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También se debe contar con personas asignadas por los usuarios para que en el
momento que se solicite información o bien se efectúe alguna entrevista de
comprobación de hipótesis, nos proporcionen aquello que se esta solicitando, y
complementen el grupo multidisciplinario, ya que se debe analizar no sólo el punto
de vista de la dirección de informática, sino también el del usuario del sistema.
OBJETIVOS
GENERAL
Identificar y clasificar los riesgos a los que esta expuesto el sistema operativo
objeto de la auditoria, ya sean propios o generados por entidades externas
(personas, procedimientos, bases de datos, redes, etc.) que interactúan con el
sistema
ESPECIFICOS
ANTECEDENTES HISTÓRICOS
La fundación FUNDICOP fue fundada en el año 2003 por unos Pequeños
productores agropecuarios del municipio de El Copey y cuyo objeto principal
consiste en implementar proyectos productivos de desarrollo económico sostenible
para el Cesar, con base a la sostenibilidad y sustentabilidad económica, teniendo
como eje principal la transferencia de tecnología mediante la incorporación de
programas y planes de Asistencia Técnica Directa Rural.
MISIÓN
Somos una fundación de carácter privado que prestamos los servicios de
asistencia técnica directa rural a los pequeños y medianos productores
garantizándoles la oportunidad y la seguridad en el trámite de financiación,
eficacia en la prestación de servicios de asistencia técnica e información completa
y oportuna como estrategia para lograr un alto impacto social en las poblaciones
atendidas.
VISIÓN
Ser la fundación líder a nivel regional y nacional en gestión y ejecución de
proyectos productivos para ser reconocidos como la mejor opción.
OBJETIVOS
1. Garantizar la satisfacción de las necesidades y expectativas de los clientes.
2. Asegurar la oportunidad y la seguridad en los trámites de financiación.
3. Brindar una asistencia técnica eficaz.
4. Garantizar el suministro de información completa y oportuna.
5. Generar altos impactos sociales en las poblaciones atendidas.
6. Mejorar las competencias del personal.
7. Alcanzar el posicionamiento y la cobertura esperada.
POLÍTICA
Satisfacer las necesidades y expectativas de nuestros clientes garantizándoles la
oportunidad y la seguridad en los tramites de financiación, eficacia en la prestación
de servicios de asistencia técnica directa rural e información completa y oportuna
por medio de la mejora de las competencias del personal que nos permitan
generar un alto impacto social en las poblaciones atendidas y alcanzar la
cobertura y el posicionamiento esperado dentro de un marco de mejoramiento
continuo.
ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
DEFINICIONES:
RESPONSABLES:
El Gerente Administrativo, Financiero Y De Proyectos: Es el responsable de hacer
cumplir este procedimiento.
El Jefe De Personal: Es el encargado de la aplicación de este procedimiento.
CONTENIDO:
Para la evaluación de la competencia del personal, se hará con base en la educación,
formación, habilidad y experiencia, esta evaluación se hará con una frecuencia anual,
para lo cual se establecen las siguientes actividades y tareas.
DOCUMENTOS RELACIONADOS:
Hojas de Vida.
Perfil De Los Cargos.
REGISTROS:
Calificación de Competencias.
Asistencia de Capacitación.
ANEXOS:
No Aplica.
Recepción
Crédito y cartera
Unidad técnica de fomento
Sistemas y contabilidad
Gerencia unidad administrativa y financiera.
REPRESENTANTE
LEGAL
DIRECTOR DE GERENTE
OBRA GENERAL
RESIDENTE COORDINADOR
CONTADOR SECRETARIA
DE OBRA DE CALIDAD
MAESTRO DE
OBRA
NOMBRE: YAMILKA TORREGROSA
AREA: ADMINISTRATIVA
FUNCIONES GENERALES:
• Ofertar y socializar los proyectos productivos que tiene la empresa.
• Investigación del cliente a través de las referencias de este.
• Revisión y análisis de buró de crédito.
• Administración de papelería necesaria para el trámite de crédito.
• Captura de datos.
• Cálculo de ingresos.
• Análisis de crédito.
• Elaboración de Acta de Desembolso a los clientes.
• Elaboración de los expedientes de créditos.
• Trato con agencias de investigación.
• Apoyo en obtención y operaciones de créditos.
• Analizar órdenes de contratación.
• Evaluarlas y emitir respuestas de autorización o rechazos.
• Contactar al cliente para verificación de datos.
• Elaboración y actualización de expedientes de crédito.
• Investigación y otorgamiento de crédito.
• Llevar un registro fotográfico de cada unas de las actividades desarrolladas.
• Captura de datos generales de los clientes y de la información recabada de la investigación.
• Dar de alta o modificar los productos en convenio.
• Tramitar y radicar ante el intermediario financiero los créditos elaborados.
• Realizar y elaborar los documentos necesarios para el trámite de Contabilización y desembolso del crédito.
• Realizar seguimiento a los proyectos de créditos radicados ante el intermediario Financiero.
• Gestionar y tramitar la recuperación de Cartera colocada en los diferentes clientes de proyectos productivos.
• Realizar y mantener actualizada la información de los procesos y estados de los expedientes de Crédito.
• Realizar los Informes requeridos de gestión de crédito y cumplimiento de metas
• Las demás que le sean asignadas por el superior inmediato.
• Llenar los formatos diseñados para las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa.
• Velar por el buen desarrollo y la eficacia del proceso de Gestión de Crédito.
• Cumplir con el reglamento interno de trabajo.
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES:
• Velar por el cuidado y custodia:
De los equipos de cómputo, comunicaciones y demás equipos y útiles de oficina a su cargo.
Carpetas (Copias)
El archivo de la dependencia.
Pagaré y Carta de Autorización.
Documentos inherentes a la elaboración de los expedientes de créditos
• Cumplir con el horario de trabajo.
DECISIONES QUE PUEDE TOMAR:
• Cambiar las Referencias
• Informar a los Usuarios acerca de las novedades del Crédito.
CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS
AREA: ADMINISTRATIVA
FUNCIONES GENERALES:
• Acoger y atender a los clientes.
• Organizar y asistir a reuniones.
• Llevar un registro fotográfico de cada unas de las actividades desarrolladas.
• Informar al cliente de la oferta institucional de la empresa
• Establecer buenos contactos telefónicos.
• Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc.
• Planificar su tiempo y el de su jefe.
• Preparar y tratar la información adecuadamente.
• Preparar presentaciones de productos o servicios.
• Organizar los viajes de asistencia, etcétera.
• Radicar, digitalizar y archivar los proyectos de créditos por tramitar.
• Digitalizar la información de campo.
• Atención llamadas telefónicas.
• Llevar registros de la empresa con calidad y oportunidad.
• Responder a las necesidades de la empresa en apoyo a información y/o documentación.
• Brindar servicio de calidad y oportunidad ante las necesidades de la empresa.
• Seguimiento y cobranza de cartera.
• Llamada a clientes.
• Elaboración de cheques.
• Elaboración de Comprobantes de Egresos
• Tramitar y radicar ante el intermediario financiero los créditos elaborados.
• Las demás que le sean asignadas por el superior inmediato.
• Llenar los formatos diseñados para las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa.
• Cumplir con el reglamento interno de trabajo.
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES:
• Velar por el cuidado y custodia:
De los equipos de cómputo, comunicaciones y demás equipos y útiles de oficina a su cargo.
Carpetas (Copias)
El archivo de la dependencia.
Pagaré y Carta de Autorización.
Documentos inherentes a la elaboración de los expedientes de créditos
Caja menor.
• Cumplir con el horario de trabajo.
DECISIONES QUE PUEDE TOMAR:
• Ninguna.
CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS
FUNCIONES GENERALES:
• Asegurarse de que se establecen, implementan y mantienen los procesos para el S.G.C.
• Asegurarse de que se promueva la toma de conciencia de los requisitos de todos los niveles de la organización.
• Seguimiento a documentos bajo la norma ISO 9001-2000.
• Implementación de oportunidades de mejora.
• Auditorias Internas y externas.
• Elaboración, actualización e implementación de procedimientos generados por el S.G.C.
• Mantener información de soporte como evidencia de la medición y mejora del S.G.C.
• Elaborar programas de auditorias internas del S.G.C.
• Dar seguimiento al cumplimiento de acciones correctivas.
• Coordinar juntas de comité de calidad.
• Coordinar actividades con asesoría interna y externa.
• Coordinar la revisión por la dirección general al sistema de gestión de la calidad.
• Evaluación de proveedores.
• Problemas o quejas y establecer planes de solución.
• Las demás que le sean asignadas por el superior inmediato.
• Llenar los formatos diseñados para las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa.
• Cumplir con el reglamento interno de trabajo.
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES:
• Velar por el cuidado y custodia:
De los equipos de cómputo, comunicaciones y demás equipos y útiles de oficina a su cargo.
Carpetas (Copias)
El archivo de la dependencia.
Documentos inherentes a la elaboración de los expedientes de créditos
• Informar a la gerencia sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y de cualquier necesidad de mejora.
• Reporte de las auditorias internas.
• Medición de la satisfacción del cliente.
• Seguimiento a infraestructura.
• Seguimiento de proveedores.
• Cumplir con el horario de trabajo.
DECISIONES QUE PUEDE TOMAR:
• Realizar Auditorias.
• Gestionar.
• Generar Memorandos.
AREA: ADMINISTRATIVA
FUNCIONES GENERALES:
• Asesorar en casos especiales a las personas que deseen efectuar un trámite de Crédito, proponiendo las opciones de los
programas vigentes.
• Llevar un registro fotográfico de cada unas de las actividades desarrolladas.
• Implementar a través de la unidad Técnica el Manual de Asistencia técnica.
• Coordinar y realizar la implementación del plan sanitario diseñado por finca
• Realizar en conjunto con el asesor de crédito el informe trimestral que trata la resolución 140 de 2007.
• Implementar las obligaciones propuestas en la resolución 140 de 2007 y demás normas modificatorias.
• Diseñar e implementar planes generales de asistencia técnica para los proyectos productivos implementados en la empresa
• Velar por el cumplimiento de las funciones del personal a cargo.
• Diseñar y ejecutar con los miembros de la unidad los planes de caracterización de predios
• Elaborar e implementar los planes de manejo ganadero, agrícolas y de mejoramiento de finca.
• Elaborar e implementar los planes y programas de control sanitarios y fitosanitario de los proyectos productivos que se
encuentran en ejecución.
• Dar cumplimiento a los requerimientos de las autoridades reglamentarias.
• Asesorar en casos especiales a las personas que deseen efectuar un trámite de Crédito, proponiendo las opciones de
los programas vigentes.
• Realizar y Supervisar reportes y estadísticas de los resultados obtenidos.
• Coadyuvar en la preparación del Informe Institucional, así como en la elaboración del Informe al Gobierno.
• Realizar Planificación de Créditos.
• Supervisar reportes y estadísticas de los resultados obtenidos.
• Asistir a eventos de promoción, orientación, asesoría y capacitación para fomentar las actividades propias.
• Coadyuvar en la preparación del Informe Institucional, así como en la elaboración del Informe al Gobierno.
• Coordinar las labores de los Técnicos de Campo.
• Diseñar y elaborar los cronogramas de Vistas de Asistencia Técnica a predios que poseen financiación.
• Velar por el cumplimiento a Tiempo de ejecución de las asistencias.
• Coordinar la sustanciación de peticiones quejas y denuncias presentadas por los Usuarios.
• Las demás que le sean asignadas por el superior inmediato.
• Velar por el cumplimiento de las funciones del personal a cargo.
• Llenar los formatos diseñados para las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa.
• Coordinar el Plan de Asistencia Técnica.
• Coordinar Auditoria del Plan de Asistencia técnica.
• Velar por el buen desarrollo y la eficacia del proceso de Asistencia Técnica.
• Cumplir con el reglamento interno de trabajo.
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES:
• Velar por el cuidado y custodia:
De los equipos de cómputo, comunicaciones y demás equipos y útiles de oficina a su cargo.
Carpetas (Copias)
El archivo de la dependencia.
Del vehículo asignado
Documentos inherentes a la elaboración de los expedientes de créditos.
Cámara Digital
• Hierros Quemadores y Topizadores.
• Botiquín Veterinario.
• Cumplir con el horario de trabajo.
DECISIONES QUE PUEDE TOMAR:
• Vincular y desvincular personal.
• Negociar tarifas en las contrataciones.
• Selección de proveedores.
CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS
ÁREA: ADMINISTRATIVA
FUNCIONES GENERALES:
• Velar por el cumplimiento de los estatutos, reglamentos, determinaciones e instrucciones de la asamblea general y el consejo
directivo.
• Realizar y firmar actos, contratos y créditos.
• Realizar la Contratación de personal.
• Constituirse en apoderado judicial para la defensa de los intereses de la asociación.
• Presentar los informes que solicite el consejo directivo o la asamblea general.
• Someter a la aprobación del consejo directivo los planes y programas de la asociación.
• Asistir a las reuniones del consejo directivo en calidad de secretario con voz pero sin voto.
• Ejecutar políticas, planes, programas, proyectos de conformidad con las decisiones de la asamblea y el consejo directivo, los
reglamentos y los presentes estatutos.
• Gestionar y tramitar recursos financieros
• Recaudar las rentas e ingresos de la entidad y llevar en forma detallada un control sobre los mismos.
• Atender oportunamente el pago de las obligaciones de la entidad.
• Fijar objetivos.
• Derivar metas en cada área de objetivos.
• Organizar tareas, actividades y personas.
• Motivar y comunicar.
• Controlar y evaluar.
• Busca medios para que el personal se comprometa, de manera voluntaria, con el logro de los objetivos de la organización.
• Analiza y evalúa los logros alcanzados, las causas de las desviaciones y las posibles medidas correctivas.
• Enlaza logros con recompensas de una manera justa y objetiva.
• Orientar, dirigir, tomar decisiones y lograr objetivos.
• Velar por el cumplimiento de las funciones del personal a cargo.
• Llenar los formatos diseñados para las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa.
• Cumplir con el reglamento interno de trabajo.
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES:
• Velar por el cuidado y custodia:
De los equipos de cómputo, comunicaciones y demás equipos y útiles de oficina a su cargo.
Carpetas (Copias)
El archivo de la dependencia.
• Documentos inherentes a la elaboración de los expedientes de créditos.
• Subcontratar servicios y equipos.
• Cumplimiento de los Estatutos.
• Cumplir con el horario de trabajo.
DECISIONES QUE PUEDE TOMAR:
• Vincular y desvincular personal.
• Negociar tarifas en las contrataciones.
• Selección de proveedores.
CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS
SEXO: Masculino – Femenino. EDAD: 25 – 50 Años
AREA: ADMINISTRATIVA
FUNCIONES GENERALES:
• Diseñar e implementar estrategia de formulación de proyectos productivos
• Realizar y elaborar proyectos y programas productivos y sociales conforme al plan general diseñado por la gerencia
• Ejecutar e implementar los Proyectos aprobados por el superior inmediato.
• Elaborar y radicar los proyectos solicitados por los clientes.
• Permanecer atento a las políticas sectoriales del gobierno nacional en los referente a la misión de la empresa
• Gestionar, formular y tramitar proyectos de índole sociales y productivos que redunden en el desarrollo del objeto
social de la empresa.
• Elaborar programas y proyectos acordes a las políticas sectoriales del gobierno nacional sobre programas especiales
de Fomento.
• Controlar el proyecto en cuanto a tiempo, calidad y costo.
• Controlar y dar seguimiento respecto a las garantías otorgadas por los fondos de fomento.
• Actualizar, difundir y ejecutar las reglas de operación.
• Dar cumplimiento a los requerimientos de las autoridades reglamentarias.
• Asesorar en casos especiales a las personas que deseen efectuar un trámite de Crédito, proponiendo las opciones de
los programas vigentes.
• Realizar y Supervisar reportes y estadísticas de los resultados obtenidos.
• Coadyuvar en la preparación del Informe Institucional, así como en la elaboración del Informe al Gobierno.
• Realizar Planificación de Créditos.
• Disponer del listado de Usuarios activos de los programas para dar cumplimiento en su totalidad al número de cupos
asignados y en espera.
• Rendir informes de Gestión al Gerente de la Unidad Administrativa Financiera y de Proyectos.
• Mantener al día los informes en relación con la ejecución de la labor en el ámbito general respecto a los Usuarios de
los programas.
• Consecución de los objetivos propuestos.
• Llevar un registro fotográfico de cada unas de las actividades desarrolladas.
• Coordinar la sustanciación de peticiones quejas y denuncias presentadas por los Usuarios.
• Las demás que le sean asignadas por el superior inmediato.
• Orientar, dirigir, tomar decisiones y lograr objetivos.
• Velar por el cumplimiento de las funciones del personal a cargo.
• Llenar los formatos diseñados para las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa.
• Cumplir con el reglamento interno de trabajo.
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES:
• Velar por el cuidado y custodia:
De los equipos de cómputo, comunicaciones y demás equipos y útiles de oficina a su cargo.
Carpetas (Copias)
El archivo de la dependencia.
• Información Confidencial de los Usuarios.
• Cumplir con el horario de trabajo.
DECISIONES QUE PUEDE TOMAR:
• Cambio de los Objetivos.
CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS
AREA: ADMINISTRATIVA
FUNCIONES GENERALES:
• Administrar tareas.
• Atender los pagos de las obligaciones de la entidad según informe del gerente
• Llevar ordenadamente y observando todas las exigencias legales los libros de contabilidad de la Fundación.
• Realizar la Contabilización diaria de la entidad
• Elaborar y preparar los estados financiero de la entidad
• Realizar la recuperación de la cartera de la empresa
• Asesorar en casos especiales a las personas que deseen efectuar un trámite de Crédito, proponiendo las opciones de
los programas vigentes.
• Realizar y Supervisar reportes y estadísticas de los resultados obtenidos.
• Coadyuvar en la preparación del Informe Institucional, así como en la elaboración del Informe al Gobierno.
• Realizar Planificación de Créditos.
• Realizar y elaborar los documentos necesarios para el trámite de Contabilización y desembolso del crédito.
• Realizar seguimiento a los proyectos de créditos radicados ante el intermediario Financiero.
• Gestionar y tramitar la recuperación de Cartera colocada en los diferentes clientes de proyectos productivos.
• Consolidación de la recuperación de Cartera colocada en los diferentes clientes de proyectos productivos.
• Realizar y mantener actualizada la información de los procesos y estados de los expedientes de Crédito.
• Realizar los Informes requeridos de gestión de crédito y cumplimiento de metas
• Dar cumplimiento a los requerimientos de las autoridades reglamentarias.
• Llevar un registro fotográfico de cada unas de las actividades desarrolladas.
• Coordinar la sustanciación de peticiones quejas y denuncias presentadas por los Usuarios.
• Evaluar y hacer seguimiento a los mecanismos, políticas, planes de acción, proyectos y programas.
• Gestionar recursos del Presupuesto Nacional, Regional, Municipal e Internacional.
• Asistir a todas las reuniones y optimizar los Recursos asignados.
• Rendir informes de Gestión al Gerente de la Unidad.
• Cuando el gerente de la unidad le asigne las funciones de jefe de personal debe propender por:
• Ejercer control de las labores efectuadas por el personal.
• Capacitación o inducción al personal.
• Evaluar los resultados obtenidos.
• Control de asistencia de personal.
• Diseño de propuesta, impulso y ejecución de proyectos relacionados con capacitación.
• Las demás que le sean asignadas por el superior inmediato.
• Llenar los formatos diseñados para las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa.
• Cumplir con el reglamento interno de trabajo.
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES:
• Velar por el cuidado y custodia:
De los equipos de cómputo, comunicaciones y demás equipos y útiles de oficina a su cargo.
Carpetas (Copias)
El archivo de la dependencia.
• Cumplir con el horario de trabajo.
• Responsabilizarse por el proceso de gestión de recursos humanos.
CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS
AREA: OPERATIVA
FUNCIONES GENERALES:
• Realizar las Caracterizaciones en los Hatos Ganaderos. (Ficha de Caracterización).
• Supervisar las Labores Implementadas por el Profesional.
• Coordinar las Visitas previas de Asistencia Técnica.
• Controlar y Hacer cumplir la Inversión asignada.
• Asistente Inmediato del Médico Veterinario.
• Llevar un registro fotográfico de cada unas de las actividades desarrolladas.
• Implementar los planes de asistencia técnica
• Digitalizar la información en los software ganadero
• Realizar las recomendaciones a los clientes conforme a las estadísticas a portadas por el Software
• Coordinar cada una de las actividades realizadas en el Hato Ganadero en lo que concierne en la parte de manejo y
mejoramiento.
• Realizar socialización de Proyectos Productivos
• Realizar Semestralmente las divisiones y particiones de los semovientes y productos agropecuarios implementados
en los programas productivos financiados vía crédito acorde al MATI y al Contrato de Operación
• Llevar un registro minucioso de las labores de asistencia técnica prestada a los clientes certificada cada una por
estos.
• Realizar capacitaciones a los productores conforme al manual asistencia técnica.
• Implementar estrategia para mitigar los impactos de los problemas sanitarios y fitosanitarios que afecten los
proyectos productivos implantados
• Preparar los informes de indicadores de gestión en la prestación del servicio de asistencia técnica
• Realizar la alimentación de la base de dato del software existente en la empresa para la administración de las
unidades productivas que cuentan con financiación de programas especiales de fomento.
• Las demás que le sean asignadas por el superior inmediato.
• Llenar los formatos diseñados para las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa.
• Cumplir con el reglamento interno de trabajo.
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES:
• Velar por el cuidado y custodia:
De los equipos de cómputo, comunicaciones y demás equipos y útiles de oficina a su cargo.
Carpetas (Copias)
• El archivo de la dependencia.
• Realizar las marcas con los respectivos hierros quemadores a cada usuario.
DECISIONES QUE PUEDE TOMAR:
• Selección de los Usuarios.
• Seleccionar y Evaluar los Semovientes Adquiridos por el usuario.
CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS
EDUCACIÓN: Bachiller Agrícola, Técnico o Tecnólogo en Áreas Agropecuarias, Pasante de Ciencias Agropecuarias
AREA: OPERATIVA
FUNCIONES GENERALES:
CARACTERÍSTICAS REQUERIDAS
AREA: OPERATIVA
FUNCIONES GENERALES:
• Visita domiciliaria a candidatos para la realización de sus estudios socioeconómicos.
• Realizar socialización de la oferta institucional de la empresa
• Llevar un registro fotográfico de cada unas de las actividades desarrolladas.
• Realizar la Redacción de informes sobre los estudio asignados.
• Aplicar e interpretar exámenes psicométricos y de inteligencia emocional.
• Impartir talleres y cursos de desarrollo personal.
• Orientar al personal sindicalizado que le refiere problemas de índole personal o familiar (canalizarlo o aconsejarlo)
• Realizar visitas a domicilio del trabajador cuando lo amerita el caso.
• Coordinar visitas familiares a la empresa y programas de ayuda a la comunidad.
• Elaborar folletos, trípticos y manuales para alentar la permanencia en la compañía.
• Canalizar al trabajador a instituciones de asistencia social.
• Orientar a las personas para desarrollar las capacidades que les permitan resolver sus problemas sociales
Individuales y/o colectivos.
• Promover la facultad de autodeterminación.
• Adaptación y desarrollo de las personas.
• Promover y actuar por el establecimiento de servicios y políticas sociales justas o de alternativas para los recursos
socioeconómicos existentes.
• Facilitar información y conexiones sociales con las entidades bancarias.
• Implementar estrategias de cambio de la cultura campesina frente a los cambios tecnológicos
• Las demás que le asigne el superior inmediato.
• Llenar los formatos diseñados para las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa.
• Cumplir con el reglamento interno de trabajo.
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES:
• Velar por el cuidado y custodia:
De los equipos de cómputo, comunicaciones y demás equipos y útiles de oficina a su cargo.
Carpetas (Copias)
Cámara Digital
• Resultados de los exámenes psicométricos y de inteligencia emocional.
• Resultado de los estudios socioeconómicos.
DECISIONES QUE PUEDE TOMAR:
• Selección de Personal.
• Evaluar el Clima Organizacional.
• Desvincular al Personal.
BIENES O SERVICIOS
Todos son equipos originales de fábrica como COMPAQ, HP, TOSHIBA, DELL,
con capacidad inicial promedio de 4 GB de memoria RAM, HDD de 250 GB,
sistemas operativos originales con licencia entre otros.
Los sistemas operativos utilizados son Windows XP, con licencia original,
Kaspersky antivirus versión 6.0 con licencia, Office 2007 enterprise con licencia,
todo esto para efectos de estar al día con la DIAN, respetando los derechos de
autor estipulados en los CLUFde cada software, para el manejo de información se
utilizan algunas bases de datos como FoxPro con enlaces directos Microsoft
Excel.
C C
L L
I I
E E
N PROCESOS DE SOPORTE N
T T
E GESTIÓN DE COMPRAS GESTION DE LA E
RECURSOS HUMANOS INFRAESTRUCTURA
S S
TECNICAS UTILIZADAS PARA LA DESCRIPCION DE LA INFORMACION
EVALUACION PERSONAL: Una vez hecha dicha auditoria, nos encontramos que
esta empresa cuenta con un sistema informático muy avanzado, tanto en equipos
de computo, como la conexión interna de los mismos, ya que en el casco urbano
de nuestro municipio es la primera en implantar un sistemas de redes inalámbricas
del tipo WEPA2, lo que lo hace diferente a los demás, por otro lado el personal de
la misma, se encuentra capacitado para manipular la mayoría de las funciones de
las maquinas, dando como resultado un buen rendimiento al momento de generar
informes (tanto en medio magnético como impresos), lo cual es de suma
importancia ya que hoy en día la información se adquiere y/o envía de forma casi
instantánea desde cualquier parte del mundo
Aplicación de procedimientos de AUDITORIA
Cada grupo deberá realizar las siguientes actividades dentro de la Empresa / Área
que escogió para trabajar.
1.1 Existen normas y procedimientos escritos sobre el funcionamiento de los servicio informáticos?
SI (x ) NO ( ) N/A ( )
Observaciones: _____________________________________________________________
_____________________________________________________________
1.4 Existe un documento descriptivo acerca de las funciones y responsabilidades del personal?
SI (x ) NO ( ) N/A ( )
Observaciones: _____________________________________________________________
_____________________________________________________________
1.5 El personal del área conoce perfectamente cuáles son sus funciones y responsabilidades?
SI (x ) NO ( ) N/A ( )
Observaciones: _____________________________________________________________
_____________________________________________________________
1.6 Es imposible que los operadores accedan a programas y datos no necesarios para su trabajo?
SI ( ) NO (x ) N/A ( )
Observaciones: _____________________________________________________________
_____________________________________________________________
1.7 Se rotan las actividades de trabajo del personal del área?
SI ( ) NO (x) N/A ( )
Observaciones:
____________________________________________________________
_____________________________________________________________
1.8 Existe personal con conocimientos y experiencia suficiente para la ejecución del trabajo
relacionado con el área?
SI ( x) NO ( ) N/A ( )
Observaciones: ___________________________________________________
_____________________________________________________________
1.11 Existen controles que garanticen el uso adecuado de los recursos informáticos?
SI (x ) NO ( ) N/A ( )
Observaciones: _____________________________________________________________
_____________________________________________________________
1.15 Existen controles apropiados para que sólo las personas autorizadas tengan acceso a los
equipos e información?
SI (x ) NO ( ) N/A ( )
Observaciones: _____________________________________________________________
INFORME DE AUDITORIA A REALIZAR
2.8. ¿Se permite el acceso a los archivos y programas a los programadores, analistas y
operadores?
SI ( x) NO ( ) N/A ( )
2.9. Se ha instruido a estas personas sobre que medidas tomar en caso de que
alguien pretenda entrar sin autorización?
SI ( x) NO ( ) N/A ( )
2.14 ¿Se vigilan la moral y comportamiento del personal de la dirección de informática con el fin de
mantener una buena imagen y evitar un posible fraude?
SI (x ) NO ( ) N/A ( )
2.15 ¿Existe alarma para
a) Detectar fuego (calor o humo) en forma automática? ( )
b) Avisar en forma manual la presencia del fuego? (x )
c) Detectar una fuga de agua? ( )
d) Detectar magnéticos? ( )
e) No existe ( )
2.23 ¿Los interruptores de energía están debidamente protegidos, etiquetados y sin obstáculos
para alcanzarlos?
SI ( x) NO ( ) N/A ( )
2.24. ¿Saben que hacer los operadores del departamento de cómputo, en caso de que ocurra una
emergencia ocasionado por fuego?
SI (x ) NO ( ) N/A ( )
2.25 ¿El personal ajeno a operación sabe que hacer en el caso de una emergencia (incendio)?
SI ( ) NO (x ) N/A ( )
2.29 ¿Se ha adiestrado a todo el personal en la forma en que se deben desalojar las instalaciones
en caso de emergencia?
SI (x ) NO ( ) N/A ( )
2.31 ¿Se ha prohibido a la personas del centro de computo el consumo de alimentos y bebidas en
el interior del departamento de cómputo para evitar daños al equipo?
SI (x ) NO ( ) N/A ( )
2.32 Explique la forma como se ha clasificado la información vital, esencial, no esencial etc.
Esencial, debido a que los datos consignados son créditos aprobados a los pequeños agricultores
y ganaderos de la región y se hace necesario tener un control minucioso de todos ellos, al igual
que mantener al día su estado de cartera con la empresa
2.33 ¿Se cuenta con copias de los archivos en lugar distinto al de la computadora?
SI (x ) NO ( ) N/A ( )
2.34 Explique la forma en que están protegidas físicamente estas copias (bóveda, cajas de
seguridad etc.) que garantice su integridad en caso de incendio, inundación, terremotos, etc.
2.38 ¿Este departamento de auditoria interna conoce todos los aspectos de los sistemas?
SI ( x) NO ( ) N/A ( )
Realizar backup diarios de todos los procesos que se generan en la empresa tanto en forma
magnética como impresa
2.43 Una vez efectuadas las modificaciones, ¿se presentan las pruebas a los interesados?
SI ( x) NO ( ) N/A ( )
2.46 ¿Se ha establecido que información puede ser accesada y por qué persona?
SI ( ) NO (x ) N/A ( )
INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
ADMINISTRACIÓN
Se recopila la información para obtener una visión general del departamento por
medio de observaciones, entrevistas preliminares y solicitud de documentos para
poder definir el objetivo y alcances del departamento.
Para analizar y dimensionar la estructura por auditar se debe solicitar a nivel del
área de informática
Planes de expansión.
SISTEMAS
Descripción general de los sistemas instalados y de los que estén por instalarse
que contengan volúmenes de información.
Manual de formas.
Salidas.
Técnico en informática.
El hecho de contar con la información del avance nos permite revisar el trabajo
elaborado por cualquiera de los asistentes.
PASOS A SEGUIR
Se requieren varios pasos para realizar una auditoria. El auditor de sistemas debe
evaluar los riesgos globales y luego desarrollar un programa de auditoria que
consta de objetivos de control y procedimientos de auditoria que deben satisfacer
esos objetivos. El proceso de auditoria exige que el auditor de sistemas reúna
evidencia, evalúe fortalezas y debilidades de los controles existentes basado en la
evidencia recopilada, y que prepare un informe de auditoria que presente esos
temas en forma objetiva a la gerencia. Asimismo, la gerencia de auditoria debe
garantizar una disponibilidad y asignación adecuada de recursos para realizar el
trabajo de auditoria además de las revisiones de seguimiento sobre las acciones
correctivas emprendidas por la gerencia.
INFORME
Mirando en general a todos los encuestados se puede ver que para ellos la
auditoria de sistemas es muy importante porque en los sistemas esta toda la
información de la empresa y del buen funcionamiento de esta depende gran parte
del funcionamiento de una empresa y que no solo se debe comprender los
equipos de computo sino también todos los sistemas de información desde sus
entradas, procedimientos, controles, archivos, seguridad y obtención de
información.