DEPARTAMENTO DE EVENTOS NA HOTELARIA

Os eventos na hotelaria esto crescendo cada vez mais. Cada hotel trabalha de acordo com as suas necessidades e infra-estrutura. Em hotis pequenos h uma coordenadora, subordinada a gerncia de A&B ou Gerncia Geral. Nos hotis com grandes centros de convenes existe um departamento somente para a funo. O departamento formado por: GERENTE supervisiona todos os eventos e o departamento como um todo; emite relatrios, documentos, livro de reservas; elabora cardpios juntamente com A&B; responsvel pela ocupao do centro de convenes e consequentemente seu faturamento; treinar seus subordinados nos servios que devem desempenhar ou que possam ser delegados; Avaliao de funcionrios;

COODENADOR O Coordenador de eventos o grande dinamizador e principal responsvel pelo xito final dos eventos realizados no hotel. Deve ter sempre fora de vontade altura do seu cargo, de forma a atuar, com imprevistos que eventualmente ocorram.

Funes Profissionais - Controle de horas; - Receber visitas ao hotel; - Confirmar o mapa de reservas de eventos; - Detalhar o evento com os responsveis (agncias, empresas) - Elaborar ordens de servio; - Emitir oramentos;

Supervisionar os servios de montagem de salas, de coffee-break, outras refeies ou servios; Receber o Coordenador ( e eventualmente o grupo) no momento check-in. Manter a Gerncia informada de tudo que estiver ocorrendo na rea eventos, ou com cada evento em separado Cobrar do Coordenador da empresa a avaliao de servios antes check- out.

ou do de do

SECRETRIA Servio burocrtico do setor

PROMOTOR DE VENDAS Encarregado de visitas externas para divulgao do centro de convenes e captao de novos clientes.

1-PESSOAL OPERACIONAL O trabalho em equipe fundamental para operao/realizao de um evento. Vrios departamentos so envolvidos nesta tarefa. GOVERNANA Responsvel pela rouparia, limpeza das salas e material de apoio. MANUTENO Assegura as boas instalaes do local, ar condicionado, parte eltrica, iluminao UDIO-VISUAL Responsabilidade da manuteno ou em alguns casos j existe um departamento especfico, ou ainda servios terceirizados.

MONTADORES Responsvel pela montagem e desmontagem das salas, podem ser subordinados a governana ou a manuteno e at mesmo aos garons. GARONS MITRES Responsveis pelo servio de A&B envolvido no evento. COZINHA Responsvel pela preparao dos alimentos. OUTROS Demais departamentos como telefonista, recepo, segurana, etc, so envolvidos indiretamente na realizao dos eventos.

2-SERVIO DE A & B Bastante utilizado pelo departamento de eventos

Welcome Drink Coffe-Break Caf da Manh Almoo ( em reunies) Almoo/Jantar (como evento principal) Coquetis

3-INSTALAES FSICAS Alguns aspectos devem ser levado em considerao nos espaos para eventos; Exemplos: As paredes devem ser forradas com tipo de papel plastificado, pois so mais fceis de limpar, e aceitam bem o uso de fitas adesivas; Carpete preferivelmente estampado, pois no aparece a sujeira; As portas devem ser abertas para fora, em locais grandes, devem visveis os avisos de emergncia;

Ar condicionado um fator fundamental. recomendvel que cada sala tenha um controle de sada individual, para contentar cada reunio; divisrias so extremamente funcionais e criativas, pois possibilitam novos espaos e reduzem outros; porm devem ter excelente isolamento acstico, para evitar transmisso de som de uma sala para outra;

4 IMOBILIRIO pranches retangulares com ps dobrveis, para facilitar o transporte e armazenamento. Normalmente tm as seguintes medidas: - pranches largos: 2,10 m X 0,80 cm - pranches estreitos: 2,10 m X 0,50 cm Cada prancho acomoda normalmente 3 ou 4 pessoas. mesas redondas, tambm com ps dobrveis; as cadeiras em geral so empilhveis, padro internacional em tamanho e altura;

5-ROUPARIA composta por toalhas, moletons, guardanapos, plissados, cobre-manchas.

6- TIPO DE MONTAGENS Variam de acordo com o tipo de evento. Normalmente utiliza-se os seguintes: - Espinha de peixe (aberta ou fechada) - Arrumao em U - Auditrio - Escolinha

7- EQUIPAMENTOS Deve existir, em poder do Departamento de Eventos, uma relao detalhada de todos os equipamentos existentes no hotel, com as quantidades disponveis de cada um deles, permitindo a qualquer momento uma avaliao das disponibilidades para atender possvel consulta de cliente. Essa relao deve atualizada periodicamente, tendo em conta equipamentos que estejam momentaneamente fora de uso para reparos. Alguns cuidados devem ser observados: - guardados em local apropriado; - testado antes do evento; - verificar a voltagem antes do uso; - Ter estoque de lmpadas, fitas, fusveis, etc.

8- MATERIAL DE APOIO flip chart + pincis, quadro magntico + pincis, quadro negro; mesa para retroprojetor, suportes para equipamentos; crach de mesa, indicativo de coffe break , quadros de avisos; biombos, cordo de isolamento, pdium, tablado, carrinho para carregar material do cliente (tipo recepo); bloco, caneta, crach, papel, lpis, rgua, fita crepe, apontador, urna para sorteio, tesoura, etc. hinos nacionais, caixa de primeiros socorros; bandeiras, usadas em reunies solenes de carter oficial ou particular, como manifestao patritica. O suporte pode individual ou em conjunto.

9- INTERPRETAO DE CONFERNCIAS Permite as pessoas de diferentes idiomas a possibilidade de participar livremente em debates, conferncias, convenes, sem barreiras lingusticas. Duas tcnicas podem utilizadas:

CONSECUTIVA Feita sem a utilizao de equipamentos, a intrprete fica prxima do palestrante, interpretando medida que ele for falando. SIMULTNEA Realizada atravs de um sistema de som integrado entre intrpretes e palestrantes, cuja transmisso platia feita atravs da sintonia de um canal de um transmissor, porttil e sem fio, acoplado a um fone de ouvido. Estes equipamentos so alugados de firmas especializadas, no vantagem sua aquisio, pelo alto custo de compra e manuteno.

10- ORGANIZAO DO EVENTO Vrias etapas so seguidas at que se concretize um evento: reserva contato inicial/consulta fechamento - confirmao atravs de correspondncia, oramento, etc. - definio do evento em si, como cardpios, equipamentos, montagem, etc. - confirmao do nmero de pessoas com at 48 horas de antecedncia. ao - carta de boas vindas; - emisso de ordem de servio, sempre que possvel com uma semana de antecedncia; - checagem do espao e equipamentos; - A&B - Acompanhamento durante todo o desenrolar do evento. finalizao - questionrio de avaliao; - faturamento; - carta de agradecimento; - brindes (opcional).

11- EVENTOS PROMOCIONAIS Considerados como um servio a mais prestado aos hspedes, mas tambm dirigido ao pblico externo local. Os mais comuns so: festivais gastronmicos realizados por A&B promovidos por RP. Acontecem mais ou menos a cada 2 meses, e podem ser de nvel nacional. ( comidas regionais, Minas, etc) ou internacional ( portugus, tailands, etc) exposies e concertos acontecem na recepo, no hall, e em auditrios, salas, etc. A divulgao e patrocnio varia de acordo com cada hotel. datas especiais dias das mes, namorados, reveilln, natal, etc. so elaborados cardpios especiais, com preos promocionais. No h necessidade de patrocnio. tanksgiving day Dia de Ao de Graas comemorado por todos os americanos de nvel nacional e internacional. comum nos hotis 05 estrelas, com grande pblico americano hospedado, prestigiarem essa data, apresentando cardpio especial ( per recheado com miolo de po e frutas, acompanhado com molho tpico, mais batata doce cozida e de sobremesa pumpkin pie/torta de abbora). uma data mvel, na ltima 5 feira de novembro. 12- IMPRESSOS Variam de acordo com a necessidade de cada local. Formulrios check list; ordem de servio; demonstrativo dirio; previso semanal;

 previso mensal; outros taxa de ocupao mensal por espao, anual por espao, evoluo de preos. Pasta de Eventos Onde constam todas as informaes necessrias realizao de um evento. Nela constam: cardpios, bebidas, capacidades e planta das salas, normas internas, etc.

INSTRUES DIVERSAS APOIO AO CLIENTE O Departamento de Eventos deve garantir aos clientes, atravs de todos os seus membros, independente de hierarquias ou funes, apoio em outras necessidades dos clientes, tais como: tirar xerox, transparncias ou passar fax; fazer banners com o nome da empresa para afixar entrada das salas de reunies; entregar mensagens ou semelhantes; acompanhar a reunio quando necessrio, para operar audio, vdeo ou iluminao; distribuir nas salas o material de treinamento com o coordenador do grupo; acompanhar passo-a-passo todas as fazes do evento; hastear bandeiras (quando necessrio); descarga de material de apoio para a conveno; atender telefones.