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CURSO DE GESTIN DE PROYECTOS

IMPLEMENTACIN DE UN CENTRO DE CAPACITACION PILOTO PARA LA ELABORACION DE CERVEZA

INTEGRANTES Edward Estrada Willy Daz Flavio Damian Herless Clemente Roy Rocca

GESTION DE INTEGRACION

1. DESARROLLO DEL ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO

1.1.

ENUNCIADO DEL TRABAJO

El proyecto comprende desde la elaboracin del diagrama de procesos de la planta, instalaciones semi-industriales (elctricas y sanitarias), instalacin de equipos de planta a nivel piloto y equipos de laboratorio, para la produccin de cerveza.

1.2.

CASO DE NEGOCIO

1.2.2. MISIN, VISIN OBJETIVOS DEL PROYECTO 1.2.2.1. MISIN Brindar las instalaciones necesarias para la adquisicin de conocimientos en la industria cervecera, por parte de los alumnos de la facultad de Ingeniera de Agroindustrial o de otras facultades afines e incluso personas externas, con la aprobacin de la propia facultad.

1.2.2.2.

VISIN

Ser una organizacin pionera en la instalacin de equipos pilotos para fabricacin de cerveza, siguiendo los estndares de calidad y los requerimientos de nuestros clientes. .

1.2.2.3.

OBJETIVO GENERAL

Debido a la necesidad de contar con un centro de capacitacin piloto para la elaboracin de cerveza, nuestro equipo ha propuesto la instalacin de la planta piloto, contando con la aprobacin previa del Sponsor. Dicha planta permitir la capacitacin de los alumnos. El proyecto comprende desde la elaboracin del diagrama de procesos de la planta, instalaciones semi-industriales (elctricas y sanitarias), instalacin de equipos de planta a nivel piloto y equipos de laboratorio, hasta la entrega de la planta probada y con una garanta de funcionamiento de 1 ao despus de la entrega de la misma. 1.2.2.3.1. OBJETIVOS ESPECIFICOS

O.E.1. Brindar al cliente un proyecto confiable que garantice la elaboracin de cerveza, as como del personal que labora en l.

1.3.

CONTRATO

El proyecto se est ejecutando por los integrantes de la especializacin de gestin de proyecto: E. Estrada Willy Daz Flavio Damian Herless Clemente Roy Rocca

1.4.

FACTORES AMBIENTALES DE LA EMPRESA

1.4.1. DESCRIPCIN DE LA EMPRESA Facultad de Ingeniera Industrial y de sistemas Escuela de Ingeniera Agroindustrial de la Universidad Nacional Federico Villareal La Escuela de Ingeniera Agroindustrial cuenta con un ambiente fsico adecuado para la implementacin de la planta piloto para elaboracin de cerveza. El espacio disponible es de alrededor de 10 000 metros cuadrados para la planta piloto y laboratorio adems de 400 metros cuadrados para el aula. La ubicacin exacta de la Escuela Profesional de Ingeniera Agroindustrial es en la Zona de Lurn 450, Lima.

1.5.

ALCANCE DEL PROYECTO

El proyecto abarca la instalacin de una planta piloto con equipos nuevos semiindustriales y equipos de laboratorio. Los equipos semi-industriales son para la planta piloto de produccin, mientras que los equipos de laboratorio sern para el rea de investigacin. El proyecto culmina con la entrega de los equipos instalados, en pleno funcionamiento, los manuales de operacin y la garanta por un ao ante cualquier desperfecto. EL quipo proyectista posee una cartera de proveedores que suministrarn los equipos, materiales y otros necesarios para el desarrollo del proyecto. Las instalaciones y otros trabajos se detallan a continuacin: Trabajos de planificacin Documentacin del proyecto Contratacin de personal tcnico calificado Materiales y accesorios puestos en obra. Equipos puestos en obra por el proveedor. Instalacin de carteles informativos del proyecto y de seguridad

Trabajos elctrico-sanitarios Instalacin de tuberas sanitarias (Agua y desage). Instalacin de accesorios para tomas de agua y uniones. Instalacin de accesorios finales (caos, llaves de cierre, etc). Instalacin de tubera y canaletas de PVC para el sistema elctrico trifsico. Instalacin de accesorios empotrados (tomacorrientes, cajas para llaves). Instalacin de tablero general termoelctrico. Instalacin de equipos mayores (Cocina, paila de maceracin, paila de coccin, paila de agua y equipo de fermentacin). Instalacin de equipos menores (molino de rodillos, Bombas, intercambiador de calor, chillers y filtro prensa). Instalacin de accesorios (termocuplas, vlvulas y llaves de paso).

Pruebas Pruebas de aislamiento de lneas (ausencia de fugas de lquidos). Pruebas de continuidad y aislamiento de lneas elctricas. Prueba de resistividad del pozo a tierra. Prueba de comunicacin sensor-display. Pruebas de operatividad de llaves encendido. Pruebas de operatividad del tablero de control general.

1.6.

PROJECT CHAPTER

1.6.1. CONTROL DE CAMBIOS FECHA 02/12/2012 09/12/2012 16/12/2012 23/12/2012 CAMBIOS Modificacin del alcance del proyecto Modificacin del diagrama de hitos Modificacin del Project charter Modificacin del diagrama de hitos

CONTROL DE VERSIONES Versi Elaborado n por 1.3 Herless Clemente Revisada por Alex Pomiano Aprobada por MA Fecha Motivo

23/12/1 Versin original 2

1.6.2. CONTROL DE VERSIONES Elaborado por EE EE HE HE CONTROL DE VERSIONES Revisada Aprobada Fecha por por MA MA MA MA MA MA MA MA 09/12/2012 16/12/2012 13/01/2013 05/02/2013 Motivo Versin original Actualizacin Actualizacin Actualizacin

Versin 1.0 1.1 1.2 1.3

1.6.3. PROJECT CHARTER

NOMBRE DEL PROYECTO IMPLEMENTACIN DE UN CENTRO DE CAPACITACIN PILOTO PARA LA ELABORACION DE CERVEZA.

SIGLAS DEL PROYECTO

ICCPEC

DESCRIPCIN DEL PROYECTO: QU, QUIN, CMO, CUNDO Y DNDE? El proyecto Implementacin de un centro de capacitacin piloto para la elaboracin de cerveza consiste en implementar una locacin adecuadamente equipada donde se imparta el conocimiento necesario para la elaboracin de cerveza a estudiantes o personas naturales interesadas en el rubro. DEFINICIN DEL PRODUCTO DEL PROYECTO: DESCRIPCIN DEL PRODUCTO, SERVICIO O CAPACIDAD A GENERAR. El producto del proyecto ser una planta piloto debidamente equipada con equipos nuevos y un laboratorio. Adems de las instalaciones necesarias para su adecuado funcionamiento que permita conocer y realizar los distintos procesos agroindustriales involucrados en la elaboracin de cerveza. DEFINICIN

DE REQUISITOS DEL PROYECTO: DESCRIPCIN DE REQUERIMIENTOS FUNCIONALES, NO FUNCIONALES, DE CALIDAD, ETC., DEL PROYECTO/PRODUCTO

Se han recogido los siguientes necesidades, deseos y expectativas de parte de los interesados: Requisitos del Sponsor (GRUPO QIS ASOCIADOS): Cumplimiento de la instalacin y equipamiento del local proporcionado por el cliente segn el diagrama de flujo presentado. Requisitos del Cliente (Universidad Nacional Federico Villareal): Cumplimiento de los entregables en las fechas establecidas. Requisitos del equipo del proyecto (GRUPO 1): Debido a la experiencia con la que cuenta nuestra organizacin, se buscar un buen margen de utilidad.

OBJETIVOS

DEL PROYECTO: METAS HACIA LAS CUALES SE DEBE DIRIGIR EL TRABAJO DEL PROYECTO EN TRMINOS DE LA TRIPLE RESTRICCIN.

CONCEPTO

OBJETIVOS

CRITERIO DE XITO

1. ALCANCE

Cumplir con los entregables del Aprobacin de todos los proyecto. entregables por parte del cliente. Concluir el proyecto en el plazo Concluir el proyecto en 4 solicitado por el cliente meses, iniciando el 10 de Febrero del 2013

2. TIEMPO

Cumplir con el presupuesto No exceder del 2% del 3. COSTO estimado del proyecto de 50 000 presupuesto suministrado nuevos soles. FINALIDAD DEL PROYECTO: FIN LTIMO, PROPSITO GENERAL, U OBJETIVO DE NIVEL SUPERIOR POR EL CUAL SE EJECUTA EL PROYECTO. ENLACE CON PROGRAMAS, PORTAFOLIOS, O ESTRATEGIAS DE LA ORGANIZACIN. Incursionar en un proyecto innovador creando un nicho de mercado que nos permita ser conocidos en estos rubros, generar utilidades a la organizacin y tener la oportunidad de participar en futuros proyectos o licitaciones en otros centros de enseanza. JUSTIFICACIN DEL PROYECTO: MOTIVOS, RAZONES, O ARGUMENTOS QUE JUSTIFICAN LA EJECUCIN DEL PROYECTO. JUSTIFICACIN CUALITATIVA JUSTIFICACIN CUANTITATIVA Flujo de Ingresos para la empresa 119000 Ingresos Flujo de Mayor seguridad 70000 Egresos Mayor flujo de acceso en menor VAN 35000 tiempo Mejor administracin de personal TIR 40% RBC 1 ao

DESIGNACIN DEL PROJECT MANAGER DEL PROYECTO NOMBRE Herless Clemente NIVELES DE AUTORIDAD REPORTA A Flavio Sponzor SUPERVISA A EE,ML,I

CRONOGRAMA DE HITOS DEL PROYECTO HITO O EVENTO SIGNIFICATIVO Plan de direccin del proyecto Diagrama de flujo de equipos y procesos detallados Contratacin de personal capacitado Lista de proveedores definidos Lista de equipos y materiales rdenes de compra y servicio Instalaciones de agua y desage. Instalaciones semi-industriales de luz y pozo a tierra. Instalacin de equipos de proceso de cerveza. Instalacin de equipos de laboratorio. Puesta en marcha y etapa de pruebas de funcionamiento. Entrega final de la planta piloto.

FECHA PROGRAMADA 02/01/2013 al 14/01/2013 15/01/2013 al 22/01/2013 23/01/2013 al 31/01/2013 01/02/2013 al 08/02/2013 09/02/2013 al 16/02/2013 17/02/2013 al 24/02/2013 25/02/2013 al 09/03/2013 10/03/2013 al 17/03/2013 18/03/2013 al 04/04/2013 05/04/2013 al 10/04/2013 11/04/2013 al 27/04/2013 28/04/2013

ORGANIZACIONES O GRUPOS ORGANIZACIONALES QUE INTERVIENEN EN EL PROYECTO ORGANIZACIN O GRUPO ROL QUE DESEMPEA ORGANIZACIONAL Universidad Nacional Federico Financiar recursos y exigir el Villareal cumplimiento de los trminos del contrato. Gestin del Proyecto y alcanzar los EQUIPO DEL PROYECTO objetivos Sponsor del Proyecto QIS ASOCIADOS ALFALAVA S.A MLAF SODIMAC Proveedor de equipos piloto Proveedor de equipos y materiales de laboratorio Materiales de instalacin

PRINCIPALES AMENAZAS DEL PROYECTO (RIESGOS NEGATIVOS) Que otra organizacin oferte mejores condiciones econmicas al cliente. Factores macroeconmicos (inflacin y altos impuestos) Intervencin del cliente (universidad por parte del gobierno)

PRINCIPALES OPORTUNIDADES DEL PROYECTO (RIESGOS POSITIVOS) Oportunidad de un nuevo nicho de mercado. Presencia y prestigio como empresa innovadora.

PRESUPUESTO PRELIMINAR DEL PROYECTO CONCEPTO EQUIPO PILOTO Equipos de laboratorio Imprevistos (incluye accesorios, etc) Mano de obra calificada TOTAL Riesgos Final Total

MONTO 42000.00 3000.00 3000.00 2000.00 50000.00 40000.00 90000.00

SPONSOR QUE AUTORIZA EL PROYECTO

NOMBRE Mg. Manuel Acosta

EMPRESA GRUPO QIS ASOCIADOS

CARGO Sponsor

FECHA 15/12/12

1.6.4. MATRIZ DE INVOLUCRADOS

INVOLUCRADO SPONSOR

DIRECTOR DEL PROYECTO

CLIENTES

PROVEEDOR

INTERES Satisfaccin del cliente, mayor rentabilidad para la empresa xito del proyecto y posicionar a la entidad un sistema de seguridad de ltima generacin, brindando mayor seguridad para el inmueble, bienes y personal que labora en el. Consumir un producto de calidad Vender los diferentes productos para la elaboracin de la cerveza.

PROBLEMA Incremento del Costo

REFERENCIA CONFLICTO Financiar recursos Accionistas adicionales

No lograr terminar el Planes de proyecto en el Contingencia tiempo previsto

Sponsor

Posicin en el mercado

equipo

proyecto Equipo de proyecto

No cumple con las Mejorar la especificacion calidad. es tcnicas.

2.

PLAN PARA LA DIRECCION DEL PROYECTO

Nombre del Proyecto IMPLEMENTACIN DE UN CENTRO DE CAPACITACIN PILOTO PARA LA ELABORACION DE CERVEZA.

Siglas del Proyecto ICCPEC

2.1. Ciclo de vida del Proyecto: Fases del Proyecto Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5 Fase 6 Fase 7 Nombre de las fases Inicializacin Direccin de Ingeniera Planificacin logstica Adquisicin de materiales y equipos Instalacin Puesta en marcha y pruebas Cierre

2.2.

Procesos de gestin de proyectos

Se ha realizado una lista de procesos que el equipo proyectista ha credo conveniente incluir en el desarrollo del proyecto. PROCESO Desarrollar el acta de constitucin del proyecto NIVEL DE IMPLEMENTACION Se realiza al inicio del proyecto HERRAMIENTAS Y TCNICAS Reunin principal y eleccin del director del proyecto Reuniones obligatorias Entrevistas -Proyect Charter -Juicio de expertos -Entrevistas -Anlisis del producto -Inspeccin de trabajos y entregables -Revisiones del producto.

Desarrollar el plan para la Durante las reuniones direccin del proyecto semanales. Recopilar requisitos Se realiza al inicio del proyecto. Se realiza al inicio del proyecto y si es necesario se modifica Siempre se realiza cada semana, durante el desarrollo del proyecto.

Definir el alcance

Verificar el alcance

Controlar el alcance

Se realiza peridicamente.

Crear el EDT

Modificar si es necesario

Definicin de actividades

Modificar si es necesario

-Mediciones de variacin respecto a la lnea base original del alcance. -Plantillas de EDTs -Desglose de actividades -Descomposicin de actividades. -Planificacin gradual. Determinacin de dependencias Anlisis de alternativas Estimaciones Modelo de cronograma Revisin de desempeo Anlisis de variacin Juicio de expertos Estimacin Anloga Suma de costos Gestin del valor ganado Anlisis costebeneficio Teora de la organizacin -PMBOK -Comit de Control de Cambios (CCB)

Secuenciar las actividades Estimar los recursos de las actividades Estimar la duracin de las actividades Desarrollar el cronograma Controlar el cronograma

Modificar si es necesario Reasignar si es necesario Se determina durante el proyecto y si es necesario se modifica Modificar si es necesario Se realiza cada semana

Estimar los costos Determinar el presupuesto Controlar los costos Planificar la calidad Desarrollar el plan de Recursos Humanos Realizar el control de cambios

Modificar si es necesario Ajustar durante el desarrollo del proyecto Se realiza semanalmente. Ajustar a los requisitos del cliente Mejorar si es posible durante el proyecto Durante todo el proyecto, si hay algn cambio.

2.2. Mtodos en el trabajo: La forma de trabajo se ha determinado durante las primeras reuniones con los miembros del equipo de proyectos. Se ha de tener en cuenta durante el desarrollo del proyecto, el juicio de los expertos as como el tiempo cronograma para el cumplimiento con los entregables. Hay una serie de pasos que se ha acordado seguir para el xito del proyecto: a. Reuniones permanentes y cada vez que sea necesario. b. Levantar actas de reuniones con los acuerdos firmados. c. Establecer roles, responsabilidades y tiempos de para los entregables. d. Seguimiento continuo al desarrollo del proyecto, mediante informes semanales. e. Cuando se finalice el proyecto se realizar un informe de cierre y se entregar los archivos del proyecto

2.3. Plan de gestin de Cambios: Todos los cambios que se realicen al proyecto, siguen los pasos a continuacin: a) Los cambios los podr solicitar el representante de la Universidad Nacional Federico Villareal. b) Cualquier cambio debe ser solicitado mediante formato escrito dirigido al director del proyecto y al sponsor. c) Los cambios podrn solicitados cuando el proceso en observacin no haya avanzado ms del 50% en su ejecucin. d) La negociacin del cambio se realizar en reunin extraordinaria entre el director del proyecto, interesados (cliente y sponsor) y el comit de control de cambios (CCB)

GESTION DEL ALCANCE DEL PROYECTO

1. REQUISITOS Se han recogido los siguientes necesidades, deseos y expectativas de parte de los interesados: Requisitos del Sponsor (GRUPO QIS ASOCIADOS): Cumplimiento de la instalacin y equipamiento del local proporcionado por el cliente segn el diagrama de flujo presentado. Requisitos del Cliente (Universidad Nacional Federico Villareal): Cumplimiento de los entregables en las fechas establecidas. Requisitos del equipo del proyecto (GRUPO 1): Debido a la experiencia con la que cuenta nuestra organizacin, se buscar un buen margen de utilidad.

2. ALCANCE DEL PROYECTO 2.1. ALCANCE DEL PROYECTO

El proyecto abarca la instalacin de una planta piloto con equipos nuevos semi-industriales y equipos de laboratorio. Los equipos semi-industriales son para la planta piloto de produccin, mientras que los equipos de laboratorio sern para el rea de investigacin. El proyecto culmina con la entrega de los equipos instalados, en pleno funcionamiento, los manuales de operacin y la garanta por un ao ante cualquier desperfecto.

2.2. ALCANCES DEL SERVICIO El presente servicio bsicamente tiene el siguiente alcance: a) Suministros EL CONTRATISTA suministra todos los equipos, facilidades, materiales, consumibles, insumos, etctera, necesarios para lograr el objetivo del servicio.

b) Instalacin del proyecto Las instalaciones y otros trabajos se detallan a continuacin:

Trabajos de planificacin Documentacin del proyecto Contratacin de personal tcnico calificado Materiales y accesorios puestos en obra. Equipos puestos en obra por el proveedor. Instalacin de carteles informativos del proyecto y de seguridad

Trabajos elctrico-sanitarios Instalacin de tuberas sanitarias (Agua y desage) Instalacin de accesorios para tomas de agua y uniones. Instalacin de accesorios finales (caos, llaves de cierre, etc) Instalacin de tubera y canaletas de PVC para el sistema elctrico trifsico. Instalacin de accesorios empotrados (tomacorrientes, cajas para llaves) Instalacin de tablero general termoelctrico. Instalacin de equipos mayores (Cocina, paila de maceracin, paila de coccin, paila de agua y equipo de fermentacin) Instalacin de equipos menores (molino de rodillos, Bombas, intercambiador de calor, chillers y filtro prensa) Instalacin de accesorios (termocuplas, vlvulas y llaves de paso)

Pruebas Pruebas de aislamiento de lneas (ausencia de fugas de lquidos) Pruebas de continuidad y aislamiento de lneas elctricas Prueba de resistividad del pozo a tierra Prueba de comunicacin sensor-display Pruebas de operatividad de llaves encendido Pruebas de operatividad del tablero de control general

3. EDT

3.1.

Diccionario del EDT Diccionario resumido: 1. Inicio 1.1 Acta de constitucin del proyecto 1.1.1 Alcance. 1.1.2Requisitos. 1.2 Plan de gestin del proyecto 1.2.1Plan de gestin de cambios 1.2.2Lneas base Diseo de ingeniera 2.1Diagrama de proceso (Flow Sheet) 2.1.1Activos de la organizacin Planificacin logstica 3.1Cronograma 3.1.1Lista de hitos 3.2Lista de proveedores 3.2.1Entrevistas 3.3Lista de equipos y materiales 3.3.1Solicitud de cotizaciones 3.4Programa de contratacin de personal 3.4.1Contratacin de personal tcnico Adquisicin de materiales y equipos 4.1Ordenes de compra Instalaciones 5.1Instalaciones primarias 5.1.1Agua y desage 5.1.2Sistema elctrico semi-industrial 5.2Instalacion de equipos 5.2.1Equipos de planta piloto. 5.2.2Equipos de laboratorio. Puesta en marcha y pruebas. 6.1Registro de condiciones ptimas de operacin. 6.1.1Primera corrida Cierre 7.1Verificacin de requisitos. 7.2Acta de entrega.

2.

3.

4. 5.

6.

7.

3.2.

Relacin de paquete de trabajo principal NOMBRE DEL PAQUETE SEGN EDT Contratar personal especializado para la instalacin de agua y desage instalaciones elctricas y la instalacin de los equipos para la planta piloto Consiste en una convocatoria la cual se difundir en peridicos, seguido de un proceso de seleccin, evaluacin de experiencia y conocimiento. Adems de ello se evaluar las condiciones econmicas. Se cierra con la firma del contrato Actividades a realizar: - Convocatoria(150) - Entrevista de seleccin(200) - Evaluacin tcnica y condiciones econmica - Contratacin(1500) Responsable: Coordinador de Gestin de Integracin. Participa: Equipo del Proyecto. Revisa: Gerente del Proyecto. Aprueba: Sponsor. Informa: Coordinador del Proyecto. Inicio: 23-01-13 Final: 31-01-13 Stakeholder que acepta: Gerente del proyecto Requisitos que deben cumplirse: Asegurar el cumplimiento de los requisitos del Proyecto. Forma en que se aceptar: El documento del contrato estar legalizado y firmado por ambas partes. Los cambios al plan del proyecto fueron aprobados por el proceso control integrado de cambios. Incurrir en demoras en el proceso de seleccin. No se presentas las personas idneas. 1850 S/.

CDIGO DEL PAQUETE DE TRABAJO SEGN EDT OBJETIVO

DESCRIPCIN DEL PAQUETE DE TRABAJO

ACTIVIDADES

ASIGNACIN DE RESPOSABILIDADES

FECHAS PROGRAMADAS CRITERIOS DE ACEPTACIN

SUPUESTOS

RIESGOS

COSTO

GESTION DEL TIEMPO DEL PROYECTO 1. DEFINIR LAS ACTIVIDADES ACTIVIDADES Es el documento que formaliza el proyecto 1.1 Acta de constitucin Consiste en desarrollar una descripcin detallada del proyecto Definir y documentar las 1.1.2 Requisitos necesidades de los interesados Documento que tiene como finalidad planificar las fases del proyecto, as mismo es parte de la gestin de la integracin y va tener como entregables dentro de su plan la gestin del tiempo, del costo y del alcance. Documento que establece el 1.2.1 Plan de procedimiento en caso de un gestin de cambios cambio solicitados por uno de los interesados Componente del plan para la direccin del proyecto. Incluye: 1.2.2 Lneas base -Enunciado del proyecto. -EDT -Diccionario del EDT 1.1.1 Alcance 2.1.1 Activos de la organizacin Documento de proyectos anteriores similares que sirven de soporte para este proyecto Documento que nos permitir tener la relacin de entregables del proyecto Permiten conocer a los posibles proveedores Documento que permitir comparar precios.

FASE 1: Inicio

1.2 Plan de gestin

FASE 2: Diseo de ingeniera

2.1 Diagrama de procesos (Flow Sheet) 3.1 Cronograma 3.2 Lista de proveedores 3.3 Lista de equipos y materiales 3.4 Programa de contratacin de personal 4.1 rdenes de compra.

FASE 3: Planificacin logstica

3.1.1 Lista de hitos 3.2.1 Entrevistas 3.3.1 Solicitud de cotizaciones

3.4.1Contratacin Permitir contratar personal de personal tcnico idneo para el proyecto.

FASE 4: Adquisici n de materiale sy equipos

Documento por el cual se solicita los materiales y equipos a los proveedores seleccionados

FASE 5: Instalaciones

5.1 Instalaciones primarias

5.2 Instalacin de equipos 6.1 Registro de condiciones ptimas de operacin 7.1 Verificacin de requisitos 7.2 Acta de entrega

FASE 6: Puesta en marcha y pruebas

5.1.1 Agua y Sistema para el desage funcionamiento de la planta 5.1.2 Sistema Sistema de conexiones que elctrico semiincluye el pozo a tierra industrial 5.2.1 Equipos de Equipos semi-industriales planta piloto 5.2.2 Equipos de Para el rea de investigacin laboratorio Es un registro donde se detallan las condiciones de operacin para que la planta trabaje de manera ptima. 6.1.1 Primera corrida. Primera operacin de la planta piloto

FASE 7: Cierre

Se da una revisin de la conformidad de los requisitos del proyecto. Es un documento que formaliza la entrega del proyecto al cliente.

2. DEFINIR LAS SECUENCIAS PROCESO DE DEFINICIN DE ACTIVIDADES Luego de la aprobacin de la estructura de desglose (EDT) y el alcance, se procede a realizar los siguiente: - La identificacin de las actividades y su secuenciacin. - A cada entregable definido en el EDT, le corresponden actividades que har posible su culminacin. - Se define la secuencia de actividades por cada paquete de trabajo PROCESO DE SECUENCIAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES - La red del proyecto se define de acuerdo a los entregables. - La secuencia de actividades se detallar en un cuadro resumen. PROCESO DE ESTIMACIN DE LOS RECURSOS DE LAS ACTIVIDADES Estimacin de recursos: - En base a las actividades desarrolladas y los entregables se puede asignar los recursos (personal, materiales consumibles o no consumibles, etc) necesarios para cada entregable. - Para el recurso de personal, se detalla: Nombre del recurso, trabajo duracin, supuestos, base de estimacin y clculos. - Para el recurso de materiales consumibles y no consumibles, se detalla: Nombre del recurso, cantidad, supuestos, base de estimacin y clculos PROCESO DE ESTIMACIN DE LA DURACIN DE LAS ACTIVIDADES La estimacin de la duracin de las actividades ser de acuerdo a los recursos asignados: - Si el recurso es tipo personal, se definir la duracin y se calcular el tiempo que tomar dicha actividad. - Si el recurso es material, se calcular el tiempo que se utilizar. DESARROLLO DEL CRONOGRAMA El proceso de desarrollo del cronograma se realiza en base a los siguientes documentos: - Identificacin y secuencia miento de las actividades. - Red del proyecto - Estimacin de recursos y duraciones (EDR) PROCESO DE CONTROL DE CRONOGRAMA Dentro del desarrollo del proyecto se han identificado los entregables, el informe de avance del proyecto, informe de personal y se han realizado reuniones de coordinacin que justamente permitirn controlar el cronograma.

3. DEFINIR LA DURACION

4. CRONOGRAMA RESUMEN

5. DIAGRAMA DE HITOS

GESTION DEL COSTO DEL PROYECTO 1. Costeo del proyecto NOMBRE DEL PROYECTO Implementacin de un centro de capacitacin piloto para elaboracin de cerveza TIPO RE RECURSO Recurso Personal Recurso consumible o material Servicios Alcance SIGLAS DEL PROYECTO

ICCPEC

UNIDAD DE MEDIDA Costo/hora Unidades Costo/hora CRITERIOS DE CONTROL Variacin permitida

Accin correctiva Investigar para tomar las Proyecto completo +- 5% acciones necesarias MTODO DE MEDICIN DE VALOR GANADO Modo de Alcance Mtodo de medicin medicin Valor acumulado: Reporte Proyecto completo Curva S semanal FRMULAS DE PRNSTICO DE VALOR GANADO Tipo de pronstico Frmula Modo Informe de EAC (Estimacin a la seguimiento Conclusin) semanal SUPUESTOS PARA LA GESTIN DE COSTOS Los sueldos de los integrantes se considerarn uniformes: Sueldo = 20 s.//hora Las horas de trabajo son 8 horas diarias, de lunes a sbado. Se usar la unidad monetaria de soles, con dos decimales Los costos de los materiales y equipos no incluyen el IGV

2. Presupuesto del proyecto EDR

3. Presupuesto por semana

PROYECTO

ICCPEC

N0 de semana 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

Costo por semana 2880.00 2880.00 2240.00 2880.00 3840.00 960.00 2240.00 1120.00 3130.00 45320.00 7260.00 4860.00 2720.00 2720.00 2720.00 2400.00 8180.00 1920.00

Costo acumulado 2880.00 5760.00 8000.00 10880.00 14720.00 15680.00 17920.00 19040.00 22170.00 67490.00 74750.00 79610.00 82330.00 85050.00 87770.00 90170.00 98350.00 100270.00

4. Presupuesto en el tiempo (Curva S)

120000 100000 Costo acumulado 80000 60000

Curva S de Costo

Costo acumulado 40000 20000 0 0 5 10 Semanas 15 20

a.

Curva del valor ganado

N0 sem

Costo por semana

Costo acumulado

Costo Real(AC)

AC Acum

EV

EV Acum

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

2880.00 2880.00 2240.00 2880.00 3840.00 960.00 2240.00 1120.00 3130.00 45320.00 7260.00 4860.00 2720.00 2720.00 2720.00 2400.00 8180.00 1920.00

2880.00 5760.00 8000.00 10880.00 14720.00 15680.00 17920.00 19040.00 22170.00 67490.00 74750.00 79610.00 82330.00 85050.00 87770.00 90170.00 98350.00 100270.00

3168.00 3168.00 2464.00 3168.00 4224.00 1056.00 2464.00 1232.00 3443.00 49852.00 7986.00 5346.00 2992.00 2992.00 2992.00 2640.00 8998.00 2112.00

3168.00 6336.00 8800.00 11968.00 16192.00 17248.00 19712.00 20944.00 24387.00 74239.00 82225.00 87571.00 90563.00 93555.00 96547.00 99187.00 108185.00 110297.00

2592.00 2592.00 2016.00 2592.00 3456.00 864.00 2016.00 1008.00 2817.00 40788.00 6534.00 4374.00 2448.00 2448.00 2448.00 2160.00 7362.00 1728.00

2592.00 5184.00 7200.00 9792.00 13248.00 14112.00 16128.00 17136.00 19953.00 60741.00 67275.00 71649.00 74097.00 76545.00 78993.00 81153.00 88515.00 90243.00

120000

100000

Costo acumulado

80000

60000

Costo acumulado AC acum

40000

EV Acum

20000

0 0 5 10 Semanas 15 20

PLAN DE GESTION DE CALIDAD Los procesos de Gestin de la Calidad del Proyecto incluyen:

1. Planificacin de Calidad: identifica qu normas de calidad son relevantes para el proyecto y determina cmo satisfacerlas. 2. Realizar Aseguramiento de Calidad: aplica las actividades planificadas y sistemticas relativas a la calidad, para asegurar que el proyecto emplee todos los procesos necesarios para cumplir con los requisitos. 3. Realizar Control de Calidad: supervisa los resultados especficos del proyecto, para determinar si cumplen con las normas de calidad pertinentes e identifica modos de eliminar las causas de un rendimiento insatisfactorio.

Los criterios que primarn en el control de calidad para el proyecto de Implementacin de un centro de capacitacin piloto para elaboracin de cerveza, son: Satisfaccin del cliente. La prevencin sobre la inspeccin. Responsabilidad de la direccin. La mejora continua.

1. PLANIFICACIN DE CALIDAD La planificacin de la calidad implica dos cosas: Qu normas de calidad son relevantes para el proyecto y determinar cmo satisfacerlas. La siguiente tabla define los roles y responsabilidades en cuanto al control de calidad del proyecto ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL (calidad del proyecto) 1.- Gerente del Proyecto 2.- Equipo Responsable 3.- Equipo Consultora RESPONSABILIDADES ROL N 1: Gerente del Proyecto Objetivos del rol: validar elementos de validacin y coordinar las reuniones de validacin. Funciones del rol: Apoyo en el proceso de calidad Reporta a: sponsor Supervisa a : Equipo Consultora ROL N 2: Equipo responsable sponsor Objetivos del rol: definir indicadores de calidad o equipo Funciones del rol: realizar las validaciones de calidad por etapa Reporta a: Coordinador| del Proyecto ROL N 3: Equipo Consultora Objetivos del Rol: Realizar las reuniones de validacin con el equipo del sponsor, as como atender las posibles observaciones Funciones del rol: Atender las observaciones presentadas, como consecuencia de los posibles problemas de calidad identificados. Reporta a: Gerente del proyecto

PROCEDIMIENTOS

Definir los equipos internos responsables de validacin y/o supervisin. El equipo definir indicadores o realizar la verificacin de la etapa del proyecto, de acuerdo a la expectativa y alcance del proyecto. De tratarse de indicadores, propondrn los elementos a medir, a fin de coordinar los detalles con el equipo del proyecto De tratarse de supervisin, se coordinarn reuniones re revisin y validacin. Con la conformidad de la etapa del proyecto, se valida igualmente la calidad respectiva.

Definir los equipos internos responsables de validacin y/o supervisin

Si definen indicadores, propondrn los elementos a medir. Se definir los indicadores o verificacin de la etapa del proyecto. Si es verificacin de la etapa del proyecto, se coordinara reuniones de revisin y validacin.

Con la conformidad de la etapa del proyecto, se valida igualmente la calidad respectiva.

2. TCNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA PLANIFICACIN DE LA CALIDAD Anlisis Coste-Beneficio El principal beneficio de cumplir con los requisitos de calidad significa, menores costes y mayor satisfaccin de los interesados. El coste principal de cumplir con los requisitos de calidad son los gastos asociados con las actividades de Gestin de la Calidad del Proyecto. Estudios Comparativos Un estudio comparativo implica comparar prcticas del proyecto reales o planificadas con las de otros proyectos, a fin de generar ideas de mejoras y de proporcionar una base respecto a la cual medir el rendimiento. Tabla de ejemplo de coste de la calidad que se tomar cuenta para el proyecto

3. REALIZAR EL ASEGURAMIENTO DE CALIDAD Ejemplo de control de punto de inspeccin de una unidad de ejecucin determinada, realizada por nuestra empresa:

4. REALIZAR CONTROL DE CALIDAD Podemos dividir el control de calidad de un proyecto en cinco partes: 1. Control de la Gestin de la Calidad (ISO 9001) 2. Control de Calidad del Proyecto. 3. Control de Calidad de la Ejecucin 4. Control de Calidad de los Materiales. 5. Control de Calidad de la planta piloto instalada. Algunos de estos puntos ya han sido tratados, el resto se detallan a continuacin: Control de Calidad de la planta piloto terminada. Dicho control consta de los siguientes procesos: 1. Elaboracin lista de requisitos 2. Comunicacin a los subcontratistas. 3. Seguimiento de la incidencia. 4. Aprobacin final. 5. Realizacin de estadsticas e informes

PLAN DE GESTION DE RRHH Los procesos de Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto incluyen: 1. Planificacin de los Recursos Humanos: identifica y documenta los roles del proyecto, las responsabilidades y las relaciones de informe, y tambin crea el plan de gestin de personal. 2. Adquirir el Equipo del Proyecto: obtiene los recursos humanos necesarios para completar el proyecto. 3. Desarrollar el Equipo del Proyecto: mejora las competencias y la interaccin de los miembros del equipo para lograr un mejor rendimiento del proyecto. 4. Gestionar el Equipo del Proyecto: hace un seguimiento del rendimiento de los miembros del equipo, proporciona retroalimentacin, resuelve polmicas y coordina cambios a fin de mejorar el rendimiento del proyecto.

1. ORGANIZACIN DEL EQUIPO

Comit Directivo del Proyecto Jefe del Proyecto Lder Equipo Usuarios Responsable Adquisicin de insumos Responsable Procesos y Operaciones

Equipo Evolutivo

Equipo Infraestructura

Equipo Soporte

Responsable del Laboratorio

2. FUNCIONES ROL FUNCIONES Verificar los avances y resultados del proyecto conforme Comit Directivo al Plan de Actividades Adoptar decisiones de carcter preventivas y correctivas para el logro de los objetivos y metas del proyecto. Equipo Usuario Coordinar con los dems usuarios sobre los requerimientos y proporcionarlo al Equipo del proyecto Planificar, Organizar, Dirigir, Coordinar. Controla y Administrar el Proyecto. Proponer una solucin ptima ante la solicitud de requerimientos del proyecto. Formular las actividades y tareas del proyecto. Supervisin del desarrollo calendarizado de cada tarea Jefe de Proyecto de acuerdo a puntos de control previamente identificados Seleccionar y proveer los recursos humanos y tecnolgicos necesarios para el desarrollo de las actividades Elaborar informes de avance sobre la ejecucin del proyecto. Coordinar, proporcionar y recoger informaciones e inquietudes de los Usuarios y Organismos participantes en el sistema sobre el proyecto.

ROL

FUNCIONES Encargado de realizar el anlisis de los procesos involucrados en la empresa para la realizacin de la solucin a implantar Proveer el desarrollo inmediato de la solucin propuesta

Equipo Evolutivo

utilizando las tcnicas ms adecuadas y cumpliendo los tiempos previamente programados. Encargados de la integracin de la solucin respecto a los sistemas de informacin involucrados en el proceso de la elaboracin de la cerveza. Realizacin de pruebas unitarias y puesta en marcha de la solucin previamente estabilizada. Administrar el servicio de los equipos en la etapa de la

Equipo de Infraestruc tura

marcha o puesta en produccin para los usuarios finales a fin de mantener una comunicacin fluida y constante. Realizar las coordinaciones pertinentes para poder brindar el servicio del proyecto a los usuarios finales. Instalacin de Equipos para los usuarios finales a fin de brindar todos los requerimientos necesarios para

Equipo de Soporte

asegurar el ptimo desenvolvimiento del servicio ofrecido. Soporte en tiempo real durante la fase de puesta en marcha del servicio ofrecido.

PLAN DE GESTION DE COMUNICACIONES

1. COMUNICACIONES DEL PROYECTO La comunicacin del proyecto depender de a quin va dirigido, as como las periodicidades correspondientes. Las comunicaciones consideradas se gestionaran tanto en documentos fsicos, como en correos electrnicos. Se adjunta la Matriz de comunicaciones, teniendo en cuenta algunos de los documentos de la gestin de proyectos. Los procesos de Gestin de las Comunicaciones del Proyecto incluyen: 1. Planificacin de las Comunicaciones: determina las necesidades de informacin y comunicacin de los interesados en el proyecto. 2. Distribucin de la Informacin: hace que la informacin necesaria est disponible para las personas interesadas en el proyecto en el momento oportuno. 3. Informar el Rendimiento: recopila y distribuye informacin sobre el rendimiento, incluido el informe de estado de la situacin, la medicin del avance y las proyecciones. 4. Gestionar a los Interesados: gestiona las comunicaciones a fin de satisfacer los requisitos de los interesados en el proyecto y resolver polmicas con ellos.

2. COMUNICACIONES DEL PROYECTO La comunicacin del proyecto depender de a quin va dirigido, as como las periodicidades correspondientes. Las comunicaciones consideradas se gestionaran tanto en documentos fsicos, como en correos electrnicos. Se adjunta la Matriz de comunicaciones, teniendo en cuenta algunos de los documentos de la gestin de proyectos.

3. MATRIZ DE COMUNICACIONES DEL PROYECTO

Informacin

Contenido

Nivel Responsable de de Grupo Receptor Detalle Comunicar Medio Jefe de Proyecto. Sponsor, Lder Usuario, Gerencia de Clientes Lder Usuario, Gerencia de Clientes

Metodologa o Tecnologa Documento digital (Word), por Documento Entregable Documento digital (Word), por Documento Entregable

Frecuencia de Comunicacin Una sola vez

Plan del proyecto Datos y comunicacin sobre la iniciacin del proyecto Lista de Requerimientos Informacin de los requerimientos del Usuario

Alto

Jefe de Proyecto

De acuerdo al cronograma

Cronograma de Desarrollo e Implementacin

Define las Alto actividades que se realizaran durante el desarrollo e implementacin Descripcin de la implementacin Muy Alto

Jefe de Proyecto

Lder Tcnico de Documento digital sistemas, Lder (Word y Ms Project), por Usuario Documento Entregable

De acuerdo al cronograma

Diseo fsico

Jefe de Proyecto

Lder Tcnico Lder Usuario

Documento digital (Word), por Documento Entregable

De acuerdo al cronograma

Informacin

Contenido

Nivel de Responsable Detalle de Comunicar Jefe de Proyecto

Grupo Receptor Lder Tcnico Lder Usuario Lder Tcnico Lder Usuario Lder Tcnico Lder Usuario

WBS del Producto

WBS

Medio

Metodologa o Frecuencia de Tecnologa Comunicacin Documento digital (Word y De acuerdo al Ms Project) , por cronograma Documento Entregable Escrito, por email. Documento digital (Word), por Documento Entregable De acuerdo al cronograma

Comentarios

Prototipos

Alto

Jefe de Proyecto

Manual de Usuario Actualizado Manual Tcnico del Desarrollo incluyendo gua de instalacin Planos construidos y aprobados Acta de conformidad

Da a conocer los usuarios finales las caractersticas y formas de funcionamiento Contiene toda la informacin sobre los recursos utilizados por el proyecto, llevan una descripcin muy bien detallada sobre las caractersticas fsicas y tcnicas de cada elemento del proyecto

Alto

Jefe de Proyecto

De acuerdo al cronograma

Alto

Jefe de Proyecto

Lder Tcnico Lder Usuario

Documento digital (Word), por Documento Entregable

De acuerdo al cronograma

Jefe de Muy Alto Proyecto

Lder Tcnico Lder Usuario Lder Tcnico Lder Usuario

Jefe de Muy Alto Proyecto

Documento digital (Word), por Documento Entregable Documento digital (Word y Ms Project), por Documento Entregable

De acuerdo al cronograma

De acuerdo al cronograma

4. ACTUALIZACION DEL PLAN DE COMUNICACIONES De mutuo acuerdo con los responsables del sponsor, modificaremos las periodicidades o tipo de documentacin. Al respecto seguiremos los siguientes puntos: Relevar posible cambio en el plan de comunicaciones Gerente de Proyecto evala y lleva planteamiento a reunin con comit del proyecto Comit evala y definen los cambios pertinentes Los ajustes al plan quedan establecidos en el Acta de Reunin correspondiente y la matriz de Comunicaciones. La actualizacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones deber seguir los siguientes pasos: 1. Identificacn y clasificacin de stakeholders. 2. Determinacin de requerimientos de informacin. 3. Elaboracin de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto. 4. Actualizacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones. 5. Aprobacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones. 6. Difusin del nuevo Plan de Gestin de las Comunicaciones. 5. GUAS PARA EVENTOS DE COMUNICACIN: Guas para Reuniones.- Todas las reuniones debern seguir las siguientes pautas: Debe fijarse la agenda con anterioridad. Debe coordinarse e informarse fecha, hora, y lugar con los participantes. Se debe empezar puntual. Se deben fijar los objetivos de la reunin, los roles (por lo menos el facilitador y el anotador), los procesos grupales de trabajo, y los mtodos de solucin de controversias. Se debe cumplir a cabalidad los roles de facilitador (dirige el proceso grupal de trabajo) y de anotador (toma nota de los resultados formales de la reunin). Se debe terminar puntual. Se debe emitir un Acta de Reunin (ver formato adjunto), la cual se debe repartir a los participantes (previa revisin por parte de ellos).

Guas para Correo Electrnico.- Todos los correos electrnicos debern seguir las siguientes pautas: Los correos electrnicos entre el Equipo de Proyecto del sponsor y el Cliente debern ser enviados por el Project Manager con copia al Sponsor, para establecer una sola va formal de comunicacin con el Cliente. Los enviados por el Cliente y recibidos por cualquier persona del Equipo de Proyecto del sponsor debern ser copiados al Project Manager y el Sponsor (si es que stos no han sido considerados en el reparto), para

que todas las comunicaciones con el Cliente estn en conocimiento de los responsables de la parte contractual. Los correos internos entre miembros del Equipo de Proyecto, debern ser copiados a la lista Equipo del sponsor que contiene las direcciones de los miembros, para que todos estn permanentemente informados de lo que sucede en el proyecto.

Guas para Almacenamiento de Documentos.- El almacenamiento de los documentos del proyecto deber seguir las siguientes pautas: Durante la ejecucin del proyecto cada miembro del equipo mantendr en su mquina una carpeta con la misma estructura que el WBS del proyecto, donde guardar en las sub-carpetas correspondientes las versiones de los documentos que vaya generando. Al cierre de una fase o al cierre del proyecto cada miembro del equipo deber eliminar los archivos temporales de trabajo de los documentos y se quedar con las versiones controladas y numeradas (ver guas para el control de versiones), las cuales se enviarn al Project Manager. El Project Manager consolidar todas las versiones controladas y numeradas de los documentos, en un archivo final del proyecto, el cual ser una carpeta con la misma estructura del WBS, donde se almacenarn en el lugar correspondiente los documentos finales del proyecto. Esta carpeta se archivar en la Biblioteca de Proyectos, y se guardar protegida contra escritura. Se publicar una Relacin de Documentos del Proyecto y la ruta de acceso para consulta. Los miembros de equipo borrarn sus carpetas de trabajo para eliminar redundancias de informacin y multiplicidad de versiones.

Guas para Recuperacin y Reparto de Documentos.- La recuperacin de documentos a partir de la Biblioteca de Proyectos es libre para todos los integrantes del Equipo de Proyecto. La recuperacin de documentos a partir de la Biblioteca de Proyectos del sponsor para otros miembros que no sean del Proyecto requiere autorizacin del Project Manager. El acceso a la informacin del proyecto por parte de personas que no son de la institucin requiere autorizacin de Gerencia General, pues esta informacin se considera confidencial. El reparto de documentos digitales e impresos es responsabilidad del Project Manager. El reparto de documentos impresos no contempla el control de copias numeradas.

PLAN DE GESTION RIESGOS

Los procesos de Gestin de los Riesgos del Proyecto incluyen: 1. Planificacin de la Gestin de Riesgos: decide cmo enfocar, planificar y ejecutar las actividades de gestin de riesgos para un proyecto. 2. Identificacin de Riesgos: determina qu riesgos pueden afectar al proyecto y documenta sus caractersticas. 3. Anlisis Cualitativo de Riesgos: prioriza los riesgos para otros anlisis o acciones posteriores, evaluando y combinando su probabilidad de ocurrencia y su impacto. 4. Anlisis Cuantitativo de Riesgos: analiza numricamente el efecto de los riesgos identificados en los objetivos generales del proyecto. 5. Planificacin de la Respuesta a los Riesgos: desarrolla opciones y acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos del proyecto. 6. Seguimiento y Control de Riesgos: realiza el seguimiento de los riesgos identificados, supervisa los riesgos residuales, identifica nuevos riesgos, ejecuta planes de respuesta a los riesgos y evala su efectividad durante todo el ciclo de vida del proyecto.

1.

IDENTIFICACIN DE RIESGOS PROBABILIDAD DE IMPACTO OCURRENCIA


ALTA ALTA ALTA ALTA ALTA ALTA ALTA MEDIO MEDIO ALTO ALTO ALTO MEDIO ALTO

ITEM
1 2 3 4 5 6 7

RIESGO
AMBIENTE INADECUADO DE TRABAJO DISPONIBILIDAD DE USUARIO CALIDAD DE INFORMACIN DESCONOCIMIENTO DE LA METODOLOGAS A USAR DESCONOCIMIENTO DEL PERSONAL TCNICO FALTA DE INVOLUCRACIN DEL PATROCINADO FALTA DE DISPONIBILIDAD DE RECURSOS

2. ANLISIS CUALITATIVO

ITEM 1 2 3 4 5 6 7

RIESGO AMBIENTE INADECUADO DE TRABAJO DISPONIBILIDAD DE USUARIO CALIDAD DE INFORMACIN DESCONOCIMIENTO DE LA METODOLOGAS A USAR DESCONOCIMIENTO DEL PERSONAL TCNICO FALTA DE INVOLUCRACIN DEL PATROCINADO FALTA DE DISPONIBILIDAD DE RECURSOS

TIPO ORGANIZACIONAL ORGANIZACIONAL CALIDAD TECNICOS TECNICOS ORGANIZACIONAL TECNICOS

3. ANLISIS CUANTITATIVO PROBABILIDAD DE OCURRENCIA 30% 70% 40% 30% 30% 50% 40%

ITEM 1 2 3 4 5 6 7

RIESGO AMBIENTE INADECUADO DE TRABAJO DISPONIBILIDAD DE USUARIO CALIDAD DE INFORMACIN DESCONOCIMIENTO DE LA METODOLOGAS A USAR DESCONOCIMIENTO DEL PERSONAL TCNICO FALTA DE INVOLUCRACIN DEL PATROCINADO FALTA DE DISPONIBILIDAD DE RECURSOS

IMPACTO 20% 75% 40% 60% 70% 30% 25%

4. PLANIFICACIN DE RESPUESTA

ITEM

RIESGO

ACCIONES

OBJETIVOS
EL EQUIPO DE PROYECTO CUENTE CON UN AMBIENTE ADECUADO. LAS FECHAS DE REUNIONES ESTN ESTABLECIDAS TENER DOCUMENTADA LA INFORMACIN EN UN FORMATO ENTENDIBLE. PERSONAL CAPACITADO EN LAS METODOLOGAS A USAR EN EL PROYECTO. EL PATROCINADOR EST INVOLUCRADO EN TODAS LAS FASES DEL PROYECTO. CONTAR CON LOS RECURSOS QUE SATISFAGAN A LAS NECESIDADES DEL PROYECTO.

SOLICITAR LA AMBIENTE HABILITACIN DE UN INADECUADO DE LUGAR DE TRABAJO CON TRABAJO LAS CONDICIONES ADECUADAS. DEFINIR CALENDARIO DE DISPONIBILIDAD DE REUNIONES DE USUARIOS USUARIO Y EQUIPO DE PROYECTO. DEFINIR UN FORMATO DE CALIDAD DE DOCUMENTACIN PARA INFORMACIN RECOGER LA INFORMACIN DESEADA. CAPACITACIN EN LAS DESCONOCIMIENTO METODOLOGAS A USAR DE METODOLOGAS EN EL DESARROLLO DEL PROYECTO. SOLICITAR AL FALTA DE PATROCINADOR SE INVOLUCRACIN INVOLUCRE EN EL DEL PATROCINADO PROYECTO. SOLICITAR TODAS LA FALTA DE HERRAMIENTAS QUE SE DISPONIBILIDAD DE UTILIZARN EN EL RECURSOS DESARROLLO DEL PROYECTO

5. REGISTRO DE POLMICAS

Nro. POLEMICA POLEMICA

FECHA GENERADA INICIO POR

PERSONA ASIGNADA

FECHA DE ENTREGA DE RESOLUCION

ESTADO

FECHA DE RESOLUCION RESOLUCION

01

Eleccin de algn proveedor Eleccin del equipo tcnico de instalacin de equipos Solicitud de cambio por parte del cliente de un entregable

10-012013

Equipo proyectista

Director

25-01-2012

Procesado

21-01-2013

Consenso

02

15-012013

Equipo proyectista

Entrevistador

30-01-2013

Procesado

28-01-2013

Consenso

03

20-012013

Cliente

Director y equipo

05-02-2013 Procesado 03-02-2013 Acuerdo

PLAN DE GESTION ADQUISICIONES Los procesos de Gestin de las Adquisiciones del Proyecto incluyen: 1. Planificar las Compras y Adquisiciones: determina qu comprar o adquirir, y cundo y cmo hacerlo. 2. Planificar la Contratacin: documenta los requisitos de los productos, servicios y resultados, e identifica los posibles vendedores. 3. Solicitar Respuestas de Vendedores: obtiene informacin, presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas, segn corresponda. 4. Seleccin de Vendedores: revisa ofertas, selecciona entre posibles vendedores y negocia un contrato por escrito con un vendedor. 5. Administracin del Contrato: gestiona el contrato y la relacin entre el comprador y el vendedor, revisa y documenta cul es o ha sido el rendimiento de un vendedor a fin de establecer las acciones correctivas necesarias y proporcionar una base para relaciones futuras con el vendedor, gestiona cambios relacionados con el contrato y, cuando corresponda, gestiona la relacin contractual con el comprador externo del proyecto. 6. Cierre del Contrato: completa y aprueba cada contrato, incluida la resolucin de cualquier tema abierto, y cierra cada contrato.

Contrato: Acuerdo vinculante para las partes en virtud del cual el vendedor se obliga a proveer los productos, servicios o resultados especificados, y el comprador se obliga a proporcionar dinero u otra contraprestacin vlida. Un contrato es un vnculo legal sujeto a resolucin de los juzgados. Es responsabilidad del equipo de direccin del proyecto ayudar a adaptar el contrato a las necesidades especficas del proyecto. El equipo de direccin de proyecto puede buscar respaldo de especialistas en las disciplinas de contratacin, adquisiciones y legislacin. Al gestionar activamente el ciclo de vida del contrato y redactar cuidadosamente los trminos y condiciones del contrato, se pueden evitar o mitigar algunos riesgos identificables del proyecto. Un proyecto complejo puede involucrar la gestin de mltiples contratos o subcontratos de forma secuencial.

Relacin Comprador Vendedor: Dependiendo del rea de aplicacin, la parte vendedora puede ser denominada contratista, subcontratista, vendedor proveedor de servicios o simplemente proveedor. Dependiendo de la posicin de la parte compradora en el ciclo de adquisicin del proyecto, sta puede denominarse, cliente, contratista principal, contratista, organizacin que compra, agencia gubernamental, solicitante de servicios o simplemente comprador. Durante el ciclo de vida del contrato, el vendedor puede ser considerado primero como licitador, luego como fuente seleccionada y finalmente como proveedor o vendedor contratado. 1. PLANIFICAR LAS COMPRAS Y ADQUISICIONES QU COMPRAR? CUNDO COMPRARLO? CMO HACERLO?

Criterios de Evaluacin Los criterios de evaluacin se desarrollan y usan para calificar o puntuar las propuestas. 1. Entender la necesidad. En qu medida la propuesta del vendedor responde al enunciado del trabajo del contrato? 2. Coste total o del ciclo de vida. Producir el vendedor seleccionado el coste total ms bajo (coste de compra ms coste de operacin)? 3. Capacidad tcnica. Tiene el vendedor las habilidades y conocimientos tcnicos necesarios, o puede esperarse razonablemente que los adquiera? 4. Enfoque de gestin. Tiene el vendedor los procesos y procedimientos de gestin para asegurar el xito del proyecto, o puede esperarse razonablemente que los desarrolle? 5. Enfoque tcnico. Cumplen las metodologas, tcnicas, soluciones y servicios tcnicos propuestos por el vendedor con los requisitos de la documentacin de adquisicin, o es probable que proporcionen ms que los resultados esperados? 6. Capacidad financiera. Tiene el vendedor los recursos financieros necesarios, o puede esperarse razonablemente que los obtenga?

7. Capacidad e inters de produccin. Tiene el vendedor la capacidad y el inters para cumplir con los posibles requisitos futuros?

8. Tamao y tipo de negocio. Responde la empresa del vendedor a un tamao o tipo de negocio especfico, como por ejemplo, una pequea empresa, una empresa dirigida por mujeres o una pequea empresa desfavorecida, segn la definicin del comprador o de acuerdo con lo establecido por una agencia gubernamental y determinado como una condicin para que se le adjudique un contrato? 9. Referencias. Puede el vendedor proporcionar referencias de clientes anteriores que verifiquen la experiencia laboral y el cumplimiento de los requisitos contractuales por parte del vendedor? 10. Derechos de propiedad intelectual. Reivindica el vendedor los derechos de propiedad intelectual en los procesos de trabajo o servicios que usarn o en los productos que producirn para el proyecto? 11. Derechos de propiedad exclusiva. Reivindica el vendedor los derechos de propiedad exclusiva en los procesos de trabajo o servicios que usarn o en los productos que producirn para el proyecto?

PLAN DE GESTIN DE LOS INTERESADOS 1. IDENTIFICACIN DE LOS INTERESADOS. El registro de los interesados contiene todos los detalles relacionados con los interesados identificados del proyecto de La implementacin de un centro de capacitacin piloto para elaboracin de cerveza Se agrupan todos los interesados en la siguiente tabla, de tal manera que se tiene detalles acerca de cada uno de ellos. Puesto en la organizacin Alto Alto Alto Bajo Alto Alto Medio Bajo Bajo Bajo Bajo Bajo Rol en el proyecto Alto Alto Alto Medio Alto Alto Medio Medio Alto Alto Alto Bajo

Nombre Sponsor Jefe de proyectos Equipo que realiza el proyecto Personal que labora para el proyecto Equipo que gestiona la direccin del proyecto Decano de la facultad de Ingeniera industrial y de sistemas de la UNFV Profesores de la UNFV Alumnos de la UNFV Proveedores ALFALAVA S.A MLAF SODIMAC

Ubicacin Lima Lima Lima Lima Lima Arequipa Lima Lima Lima Lima Lima Lima

La siguiente tabla es la tabla de informacin de evaluacin. Permite hacer una comparacin entre los diferentes interesados. Fase del ciclo de vida donde es de mayor inters
Inicio

Nombre

Principales requisitos

Principales expectativas
Obtener un proyecto exitoso Que el proyecto culmine exitosamente Tener un proyecto bien gestionado Estar capacitados para realizar las tareas asignadas Que el proyecto culmine exitosamente

Influencia principal en el proyecto


Alto

Sponsor

Confianza en el proyecto

Jefe de proyectos Equipo que realiza el proyecto Personal que labora para el proyecto Equipo que gestiona la direccin del proyecto Decano de la facultad de Ingeniera industrial y de sistemas de la UNFV Profesores de la UNFV

Controlar el proyecto

Alto

Todo el ciclo

Realizar el proyecto

Alto

Todo el ciclo

Recibir informacin

Medio

Todo el ciclo

Controlar el proyecto

Alto

Todo el ciclo

Confianza en el proyecto

Obtener un producto que cumpla sus expectativas

Alto

Todo el ciclo

Confianza en el proyecto

Alumnos de la UNFV ALFALAVA S.A MLAF

Confianza en el proyecto

Obtener un producto que cumpla sus expectativas Obtener un producto que satisfaga sus necesidades Venta

Medio

Final

Medio

Final Adquisicin de materiales y equipos Adquisicin de materiales y equipos Adquisicin de materiales y equipos

Obtener cliente fiable

Alto

Obtener cliente fiable

Venta

Alto

SODIMAC

Obtener cliente fiable

Venta

Bajo

Finalmente se realiza la tabla de clasificar los interesados en funcin de si son internos o externos, partidarios, neutrales o bien opositores: Interno / Externo Externo Interno Interno Partidario / Neutral / Opositor Partidario Partidario Partidario

Nombre Sponsor Jefe de proyectos Equipo que realiza el proyecto Personal que labora para el proyecto Equipo que gestiona la direccin del proyecto Decano de la facultad de Ingeniera industrial y de sistemas de la UNFV Profesores de la UNFV Alumnos de la UNFV ALFALAVA S.A MLAF SODIMAC

Externo

Neutral

Interno

Partidario

Externo

Partidario

Externo Externo Externo Externo Externo

Partidario Partidario Partidario Partidario Partidario

2. PLAN DE GESTIN DE LOS INTERESADOS

El objetivo en este proceso es buscar las razones para relacionarnos con interesados y los temas de inters que se refieren a nuestra organizacin

Para poder definir mejor la estrategia para el plan de los interesados, vamos a usar un diagrama similar al crculo de calidad de Deming (10) , el cual nos dar un panorama de cmo debe ser el plan de gestin de los interesados

Pensar

Actuar

Planificar

Relacin

Fortalecer

Figura 10. Diagrama de ciclo del plan de gestin de los interesados

Antes de desarrollar el plan directamente se analizar una fase inicial de Pensamiento Estratgico

Con quien relacionarse?

Clientes potenciales, cooperativas, etc.

Por qu relacionarse?

Colaboracin y conocer sus expectativas

Para qu relacionarse

Desarrollar y obtener apoyos para la estrategia del proyecto

2.1 Metodologa para describir y definir a los interesados

Para la identificacin de los interesados se usar la siguiente metodologa:

Se convocar un grupo inter-funcional de personas que cuenten con amplios conocimientos sobre la organizacin, el proyecto, el

departamento. Este grupo

debe

incluir personas de diferentes

departamentos como el de asuntos legales, gestin de riesgos, comunicaciones, relaciones institucionales y recursos humanos.

Se generar una lista de categoras de posibles interesados, los cuales tendrn las siguientes dimensiones: Personas con las que la organizacin tiene Responsabilidades legales, financieras u operativas; Personas que tiene probabilidad de influenciar el desempeo de la organizacin; e interesados afectados por las operaciones de la organizacin.

Se agrupar los interesados en distintas categoras y subgrupos

Categora de interesado

Subgrupo Jefe de proyectos

Empleados

Equipo de proyectos Personal de labora para el proyecto

Inversor Proveedores

Sponsor ALFALAVA S.A MFLAF SODIMAC Decano de la facultad Ingeniera industrial y sistemas de la UNFV Profesores de la UNFV Alumnos de la UNFV

Autoridades reguladoras Clientes

de de

2.2 Metodologa para determinar los objetivos estratgicos de la relacin En esta actividad se clarifica las razones principales para desarrollar las relaciones con los stakeholders y como tienen repercusin en los objetivos estratgicos del proyecto. Ciertamente la relacin con los interesados requiere recursos, tiempo y compromiso, que con la participacin de los niveles directivos ms altos se logra la alineacin y el compromiso. Por ello se deber identificar los temas principales para el xito del proyecto a largo plazo.

En la siguiente tabla se usar para la identificacin de los temas principales:

A B

Temas que produzcan impactos financieros a corto plazo Cuestiones que hayan hecho que la organizacin adopte una poltica estratgica, que luego ser un compromiso con los interesados.

C D

Temas organizacionales relevantes Temas que los interesados consideran se suma importancia y que los llevan a movilizarse.

Temas relacionados a normas sociales (segn la regulacin vigente)

2.3 Prioridad segn nivel de influencia y dependencia de los stakeholders Consiste en identificar a los interesados que potencialmente tendrn el mayor impacto en los objetivos estratgicos, y aquellos que se vern ms afectados, positivamente o negativamente, por las operaciones del proyecto. Se ha establecido el siguiente orden de prioridades para los grupos de interesados: Nivel de influencia Bajo interesados respecto a la organizacin. Tratamiento justo: Honrar los compromisos con los interesados, segn las polticas de la Alto organizacin Baja prioridad: Ofrecer acceso a canales de informacin y Bajo retroalimentacin. Mantener la informacin y participacin: Asegurar el equilibrio entre los interesados de alto nivel y las personas afectadas Alto Amenaza u oportunidad estratgica: invertir en lo procesos de relacin.

Grado de dependencia de los

BAJO

ALTO

Dependencia de la organizacin

.Proveedores ALTO . Empleados . Inversores .Clientes

BAJO

. Autoridades reguladoras

Influencia en la organizacin La grfica anterior explica el grado en el que la organizacin depende de cada uno de los interesados. Los interesados de alta dependencia son los que se encuentran en la posicin de:

Dependencia financiera directa ( dependen de la direccin para salarios, compras, etc)

Dependencia no financiera (quienes dependen de la compaa para obtener servicios fundamentales)

Deterioro o riesgo no financiero por las operaciones de la organizacin (Molestias a los vecinos por los trabajo realizados)

El siguiente paso ser ubicar los interesados en una matriz de impacto. Para ello es necesario clasificar a los interesados. Los Stakeholders de alto impacto son los que tienen poder para: Revocar, otorgar o influenciar en el otorgamiento de licencias. Restringir el acceso a recursos, plantas operativas o capital intelectual. Daar o mejorar la reputacin de una compaa.

Contribuir u obstaculizar la capacidad de las compaas para aprender e innovar.

Restringir o proveer el acceso a fondos de inversin.

INFLUENCIA EN LA ORGANIZACIN BAJO ALTO IMPACTO EN LA ORGANIZACIN

ALTO

. Inversores . Autoridades reguadoras

. Clientes

BAJO

. Empleados . Proveedores

La grfica anterior muestra la dificultad o no de poder sustituir a cada uno de los interesados.

3. Compromiso con los interesados

3.1 Registro de cuestiones surgidas durante el proyecto N 1 2 3 Asunto Desarrollo exitoso del proyecto Desarrollo de los objetivos del proyecto Entrega del primer entregable para la quincena de enero-2013 Entrega de los entregables en el menor plazo posible Fecha 02-01-2013 02-01-2013 02-01-2013 Generado por Sponsor Director Cliente Compromiso xito del proyecto Desarrollo de todos los objetivos Entregarlo para la primera semana de enero del 2013 Entrega de los entregables durante los primeros 4 meses

10-01-2013

Autoridad regulatoria

4. Control del compromiso con los interesados Se realizar reuniones semanales para tratar el tema de los interesados y los compromisos contrados con ellos.

Al final de cada reunin se asignar responsabilidades y acuerdos.

Habr una reunin inicial al inicio del proyecto con los principales interesados para explicar el alcance del proyecto as como identificar las posibles situaciones que generen cuestiones en el futuro.

CDIGO DE TICA Y CONDUCTA DE LA ORGANIZACIN

La direccin de proyectos asigna este material a sus profesionales, la organizacin busca comprometer laboralmente y actuar de manera correcta. Exigindonos constantemente para poder alcanzar todo lo que nos trazamos en la vida: trabajo, hogar y profesin. En el presente cdigo de tica enunciaremos con claridad los ideales y describiremos como debera ser nuestro comportamiento y desempeo como profesionales en nuestra organizacin. Se describir la lnea base del comportamiento tico del trabajador profesional en cada una de las reas del conocimiento estudiado.

Gestin de la Integracin del proyecto: Proteger informacin confidencial o de propiedad exclusiva que se nos haya confiado. Llevar adelante acciones disciplinarias contra cualquier persona que tome represalias contra otra que formule inquietudes de ndole tica. Crear un ambiente de respeto que genere confianza y excelencia en el desempeo al fomentar la cooperacin mutua: un ambiente en el que se promueve y valora la diversidad de perspectivas y opiniones.

Gestin del Alcance del Proyecto: Cumplir los compromisos que asumimos: hacemos lo que decimos que vamos a hacer. Cumplir con todos los acuerdos incluidos en el proyecto. nicamente aceptamos aquellas asignaciones que se condicen con nuestros antecedentes, experiencia, habilidades y preparacin profesional

Gestin del Tiempo del Proyecto: Cumplir con los tiempos establecidos en el cronograma. Cumplir con los entregables en los tiempos establecidos.

Gestin de los Costos del Proyecto: No aumentar el costo de los bienes a adquirir. No sobrepasar los costos con el fin de un beneficio particular. Dar seguimiento al proyecto mediante la aplicacin del Valor Ganado.

Gestin de la Calidad del Proyecto: Adquirir bienes y/o productos que cumplan con los requerimientos del proyecto. Que el proyecto a realizar cumpla con las necesidades del cliente. Que los materiales cumplan con las especificaciones tcnicas adecuadas para el proyecto.

Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto: No contratamos ni despedimos, recompensamos o castigamos, adjudicamos o denegamos contratos basndonos en consideraciones personales, incluyendo el favoritismo, el nepotismo o los sobornos, entre otras. No actuar de manera abusiva frente a otras personas. Procurar que haya igualdad de acceso a oportunidades para aquellos candidatos que sean idneos.

Gestin de las Comunicaciones del Proyecto: Cuando cometemos errores u omisiones, nos responsabilizamos por ellos y los corregimos de inmediato. Cuando descubrimos errores u omisiones realizados por terceros, los comunicamos de inmediato al organismo pertinente. Nos hacemos responsables por cualquier problema que se origine a raz de nuestros errores u omisiones, y de las consecuencias que de ellos resulten. Somos sinceros en nuestras comunicaciones y en nuestra conducta

Gestin de los Riesgos del Proyecto: Asumir responsabilidades ante algn riesgo que afecte el avance del proyecto. Monitorear constantemente el proyecto.

Gestin de las Adquisiciones del Proyecto: Realizar una buena administracin de los productos o servicios a adquirir. No tener favoritismo hacia alguna empresa en la adquisicin de bienes y/o servicios con la condicin de recibir algo a cambio. Respetar las polticas de la organizacin en materia de adquisiciones.

Gestin de los Interesados del Proyecto: No discriminar a otras personas sobre la base de factores como, entre otros, el gnero, la raza, la edad, la religin, la discapacidad, la nacionalidad o la orientacin sexual. Tomamos decisiones y medidas basndonos en lo que mejor conviene a los intereses de la sociedad, la seguridad pblica y el medio ambiente. Nos informamos sobre las normas y costumbres de los dems, y evitamos involucrarnos en comportamientos que ellos podran considerar irrespetuosos. Escuchamos los puntos de vista de los dems y procuramos comprenderlos.