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CAPITULO IV

PROPUESTA DEL DISEO DE UN SISTEMA AUTOMATIZADO DE
CONTROL DE INVENTARIOS Y EXPEDIENTES DE MENORES DE
EDAD PARA EL CENTRO DE DESARROLLO INTEGRAL LA
TIENDONA EN LA ZONA METROPOLITANA DE SAN SALVADOR

A. GENERALIDADES

Este captulo contiene la definicin de la propuesta del Diseo de un Sistema
Automatizado de control de inventarios y expedientes de menores de edad para el
CDI La Tiendona, como un aporte para que la institucin pueda tener un control
mecanizado de los procesos que realizan y puedan contar con informacin gil y
oportuna cundo esta se requiera.

El sistema de control de inventarios y expedientes de nios (as) permitir que la
Institucin cuente con la informacin actualizada y completa sobre los inventarios
que manejan y los datos confidenciales de los (las) nios (as).

Esta propuesta es el resultado de la investigacin de campo que se realizo en el CDI
La Tiendona la cual fue orientada a las necesidades de implantar un sistema capaz
de controlar los inventarios de suministros y expedientes que manejan dentro de la
Institucin.

El capitulo estar compuesto por las factibilidades y requerimientos operativas,
econmicas y Tcnica; as como por las etapas de Diseo y Anlisis, lo cual se
detallara mas adelante cada una de ellas; as como tambin las partes que integran
cada una de ellas.





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B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

1. GENERAL

Disear un Sistema Automatizado de Control de Inventario y Expedientes de
menores de Edad del CDI La Tiendona que contribuya a minimizar el tiempo en que
se realizan los procesos, ayude a disponer de informacin completa y actualizada,
as como sea de fcil manejo y manipulacin

2. ESPECFICOS

a. Describir la situacin actual del control de inventarios y expedientes de nios (as)
del CDI La Tiendona
b. Evaluar de manera econmica, operativa, tcnica y ambiental el diseo del
sistema, para su funcionamiento y as determinar las condiciones optimas.
c. Determinar los requerimientos informticos, tcnicos y operativos para el
desarrollo del sistema de inventarios y expedientes que sea capaz de almacenar
la informacin completa.
d. Analizar los requerimientos de informacin, operativos y tcnicos para determinar
las necesidades de informacin de los usuarios del sistema.
e. Disear el sistema de informacin para el control de inventarios y expedientes de
nios (as),
f. Disear los diagramas de procesos de datos necesarios para representar el
funcionamiento del Sistema de Informacin actual y propuesto.
g. Proporcionar una gua tcnica a la Institucin para la implementacin del sistema.






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C. JUSTIFICACION DE LA PROPUESTA

El Diseo del Sistema que se propone pretende que lleve un control de registros de
inventario de suministros y expedientes de menores de edad, mostrando informacin
actualizada, propiciando una adecuada y eficaz toma de decisiones para las compra
de suministros y brindar mayor eficiencia en la actualizacin de expedientes.

Por lo tanto, el diseo planteado estar en la disposicin que el sistema brinde
informacin completa y confiable en el momento oportuno, constituyndose en
elemento esencial para garantizar la gestin eficaz de los recursos de la Institucin,
as como, mejorar la calidad de los servicios que presta y adecuarse constantemente
al entorno que la rodea. Por lo que se requiere de un diseo de sistema adecuado
que planifique, desarrolle y mantenga un sistema de informacin eficiente; es decir,
un sistema que produzca en trminos de calidad, cantidad y oportunidad la
informacin que ayude o facilite el cumplimiento de los objetivos y funciones de la
Institucin.

A medida que crece el volumen de la informacin a manejar en la Institucin,
aumenta la necesidad de disponer de Tecnologa de un sistema que soporte
dinmicamente y eficazmente el funcionamiento de los distintos procesos que
generan informacin.

D. IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DEL SISTEMA PROPUESTO

1. IMPORTANCIA

El diseo de un sistema de Control de Inventarios y Expedientes de menores de
edad ser de gran utilidad para llevar a cabo el registro de Inventarios de suministros
y Expedientes de menores en la institucin, ya que consistir en un sistema de


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informacin completa y actualizada, brindando datos oportunos cuando estos se
necesiten como apoyo.

2. BENEFICIOS

Dentro de cualquier Institucin lo ms importante es disponer de informacin
calificada, completa, real y en el momento oportuno. Es decir, la importancia de esta
propuesta es que sern ms eficientes los procesos que se realizan manualmente.

Dentro de los beneficios que el sistema podra brindar se tienen:
Obtencin de informacin no disponible actualmente.
Elaboracin ms oportuna de la informacin.
Mejoras en las operaciones de la Institucin.
Posibilidades de efectuar clculos o estimaciones que actualmente no es posible.
Reduccin de costo en Mano de Obra.
Obtencin de una posicin de Servicio de Calidad ante los dems CDI.
Mejoras en la toma de decisiones en las Compras de Suministros.
Control de los Inventarios de Suministros.
Capacidad de Almacenamiento de Informacin Histrica.
Facilitan en elaboracin de reportes.

E. ALCANCES Y LIMITACIONES DE LA PROPUESTA

1. ALCANCE
Los alcances del sistema informtico para el control de inventarios y expedientes
se consideran de la siguiente forma:
a. El sistema informtico realizar la administracin y mantenimiento de la
informacin, generada por los inventarios de suministros y expedientes de los
menores creados por el CDI La Tiendona


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b. En este proyecto se complementan las etapas de Anlisis y Diseo para la
elaboracin del Sistema de Control de Inventarios y Expedientes de los
menores.
c. Se incluye la evaluacin tcnica, operativa y econmica del proyecto, para que
se puedan conocer los elementos involucrados y requeridos para el buen
desarrollo del Sistema.
2. LIMITACIONES
a. El CDI La Tiendona no cuenta con un sistema automatizado, por lo cual se
tendr que adquirir todo el equipo informtico propuesto para el desarrollo del
sistema.
b. En la Institucin, se necesitara que se les proporcione capacitacin tcnica y
base del uso de las computadoras, puesto que del personal en cargado
depender el volumen del la informacin registrada en el sistema, lo cual
limita el valor de los resultados que se pueda tener.

F. FACTIBILIDAD DEL PROYECTO

El estudio de factibilidad de un proyecto es uno de los resultados ms importantes y
esperados de un anteproyecto. Este permite estimar si el proyecto es o no posible
desde tres aspectos: Tcnico, Econmico y Operativo.

La factibilidad en los dos primeros aspectos se refiere a las posibilidades de que el
proyecto pueda ser desarrollado y puesto en operacin; la tercera factibilidad se
refiere a las posibilidades de que el producto resulte til.



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1. FACTIBILIDAD TCNICA
La Factibilidad Tcnica demuestra si el sistema propuesto tendr xito al
momento de la implantacin y operacin de ste. Esto se hace considerando que
no hay disponibilidad de hardware y software, actualmente se cuenta con el
personal administrativo que tiene los conocimientos tcnicos disponible para
administrar el sistema de control de inventarios y expedientes de menores de
edad.
Despus de haber analizado los aspectos mencionados anteriormente se ha
llegado a la conclusin:
a. Se cuenta con el recurso humano disponible que participara en el
funcionamiento del sistema informtico.
b. Para el desarrollo del proyecto se tomara en cuenta las especificaciones
tcnicas del Hardware, el cual se detallara dentro de los requerimientos ya
que actualmente no se no se cuenta con equipo informtico.
c. Para la seleccin del software en este proyecto ser muy importante ya que
de ello depender la determinacin de la potencia de la base de datos a
utilizar.
d. El nivel de conocimiento de las personas que darn soporte al Sistema de
Informacin es el adecuado para administrar la Base de Datos y utilizar el
Sistema Operativo propuesto. Con esto se asegura que el personal de que
maneje el control de inventarios y expedientes contar con el asesoramiento
adecuado para la utilizacin de la aplicacin de soporte para el sistema de
informacin.



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2. FACTIBILIDAD OPERATIVA
La Factibilidad Operativa permite determinar si no existe resistencia al cambio
entre los usuarios del sistema, que obstaculice la implantacin y ejecucin del
mismo.
Despus de realizado la entrevista sobre el grado de aceptacin y necesidad de
un sistema de automatizado de control de inventario y expediente se lleg a las
siguientes conclusiones:
a. El personal estn de acuerdo en que se disee un sistema automatizado, ya
que consideran que es necesario la implementacin de un sistema para
solventar el problema de la informacin tardada del control de expedientes e
inventarios.
1

b. Tomando como base el resultado de las encuestas realizadas se puede
afirmar que el personal administrativo considera necesario un cambio y est
dispuesto a realizarlo.
c. El proyecto es factible operativamente desde el punto de vista del recurso que
ser utilizado, ya que todos los involucrados cumplen con los requisitos
necesarios para que el sistema opere de forma satisfactoria.
d. Se cuenta con el apoyo del personal administrativo involucrado en el manejo
de control de inventarios y expedientes, el cual contara con fondos propios y
con el apoyo de otras instituciones por medio de donaciones.

3. FACTIBILIDAD ECONMICA
En la factibilidad econmica se establecen los costos y beneficios del proyecto. Cabe
aclarar que el proyecto es de carcter social, por lo tanto los beneficios que se
obtendrn en su mayora son de carcter Intangible.

1
Ver pagina 77, Capitulo III


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A continuacin se presenta el cuadro 4.1 que muestra un resumen de los costos de
implantacin del diseo del Sistema para el control de Inventarios y Expedientes de
los menores del CDI La Tiendona



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Cuadro No 4.1 Costos de Implantacin
Hardware
Cantidad Descripcin Costo/unitario Costo
2 PC de escritorio 480 960
2 UPS 37 74
30 metros cable UTP 0.40 12
8 Conectores RJ 45 0.35 2.8
3 Conectores RJ 45 hembra 0.35 1.05
1 Switch Base 100 8 puertos 54 54
Costo de Hardware
$1,103.85

Costo del Recurso Humano del Sistema
Cantidad Descripcin Costo/unitario Costo
3 Analistas 600 1,800
Costo de Recurso Humano
$1,800.00

Capacitaciones
Cantidad Descripcin Costo/unitario Costo
10 Horas 12 120
Costo de Recurso Humano
$120.00

Licencias de software
Elemento de software Detalle Costo
MySQL Server Gestor de base de datos
gratuito
$0.00
Windows XP professional Sistema operativo $212.00
Costo de licencias de software $212.00
Costo de la implementacin del sistema
Elemento de software Costo
Hardware $1,103.85
Recurso humano $ 1800.00
Capacitaciones $ 248.00
Licencias de software $ 212.00
Gastos de operacin (Gastos de papelera, impresin de
documentos, fotocopias, refrigerios para presentacin a
directivos, etc.)
$ 300.00
Imprevistos (10%) $ 366.40
Costo total de implementacin $ 4,030.25


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Despus de determinar los costos estimado del equipo para el desarrollo del Diseo
de un Sistema Automatizado de Control de Inventarios y Expedientes de menores
(Cuadro No 4.1), A continuacin se describe las razones por las que se propone el
equipo antes mencionado:

a) El hardware propuesto se considera el ms apropiado para el desarrollo del
sistema, ya que para la Institucin es factible adquirirlo econmicamente y
se considera que la garanta del mismo es la mejor.

b) El sistema de manejo de base de datos propuesto es My SQL ya que no se
incurrira en ningn gasto como antes se ha mencionado, de esa manera se
disminuirn los costos de implantacin.

c) Los costos de los analistas no incurrir en ningn costo ya que el grupo de
tesis integrado por tres personas ha desarrollado el Diseo de manera
gratuita. El costo del salario se ha considerado con un costo estimado del
proyecto de $ 1,800 dlares en total, se considero esta cantidad por
investigaciones realizadas en el mercado laboral

d) El paquete de trabajo se refiere a la realizacin de la capacitacin
propiamente dicha, los temas a impartir sobre el uso y mantenimiento del
sistema propuesto. Se propone se propone un total de 2 entrenamientos
para las personas encargadas de la manipulacin del sistema.

$12 dlares por 2 horas diarias de entrenamiento durante cinco das por
dos personas = $124

e) Adems los resultados presentaran un grado de mayor exactitud con
respecto al proceso manual: El beneficio que se obtendr es la precisin y
exactitud de los datos ya que sern mas confiables en un sistema
mecanizado, se dismunira la demora de la informacin.


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f) Incentivar al involucramiento administrativo: el beneficio que obtendr es la
reduccin de tiempo en la bsqueda de expedientes de menores permitiendo
de esta manera amigabilidad con el sistema.

g) El software propuesto permite a los usuarios desplazarse fcilmente entre
configuraciones acopladas, fcil de usar y mantener.

4. FACTIBILIDAD AMBIENTAL

a. Para el desarrollo del proyecto se ha considerado que la contaminacin que
se mantendr en el mnimo; en lo que respecta a la ubicacin de los equipos
informticos, lo que indica que se realizara tomando en cuenta que no afecten
al desplazamiento del personal, ni mucho menos que dificulten el flujo de la
informacin.

b. en lo que concierne al proceso de instalacin del sistema, se debern
restringir las posiciones del cableado de las computadoras, colocndose en
lugares estratgicos con el nico objeto de mantenerlas aislados de los
menores y as poder evitar cualquier accidente de tipo elctrico. Para el
cableado se utilizaran protectores, con el fin de que no ocasiones interferencia
con otro tipo de cableado.

c. Otro aspecto importante es la ubicacin fsica del sistema, donde se deber
tomar en cuenta las variables como: el color y la iluminacin del cuarto, las
pantallas de los monitores, para que no exalten los sentidos de sus ocupantes.

Considerando que algunos esquemas de color y decoracin producen efectos
negativos en los usuarios. Por ello se debe evitar pintar las paredes con
colores claros y brillantes, (es decir mas brillante que la pantalla) ya que
incrementa el reflejo en las pantallas. Se debe evitar el uso de luces


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fluorescentes, porque son muy brillantes para el uso de los monitores y tiene
un parpadeo casi imperceptible, pero contino, adems afecta la vista del ser
humano. Es mejor utilizar lmparas que produzcan una luz natural. No se
deben colocar los monitores en lugares donde se pueda dar la luz directa, de
las pantallas.

5. CONCLUSIONES DEL ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Por lo tanto el proyecto se considera que es factible tcnica, econmica, operativa y
ambiental, para la realizacin del CONTROL DE INVENTARIOS Y EXPEDIENTES
DE MENORES EN EL CDI LA TIENDONA, por lo que se propone el sistema
informtico, para poder obtener los siguientes beneficios:

a. Automatizar los procedimientos manuales para mejorarlos.
b. Reducir el costo de la salida del sistema, mediante la agilizacin y eliminacin
de reportes duplicados o innecesarios.
c. Reducir errores y mejorar la precisin de datos.
d. Minimizar el tiempo de bsqueda de datos.
e. En cuanto al software en el que se desarrollara el sistema la institucin no
tendr en lo absoluto que invertir en licenciamiento dado que estos lenguajes
no estn sujetos a una licencia en su distribucin.

Para todo proyecto es necesario evaluar un estudio de factibilidad, con el propsito
de determinar los recursos necesarios para la realizacin del mismo, por lo que
dicho estudio se ha evaluado a travs de las factibilidades antes mencionadas.







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G. REQUERIMIENTOS DEL PROYECTO

Los requerimientos puedes dividirse en requerimientos funcionales y requerimientos
no funcionales.
Los requerimientos funcionales: definen las funciones que el sistema ser
capaz de realizar. Describen las transformaciones que el sistema realiza sobre
las entradas para producir salidas.
Los requerimientos no funcionales: tienen que ver con caractersticas que
de una u otra forma puedan limitar el sistema, como por ejemplo, el
rendimiento (en tiempo y espacio), interfaces de usuario, fiabilidad (robustez
del sistema, disponibilidad de equipo), mantenimiento, seguridad, portabilidad,
estndares, etc.
1. REQUERIMIENTOS INFORMATICOS
Los requerimientos informticos son aquellas caractersticas o elementos que deben
tomarse en cuenta para el sistema y lograr satisfacer las necesidades de los
usuarios, estos requerimientos de datos se han enfocado especficamente para
conocer los procesos manuales actualmente.

Los sistemas manuales recopilan la informacin para que alimenten al sistema de
control de inventarios y expedientes de menores, para conocer dichos procesos se
solicitaron diferentes tipos de formularios que se manejan actualmente y que se
detallan a continuacin en el Cuadro No 4.2 que muestra una descripcin de los
requerimientos.







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Cuadro No. 4.2 Descripcin de Requerimientos Informticos

Formulario Descripcin de la Funcin del Formulario

Solicitud de Ingreso

Esta es llenada por los padres o la persona responsable
que brinda todos los datos generales y especficos que son
importantes para el Centro.

Hoja de Historial de Desarrollo

Esta hoja es de control interno y es llenada por la persona
especializada de hacer las evaluaciones, y sirve para llevar
el historial de desarrollo del menor.
Grafica de Crecimiento, Desarrollo y
Nutricin
En esta hoja se lleva el control de peso, talla, tendencias
del crecimiento, clasificacin del estado nutricional

Grafica de Desarrollo
En esta se detalla cada fase de desarrollo que lleva el
menor, su desarrollo motor

Carta de Compromiso del responsable del
menor de edad
Esta es una carta en la cual el responsable del menor
debe comprometerse a respetar las normas y aceptar las
sanciones establecidas por el Centro.
Nota de Seguimiento/Reporte de Visita
Domiciliar
En esta Hoja de hace una pequea descripcin de la
actividad realizada en la visita a la casa del menor.


Hoja Kardex
Esta se manejan en el departamento de suministros para
llevar el control de existencia de productos aqu son
reflejadas las entradas, salidas, factura, envi,
proceso/destino

Hoja de Requisicin
Esta hoja es con la cual se solicita al bodeguero los
suministros a utilizar.

Hoja de Envi
Esta es llenada por la persona encargada de bodega para
el despacho de los suministros

2. REQUERIMIENTOS TECNICOS

Los requerimientos tcnicos son aquellos que permiten el desarrollo o la
funcionalidad del sistema, para una mejor comprensin los dividimos en Hardware y
Software y presentamos las diferentes matrices que contienen algunas alternativas
propuestas para la evaluacin de la adquisicin del equipo o instrumento.



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2.1 HARDWARE

Para el desarrollo del proyecto, se detallan los recursos necesarios para el desarrollo
e implantacin del sistema propuesto:
Cuadro No. 4.3: Propuestas de Hardware para el desarrollo
2

Equipo Alternativa Especificaciones Tcnicas
Procesador: Pentium IV, 3Ghz
Memoria cache: 512 KB
Memoria RAM:256 MB
Tarjeta de video: 16 MB, Estndar SVGA
DVD-RW: Toshiba
Disco Duro: 80 GB
PC 1
Disco Flexible: 3.5 , 1.44 MB
Procesador: INTEL CELERON, 3.06 DUO
COREL
Memoria RAM: 512 KB
Memoria RAM:340 MB
Tarjeta de videos: 16MB
CD-ROM:32xID
Disco Duro:160GB
PC 2
Disco Flexible:3.2,1.44 MB, CD-RW:
12x8x32
Procesador: Motherboard biostar socket 775
Memoria RAM: 512 KB
Tarjeta de video:16 MB, Estndar
CD-RW:12x8x32
Disco Duro:80 GB
Disco Flexible: 3.5 , 1.44 MB
PC 3

Centra
500VA 15-20
UPS 1


Canon ip 1200, Multifuncion

IMPRESOR 1



2
Ver Cotizaciones, Anexo A6


103
El costo por metro de cable UTP es de $0.40 ctvs. c/u
El costo del conector RJ 45 es de $0.35 ctvs. c/u
El costo del conector RJ 45 (hembra) es de $3.25 c/u

En base a las cotizaciones presentadas en la matriz tcnica de hardware se propone
para las computadoras ( PC de ESCRITORIO ) la mejor propuesta tomada es la tres
considerando que posee uno de los precios ms estndar del mercado en cuanto a
PCS se refiere, el tipo de impresor un multifuncin es una buena opcin ya que
tendr impresor, scanner, fotocopiadora que son muy necesarias la cantidad de
paginas por minuto (ppm) es fundamental para la impresin, tomando en cuenta
adems su garanta, por lo que la opcin mejor indicada o nuestra propuesta
consideramos la alternativa uno.
El tipo de UPS que proponemos estn basados en las alternativas 1 para las PCS
debido a que las PCs contarn con su propio equipo para guardar la informacin por
la importancia que tiene a la hora de hacer un respaldo en caso de no contar con
suministro elctrico y permitir cerrar nuestra base principal de forma que no
trabajemos de forma incorrecta sobre nuestra base o que pudiramos daar
informacin importante.
CROQUIS DE LAS INSTALACIONES DE LA REDE EN EL AREA
ADMINISTRATIVA DEL CDI LA TIENDONA



104

2.2 Software

2.2.1 Sistema Operativo

La seleccin del sistema operativo a utilizar en este proyecto ser muy importante
pues de ello depender la determinacin de la posible potencia de la base de datos a
utilizar. Al analizar el sistema operativo se ha tomado en cuenta las limitantes que
ofrece el DOS, hasta las diferentes versiones de Windows (3.x, 95, OS/2, NT), Linux
y las capacidades de todos, las cuales se han incrementado y as mismo han
mejorado el desempeo de las bases de datos.

En el medio actualmente existen varias versiones de estos, tanto comerciales como
gratuitas. Las caractersticas de cada uno ellos permite el aprovechamiento mximo
de las capacidades de un computador. Entre los que se consideran aptos para ser
utilizados en el hardware que se posee, para la realizacin y funcionamiento del
sistema informtico para el Sistema de Control de Inventarios y Expedientes se
pueden mencionar: (Ver caractersticas de los Sistemas Operativos en el Anexo
A7):
Windows 95/98
Windows 2000 Server
Windows XP
LINUX
UNIX

2.2.2 Lenguajes de Desarrollo
La eleccin del lenguaje de programacin es un aspecto muy importante lo cual esta
condicionado por los siguientes caractersticas: soporte a programacin de objetos u
orientado, interfaz de desarrollo y generacin de cdigo, soporte para la creacin de


105
aplicaciones Cliente / Servidor y por ltimo la Integracin con la WEB, lo cual permita
facilitar el desarrollo del sistema informtico en el tiempo que se estableci.

Entre los lenguajes de desarrollo existentes que pueden ser utilizados por cumplir las
caractersticas ya mencionadas, se pueden considerar los siguientes:
ASP (Active Server Page)
Php (Hypertext Preprocessor)
J ava /J avaScript
HTML
XML, entre otros

2.2.3 Administrador de Base de Datos
El manejador de base de datos a utilizar por el Sistema Informtico para el Sistema
de Desarrollo Profesional Docente debe permitir el almacenamiento y manejo de un
gran volumen de informacin con seguridad y que el acceso a los usuarios pueda
realizarse concurrentemente, para ello debe de reunir las siguientes caractersticas
como mnimo: escalabilidad, portabilidad, seguridad, integridad.
Las que se pueden mencionar que cumplen con la mayora de las caractersticas
antes mencionados son las siguientes:
Oracle
SQL Server
MySQL
Informix, entre otros

Todos estos productos son accesibles en el pas, ya que empresas como DATUM,
CONSISA, MICROSOFT de El Salvador son distribuidores autorizados, lo que
garantiza la disponibilidad de estos productos y el soporte tcnico de los mismos. Los


106
productos como Linux y MySQL se pueden encontrar gratuitamente en Internet, con
la seguridad que existe suficiente informacin tcnica para su implementacin y
desarrollo.

2.2.4 Otras Herramientas de Software
Los tipos de herramientas que se utilizarn en el desarrollo del sistema informtico
se detallan a continuacin.
a. Herramientas de Gestin de Proyectos: Facilitan la planificacin y el control que
debe de llevarse a cabo durante todo el proyecto.
Microsoft Project
b. Herramientas de Soporte: Usadas para la creacin de los documentos que
acompaan a cada etapa del proyecto, adems para la creacin de los manuales
del mismo.
Microsoft Word XP Professional
Microsoft Excel XP
Visio 2000
c. Herramientas CASE:
Para generar el Diagrama de Flujo de Datos y el Diccionario de Datos.
CASE AxiomSys Versin 6.0 Demo.
Power Dessigner 9.0

2.3 Primera alternativa
Por lo antes mencionado sugerimos utilizar el Sistema Operativo Windows XP
Professional, ya que este cumple con los requerimientos necesarios para la
instalacin del sistema.


107

El manejador de base MySQL, sern proporcionados o bajados del sitio Web para
ser instalados en las mquina, por lo tanto la Institucin no incurrira en gastos.

2.4. Segunda alternativa
Como segunda alternativa podemos sugerir que se use como sistema operativo
Linux, pero se debe tomar en cuenta q para la implementacin de este, se deber
capacitar a las dos personas que lo usaran ya que el entorno es diferente al Sistema
Operativo Windows XP Profesional que es mas conocido.
Es as q los costos de la licencia del programa debern orientarse a la capacitacin
del personal, en todo caso queda como una segunda sugerencia
Se debern evaluar costos.

En cuanto a los programas de controlador de dominio (server configurado en Linux) y
manejador de base de datos se sugiere siempre MySQL, que son gratis y muy
estables.


3. REQUERIMIENTOS OPERATIVOS
Es importante tambin mencionar que las tecnologas de software expuestas en este
captulo son dominadas por el equipo de desarrollo, adems de la disponibilidad en
el mercado y soporte que presentan.

Para la elaboracin del sistema se recomienda el siguiente personal y se describe
brevemente las funciones principales que deben cumplir para el desarrollo del
sistema propuesto, a continuacin se detalla:


108
3.1 Recurso Humano
3.1.1 El recurso humano utilizado para el desarrollo del proyecto
a. Los integrantes del grupo de desarrollo del trabajo de graduacin. Constituido
por tres estudiantes los cuales asumirn los roles de analistas diseadores,
segn lo demanden la duracin y las diferentes etapas que corresponden a
este proyecto.
b. Asesor del proyecto

3.1.2 Recurso humano Propuesto para el desarrollo del proyecto.
A continuacin se presenta el cuadro No. 4.3 que describe el recurso humano que se
utilizara para el desarrollo del proyecto.
Cuadro No. 4.3 Descripcin del recurso humano propuesto
No. Cargo Descripcin del Cargo Requisitos
1

Analista
Programador
del Sistema
Informtico


Es la persona que en colaboracin con los
Administradores de Bases de Datos para
perseguir los objetivos planteados con los
distintos programas, la naturaleza y
fuentes de datos que habr que introducir
y ordenar, y establecer los controles
necesarios. En conclusin Elaborar,
desarrollar, ensayar y mantener en buen
estado los soportes lgicos y/o los
programas informticos, para cubrir las
necesidades de los usuarios.

Edad: Mayor de 23-30 aos

Sexo: Masculino o femenino

Nivel Educativo: Con estudios
Universitario de Ingeniero en
Sistemas o rea de Sistemas

Con Conocimientos: en
herramientas como Visual Basic,
MYSQL, Preferiblemente con
conocimientos tcnicos en:
Sistema Operativo Unix o
Windows NT/XP, Administracin
de Base de Datos, Ambiente de
Redes

Habilidades sobre anlisis,
Comunicacin, sobre lgica y
algoritmos.




109
No. Cargo Descripcin del Cargo Requisitos
2

Digitadores

Su responsabilidad fundamental tienen
que ver con las siguientes tareas:
ingreso de los datos a los
microcomputadores, generacin de los
reportes de validacin de la informacin
y custodio de la misma. De manera
complementaria y previa al ingreso de
los datos, se debe realizar una revisin
general de los formularios y asignar
cdigo a las variables que no hayan sido
codificadas. La calidad de su trabajo
influye directamente en la precisin de
los resultados que se obtengan luego
del respectivo procesamiento, por lo que
se espera el mejor desempeo y
cumplimiento de la actualizacin de la
informacin.

Edad: Mayor de 18 aos

Sexo: Masculino o femenino

Nivel Educativo: Bachillerato en
Computacin (Preferiblemente),
con Conocimientos de Visual
Basic y aplicaciones

Habilidades: digitar ,
Responsable, De preferencia con
Conocimientos de Visual Basic y
sus aplicaciones

Habilidades: digitar ,
Responsable, De preferencia con
Conocimientos de Visual Basic y
sus aplicaciones


H. ETAPAS DE LA PROPUESTA

El anlisis y diseo de sistemas de informacin se refiere al proceso de examinar la
situacin de una empresa con el propsito de mejorarla con mtodos y
procedimientos ms adecuados. El anlisis y diseo de sistemas describe el trabajo
de los analistas de sistema as como los diferentes tipos de usuarios que participan
en el proceso de desarrollo.
3


El diseo de sistemas de informacin determina los detalles que establece la forma
con la que el sistema cumplir con los requerimientos identificados durante la fase de
anlisis.
El diseo de un sistema, tambin indica los datos de entrada, aquellos que sern
calculados y los que deben ser almacenados. Asimismo se describen con todo
detalle los procedimientos de clculo los datos individuales.


3
http://www.geocities.com/siliconvalley/pines/7894/sistemas/diseno.html consultado 08-01-2007


110
Los diseadores describen las estructuras de archivos y los dispositivos de
almacenamiento, tales como: discos, cintas magnticas o incluso archivos en papel.
Los procedimientos que se escriben como procesar los datos y producir las salidas.

Los documentos que contienen las especificaciones de diseo, representan a este de
muchas maneras (diagrama, tablas y smbolos especiales). La informacin detallada
del sistema se proporciona al equipo de programacin para comenzar la fase de
desarrollo de software.

A continuacin se presentan de manera ms detallada las dos etapas:


1. ETAPA DE ANALISIS

Las variables involucradas en este anlisis se han dividido en las siguientes
categoras, en las cuales se agrupan las posibles causas que pueden estar
ocasionando la problemtica existente en el proceso de control inventarios y
expedientes de nios (as). Las categoras son las siguientes:
a. Procedimientos
b. Personal
c. Equipo
d. Infraestructura
A continuacin se detallan las categoras anteriores, las posibles causas del
problema y una explicacin del por qu se pueden estar generando.
a. Procedimientos
Duplicidad del esfuerzo en el control de inventarios y en la creacin de
expedientes.
- Falta de un mecanismo automtico que registre los inventarios y expedientes
a la hora de que estos sean ingresados


111
Atraso en el proceso de generacin de informes de inventarios de suministros
y expedientes.
- Falta de un Software que facilite el registro de los inventarios y la generacin
de informes de los expedientes de los nios (as).
Mala distribucin de actividades en el manejo de los expedientes e
inventarios.
- Falta de una herramienta de apoyo que permita llevar el control de inventarios
y expedientes de modo que se conozca con ms precisin los diferentes
controles, con el fin de hacer ms efectiva el manejo de los mismos.
b. Personal
Inadecuada asignacin en el manejo de expedientes e inventarios.
- Ya que genera demora y la no disponibilidad de informacin cuando sta es
requerida.
Falta de personal de apoyo para la realizacin tareas.
- No hay una persona encargada de llevar el control de inventarios y
expedientes, y por ello pueda que haya retrazo
Equipo
Inadecuado equipo de oficina
- Ya que no cuentan con equipo informtico que permita agilizar las actividades
del control de inventarios y expedientes
Infraestructura
- Inadecuada distribucin de espacio.


112
El Diagrama Causa-Efecto
4
es una forma de organizar y representar las diferentes
teoras propuestas sobre las causas de un problema. Se conoce tambin como
diagrama de Ishikawa (por su creador, el Dr. Kaoru Ishikawa, 1943), diagrama de
Espina de Pescado y se utiliza en las fases de Diagnstico y Solucin de la causa.

El diagrama de Ishikawa ayuda a graficar las causas del problema que se estudia
y analizarlas. Es llamado Espina de Pescado por la forma en que se van
colocando cada una de las causas o razones que a entender originan un
problema. Tiene la ventaja que permite visualizar de una manera muy rpida y
clara, la relacin que tiene cada una de las causas con las dems razones que
inciden en el origen del problema.

Para lograr una mayor comprensin de las categoras involucradas y detalladas
anteriormente se presenta a continuacin la Figura No 4.1 Diagrama Ishikawa, con
el cual se podr visualizar de una mejor manera las posibles causas que originan
el problema que enfrenta el CDI La Tiendona en cuanto al control de Inventarios
y Expedientes de los (as) nios (as).

4
http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/ger/diagraca.htm consultado 3-11-2006


113


Figura No 4.1 Diagrama Causa-Efecto

Duplicidad de esfuerzos
Atrazo en las
generaciones de
Informacin
Mala Distribucin de
actividades
Falta de mecanismos
automticos
Falta de software
Falta de apoyo de
herramientas
Falta de personal
De apoyo
Inadecuada
Ausencia de equipo
informtico
Inadecuado
Distribucin de
espacio
Falta de una herramienta
automatizada de Control
de Inventarios y
Expedientes que
permitan agilizar de
manera efectiva los
procesos
PROCEDIMIENTOS
Inadecuado
PERSONAL
INFRAESTRUCTURA EQUIPO




114
2. ETAPA DE DISEO
2.1 Diagrama de procesos
5

Es una representacin grfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de
actividades, dentro de un proceso o un procedimiento, identificndolos mediante
smbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye, adems, toda la informacin que se
considera necesaria para el anlisis, tal como distancias recorridas, cantidad
considerada y tiempo requerido.
Para efectos de dar a conocer y analizar los procesos primitivos actuales se utiliza la
siguiente metodologa
6
:
Figura No 4.2 Simbologa de Grficas de Procesos Primitivos


NOMBRE SE EMPLEA PARA SIMBOLO
Inicio o
Finalizacin
Representacin del inicio o finalizacin de un determinado
procedimiento.


Operacin de
Entrada-Salida

Indica un intercambio de informacin. Se emplea para indicar
una operacin de traslado o recibo de documentos, as como
para transmisiones verbales, y entrevistas, dentro de un
procedimiento. Comnmente se utiliza cuando se tienen
actividades tales como: Recibe, toma, enva, devuelve,
distribuye, retiene, pasa, se retira, se dirige, se presenta, se
identifica, revisa someramente, solicita, comunica, informa
verbalmente, entrevista, discute, efecta, indica, explica,
transmite, convoca, celebra, cita, etc.

Operacin

Es una accin que se realiza dentro de un procedimiento. Se
emplea para indicar operaciones como las siguientes:
Aparta, separa, desprende, descarta, adjunta, extrae, busca,
localiza, recaba, seala, sella, firma, llena, elabora, realiza,
totaliza, compara, clasifica, corrige, enmienda, asigna, entrega,
revisa detalladamente, investiga, inicia, analiza, determina,
estudia, aprueba, autoriza, selecciona, informa por escrito,
ordena, integra, prepara, modifica , ejecuta, practica, verifica,
nombre, emite, etc.


5
http://148.202.148.5/cursos/id209/mzaragoza/unidad2/unidad2dos.htm consultado 3-01-2007
6
Normas ANSI para la diagramacin de procesos administrativos




115
NOMBRE SE EMPLEA PARA SIMBOLO
Documentos

Representa documento e informes varios. Se emplea para
indicar formularios utilizados, informes, reportes, notas,
memorndum, recibos, boletines, etc., que intervienen en el
procedimiento o que se genera en el mismo.

Decisin

Es una accin que indica un proceso alternativo a seguir de
acuerdo al cumplimiento de condiciones pre-establecidas. Se
emplea para indicar una decisin o tomar en caso de tener
alternativas a considerar para continuar el flujo de informacin
dentro del procedimie/nto.

Archivo

En el almacenaje de cualquier tipo de documento. Se emplea
para indicar cuando se archiva, almacena, guarda o conserva
documentos en un medio fsico dentro de un procedimiento.

Proceso
Electrnico
Utilizado para indicar cualquier clase de procesamiento
realizado por computadora.

Proceso
predefinido
Es un conjunto de actividades contenidas en un procedimiento,
al cual se hace alusin en otro de mayor amplitud.

Conectores





Se utilizan cuando existen dificultades en el trazo de lneas
continuas que indiquen la direccin del flujo de informacin del
procedimiento.
















C
Entrada
C =Nmero del
Conector
Salida
C




116
2.2 Diagramas de procesos Actuales

A continuacin se hace una breve descripcin de los procedimientos actuales que se
realizan en el CDI La Tiendona, esta informacin es utilizada para el anlisis de
flujo de Datos que se propone para el Diseo del Sistema Mecanizado

Diagrama de Procesos para el Control de Inventario
SISTEMA ACTUAL DE CONTROL DE INVENTARIO Y EXPEDIENTES DE MENORES
PROCEDIMIENTO: CREACIN DE UN PRODUCTO PG. 1
No. ACTIVIDAD ASISTENTE ADMINISTRATIVA DIRECTORA DEL CDI

1.



2.





3.







4.



5.





6.




7.

Inicia proceso



Llenar formulario de
creacin de tem




El formulario pasa a manos
de la Directora para su
respectiva modificacin o
aprobacin




Elaboracin del item de la
hoja de Kardex


Se elabora la hoja de
comprobante




Aprobacin de la hoja de
Kardex.



Fin del Proceso
































Inicio
Llenar formulario de
creacin de tem
Crea tem en hoja
de Kardex
SI
Comprobante de
creacin
Si esta
correcta
Fin
NO
No
Aprobado




117


SISTEMA ACTUAL DE CONTROL DE INVENTARIO Y EXPEDIENTES DE MENORES
PROCEDIMIENTO: RECEPCION DE PRODUCTO PG. 2
No. ACTIVIDAD PROVEEDOR ASISTENTE ADMINISTRATIVA

1.



2.





3.





4.




5.





6.




7.

Inicia proceso



Se recibe el producto en
La oficinas del C.D.I.




Se revisa el producto que
este en buenas
condiciones



Si el producto esta en
malas condiciones se
regresa al proveedor


Si el producto que se
revisa esta en buenas
condiciones se recibe



Se elabora la hoja de
comprobante de recibido



Finaliza el proceso






















































Inicio
Recibe producto
Se revisa el
producto
Se devuelve el
producto
Comprobante de
recibo
Fin
NO

Se ingresa a
bodega




118

SISTEMA ACTUAL DE CONTROL DE INVENTARIO Y EXPEDIENTES DE MENORES
PROCEDIMIENTO: DESPACHO DE UN PRODUCTO PG. 3
No. ACTIVIDAD COCINERA ASISTENTE
ADMINISTRATIVA
DIRECTORA DEL CDI

1.




2.




3.




4.




5.



6.






7.





8.


Inicia el proceso



Se llena formulario
de requisicin para
hacer pedidos del
producto.

Se verifica si hay
producto en
existencia


Si no hay se informa
a la Directora para
gestionar compras


Si hay producto se
prepara


Se elabora un envi
de producto para
entregar con
producto.



Se entrega Producto
y envi de recibido.





Finaliza el proceso





























































































Inicio
Llenar requisicin

Fin

Recibe
mercadera
Se prepara
producto
Comprobante de
salida
Verificar
si hay
existencia
NO
No hay producto
gestionar compra




119

SISTEMA ACTUAL DE CONTROL DE INVENTARIO Y EXPEDIENTES DE MENORES
PROCEDIMIENTO: MODIFICACION DE UN PRODUCTO PG. 4
No. ACTIVIDAD ASISTENTE ADMINISTRATIVO
Directora

1.




2.






3.







4.






5.






6.







Inicia proceso



Se llena formulario de
modificacin de un
producto




Se pasa a la Directora para
autorizacin







Si es aprobada se modifica
en la hoja kardex





Si verifica que los datos
estn correctos





Fin del proceso
































































Fin
Inicio
Llenar formulario de
modificacin de tem
Este
correcto
No
Si

Autoriza
Se modifica tem en la
hoja de kardex
No
Si




120

SISTEMA ACTUAL DE CONTROL DE INVENTARIO Y EXPEDIENTES DE MENORES
PROCEDIMIENTO: ELIMINACION DE UN PRODUCTO PG. 5
No. ACTIVIDAD ASISTENTE ADMINISTRATIVA DIRECTORA DEL CDI

1.



2.





3.







4.









5.







Inicia el proceso



Se llena formulario del
tem que se desea
eliminar



Se aprueba la
eliminacin del
producto





Si se aprueba ya no se
usa el tem en el
kardex








Finaliza proceso



















































































Inicio
Llenar formulario de
eliminacin del tem
Fin
No
Se elimina y ya no se usa
el tem en el kardex
Aprueba la
eliminacin




121

SISTEMA ACTUAL DE CONTROL DE INVENTARIO Y EXPEDIENTES DE MENORES
PROCEDIMIENTO: ORDEN DE COMPRA PG. 6
No. ACTIVIDAD PROVEEDOR ASISTENTE ADMINISTRATIVA

1.



2





3.





4.




5.





6.




7.






Inicia proceso



Se consultan precios a
proveedores, solicitando
cotizaciones.



Se evala el precio de los
productos




Si el precio es aceptable se
emite la orden de compra



Se le manda al proveedor la
orden de compra.




Se tramita el pago al momento
de recibir el producto y la factura



Fin del proceso





























































Inicio
Consulta precio a
proveedor (cotizaciones)
Evala
precio
Se presenta una
orden de compra
Fin
No
Elabora Orden De
Compra en el sistema
Se tramita pago al recibir
el producto y factura




122
Diagrama de Procesos para el control de Expediente

SISTEMA ACTUAL DE CONTROL DE INVENTARIO Y EXPEDIENTES DE MENORES
PROCEDIMIENTO: CREACION DE FICHA DE MENOR DE EDAD PG. 7
ACTIVIDAD SOLICITANTE ASISTENTE
ADMINISTRATIVA
ISNA

1




2




3




4






5





6




7






Inicia el proceso de
creacin de ficha de
menor en el sistema


Se solicita que se llene
una solicitud con los
datos del menor


Se revisan si los datos
estn correctos



Si estn correctos se
envan al ISNA para que
sea codificado y
registrado


Cuando regresa ya con
el cdigo asignado al
menor y se ingresa los
documentos a un flder


Se almacena toda la
documentacin del
menor



Finaliza el proceso.















































Llenar
Solicitud de
menor
Datos
Correcto
Envo de Datos al
ISNA, para registro y
codificacin
Se recibe y se le
da ingreso al
Sistema
Se
Almacena
Fin
SI
NO
Inicio




123
2.3 Diagrama de Procesos del Sistema Propuesto
2.3.1 Diagrama de Procesos Automatizado de Control de Inventarios

DIAGRAMA DE PROCESOS SEGN EL SISTEMA PROPUESTO
PROCEDIMIENTO: CREACIN DE UN PRODUCTO PG. 1
No. ACTIVIDAD SOLICITANTE RESPONSABLE DE
AUTORIZACION
OPERADOR DE
SISTEMA
1




2





3





4




5






6






7



Inicia el proceso de
creacin de tem en el
sistema


Se solicita la creacin del
nuevo tem por medio de
un formulario.



Pasa a la persona
autorizada para
aprobacin y esta decide
si se crea o no


Si es aprobada s Crea
el Nuevo tem en el
sistema.


Se imprime un
comprobante de creacin
de tem.




Se revisan los datos si
estn correctos sino se
vuelve al sistema a
modificarlos.



Finaliza el proceso.















































Llenar formulario
de creacin de
tem
Aprueba
creacin
Crea tem en el
sistema
Se Imprime
Comprobante
Este
Correcto
Fin
SI
NO
NO
Inicio




124

DIAGRAMA DE PROCESOS SEGN EL SISTEMA PROPUESTO
PROCEDIMIENTO: RECEPCION DE UN PRODUCTO PG. 2
No. ACTIVIDAD PROVEEDOR BODEGUERO OPERADOR DE SISTEMA


1




2




3





4





5





6




7


Inicia el proceso de
recepcin del producto
en el sistema


Se Recibe el producto
con su factura.



Se revisa el producto
segn orden de compra




Si no esta correcto se
devuelve el producto al
proveedor



Si es todo correcto se
firma factura y se ingresa
al sistema



Se imprime un
comprobante de recibido
el producto.


Finaliza el proceso










































Fin
Inicio
Recibe producto
Se revisa
el
producto
Se devuelve
producto a
proveedor
NO
Se Imprime un
Comprobante

Se ingresa al
Sistema




125

DIAGRAMA DE PROCESOS SEGN EL SISTEMA PROPUESTO
PROCEDIMIENTO: DESPACHO DE UN PRODUCTO PG. 3
No. ACTIVIDAD SOLICITANTE BODEGUERO OPERADOR DE SISTEMA


1




2





3





4





5





6





7



8


Inicia el proceso de
Despacho de producto
en el sistema


Se llena un formulario
de requisicin para
solicitar a bodega el
producto


Se verifica si hay
existencias en bodega




Si no hay se informa





Si hay se descarga del
sistema




Se imprime un
comprobante de salida
de producto



Se entrega el producto



Finaliza el proceso.










































Fin
Inicio
Llenar
requisicin
Verificar
si hay
existencia
No Hay Existencia
Se hace el Descargo
en el Sistema
Comprobante de
salida
Se entrega el
producto
SI
NO




126

DIAGRAMA DE PROCESOS SEGN EL SISTEMA PROPUESTO
PROCEDIMIENTO: MODIFICACION DE UN PRODUCTO PG. 4
No. ACTIVIDAD SOLICITANTE RESPONSABLE DE
AUTORIZACION
OPERADOR DE
SISTEMA

1




2




3





4





5







6





7


Inicia el proceso de
Modificacin de producto
en el sistema


Se llena un formulario
donde se solicita la
modificacin del tem


Se Pasa a la persona
responsable de autorizar
el cambio



Si es aprobado el cambio
se modifica el tem en el
sistema



Se imprime un
comprobante de
modificacin del tem





Se revisa que este
correcto




Finaliza el proceso.










































Fin
Llenar formulario
de Modificacin
de tem
Aprueba
Modificacin
Se modifica tem
en el sistema
Comprobante de
Modificacin
Este
Correcto
NO
NO
Inicio




127

DIAGRAMA DE PROCESOS SEGN EL SISTEMA AUTOMATIZADO
PROCEDIMIENTO: ELIMINACION DE UN PRODUCTO PG. 5
No. ACTIVIDAD SOLICITANTE RESPONSABLE DE
AUTORIZACION
OPERADOR DE
SISTEMA

1




2




3






4




5






6







7






Inicia el proceso de
eliminacin de tem en el
sistema


Se solicita la eliminacin
del tem por medio de un
formulario.



Pasa a la persona
autorizada para
aprobacin y esta decide
si se elimina o no



Si es aprobada s
Elimina el tem en el
sistema.


Se imprime un
comprobante de la
eliminacin de tem.




Se revisan los datos si
estn correctos sino se
vuelve al sistema





Finaliza el proceso.










































Llenar formulario
de Eliminacin
de tem
Aprueba
Eliminacin
Elimina tem en el
sistema
Se Imprime
Comprobante
Esta
Correcto
Fin
SI
NO
NO
Inicio




128
DIAGRAMA DE PROCESOS SEGN EL SISTEMA AUTOMATIZADO
PROCEDIMIENTO: EMISION DE ORDENES DE COMPRA PG. 6
No. ACTIVIDAD PROVEEDOR COMPRADOR RESPONSABLE DE
AUTORIZAR


1




2






3






4




5






6


7






Inicia el proceso de
orden de compra del
producto en el sistema


Se pide una cotizacin al
proveedor para revisar
precios




Se evala el precio






Si es aceptable el precio
se elabora orden de
compra


Se presenta la orden de
compra al proveedor ya
autorizada




Se tramita cheque


Finaliza el proceso.














































Fin
Consulta
Precio a
Proveedor
(Cotizacin)
Evala
precio
Se Presenta Orden
De Compra al
Proveedor
Elabora Orden De
Compra en el
sistema
Se tramita Cheque
Inicio
NO




129
2.3.2 Diagrama de Procesos Automatizados para Control de Expedientes
DIAGRAMA DE PROCESOS SEGN EL SISTEMA AUTOMATIZADO
PROCEDIMIENTO: CREACION DE FICHA DE MENOR DE EDAD PG. 7
No. ACTIVIDAD SOLICITANTE RESPONSABLE DE
REVISAR / OPERADOR
DE SISTEMA
ISNA


1




2




3




4






5







6







7




8


Inicia el proceso de
creacin de ficha de
menor en el sistema


Se solicita que se llene
una solicitud con los
datos del menor


Se revisan si los datos
estn correctos



Si estn correctos se
envan al ISNA para que
sea codificado y
registrado



Cuando regresa ya con el
cdigo asignado al menor
y se ingresa en el
sistema




Se revisan los datos si
estn correctos sino se
vuelve al sistema a
modificarlos




Se almacenan los
documentos



Finaliza el proceso.












NO











































SI




Llenar
Solicitud de
menor
Datos
Correcto
Envo de Datos al
ISNA, para registro y
codificacin
Se revisa los
Documentos
Datos
Correcto
Se recibe y se le
da ingreso al
Sistema
Se
Almacena
Fin
Inicio




130
DIAGRAMA DE PROCESOS SEGN EL SISTEMA PROPUESTO
PROCEDIMIENTO: ACTUALIZACIN DE CATEGORAS DEL HISTORIAL DEL EXPEDIENTES DE
MENORES PG. 8
No. ACTIVIDAD SOLICITANTE RESPONSABLE OPERADOR DE SISTEMA

1




2







3






4






5





6







7


Inicia el proceso de
Actualizacin de
categoras en el sistema


Se solicita que se llene
un formulario con los
datos de la categora a
actualizar




Se revisan si los datos si
estn correctos





Si estn correctos se
ingresan al sistema las
actualizaciones de la
categora



Se imprime un
comprobante con los
datos actualizados



Se revisa que estn
hechos los cambios
correctamente





Finaliza el proceso.














































Datos
Correctos
Fin
Recibir Datos de
las categoras a
actualizar
Datos
Completos
Comprobante de
actualizacin de
categora
Se ingresan los datos
al sistema
SI NO
NO
Inicio




131



2.4 DIAGRAMA HIPO
7


HIPO es otro mtodo de uso comn para desarrollar software de sistemas. HIPO es
una abreviatura del nombre en ingls de la entrada-proceso-salida-jerarquica,
mtodo que fue desarrollado por IBM para sus sistemas operativos grandes y
complejos.

El Hipo es una tcnica visual. El principal beneficio de las tcnicas visuales, se
derivan de la facilidad de lectura, de los smbolos estandarizados, que se usan para
mostrar los tipos de entrada de datos, almacenamiento de datos, y dispositivos de
salida de datos.

Es jerrquica debido a que el sistema de programacin, consiste en mdulos mas
pequeos, esta tcnica da soporte de un enfoque de diseo de arriba hacia abajo, y
tambin reduce la complejidad percibida del sistema, debido a que cada uno de los
sub. Componentes puede ser manejado por separado.

Las siglas recuerdan las tres partes principales de cualquier sistema: Entrada,
Proceso y Salida.

7
http://www.gestiopolis.com/recursos4/docs/ger/diagraca.htm consultado 3-11-2006




132
2.5 ESTRUCTURA DEL DIAGRAMA HIPO DEL CDI LA TIENDONA
8



8
Propuesta por el equipo de trabajo




133
2.6 DESCRIPCION DEL DIAGRAMA HIPO

1.0 Sistema de Control de Inventarios y Expedientes de Menores de edad

2.0 Programa de Control de Inventario de Suministro:
Procesa todas las transacciones de carga y descarga, actualiza los datos de
inventario.

2.1. Mdulo de Creacin de Productos:
Crear los nuevos productos utilizados.

2.2 Mdulo de Recepcin:
Actualizacin del inventario

2.3 Mdulo de Despacho:
Descarga del inventario

2.4 Mdulo de Mantenimiento:
Permite Agregar, modificar, eliminar usuarios mediante llamadas a otros mdulos.

2.5 Mdulo de Transaccin:
Se lleva un Historial de todos los movimientos de los dems mdulos.

2.6 Mdulo de Orden de Compras
Controla los datos de productos para comprar.

2.7 Mdulo de Proveedores
Captura los datos de los proveedores.

3.0 Programa de Control de Expedientes de Menores de Edad
Procesa toda la informacin de los menores.




134

3.1. Mdulo de datos generales
Procesa los datos personales y datos familiares de los menores

3.2 Mdulo de Municipios
Refleja los municipios del pas

3.3 Mdulo de Servicios generales
Captura los datos de los servicios que utilizan en el hogar

3.4 Datos especficos
Captura todos los datos del menor relacionados a su salud y desarrollo

3.5 Mdulo de Referencias
Registra los datos de los familiares encargados del menor.

3.6 Mdulo de Historial
Captura los datos a las diferentes categoras que forman el expediente de los
menores.

3.7 Mdulo de Categora de Vacunacin
Se lleva el control individual del control de las vacunas puestas al menor.

3.8 Mdulo de Categora de Crecimiento y Desarrollo
Se lleva el control individual del crecimiento y desarrollo del menor

3.9 Mdulo de Categora de Visita
Se lleva el control individual de todas las visitas que hacen los de trabajo social al
menor.






135
3.10 Mdulo de Categora de Exmenes Mdicos
Se lleva el control individual del todos los exmenes realizados al menor

3.11 Mdulo de Categora de Psicologa
Se lleva el control individual de todas las evaluaciones psicolgicas del menor.

3.12 Mdulo de Categora de Aprendizaje
Se lleva el control individual de todas las evaluaciones de aprendizaje del menor.

3.13 Mdulo de operadores
Registra todos los usuarios que van a interactuar en el sistema.

4.0 Otros Tpicos
Este contiene las opciones de Pantalla de Bienvenida del Sistema, Ayuda y Backup
que son muy necesarias en el sistema.

4.1 Pantalla de Bienvenida del Sistema.
Este contiene la pantalla de bienvenida del sistema con l logo y nombre del centro
CDI La Tiendona.

4.2 Ayuda
Este contendr las pantallas de ayuda para el operador del sistema

4.3 Backup.
Este se refiere al respaldo que se deber llevar de la informacin que contiene el
sistema, es una parte muy importante.






136
2.7 DIAGRAMA ENTIDAD RELACIN
9


El modelo entidad relacin es uno de los modelos de datos mas populares. Es una
tcnica para definir las necesidades de informacin de una organizacin, el cual se
basa en una representacin del mundo real en que los datos se describen como
entidades, atributos y relaciones.

2.7.1 Entidad

Es cosa u objeto de relevancia, acerca del cual existe informacin que necesita ser
conocida e idntica las cosas de importancia de una organizaron, para lo cual se
debe considerar lo siguiente:
a. El nombre de una entidad debe representar un tipo o clase de cosa.
b. Cada cosa u objeto podr solamente ser representada por una entidad.
c. Cada entidad debe ser nica.

2.7.2 Atributos

Es cualquier detalle que sirva para calificar e identificar, clasificar cuantitativamente o
expresar un estado de una entidad o cualquier descripcin de una cosa que tenga
relevancia, es decir las caractersticas o propiedades de una entidad o cosa. Para
representar un atributo se debe considerar lo siguiente:

a. Un atributo debe ser escrito en singular
b. El nombre debe ser escrito en minscula.
c. Debe escribir la entidad como tal.
d. No se bebe repetir los nombres de los atributos



9
Tesis digitalizada http://wwwisis.ufg.edu.sv/wwwisis/documentos/TE/658.159%202-




137
2.7.3 Relacin
Es la asociacin entre las entidades, donde cada relacin tiene en sus dos extremos:
a. un nombre Ej.: Enseado por o Asignado a.
b. si es Opcional u Obligatorio

Opcional (Puede ser)
Obligatorio (debe ser)

c. Un grado de la relacin, o y solamente uno, o uno a mas
Uno a ms.

Una y solamente una.

2.7.4 Grado de Relacin
Existen tres grados de relacin;
a. Relaciones de uno a muchos (M a1 o M:1)
b. Relaciones de muchos a muchos ( M a M o M: M)
c. Relaciones de uno a uno (1 a 1 o 1:1)

2.7.5 Llave
Existen dos tipos de llave los cuales son: Primaria y Fornea
a. Llave Primaria (PK) es una columna o grupo de columnas que identifican de
manera nica a cada fila en una tabla. Cada tabla debe tener una llave primaria, y
esta debe ser nica.
b. Llave Fornea (FK) es una columna o combinacin de las columnas en una tabla,
que se refiere a una llave primaria en la misma o en otra tabla



O48d/658.159%202-O48d-CAPITULO%20IV.pdf, consultado 3-01-2007




138
2.8 MODELO ENTIDAD RELACIN
2.8.1 Diagrama E/R de Control de Control de Expedientes del CDI La Tiendona





139
2.8.2 Diagrama Entidad Relacin de Control de Inventarios de Suministros del CDI La Tiendona








140
2.9 DICCIONARIO DE DATOS
El diccionario de datos es una lista de todos los elementos incluido en el conjunto de
los diagramas de flujo de datos y ayuda en la determinacin de los requerimientos
que describen un sistema.
10

El diccionario de datos almacena detalles y descripciones de estos elementos. Se
utiliza durante el diseo del sistema.
El diccionario de datos define los datos haciendo lo siguiente:
11

Define el significado de los flujos y almacenes que se muestran en el DFD.
Describe la composicin de agregados de paquetes de datos que se muestran
a lo largo de flujos, paquetes complejos (Ej. Domicilio de un cliente), que
pueden descomponerse en unidades ms elementales (como ciudad, estado y
cdigo postal).
Describe la composicin de los datos en los almacenes.
Especifica los valores y unidades relevantes de piezas elementales de
informacin en los flujos de datos y en los almacenes de datos.
Describe los detalles de las relaciones entre almacenes que se enfatizan en
un diagrama de entidad relacin

Las pginas sub. Siguientes se presenta la estructura de datos y su interpretacin en
cuanto al Tipo ser la siguiente:

X =Alfanumrico DATE =Fecha
A =Alfabtico N, 9=Numrico

10
http:/www.monografias.com/trabajos12/recoldat/recoldat.shtml Consultado 10-02-07
34
http://exa.unne.edu.ar/depar/areas/informatica/anasistem2/public_html/apuntes/maf/anexos/flujo.htm
consultado 10-02-07 consultado 10-02-07





141
Time =Formato hora


2.10 ORGANIZACIN DE TABLAS

A continuacin en la siguiente Figura No 4.2 se muestra la cantidad, descripcin,
nombre y tipo que conforman la base de datos para el sistema del CDI La Tiendona

Figura No 4.2 Listado general de tablas de la base de datos

Nombre de Tabla Cdigo
Datos Generales Datos Generales
Municipios Municipios
Servicios Generales Serv. Generales
Datos Especficos Datos Especificos
Referencias Referencias
Historial Historial
Vacunacin vacunacin
Crecimiento y Desarrollo Crecim. Y Desarrollo
Visitas Visitas
Exmenes mdicos Examenes medicos
Psicologa Psicologa
Aprendizaje aprendizaje
Operadores Operadores
Proveedor Proveedor
Orden de Compra Orden de Compra
Mantenimiento Mantenimiento
Recepcin Recepcin
Transacciones Transacciones
Despacho Despacho
Creacin de un producto Creacin
..





142

2.11 ESTRUCTURA DE ARCHIVOS


No. 1
Nombre del producto: Datos Generales
Descripcin: Registra todos los datos correspondientes al menor
Para el ingreso en el CDI.
Elemento de Dato Descripcin Tipo
Id solicitud identificador o cdigo de solicitud de ingreso A(15)
Tipo de ingreso Contiene el tipo de ingreso a realizar, nuevo o
reingreso
A(15)
Fecha de ingreso Fecha capturada por el sistema Date
Id menor identificador o cdigo del menor que ser asignado por
el ISNA
A(15)
Nombres _ m Nombres del menor al segn documentos presentados. A(30)
Apellidos _ m Apellidos del menor segn documentos presentados A(40)
Sexo Sexo del menor A(2)
Fecha_nac Contiene la fecha de nacimiento del menor Date
Nacionalidad pas de nacimiento del menor que se inscribe al CDI A(30)
Lugar de nac Identifica el lugar de nacimiento del menor A(60)
Id Municipio Identifica el municipio de direccin del menor A(25)
No partida de nac Datos de la partida de nacimiento, numero de folio,
libro de registro y numero
X(20)
Direccin particular Municipio de nacimiento del menor X(100)
Telfono Contiene un numero de telfono que se pueda llamar
en caso de emergencia
A(12)
Id operador Operador que digito los datos A(15)









143

No. 2
Nombre del producto: Municipios
Descripcin: Registra todos los Municipios del pas
Elemento de Dato Descripcin Tipo
Id municipio identificador o cdigo del municipio A(8)
Nombre Contiene el nombre del municipio A(100)


No. 3
Nombre del producto: Servicios Generales
Descripcin: Registra todos los servicios con q cuenta la vivienda

Elemento de Dato Descripcin Tipo
Id serv. generales Identificador para detallar los servicios e ingresos A(15)
Fuente de agua Identifica el origen del agua que utilizan para los
menores
A(25)
Servicio higinico Identifica el tipo del servicio de fosa sptico, fosas o
aguas negras que utilizan para los menores
A(30)
Enseres Identifica los servicios de agua, luz, telfono que
utilizan.
A(25)
Ingresos mensuales Identifica el monto que percibe mensualmente N(05)
Recibe Remesas Identifica si recibe ayuda o no del extranjero A(05)


.
No. 4
Nombre del producto: Datos Especficos
Descripcin: Registra todos los especficos de cada menor.







144


Elemento de Dato Descripcin Tipo
Id datos espec. Identificador para ingresar datos especficos A(15)
Problemas al nacer Describe si el menor presento algn problema al nacer. A(80)
Presenta exmenes Identifica si presenta exmenes clnicos A(80)
Tarjeta de vacunacin Identifica si presenta tarjeta de vacunacin
(Indispensable)
A(25)
Peso Identifica peso actual del menor A(5)
Talla Identifica altura actual del menor A(5)
Evaluacin Nutricional Identifica la evaluacin del peso normal o en estado de
desnutricin.
A(80)
Evaluacin Desarrollo Identifica la evaluacin de los movimientos motores
actuales del menor.
A(80)

No. 5
Nombre del producto: Referencias
Descripcin: Registra los datos de los padres de familias y
Responsables del menor.

Elemento de Dato Descripcin Tipo
Id refererencias identificador de las referencias A(15)
Nombre de madre Contiene el Nombre de la madre del menor A(40)
Edad _ mad Contiene la Edad de la madre del menor A(10)
Escolaridad _ mad Contiene Grado de estudio de la madre A(30)
Ocupacin _ ma Tipo de trabajo a los que se dedica la madre A(25)
Nombre de padre Contiene el nombre del padre del menor A(40)
Edad_ pad Contiene la edad del padre del menor A(10)
Escolaridad_ pad Contiene Grado de estudio del padre A(30)
Ocupacin_ pad Tipo de trabajo a los que se dedica el padre del menor A(25)
Responsable Identifica el parentesco del menor A(20)
Nombre resp Identifica el nombre completo del responsable del A(40)




145
menor
Edad _ resp Contiene la edad del responsable del menor A(10)
Escolaridad_ resp Contiene Grado de estudio del padre A(30)
Ocupacin_ resp Tipo de trabajo a los que se dedica el padre del menor A(25)

No. 6
Nombre del producto: Historial
Descripcin: lleva el control de los registros de las diferentes
Tablas.
Elemento de Dato Descripcin Tipo
IdCorrelativo identificador o cdigos de las consultas que se realizan A(15)
Fecha Identifica la fecha de la visita Date
Hora Identifica la hora de la visita Time

No. 7
Nombre del producto: Vacunacin
Descripcin: registra el control de vacunas de los menores

Elemento de Dato Descripcin Tipo
Id vacunacin identificador o cdigo de las vacunas realizadas al menor A(15)
Fecha Contiene la fecha en la que se han realizado las vacunas
del menor
Date
Tipo de vacuna Identifica el tipo de vacuna que han sido suministrados a
los menores como el sarampin, entre otros
A(80)
Lugar donde fue aplicada Identifica el lugar donde ha sido puesta al menor A(80)
Dosis Identifica la dosis primera, segunda, nica o refuerzos
que les han sido suministradas al menor
N (02)
Fecha prxima dosis Identifica la fecha de la prxima dosis del menor Date








146


No. 8
Nombre del producto: Crecimiento y desarrollo
Descripcin: registra los datos relacionados al control de vacunas,
Crecimiento y desarrollo del menor.
Elemento de Dato Descripcin Tipo
IdCredes identificador nico o cdigo de Crecimiento y Desarrollo A(15)
Fecha Contiene la fecha en que se realizo el chequeo medico el
nio
Date
Edad Contiene la edad en que se esta evaluando N (02)
Peso Se evala cuanto es el peso que se de los (as) nios (as) N (02,02)
Talla Contiene la estatura (as) nios (as) N(02,02)
Permetro ceflico Se evala la medida de la cabeza de los (as) nios (as) N(02,02)
Examen Fsico Contiene los resultados mdicos del examen fsico
realizado al paciente
X(200)
Examen
odontolgico
Contiene los resultados odontolgicos del examen
odontolgico realizado a los (as) nios (as)
X (200)
Desarrollo Se describen los movimientos motores mostrados por los
nios y nias
X(150)
Alimentacin Se evala el estado en el que se encuentra el nio,
Normal, desnutricin y refuerzo
X(150)




147
No. 9
Nombre del producto: Visitas
Descripcin: registra las visitas realizadas por el ISNA
Elemento de Dato Descripcin Tipo
Id visitas identificador o cdigo de visitas que realiza el trabajador social
asignado por el ISNA
A(15)
Tipo de visita Contiene la descripcin de la visita, si es control de nio sano u
otro
A(30)
fecha Contiene la fecha de visitas realizadas Date
visitador Contiene la persona que visita la Institucin A(30)


2.12 TIPOS DE USUARIOS

Para la creacin de los tipos de usuario es importante distinguir el modo en el cual un
usuario interacta con el sistema.
Factores como la responsabilidad, habilidades, competencias, etc. distinguen a los
distintos tipos de usuarios.
En el Sistema permitir asignar a cada usuario privilegios distintos, que determinan
las tareas que podr realizar cada uno: acceder, modificar, consultar datos y realizar
tareas administrativas y de control en la base de datos.
Siempre que queramos utilizar el Sistema deberemos hacer login como usuarios y
este nos permitir ingresar con los privilegios, y accesos asignados en el sistema.
Existirn 2 tipos de Usuarios:
d. Administrador
e. Usuario Standard (normal)




148
2.12.1 Perfiles del Usuario
a) El usuario de administrador:
es el ms importante, ya que posee control total sobre todas las bases de datos que
conforman el sistema, es decir manipular toda la informacin (aadir, modificar,
borrar) adems puede crear usuarios asignar privilegios este usuario y contrasea
se le asignara a la persona encargada del centro para una mejor seguridad.

b) El usuario Standard:
es la persona que alimenta al sistema con la informacin de los diferentes
formularios, reportes y solo posee acceso para aadir si necesita borrar o modificar
algo deber solicitar que el administrador lo autoric. Con el propsito de tener una
mejor seguridad.

2.12.2 Responsabilidades del Administrador

El Administrador es la persona encargada de gestionar uno o ms accesos en el
sistema ya que puede crear usuarios y hacer las diferentes modificaciones en las
bases de datos. Por lo tanto, es responsable de administrar y cuidar de un sistema
informtico para hacerlo eficiente, y controlar la seguridad de La informacin que es
muy valiosa y no se puede perder ni presentar rendijas de seguridad. El
administrador del sistema es el que tiene la capacidad y la responsabilidad de
establecer las acciones, procedimientos y normas que consigan que el sistema sea:
Mas seguro
Ms eficiente
Ms fiable
Ms fcil de usar





149

2.12.3 Responsabilidades del Administrador

Los usuarios Standard tendrn mximo cuidado en la manipulacin y el uso de los
equipos informticos y de toda la infraestructura complementaria. Evitarn realizar
cualquier accin, que de forma voluntaria o no, pueda daar la integridad fsica de la
instalacin (destrozos, sustraccin, traslados no autorizados, etc.) si es necesario
solicitarn el acceso a modificar o borrar una informacin al administrador siguiendo
las normativas especficas que se fijen y
Accedern al sistema siguiendo las recomendaciones.
Proteccin de datos
Palabra clave
Uso de recursos