Tcnicas de Programacin

U.D.1.2.- Programas informticos de uso general: procesadores de texto y bases de datos.

Tema 1.2.11.- Combinar correspondencia con Writer

Combinar correspondencia proviene del trmino ingls Mail Merge y consiste en realizar de forma automatizada la escritura de un mismo documento a mltiples destinatarios de forma personalizada. Tambin se puede emplear para otros propsitos como personalizar un formulario, realizar diplomas, etc. En la combinacin de correspondencia se utilizan campos para crear mltiples copias. Vamos a dar las explicaciones en base a un ejemplo que consistir en generar un documento de saludo a los nuevos alumnos del ciclo Tema 1.2.11.- Combinar correspondencia con Writer formativo.

Documentos requeridos para combinar correspondencia

1. Fuente de Datos: los datos pueden proceder de una base de Datos, una hoja de clculo una libreta de direcciones. 2. Documento fuente o maestro: se trata de un documento hecho en Writer al que le aadiremos campos. 3. Documentos de destino: se trata de los documentos que se crearn al ejecutar la funcin de combinacin de correspondencia. Para nuestro propsito vamos a llevar a cabo los siguientes pasos: Vamos a crear en nuestra unidad de disco una carpeta llamada Combinar para guardar nuestro trabajo, que realizaremos a partir de los datos de una hoja de clculo, por lo que entramos en el programa Calc.

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1. Fuente de Datos: Rellenamos los datos tal y como vemos en la figura.

Lo guardamos como tabla de datos en c:\Combinar y cerramos la ventana de Hoja de Clculo.

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2.Documento fuente o maestro: Creamos un documento similar al de la figura dejando los espacios sombreados para posteriormente insertar campos. Guardamos el archivo con como Bienvenida en c:\Combinar.

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2.Documento fuente o maestro: Debemos registrar nuestra base de datos para lo que vamos a la flechita adjunta al icono que hay debajo del men Archivo y esogemos Base de datos

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2.Documento fuente o maestro: Se abre el asistente de bases de datos y como nosotros creamos una tabla tenemos que escoger conectar con una base de datos existente, y en la lista desplegable, seleccionar hoja de clculo. Si no estamos familiarizados con la bases de datos y tenemos unos cientos de registros, probablemente una hoja de clculo Calc sea la mejor eleccin como fuente de datos.

Podemos seleccionar Libretas de direcciones, Hojas de Clculo, archivos de texto y archivos de Microsoft Office. Un archivo de texto creado con bloc de Notas Word Pad necesita delimitadores para designar filas y columnas.

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2.Documento fuente o maestro: Clicando en Examinar localizamos y seleccionamos nuestra hoja de Clculo. Si tenemos una contrasea por su seguridad, seleccionamos Password required. Clicamos en el botn siguiente para continuar.

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2.Documento fuente o maestro: Seleccionamos S, registrar la base de datos y desactivamos la casilla Abrir la base de datos para editar. Finalmente pulsamos en Finalizar.

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2.Documento fuente o maestro: Se muestra una ventana donde nos pide el nombre y la ruta para la nueva Base de Datos. Vamos a guardar en nuestra carpeta C:\Combinar con el nombre Datos. Ya hemos creado y registrado la nueva base de datos y est disponible para utilizarla.

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2.Documento fuente o maestro: Vamos a trabajar con nuestro documento Bienvenida.odt. Seleccionamos el origen de datos para lo que vamos al men Ver/Fuente de datos presionamos la tecla F4, lo que nos abrir la ventana de fuentes de datos. Expandimos el rbol hasta tener a la vista nuestra hoja de datos. Lo que vamos a hacer seguidamente es incluir los campos correspondientes en los espacios sobreados que hemos marcado anteriormente.

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2.Documento fuente o maestro: Tenemos dos mtodos para insertar estos campos: a) Desde el men Insertar/Campos/Otros (o combinacin de teclas Ctrl+F2), que nos mostrar una ventana como la que vemos.

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2.Documento fuente o maestro: Con el cursor situado en los lugares oportunos y tras pulsar Insertar la situacin ser la siguiente.

Campos Nombre y Curso de nuestra base de datos

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2.Documento fuente o maestro: b) Clicando sobre la cabecera de la columna y sin soltar arrastramos hasta la posisin deseada para el campo.

En cualquiera de los casos para finalizar guardamos el documento. Lgicamente el documento maestro necesita la fuente de datos original una similar, con los mismos campos para ser til.

Arrastrar y soltar

Si vamos a utilizar el documento con frecuencia, podemos guardarlo como una plantilla (Archivo/Plantillas/Guardar).

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2.Documento fuente o maestro: El aspecto final del documento Bienvenida es:

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3. Documentos de destino: Los documentos destino son aquellos documentos de Writer creados al ejecutar la funcin de combinar correspondencia. Estos documentos pueden imprimirse o guardarse como archivos. Escogemos la entrada maracada del men Herramientas.

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3. Documentos de destino (Pasos a seguir): Especificaremos el documento que se emplear como base para realizar la combinacin. Se puede utilizar el documento que actualmente se tenga abierto, crear un documento, comenzar a partir de uno existente o comenzar desde una plantilla. Especificaremos el tipo de documento a combinar, bien sea cartas o correo electrnico. Podemos elegir un origen de datos para las direcciones, agregar direcciones o escribir en una lista de direcciones nueva. Es posible seleccionar la opcin de Bloque de direcciones y asignar los campos correspondientes mediante los cuadros de dilogo. Se pueden utilizar los botones de navegacin para obtener una vista previa de la informacin del registro de datos. Especificaremos las propiedades del saludo. Si la base de datos de combinar correspondencia contiene informacin acerca del gnero, se pueden especificar saludos diferentes segn el gnero que tenga el destinatario. En Insertar Saludo Personalizado, podemos crear saludos con respecto al gnero, se selecciona respectivamente el nombre del campo de la base de datos de direcciones que contenga la informacin correspondiente al gnero y se le asigna un valor. Si no queremos utilizar un saludo personalizado debemos seleccionar la opcin de Saludo General.
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3. Documentos de destino (Pasos a seguir): Nos permite especificar la posicin de los bloques de direcciones y los saludos en los documentos.

Indicamos el nmero de registro de la direccin de un destinatario para obtener una vista previa del documento de combinar correspondencia para el destinatario, en la opcin Destinatario. De igual forma, se puede excluir algn destinatario si as se desea. Tambin tenemos la opcin de editar el documento directamente sin tener que reiniciar luego el asistente.

En este paso editamos el documento de cada destinatario de manera particular, realizando cambios y modificaciones a cada uno de ellos sin necesidad de salir del asistente.

Nos permite especificar las opciones de salida de los documentos de combinar correspondencia. Una vez seleccionada la opcin deseada, hacemos clic en Finalizar para salir del asistente.
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3. Documentos de destino: Seleccionamos el documento en el que se basa la correspondencia combinada, activando la opcin Usar el documento actual y clicamos en siguiente.

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3. Documentos de destino: Seleccionamos el tipo de documento que queremos crear, en nuestrocarta y clicamos en siguiente.

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3. Documentos de destino: En nuestro caso clicamos en siguiente aunque podriamos realizar las tareas descritas con anterioridad.

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3. Documentos de destino: Si queremos podemos crear un saludo. Si no creamos el saludo el paso 5 no se realizar.

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3. Documentos de destino: Podemos excluir los destinatarios deseados para los que no se generar el documento combinado o bien Editar el documento maestro. En nuestro caso clicamos en siguiente.

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3. Documentos de destino: Podemos personalizar los documentos individuales generados en el paso anterior. Una vez terminado este paso hacemos clic en Siguiente.

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3. Documentos de destino: Ya podemos guardar o imprimir el documento combinado. La primera opcin nos permite guardar el documento maestro.

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3. Documentos de destino: Tenemos tres formas de guardar el documento combinado pulsando Guardar documentos con alguna de las tres opciones siguientes: 1: Si seleccionamos Guardar como documento nico se archivarn en un solo archivo todas los documentos combinados. 2: Si seleccionamos Guardar como documentos nicos se archivarn el numero de correspondencias combinadas en distintos archivos, uno a uno. 3: Si seleccionamos Desde Hasta podemos indicar que rango de documentos se guardarn.

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3. Documentos de destino: Si queremos imprimir los documentos combinados escogemos la opcin marcada.

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3. Documentos de destino: Podemos enviar uno o varios documentos en distintos formatos por correo electrnico.

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3. Documentos de destino: Si hemos escogido guardar como no debemos olvidarnos de archivar el documento o documentos que se han generado. En la figura vemos uno de los documentos generados.

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re p a l e d Fin

t n se

n i ac

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