CAPACITACIN SISTEMA ADMINISTRATIVO DE ABASTECIMIENTOS TEMA 01.SISTEMA ADMINISTRATIVO DE ABASTECIMIENTO 1. LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS.

Se consideran sistemas administrativos al conjunto de:

Principios.

Normas

Procedimientos

Tcnicas e Instrumentos, que regulan la utilizacin de los recursos, materiales, econmicos, tcnicos y humanos, en cantidades razonables en las entidades de la administracin pblica, promoviendo la eficiencia en el desarrollo de gestin.

Los Sistemas Administrativos nacionales son sistemas de gestin que actan como normas de calidad.

Entre los principales sistemas administrativos de la Administracin Pblica tenemos:

1. Abastecimientos.
2. Personal 3. Contabilidad 4. Tesorera 5. Control Patrimonial 6. Informtica 7. Presupuesto. 8. Inversin Pblica. 9. Control Institucional

10. Otros.

2. EL SISTEMA DE ABASTECIMIENTOS EN LA ESTRUCTURA ORGNICA DE LA MUNICIPALIDAD.

El Sistema de Abastecimientos, se encuentra ubicado, como un rgano de Apoyo, dentro de la Unidad de Administracin General, del Organigrama Funcional de la Municipalidad, tal como se puede apreciar en el Organigrama que se detalla:

El Sistema de Abastecimientos, puede estar formada a su vez, por rganos de Apoyo menores, tales como:

Sub rea de Contrataciones y Adquisiciones

Sub rea de Recepcin y Despacho

Almacn.

Servicios Generales.

Seguridad y Control

Gerencia de Administracin

Sub Gerencia de Abastecimiento

Contrataciones
Y Adquisiciones.

Almacn Recepcin y Despacho.

Servicios
Generales.

Seguridad y control

3. TERMINOS UTILIZADOS EN ABASTECIMIENTOS.

Adquisicin.-

Proveedor.-

Bienes.-

Obras.-

Accin orientada a obtener los bienes o servicios necesarios para la entidad.

Persona natural o jurdica que vende, alquila, o presta servicios a la entidad.

Son los productos, materiales, maquinaria, equipo, Etc. Que se adquiere.

Son los proyectos que se desarrollan en la circunscripcin territorial, para mejorar la calidad de vida de la poblacin.

Orden de Compra Gua de Internamiento.-

Orden de Servicio.-

Nota de Entrada a Almacn.-

Kardex.-

PECOSA.-

Es la Orden que emite la Entidad a travs de Abastecimien tos, para solicitar la compra de los bienes requeridos por alguna rea usuaria.

Es el documento que emite la Entidad a travs del rea de Abastecimien tos, para solicitar la prestacin de un servicio necesario para la Entidad o alguna rea usuaria.

Es el documentos que emite Abastecimien tos / Almacn, con el fin de ingresar algn bien no considerado en la Orden de Compra.

Es el documento, que sirve para detallar los ingresos y salidas de los bienes de almacn.

es el documento denominado Pedido de Comprobante de Salida, que contiene los bienes que almacn entrega a una determinada rea usuaria.

Requerimiento.-

Bases.-

Expediente de Contratacin.-

Cuadro Comparativo.-

Es el documento que emite un rea usuaria a travs de la jefatura, para solicitar un bien o servicio, sea de manera inmediata o de carcter bimestral, semestral o anual, segn la asignacin de los recursos presupuestales y econmicos

Documentos que contiene aspectos administrativos, especificaciones tcnicas, trminos de referencia y un conjunto de condiciones y procedimientos exigidos por la entidad, con el propsito de llevar a cabo un proceso de seleccin, para la adquisicin de bienes o servicios.

Es el conjunto de documentos, que sustentan un proceso de seleccin, desde el requerimiento, hasta el contrato suscrito.

Es un documento interno del rea de Abastecimientos, que contiene los valores comparativos de un bien o servicio a contratar, segn las proformas y/o cotizaciones que se obtengan en un mercado competitivo.

Resumen Ejecutivo.-

Calendario de un proceso de seleccin.-

Contratacin.-

Especificaciones tcnicas.-

Es un documento, preparado por el rea de Abastecimientos, que motiva y sustenta la necesidad de adquirir un bien o servicio, que estar sujeto a un proceso de seleccin.

Es un documento elaborado por la Entidad, donde se establecen los plazos en los cuales se cumplirn determinadas acciones de manera rigurosa y concordante a ley.

Es un documento que establece la relacin jurdica entre dos personas naturales o jurdicas, con el fin de fijar el objeto de la contratacin, en un plazo determinado, por un valor concertado y obtener la prestacin de un servicio o la adquisicin de un bien o bienes necesarios para la entidad.

son caractersticas fundamentales de los bienes, servicios, obras o consultoras por adquirir y/o contratar.

Postor.-

Obra.-

Bienes fungibles.-

Bienes de Activos.-

Es la persona natural o jurdica legalmente capacitada, que participa en un proceso de seleccin para la adquisicin de un bien, servicio, obra, consultora, Etc.

Son los proyectos de inversin ejecutados, y que puede comprende construccin, remodelacin, reconstruccin, demolicin, renovacin, habilitacin, edificaciones, estructuras, excavaciones, perforaciones, carreteras, puentes, pistas, Etc. y que se ejecutan en base a un Expediente Tcnico.

Son bienes que solo tienen un uso limitado, luego de lo cual se descartan.

Son aquellos bienes que estn sujetos a depreciacin y cuyo valor a costo histrico superan 1/8 de la UIT.

OSCE.-

Inventario.-

Es el rgano Superior de Contrataciones del estado, y cumple las funciones de rgano Regulador, en las Contrataciones y Adquisiciones de las Entidades del Estado.

Es el recuento fsico de bienes de una entidad a una fecha determinada, realizada mediante procedimientos tcnicos y legales.

4. NORMAS DE CREACION Y FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO DE ABSTECIMIENTOS. 4.1 LEY No. 22056 ley del sistemas de abastecimientos de fecha 31-12-1977. Esta ley instituye el Sistema de Abastecimientos, a partir del 1 de enero de 1978, conformada como Oficina Central, Tcnico Normativa de la Direccin Nacional de Abastecimiento del Instituto Nacional de Administracin Pblica, y como rganos de Ejecucin las Oficinas de Abastecimientos de los Ministerios, Organismos Pblicos Descentralizados y Gobiernos Locales. Mediante Resolucin Jefatural No. 335-90-INAP/DNA, SE APRUEBA EL Manual de Administracin de Almacenes para el sector pblico nacional ( vigente a la fecha).

4.2. RESOLUCION JEFATURAL No. 118-80-INAP que aprob las Normas Generales del Sistema de Abastecimientos, algunas de las cuales estn vigentes a la fecha, como son:

4.2.1. UNIDAD EN EL INGRESO FSICO Y CUSTODIA TEMPORAL DE LOS BIENES..Los bienes adquiridos por la entidad, deben ingresar fsicamente por el almacn central, salvo que por su naturaleza y caractersticas propias resultan imposible hacerlo, en cuyo caso el ingreso y salida solo se har con documentos fuente. Orden de Compra- O/S, Nota de Entrada a Almacn- NEA, Pedido Comprobante de Salida. La Codificacin de los bienes que ingresen al Almacn central se codifican segn los Catlogos Nacionales Vigentes.

Se registran tanto el ingreso como la salida en las tarjetas de control de salidas o BIN CARD, y se informa documentalmente en el kardex fsico para que sirva de base para la elaboracin del resumen del movimiento de almacn. Los bienes para uso o consumo inmediato deben salir de almacn con PECOSAS, y los que van hacer utilizados en fecha posterior, como es el caso de insumos para obras, podrn hacerlo mediante Pedido Interno de Almacn.

4.2.2. AUSTERIDAD DEL ABASTECIMIENTO.Es la equilibrada estimacin de necesidades de bienes y servicios as como el mesurado empleo de los recursos asignados a la municipalidad. La austeridad es condicin bsica del abastecimiento su aplicacin, observancia y cumplimiento corresponden a todas las dependencias de la Entidad.

4.2.3. VERIFICACION DEL ESTADO Y UTILIZACION DE BIENES Y SERVICIOS.

El Sistema de Abastecimiento le corresponde la constatacin sobre la existencia y estado y condiciones de utilizacin de los bienes y/o servicios que dispone la Municipalidad.

Consejo Municipal

COMISION DE REGIDORES CONSEJO DE COORDINACION LOCAL DISTRITAL JUNTAS DE DELEGADOS VECINALES COMITES DE DEFENSA CIVIL COMIT DE SEGURIDAD CIUDADANA

ORGANO DE CONTROL INSTITUCIONAL

SECRETARIA ENERAL SECRETARIA GENERAL UNIDAD DE TRAMITE DOCUMENTARIO Y ARCHIVO UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL Y RELACION PUBLICAS Gerencia de Administracin financiera Unidad de Contabilidad Unidad de logstica Unidad de tesorera Unidad de control patrimonial Comunidad de informtica Gerencia de Infraestructura y desarrollo urbano. rea de planeamiento urbano y catastro rea de obras publicas, estudio y proyectos. rea de obras privadas gerencia de administracin tributaria rea de administracin tributaria y orientacin al contribuyente rea de fiscalizacin y registro tributario rea de ejecucin coactiva

ALCALDIA

Gerencia Municipal Unidad de presupuesto Gerencia de asesora jurdica Gerencia de planificacin Unidad de Planificacin

gerencia de promocin social y desarrollo econmico local programa de vaso de leche DEMUNA rea de registro civil rea de salud educacin, turismo, cultura y deporte

OMAPED
rea de seguridad ciudadana rea de desarrollo econmico

Gerencia de medio ambiente y servicios pblicos rea de comercializacin y camal rea de parques y jardines rea de servicios pblicos rea de ornato y limpieza publica rea de maestranza rea de maquinaria y equipo rea de maquinaria y equipo rea de ecologa y conservacin del medio ambiente