GESTO DO TEMPO: DOZE COISAS QUE VOC PRECISA SABER PARASER PRODUTIVO 1. Estabelea os objetivos com clareza.

Tenha estabelecido bem claro para voc o que pretende atingir de maisimportante em dois ou trs meses ou nas prximas semanas. Anote essas metas com destaque numa folha de papel edeixe-as sempre bem vista. Isso far com que no esquea de suas metas. Lembre-se: barco sem rumo no chega aporto algum. 2. Faa uma lista diria e priorize as atividades. Isto to bsico quanto o Manual de Primeiros Socorros. Relacionediariamente, numa folha de papel ou em sua agenda (pode ser notebook, tambm), todas as atividades a seremcumpridas nesse dia e estabelea prioridades comeando sempre pelas mais importantes. Assim poder monitorar oandamento dos trabalhos, em vez de perder tempo com picuinhas que engolem o seu tempo, deixando-o dopado, massem nada renderem de efetivo.Uma folha de planejamento dirio ser de muita utilidade para sua definio deprioridades, tanto de atividades a serem executadas quanto de telefonemas a serem feitos. 3. Delegue. Passe a bola aos seus subordinados, comeando pelas rotinas e procedimentos operacionais.Depois, sepuder, delegue tambm atividades e trabalhos de maior responsabilidade, desde que a pessoa esteja apta para assumira tarefa. Caso contrrio, treine-a. Delegando voc estar livre para vos mais altos e fazer coisas mais nobres. Esseassunto (delegao) ser abordado numa newsletter futura 4. Saiba tomar decises. No existe carteirinha de chefe que o salve de tomar, algumas vezes, decises erradas. Umadeciso errada , quase sempre, melhor do que no tomar nenhuma deciso. Mas abusar do erro pior do que notomar nenhuma deciso. Tente identificar as causas do problema mediante as clssicas perguntas:O Qu?, Quando?,Por Qu?, Onde?,Quem?, Quanto?. Isolado o problema e descobertas as causas, tome a deciso. Se estiver em dvidaquanto melhor deciso , pergunte s pessoas que j enfrentaram o problema como o resolveram. Pesquise tambmem livros, ou rena seus subordinados e pea-lhes sugestes.Uma boa idia tambm procurar um especialista no assunto. 5. Saiba dizer NO. No recusar nenhum servio, por menos volumoso que seja, quando voc j est atolado detrabalho at a ponta do nariz, no lhe trar nenhum reconhecimento de outros. Acabar apenas ganhando a taa do"Engole Sapo". Trabalhar muito uma coisa,mas ser soterrado pelo trabalho outra bem diferente. Se algum (comoseu chefe, por exemplo) quiser lhe empurrar um servio e voc estiver atolado, diga claramente que no tem condiesde assumir mais um trabalho,sob o risco de comprometer seriamente o prazo e a qualidade do que voc j estfazendo. Sugira outra pessoa e,se mesmo assim seu chefe insistir, faa com que ele assuma a responsabilidade pelosatrasos que advierem nas atividades que voc j estava desempenhando. 6. Seja breve ao telefone. Ligaes telefnicas constantes atrapalham e atrasam o trabalho. Depois das rpidasgentilezas iniciais v direto ao assunto, seja breve e objetivo, sem entretanto perder a simpatia. Concludo o dilogo,agradea e encerre o contato. A menos que voc seja relaes pblicas, vendedor ou algo semelhante, no h motivopara esticar um telefonema. Imunize-se tambm contra interrupes telefnicas

quando estiver concentrado numtrabalho importante ou em reunio. Pea secretria ou a algum para anotar o nmero e ligue mais tarde. 7. Faa reunies produtivas. Nada mais fcil do que dinamitar uma reunio. s introduzir assuntos no agendados,discutir o sexo dos anjos, abordar assuntos irrelevantes e deixar que dois ou trs galos de briga monopolizem a reunioe fiquem discutindo entre si. Reunies eficazes exigem um coordenador (para disciplinar a discusso e tambm marcaro tempo), assuntos previamente agendados do conhecimento de todos, participao e envolvimento dos participantese, ao final,cpia para todos das decises tomadas na reunio, com os compromissos assumidos por cada um (quem soos responsveis pelas tarefas ou projetos) e as datas de realizao. Entre no site www.quebrandobarreiras.com.br efaa o download gratuito dolivro"Como Se Tornar Um Lder", de Cristian H. Godfroy. Voc encontrar ali umteste de liderana e muitas "dicas" sobre o assunto. 8. Evite o perfeccionismo. "O perfeito inimigo do timo", diz o ditado. A perfeio desejvel, mas raramentenecessaria. Isso parece estar acima do nvel de compreenso do perfeccionista, o qual acha que tudo de um simplesbocejo mais avanada astronave deve ser impecvel. Nada pode ter andamento sem antes passar pelo seuneurtico controle de qualidade relatrios, projetos, digitao, carto-ponto, limpeza, etc -, e assim decisesimportantes e essenciais deixam de ser tomadas, porque o "deus-daperfeio",excessivamente comprometido com aimportncia das picuinhas desnecessrias, no consegue ver as oportunidades passando ao lado. Se o timo j esttimo, deixe o rio continuar fluindo, e no o impea. Quase sempre o perfeito custa tempo, dinheiro e esforo que nocompensam o trabalho. O perfeito s deve ser buscado quando for realmente imprescindvel. 9. Saiba como usar sua energia trabalhando a seu favor. Todos temos um "relgio biolgico" que regula nosso fluxo deenergia no decorrer das 24 horas do dia. Pesquisas cientficas comprovaram que nossa capacidade de raciocnio,criatividade e tnus muscular atingem seu auge entre oito e onze horas da manh. Esse ritmo diminui quase pelametade no perodo da tarde e noite no chega a 20%. Nada melhor ento do que remar a favor da mar. Pelamanh, sempre que possvel, execute atividades nobres, que exijam clareza de raciocnio, dedique-se a um projetoimportante, faa reunies produtivas (e rpidas), estabelea contatos essenciais etc. tarde, de preferncia, dedique-semais a rotinas e trabalhos corriqueiros. Agora, se voc gosta de testar seus limites de atleta olmpico, ento na hora doalmoo faa sempre refeies substanciais, com muita comida gordurosa e regada a muito vinho ou cerveja e, emseguida, v a uma reunio importante ou desenvolva um trabalho que exija concentrao e veja os resultados.Entretanto, se voc no for "aquele" atleta, nem quiser testar seus limites, ento almoce com frugalidade e evitebebidas alcolicas.Voc continuar produtivo no perodo da tarde e com disposio at para algum trabalho noite, seprecisar. Reserve, de preferncia, o fim de semana para colocar em dia suas necessidades gastronmicas e etlicas, sesentir essa necessidade.

10. Organize-se. Os sintomas da desorganizao so: deixar tarefas inacabadas, fazer vrias coisas ao mesmo tempo,incapacidade de concentrao, adiamentos constantes, no programar suas ativida-des. Existem tarefas que exigemdias, semanas ou meses de trabalho, e muitas vezes no temos condies de alocar perodos de tempo sem que hajavrias interrupes. Use ento a "tcnica da mortadela". Quem se propuser a comer

uma mortadela de dois quilos deuma s vez srio candidato a uma inesquecvel indigesto.Mas, se ela for fatiada e consumida aos poucos, depois de alguns dias, no existir mais nenhum pedao dela. O mesmo se d com tarefas trabalhosas e difceis. Divida-as empores menores e depois complete-as passo a passo. Neste caso essencial estabelecer prazos e dividir o trabalho emetapas, completando um segmento de cada vez. Assim, voc se sentir gratificado ao perce-ber que j completou umaparte do projeto e estar motivado para iniciar a prxima etapa. 11.Saiba o que fazer com os papis (vale tambm para e-mails). Se voc coleciona papis em cima da mesa ou entopeas gavetas com eles e sente-se incomodado com isso, ento utilize estas alternativas: a. Jogar Fora. Pergunte-se:"Quala pior coisa que poderia acontecer se eu jogasse esse papel no lixo (ou deletasse)?" Se a resposta for "nada", ento jogue no lixo (ou delete) sem o menor constrangimento. Exemplos de papis descartveis: interminveis folhetos depropaganda, folders de seminrios e conferncias a que no ir assistir, notcias obsoletas, informaes que no so deseu interesse. b. Transferir. Transfira os papis (ou e-mails) que no so de sua alada ou do seu interesse ao chefe,colega ou subordinado etc. e que podero ser de utilidade a eles. c. Agir. Se tiver que tomar alguma atitude em relaoa algum papel (ou e-mail),tome logo,contanto que no interfira nas suas prioridades, a menos que seja algo maisimportante do que essas prioridades. Se voc mesmo no puder executar as tarefas, ento delegue-as a algum. d.Arquivar. Se o papel (ou e-mail) tiver alguma utilidade futura, arquive-o. Assim poder recuperar o documentofuturamente quando necessitar dele. No esquea de entrar no site www.quebrandobarreiras.com.br e de fazer odownload gratuito do livro "Como Se Tornar Um Lder". 12. Pratique a relao 80/20. J no final do sculo XIX, o economista italiano Vilfredo Pareto afirmava: 80% dasriquezas do mundo so produzidas por 20% das naes; 20% das riquezas restantes so produzidas por 80% dasnaes. Essa relao vale tambm para a administrao: 80% que de importante voc produz num dia vem de 20% desuas atividades; enquanto que 20% da produo de um dia vem de 80% de outros trabalhos. Descubra quais os 20%do seu trabalho dirio (isto , o que realmente essencial em seu trabalho) que lhe do 80% de produtividade.Descubra tambm quais as picuinhas, rotinas e atividades que tomam 80% do seu tempo e que lhe trazem apenas20% de produtividade. Descarte-as quanto antes, pois elas o esto fazendo cair na armadilha da improdutividade,camuflada sob a forma de muito trabalho. bom lembrar que os "super" bem-sucedidos raramente trabalham tantoquanto os meramente bem-sucedidos: que eles trabalham de um jeito mais inteligente. Falta de tempo o eternolibi dos incompetentes. A alta produtividade o resultado dos que aprenderam a esgrimir com o fantasma do tempo.Condensado do livro"Manual do Chefe em Apuros", de Ernesto Artur Berg.