Valladolid, 3 de Octubre de 2013

Propuesta Individual
SERVICIOS Y SISTEMAS WEB
AUTOR: YIMY ROBERTO JUREZ FUENTES

Descripcin del problema En Guatemala existen alrededor de 13 ministerios de Estado, cada uno de ellos tiene a su vez procesos internos que le permiten operar. A cada estado se le provee mensualmente de fondos para poder sufragar sus distintos gastos y entre estos est el gasto mensual de combustible. Hasta el momento, el proceso de manejo de dinero para combustible, dentro de cada ministerio, es meramente mecnico y obsoleto; debido a que la persona encargada de dicho control, nicamente realiza un inventario a travs de hojas de clculo en Excel de las solicitudes que cada empleado realiza en el da. Esto genera a su vez una falta de control del dinero invertido para estos fines, as como la falta de conocimiento de las personas que realizan la solicitud. Los procedimientos que se siguen para la solicitud de combustible se enumeran a continuacin: Un empleado solicita combustible. La secretaria le pide al empleado su nombre, el nmero de placa del vehculo, su cargo o puesto, y la cantidad de dinero a solicitar. La secretaria verifica los datos y comprueba que la cantidad de dinero solicitada, no sobrepase lo permitido para dicho empleado. La secretaria inicia a llenar unos cupones predefinidos con los datos antes proporcionados. La secretaria pide al empleado una firma para validar la solicitud. La secretaria entrega el monto de dinero solicitado. La secretaria guarda la solicitud en Excel con todos los datos antes recopilados, adems de los nmeros de cupones entregados.

El anterior proceso modela la funcionalidad de la solicitud de combustible, al terminar el da se genera un inventario total, con un nmero asignado, fecha, cantidad de egresos e ingresos restantes. Este archivo se guarda y almacena en una carpeta que contiene todos los reportes diarios. Adems se cuenta con archivos en PDF en los que se encuentra la informacin referida a cada vehculo y su correspondiente encargado; que incluye nombre, puesto, monto permitido diariamente, entre otros. En relacin a lo anterior se propone automatizar dicho proceso a travs de la implementacin de una pgina web, mediante la cual pueda ser accedida desde cualquier parte. La misma debe contar con autentificacin para que solo personas autorizadas puedan acceder al sistema. A continuacin se enlista las caractersticas con las que debe contar la solucin, en base al proceso anteriormente descrito: 1. 2. La opcin de autenticacin para que solo personas autorizadas accedan al sistema, puede ser mediante un nombre de usuario y contrasea. Mostrar un formulario para la solicitud de combustible, en los que se almacene un cdigo generado automticamente para el nmero de solicitud, nmero de placas del vehculo, nombre de quien recibe, nombre de quien solicita, cargo de quien solicita, nmero de cupones a solicitar, monto de los cupones y nmero de correlativo de los cupones. La generacin de una boleta en un archivo PDF con los datos de la solicitud realizada. La opcin de agregar nuevos vehculos a travs de un formulario que contenga tipo del vehculo, nmero de motor, chasis, color, entre otros. La opcin de ver vehculos con un buscador que permita encontrar cualquier vehculo mediante el nmero de placa. La opcin de ver el reporte del da. La opcin de eliminar solicitudes del reporte. La opcin de generar el reporte del da en un archivo PDF y Excel.

3. 4. 5. 6. 7. 8.

9. La opcin de configurar nombres de usuario y contraseas, as como agregar nuevos usuarios. 10. La opcin de indicar las configuraciones iniciales referidas al nmero de cupn inicial, el nmero de reporte inicial, el nmero de solicitud inicial. 11. Un buscador que permita introducir el nombre de algn solicitante o receptor y generar un reporte especifico de dicha persona con todas las solicitudes correspondientes, de una fecha inicial a una final. 12. Un buscador que permita introducir el nmero de placa de un vehculo y generar un reporte especifico con las solicitudes realizadas para dicho vehculo, de una fecha inicial a una final. 13. Un buscador que permita introducir el nombre de algn puesto y generar un reporte especifico con las solicitudes realizadas para las personas con dicho puesto, de una fecha inicial a una final.

Al implementar esta solucin permitir a cada ministerio tener un mejor control acerca de los egresos de dinero a travs de las solicitudes de combustible realizadas diariamente. Adems como puede notarse la implementacin de buscadores, permitir tambin cooperar con un mejor control de los datos. Al realizar la automatizacin del proceso antes descrito, permitir al usuario reducir el esfuerzo para la realizacin de reportes diarios, ya que el sistema se encargar de generarlos, de igual forma para las boletas de solicitud. Esto permitir al usuario agilizar el proceso realizacin de dichas solicitudes.

Usuarios objetivo Hasta el momento el proceso antes descrito se realiza de forma manual, y resulta tedioso para el encargado de control realizar tablas en Excel con el inventario diario del reporte a generar, as como la creacin constante de boletas de combustible; las cuales son llenadas a mano por dicho persona. De ah surge la necesidad de automatizar este proceso. El usuario objetivo seran las personas encargadas de llevar el control del dinero asignado para combustible, tendran un potencial beneficio al reducir el esfuerzo para la realizacin de boletas y reportes de control. A pesar de que los principales beneficiados seran las personas a utilizar el sistema, tambin se debe incluir dentro del grupo de usuarios objetivo a los directivos de cada ministerio, ya que generar un beneficio de transparencia para ellos, al saber que existe un sistema de automatizacin de por medio que permitir un control estable de la correcta asignacin de dinero para combustible, agregando estabilidad y confiabilidad de los datos, almacenados de manera segura. Adems mediante la implementacin de este sistema a travs de una pgina web, permitir acceder a este recurso desde cualquier parte del mundo. Por lo que se convierte en una herramienta portable en caso de que sea necesario realizar una consulta de x o y persona en relacin a las solicitudes realizadas.