Manual Project

Administrador de Proyectos con Ms Project 2007 Integracin con Costos y Presupuestos con S10 Mdulo I: Ms Project 2007
INICIAR UN PROYECTO
Al Finalizar el capitulo el alumno lograr:
Comprender las nociones necesarias para elaborar un proyecto utilizando las herramientas bsicas que nos proporciona Project XP.
Temas: Iniciar Microsoft Project 2007 Ingresar la informacin bsica del Proyecto Ingresar las tareas del Proyecto Concepto de Hito Seleccionar tareas Guardar un archivo de proyecto.
Visita: www.systematic.edu.pe
QU ES UN PROYECTO?
La definicin de proyecto ms comnmente aceptada, es la que da el instituto de Administracin de Proyectos de los Estados Unidos, al que se refiere en los trminos siguientes:
Un proyecto es un conjunto de actividades nicas que tienen un punto de inicio y una duracin definidos dirigidos a obtener un objetivo determinado, utilizando recursos finitos o infinitos.
De esta definicin se pueden concluir que un proyecto:
Tiene un objetivo nico Tiene un inicio, duracin y finalizacin definidos. Es decir, es finito.
Adems de lo expresado en la definicin, del anlisis normal de las actividades en el manejo de proyectos, se puede deducir que tambin debe cumplir con los requisitos siguientes:
Ser un proceso factible. No constituye un proyecto cualquier conjunto de actividades de los que previamente se conoce no podrn ser realizadas, por ejemplo, por falta de recursos. Generalmente se efecta con recursos y presupuestos limitados, lo cual constituye el principal reto del Administrador del proyecto al estructurarlo. Sus actividades se encuentran en una secuencia lgica. No se puede construir un edificio empezando por el ltimo piso y terminando en el stano. Da como resultado un producto o servicio final. No tendra sentido confeccionar un proyecto que al finalizar no produzca nada. Al definir el proyecto, es aconsejable dejar claramente especificado los parmetros que medirn el cumplimiento del proyecto.
Como conclusin, un proyecto constituye una bien definida secuencia de eventos que tiene un comienzo y un final, dirigidos a obtener una meta clara, conducido por recursos (personal, equipo y materiales) dentro de ciertos parmetros de tiempo, costo y calidad establecidos. Un proyecto es un esfuerzo de un solo tiempo, es decir, la misma sucesin de actividades puede no repetirse en el futuro, lo que caracteriza a los proyectos como eventos no rutinarios. Siendo no rutinario, un proyecto requiere de cierto planeamiento. Cuanto planeamiento se necesite depende de la complejidad del proyecto. Es importante establecer que un proyecto, con el tiempo, puede convertirse en una rutina, en cuyo caso deja de ser un proyecto.
Qu es la Administracin de Proyectos?
Es el proceso de planificar, organizar y administrar tareas y recursos para obtener un objetivo definido, usualmente dentro de ciertas restricciones de tiempo, recursos o costos. Todos los proyectos, bsicamente, constan de tres fases principales: 1.- Planeamiento y programacin 2.- Seguimiento y Administracin 3.- Fin del proyecto.
Planeamiento y Programacin
Definicin de objetivos, supuestos y restricciones Durante la fase de planeamiento se un proyecto que demandar una cantidad significativa de tiempo o involucrar gran cantidad de recursos, es de suma importancia la definicin de las metas u objetivos del proyecto, as como los supuestos y restricciones sobre los que se desarrollar su ejecucin. La definicin de los objetivos debe ser claramente establecida, de tal forma que todas las personas involucradas comprendan perfectamente los alcances del desarrollo del proyecto. De esta forma se evitara que posteriormente y por no tener objetivos especficos y claramente definidos, hayan participantes en el proyecto que confundan o malinterpreten los alcances de este. La definicin de los objetivos del proyecto debe incluir, de ser posible, lo siguiente:
1.-Una lista de resultados tangibles o mensurables, que deben ser producidos para un proyecto o parte de l.
completar
2.- Fecha especfica de finalizacin del proyecto, as como fechas en las que deben ocurrir eventos importantes como son el completamiento de algunas fases del proyecto. 3.- criterios especficos de calidad que debe cumplir el objetivo. 4.- costos lmites que el proyecto no debe de exceder.
Durante la fase de planeamiento, usualmente aparecen ciertas preguntas importantes que aun no tienen solucin o explicacin clara y definitiva. Para tener una base sobre la cual se programar el proyecto, se deben establecer los supuestos, que podrn ser luego aclarados o solucionados. Es importante comprender que el xito o fracaso de un proyecto puede depender de una correcta definicin de supuestos. Se debe tener en cuenta, entre otras, las siguientes consideraciones para establecer los supuestos:
1.- La duracin de las tareas est basada informacin cierta, en estimados o se est Adivinando? 2.- De quien dependen los recursos a utilizar? Si los recursos dependen de otras personas, Tienen estas conocimientos de que sus dependientes van a ser utilizados en el proyecto? 3.- Son los costos importantes en el proyecto? Establecer quien tiene que aprobar el presupuesto o autorizar mayores gastos 4.- De cunto tiempo se dispone? Si se trabajar sobre la base de un tiempo predefinido (por ejemplo, la finalizacin del proyecto depende de una fecha conmemorativa), se podr realmente completar todas las tareas con un nivel aceptable de calidad dentro del tiempo disponible? Las restricciones en un proyecto son factores que pueden limitar o complicar la accin del administrador del proyecto. Comnmente, se consideran tres tipos de restricciones mayores: 1.- De programacin, tal como una fecha de fin del proyecto establecida, o fechar en los que deben terminar algunas tareas por efectos de disponibilidad de recursos. 2.- De recursos (materiales, locales, equipamiento y personas y los costos asociados con ellos), tal como se predefina en el presupuesto. 3.- De panorama, como por ejemplo, requerimientos del producto final a ser desarrollado. Un cambio en una de estas tres restricciones usualmente afecta a las otras dos, y por tanto puede afectar a la calidad del producto final. Por ejemplo, para reducir la duracin del proyecto (programacin), se puede necesitar el incremento de trabajadores necesarios (recursos) y disminuir el nmero de elementos del producto final (panorama).
Definicin de fases del proyecto y creacin de una lista de tareas

Despus de haber terminado el trabajo inicial del proyecto, se debe crear una lista de tareas y organizarla mediante los Hitos, fases y tareas. Un Hito es una tarea que, normalmente, no tiene duracin pues ningn recurso la ejecuta. Es decir, que no requiere esfuerzo para realizarla. Se utiliza para identificar eventos significativos en la programacin, tal como el cumplimiento de una meta parcial o total de una fase. Una Fase es un grupo de tareas que representan un periodo de tiempo determinado, un objetivo intermedio o cualquier otra divisin lgica dentro de un proyecto. El completamiento de una fase, tal como se dijo, se debe identificar con algn resultado tangible o elemento producido. Un proyecto puede estar dividido en Fases y Subfases utilizando la estructura de esquema jerarquizada. Una tarea es una actividad que tiene un comienzo y un fin definidos. Una fase est compuesta por tareas las cuales deben ser complementadas para la fase pueda finalizar. Normalmente, en un proyecto las tareas son dependientes entre s con un sentido lgico y temporal, estando esta dependencia en funcin de la naturaleza del proyecto.
Esquematizar la programacin Un esquema ayudar a organizar las tareas del proyecto en tareas de resumen (Fases) y sus tareas componentes. En forma predeterminada, las tareas de resumen llevan a sus tareas componentes inmediatamente debajo en el orden de la lista de tareas y con un nivel de sangrado que establece la subordinacin jerrquica. Mediante estos niveles de esquema se podr mostrar la estructura jerrquica del proyecto. Dar duracin a las tareas La duracin de una tarea es el tiempo laboral activo necesario para completar esa actividad. En principio la duracin es la cantidad de tiempo de trabajo desde el inicio al fin de una tarea, basado en el calendario laboral definido para proyecto, la tarea o el recurso. Una duracin puede ser estimada, cuando solo se tiene informacin para determinar un valor tentativo y no un valor final, es decir, cuando hay incertidumbre en la duracin definitiva de la tarea sie l valor de la duracin es conocido, se unas el valor final y definitivo. Establecer la relacin de dependencia entre las tareas Una vez que se ha ingresado las duraciones, es momento para definir la forma en que las tareas se encuentran relacionadas unas a otras o se ajustan a fechas especificas. Hay varios tipos de relacin de dependencia entre tareas que permiten hacer que la programacin se ajuste mas fielmente a lo que se desea obtener. Uso de recursos Hasta este punto del proceso de planeamiento, se ha definido el panorama del proyecto, establecido la lista de tareas, sus fases y duraciones conocidas o estimadas y la forma en que estas se relacionan. Toda esta informacin puede ser utilizada ahora para hacer estimados preliminares, identificar requerimiento e iniciar el proceso de evaluacin para determinar los recursos que sern necesarios para efectuar las tareas del proyecto dentro de los plazos establecidos. Una vez que han sido identificados los recursos necesarios para la ejecucin del proyecto, se debe definir la informacin sobre los recursos a utilizar en la programacin. Con la definicin sobre los recursos necesarios, se inicia el proceso de asignacin de los recursos a las tareas especficas, de tal forma que, al final de proceso de asignacin, se podr determinar que recursos se encuentran sobreasignados o subasignados. Distribuir la programacin Luego de terminada la programacin del proyecto, es una practica usual distribuir la informacin de este entre las personas involucradas, tal como los propietarios del proyecto o los miembros del equipo que trabajar en labores directivas o de supervisin. Esta informacin puede ser distribuida en forma de impresos de alta calidad que dan un resultado de aspecto muy profesional. Se podrn emitir e imprimir distintos tipos de informes y vistas, para satisfacer las necesidades de cualquiera de las personas que
participan directa o indirectamente en el proyecto.
Seguimiento y administracin del proyecto. Preparar un proyecto para su seguimiento Una vez completada la fase de planeamiento y Programacin, hay algunos pasos que se deben seguir previos a la ejecucin del proyecto y su administracin, orientados bsicamente al mtodo que se utilizar para ello, asegurndose que todo el equipo que trabaja en el proyecto conozca con claridad estas variables. Para esto, dependiendo de la forma en que se desea llevar a cabo el seguimiento, hay que efectuar una o varias de las siguientes acciones: Preparar el proyecto para compararlo a lo largo del tiempo, es decir, definir un patrn contra el cual contrastar los valores actuales conforme se vaya desarrollando el proyecto. Para ello hay que guardar los valores estimados de la programacin en un momento determinado. Definir la forma en que se obtendrn los datos actuales (en formularios impresos, por correo electrnico, etc.) Preparar la forma en que se controlar en progreso de suministros de bienes y servicios de terceros que son necesarios para completar las tareas del proyecto. Tpicamente, como mnimo, se desear conocer cuando un producto o servicio est fuera de presupuesto, bajo evaluacin o contrato.
Administrar la programacin Una vez que el proyecto comienza, se debe revisar la programacin peridicamente para detectar e identificar problemas o potenciales problemas en el desarrollo de las tareas. La identificacin y/o anticipacin a los problemas permitir cuidar la principal preocupacin de cualquier administrador de proyectos, cual es la fecha de fin del proyecto, sobre todo cuando se est llegando a su fase final. Bsicamente, se deber poner especial nfasis en lo siguiente: Analizar la programacin: Antes de modificar la programacin, es necesario analizar e identificar los problemas que pudieran existir en ella.es ms eficiente analizar la programacin y hacer los cambios tempranamente en el proceso de planeamiento, idealmente antes que el proyecto se inicie. Sin embargo, es normalmente aceptado y conocido que la programacin cambia constantemente pues los proyectos son procesos dinmicos, y por eso ser necesario cada cierto tiempo para analizar la programacin y corregirla o ajustarla si fuese necesario. Reprogramar tareas o fases: Luego de identificar los problemas o potenciales problemas, se pueden utilizar varias estrategias para administrar el proyecto. Por ejemplo, se podra simplemente cambiar la duracin de algunas tareas para volver a situar el proyecto dentro de lo programado, o tambin, reajustar otros factores que afectan a la programacin, tal como las relaciones de dependencia, restricciones o disponibilidad de recursos. Antes de hacer estos ajustes, se deber evaluar si alguno afectar sensiblemente a otros proyectos que se estuviesen llevando a cabo simultneamente o el impacto que tendrn en el costo del proyecto actual y en la fecha de finalizacin. Administrar los recursos: La manera ms efectiva de medir el progreso del trabajo de los recursos consiste en el balance de sus cargas de trabajo y el seguimiento de su participacin en las tareas.
Administrar los costos: Mediante la correcta administracin de los costos de un proyecto, se podr determinar constantemente la forma en que estos se mantienen dentro de los valores presupuestados o identificar con anticipacin los probables problemas y conflictos con los costos del proyecto. Normalmente, una de las tareas ms difciles de un administrador de proyectos, consiste en mantener el costo total del proyecto dentro de los valores presupuestados. Informar peridicamente Conforme el proyecto avanza en su desarrollo, es conveniente informar con periodicidad del estado en un momento determinado, tanto a los propietarios del proyecto como a los miembros del equipo directivo y de supervisin, al igual que se hiciera al finalizar la fase de planeamiento y programacin. Los intervalos en los que se debe informar dependern del tipo de proyecto y de los requerimientos de los involucrados en l.
Definiciones importantes.
Tarea
Actividad que tiene un comienzo y un fin determinado y que debe finalizar para que el proyecto finalice.
Relacin de dependencia entre tareas
Es la forma en que una tarea esta relacionada con el inicio o fin de otra tarea. Como se ver posteriormente, Microsoft Project proporciona cuatro tipos de dependencia entre tareas que se pueden usar para conectar o relacionar una serie de tareas en una programacin. Utilizando correctamente esta dependencia entre tareas, se puede modificar la ruta crtica y acortar la duracin programada del proyecto.
Posposicin
Es el retraso o adelanto que puede existir entre tareas que tienen una relacin dependiente.
Predecesora
Es una tarea cuyo comienzo o fin determina el comienzo o fin de otra tarea
Sucesora
Es una tarea que no puede comentar o finalizar hasta que otra tarea comience o finalice.
Comienzo Adelantado
Es la fecha ms temprana en que una tarea puede comenzar, basado en las fechas de comienzo ms tempranas de finalizacin de las predecesoras y sucesoras.
Fin Adelantado
Es la fecha ms temprana en la que una tarea podra finalizar, basada en las fechas ms tempranas de finalizacin de las predecesoras y las sucesoras.
Comienzo Tardo
Es la fecha ms tarda en que una tarea puede comenzar sin causar retraso en la finalizacin del proyecto.
Fin Tardo
Es la fecha ms tarda en que una tarea puede finalizar sin causar retraso en el proyecto, basado en las fechas ms tardas de finalizacin de las predecesoras y sucesoras
Tarea Crtica
Es una tarea que debe ser completada de acuerdo a la programacin para no causar retraso en la fecha de finalizacin del proyecto.
Ruta Crtica
Es la serie de tareas que deben ser completadas de acuerdo a la programacin para que el proyecto finalice en la fecha programada. Cada tarea que se encuentra en la ruta Crtica es una tarea Crtica. Un proyecto, dependiendo de su complejidad, puede tener varias rutas crticas.
Demora
Es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse antes de afectar a las fechas de otras tareas o la de finalizacin del proyecto.
Demora permisible
Es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse sin afectar las fechas de comienzo de otras tareas.
Demora Total
Es la cantidad de tiempo que una tarea puede retrasarse sin afectar la fecha de finalizacin del proyecto.
Determinar las tareas crticas y la Ruta crtica por el mtodo del grafo
Una vez que se ha completado la lista de actividades, es necesario determinar la secuencia en la que se deben realizar estas actividades. Como ejemplo, se efectuar la programacin de una conferencia. Para lo cual las tareas, duraciones y relaciones de dependencia son las que siguen: Programacin de una conferencia Id 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tarea Fijar la fecha de la conferencia Establecer tema y programa Seleccionar sede para la conferencia Conseguir expositores Disear panfleto ilustrativo Confeccionar etiquetas para correo Enviar panfleto ilustrativo Obtener material de los expositores Recibir inscripciones Confirmar arreglos Preparar los paquetes de la conferencia Predecesoras 1 2 3.4 3.4 5.6 4 7 8.9 10 Duracin 2das 5dias 5dias 6dias 9dias 5dias 2dias 4dias 6dias 1dia 2dias
Formato de un nodo de actividad La unidad de anlisis bsica en una red o grafo es la actividad (Tarea). En la red, cada tarea se representa por un cuadrado o rectngulo que recibe el nombre de Nodo de Actividad, tal como aparece en la derecha. Los datos que aparecen en cada nodo de actividad describen las propiedades de la tarea, relativas al tiempo. Por ejemplo, los valores CA (Comienzo Adelantado), FA (Comienzo Tardo), son valores calcular. El paso inicial luego de definir las tareas componentes del proyecto, cosiste en graficar la red dibujando los nodos de actividad y las rutas de conexin entre estas actividades (es decir, la relacin de dependencia entre las tareas). Para facilitar la construccin de la red o grafo, se deben seguir unas cuantas reglas sencillas: Comenzar la red con un nodo de INICIO y terminarla con un nodo FINAL. La secuencia de nodos debe ir de izquierda a derecha; es decir, las tareas predecesoras deben aparecer a la izquierda de sus sucesoras. No deben haber ciclos o flujos de secuencia hacia atrs retroalimentacin. Todos los nodos (Excepto el inicial y el final) deben tener cuando menos una tarea `predecesora y una sucesora. Es decir, no debe quedar ninguna tarea sin conexin. Una ruta es una secuencia de todas las tareas a lo largo de cada direccin entre el nodo inicial y el final. Una red puede tener varias rutas.
El grafo inicial de la programacin de la conferencia, es el que se muestra en la ilustracin que sigue:
Para calcular la Duracin del proyecto, luego de hacer el grafo, se utiliza el mtodo del Paso hacia delante, que consiste en calcular los valores de CA y FA, avanzando desde el inicio hasta el final. De manera arbitraria el tiempo de CA de una tarea que aparece de predecesora se fija en CERO (0). El
tiempo FA de una tarea es igual al tiempo de CA ms la duracin estimada para la tarea (FA=CA+Dur.). El tiempo CA para una tarea predecesora, es el tiempo FA de todas las predecesoras de esta tarea. Por lo tanto el Grafo quedar como sigue:
IMPORTANTE.- Observar que el valor FA de la tarea 11 es 31 das, lo que constituye la duracin total del proyecto.
Para calcular los tiempos tardos, se usa el mtodo del Paso hacia atrs. Estos tiempos servirn para determinar cules son las tareas o actividades crticas del proyecto y cuales los mrgenes de demora de las tareas. Para calcular estos tiempos, hay que trabajar en sentido inverso en la red, es decir, que la fecha ms tarda en que puede finalizar esa tarea es la fecha de finalizacin ya calculada. El tiempo CT de esa tarea es igual a su FT menos el tiempo estimado para finalizarla (CA=FA-Dur.). El tiempo FT de todas las tareas predecesoras inmediatas es el mnimo de los tiempos CT de todas las tareas a las cuales precede. En la ilustracin que sigue, aparece el grafo completo con todos los valores:
10
Determinacin de la ruta critica a partir del grafo La forma ms simple de calcular la ruta crtica consiste en calcular el margen de demora total de las tareas; es decir, el tiempo que la tarea puede sufrir retraso sin afectar la fecha de finalizacin del proyecto. Matemticamente, este margen de demora es la diferencia CT-CA (o lo que es lo mismo, FTFA). La secuencia de tareas que poseen CERO de demora, se define como Ruta Crtica. A Continuacin se muestra resaltada la ruta crtica del Proyecto:
IMPORTANTE.- observar que las tareas 2,4,5,7,9,10 y 11 no tienen margen de demora, puesto que CT-CA = CERO (0) en cada caso y constituyen las Tareas Crticas que dan lugar a la Ruta Crtica del proyecto
Diagrama de Gantt En 1918 Henry L. Gantt seal que un proceso est formado por una combinacin de operaciones. Esta observacin lo llev a estudiar y desarrollar mtodos grficos que permiten visualizar la simultaneidad y secuencia de las operaciones. Aun continua siendo un instrumento de suma utilidad en la programacin de proyectos, pues constituye la forma ms simple de visualizar el ordenamiento de las actividades orientadas en el tiempo. En el pasado, la programacin de un proyecto de hacia con poco o ningn planeamiento. La mejor herramienta de planeamiento conocida era el diagrama de barras de Gantt en el que se especificaba los tiempos de inicio y finalizacin de cada tarea en forma horizontal y a lo largo de una escala de tiempo. La mayor desventaja de este diagrama, consista en que la interdependencia entre las diversas tareas (con la que se controla el progreso del proyecto) no poda determinarse a partir de un simple diagrama de barras.
11
Por ser el mtodo de Gantt original un simple elemento de orientacin calendario, en caso de variacin en alguna de las actividades no haba forma de identificar el efecto en las dems tareas ni establecer las acciones a tomar. Con el desarrollo de los sistemas de computacin, y en el especial las tcnicas de interface grafica, el concepto del simple diagrama de barras queda desactualizado, puesto que, por ejemplo Microsoft Project permite definir forma en que se ve vinculas unas tareas a otras, manteniendo una adecuada interdependencia entre ellas.
PERT Y CPM La administracin de proyectos ha evolucionado notablemente como un nuevo campo a partir del desarrollo de las siguientes dos tcnicas para la administracin de proyectos: El Mtodo de la Ruta Critica o CPM (Critical Path Method) La Tcnica de Evaluacin de Proyectos o PERT (Program Evaliation and Review Technique)
Entre los aos 1956 y 1958, estas dos tcnicas fueron desarrolladas en los estados unidos casi simultneamente por dos grupos diferentes y con objetivos tambin diferentes. El CPN (Critical Path MNethod) fue desarrollado en 1956 por J.E. Kelly de Remington Rand y M.R. Walker de DuPont de Nemorus como una aplicacin orientada, bsicamente, para proyectos constructivos, extendindose posteriormente a un estado ms avanzado por Mauchly Associates. El PERT (Program Evaluation and Review Technique) fue desarrollado por la Navy Special Projects Office y la Lockheed, en colaboracin con la empresa de consultora para producir el misil Polaris. En este proyecto haba 258 contratistas directos y aproximadamente 9,000 sub-contratistas. Por esto era imprescindible desarrollar una nueva tcnica que permitiese obtener una mayor eficiencia (ahorro en costo y tiempo) y un instrumento de planeacin, de comunicacin, de control e informacin. Con este mtodo, el proyecto polaris redujo la misin en dos aos. Ambos mtodos, son bsicamente orientados en el tiempo, es decir, ambos llevan a la determinacin de un programa de tiempo. Aunque los dos mtodos fueron desarrollados independientemente, sus modelos matemticos son asombrosamente similares, siendo la diferencia ms importante el hecho que el CPM las estimaciones de tiempo se supusieron determinsticas, mientras que en el PERT lo fueron Probabilsticas.
DEFINICIONES Modelo Determinstico.- es aquel en que los datos relevantes, es decir los datos que se utilizaran o evaluaran, se dan por conocidos. Modelo Probabilstico.- es aquel en el que algunos datos importantes, como por ejemplo la duracin de una actividad, se consideran inciertos, an cuando se deba especificar la probabilidad de ocurrencia de estos datos.
12
La creciente complejidad de los proyectos actuales, demandan tcnicas de planeamiento ms sistemticas y efectivas con el objeto de mejorar la eficiencia en la ejecucin del proyecto. Aqu, el termino eficiencia implica obtener la mxima reduccin del tiempo para ejecutar el proyecto, considerando la factibilidad del uso econmico de los recursos disponibles. As, Microsoft Project utiliza los elementos necesarios de cada uno de estos tres mtodos de administracin de proyectos para facilitar al usuario la tarea de planificar, programar y conducir o controlar el desarrollo del proyecto. Administrar un proyecto con Microsoft Project Para su funcionamiento, Microsoft Project utiliza el diagrama de Gantt como mtodo grafico visual predeterminado y los modelos matemticos del PERT y CPM. Con Microsoft Project 2007 se puede confeccionar la programacin inicial de un proyecto y luego recalcular rpidamente la programacin cada vez que sea necesario. Permite visualizar fcilmente los cambios en una parte del proyecto que pueden afectar a la fecha de finalizacin del proyecto completo o afectar a la fecha de finalizacin del proyecto completo o afectar a otros proyectos relacionados o no con el proyecto activo y mantener informados de los cambios a todos los involucrados en el proyecto. Lo que puede ser una tarea muy laboriosa, con Microsoft Proyect se puede hacer sencillo pues por ejemplo tiene elementos ya elaborados o personalizados muy fciles de utilizar e interpretar. Microsoft Proyect puede ser usado en cada fase de la administracin de proyectos especialmente en las reas siguientes: Crear una programacin Real de proyecto: Cuando se establecen inicialmente las tareas programaciones y recursos para un proyecto Microsoft Proyect ayuda en lo complejo del proceso de creacin de la programacin. Facilidades yales como al arrastrar tareas o efectuar clculos de duracin facilitan el ingreso de informacin Administrar el proyecto y ajustar los cambios : Administrar un proyecto involucra adems de confeccionar la programacin , el seguimiento del estado de las tareas para determinar cuando estn dentro de lo programado o si se han desviado .Microsoft Proyect ajusta automticamente la programacin basado a los cambios que haga el usuario . Microsoft Proyect notificara cuando se hallan asignado ms recursos de lo disponible, o cuando una tarea no puede no puede completada en el tiempo y que har que otras tareas se retrasen. Comunicar los resultados y el avance del proyecto : Por su naturaleza un proyecto involucra siempre a mas de una persona ; para que todos puedan trabajar juntos con eficiencia , es importante comunicar las expectativas y avances del proyecto .Microsoft Project cuenta con diversos informes par presentar nicamente la informacin que el destinatario deba conocer , evitando de esta manera que deba leer e informarse de asuntos que no le competen .
13
INICIAR MICROSOFT PROJECT 2007

Una vez que Microsoft Project 2003 ha sido instalado correctamente se puede iniciar desde el escritorio de Windows , utilizando el Acceso Directo ,si lo hubiera, o desde el Men , Inicio Programa .
SUGERENCIA: En la eventualidad de no encontrar el acceso directo sobre el escritorio o en el men Inicio, Programas, utilizar la opcin Ejecutar del men Inicio, donde se debe escribir Winproj que es el nombre de archivo ejecutable de Microsoft Project.
PANTALLA INICIAL DE TRABAJO Inmediatamente despus de involucrar el comando del programa, parecer la pantalla inicial de trabajo, que tiene el aspecto que se muestra a continuacin:
14
Las partes de tienen la ventana inicial del programa son las siguientes : Barra de Titulo En su superior muestra la barra de titulo que contiene los elementos comunes a todas las ventanas que contiene todas las ventanas de la aplicacin que corren en Windows, es decir:
Men del Control del Programa Nombre de la aplicacin Nombre del Proyecto Botn Miminimizar Botn Maximizar Restaurar el Programa Botn Cerrar
Barra de Mens La Barra de Men Contiene los mens que efectan todos los comandos y funciones para la adecuada operacin del programa y que tiene el siguiente aspecto:
Al lado izquierdo de la Barra de Mens se encuentran el Men de control del Proyecto activo y .a continuacin, los elementos del men necesario para acceder a todas las funciones y comandos del programa. Al extremo derecho aparecen los botones de Restaurad ventana y cerrar ventana
SUGERENCIA: Algunos comandos del men tienen teclas de atajo (Shortcuts), que permitan aligerar la aplicacin del comando mediante el uso del teclado .Por ejemplo para ejecutar el comando copiar en vez de usar el comando Edicin, comando Copiar se puede utilizar la combinacin de teclas CTRL +C.
15
Barra de Herramientas Generalmente es mucho ms rpido hacer clic sobre un botn, que seleccionar un comando a travs de la barra de mens, Las Barras de herramientas presentan botones que al hacer clic sobre ellos ejecutan acciones, funciones o comandos que se encuentran dentro de algunos de los mens. En forma predeterminadas, Microsoft Project muestran dos barras de herramientas; la Barra Estndar y la Barra Formato , cuyo aspecto se muestra en la ilustracin siguiente; sin embargo existen varias otras que se pueden abrir par utilizar dependiendo de las circunstancias.
SUGERENCIA : para abrir una nueva barra de herramientas predefinida ,hacer clic con el botn derecho del mouse en cualquier lugar de las barras de herramientas .Del men contextual ,escoger la barra de Herramientas que se desea abrir .
Barra de Entrada Debajo de las Barras de herramientas aparece las barras de entrada .Esta barra permite colocar la informacin en un campo determinado ,as como en algunos casos , escoger de una lista de elementos del campo antes de ingresarla al celda respectiva .Tambin permite editar datos existentes en una celda.
En esta barra, mientras botones
se esta ingresando o editando la informacin de una celda ,aparecen dos
Cancelar Aceptar (ingresa el dato sin mover el selector)
SI Microsoft Project esta realizando una operacin (como abrir o guardad un archivo, calcular o distribuir los recursos), aparecer un mensaje intermitente en el extremo izquierdo de la Barra de Entrada.
16
Vista Diagrama de Gantt En forma predeterminada y para proyectos nuevos, debajo de la barra de entrada, aparece la vista Diagrama Gantt, que es una ventana dividida verticalmente, en dos partes: 1. La Tabla u Hoja de Datos : ubicada al lado izquierdo de la ventana y contiene una tabla en cuyas celdas se puede editar o ingresar informacin diversa dependiendo de la tabla y del tipo de dato especifico ,tal como el nombre de las tareas y su duracin entre otras . En forma predeterminada aparece la denominada tabla de Entrada en los archivos de proyectos nuevos .Esta hoja almacena la informacin del proyecto en celdas, de forma similar como lo hace la hoja de clculo. EL diagrama de Barras ubicada al lado derecho de la vista constituye el rea que ser la representacin grfica de la programacin del proyecto .En esta rea se dibujaran las barras de Gantt que representan grficamente a las tareas ,su duracin y sus fechas de comienzo y fin ,orientadas en el tiempo mediante una escala temporal .
2.
IMPORTANTE: El diagrama de barras tambin mostrara la forma en que las tareas tienen una relacin de dependencia entre s (vnculos) y los recursos que son asignados a cada tarea, tal como se muestran en la ilustracin anterior.
17
Para visualizar mas columnas de la hoja de tareas o del Diagrama Gantt ,que se puede desplazar al barra divisoria vertical hacia la derecha o hacia la izquierda ,cuanto sea necesario ,tal como se muestra en la ilustracin que sigue :
Barra de Estado: Muestra la informacin acerca de la actividad o del modo actual en la parte inferior de la ventana de Microsoft Project .La barra de estado es semejante a esta:
Mientras se ingresa un valor en cualquier campo de la tabla o se selecciona un comando, se describir el comando en el lado izquierdo de la barra de estado (en la ilustracin que procede aparece la palabra listo) El lado derecho de la barra de estado aparecen los indicadores de estado que se muestran si estn activadas las teclas o funciones Bloq Mays , Bloq Num , Bloq Despl ,Sobrescritura , y Extender seleccin . En el centro de la barra de estado se mostrara, en el caso de situaciones especiales que se apliquen al proyecto activo, el Mensaje siguiente:
CALCULAR
El Clculo esta configurado como manual y se cambiado la informacin del proyecto .Es una situacin poco comn configurar al clculo como manual ,pues ningn valor se actualizara automticamente ; sin embargo ,se puede configurar Microsoft Project par que el clculo se efectu manualmente desde el men Herramientas , Opciones ,separador Calculo , donde se establece Manual activando el botn de opcin respectivo
CIRCULAR :
Existen una referencia circular entre las relaciones de lasa tareas muestran con este mensaje ..
que se
18
Barra de Vistas En forma predeterminada, cuando se abre por primera vez y mientras no se desactive, al lado izquierdo de la pantalla aparece la Barra de Vistas que permite cambiar la forma de visualizar los datos de un proyector.
Como se puede observar en la ilustracin anterior ,los elementos de la barra de vistas se encuentra tambin disponibles en el men Ver .Por lo tanto y con finalidad de aconsejarla y ocultarla ,por los menos en las fases inciales en las que no se cambiara de Vista y se requiere mayor espacio par facilitar el ingreso de datos y la visualizacin de las barras de vistas , en el mismo men Ver ,desactivar el comando Barra de Vistas ,haciendo lo mismo si se desea restablecerla.
19
Gua de Proyectos Microsoft Project 2007 muestra de manera predeterminada la Gua de Proyectos que es una facilidad que proporciona los medios para llevar a cabo un proceso de ingreso de informacin ordenado para la programacin as como para el seguimiento del proyecto. En otras palabras la gua de proyectos es un conjunto de Asistentes Visible en un panel Lateral con los que se podr definir el proyecto, trabajar con tareas y recursos, realizar un seguimiento del progreso y generar informes sobre la informacin del proyecto, todo de manera ordenada. Una vez que el usuario se familiarice con los procedimientos correctos necesarios para realizar las tareas, tal vez sea recomendable ocultar la gua de proyectos, para obtener mayor espacio de trabajo en la tabla y en el diagrama de barras. Para ello, del men Herramientas, acceder al comando opciones. A. Hacer clic en el separador Interfaz, B. Desactivar la casilla de verificacin Mostrar Gua de Proyectos.
Luego de esta accin la Gua de Proyectos no se volver a mostrar cuando se abra un nuevo archivo de proyecto. Sin embargo, si se desea mantener vigente la gua de proyectos para los futuros proyectos pero para facilitar el trabajo actual es necesario ocultarla, se utiliza el botn cerrar.
20
Para activar nuevamente la Gua de Proyectos, es necesario visualizar la Barrara de herramientas Gua de Proyectos, para lo cual se puede optar por uno de los dos mtodos siguientes: 1. 2. Del men Ver, escoger la opcin Barras de Herramientas y de all seleccionar Gua de Proyectos. Hacer clic con el botn derecho del mouse sobre cualquier lugar de las barras de herramientas actualmente visibles y del men contextual escoger Gua de proyectos.
En ambos casos se activar la barra de herramientas Gua de Proyectos que permitir activar el panel lateral en el rea requerida: Tareas, Recursos, Seguimiento o informe, tal como aparece en la ilustracin a continuacin:
Si se deja activada la barra de herramientas Gua de Proyectos, el botn Mostrar u ocultar la gua de Proyectos permitir, tal como su nombre lo indica, alternar el mostrar u ocultar el panel lateral cuando sea requerido, como muestra la ilustracin siguiente.
21
INGRESAR LA INFORMACIN BSICA DEL PROYECTO

La informacin bsica del proyecto especifica las fechas de comienzo y fin del proyecto, informacin acerca de la forma en que se calculara la programacin y calendario a ser usado en el proyecto. Para ingresar esta informacin, en el men proyecto, escoger la opcin informacin del proyecto. Al hacerlo, aparece la caja de dialogo Informacin del proyecto <nombre del proyecto> en la ilustracin siguiente, como el proyecto an no tiene nombre, y en forma predeterminada Microsoft Project le asigna el nombre Proyect#:
A.- Fecha de comienzo: se encuentra activada en forma predeterminada mostrando la fecha de hoy, pues Microsoft Project asume que se programar a partir de la fecha de comienzo del proyecto, tal como lo indica el cuadro combinado Programar a partir de, y que esta fecha se utiliza para que Microsoft Project calcule la fecha de fin del proyecto a partir la fecha de inicio que se introduzca en este cuadro combinado, para introducir una fecha diferente a la del media de hoy, se puede escribir solo la fecha en el formato de fecha corta establecido en el panel de Control sin necesidad de especificar el dia. Por ejemplo, para establecer como fecha de comienzo el lunes 8 de mayo del 2008, simplemente se ingresara 8/5/08. Para ingresar la fecha tambin se puede utilizar el cuadro combinado, el cual al desplegarse mostrar un almanaque similar al que aparece al continuacin:
22
I MPORTANTE.- cada vez que en Microsoft Project se deba ingresar una fecha, podr utilizarse, indistintamente, uno de los dos citados mtodos. Es decir, escribir la fecha o tomarla del almanaque.
B.- Fecha de fin: en forma predeterminada se encuentra desactivada, pues para que se active es necesario indicar a Microsoft Project que la programacin se har a partir de la Fecha de fin del Proyecto. Se usa para que Microsoft Project calcule la fecha de comienzo del proyecto a partir de la fecha de fin que se especifique o para ingresarla fecha de fin del proyecto. C.- Programar a partir de: este cuadro combinado se utiliza para especificar si la programacin se calcular a partir de la Fecha de comienzo del Proyecto, en cuyo caso Microsoft Project calcular la fecha de fin tomando como referencia la fecha de comienzo, la duracin de las tareas y la relacin de dependencia entre ellas. Cuando se escoge esta opcin Todas la tareas comienzan lo antes posible, tal como se muestra debajo del cuatro. De otro lado se puede escoger para programar las tareas teniendo como base la fecha de fin del proyecto, en cuyo caso se debe seleccionar para programar a partir de la Fecha de Fin del Proyecto en el cuadro combinado. Cuando se escoge esta opcin, Todas las tareas comienzan lo ms tarde posible, segn se muestra en la parte inferior de la lista desplegable, y tambin se activa el cuadro combinado para introducir la Fecha de Fin. En este caso, Microsoft Project calcular la fecha de Comienzo tomando como referencia la fecha de fin, la duracin de las tareas y la relacin de dependencia entre ellas. D.- Fecha de Hoy: muestra la fecha actual, de acuerdo al Reloj-calendario de la computadora. E.- Fecha de estado: Microsoft Project utiliza a fecha de estado para realizar clculos de valor acumulado e identificar el trabajo completado hasta la fecha indicada en el cuadro de dialogo y tambin para colocar lneas de progreso. Si se especifica NA en el cuadro de fecha de estado, Microsoft Project utiliza la fecha de hoy como fecha de estado. (En esta etapa, no es necesario ingresar la fecha de estado, pues se utiliza, principalmente, en la fase de seguimiento del proyecto)
23
F.- Calendario: permite seleccionar el calendario base que se utilizar para el proyecto. Tiene tres opciones para escoger: estndar, 24Hotras y Turno de noche. El uso de los calendarios y la forma de personalizarlos se ver en el Capitulo 8 de este manual. G.- Prioridad: indica la disponibilidad de las tareas del proyecto actual para poder retrasarlas cuando se redistribuyen recursos en varios proyectos vinculados entre s. Se puede escribir o seleccionar un numero entre 0 y 1000 para indicar la prioridad de una tarea, se ser ms alta cuando mayor sea el nmero.
24
INGRESAR LAS TAREAS DEL PROYECTO

Como se vio anteriormente, al abrir un nuevo proyecto Microsoft Project presenta, en forma predeterminada, la vista Diagrama Gantt, que en su lado izquierdo tiene la tabla de Entrada. Para ingresar las tareas, seleccionar la primera celda de la columna Nombre de Tarea de la Tabla., luego escribir el texto que corresponde al nombre de la tarea, el que aparecer tanto en la celda como en la barra de entrada. Para que el texto ingrese a la celda se puede efectuar alguna accin que cambie de posicin al selector de celda, es decir, cualquiera de las siguientes: Presionar la tecla Enter, en cuyo caso el selector se desplazar a la celda inmediatamente debajo de la celda actual. Mover el selector de celda mediante el uso de las teclas de movimiento del cursor haciendo que el selector se desplace en el sentido de la flecha que se puls. Mover el selector de celda con la techa TAB en cuyo caso el selector de desplazar una columna hacia la derecha. Hacer clic con el mouse en el botn Aceptar de la barra de entrada, lo que har que el texto ingrese a la celda sin que el selector de celda se mueva de la celda actual.
Cuando se ingresan tareas, se puede ser tan detallado o genrico como se desee, pero de todas maneras deben ingresarse todas las actividades que necesiten planeamiento. Requieran una cantidad de tiempo mensurable o no se desean olvidar as no requiera tiempo. Conforme se ingresan las tareas, Microsoft Project Automticamente les asigna un numero correlativo de identificacin (conocido como lD de la tarea y que es como se le denominar en adelante) que servir para hacer referencia a esa tarea. Este nmero se encuentra como encabezado de fila en cualquier hoja de tareas. Por ejemplo, en la ilustracin siguiente conforme se han ingresado las tareas, Microsoft Project les ha asignado un nmero correlativo de Id y ha definido su fecha de comienzo coincidente con aquella seleccionada al ingresar la informacin bsica del Ms proyecto:
IMPORTANTE.- al ingresar tareas, en forma predeterminada Microsoft Project les asigna una duracin
de 1 da tal como aparece en la ilustracin anterior. La forma de dar duracin a las tareas y el significado del signo? Se ver en el captulo 4.
25
No olvidar que es recomendable que el orden en que se ingresan las tareas debe guardar cierta lgica, sobre la oportunidad en que las tareas deban realizarse. Esto facilitar la programacin especialmente en lo que se refiere a la relacin de dependencia entre las tareas. Sin embargo, si luego de ingresadas las tareas se detectara alguna anormalidad, esta podr ser corregida, simplemente alterando el orden en que se ingresaron las tareas. Por ejemplo, en la ilustracin anterior figura la tarea sanitaria luego de Elctricos, debiendo estar antes. Para ellos se debe seleccionar la tarea que se va a mover haciendo clic sobre el Id de la tarea (en este caso la tarea 6, Sanitarios) tal como se muestra a continuacin:
Luego activar, por cualquiera de los distintos mtodos disponibles, la opcin Cortar, colocar el selector de celda en la que se insertar la tarea cortada y accionar la opcin Pegar. Tambin puede hacerse esta operacin arrastrando la tarea con el mouse, colocando el puntero del mouse en cualquiera de los bordes de la seleccin hasta que tome su forma normal de flecha y luego arrastrar la tarea hasta colocar una sombra horizontal sobre la tarea donde se insertar la tarea arrastrada; al soltar el mouse, la tarea 5 ser Sanitarios, tal como se muestra en la Ilustracin que sigue:
26
Insertar nuevas Tareas En supuesto que durante el desarrollo de la programacin se determine que falta una tarea que una de las existenciales deba ser dividida en partes, puede ser necesario insertar varias tareas. Para ello, colocar el selector de celda en la celda de la tarea que deba quedar a continuacin de la tarea a insertar; y del men insertar, escoger Nueva Tarea. Esta accin har que la tarea actual y todas las que las siguen aumenten un nmero de Id y se genere una fila en blanco en la posicin actual, para ingresar la informacin de la nueva tarea.
SUGERENCIA.- tambin se puede ingresar una nueva tarea pulsando la tecla Insert
Cuando se desea visualizar la barra Gantt de una tarea, y esta no se encuentra a la lista en el Diagrama Gantt, en la hoja de tareas seleccionar la tarea que se desea visualizar y luego presionar el botn ir a la tarea seleccionada de la barra de herramientas Estndar.
DEFINIR UN HITO Un hito es un proyecto representa un evento o condicin que marca el inicio o completamiento de un grupo de tareas que tienen relacin o el cumplimiento de una fase o meta parcial del proyecto. Bsicamente, los hitos sirven para ayudar, igualmente, a visualizar el progreso del proyecto. Cuando se completa un grupo de tareas relacionadas entre s, se consigue una meta parcial del proyecto (Hito). Como se ver en el prximo captulo, generalmente, los hitos no tienen duracin. Sin embargo, a ciertas tareas que tienen duracin se les puede dar la condicin de hito sin que pierdan sus caractersticas de duracin; solo cambia el aspecto de la barra por un rombo negro.
27
SELECCIONAR TAREAS En muchas ocasiones durante el trabajo con Microsoft Project, es necesario seleccionar una o varias tareas para aplicarle, por ejemplo, los mismos formatos. Para seleccionar, con el mouse, una tarea o varia tareas se debe hacer lo que se indica a continuacin:
Seleccionar una sola tarea: clic en el Nombre de tarea que se desea seleccionar.
Seleccionar entradas adyacentes: arrastrar el mouse en el nombre de tarea a travs de las entradas que se desee seleccionar.
28
Seleccionar entradas adyacentes (otro mtodo): Hacer clic sobre el primer Nombre de Tarea y Luego, con la tecla Mayscula presionada, hacer clic sobre el nombre de la ltima tarea que se desea seleccionar.
Seleccionar entradas no adyacentes: clic sobre la primera celda y luego manteniendo presionada la tecla CTRL ir haciendo en las entradas que se desee seleccionar.
Seleccionar una fila completa: Clic en el encabezado de la fila.
29
Seleccionar una columna completa: clic en el encabezado de la columna.
Guardar un archivo de proyecto: Peridicamente, se debe guardar el proyecto para incluir, crear una copia d seguridad del proyecto. Microsoft Project proporciona varios modos de guardar un archivo de proyecto . Par guardar un proyecto de Microsoft Project por primera vez , optar por uno de los mtodos que se indican a continuacin :
Men : Archivo Guardar o Guardar como
Teclado: CTRL + G
30
Barra de Herramientas Estndar: EN cualquiera de los casos , aparecer la caja de dilogo Guardar como en la que se definir la ubicacin en la que se almacenara el archivo , as como el nombre con el que se identificara , tal como se muestra en la ilustracin a continuacin :
A. Escoger la unidad de disco y carpeta en la que se guardar el archivo del proyecto. B. Escribir el nombre del archivo. No es necesario escribir la extensin del nombre del archivo, ya que Microsoft Project la agregara automticamente (la Extension de los archivos de Microsoft Project es mpp). C. Hacer clic sobre el botn guardar.
31
Dar Seguridad a un archivo del Proyecto SI se desea dar seguridad de acceso a un archivo de Microsoft Project , guardado anteriormente , del men Archivo escoger el comando Guardar como y en esta caja de dialogo ,similar a la que se muestra en la ilustracin a continuacin , abrir el cuadro Herramientas y escoger Opciones generales
Como resultado aparecer una caja de dialogo pidiendo ingresar la (s) Contrasea (s) , para lo que hay que tener en consideracin que se pueden definir dos contraseas para dar distintos niveles de acceso al archivo . 1. Escribir una contrasea en el cuadro de texto Contrasea para evitar que otras persona habrn el proyecto sin utilizar la contrasea .Esto proporciona acceso de lectura escrita es decir; quien habr el proyecto porque conoce esta contrasea puede modificar el contenido del proyecto y guardarlo con el mismo nombre . Escribir una contrasea en el cuadro Contrasea contra escritura par evitar que otro usuario abra ,realice cambios y guarde el proyecto sin utilizar la contrasea .Si alguien conoce esta contrasea , abre el proyecto como de Solo Lectura y si lo modifica , tendr que guardarlo utilizando un nombre distintos .
2.
En cualquier Caso, si es que se ha especificado por lo menos una contrasea, el programa pedir que se confirme la contrasea para tener certeza que el usuario la conoce bien.
CONTRASEA : La contrasea distinguen mayscula de minscula y puede tener hasta 15
caracteres , incluidos nmeros ,letras y smbolos .SI se pierda la contrasea no se podr abrir el proyecto .
32
ESQUEMATIZAR LA PROGRAMACIN
Al finalizar el capitulo alumnos lograr:
Aprender a dividir un proyecto en fases y establecer los vnculos entre las tareas ,asi como asignar duracin a las tareas
Temas:
Esquematizar la Programacin: Tarea de resumen. Estructura de Descomposicin del trabajo (EDT) Determinacin de la Duracin de las tareas Establecer la relacin de Dependencia entre tareas
33
INTRODUCCION
Esquema en Microsoft Project es la organizacin de las tareas en una estructura jerrquica que muestra como algunas de ellas encajan dentro de grupos ms amplios. Estos grupos ms amplios que renen a varias tareas se denominan Tareas de Resumen y sus tareas componentes son sus subtareas. En otras palabras par que una tarea de resumen se completen, deben de haber finalizado todas sus tareas .Cada Tarea de Resumen puede constituir una fase o subfase del proyecto .La organizacin del proyecto mediante un esquema, facilitara lo siguiente:
Identificar las fases principales del proyecto. Mostrar solo las tareas de resumen del proyecto. Crear informes que incluyan las subtareas, las tareas de resumen o ambas. Mostrar el proyecto mediante un sistema de numeracin multinivel denominado estructura de Descomposicin del Trabajo (EDT).
o personalizado
Bsicamente ,hay dos mtodos para crear una lista de tareas .El primero denominado De arriba hacia Abajo , consiste en identificar las tareas mayores del proyecto , y luego ,desglosar cada fase en sus tareas componentes .El segundo , De abajo hacia Arriba consiste en primero hacer una lista de todas las tares posibles y luego agruparlas dentro de fases mayores . Si en un proyecto esquematizado se encuentra algunas tareas que no encajan en ninguna de las fases definidas , es probable que aun este faltando crear una fase mas .El primer mtodo tiene particularidad de ofrecer una vista preliminar de la programacin apenas se definen las fases mayores .
TARES DE RESUMEN
Una tarea de resumen es una tarea que se compone de subtareas y que las resumen .Se puede utilizar las caractersticas de niveles de esquema de Microsoft Project calcula automticamente la informacin de la tarea de resumen en funcin s las duraciones de sus subtareas y relacin de dependencia que existe en ellas.
34
Crear un esquema en la Programacin Se puede crear una Tarea de resumen mediando te degradacin (aplicacin de sangra) de la tarea o tareas que se encuentren inmediatamente a continuacin de ella segn el orden de Id .Para lo, efectuar lo siguiente: Seleccionar las subtareas que se encuentran resumir. inmediatamente a continuacin de la tarea que la
En la barra de Herramientas Formato, hacer clic sobre el botn Aplicar Sangra
Esto har que las subtareas seleccionadas aumenten en un nivel del esquema desplazndose hacia la derecha. Otro mtodo consiste en aplicar la sangra utilizando el mouse .Para lo, seleccionar las tareas componentes (subtareas) y colocar el puntero de mouse sobre la primera letra del nombre de cualquiera de las tareas seleccionadas de tal forma que el puntero tome la forma de una lnea horizontal con dos cabezas de flechas a los extremos ( ) ,Luego arrastrar el mouse hacia la derecha ( para aplicar sangra ) o hacia la izquierda (para anular sangra ) ,como muestra a la derecha .
35
Una tarea puede ser promovida a un nivel superior anulando su sangra, a menos que se encuentre en un nivel ms alto posible, ya sea utilizado el botn Anular sangra o arrastrando con el mouse hacia la izquierda.
RECORDAR Todas las tareas compones (subtareas) de una fase o subfase , deben estar directamente continuacin de la tarea de resumen en las que estn incluidas .El campo Duracin de las Tareas de resumen contienen u valor calculado basado en la duracin de las tareas y la relacin de las tareas componentes y la relacin de dependencia que existen sobre ellas
Utilizar el esquema de tareas

SI el Proyecto cuenta con muchas tareas de resumen y , en algn caso ,se desea centrar la atencin solo en algunas de las fases ,el uso del esquema reviste mucha importancia .Todas la tareas de resumen llevan al lado izquierdo un pequeo cuadrado con signos + o - , denominados los signos del esquema .El signo + indica que la tarea de resumen tiene subtareas que no se estn mostrando , mientras que el signo - indica que el detalle de las subtareas esta a la vista y puede ser ocultado . Tambin puede ser utilizado por los smbolos herramientas Formato y que son los siguientes: del esquema que se encuentra en la Barra de
Ocultar subtareas : Seleccionar las tarea de resumen en la que se desea ocultar subtareas y presionar el botn Mostrar Subtareas. Seleccionar la tabla de resumen que tiene ocultas las subtareas
las
presionar el botn
Cuando se presiona el botn mostrar de la barra de herramientas Formato , la primera opcin permite mostrar todas las subtareas que pudieran estar ocultas .Utilizado este mismo botn tambin se puede seleccionar el nivel del esquema a partir del cual se desea ocultarlas subtareas .En la ilustracin siguiente un proyecto multinivel (de 5 nivel de esquema ) ,al que se le aplica en botn Mostrar ,haciendo clic en nivel de esquema 4 .
36
Como resultado se ocultara el 5 nivel, es decir, no aparecer el nivel mayor que el aplicado.
37
ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICION DE TRABAJO (EDT)

La Estructura de descomposicin de trabajo (EDT) esta constituida por cdigos alfanumricos que identifican un nico lugar para cada tarea dentro de la estructura del esquema del proyecto .Estos cdigos pueden ser utilizados, por ejemplo, para informar sobre la programacin y los costos durante la ejecucin del proyecto ,hay dos tipos de cdigos EDT : 1. El ms simple corresponde a los nmeros de esquema en un sistema de numeracin multinivel .Microsoft Project calcula automticamente los numero de esquema basado en la estructura de la lista de tareas .Este tipo de numeracin no puede ser editado ; es decir , que siempre los nmeros sern calculados por Microsoft Project .Si una tarea se mueve a una ubicacin ,el numero de esquema cambiara automticamente , dependiendo de la nueva educacin dentro del esquema . El segundo tipo es el cdigo personalizado , que puede ser puede ser definido por un usuario .Se puede definir un juego de cdigos personalizados por proyecto y cada nivel representara un nivel de esquema en la lista de tareas. A diferencia del primer tipo que es completamente numrico, los cdigos de los niveles de esquema pueden estar representados por letras maysculas y minsculas, nmeros o caracteres o una combinacin de ellos, y no se actualizar automticamente. Sin embargo es posible recalcular los cdigos luego de ingresar o eliminar tareas.
2.
Mostrar los EDT predefinida

Los nmeros de la estructura de las descomposicin de trabajo (EDT) multinivel , son calculados automticamente por Microsoft Project y para visualizarlos , en el men herramientas , Opciones ,separador Vista , activar la casilla de verificacin Mostrar nmeros de esquema , tal como se muestra en la ilustracin 3-6 :
Como resultado, de activar esta opcin, al lado izquierdo del nombre de la tarea aparecern los nmeros calculados por Microsoft Project.
38
Definir Cdigos EDT personalizados

Microsoft Project puede crear una mscara de cdigos (EDT personalizados) para asignar los cdigos a las tareas dependiendo de su ubicacin en la estructura jerrquica del esquema del proyecto. Para crear una EDT personalizada, efectuar la siguiente accin:
Menu Proyecto, EDT , Definir Cdigos..
Lo que dar como resultado proyectos>
la aparicin de la caja de Definicin de Cdigos EDT <nombre de
Los Elementos de esta caja de dialogo tienes la siguiente utilidad: Vista previa de cdigos: Presentan una muestra de cdigos con las opciones que se especifiquen en el campo Prefijo y en la tabla de Mascara de cdigo. Este campo no se puede editar, solo es informativo. permite definir un Prefijo que ser aadido delante del cdigo EDT en cada tarea de proyecto activo. Es particularmente til cuando se trabajara con varios proyectos consolidados, para facilitar la identificacin de cada uno de ellos dentro del consolidado.
Prefijo de Cdigo de proyecto:
Tabla de la Mscara de Cdigos: Nivel: Indica en nivel de esquema que indica el cdigo EDT que se esta definiendo. Este campo se incrementa automticamente cuando se ingresa cada mascara de cdigo adicional de forma similar al campo Id cuando se ingresan tareas y, por lo tanto, tampoco se puede editar.
39
Secuencia:
Se usa para ingresar el tipo de carcter que utilizara la mscara de cdigo para el nivel seleccionado. Las opciones disponibles son: Nmeros (ordenadas) Letra mayscula (ordenadas), Letra minscula (ordenada) y Caracteres (sin ordenadas) Permite ingresar un numero que represente la longitud (nmeros de caracteres) requerido por el nivel actual del cdigo EDT. Si se escoge Cualquiera el cdigo podr tener cualquier longitud. La longitud mxima del cdigo EDT .La longitud mxima del cdigo EDT completo es de 255 caracteres. Se utiliza para definir el carcter que separa los niveles de cdigo EDT El separador predeterminado es el punto (.) El separador que se selecciona en el ltimo nivel no aparecer en la definicin total del cdigo. Cuando la casilla de verificacin esta activada especifica que Microsoft Project generara nuevos cdigos para las tareas nuevas que se inserten en el proyecto. Cuando esta casilla de verificacin e esta activada, fuerza a que cuando se edita un cdigo este no se encuentre repetido , es decir , establece que el cdigo sea nico .Si un cdigo ya existe , Microsoft Project presentara un mensaje notificando que el cdigo esta duplicado .
Longitud:
Separador:
Generar cdigos EDT para tareas nuevas :
Verificar la exclusividad de los nuevos cdigos EDT :
Por ejemplo, en la ilustracin que sigue se muestra que para el Project P537 (configurado como cdigo de proyecto), en el nivel 1 se ha definido letras maysculas (ordenadas) con una longitud Cualquiera y separadas del siguiente nivel por puntos. Los niveles 2 y 3 tienen configurada la secuencia con nmeros (ordenados) de una longitud Cualquiera y el nivel 2 se separara del que lo sigue por un punto (.) .Es importante indicar que siempre se debe establecer un Separador, as sea el ultimo nivel, en cuyo caso no lo presentara.
40
En caso se insertara una nueva tarea , el cdigo EDT de esta tarea ser el siguiente , correlativamente , que le corresponde el nivel en el que se inserto la tarea .Por ejemplo si en el caso anterior se inserta una tarea nueva en el lugar en que se encuentra la tarea 7 actual , su cdigo seria el que se muestra a continuacin (observar que toma el numero que sigue en el nivel pero no modificar o actualiza a los otros cdigos ) :
Para que estos cdigos se actualicen , es decir , para que la numeracin se vuelva correlativa , ir al men Proyecto ,EDT , y escoger la opcin Cambiar numeracin , que actualizar los cdigos por insercin o eliminacin de tareas .
41
LA DURACION A LAS TAREAS

La duracin es la cantidad de tiempo til -Duracin laboral para desarrollar el trabajo requerido para complementar una tarea. En forma predeterminada Microsoft Project no considera en las duraciones los das no laborables del calendario escogido (solo considera el tiempo efectivamente laborable). Como se muestra en el ejemplo de la ilustracin siguiente , la tarea 3 (arquitectura) tiene una duracin de 10 das - Duracin Laboral - , pero la longitud de la barra Gantt indica 12 das de la escala temporal Duracin Calendario ( Microsoft Project no ha considerado los das sbado y domingo , que son no laborables ):
Los valores de Duracin deben ir seguidos de una unidad de tiempo. En forma predeterminada Microsoft Project asigna alas duraciones , como unidad de tiempo , el da .Es decir , que si la duracin de una tarea esta en das , simplemente se debe escribir la cantidad de tiempo laborable sin indicar unidad de duracin y Microsoft Project asignara das como unidad de tiempo .Sin embargo , es posible ingresar duracin es en las siguientes unidades ,colocando la abreviatura de la unidad luego del valor de duracin :
Como se explico anteriormente ,Microsoft Project considera solo la semana laboral del calendario seleccionada ( en este caso como el calendario base no ha sido cambiado , la semana laboral predeterminada es de Lunes a Viernes , con 40 horas de trabajo , es decir 5 das de 8 horas cada uno ) para asignar las duraciones , pero podra darse el caso en que algunas tareas deban desarrollndose incluyendo los das no laborables , o tareas en que la duracin no depende de la cantidad de recursos que se le asignen .
42
Por ejemplo , un grupo de trabajadores deben viajar por tierra a una obra que se encuentra a 36 horas de viaje obviamente puede viajar cualquier nmero de trabajadores , mientras no exceda la capacidad del vehculo , y la tarea durara lo mismo , adicionalmente , no se viaja solo durante el calendario laboral de 8 horas diarias sino en forma constante hasta arribar al punto de destino y el viaje podra programarse durante el fin de semana que no es laborable .Igualmente ,puede haber tareas que sean entregadas a contratistas en las que el tiempo de entrega de la contrata este definido en das de calendario o que para el usuario sea irrelevante el calendario laboral ya que no lo controla .Para incluir , adems del tiempo laborable , el tiempo no laborable , se debe usar el concepto de duracin trascurrida
DEFINICION.- Duracin trascurrida es la cantidad de tiempo que necesitara una tarea para ser
completada , basada en un da de 24 horas y en una semana laboral de 7 das , incluyendo das feriados y otros no laborable
Para que una tarea tenga una Duracin trascurrida solo basta agregar la letra t (de trascurrido) a la abreviatura de duracin correspondiente. Por ejemplo, la tarea 3 de la ilustracin anterior mostraba 12 das de la escala temporal ya que se haba programado para 10 das laborales. Para que la tarea se pueda efectuar en 10 das de la escala temporal, es necesario que la unidad de tiempo est en das transcurridos diast-, tal como se muestra en la ilustracin que sigue:
Calcular la Duracin de una tarea El aspecto quiz ms importante de la administracin de proyectos y del planeamiento de un proyecto en particular, es la determinacin correcta de la duracin de cada tarea. Pueden darse dos casos: 1. El valor de la duracin de la tarea es o se da por conocido (Valor deterministico); por ejemplo, por experiencia previas en proyectos similares se puede determinar con suficiente exactitud la duracin de una tarea. El valor de la duracin de la tarea es incierto, pero que se pueden determinar varios valores probables de la ocurrencia, para obtener un valor nico de duracin estimada (Calor Probabilstico).
2.
Generalmente, cuando se elabora un proyecto existe cierto desconcierto para determinar la duracin de las tareas. Ante la incertidumbre originada por este desconocimiento, una forma normalmente aceptada por quienes tienen que calcular duraciones, consiste en proporcionar tres estimaciones de la duracin:
43
Una estimacin de tiempo mnimo debajo de la cual es difcil descender, es decir, una duracin optimista que se denominar o. Una estimacin de tiempo mximo, por encima del cual es improbable que la actividad se prolongue salvo accidentes o actos de la naturaleza, cuya probabilidad de ocurrencia se desprecia- es decir una duracin pesimista que se denominar p. Una estimacin de tiempo esperado, o sea aquella duracin que posee la mayor probabilidad de aparicin. Se trata del valor modal de la funcin de reparticin (queda entendido que es reparticin de las probabilidades entre los diferentes valores posibles); es decir una duracin esperada que se denominar m Por tanto, del conocimiento de la tarea se determina que pueden existir tres valores de duracin: o,p y m. Esto constituye el modelo probabilstico que utiliza Microsoft Project para calcular la Duracin nica de la tarea. Sin necesidad de incursionar en las muy complejas frmulas de la Ley de distribucin, mediante un razonamiento fsico sencillo se puede llegar a un resultado igualmente satisfactorio. Si se consideran os promedios de las tres experiencias, se obtendr lo siguiente: Una realizacin medianamente mala ,que constituye el promedio entre la pesimistas (o) y la esperada (m) (o+m) 2 Una realizacin medianamente mala que constituye el promedio entre la pesimista (p) y la esperada (m) :
(p+m) 2 Una realizacin esperada. m La media de estas tres realizaciones es lo que se conoce como Duracin estimada (De ):
(o+m) 2
+m+
(o+m) 2
De= ____________________________
3
Resolviendo la ecuacin anterior se determina que la frmula para hallar la duracin estimada es la siguiente:
De =
O + 4m + p
________________________________
44
DEFINICION.- Duracin estimada es la duracin para la cual la informacin que se dispone solo
permite determinar un valor provisional no definido. Para que otros miembros del equipo puedan reconocer su estado de rpidamente, duracin estimada estar claramente marcada como tal mediante un signo de interrogacin (?) colocado inmediatamente a continuacin de la unidad de duracin.
Clculos de la duracin de Microsoft Project Se puede realizar un anlisis hipottico algunas veces denomina anlisis PERT en la programacin, para calcular la Duracin Estimada de una tarea .Despus de especificar en la programacin las duraciones optimistas , pesimistas y esperadas de las tareas ,Project calcula una media ponderada de las tres duraciones y determina una estimacin de duracin nica utilizando la formula descrita anteriormente . Para ello se dispone de la tabla u hoja de Entrada PERT que se usa en combinacin con otras caractersticas de Anlisis PERT como ayuda para evaluar la duracin probable de las tareas . Sin embargo, en el proyecto tambin puede hacer tareas cuya duracin en conocida y no probable.
El Anlisis PERT es un proceso mediante el cual se avala un resultado probable tomado como
base tres casos : el mejor (optimista , o) , el esperado (m) y el peor (pesimista ,p) .
Para utilizar la herramienta de Anlisis PERT , se debe activar la barra de herramientas, Anlisis PERT ,desde el men Ver , Barra de herramientas , Anlisis PERT .Tambin se puede activar esta barra de herramientas , haciendo clic con el botn derecho del mouse sobre cualquier botn de las barras de herramientas visible y en el men contextual seleccionar Anlisis PERT .
Como resultado se activara la barra de herramientas Anlisis PERT que tiene el aspecto que se muestra a continuacin:
45
Como se dijo , los profesionales de la administracin de proyecto utilizan esta herramienta para definir las Duraciones estimadas cuando existen incertidumbre y no se cuenta con un valor nico conocido , pero tambin cuando existes duraciones cuyo valor es o se da por conocido .El clculo se efecta mediante la frmula cuyo desarrollo se hizo anteriormente .Es decir ,existen pesos asignados a los distintos valores de duracin que permite calcular la duracin estimada .Como se vio , estos pesos son:
Duracin
Optimista (o) Esperada (m) Pesimista (p)
Peso
1 4 1
Sin embargo ,estos pesos pueden ser cambiados antes de efectuar el anlisis , para dar a la Duracin estimada un sesgo diferente .Por ejemplo si se desea dar un sesgo pesimistas alas duracin es se podra establecer la duracin pesimista en 1.5 y la optimista en 0.5 , dejando la esperada en 4. Para cambiar los pesos predeterminados , en la Barra de herramientas Anlisis PERT se debe hacer clic el botn establecer pesos PERT .Al hacerlo aparecer una caja de dialogo Establecer pesos PERT , en la que se puede modificar los pesos :
IMPORTANTE.- Si la suma de los pesos es diferente que 6, aparecer un mensaje de error, pidiendo
el cambio para cumplir con esta condicin. Es decir, Microsoft Project, en ningn caso calculara la Duracin nica si la suma de los pesos no es igual al 6
Una vez definidos los pesos ,si fuese necesario , se debe proceder a ingresar los valores de las duraciones optimistas , esperada y pesimista , para lo cual , usando el botn Hoja de Entrada PERT de la barra de herramientas Anlisis PER que tiene el aspecto que se muestra ala izquierda se activara la Tabla de entrada PERT ,tal como la que muestra la ilustracin 4-5 :
46
EL campo Nombre de tarea contendr todas las tareas del proyecto activo incluyendo su nivel de esquema para facilitar el ingreso de los datos en proyecto grandes o en los que tenga muchos niveles de esquema .Si se dispusiera de una duracin deterministica ,es decir , aquella que el valor se da por conocido y sin incertidumbre , es decir , si los valores son probables , estos se ingresaran en los campos Dur. Optimista , Dur, esperada y Dur pesimista, tal como se muestra en la ilustracin de ejemplo siguiente .Microsoft Project solo calculara aquellos registros (tareas ) cuyos campos Dur .pesimista , Dur. Esperada y Dur. Optimista no sean cero.
Como el campo duracin es un campo calculado en caso se hayan ingresado valores en los campos de duracin optimista , esperada y pesimista ,y el Anlisis PERT utiliza un macro para su ejecucin , es necesario hacer clic sobre su botn calcular PERT que tiene el aspecto que se muestra ala izquierda , para que se calcule el campo de Duracin .Solo que calculara los registros que tengan valores probabilsticos .Los valores probablemente ingresados en la columna Duracion , as como los que tienen cero en las columnas de duracin optimistas esperada y pesimista no sern calculados , tal como se aprecia en la ilustracin siguiente en la que se observa que los valores conocidos ya no llevan el signo ? .
47
Una vez que se han ingresado los valores y calculados las Duraciones el Anlisis PERT permite que se puedan visualizar los distintos escenarios creados por cada una de las duraciones ingresadas, para lo cual hay que efectuar las acciones siguientes: La vista Gantt pesimista se encuentra en combinacin con otras caractersticas del anlisis PERT de Microsoft Project como ayuda para evaluar la duracin , la fecha de comienzo y la fecha de fin peores de las tareas .Para visualizarla , se presionara el botn Diagrama de Gantt pesimista de la barra de herramientas Anlisis PERT ,similar al que aparecer a la izquierda de la vista muestra informacin del proyecto en forma de hoja y al lado derecho muestra en forma de grafico. La vista Gantt optimista se usa en combinacin con otras caractersticas del anlisis PERT de Microsoft Project como ayuda para evaluar la duracin , la fecha de comienzo y la fecha de fin mejores de la tarea .Esta vista se activa mediante el botn PERT .La vista Gantt optimista tambin es una variante de la vista Diagrama de Gantt y se comporta de igual forma que el caso pesimista . La vista Gantt esperado , al igual que las anteriores , se utiliza en combinacin con otras caractersticas del anlisis PERT como ayuda a la evaluacin de las duraciones , fechas de comienzo y fechas de fin esperados de las tareas .Para activar esta vista se presiona el botn Gantt esperado de la barra de herramientas anlisis PERT .
RECORDAR.- En el Campo de duracin de las vista Diagrama de Gantt, las duraciones estimadas con
el anlisis PERT aparecer con un signo de interrogacin que significa que es esas duraciones hay un porcentaje de incertidumbre, es decir, que constituye un valor probabilstico. Los valores que se ingresaron directamente en el campo Duracin sin indicar el optimista , el esperado y el pesimista , es decir los valores determinsticos ,no llevaran el signo de interrogacin . Dar Duracin a una Tarea usando el mouse Alternativamente , tambin se puede ingresar la duracin de una tarea utilizando el mouse ,para lo cual hay que colocar el puntero del mouse en el borde derecho de la barra de Gantt de la tarea a la que se sigue , arrastrando hacia la derecha o a la izquierda para determinar la duracin de la tarea , la cual se podr ir viendo en el cuadro informativo Tarea donde la Duracin : y la fecha de Fin irn variando conforme se arrastra el mouse hasta obtener el valor deseado .
48
IMPORTANTE.- La duracin, cuando se define con el mouse, ser una duracin estimada y, por lo tanto,
llevara el signo de interrogacin en la columna duracin del diagrama de Gantt.
Relacin de dependencia entre tareas :
La vinculacin es el proceso mediante el cual se establece una relacin de dependencia entre las tareas , tambin conocida como vinculo o relacin de precedencia , de tal manera que se define la forma en que el comienzo o fin de la tarea depende del comienzo o fin de la otra. La lnea que vincula las tareas en las barras de Gantt se denomina lnea de vnculo. Una tarea puede tener varias predecesoras y varias sucesoras. Un proyecto es algo ms que una simple relacin de tareas aisladas ya que normalmente muchas de esas tareas estn relacionadas unas a otras. En la hoja de tareas se ha escrito el nombre de las tareas un aa continuacin de la otra y hasta ahora todas estn programadas para comenzar al mismo tiempo .Aun si se ha definido que tarea debe comenzar o finalizar con relacin a otras tareas . Las tareas se vinculan definiendo una relacin entre sus fechas de comienzo y de fin .Existen cuatro tipos de relaciones de dependencia o vnculos entre tareas:
49
50
ESTABLECER LA RELACION DE DEPENDENCIA ENTRE TAREAS

Muchas veces puede que se necesite relaciones de dependencia entre tareas diferentes que la predeterminada , es decir Fin a Comienzo (FC) .Estableciendo correctamente los vnculos entre tareas, a menudo se puede acortar el tiempo que se tomara para complementar el proyecto y se podr optimizar el uso de os recursos .Existen diferentes formas de definir los vnculos entre tareas : Establecer el vnculo predeterminado Cuando se desea establecer un vnculo Fin a Comienzo (FC) (predeterminado) entre dos o ms tareas, se pueden optar por cualquiera de los mtodos siguientes: Si las tareas se vincularan en el orden en que se encuentra de menor a mayor Id- seleccionar todas las tareas que se vincularan , y luego hacer clic en el botn Vincular tareas en la barra de herramientas Estndar .Las tareas se vincularan de modo tal quela que tiene menor nmero de Id ,siempre ser predecesora de la que tenga numero de Id siguiente , tal como se muestra en la ilustracin que sigue : Otro mtodo consiste, en arrastrar con el mouse, en el Diagrama Gantt, desde la barra de la tarea predecesora hasta la barra d sucesora. En este caso ,aparecer una ventana que indica cmo se define el vinculo Fin a Comienzo y el mouse toma la forma de eslabn que se encuentra en el botn Vincular tareas , tal como se muestra en la ilustracin que sigue :
A pesar que no es usual , tambin se puede hacer una seleccin de tareas no adyacentes y vincular con la relacin de dependencia Fin a Comienzo .Se debe tener presente que con este mtodo de predecesoras no necesariamente ser la tarea del menor Id , sino que se establecer el vinculo en el orden en que se hayan seleccionado las tareas .Por ejemplo , si en el caso anterior se selecciona las tareas en la siguiente orden :
Arquitectura (tarea 3 ) Elctricos( tarea 6 ) , Estructurales ( tarea 4) , Sanitarios ( tarea 5 )
51
Esta relacin de dependencia entre tareas Fin a Comienzo dar como resultado el establecimiento de los vnculos que se muestran a continuacin:
IMPORTANTE: Tambin, luego de seleccionar las tareas se puede usar el men Edicin,
vincular tareas o CTRL +F2.
Establecer cualquier tipo de vnculo: Igualmente para establecer cualquier tipo de vnculo y no solamente el predeterminado existen varios mtodos que se puedan utilizar indistintamente : Prime Mtodo : En la hoja d tareas existe una columna denominad Predecesoras , que se visualizar moviendo la barra divisoria vertical hacia la derecha o desplazando la tabla con la barra de desplazamiento horizontal .Para definir el vinculo , en esta columna colocar el sector de celda en la tarea que ser sucesora y escribir el vinculo , utilizando los siguientes criterios :Si el vinculo es de Fin a Comienzo (FC) simplemente escribir el numero d Id de la tarea predecesora , ya que es el vinculo predeterminado .Al ser el vinculo predeterminado , no es necesario escribir FC . Si el vnculo no es predeterminado, escribir el vnculo siguiendo la siguiente sintaxis: < Id de predecesora > Vinculo de predecesora Vinculo de sucesora Por ejemplo para la tarea 6 , 5CC en el campo predecesoras de la tabla de datos , significa que la tarea 6 es decir , donde se encuentra el vinculo , que es la tarea seleccionada - debe Comenzar cuando la tarea 5 Predecesora Comienza , tal como aparece en la ilustracin siguiente :
52
Para establecer varias predecesoras para un atarea , al escribirlas en la columna Predecesoras deber estar separadas por el Separador de lista configurado en el Panel de Control de Windows usualmente es la coma o el punto y coma -, tal como aparecer a continuacin :
Segundo mtodo : En la hoja de tareas , hacer doble clic sobre el nombre de la tarea a la que se le debe definir si predecesora , aparecer la caja de dialogo Informacin de la tarea , que tiene un separador Predecesoras .En la columna Id de este separador , escribir el numero de Id de la tarea predecesora y pulsar TAB . Cuando esto se hace ,Microsoft Project coloca el Nombre de tarea en la columna respectiva .Igualmente ,si resulta ms fcil, hacer clic al lado derecho del campo nombre de la tarea y se abrir una lista con los nombres de todas la tareas , desde donde se puede escoger el nombre de la tarea predecesora .Luego ,abrir la lista de opciones del campo Tipo y escoger el vinculo requerido . En la ilustracin siguiente se establece una relacin de dependencia entre la tarea 3 (Arquitectura ) como Predecesora y la tarea 4 (estructuras) como Sucesoras :
Si , por error , se trata de vincular una tare a otra que es su tarea de resumen ,Microsoft Project mostrara un mensaje de error haciendo saber al usuario que no es posible realizar este tipo de vinculo y sugiriendo la estrategia para solucionar este problema .
53
ESTABLECER ADELANTAO O POSICIN En muchas ocasiones, los vnculos entre tareas no representan fielmente la forma en que se desarrolla el trabajo. Por ejemplo , si una tarea consiste en confeccionar el diseo de arquitectura de una edificacin y la siguiente tarea es calcular y confeccionar los planos de estructuras de la misma , lgicamente el vinculo tiene que ser el predeterminado , pues no se podra calcular las estructuras de algo que aun no ha concebido .Sin embargo , durante el proceso de creacin de la Arquitectura , puede llegar al momento es que se genere la informacin suficiente como para empezar los clculo estructurales . Con el fin de reducir la fecha de finalizacin del proyecto, se pueda adelantar la fecha de la tarea estructuras en una cantidad determinada, manteniendo la relacin de dependencia existente. Tambin podra darse el caso de una tarea de aplicar pintura imprimante en una habitacin .La tarea sucesora es decir la Aplicacin de la pintura latex , no pueda realizarse hasta que la pintura imprimante haya secado , por lo que tendra que posponer el inicio de la tarea sucesora en el tiempo que demore el secado ,igualmente sin variar la relacin de dependencia bsica . Para ello se utiliza el Adelanto si se desea adelantar la fecha de comienzo o fin de la tarea sucesora o la posposicin si se desea retrasar el comienzo o fin de la tarea sucesora. Tanto el Adelanto como las Posposicin puede egresarse de dos formas, teniendo mucho cuidado en ambos casos con el vnculo bsico estableciendo entre las tareas: Con unidades de duracin o Como un porcentaje de la duracin de la tarea predecesora. Para agregar un adelanto o posposicin, se pueden utilizar tres mtodos:
Primer mtodo : Hacer clic exactamente sobre la lnea de vinculo entre las tares a la que se desea dar el adelanto o posposicin .Al hacerlo aparecer la caja de dialogo dependencia entre tareas y en el cuadro de texto Posposicin ingresar el valor del adelanto o posposicin deseado ( posteriormente se ver en detalle como aplicar estos valores )
Segundo Mtodo: En la caja de dialogo informacin de la tarea, que se vio anteriormente, se ingresa el adelanto o posposicin en la columna Pos.
54
Ejemplos de aadir tiempo de adelanto o posposicin
Para :
Comenzar la tarea actual cuando la tarea 3 esta a medio finalizar
Escribir en la columna predecesoras :

3FC -50%
Comenzar la tarea actual dos das despus que comienza la tarea 3
3CC+2d
Comenzar la tarea actual dos das antes que comience la tarea 3 Finalizar la tarea actual tres das antes que finalice la tarea 3 Comenzar la tarea actual cuando la tarea 3 esta al 80%
3FC-2d
3FF-3d
3FC-20% o 3CC+80%
IMPORTANTE.- Es conveniente reiterar que el valor del adelanto o posposicin puede depender
del tipo de vinculo entre las tareas , tal como se sucede del ltimo de los ejemplo s , en el que cualquiera de los trminos dar el mismo resultado .ES decir ,que se debe tener especial cuidado en definir correctamente el signo , en el cuadro de texto Posposicin o en el campo Predecesoras de la hoja de entrada . En el caso que la relacin de la independencia original sea fin a Comienzo y se deba agregar adelanto o posposicin, se deber escribir la abreviatura del vnculo de todas maneras .Por ejemplo 3FC-25% En caso sea necesario, el tiempo de adelanto o posposicin tambin puede darse en unidades trascurridas, agregado la letra t a las unidades de tiempo.
55
DELIMITACIONES Y TAREAS REPETITIVAS
Al finalizar el capitulo el alumno lograra:
Establecer restricciones a algunas tareas del proyecto y conocer el concepto de las tareas que tiene un patrn de de repeticin.
Temas:
Concepto de delimitaciones y tipos Aplicar Delimitaciones a las tareas Uso de la fecha limite Insertar Tareas repetitivas
56
INTRODUCCIN
Las Delimitaciones son las restricciones o limitaciones que se imponen a las fechas de comienzo o fin de algunas tareas del proyecto .Por ejemplo , se puede especificar de n atarea puede especificar una fecha en particular debido a que algn recursos necesario solo esta disponible a partir de esa fecha o se puede establecer que una tarea finalice antes de la fecha definida porque en esa fecha arribara un inspector para dar conformidad a la tarea . Cuando se ingrese un nueva ventana tarea a un proyecto programado , a partir de la fecha de comienzo Microsoft Project la asigna automticamente la delimitacin .Lo antes posible ,Tal como se vio en el captulo 2 .En tanto ,si se agrega una nueva tarea a un proyecto programado a partir de la fecha de fin, le asignara una delimitacin Lo ms tarde posible .A excepcin de estas dos delimitaciones, el resto requerirn definir una fecha .Las delimitaciones y su impacto en la programacin son las siguientes :
Delimitacin
Impacto en la Programacin
Descripcin
Lo antes Posible (LAP)
Flexible
Con esta delimitacin , Microsoft Project programa la tarea para que comience en la fecha ms temprana posible , teniendo en cuenta lis dems parmetros de programacin .No se establecen delimitaciones adicionales de fecha en la tarea .Este valor es la delimitacin predeterminada para los proyectos que se programan a partir de la fecha de comienzo
Lo ms Tarde Posible
Flexible
Con esta delimitacin ,Microsoft Project programa la tarea para que comience en la fecha ms tarda posible , teniendo en cuenta los dems parmetros de programacin .No se establecen delimitaciones adicionales predeterminada para los proyectos que se programan a partir de la fecha de fin , esta delimitacin se aplica cuando se especifica una fecha de fin para una tarea
No Finalizar despus de (NFDD)
Moderada
Esta delimitacin ndice la fecha ms tarda posible en que pueda completarse la tarea .Puede finalizar en una fecha igual o anterior a la fecha especificada .En los proyectos programados a partir de la fecha de fin , esta delimitacin se aplica cuando se especifica una fecha de comienzo para una tarea .
57
No Finalizar despus de (NFDD)
Moderada
Esta delimitacin indica la fecha ms tarda posible en que puede empezar la tarea .Puede empezar en una fecha igual o anterior a la fecha especificada .En los proyectos Programados a partir de la fecha de fin, esta delimitacin se aplica cuando se especifica una fecha de comienzo para una tarea.
No finalizar antes del (NFAD)
Moderada
Esta delimitacin indica la fecha ms temprana posible en que puede completarse la tarea. No puede finalizar antes de la fecha especificada .En los proyectos programados a partir de la fecha de comienzo ,esta delimitacin se aplica cuando se especifica una fecha de fin para la tarea
No Comenzar antes de l(NCAD)
Moderada
Esta definicin indica la fecha ms temprana posible en que puede empezar la tarea .No puede empezar antes de la fecha especificada .En los proyectos programados a partir de la fecha de comienzo, esta delimitacin se aplica cuando se especifica una fecha de comienzo para un tarea.
Debe Comenzar el (DCE)
Inflexible
Esta delimitacin indica la fecha exacta en que debe empezar la tarea .Los dems parmetros de programacin, como las dependencias entre tareas, los tiempo de adelanto o de posposicin, la redistribucin de recursos y el retraso son de menor importancia con respecto a este requisito.
Debe Finalizar el (DFE)
Inflexible
Esta delimitacin indica la fecha exacta en que se debe completar un atarea .Los dems parmetros de programacin ,como las dependencias entre tareas , los tiempo de adelanto o de posposicin , la redistribucin de recursos y el retraso ,sonde menor importancia con respecto a este requisito
58
DEFINIR UNA DELIMITACION PARA UNA TAREA

Para definir una delimitacin para una tarea, se debe seleccionar la tarea y activar la caja de dialogo Informacin de la tarea y efectuar lo siguiente A. Hacer clic en el Separador Avanzado B. Escoger el Tipo de Delimitacin C. Definir la fecha de delimitacin
Cuando se aplica un Delimitacin a una tarea en la columna Indicadores aparecer un icono que indica que esa tarea tiene una delimitacin diferente a Lo antes posible o Lo mas Antes posible y al colocar el puntero del mouse sobre el icono se mostrara un mensaje indicando el tipo de delimitacin y la fecha en que ocurrir , tal como se ve en la ilustracin que sigue :
59
Resolver conflictos con las Delimitaciones Las delimitaciones pueden afectar la fecha de finalizacin del proyecto o generar conflictos con otros requerimientos del programacin .SI hay algn conflicto (o conflicto potencial) que una delimitacin puede causar en el proyecto .En el Asistente de planeacin se puede continuar con el cambio independiente de los conflictos generados para luego ajustar la programacin a ellos .
IMPORTANTE: Para tener la seguridad que el asistente de planeacin se encuentra activo, en

Opciones. Del men Herramientas, separador General verificar que se encuentren activadas las casillas de verificacin Consejos de Asistente para Planeacin y Consejos sobre errores.
Por ejemplo, por razones de disponibilidad se ha decidido que la tarea Estructuras de los proyectos activos, deba comenzar en una fecha determinada. Al aplicar la delimitacin, se podra estar afectando a otras tareas que se encuentran relacionadas a ellas, por lo que se aparecer el Asistente para planeacin con una ventana similar a la que se a muestra a continuacin en la ilustracin siguiente:
Como se puede ver, el Asistente informa de un potencial si se usa esta delimitacin y por lo tanto , sugiere tres posibilidades : Cancelar. No se aplicara delimitaciones alguna a < nombre de la tarea > Continuacin, evitando el conflicto mediante la utilizacin de tipo <nombre de la delimitacin >. En este caso sugiere otra Delimitacin que n o generara conflicto o que afectara menos a la programacin. Continuar .Se establecer un delimitacin del tipo <nombre de la delimitacin aplicada > .Si se toma esta opcin ,el usuario decide que el conflicto no tiene importancia y que puede aplicarse afectando a otras tareas , es decir que se ignora las recomendaciones anteriores del Asistente .
60
Por qu evitar las inflexibles Delimitaciones? Cuando se ingresan las tareas , sus duracin es y luego relacin de dependencia entre ellas ,Microsoft Project tiene la suficiente flexibilidad para calcular los cambios que ocurran en la programacin , as como para resolver ciertos conflicto con recursos. Debido a que Microsoft Project toma en cuenta la delimitacin cuando calcula la programacin, es importante utilizarlas solamente cuando sea estrictamente necesario Un uso adecuado de una delimitacin ocurre cuando por ejemplo, hay un requerimiento de una fecha exacta para la realizacin de una tarea, tal como un evento en particular. Efecto de delimitar una tarea que es dependiente de otra tarea puede producir resultados no deseados .Por ejemplo, la tarea Estructuras debe comenzar tan pronto como termine Arquitectura .SI a la tarea Estructura se le asigna una inflexible delimitacin de comenzar en una fecha determinada y fija , por ejemplo el da 15 y la tarea Arquitectura termina antes , Microsoft Project no podr recalcular la programacin y sacar ventaja del fin ms temprano de la tarea y hacer que Estructuras pueda comenzar antes .
IMPORTANTE : Cuando la programacin se define desde la fecha
de comienzo ,en la informacin bsica del proyecto ,si se ingresa una fecha de comienzo para una tarea o se arrastra una barra Gantt para cambiar la fecha de comienzo ,Microsoft Project asigna una Delimitacin No comenzar antes de basado en la nueva fecha de comienzo .SI se ingresa una Fecha de fin ,automticamente se asignara una Delimitacin No finalizar antes de.
61
DEFINIR LA FECHA LIMITE PARA UNA TAREA

Cuando no se desea volver inflexible los valores de comienzo y fin de una tarea utilizando las Delimitaciones , pero esta requiere finalizar antes de una fecha limite se podr definir esta tarea sin que se vuelva regida e inflexible .Para definir una fecha lmite para un tarea especfica ,seleccionar l atarea en cualquier vista de tabla y efectuar una de las siguientes acciones :
En la caja de dialogo informacin de la tarea seleccionar el separador Avanzado y en el marco Delimitar tarea , se encuentra Fecha limite donde se escoger la fecha lmite de la tarea ; en el Diagrama de Gantt la fecha limite aparecer fijada como un fecha de bordes verdes apuntando hacia abajo luego la barra de tareas seleccionada , tal como se muestra :
62
Cuando la programacin sea actualizada y la fecha de fin de la tarea exceda la fecha limite aparecer un Icono en la columna de Indicadores el cual har saber que se ha excedido la fecha lmite fijada .Al colocar el puntero del mouse sobre el icono , aparecer la informacin que la fecha de fin d la tarea es posterior a la fecha lmite fijada ,como aparece en la ilustracin siguiente :
63
TAREAS REPETITIVAS
Una tarea repetitiva es aquella se repite a intervalo predecibles ,tal como una Reunin semanal para evaluar y coordinar el desarrollo del proyectos .Tambin pueden considerarse como tarea repetitivas aquellas que se repiten sin periodicidad ,pero con un patrn definido en razn de su naturaleza ; por ejemplo , en un proyecto de desarrollo de software ,pueden haber varias tareas programadas para las distintas etapas del desarrollo que al finalizar requieran de unas pruebas ; es decir ,que al finalizar cada una de estas tareas debe hacer una tarea para efectuar las pruebas de cada etapa concluida .En este ltimo caso , la tarea repetitiva Prueba del software no tendr peridicamente , pero si es una accin que se repite a intervalos predecibles - la finalizacin de cada una de las etapas de desarrollo que requiere a prueba -. Y debe efectuarse al terminar una tarea. Insertar un atarea repetitiva peridica Para agregar una tarea que se repite con periodicidad a un proyecto, colocar el selector de celda en la posicin en la que se desea aparezca la tarea y efectuar la siguiente accin:
La caja de dialogo resultante, informacin de la tarea repetitiva, es similar continuacin y contiene los elementos que se indican:
a la que se muestra a
64
Nombre de la tarea: Duracin:
Permite especificar un nombre para la tarea repetitiva. Se utiliza para especificar la duracin de cada ocurrencia de la tarea repetitiva. Especificar la frecuencia con que se repite la tarea .Esta frecuencia puede se Diaria, Semanal, Mensual y Anual .Para cada frecuencia de repeticin hay diferentes opciones que puede adoptar la tarea. Especificar el periodo de tiempo durante el cual tiene lugar la tarea repetitiva o el nmero total de ocurrencias .En forma predeterminada, Microsoft Project asume que la tarea repetitiva se efectuara durante todo el proyecto .Sin embargo, permite una fecha de inicio (Comienzo) y una fecha de fin (terminar el); o establecer un numero de ocurrencias activando el botn de opciones Terminar despus de # veces.
Patrn de repeticin:
Intervalo de repeticin:
Dependiendo de la frecuencia escogida en el lado izquierdo del Patrn de repeticin , el marco que esta a su derecha cambia de la siguiente forma: Si se escoge el patrn de repeticin Diariamente, ser posible activar el botn de opcin Das para permitir que la tarea ocurra en cualquier da de la semana (incluyendo sbados, domingos o feriados registrados en el calendario) o el botn de opcin Das Laborales para programar la tarea solo en los das laborables especificados en el calendario del proyecto. En ambos casos la frecuencia de repeticin del evento puede ir desde cada da hasta doce das:
Si e escoge Semanalmente, ser posible especificar el rango de frecuencia desde cada semana hasta cada doce semana en lo que ocurrir y, a continuacin, definir el da o los das de la semana en los que ocurrir a tarea repetitiva.
65
Si se escoge Mensualmente, se podr definir una fecha o un da de la semana . con una frecuencia entre cada doce meses .Por ejemplo, sera posible especificar el da quince cada tres meses o el ltimo jueves de cada cuatro meses.
SI se escoge Anualmente, ser posible especificar una fecha o un da de la semana .Por ejemplo, sera posible especificar cada quince de julio o cada segundo lunes de octubre.
Podra darse el caso ,dependiendo del patrn de repeticin y la frecuencia con que se defini la tarea repetitiva ,que una o mas ocurrencias de la tarea repetitiva deba suceder en da no laborable ,en cuyo caso Microsoft Project presentara una caja de dialogo similar a la que se muestra a continuacin , informando de este hecho y permitiendo que el usuario escoja entre programar las tareas y fechas laborables o no crear las ocurrencias :
66
Una vez establecidos todos los parmetros ,Microsoft Project crea un atarea de resumen utilizando el nombre de la tarea repetitiva , cuyas subtareas son cada una de las ocurrencias ,denominadas con el nombre de la tarea repetitiva seguido de un numero correlativo de acuerdo a la cantidad de ocurrencias ; en forma predeterminada cada subtarea tendr una Delimitacin No comenzar antes del , llevando la fecha en que ocurrir un de estos eventos ,tal como se muestra enseguida :
IMPORTANTE: Una tarea normal no se puede convertir en repetitiva ni viceversa.
Insertar una tarea repetitiva no peridica Coloca el selector de celda en el lugar donde se insertara la tarea repetitiva y efectuar las mismas acciones como si fuese una tarea repetitiva peridica ,teniendo en cuenta el numero de ocurrencias .Por ejemplo ,hay tres tareas (Estructuras , Sanitarios y Elctricos) a cuya finalizacin se requiere el establecimiento de un protocolo de Fiscalizacin cuya duracin es de 2 das para cada una .Cada tarea tiene duracin diferente y a su fin deber efectuar una tarea cuya naturaleza y duracin es la misma y ,por lo tanto , esa tarea repetitiva no podra ser peridica . En la ilustracin siguiente se muestra ,a modo de ejemplo ,las tres tareas que requieren d la prueba :
67
En la primera celda disponible debajo de las tareas insertar una tarea repetitiva de las siguientes caractersticas: A. Nombre :Fiscalizacin B. Duracin : 2 das C. Patrn de repeticin : Diariamente Intervalo de repeticin: terminar despus de 3 veces tal como aparece a continuacin:
Se insertara una nueva tarea repetitivamente con 3 eventos cuyo Comienzo tiene una Delimitacin No comenzar antes del
68
Tal como se explico anteriormente ,todas las ocurrencias de una tarea repetitiva tienen en forma predeterminada una Delimitacin No Comenzar antes del que , objetivamente , es la que proporciona la periodicidad .Por lo tanto ,para que cada ocurrencia de la tarea repetitiva deje de tener periodicidad .Por lo tanto, para que cada ocurrencia de la Tarea repetitiva deje de tener periodicidad s se le debe quitar esa Delimitacin y hacerla que comience Lo antes posible .Par esto ,seleccionar todas las ocurrencias y no la Tarea repetitiva es si -, y abrir la caja de dialogo Informacin de Tareas Mltiple ( se abre con el botn Informacin de la tarea tal como se vio anteriormente ) .En el separador Avanzado , en el cuadro combinado Tipo de delimitacin, escoger Lo antes posible ; luego de vincular cada tarea con su predecesora respectiva ( en la ilustracin siguiente de ejemplo , tarea 4 con Tarea 9 , Tarea 5 con Tarea 10 y Tarea 6 con Tarea 11 ), dando el resultado que se muestra a continuacin :
RECORDAR: Es muy importante recordar que las tareas repetitivas no peridicas, lo son en razn de su naturaleza y no dependen de una frecuencia de repeticin peridica.
69
USO DE RECURSOS
Establecer la lista de recursos que trabajan en las distintas tareas del proyecto y sus parmetros de costo y disponibilidad bsicos
Temas
Crear el Fondo de recursos del Proyecto Definir la Disponibilidad de los Recursos Actualizar las Tasas de Pago
70
El Personal ,suministros ,equipamiento y material necesario para llevar a cabo las tareas del proyecto constituyen los Recursos .La asignacin de recursos a las tareas puede convertirte en parte importante del xito en el administracin del proyectos , Sobre todo en la fase de programacin. Se recomienda asignar recursos a las tareas cuando el objetivo se :
Llevar a cavo un seguimiento del trabajo realizado por el personal y el equipamiento asignado a las tareas. Garantizar responsabilidad y comprensin del proyecto .Cuando las responsabilidades estn claras, existentes un menor riesgo de pasar por alto alguna tarea. Aumentar la flexibilidad del planeamiento en cuanto al modo y al momento en que debe estar terminadas las tareas. Controlar los recursos con sobreasignacin o infra asignacin de trabajo. Determinar los Costos de los recursos y proyecto para poder controlarlos
Con Microsoft Project. se puede asignar recursos a las tareas y ,despus usar las herramientas y presentaciones disponibles ,para administrar estos recursos y el proyecto completo ,de forma ms eficiente ,permitiendo , entre otras cosas : Asignar recursos a las tareas para asegurarse de que la programacin contiene el personal. El equipamiento y material adecuado. Crear programacin de trabajo para los recursos.
La informacin de los recursos se almacenara con cada proyecto y la cantidad de informacin que se introduzca depender del nivel de detalle deseado .Por ejemplo , es posible asegurar simplemente que cada tiene un recurso ,junto con las asignaciones de tareas .
SUGERENCIA: Si no se desea realizar un seguimiento de los recursos, no es preciso introducir ninguna informacin referida a ellos .Si no ingresa informacin acerca de los recursos, Microsoft Project calculara la programacin utilizando solo la informacin acerca de la duracin de las tareas y la relacin de dependencia entre ellas.
Las asignaciones de los recursos afectan a la periodo de tiempo que tarda en finalizar un atarea ; esto se denomina programacin condicionada por el esfuerzo .En funcin de las asignaciones de los recursos ,Microsoft Project calcula tambin los costos de los recursos y tareas si se considero informacin sobre costos y la cantidad de trabajo completado .Si una tarea tiene duracin fija ,Microsoft Project omitir el trabajo del recurso cuando programe esa tarea .Por ejemplo viaje a la obra puede ser una tarea de duracin fija ,ya que siempre tarda lo mismo independientemente de la cantidad de trabajo que se haya realizado .
71
Qu es el Condicionamiento por el esfuerzo? El mtodo predeterminado de asignacin de recursos hace que la duracin de la tarea sea condicionada por el esfuerzo realizado para efectuarla .Esto significa que la duracin de un atarea aumenta o se reduce e funcin de los recursos asignados, mientras el esfuerzo, cantidad de trabajo para realizarla se mantiene invariable.
Por ejemplo ,una tarea puede tener programada 32 horas de trabajo para poder ser complementada con una duracin de 2 das solo completara 16horas -2 das a 8 horas /da .Si se asignan dos recursos a 8 horas al da completaran las 32 horas en 2 das -2 recursos a 8 horas /da por 2 das realizaran 32 horas de trabajo .La programacin condicionada por el esfuerzo solo es aplicable a los recursos de trabajo y no a los materiales que se agreguen o quiten de una tarea .Despus de conocer la forma de asignar los recursos se ver ,e en este mismo Capitulo y con cierto detalle. La forma en que la asignacin afecta a la duracin de las tareas.
72
CREAR UN FONDO DE RECURSOS PARA EL PROYECTO
Antes de asignar recursos a las tareas ,se debe crear un Fondo de recursos para el proyecto con el fin de ahorrar tiempo posteriormente cuando deban asignarse los recursos a cada tarea .Para ello ,se deber activar la hoja de recursos ,desde el men Ver .
La hoja de recursos muestra informacin acerca de cada uno de los recursos en un formato tabular semejante al de una hoja de clculo .De manera predeterminada, la tabla Entrada para recursos se compone de columnas que contiene los siguientes campos:
CAMPO
DESCRIPCION Contiene el nmero de identificacin correlativo que Microsoft Project asigna automticamente a cada recurso que se agregue a la tabla de Entrada para recursos. Este campo no se puede editar
Id
Indicadores
Los indicadores son pequeos iconos que presentan informacin o notas relativas a un recursos .El campo Indicadores se encuentran situado a la derecha del campo Id y aparece en diversas tabla .Este campo tampoco se puede editar
Nombre del Recurso
Permite ingresar el nombre del recurso ,sea este humano , de equipamiento o material que pueda ser utilizado en el proyecto activo o que pueda ser compartido con otros proyectos y que permita representar e identificar claramente al recurso
73
Tipo
Proporciona opciones para definir el tipo de recursos : trabajo o Material .Los recursos de trabajo esta formados por personas equipamiento y cualquier elemento que tenga un costo por unidad de tiempo .Por ejemplo trabajador que gana S/.225 a la semana ,un Cargador frontal que cuesta S/.134 por hora , o un Sala de conferencias que cuesta S/.2,500 ala semana .Los recursos materiales son suministros consumibles ,como acero ,hormign , solventes ,pinturas, etc. Permite ingresar la unidad de medida propia del recurso material ;por ejemplo ,toneladas ,caja o metros cbicos .Esta etiqueta se utiliza conjuntamente con las unidades de asignacin de recursos materiales ; por ejemplo 2 toneladas o 425 Litros .Cuando el recursos es de trabajo ,este campo se desactiva . Se utiliza para facilitar una identificacin mas rpida de los recursos .De manera predeterminada, el campo Inciales toma la primera letra del nombre del recurso ; sin embargo ,lo recomendable es asignar inciales que permitan identificar inequivocablemente al recurso .Por ejemplo ,si hay los recursos Administrador, Arquitecto y Albail ,todos llevaran en forma predeterminada la inicial A y si permanece esa inicial para los tres recursos ,no habra forma de identificar a uno de ellos en particular por medio de sus inciales .
Etiqueta de Material
Inciales
Grupo
Sirve para organizarse e informar con mayor facilidad acerca de los recursos .un grupo es una serie de recursos que comparte algunas caractersticas, agrupados bajo un mismo nombre. Por ejemplo es posible agrupar recursos por su funcin y utilizar nombres como Carpinteros o Editores. Tambin es posible agrupar los recursos por tipo de contrato, como Contratados y Estables. Agregar el campo Grupo a una hoja de recursos cuando se desea mostrar, ordenar, modificar o filtrar los recursos por su grupo.
Capacidad mxima
La capacidad mxima es el nmero mximo de unidades disponibles de un recurso .El campo Capacidad mxima contiene el porcentaje mximo o el nmero mximo de unidades que representan la capacidad mxima de que dispone un recurso para realizar cualquier tarea .El valor predeterminado del campo Capacidad mxima es 100% o 1 unidad ,segn se hay configurado .Por ejemplo en una tarea de albailera ,se podra asignar dos unidades o 200% ,es decir ,dos albailes .Si solo se dispone de uno ,se puede asignar unidades de 50% la mitad del tiempo de un albail a la tarea. Si se tiene tres albailes trabajando en un proyecto , la capacidad mxima ser de 300% es decir, tres albailes trabajando a tiempo completo
74
Tasa Estndar
Se utiliza par ingresa la taza de pago por trabajo normal realizado por un recurso. Siempre que un recursos notifica trabajo real ,el costo del trabajo se calcula multiplicando el trabajo real por el valor del campo Tasa estndar .Para ingresar la Tasa estndar se debe utilizar las unidades de tiempo igual que la duracin (minutos ,horas, das ,meses y , adicionalmente, aos) escribiendo el valor seguido de la barra diagonal (/) y la unidad de tiempo .Por ejemplo 1325 /ms (que equivale a 1,325 al mes ).Si no se escribe ninguna unidad de tiempo, Microsoft Project asume que son horas (predeterminado)
Tasa horas extras
Permite ingresa la tasa de pago para el trabajo de horas extras realizando por un recurso .Siempre que el recurso informa trabajo de horas extras real , el costo de ese trabajo se calcula multiplicando el trabajo de hora extra real por esta tasa .Este valor se debe ingresa ya que Microsoft Project no permite calcular
Costo /Uso
Para un recurso de trabajo (personas o equipamiento), el campo costo /Uso permite ingresa el costo que se acumula cada vez que se utiliza un recurso .SE suma cada vez que una unidad de un recurso se asigna una tarea. No vara segn la cantidad de tiempo que se utilice un recurso .Ingresar un costo por uso si un recurso d trabajo cobra una tarifa fija en vez de o dems de una tarifa variable o una tarifa por unidad de tiempo .Para un recurso material , el campo costo por uso muestra el costo de que se acumula cada vez que se utilice independientemente del nmero de unidades del recurso que asigne. Por ejemplo un albail cobra una taza por hora de trabajo, pero tiene una asignacin por uso de sus herramientas que se le debe pagar cada vez que se le asigna una tarea y solo por una vez. Si los albailes tienen un costo por uso de $100 y son necesarios tres albailes para realizar una tarea el costo ser de $ 300 que se pagaran una sola vez en la tarea, independiente del tiempo que trabajen los recursos. En un proyecto se utilizan ladrillos y asociados a su uso hay una taza por almacenamiento de $850000; ese sera su costo por usoya que no esta en funcin a la cantidad de ladrillos a utilizar. Los costos por uso no dependen nunca de la cantidad de trabajo que debe hacerse; son costos nicos que se asignan cada vez que se utilice el recurso. Mientras que un costo por uso para un recurso de trabajo depende del nmero de unidades de recursos utilizadas .un costo por uso para un recurso material se aplica solo una vez. Para completar el concepto, por ejemplo, el recurso material ladrillo, cuyo costo de almacenamiento por uso es de $850, su costo por uso solo se aplicara una vez, independientemente de que sean necesarios 10 o 20 millares de ladrillos para realizar las tareas.
75
Acumular
Este campo acumular ofrece opciones para definir cmo y cuando se debe cargar, o acumular, las tazas estndar y de horas extras de un recurso al costo total de una tarea. Las opciones son: Comienzo Fin Prorrateo(predeterminado) Suponiendo que unos de los recursos del proyecto es un consultor al que se le paga a la finalizacin de las tareas asignadas por las horas trabajadas, en el campo acumular de la vista hoja de recursos, seleccionar la opcin FIN para ese recurso. A medida que cada una de las tareas asignadas al consultor se marque como completada, su tasa se encargar al costo de la tarea.
Calendario Base
El campo calendario base indica el calendario base que utilizar un recurso o grupo de recursos. En la lista aparecer los tres calendarios predefinidos, as como cualquier calendario base que se crea posteriormente.
Cdigo
El campo cdigo contiene cualquier cdigo, abreviatura o numero que se desee escribir como parte de una informacin de recurso. Utilizar este campo cuando desee mostrar, filtrar, ordenar o modificar cualquier cdigo especial que se use para identificar la informacin del recurso. Suponiendo que se utilizan cdigos de centro de costo, en la hoja de recursos, se podra filtrar los recursos para mostrar solo aquellos que estn asignados a determinados centros de costos.
IMPORTANTE.- Si bien la capacidad mxima predeterminada se da en PORCENTAJE, se puede configurar

para definirla tambin como valores decimales (unidades). En el men herramientas hacer clic en opciones y, a continuacin, en el separador programacin. En la lista desplegable mostrar las unidades de asignacin como: escoger entre porcentajes o valores decimales (unidades ) ,En el men Herramientas ,hacer clic en Opciones y , a continuacin ;escoger entre Porcentaje o Valores decimales ,Tal como se muestra a continuacin :
76
En medios corporativos en los que se cuentan con una planilla de recursos que pueden ser utilizado en distintos proyectos, es aconsejables crear un proyecto que no cuente con tareas y que nicamente cuenten con recurso, lo que constituir el Fondo de recursos de la empresa .Como se ver posteriormente , los recursos de un fondo de recursos pueden ser compartidos por varios proyectos, facilitando tanto la asignaciones de recursos que trabajen varios proyectos a la vez.
77
DEFINIR LA DISPONIBILIDAD DEL RECURSO A menudo sucede que un recurso no estar disponible durante toda la ejecucin del proyecto , ,Si se conoce la disponibilidad de aquello recursos que se encuentres en esa condicin , es recomendable definir su disponibilidad antes de iniciar la asignacin .Para efectuar esta accin ,en la hoja de recursos ,hacer doble clic sobre el nombre del recurso de quien se definir su disponibilidad , y aparecer la caja de dialogo Informacin del recurso , que en su separador General tiene una tabla para definir Disponibilidad del recurso .En esta taba en forma predeterminada se establece que el recurso estar disponible durante todo el proyecto .
Sin embargo si este fuese el caso ,se puede especificar Disponible desde : y Disponible hasta cuando habr disponibilidad del recurso .Si asigna un recurso no disponible ,se creer un conflicto de asignacin denominado sobreasignacion , cuya solucin ser tratada posteriormente .La disponibilidad del recurso se define en una tabal similar a la que se muestra en la ilustracin que sigue :
Si un recurso estar disponible a partir de una fecha posterior al inicio del proyecto y esta disponible ser a continuacin hasta la finalizacin del proyecto , en el cuadro Disponible hasta debe quedar escrito N.A y en Disponible hasta ,la fecha en la que el recurso dejara de estar disponible .Adicionalmente ,se puede determinar , bsicamente en el caso de recursos cuya capacidad mxima es mayor a que la unidad , si esta disponible alcanzar a todos o solo algunos recursos .
78
Por ejemplo, suponer que en la hoja de recursos se han definido 5 unidades como capacidad mxima de un recurso, pero desde el comienzo del proyecto uno de ellos se encontraran de vacaciones y reingresara en una fecha determinada, tal como el 15 das .La forma de configurar la disponibilidad de estos recurso har uso de su periodo vacacional por 15 das .La forma de configurar la disponibilidad de estos recursos seria tal como se muestra en la tabla de Definicin de recursos:
Los datos ingresados en la Tabla de definicin de la Disponibilidad , significan: Primera fila : desde el inicio del proyecto (NA) hasta el 15/05/2006 ,da anterior al que se reincorporo el recurso que estaba de vacaciones , hay 4 recursos disponibles . Segunda fila: A partir del 16/5/2006, que se incorpora el recurso que estaba de vacaciones a, hasta el 31/5/2006, da anterior a que el otro recurso empiece sus vacaciones, habrn 5 recursos disponibles. Tercera fila: A partir de 1/6/2006, fecha en que sale de vacaciones el segundo recurso, hasta el 15/6/2006, fecha anterior al da que se reincorpora, habr 4 recursos disponibles Cuarta Fila: a partir de 16/01/2006 se reincorpora el segundo recurso y hasta el final del proyecto habr 5 recurso disponible.
IMPORTANTE: La tabla de disponibilidad tiene para ingresar hasta 100 cambios en la

disponibilidad del recurso. El valor del campo unidades no debe exceder , en ningn caso , la capacidad mxima del recurso ingresada en la caja de recurso.
79
ACTUALIZAR O AGREGAR OTRA TASA DE PAGO Durante la ejecucin del proyecto puede darse el caso que uno ,varios o todos los recursos deban cambiar su tasa de pago en algn momento ,k debido ,por ejemplo , a aumentos de sueldos o jornal programados ,bonificaciones o gratificaciones que deban otorgarse legalmente o compromisos laborales de la empresa .
En Microsoft Project 2003 se puede definir diferentes cambios de tasas para aplicarlas en el momento que se especifique el administrador del proyecto .Es posible guardar hasta cinco tipos de tasas distintos por cada recurso, en la hoja de recursos seleccionar el recurso al que se afectara las nuevas tasas.
Hacer clic en el botn informacin del recurso que se encuentra en la barra de herramientas Estndar, o doble clic sobre el nombre del recurso y, a continuacin, aparecer la caja de dialogo Informacin del recurso, donde se debe activar el separador Costos, que tiene una tabla igual a la que se muestra a continuacin:
80
En la primera fila disponible en blanco de la tabla de tasas de costo, ingresar la fecha efectiva en que empezara la vigencia del cambio .Para ingresar esta fecha existente la facilidad de contar con un almanaque en el campo Fecha efectiva que se activa haciendo clic sobre el botn de la lista despegable, tal como ya se indico anteriormente.
A continuacin, escribir en el campo Tasa Estndar de la misma fila de la tabla de tasa de costo la informacin del nuevo costo de Tasa estndar correspondiente al a recurso seleccionado .Si hubieses tasa de horas extras y Costos por uso para el recurso, ingresar los valores para estos campos .En los campos de tasas de las tablas de tasa de costo se puede incluir aumentos o reducciones de tasas de dos formas: 1. 2. Escribiendo tasas nuevas con valores de tasas Como un porcentaje de aumento o disminucin de la tasa
IMPORTANTE: Cuando se ingrese un valor como porcentaje, Microsoft Project calculara la nueva tasa, y no presentara el porcentaje utilizando la formula siguiente: Nueva Tasa = Tasa Antigua *(1+- %) Es decir, que el valor que hay que escribir solo es el porcentaje precedido del signo y Microsoft Project efectuara el clculo registrando el resultado
81
Por ejemplo ,si al recurso Administrador ,que tiene una taza estndar de S/42.000.00/ao ,se le debe otorgar una gratificacin en el mes de julio del ao 2006 equivalente a un sueldo ,en el primer campo fecha efectiva libre se debe ingresar 01/07/2006 ( de almanaque que aparecer en la columna ) , y en la columna Tasa estndar de la misma fila ,escribir +100% ,tal como aparecer en la ilustracin siguiente :
Aplicando la formula indicada anteriormente se obtendr: Nueva tasa =42,00.00 *(1+1)=84,000.00
A pesar de haber escrito un valor porcentual en la Tasa estndar, Microsoft Project calculara, presentara y utilizara el valor resultante, a partir de la fecha efectiva indicada, tal como se muestra:
Como la gratificacin solo se paga el mes de Julio ,a partir del primer da del mes siguiente ,es decir el 1/8/2006 , tasa estndar del recursos debe reducirse en 50% ,y por lo tanto la formula ser ahora la siguiente : Nueva Taza =84,000.00*(1-0.5)=42,000.00
82
Es posible especificar hasta 25 cambios de tasas de recurso diferentes en cada una las cinco tablas de tasa de costo (A a E) para poder establecer aumento o reducciones en las tasas de los recursos .De manera predeterminada ,los recursos se asignan a las tareas utilizando las tasa de costos de la tabla A .
83
ASIGNACIN DE RECURSOS
Asignar los recursos a las tareas.
Temas:
Asignar los recursos a las tareas Efecto de Condicionamiento por el esfuerzo Reemplazar recursos Visualizar la carga de Trabajo de los recursos
84
ASIGNACION RECURSOS A LAS TAREAS
Cuando ya se cuenta un fondo de recurso, es posible asignarlos a las tareas. La forma ms rpida de asignar recursos consisten en seleccionar una tarea o grupos de tareas y en la vista Diagrama de Gantt, activar la caja de dialogo Asignar de Recursos, desde la barra de herramientas estndar con el botn Asignar Recursos que tiene el aspecto que se muestra a la Izquierda.
La tabla de recursos cuenta con los campos siguientes:
Campo
Nombre del Recurso
Descripcin
Permite seleccionar el o los recursos que se van a asignar.
S/D
Solicitud o demanda. Al preparar proyectos para la sustitucin de recursos, especificar si el recurso seleccionado debe realizar la tarea (S) o si cualquier recurso con las calificaciones apropiadas pueden realizar la tarea (D)
Unidades
Nivel de esfuerzo, expresado como porcentaje o como numero decimal, para esta asignacin. Por ejemplo, para asignar un recurso de trabajo que trabaje media jornada en una tarea, especificar 0.5 o 50%. El valor predeterminado para las unidades de asignacin de un recurso es el mismo que el correspondiente a la capacidad mxima definida en la hoja de recursos, hasta 1 o el 100%. Es decir, que si la capacidad mxima de un recurso definida en la hora de recursos es 1 o 100%, el valor predeterminado para la asignacin de este recurso ser 1 o 100%, si la capacidad mxima de un recurso se defina en la hoja de recursos como 0.5 o 50%, entonces el valor predeterminado para la asignacin de ese recurso ser de 0.5 o 50%. Sin embargo, si la capacidad mxima de un recurso definida en la hoja de recursos en cantidades mayores que la unidad, como 3 o 300%, el valor predeterminado permanecer.
85
Para asignar recursos a una tarea se puede hacer cualquiera de las acciones siguientes: Si la asignaciones es solo una unidad de recurso y es el ltimo recurso en la tarea, seleccionar la tarea a la que se asignara el recurso en la tabla de entrada, seleccionar el recurso en la caja Asignar Recursos y hacer clic sobre el botn Asignar, esta accin asignara de forma predeterminada una unidad del recurso a la tarea seleccionada. Si la asignacin es de solo una unidad del recurso, y es el nico recurso en la tarea, colocar el mouse en el rectngulo vacio que se encuentra al lado izquierdo del nombre del recurso en la caja Asignar Recursos. Hacer clic sobre el rectngulo y el puntero tomara la forma del puntero normal con la cara indicativa de asignacin; arrastrarlo hasta la tarea en la que ser asignado el recuso, tal como indica la ilustracin siguiente:
Si la asignacin es de ms de una unidad de recurso cuando la capacidad mxima del recurso lo permite, y es el nico recurso en la tarea, a) Seleccionar la tarea en la tabla de entrada, b) Escribir en la columna unidades la cantidad de unidades de recurso asignar a la tarea seleccionada que puede ser valor porcentual o en valores decimales, dependiendo del mtodo de asignacin. c) Hacer clic sobre el botn asignar.
86
Si se ha de asignar una o varias unidades de un solo recurso a varias tareas. a) Seleccionar las tareas en la tabla de entrada b) Seleccionar el recurso y definir las unidades que se asignaran. En caso sea una unidad del recurso no es necesario escribir nada en la columna unidades. En el caso de la ilustracin, se asignarn dos unidades del recurso Dibujante c) Hacer clic sobre el botn Asignar
87
a) b) c)
Si se va a asignar una unidad de varios recursos a una sola tarea Seleccionar la tarea a la que sern asignados, Seleccionar los recursos y Hacer clic sobre el botn Asignar
Si se ha de asignar una unidad de varios recursos a varias tareas.
a) Seleccionar las tareas , b) Seleccionar los recurso c) Pulsar el botn Asignar
88
Al asignar recursos a las tareas, en forma predeterminada aparecer al lado derecho de la barra Gantt de la tarea, el nombre del recurso y entre corchetes las unidades designadas. En caso sea una unidad la asignada, nicamente aparecer el nombre del recurso
IMPORTANTE.- Para asignar recursos sucesivamente a diferentes tareas no es necesario cerrar

la caja de dialogo Asignacin de Recursos si no ir seleccionando las tareas en la hoja de tareas y asignando los recursos tal como se indico anteriormente
89
EFECTOS DEL CODICIONAMIENTO POR EL ESFUERZO

Como se defini el condicionamiento por el esfuerzo hace que la duracin de una tarea aumente o disminuya cuando se quita o agrega un recurso, respectivamente. Cuando se asigna un solo recurso a la tarea, este se convierte en lo que se denomina recurso esencial, por lo tanto si asignacin determina la cantidad de trabajo a efectuar para completarla tarea. La ecuacin bsica del trabajo es la siguiente:
Trabajo= Duracin x Asignacin

Por ejemplo, para una tarea que tiene una duracin de 10 das se le asigna un recurso que trabaja 8 horas/das, el trabajo necesario para completarla ser:
Trabajo = 10 Das x 8Horas/da = 80 Horas

Si luego a la misma tarea se le asigna 4 recursos ms, el trabajo por da ser de 40 horas/da (5 recursos a 8 horas/da) Sin embargo, la cantidad de trabajo ya fue definida en 80 horas al asignar el primer recurso y no variar. Por lo tanto, si la cantidad de trabajo no puede variar y la asignacin ha cambiado, la duracin se ver afectada as:
Duracin =
80 horas 40 horas /da
= 2 Das
Es decir, cuando la tarea inicialmente se le asigno un recurso, este le defini la cantidad de trabajo necesario para completar la tarea- se convirti en el recurso esencial de la tarea. Esta cantidad de trabajo se mantendr invariable y cualquier asignacin de nuevos recursos, si el trabajo se mantiene constante, har que vare la duracin. Para comprender mejor este concepto, se plantea el problema inverso; es decir, a una tarea de 10 das de duracin se le asigna inicialmente 4 recursos del mismo tipo; es decir 32 horas por da. En trabajo necesario para completar la tarea ser:
Trabajo = 10 das x 32 horas/da = 320 horas
Si luego se le asignan un recurso adicional ahora sern 5 recursos a 8 horas por da- y como ya la cantidad de trabajo fue definida entre 120 horas y debe permanecer invariable, la duracin se ver afectada de la manera siguiente:
Duracin =
320 horas 40 horas/da
= 8 das
90
IMPORTANTE.- si se asignan varios recursos a la vez, a la vez todos se convierten en recursos

esenciales y la tarea necesitara la suma de las cantidades de trabajo individuales para completarse. Los recursos materiales no estn sujetos a las reglas del condicionamiento por el esfuerzo, de tal modo que si se asignan otros recursos de este tipo con posterioridad a la primera asignacin, la duracin de la tarea no se ver afectada.
Entonces se puede llegar a la conclusin que cuando se asignan recursos, hay dos probables escenarios: 1.- Que al asignar un nuevo recurso se desea reducir la duracin de la tarea y mantener constante el trabajo. 2.- Que al asignar un nuevo recurso se desea aumentar el trabajo sin variar la duracin de la tarea. En la ilustracin del ejemplo anterior se asigno un arquitecto a la tarea 3. Si ahora se asignan adicionalmente un Ing. Civil a esa misma tarea, la duracin se reduce a la mitad por efecto del condicionamiento por el esfuerzo, y en la parte superior izquierda de la celda con el nombre de la tarea aparece un triangulo verde en la columna al colorar el puntero del mouse sobre la celda que contiende el triangulo verde, en la columna indicadores aparecer un icono que a la vez es un cuadro combinado que permitir escoger entre las os opciones indicadas como probables escenarios, tal como muestra la ilustracin que sigue:
Si se activa la primera opcin, la cantidad del trabajo se mantendr en 80 horas (originalmente la duracin de la tarea era de 10 das a 8 horas/da) y en la duracin disminuir, en este caso, a la mitad. Si se activa la segunda opcin la cantidad de trabajo aumentar a 160 horas (10 das a 8 horas/da por 2 das) y la duracin permanecer en 10 das Asignar varios recursos a la Vez Como se vio en la asignacin con la caja de dialogo Asignar Recursos, existen algunas limitaciones para la asignacin. Si, por ejemplo, se debe asignar a una tarea una unidad de un recurso y varias unidades de otro recurso, lo que ocurrir es que se asignar solo el ltimo recurso al que se le cambiaron las unidades y no al primero. Para que no ocurra esta situacin que hara que la duracin de la tarea disminuya o que haya que usar el icono de la columna indicadores, causando prdida de tiempo, se puede efectuar la asignacin mediante el uso de una vista combinada.
91
Entonces, para facilitar el ingreso de asignaciones mltiples de recursos, en la vista de diagrama de Gantt ir al men ventana y activar la opcin dividir. La ventana se dividir en dos selecciones: En la parte superior el diagrama de Gantt y en la parte inferior un formulario. Hacer clic en cualquier sitio del formulario y luego verificar en el men Formato, Detalles, que se encuentre activado el formulario recursos y predecesoras.
Para efectuar la asignacin:
a) En la tabla de diagrama de Gantt seleccionar la tarea a las que se asignarn los recursos b) En el formulario, hacer clic sobre el primer espacio del nombre del recurso y del cuadro combinado escoger el recurso asignndole las unidades necesarias. Repetir el procedimiento para los dems recursos que se hallan de asignar a esa tarea c) Una vez que se han escogido todos los recursos con sus unidades de asignacin, hacer clic sobre el botn aceptar del formulario.
92
De esta forma quedan asignados todos los recursos al mismo tiempo y la cantidad de trabajo estar determinada por la suma de las asignaciones multiplicada por 8 horas/da, tal como se muestra en la ilustracin siguiente
Con este mtodo es posible asignar fcilmente varios recursos a una tarea sin que varen la duracin debido al condicionamiento por el esfuerzo; por tanto, es recomendable efectuar la asignacin de esta forma, pues es ms rpida y segura. Notar que cuando la asignacin es de una unidad (100%) no es necesario escribirla. La cantidad de trabajo para cada una de las asignaciones individuales es de 80 horas (8 horas/da x 1 da x 10 das) y la del dibujante es de 160 horas (8 horas/da * 2 recursos * 10 das). Al terminare la asignacin Multiple, Ms Project calcula la cantidad de trabajo que efectuara cada recurso y la suma para determinar el trabajo total que demanda la tarea.
En el caso del ejemplo anterior, la tarea demandar 320 horas de trabajo que es la suma de las asignaciones de todos los recursos asignados.
93
Que hacer cuando un recurso va a trabajar durante todo el proyecto? Cuando un recurso va a trabajar a lo largo de un proyecto completo como por ejemplo, el administrador del proyecto es aconsejable asignarlo a la tarea resumen del proyecto, si existe, para evitar conflictos por asignacin del recurso, ya que distribuir la carga de trabajo de un recurso que trabajar en todo el proyecto asignndolo a diferentes tareas puede convertirse en un problema serio de asignacin por sobre o infraasignacion.
94
REEMPLAZAR MRECURSOS EN UNA TAREA

En ciertas ocasiones puede ser necesario cambiar o reemplazar a un recurso por otro. Para esto, se debe seleccionar la tarea en la que se encuentre el recurso a cambiar y luego activar la caja de dialogo Asignacin de Recursos (si no estuviese abierta) seleccionar el recurso que se desea cambiar y presionar el botn reemplazar al seleccionar el recurso aparecer la caja de dialogo Reemplazar recurso similar a la que se muestra
En la columna nombre que muestra los nombres de los recursos de fondo de recursos, seleccionar al recurso que reemplazara al indicado en la parte superior de la caja de dialogo. Luego ingresar el nmero de unidades del recurso nuevo, teniendo en cuenta las mismas consideraciones indicadas para la asignacin y hacer clic sobre aceptar.
95
VISUALIZAR LA CARGA DE TRABAJO DE LOS RECURSOS Estando abierta la caja de dialogo Asignar Recursos es posible visualizar el trabajo total, el trabajo de la asignacin y la disponibilidad restante para el recurso o los recursos seleccionados en formato de grafico o de tabla, para facilitar la asignacin determinando en que fechas se encuentra asignado el recurso y tratar de evitar la sobreasignacin. Para visualiza grficamente la carga de trabajo de los recursos asignados a una tarea, en la caja de dilogos asignar recursos efectuar lo siguiente: A. En la tabla, seleccionar la tarea en la que se desea ver grficamente la carga de trabajo B. En la caja de dialogo asignar recursos, seleccionar el o los recursos cuya carga de trabajo se desea visualizar C. Hacer clic sobre el botn Grficos
Esto dar como resultado la informacin grafica que se presenta en la caja de dialogo Grficos similar a la que se muestra a continuacin:
96
Por ejemplo, tomando como referencia el grafico de ilustracin anterior, se puede determinar la carga de trabajo de los recursos seleccionados. En esta caja de dialogo se puede escoger tres opciones de grafico en el cuadro combinado Seleccione un grafico y son los siguientes: 1.- Trabajo de asignacin.- muestra el nmero de horas que los recursos de trabajo realizan en las tareas con orientacin calendario. En grafico muestra el trabajo realizado en las tareas seleccionadas en la hoja de tareas, el trabajo producido en otras tareas proyecto no seleccionado y la disponibilidad restante de los recursos seleccionados, tal como aparece en la ilustracin siguiente.
En la parte inferior del grafico se muestran los valores de origen que son los siguientes: Tareas seleccionadas.- muestra el nmero de horas de trabajo que los recursos seleccionados realizaran en la tarea o en las tareas seleccionadas en la hoja de tarea durante los das mostrados en el grafico. Otras tareas.- muestra el nmero de horas de trabajo que los recursos seleccionados realizaran en otras tareas distintas a las seleccionadas en la hoja de tareas durante los das mostrados en el grafico. Disponibilidad.- muestra el nmero de horas de disponibilidad para trabajar de los recursos seleccionados durante los das mostrados en el grafico.
IMPORTANTE.- si se desea visualizar solo la informacin de un recurso o de varios pero no

todos los recursos, en tareas con asignaciones mltiples, simplemente desactivar las casillas de verificacin de los recursos que no deban aparecer en el grafico
97
2.- Trabajo.- muestra el trabajo total que cada recurso realiza en todas las tareas que tienen asignadas
En la parte inferior del grafico se presenta la siguiente informacin: Total.- muestra el trabajo total realizado en la tarea seleccionada por todos los recursos asignados durante cada da mostrado en el grafico. Nombre del recurso.- muestra el nombre del recurso 7y el nmero de horas asignadas al recurso para realizar las tareas seleccionadas durante el da mostrado en el grafico.
3.- Disponibilidad restante.- muestra el nmero de horas de disponibilidad para trabajar de los recursos seleccionados de los das mostrados en el grafico
98
Quitar un recurso de una tarea

Para eliminar un recurso de una o varias tareas, previamente se debe (n) seleccionar la(s) tarea(s) de donde se eliminara el recurso. Luego, en la caja de dialogo Asignacin de Recursos, seleccionar el recurso y presionar el botn Quitar.
IMPORTANTE.- cuando se elimina un recurso de una tarea en la que hay varios

recursos asignados, la duracin de la tarea se incrementara debido al condicionamiento por el esfuerzo Eliminar un recurso del fondo de Recursos Para eliminar un recurso del fondo de recursos, estando en la Hoja de recursos, seleccionar el recurso eliminar y pulsar la tecla Supr. (Del o Delete) o del men Edicin, escoger Eliminar Recurso.
Si se ha eliminado un recurso y luego se desea que vuelva a aparecer en la hoja de recursos, se puede utilizar el botn deshacer (tambin la combinacin de teclas CTRL + z), inmediatamente despus de la eliminacin.
Es importante tener en cuenta que en Ms Project solo soporta deshacer la ltima accin y luego el botn cambia a rehacer
99
CONFLICTOS Y ASIGNACION DE RECURSOS
Al finalizar el capitulo el alumno lograr:
Resolver los diferentes problemas que se pueden presentar en un proyecto al usar recursos.
Temas:
Identificar sobre asignaciones Mtodos para resolver sobre asignaciones Redistribucin automtica Redistribucin manual de sobreasignaciones
100
IDENTIFICAR SOBRE ASIGNACIONES

Los conflictos con los recursos ocurren cuando la cantidad requerida de un recurso en particular, en un momento dado excede la capacidad mxima especificada para ese recurso en ese momento. Por ejemplo, si se dispone de una unidad del recurso ingeniera civil y se asigna una unidad de ese recurso a dos tareas que total o parcialmente se efectan al mismo tiempo, resultara inmediatamente una asignacin del recuso Ing. Civil en el proyecto, debido a que el mximo nmero de unidades disponibles es menor que la asignacin.
Sobreasignacin.- es el resultado de asignar un recurso a ms tareas de las que puede realizar en el

horario de trabajo disponible. Ms Project determina que recursos estn sobre asignados en funcin de los valores de trabajo y la duracin de las tareas asignadas, el nmero mximo d unidades disponibles del recurso y el calendario utilizado por el recurso.
La sobreasignaciones se pueden identificar de varias formas, siendo las principales las que, a continuacin se indican: 1.- En la Hoja de recursos, los recursos sobre asignados se muestran el color rojo estilo negrita; adicionalmente en la columna indicadores aparece el icono de advertencia y al colocar el puntero del mouse sobre l, informar que el recurso debe redistribuirse. Este es el mtodo ms sencillo y directo para determinar que recursos estn sobre asignados, pero tiene la desventaja de no mostrar en que momento del proyecto, en que cantidad ni en que tareas estn sobre asignados.
2.- en el grafico trabajo de asignacin de la caja de dilogos grficos tal como se vio en el capitulo anterior. Al modo de ejemplo, en esta modalidad grafica se muestra la ilustracin siguiente una sobreasignacin de recurso de Ing. Civil:
101
3.- En la vista Grfico de recursos, se muestra en forma grafica cuando y cuanto un recurso se encuentra sobreasignado. Para usar esta vista, hay que activar la vista grafico de recursos desde la barra de vista o desde el men Ver. Tiene la desventaja de no mostrar directamente en que tareas se encuentra sobreasignado el recurso, pero muestra la fecha en que ocurre la asignacin y tambin la cantidad de esta.
4.- Tambin puede usarse la vista Uso de Recursos la cual ,adems muestra las tareas en lasque el recurso esta sobre asignado y la cantidad e de horas que el recurso tiene asignado en cada tarea , de acuerdo a la escala temporal seleccionada .ES decir , que esta vista muestra Cuando ,Cuanto y Donde el recurso se encuentra sobre asignado .Los nombres de los recursos sobre asignados ,as como las horas de trabajo en las que esta sobreasignado .aparecer en color rojo y tambin en la columna Indicadores parece el icono de la misma forma que en la hoja de Recursos ,tal como se muestra a continuacin :
102
Mtodos para resolver sobreasignaciones

Las soluciones de los conflictos de asignaciones, se denomina Redistribucin .Esta consiste en tener certeza que en ningn momento de uso pico de un recurso excede el mximo nmero de unidades de ese recurso .Las sobre asignaciones pueden ocurrir por diversos motivos, entre ellos_ Asignacin de un recurso para trabajar a tiempo completo en ms de una tarea al mismo tiempo: Por ejemplo, si asigna un recurso a dos tareas de ocho horas cada una en el mismo da, el recurso sobreasignado porque solo se puede realizar un tarea de ocho en ese da. Disponibilidad restringida despus de especificar fechas para el recurso : pueden suceder que se efecte la asignacin de un recurso cuya disponibilidad en ese momento es menor que la asignacin ,por ejemplo ,porque an no ha regresado del permiso vacacional Un recurso estas asignado a una tarea de resumen ,adems de a una o varias subtareas : si se asigna un recurso a jornada completa a tareas especificadas de esa tarea de resumen , el recurso esta innecesariamente sobreasignado porque esta asignado al resumen de todas las subtareas ,y adems al trabajo de una o varias subtareas. La sobreasignacin se puede resolver mediante la Redistribucin de los recursos de dos formas : Automticas y Manual
Con la redistribucin manual , el Administrador del proyecto debe resolver los conflicto por si mismo utilizando diversas tcnicas y sus conocimientos de sus alcances y limitaciones propias del proyecto .Al utilizar la redistribucin automtica ,Ms Project verificara por un turno cada uno de los recursos seleccionados .Si un recurso esta sobreasignado ,buscara las tareas que estn causando la sobreasignacin e identificacin cuales de ellas pueden ser retrasadas .Este mtodo de redistribucin tiene de desventaja que la solucin , al ser producida por un algoritmo matemtico , no contempla algunos conceptos , redistribuciones y/o limitaciones que son conocidos por el Administrador del proyectos
103
REDISTRIBUCION AUTOMATICA
Si la mejor solucin para resolver la sobreasignacin consiste en redistribuir el recurso retrasando aquellas tareas que generan sobreasignacin, sin importar la fecha de finalizacin del proyecto Ms Project puede resolver este conflicto de asignacin en forma automtica. Para hacer que los conflictos de asignacin de recurso se distribuya tan pronto como ocurra un conflicto , antes de iniciar la asignacin ir al men Herramientas , Redistribuir recurso con lo que aparece la caja de dialogo Redistribucin recursos , tal como siguiente :
IMPORTANTE: Ms Project no podr resolver las sobreasignaciones en proyectos programados a partir de la Fecha de fin o en tareas que tengan Delimitaciones inflexibles
104
Marco Redistribucin Automtica: Se debe seleccionar para que Ms Project redistribuir automticamente los recursos cada vez que se produzca una sobreasignacin .Si tal como se expreso antes , la mejor solucin es retrasar las tareas ,sin importar la fecha de finalizacin del proyecto ,es recomendable activar esta opcin desde el inicio de la asignacin de recursos de tal manera que los conflictos se vayan solucionando conforme se producen . Seleccionar para que ms Project redistribuira los recursos solo cuando se presione el botn redistribuir ahora de esta misma caja de dialogo o para redistribuir los recursos bajo el control total del usuario .Es la opcin predeterminada. Se utiliza para especificar el periodo de tiempo durante el cual Ms Project buscara sobreasignaciones antes de realizar los clculos de redistribucin .Se considera que la tareas estn sobreasignadas y deben redistribuirse si el total de trabajo asignado excede el nmero total de horas de trabajo del periodo de tiempo seleccionado . Por ejemplo ,si un recurso tiene dos tareas de 4 horas programadas para comenzar a las 8:00 a.m del mismo da y decide buscar sobreasignaciones por das ,las tareas programadas no excedern la cantidad de trabajo que el recurso puede realizar en un da y no sern redistribuidas. Borrar valores de redistribucin antes de redistribuir:
Manual:
Buscar Sobreasignacin Con el criterio:
Se activa para eliminar retrasos o divisiones creadas por redistribucin previa de recurso antes de intentar esta nueva redistribucin
Marco mbito de la redistribucin de< Nombre de archivo .mpp>
Redistribucin en proyecto completo:
Se utiliza para especificar que todos los recursos sobreasignados deben redistribuirse a lo largo de todo el proyecto.
Redistribuir
Seleccionar para especificar el intervalo de fechas en el que han de redistribuirse los recursos. En el cuadro Redistribuir desde, ingresar la fecha de comienzo y en el cuadro Hasta, la fecha de fin entre las que se redistribuirn los recursos sobreasignados.
105
Marco Resolver sobreasignaciones Orden de redistribucin : Permite seleccionar el orden en que se desea que Ms Project retrase las tareas que tengas sobreasignaciones Despus de determinar cules son las tareas que estn provocando la sobreasignacin y cuales pueden retrasar ,Ms Project no redistribuir las tareas se especifiquen en el cuadro de texto Prioridad del Separador General en la caja de dialogo informacin de tareas , o bien en el formulario Detalles de tarea ,Ms Project no redistribuir tareas que tengan una prioridad No redistribuir . Las opciones de esta lista son las siguientes: Solo identificador.- Ms Project retrasar la tarea con el numero de identificador (Id) ms alto Estndar .- Ms Project buscara las relaciones de predecesoras , el margen de demora ,las fechas y las prioridades para determinar cual tarea retrasar .. Prioridad ,estndar .-Ms Project buscara primero las prioridades y , a continuacin ,las relaciones de predecesoras , el margen de retraso y las fechas para determinar cul es la mejor tarea a retrasar.
Redistribucin solo conforme a la margen de demora disponible
.Se debe activar par especificar que no se desea que al finalizar la redistribucin se retrase la fecha de fin del proyecto; es decir que Ms Project solo retrasara a aquellas tareas cuyo margen de demora lo permite . Activar esta casilla de verificacin independiente de otros recursos que trabajen en la misma tarea .Por ejemplo si seis recursos estn asignados q una tarea y uno de ellos est sobreasignados , la redistribucin puede retrasar y dividir la asignacin para ese recurso , en vez de retrasar y dividir la asignacin para ese recurso , en vez de retrasa toda la tarea . Se debe activar las casillas de verificacin con el fin de especificar que la redistribucin puede interrumpir tareas mediante la creacin de divisiones en el trabajo restante en tareas o en asignaciones de recursos. Hacer clic en Redistribuir ahora para comenzar a redistribuir los recursos ,retrasando o dividiendo tareas o asignaciones para eliminar los conflictos .Si esta redistribuyendo en una vista de recursos ,aparecer el cuadro de dialogo Redistribuir ahora.
La redistribucin puede ajustar asignaciones individuales:
La redistribucin puede crear divisin en el trabajo restante: Redistribuir ahora :
106
Se debe presionar para comenzar la redistribucin en caso de haber seleccionado la opcin redistribucin Manual. Si se esta redistribuyendo en una presentacin de recursos, aparecer la caja de dialogo Redistribuir ahora donde se debe escoger si se efectuara la redistribucin de los recursos seleccionados o de todo el fondo de recursos.
Borrar redistribucin
Se utiliza solo en una presentacin de tareas ,como la vista Diagrama Gantt ,para anular el retraso producido por efectos de una redistribucin .Cuando se usa presenta la caja de dialogo Borrar redistribucin como la que se muestra a continuacin :
107
RESOLVER SOBREASIGNACION MANUALEMENTE:

Cuando el mtodo de redistribucin automticamente no es adecuado a las circunstancias, ser preciso utilizar una o varias estrategias para resolver as sobreasignaciones , mediante la redistribucin manual de recursos .El mtodo que se emplee para resolver las sobreasignaciones depender de las limitaciones impuestas en el proyecto en general , por ejemplo ,el presupuesto ,la disponibilidad de los recursos y la flexibilidad de las tareas que componen la programacin . Se debe utilizar la redistribucin de recursos solo despus de haber completado todos los datos conocidos de las tareas .Los conflictos de distribucin de recursos deben resolverse manualmente cuando el proyecto puede requerir de diversas estrategias que suelen ser conocidas solo por el usuario , tratando de hacer los ajustes don otra asignacin de recursos o reprogramado las tareas de acuerdo a las necesidades especificas del proyecto .Cuando se han de resolver los conflictos manualmente , es decir bajo el total control del usuario , es recomendable utilizar una de las siguientes estrategias o combinaciones de ellas: Aumentar el mximo de unidades disponibles de un recurso: si realmente se dispone, o puede disponer de recursos adicionales, aumentar la capacidad mxima del recurso contra el presupuesto asignado al proyecto. Asignar un recurso diferente a la tarea donde se origina la sobre asignacin :Esto se puede efectuar si se dispone de otro recurso comparable al sobreasignado y que pueda reemplazarlo y realizar el trabajo sin afectar la eficiencia.( ver el capitulo 6) Ajustar la relacin de dependencia tareas : cuando dos tareas que son paralelas o se sobreponen parcialmente causan un conflicto de asignacin de recurso ,se puede reprogramar el proyecto de tal manera que una de las tareas comience ms tarde .En este caso se debe tener en cuenta el efecto que esta acciones tendrn en la fecha de finalizacin del proyecto Hacer que el recursos trabaje a tiempo parcial en una tarea : Si un recurso esta sobreasignado y no se desea reprogramar ningn de la tareas a las que ha sido asignado el recurso ni quitarlo de ningn de las tareas asignadas ,se puede asignar el recurso para que trabaje a tiempo parcial en cada una de las tareas que se efecten durante el periodo de sobreasignacin .Verificar si el recurso es el recurso esencial en las tareas ,en cuyo caso estas aumentaran su duracin , pudiendo afectar la fecha de fin del proyecto . Asignar horas extras .Si la programacin y el presupuesto del proyecto lo permiten, se puede acortar la duracin de ciertas tareas mediante la asignacin de horas extras .Igual que en el caso anterior ,verificar los efectos de la asignacin de horas extras en la duracin de la tarea , a pesar que en este caso ,como se dijo, la duracin disminuir .Pero se debe considerar que se incrementa el costo del proyecto pues estas horas se pagaran con la taza de horas extras ,que normalmente es ms alta que la tasa estndar. Generalmente esta estrategia va acompaada de un ajuste de la relacin de dependencia, ya que al disminuir la duracin de la tarea puede dar margen al modificar los vnculos son afectar la fecha de fin del proyecto. Aumento los das y horas laborables en el calendario del recurso: Este mtodo se debe usar si no se desea que el trabajo adicional incurra en la tasa de horas extras y si se desea que este trabajo adicional se incluya en la programacin normal de la tarea.
108
Utilizar los perfiles de asignacin del trabajo : Este mtodo se puede utilizar cuando el recurso esta en capacidad de trabajar diferente cantidades a lo largo de la tarea .Es decir ,que su asignacin diaria no ser uniforme ,sino que variara da a da segn ciertos patrones previamente definidos ,que sern vistos al final de este captulo .
Usar la Presentacin Asignacin de Recursos Para encontrar fcilmente las tareas a las que un recurso esta asignado y tambin las sobreasignaciones , se pueden usar tambin la vista Asignacin de recursos .Esta es una vista combinada que consiste de la vista Uso de recursos e la ventana superior a la vista Gantt de redistribucin en la ventana inferior .Para activar esta vista se puede presionar el botn Vista Asignacin de recurso de la barra de herramientas Administracin de Recursos , o en el men Ver ,Mas vistas ,seleccionar la vista indicada . En el papel superior (uso de recurso) ,se debe seleccionar el recurso para que en el rea inferior (Gantt de redistribucin ) se muestren las tareas en que las recurso esta asignado .Como ejemplo ,en la ilustracin siguiente se ha seleccionado el recurso Ing. Civil que esta sobreasignado y de la observacin de la vista uso de recursos se deduce que el recurso se encuentra sobreasignado del recurso ocurre debido a que ha sido asignado a dos tareas paralelas en esos das .
Si se hubiese redistribuido los recursos en forma automtica, aparecer la vista Gantt de redistribucin permite visualizar los efectos previos y posteriores a la redistribucin.
109
Para Quitar la vita combinada, del men Ventana escoger Anular divisin. Hacer que un recurso trabaje a tiempo parcial Estando en la presentacin Asignacin de recursos, en la parte superior (Hoja de recursos) seleccionar el recurso. Luego en la seccin inferior hacer clic sobre la tarea en la que se desea el recurso trabaje a tiempo parcial y en la barra de herramientas Estndar, pulsar el botn Asignar recursos. En la columna Nombre de la caja de dialogo Asignar recursos seleccionar el recurso y en la columna Unidades ingresar el porcentaje o valor decimal, segn se haya configurado las unidades de asignacin (tal como se indico antes). Por ejemplo, si se desea asignar un recurso para que trabaje una cuarta parte de jornada diaria en una tarea, o sea el 25% del tiempo, escribir 0,25 si la configuracin esta como Valores decimales o 25%, si lo esta como a Porcentajes .Luego repetir el procedimiento en otras tareas en las que el recurso aun se encuentre sobreasignado.
Recordar.- este mtodo incrementara la duracin de la tarea La reasignacin de un recurso

para que trabaje a tiempo parcial tambin puede tener el efecto de convertirlo en un recurso esencial, aumentando as la duracin de la tarea .Si esto ocurriera, en la columna Indicadores habr la opcin de modificar la cantidad de trabajo o la duracin, tal como se muestra en la pagina X del Capitulo anterior. Asignar Horas extras a un recurso Para asignar horas extras a un recurso, estando en la vista Diagrama Gantt . Seleccionar la tarea en la que se encuentre el recurso al que se le asignaran horas extras, luego del men Ventana escoger la opcin Dividir .En la ventana inferior debe encontrarse el formulario Trabajo del recurso .Para lograrlo ,hacer clic en cualquier lugar de la ventana inferior y en el men Formato ,Detalles, escoger Trabajo del recurso. Si fuese necesario asignar el recurso al que se asignaran las horas extras , y en la columna Traba de r h extra ingresar la cantidad de horas a asignar .Como se muestra en la ilustracin ,se estn asignando 24 horas extras en la tarea Arquitectura al recurso Ing. Civil:
110
Observar.- que el valor de la columna Trabajo no vari, pues el trabajo realmente se har en esa
misma cantidad de horas, de las cuales el recurso trabajara 24 en horas extras.
Tareas de duracin fija Como se explico anteriormente ,en forma predeterminada Ms Project asume que la duracin de una tarea esta condicionada por la cantidad de trabajo que realizaran los recursos asignados a la tarea .Es decir ,que la duracin de las tareas esta Condicionada por el esfuerzo .Sin embargo ,en algunos casos puede ser preferible asumir que ciertas tareas tienen una Duracin fija ,especialmente cuando se espera que la tarea tome una cantidad de tiempo para completarse independientemente del nmero de recursos asignados .Por ejemplo se conoce que trasladar bienes de Lima a Ica en un camin toma 4.5 horas al margen de cuentos trabajadores se asignen para el viaje. La duracin de cada tarea estar determinada por la disponibilidad de los recursos y, los que es ms importante, por la formula duracin = trabajo/asignacin. Si se asignan recursos, Ms Project siempre utilizara esta frmula como la base de la programacin. Para definir una tarea como de duracin fija se debe hacer doble clic sobre el nombre de la tarea en la Hoja de tareas, lo cual har que parezca la caja de dialogo Informacin de la tarea cuyo separador Avanzado tiene el aspecto que se muestra a continuacin:
En cuadro combinado Tipo de tarea: se puede escoger para hacer la tarea de Duracin fija y tambin desactivar la casilla de verificacin Condicionada por el esfuerzo.
111
Perfiles de asignacin de trabajo Cuando se asigna un recurso a una tarea, Ms Project asigna automticamente el mismo nmero de horas por periodo de tiempo a toda duracin de la tarea .Esto se conoce como Perfil uniforme .Sin embargo, esta opcin se puede cambiar para reflejar con mayor exactitud el tipo de trabajo de un recurso a lo largo de la duracin de una tarea especfica. Por ejemplo, tal vez sea necesario aumentar las horas de trabajo de un recurso en el comienzo de un asignacin de redaccin para reflejar el tiempo adicional dedicado a investigacin, viajes y entrevistas. El tipo de perfil de trabajo ptimo para esta situacin se denomina Decreciente, pues tiene mayor carga de trabajo en el comienzo, disminuyendo hacia el final. La definicin tcnica de Perfil de asignacin de trabajo, considera que existen dos acepciones del trmino Perfil; una en la cuales le utiliza para describir la distribucin absoluta del trabajo a realizar, incluyendo la fecha de inicio de la asignacin, y la otra que es usada nicamente para hacer referencia al patrn relativo de distribucin del trabajo, sin tener en cuenta la fecha de inicio de la asignacin. En este contexto donde puede aparecer confusin ,el trmino perfil absoluto se utiliza para referirse a una fecha de inicio especifica mientras que el trmino perfil relativo se utiliza nicamente para hacer referencia a la forma o contorno del perfil, interpretarse como uno o ms segmentos ,en los cuales cada segmento consiste de un par de elemento (Duracin y Unidades) .En forma predeterminada ,Ms Project divide la duracin de la tarea en 10 segmentos ,salvo que la duracin sea de tan escasa magnitud (por ejemplo, minutos) que no lo permita. En este contexto, Duracin es una cantidad de tiempo( no necesariamente la duracin de la tarea ) , y Unidades corresponde al rgimen de Trabajo .
Perfiles de asignacin de trabajo preestablecidos Los diferentes tipos de perfiles de trabajo preestablecidos ,utilizan la distribucin que se indica en cada caso , y debe tenerse en consideracin que no pueden ser editados ni modificados por el usuario .A fin de mostrar claramente la forma en que Ms Project efecta el calculo de los perfiles , en cada caso se incluye una ilustracin en la que en la parte superior se muestra vista Uso de tareas (editada para que muestre una columna con el campo Perfil de trabajo ), y en la inferior la vista Grafico de duracin fija y por lo tanto notar que para una Duracin dada de 10 das ,los diferentes perfiles tiene diferentes cantidades de asignacin de trabajo en el campo de la vista Uso de tareas . Perfil Uniforme Este es el perfil de asignacin predeterminado, y significa que Ms Project programa el Trabajo para que ocurra en forma uniforme a travs de toda la asignacin La forma en que calcula el trabajo ,por segmento , tiene la siguiente distribucin :
Segmento Unidades
1 100%
2 100%
3 100%
4 100%
5 100%
6 100%
7 100%
8 100%
9 100%
10 100%
112
La forma en que cuyo trabajo ocurre mayormente al final de la tarea .La forma en que Ms Project calcula el trabajo, por segmento, tiene la siguiente distribucin:
Perfil Creciente ES un perfil cuyo trabajo ocurre mayormente concentrado al final de la tarea .La forma en que Ms Project calcula el trabajo ,por segmento ,tiene la siguiente distribucin : Segmento Unidades 1 10% 2 15% 3 25% 4 50% 5 75% 6 75% 7 100% 8 100% 9 100% 10 100%
La forma en que se ha distribuido el trabajo se muestra en la siguiente ilustracin:
Perfil Decreciente Es un perfil cuyo trabajo ocurre mayormente concentrado al comienzo de la tarea .La forma en que Microsoft Project calcula el trabajo, por segmento, tiene la siguiente distribucin: Segmento Unidades 1 100% 2 100% 3 100% 4 75% 5 75% 6 50% 7 50% 8 25% 9 15% 10 10%
113
La forma en que se ha distribuido el Trabajo se muestra en la siguiente ilustracin.
Perfil Dos Picos Es un perfil cuyo trabajo ocurre generando dos picos en la tarea .La form en que MS Project calcula el trabajo, por segmento, tiene la siguiente distribucin: Segmento Unidades 1 25% 2 50% 3 100% 4 50% 5 25% 6 25% 7 50% 8 100% 9 50% 10 25%
La forma en que sea distribuido el Trabajo se muestra en la siguiente ilustracin:
Perfil Pico Inicial Es un similar al Decreciente diferenciado por el hecho que existe una rampa inicial para llegar al pico de asignacin en la tarea .La forma en que Ms Project calcula el trabajo ,por segmentos ,tiene la siguiente distribucin : Segmento Unidades 1 25% 2 50% 3 100% 4 100% 5 75% 6 50% 7 25% 8 25% 9 15% 10 10%
114
La forma en que se ha distribuido el trabajo se muestra en la siguiente ilustracin:
Perfil Pico Final Es un perfil similar al creciente , diferenciado por el hecho que existe una rampa al final para descender del pico .La forma en que Ms Project calcula el trabajo, por segmento, tiene la siguiente distribucin: Segmento Unidades 1 10% 2 15% 3 25% 4 50% 5 75% 6 100% 7 100% 8 100% 9 50% 10 25%
La forma en que se ha distribuido el Trabajo se muestra en la siguiente ilustracin:
Perfil Campana Este tiene una forma acampanada .La forma en que Ms Project calcula el trabajo ,por segmento ,tiene la siguiente distribucin : Segmento Unidades 1 10% 2 20% 3 40% 4 80% 5 100% 6 100% 7 80% 8 40% 9 20% 10 10%
115
La forma en que se ha distribuido el Trabajo se muestra en la siguiente ilustracin:
Perfil Campana Achatada Este perfil con un arampa ascendente y otra descendente .La forma en que Ms Project calcula el trabajo, por segmento, tiene la siguiente distribucin:
En cada caso de los ejemplos mostrados anteriormente .Ms Project ha variado la cantidad de Trabajo a realizar ,tal como se dijo porque la tarea ha sido considerada de Duracin fija , lo que hace variar la cantidad de trabajo necesario para realizar la tarea ,utilizando el Promedio aritmtico de los porcentajes de distribucin del perfil aplicado .Por ejemplo ,para el Perfil Campana achatada ,ha efectuado el clculo siguiente :
T prom = 25% +50% +75% +100% +100%+ 100% +75% +50%+ 25% = 10
70%
Es decir, que como la asignacin original en el perfil uniforme era de 80 horas, la cantidad de trabajo se reducir al 70%, o sea ,56 horas .
IMPORTANTE: Es por este motivo que en cada caso,, la cantidad de trabajo ha variado a partir de una
asignacin de 80 horas de trabajo par un Perfil de asignacin uniforme.
116
Para cada perfil de asignacin de trabajo ,el promedio de trabajo (T prom) es el que se muestra en la tabla que sigue: Perfil Uniforme Creciente Decreciente Dos Picos Pico Inicial Pico Final Campana Campana achatada T prom 100% 60% 60% 50% 50% 50% 50% 70%
Los perfiles se muestran en las vistas Uso de recursos de tarea .Al trabajar con perfiles de asignacin de trabajo, es importante tener en cuenta lo siguiente: Una vez aplicado un perfil especifico a una tarea, si se agregan nuevo valores de trabajo total a la tarea, el modelo de perfil preestablecido para el trabajo se volver a aplicar automticamente a la tarea y a los recursos .En primer lugar, Ms Project distribuir los nuevos valores del trabajo de la tarea por el periodo de tiempo afectado y despus los asignara a los recursos que trabajan en la tarea. Si se cambia la fecha de comienzo de una tarea o la fecha de comienzo de un recurso en una tarea a la que se ha aplicado un perfil preestablecido ,el perfil se cambiara automticamente y se volver a aplicar de manera que incluya la nueva fecha recordar que le perfil es relativo ) Todos los valores de trabajo comprendidos en ese periodo de tiempo recibirn nuevos a fin de mantener el modelo del perfil original . Cuando se modifica manualmente un valor de trabajo en la parte de escala temporal de una vista que tiene aplicado un perfil preestablecido ,dicho perfil preestablecido dejara de aplicarse automticamente .No obstante ,siempre puede volver aplicarlo para redistribuir los nuevos valores . Si se incrementa la duracin de una tarea ,, el perfil preestablecido se ampliara para incluir el nuevo periodo de tiempo . Si se ha especificado trabajo real , los cambios que se realicen en el trabajo total de la tarea o en el trabajo total restante ,se redistribuirn automticamente a los valores de trabajo restantes y no al trabajo real . Como se dijo anteriormente, una vez asignados los recursos a las tareas , se puede ajustar los valores de trabajo de un periodo de tiempo especifico durante el cual el recurso trabaja en la tarea . Estos modelos permiten ajustar la programacin y hacerla ms precisa, Sin embargo ,se reitera que estos modelos de perfiles preestablecidos no se pueden editar ni modificar . Par aplicar un perfil de asignacin de trabajo, hay que activar la vista Uso de tareas o Uso de recurso ,desde la Barra de vista o el men Ver .
117
Para asignar un perfil de asignacin , por ejemplo en la vista Uso de tareas , en el campo Nombre de tareas ,seleccionar el recurso al que se desea aplicar algn perfil de trabajo preestablecido .En la Barra de herramientas Estndar ; hacer clic en el botn Informacin de la asignacin (que tiene el aspecto del que se muestra la izquierda ) y escoger el separador General .En la lista despegable Perfil de trabajo ,ubicar y seleccionar el modelo de perfil que se desee aplicar .En la ilustracin que sigue se muestra que al recurso Arquitecto , en la tarea Arquitectura ,se le ha asignado un perfil de asignacin Pico inicial , y por tanto ,en el campo Indicadores de la hoja aparecer el icono que representa el modelo de perfil seleccionado:
Para el caso de la vista uso de recurso, las tareas en las que el recurso esta asignado se agrupa debajo y, se sigue el mismo procedimiento;
118
USO DE CALENDARIO
AL finalizar el capitulo el alumno lograra: Modificar los parmetros referidos a la jornada laboral dl proyecto, mediante el uso de los Calendarios.
Temas:
Tipos de calendarios Editar Calendario Estndar Crear nuevos Calendario Base Asignar un Calendario base a un Proyecto ,una tarea o un recurso Crear un Calendario de Recursos
119
TIPOS DE CALENDARIOS En Ms proyecto hay dos tipos de calendarios; los calendarios base y los calendarios de recurso. Un calendario base define los das laborales y no laborales normalmente para todo el proyecto ,un grupo de recurso o tarea a las que se les asigne el calendario .El calendario base predeterminado ,denominado tambin Calendario del proyecto , es denominado Estndar .utiliza un semana laboral de Lunes a Viernes desde las 09:00 hasta las 19:00(7:00 PM) con dos horas de descanso y sin feriado da de 8 horas laborales efectivas ,semana laborable de 40 horas .Es muy importante establecer que esta calendario no considera , de forma predeterminada , ningn tipo de da no laborable que no sea los sbados y domingos. Un calendario de recurso define los das laborables y no laborables , es decir que contiene las excepciones al calendario base , para un recurso especifico cuyo horario laboral puede no concordar con los calendarios base .Se puede ajustar el calendario del recurso para programar vacaciones ,trabajo parcial u horas extras , siempre y cuando vaya a ser usado en todo proyecto EDITAR EL CALENARIO ESTANDAR Para reflejar exactamente los das y horas laborables de todas las personas que trabajan en el proyecto de tal manera que pueda ser utilizado como base para crear laborables del calendario ,se puede cambiar los das y horas laborables del calendario Estndar .Se puede especificar los das y horas no laborables normales ,como fines de semana y noche ,as como los das feriados las vacaciones . Para efectuar cambios en el Calendario base, en el men Herramientas escoger Cambiar calendario laboral abrindose la caja de dialogo que se muestra a continuacin:
120
Configurar un feriado (da no laborable diferente del predeterminado)

Como se indico anteriormente, el calendario Estndar no contiene los das feriados nacionales o institucionales, por lo que, a efecto de no programar trabajos en esos das, se debe configurar este calendario base para que esas fechas figuren como no estos periodos no predeterminados .Para hacerlo: A. Seleccionar el mes en que ocurrir el feriado mediante el uso de la barra de desplazamiento vertical ( en el caso de ilustracin 8-2 que sigue , julio del 2006 ) B. Seleccionar el da o los das que son feriados. C. En el marco Establecer fechas seleccionadas como activar el botn de opciones periodo no laborables , tal como se muestra a continuacin para los das viernes 28 y sbado 29 julio 2006.
Para seleccionar varios das, hacer clic primero de ellos y luego mantenimiento presionada la tecla CTRL hacer clic en los dems que se desee seleccionar.
Al hacer clic sobre el botn Aceptar, los das seleccionados habrn cambiado a periodo no laborable y en el calendario aparecer marcado con color gris (de acuerdo a la leyenda el color gris indica No laborable)
121
Cambiar el horario laboral Podra darse el caso en que r por regulacin laborales o propias de la empresa ,una fecha deba ser laborable pero con un horario diferente al predeterminado .Para establecer un horario diferente al predeterminado , seleccionar la fecha en el calendario e ingresar las horas en las que se desea que el trabajo comience en los cuadros Desde : y las horas en las que se desea que el trabajo termine en los cuadros Hasta : en un proyecto puede ser necesario definir calendarios para diversos grupo de recursos que trabajaran la misma cantidad de horas y con los mismos das de descanso pero con horario distintos .Para reflejar estos horarios ser necesario preparar nuevos Calendarios base . Por ejemplo , la Gerencia de la empresa decide que el dia jueves 27 de julio 2006 sea laborable pero desde las 9:00(9:00 a.m) Hasta las 12:00p.m (12:00 pm) , lo que constituye un periodo laborable no predeterminado . A. Seleccionar la fecha B. Hacer clic en el botn opcin Periodo laborable no predet. C. Cambiar el horario laboral como se indica en la ilustracin siguiente :
122
CREAR NUEVO CALENDARIO BASE Para que el nuevo Calendario base contenga los mismos feriados que el calendario actual del proyecto , se puede hacer una copia del calendario Estndar , abriendo la caja de dialogo Cambiar calendario laboral , como se vio anteriormente en este mismo Capitulo
RECORDAR: anteriormente se edito el Calendario base Estndar para que reflejen los periodos no
laborables y los cambio de horario que se aplicaran a todos los estndares del proyecto.
En la ventana cambiar calendario laboral hacer clic sobre el botn Nuevo y aparecer la caja de dialogo Crear nuevo calendario base ,que en forma predeterminada lleva a el nombre de Copia de estndar .En el cuadro de texto Nombre : reemplaza el nombre predeterminado por el nuevo nombre del calendario (en el caso de la ilustracin que sigue se le ha cambiado a Administracin ) .Este ser el nombre de un nuevo calendario para un grupo de recursos que por ejemplo ,trabajan en algunas reas especificadas y requieren de un horario de trabajo diferente al del resto .
Debido a lo que desea es crear un nuevo calendario basado en una copia del calendario Estndar , al que se le configuraron los feriados y adems das no laborales ,hacer clic sobre el botn Aceptar ; y en la caja de dialogo Cambiar calendario laboral aparece actualizado en cuadro de texto Para : con el nombre del nuevo calendario Administracin , Como se muestra en la siguiente :
123
OBSERVAR: Las fechas que se definieron como periodos no laborables y laborables no

predeterminados en el calendario estndar figuran ya editados, pues el nuevo calendario se ha hecho como una Copia del calendario Estndar
A parir de este momento se puede comenzar a editar el calendario, por ejemplo, cambiar el horario laboral .para reflejar los periodos laborales reales de los recursos y tareas a los que se apliquen este calendario sin afectar al calendario base Estndar Una vez creado el nuevo calendario, en el caso mostrado Administracin, hay que cambiar, de ser necesario, El horario laboral .Por ejemplo, los recursos o tareas a los a que se aplique este nuevo Calendario base, trabajaran de la forma siguiente: Semana Laboral: De lunes a sbado Horario Laboral: De lunes a Viernes de 8:00 a 12:00 y de 13:00 a 17:00 Sbados: De 8:00 a 13:00 Para definir las horas laborales de todos los das de la semana, excepto Sbados del da lunes (L) y arrastrar hasta el viernes (V), desplazando el mouse sobre los encabezados de los das de la semana .Tambin se puede hacer clic con el mouse sobre el encabezado del da viernes .La ilustracin que sigue muestra cmo seleccionar das consecutivos para cambiar el cambiar el calendario laboral:
124
Aunque no es comn que un horario laboral vari cada da ,para seleccionar das no consecutivos ,por ejemplo Lunes ,Mircoles y Viernes , hacer clic sobre el encabezado de cualquier de esos das y luego manteniendo presionada la tecla CTRL ,hacer clic sobre los otros .En este caso ,el orden en que se haga clic es irrelevante .A continuacin ,se indica la forma en que puede hacerse es accin :
IMPORTANTE : Si se seleccionan das de la semana las ediciones o modificaciones tendrn efectos

en todos los meses que dure el proyecto mientras que cuando se selecciona una fecha definida ,tal como el 28 julio ,la edicin solo tendr efectos en esa nica fecha . Si se selecciona das de la semana como el ejemplo de la ilustracin 8 -6 los cambios al horario laboral no afectaran a los das que se editaron en el calendario Estndar .Es decir, que si se cambia el horario laboral de lunes a viernes, los das 28 y 29 de julio 2006 seguir siendo periodos no laborables y el da 31 seguir siendo laborales no predeterminados con su horario especifico.
Para hacer las modificaciones al horario laboral, cambia los valores que se encuentran en los campos Desde: y Hasta; del marco establecer fechas seleccionadas como debiendo quedar en la forma que se muestra a continuacin.
125
OBSERVAR : Los encabezados de da se encuentran subrayados indicando que constituyen una excepcin al Calendario ya que son un periodo laborable no predeterminado y todas las fechas que constituyen esa excepcin tiene un sombreado gris suave .Igualmente ,los das 27 ,28 y 29 julio 2006 tambin constituyen excepcin al calendario por lo que tambin se encuentran subrayados .
SUGERENCIA: El formato que presenta las horas depende del Formato de hora definido en la Configuracin regional del Panel de control de Windows .Sin embargo ,las horas pueden ingresarse indistintamente en el formato AM/PM o en el formato de 24 horas .En caso desee ingresar la hora en el formato Am/PM ,la medianoche deber ingresarse como 12:00 AM y el medioda como 12:00 PM
RECORDAR: Cuando se selecciona uno o ms das de la semana (haciendo clic sobre el o los encabezados de fecha D a S) , los cambios en el horario tendrn efectos en todos los meses ; es decir ,que no hay que repetir el procedimiento para cada mes .Si selecciona una fecha definida ,por ejemplo el 28 de julio 2006 , o varias fechas en el mismo mes .los cambios en el calendario y horario solo tendrn efecto en ese da de ese mes y ao.
126
ASIGNAR UN CALENDARIO BASE AL PROYECTO Cuando se inicia un proyecto Ms Project asigna de manera predeterminada el calendario Estndar a todo el proyecto .Sin embargo, si este calendario no satisface los requerimientos del proyecto completo , o si la mayora los recursos y tareas se regirn por otro calendario ,se puede designar un nuevo calendario base a creado por el usuario para que afecte todo el proyecto .Par ello ir al men Proyecto , Informacin del proyecto .En la caja de dialogo del mismo nombre aparece un cuadro combinado en el que se puede asignar el Calendario del usuario al proyecto , tal como muestra:
Asignar un Calendario base a una tarea En ciertas circunstancias puede ser necesario que una o varias tareas se realicen bajo un calendario determinado .Por ejemplo ,si a una tarea que requiere que se efecta en 14 horas continuas, se le aplica el calendario Estndar ,Project la programara para que se efecten en dos das calendarios 8 horas el primer da y 6 el segundo .Obviamente ,ests calendario , cuyo horario laboral cubra las 14 horas continuas ,podr se asignado a la tarea para que la programacin refleje exactamente lo que ocurre . Para asignar un calendario base a una tarea, seleccionar la tarea a la que se le asignara el calendario y abrir la caja de dialogo Informacin de la tarea y en separador Avanzado se define el calendario base que utiliza la tarea, tal muestra la ilustracin que sigue:
127
Asignar un calendario base a uno o ms Recursos De la misma forma que en los casos anteriores, en forma predeterminada Ms Project asigna a todos los recursos del proyecto activo el calendario Estndar .Para asignar un calendario diferente del Estndar a un recurso, abrir la Hoja de recursos y seleccionar el recurso al que asignara el calendario .En el campo Calendario base, abrir el cuadro combinado y escoger el calendario, tal como se muestra:
Otra forma de lo, tambin en la hoja recursos, seleccionar el recurso y presionar el botn Informacin del recurso de la barra de herramientas Estndar .Aparecer la caja de dialogo Informacin del recurso en cuyo separador horario de trabajo, tiene el cuadro combinado Calendario Base: del cual se puede escoger el nuevo calendario que se aplicara al recurso seleccionado, tal como se muestra a continuacin :
RECORDAR: La caja de dialogo Informacin del recurso tambin se puede abrir haciendo doble clic sobre
el nombre del recurso en la hoja de recurso ,o utilizando las teclas de atajo MAY (shirft) + F2
128
CREAR UN CALENDARIO PARA UN RECURSO Se puede utilizar el calendario diferentes para especificar el horario laboral de algn recurso especifico .A pesar que los calendarios de recurso comienzan como una copia exacta del calendario Estndar , es posible seleccionar cualquier calendario base y entonces personalizar cada calendario de recurso para mostrar ,por ejemplo ,los das de vacaciones ,licencias ,permiso programados u horarios de trabajo individuales .En el caso fe equipamiento ,un calendario de recurso puede reflejar los periodos de mantenimiento o cualquier otra excepcin a los periodos normales de trabajo . Para crear un calendario para un recurso, en la hoja de recurso seleccionar el recurso al que se le desea crear el calendario del men Herramientas, escoger Cambiar el calendario laboral aparecer el nombre del recurso al que se creara el calendario .Entonces, cambiar los parmetros necesarios como se vio anteriormente y presionar Aceptar, Ms Project reprogramaran las tareas en las que se encuentran asignado este recurso utilizado nuevos datos.
129
Herramientas de Anlisis del Proyecto
Tomar conocimientos de las diversas herramientas que el Project administracin de un Proyecto tales como ; vista ,tabla ,filtros y grupos
le brinda para la
Temas
Tablas :predeterminadas y personalizar Filtros : autofiltros ,predeterminados y personalizados Grupo : predeterminadas y Personalizados Vistas nicas y Combinadas : predefinidas y personalizadas
130
USAR TABLAS U HOJAS DE DATOS En Ms Project, la informacin que se muestra en una presentacin se puede confrontar fcilmente. Una tabla u hoja de datos es un conjunto de columnas y filas que muestra informacin especfica acerca de las tareas ,recursos y asignaciones en una vista de hoja .Por ejemplo , la tabla de costos esta compuesta por columnas relativas a los costos del proyecto ; es decir que las columnas que se ven en una presentacin de la tabla dependen de la tabla que se aplique .Para visualizar una tabla en la presentacin ,actual ,sea de tarea o de recurso ,en el men Ver ,Tabla <Nombre de tabla> Se debe tener un cuenta que la lista de tablas disponibles cambia dependiendo de la presentacin actual ,Ms Project suministra dos tipo de tablas : las tablas de tareas ,que son posibles de aplicar a ciertas presentaciones de tareas y las Tablas de recursos ,que se aplican a ciertas presentaciones de recurso .Si se aplica una tabla ,se reemplaza la tabla actual con la nueva tabla . En las listas que se muestran a continuacin aparecen las vistas en las que se pueden aplicar las tablas predefinidas, tanto de tareas como de Recursos, que aparecen en el submen Tabla <nombre de la tabla > del men Ver: Tablas de tarea: Son posibles de aplicar a las siguientes Vistas: Informe de barras Gantt detallado Diagrama de Gantt Gantt de redistribucin Informe de fechas de hitos Informe de hitos Gantt esperado Gantt optimista Gantt pesimista Hoja de entradas PERT Entrada Hoja de tareas Uso de tareas Gantt de seguimiento Diagrama de Gantt
Tablas de recursos: se puede aplicar a las siguientes Vistas: Asignacin de recursos Uso de recursos Hoja de recursos
IMPORTANTE: La lista de Tablas predefinidas y la descripcin de su uso se encuentran en el Apndice

1 al final de este Manual.
131
Las tablas predefinidas ms usuales se encuentran disponibles en el men Ver, existiendo otras complementarias .Para ver las dems tablas disponibles, del men Ver, Tabla <nombre de tabla >, escoger la opcin Ms tablas
AL invocar este comando aparecer la caja de dialogo ms tablas, tal como se muestra a continuacin:
De esta caja de dilogo se puede escoger si tablas: ser par Tarea o Recurso, seleccionando en botn de opciones respectivo .segn la seleccin variara la lista de tablas disponibles para cada caso.
132
Editar una tabla predefinida Puede darse el caso que el usuario necesite mostrar ciertas informacin que no se encuentra en una tabla predefinida .Par ello en la caja de dialogo Mas tablas, seleccionar la tabla que se personaliza y luego hacer clic en el botn personalizar y luego hacer clic en el botn Modificar.
Esta accin har que se muestre la caja de dialogo Definicin de tabla en <nombre del archivo> ,similar a la que aparezca a continuacin :
133
En significado de cada elemento de esta caja de dialogo es el siguiente:
Nombre
Permite escribir el nombre con el que conocer a la tabla u hoja de datos, En el caso del ejemplo, aparece el nombre de la tabla Entrada que es aquella que se desea editar. Se activa para que aparezca el nombre de la tabla en el submen Tabla : del men Ver
Visible en el men
Cortar fila
Elimina la fila que haya seleccionado y coloca en el Portapapeles de Windows para una probable utilizacin posterior .Esto elimina la columna de la tabla.
Copiar fila
Colocar en el portapapeles una copia de la fila seleccionada para posterior utilizacin.
Pegar fila
Pega la fila que corto o copio anteriormente sobre la fila que se hay seleccionado .Esta botn solo estar activado si previamente se ha utilizado el botn de Cortar fila o Copiar fila.
Insertar fila
Insertar un afila en blanco sobre la fila seleccionada, Esto crea una columna dentro de las columnas existentes en la tabla. El mismo efecto se consigue presionando las teclas Insert
Eliminar fila
Elimina permanentemente la fila seleccionada de la tabla Definicin de tablas. Tambin se puede usar la tecla Supr
Nombre de Campo
Permite escoger de un cuadro combinado el campo que se presentara en esa columna.
Ancho
Permite definir el ancho de la columna en caracteres .Por ejemplo un ancho igual a 6 soportara solo seis caracteres incluyendo espacios.
Alinear datos
Se utiliza para definir el alineamiento que tendr los datos del campo en la tabla, de acuerdo a su tipo .Por regla general, los valores numricos se alinean a la derecha de la celda y los de texto a la izquierda.
134
Titulo
Se utiliza para escribir un nombre de campo diferente al nombre de campo para que aparezca en la primera fila de la tabla. Por ejemplo, el campo que registra el nombre de la tarea se denomina Nombre, pero para ser ms especfico se le coloca el titulo, en la primera fila de la tabla aparecer el nombre del campo.
Ajustar encabezado
En caso se establezca en Si, Ms Project ajustara la altura de la primera fila para que el nombre o Titulo se ajuste al ancho fijado para la columna en ms de una fila.
Formato de fecha
Permite escoger entre los distintos formatos en los campos que almacenen fechas.
Alto de fila
Se utiliza para variar el alto de fila de modo que se ajuste a todo el texto.
Ajuste automtico de alto de filas de encabezado Bloquear la primera columna
Permite automticamente el alto de la fila de modo que se ajuste al a todo el texto
Cuando se activa, evita que la primera columna se desplace cuando se desplaza la tabla hacia la izquierda o derecha.
Si, por ejemplo se desea aadir una columna para mostrar en nmero EDT personaliza, colocar el selector de celda en el campo encima del cual se desea insertar el nuevo campo en el ejemplo de la ilustracin anterior es el campo Nombre y efectuar lo siguiente:
A. Hacer clic sobre el botn Insertar fila. B. Abrir la lista de Nombre de campo C. Escoger e nuevo campo que ir en la tabla.
135
SUGERENCIA: para facilitar la ubicacin del nuevo campo en el cuadro combinado, escribir las primeras letras del nombre del campo a escoger, tal como se muestra en la ilustracin anterior, en la que al escribir la letra e, hace que la lista visualice el campo EDT.
Por ejemplo .la accin de agregar el campo EDT a la tabla Entrada hara que esta vari de la forma que se muestra a continuacin, donde se puede ver el nuevo campo insertado:
Otro mtodo para editar una tabla, consiste en activar la tabla que se desea editar y luego colocar el selector en cualquier celda de la columna donde se desea insertar el nuevo campo y efectuar la siguiente accin:
Menu Insertar, Columna Teclado
136
Como resultado aparecer la caja de dialogo Definicin de columna similar a la que se muestra a continuacin, y cuyos datos se deben ingresar utilizando los mismos criterios que la tabla definicin de la tabla que se vio anteriormente y como se muestra:
Existen un tercer , y ms directo ,mtodo para editar la tabla actual y consiste en hacer clic con el botn derecho sobre el nombre del campo donde se desea insertar el nuevo campo .Por ejemplo ,para obtener el mismo resultado que en el caso anterior ,se hace clic con el botn derecho sobre el campo Nombre de tarea de la tabla Entrada .Como resultado aparecer el men contextual respectivo ,del cual se escoger Insertar columna y se obtendr la misma caja de dialogo ,Definicin de columna .
IMPORTANTE: Cuando se guarde el proyecto, la tabla modificada se guardara con el mismo

proyecto.
Crear una tabla personalizada Conforme se hace el planeamiento y la programacin y luego durante el seguimiento del proyecto ,puede resultar muy prctico ver diferentes combinaciones de informacin .Si ninguna de las tablas proporcionadas por Ms Project satisface las necesidades del usuario , es posible crear una tabla nueva ( o tambin modificar una tabla existente como se vio antes ) .Para crear una nueva tabla en la caja de dialogo Mas tablas se debe presionar el botn Nueva , lo que har que parezca la caja de dialogo Definicin de tabla en <nombre del archivo > , similar a la que se vio anteriormente ,pero con los campos aun vacios .Los elementos de esta caja de dialogo se manejan en forma similar a la descrita antes , teniendo en consideracin lo siguiente :
Nombre:
Permite ingresar el nombre que se asignara a la tabla .Si es que se desea que la tabla se pueda activar como cualquier elemento del men, se deber subrayar la letra que activa el comando de la tabla. Para que en el nombre de la tabla aparezca una letra subrayada, se deber colocar el smbolo & delante de la letra que se desea subrayar. Por ejemplo & Gerencia se leer en el men Gerencia
137
Nombre del campo:
Para colocar el Nombre del campo, abrir la Lista de campos y escoger el campo .Siendo el contenido un campo, no deber ser escrito, debindose seleccionar de la lista de campos. Para definir la Alineacin que tendr el contenido de ese campo en la tabla , abrir la Lista de alineaciones (con un botn similar al de la lista de campo s) y escoger entre probables alineaciones: Derecha, Centro e Izquierdo. Se usa para escribir un Titulo para el encabezado de columna de este campo .Si no se escribiera ningn texto, en el encabezado de columna de la tabla aparecer el Nombre del campo definido anteriormente. personalizada en la que se han colocado
Alineacin:
Titulo:
En la siguiente se muestra, a modo de ejemplo, una tabla diversos campos .alineaciones, anchos, ttulos:
Como se observa en la ilustracin anterior .el orden de arriba hacia abajo en que se colocan los campos en la tabla de Definicin de campos, define el orden en que aparecern de izquierda a derecha en la tabla.
SUGERENCIA: Con El fin de facilitar la identificacin de los elementos insertados en l atabla .siempre es
recomendable colocar el campo Id al lado izquierdo, es decir como primera columna de la tabla , y mantener activada la casilla de verificacin Bloquear la primera columna .
138
FILTROS Conforme el numero de tareas de un proyecto se incrementa ,puede ser de mucha utilidad presentar solo aquellas tareas en las cuales se esta interesado en un momento determinado .Los filtros hacen ms fcil administrar proyectos grandes presentando o resaltando solamente la informacin requerida .Para cada presentacin de hoja ,diagrama y grafico ,hay un filtro que determina que tareas o recursos mostrar o resaltar .En filtro contiene instrucciones ,llamadas criterios ,que especifican las condiciones bajo las cuales aparecern una tarea o recurso .Es posible cambiar el filtro aplicando a una presentacin cuando se desee ver una informacin diferente en el formato actual .
FILTRO: Es una herramienta utilizada para especificar que tipo de informacin, relativa a una tarea o
un recurso se deben mostrar o resaltar en un vista. CRITERIOS DE FILTRADO: Constituyen las instrucciones que especifican que tarea o recursos se deben mostrar al aplicar el filtro .Los criterios son construidos sobre la base de expresiones lgicas. IMPORTANTE: Los filtros solamente afectan a la presentacin en pantalla o impresora y no a las tareas del proyecto en s.
En forma predeterminada ,el filtro muestra nicamente la informacin que coincide con el criterio del filtro ,ocultando temporalmente la que no lo hace .Pero tambin existe la opcin de aplicar un filtro resaltador que mostrara la informacin que cumple con el criterio de filtrado mostrndola en otro color sin ocultar la informacin que no lo hace .
Autofiltros
Los Autofiltros con la forma ms fcil y rpida de ver subconjuntos de tarea o de recursos .Se pueden aplicar a cualquier vista de Ms Project, excepto al Diagrama de red .Diagrama de relaciones, Calendario y a las vistas del formulario. Para activar una de las vistas se puede efectuar lo siguiente: En la barra de vistas, si esta activada, hacer clic en cualquier vista excepto en las indicadas en el prrafo anterior .Para utilizar una vista que no est en la barra de vistas, hacer clic en Mas vistas y a continuacin, escoger en la lista Vistas la vista que se desea utilizar y despus hacer clic en Aplicar .Si la Barra de Vistas estuviese desactivada , ir al men Ver, Mas vistas, y seleccionar la vista que se desea utilizar.
Una vez que se ha seleccionado la vista en la que se debe aplicar el filtro activar los Autofiltros haciendo clic sobre el botn Autofiltros de la barra de herramientas Formato, que tiene el aspecto del que se muestra a la derecha o escogiendo la opcin Autofiltro del men Proyecto, Filtros para: Al hacerlo, aparecer una flecha situada ala derecha del nombre de cada campo de la tabla que se encuentra activa, tal como se muestra en la ilustracin que sigue:
139
Para utilizar un Autofiltro, hacer clic situada en la columna que contiene la informacin que se desea filtrar y elegir el valor que se aplicara como filtro a la tabla, tal como se muestra a continuacin:
En el caso mostrado en la ilustracin anterior, se estar aplicando un filtro con el criterio siguiente: Duracin = 6 das
IMPORTANTE: La fecha y el nombre de campo que tiene aplicando un Autofiltro se mostraran de

color azul, mientras el filtro se encuentre aplicando en ese campo.
Se puede aplicar una condicin adicional basada en un valor de otro campo ,repitiendo el procedimiento anterior con el filtro de ese campo .Es decir ,se puede aplicar un filtro a otro campo de una tabla ya filtrada ,en cuyo caso ,los dos o mas filtros se acumulan con el operador lgico Y ; es decir que se deben mostrar nicamente los registros que cumplen con ambos criterios de filtrado .En la ilustracin que sigue ,se muestra el efecto de aplicar ,primero , en el campo Duracin el Autofiltro Duracin < = 1 semana , para luego , ala tabla ya filtrada ,aplicarle en el campo Comienzo, el Autofiltro Comienzo = Mes siguiente .El resultado mostrara nicamente aquellas tareas que cumplen con ambos criterios , es decir que su duracin es menor o igual a una semana Y , adems comienza el mes siguiente a la actual .
140
La expresin lgica que regula el criterio de filtrado, para el caso del ejemplo anterior es la siguiente: Duracin <= 1 semana Y comienzo = Mes siguiente Cuando se desea aplicar un rango de valores en un Autofiltro de un campo determinado, o cuando se deba utilizar valores diferentes a los operadores de comparacin usuales, activar el filtro y elegir (personalizado) Por ejemplo, se desea filtrar para que se muestren las tareas con duraciones dentro del rango 4.5 das y 8 das; los criterios son:
La expresin lgica para este filtro es la siguiente:
Duracin > = 4.5 Y Duracin <= 8
IMPORTANTE: Si la informacin de una de las filas cambia, puede actualizar los valores de
Autofiltro haciendo clic en la flecha otra vez y volviendo a seleccionar un valor para el filtro.
Para quitar el filtro de un campo en particular, hacer clic en (todas) en la lista del Autofiltro de ese campo .Para desactivar todos, los Autofiltros aplicados, sealar Filtro sobre el botn de Autofiltro de la Barra de herramientas Formato.
IMPORTANTE: Si se ha aplicado un filtro seguir aplicando el filtro a la lista de tareas o recursos.

RECOMENDACIN: Para guardar un Autofiltro como un filtro normal, hacer clic en la flecha del ttulo del campo, elegir Personalizado y, a continuacin, hacer en Guardar .En la caja de dialogo Definicin de filtro en <nombre del proyecto.mpp>, escribir el nombre que tendr el filtro y si se desea que se encuentre Visible en el men, activar la casilla de verificacin correspondiente.
141
Aplicar filtros predefinidos al proyecto Ms Project cuenta con excelente conjunto de filtros predefinido, que cubre casi la totalidad del requerimiento ms usual de los administradores de proyecto. Para utilizar cualquier de los filtros predefinidos, cuya descripcin se encuentra en el Apndice 1 de este manual , se puede efectuar una de las siguientes acciones:
Menu Proyecto , Filtro para..
Barra de Herramientas Formato
La aplicacin de cualquier de estos filtros, originara que se oculten los registros que no cumplen con el criterio de filtrado. Sin embargo, tal como se expreso anteriormente, es posible aplicar un filtro resaltador, que no ocultara los registros que no cumplen con el criterio de filtrado, sino mostrara en color azul a aquellos que cumplen con el criterio y los que no cumplen en color negro .Para aplicar un filtro resaltador, en el men Proyecto, Filtro para; activar Mas filtros .Esta accin dar lugar a la aparicin de la caja de dialogo Mas filtros, donde se deben efectuar lo siguiente: A. Seleccionar el tipo filtro .es decir si es un filtro para Tarea o Recurso. B. De la lista de filtros escoger el deseado C. Hacer clic sobre el botn Resaltar ,tal como en la ilustracin siguiente :
142
Al hacerlo ,las tareas o recursos que cumplen con el criterio del filtro ,se presentan en color diferentes al resto usualmente color azul En las ilustraciones que siguen se muestra el filtro Hitos aplicado como filtro predeterminado u como filtro resaltador .
RECORDAR: Ms Project suministra filtros de tareas, que el usuario dolo podr aplicar a las vistas de
Tareas y Filtros de recursos que podr aplicarse a las vistas de Recursos. Cuando se aplique un filtro en un campo ya filtrado Ms Project aplicara el filtro nuevo en lugar del filtro antiguo reemplazndolo. La lista de Filtros predefinidos y las caractersticas de cada uno se encuentra en el Apndice 1 al final de este Manual.
Crear Filtros personalizados

Si ninguno de los filtros predefinidos satisface las necesidades del usuario, se puede crear un filtro nuevo o modificar un filtro existente .Para ello, en la caja de dialogo Definido de filtro en <Nombre de archivos > similar a la que se muestra a continuacin:
143
Los elementos de esta caja de dialogo, a excepcin de la Tabla de definicin del filtro .operan de la misma forma que se vio anteriormente al crear nuevas tablas. Para columna de la tabla Definicin de filtro, se deben tener en cuenta las consideraciones que, continuacin, se indica: Y/O Si el filtro contiene ms de una fila de criterios, se debe escribir un operador por cada fila , a partir de la segunda o bien seleccionar uno en la lista en el mismo campo .Si no se incluye un operador ,Ms Project utilizara el operador Y en forma predeterminada. Nombre de campo Para construir la expresin lgica, permite escoger de una lista el nombre del campo cuyo contenido se desea verificar haciendo clic en la flecha situada en el extremo derecho y escogiendo el nombre .Ms Project verificara el contenido de este campo cumple la prueba especificada criterio la tarea o el recurso aparecer mostrando o resaltado. Criterio Permite ingresar un criterio para establecer la expresin lgica u operador de comparacin .En este campo se encuentra una lista que contiene los operadores de comparacin para definir la prueba lgica a efectuar .Ms Project utilizara esta prueba para comparar el valor o valores que se ingresen en el cuadro Valor(es) con la informacin de campo de cada tarea o recurso .En caso que una prueba sea vlida para el campo seleccionado, aparecer un mensaje de error. Se puedes elegir entre algunos de los siguientes criterios: Igual a Mostrara o resaltara la tareas o recursos cuyo contenido de campo coinciden exactamente con el valor .Por ejemplo ,si se filtra una hoja de tareas para mostrar las tareas cuyo campo Nombre de recurso sea igual a Administrador , Ms Project mostrar solamente las areas alas cuales hay sido asignado exclusivamente el recurso con ese nombre exacto .ES decir Ms Project no mostrara las tareas alas cuales haya sido asignado Administrador (contratado) ni aquellas tareas asignadas a Administrador y otros varios recursos a la vez (recordar que debe coincidir exactamente con el campo que figura en Nombre de campo ). Diferente de Mostrara o resaltara las tareas o recursos cuyos contenidos de campo no coinciden exactamente con el valor. Mayor que Mostrara o resaltara aquellas tareas o recursos cuyo contenido de campo son mayores que el valor o iguales al mismo.
144
Menor que Mostrara o resaltara las tarea o recursos cuyos contenidos de campo son menores que el valor. Menor o igual que Mostrara o resaltara las tareas o recurso cuyo contenido de campo on menores que el valor o iguales al mismo Esta comprendido en Mostrara o resultara las tareas o recursos cuyo contenido de campo se encuentra dentro del rango especificado por dos valores . No esta comprendido en Mostrara o resaltara las tareas o recursos cuyo contenido de campo no se encuentra dentro del rango especificado por los dos valores. Contiene Mostrara y resaltara las tareas o recursos cuyo contenido de campo n contiene el valor ,no necesariamente en forma exacta .Por ejemplo ,si se filtra los recursos cuyos campos Nombre de recurso contiene Administrador .Ms Project mostrara tanto Administrador (contratado) como Administrador (estable) o simplemente Administrador . No contiene Mostrara o resaltara las tareas o recursos cuyos campo no contienen el valor. Contiene exactamente Mostrara o resultara solo aquellas tareas o recurso cuyos contenidos de campo contienen una tarea o recurso que coincide exactamente con el valor. Por ejemplo , si filtra una presentacin de tareas para mostrar las tareas cuyos campos Nombre del recurso contiene exactamente Administrador A ,Ms Project mostrara Administrador A pero no mostrar Administrador lvarez .A diferencia de igual a ,Contiene exactamente mostrara las tareas a las que hayan sido asignados Administrador A y ,a dems ,otros recursos .
Valores
Permite para ingresar los nmeros ,fechar o texto con los que deban ser comparador los contenidos de nombre de campo .Para esto se puede escribir un valor o seleccionar un campo en la lista que se encuentra al lado derecho del campo para comparar su contenido con el contenido del campo especificado en la columna Nombre de campo :Los valores deben estar adecuados con el tipo de campo con el que estn comparando .Por ejemplo ,si se ha seleccionado Costo como Nombre de campo ,no se podr utilizar Lo antes posible en el campo Valor (es) .Si en este campo se introducen valores inadecuados ,aparecer un mensaje indicando error cuando se intente cerrar el cuadro de dialogo
145
Para indicar un rango para la prueba Esta comprendido en o No esta comprendido en , los valores deben ir separados con el separador de listas .Por ejemplo ,si se seleccionada. Esta comprendido en para la columna Criterio, se podr encontrar tareas que se ubiquen entre de dos fechas, escribiendo las fechas separadas por el Separador de listas asumiendo que el separador de listas es el punto y coma y sin dejar espacios: 10/05/2006; 15/5/2006 Tambin es posible el uso de comodines como parte del valor si la prueba es Igual a o Diferente de .El comodn de interrogacin (?) y el comodn asteriscos (*) pueden en cualquier lugar del texto. Por ejemplo , todos los siguientes valores son validos: Adqui C? na ??? -401
Si se desea filtrar utilizando un carcter reservado para ser utilizado como comodn, se debe escribir un smbolo de intercalacin (^) delante del carcter .Por ejemplo, para filtrar tareas que incluyan un asterisco en un nombre escribir ^ *. De esta manera se evita que se identifique al asterisco como si fuese e comodn. Es posible, tambin, crear un filtro interactivo, escribiendo un mensaje encerrado entre comillas, seguido de un signo de interrogacin (?). Al aplicar este tipo de filtro aparecer un cuadro de dialogo que presentara el mensaje escrito .Este cuadro de dialogo se utiliza para introducir el valor o rango de valores que desee comparar con el campo especificado en la columna Nombre del campo .Para crear un filtro calculado, se debe seleccionar de la lista de valores un nombre de campo entre corchetes [ ] . Al utilizar el filtro, Ms Project comparara el valor del campo que se haya especificado con el valor del definido en la columna Nombre de campo.
FILTRO INTERACTIVO: es un filtro que permite introducir los valores de filtro cada vez que se
aplica el mismo .Por ejemplo, el filtro Utilizando recurso, muestra un cuadro de dialogo en el que se debe introducir el nombre de un recurso. Al escogerlo e ingresar el valor, Ms Project mostrara todas las tareas que estn utilizando ese recurso. FILTRO CALCULADO : Es un filtro que comprar los valores de dos campos de una tarea o un recurso .Por ejemplo , el filtro Costo mayor que el presupuesto compara los costos previstos con los costos actuales y muestra o resalta solo las tareas cuyos costos sean superiores a los costos previstos.
Crear un Filtro Interactivo Por ejemplo, para crear un filtro interactivo que permita mostrar las tareas cuyas Duracin se encuentran dentro de un rango de valores por establecer, en la tabla Definicin de filtro se deber ingresar el nombre de campo Duracin y el Criterio Mayor o igual que en la primera fila; en el campo valores se ingresara, entrecomillado, el texto que aparecer en la caja de dialogo que permitir ingresare el valor seguido de un signo de cierre de interrogacin (?) . En la segunda fila el operador Y en la primera columna ,Duracin en Nombre de campo ,Menor o igual que en Criterio , y el texto entrecomillado que se desea aparezca en la segunda caja de dialogo ,seguido de un signo de cierre de interrogacin .
146
Lo expresado sera similar a lo que muestra la ilustracin que sigue ,en la que tambin aparecen las cajas de dialogo que se abrirn como resultado de aplicar el filtro :
Este mismo filtro se podra disear utilizando el Criterio comprendido en, en cuyo caso la Tabla de definicin del filtro y su caja de dialogo serian como se muestra a continuacin:
RECORDAR : en el campo valores se debe escribir el mensaje entre comillas seguido de un signo
de cierre de interrogacin .Di con varios los mensajes ,deben ir separados mediante el Separador de listas definido en la Configuracin regional de Panel de Control de Windows sin dejar espacios y siempre al final de cada parmetro entrecomillado debe ir el signo ? .
Crear un filtro calculado Como se defini previamente, un filtro calculado compra el valor del Nombre de campo con el valor del campo establecido en Valores utilizado un de los criterios de filtrado .En la ilustracin que sigue se muestra la tabla Definicin de filtro para un filtro calculado:
147
En este ejemplo ,se efecta la comparacin del Comienzo de la tarea (Nombre de campo ) , que es un dato calculado por Ms Project , con el comienzo que el Comienzo previsto ,obviamente la tarea tiene un retraso respecto a lo programado en las fechas de comienzo de la tarea . La segunda fila de la tabla de definicin de filtro contiene las introducciones para que compare las fechas de Fin contra el Fin previsto , de tal manera que las tareas cuyo fin es mayor que el previsto estn terminando con retraso .Como las dos filas se relacionan con el operador de comparacin O , lo que se obtiene de este filtro son aquellas tareas que estn comenzando O finalizando despus de lo previsto en la programacin inicial Crear Filtros con condicionamiento agrupadas Los filtros se puede hacer mltiples, de modo que las instrucciones queden agrupadas por niveles .Por ejemplo, se desea filtrar las tareas que tienen retraso en la fecha de comienzo o fin Y adems su duracin se encuentra dentro de un rango determinado. Para obtener un filtro de este tipo, habr que ingresar estos datos y valores en la tabla de definicin del filtro de la forma siguiente:
En este caso , primero se resolver cada filtro (grupo ) independiente y los resultados sern comparados por el operador Y (comparador de grupos) Precedencia y orden de aplicacin El operador de comparacin Y tiene mayor precedencia que el operador O dentro de los grupos y tambin entre ellos. Las evaluaciones ocurren en el orden siguiente : Primero es evaluado cada grupo por separado .Dentro de un grupo ,las condiciones Y son evaluadas antes que aquellas que contienen el operador O .A continuacin ,cada juego de operadores Y (si es que hubiesen varios) es aplicado a los resultados obtenidos anteriormente para cada grupo ,seguido de los operadores O .
148
Para crear un filtro de este tipo, simplemente hay que separar los grupo mediante el uso de un operador de comparacin (Y u O) dejando los campos Nombre de campo , Criterios y Valores en blanco .Esto har que en la tabla de definicin del filtro aparezca una fila sombreada en gris ,sin datos en los campos indicados . En ejemplo que sigue ilustra, de manera ms fcil ,la forma en que Ms Project hace posible crear filtros de este tipo ,para lo cual se muestra la siguiente tabla de Definicin de filtro :
La definicin de filtro mostrada en la tabla de la ilustracin anterior, es equivalente a la siguiente expresin lgica: (texto1=x O texto2=x) Y (texto3=x O texto4=x)
IMPORTANTE: si al definir el filtro se incluyeran operadores innecesarios, estos sern

eliminados automticamente cuando se presione el botn Aceptar en la caja de dialogo de Definicin del filtro
149
GRUPO
La funcin Agrupacin permite organizar la informacin de tareas ,recursos o asignaciones en un avista determinada sin cambiar la estructura real del proyecto Ms Project proporciona varios grupos predefinidos ,aunque si ninguno de estos grupos responde a las necesidades del usuario ,puede especificar sus propios criterios para crear un grupo personalizado. A menudo es conveniente utilizar ciertas facilidades que proporciona Ms Project para centrar la atencin en tareas especificadas o que comparten algn parmetro en comn .Ya se vio anteriormente las facilidades que ofrecen los filtros para ubicar tareas o recursos que cumplen con un criterio de filtrado definido .Tambin es de mucha utilidad alguna herramienta que permita ubicar y agrupar tareas o recursos por algn elemento comn ,como podra ser la Duracin de las tareas o la Tasa estndar de los recursos .Para ello ,el programa proporciona la facilidad de agrupar tareas o recursos bajo una o ms condiciones previamente definidas . Aplicar grupos predefinidos Ms Project cuentea con conjuntos de elementos para agrupar tareas o recursos predefinidos, que cubren los requerimientos ms usuales para la administracin de proyectos .Para utilizar cualquier de los agrupamientos predefinidos, se puede efectuar una de las siguientes acciones: Elemento Menu Barra de herramientas Accin Proyecto, agrupar por Estndar, Agrupar por
150
Cualquiera de estas acciones efectan directamente el agrupamiento por la condicin escogida ,que en el caso del ejemplo mostrado es la Duracin .El resultado sera similar al que se muestra :
La aplicacin de la condicin de agrupamiento de tareas del ejemplo, har que en la pantalla aparezcan agrupadas las tareas que tienen igual duracin.
Personalizar un Grupo
Podra darse el caso que ninguno de los agrupamientos ofrecidos de forma predefinida satisfaga las necesidades del usuario .En tal caso ,existe la facilidad de personalizar el agrupamiento de acuerdo a los requerimientos propios del usuario .Para agrupar tareas , seleccionar una vista de hoja ,como la vista Diagrama de Gantt ,Hoja de tareas o Uso de tareas .Para agrupar recursos ,seleccionar una vista de hoja ,como la vista Hoja de recursos o Uso de recursos .Para concretar la personalizacin de un grupo del men Proyecto ,Agrupar por escoger Personalizar Agrupar por ,que dar como resultado la caja de dialogo siguiente :
151
En la tabla de definicin de grupo ,aparecen la columnas Nombre de campo ,Tipo de campo y orden ,que permiten escoger cual ser el campo por el que se agrupara (criterio de agrupamiento ) , as como el sentido de ordenamiento de este grupo ,que puede ser Ascendente o Descendente .El tipo de campo ser definido automticamente por Ms Project en funcin al campo seleccionado en Nombre de campo .Si se desea sub agrupar por alguna otra condicin ,es posible ingresar en la fila siguiente otro nombre de campo as como su respectivo sentido de ordenamiento .Se puede acumular hasta 10 filas de condiciones . Agrupar por valor de <nombre de campo> permite el formato que se utilizara en el agrupamiento, referido a la fuente as como el color del fondo de la celda y trama de esta .Si el campo por el que se va a agrupar lo permite, el botn Definir intervalos de grupo se activara para que se puedan establecer intervalos de agrupamiento .Por ejemplo: A. Seleccionar el campo Duracin en la tabla de definicin del grupo B. Hacer clic sobre el botn Definir intervalos de grupo C. Escoger el intervalo ,por ejemplo ,Semanas
La definicin del intervalo de grupo, en este caso para el campo Duracin, permite que se establezca el rango por el cual los datos sern agrupados. En el ejemplo se ha escogido que el intervalo de agrupamiento sea semanal .Comenzar el especifica el valor inicial para los encabezados de agrupacin correspondientes a este campo (por ejemplo ,Comenzar el 2 ,comenzara a agrupar a partir de las duraciones de 2 semanas ) , y el Intervalo de grupo define el intervalo de paso para los encabezados de agrupaciones correspondientes a esta campo ,por ejemplo ,en este caso ,cada dos o tres semanas .La aplicacin de estos Agrupamiento dar un resultado similar al que se muestra a continuacin :
152
Es decir . los datos se han agrupado por los valores de Duracin en periodos o intervalos de una semana en orden ascendentes (de menor a mayor) .Una sub agrupacin ,por ejemplo ,por comienzo en intervalos de un semana en orden Descendentes ,sera como sigue:
El resultado de la aplicacin de este agrupamiento por varias condiciones Duracin por semanas en orden descendentes y Comienzo por semanas en orden ascendentes ser al que se muestra en la ilustracin siguiente:
153
Crear un nuevo grupo

El grupo personalizado que ha sido definido en el ejemplo anterior ; no podr ser utilizado nuevamente ,ya que no tiene nombre y no ha sido guardado ; es decir ,hasta ahora ,su uso solo es transitorio pues en cuanto se regrese a la condicin de sin agrupar ,no habr forma de ubicarlo ni recuperarlo .Si el resultado obtenido con el grupo personalizado ha sido satisfactorio y se desea utilizarlo en otras ocasiones , en la caja de dialogo Personalizado ha sido satisfactorio y se desea utilizarlo en otras ocasiones , en la caja de dialogo Personalizar Agrupar por ,presionar el botn Guardar y en la caja de dialogo resultante escribir el nombre del nuevo Grupo ,tal como mustrala ilustracin siguiente :
De otro lado, para crear un nuevo agrupamiento directamente sin necesidad de personalizar .del men Proyecto, agrupar por, escoger Mas grupos, y presionar el botn Nuevo .Como resultado de obtendr la caja de dilogo Definicin de grupo en <nombre del archivo >, que solo se diferencia de la de Personalizar Agrupar por en que lleva un cuadro de texto para establecer el nombre del grupo.
154
VISTAS
Ms Project puede almacenar en su base de datos una cantidad de informacin inmensa, obviamente ms de la que se puede ver de una sola vez. De ah que ser necesario utilizar diferentes vistas para presentar subconjuntos de informacin de proyectos en formatos que facilitan su interpretacin y comprensin. Siempre que se trabaja con Ms Project se esta utilizando una vista. En la mayora de las vistas, es posible ver, ingresar o modificar informacin, datos o valores. De manera predeterminada, y la mayora de las veces, se utiliza la vista del diagrama de Gantt, que presenta la informacin mas importante acerca de las tareas en una hoja de datos o tabla editable y en un grafico de barras, ambos muy fciles de visualizar e interpretar. Una vista es la combinacin de una o ms presentaciones (Diagrama de Gantt, hoja de recursos, etc.) y en algunos casos, una tabla, un grupo y un filtro.
Utilizando adecuadamente las distintas vistas, es posible introducir, organizar y examinar la misma informacin de diversas maneras. Existen tres tipos de vista Las Hojas de datos o Tablas que representan la informacin en filas y columnas, y ya han sido explicadas en el capitulo anterior. Los diagramas o grficos representan la informacin grficamente. El Diagrama de Gantt, el diagrama de Red, el grafico de Recursos y el calendario son diagramas o grficos. Los formularios representan informacin el un formato similar a los cuadros de dialogo. Los formularios solo muestran la informacin acerca de una tarea o un recurso individual. Es decir, en un formulario no se puede visualizar, por ejemplo, varias tareas o recursos a la vez y, bsicamente, estn diseados para facilitar el ingreso de informacin.
Para escoger una vista en el men ver, escoger la opcin Mas Vistas al invocar este comando, aparecer la caja de dialogo Mas vistas que contiene la lista de las vistas predefinidas. Esta lista incluye aquellas vistas que se proporcionan con Project y mostrar tambin aquellas personalizadas que se crean posteriormente, el aspecto de esta caja de dialogo es el que se muestra a continuacin:
IMPORTANTE.- En el apndice uno que se encuentra al final de este manual, se encuentra a lista de vistas
predefinidas y su utilidad.
155
Crear una vista Personalizada

Existen dos tipos de vistas dependiendo de la forma en que presentan la informacin. Las vistas nicas, que lo hacen en una ventana completa ya que incluyen solo una sola pantalla en la presentacin, y las vistas combinadas que se usan en una pantalla dividida puesto que contienen dos elementos. Igual que los casos en las tablas y filtros, tambin es posible crear diversas vistas personalizadas con el fin de mostrar o comunicar mejor la informacin que puede ofrecer Ms Project. Para crear una nueva vista, abrir la ventana Mas Vistas de la misma forma que se vio anteriormente y luego presionar el botn nueva esto dar lugar a la aparicin de la caja de dialogo Definir Nueva Vista similar a la que se muestra a la derecha: en esta caja de dialogo se debe establecer si se crear una vista nica en la ventana o ser una vista combinada.
Crear una vista nica

Si se escoge la opcin vista nica, Ms Project abrir la caja de dialogo Definicin de una Vista en <Nombre del Archivo>, tal como la que se muestra a continuacin
Los elementos de esta caja de dialogo tiene la siguiente unidad: Nombre.Permite escribir el nombre que identificara a la vista. Utiliza los mismos criterios para definir el nombre de las tablas, filtros o grupos. se utiliza para mostrar que tipo de pantalla abrir la vista para lo que hay que escoger de la lista de opciones Permite seleccionar la tabla que se desea aplicar al elemento de la presentacin escogida de la lista de pantalla. Esta opcin esta disponible solo para el diagrama de Gantt las hojas y la vista. Uso de recurso. En el cuadro combinado aparecern las tablas predefinidas, as como las creadas por el usuario.
Pantalla.-
Tabla.-
156
Filtros.-
se usa para escoger el filtro que se desea aplicar. Esta opcin no esta disponible en el diagrama de red. En el cuadro combinado aparecer los filtros predefinidos, as como los creados por el usuario. Permite indicar el tipo de agrupamiento que deber llevar la vista cuando se apliquen. En el cuadro combinado aparecern los grupos predefinidos as como los creados por el usuario. se debe activar esta casilla de verificacin para que el filtro seleccionado acte como un filtro para resaltar Activar esta casilla de verificacin para mostrar el nombre de la vista en el men Ver
Grupo.-
Filtro para Resaltar.-
Visible en el men.-
Crear una vista combinada

Una Vista combinada es una presentacin que contiene dos vistas .La vista de la seccin inferior muestra informacin detallada acerca de las tareas o los recursos seleccionados por el usuario en la seccin superior .Por ejemplo, se puede tener un Diagrama de Gantt en la seccin superior y un Formulario de tareas en la seccin inferior .Cuando se seleccione una tarea en el Diagrama de Gantt, el formulario de tareas mostrara informacin detallada acerca de esa tarea. Si se escoge Vista combinada en Definir nueva lista, aparecer la caja de dialogo Definicin de una vista en < nombre de archivo>, tal como se muestra:
En esta caja de dialogo se debe seleccionar, del cuadro combinado respectivo, las vistas que se visualizaran en las secciones superior Arriba e inferior Debajo de la ventana cuando esta se aplique.
SECCIN: Una parte de una ventana que contiene una vista .Una vista combinada costa de dos
secciones ; por ejemplo, el Diagrama de Gantt en la seccin superior y el Diagrama de relaciones en la seccin inferior, como se muestra en la ilustracin anterior
157
Por ejemplo, el efecto que tendr en la pantalla el hecho de activar la presentacin Detalles, ser similar a la siguiente:
SUGERENCIA: Para cerrar la seccin inferior de la presentacin, en el men Ventana se debe la

opcin Quitar divisin, o bien hacer doble clic sobre la barra de divisin horizontal entre las ventanas.
158
Proyectos Mltiples
Conocer el concepto de la Consolidacin
Temas:
Concepto de proyectos mltiples (consolidacin) Guardar un rea de trabajo Consolidar proyectos por insercin
Compartir recurso entre varios proyectos
159
CONCEPTO DE PROYECTOS MULTIPLES El administrador de proyectos puede ser responsable del manejo de varios proyectos que se ejecutan al mismo tiempo, y pueden o no guardar relacin entre s. E caso que los proyectos que se administran no guarden relacin entre s , y si frecuentemente se tiene que abrir el mismo grupo archivos de proyecto ,, se puede facilitar la apertura simultanea de todos ellos creando un rea de trabajo. Esta accin solo facilitara la apertura simultanea de los archivos de que componen el rea de trabajo , sin que se establezcan vnculos entre ellos .En cambio ,cuando se administra varios proyectos que se efectan a la misma vez , y que se encuentran relacionados entre ellos por algn motivo , a menudo es muy til ver la informacin de visualizar la informacin de todos los proyectos al mismo tiempo ,permitiendo ms fcilmente revisar la carga laboral y las programaciones de todos ellos .Igualmente cuando existe un proyecto demasiado grande , puede haber cierta dificultad para desplazarse a travs de muchas tareas o recursos , o concentrarse en la informacin estrictamente necesaria ; en ese caso ,ms apropiado seria generar varios pequeos proyectos que son manejables fcilmente y luego consolidarlos para tener una visin de conjunto de los proyectos que se administra. Un proyecto consolidado es proyecto especial que contiene otros proyectos insertados ,los cuales conviven dentro del proyecto contenedor a cualquier nivel de esquema .
GUARDAR UN ARCHIVO DE AREA DE TRABAJO Un rea de trabajo es un serie de archivos y parmetros que se pueden almacenar en un Ms Project crea listas de los parmetros actuales, objetos abiertos, vistas, etc. Cuando se abre un archivo de rea de trabajo Ms Project crea listas de los paramentaros actuales, objetos abiertos, vistas, etc. Cuando se abre el rea de trabajo ,de tal manera que se pueda seguir el trabajo donde se dejo ; abriendo cada uno de los archivos de rea de trabajo ,Ms Project usa listas para volver a crear el rea de trabajo , de tal manera que se pueda seguir el trabajo donde se dejo , abriendo cada u no de los archivos que estaban abiertos cuando se cre el rea de trabajo . Para crear el rea de trabajo, previamente deben encontrarse abiertos todos los archivos de proyectos que conformaran el rea de trabajo y solo ellos; es decir, no debern estar abiertos aquellos archivos que no conformaran el rea de trabajo. Luego, del men de Archivo, escoger la opcin de Guardar rea de trabajo.
160
IMPORTANTE: solo se podrn guardar en un rea de trabajo de archivos que tengan la misma
extensin; en el caso de Ms Project, todos los archivos debern tener la extensin *mpp
Cuando se invoca este comando aparece la caja de dialogo Guardar rea de trabajo como: similar a la que se muestra en la que sigue:
En esta caja de dilogo se debe tener en cuenta lo siguiente: Guardar en: muestra una lista de unidades de disco y carpetas disponibles en las que se pueden guardar los archivos como rea de trabajo: Permite escribir un nombre de archivo para el rea de trabajo. no es necesario escribir la extensin de la denominacin del archivo ,pues Ms Project en forma predeterminada agrega la extensin mpw .De manera predeterminada Ms Project se asigna el nombre REANUDAR. MPW Para asignar tipo de archivo la nica opcin disponible es rea de trabajo.
Nombre de archivo:
Guardar como tipo:
Importante: un archivo de rea de trabajo contiene solamente la lista de los parmetros de los proyectos
que hay abiertos cuando se crea el rea de trabajo .Un archivo de rea de trabajo no contiene los archivos de proyecto propiamente dichos, por lo que no ocupa demasiado espacio en el disco. La extensin de los archivos de rea de trabajo en Ms Project es *mpw RECORDAR: para crear el rea de trabajo todos los archivos que lo constituirn debern estar abiertos .Una vez creada el rea de trabajo, no se podrn agregar nuevos archivos.
161
Para abrir un archivo de rea de trabajo, se sigue el mismo procedimiento que para abrir un archivo de proyecto simple (es decir, escoger. Abrir del Menu Archivo o presionar el botn abrir de la barra de herramientas estndar) la diferencia se encontrara en el icono correspondiente a los archivos de rea de trabajo, que es diferente al de los archivos de proyecto, tal como se muestra en las ilustraciones que siguen:
Cuando se abre un archivo de rea de trabajo, se abrirn en una sola operacin todos los archivos que estaban abiertos al momento de crear el rea de trabajo. Al cerrar los archivos, por cada documento en el rea de trabajo que se haya modificado pero que no se halla guardado. Ms Project preguntara si guardara silos cambios, ya que los trata como archivos diferentes no relacionados ni vinculados.
162
CONSOLIDAR PROYECTOS
Una de las formas ms eficaces de organizar proyectos grandes o complejos consiste en crear varios proyectos pequeos y luego consolidarnos en un solo archivo sin que pierdan su independencia operativa .Un proyecto consolidado siempre se creara insertando un proyecto en otro. El proyecto insertado aparecer entonces como una tarea de resumen dentro del proyecto consolidado, que puede contener uno o varios proyectos insertados.
Proyecto principal :proyecto que contiene otros proyectos que se denominan proyectos insertados o subproyectos .Tambin se denomina Proyectos Consolidados ,Maestros o Contenedores .Cualquier proyecto de Ms Project es capaz de convertirse en un Proyecto principal. Subproyecto: Proyectos insertados en otro proyecto .Los subproyectos se utilizan como un medio de dividir proyectos complejos en partes mas fciles de manejar .Tambin se denominan proyectos insertados Una tarea externa es la representacin de una tarea de otro proyecto actual .Las tareas externas pueden ser creadas para los proyectos insertados o para proyectos individuales.
Se puede crear un proyecto consolidado mediante la insercin de copias de proyectos individuales en un mismo archivo de proyecto de tal forma que se puede ver, imprimir y cambiar informacin de todos los proyectos con los que se est trabajando e incluso de aquellos pertenecientes a otros administradores de proyectos como si se tratase de un solo proyecto que lo recibe. Con Ms Project se puede consolidar los archivos de proyectos individuales en una sola ventana, de forma que sea posible consultar la informacin acerca de los proyectos en administracin como si se tratara de un solo proyecto. Se puede crear y guardar un archivo de proyecto consolidado como un nuevo archivo de proyecto manteniendo vnculos con los proyectos origen .Si un proyecto se vincula a sus proyectos de origen ,los cambios en la informacin del archivo del proyecto consolidado se reflejaran en los correspondientes archivos fuente .Igualmente ,si cambia la informacin en un archivo fuente .Igualmente ,si cambia la informacin en un archivo de origen ,la informacin correspondiente en el archivo consolidado tambin cambiara. El concepto fundamental del manejo de los proyectos consolidados, se basa en el principio de que cualquier proyecto puede ser insertado en otro proyecto denominado Contenedor permitindole residir dentro de este en cualquier nivel de esquema; es decir, los proyectos insertado responden a un nivel jerrquico dentro del proyecto contenedor .El limite, en nmero de proyectos que pueden ser insertados en un mismo archivo, es de 100 proyectos.
163
Por qu debe utilizarse un proyecto principal y subproyectos? Tal como ya se expreso ,la creacin de un proyecto consolidado y subproyectos permite dividir un proyecto grande en varias partes y delegarse en las personas adecuadas .En termino de administracin del proyecto ,la asignacin de subproyectos siguiendo este mtodo proporciona responsabilidad a todas las personas que realizan Ms Project ,la creacin de subproyecto dentro de un proyecto consolidado permite que cada uno de los administradores del proyecto tenga un mejor acceso y un mayor control sobre las correspondientes partes de la programacin .Para determinar si se debe dividir un proyecto grande en un proyecto consolidado y subproyectos ,resulta til responder a las siguientes preguntas: Es el proyecto muy grande y detallado? Si el proyecto va a contener varios ciento de tareas ,resultara difcil desplazarse por el mismo y manipularlo como un nico archivo de gran tamao .La divisin en subproyectos puede hacerlo ms funcional porque se podr manejar cada subproyecto individualmente .Si algunas partes del proyecto contiene un trabajo que esta dividido de forma ms detallada que otros ,puede que convenga dividir esas partes en subproyectos independientes de modo que la mayora de los usuarios vean solo una descripcin resumida del proyecto , mientras que las partes interesada puedan verlo con ms detalle si lo desean .un archivo nico es casi siempre la alternativa ms rpida ,pero la posibilidad de la divisin y consolidacin, Cul es la poltica de la organizacin? En un entorno descentralizado o distribuido, la opcin de un proyecto consolidado y subproyecto proporciona a los trabajadores un control mayor sobre su propio trabajo que en el caso de un archivo de proyecto grande y centralizado. Realiza la empresa un planeamiento de arriba abajo o de abajo arriba? Si los administradores de un nivel inferior tienen la responsabilidad y el conocimiento de las tasas que son necesarias en el proyecto ,puede ser positivo permitir que realicen el planeamiento de su trabajo para unir posteriormente sus archivos de proyecto en un proyecto consolidado .Si la norma es realizar un planeamiento de arria abajo ,se puede reorganizar el plan inicial en subproyectos al implantarlo ,de modo que cada uno de los equipos o administradores del proyecto tenga mejor acceso y un mayor control sobre sus propias programaciones Se estn trabajando varios proyectos a la vez? Es posible que los administradores del proyecto estn trabajando en un conjunto de proyectos a la vez, estn o no interrelacionados los proyectos. En lugar de tener que abrirlos de uno en uno todos los subproyectos se abre de una vez al abrir el proyecto consolidados .Este planeamiento facilita tambin la generacin rpida de informes sobre varios proyectos. Si los proyectos estn relacionados, el administrador del proyecto puede crear dependencias de tareas entre tareas de diferentes proyectos. La creacin de dependencias entre proyectos facilita a cada administrador del proyecto la labor de ver cmo afecta a su programacin el trabajo de los dems administradores.
164
Estn subordinados algunos proyectos a otros proyectos? Es posible reflejar exactamente la jerarqua de varios proyectos insertndolos en otros archivos .La estructura resultante de subproyectos debe reflejar las prioridades y responsabilidades de los miembros del equipo as como las relaciones entre tareas en diferentes areas y la fecha limite general. Pueden modificar el proyecto varias personas? Lo ideal es que un administrador del proyecto sea el nico que posea, administre y modifique un archivo .Pero ,en ocasiones ,un proyecto forma parte de un programa ms grande en el que intervienen administradores de un nivel superior .Si esta trabajando en un proyecto con estas caractersticas ,el equipo podr coordinar la programacin de cada equipo de subproyecto .Incluso pueden ser positivo que los hitos del proyecto principal dirijan los hitos de cada equipo de subproyectos para que las programaciones permanezcan coordinadas con vistas a una fecha limite general de finalizacin de todos los subproyectos. Se desea analizar la ruta critica cada fase as como para el proyecto completo? cada proyecto individual (subproyecto ) contiene una ruta critica .La consolidacin de varios proyectos en un archivos de proyecto nico permite tener un panorama general de varias rutas criticas en el proyecto consolidado ,al tiempo que se mantienen rutas criticas independientes para cada subproyecto. Se comparten los recursos entre los subproyectos? La Administracin de grupos de recursos esta centralizada .Si se conectan proyectos diferentes incluidos el proyecto consolidado y los subproyectos a un fondo de recurso, se dispondrn de todos los recursos para la programacin .Los fondos de recursos evitan la sobre asignacin de personas que trabajan en proyectos diferentes y permiten actualizar fcilmente la disponibilidad de recursos modificado el calendario de recursos en el fondo de recurso.
Insertar proyectos
Es posible insertar proyectos dentro de otros proyectos o tambin insertar varios proyectos en una ventana, es decir, en un nuevo proyecto. En el primer caso, se desea, por ejemplo, insertar varios proyectos en un proyecto existente para consolidarlos en uno solo .Para ello, abrir el Proyecto principal (el que va a recibir los subproyetos) en la ventana de un proyecto, colocar el selector de celda en el lugar en que se desea insertar los nuevos proyectos e ir al men Insertar, Proyecto Esta accin dar lugar a la aparicin de la caja de dialogo Insertar proyecto, similar a la que se muestra a continuacin
165
La mayor parte de los controles que aparecen en esta ventana corresponde a los controles estndar siguiente: Buscar en: Este cuadro combinado se usa para ubicar la unidad de disco o Carpeta donde se encuentra los archivos a consolidar. Vincula al proyecto: Si se activa esta casilla de verificacin, se crear un vinculo con el archivo del proyecto seleccionado en vez de incrustarlo; es decir, el archivo del proyecto quedara vinculado al Consolidado y viceversa .Esta opcin se encuentra activada en forma predeterminada. Para insertar varios archivos, mantener presionada la tecla CTRL y hacer clic en los archivos en el orden en que se desee insertarlos .Para insertar un archivo en formato de solo lectura, hacer clic en la flecha del botn Insertar y ,a continuacin ,en Insertar solo lectura
Si se consolida archivos de proyectos que contengan recursos con el mismo nombre para eliminar los nombres de recursos duplicados ,desactivar la casilla de verificacin Vincular al proyecto .La primera instancia de un nombre de recurso y su sobrescribir la segunda instancia y las instancias posteriores ; y como los subproyectos no estn vinculados a sus archivos de origen ,no podr actualizar el archivo de proyecto original con los cabios realizados en el subproyecto del proyecto principal.
IMPORTANTE: Al abrir un archivo de proyecto consolidado, Ms Project se comportara como si

tambin se hubiese abierto sus archivos de origen. Cuando se consolidan proyectos en un Proyecto principal, los recursos permanecen en los archivos de proyecto individuales .No se puede asignar un recurso de un subproyecto a otro subproyecto.
166
EL otro mtodo para consolidar proyectos, a partir de un proyecto en blanco, requiere que los proyectos que se deban consolidar se encuentren abiertos, siendo importantes indicar que no necesariamente todos los proyectos abiertos debern se, si no nicamente los que se seleccionen .Para efectuar este tipo de consolidacin, en el men Ventana, escoger Nueva ventana
Esta accin dar lugar a la aparicin de la caja de dialogo Nueva venta en la que se muestra todos los proyectos que se encuentran abiertos en ese momento.
En esa ventana se pueden escoger los archivos de proyecto que se consolidaran en la nueva ventana .Como resultado, se abrir una nueva ventana de proyecto y los proyectos seleccionados se consolidaran en es nueva ventana. Eliminar un proyecto insertado Si un Proyecto insertado (subproyecto) que aparece como Tarea de resumen en el consolidado ,se selecciona y luego se presiona la tecla Supr (Del o delete) , estesubproyecto y todas sus tareas son eliminadas del proyecto consolidado .El archivo del proyecto eliminado del consolidado aun existente y contiene a todas sus tareas ,solo que deja de ser parte componente del proyecto dentro o maestro .Sin embargo seleccionan subtareas especificas de un proyecto dentro de un proeycto consolidado, seleccionan subtareas especificas de un proyecto dentro de un proyecto consolidado , solo se eliminara estas subtareas del proyecto insertado. Concepto de Tareas Externas Si el inicio de un proyecto .o una de sus tareas componentes, se encuentra condicionado por el comienzo o fin de una tarea que se encuentra en otro proyecto, se puede utilizar la vinculacin entre proyectos para crear una dependencia entre esas tareas. Cuando se crean dependencia entre tareas de proyecto sean diferentes utilizando este concepto, los cambios que se produzcan en las fechas de comienzo o de fin de la tarea externa se reflejan automticamente en la tarea sucesora del otro proyecto.
167
Si solo se desea conectar ciertos campos de informacin, es posible pegar un vnculo entre los campos de dos archivos de proyecto en vez de utilizar el comando. Pegado especial .Por ejemplo, si utilizaran las mismas descripciones de trabajo y tasas de pago en dos proyectos aunque las tareas en los dos proyectos sean diferentes. el comando Pegado especial permite conectar los campos seleccionados en los dos proyectos de forma que la informacin quede sincronizada. Crear una dependencia entre tareas de diferentes proyectos Una vez consolidados los proyectos de cualquiera de las formas indicadas anteriormente, es posible crear una relacin de dependencia entre tareas de diferentes proyectos. Estando en el proyecto consolidado, y si las tareas que se van a vincular de los dos proyectos se pueden mostrar en la misma ventana, el mtodo ms fcil consiste en establecer la relacin de dependencia arrastrando el mouse desde la tarea predecesora del otro proyecto .Esto establecer la relacin de dependencia predeterminada, es decir, Fin a Comienzo, tal como se muestra en la ilustracin siguiente:
168
En la parte superior de la ilustracin se muestra como se establece la relacin de dependencia entre la tarea 3 (Arquitectura) del proyecto Preliminares .mpp (Predecesora) y la Tarea 4 (asegurar permiso de excavacin de cimientos) del Proyecto Preliminares de construccin .mpp(Sucesoras) . En la parte inferior, aparecer el vinculo ya aplicado .Es importante observar los cambios en la numeracin .En el caso del ejemplo, al proyecto Preliminares m.pp le falta, aparentemente. La Tarea 4, mientras que el Proyecto Preliminares de construccin .mpp le falta ,tambin ,la Tarea 4 ,tal como aparece en la ilustracin que sigue :
AL haber la Relacin de dependencia con el Mouse ,en forma predeterminada se ha creado una relacin de dependencia del tipo Fin a Comienzo (FC) .Esta accin origina que en los proyectos originales , se agregue una tarea sucesora externa al proyecto que contiene a tarea predecesora (en el caso del ejemplo ,e l Proyecto Preliminares .mpp) una tarea Predecesora externa al proyecto que contiene la tarea sucesora (Proyecto Preliminares de construccin .mpp ) .En la ilustracin que sigue ,se muestra los proyectos originales con las nuevas tareas externas ,en la que se puede apreciar el motivo por el que el que la numeracin ha cambiado en el proyecto consolidado.
169
Tambin se puede vincular tareas entre proyectos ,sin necesidad de tener todos los proyectos abiertos ,escribiendo Lnea de comando del proyecto /identificador en el campo Predecesoras (donde Lnea de comando del proyecto es el nombre de archivo del proyecto que contiene la tarea que se desea vincular incluyendo su ubicacin en la unidad de disco o de red e identificador es el numero Id de dicha tarea ) .Esta sintaxis aparecer en el campo Predecesoras de la Tarea vinculadas ,donde se indica que la predecesora externa es la tarea 4 del proyecto Preliminares .mpp que se encuentra en la carpeta Proyectos en el disco D:
Al escribir la relacin de dependencia, tambin es posible establecer otras relaciones de dependencia diferentes que la predeterminada, as como definimos Adelanto o Posposicin usando los mismos criterios que para las tareas del mismo proyecto .
IMPORTANTE: Las tareas externas se muestran en los proyectos con los que se encuentran vinculados
con el texto en color gris y la barra Gantt como la tarea Normal pero tambin de color gris
Cambiar la dependencia entre las tareas de diferentes proyectos Estando en el Diagrama de Gantt que contiene los proyectos consolidados , o en el que contiene los vnculos en el caso que no estn consolidados ,hacer doble clic en la lnea de vinculacin cuya dependencia de reas se desea cambiar ,lo que dar origen a la caja de dialogo Dependencia entre tareas . En el cuadro combinado Tipo, escoger la dependencia de tareas que se desea y en la caja de texto Posposicin: ingresar el adelanto o la posposicin si fuese necesario .En esta caja de dialogo aparecern indicados los nombres de la tareas que estn vinculadas y a que proyectos pertenecen (correspondiendo De: a la tarea Predecesora y Con: la tarea Sucesora), tal como se muestra en la siguiente ilustracin:
170
COMPARTIR RECURSOS ENTRE PROYECTOS Cada Proyecto creado puede tener su propio fondo de recursos o compartir el fondo de recursos de otros proyectos. Cuando se administra recursos que trabajen en ms de un proyecto al mismo tiempo o proyecto que comparten recursos, se puede agrupar esos recursos en un fondo de recursos comunes .Compartir recursos entre proyectos permite, entre otras cosas .lo siguiente: Agregar recursos compartidos a un mismo recurso rpidamente. Revisar el uso de los recursos y los costos a lo largo de los proyectos. Identificar los recursos sobreasignados y corregir la causa de la sobreasignacion. Imprimir los informes de recursos que proporcionen informacin acerca del uso de los recursos a los largo de los proyectos.
Se puede crear fondos de recursos en Ms Project de os formas: Guardar un fondo de recursos como un archivo separador cuando se consolidan los proyectos; es decir que se puede crear un archivo separado cuando se consolidan los proyectos; es decir que se puede crear un proyecto sin tareas pero que contenga un fondo de recursos que posteriormente puede ser compartido. Crear un fondo de recursos dentro de un archivo de proyectos y guardarlo como parte del proyecto, tal como se vio en el capitulo referente a Recursos.
En la ventana activa se debe encontrar el proyecto (que puede tener un fondo de recursos o no9 que recibir los recursos de otro proyecto ,y tambin debe estar abierto el proyecto que proporciona los recursos a compartir ; luego del men Herramientas , Compartir recursos , escoger la opcin Compartir recursos .. Esto dar como resultado la caja de dialogo del mismo nombre que tiene el aspecto que se muestra a continuacin:
171
En esta caja de dialogo se debe tener en cuenta la siguiente: Utilizar recursos propios: Seleccionar para compartir recursos nicamente desde dentro del archivo de proyecto activo .Esta opcin desactiva cualquier comparticin de recursos identificada previamente. seleccionar esta opcin para especificar otro archivo de proyecto abierto que contenga los recursos que desee compartir en el archivo de proyecto activo. Escoger de la lista el proyecto que se encuentra abiertos, menos el proyecto activo). En el caso de la ilustracin anterior, menos el proyecto que proporcionara los recursos de denomina Fondo de recursos.mpp
Usar recursos de:
Si hay conflicto con la informacin de recursos o calendarios El fondo de recursos tiene prioridad: Seleccionar esta opcin para dar prioridad al archivo del fondo de recursos en caso de que se produzca algn conflicto con el calendario u otro recurso en los archivos compartidos entre el proyecto activo y el proyecto del fondo de recursos.
El proyecto compartidor tiene prioridad: Seleccionar esta opcin para dar prioridad al archivo de proyecto activo en caso de producirse un conflicto con el calendario u otro recurso en los archivos compartidos entre el proyecto activo ye l proyecto del fondo de recursos. IMPORTANTE: Los recursos compartidos aparecern en todos los proyectos en los que se compartan proyectos, es decir que el Fondo de recursos de todos los proyectos ser el mismo A partir de esta modificacin en el fondo de recursos, por defecto de haber compartido los fondos, se puede efectuar la Asignacin de recursos en la misma forma explicada en el Capitulo referente a Recursos, pues estarn disponibles todos los recursos compartidos para cada proyecto. Para efecto de obtener informacin de con que proyectos se estarn compartiendo los recursos, teniendo como ventana activa el proyecto cuyos recursos compartidos para cada proyecto. Para defectos de obtener informacin de con que proyectos se esta compartiendo los recursos ,teniendo como ventana activa el proyecto cuyo recursos se han compartido ( es decir, el proyecto que proporciona los recursos ,tal como Fondo de recursos .mpp , en el caso de ejemplo) , en el men Herramientas ,Compartir recursos escoger Compartir recursos . A pesar de ser el mismo comando que se utilizo para compartir los recursos, cuando estos ya estn compartidos y en la ventana activa se encuentra el proyecto que proporciona recursos a compartir, la caja de dialogo que aparece cambia de aspecto a la siguiente:
172
En esta caja de dialogo aparece <nombre de archivo> es un fondo de recursos, indicando que los recursos de este archivo se encuentran compartidos con otros proyectos .Los elementos de esta caja dialogo tienen el siguiente uso: Vinculo para compartir: Presenta una lista de los archivos de proyecto a los cuales el archivo esta vinculado como fondo de recursos .Indica la Lnea de Comando de acceso completa y el nombre de todos los archivos de proyecto asociados .Seleccionar los archivos de proyecto que se desee abrir o desvincular de este fondo de recursos. Seleccionar para abrir los archivos seleccionados con el atributo de Solo Lectura. Seleccionar esta opcin para dar prioridad el fondo de recursos actual si se produce algn conflicto de calendario u otros recursos entre el archivo activo y el archivo del fondo de recursos en el caso de los recursos compartidos. El proyecto compartidor tiene prioridad: Seleccionar esta opcin para dar prioridad da al archivo de proyecto activo que est utilizando los recursos de este archivo de fondo si surge algn conflicto de calendario y otros recursos entre el archivo activo u el archivo del fondo de recursos en el caso de recursos compartidos. Este botn se activara si se ha seleccionado al menos un archivo .Si en la lista aparecen ms archivos que el numero de ventanas de proyectos disponibles, ms Project ofrecer la opcin de crear un proyecto consolidado. se utiliza para abrir todos los archivos que aparecen en la lista Vnculos para compartir .Si en la lista de vnculos para compartir aparece ms de un archivo, Ms Project creara un proyecto consolidado con los archivos de la lista.
Abrir en modo solo lectura:
El fondo de recursos tiene prioridad:
Abrir:
Abrir todos:
173
Romper Vnculos
Permite desvincular los archivos seleccionados del fondo de recursos actual. Los vnculos entre los archivos de proyecto seleccionados y el fondo de recursos cesarn de existir. Este botn se activar slo si se ha seleccionado cuando menos un archivo en la lista Vnculos para compartir.
IMPORTANTE.- Microsoft Project 2003 almacena la informacin de asignacin en los proyectos

compartidores y en el fondo de recursos. Si un compartidor est disponible, Microsoft Project utilizar la informacin almacenada en este archivo. Si el compartidor no estuviese abierto, utilizar la informacin duplicada en el fondo de recursos.
174
SEGUIMIENTO DE PROYECTO
Al finalizar el captulo el alumno lograra:
Efectuar el seguimiento del proyecto comparado los parmetros programados con los actuales
Temas:
Concepto Bsico de seguimiento o Administracin del proyecto. Guardar la lnea de base del proyecto. Actualizar segn programacin. Actualizar tareas. Reprogramar tareas. Crear planes provisionales
175
CONCEPTOS BSICOS
El seguimiento del proyecto significa actualizar la informacin real a una fecha definida y analizar peridicamente la ejecucin del proyecto una vez que se ha iniciado .Al finalizar la etapa de programacin y antes que el proyecto se inicie ,se defini una line a de base ,que es una copia de la programacin original y que, en principio ,no debe cambiar .Durante la ejecucin del proyecto ,se compara la programacin original y que en ,principio no debe cambiar .Durante la ejecucin del proyecto ,se comprar la programacin actual con la prevista (Linea de base). Por lo tanto se puede decir que el seguimiento se inicia cuando se guarda la Line de base .Este Comando ,como se expreso ,congela los datos que constituyen los valores previstos durante la fase de programacin contra los cuales se contrastaran la informacin de los valores actuales que realmente cambian durante la ejecucin. Por lo tanto ,crear la programacin es solo el primer paso para una administracin exitosa del proyecto , ,un correcto seguimiento ,constituye la mejor forma de asegurar la culminacin satisfactoria del proyecto ,dentro , o lo ms cerca posible ,de los parmetros de programacin definidos en la primera fase. Realizar un seguimiento del progreso ofrece varias ventajas, pues permite: Identificar y resolver los problemas antes que se produzca o, en el peor de los casos, cuando recin se producen y aun es posible rectificar sin que genere males mayores. Generar informes de estado para la administracin y los participantes en el proyecto. Conservar datos histricos que ayuden a planificar similares proyectos futuros de una forma ms precisa.
Actualizar el proyecto es un proceso constante de modificacin de la programacin cambiante e ingreso de la informacin actual. Bajo la premisa que modificaciones en las tareas previas afectara las fechas de inicio y fin de tareas futuras, Ms Project incorpora esta informacin y calculara la programacin par las tareas futuras. La programacin cambia pero no la Lnea de base que permanece son afectarse.
SUGERENCIA.- durante la fase de Seguimiento, se deber prestar especial atencin a las reas
crticas, puesto que cualquier cambio en stas puede afectar la fecha de fin del proyecto
Informacin que es recomendable actualizar

Despus de crear una programacin y establecer un plan previsto (Lnea de base), se podr actualizar la programacin tan frecuente como se desee para seguir el progreso y evaluar el estado de cada tarea con la finalidad de mantener correctamente la informacin pertinente de la programacin. Se puede seguir la informacin incluida en el plan previsto, en forma mnima o en detalle. Un Seguimiento mnimo se debe llevar a cabo si slo se desea controlar las fechas reales de comienzo o fin de cada tarea, comparando estas fechas con las fechas previstas de comienzo o fin. Este seguimiento, bsicamente, se utiliza cuando no se han asignado recursos a las tareas o el proyecto es tan pequeo que no justifica mayor esfuerzo de seguimiento.
176
El Seguimiento detallado se lleva a cabo cuando es preciso seguir la programacin con cierto grado de detalle, controlando algunas o todas las siguientes variables del proyecto: Fecha de comienzo y de fin de las tareas. % completado o % fsico completado de cada tarea Duracin real y Duracin restante de las tareas Costo del proyecto, de las tareas individuales y de los recursos. Horas de trabajo en que se ha completado cada tarea.
Los resultados de la informacin del seguimiento detallado se pueden usar para seguir el progreso de las tareas, controlar los costos y planificar el personal del proyecto, as como para planificar futuros proyectos ms eficazmente.
IMPORTANTE.- El campo % completado muestra el estado actual de una tarea, expresado como el
porcentaje completado de la duracin de la misma. Se puede indicar el % completado o dejar que Microsoft Project lo calcule en funcin de la duracin real, mediante la frmula siguiente: % completado = Duracin real Duracin Cuando se crea una tarea por primera vez, el % completado es 0%. En cuanto se indique la Duracin real, la Duracin restante o el trabajo real (que obviamente afecta a la duracin real) Microsoft Project calcular el % completado. El campo % fsico completado muestra un valor ingresado de porcentaje completado que se puede utilizar como alternativa para calcular el CPTR (costo presupuestado del trabajo realizado). Este campo tambin se conoce como % completado del valor acumulado. A diferencia del campo % completado, el campo % fsico completado es independiente de los valores de Duracin total o duracin real que se utiliza en el campo % completado para calcular CPTR. Por Ejemplo.- un proyecto de construccin de una pared consiste en apilar 100 piedras en cinco niveles. Para colocar la primera fila de 20 piedras se necesitan 20 minutos, pero para colocar la segunda se necesitan 25 minutos, ya que hay que levantar las piedras una fila, as que se necesita algo ms de tiempo. Para la tercera fila se necesitarn 30 minutos, para la cuarta 35 y para la ultima 40 minutos, lo que hace que la tarea demande un total de 150 minutos para completase. Despus de colocar las tres primeras filas, se puede decir que el proyecto tiene un % fsico completado igual a 60% (ha colocado 60 piedras de 100). Sin embargo, ha necesitado 75 de los 150 minutos, por lo que en trminos de duracin, el trabajo tiene un % completado de slo 50%. Dependiendo de cmo se pague dicho trabajo (es decir, cmo se acumula el valor, por piedras o por horas) se puede elegir el valor del % completado o el valor del % fsico completado en la tarea para reflejarlo correctamente en el anlisis del valor acumulado. El mtodo predeterminado es el clculo del % completado; sin embargo si alguna tarea se medir por % fsico completado, seleccionar la tarea y en la caja de dialogo informacin de la tarea, separador Avanzado, seleccionar el Mtodo del valor acumulado:
177
GUARDAR LA LINEA DE BASE DE UN PROYETO Una lnea de base es un conjunto de estimaciones clave del proyecto original .Esta conjunto consta de los valores originales de tareas, recursos ,asignaciones y costos que se especifican en el plan de l proyecto se encuentra listo para su ejecucin ,se debe guardar su Lnea de base .Una lnea de base es fundamental para llevar a cabo un adecuado seguimiento del progreso del proyecto ya que las estimaciones originales que contiene son puntos de referencia permanentes con los que se debe comparar la informaciones actualizadas de tareas ,recursos ,asignaciones y costos (incluida la informacin real registrada ) que introduce en el plan de proyectos a medida que este progresa Ejemplos de informacin real son duraciones de tarea reales ,costos de los recursos de fase temporal y trabajo completada ala asignacin . Todo proyecto constituye una experiencia de la que siempre se aprende .Para aprovechar al mximo la experiencia ,se puede crear un plan previsto que representa lo que se espera de l proyecto .Despus ,cuando se hace el seguimiento el progreso , lo que se espera del proyecto .Despus cuando se hace el seguimiento el progreso , se utiliza esta lnea de base para comparar el plan original (plan previsto) con el curso planeado ,las que rebasaron el presupuesto original ,las que llevaron mas tiempo del planeado ,etc. Esta informacin se puede utilizar para evitar problemas en similares proyectos futuros y para realizar mejores estimaciones de tiempo y presupuesto.
Para guardar la Lnea de base de un proyecto, en el men Herramientas, Seguimiento, escoger la opcin Guardar lnea de base
178
Esta accin dar lugar a la caja de dialogo Guardar lnea de base que tiene el aspecto que se muestra en la derecha: La lnea de base se puede guardar para Proyecto completo o para las Tareas seleccionadas .Por ejemplo ,si luego de haber finalizado la programacin de un proyecto aparece la necesidad de agregarle una nueva tarea ,antes de iniciar la ejecucin habr que guardar la lnea de base para esa tarea .La informacin de plan previsto (Lnea de Base) se almacena en los campos Comienzo previsto ,Fin previsto ,Trabajo previsto ,Duracin prevista y Costo previsto, y sirve, como ya se dijo para contrastar con los datos reales durante la etapa de seguimiento .Una Lnea de base guardada ,se puede borrar par reflejar cambios en la programacin que ocurra antes del inicio de los trabajados en si. Para borrar una Lnea de base, del men Herramientas, seguimientos, escoger Borrar Lnea de base .Se puede borrar la Lnea de Base del Proyecto Completo o de las Tareas seleccionadas, tal como se ve en la ilustracin siguiente:
Notar que Ms Project muestra la fecha en que fue guardada la lnea de base, en este caso, la primera vez.
SUGERENCIA: Una vez comenzado el proyecto no es recomendable borrar la Lnea de Base. Si fuese necesario, se pueden guardar hasta 10 Lneas de base adicionales.
179
Qu informacin se guarda en una lnea de base? Informacin de tareas: Fechas de comienzo y Fin Duraciones Trabajo Costos Tareas divididas Trabajo de fase temporal Costos de fase temporal
Informacin de Recursos Trabajo Costos Trabajo de fase temporal Costos de Fase temporal
Informacin de asignaciones Fechas de comienzo y fin Trabajo Costos Trabajo de fase temporal Costos de fase temporal
Cundo no debe crearse una Lnea de base? Lo ideal es crear la Lnea de Base despus de terminar de elaborar y perfeccionar el planeamiento del proyecto .Dado que la Lnea de base proporciona los puntos de referencia con los que se puede comparar el progreso del proyecto real, debe incluir las mejores estimaciones de duracin de las tareas , de las fechas de comienzo y fin , de los costos y de otras variables del proyecto que se daban controlar. Si la informacin de la Lnea de Base difiere de los daros actuales, significara que el plan original no es preciso .Normalmente, esta diferencia se produce si ha cambiado el mbito o la naturaleza de l proyecto. Silos participantes del proyecto estn de acuerdo en que la diferencia lo justifica, entonces en cualquier momento durante el proyecto podr modificar o adaptar la Lnea de base. Puede resultar especialmente til guardar varias lneas de base (hasta 11) en caso de proyectos largos o en proyectos en que las tareas programadas o los costos han variado mucho y los datos de la lnea de base inicial ya no son validos.
180
Es decir, cuando los valores inciales se modifican de tal forma que es necesario reflejar de manera mas cercana lo que resta de un proyecto largo cuyas tareas recurso o asignaciones puedan haberse alterado demasiado por defecto de retrasos en la parte inicial de la programacin . Aunque la creacin de una lnea de base sirve para que el proyecto sea lo mas til posible al permitir comparar la informacin actual con la informacin de la lnea de base, en determinadas ocasiones la lnea de base no resulta muy til. Por ejemplo, puede que por razones de tamao del proyecto puede tener un numero de tareas tan reducido que se puede controlar su progreso mentalmente .O bien, la duracin de l proyecto puede ser tan corta que no justifica gastar tiempo en realizar un seguimiento de las tareas.
181
ACTUALIZAR EL PROYECTO SEGN PROGRAMACION
Cundo el proyecto se ha iniciado y se requiere efectuar un seguimiento de las tareas , un buen punto de partida para efectuar la comparacin de los valores actuales contra los previstos consisten en Actualizar segn programacin .Ms Project asumir que las fechas reales de Comienzo y Fin de las tareas ,as como sus Duraciones y Asignaciones no han variado con referencia a lo provisto .Es decir ,es la condicin ideal del proyecto ,en la que todo se desarrolla exactamente como se previo .Se puede actualizar segn programacin o todo proyecto en la que todo se desarrolla exactamente como se previo. Se puede actualizar segn programacin a todo el proyecto o a algunas tareas seleccionadas previamente .Para actualizar segn programacin a todo el proyecto o a algunas tareas seleccionadas previamente .Para actualizar segn programacin ,del men Herramientas , Seguimientos ,escoger la opcin Actualizar proyecto ,que dar lugar a la caja de dialogo del mismo nombre. En esta caja de dialogo ,se establece que se puede Actualizar el trabajo completado a una fecha por definir (en forma predeterminada, aparecer la fecha de hoy ) por porcentaje completado , y luego establecer si se actualiza par el proyecto completo o para las Tareas seleccionadas ,tal como aparece en la ilustracin que sigue :
182
Los elementos de esta caja tienen la siguiente utilidad:
Actualizar trabajo completado al
Seleccionar este botn de opciones para actualizar el trabajo que se haya realizado efectivamente. Se debe ingresar la fecha a la que se desea actualizar la programacin (en forma predeterminada aparecer la fecha actual, si no se ha definido una fecha de estado). Al seleccionar esta opcin Ms, Project considerara las fechas programadas como fechas reales configurando el campo % completado para que refleje esta situacin. Por porcentaje completado: seleccionar para que Ms Project configure el porcentaje completado dentro de un rango de cero a cien. Las tareas que no hayan comenzado se configuren el porcentaje completado dentro e un rango. Configuran como 0% .Las tareas completadas se configuran la 100% .Si una tarea se encuentra en curso Ms Project calculara el porcentaje completado teniendo en cuenta la fecha de definida y configura el % completado a dicho valor .Esta opcin dar el mismo resultado que aplicar el botn Actualizar segn programacin de la Barra de herramientas Seguimiento que se vera a continuacin . Solo al 0% o al 100% seleccionar par que Ms Project configure el porcentaje completado a cero a cien .Las tareas que no hayan comenzado se configuraran a cero .Las que no hayan comenzado se configuraran a cero .Las que hayan sido completadas, a cien .Si una tarea se encuentra en cursos, Ms Project dejara el porcentaje el porcentaje completado en cero.
Reprogramar trabajo restante desde:
Activar este botn de opciones par que Ms Project reprograme el trabajo que reste por hacer a partir de la fecha que se ingrese ( en forma predeterminada aparecer la fecha de hoy ) .
Para:
Seleccionar Proyecto completo para configurar la informacin real a todas las tareas del proyecto .Seleccionar Tareas seleccionadas par configurar la informacin real de todas las tareas seleccionadas para configurar la informacin real nicamente de las tareas seleccionadas.
183
El mismo efecto se obtendr utilizando la Barra de herramientas Seguimiento, que par ser activada requiere ir al men Ver, Barra de Herramientas, y seleccionar Seguimiento .Para actualizar todo el proyecto con este mtodo: A. Seleccionar todas las tareas haciendo clic en el botn que se encuentra sobre el Id numero 1 B. Hacer clic sobre el botn Actualizar segn programacin, tal como se muestra a continuacin.
Esto har que las tareas se actualicen hasta la Fecha de estado definida en la caja de dialogo informacin del Proyecto ( si no hubiese definido una fecha de estado ,Ms Project asume como tal la fecha de hoy ), mostrando en el Diagrama de Gantt las barras de progreso .Para las tareas finalizadas ,en la columna Indicadores aparecer el icono () y al colocar le puntero del mouse encima del icono ,informara cuando se completo la tarea:
184
ACTUALIZAR TAREAS Cuando se administra un proyecto, es importante controlar si las tareas comienzan o finalizan a tiempo. Las tareas que comienzan o finalizan tarde pueden desorganizar la programacin al retrasar las fechas de comienzo o de fin de las tareas relacionadas y , por tanto retrasar la fecha de finalizacin del proyecto .A su vez ,las tareas que comienzan o finalizan antes de lo previsto liberan recursos que pueden trabajar en otras tareas de la programacin .Recordar que lo satisfactorio es que el proyecto finalice en las fechas programadas o en una fecha bastante cercana .Un proyecto que acaba en condiciones normalmente, en mucho retrasos o con mucho adelanto, generalmente indica gruesos errores en la programacin ,por exceso o por defecto .
Para efectuar la actualizacin de las tareas previamente seleccionadas ,se puede escoger la opcin Actualizar tareas del men Herramientas , Seguimientos , o tambin el botn del mismo nombre que se encuentra en la Barra de herramientas Seguimientos y que tiene el aspecto de que se muestra a al izquierda .
IMPORTANTE: Si se selecciona mas de una tarea, algunos elementos de la caja de dialogo actualizar tareas
Actualizar tareas permite un seguimiento detallado de las tareas y Ms Project actualizara todas las tareas seleccionadas con la informacin que se especifique .Despus de introducida la informacin en la caja de dialogo Actualizar tareas, se realizaran los clculos necesarios y cambiaran los valores en los campos efectuados. Esta caja de dialogo y los elementos que la componen tiene las funciones que se indican a continuacin:
185
Nombre:
Muestra el nombre de la tarea seleccionada. Es un campo que se puede editar. Muestra la duracin actual de la tarea seleccionada. Es un campo que no se puede editar. Se calcula por la formula siguiente: Duracin = Duracin real + Duracin restante
Duracin:
% completado:
Permite ingresar el porcentaje de al tarea que haya sido completado (avance de a tarea). Si se ingresa un porcentaje, Ms Project configurara la fecha de comienzo real de la tarea para que coincida con la fecha de comienzo programada. Si se ingresa 100%, Ms Project configurara tambin la fecha de fin de la tarea par que coincida con la fecha programada .En cualquier caso, calculara los valores de Duracin real y Duracin restante basados en el valor de Duracin actual. Project utiliza la formula siguiente par calcular este valor: %completado =Duracin real / Duracin
Duracin real:
Se utiliza para ingresar la duracin real de la tarea. Si la tarea est en curso, este numero representa el tiempo real invertido hasta el momento en la tarea; es decir, la cantidad efectiva de tiempo laboral que se ha utilizado hasta el momento. Microsoft Project actualizar la Duracin actual y la Duracin restante para que est de acuerdo con la duracin real que se haya introducido. Las tareas no comenzadas tendrn una duracin real igual a cero. Se usa para ingresar la Duracin restante de la tarea que representa la cantidad de tiempo que deber invertirse, desde el momento actual, para completar la tarea en curso. Si se ingresa una Duracin restante, Microsoft Project calcular la duracin actual. Si se ingresa una duracin real y una Duracin restante, Microsoft Project cambiar la Duracin actual para que coincida con la suma de ambas. Se utiliza para ingresar las fechas de comienzo y de Fin reales de la tarea. Si se introducen fechas reales, tendrn precedencia sobre cualquier otra informacin que se haya introducido. Por ejemplo, si se introduce 60% en % completado y una fecha Fin, Microsoft Project configurar el porcentaje completado en 100%, porque se ha introducido la fecha en la que se da por finalizada la tarea y, lgicamente, toda tarea finalizada alcanza ese %. Muestra las fechas de Comienzo y de Fin programadas de las tareas. Si se ha seleccionado, ms de una tarea, los campos aparecern en blanco, es un campo que no se puede editar. Abre la caja de dialogo Notas en la que se podr escribir cualquier nota para agregar a la tarea.
Duracin restante:
Marco Estado Real:
Marco Estado Actual:
Botn Notas
186
Estrategias acerca de la introduccin de la informacin de seguimiento Si la tarea ya ha sido completada, para actualizar la informacin acerca de la misma utilizar cualquiera de los siguientes mtodos: Introducir las fechas reales de comienzo y de Fin Ingresar 100% en el campo % completado. Ingresar una Duracin real de la tarea que sea igual a la Duracion actual.
Si la tarea ha comenzado pero aun no se ha completado, utilizar cualquiera de los siguientes mtodos para actualizar la informacin acerca de la misma: Ingresar la fecha de comienzo real y la duracin real. Ingresar la fecha de comienzo real y el porcentaje completado hasta el momento. Ingresar la fecha de comienzo real, la duracin real hasta el momento y la duracin restante necesaria para completar la tarea.
187
REPROGRAMAR EL TRABAJO DE TAREAS CON RETRASO Cuando se actualiza el proyecto segn programacin, Microsoft Project calcula los valores de % completado, Duracin real y Duracin restante en base a la Duracin actual y a la Fecha de estado. En caso una tarea se haya retrasado hay dos probables escenarios por los cuales puede haber ocurrido el retraso: El trabajo se detuvo por algn motivo, como por ejemplo, la enfermedad de un recurso himno, una falla mecnica en un recurso de equipamiento o la llegada tarda de recursos materiales. Es decir que la cantidad de trabajo estuvo bien prevista, pero se retraso la fecha de fin ya que la tarea no tuvo continuidad. La cantidad de trabajo necesario para efectuar la tarea estuvo mal prevista, ya sea porque aparecieron trabajos adicionales, o porque los recursos no tuvieron el rendimiento laboral esperado.
En el primer caso, es necesario que la tarea retrasada se reprograme para que la fraccin no ejecutada aun se realice a partir de una nueva fecha. Por ejemplo, segn la caja de dialogo Actualizar tarea de la pagina 190, la tarea sanitarios comenz en la fecha prevista u de acuerdo a lo programado o previsin una duracin real de 7 das y una Duracin restante de 1 da ya que su Duracin actual es de 8 das. Asumiendo que el % completado real es de 60%, la duracin real deber ser de 4.8 das (60% de 8 das) y la restante de 3.2 das (40% de 8 das) ya que no han variado los 8 das de duracin actual. Sin embargo, segn la programacin la tarea debera estar al 88% si el trabajo se hubiese llevado de acuerdo a lo programado. Al actualizar termina en fecha anterior a la fecha de estado (que en el ejemplo es el da de hoy 17/5/2008), tal como muestra la ilustracin siguiente:
Obviamente el componente de Duracin restante no se podra ejecutar cuando ya la fecha en que debi hacerse ha pasado y por tanto es necesario reprogramar la tarea par que el trabajo necesario para terminar la tarea durante la Duracin restante realice a partir de la fecha .Para esto terminar la tarea y hacer clic sobre el botn Reprogramar trabajo de a Barra de herramientas Seguimiento .
188
Reprogramar trabajo : Programa de Duracin restante de las tareas seleccionadas para que contine a partir de la fecha actual .Esto quiere decir ,que si en la fecha actual una tarea se encuentra con retraso ,mover fecha de fecha de finalizacin ,a partir de la fecha actual ,para que la duracin restante sea la misma .Por ejemplo ,si una tarea que estaba programada para haber comenzado y aun no lo ha hecho , el uso de este botn har que la tarea se inicie en la fecha actual y , manteniendo la duracin restante ,cambiara la fecha de finalizacin .En el caso del ejemplo ,la reprogramacin dar como resultado una divisin de la tarea de tal forma que el segmento faltante de trabajo se efecte a partir de la fecha sin variar la Duracin actual y por ende la cantidad de trabajo .
En el segundo escenario, es decir cuando la tarea se retraso no por interrupcin sino por otros motivos, se deber ingresar la Duracin real (o sea la cantidad de das de trabajo que falta para concluir correctamente la tarea). Por ejemplo ,la tarea Estructura ,debera haber finalizado al actualizar segn programacin (es decir ,que su comienzo previsto era el 9/5/2006 y su fin previsto el 15/5/2006 y la fecha actual es 17/5/2006 ,tal como muestra la ilustracin que sigue :
189
Se determinar que a pesar de haber trabajo todos los das ,es decir los 5 das previsto ,aun restan 3 das para finalizar .Esto quiere decir que se trabajara tres das ms de Duracin actual (15 que debi finalizar al 17 que es la fecha actual : ahora ser 8 das ) y la Duracin restante es de 3 das .Estos datos se ingresaran en la caja de dialogo Actualizar tareas ,tal como muestra la ilustracin siguiente :
Al aplicar los nuevos datos actualizados, la tarea se reprogramo bajo control total del usuario y el resultado ser el siguiente:
La Duracin actual de la tarea ha aumentado a 8 das y el % completado ha sido recaculado a 63% (5 das de Duracin real entre 8 das de Duracin actual). Luego, reprogramar la tarea segn se vio antes en este mismo Capitulo.
190
Uso de la Fecha de Estado La fecha de estado es un valor que se define par que Ms Project efectu ciertos clculos relacionados con el seguimiento del proyecto, tomado como referencia esa fecha .Se puede utilizar par lo siguiente: Calculo de Valor acumulado. El valor acumulado es la medida del costo del trabajo realizado hasta la fecha de estado o la fecha actual .tal como se expreso en el Capitulo 9 sobre los Costos del Proyecto .El valor acumulado utiliza las estimaciones originales de costo y el trabajo real hasta el momento presente para mostrar si os costos reales incurridos estn dentro del presupuesto. Es decir, el valor acumulado indica la cantidad de presupuesto que debera haberse gastado, teniendo para la tarea, la asignacin o el recurso. El valor acumulado tambin se conoce como Costo Presupuesto del Trabajo Realizado(CPTR) Distribucin del % completado. Cuando se desea calcular el % de avance del trabajo (% completada), la fecha de estado permite distribuir este valor, desde estado definida. Uso de las Lneas de progreso .Las lneas de progreso que se vern a continuacin, permiten visualizar e imprimir lneas en el Diagrama Gantt que marcan el progreso avance de las tareas o el estado del avance con respeto a esas lneas.
Para definir la Fecha de estado, se debe utilizar la caja de dialogo Informacin del proyecto, < nombre del proyecto .mpp> que se vio en el Capitulo 2, en Ingreso de la informacin bsica del proyecto, es decir, activando la opcin informacin del proyecto en el men proyecto, donde se definir la fecha en el cuadro de lista respectivo.
IMPORTANTE.- si el valor ingresado en el cuadro Fecha de estado es NA, Microsoft Project asume la fecha de hoy como Fecha de estado.
191
Lnea de Progreso Para crear una representacin visual del progreso del proyecto, es posible mostrar lneas de progreso en el Diagrama de Gantt. Para una fecha determinada, Microsoft Project dibuja una lnea de progreso que conecta las tareas en curso, es decir tareas que tienen un % completado, y crea un grfico en e diagrama de Gantt con picos o extremos- dirigidos hacia la izquierda para indicar el nivel de trabajo programado y picos dirigidos hacia la derecha para indicar el trabajo que va por delante de la programacin. La distancia horizontal entre el pico y la lnea vertical representa el grado de adelanto o retraso de la tarea con respecto a la programacin en la fecha de progreso.
Se pueden mostrar mltiples lneas de progreso para las diferentes fechas del proyecto y cambiar su aspecto. Asimismo, es posible mostrar lneas de progreso relativas al plan real o a una lnea base guardada del mismo. Para instalar una o ms lneas de progreso, en el men Herramientas, Seguimiento, escoger la opcin Lneas de progreso. Este comando dar lugar a la aparicin de la caja de dialogo Lneas de progreso, similar a la que se muestra a continuacin:
192
Los elementos de esta caja de dilogo permiten definir, en su separador Fechas e Intervalos, lo siguiente: Marco Mostrar siempre la lnea de progreso actual Si est activada, permitir definir en que fechas se mostrar la lnea de progreso en el diagrama de Gantt, dependiendo de si se escoger la opcin En la fecha de estado del proyecto o En la fecha actual.
Marco Mostrar lneas de progreso a intervalos repetitivos
Este marco opera en forma similar a la configuracin de las tareas repetitivas que se vieron en el captulo 3, siendo la nica diferencia que no se pueden configurar lneas de progreso para que se repitan anualmente. Las opciones que se escojan determinaran la cantidad y ubicacin en el tiempo de las lneas de progreso. Si est activada, permite establecer otras fechas diferentes a las anteriores. Es decir, que no sean la fecha actual ni de estado y que no constituyan fechas repetitivas. Para definir fechas en las que se mostraran las lneas de progreso, en cada lnea de la tabla de Fechas de la lnea de progreso se debe ingresar una fecha o abrir la lista para escoger del calendario la fecha en que se desea aparezca la lnea de progreso en el Diagrama de Gantt.
Marco Mostrar las Lneas de progreso seleccionadas
En cualquiera de los casos anteriores, las lneas de progreso se pueden contratar contra el Plan previstoplaneamiento de lneas de base- o el Pla real que es ingresado-, segn se escoja en el marco Mostrar Lneas de progreso en relacin al. Tambin se puede agregar una lnea de progreso en el diagrama Gantt usando el mouse. Para hacerlo, activar la barra de herramientas Seguimiento en la que se encuentra el botn Agregar lnea de progreso, que tiene el aspecto que se muestra a la izquierda. Activarlo, y luego hacer clic sobre el rea del Diagrama de Gantt en la ubicacin donde se desee pegar la lnea de progreso. Observar que el puntero del mouse toma una forma similar a la que aparece en la ilustracin de la izquierda.
193
CREAR PLANES PROVICIONALES Un Plan provisional es un juego de fechas de comienzo y fin de tareas y, algunas veces, informacin de recursos y costos, que se puede guardar durante ciertas fases del proyecto. Es posible comparar un Plan provisional con el plan previsto para controlar el progreso del proyecto. Se pueden guardar hasta diez planes provisionales. Para crear un plan provisional, en el men Herramientas, Seguimiento, activar la opcin Guardar Lneas de base con este comando aparece la caja de dialogo Guardar lnea de base, similar a la que se vio anteriormente, y que permite guardar un plan provisional:
Guardar Plan provisional
seleccionar para crear un plan provisional del proyecto. Microsoft Project copiar los campos de comienzo y de fin seleccionados en el cuadro En:. De esta manera se crear un plan provisional. Se puede utilizar Guardar plan provisional para copiar todas las fechas de comienzo y de fin programadas en Comienzo1/fin1 y sucesivamente hasta 10 planes. Mostrando los campos Comienzo# y Fin#, en una presentacin tipo tabla, se podr ver las fechas de comienzo y de fin que tenan las tareas el da en que se guard el plan provisional. Seleccionar los campos que se han de utilizar para crear el plan provisional. Por ejemplo, si se desea crear un plan provisional utilizando el plan previsto, seleccionar Comienzo/Fin Previstos. seleccionar los campos que se utilizarn para guardar el plan provisional. Los planes previstos se guardan en los campos Comienzo Previsto y fin Previsto. Si se va a crear un plan provisional, se debe escoger cualquiera de las combinaciones de campos comienzo/Fin que tenga un indicador numrico, tales como Comienzo5/Fin5.
Copiar
En
194
Se puede guardar un plan provisional para el Proyecto Completo o para las Tareas seleccionadas, segn se escoja en el botn de opcin Respectivo. Para ver una planificacin provisional despus de haberla guardado, editar o crear una presentacin de tabla para agregarle columnas que muestren los campos Comienzo#/y Fin#. Por Ejemplo, si se cre un plan provisional utilizando los campos Comienzo1 y Fin1, agregar dichos campos a la tabla. El resultado de agregar estos campos y campos Comienzo previstos y Fin previsto a una tabla de personalizada, podra ser similar al de la ilustracin que se muestra a continuacin:
En esta tabla se puede apreciar las diferencias entre las fechas de fin previstas y las del plan provisional Fin 1 en la tarea Arquitectura, as como en los comienzos Previsto y Comienzo 1 de la tarea Estructuras. Cul es la diferencia entre un Plan previsto y un Plan provisional? Un Plan previsto es el conjunto de fechas de comienzo y Fin, Duraciones, Trabajo y estimaciones de Costo Originales que se guarda despus de completar y perfeccionar el planeamiento del proyecto pero antes de que ste comience. Es la referencia principal con la que se comparan los cambios durante la ejecucin del proyecto. Adems, guarda cerca de 20 datos diferentes, incluidos los totales y la informacin de tareas, recursos y asignaciones de fase temporal. Un Plan provisional es el conjunto de datos actuales del proyecto que se guarda despus de comenzar el proyecto y que se compara con el Plan previsto para evaluar la forma en que se desarrolla el progreso del proyecto. Un plan provisional guarda Slo dos datos, las fechas actuales de Comienzo y Fin de las tareas en momentos determinados. Ver la Estadstica global del proyecto Una fcil y buena manera de comprender la forma total en que se desarrolla un proyecto, consiste en analizar los valores globales del proyecto calculados por Microsoft Project en base a los valores previstos e ingresados durante la actualizacin. Para mostrar la caja de dialogo, utilizar el botn Estadsticas del proyecto de la barra de herramientas seguimiento o tambin el botn Estadstica en la caja de dialogo Informacin del proyecto (Men Proyecto, opcin Informacin del proyecto)
195
Esta caja de dialogo muestra y compara la informacin actual, de la lnea de base (Previsto), real y la variacin de las fechas de comienzo y fin del proyecto. Adems, muestra informacin acerca de la duracin del proyecto, del trabajo, del costo y del porcentaje completado. Toda la informacin de la caja de dialogo Estadsticas del proyecto es calculada por Microsoft Project y, por lo tanto, no es posible editarla.
196
COSTOS EN EL PROYECTO
Comprender el tratamiento que da Project a los costos del proyecto
Temas:
Tipos de Costos. Estrategias para reducir costos. Costos fijos de la tarea Uso de la tabla de costos Anlisis del valor acumulado.
197
IMPORTANCIA DE VERIFICAR LOS COSTOS DE PROYECTO
Para la mayora de los jefes de proyectos, el costo es un aspecto importante en el desarrollo y control de los proyectos. Por ejemplo, los factores relacionados con los costos determinan la rapidez con que se llevan a cabo las tareas y la forma en que se emplean los recursos, tales como trabajadores, equipamiento y materiales. En algunos casos, el xito de un proyecto se puede medir por el acercamiento que se alcance entre los costos finales del proyecto y los costos presupuestados o previstos. Existen mltiples razones por las que es recomendable examinar cuidadosamente los costos del proyecto en forma peridica. Por ejemplo, al revisar los detalles de los costos tareas y recursos, se puede:
Centrar la atencin en los costos de cada tarea para administrar mejor el proyecto. Utilizar la informacin de costo de las tareas o de todo el proyecto para la creacin de informes. Evaluar los costos de los recursos individuales y grupos de recursos.
Utilizando las herramientas de Microsoft Project se podr ver los detalles de costos especficos de distintas formas. Por ejemplo, si se desea ver:
Cunto suman los costos de asignacin de recursos y los costos fijos de una tarea en particular, se deber ver el costo por tarea. Cunto dinero se gasta en trabajo normal y horas extras o los costos de los recursos por uso, se podr ver el costo por recurso. Si el proyecto se encuentra dentro del presupuesto global, puede ver el costo total de todo el proyecto.
198
TIPOS DE COSTOS QUE UTILIZA MICROSOFT PROJECT El costo total de un proyecto incluye todos los costos basados en tasas, costos por unidad de los materiales, costos por uso y costos fijos introducidos para los recursos, reas o asignaciones, bsicamente conformados por los siguientes elementos: Los costos de recursos de trabajo basados en tasas de recursos de trabajo, como personas o equipamiento, a los cuales se han asignados tasas estndar y, si es necesario, tasas de horas extra. Cuando se asigna un recurso a una tarea Microsoft Project calcula el costo total del recurso utilizando las tasas de recursos por horas (estndar y horas extras) que se haya introducido y el tiempo empleado en llevar a cabo la tarea. Por ejemplo, si a una tarea de 5 das de duracin se le asigna un recurso cuya tasa estndar es de S/.5.00 por hora, el costo total que este recurso cargar a la Tarea ser: Costo Total= 5das x 8 horas/das x 5 S/. /hora = S/.200.00 Estos costos pueden ser acumulados en la tarea de diversas formas segn se haya configurado en la hoja de recursos (Ver captulo 6). Por ejemplo, si el mtodo de acumular es Prorrateo, el flujo de caja se desarrollar as:
Si el mtodo de acumular es Comienzo, el flujo de caja para esa tarea ser el siguiente:
Por ltimo si el mtodo de acumular es Fin, el flujo de caja se desarrollar de la forma que sigue:
Los costos de materiales basados en tasas son los costos de los recursos materiales consumibles, tales como materiales de construccin o suministros, a los que se ha asignado tasa estndar. La tasa de los recursos materiales se asignan por unidad de material, como metros cbicos, millares o toneladas. Cuando se asigna un recurso material a una tarea, Microsoft Project calcula, de forma predeterminada, el total de los costos de materiales necesarios para concluir la tarea. Si a una tarea se le asigna 3 millares de papel que tienen un costo unitario de S/.6.50 cada millar, el costo total que este recurso cargar a la tarea, independientemente de su duracin, ser: Costo = 3 millares x 6.5 S/. / Millar = S/. 19.50
199
Los costos de los materiales se acumulan, igual que los recursos de trabajo de acuerdo a la forma en que se configur la hoja de recurso. Por ejemplo, si a una tarea cuya duracin es de 5 das se le asignan 4 unidades de un recurso de material que tienen una tasa estndar de S/.50, el costo total del material en la tarea ser: Costo Total = 4 unidades x 50 S/:/ unidad = S/:200.00 Si el mtodo de acumular es Prorrateo, el costo por da ser de S/: 40.00 (200 de Costo total dividido entre 5 das) y el Flujo de caja de este recurso en la tarea se desarrollar de la forma siguiente:
Si el mtodo de acumular es Comienzo, el Flujo de caja se Distribuir as:
Si el mtodo de acumular es Fin para las mismas condiciones, el flujo de caja se acumular al final de la tarea de la forma siguiente:
En los tres casos anteriores, el material es una sola cantidad asignada al total de la Tarea; es decir, que para completar la tarea se requiere el uso de 4 unidades del recurso de material, cuyo costo se acumula en la tarea de acuerdo a la forma en que se defina en la hoja de recursos. Sin embargo, puede darse el caso que los recursos de material se vayan a consumir en cantidades fijas a lo largo de la tarea, para lo cual se puede definir esa cantidad del recurso que se utilizar por unidad de tiempo. Por ejemplo, en una tarea cuya duracin es de 5 das, se utilizar por unidad de tiempo. Por ejemplo, en una tarea cuya tasa estndar es de S/:50. Para definir que la tasa se aplica por unidad de tiempo, hacer doble clic sobre el nombre de la tarea y en la caja de dilogo Informacin de la tarea, hacer clic en el separador Recursos. Seleccionar el recurso de material y en el campo Unidades, escribir el valor por unidad de tiempo, en este caso, 4/d (4 unidades por da)
200
El Costo Total de recurso de material, aplicado a la tarea sera a la tarea de S/.1.000. Costo = 5 das x 4 unidades/da x S/.50 = S/. 1,000.00 Para efectos del flujo de caja, si el mtodo de acumular fuese Prorrateo, se consumir cada da S/.200.00 (50 S/. x 4 unidades), tal como muestra la ilustracin siguiente:
En el mismo caso, si el mtodo de acumular fuese Comienzo, el flujo de caja de la tarea ser el siguiente:
Si el mtodo de acumular fuese Fin, el flujo de cada se desarrollar as:
IMPORTANTE.- No confundir la forma en que se acumula el Costo del recurso de material en la tarea, con
la forma en que se usa el material. En el caso del ejemplo, la tarea requiere el uso de 4 unidades diarias de material pero su costo puede estar acumulado al comienzo o fin de la tarea. Los costos por uso son tarifas establecidas por un nico uso de un recurso. Se pueden especificar costos por uso, adems de los costos de recursos basados en tasas; por ejemplo, el alquiler de equipamiento puede conllevar un nico gasto de entrega o establecimiento cada vez que se utilice (costo por uso), adems del costo de alquiler por horas (tasa estndar y tasa de horas extras). Los costos por uso no dependen jams de la cantidad de trabajo que deba realizarse. Son costos nicos que se asignan cada vez que se utiliza el recurso en una tarea. Mientras que el costo por uso de un recurso material solo se aplica una vez independiente del nmero del nmero de unidades asignadas. Por ejemplo, si recurso de trabajo albail tienen un costo por uso de S/.15.00 y se necesitan tres albailes para realizar una tarea, el costo por uso total en esa tarea ser: Costo por uso = 3 recursos x 15 S/. / Recurso = S/.45.00 Sin embargo, el recurso material cemento, con un costo por uso de S/.100.00 por puesta en obra, solo se aplicar una vez independientemente de la cantidad de material a utilizar en la tarea. En forma
201
predeterminada, los costos por uso se acumulan a inicio de la tarea si el mtodo de acumular es comienzo o prorrateo; si el mtodo de acumular es Fin, se acumulan al final de la tarea.
Por ejemplo, se asigna un recurso de trabajo a una tarea de 5 das de duracin. La tasa estndar del recurso es de 5.00S/. / Hora y su costo por uso de S/.100. El costo diario del recurso de trabajo ser de S/.40.00 (8 horas/da x 5 S/. / Hora). Si el mtodo de acumular es Prorrateo, el flujo de caja mostrar el primer da S/. 140.00 (100 del costo por uso + 40 de la tasa estndar diaria), tal como muestra la ilustracin siguiente:
Si el mtodo de acumular es Comienzo, el primer da mostrar S/.300.00 (100 del costo por uso y 200 de la tasa estndar del recurso)
Si el mtodo de acumular los costos est configurado a Fin, el flujo de caja mostrar S/.300 el ltimo da, producto de acumular en esa fecha la tasa estndar del recurso y su Costo por uso:
En caso se asignen 3 recursos de las mismas condiciones, es decir que tienen una Tasa estndar de 5 S/. / Hora y un costo por uso de S/.100.00, y el mtodo de acumular Prorrateo, el flujo de caja se calculara de la forma siguiente: Costo por uso = S/.100.00 x 3 unidades de asignacin = S/.300.00 Costo por Tasa diario: 8 horas/da x 5 S/. / Hora x 3 unidades = S/.120.00 Por tanto el primer da se acumularn S/.420.00 (300 del costo por uso + 120 del Costo por tasa), y el resto de das el costo por tasa:
202
Para las mismas condiciones pero con el mtodo de acumular Comienzo, el flujo de caja mostrar S/. 900.00 en el primer da (300 del costo por uso + 600 del costo por tasa).
Igualmente, para el mtodo de acumular Fin, el flujo de caja serla de la forma siguiente:
Los Costos fijos son costos definidos para una tarea que permanecen constantes aunque vare la duracin de la tarea, la cantidad de trabajo que realice un recurso o el nmero de unidades de asignacin. El costo de un recurso basado en tasas puede aumentar cuando una tarea requiere ms tiempo o disminuir si toma menos tiempo, pero un costo fijo nunca vara. Por ejemplo,, si al recurso carpintero se le paga S/.5.00 por hora y el tiempo previsto de realizacin de una tarea es de 56 das, el costo del recurso en la tarea ser: Costo = 5 das x 8 horas/da x 5 S/. /hora = S/.200.00
Pero si la tarea se prolonga a siete das, el carpintero recibir ms dinero del planeado inicialmente: Costo = 7 das x 8 horas/da x 5 S/. / Hora = S/.280.00
Si al carpintero se le pagara un costo fijo por el trabajo, entonces el costo no cariar independientemente del tiempo que dure la tarea. Pueden asignarse costos fijos a una tarea adems de costos de recursos basados en tasas. Por ejemplo, si un recurso asignado a una tarea tiene tambin gastos de viaje, estos pueden agregarse como una cantidad fija a la misma tarea. Los costos fijos estn incluidos en los costos totales de las fases (en tareas de resumen) y de todo el proyecto. Para establecer un costo fijo en una tarea, del men Ver, tablas, seleccionar la tabla Costo
203
En la tabla de costo se puede definir: A. El costo fijo a aplicar en la tarea B. El mtodo de acumular el costo fijo
IMPORTANTE.- Las versiones anteriores A Microsoft Project 2000 no disponen de informacin de

acumulacin de costos fijos y, por lo tanto, cuando es abierto un archivo de proyecto hecho en una inversin anterior a la indicada, se aplicar el mtodo de acumular costos fijos predeterminados de esa versin, es decir que el costo ser acumulado al fin de la tarea.
204
CLCULO DEL COSTO TOTAL DE LA TAREA Un factor importante en el proyecto, y que a menudo requiere de cierto nivel de anlisis, es el costo total de las tareas. La forma en que Microsoft Project calcula los costos totales es mediante la suma de los costos parciales de las asignaciones de recursos de trabajo, de material, los costos por uso y los costos fijos de la tarea, teniendo en cuenta los mtodos de acumular costos en casa caso. Por ejemplo a una tarea que tiene una duracin de 5 das, se le asignan 3 recursos de trabajo cuya tasa estndar es 5 S/. / Hora, con un costo por uso de S/.500.00 y el mtodo de acumular es Prorrateo (asumir que se trabaja 8 horas/da). Tambin tiene asignado un recurso de material del que se utilizarn 3 unidades diarias y cuyas tasa estndar es de S/.135.00. Adicionalmente la tarea tiene un costo Fijo de S/.1,350.00 cuyo mtodo de acumular es Fin. El flujo de caja para esta tarea ser el siguiente:
La forma en que han calculado los costos de cada elemento es la siguiente:
Un presupuesto es, en realidad, la cantidad de dinero que se dispone para llevar a cabo un proyecto. En Microsoft Project, no obstante, se puede introducir la informacin de costos para determinar los costos totales que se requieren para concluir todas las tareas de un proyecto. Si esta informacin de costos es guardada como el costo original o el plan previsto, se habr establecido el presupuesto del proyecto. Es ms fcil hacer una gestin de costos cuando se dispone de un presupuesto, de tal manera que comparando los gastos reales con los previstos se puedan hacer los ajustes necesarios para no exceder el presupuesto. Cuatro pasos para establecer el presupuesto del proyecto Luego de haber comprendido la forma en que Microsoft Project trata el tema de los costos, se pueden resumir en 4 sencillos pasos la forma ordenada en que se puede estructurar el presupuesto del proyecto.
205
1er. Paso: Definir las tarifas.- para las tareas cuyo costo se desea basar en las horas de trabajo que realicen los recursos en las mismas, Project calcula el costo basndose en una tasa que se aplica a cada recurso asignado. Se debe especificar una tarifa estndar para cada recurso que haya ele en proyecto. Tambin puede asignar una tasa de horas extras por separado si desea contabilizar las horas extras
Trabajadas en la tarea. Adicionalmente, se especifican los nombres de los recursos materiales y la tarifa a estndar que se puede aplicar al nmero de unidades de material que se asignan a la tarea. 2do paso: Especificar los Costos por uso : Los costos por utilizacin se computan como un costo global nico para el recurso de modo que cada vez que se asigna el recurso a una tarea ,se aplica este costo nico o costo por utilizacin y tarifas estndar del recuso. 3er Paso : Especificar los Costos fijos: Los costos fijos permiten asignar costos en el nivel de tareas ,e en el nivel tareas de resumen e incluso en el nivel de proyectos .No es necesario asignar recursos para que una tarea pueda tener costos fijos .Es una buena opcin si no tiene intenciones de asignar recursos en el plan del proyecto pero si quiere obtener estimaciones de los costos o si la tarea ,independientemente de los recursos de trabajo y material asignados ,tiene un costo que no variara mi con la duracin de la tarea ,ni con la asignacin de recursos. 4to Paso: Asignar los recursos: El ltimo paso para crear el presupuesto del proyecto es la asignacin de recursos al proyecto y a las tareas, tal como se defini en el Capitulo 6. Con estos simples 4 pasos se habr obtenido el Presupuesto del Proyecto.
206
ESTRATEGIA SUGERIDAS PARA REDUCIR COSTOS Cuando los costos acumulados excede el presupuesto, es muy importante decidir qu acciones se deben tomar para mantener los costos bajo control .Los cambios que se realicen en la programacin para no exceder el presupuesto dependen de la importancia que de a los distintos aspectos. Uno de los principales rubros que demanda atencin del Administrador de proyectos es el costo previsto del proyecto ,es decir , el presupuesto .Los proyectos ,generalmente ,se llevan a cabo bajo serias restricciones presupuestales , y de all la impotencia de hacer un seguimiento de los costos y tener en claro las distintas estrategias para reducir los costos totales del proyecto , o cuando menos mantenerlos dentro de lo presupuestado .Cuales quiera que sean las acciones que se realicen para reducir costos ,debern tener en cuenta sus efectos sobre otras tareas ,recursos y resultados del proyecto .Sin que la informacin que se dar a continuacin sea exclusiva ni excluyente ,algunas de las estrategias par reducir los costos del proyecto son las siguientes: Cambiar el mbito o la calidad: Puede sacrificar la calidad utilizando recursos de trabajo menos costosos, tales como personas con menos experiencias o materiales de calidad inferior, teniendo sumo cuidado en evaluar el efecto que esto tendr sobre el cumplimiento del objetivo del proyecto .Tambin se podra cambiar el mbito quitando algunas de las tareas que se tena previsto realizar, siempre y cuando no se afecten la consecucin del objetivo global del proyecto. Sustituir un recurso por otro de mayor costo pero ms experimentado y eficiente: Por ejemplo, un recurso experimentado puede costar ms pero podr hacer el trabajo finalice ms rpido que uno menos experimentado. Debido a que un recurso ms eficiente podr hacer el trabajo en menos horas, se puede pagar una tasa ms alta y, sin embargo, reducir el costo de la tarea Trasladar costos de mano de obra a equipamiento: Si adicionar equipamiento permite que los recursos humanos trabajen significativamente mas rpido, se podr ahorrar ms en mano de obra que lo que se gastara en maquinaria e equipamiento adicional .Por ejemplo, si se ha considerado para una tarea un cargador frontal, se podra considerar alquiler sea menor que el costo de la mano de obra a utilizar por no tener el equipo disponible.
207
COMPARTIR COSTOS USANDO LA TABLA COSTO La tabla de costo proporciona informacin detallada acerca de los costos de cada tarea. Esta tabla presenta columnas de informacin que hacen ms fcil comparar los costos actuales, previstos, variaciones entre estos, as como otra informacin, tal como se muestra en la ilustracin que sigue:
El significado de cada una de las columnas, excepto la columna Id y Nombre de la Tarea, es el siguiente: Costo fijo: Acumulacin de costos fijos: Contiene el Costo fijo de una tarea .Es un valor ingresado. Permite escoger y definir la forma en que los costos fijos de la tarea sern aplicados al proyecto (Prorrateados, al Fin o al Comienzo de la tarea) El costo total programado (Proyectado) de la tarea; tambin denominado Costo Previsto al Termino (CPT). Este costo es la suma de los costos variables generados por la asignacin de recursos a la tarea, ms el costo fijo de la tarea si lo tuviera .Es un valor calculado. Muestra los costos totales planificados para la tarea, tambien denominado Costos total Presupuestado (CTP). El costo planificado se calcula sumando los costos previstos de todos los recursos asignados mas cualquier costo fijo previsto de la tarea Es un valor calculado. Presenta la diferencia entre los costos previstos y los costos programados (estimada en el momento). Si la variacin del costo es negativa, el costo esta en ese momento por debajo de la cantidad presupuestada o prevista; si la variacin del costo es positiva, la tarea est por encima de lo presupuestado.
Costos total:
Costo Previsto:
Variacin:
Utiliza la formula siguiente para calcular la variacin Variacin= Costo total Costo Previsto
Es un valor calculado
208
Real:
Muestra el Costo total real de la tarea hasta el momento, tambin denominado Costo Real del Trabajo Realizado (CRTP). El costo real Ser cero si aun no ha comenzado el seguimiento del proyecto .El costo real de un atarea es la suma de los castos reales de todos los recursos asignados mas los costos fijos de la tarea hasta la fecha. En la etapa de seguimiento, se puede introducir el costo real de cada tarea en el campo Costo real del Formulario de recursos o del Formulario de tareas .Si la tarea no tiene recursos asignados se podr introducir el costo real de la tarea .Es un valor calculado o introducido.
Mostrar tareas con Costos mayor que el presupuestado

Es una prctica enfocar la atencin en las tareas que tiene un costo mayor que el presupuestado, pues una de las limitaciones que normalmente se impone a los proyectos es la economa. Una forma rpida de encontrar las tareas cuyo costo sobrepasa al presupuesto (en la Lnea de Base), consiste en aplicar, en la Tabla Costo, el filtro Costo mayor que el presupuestado (tener en cuenta que los Filtros se vern en el Capitulo) .El resultado podra ser similar al de la ilustracin que se muestra a continuacin:
Importante: Costo mayor que el presupuestado es un filtro calculado que muestra aquellas tareas cuyo Costo (actual) es mayor que el Costo previsto (Lnea de base
Examinar la asignacin de recursos Antes de encontrar la forma de recudir los costos, es necesario encontrar en que tareas los costos se han incrementado. Aplicando la tabla Trabajo a la hoja de tareas se puede examinar la asignacin de trabajo a estas tareas, tal como se muestra en la ilustracin siguiente:
209
En esta Tabla se podr apreciar por ejemplo, si el Trabajo en la tarea Arquitectura se va a efectuar en las horas previstas o en mayor o menor nmero de horas establecidos la Variacin entre el valor previsto y el actual .Esta tabla facilita el anlisis de las asignaciones antes que se convierta en irreversible y es particularmente til durante la fase de seguimiento del proyecto. RECORDAR: Microsoft Project prorratea los costos, de forma predeterminada, y calcula la acumulacin de costos en base al porcentaje de realizacin de una tarea, distribuyndola a lo largo de la duracin de a la misma .Sin embargo, tambin puede hacer que los costos se acumulen al principio de un atarea si tiene una cantidad global que se paga al comienzo, del final de una tarea si retiene el pago hasta que el trabajo finalice.
210
ANALISIS DEL VALOR ACUMULADO
El anlisis del valor acumulado es un mtodo para medir el rendimiento de un proyecto. Indica la cantidad del presupuesto que se ha gastado segn la cantidad de trabajo realizado hasta la fecha y los costos previstos de las tareas, asignaciones o trabajo realizado hasta l fecha los costos previstos de las tareas, asignaciones o recursos realizados hasta la fecha y los costos previstos de las tareas, asignaciones o recursos .En el centro del anlisis del valor acumulado hay tres valores principales: CPTP (costos Presupuestado del Trabajo Programado) El campo CPTP contiene el costo previsto acumulado de fase temporal hasta l fecha de estado o la fecha actual .Para calcular CPTP de una tarea, Ms Project agrega los costos previstos de fase temporal de la tarea hasta la fecha de estado. Por ejemplo, asumiendo que el costo previsto de una tarea es de S/ 5000.00 y que est distribuido regularmente a lo largo de su duracin (prorrateado) .Las fechas de comienzo y fin previstas de la tarea son, respectivamente, el 1 de junio y el 1 de agosto. Si la fecha de hoy es 1 de julio, el CPTP de la tarea ser S/250.00 puesto que la tarea debera estar medio realizada. Se compara el CPTP con el campo CPTR (costos Presupuestado del Trabajo Realizado) para determinar si la tarea est retrasada o adelantada respecto de la programacin en trminos de costo .El campo VP 8variacopom de programacin del calor acumulado) muestra la comparacin de estos campos con respecto al tiempo. CRTR (costos Real de Trabajo realizado) El campo CRTR muestra los costos contrados por el trabajo realizado en una tarea, hasta la fecha de estado del proyecto o hasta la fecha actual. Cuando se crea un atarea por primera vez, el campo CRTR contiene el valor 0.00. A medida que se comunica el progreso (% completado o trabajo real) de una tarea, Ms Project calcula el costo real del trabajo realizado (CRTR). Este ser el costo del trabajo real mas cualquier costo fijo de la tarea hasta la fecha .DE manera predeterminada ,cmo y cuando se calcula el campo CRTR depender de los calores de tasa estndar ,tasa de horas extra Costos por uso y costo acumulado de los recursos asignados que se han especificado en el cuadro de dialogo Informacin del estado o fecha actual , Ms Project puede calcular el CRTR aunque no haya completado o trabajo real ) y en los costos fijos hasta la fecha de la
211
tarea .Si se prefiere , el CRTR se puede calcular en funcin de los valores especificados en el separador Calculo y desactivar la casilla de verificacin , Ms Project siempre calcula los costos reales. Por ejemplo ,se necesita crear un informe sobre el CRTR , ala fecha del ltimo viernes Ingresar la fecha del viernes como Fecha de estado y , a continuacin ,revisar los costos de un atarea cuya duracin sea de 10 horas .Los recursos asignados gana S/20.00 por hora y han comunicado 5 horas de trabajo real al ltimo viernes y otras 5 horas a hoy .con la fecha de estado , Ms Project calcular en S/100.00 el CRTP hasta el ltimo viernes .si se ha utilizado la fecha de hoy como fecha de estado ,el CRTR se calcula como S/2000.00.
CRTR (costo presupuestado del trabajo realizado) El campo CPTR contiene el valor acumulado del porcentaje completado de fase temporal de la tarea, multiplicado por el costo previsto en fase temporal de la tarea. El CPRT se calcula hasta la fecha de estado o la fecha actual, Esta informacin tambin se conoce como valor acumulado. Cuando se crea un atarea por primera vez, el CPTR es 0.00. Tan pronto como se guarda un alinea de base y se comunica el progreso de la tarea (como trabajo, duracin real o porcentaje de trabajo realizado) Ms Project calcula el CPTR. Este clculo se basa en el porcentaje de trabajo completado, en comparacin con la duracin prevista de la tarea. A continuacin ms Project calcula el costo previsto acumulado y proporciona el valor de lo que deberan ser los costos reales de la tarea teniendo en cuenta el progreso hasta ese punto de duracin prevista de la tarea. Por ejemplo, la duracin precisa de una tarea es 8 das; y su costo previsto es S/400.00. El nico recurso asignado ha informado de que la tarea esta completada en un 25% desde el pasado viernes .Si la fecha de estado es el ltimo viernes, el CPTR ser de S 1000.00 .Si el recursos notifica que las asignaciones est completa en un 50%, el CPTR pasa a ser 200.00. La duracin prevista de otra tarea es de 4 das y su costo previsto es de S.60.00 .Estos costos se desglosan en S/ 10.00 ,S/10.00 ,S/20.00durante los cuatro das .La tarea esta completada al 50% .El CPTR hasta este punto es de S20.00 debido al que el cuarenta por ciento de la duracin prevista consiste en los 2 primeros das ,cuyo costo previsto es de S/10.00 cada uno .Mas adelante, la tarea esta completada al 75 por ciento .El CPTR hasta este punto es ahora de S/ 40.00 , debido a que el 75 por ciento consiste en los 3 primeros das y el clculo es acumulado. El anlisis del valor acumulado siempre es referencia siempre es referencia a la fecha de estado elegida, que puede ser la fecha actual o cualquier fecha previa a la fecha acumulado. A continuacin ,se muestra un ejemplo de cmo analizar el rendimiento de un proyecto con el anlisis el rendimiento de un proyecto con el anlisis del valor acumulado .Suponiendo que una tarea tiene un costo presupuesto CPTP de S/.100.00 y que para la fecha de estado se ha completado un 40% .El calor acumulado CPTR es de S/40.00 ,pero el valor programado CPTP- en la fecha de estado es de S/50.00 .Esto indica que la tarea no cumple la programacin porque se ha acumulado un valor inferior al programado .Suponiendo adems que el costo real de la tarea CPTR en la fecha ,indicada que la tarea esta por encima del presupuesto: los costos reales han sido superiores a los previstos cuando antes se identifiquen estos tipos de discrepancias entre CRTR ,CPTR y CPTP en el proyecto ,antes se podr adoptar las medidas preventivas necesarias .
212
Cuando se realizan el anlisis del valor acumulado, se obtiene respuestas confiables a preguntas clave como Queda suficiente dinero en el presupuesto para completar el proyecto y queda suficiente tiempo para la programacin para finalizar el proyecto a tiempo .Los indicadores de valor acumulado expresan el progreso del proyecto en trminos de costo y trabajo. Una de buena forma de obtener la respuesta sobres i se agotara el dinero antes de completar el trabajo en el proyecto) o si tiene un remanente una vez concluido este) lo constituye el anlisis del valor acumulado.
A partir de estos y otros valores, Ms Project calcula los siguientes valores adicionales:
IRC (ndice de Rendimiento de costos)

El Campo IRC muestra la relacin entre el CPTR (costos Presupuestado del Trabajo Realizado) y el CRTR (costo Real de Trabajo Realizado): IRC = CPTR / CRTR Por ejemplo, suponiendo que despus de dos das se esperaba que el 50% del costo de una tarea de 4 das fuera de S/. 60.00, el CPTR. En realidad, la tarea tiene un costo total de S/.70.00 durante los dos primeros das. El IRC de la tarea de aproximadamente de 0,85 u 85%.
IRP (ndice de rendimiento de la programacin)

El campo IRP muestra la relacin entre el trabajo realizado y el trabajo programado (CPTR/CPTP), el IRP se utiliza a menudo para estimar la fecha de finalizacin del proyecto. Microsoft Project calcula el IRP utilizando la siguiente frmula:
IRP= CPTR / CPTP
Por ejemplo se tiene una tarea de 4 das de duracin cuyo presupuesto total planeado es de S/100.00 .Despus de dos das, el costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) es de S/50.00. Sin embargo, despus de dos das de trabajo real, se ha completado el 60% del trabajo con un costo de S/60.00. El IRP es 1,2 lo que significa que va adelantado con respecto a la programacin. Un valor de IRP mayor que 1 indica que va adelantado con respecto a la programacin. Del mismo modo de IRP menor que 1 indica que va retrasado. Por ejemplo, un IRP de 1,5 significa que solo ha necesitado el 67% del tiempo planeado para completar un parte de una tarea en un determinado periodo de tiempo. Un IRP de 0,8 significa que ha gastado en una tarea un 25% ms de tiempo que lo planeado.
IRPC (ndice de Rendimiento Para Completar)
213
El campo IRC muestra la relacin entre el trabajo restante que debe realizarse y los fondos que quedan por gastar a la fecha de estado, Ms Project calcula el IRPC de la siguiente manera: IRPC = (CPF - CPTR) / (CPF - CRTR) Por ejemplo suponiendo que hay una tarea con un costo previsto (CPF) de S/200.00 un CPTR de S/125.00 y un CRTR de S/150.00 .El IRPC es 1,5 lo que indica bajo rendimiento y fecha de estado .Esto significa que para completar el proyecto de acuerdo al presupuesto, habr que mejorar el rendimiento.
Un valor de IRPC superior a 1 indica que es necesario aumentar el rendimiento en el trabajo restante del proyecto par no sobrepasar el presupuesto (por lo tanto deber dejar de lado parte de la calidad) ; un valor inferior a 1 indica que es necesario aumentar el rendimiento puede disminuir par cumplir con el presupuesto ,lo cual le permite agregar ms calidad o beneficios
VAF (Variacin e finalizacin)

El campo VAF muestra la diferencia entre el valor CPF (Costo presupuesto al finalizar) o costo previsto y el valor CEF (costo estimado al finalizar) para una tarea Cuando se establece una lnea de base ,el campo VAF par la tarea contiene S/0.00 El costo programado para la tarea y el costo previsto para la tarea y el costo previsto para la tarea coinciden en este punto , por lo que la variacin es S/0.00 .Segn se introducen cambios en el plan , o segn se comunica el progreso de la tarea ,Ms Project calcular la variacin en finalizacin (VAF) para la tarea .Esto incluye el costo del trabajo real mas los costos por uso de la tarea hasta la fecha .Ms Project calcula la variacin en finalizacin (VAF) como sigue : VAF = Costo presupuestado al finalizar (costo Previsto) costo estimado a finalizar. Por ejemplo ,el costo presupuestado de un atarea es de S/500.00 debido a que haba estimado originalmente que el recurso , de 50 S/ .hora necesitara 10 horas para completarla la tarea ,el costo presupuesto sigue siendo de S/ 500.00 y el costo estimado se actualiza a S/250.00 , lo que ha previsto que la tarea este 250 dlares por debajo del presupuesto cuando finalice . Si la variacin en finalizacin (VAF) es negativa ,el costo proyectado par la tare esta actualmente por encima de la cantidad presupuestndola o prevista .Este caso , podra considerar cambiar la cantidad de trabajo restante o asignar otro recurso con una tasa de inters de costo inferior para que realice el trabajo restante de la tarea .Si es positiva ,el costo proyectado para la tarea esta actualmente por debajo del presupuesto .
VC (variacin de costo del valor acumulado)
214
El campo VC muestra la diferencia entre lo que debera haber al costado conseguir el nivel de finalizacin actual y lo que ha que ha costado realmente hasta la fecha de estado o la fecha actual. La VC es la diferencia entre el CPTR (costo presupuesto del trabajo realizado) de la tarea y el CRTR (costo real del trabajo realizado). Ms Project calcula la VC de una tarea con la formula siguiente:
VC= CPTR CRTR
Por ejemplo, el CPTR par una asignacin es de S/ CPTR para una asignacin es de S/ 500.00 y el CRTR es de S/400.00. La VC es de S/100.00 lo que significa que esta S/100.00 por debajo del presupuesto.
Si la variacin de costo es positiva, es costo de la tarea esta actualmente por debajo de la cantidad presupuestada o prevista y los costos reales son inferiores a los costos reales son inferiores a los costos previstos para el nivel actual de conclusin de la tarea .Si la variacin de costo es negativa, el costo de la asignacin esta actualmente por encima del presupuesto y los costos reales son superiores a los costos previstos para el nivel actual de conclusin en la tarea.
VP (variacin de programacin del valor acumulado)

El campo VP muestra la diferencia en trminos de costos entre el progreso actual y el plan de lnea de base de la tarea hasta la fecha de estado o hasta la fecha actual. Se puede utilizar VP para comprobar costo con el fin de determinar si las tareas estn segn lo programado.
VP es la diferencia entre el CPTR (costo presupuesto del trabajo realizado) y el CPTP (costo presupuestado del trabajo realizado) y el CPTP (costo presupuesto del trabajo programado). Ms Project calcula la VP como sigue.
VP= CPTR CPTP Por ejemplo ,segn el plan previsto ,una previsto una tarea estaba programada para realizar en 50 horas de trabajo ( a un costo de S/500.00 ) debiendo finalizar el 1 de junio .no obstante ,el 1 de junio solo se haba completado el 80% de la tarea. Entonces el CPTR para esta tarea es de S/400.00 (el 80% de S/500.00) .El CPTP es de S/500.00 por lo tanto, la VP es de S/100.00 e indica en trminos de costo el retraso de la tarea respecto al plan previsto.
Si la VP es positiva, la tarea va por delante de la programacin en trminos de costo. Si la Vp es negativa, la tarea va por detrs de la programacin en trminos de costo. La VP se expresa en unidades de moneda, las mismas utilizadas en el campo VC (variacin de costo del valor acumulado).
215
INFORMES Y CONFIGURACION PARA IMPRESIN
Crear informes y aplicar tcnicas de impresin para obtener una impresin para obtener una impresin profesional.
Temas
Informes: predefinidos y personalizados Configuracin del Impresin de Vistas e informes
216
QUE ES UN INFORME
Un informe es un formato en el que se puede presentar, para impresin, la informacin apropiada acerca de la programacin para los receptores de la misma. En otras palabras, se la informacin acerca del proyecto en forma resumida y organizada de manera que ofrezca un mejor entendimiento comunicacin referida a aspectos especficos del proyecto .Ms Project proporciona cinco categoras de informes predefinidos, pero tambin se pueden crear informes personalizadas por el usuario. Cada categora de informe contiene varios tipos de informes entre los que se puede escoger.
Generar Informes predefinidos

Para acceder a la amplia posibilidad de los informes de Ms Project, en el men Ver, escoger la opcin Informes.
Al invocar este comando aparecer la caja de dialogo Informes, que tiene el aspecto que se muestra en la ilustracin siguiente:
217
En esta caja de dialogo se muestran cinco categoras de informes predefinidos de Ms Project adems de la posibilidad de generar informes personalizados.
Informes Generales
Presenta informacin seleccionada a lo largo de la duracin total del proyecto ,tal como tareas resumen y criticas ,hitos y programacin .Si en la caja de dialogo informes se selecciona Generales .. Aparecer la caja de dialogo informes generales que contiene los informes que se muestran a la derecha:
Esta ventana permite seleccionar entre tipos de informes generales que siguen: Resumen del proyecto: resumen la informacin ms significativa de todo el proyecto, incluyendo Fechas, Duracin, trabajo, costo y estado de las tareas y los recursos. Muestra la informacin acerca de las tareas de nivel superior del proyecto completo .incluyendo las tareas de resumen y las notas de las tareas. Se entiende por Tarea de primer nivel aquellas que se encuentran en el primer nivel de esquema de la programacin
Tareas de nivel superior:
218
Tareas Criticas:
Muestra los hitos del proyecto .Incluye las tareas de resumen y las notas de las tareas. Muestra los hitos del proyecto .Incluye las tareas de resumen y las notas de las tareas.
Hitos:
Das laborales:
Muestra los periodo laborales y los no laborales de los recursos a lo largo del proyecto completo, incluyendo las excepciones al Calendario.
Informes de Actividades Actuales:

Los informes de las actividades actuales muestran informacin diversa acerca de las tareas, tales como las tareas sin comenzar, las tareas en curso y las tareas completadas, las tareas que comenzaran o que deberan haber comenzado entre las fechas que se especifiquen .En caso se seleccione Actividades actuales, en la caja dialogo informes, aparecern los informes de las actividades en curso que se muestra a la izquierda:
Tareas sin comenzar:
Muestra una lista de tareas que todava no han comenzado, su duracin, tareas predecesoras, fechas de comienzo y de fin recurso y asignaciones, todo ordenado por fecha de comienzo. Muestra las tareas cuyo comienzo tendr lugar entre las fechas que se especifiquen .Incluye los valores ms comunes de las tareas que se encuentran en el rango de criterios especificados. Muestra las tareas en curso del proyecto completo presentadas en periodos mensuales .Las tareas en curso son todas aquellas que se han iniciado, asi se encuentran adelantados o atrasados. Muestra las tareas completadas del proyecto completo presentadas en periodos mensuales .Es decir, muestra solo aquellas tareas cuyo % completado es igual al 100% Muestra las tareas que haber comenzado en la fecha que se especifique .incluye el comienzo y Fin previsto, asi como las Variaciones de Comienzo y Fin.
Tareas que comienzan pronto:
Tareas en curso:
Tareas completados:
Tareas que deberan haber comenzado:
219
Tareas pospuestas
Muestras las tareas que se han pospuesto es, decir, tareas que debiendo haber comenzado, aun no lo han hecho
Informes de costos
Los informes de costos muestran un amplio rango de informacin acerca de los costos, incluyendo los presupuestos de todas las tareas y del proyecto completo, las tareas y los recursos que estn las tareas y los recursos que estn sobre presupuestados, la informacin acerca del valor acumulado de todas las tareas y los costos por tarea mostrado en periodos semanales .Si se selecciona Costos en la caja de dialogo informes, aparecern los informes que se muestran en la ilustracin de la derecha:
Flujo de caja
Una tabla que muestra los costos por tareas en periodos semanales (se puede editar este informe y modificar los incrementos de tiempo) para diferentes perodos de tiempoMuestra el presupuesto de todas las tareas del proyecto completo, para lo cual tiene las siguientes columnas: Costo fijo, Acumulacin de costos fijos, Costo total, Costo previsto y Variacin. Muestra las tareas del proyecto que han sobrepasado su presupuesto, es decir aquellas en las que su costo previsto (Lnea de base) es menor que el costo real. Presenta los mismos campos que el informe Presupuestado. Muestra los recursos del proyecto, por tarea, que han sobrepasado su presupuesto. Tambin presenta los mismos campos que el informe Presupuesto.
Presupuesto
Tareas con presupuestos sobrepasados
Recursos con Presupuestos sobrepasados
220
Valor acumulado
Muestra la informacin acerca del valor acumulado de las tareas del proyecto completo. Los campos de valor acumulado de vieron con detalle en el capitulo referente los costos.
Informes de Asignaciones
Los informes de asignaciones muestran la informacin acerca de la asignacin de recursos, incluyendo los calendarios de las tareas para todos los recursos del proyecto completo, solo las tareas de los recursos que se especifique, mostrados en periodos semanales, y los recursos que estn sobreasignados. Al escoger el cuadro Asignaciones de la caja de dilogos Informes aparecern los informes referidos a las Asignaciones, tal como muestra la ilustracin de la izquierda:
Tareas y recurso sus humanos.
Muestra para cada recurso acumulado de horas de trabajo en el proyecto, el nombre de los proyectos y las tareas de cada uno de esos proyectos a las que ha sido asignado, as como los valores de asignacin, fechas de comienzo y fin fe las tareas. Muestra en forma calendaria y diaria, las horas asignadas a cada recurso en el proyecto, por tarea. Para un recurso especfico, muestra las tareas en las que ha sido asignado y que se encuentran pendientes de ejecucin, indicando en que semana se han debido ejecutar. Muestra los recursos sobreasignados del proyecto completo, indicando la cantidad de horas que se encuentra asignado en el proyecto, as como las asignaciones por tarea.
Tareas, recursos humanos y fechas
Lista de tareas pendientes
Recursos sobreasignados
221
Informes de carga de trabajo

Los informes de carga de trabajo son informes generales que muestran la informacin acerca del uso de los recursos y del uso de las tareas. Cuando se selecciona Carga de Trabajo de la caja de dialogo Informes, se mostrarn los informes de esa Categora:
Uso de tareas
Un informe general que muestra, por tarea y semanalmente, los recursos que estn asignados a cada tarea y la informacin acerca del trabajo, incluye totales. un informe que muestra, por recurso y semanalmente, las tareas a las que estn asignados los recursos y la informacin acerca del trabajo.
Uso de recursos
Editar Informes predefinidos Si la informacin que ofrece el informe seleccionado no satisface las necesidades del usuario, estos pueden ser editados o modificados para que respeten una opcin vlida para los intereses de la comunicacin en el proyecto. Por ejemplo, el informe de flujo de caja, en forma predeterminada, se presenta en periodos semanales. Si el proyecto es muy largo o las necesidades del usuario no requieren de una periodicidad tan corta, se puede editar el informe para que los datos se presenten en unidades mayores, tal como meses, trimestres, etc. Para editar el informe, ir al men Ver, Informe y seleccionar la categora de informe que se desea editar, por ejemplo Costos. Luego en la caja de dilogo informes de costos, efectuar lo que sigue: A. Seleccionar el informe; en este caso ser el informe Flujo de caja. B. Hacer clic sobre el botn Modificar
222
Y aparece la caja de dilogo informe General con la definicin del informe de flujo de caja.
En la Columna, escoger el periodo para el que se desea al informe de flujo de caja (en la ilustracin se ha escogido Meses) Adicionalmente, es posible especificar ciertos detalles que pueden aparecer en el informe. Para ello, activar el separador Detalles que, en este caso tiene la informacin que muestra la ilustracin siguiente (la informacin de este separador vara dependiendo del informe que se modifica):
223
Por ltimo es posible que la informacin a imprimir se muestre bajo ciertos criterios de ordenamiento. Microsoft Project provee hasta tres criterios de ordenamiento, tal como aparece en la ilustracin siguiente:
Crear un nuevo informe personalizado Microsoft ofrece una gran facilidad para crear informes personalizados que se ajusten a los requerimientos ms estrictos del usuario. En la caja de dilogo Informes personalizados hacer clic sobre el botn Nuevo.
224
Aparecer la caja Definir nuevo informe, tal como la que se muestra a continuacin:
Aqu se puede escoger el Tipo de Informe: que se desea confeccionar, para lo cual se debe tener en consideracin lo siguiente: Se usa para imprimir la informacin acerca de la programacin, del costo y del trabajo, as como la informacin detallada de las tareas. Se usa para imprimir la informacin acerca de la programacin, del costo y del trabajo, as como la informacin detallada acerca de los recursos. Permite imprimir una representacin grfica del tipo calendario, con un mes en cada pgina. Las tareas se representan mediante barras, lneas, o marcadores de comienzo y de fin. Se usa para imprimir la informacin acerca de las tareas y los recursos durante un periodo de tiempo especificado. Bsicamente, se usa para crear informes de referencias cruzadas.
Tarea
Recursos
Calendario mensual
General
Los dos primeros tipos de informe, Tarea y Recurso, presentan la misma caja de dilogo que la mostrada en lo referido a Modificar informes, con los mismos separadores, que se utilizan de la forma indicada anteriormente.
Informe de Calendario Mensual
225
En el caso del informe Calendario mensual, la caja de dilogo tiene el aspecto que se muestra a continuacin, con el detalle que se indica:
Nombre
Sirve para dar nombre al informe, con los mismos criterios que los expresados para otra herramientas de Microsoft Project. Se utiliza para seleccionar el filtro que muestre o resalte las tareas Activar para que aparezca la informacin de la misma forma que cuando se aplica un filtro resaltador. Permite seleccionar el calendario cuya informacin no laborable se desea que aparezca al activar la casilla de verificacin Das no laborables en gris. Activar para sombrear en gris los das no laborables cuando se imprima el calendario. Se activa para imprimir una lnea slida al extremo de una barra cuando una tarea contine en la semana siguiente. Se desactiva para imprimir lneas de puntos.
Filtro
Calendario
Das no laborables en gris.-
Lneas de separacin de barras
Imprimir bandas de grises
cuando se activa imprimir una banda gris encima de la fecha cuando la informacin acerca de las otras tareas deba imprimirse de forma separada. Si existen ms tareas programadas en un da de las que cabe e un cuadro, se imprimirn pginas adicionales listando las tareas que no se
226
muestran para cada da, con bandas grises separando a cada una. Mostrar tareas como Escoger el estilo en que se desea se presenten las tareas entre barras, lneas o Fechas de Comienzo/Fin Activar una de entre identificador, Nombre y Duracin como etiqueta de las tareas. Se debe activar al menos la casilla de verificacin identificador o Nombre.
Etiquetar tareas con
El resultado ser un informe en el formato de un calendario mensual que puede resultar til para mostrar fcilmente los datos en ese formato. Una Vista Previa de este informe ser similar al que se muestra a continuacin.
Informes de Referencias Cruzadas

Si se escoge la opcin de Tipo de informe General, ser posible hacer un informe de referencias cruzadas.
227
En este tipo de informe hay que definir qu informacin ir en la columna del informe y cual en la fila, as como que tipo de datos se reunirn para la columna y fila, tal como aparece en la ilustracin a la izquierda en que se ha configurado un informe de Flujo de trabajo semanal por Recurso:
Se debe imprimir una presentacin o un informe?

Para continuar de manera eficaz la informacin acerca del proyecto a los administradores, miembros del equipo y clientes, es necesario imprimir la informacin en un formato que satisfaga las necesidades de cada persona o grupo. Microsoft Project permite imprimir la informacin utilizando una amplia variedad de vistas o informes. Las vistas e informes contienen informacin de diferentes ndoles y la presentan de manera distinta: Empleando una vista es posible examinar la informacin en la ventana del proyecto o en la ventana de la vista preliminar. Un informe solo puede examinarse en la ventana de la vista preliminar. En una vista es posible editar informacin especfica. En un informe no es posible editar informacin especfica. En las vistas es posible cambiar el formato aplicado a cada categora de texto, como por ejemplo las tareas retrasadas o un texto especifico. En los informes solo es posible cambiar el formato de una categora de texto.
Antes de imprimir una vista o un informe es posible presentar las pginas en la ventana de vista preliminar para ver cul ser su aspecto una vez impresas. Para acceder a la vista preliminar, utiliza el botn del mismo nombre que se encuentra en la barra de herramientas estndar y que tiene el aspecto que se muestra al lado izquierdo. Por ejemplo, ser posible verificar los mrgenes, ver la posicin y el texto de los encabezados y pies de pgina, y comprobar la orientacin de la pgina (vertical y horizontal).
COMFIGURAR LA PGINA PARA IMPRESIN Luego de decidir entre imprimir una vista o un informe, es posible cambiar la apariencia del material a imprimir para cumplir con los estndares de la empresa o cliente o para hacerlo mas til. Por ejemplo, se puede aadir el
228
nombre de la empresa en la que parte superior de cada pgina, o especificar la fecha de impresin. Para hacerlo, del men Archivo, escoger Configurar Pagina.
Esta accin dar origen a la caja de dilogo Configurar pginas <nombre de la presentacin o informe> similar a la que se muestra a continuacin:
IMPORTANTE.- Algunas de las opciones de esta caja de dialogo no estn disponibles para ciertas vistas, as
como tambin otras slo se activan dependiendo del tipo de impresora seleccionada.
Orientacin
Seleccionar el botn de opciones vertical u horizontal para especificar la forma en que ser impreso el documento. Si Microsoft Project no puede cambiar la orientacin para la impresora seleccionada, esta opcin no estar disponible. Seleccionar el botn Ajustar al: para reducir o aumentar el tamao de la imagen impresa. Escribir 100 para no reducir o
Escala
229
aumentar el tamao de la imagen. Por ejemplo, si se ingresa 125 por ciento, se expande la imagen y se imprime menos informacin en cada pgina, pero el texto y los grficos se amplan. Cuando se disminuye este valor, por ejemplo al 75 por ciento, la imagen se condensa y se imprime ms informacin en cada pgina. Los lmites de ajuste porcentual se pueden variar entre 10% y el 500%. En la opcin Ajustar en; permite especificar el nmero de pginas necesarias para imprimir una vista completa indicando el nmero de pginas a lo largo o a lo ancho que va a ocupar el documento impreso. El nmero ms restrictivo de ambos determina la adaptacin de la pgina. Por ejemplo, suponiendo que se desea imprimir una vista de tres pginas de ancho por cinco de largo. Si se especifica una adaptacin de pgina con una pgina de ancho. El ancho ser ms restrictivo que el largo ocasionando que se imprima una vista de una pgina de ancho por dos de largo. Si especifica una adaptacin de pgina con una pgina de largo, el largo ser ms restrictivo que el ancho, ocasionando que se imprima la vista en una sola pgina. No se puede ajustar la adaptacin de pgina en la vista Calendario ni en la vista Grfico de recursos. Otros Permite especificar el tamao del papel en que se imprimir as como el numero de la primera pgina impresa. El numero de pagina se unas cuando, por ejemplo, se debe anexar un informe o presentacin impreso del proyecto a un informe hecho en otro programa cuyas pginas se encuentran numeradas.
Botones
Imprimir Vista preliminar Presionar este botn para mostrar la caja de dilogo Imprimir. Utilizar este botn para mostrar la ventana de la vista preliminar.
230
Impresora
Este botn permite mostrar el cuadro de dilogo Configurar impresora.
Separador de Mrgenes
Superior, inferior, izquierdo, derecho
Permite definir el tamao de los mrgenes aplicar en las unidades que se indican.
que se desee
Bordes en
seleccionar la opcin para que se impriman bordes en cada pgina impresa o en ninguna. La opcin Pginas exteriores solamente est disponible parta el diagrama de red.
Separadores Encabezado y Pie de pgina. Cuando se aade, por ejemplo, la fecha, el nombre de la empresa u otra clase de informacin a un documento a imprimir, este tomar una apariencia ms profesional y a menudo, ser ms til. Se puede aadir informacin como Encabezado (que es un texto o campo que aparece en
231
la parte superior de la hoja impresa), o tambin como Pie de Pgina (que es un texto o campo que aparece en la parte en la parte inferior de la pagina impresa), pudindose escribir hasta cinco lneas para el encabezado y tres lneas para el Pie de Pgina. Estos dos separadores operan de forma similar por lo que slo se vern las opciones relativas al Encabezado, que se tiene el aspecto que se muestra a continuacin:
Alineamiento.-
Seleccionar el separado Izquierda, Centro o Derecha para especificar la seleccin donde se posicionarn de los encabezados o pies de pgina. Se puede escribir directamente el texto del encabezado en el cuadro de texto alineacin, o se puede usar los botones y el cuadro de lista para insertar tipos especficos de informacin.
Los botones disponibles ingresan la informacin como campos o cdigos, y tienen la siguiente utilidad: Abre la caja de dialogo Fuente, en donde se puede seleccionar la fuente, el estilo de la fuente, el tamao y el color del texto del encabezado o pie de pgina.
Permite que se imprima el nmero de pginas en cada pgina ingresa el cdigo & [pginas]
232
Se usa para imprimir el nmero total de pginas. Ingresa el cdigo & [pginas]
Permite imprimir la fecha actual. Ingresa el cdigo & [Fecha]
Insertar Hora Actual
se utiliza para imprimir la hora actual. Ingresa el cdigo & [hora] Imprime la ruta de acceso y el nombre de archivo de proyecto. Ingresa el cdigo & [Archivo]
Insertar nombre de archivo
Imprime una imagen que se desee incluir en el encabezado o pie de pgina, como por ejemplo, el logotipo de la empresa
Adicionalmente a los botones indicados, hay dos cuadros combinados en la que aparecen campos Generales y de Proyecto disponibles para Agregar a la seleccin respectiva del Encabezado. Por ejemplo, para imprimir la fecha en la esquina superior izquierda de cada pgina, seleccionar el separador Izquierda y, a continuacin, presionar el botn que ingresa el cdigo & [fecha]. Aparecer el cdigo & [Fecha] en el cuadro de texto Alineacin y la fecha actual en el cuadro de texto Muestra. Para imprimir el nombre del administrador del proyecto en la parte superior central de cada pgina, escoger el separador Centro. A continuacin, seleccionar Nombre del administrado en el cuadro combinado General y presionar el botn Agregar de ese cuadro combinado. Aparecer el cdigo & [Nombre del Administrador] en el cuadro de texto Alineacin y el nombre de administrador en el cuadro de texto Muestra. Si no se introdujo el nombre del administrador en el campo Administrador del separador ningn nombre. Para ingresar en la parte superior izquierda el % completado y el Costo Real, escoger esos campos en el cuadro combinado Campos de Proyecto, presionar el botn Agregar que se encuentra al lado derecho de ese cuadro combinado y aparecern los cdigos &[%completado] y &[Costo real]
RECORDAR.- El mismo procedimiento se utiliza para definir el Pie de pgina impreso. La diferencia se
encuentra en la ubicacin del texto, que en el caso del Encabezado es en la parte superior de la pgina impresa, mientras que el Pie va en la parte inferior.
233
Separador Leyenda Este separador funciona de la misma forma que los separadores de Encabezado y pie de pgina, pero, en la parte derecha de l aparecern las opciones de la Leyenda, que tiene el aspecto que se muestra a continuacin:
Cada pgina
seleccionar este botn de opcin para que la leyenda aparezca en cada pgina impresa. Es recomendable usar esta opcin cuando se imprima o utilice un trazador (plotter) con un papel de gran tamao. se activa este botn de opciones para imprimir la leyenda en unan hoja independiente. Es recomendable usar esta opcin cuando se imprime en papel de tamao pequeo. si se activa este botn no se imprimir ninguna leyenda en el documento. Permite ingresar el ancho del rea de texto. Se puede elegir un ancho comprendido entre 0 y 5 pulgadas o entre 0 y 10 centmetros. Las unidades con que se ingrese este dato dependern de la Configuracin regional del Panel de control de Windows.
Pgina de leyendas
Ninguna
Ancho
Separador Vista
234
Imprimir todas las columnas
Esta casilla debe ser activada para imprimir todas las columnas de la presentacin. Cuando est desactivada solo imprimirn las columnas visibles de la tabla u hoja de datos. Por ejemplo, el Diagrama de Gantt podra tener solamente dos columnas de la tabla de Gantt visibles. Si no se activa, slo se imprimirn las dos columnas visibles. Esta opcin est disponible nicamente para las presentaciones con escala temporal. Activar esta casilla para imprimir el numero especificado de columnas en todas las pginas, donde (numero) es igual al nmero de columnas que se desee imprimir. Esta opcin solo se encuentra disponible para presentaciones con una escala temporal. Nota.- si se dispone de un proyecto que se imprime en mltiples pginas horizontales y verticales, las pginas que rodeen el borde izquierdo del proyecto mostrarn el nmero de columnas visibles en el diagrama de Gantt, independientemente del nmero que se haya especificado en esta opcin. No obstante, las dems pginas mostrarn el nmero de columnas que se haya especificado.
Imprimir las primeras (numero) de columnas de las pginas
Imprimir notas
Activar esta casilla de verificacin para imprimir todas las notas de las tareas y los recursos. Las notas se imprimirn en grupo
235
despus de la presentacin o el informe. Esta opcin solo se encuentra disponible para presentar con una escala temporal. Imprimir Pginas en blanco Se activa esta casilla de verificacin para imprimir las pginas de una presentacin o un informe que no contengan datos, por ejemplo, en un diagrama de Gantt o en un Diagrama PERT de gran tamao. Esta opcin no est disponible para el grfico de recursos, la hoja de tareas ni la hoja de recursos. Activar esta casilla si se desea que Microsoft Project comprima no aumente el rango de fechas, de forma que se use toda el rea disponible en la pgina para imprimir. Por ejemplo, la impresin del diagrama de Gantt de marzo a junio ocupa tres pginas y cuarto. Si se selecciona esta opcin, Microsoft Project comprimir la escala temporal de forma que el diagrama de Gantt se imprima en tres pginas completas. Asimismo, si la impresin de octubre a diciembre cabe en dos pginas y tres cuartos, seleccionar esta opcin para expandir la escala temporal de forma que el diagrama de Gantt se imprima en tres pginas completas. Esta opcin solamente est disponible para las presentaciones con escala temporal.
Ajustar escala temporal a pginas
Efectuar las tareas de impresin Una vez que se ha definido el tipo de documento que se imprimir y tambin preparado de la pagina para imprimir, del men Archivo escoger la opcin Imprimir; tambin se puede utilizar el botn Imprimir de la barra de herramientas Estndar o las teclas de atajo CTRL + P. en cualquiera de los dos primeros casos, aparecer la caja de dilogo imprimir, que tiene el aspecto que se muestra a continuacin: Marco de la Impresora: Impresora Muestra todas las impresoras instaladas en una lista desplegable. Para utilizar una impresora se debe seleccionar de la lista. Asimismo, proporcionar informacin acerca de cada una de las impresoras como el estado, el tipo, etc. Propiedades Muestra otro cuadro de dilogo en el que se puede seleccionar las opciones disponibles para la impresora seleccionada, como tamao del papel, orientacin y cartuchos de fuentes.
Marco Intervalo de Pginas
236
Escoger el botn de opciones Todas para imprimir el proyecto completo. Para imprimir una seccin del proyecto, seleccionar Pginas y escribir el numero de las pginas primera y ltima que se desee imprimir en las cajas de texto Desde y Hasta.
SUGERENCIA.- Para conocer el nmero total de pginas del proyecto y definir las pginas que se desee imprimir, utilizar el botn Vista Preliminar.
Marco Escala Temporal El marco Escala Temporal est disponible cuando se imprime el Diagrama de Gantt, el Grfico de recursos, la presentacin Uso de recursos o el calendario. Seleccionar el botn de opcin Completa para imprimir el proyecto desde la fecha de comienzo hasta la fecha de fin. Para imprimir el proyecto solamente entre las fechas especificadas, seleccionar el botn de opcin Fechas e ingresar las fechas de comienzo y de fin en los cuadros de texto Desde y Hasta. La casilla de verificacin Slo imprimir la columna Izquierda de las pginas se debe activar para imprimir slo la columna izquierda de cada pgina. Saltos de pginas manuales.- Esta casilla de verificacin se activa para usar los saltos de pginas colocados con el comando Salto de Pgina en el men Insertar. Se debe desactivar para usar los saltos de pgina automticos.
237
APNDICE
Limites de Microsoft Project 2007 Para tener idea de la magnitud de los proyectos que se pueden administrar con Microsoft Project 2007, a continuacin se proporciona una lista de los lmites de valores que se pueden ingresar en los campos de informacin ms importantes. Los valores que se indican, son aquellos que soporta el programa, supeditado nicamente por la memora RAM y recursos de sistema disponible en la computadora donde corre el programa. Elemento Numero de tareas por archivo Numero de recursos Unidades de recurso por asignacin Fechas de disponibilidad de recursos Valor Mximo 1048,575 1048,575 60,000,000 unidades o 6,000,000,000% 100
Numero de tareas en las que un recurso puede estar asignado
Sin lmite por recurso
Numero de predecesoras por tarea
Sin lmite por tarea
Numero de sucesoras por tarea
Sin lmite por tarea
Numero de niveles de esquema por proyecto
65,535
Nmero de proyectos consolidados
998
Numero de archivos de proyectos abiertos
998
Ventanas abiertas Calendarios base
50 Sin limite
238
Excepciones al calendario por calendario Tablas para soportar diferentes tasas de pago Tasas variables por tabla de actualizacin de tasa de pago Mximo valor de costo Mximo valor de trabajo en una tarea Mximo valor de asignacin de trabajo Valor mximo de asignaciones de material Asignaciones fijas de material Rango de % ajuste para imprimir Lneas de texto de encabezamiento Lneas de texto de pie de pagina Lnea de texto de leyenda Ancho de caja de texto de pginas de leyendas Criterios de filtrado por filtro Fecha ms temprana de un proyecto Fecha mayor permitida Nmero mximo de selecciones discontinuas en una vista de hoja Lneas de base
1,400 5 por recurso 25 999,999,999,999.99 1,666,666,667 horas 999,999,999 minutos 999,999,999 unidades 60,000,000 unidades 10% a 500% 5 3 3 5 o 12.7cm 40 1 de enero 1984 31 de diciembre 2049 9 11
239
Tablas predefinidas Las Tablas de tareas predefinidas de Microsoft Project son las siguientes: Tabla Descripcin Se utiliza en combinacin con otras funciones de anlisis PERT de Microsoft Project para evaluar la duracin, la fecha de comienzo y la fecha de fin esperadas para las tareas
Caso esperado
Caso optimista
Se utiliza en combinacin con otras funciones del anlisis PERT de Microsoft Project para evaluar la mejor duracin, fecha de comienzo y fecha de fin posible de las tareas.
Caso pesimista
Se utiliza en combinacin con otras funciones del anlisis PERT de Microsoft Project para evaluar la peor duracin, fecha de comienzo y fecha de fin posible de las tareas.
Costo
Muestra la informacin del costo de las tareas del proyecto, incluyendo el costo, el costo previsto, la variacin, el costo real y el costo restante.
Entrada
Muestra el nombre y la duracin de las tareas, las fechas de comienzo y de fin, las predecesoras, y los recursos.
Entrada PERT
Se utiliza en combinacin con otras funciones del anlisis PERT de Microsoft Project para evaluar la duracin, fecha de comienzo y fecha de fin probable de las tareas.
Exportar
Se utiliza para guardar un archivo en formato MPD o en otro formato de archivo compatible con Microsoft Project.
Fechas de delimitacin
Muestra las delimitaciones de las tareas, incluyendo el tipo y la fecha de la delimitacin.
Hipervnculo
Muestra los vnculos URL y UNC asignados a las tareas, que llevan sitios web y a archivos intranet.
Lnea de base
Muestra los valores de los campos previstos: Duracin, comienzo,
240
Fin, Trabajo y Costo.
Programacin
Muestra la informacin de la programacin, incluidas las fechas de comienzo y de fin, las fechas de lmite de comienzo y de fin, la demora permisible y la demora total.
Resumen
Muestra la informacin bsica del proyecto, incluyndola duracin de las tareas, las fechas de comienzo y de fin, el porcentaje completo, el costo y el trabajo.
Retraso
Muestra informacin para la redistribucin de los recursos incluyendo el retraso, la duracin, las fechas de comienzo y de fin programadas, las sucesoras y los nombres de los recursos.
Seguimiento
Muestra la informacin real, incluyendo la fecha de comienzo real, la fecha de fin real, el porcentaje completado, la duracin real, la duracin restante, el costo real y el trabajo real.
Tabla de informe
Se utiliza con las vistas informe de barras, informe de fechas de hitos e informe de hitos para optimizar la presentacin de las tareas resumidas. Podr obtener el mejor provecho de esta tabla y de las vistas a ellas asociadas, una vez que haya ejecutado la macro Formato Resumen.
Trabajo
Muestra la informacin del trabajo, incluyendo el trabajo planeado, la variacin del trabajo, el trabajo real y el trabajo restante.
Uso
Presenta las tareas del proyecto y muestra su trabajo, duracin y fechas de comienzo y fin.
Valor Acumulado
Compara la informacin del trabajo y del costo de las tareas, incluyendo el costo presupuestado del trabajo planeado y el trabajo programado. Muestra la variacin de la programacin del proyecto, incluyendo las fechas de comienzo y de fin, las fechas previstas y de fin, y las variaciones de comienzo y de fin.
Variacin
241
Las Tablas de Recursos predefinidas de Ms Project son las siguientes:
Tabla
Descripcin
Costo
Muestra informacin del costo de los recursos del proyecto, incluyendo el costo, el costo previsto, la variacin, el costo real y el costo restante.
Entrada
Muestra informacin de los recursos, incluyendo el grupo de recursos, las unidades del recurso, la tasa, la tasa de horas extra, el costo por uso del recurso, el mtodo de acumulacin y el cdigo del recurso.
Exportar
Se utiliza para guardar un archivo en formato MPD o en otro formato de archivo compatible con Microsoft Project.
Hipervnculo
Muestra las asignaciones de recursos, incluyendo el grupo de recursos, la capacidad mxima, la utilizacin mxima de los recursos, la tasa estndar, la tasa de horas extra, el costo y el trabajo
Resumen
Muestra las asignaciones de recursos, incluyendo el grupo de recursos, la capacidad mxima, la utilizacin mxima de los recursos, la tasa estndar, la tasa de horas extra, el costo y el trabajo.
Trabajo
Muestra informacin del trabajo, incluyendo el trabajo previsto, la variacin del trabajo, el trabajo real, el trabajo de horas extra y el trabajo restante.
Uso
Muestra una relacin de los recursos y de la cantidad de trabajo asignada a cada uno de ellos.
Valor Acumulado
Utiliza las categoras de contabilidad tradicionales para comprar la relacin entre trabajo y costos de las tareas. Por ejemplo, puede comparar el costo estimado del trabajo con lo que el trabajo est costando realmente.
242
Filtros predefinidos Los filtros predefinidos para Tareas y su uso son los siguientes:
Filtro
Uso:
Todas las tareas
Muestra todas las tareas independientemente de sus caractersticas. Este filtro no se puede modificar.
Actualizacin necesaria
Muestra las tareas que tienen cambios (como fechas de comienzo y fin revisadas o asignaciones de recursos) y necesitan ser enviadas para actualizacin o confirmacin.
Caompos Vinculados
Muestra las tareas a las que se ha vinculado texto procedente de otros programas.
Confirmado
Muestra las tareas en las que los recursos seleccionados han confirmado que van a trabajar.
Costo mayor que
Muestra las tareas que van a costar ms que la cantidad monetaria especificada.
Costo mayor que el presupuestado
Filtro calculado que muestra todas las tareas cuyo costo es mayor que el costo previsto.
Creadas despus del
Muestra todas las tareas creadas en el proyecto en, o a partir de, la fecha que se especifique.
Debera comenzar el
Filtro interactivo que solicita una fecha, y a continuacin, muestra todas las tareas que deberan haber comenzado en esa fecha pero que an no lo ha hecho.
Debera comenzar y finalizar el
Filtro interactivo que solicita dos fechas y, a continuacin, muestra las tareas que no han comenzado y finalizado en ese intervalo de tiempo.
Grupo de recursos
Filtros interactivo que muestra las tareas a las que se han
243
asignados recursos pertenecientes al grupo que se especifique.
Hitos
Muestra slo las tareas que son hitos.
Intervalo de fechas
Filtros interactivo que solicita dos fechas y, a continuacin, muestra todas las tareas que comiencen o finalicen entre ambas.
Intervalo de tareas
Filtro interactivo que muestra todas las tareas cuyos nmeros de Id estn dentro del intervalo especificado.
Progreso retrasado o pospuesto
Muestra las tareas que se han retrasado con respecto a la fecha de finalizacin prevista en la programacin o que no han progresado de acuerdo con la programacin.
que usan el recurso en el intervalo de fechas
Muestra las tareas asignadas a un recurso especificado que comiencen o finalicen entre dos fechas que especifique.
Que utilizan el recurso
Filtro interactivo que muestra todas las tareas que utilizan el recurso que se especifique.
Sin confirmar
Muestra las tareas en las que los recursos seleccionados an no han confirmado que van a trabajar.
Tareas completadas
Muestra las tareas en las que los recursos seleccionados an no han confirmado que van a trabajar.
Tareas con datos Adjuntos
Muestra las tareas que tienen objetos adjuntos o una nota en el cuadro Notas.
Tareas con fechas Fijas
Muestra todas las tareas que no tienen la delimitacin lo antes posible o que tienen una fecha de comienzo real.
Tareas con retraso o presup. Sobrepasado asignadas a Tareas Crticas
Muestra las tareas asignadas al recurso especificado que excedan el presupuesto que les fue asignado o que an no han sido completadas y que terminarn despus de la fecha de fin prevista. Muestra todas las tareas que se encuentran en la ruta critica
244
Tareas de nivel superior
Muestra las tareas de resuemen del nivel ms alto
Tareas de resumen
Muestra todas las tareas que tienen subtareas agrupadas debajo de ellas.
Tareas en curso
Muestra todas las tareas que han comenzado pero que no se han completado.
Tareas incompletas Tareas o asignaciones con horas extra Tareas pospuestas
Muestra todas las tareas que no se han completado
Muestra las tareas o asignaciones que trabajan horas extras
Muestra todas las tareas cuya programacin se ha pospuesto.
Tareas sin comenzar
Muestra las tareas que no han comenzado
Todas las tareas
Muestra todas las tareas del proyecto
Trabajo sobrepresupuestado
Filtro calculado que muestra todas las tareas cuyo trabajo programado es mayor que el trabajo previsto.
Los filtros de Recursos predefinidos de Microsoft Project son los siguientes:
Filtro
Uso
Todos los recursos
Muestra todos los recursos del proyecto
Asignaciones confirmadas Costos mayor que
Muestra todas las tareas para las que un recurso ha confirmado la asignacin. Solo es aplicable en la vista Uso de recursos.
Muestra los recursos que van a costar ms que la cantidad que
245
especifique.
Costo mayor que el presupuestado
Filtro calculado que muestra todos los recursos cuyo costo programado es mayor que el previsto.
Intervalo de fechas
Filtro interactivo que solicita dos fechas y, a continuacin, muestra todas las tareas y todos los recursos con asignaciones que comiencen o finalicen entre ambas fechas.
Grupo
Filtro interactivo que muestra todos los recursos pertenecientes al grupo que se especifique.
Asignaciones en curso
Muestra todas las tareas que han comenzado pero que no se han completado.
Campos vinculados
Muestra los recursos a los que se ha vinculado tecto procedente de otros programas.
Recursos sobreasignados
Muestra todos los recursos que estn programados para realizar ms trabajos del que pueden llevar a cabo en el tiempo especificado.
Intervalo de recursos
Es un filtro interactivo que muestra todos los recursos incluidos en el intervalo de identificadores que se especifique.
Recursos con datos adjuntos
Muestra los recursos o las asignaciones que trabajan horas extras.
Debera comenzar el
Filtro interactivo que solicita una fecha y, a continuacin, muestra todas las tareas y recursos con asignaciones que deberan haber comenzado en esa fecha pero que no lo han hecho.
Debera comenzar u finalizar el
Filtro interactivo que solicita dos fechas: la primera es la fecha en la que la tarea o la asignacin debera haber comenzado y la segunda es la fecha en la que la tarea o la asignacin debera haber finalizado.
Progreso retrasado o pospuesto
Muestra los recursos con tareas que se han retrasado con respecto
246
a la fecha de finalizacin prevista en la programacin o que no han progresado de acuerdo con la programacin.
Asignaciones pospuestas
Muestra los recursos cuyas tareas se han retrasado con respecto al plan previsto original y an no se han completado.
Asignaciones sin confirmar
Muestra las asignaciones en las que no se ha confirmado el compromiso de los recursos solicitados.
Asignaciones sin comenzar
Muestra las asignaciones que han sido confirmadas pero que an no han comenzado.
Trabajo completado
Muestra los recursos que han completado todas las tareas que tenan asignadas.
Trabajo sin completar
Filtro calculado que muestra todos los recursos cuyo trabajo programado sea menor que el previsto.
Trabajo sobrepresupuestado
Filtro calculado que muestra todos los recursos cuyo trabajo programado sea mayor que el previsto.
Vistas predefinidas Las vistas predefinidas, tanto para recursos como para tareas son las siguientes:
vista
Descripcin Una vista combinada con la vista uso de recursos en la seccin superior y la vista Gantt de redistribucin en la inferior. Utilizar esta vista para resolver las sobreasignaciones de recursos.
Asignacin de recursos
calendario
Un calendario mensual que muestra las tareas y sus duraciones. Utilizar esta vista de tareas para mostrar las tareas programadas en una semana o en un intervalo de semanas concretos.
Diagrama de Gantt
Una lista de tareas e informacin relacionada y un diagrama que
247
muestra tareas y duraciones en funcin del tiempo. Utilizar esta vista de tarea para introducir y programar una lista de tareas.
Diagrama de red
Un diagrama de red que muestra todas las tareas y sus dependencias. Utilizar esta vista de tareas para crear y ajustar la programacin en formato de diagrama de flujo.
Diagrama de relaciones
Un diagrama de red que muestra las predecesoras y las sucesoras de una tarea. En un proyecto grande, utilizar esta vista para centrarse en las dependencias de una tarea especfica.
Entrada de tarea
Una vista combinada con la vista diagrama de Gantt en la seccin superior y la vista formulario de tareas en la inferior. Utilizar esta lista para agregar, modificar y revisar informacin detallada acerca de la tarea seleccionada en el diagrama de Gantt.
Formularios de recursos
Un formulario para introducir y modificar informacin acerca de un recurso especifico.
Formulario de tareas
Un formulario para introducir y modificar informacin acerca de una tarea especfica.
Formulario detalles de tarea
Un formulario para revisar y modificar la informacin detallada del seguimiento y la programacin de una tarea en concreto.
Formulario Nombre de recurso
Un formulario para introducir y modificar el nombre del recurso y otra informacin acerca del recurso.
Formulario Nombre de Tarea
Un formulario para introducir y modificar el nombre de la tera y otra informacin acerca de la tarea.
Gantt de redistribucin
Una lista de tareas, informacin sobre los retrasos y las demoras de las tareas y un diagrama de barras que muestra los efectos anteriores y posteriores a la redistribucin. Utilizar esta vista de tareas para comprobar la magnitud del retraso de la tarea.
Gantt de seguimiento
Una lista de tareas e informacin relacionada y un diagrama que
248
muestra las barras de Gantt de lnea de base y de programacin de cada tarea. Utilizar esta vista de tarea para comparar la programacin prevista con la actual.
Gantt detallado
Una lista de tareas e informacin relacionada y un diagrama que muestra la demora y la posposicin. Utilizar esta vista de tareas para comprobar la cantidad de tiempo que se puede posponer una tarea sin afectar a otras.
Gantt esperado
Un diagrama de Gantt que muestra los resultados de un caso esperado en su programacin. Utilizar esta vista cuando realice un anlisis PERT de una duracin de tareas o de una programacin de proyecto.
Gantt optimista
Un diagrama de Gantt que muestra los resultados del mejor caso posible de la programacin. Utilizar esta vista cuando realice un anlisis PERT de una duracin de tareas o de una programacin de proyecto.
Gantt pesimista
Un diagrama de Gantt que muestra los resultados del peor caso de la programacin. Utiliza esta vista cuando realice un anlisis PERT de una duracin de tareas o de una programacin de proyecto.
Grafico de recursos
Un diagrama que muestra la asignacin, los costos o el trabajo de los recursos. Utiliza esta vista para mostrar informacin sobre un solo recurso o sobre un grupo de recursos a lo largo del tiempo.
Hoja de entradas PERT
Una hoja para introducir los casos mejores, esperados y peores de su programacin respecto a la duracin de una tarea, antes de calcular la duracin ms probable. Utilizar vista para comparar la diferencia entre las diferentes estimaciones de tareas.
Hoja de recursos
Una lista de recursos e informacin relacionados. Utilizar esta vista de recurso para introducir y modificar informacin acerca del recurso en un formato similar al de una hoja de clculo.
Hoja de tareas
Una lista de tareas e informacin relacionada. Utilizar esta vista para introducir y programar tareas en un formato de hoja de clculo. Una lista de las tareas de resumen con etiquetas para todas las
Informe de barras
249
subtareas. Utilizar esta vista con la macro Formato Resumen para ver todas las tareas correctamente etiquetadas sobre las barras de tareas de resumen.
Informe de fechas de hitos
Una lista de las tareas de resumen con etiquetas para todas las subtareas. Utilizar esta vista con la macro Resumen para ver todas las tareas correctamente etiquetadas con las marcas de hitos y las fechas en las barras de tareas de resumen.
Informe de hitos
Una lista de las tareas de resumen con etiquetas para todas las subtareas. Utilizar esta vista con la macro Formato Resumen para ver todas las tareas correctamente etiquetadas con las marcas de hito en las barras de tareas de resumen.
Uso de recursos
Una lista de recursos que muestra la asignacin, el costo o la informacin del trabajo de cada recurso a travs del tiempo. Utilizar esta vista para mostrar informacin acerca del costo y de la asignacin de trabajo de cada recurso y para definir el perfil de los recursos.
Uso de Tareas
Un alista de tareas que muestra los recursos asignados agrupados bajo cada tarea. Utilizar esta vista para ver qu recursos se encuentran asignados a tareas especficas y para definir el perfil de los recursos.
Grupos Predefinidos Grupos de Tareas Los grupos de tareas se pueden aplicar a las siguientes vistas de hoja: AP_Gantt esperado AP_Gantt optimisma AP_Gantt pesimista
AP_Hoja de entradas PERT Diagrama de Gantt Entrada de Tarea Gantt de redistribucin Gantt de seguimiento Gantt detallado
Hoja de Tareas Informe de barras Informe de fechas de hitos Informe de hitos Uso de tareas
250
Los grupos de tareas predefinidos de Microsoft Project son los siguientes: Grupo
Crtica
Descripcin
Muestra las tareas del proyecto en funcin de que la tarea sea crtica.
Duracin y luego Prioridad
Agrupa y muestra las tareas del proyecto primeramente en funcin del tiempo que necesitan para completarse y, a continuacin, en funcin de la prioridad dentro de cada grupo de duracin.
Duracin
Agrupa y muestra las tareas del proyecto en funcin del tiempo que necesitan para completarse.
Estado de grupo en espera
Agrupa y muestra las tareas del proyecto en funcin de que se haya recibido una contestacin en respuesta a un mensaje Estado del Equipo enviando a los recursos asignados a una tarea.
Hitos
Muestra las tareas del proyecto en funcin de que la tarea sea un hito
Prioridad manteniendo la estructura de esquema
Agrupa y muestra las tareas del proyecto primeramente en funcin de los nmeros de esquema y, a continuacin, en funcin de la prioridad dentro del esquema.
Prioridad
Agrupa y muestra las tareas del proyecto en funcin de su prioridad.
Tareas completas e incompletas
Agrupa y muestra las tareas del proyecto en los tres grupos siguientes: % completado:0%; % completado: 1%-99% (tareas en curso); % completado:100%.
Tipo de delimitacin
Agrupa y muestra las tareas del proyecto en los ocho grupos siguientes: lo ms tarde posible, lo antes posible, no finalizar antes del, no finalizar despus del, Debe finalizar el, debe comenzar el, No comenzar antes del y No comenzar despus del.
251
Grupos de recursos
Los grupos de recursos se pueden aplicar a las siguientes vistas de hoja: Vista Asignacin de recursos. Vista Uso de recursos Vista Hoja de recursos Los grupos de recursos predefinidos de Microsoft Project son los siguientes:
Grupo
Descripcin
Grupo de recursos
Agrupa y muestra los recursos por el valor en el correspondiente campo de grupo
Recursos Completos e Incompletos
Agrupa y muestra los recursos del proyecto en los tres grupos siguientes: % trabajo completado: 0%; % trabajo completado: 1%-99%; % completado: 100%
Respuesta pendiente
Agrupa y muestra los recursos del proyecto en funcin de que hayan contestado a un mensaje Estado del equipo.
Tasa estndar
Agrupa y muestra los recursos del proyecto en funcin de la tasa estndar (tasa de pago para trabajo normal que no sea de horas extra).
Trabajo y recursos materiales
Agrupa los recursos del proyecto en funcin de que se trate de un recurso materia o de un recurso de trabajo.
252

Manual Project

Загружено:

Сведения о документе

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

Manual Project

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

Administrador de Proyectos con Ms Project 2007 Integracin con Costos y Presupuestos con S10 Mdulo I: Ms Project 2007

Al Finalizar el capitulo el alumno lograr:

De esta definicin se pueden concluir que un proyecto:

Definicin de fases del proyecto y creacin de una lista de tareas

Relacin de dependencia entre tareas

El grafo inicial de la programacin de la conferencia, es el que se muestra en la ilustracin que sigue:

INICIAR MICROSOFT PROJECT 2007

En esta barra, mientras botones

se esta ingresando o editando la informacin de una celda ,aparecen dos

Cancelar Aceptar (ingresa el dato sin mover el selector)

INGRESAR LA INFORMACIN BSICA DEL PROYECTO

INGRESAR LAS TAREAS DEL PROYECTO

Seleccionar una fila completa: Clic en el encabezado de la fila.

Seleccionar una columna completa: clic en el encabezado de la columna.

Men : Archivo Guardar o Guardar como

CONTRASEA : La contrasea distinguen mayscula de minscula y puede tener hasta 15

Al finalizar el capitulo alumnos lograr:

En la barra de Herramientas Formato, hacer clic sobre el botn Aplicar Sangra

Utilizar el esquema de tareas

ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICION DE TRABAJO (EDT)

Mostrar los EDT predefinida

Definir Cdigos EDT personalizados

Menu Proyecto, EDT , Definir Cdigos..

Lo que dar como resultado proyectos>

la aparicin de la caja de Definicin de Cdigos EDT <nombre de

Prefijo de Cdigo de proyecto:

Generar cdigos EDT para tareas nuevas :

Verificar la exclusividad de los nuevos cdigos EDT :

LA DURACION A LAS TAREAS

Relacin de dependencia entre tareas :

ESTABLECER LA RELACION DE DEPENDENCIA ENTRE TAREAS

Arquitectura (tarea 3 ) Elctricos( tarea 6 ) , Estructurales ( tarea 4) , Sanitarios ( tarea 5 )

Ejemplos de aadir tiempo de adelanto o posposicin

Escribir en la columna predecesoras :

Comenzar la tarea actual dos das despus que comienza la tarea 3

DELIMITACIONES Y TAREAS REPETITIVAS

Al finalizar el capitulo el alumno lograra:

Lo antes Posible (LAP)

No Finalizar despus de (NFDD)

No Finalizar despus de (NFDD)

No finalizar antes del (NFAD)

No Comenzar antes de l(NCAD)

Debe Comenzar el (DCE)

Debe Finalizar el (DFE)

DEFINIR UNA DELIMITACION PARA UNA TAREA

IMPORTANTE: Para tener la seguridad que el asistente de planeacin se encuentra activo, en

IMPORTANTE : Cuando la programacin se define desde la fecha

DEFINIR LA FECHA LIMITE PARA UNA TAREA

Nombre de la tarea: Duracin:

IMPORTANTE: Una tarea normal no se puede convertir en repetitiva ni viceversa.

Al finalizar el capitulo el alumno lograra:

CREAR UN FONDO DE RECURSOS PARA EL PROYECTO

Nombre del Recurso

Tasa horas extras

IMPORTANTE.- Si bien la capacidad mxima predeterminada se da en PORCENTAJE, se puede configurar

IMPORTANTE: La tabla de disponibilidad tiene para ingresar hasta 100 cambios en la

Aplicando la formula indicada anteriormente se obtendr: Nueva tasa =42,00.00 *(1+1)=84,000.00

Al finalizar el capitulo el alumno lograra:

Asignar los recursos a las tareas.

ASIGNACION RECURSOS A LAS TAREAS

La tabla de recursos cuenta con los campos siguientes:

Si se ha de asignar una unidad de varios recursos a varias tareas.

a) Seleccionar las tareas , b) Seleccionar los recurso c) Pulsar el botn Asignar

IMPORTANTE.- Para asignar recursos sucesivamente a diferentes tareas no es necesario cerrar