobro y el valor de la nueva factura, se hace por la diferencia entre el valor del libro

devuelto y el libro que lleva, el valor de este debe ser superior al que devolvi. 3.5 Con las notas de cambio y el libro o libros que la amparan, se envan al departamento

contable para la verificacin del cambio, 4. Contabilidad una vez verificada la operacin de cambio, define si es necesario la

emisin de nota de crdito, cuando determine anulacin de factura; luego, enva copia que ampara el cambio de libro al departamento de cmputo, 5. El departamento de cmputo, procede al ingreso del sistema de inventario que le

corresponde al ttulo de libro.

77

La Gran Librera, S.A.

Devolucin de los clientes
No. Nombre: Nmero nueva factura: Motivo de la devolucin: Cdigo Descripcin del libro Nmero de fact. Tienda: Fecha: Cantidad Costo Unitario Q. Costo Total Q. 72

Totales Hecho por: Autoriz Recibi:

Fuente: Elaboracin propia

78

5.6
1.

Implementacin de la propuesta
Se propuso un organigrama para la empresa, para obtener una mejor visin y

segregacin de funciones, 2. Se propuso a la empresa un manual para la aplicacin de inventarios fsicos, para

obtener informacin del estado del inventario, cuantificarlo y valorar las unidades que han cado en estado de obsolescencia y de lento movimiento, para evaluar el efecto en el valor de los inventarios y en los resultados del ejercicio contable, as como; en el patrimonio de la empresa. 3. Se propone agregar al sistema Administrativo el manual, para mejoras en los reportes y

ayuda en la toma de decisiones. Al terminar este trabajo de investigacin, la propuesta queda pendiente la implementacin, qued a discrecin de la Administracin de la Empresa el momento de prctica del manual sugerido.

79

Conclusiones
1. Derivado de los resultados obtenidos en la revisin de la empresa se observ la

inexistencia de manuales, reglamentos o normas escritas, que orienten a un control interno adecuado. 2. Falta de prctica de inventarios fsicos totales para comparacin con estados financieros,

se deja de cumplir con los principios de Normas Internacionales de Informacin Financiera, as como, la legislacin fiscal del pas. 3. En la segregacin de funciones del departamento de cuentas por cobrar, se encuentra la atribucin de control de inventarios a consignacin a clientes, perdiendo la orientacin de su funcin principal. 4. Los procesos de rebaja de inventarios permanentes del sistema electrnico rompen la

continuidad al utilizar medios que excluyan la factura. Este hecho origina una contingencia fiscal al dejar de cumplir con la norma legal, especficamente la Ley del Impuesto al Valor Agregado (IVA). 5. La seguridad del personal que labora para la bodega es deficiente, le falta una pliza de

fianza que garantice el manejo de los bienes de la empresa, le falta sealizacin de salidas de emergencia a las instalaciones, por la falta de cumplimiento de estas exigencias por la aseguradora, se corre el riesgo que incumpla con el pago del cualquier siniestro. 6. Falta de elaboracin de reportes de inventarios de libros de Lento Movimiento y cados

en Obsolescencia. 7. Los sistemas electrnicos de informacin se emplean para mejorar la generacin de

informacin en eficiencia, oportunidad y confianza, sin embargo, se genera informacin manual para obtener detalle de los inventarios, al emplear medios electrnicos y manuales los procesos se vuelven onerosos. 8. El mtodo de clculo de valuacin de inventarios es costo de produccin o

adquisicin promedio ponderado de la existencia, la empresa en la contabilidad bajo el sistema manual calcula promedio ponderado peridico y en el sistema electrnico calcula promedio ponderado continuo lo cual origina discrepancias financieras. 9. La inexistencia de un departamento de compras, revela la falta de formularios que

80

lleven un control correlativo de las compras al exterior y local; proceso que interfiere en la falta de control de las mercaderas en transito al momento de cierre del ejercicio anual o mensual, en consecuencia, la cuenta de inventarios se presentara en el estado de situacin con valores en exceso. 10. La falta de control interno de inventarios, origina una contingencia en los ajustes a los

resultados del ejercicio actual, as como a ejercicios anteriores, en consecuencia los efectos al patrimonio de la empresa se presentara con incrementos o decrementos en el estado de situacin.

81

Recomendaciones

1.

Implementar manuales de procedimientos en la prctica de inventarios fsicos, para

garantizar el cumplimiento de las Normas Internacionales de Informacin Financiera, la legislacin fiscal del pas, con el fin de mejorar la informacin consignada en los estados financieros. 2. Elaborar un inventario fsico al 100%, para obtener informacin comparable con los

registros contables y, que los resultados del ejercicio contable presente cifras realizables que proporcionen garanta para terceros. 3. 4. Implementar organigramas para mejorar la segregacin de funciones. Implementar programas de capacitacin de tipo fiscal para conocimiento del personal,

en el cumplimiento de las funciones administrativas. 5. Implementar la cobertura de seguros, incluya cobertura de fianza para garantizar a la

empresa el manejo de bienes en manos del personal. 6. Implementar el uso de reportes de inventarios de lento movimiento y obsoletos, para

depurar los inventarios de libros. 7. Aprovechar la tecnologa para el logro de la eficiencia de la informacin que

proporcione los sistemas de ordenadores electrnicos, e implementar reportes detallado de inventarios de libros, para minimizar la prctica manual de informacin. 8. Unificar el uso de mtodos de valuacin de inventarios para obtener informacin e

incrementar la eficiencia y eficacia del departamento contable. 9. Implementar dentro su organigrama el departamento de compras, para mejorar el control

interno de la cuenta de mercaderas en transito, y mejorar la confiabilidad de los valores presentados en el inventario de mercaderas. 10. Establecer el uso de las diferentes herramientas de control interno mencionados en los

puntos anteriores, para medir el grado de ajuste a los resultados y los efectos en la presentacin del estado de situacin, para crear confiabilidad ante terceros interesados en esta informacin.

82

Fuentes de consulta
1. De la Pea, A. (2003) Administracin y Finanzas, auditoria. Madrid Espaa.

Thomson/Paraninfo 2. Estupin Gaitn, R. (2006) Control Interno y Fraudes. Bogot, Colombia. ECOE Ediciones.

3. Firma de auditora Velasco, Sarat & Asociados, S.C. (2007), conferencia, Procedimientos de auditoria ms importantes, rea de inventarios, P. 4-9. 4. Molina Aznar, V. (2006). Administracin de Almacenes y control de Inventarios.

Mxico Ediciones Fiscales ISEF: Muller, M. (2004). Fundamentos de Administracin de Inventarios. Estados Unidos.

5.

Traduccin por Editorial Norma. 6. Normas internacionales de contabilidad (NIC), Comit de Normas Internacionales de

Contabilidad, IASC (1999) 7. Publicaciones del instituto de investigaciones econmicas y sociales de la Universidad de San Carlos de Guatemala-IIES, USAC, Anlisis del balance general a travs de ndices financieros (1978, junio) p. 21 Richard P. Etinger y David E. Golieb, (2001) Crditos y cobranzas. Mxico: Compaa

8.

Editorial Continental.

83

Cronograma del trabajo

Conceptos Primera presentacin Del 22-08-2009 al 29-08-2009 Del 1ro-09-2009 al 16-09-2009 Del 27-09-2009 al 31-10-2009 del 1-11-2009 al 19-12-2009 Segunda presentacin Tercera presentacin Cuarta presentacin

Diagnostico y plan de prctica Evaluacin del control interno Presentacin y anlisis de resultados Conclusiones y propuestas

Fuente: Gua de prctica de ACA-UPANA

Comentario: El presente cronograma se hizo para investigar a la empresa denominada La Gran Librera, Sociedad Annima, la informacin se obtuvo para elaborar un informe de auditora, como parte de cierre del programa de Actualizacin y Cierre Acadmico de la Licenciatura en Contadura Pblica y Auditora El periodo de investigacin de las diferentes etapas se cumpli de acuerdo al cronograma, entre las fechas del 22 de agosto al 19 de diciembre del ao 2009.

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Anexos

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Empresa: Periodo que cubre la auditora:

La Gran Librera, sociedad Annima del 1ro de enero al 31 de diciembre 2008.

Informacin general Cuestionario para la revisin y evaluacin del sistema de control interno:

1. Generalidades: 01. Tiene la empresa un organigrama o esquema de organizacin?

No existe un organigrama fsico.

02. Las funciones del personal directivo y funcionarios principales de administracin estn delimitadas por los estatutos?

No cuenta con estatutos, ms que los descrito por la escritura de constitucin.

03. Los deberes del contador general estn separados de los de las personas encargadas del manejo de fondos, inversiones, etc.?

S, estn separadas

04. estn bajo la vigilancia y supervisin de los jefes de contabilidad los empleados de este departamento y los libros y registros contables en toda oficina o dependencia de la empresa?

S, la custodia de libros y registros estn especficamente bajo la responsabilidad del Contador y auxiliares.

05. Tiene la empresa un manual de procedimientos contables?

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No tiene, el departamento se gua nicamente en base a leyes fiscales del pas y Normas internacionales de Contabilidad. 06. Todos los comprobantes, informes y estados financieros son revisados y aprobados por departamentos e individuos distintos de aquellos que han intervenido en su preparacin?

No existe la revisin de los estados financieros por ningn otro departamento, ms que el fiscal.

07. Estn debidamente aprobados los asientos de diario por un funcionario o empleado responsable?

S, por el Contador General

08. Utiliza la empresa para efectos de control: Informes que comparen los presupuestos con los gastos realizados? Costos estndar?

No aplica, porque no existe la herramienta del presupuesto para control interno.

09. Los funcionarios y empleados que tienen atribuciones para revisar aprobaciones previas, estn provistos de: Modelos de las firmas de las personas autorizadas para tal efecto? Instrucciones sobre la clase de operaciones que pueden ser aprobados previamente, lmite y monto de las mismas?

No existe el control de firmas, ni manual para donde especifique las limitaciones y alcances de operaciones que pueden autorizar.

10. Tiene la empresa un departamento de auditora interna que opere en forma autnoma? 87

No aplica, la empresa de tiene un departamento de auditoria.

11. Si lo tiene a quin rinde los informes

No aplica, el punto anterior se explica.

12. Hemos revisado los programas de auditora interna para determinar si son aprobados para llenar su cometido?

No aplica, no existe departamento de auditora.

13. Contiene el informe de auditora interna: Conclusiones sobre la revisin? Salvedades a las cuentas, cuando sean necesarias? Sugerencias sobre las mejoras en los mtodos de control interno?

No aplica, no existe departamento de auditoria.

14. Con respecto a los informes de auditora interna: Son revisados por funcionarios superiores? Se toman las medidas necesarias para corregir las diferencias?

No aplica, no existe departamento de auditoria.

15. Toman como regularidad sus vocaciones los cajeros, bodegueros y dems empleados en puesto de confianza y sus deberes son asumidos por otros empleados?

S, en el mes que cumple ao laboral y otra persona asume su responsabilidad parcial o total, segn se presente el caso. 88

16. Con referencia a las conexiones de los funcionarios y los empleados: Carecen estos de conexiones con otras organizaciones mercantiles con las cuales la empresa negocia?

S carecen, estos casos no se presentan en la empresa.

En caso contrario, menciones cules empleados y con qu empresas tienen conexiones? Existe un procedimiento que prohbe emplear dos o ms funcionarios que desempeen labores principalmente de contabilidad y caja, que tengan algn grado de parentesco o consanguinidad? No existe, se aplica la normativa del Cdigo de Trabajo, pero, no se cumple. Se presentan varios casos de dos o ms familiares trabajando en la empresa. 17. Los funcionarios que manejen fondo o valores estn respaldados con plizas de seguros de manejo y cumplimiento u otra clase de garanta? No, solamente a nivel general con la empresa. 18. Parece adecuado el monto de tales seguros o garantas? No aplica por lo anterior. 19. Existe un empleado competente encargado de todo lo relacionado con seguros? S existe.

Seccin discutida con (nombre y puesto) .Maestro tutor Seccin preparada por: Domingo Oswaldo Ortiz Morataya. Fecha: noviembre 2009.

Anexo 1 89

Empresa: Perodo que cubre la auditora:

La Gran Librera, S.A. del 1ro de enero al 31 de diciembre 2008.

Inventarios Cuestionario para la revisin y evaluacin del sistema de control interno:

1. REGISTROS: 01. El departamento de contabilidad mantiene registros de inventario permanente? S.

02. Muestran estos registros: a. Cantidades? s b. Localizacin de las existencias? S, por producto y por bodega, agencia. c. Mnimo? No d. Mximo? No e. Costo unitario? S, individual f. Valor total en Quetzales? Costo unitario 03. Los registros permanentes son ajustados segn los resultados de conteo fsico al menos una vez al ao? Se prctica inventario sin ningn programa.

04. Se deja constancia de los conteos de los conteos fsicos llevados a cabo? s

05. Si quienes manejan los registros permanentes de inventarios no pertenecen al departamento de contabilidad, ante quin se responsabilizan? Ante el jefe de computacin.

06. Si la empresa ha adoptado de cargar directamente a gastos, ciertas partidas por materiales y suministros, ha establecido tambin un sistema de control tal como control presupuestal de gastos? No existe el control presupuestario.

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07. En cuanto a las rdenes de entrega: 1. Las entregas se hacen nicamente con base en rdenes debidamente autorizadas? S 2. Asegura el sistema, bien sea por medio de pre numeracin o de otro modo, que todas las rdenes sean registradas? S, se emiten en control del sistema.

3. Los procedimientos adoptados proporcionan seguridad contra la alteracin de tales rdenes por personas que tengan acceso a las existencias? No.

2. Control de existencias e inventario fsico:

1. Los bodegueros son responsables de todas las existencias? Especficamente aquellas que no estn bajo su control. No, solamente las que estn en la bodega.

2. Los bodegueros y sus asistentes son los nicos que tienen acceso a las existencias? Especfica las excepciones. S.

3. Se toman inventarios fsicos por lo menos una vez al ao? No. Especficamente las excepciones. Se hace al acaso, no existe un programa a seguir.

4. El inventario fsico es supervisado por personas independientes de 1. Bodegueros, No. 2. Responsables de llevar los registros de inventarios permanentes. S

5. Se preparan instrucciones escritas como gua para aquellos empleados que llevan a cabo los inventarios fsicos? No.

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6. Las tarjetas o planillas del inventario fsico son revisadas y controladas en forma tal que no se omitan o altere ninguna en las planillas finales del inventario? S

7. Se investigan inmediatamente las diferencias entre los registros permanentes y el resultado del inventario fsico? S Quien las investigan? Los involucrados de bodega o agencia de tienda.

8. Los ajustes a los registros de inventario permanente provenientes de inventarios fsicos, son aprobados por escrito por un empleado que no tenga intervencin alguna en: 1. Almacenamiento? As es, 2. Manejo de registro de existencia? S 3. Compra de mercancas? S

9. Las oficinas y dependencias de la empresa se encuentran rodeadas de sistemas apropiados de proteccin tales como cercas, celadores, guardias, etc.? S

10. Tales celadores o guardias son responsables de que nada salga de la planta sin la debida autorizacin? S

11. Respecto a los materiales o mercancas en poder de otros depsitos, consignatarios, proveedores, clientes, etc. 1. Se lleva un registro apropiado de tales artculos? S 2. Peridicamente obtiene la empresa confirmaciones de dichas existencias? S

Seccin discutida con (nombre y puesto) Jefe de bodega Seccin preparada por: Domingo Oswaldo Ortiz Morataya Fecha: noviembre 2009

Anexo 2

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Empresa: Perodo que cubre la auditora:

La Gran Librera, S.A. Del 1ro de enero al 31 de diciembre 2008

Informacin general Procedimiento de auditora

1. Generalidades 01. Obtenga para nuestro archivo permanente lo siguiente: Esquema de organizacin u organigrama.

No existe un organigrama fsico.

S se conoce una organizacin as: Gerente General, Sub Gerente Gerente Financiero Contador General, Gerente de Ventas, Gerente de Recursos Humanos, Asistente de Gerencia de Operacin, Asistente de Gerencia de Compras Internacionales.

Descripcin de procedimientos contables y trayectoria de los documentos, cuando se conserve necesario.

Los registros contables y el archivo de los documentos que amparan las partidas se llevan a cabo dentro el departamento contable, que resguardan los activos de la empresa, as como, archivo independiente con acceso restringido.

Lista de los miembros de la Junta Directiva, gerentes y dems personal directivo y posiciones de los mismos en otras compaas. Ninguno

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Nombres de otros funcionarios principales, incluyendo abogados, jefes de seccin y personal clave del departamento de contabilidad. El Departamento contable est formado nicamente por el Gerente Financiero y Contador General y auxiliares que conforma el departamento.

Nombre del Revisor Fiscal y su Suplente. No aplica, no hay personal asesor habitualmente, se contrata cuando se necesita.

02. Cercirese de que el archivo permanente contenga informacin referente al negocio o negocios de la empresa, naturaleza de sus operaciones, posicin dentro del comercio o la industria, etc. Se revis la documentacin siguiente: Escritura de Constitucin de la Sociedad, Patente de sociedad, Patente de Comercio de cada de una de las agencias de Ventas Inscripcin en el Registro unificado (RTU), de la Superintendencia de Administracin Tributaria. Representacin legal del representante, Copia de cdula que ampara la representacin

03. Obtenga o incorpore el archivo permanente, informacin sobre la ubicacin de todas las oficinas, plantas, bodegas, almacenes, etc., y las funciones de contabilidad efectuadas en cada lugar.

Las oficinas centrales y bodega de la empresa se encuentran ubicada en la 12 calle 10-55 zona 1, de la ciudad de Guatemala, Guatemala,

Agencia de ventas en la 5ta avenida 12-11 zona 1, de esta ciudad; Agencia de ventas en el Gran Centro comercial de la zona 4, de esta ciudad,

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 Agencia de ventas en el Centro Comercial Miraflores, locales 108 al 116, ubicado en la zona 11, de esta ciudad. Agencia Gminis 10, ubicada en el Centro Comercial de Gminis 10, locales del 119 al 121, de la zona 10 de esta ciudad. Agencia Oakland, ubicada en el Centro Comercial Oakland, ubicada en la zona 10 de esta ciudad; Agencia Pradera, ubicada en el Centro Comercial La Pradera, local 315 al 316, de la zona 10 de esta ciudad; Agencia Concepcin, en el Centro Comercial Pradera-Concepcin, local 225 y 226, ubicado en el Km. 15.5 carretera a El Salvador Agencia Central en la 12 calle 10-55 zona 1, de esta ciudad; Cada uno de estas se verifico las Patentes de Comercio.

04. Obtenga una copia del programa de trabajo de los auditores internos y observe si el programa es apropiado. No aplica, no existe un departamento de Auditora.

05. Revise los informes preparados por los auditores internos desde la fecha de nuestra ltima revisin y los papeles de trabajo, cuando sea necesario. No aplica, no existe un departamento de Auditora.

06. Investigue la poltica de la empresa en relacin con el empleo de parientes, concesin de vacaciones, promociones, informaciones sobre carcter, honorabilidad, etc., de los empleados de contabilidad y tesorera.

Las polticas que sigue la empresa dentro su departamento de contabilidad y Tesorera, son de carcter especficamente legales, sin embargo se encuentran trabajando dos personas que son familia en el departamento contable. Todas las prestaciones que se les proporcionan nicamente las que seala la Ley del pas.

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07. Examine las plizas de seguro de manejo y cumplimiento y otras garantas que respalden a los empleados que manejan fondos o valores y vea si el monto del seguro de cada una parece estar de acuerdo con la responsabilidad individual.

La administracin s mantiene contrato de seguros contra incendio, de vehculos, de transporte de valores, contra robo, pero no contrata pliza de seguro (fidelidad) para los empleados que manejan y tiene fondos de la empresa.

08. Inspecciones el detalle de los activos de la empresa y el monto por el cual est asegurado cada uno.

Los valores que reportan a la aseguradora son valores estimados, al valor de mercado y no lo registrados contablemente.

09. Obtenga una lista de todos los libros y registros de la empresa; indique cules estn registrados, en qu fecha y oficinas y qu funcionarios trabajan en todos ellos. Con relacin a los libros oficiales: diario, mayor e inventarios y balances, cercirese de que: estn debidamente registrados y se manejen de acuerdo con las prescripciones legales. Estn al da. Que las cifras finales concuerden con la Declaracin de Impuestos y Balance y dems informes presentados a la Superintendencia de administracin Tributaria . Se revis y los libros contables, libros de salarios, libro de actas, se encuentran registrados por la respectiva Dependencia Gubernamental que le corresponde, ltima declaracin Jurada de Impuesto Sobre la Renta, declaracin Jurada del Impuesto al Valor Agregado (IVA), Declaracin Jurada por el pago de Timbre Fiscales, Retenciones del Impuesto sobre la Renta Empleados, Proveedores y de Facturas Especiales, toda la documentacin completamente al da.

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10. Revisar la correspondencia con la Superintendencia de Administracin Tributaria Divisin de Impuestos y anote los puntos de inters. Se encontr lo siguiente:

Carta de la Superintendencia de Administracin Tributaria (SAT), donde se menciona que la empresa la clasifican como contribuyente mediano y que tendr un Auditor Fiscal en permanente comunicacin. Formulario de Actualizacin del Registro Tributario Unificado, proporcionando pormenores tales como: Pago del 5% ISR Directamente en cajas fiscales, Sistema de los Devengado o Deveng, Mtodos de Valuacin de Inventario, Pago del IVA.

11. Discuta con el supervisor, gerente o socio encargado de la revisin, segn el caso, cualesquiera deficiencias del personal que pudieran afectar la efectividad del control interno de la empresa.

Se someti a revisin de tutor, por tratarse de un trabajo Universitario.

12. Antes de terminar la revisin, prepare un presupuesto para el ao siguiente y obtenga su aprobacin del gerente encargado de la auditora.

Se someti a revisin de tutor, por tratarse de un trabajo Universitario.

Seccin discutida con (nombre y puesto)

Gerencia General . Fecha: noviembre 2009

Seccin preparada por: Domingo Oswaldo Ortiz Morataya Anexo 3

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