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Administrao de Sistema de Informao e Gesto de Conhecimento: uso de ferramentas para anlise de um portal corporativo
ANDRADE, Carlos A. F. & STEINBERGER-ELIAS, Margarethe

Universidade Federal do ABC

Esta pesquisa tem como objetivo compreender o funcionamento sistmico de uma organizao, concebida como um sistema de fluxos de informao. Um estudo de caso foi realizado com base no portal de Gesto do Conhecimento da empresa Siemens AG. Os resultados apontam, de um lado, as funes gerais que os portais desempenham como ferramentas tecnolgicas da Informao e da comunicao corporativa (TIC). E de outro lado, as funes especficas dos portais ao abordar a natureza de uma organizao e as atividades e transaes por ela praticadas.

I. INTRODUO

a comunicao interna, o acesso aos fluxos adequados de conhecimento dentro de uma organizao pode permitir um processo de tomada de decises com maior probabilidade de acerto. Tambm possibilita que mecanismos, por exemplo, como a Intranet, disseminem rapidamente informaes aos funcionrios, contribuindo para a criao de um ambiente comunicacionalmente integrado. Na comunicao externa, recursos como os portais corporativos tm a capacidade de disseminar uma imagem corporativa atravs das informaes que veicula, alm de ajudar a situar a organizao num ambiente social e cultural mais amplo que pode aproxim-la ainda mais de seus stakeholders. Esta pesquisa escolheu concentrar-se no fluxo de informaes que vinculam a organizao ao mundo social e cultural, especificamente atravs dos chamados portais corporativos. O estudo de um caso concreto permitir revelar, de um lado, as funes gerais que os portais desempenham como ferramentas de tecnologia da informao e da comunicao corporativa (TIC). E, de outro lado, as funes relacionadas ao portal que escolheremos como estudo de caso, cuja descrio aborda a natureza particular de uma organizao e as atividades e transaes por ela praticadas. O desenvolvimento de um modelo que possa agregar o planejamento das TIC com a Gesto de conhecimento (GC) propicia uma forte aderncia entre objetivos organizacionais, tecnologias da informao e gesto do conhecimento. No estudo dos fluxos externos de informao organizacional, escolhemos concentrar nossa anlise sobre o portal corporativo como ferramenta tecnolgica de Gesto de Conhecimento. Para que a gesto do conhecimento possa se tornar um forte elemento na obteno de uma vantagem competitiva, as organizaes no podem abrir mo do uso intensivo de ferramentas tecnolgicas. Atualmente h uma variedade de tecnologias que podem ser aplicadas ao gerenciamento do conhecimento para qualquer tipo de empresa. A engenharia de processos, a dinmica organizacional so ferramentas utilizadas na prtica da GC, trabalhando em conjunto para facilitar e aprimorar a captura e o envio de dados, informaes

e conhecimento dentro de uma organizao e deix-los disposio dos profissionais. A ferramenta portal tornou-se conhecida como recurso corporativo cuja finalidade era facilitar o acesso a informaes contidas em vrios documentos dispersos pela Internet. Utilizando pesquisas booleanas e navegao associativa entre links, os mecanismos de busca j auxiliavam os usurios a localizar documentos na Internet. Contudo, visando reduzir o tempo de busca para encontrar informaes relevantes na Internet e ajudar usurios inexperientes, alguns sites de busca passaram a utilizar o conceito de categorias, agrupando sites e documentos em grupos pr-definidos de acordo com seu contedo. As organizaes rapidamente notaram o sucesso de alguns portais em termos de sua adoo e uso pelo pblico em geral e comearam a vislumbrar a possibilidade de utilizao dessa mesma tecnologia para organizar e facilitar o acesso s informaes internas da empresa. As primeiras verses de portais corporativos, que continham vnculos referenciais s informaes da empresa e mecanismos de busca, rapidamente evoluram para portais mais complexos e interativos que embutem aplicaes para aumentar a produtividade individual e do grupo. Por se tratar de um conceito recente, a terminologia encontrada na literatura que faz referncia aos portais corporativos bastante diversificada, sendo comum a utilizao de termos tais como portais corporativos, portais de negcios, portal de informaes corporativas e portais de informaes empresariais como sinnimos. Para Murray (1999), portal corporativo apresentado como algo alm de uma porta de acesso s informaes empresariais. Para ele, os portais corporativos devem tambm conectar os usurios no apenas a tudo que necessitam, mas a todos os que necessitam e proporcionar todas as ferramentas necessrias para que possam trabalhar juntos. Dessa forma, o autor coloca a necessidade dos portais serem capazes de atender a todas as expectativas funcionais dos usurios corporativos, e no apenas serem uma ferramenta de tomada de deciso ou de acesso informaes. No existe uma definio padronizada sobre quais servios e funcionalidades deveriam ser includos em uma plataforma de portal corporativo. Os portais para darem

2 suporte ao negcio das empresas devem injetar inteligncia na execuo das tarefas do dia-a-dia, automatizar e agilizar as transaes de e-business, elevar a produtividade e conter custos operacionais. Os portais tm assumido uma importncia estratgica cada vez maior na informtica corporativa. Na sua concepo, os portais, muitas vezes, so citados praticamente como sinnimos de interfaces de uso, sistemas de Intranet com algum componente de personalizao ou Web sites no s por terem virado argumento de vendas para os fornecedores de softwares, mas tambm porque ampla tecnologia envolvida traz em si indefinies. O que distingue um portal corporativo de um simples site ou Intranet, ou diferentes tipos de portais entre si, so aspectos funcionais. O portal corporativo no a nica tecnologia ou sistema, mas um conjunto de tecnologias, que se corretamente integradas, provem uma nica interface ao usurio para acessar qualquer recurso de informao e de processos de negcios. As funcionalidades do portal e sua utilidade so moldadas em funo de sua arquitetura e dos servios disponibilizados por essa arquitetura. , portanto, crtico construo de portais corporativos, que se entenda a natureza distinta de cada componente do modelo de arquitetura de portal, bem como o modo no qual cada componente se relaciona aos outros. Deve-se enfatizar, ainda, que o sucesso de um projeto de portal corporativo no depender estritamente da integridade e funcionalidade de cada componente individual, mas da boa integrao entre todos eles. Pode-se dizer que uma nova gerao de ferramentas e componentes de desenvolvimento para portais corporativos surge no mercado e direcionam-se para prover apoio a uma gama de objetivos e metas organizacionais. nos mbitos mundial (KM Mundial) e regional. No portal dirigido ao usurio brasileiro, a seo regional dedica-se ao caso do Brasil (KM Regional Brasil), sendo que nos congneres de outros pases ir dedicar-se aos usurios especficos desses pases. Alm disso, o menu vertical comporta tambm o link de Ferramentas e Prticas de KM, o link Retorno de Investimento (ROI em KM) e o de Processos de KM, integrando os fluxos de informaes ao nvel mundial e regional, conforme exemplificaremos a seguir. A interatividade uma ferramenta decisiva para a anlise dos fluxos de informao no ambiente intra e extraorganizacional. Na pgina de abertura do portal em estudo, vemos que, no canto superior direito, h dois recursos de interatividade. O primeiro um link de busca (Search). No segundo, vemos um dos principais canais de relacionamentos do portal com a rea externa, que o Fale Conosco. Nele, o usurio pode fazer sua pergunta sobre um determinado assunto, preenchendo o formulrio que vem ao final desse artigo, onde consta nome da pessoa, empresa em que atua, ramo de atividade, cargo, e-mail, endereo e um espao destinado mensagem. Figura 2 Esse canal de informao de vital importncia para a interao entre usurio e empresa, permitindo que ali se expressem manifestaes acerca de seus interesses e expectativas com relao empresa. Ainda na pgina inicial, no menu horizontal h tambm um link que trata sobre o prmio Werner von Siemens (fundador da empresa), uma atividade cientfica e cultural promovida pela Siemens que tem como objetivo identificar, reconhecer e divulgar projetos que apresentem uma idia inovadora, como resposta s questes mais difceis da atualidade. Segundo o portal, esse prmio pretende promover o intercmbio e a troca de experincias; incentivar a busca do aprimoramento tecnolgico, no caso aqui no Brasil, por meio do reconhecimento e premiao de novas idias e monografias ou artigos cientficos oriundos de dissertao, tese ou pesquisa desenvolvidos por estudantes e pesquisadores brasileiros e projetos desenvolvidos por empresas incubadas, tendo como requisito principal o carter de inovao tecnolgica dentro do segmento eletroeletrnico nas reas descritas no regulamento. Dentro do mesmo link, h uma passagem para um dos principais programas que a Siemens mantm voltado para educao e instruo de crianas e jovens: o Siemens Generation 21. Esse programa tem por objetivo promover a formao dos lderes de amanh nas reas da cincia e tecnologia, assim como estimular o desenvolvimento de talentos e ampliar as oportunidades educacionais na prescola, escola e universidades. Essa pgina inclui toda a divulgao do programa, com outros tipos de iniciativas como a Maratona Nacional de Engenharia que um desafio tecnolgico promovido e patrocinado pela Chemtech e envolve os estudantes das melhores universidades do pas. O desafio estimula os jovens a resolver problemas na rea de CFD (simulaofluidodinmica computacional) e Controle de Processos, com enorme utilidade na soluo de problemas do dia-a-dia da indstria de processos. Todos esses canais de comunicao tm um potencial fluxo de informao gigantesco da Siemens com o meio

II. ESTUDO DE CASO Como estudo de caso, foi escolhido o portal da Siemens, empresa do ramo eletrnico, realizado durante o 1 semestre de 2009. Segundo publicado no portal da empresa (cf.endereo em referncias bibliogrficas), a Siemens AG (Siemens Aktiengesellschaft) a maior companhia de produtos eletrnicos do mundo com sede internacional em Munique, Alemanha. No mundo todo, a Siemens e suas subsidirias empregam 480.000 pessoas (2007) em 190 pases, com um total de vendas global de cerca de 87,3 bilhes de Euros no ano fiscal de 2006 . O portal corporativo da Siemens adotado como estudo de caso nesta pesquisa , na verdade, um dos vrios portais dessa mesma empresa. O principal fator de escolha desse portal foi o fato de que ele dedicado Gesto de Conhecimento, Tecnologia e Inovao. No final mostrada a pgina inicial do portal, onde podemos ver que esses conceitos so citados com destaque logo na parte superior da pgina. Figura 1 Na barra lateral esquerda, o conceito de Gesto de Conhecimento (doravante citada como no ingls KM Knowledge Management) aparece mais detalhado, atravs de links sobre temas relacionados ao desenvolvimento do assunto

3 externo, pois, atravs do incentivo educao e criatividade, vinculam a empresa ao mundo social e cultural. Alm disso, atravs desse portal, o usurio pode estar ao par de atividades que a Siemens promove e ainda ver como aplicaes de conceitos como o de GC podem ajudar uma empresa a crescer. Aps vrios anos em que a Siemens foi melhorando os processos internos e as prticas de Gesto do Conhecimento, foi reconhecido que, entre outras lies aprendidas, uma iniciativa de Gesto de Conhecimento precisa de um forte comprometimento da liderana, alm de um slido modelo organizacional em sua implementao e acompanhamento, para efetivamente trazer retorno a uma organizao. O modelo organizacional que foi adotado em nvel mundial pela Siemens permitiu uma poltica de Gesto do Conhecimento com dupla legitimidade, ou dupla aceitao interna e externa. E tambm permitiu uma forte anlise pluridisciplinar das necessidades dos envolvidos com a organizao. III. CONCLUSO Os portais corporativos so importantes ferramentas da gesto do conhecimento. Sua principal vantagem agregar informaes de dentro e fora da empresa, filtrando as desnecessrias ou irrelevantes, independentemente da fonte dos dados ou da adequao no modo de estrutur-los. A anlise do portal Siemens revelou que esse tipo de ferramenta tecnolgica decisiva porque contribui para a formao e consolidao de fluxos informacionais que so constitutivos da prpria organizao. O estudo do portal corporativo Siemens mostrou para atender s necessidades dos usurios, preciso ter uma viso integrada e, de forma prtica, conseguir identificar essas necessidades formulando as perguntas corretas. No agrega muito valor indagar a eles quais as informaes precisam, pois eles podem no saber com exatido. A identificao dessas necessidades requer tcnicas especficas, com perguntas sobre as decises e os desafios que cada usurio enfrenta, destilando, a partir da, suas demandas de informao. A pesquisa indicou que o portal construdo medida das necessidades organizacionais, pois praticamente impossvel congregar exatamente as mesmas potencialidades para diferentes empresas, com diferentes necessidades e realidades. Com isso, conclui-se que nos prximos anos tanto as organizaes, como as pessoas dedicar-se-o mais a gerir o seu conhecimento. A maior parte deles entender o valor desse capital intelectual nas suas vidas, e o seu valor no mercado competitivo. Assim, estaro atentos obteno, utilizao e medio do conhecimento. Podemos pensar em desdobramentos futuros desta pesquisa voltados a outros portais e a empresas vinculadas a outros setores da atividade econmica. Tais desdobramentos podero contribuir para validar a hiptese de portal como uma ferramenta de deciso, caracterizando o papel de recursos e ferramentas gerais em confronto com recursos e ferramentas mais correlacionados natureza e identidade de cada organizao. REFERNCIAS - MURRAY, Gerry. The portal is the desktop. Intraspect, May/June [online], outubro 1999.[http://www.groupcomputing.com/Back_Issues/1999/Ma yJune1999/may/june1999.html -ROSSINI, Alexandro Marco .PALMISANO, Angelo. Administrao de Sistemas de Informao e a Gesto do Conhecimento Editora: Thomson Learning, 2006; -SOUSA, Davi & SILVA, Lessandro Alusio A Gesto do Conhecimento com o apoio de Ferramentas Tecnolgicas Belo Horizonte, 2003. - SVEIBY, Karl Erik. A nova riqueza das organizaes: gerenciando e avaliando patrimnios de conhecimento. Rio de Janeiro: Campus, 1998. - TERRA, Jos Cludio Cyrineu. Gesto do conhecimento - o grande desafio empresarial. So Paulo: Negcio, 2001. Figuras

Figura 1: Pgina inicial do portal corporativo

Figura 2: Fale conosco