Ttulos de folletos ya publicados: 1) Revisando Nuestras Ideas Sobre el Desarrollo. 2) Mercado y Estado en el Contexto Mundial.

3) Informacin de Mercado para tomar decisiones. 4) Planificando nuestra Produccin. 5) Registro y Anlisis de Costos e Ingresos. 6) Aumentando nuestras Ganancias. 7) Tributacin y Desarrollo Agrcola. 8) Organizacin y Poder de Negociacin. 9) Tipos de Organizacin para Agricultores. 10) Una Buena Gestin de la Organizacin.

PYMAGROS Febrero 2005. Este material de lectura ha sido elaborado en el marco del programa Organiwndonos para el Mercado.

ndice
Presentacin 4 1. CRITERIOS GENERALES PARA UNA BUENA GESTIN 6 1.1 A qu se llama gestin? 1.2 Qu herramientas se utilizan en la gestin de una organizacin econmica? 1.3 Cmo lograr una buena gestin en una organizacin de productores? 2. LOS SOCIOS EN LA GESTIN DE LA ORGANIZACIN 2.1 Qu normas rigen la participacin de los socios en la organizacin? 2.2 Cmo participan los socios en la toma de decisiones? 2.3 Cmo controlan los socios la marcha de la organizacin? 3. LA GERENCIA EN LA GESTIN DE LA ORGANIZACIN 3.1 Qu informacin tiene que producir y alcanzar el gerente a los socios para la toma de decisiones? 3.2 Qu acciones debe ejecutar y controlar? 3.3 Sobre qu debe rendir cuentas el gerente? 6 6 10

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Presentacin
Luego de 10 meses de trabajo compartido, y culminar el programa de capacitacin, hemos la importancia que tiene el mercado, as organizados para mejorar las condiciones agrcola. estando ya por podido apreciar como trabajar de tu negocio

Ello, sin embargo, no podr manifestarse en mejoras concretas en tu economa, si no atendemos con igual importancia un tema o aspecto clave de la organizacin de los productores: el de la gestin. Y es que la manera en que se dirija o gestione la organizacin de productores es un factor decisivo para que logre sostenerse en el tiempo y beneficie realmente a todos sus miembros. Por ello, en este mdulo te presentamos algunas orientaciones para comprender mejor qu significa y cmo puede ser una buena gestin en una organizacin econmica. Asimismo, te alcanzamos informacin sobre los roles que deben cumplir, tanto los productores agrcolas como socios y dueos de la organizacin as como la gerencia y los profesionales que estn a su servicio. Pues slo con una buena relacin entre los socios y el equipo gerencial, la organizacin podr realmente ... mejorar la rentabilidad de tu negocio agrcola.

Hay cuatro tipos de organizaciones: aquellas que hacen que las cosas sucedan; aquellas que creen que pueden hacer que las cosas sucedan; aquellas que desean que sucedan; y aquellas que no saben que algo ha sucedido

Anmimo

1. CRITERIOS GENERALES PARA UNA BUENA GESTIN

1.1 A qu se llama gestin?
Para empezar, debemos reconocer que no existe una nica manera de entender la palabra gestin. Normalmente esta palabra se usa de distintas maneras. Algunas veces, para sealar el trmite que hace una persona en alguna oficina o institucin. Otras veces, se llama gestin a la tarea de dirigir o administrar un negocio. Pues bien, en este caso en que estamos hablando de una organizacin econmica, entendemos la gestin como la accin de administrar y usar los recursos humanos, tcnicos y financieros que se tienen a disposicin para alcanzar determinados objetivos previamente establecidos.

1.2 Qu herramientas se utilizan en la gestin de una organizacin econmica?

Para gestionar con efectividad una organizacin econmica, es decir, para dirigirla y administrar los recursos que tiene en funcin de sus objetivos, es indispensable identificar claramente los 4 principales

procesos que supone la gestin, as como las herramientas que podemos usar en cada uno de ellos. Veamos cules son:

Planificacin.- Este proceso consiste en definir las metas u objetivos que quieren alcanzarse en un determinado perodo de tiempo, las actividades que debern realizarse para lograrlo, as como las responsabilidades y recursos necesarios. Para realizarlo con xito, una organizacin cuenta con las siguientes herramientas de planificacin: Plan de desarrollo de la organizacin, entendido como el instrumento de planificacin para el largo y el mediano plazo. Plan operativo anual, entendido como el instrumento de planificacin para el corto plazo.

Organizacin.- Este proceso consiste en disponer, una vez definido hacia dnde se quiere llegar, de los recursos humanos, financieros, tecnolgicos, a fin de lograr las

metas u objetivos que quieren alcanzarse. Para lograr una buena organizacin se cuenta con las siguientes herramientas: Estatuto, entendido como la norma bsica y fundacional que establece las posibilidades de accin de los socios y trabajadores dentro de la organizacin. Manual de Organizacin y Funciones (MOF), entendido como una norma especfica que detalla los roles y las funciones definidas de manera general en el Estatuto. Organigrama, que es un dibujo o esquema que muestra grficamente la estructura de la organizacin, sealando los niveles, las instancias, las reas y las relaciones de autoridad existentes.

Direccin.- Este proceso consiste en conducir la ejecucin de las acciones coordinando las diversas reas y/o recursos de la organizacin, promoviendo el compromiso y la motivacin del personal involucrado. Para una buena labor de direccin se cuenta con las siguientes herramientas: Plan Operativo Anual, que nos seala las tareas prioritarias en el corto plazo. Manual de Organizacin y Funciones (MOF), entendido como una norma especfica que detalla los roles y las funciones definidas de manera general en el Estatuto.

Flujo de Caja, entendido como el informe sobre los ingresos y egresos de dinero, tanto estimados como reales. Registros Contables, de Compras, de Ventas, etc. Inventarios, que nos muestran la existencia de productos, insumes o equipos en el almacn. Padrones o listas de asociados, proveedores y clientes.

Monitoreo y evaluacin.- Este ltimo proceso consiste en hacer el seguimiento a las actividades ejecutadas generando informacin para hacer los ajustes que sean necesarios, as como para evaluar los resultados al culminar el ciclo productivo. Para una buena labor de monitoreo y evaluacin se cuenta con las siguientes herramientas:

Plan de Monitoreo y Evaluacin, el cual establece qu se medir y cmo. Flujo de Caja, en tanto servir para conocer el real uso de los fondos. Registros Contables, de Compras, de Ventas, etc., para contar con datos que permitan hacer un balance econmico. . Liquidaciones de Compra y de Venta, entregadas a productores socios, para analizar el manejo que ha tenido el productor en su parcela. Inventarios, en tanto servirn para hacer el balance econmico.

1.3 Cmo lograr una buena gestin en una organizacin de productores?

Si bien la gestin de la organizacin de productores es de carcter empresarial, tiene algunas caractersticas peculiares, pues no estamos hablando de una empresa formada por accionistas, inversionistas muy preparados, con gran capacidad de control de su empresa. Tampoco estamos hablando de una comunidad o de una organizacin social como puede ser el club de madres o el club deportivo. Estamos hablando de una organizacin econmica que integra en su dinmica dos niveles distintos pero complementarios:

1. El nivel de los socios, de los productores, verdaderos dueos de la organizacin, pero con muy poca preparacin a nivel gerencial, y en algunos casos, tambin en lo tcnico productivo. 2. El nivel del equipo tcnico, empleados de la organizacin y sujetos a las decisiones que tomen los socios, pero con alto nivel de preparacin tcnico profesional. Slo la buena relacin entre ambos niveles, con socios capacitados tomando buenas decisiones y vigilando su efectivo cumplimiento, y con un equipo tcnico identificado con los objetivos de la organizacin y altamente efectivo, se podr lograr una organizacin econmica sostenible que mejore los ingresos de sus asociados. Por ello, para asegurar la rentabilidad de tu negocio no es suficiente constituir formalmente la organizacin. Tampoco es suficiente elegir un buen producto. La mejora de tus ingresos y el xito de tu organizacin econmica dependern tambin de que sta tenga una buena gestin empresarial. Pero, qu es una buena gestin?, veamos a continuacin un cuadro comparativo que muestra algunas caractersticas sobre lo que es una buena o una mala gestin:

Como habrs visto en el cuadro anterior, para lograr una buena gestin se debe atender mltiples sistemas, relaciones y tareas, de manera que la organizacin se mantenga slida y fortalecida. Para poder hacerlo bien, se requiere contar con socios honestos, con capacidad de trabajo, pero sobre todo, bien capacitados, pues slo as podrn actuar como los verdaderos decisores y dueos de su organizacin.

Paralelamente, se necesita tambin contar con un equipo gerencial de primera. Por ello se deber contratar a personas especializadas que sean capaces de garantizar una buena gestin de los servicios, de manera que puedas ver resultados concretos en el aumento de tus ganancias como productor.

2. LOS SOCIOS EN LA GESTIN DE LA ORGANIZACIN

2.1 Qu normas rigen la participacin de los socios en la organizacin?
Como se vio en el punto anterior, la participacin de los asociados es crucial para la buena gestin de la organizacin. Sin embargo los socios no pueden participar de cualquier manera. Tiene que haber una norma que oriente y facilite su mejor participacin. La principal herramienta normativa que rige la participacin de los socios en la organizacin es el Estatuto. Esta norma rene el conjunto de reglas y procedimientos sobre el funcionamiento de la organizacin, y sirve para facilitar una buena gestin y proteger a los asociados frente a cualquier abuso o arbitrariedad. Para que el Estatuto est de acuerdo con la legislacin vigente debe ser diseado con ayuda de un abogado y aprobado por los socios al momento de fundar la organizacin. De esa manera es un documento de constitucin de la organizacin y queda inscrito en los Registros Pblicos.

En trminos generales los estatutos deben contener los siguientes ttulos:

De la Denominacin, Objeto y Sede

En este ttulo se pone el nombre de la organizacin, los objetivos que persigue, as como la direccin donde est ubicada su oficina.

De los Asociados
En este ttulo se seala qu tipos de asociados existen, los requisitos y los procedimientos para ser incorporado

como tal, as como los derechos y deberes de todos los miembros de la organizacin.

De los rganos de Gobierno

En este ttulo se presenta la estructura orgnica detallndose los rganos de direccin y de control con los que cuenta la organizacin, las facultades de cada uno de ellos, as como los mecanismos para acceder a estos cargos.

Del Rgimen Electoral

En este ttulo se indican los procedimientos para realizar las elecciones internas garantizando imparcialidad y confiabilidad.

Del Patrimonio
En este ttulo se define los elementos que conforman el patrimonio de la organizacin, as como las fuentes de las que puede provenir.

Del Equipo Tcnico

En este ttulo se define la estructura del equipo tcnico, sus funciones y los procedimientos para ser incorporado.

De la Modificacin del presente Estatuto

En este ttulo se sealan las condiciones y procedimientos vlidos para realizar ajustes en el Estatuto.

De la Disolucin y liquidacin
En este ttulo se sealan las condiciones y procedimientos vlidos para que, en casos extremos, se decida disolver la organizacin y liquidar sus bienes.

De las Disposiciones Finales

En este ttulo se precisa que el Estatuto est enmarcado dentro del Cdigo Civil. Sin embargo cabe aclarar que ningn Estatuto, por ms perfecto que sea, podr garantizar el buen funcionamiento de la organizacin por s solo. Lo ms importante siempre ser que junto a la norma contemos con socios con valores, comprometidos y bien capacitados.

2.2 Cmo participan los socios en la toma de decisiones?

En una organizacin como la que ests formando la toma de decisiones se da en tres niveles. Veamos cules son:

1. La Asamblea General de Asociados,

en donde se toman las decisiones generales y se elige al Consejo Directivo.

2. El Consejo Directivo,
que dirge la marcha de la organizacin y tiene la facultad para contratar al gerente.

3. La Gerencia, que ejecuta y acompaa las acciones

aprobadas por la organizacin para su efectivo y exitoso cumplimiento.

Veamos cmo participan los socios en cada uno de esos niveles:

En el primer nivel, el de la Asamblea General, la participacin es plena. Cada socio representa un voto. En esta instancia se definen las orientaciones generales que servirn de marco para las decisiones que tomarn luego el Consejo Directivo y la Gerencia. Aqu se elige al Consejo Directivo, se aprueban los Informes Anuales de Gestin y el Plan Operativo Anual.

En el segundo nivel, el Consejo Directivo se encargar de tomar decisiones ms especficas encargadas por la Asamblea General, como por ejemplo, la contratacin del gerente, aprobar el ingreso de nuevos socios, aprobar las propuestas de los Comits de Trabajo, preparar, con ayuda del gerente, el Plan anual, los Informes de gestin, las Memorias, etc. Los socios no participan directamente en este nivel. Sin embargo, puede haber otras instancias de trabajo definidas en el Estatuto. Por ejemplo, el comit para la fiscalizacin de los fondos, el comit parala compra en conjunto, el comit para el cultivo orgnico, etc. El fin de estos comits es desconcentrar las tareas del Consejo Directivo y su tarea concreta es hacer trmites o preparar propuestas que sern sometidas luego al Consejo Directivo para su aprobacin. En este tipo de comisiones los socios s pueden participar.

Por ltimo, en el nivel de la Gerencia, los socios no participan directamente, pues en ese nivel se ejecutan las acciones netamente operativas, orientadas a brindar servicios de calidad a los productores para que mejoren sus ingresos.

2.3 Cmo controlan los socios a marcha de ia organizacin?

As como los socios tienen formas de participar en la toma de decisiones, as tambin deben de cumplir un rol fiscalizador, es decir, de control de la buena marcha de la organizacin. Para realizar esa labor de control deben: Asistir a las asambleas para estar debidamente informados. Solicitar informes sobre la organizacin. gestin operativa de la

Formular denuncias canalizndolas a travs del Consejo de Vigilancia. Impugnar acuerdos que consideren perjudiciales para la organizacin.

Sin embargo cabe resaltar que para hacer una denuncia un asociado debe seguir el siguiente procedimiento: a. Recabar informacin que sustente el reclamo, es decir documentarse adecuadamente, para lo cual est en todo su derecho de pedir los informes y documentos necesarios. b. Deber dirigirse a la instancia adecuada, es decir ante el Consejo de Vigilancia y canalizar su reclamo a travs de ella. Por ejemplo, si Juan tiene indicios que hay un mal manejo en las compras de los insumes, l tiene derecho a solicitar se informe de manera documentada (presentando facturas y recibos) sobre la gestin de dichas compras, pudiendo acudir tambin al Consejo de Vigilancia de la institucin para solicitar una investigacin de ser necesario. Sin embargo, es su obligacin informarse debidamente antes de hacer cualquier acusacin, tratando de contar con la mayor informacin objetiva del caso, pues si su acusacin es falsa generar desunin, desconfianza y desprestigio en la organizacin.

3. LA GERENCIA EN LA GESTIN DE LA ORGANIZACIN

Junto a la importancia que tiene la calidad y la buena participacin de los socios, es tambin vital contar con una buena gerencia que conduzca con efectividad las acciones operativas y preste servicios de calidad a los asociados. En trminos generales, el gerente tiene 3 grandes funciones: Producir informacin relevante y alcanzarla a tiempo a los asociados para que tomen adecuadas decisiones. Ejecutar y dirigir de manera ptima las acciones que se deriven de las decisiones tomadas por los asociados. Rendir cuentas a los asociados sobre las acciones ejecutadas, sobre sus costos, los resultados obtenidos, evaluando los aciertos y errores de manera que puedan sacarse lecciones para futuras campaas. Asimismo, la rendicin de cuentas debe incluir el cumplimiento de todas las obligaciones legales.

3.1 Qu informacin tiene que producir y alcanzar el gerente a los socios para la toma de decisiones?
Se ha visto ya que la informacin es un insumo fundamental para la buena toma de decisiones, Sin embargo es

necesario detallar o analizar con mayor claridad qu tipo de informacin es la que requieren t y tus compaeros como productores organizados.

Veamos a continuacin una clasificacin sobre el tipo de informacin que debe brindarles el gerente de t organizacin: Informacin sobre los productos que demanda el mercado, precisando: Precios que estn dispuestos a pagar. Volmenes. Caractersticas de los productos. Clientes. Momentos en los que conviene vender.

Informacin sobre la competencia, precisando: Origen. Volmenes. Caractersticas de los productos. Precios de venta. Momentos en los que ofrecen los productos.

Informacin sobre proveedores de: Insumes. Asesora tcnica. Crdito. Capacitacin.

Informacin sobre costos de operacin, precisando: Costos de produccin de los cultivos. Costos del servicio de asesora tcnica. Costos del servicio de comercializacin. Costos administrativos.

3.2 Qu acciones debe ejecutar y controlar el gerente?

Una vez que los productores organizados toman sus decisiones, y en el marco de las orientaciones que establezca el Consejo Directivo, la gerencia debe tener capacidad de ejecutar con mucha efectividad las siguientes acciones: Gestionar el mejor crdito para los socios.

Organizar la compra de los insumos. Seleccionar y contratar el mejor servicio de asesora tcnica. Contratar el personal de apoyo necesario. Supervisar las labores de campo. Organizar el acopio de las cosechas. Asegurar la adecuacin del producto al pedido del cliente. Organizar la venta de la produccin. Preparar las liquidaciones de campaa.

3.3. Sobre qu debe rendir cuentas el gerente?

Luego de informar a los socios para que tomen decisiones, y de ejecutar las tareas propias de su funcin, el gerente debe informar y rendir cuentas de manera que la organizacin de productores pueda evaluar el trabajo

realizado en la campaa, fortalecer la confianza entre sus miembros y extraer lecciones que servirn para mejorar sus decisiones en el futuro. De esa manera, conforme figura detalladamente en las hojas de apoyo que te entregamos en el taller, el gerente deber informar a los productores sobre: Compras conjuntas.- Pues para este servicio es vital la transparencia en el manejo de las cuentas y que recibas tus insumes con la confianza que ests siendo realmente beneficiado. Ventas conjuntas.- De igual manera, junto al pago de tu cosecha, el gerente deber entregarte un reporte que seale los ingresos que tienes por la venta de tu producto, as como los descuentos que te aplicaron por conceptos de gastos en las ventas conjuntas, en la gestin de la organizacin, en el pago de impuestos y en tu cuota como asociado.

Aspectos tcnicos-productivos.-El gerente deber hacer un informe sobre cmo se ha desarrollado el ciclo del cultivo, precisando lo que sucedi con la siembra, con el control fitosanitario, con la fertilizacin, con las cosechas y con la adecuacin de los productos a las demandas de los clientes. Aspectos legales y tributarios.- Por ltimo, el gerente tambin deber rendir cuentas sobre el cumplimiento de las obligaciones legales que tiene la organizacin frente al Estado. De manera especfica, con el Ministerio de Trabajo, al que debe presentarle la planilla de personal, los contratos, etc., y con la SUNAT a quien debe presentarle el Estado de Ganancias y Prdidas y el Balance General.

Para acabar, debemos insistir una vez ms en que t preparacin, tu capacitacin, es lo que har que puedas tomar buenas decisiones, fiscalizar y controlar la buena marcha de tu organizacin. Por eso en el prximo y ltimo mdulo del programa trataremos sobre las caractersticas que debern tener los buenos socios de la organizacin.

Para Resolver
1. Cules son los 3 niveles de decisin que existen en una organizacin de productores agrcolas? 2. Cmo es la participacin de los socios en los tres niveles de decisn?

Agenda para la Reunin de Equipo de Interaprendizaje: Verificar la asistencia de todos los miembros del grupo. Verificar que todos hayan respondido las preguntas del folleto. Cada participante debe leer sus respuestas a las preguntas. Alguien del grupo que lea con facilidad debe leer el folleto en voz alta. Se contestan las preguntas en grupo, con el apoyo del(a) facilitador(a). Las respuestas grupales se escriben con letra grande en un papelote. Todos copian las respuestas grupales en su propio folleto.

Resuelve las preguntas y comparte tus respuestas en la reunin de tu equipo:

Coloca aqu las respuestas que han logrado producir en tu equipo:

"Quienes creen que no se puede no deberan interrumpir a quienes ya lo estn haciendo..."

Annimo

Elaboracin del contenido: Jos Heredia Reynoso Osear Inocente Juica Roberto Saladar Crdova Responsable de edicin: Javier Malpartida A. Diseo e impresin: Ral Pea, Diseo Integral-Comunicacin Visual Telfs.: 9969 8361 464 0601 464 2092 464 0747 E-mail: raulpeliz@yahoo.es Ilustraciones: Eduardo Luna Rodrguez