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Documentacin de sistemas

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1.
Introduccin 2. Estandarizacion y
normalizacin 3. Manual
Administrativo 4. Manual De
Usuario 5. Manual De
Captacion 1.
Introduccin La documentacin de sistemas es el
conjunto de informacin que nos dice qu hacen
los sistemas, cmo lo hacen y para quin lo hacen. La documentacin consiste en material que explica
las caractersticas tcnicas y
la operacin de un sistema. Es
esencial para proporcionar entendimiento de un sistema a quien
lo vaya a usar para mantenerlo, para permitir auditoria del
sistema y para ensear a los usuarios como interactuar con
el sistema y a los operandos como hacerlo funcionar. Existen varios tipos de documentacin. La de
programas, que
explica la lgica
de un programa e
incluye descripciones, diagramas de
flujo, listados de programas y otros
documentos; la
del usuarios en forma general la naturaleza y
capacidades del sistema y cmo usarlo. Muchas organizaciones
tienen lo que se conoce como un "programa de
documentacin", el cual consiste en una poltica formal cuya
documentacin se muestra como algo
que debe prepararse en forma rutinaria para cada programa de
cmputo, archivo y nuevos
sistemas. Otra definicin sera la de registro
fsico, generalmente por escrito que contiene los
siguientes elementos: Polticas y normas referentes
al desarrollo del
sistema, su implantacin, operacin y mantenimiento. El diseo
del sistema de
informacin administrativo. Procedimientos para instalar el sistema de
informacin administrativo. Procedimientos
para operar el sistema de informacin administrativo.
Procedimientos
para mantener el sistema de informacin
administrativo. Importancia De La Documentacin De
Sistemas La importancia de la documentacin bien
podra ser comparada con la importancia de la existencia
de una Pliza de Seguro; mientras
todo va bien no existe la precaucin de confirmar si
nuestra Pliza de Seguros
est o no vigente. La documentacin adecuada y completa, de una
aplicacin que se desea implantar, mantener y actualizar
en forma satisfactoria, es esencial en cualquier Sistema de
Informacin, sin embargo, frecuentemente es la parte a la
cual se dedica l menor tiempo y se le
presta menos atencin. Siempre se debe documentar un sistema como si estuviera
a punto de irse a Siberia el siguiente mes, para nunca volver. Si
la documentacin del sistema es incompleta el
diseador continuamente estar involucrado y no
podr moverse a otra asignacin. 2. Estandarizacion y
normalizacion Estandarizacion Significa que los smbolos convencionales se usan
en todos los diagramas de
flujo para prescribir el sistema y que en la documentacin
se usen formas estandarizadas. An cuando las normas de
documentacin varan de una instalacin a
otra, es esencial que dentro de una organizacin, se utilice un solo mtodo. El
uso de procedimientos y documentacin estandarizada
proporciona la base de una comunicacin clara y rpida,
adiestramiento
menos costoso del personal de
sistemas, reduccin de costos de
almacenamiento, y otros. Ventajas De La Estandarizacion Ayuda al entrenamiento del
nuevo personal dentro y
fuera de la
organizacin de Sistemas. Es til para cualquiera que tenga la responsabilidad del mantenimiento
de los sistemas.
Ayuda a los analistas y diseadores de sistemas en
el trabajo de
integracin de sistemas.
Asegura que el sistema opere correctamente.
Se utilizan eficientemente los recursos que se
dispongan. Estandares Bsicos De
Documentacin Toda documentacin que se relacione con un
sistema, ya sea manual o por
computadora,
sencillo o complejo debe reunir los siguientes requisitos bsicos:

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Debe ser rotulada con claridad y bien organizada, con

secciones claramente indicadas, almacenarlas en carpetas e
ndice.
Los diagramas
debern ser claros, no aglomerados y la escritura
manuscrita deber ser legible.
La documentacin deber ser completa.
Se incluir una leyenda o explicacin de los
trminos utilizados.
La documentacin siempre se conserva
actualizada. Normalizacin Asegrese de que los estndares sean
completos, actualizados, documentados y legibles. Auditar permanentemente para que se cumplan los
estndares. Evaluar si los estndares establecidos son los
requeridos y hacer los cambios necesarios para que dichos
estndares sean los apropiados. Teoria General De Los Manuales De
Documentacin Durante el desarrollo de
un sistema, desde su concepcin hasta su puesta en marcha
se ha generado gran cantidad de documentos, que
en muchas ocasiones se han visto modificados por documentos
posteriores debido a cambios en el sistema. Para evitar confusiones en las revisiones de la
documentacin se desarrollan diferentes tipos de
documentos dirigidos a las personas que trabajarn con el
sistema y para facilitar el mantenimiento del mismo. La
documentacin de un sistema debe ser marcada
adecuadamente, bien organizada actualizada y completa; todos los
trminos utilizados deben explicarse. La
documentacin se har disponible a todos los
usuarios dc acuerdo a sus necesidades. El estilo de redaccin de los manuales de
documentacin debe ser: Concreto.
Ser preciso y definir los trminos utilizados.
Utilizar prrafos cortos.
Utilizar ttulos y subttulos.
Utilizar formas activas en lugar de pasivas.
No emplear frases largas que presenten hechos distintos.
No hacer referencia a una informacin solamente con el
nmero de referencia 3. Manual
Administrativo Sirve como punto de partida al Sistema propuesto, ya que
ser funcin de
la gerencia, de
acuerdo con los usuarios de dicho Sistema, determinar silo expuesto en l satisface los requerimientos del propio
sistema. Una vez lograda la aprobacin, se estar
en condiciones de iniciar el desarrollo del Sistema propuesto e
ir integrando el resto de la documentacin. El manual tiene como finalidad el permitir a la alta
gerencia tener
la informacin necesaria y suficiente sobre un sistema en
particular y servir como fuente dc consulta una vez que el
Sistema ha sido implantado. Contenido Nombre del sistema Describir el nombre del sistema a implantar en la
empresa. Equipo Encargado Del Sistema Nombre del personal encargado del anlisis y diseo
del sistema. Resumen Administrativo Compendio de lo puntos que se describen en el manual, el
cual tiene como propsito permitir a los altos ejecutivos
enterarse en forma somera de la propuesta del sistema. En este
punto aparece por primera vez el nombre del sistema, el cual debe
ser nico, este deber conservarse invariable en
todos los documentos referentes a ese sistema. Planteamiento Este punto tiene como finalidad registrar los
antecedentes que servirn de partida al desarrollo del
anlisis del sistema. Se debe
mencionar: Dependencia que requiri el
trabajo.
Personas y / o puestos ocupados por estas al momento de
requerirse el trabajo (acuerdos, disposiciones legales,
memorandos, y otros)
Condiciones y criterios que normaron el desarrollo del
trabajo.
Fechas correspondientes. Objetivos Del Sistema Aqu se dejarn establecidos los objetivos que
debe cubrir el sistema, en forma clara y precisa para evitar
errores de interpretacin. Entradas Del Sistema (Informacin A
Captar) Debe quedar especificado en este punto, los documentos
fuentes que
inician las operaciones del
sistema as como la informacin detallada de
aquellos conceptos que sern los datos a captar
por el sistema. Se debern mencionar todos los datos que en
forma secundaria originan una entrada importante al
sistema. Ejemplo:
Nombre del Documento
Fuente Mdulo o Procedimiento donde entra el documento Usuarios que manejan el
documento Origen del documento

Salidas Del Sistema (Resultados A Obtener) En este punto, solamente se describirn los
resultados de mayor importancia obtenidos a travs de todo
el proceso. En
esta seccin se debe dar mayor nfasis a la
informacin que el sistema proporciona cuidando de no
hacer tan slo mencin de los resultados a obtener.
Ejemplo:
Nombre de la salida Destino Periodicidad en que se
genera Usuarios que lo
requieren

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Diagramacion General Del Sistema Es la representacin grfica de las fases

del Sistema y su flujo a travs de las dependencias que
intervienen en el mismo, aunque en forma generalizada. La
tcnica a utilizar y la simbologa debe ser
seleccionada por los interesados. Explicaciones De Las Fases Del Sistema Este punto se encuentra relacionado con el anterior ya
que lo que se muestra
grficamente, ahora se describe en forma genrica,
explicando los procesos que
se llevan a cabo en cada dependencia sin profundizar en detalles
tcnicos o especficos. Se deber resaltar
aquellas fases del proceso en las
cules se obtengan resultados de importancia as
como aquellas que requieran una supervisin especial. Requerimientos Del Sistema Se establecen los recursos, tanto
humanos como materiales que
son necesarios para poder llevar a
cabo el sistema. Presentar costos y descripcin, adems de las
cantidades que se requieran. Estimacin De La Fecha Probable De Implementacion
Del Sistema Es necesario que exista una fecha probable de
implantacin cuya base ser la terminacin
de todas las actividades para la creacin del sistema,
tales como: anlisis, programacin, elaboracin de formas,
y otros. Se recomienda utilizar diagrama de
Grantt o de Pert para
establecer el perodo de las actividades requeridas para
el desarrollo del sistema. Ejemplo: Escala del tiempo en
semanas
Actividades a realizar Presentacin de la
Propuesta Anlisis Costo / Beneficio Adquisicin del
Equipo Entrenamiento ***** ***** 1 ***** ***** 2 3 4

Consideraciones Generales Del Nuevo Sistema En este punto se deber sealar las
ventajas, desventajas, y principales diferencias del nuevo
sistema con el anterior, tales cmo seguridad,
disminucin de costo, ahorro de
tiempo, flexibilidad, confiabilidad y otros. Adems,
desarrollar en cualquier aspecto de la propuesta del sistema que
no file considerado en el desarrollo de los puntos antes
mencionados. 4. Manual De
Usuario Expone los procesos que
el usuario puede realizar con el sistema implantado. Para lograr
esto, es necesario que se detallen todas y cada una de las caractersticas que tienen los programas y
la forma de acceder e introducir informacin. Permite a
los usuarios conocer el detalle de qu actividades ellos
debern desarrollar para la consecucin de los
objetivos del
sistema. Rene la informacin, normas y
documentacin necesaria para que el usuario conozca y
utilice adecuadamente la aplicacin
desarrollada. Objetivos Que el usuario conozca cmo preparar los datos de
entrada.
Que el usuario aprenda a obtener los resultados y los datos de
salida.
Servir como manual de aprendizaje.
Servir como manual de referencia.
Definir las funciones que
debe realizar el usuario.
Informar al usuario de la respuesta a cada mensaje de
error. Pasos a seguir para definir como desarrollar el manual
de usuario. Identificar los usuarios del sistema: personal que se
relacionar con el sistema.
Definir los diferentes tipo de usuarios: se presentan los
diferentes tipos de usuarios que usaran el sistema.
Ejemplo: usuarios directos, indirectos.
Definir los mdulos en que cada usuario
participar: Se describen los mdulos o procesos
que se ejecutarn por cada usuario en forma narrativa
breve y clara. Importancia Del Manual De Usuario El Manual de Usuario facilita el
conocimiento de: Los documentos a los que se puede dar entrada por
computadora.
Los formatos de los documentos.
Las operaciones que
utiliza de entrada y salida de los datos.
El orden del tratamiento de la computadora
con los datos introducidos.
El momento en que se debe solicitar una operacin
deseada.
Los resultados de las operaciones realizadas a partir de los
datos introducidos. Al elaborar el Manual de Usuario, hay que tener en
cuenta a quin va dirigido es decir, el manual puede ser
manejado desde el director de la empresa hasta el
introductor de datos. Por consiguiente, debe redactarse de forma
clara y sencilla para que lo entienda cualquier tipo de
usuario. Contenido Diagrama general del sistema Muestra en forma condensada el flujo general de la
informacin y de las actividades que se realizan en el
sistema. Proporciona una visin general del

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sistema.
Representar los diagramas utilizando para ello diagramas de
bloques. Diagrama particular detallado. Presentar grficamente todos los pasos que se
efecten dentro del departamento usuario a quien
est dirigido este manual. Deben especificarse los archivos de
entrada, salida, los resultados, revisiones y procesos
manuales. Explicacin Genrica De Las Fases Del
Sistema En este punto se explica en forma especfica y
detallada todas las operaciones que aparecen representadas en
forma grfica en el diagrama
particular. Se analizan cada una de las fases
sealando: El proceso principal que se desarrolla.
La entrada de la informacin.
La obtencin de un resultado parcial.
El envo de informacin a otra
dependencia. Instalacin Del Sistema La instalacin del sistema proporciona detalles
completos sobre la forma de instalar el sistema en un ambiente
particular. Iniciacin Al Uso Del Sistema En este punto se explica cmo iniciarse en el
sistema y cmo se pueden utilizar sus cualidades comunes.
Esta documentacin debe decir al usuario cmo salir
de un problema cuando las cosas funcionan mal. Manual De Referencia Es el documento definitivo de cara al usuario y debe ser
completo. Describe con detalle las cualidades del sistema y su
uso, los informes de
error generados y las situaciones en que surgen esos
errores. Dependiendo del sistema, los documentos al usuario se
pueden proporcionar por separado o reunidos en varios
volmenes. Los sistemas de ayuda en lnea evitan
que el usuario pierda tiempo en consultas manuales. Caducidad De Documento Fuente Y Destino Final Como el usuario trabajar con documentos fuentes,
stos podrn tener un perodo de
retencin y un destino especificado. 5. Manual De
Captacion Permite tener una clara visin del proceso de
Captacin de los latos fuentes previo al procesamiento
electrnico de los mismos. Objetivos Documentar al usuario a cerca del recorrido a
travs de las pantallas del sistema. Conocer la forma cmo el usuario puede utilizar
el equipo necesario para la ejecucin del
sistema. Contenido Diagrama General Del Sistema Este diagrama debe ser presentado grficamente y
en forma sencilla. Representar los diagramas utilizando para ello
diagramas de bloques ( es el mismo diagrama que se presenta en el
Manual Administrativo). Diagramas De Pantalla Presentar en este punto el flujo del sistema en las
pantallas utilizadas por cada mdulo. Puntos a documentar en una pantalla: Explicacin del recorrido para llegar a la
pantalla.
Formato de los datos a captar.
Formato en que son captados los datos.
Explicacin Genrica De Las Fases Del Sistema
Es una explicacin clara, breve de todos los
mdulos que se presentan en el diagrama general.
Equipo Utilizado Para La Captacin
Se debe crear un instructivo que permita al usuario el entrenamiento del
sistema. Debe contener los siguientes puntos: Uso del equipo:
Describir detalladamente el uso correcto del equipo utilizado
para la captacin de la informacin, dando una
explicacin del encendido, manejo, control y del
material que se usa como medio de captacin de los
datos. Entrenamiento del Software de la
aplicacin: Explicacin del software utilizado en
complemento al sistema. Ejemplo: como entrar y salir del sistema. Situaciones Anormales Se presentan mensajes que se emiten al momento de la
captura de los datos o cualquier condicin fuera dc lo
normal. Ejemplo:
Situacin
anormal Mensaje Causas Soluciones

Entregas Al Computador Establecer un calendario con fechas de entrega al

computador, al
igual que un horario para la obtencin de
resultados. El calendario determina marca
cundo las actividades deben llevarse a cabo dc manera que
la gestin
del sistema no se vea afectado. Si es un sistema en lnea
no se requiere. Ejemplo:

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Operacin Solicitud de reporte

Frecuencia Semanal Mensual

Objetivo Actualizar informe del departamento X

Hora de Entrada Antes de las 2:00 p.m.

Hora de salida 3:00 p.m.

Caducidad De Documentos Fuentes Establecer por escrito la fecha de caducidad de los

documentos fuentes, el fin a que han de destinarse ya sea para su
destruccin, devolucin o conservacin en un
archivo. Manual de operacin Objetivo Contiene la informacin que permite al personal
de operacin utilizar en forma eficiente la
operacin de los sistemas de procesamiento
electrnico. Contenido Diagrama general del sistema Este diagrama debe ser presentado grficamente y
en forma sencilla. Representar los diagramas utilizando para ello
diagramas de bloques (es el mismo diagrama que se presenta en el
Manual Administrativo ). Diagrama general del flujo del proceso
electrnico. Se representa en este diagrama todo el ambiente
perifrico que interacta en el sistema en cuanto
a: entradas manuales, medios
magnticos y dispositivos de salida. La simbologa
a utilizar debe ser establecida como estndar. (Ejemplos:
cintas, discos, disquetes). Explicacin Genrica De Las Fases Del
Sistema Es una explicacin clara, breve de todos los
mdulos que se presentan en el Diagrama general descrito
anteriormente. Diagrama De Pantallas Del Sistema
Se presenta en este punto el flujo del sistema en las pantallas
utilizadas por cada mdulo.
Puntos a documentar en una pantalla:
Explicacin del recorrido en pantalla.
Formato en que son captados los datos.
Instruciwo De Operacin Por Programa
Se debe desarrollar por cada programa dcl sistema. Incluye:
Diagrama electrnico del programa. Autor:
Rodolfo A. Diguez H.

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