GESTION DE LA PLANIFICACION

Los Procesos de Planificacin

Los procesos de planificacin son actividades que no termina con un plan de accin diseado, sino que se convierte en un proceso ininterumpido y de permanente retroalimentacin, se puede decir que un proceso de planificacin, siempre se esta realizando continuamente a pesar de que el diseo este hecho. La planificacin debe ser considerada con una actividad permanente que nos permitir tomar decisiones, con base en los resultados que obtenga nuestra organizacin.

Por lo antes expuesto se puede decir que la planificaron debe ser considerado como una actividad permanente la cual nos permitir tomar las decisiones, con base en los resultados que obtenga la organizacin. En los procesos de planificacin contienen o incluyen varios planes por lo que se debe delegar funciones a cada departamento o grupo de trabajo.

La etapa organizativa, en la que dominan los procesos de planificacin, es cuando el gerente del proyecto puede ofrecer su mayor impacto, por lo tanto se debe crear una ruta o camino para que la ejecucin de las actividades se realicen de forma coordinada entre las variables de tiempo, costo y desempeo en el proyecto.

La planificacin no es un simple documento, es de nuevo una herramienta para la toma de decisiones con respecto al proyecto, en la cual se intenta cotejar el deseo de un grupo de stakeholders con la realidad de una situacin. El proceso consiste en determinar cuales son las actividades, que recursos se requieren y cuando se requieren para la ejecucin del proyecto. La planificacin es un proceso a travs del cual se pretende sistematizar, por adelantado, de lo que se tratara hacer en un futuro, para ellos se debe tener un plan integral del proyecto, el cual debe ensamblar de forma coherente todo lo que se va a realizar durante la ejecucin.

Para tener una buena planificacin se debe pensar antes de actuar, esto implica aplicar una metodologa para organizar el trabajo, con una secuencia de preguntas:

Que es lo que se debe hacer? Por que se esta haciendo? Para que se hace?

Las preguntas antes mencionadas se deben responder por etapas, dichas preguntas deben ser muy claras ya que es la entrada de la planificacin, a travs del desarrollo del la planificacin del proyecto se van a dar otras preguntas tales como:

Como debe ejecutarse? Es la pregunta base que origina la definicin de los alcances, por medio de un listado de actividades que se debe realizar. Quien es el responsable? Es la pregunta que se debe tener en cuenta una vez que se ha definido cuales son las activiades del proyecto. Con que herramientas se va a trabajar? En esta parte de la planificacin se deben tomar decisiones de cual es el mejor camino para ejecutar el trabajo planteado. Cuanto tiempo debe durar? Esta pregunta cobra sentido una vez que se ha determinado quien va a trabajar en las actividades y con que herramientas lo va a hacer. Es uno de los factores importantes en toda planificacin es unos de los factores que va a determinar si proyecto alcanzo la meta esperada. Cuando se deben realizar la labores?

Esta pregunta esta ligada a la anterior ya que va a depender de los resultados de la anterior, se debe combinar los tiempos con las secuencias lgicas de las actividades para as crear un buen cronograma. Cuanto dinero se necesita? Para dar respuesta a esta pregunta se debe realizar un evaluacin de costo de cada uno de los recursos a utilizar en la ejecucin del proyecto

Ventajas y Limitaciones de la Planificacin

La planificacin en un proyecto es un proceso que ofrece muchas ventajas en toda organizacin, las principales ventajas que ella trae son las siguientes:

Permite la integracin de todos los trabajos haciendo que el equipo del proyecto comience a interactuar y, por lo tanto, se inicia el importante proceso de team building. Establece las bases para una comunicacin eficiente, ya que todos los miembros comienzan a llamar cada cosa con un mismo nombre, se genera un vocabulario comn y un diccionario oficial para el proyecto. Una de las ventajas que se destacan es que es un proceso que ayuda a prever y manejar los sucesos inesperados que puedan aparecer durante el proyecto, por intentar pronosticar en el presente lo que debe suceder en el futuro. El plan proporciona bases para controlar los costos y el tiempo de ejecucin, verificando asi el avance del proyecto.

Toda planificacin es vital para establecer las bases solidas en el autoanalisis y el aprendizaje. Es importante mencionar que as como la planificacin tiene una serie de aspectos favorables, tambin tiene sus limitaciones entre las cuales se puede mencionar:

La planificacin va a depender de la calidad y la cantidad de informacin disponible. Se puede decir que un buen gerente de proyectos debe preocuparse por conseguir

informacin de clida, para planificar y emplear una metodologa acorde con la calidad de informacin disponible. Se requiere de buenas habilidades de planificacin para poder pronosticar situaciones no deseadas o desconocidas. Esta fase requiere del entrenamiento del personal, tener un buen sistema de informacin, tener conciencia de su utilidad y actitud proactiva para llevarlo acabo. Un aspecto importante que se debe tener en cuenta es que ciertas situaciones pueden crear falsas sensaciones de seguridad de las previsiones, esto hace que la organizacin tienda a confiarse en situaciones en la que hay mucha incertidumbre y que, por lo tanto, debe ser manejada con precaucin. La planificacin no debe ser muy detallada ya que puede generar inflexibilidad para asumir los cambios que deban realizarse en el camino, a la hora de planificar el plan debe adaptarse al cambio por cualquier imprevisto, de no ser flexible el plan puede fracasar.

Fuentes de Planificacin para Realizar Proyectos

Para una buena planificacin se debe tener la informacin necesaria, para ello se tiene que tomar en cuenta lo siguiente:

Experiencia: Consiste en hacer un pronostico subjetivo con base en los conocimientos y la experiencia del estimador. Esto va a depender de la cantidad de tiempo que tenga haciendo la tarea, el grado de dedicacin, de las tcnicas que all desarrollado y su estilo particular que caracterice su carrera personal. Consultas Tcnicas: Consiste en preguntarle a los proveedores de un servicio, o a la persona responsable para recibir un pronostico de su parte. Estas preguntas pueden hacerse de manera personal o a travs de medios secundarios. Anlisis Histrico: Consiste en buscar datos reales, se deben extraer de circunstancias conocidas para as adaptarlas a la nueva situacin. Se requiere de una historia sistemtica y ordenada en la organizacin. Los datos histricos raramente vienen acompaada por las condiciones en las cuales se realizo la labor, ya que es generalmente conocido, lo importante es utilizar la informacin histrica de lo planificado en un conjunto con la

realidad de lo ejecutado, de este modo el aprendizaje permite disminuir en un futuro la desviacin de lo planificado y lo ejecutado.

Es de vital importancia cuando se planifica un proyecto, tener una visin de futuro referente a como debe ser construido el proyecto e, inclusive, previendo como va a ser la puesta en marcha y la operacin del mismo. En este sentido es mejor que el plan se adapte a la realidad de este modo las organizacin o los individuos que suelen utilizar los resultados de la planificacin les sera mas til.

Anlisis de la Inversin en Planificacin

Planificacin debe verse desde el punto de vista de una inversin siguiendo un anlisis de costo/beneficio, de esta manera se debe planificar hasta el punto donde el dinero y el tiempo estipulado justifiquen los recursos asignados para ese proceso. De all surge una interrogante; hasta donde se debe planificar? Para dar respuesta a esta pregunta se tiene que tomar en cuenta:

La planificacin debe hacerse hasta el punto en que deba ser debidamente controlada. Siempre se debe planificar hasta el punto en que la informacin lo permita. De aqu parte que la planificacin limita los insumo de entrada y no a los procesos de imaginacin para adelantarse a futuros problemas. Se debe planificar hasta el punto en el cual mayores esfuerzos de planificacin no generan los beneficios suficientes como para justificar econmicamente la inversin realizada. Esto se refiere hasta donde reconoce que el valor marginal del esfuerzo de planificacin adicional no es rentable.

Es fundamental comprender que el esfuerzo porcentual relativo de planificacin para alcanzar el ptimo depende, bsicamente, de la complejidad del proyecto. El esfuerzo dedicado a la planificacin esta en el orden del 20% al 25% de los esfuerzos del proyecto, si la complejidad de los proyectos van en ascenso en funcin de la mejora en cantidad y

calidad de informacin disponible, es lgico pensar que estos porcentajes van tambin en ascenso.

Una buena planificacin asegura el xito del proyecto por lo tanto se tiene que tomar encenta la necesidad de una coordinacin e informacin que requieren los miembros de un proyecto y en especial la alta gerencia del mismo, mientras mas grande sea el proyecto mayor sera su complejidad y el tiempo requerido. Para la ejecucin de cualquier proyecto se tiene que hacer:

Un plan Hitos; permite tener una idea global del tiempo del proyecto Un flujo de Caja; con el anlisis se sabe la necesidad de dinero requeridas en el proyecto El anlisis de Riesgo; sirve para prevenir problemas potenciales. Alcance y Matriz de responsabilidad; se debe aplicar para evitar problemas en la manipulacin de roles.

Planificacin en el Ciclo de Vida del Proyecto

El proceso de la planificacin en un proyecto es algo complejo, que se realiza durante todo el ciclo de vida y tiene sus variantes en cada etapa.

Plan Integral: Es un proceso, predominante, del rea de integracin de la metodologa de PMBOK, que consiste en consolidar los resultados de todos los procesos de planificacin involucrados en la fase organizativa de un proyecto, con el fin de obtener en documento coherente y consistente que se transforme en la ruta de transito durante la ejecucin del proyecto.

Este documento se genera comenzando por una o varias reuniones que arranque o kick off meeting, con los siguientes objetivos:

- Compartir los objetivos generales y especficos del proyecto, descrito en el documento aprobatorio. - Iniciar el proceso de integracin del los miembros del equipo. - Definir el cdigo de tica que guiara el comportamiento de los miembros del equipo. - Identificar los posibles stakeholders del proyecto. - Establecer prioridades del trabajo.

El plan integral esta contemplado por la definicin de los alcances, la planificacin (tanto de tiempo, de los fondos, de la calidad, de los recursos humanos, de las comunicaciones, de la procura de materiales y equipos, de la identificacin de los riesgos) y el desarrollo de las contingencia para afrontarlos.

Plan Detallado de las Actividades: Es la planificacin que se realiza en el campo, en el momento cuando el individuo se enfrenta a la actividad y disea un plan muy puntual que le ayude a realizarla mejor. Se debe realizar siempre y cuando el tiempo y el esfuerzo destinado a pesar antes de ejecutar es compensado por una eficiencia y una mejora a la hora de la ejecucin, lo que hace que la planificacin en una ejecucin sea totalmente rentable. Dicha planificacin suele partir de un plan integral y a partir de ese punto, se establecen las microactividades especificas que no conviene predecir durante la etapa inicial del proyecto.

Replanificacin: Es un proceso de planificacin mas formal que se realiza cuando, al ejecutar los procesos de control, se observa que la diferencia entre lo deseado segn el plan y la realidad es lo suficientemente importante como para justificar el sueo de un nuevo camino, que sea mas eficiente en sus objetivos de llegar a la meta impuesta para el proyecto. La replanificacion hace que un plan integral inicial quede obsoleto y entre en vigencia un nuevo esquema de trabajo.

Es conveniente tener un plan integral para la ejecucin del proyecto, pero se tiene que tener en cuenta que a medida que avanza pueden haber influencias internas o externas que obliguen a desviar el proyecto para esto se debe tener un proceso de control que es el

que ayuda a determinar las desviaciones y establecer las acciones para volver al sendero correcto; sin embardo si la desviacin es significativa, es necesario trazar un nuevo camino, que sea mas eficiente en su objetivo para alcanzar la meta final.

Otra de las razones para replanificar tiene que ver con el alcance del proyecto el cual puede cambiar de tal forma que el punto al que hay que llegar es diferente al originalmente concebido. El proceso de replanificacion implica emprender cambios importantes en el proyecto, por lo cual se puede generar inestabilidad y discordia entre las acciones, tambin el replanificar muy a menudo puede generar confusiones y caos.

Procesos de Planificacin en Proyectos

Se debe realizar una serie de procesos para hacer una planificacin efectiva, se debe considerar como bsico (para delimitar las actividades, el tiempo y el costo del proyecto), y unos procesos de soporte que completan el estudio (para obtener un plan coherente e integrado para la ejecucin).

En materia de planificacin, el area del manejo del alcance cuenta con tres grandes procesos:

Planificacin de Alcance: Es el proceso de desarrollar las bases del proyecto, en el que se genera la justificacin, se identifican los deliverables o entregables y en general los objetivos del proyecto. Delimitaciones del Alcance: Consiste en definir todo el trabajo que forma parte y el que no forma parte del proyecto. Creacin del WBS (work breakdown structure WBS): Implica desagregar el trabajo de los componentes menores y as proveer la materia prima basica para emprender el reto del proceso de planificacin en proyectos, al establecer el esqueleto del trabajo.

En el area del manejo del tiempo, se distinguen los siguientes procesos:

Definicin de Actividades: Es la etapa final de la descomposicin emprendida en el WBS, en la que se obtiene el listado de las actividades que componen el proyecto, que representan las terminaciones de la estructura. Lgica Secuencial: Establece las interrelaciones entre actividades, para construir el orden y la lgica en que deben ser ejecutadas. Planificacin de Recursos: Consiste en determinar todos los recursos que se necesitan para ejecutar cada una de las actividades. Esto comprende el personal, los equipos, materiales y demas requerimientos del proyecto. Esta planificacin se hace a partir de las listas de actividades desarrolladas con la estructura desagregada. Estimacin de Duraciones: Consiste en asignar un tiempo de duracin para cada actividad, segn las premisas de trabajo y los recursos disponibles. Es fundamental que la duracin de una actividad sea una informacin generada a partir de la misma fuente que posteriormente se responsabilizara de la ejecucin del trabajo, ya que impone el tiempo suele generar conflictos y falta de compromiso. Programacin de Actividades: Es el proceso de ensamblaje de una red de trabajo, donde se indican los periodos de inicio y terminacin de cada actividad y del proyecto en general.

En el area de manejo de los costos, se distinguen los procesos de estimacin de costos y la preparacin del presupuesto, de la siguiente forma:

Estimacin de Costo: Es el proceso de determinar cuanto dinero hace falta para poner a trabajar y adquirir todos los recursos necesarios para las distintas actividades, con base en la planificacin, para completar el proyecto. Preparacin del Presupuesto: Consiste en estimar los recursos financiero y el flujo de caja, en funcin del tiempo necesario para cumplir con las actividades segn el programa de desarrollo.

En el area del manejo de la calidad, la metodologa de la gerencia de proyecto distingue el proceso de la planificacin de la calidad:

Planificacin de la Calidad: Consiste en determinar los indicadores de calidad o especificaciones que son realmente importantes, y como lograr obtenerla durante la ejecucin del proyecto.

En el area de manejo de recursos humanos, la planificacin distingue el ceso para la planificacin de la organizacin:

Planificacin de la Organizacin: Consiste en organizar todos los recursos que necesita cada una de las actividades en trminos del personal; estimados segn la estructura desagregada del proyecto, de forma de establecer los roles y responsabilidades de todos los participantes en el proyecto.

En el area del manejo de las comunicaciones, la metodologa de la gerencia proyecto distingue el siguiente proceso:

Planificacin de las Comunicaciones: Implica determinar cuales formacin y requerimientos comunicacionales se necesitan para involucrar a los distintos stakeholders del proyecto

En el area de manejo de las adquisiciones, se tienen los siguientes procesos:

Planificacin de las Necesidades: Consiste en identificar las principales necesidades del proyecto y la decisin de adquirirlos de fuentes externas, determinando cantidades, fechas y la forma de hacerlo. Planificacin de las Requisiciones: Implica producir la documentacin necesaria para la contratacin de los productos y servicios requeridos en el proyecto.

En el area del manejo de los riesgos, se encuentran los siguientes procesos que se deben seguir:

Planificacin de los Riesgos: Consiste en definir como se manejaran los riesgos que pueden afectar la ejecucin del proyecto. Identificacin de Riesgos: Consiste en determinar los riesgos que pueden afectar la ejecucin del proyecto y documentar su caractersticas. Calificacin de los Riesgos: Es el proceso de evaluar el riesgo para determinar como pueden afectar al proyecto, ya sea por alta probabilidad de ocurrencia o por impacto si llegase a ocurrir. Cuantificacin del Riesgo: Es el proceso de medicin del riesgo para determinar cuanto puede afectar al proyecto. Desarrollo del Plan de Respuestas: Implica definir el curso de accin para atacar el riesgo y adelantarse a sus consecuencias. Plan Integral: Es la parte donde se ensambla cada uno de los aspectos del proyecto e el plan que contempla; el riesgo, los aspectos de calidad, las comunicaciones y todos los elementos para su correcta ejecucin; de forma que cumpla con las restricciones y supuesto del proyecto, que sea eficiente y coherente con la realidad del proyecto