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Presentacin Telemtica de Cuentas Anuales

Manual de usuario

Autor/es: ltima modificacin:

Colegio de Registradores 20 de junio de 2012

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NDICE

1 GENERAR PRESENTACIN DE CUENTAS.................................................................................... 3 1.1 PRESENTACIN DE CUENTAS QUE SE AJUSTAN AL PLAN CONTABLE NUEVO (Vlido para ejercicios iniciados a partir del 1/1/2008)........................................................................................ 8
1.1.1 PRESENTACIN TELEMTICA MIXTA..............................................................................................11 1.1.2 PRESENTACIN TELEMTICA COMPLETA.....................................................................................13

1.2 PRESENTACIN DE CUENTAS QUE SE AJUSTAN AL PLAN CONTABLE ANTIGUO (Vlido para ejercicios iniciados antes del 1/1/2008)............................................................................. 17 2 FIRMAR Y ENVIAR PRESENTACIN........................................................................................... 21 3 OBTENCIN DEL ACUSE DE RECIBO......................................................................................... 24 4 CARGAR PRESENTACIONES......................................................................................................... 26

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GENERAR PRESENTACIN DE CUENTAS

La presentacin telemtica de cuentas se realiza a travs de la pgina Web

www.registradores.org seleccionando la opcin Presentacin telemtica de cuentas y libros disponible en el men A un clic.

Figura 1.1 Acceso desde el enlace Presentacin telemtica de cuentas y libros.

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Una vez seleccionada esta opcin, la aplicacin nos mostrar la siguiente pantalla donde el usuario pulsar la opcin Acceso con Certificado1.

Figura 1.2 Pgina de Bienvenida al Portal de Servicios Interactivos (Registro Electrnico).

En el men de seleccin, el usuario debe escoger el certificado con el cual acceder al servicio.

Figura 1.3 Seleccin de Certificado.

Para poder acceder a este apartado, debe estar dado de alta en los servicios telemticos y disponer de uno de los FNMT, ACA, CATCERT, GVA, ANCERT emitidos a Notario, DNIe,

siguientes certificados vigentes (SCR, a un NIF.

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AC FIRMAPROFESIONAL CA1, CAMMERFIRMA, IZENPE) que el portal reconocer siempre y cuando este emitido

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Una vez identificado el usuario con su certificado, se cargar el componente y se comprobar la versin de java instalada en su equipo.

Figura 1.4 Proceso de comprobacin y carga de Java.

Seguidamente se muestra la siguiente pantalla donde podemos seleccionar cualquiera de las dos opciones disponibles de Presentar cuentas 2.

Figura 1.5 Carga de presentaciones.

Le informamos que existe un coste asociado por la presentacin telemtica, para ms informacin consulte el

manual de Preguntas ms frecuentes disponible en el apartado de descargas.

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Una vez seleccionada la opcin Presentar cuentas la aplicacin mostrar el siguiente mensaje, que es meramente informativo.

Figura 1.6 Mensaje Informativo.

Tras pulsar aceptar se mostrar un explorador de Windows donde, dependiendo del caso, se seleccionar una carpeta o un fichero, teniendo en cuenta si el depsito generado se ha llevado a cabo con el programa D2 que se ajusten a los distintos ejercicios del plan contable nuevo, o con el programa que del plan contable antiguo.

Figura 1.7 Seleccin de fichero.

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NOTA: Mediante la opcin Nueva presentacin se podrn realizar el envo de documentos privados a los diferentes registros a nivel nacional. Para cualquier consulta relacionada con esta opcin, contacte telefnicamente con el Dpto. de Registro Electrnico.

Figura 1.8 Nueva presentacin.

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1.1 PRESENTACIN

DE

CUENTAS

QUE

SE

AJUSTAN

AL

PLAN

CONTABLE NUEVO (Vlido para ejercicios iniciados a partir del 1/1/2008)

En el supuesto de que estemos preparando una presentacin telemtica relativa a un depsito de cuentas del Nuevo Plan General Contable generadas con el programa D2 vlido para ejercicios iniciados a partir del 01-01-2008 (u otro equivalente), el tipo de presentacin telemtica a realizar, depender del tipo de envi que se seleccion en el programa D2 en el proceso de Generacin del depsito digital3.

TIPOS DE PRESENTACIN TELEMTICA:

Presentacin Telemtica Mixta: La tramitacin de la presentacin del depsito de cuentas se realiza de forma mixta; mediante el Portal Web de Presentacin Telemtica del Colegio de Registradores se enva al Registro Mercantil el fichero.zip conteniendo el depsito, y en un momento posterior se deber enviar por correo certificado o presentar en el Registro Mercantil, el Certificado de Aprobacin de Cuentas (que debe incluir la/s firma/s manuscrita/s y la Huella Digital del depsito), Instancia de Presentacin, Huella Digital del depsito y el Acuse de Recibo de Presentacin Telemtica emitido por el Portal Web. Presentacin Telemtica completa: La tramitacin de la presentacin del depsito de cuentas se realiza de forma ntegra mediante el Portal Web de Presentacin Telemtica del Colegio de Registradores. Se envan al Registro Mercantil dos ficheros; el fichero.zip conteniendo el depsito y el fichero que contiene el Certificado de Aprobacin de Cuentas (que debe incluir la/s firma/s manuscrita/s y la Huella Digital del depsito). La Presentacin Telemtica es firmada por el presentante mediante firma electrnica.

En cualquier caso, lo primero que debemos hacer es incorporar a nuestra presentacin el fichero.zip que contiene el depsito digital que deseamos enviar al Registro Mercantil, mediante el Portal Web de Presentacin Telemtica del Colegio de Registradores.

Ver Manual de usuario D2 (para ejercicios iniciados a partir del 1-1-2008) disponible en la zona de descargas de

la pgina Web Registro Electrnico.

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Tras pulsar el usuario la opcin Presentar Cuentas, la aplicacin solicita que le indique la ruta del fichero.zip que contiene el depsito que deseamos presentar.

Figura 1.9 Seleccin del fichero.zip.

Si se ha generado con el programa D2 que se ajusta a los distintos ejercicios del plan contable nuevo y la instalacin se ha realizado en la ruta por defecto, encontraremos el fichero en: - Para Windows Xp: C://Documents and Settings // All Users // Documentos // Carpeta segn ejercicio contable D2_2008, D2_2009, D2_2010, D2_2011// Carpeta con el nombre del depsito // Envio // Fichero.ZIP. - Para Windows Vista Windows 7: C://Usuarios // Acceso publico // Documentos publicos // Carpeta segn ejercicio contable D2_2008, D2_2009, D2_2010, D2_2011 // Carpeta con el nombre del depsito // Envio // Fichero.ZIP.

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Tras seleccionar el fichero.zip, la aplicacin proceder, automticamente, a aadir la informacin contenida en el correspondiente fichero, tal y como nos muestra la siguiente imagen:

Figura 1.10 Incorporando informacin del fichero .zip en nuestra presentacin.

Finalizada la carga de documentos, se obtiene un mensaje informativo de que el proceso se ha realizado con xito.

Figura 1.11 Mensaje informativo.

Una vez cargado el fichero.zip con el contenido de las cuentas, la aplicacin autocompletar todos los campos de la pantalla exceptuando el de Referencia del documento (referencia interna para el usuario), que quedar reflejado en el acuse de recibo del envo. Esta referencia puede ser, por ejemplo, el nombre y ao de la sociedad de la que se est enviando la documentacin, pero nunca se dejar en blanco.

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1.1.1 PRESENTACIN TELEMTICA MIXTA

Tras la carga con xito del fichero.zip se crear la Presentacin del depsito de cuentas como se muestra a continuacin:

Figura 1.12 Presentacin de un depsito de cuentas generado con el nuevo D2 (vlido para ejercicios iniciados a partir del 01-01-2008.).

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Creada la presentacin, debemos comprobar que es correcto el correo donde se enviarn las notificaciones. El correo reflejado en este campo, corresponde con el correo que indico el usuario en el proceso de asociar el certificado al abonado.

Figura 1.13 Correo Electrnico para las notificaciones.

A continuacin en el campo Datos de Facturacin, marcando o desmarcando el check indicaremos si deseamos o no Aplicar IRPF.

Figura 1.14 Aplicar IRPF.

Por ltimo, se debe rellenar el campo Referencia de documento, el cual es una referencia interna especialmente interesante para el usuario, debido a que quedar reflejado en el acuse de recibo del envo y le servir al usuario como dato identificativo para la presentacin llevada a cabo. En esta referencia se puede poner por ejemplo el nombre de la sociedad y ao de la que estn enviando la documentacin.

Figura 1.15 Referencia del documento.

Una vez creada la Presentacin de Cuentas la ltima parte del proceso es Firmar y Enviar la Presentacin. Recuerde que, una vez enviado el depsito de cuentas, debe remitir en soporte papel por correo certificado o presentar en el Registro Mercantil, el Certificado de Aprobacin de Cuentas (que debe incluir la/s firma/s manuscrita/s y la Huella Digital del depsito), Instancia de Presentacin, Huella Digital del depsito y el Acuse de Recibo de Presentacin Telemtica emitido por el Portal Web.
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1.1.2 PRESENTACIN TELEMTICA COMPLETA

Si vamos a realizar una presentacin telemtica relativa a un depsito de cuentas del Nuevo Plan General Contable podemos realizar una Presentacin telemtica completa. Para ello tras aadir el fichero.zip, podremos aadir a la presentacin El Certificado de Aprobacin de Cuentas (que debe incluir la/s firma/s manuscrita/s y la Huella Digital del depsito). Tras la carga con xito del fichero.zip se crear la Presentacin del depsito de cuentas como se muestra a continuacin:

Figura 1.16 Presentacin de un depsito de cuentas generado con el D2 (vlido para ejercicios iniciados a partir del 01-01-2008).

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Creada la presentacin, debemos comprobar que es correcto el correo donde se enviarn las notificaciones. El correo reflejado en este campo, corresponde con el correo que indico el usuario en el proceso de asociar el certificado al abonado.

Figura 1.17 Correo Electrnico para las notificaciones.

A continuacin en el campo Datos de Facturacin, marcando o desmarcando el check indicaremos si deseamos o no Aplicar IRPF.

Figura 1.18 Aplicar IRPF.

Se debe rellenar el campo Referencia de documento, el cual es una referencia interna especialmente interesante para el usuario, debido a que quedar reflejado en el acuse de recibo del envo y le servir al usuario como dato identificativo para la presentacin llevada a cabo. En esta referencia se puede poner por ejemplo el nombre de la sociedad y ao de la que estn enviando la documentacin.

Figura 1.19 Referencia del documento.

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Por ltimo, se aadir el fichero que contiene el Certificado de Aprobacin de Cuentas (que debe incluir la/s firma/s manuscrita/s y la Huella Digital del depsito). Para agregar este documento a la presentacin, pulsaremos sobre la opcin Aadir certificado de aprobacin de cuentas:

Figura 1.20 Aadir certificado de aprobacin de cuentas ...

Tras pulsar el usuario la opcin

, la aplicacin

solicita que le indique la ruta del fichero que contiene el Certificado de Aprobacin de Cuentas (que debe incluir la/s firma/s manuscrita/s y la Huella Digital del depsito) que deseamos presentar.

Figura 1.21 Seleccin del fichero que contiene el Certificado de Aprobacin de Cuentas.

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Tras seleccionar el fichero, la aplicacin proceder, automticamente, a aadir el correspondiente fichero a la presentacin, tal y como nos muestra la siguiente imagen:

Figura 1.22 Huella Digital y Certificado de Aprobacin de Cuentas aadido a la presentacin.

Una vez creada la Presentacin de Cuentas la ltima parte del proceso es Firmar y Enviar la Presentacin. Recuerde que, en la Presentacin Telemtica completa la tramitacin de la presentacin del depsito de cuentas se realiza de forma ntegra mediante el Portal Web de Presentacin Telemtica del Colegio de Registradores. Se envan al Registro Mercantil dos ficheros; el fichero.zip conteniendo el depsito y el fichero que contiene el Certificado de Aprobacin de Cuentas (que debe incluir la/s firma/s manuscrita/s y la Huella Digital del depsito). La Presentacin Telemtica es firmada por el presentante mediante firma electrnica.

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1.2 PRESENTACIN

DE

CUENTAS

QUE

SE

AJUSTAN

AL

PLAN

CONTABLE ANTIGUO (Vlido para ejercicios iniciados antes del 1/1/2008)

Finalizado el proceso de generacin del depsito digital con el programa D2 vlido para ejercicios iniciados antes del 01-01-2008 (u otro equivalente), deber remitir el depsito de cuentas mediante el Portal Web de Presentacin Telemtica del Colegio de Registradores y en un momento posterior enviar por correo certificado o presentar en el Registro Mercantil, el Certificado de Aprobacin de Cuentas, Huella Digital del depsito y el Acuse de Recibo de Presentacin Telemtica emitido por el Portal Web. Al igual que en el caso anterior, seleccionado el men de Presentar cuentas, el usuario deber indicar la ruta y la carpeta donde se encuentra el depsito que deseamos presentar.

Figura 1.23 Seleccin de la carpeta que contiene los ficheros.

Si se ha generado con el programa D2 vlido para ejercicios iniciados antes del 01/01/2008, la carpeta a seleccionar se encontrar, si ha instalado el programa en la ruta por defecto, en: - Para Windows Xp: C:// Program files // Adhoc // D2 // Data // [La Carpeta de la empresa a enviar]

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- Para Windows Vista Windows 7, puede estar en una de estas dos rutas: C:// Archivos de Programa // Adhoc // D2 // Data // [La Carpeta de la empresa a enviar] C:// Users // <Usuario> // AppData // Local // VirtualStore // Program Files // Adhoc // D2 // Data // [La Carpeta de la empresa a enviar] Tras pulsar , la aplicacin automticamente proceder a aadir la informacin

contenida en los diferentes ficheros, tal y como nos muestra la siguiente imagen:

Figura 1.24 Incorporacin de la informacin que contienen los ficheros de la carpeta a nuestra presentacin.

Finalizada la carga de documentos, se obtiene un mensaje informativo de que el proceso se ha realizado con xito.

Figura 1.25 Mensaje informativo.

Hay que tener en cuenta que al realizar esta operacin, se autocompletan todos los campos de la pantalla exceptuando Referencia del documento (referencia interna del usuario), que quedar reflejado en el acuse de recibo del envo. En esta referencia se puede poner por ejemplo el nombre y ao de la sociedad de la que se est enviando la documentacin.

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Figura 1.26 Presentacin de un depsito de cuentas generado con el D2 (vlido para ejercicios iniciados antes del 01/01/2008).

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Creada la presentacin, debemos comprobar que es correcto el correo donde se enviarn las notificaciones. El correo reflejado en este campo, corresponde con el correo que indico el usuario en el proceso de asociar el certificado al abonado.

Figura 1.27 Correo Electrnico para las notificaciones.

A continuacin en el campo Datos de Facturacin, marcando o desmarcando el check indicaremos si deseamos o no Aplicar IRPF.

Figura 1.28 Aplicar IRPF.

Por ltimo, se debe rellenar el campo Referencia de documento, el cual es una referencia interna especialmente interesante para el usuario, debido a que quedar reflejado en el acuse de recibo del envo y le servir al usuario como dato identificativo para la presentacin llevada a cabo. En esta referencia se puede poner por ejemplo el nombre de la sociedad y ao de la que estn enviando la documentacin.

Figura 1.29 Referencia del documento.

Una vez creada la Presentacin de Cuentas la ltima parte del proceso es Firmar y Enviar la Presentacin. Recuerde que, una vez enviado el depsito de cuentas, debe remitir en soporte papel por correo certificado o presentar en el Registro Mercantil 4, el Certificado de Aprobacin de Cuentas, Huella Digital del depsito y el Acuse de Recibo de Presentacin Telemtica emitido por el Portal Web.
4

Consulte con su registro si tiene o no que presentar la Instancia de Presentacin. En caso afirmativo puede

obtenerla en la zona de descargas de la pgina Web Registro Electrnico.

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FIRMAR Y ENVIAR PRESENTACIN

Una vez completado el campo de referencia del documento y haber comprobado que el

resto de los datos del formulario son correctos, se procede a FIRMAR y ENVIAR la presentacin. El campo Certificados muestra seleccionado el certificado con el que se va a firmar la presentacin, que por defecto es el certificado con el que se ha accedido al Portal de Presentacin Telemtica de Documentos, aunque en el caso de que disponga de ms de un certificado se puede cambiar, seleccionndolo de la lista.

Figura 2.1 Seleccin certificado de firma

Seleccionado el certificado con el que se quiere firmar dicha presentacin, al pulsar el botn aparecer el explorador de archivos para que el usuario salve el trmite guardando la presentacin como un archivo XML. Es importante la conservacin de este fichero XML por parte del usuario, para posibles comprobaciones posteriores.

Figura 2.2 Seleccin de fichero donde se desea salvar la presentacin

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Una vez guardada la presentacin5, comienza la firma y el envo de la misma. Durante el proceso aparecer en pantalla una serie de mensajes que nos irn indicando el estado de la operacin:

Figura 2.3 Firma del fichero creado con el nuevo D2 (plan contable nuevo)

Finalizado proceso de firma, comienza el proceso de envo, en el que se muestra la hora estimada de la finalizacin del envo dependiendo del tamao de los ficheros y de la velocidad de subida de la lnea ADSL del usuario.

Figura 2.4 Tiempo estimado de envo, depende del tamao de los ficheros de la presentacin y de la velocidad de la ADSL del usuario.

Se recomienda introducir un nombre que se identifique con la presentacin que se va a enviar (Ejemplo: Nombre

sociedad + Ao)
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Al finalizar el proceso, se muestra un mensaje en pantalla indicando que la presentacin ha sido enviada correctamente:

Figura 2.5 Mensaje que indica un envo correcto

Al pulsar el botn denominado ID de Trmite.

se muestra un mensaje en pantalla indicando que la

presentacin ha sido enviada correctamente y se le asignar un cdigo identificativo

Figura 2.6 Muestra el ID trmite de una presentacin enviada correctamente

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OBTENCIN DEL ACUSE DE RECIBO

Una vez terminado el proceso de envi, podemos obtener directamente el Acuse de Recibo

pulsando sobre el ID trmite tal y como se muestra en la siguiente imagen.

Figura 3.1 ID Tramite obtenido y Acuse de Recibo

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Para obtener el acuse de recibo de la presentacin en cualquier momento, dirjase al men que se encuentra en la parte izquierda de la pantalla denominado Histrico de presentaciones, donde encontrar por defecto las presentaciones enviadas en el ltimo mes6 y haga clic sobre el icono situada en el margen derecho de su lnea, donde visualizar el

acuse correspondiente a cada presentacin realizada.

Figura 3.2 Histrico de Presentaciones y obtencin Acuse de Recibo

Para visualizar las presentaciones enviadas anteriormente, seleccione la opcin de bsqueda de presentaciones y

realice la bsqueda de la misma por alguno de los rangos que se ofrecen (Identificador; fecha; nmero de entrada, etc.)
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CARGAR PRESENTACIONES
Las presentaciones se guardan con el nombre que desee el usuario en archivos con

formato XML. En el caso que se dese, la aplicacin permite salvar una presentacin en cualquier momento del proceso, sin necesidad de haberla completado ntegramente. De esta manera se podr retomar ms adelante a travs de la opcin Cargar presentacin para terminar de rellenarla y enviarla al Registro.

Figura 4.1 Cargar presentacin

Si el fichero XML que hemos recuperado desde la opcin Cargar presentacin ya ha sido enviado al Registro, nos permitir slo ver el contenido del mismo, pero nunca nos permitir hacer cualquier modificacin. Por el contrario, si el fichero XML que hemos recuperado NO ha sido enviado al Registro, la aplicacin nos permitir continuar con la presentacin hasta finalizar su envo.

NOTA: Para cualquier consulta puede dirigirse a nuestro Soporte de Atencin al Cliente en el nmero 902 201 200 / 91 270 17 97.

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