ASOCIACIN DE AUDITORES INTERNOS DE NICARAGUA VII CONGRESO LATINOAMERICANO DE AUDITORA INTERNA VII CLAI

La Auditora Interna como profesin Interdisciplinaria

COMBATE A LA CORRUPCIN: ROL DEL AUDITOR INTERNO

EXPOSITOR:

DR. REN FONSECA-BORJA

PAS, Ecuador

Hotel Inter-Continental Managua

Combate a la Corrupcin: Rol del Auditor Interno

23 al 25 de octubre de 2002

COMBATE A LA CORRUPCIN: ROL DEL AUDITOR INTERNO

Ren Fonseca-Borja, PhD, CPA, AIC, Msc
Consultor Internacional en Auditora Gubernamental Ex Segundo Vicepresidente de la FLAI Ex Presidente del IAI, Quito, Ecuador Presidente del Primer Encuentro Interamericano de Auditores Internos, Actualmente CLAI Conferencista Internacional. rfonseca@contraloria.gob.gt rfonsecaborja@yahoo.com

I.

INTRODUCCIN

La corrupcin y la impunidad son las enfermedades que estn consumiendo ms recursos que cualesquiera otra; sus efectos se los puede medir en trminos concretos pero difciles de precisar dnde y cundo sucedi, ya que se trata de una cadena de acontecimientos promovidos por la actitud indiferente hacia el control interno por parte de la misma sociedad y al interior de las instituciones, del mximo ejecutivo; como ejemplo de sus efectos tenemos: La prdida de valores morales, espirituales, familiares, el incremento desmedido de la delincuencia y la burocracia, la creacin de unidades administrativas sin objetivos concretos, la contratacin de personal por razones polticas, y otros aspectos que daan la imagen de las instituciones. Un aparente desconocimiento administrativo por parte de los ejecutivos, ausencia de medios de divulgacin de informacin sobre los resultados de las operaciones, falta de medidas coercitivas sobre actos dolosos, apata de los ejecutivos sobre los beneficios que brinda la Auditora Interna independiente y profesional, la contratacin de personal sin los requisitos necesarios, etctera, son aspectos que han originado malestar a los Auditores Internos; por supuesto que no slo es culpa de la gerencia, sino tambin del Auditor Interno que ha aceptado ese rol sin protestar, an sabiendo que est distorsionado. II. EL PROBLEMA DE LA CORRUPCIN

El problema de la corrupcin no podemos atribuirle en un sector, continente o empresa, es de todos, por lo cual, la sociedad civil, especialmente para ordenar el sector pblico, est planteando acciones que lleven, en primer lugar, a coordinar acciones, y en segundo lugar, a reorientar la inversin del gobierno. Los medios de comunicacin estn plagados de temas sobre corrupcin, pero no quiero ser puntual, ms bien dejo a la imaginacin y al recuerdo de los lectores, sobre los distintos artculos que habrn ledo y que sealan a los ms corruptos; medios de informacin como: los informes de Transparencia Internacional, Responsabilidad, programas de televisin, los peridicos y otros

Dr. Ren Fonseca Borja

Combate a la Corrupcin: Rol del Auditor Interno

medios especializados que divulgan los actos de corrupcin, y que dejan ver la fuerza de la justicia cuando se trata de funcionarios de alto nivel, que hacen que las estadsticas sobre la impunidad sean ms representativos. Sin embargo, en relacin al campo que le compete a un Auditor Interno, el segmento es ms reducido y podemos, de igual modo, pensar en dnde estaban los Auditores Internos, en los casos sonados de empresas de los Estados Unidos de Norteamrica. III. EL ROL DEL AUDITOR INTERNO EN LA LUCHA CONTRA LA CORRUPCIN Demos dejar claro que el descubrimiento de irregularidades, no es la funcin principal de los Auditores Internos, ni es el objetivo de cada trabajo; la contribucin del Auditor Interno en este campo surge de la iniciativa y profundidad que le al su trabajo, por esto es necesario que se tomen en cuenta los siguientes aspectos: 1. Organizarse para luchar contra la corrupcin Probablemente el ttulo de este apartado no sea tan sugestivo como el contar un hecho de corrupcin; pero hace falta estar en la prctica cotidiana para saber que si no est bien organizada y preparada la Auditora Interna, difcilmente podr aportar en la lucha contra este flagelo que cada da crece ms. Si no existen las condiciones necesarias no podremos los Auditores Internos poner nuestro grano de arena en este noble intento de lucha contra la corrupcin que se fortalece pero que no tiene los efectos que quisisemos, porque la impunidad es la muralla donde se estrellan muchas denuncias y procesos legales, y finalmente, quedan en libertad los corruptos, con la diferencia que ahora son ms ricos; por esto, es necesario que se definan los siguientes aspectos: a. Definicin del rol de la Auditora Interna Si queremos darle la fuerza suficiente a un Departamento de Auditora Interna para que ayude en la lucha contra la corrupcin, es necesario que se defina con toda claridad lo que corresponde a los siguientes aspectos: Objetivos, estos deben ser extractados de la definicin de la Auditora Interna y hacer una mezcla con los objetivos de la institucin para poder apoyar a la administracin en la conduccin de las operaciones y sus resultados, as como los aspectos ms relevantes de la organizacin que son: Rentabilidad, crecimiento y permanencia de la organizacin en el mercado.

Dr. Ren Fonseca Borja

Combate a la Corrupcin: Rol del Auditor Interno

Ubicacin, mientras ms alto est ubicada la Auditora Interna en la estructura de la organizacin, mayor ser su independencia y campo de accin, por lo cual tendr la posibilidad de evaluar todos los sectores de la organizacin. Funciones de la auditora interna, deben ser concordantes con los objetivos conceptuales de la misma y los objetivos de la organizacin, para evitar que se la utilice en acciones distintas a las que debe realizar. Independencia, el apoyo de la gerencia, su ubicacin, sus funciones especficas, el campo de accin, deben proporcionarle la independencia de accin necesaria que le de autoridad profesional para poder hablar del tema de la corrupcin y proponer las acciones correctivas, caso contrario no ser posible, porque si un auditor descubre un acto irregular, dependiendo del nivel al que reporta y quin est involucrado, probablemente ser despedido de su puesto, porque eso es lo que sucede con frecuencia. Colaboracin institucional, de hecho es el punto culminante porque el Auditor Interno que est investigando un caso de corrupcin necesita de todos, para obtener la evidencia, de lo contrario, ocurre que se hace una denuncia y nada pasa, al corrupto o lo cambian de puesto o simplemente archivan el informe del Auditor Interno. Respaldo gerencial, para que el Auditor Interno perciba esa seguridad de que si se trata de un nivel superior el que se encuentra involucrado, la gerencia apoyar al Auditor Interno para que siga la investigacin y se apliquen las recomendaciones para mejorar la situacin. Remuneracin razonable, probablemente este sea el punto ms sobresaliente, porque cmo podemos exigir que el Auditor Interno sea honesto, si su remuneracin es inferior a muchos y sus necesidades iguales a todos, por tanto es un riesgo que, posiblemente, el auditor interno tambin pueda caer en actos de corrupcin, tambin existen casos al respecto. Respaldo legal, cuando se trata del sector pblico especialmente, es necesario que exista normativas que eviten el Auditor Interno sea despedido por hacer bien su trabajo, porque hay casos de Auditores Internos que han descubierto actos dolosos de magnitud, pero el ministro estaba involucrado en eso, y tom la decisin de despedir al Auditor Interno sin que nadie lo defienda.

b. La profesionalizacin como requisito indispensable.

Dr. Ren Fonseca Borja

Combate a la Corrupcin: Rol del Auditor Interno

El carcter de profesional dimensionado en la habilidad y destreza de poder hacer o no algo, debe ser la visin con la que se califique este espacio y no solamente por la presentacin de un ttulo, por supuesto que todos deben ser universitarios, quiz con maestras y otros estudios. Grupo multidisciplinario, la unin de conocimientos hace posible que cualquier espacio pueda ser evaluado y dimensionados sus resultados con la calidad y conocimientos que elevara cualquier recomendacin a un valor agregado, porque sera aplicable. Plan de capacitacin continua, cualquier grupo multidisciplinario necesita de cursos de capacitacin y actualizacin para mantener el conocimiento uniforme y aprovechar las caractersticas profesionales de cada auditor. Diseo y uso de metodologas de trabajo, para que las investigaciones sigan un curso normal y se pueda sustentar cualquier aspecto tcnico que se requiera, a ms de que el alcance y la profundidad del trabajo sea de alta calidad. Tecnologa, disponible y compatible con la que utiliza al organizacin para que el Auditor Interno pueda incursionar en los sistemas y analice lo suficiente para tener la razonable certeza de que lo que est diciendo como resultado de su trabajo es la verdad, y no deja lugar a malas interpretaciones.

c. Especializarse en el negocio Conocimientos mltiples, las condiciones actuales del mercado, requieren de conocimientos actualizados porque la tecnologa y tendencias del mercado cambian constantemente, por lo que el negocio debe cambiar tambin. Conocimiento del mercado, para entender la oferta y la demanda en un mundo globalizado y con tendencias de modernizacin que hacen constante el cambio en los sistemas, procesos, productos, costos, etctera, lo que hace dinmico el negocio, porque hay que tomar decisiones aceleradas para poder competir y atender al cliente. Existen muchos aspectos a considerar como necesario dependiendo del tipo de negocio, y el Auditor Interno debe estar en condiciones de entender el medio y el por qu se toman decisiones de una u otra manera, para no calificar
Dr. Ren Fonseca Borja

Combate a la Corrupcin: Rol del Auditor Interno

de acto irregular a cualquier aspecto que por las circunstancias, se tuvo que salir de las normas. Conocimiento de la tecnologa, para que pueda evaluar todo le proceso tecnolgico para determinar si en verdad las cosas que se ven son lo que significan, dado que si se trata de actos irregulares que se utilizaron la tecnologa para cometerlos, es necesario un conocimiento ms amplio para pode revaluar y llegar a la verdad. Manejo de las nuevas tendencias, para que cualquier cambio que sufra la organizacin sea interpretada en su verdadera dimensin, es decir, el grupo de auditores debe ser experto en los temas que ese investigan o evalan, por eso el conocimiento de la Reingeniera, Calidad Total, Benchmarking, Justo a Tiempo, Anlisis del Valor Agregado, entre otros, puede ayudar a responder de mejor manera a los desafos de la mentalidad corrupta aplicada dentro de estos temas.

2. Cambiar el enfoque de trabajo Si el Auditor Interno no cambia su enfoque de trabajo, la posibilidad de aportar en la lucha contra la corrupcin es limitada, porque si no conoce nuevas tcnicas de investigacin, si no conoce los procesos, leyes, normas y dems aspectos que regulan una investigacin, no podr hacer un buen papel.; por eso es necesario que se tomen cuenta los siguientes aspectos para evaluar: a. Evaluar sistemas y procesos

b. Evaluar los controles Duros Los controles duros se pueden identificar con facilidad ya que se refieren a aspectos de autorizacin, registro, custodia, informacin y dems aspectos que nacen de las polticas emanadas por el mximo nivel ejecutivo que dejan evidencia y forman parte de las funciones de una persona, por lo cual es ms fcil detectar un acto doloso porque hay firmas, hay documentos, y otras evidencias. En el ambiente operacional es donde, con mayor nfasis, podemos medir la funcionalidad de los controles duros, por lo cual es posible detectar con relativa facilidad los actos dolosos cometidos por los empleados encargados de la ejecucin de las operaciones.

Dr. Ren Fonseca Borja

Combate a la Corrupcin: Rol del Auditor Interno

El marco normativo (polticas, normas, reglamentos, cdigos, etctera), a parte de las leyes que regulan la organizacin, sean estas financieras, fiscales de conservacin del medio ambiente, entre otras, deben establecerse por escrito y divulgarlas a todos los niveles para que cada empleado sepa cules son las limitaciones de sus funciones y cules los problemas si no se observa el marco normativo y jurdico de la organizacin. El marco normativo se convierte en indicadores y medios de comparacin, que ayudan a medir la gestin, entre lo programado con base en ese marco normativo y los resultados obtenidos. La relacin e interrelacin de las unidades administrativas que intervendrn en un proceso es algo fundamental, porque es la nica manera que se puede medir la extensin de responsabilidad y autoridad de las personas. El auditor Interno debe evaluar si las funciones asignadas a cada unidad administrativa no es incompatible con otras unidades, si no hay problemas de duplicacin de funciones, posibilidades de abuso de autoridad, atraso de informacin, falta de autoridad, etctera, estos aspectos pueden originar actos de corrupcin, por lo que el Auditor Interno, en su evaluaciones debe poner atencin para evitar que la organizacin se vea afectada. La definicin por escrito de funciones y los respectivos niveles de autoridad, tambin es de mucha importancia, porque puede permitir la invasin o evasin de responsabilidades y se producen actos de abuso de autoridad o falta de aplicacin de la autoridad que, desde el punto de vista operativo, de igual forma perjudica a la organizacin. Existen mucho casos de actos de corrupcin, utilizando la autoridad para beneficio personal, para decisiones que benefician a terceras personas, para contratar personal sin los requisitos necesarios, etctera. La planificacin estratgica debe ser un acto institucional, donde las polticas y objetivos vayan de arriba hacia abajo, y de abajo hacia arriba se concreten las metas, los productos finales y se valoren los mismos en funcin de los objetivos institucionales. En los sistemas y procesos se pueden verificar un sinnmero de controles duros porque estos pueden estar incorporados a lo mismos, debido a la facilidad de la tecnologa; sin embargo, si hablamos de tecnologa, esta tambin permite que se obvien esos controles y se cometan actos de corrupcin. Por ejemplo, podra ocurrir que la tecnologa que se compr no responda al crecimiento que debe tener la organizacin, y ms bien fue un negocio que dej prdida porque no cumplen con las especificaciones necesarias; otro aspecto es la falta de controles sobre el acceso a la informacin, pueden causar serios perjuicios a la institucin, utilizando la informacin con fines distintos. La definicin de los productos intermedios y finales que arrojarn los procesos, debe permitir medir los resultados que se esperaban obtener, con los recursos

Dr. Ren Fonseca Borja

Combate a la Corrupcin: Rol del Auditor Interno

disponibles. El Auditor Interno, debe buscar informacin a travs de evaluar los procesos para ver que se hayan cumplido con todos los estndares establecidos, con la calidad suficiente, para que sean competitivos en el marcado al cual se destinen dichos productos, y se eviten las posibilidades de riesgos de actos de corrupcin. El proceso de control de calidad debe cuidarse de tal forma que se evite un posible manipuleo de datos o acciones que perjudiquen la calidad del producto y por ende la imagen de la organizacin; en este espacio se pueden descubrir falta de calidad de los productos por robo de insumos, por el robo en s o porque hay gente infiltrada y quiere daar la imagen de los productos. El cumplimiento o incumplimiento, de normas de higiene, de peso, de calidad, etctera, pueden dar lugar a actos que perjudiquen a la organizacin. El campo de accin del Auditor Interno para detectar debilidades de control interno que terminen en actos de corrupcin es bastante amplio, por lo cual, debe evaluar los procesos y procedimientos de control de los siguientes aspectos: El ambiente operacional El ambiente de sistemas y procesos El ambiente tecnolgico La informacin y comunicacin El entorno institucional El ambiente de seguridad El ambiente de mercado La gestin institucional La contribucin de los elementos de la organizacin

c. Evaluar los controles Suaves La evaluacin de lo controles suaves, es la parte ms difcil para el Auditor Interno, porque de hecho, estamos hablando de actitudes de los seres humanos y estos difcilmente pueden ser probados cuando se trata de actos que perjudican un proceso, ya que debe establecerse si fue intencional o no. Los controles suaves, en un momento determinado, se vuelven subjetivos para motivos de evaluacin, porque la actitud de un ser humano puede ser intencional o no, hacer bien o mal a algo o a alguien; por ejemplo, no es fcil probar que el atraso de un informe fue malintencionado o no, pero lo que si se puede probar con facilidad puede ser el efecto de ese atraso; otro caso es la prdida de informacin, de la misma manera puede ser difcil probar; por ejemplo, cuando se borra un archivo, podramos saber que fue intencional, difcilmente, pero esto puede perjudicar a una institucin y la informacin puede ser trasladada a otra organizacin o persona para que se utilice en beneficio particular.

Dr. Ren Fonseca Borja

Combate a la Corrupcin: Rol del Auditor Interno

La aplicacin de la misin y visin y los valores corporativos en los procesos y operaciones, hasta qu punto es posible su medicin, cules son los parmetros o indicadores que deben utilizarse; podran ser los resultados obtenidos, el mercado que domina la organizacin, el nmero de clientes, el comportamiento del personal, la satisfaccin del cliente, la imagen institucional, etctera; el Auditor Interno tiene un desafo para identificar esos indicadores y responder a estas interrogantes, porque son conceptos un tanto abstractos y dependen de la cultura organizacional y administrativa que tengan los empleados para poder medir la aplicacin con mayor acierto. La exigencia de la organizacin a sus empleados de que se observen los cdigos de tica, tanto profesionales, como los de la propia organizacin, son aspectos que vienen amarrados a un proceso de seleccin, contratacin, evaluacin y promocin del personal y la induccin a estos elementos, con seguimientos posteriores en las labores diarias. El Auditor Interno debe buscar los mecanismos para poder evaluar la aplicacin de la tica en las funciones de cada empleado y a nivel de grupo, a travs de entrevistas y observacin de los procesos para ver el comportamiento de los empleados. La evaluacin de estos elementos anteriores como la misin, visin, valores corporativos y los cdigos de tica, pueden dar lugar al descubrimiento de actos dolosos que perjudiquen a la organizacin, a sus productos, a su rentabilidad, a su imagen, al estilo gerencial, a la permanencia de la organizacin en el mercado, etctera. Otro de los campos difciles de medir son las relaciones personales e interinstitucionales, porque igual, depende de la cultura, las condiciones del medio y muchos otros aspectos que harn que una persona acte de una u otra manera, es decir, bien o mal, con intencin o sin ella. Probablemente aqu exista la posibilidad de mayor corrupcin, porque estamos hablando de las relaciones comerciales con terceros, de persona a persona o de organizacin a organizacin; estas relaciones pueden ser en forma personal o tecnolgica, porque ahora las relaciones se hacen tambin y con mayor nfasis por Internet. Aqu es donde se ponen de acuerdo y se llega a negocios inflando los precios, facturando lo que no se vendi o no se entreg, falsificando documentos, rebajando la calidad de los productos o entregando de menor calidad que la establecida. El Auditor Interno tiene mucho trabajo porque debe combinar los actos financieros con los indicadores que hemos hablado anteriormente, es decir, debe evaluar si los actos estn en el marco de las regulaciones, los cdigos de

Dr. Ren Fonseca Borja

Combate a la Corrupcin: Rol del Auditor Interno

tica, los valores corporativos y esa misin y visin de la organizacin, que se convierten en el norte de las operaciones. Por ultimo uno de los temas de mayor controversia es la Gobernabilidad institucional, aspecto que depende de muchas acciones actos y personas, depende de la conjugacin de todos los elementos destinados a la administracin de una organizacin. En este campo hay que evaluar cul es el estilo gerencial que impone actitudes y acciones para que la voluntad individual se adapte a los requerimientos de la organizacin o simplemente se condicione a las necesidades individuales y se manifieste en un caos o ingobernabilidad, porque todos quieren tomar decisiones y todos quieren hacer lo que les parece. Lgicamente aqu se manifiesta un descontrol y la falta de liderazgo. 3. Comprometerse en la lucha contra la corrupcin El compromiso de la Auditora Interna en la lucha contra la corrupcin debe ser una decisin pensada porque puede traerle consecuencias que pongan en peligro su estabilidad; la diplomacia con que se puedan tratar los asuntos es otro de los elementos que pueden ayudar a un auditor a aportar con sus criterios para que la justicia se aplique y la organizacin est libre de aspectos que la perjudiquen; por esto se pueden citar los siguientes aspectos como los ms importantes compromisos, que debe asumir el Auditor Interno: a. Mantener el conocimiento como autoridad, el compromiso ms relevante es que el Auditor Interno debe entender que la autoridad debe darle el conocimiento no su ubicacin ni la dependencia jerrquica, por eso, cada trabajo debe ser suficientemente sustentado para que cualquier persona pueda entender lo que se quiere decir. a. Que todos los criterios vertidos, respondan a lo que se es, un Auditor Interno debe ser el ejemplo de cmo trabajar y ser profesional, sin dejar de ser un ser humano ms de la organizacin. b. Aplicar la auditora forense, debe constar en los programas de capacitacin, para que todos dispongan de las tcnicas de investigacin necesarias y puedan combinar esfuerzos para culminar una investigacin. c. Aplicacin del Cdigo de tica, en sus acciones para evitar la crtica y disponer de la calidad moral para pronunciarse sobre los actos de corrupcin. d. Actualizarse en forma permanente para responder a los desafos del mercado y los cambios del negocio al que presta sus servicios. IV. CONCLUSIONES

Dr. Ren Fonseca Borja

10

Combate a la Corrupcin: Rol del Auditor Interno

a. Promover talleres de auto-evaluacin b. Identificar los sectores de riesgo de corrupcin c. Motivar acciones correctivas

Dr. Ren Fonseca Borja

11