PROJECT MANAGEMENT (GERENCIA DE PROYECTOS) DEL PMI (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE) Pmbok v4

Gestin de Riesgos del Proyecto

La bsqueda de la eficiencia y la productividad de las empresas, de los sectores privado y pblico est contribuyendo a adoptar metodologas de apoyo que permitan reducir o atemperar el riesgo que suponen las conjeturas y supuestos improvisados en el afn de alcanzar mejores niveles en la toma de decisiones, en general, y para el fomento de la competitividad, en particular, en escenarios donde intervienen mltiples variables o criterios de seleccin.

Modelos sistemticos para valorar Riesgos

Kangari y Riggs han clasificado los mtodos de valoracin de riesgos en dos grandes categoras: 1. Modelos clsicos ( p.ej. anlisis de probabilidades); y 2. Modelos conceptuales ( p.ej. anlisis por variables fuzzy ). Los modelos probabilsticos presentan dos inconvenientes: a. Datos cuantitativos inexistentes b. Garanta de calidad y confiabilidad en los datos de las variables que entran al modelo.

Modelos conceptuales. Lgica Difusa

Por ejemplo, si el aire acondicionado se encendiese al llegar a la temperatura de 30, y la temperatura actual oscilase entre los 29-30, nuestro sistema de aire acondicionado estara encendindose y apagndose continuamente, con el gasto energtico que ello conllevara. Si estuviese regulado por lgica difusa, esos 30 no seran ningn umbral, y el sistema de control aprendera a mantener una temperatura estable sin continuos apagados y encendidos.

Mtodos de decisin multi criterio discretos

Ponderacin lineal (scoring). Utilidad multi atributo (MAUT). Relaciones de sobreclasificacin. Anlisis jerrquico (AHP).

Riesgos en Proyectos
Las empresas deben analizar las actividades propias de

su negocio desde diferentes perspectivas. En los proyectos debe emplearse un modelo de Gestin de Proyectos apropiado que permita disminuir la presencia de riesgos relevantes. La evaluacin y el entendimiento del riesgo es un elemento crtico en la Gestin de Proyectos. Riesgo es la probabilidad de que uno o ms eventos ocurran afectando adversamente uno o ms objetivos del proyecto. Objetivos del proyecto: alcance, calidad, tiempo y presupuesto.

Componentes de los Riesgos

Eventos de Riesgos: situaciones que pueden tener influencia negativa o positiva en el resultado del proyecto. Categoras:
Asegurable vs Los propios del proyecto: En los primeros me puedo proteger mediante plizas de aseguramiento. Los propios del proyecto estn fuera del alcance de las plizas (ejm: recursos no asignados, paquetes de trabajo o el proyecto sin justificacin, sin caso de negocio, sin presupuesto, etc). Endmicos vs Auto-impuestos: los primeros son aquellos propios de cada proyecto: hacerlo a tiempo, dentro del presupuesto, etc. Otros son autoimpuestos por decisiones tomadas por ignorancia o inercia en la gestin (ejm: adquirir tecnologa obsoleta).

Tiempo: rangos de tiempo en que pueden presentarse y se deber hacer gestin de los posibles eventos futuros. Probabilidad: qu tan viable es que se presente un evento. Impacto: cules son las prdidas del proyecto.

Impacto de los riesgos en el CVP

Factibilidad Riesgo Riesgo / Impacto

Planeacin y Diseo

Implementacin

Operacin

Impacto Tiempo

11.1 Planear la Gestin de Riesgos

Entradas 1. 2. 3. 4. Factores ambientales de la empresa. Activos de los procesos de la organizacin. Enunciado del alcance del proyecto. Planes de gestin del proyecto. - Restricciones. - Supuestos
Herramientas y Tcnicas

Salidas 1. Plan de gestin de riesgos.

1.

Reuniones y anlisis de Planeacin.

Fases de la Gestin de Riesgos

Procesos de Planificacin
1) Plan de Gestin de Riesgos 2) Identificacin de Riesgos 3 y 4) Anlisis de impacto de los Riesgos 5) Planificacin de la Respuesta a los Riesgos

Procesos de Monitoreo y Control

6) Seguimiento y Control de Riesgos

ACTIVIDAD
En grupos. Plan de Gestin de Riesgos. Que reglas generales de trabajo tendremos para gestionar los riesgos del proyecto Cmo se identifican, crean. Estiman. Actualizan, consultan, eliminan riesgos del proyecto ? Que estructura almacenar los riesgos ?. Cmo se relacionarn los riesgos con el Triple constraint ?

11.2 Identificar Riesgos

Entradas 1. Factores ambientales de la empresa. Activos de los procesos de la organizacin. Plan de Gestin de riesgos Estimados de costos y duracin de actividades Lineas base del proyecto. Registro de Involucrados Documentos del Proyecto
Herramientas y Tcnicas

Salidas 1. Registro de Riesgos

1.

2.
3. 4.

2.
3. 4. 5.

5.
6. 7.

6. 7. 8.

Tcnicas de Obtencin de Informacin. Revisin de Documentacin Checklists Anlisis de Asumidos Tcnicas de Diagramacin FODA Juicios de Expertos Teor;ia de Restricciones

Fases de la Gestin de Riesgos: 1) Identificacin

Fases de la Gestin de Riesgos: 1) Identificacin

Agrupar en categoras en la Estructura de Riesgos

Fases de la Gestin de Riesgos: 1) Identificacin

Entregable: Documentacin

Nmero de Identificacin del riesgo Descripcin del riesgo Fecha de identificacin Nombre del que lo identific Propietario del riesgo Impacto potencial Probabilidad del impacto

ACTIVIDAD
En grupos. Identificacin de Riesgos. Que reglas generales de trabajo tendremos para identificar los riesgos del proyecto Qu tcnicas emplear para identificar riesgos del proyecto ? Donde se almacenarn los riesgos identificados ?. Cmo saber cuando se identificaron ?. Hasta que punto se llegar a considerar suficientemente definido ?

Anlisis Cualitativo

11.3 Anlisis Cualitativo de Riesgos

Entradas 1. 2. 3. 4. Registro de Riesgos. Activos de los procesos de la organizacin. Plan de Gestin de riesgos Enunciado de Alcance.
Herramientas y Tcnicas

Salidas 1. Registro de Riesgos Actualizado

1.

2.
3. 4. 5. 6.

Valoracin Impacto / Probabilidad Matriz Impacto / Valoracin. Valoracin de Calidad de datos Categorizacin Valoracin de Urgencia Juicios de Expertos

Fases de la Gestin de Riesgos: 3) Anlisis de Impacto

Anlisis Cualitativo: Escalas de Impacto

 Anlisis Cualitativo: Escalas de Impacto

Muy Alto Sobrecosto sobre Costo Directo Sobrecosto < 1% Sobrecosto 1% - 3% Sobrecosto 3% - 5% Sobrecosto 5% - 6% 6% Sobrecosto sobre Costo GG Obra y Sobrecosto < 1% Sobrecosto 1% - 2% Sobrecosto 2% - 3% Sobrecosto 3% - 4% 4% Utilidades Sobrecosto 5% - Sobrecosto 10% - Sobrecosto sobre Costo Logstica Sobrecosto < 1% Sobrecosto 1% - 5% 10% 20% 20% Tiempo Retraso sin impacto Retraso de 10 - 30 Retraso de 30 - 50 Retraso sobre 60 Retraso <10 das en ruta crtica das das das Modificaciones al Modificaciones al Modificaciones al Modificaciones al Modificaciones al alcance afectan alcance afectan alcance afectan alcance apenas alcance no afectan a menos de un 2% a menos de un 5% a menos de un 8% a perceptibles la utilidad de Obra la utilidad de Obra la utilidad de Obra la utilidad de Obra Rechazo interno, Degradacin de Rechazo de ITO, Rechazo ITO, Calidad Degradacin calidad imperceptible para el calidad requiere implica arreglos implica apenas perceptible ITO aprobacin del ITO menores reconstruccin. Conflicto requiere Conflicto requiere Satisfaccin de Conflictos menores, Conflicto se negociacin de negociacin de los Interesados no afectan plazo de soluciona de Paralizacin de obra Administrador de Director de Obra obra manera informal Obra con interesados Alcance (adicionales) Muy Bajo
(1)

Bajo

(3)

Moderado

(5)

Alto

(7)

(9)

13.375.366.990 7.063.414.173 4.554.952.817 1.757.000.000

1.543.940.000

88.000.000

Fases de la Gestin de Riesgos: 3) Anlisis de Impacto

Anlisis Cualitativo: Matriz de Probabilidad e Impacto

 Anlisis Cualitativo: Matriz de Probabilidad e Impacto

Amenazas
9 7 5 3 1 0,9 0,7 0,5 0,3 0,1 10% 2,7 2,1 1,5 0,9 0,3 30% 4,5 3,5 2,5 1,5 0,5 50% 6,3 4,9 3,5 2,1 0,7 70% 8,1 6,3 4,5 2,7 0,9 90% 8,1 6,3 4,5 2,7 0,9 90%

Oportunidades
6,3 4,9 3,5 2,1 0,7 70% 4,5 3,5 2,5 1,5 0,5 50% 2,7 2,1 1,5 0,9 0,3 30% 0,9 0,7 0,5 0,3 0,1 10%

Impacto

Probabilidad

ACTIVIDAD
En grupos. Cualificacin de Riesgos. Que reglas generales de trabajo tendremos para cualificar los riesgos del proyecto ? Qu tcnicas emplear para cualificar riesgos del proyecto ? Donde se almacenarn la cualificacin de riesgos trabajados ?. Cmo saber cuando y quines cualificaron los riesgos ?. Hasta que punto se llegar a cualificar ?

Anlisis Cuantitativo

11.4 Anlisis Cuantitativo de Riesgos

Entradas 1. Activos de los procesos de la organizacin. Plan de Gestin de Riesgos. Registro de Riesgos. Plan de Gestin de Costos y tiempo
Herramientas y Tcnicas

Salidas 1. Registro de Riesgos Actualiado

1. 2. 3.

2.
3. 4.

Obtencin de datos y tcnicas de representacin. Anlisis de riesgos cuantitativos y tcnicas de modelado. Juicios de Expertos

Fases de la Gestin de Riesgos: 4) Anlisis de Impacto

Anlisis Cuantitativo: sensibilidad
Tornado Diagram
Market Size Our Share Selling Price Fixed Costs Variable Cost 0 100 200 300 400 500 600

Fases de la Gestin de Riesgos: 2) Anlisis de Impacto

Anlisis Cuantitativo:
1. 2. 3. 4. 5. 6.

Construir los flujos referenciando a las variables de ms impacto. Elegir la Distribucin de probabilidad para cada variable indicando los valores lmites. Definir la(s) variable(s) a pronosticar: VPN, TIR. Seleccionar tareas a desarrollar: anlisis de correlacin, nmero de iteraciones, nivel de confianza. Iterar variables seleccionadas. Ver y analizar la informacin grfica y numrica.

Fases de la Gestin de Riesgos: 4) Anlisis de Impacto

Anlisis Cuantitativo:
6.

Ver y analizar la informacin grfica y numrica.

Fases de la Gestin de Riesgos: 4) Anlisis de Impacto

Anlisis Cuantitativo: 6. Ver y analizar la informacin grfica y numrica.

ANALITYC HIERARCHY PROCESS (AHP - Saaty)

AHP es una metodologa de anlisis de decisin multi criterio, que puede ser utilizada para analizar y valorar los riesgos de un Proyecto, considerando las incertidumbres durante las etapas anteriores de la realizacin de un proyecto y de este modo, superar las limitaciones que en su origen no son conocidas, teniendo claras ventajas este sistema sobre otro tipo de modelos. Etapa 1 : Estructurar los elementos del problema segn su jerarqua Etapa 2 : Desarrollo de los pesos relativos de los elementos considerados Etapa 3 : Sintetizar y determinar las probabilidades de los niveles de riesgo Etapa 4: Anlisis de Sensibilidad

La metodologa se basa en los siguientes pasos: a) El modelamiento del problema a travs de una estructura jerrquica, o de redes en su versin ms reciente. El modelo contiene El propsito o el objetivo global del problema, situado en la parte superior. Los distintos atributos o criterios que definen las alternativas, en el nivel medio. Las alternativas a evaluar que concurren en la parte inferior del diagrama.

b) Un proceso para derivar el clculo de las preferencias entre los componentes, basado en la construccin de matrices de comparaciones de pares, a las que se les aplica el operador vector propio para derivar los pesos de los criterios, y su correspondiente valor propio, para determinar la consistencia de dichas preferencias.
c) Por ltimo, un proceso de sntesis multilineal, que entrega el ranking cuantitativo de las alternativas.

Para evaluar hace falta medir, no sirve contar. Peter Drucker

PASO 0: CATEGORIZACIN de RIESGOS

PASO 1: CLASIFICACIN de RIESGOS

Se atribuyen valores numricos a las preferencias sealadas por las personas que intervienen en el proceso de decisin La matriz cuantifica la influencia de la variable fila sobre la variable columna Se aplica un proceso matemtico llamado sintetizacin Para la realizacin de las comparaciones se utilizan escalas de razn en trminos de preferencia, importancia o probabilidad, sobre la base de una escala numrica, que va desde uno hasta nueve. La inconsistencia est permitida en el AHP. siempre que no exceda de un ratio aproximadamente de 0,10

ACTIVIDAD
En grupos. Cuantificacin de Riesgos. Que reglas generales de trabajo tendremos para cuantificar los riesgos del proyecto ? Qu tcnicas emplear para cuantificar riesgos del proyecto ? Donde se almacenarn la cuantificacin de riesgos trabajados ?. Cmo saber cuando y quines cuantificaron los riesgos ?. Hasta que punto se llegar a cuantificar ?

11.5 Planear Respuesta a Riesgos

Entradas 1. Plan de Gestin de Riesgos. Registro de Riesgos.
Herramientas y Tcnicas

Salidas 1. Registro de Riesgos Actualiado Decisiones de Riesgos relacionados a Contratos PMP actualizado Documentacin actualizada.

1.

2.

2.
3.

4.

Estrategias para riesgos negativos y amenazas. Estrategias para riesgos positivos o oportunidades. Estrategias para respuestas contingentes. Juicios de Expertos

2.
3. 4.

Fases de la Gestin de Riesgos: 5) Planear Respuesta

Dos estrategias:
Disminuir o eliminar la probabilidad de que el evento de riesgo

ocurra Disminuir o eliminar el impacto potencial del evento de riesgo

Informacin requerida:
Fuentes del riesgo Eventos de riesgo

Reglas para gestionar riesgos:

Orgnico: probabilidad e impacto cambian en el tiempo y por lo

tanto la tctica para manejarlo Ms de una tctica puede ser empleada: efectividad, costo y disponibilidad Contingencia nunca puede ser substituto de un anlisis cuidadoso del riesgo

Fases de la Gestin de Riesgos: 5) Planear Respuesta

Fuentes de riesgos:
Externas: regulaciones gubernamentales o desastres naturales Internas: gestin o productividad del staff Predecibles: en trminos de probabilidad de ocurrencia o duracin No predecibles: en tiempo e impacto Asegurables: proteccin a travs de plizas Del negocio: prdidas debido malas decisiones Endmicos: comunes a cualquier proyecto. Auto-impuestos: ocurren por ignorancia, pobre gestin o decisiones. Conocidos: de acuerdo al tipo de proyecto No conocidos: porque cada proyecto es nico

Fases de la Gestin de Riesgos: 5) Planear Respuesta

Tcticas para tratar los eventos de riesgo negativos:

Evitar o Eliminar. Es hacer toda accin que Elimine la probabilidad

de riesgo. Mitigar: Acciones especficas para eventos predecibles Transferir: Colocar el riesgo en otra organizacin o persona. Riesgos asegurables Aceptar (asumir): de mnimo impacto o imposibles de tomar acciones para disminuir probabilidad o impacto.

Es importante en cualquier manejo de riegos establecer reserva de contingencia de gestin para eventos no predecibles

Fases de la Gestin de Riesgos: 5) Planear Respuesta

Tcticas para tratar los eventos de riesgos positivos
Explotar: Adicionar trabajo o hacer cambios para lograr que

ocurra. Ampliar: Incrementar la probabilidad y el impacto de que ocurra. Compartir: Pasar la oportunidad a un tercero para lograr mximo beneficio. Aceptar: Si ocurre muy bueno, pero no har nada con l

Categora y Accin

Fases de la Gestin de Riesgos: 3) Planificacin de la Respuesta

contencin:

Balance entre el costo del riesgo y el costo de la

Revisar la informacin del riesgo y su impacto Hacer una tabla que contenga diferente informacin: riesgo,

probabilidad, impacto, categora y posibles tcticas Revisar el plan de riesgos con expertos Planifique nuevamente y analice hasta que garantice que el plan es efectivo, sino busque un plan que mueva el riesgo fuera de las reas de impacto trascendental Traslade las acciones de contingencia a tareas del proyecto, identificando:

Qu hay que hacer? Quin tiene que hacerlo? Cmo se sabr que la tarea ha finalizado? Qu recursos son necesarios? Cundo esta tarea ser completada?

ACTIVIDAD
En grupos. Planeacin de Respuesta. Que reglas generales de trabajo tendremos para planear la respuesta a riesgos del proyecto ? Qu tcnicas emplear para planear la respuesta a riesgos del proyecto ? Donde se almacenarn los planes de respuesta a los riesgos ?. Cmo saber cuando y quines deben ejecutar el plan de accin a un riesgo ?. Hasta que punto se llegar a definir el plan de accin por cada riesgo ?

11.6 Monitorear y Controlar Riesgos

Entradas 1. Plan de Gestin de Proyecto. Registro de Riesgos. WPI Reportes de Rendimiento
Herramientas y Tcnicas

Salidas 1. Registro de Riesgos Actualizado Solicitudes de Cambio. PMP actualizado Documentacin actualizada. OPA actualizada

1.

2. 3. 4.

2. 3.
4. 5. 6.

Reevaluacin de riesgos. Auditoria de Riesgos. Anlisis de Variancias y Tendencias. Mediciones de Rendimiento Tcnico. Anlisis de Reserva. Reuniones de seguimiento.

2. 3. 4.
5.

Fases de la Gestin de Riesgos: 4) Seguimiento y Control

Prestar atencin a aquellos cambios que pueden tener un impacto en el plan de riesgos:
Objetivo del Proyecto: cambios en el alcance, presupuesto,

calendario o calidad introducen riesgos. Ambiente del Proyecto: cambios en el staff, en la gestin o tcnicos introducen riesgos o amplifican el impacto de los existentes. Ambiente del Negocio: cambios en la competencia, nuevos productos, estrategia corporativa o gerencia. Ambiente externo: gobierno y cualquiera de sus funciones administrativas producen cambios que se traducen en riesgos.

Ejercicio de Riesgo en Proyectos

1.
1. 2. 3. 4.

Cules son los 4 pasos para gestionar los riesgos?

Identificarlos Analizarlos: cuantificar probabilidad e impacto Planificar: establecer tcticas de control Controlarlos: modificar los planes de control cuando sea necesario

2.
1. 2. 3. 4.

Cules son las 4 tcticas para tratar los eventos de riesgo negativo?
Asumir Mitigar Transferir Establecer planes de contingencia

3.
1.
2. 3.

Cules son las 3 reglas para gestionar riesgos?

Orgnico: probabilidad e impacto cambian en el tiempo y por lo tanto la tctica para manejarlo Ms de una tctica puede ser empleada: efectividad, costo y disponibilidad Contingencia nunca puede ser substituto de un anlisis cuidadoso del riesgo

4.

Cul es la clave para gestionar riesgos?

Entender el impacto y las prdidas potenciales

ACTIVIDAD
En grupos. Que variables se estn monitoreando ?. Que pasa si detecto que hay muchas solicitudes de cambios de alcance ?. Es eso un riesgo ?. Cmo monitorear se riesgo ? Que plan de accin pongo en lugar a quin encargo ?.