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PLANIFICACIN ESTRATGICA ORGANIGRAMAS, REGLAMENTOS Y PROCEDIMIENTOS

Gestin Empresarial y Organizacin

PLANIFICACIN ESTRATGICA

Ekamolle
COSUDE - PROYECTO GAMA
Octubre, 2005

PLANIFICACIN ESTRATEGICA

INTRODUCCIN El objetivo de la gestin estratgica es identificar a travs del anlisis, las causas del xito o del fracaso de las organizaciones. Para ello, debe entre otras consideraciones, tenerse en cuenta, que el desempeo de las organizaciones est determinado por el contexto en donde se desenvuelven y por los recursos y capacidades propias. En el caso de las empresas, en la actualidad, la globalizacin es un fenmeno real, que exige un mayor grado de esfuerzo para competir con sus similares de todo el mundo. De all que les sea necesario identificar sus ventajas internas, que pueden permitirles competir en mejores condiciones. Si bien, el contexto influye de manera importante en el desempeo de las organizaciones y empresas, los recursos y capacidades son determinantes en el xito o en el fracaso. Esta forma de analizar las organizaciones y ver las posibilidades de xito, se conoce como PENSAMIENTO ESTRATGICO. Este Pensamiento Estratgico tiene las siguientes caractersticas: - Explora y propone futuros probables con claridad suficiente para tomar decisiones. - Identifica factores-clave que definen la situacin presente y sus tendencias potenciales de evolucin. - Define las condiciones que determinan esas tendencias de evolucin y el logro de resultados. - Plantea mtodos para desarrollar factores-clave y asegurar condiciones que lo hagan posible. - Considera a los resultados como los productos de un proceso en permanente evolucin. - Est atento a la evolucin de las situaciones para proponer los cambios pertinentes.

La herramienta diseada para desarrollar de forma organizada y sistemtica el pensamiento estratgico es la PLANIFICACIN ESTRATEGICA.

1. QU ES LA PLANIFICACIN ESTRATEGICA? Podemos definir la Planificacin Estratgica como el esfuerzo ordenado para producir decisiones que conforman y guan lo que una organizacin (empresa, institucin) quiere conseguir, a partir de su situacin actual. La Planificacin Estratgica como mtodo ofrece aportes positivos, tales como: - Se caracteriza, porque se puede aplicar a cualquier entidad, sea sta una empresa, una organizacin comunal, una institucin pblica o para una persona en particular. - Enfatiza la visin de futuro, la imagen objetivo que debe guiar toda organizacin. - Permite, a travs del diagnstico, diferenciar los aspectos internos y del contexto o del entorno. Por ello, establece el lmite entre lo interno y externo, identificando los factores que influyen sobre los actores sociales involucrados. - Incorpora el concepto de Misin, como la razn de ser de las organizaciones. Por lo tanto, la Planificacin Estratgica, nos ayuda a clarificar el futuro, ayuda a la toma de decisiones presentes, en funcin de los cambios que puedan producirse, puede manejar los cambios en el entorno y mejorar el desenvolvimiento de las organizaciones.

2. DIFERENCIAS CON LA PLANIFICACIN TRADICIONAL La Planificacin Estratgica, a comparacin de la tradicional, tiene un enfoque ms amplio y visionario. Se requiere de mucha creatividad y del compromiso de los involucrados para ser una herramienta eficaz. En el siguiente diagrama veremos las diferencias.

PLANIFICACIN ESTRATGICA

PLANIFICACIN TRADICIONAL

TEMPORALIDAD
DE LARGO PLAZO POR LO GENERAL DE CORTO PLAZO

ORIENTACIN

- ORIENTADO A RESULTADOS - PROPICIA LA INICIATIVA Y PARTICIACION - ORIENTADO A LA SOLUCION - DE PROBLEMAS MULTIPLES

- ORIENTADO A PROCESOS - NO PROMUEVE LA PARTICIPACION - ORIENTADA A LA SOLUCION DE UN SOLO PROBLEMA

ENFOQUE

ENFOCADO A POLTICAS

ENFOCADO A PROGRAMAS

3. IMPORTANCIA PARA EL FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y LA PARTICIPACION Todo proceso de Planificacin Estratgica, debe basarse en el compromiso y la participacin de los directamente involucrados, de la misma forma puede promover la movilizacin y concientizacin de los ciudadanos, de tal forma que se genere una identificacin con los objetivos de la institucin. Las condiciones de xito de un Plan Estratgico, es la voluntad de los involucrados para poner en marcha el proceso de elaboracin del Plan y el posterior seguimiento y control. Un Plan Estratgico, debe centrarse en las capacidades internas que facilite en cumplimiento de los objetivos. No basta la elaboracin y redaccin del Plan, es imprescindible el compromiso de los involucrados. Por lo tanto; la Planificacin Estratgica tiene que ser necesariamente participativa, que construya consensos dentro de la diversidad de intereses, de esa forma tomar decisiones sobre el futuro, cuyos resultados comprometan a todos.

4. EL PROCESO DE LA PLANIFICACION ESTRATEGICA La Planificacin Estratgica es ante todo un proceso, que debe ser de consenso y donde los actores involucrados asuman de manera consciente los compromisos que los objetivos y metas exigen. De tal manera que pueda convertirse en una verdadera herramienta de transformacin. La Planificacin Estratgica es un proceso de varias etapas. Lo primero que se realiza, es el anlisis de las condiciones internas de a organizacin y de su entorno. Esta tarea es la que se denomina tambin, el anlisis de la situacin o diagnstico. Aqu se evalan las Oportunidades y Amenazas que corresponden al mbito externo, y las Fortalezas y Debilidades referidas al interno de las organizaciones. Este aspecto evaluativo es muy importante para el proceso de planificacin. Para tener claridad respecto a la identificacin de lo interno y

externo, debemos definir el Objeto de la Planificacin, es decir, la entidad cuyo futuro se busca planificar. De esta manera, establecemos los lmites entre lo que est dentro de la organizacin y lo que est fuera de ella. Debemos tener siempre claro que ninguna entidad es un objeto aislado y necesariamente se encuentra dentro de un contexto. Y de otro lado, ninguna entidad es unitaria, esto es, siempre tiene componentes, actores interesados que asumen el papel de sujetos de la planificacin.

ANLISIS INTERNO Y DEL ENTORNO. DIAGRAMA GENERAL Grfico 1

INTERNO

EXTERNO

Puntos Fuertes

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

Puntos Dbiles

DEBILIDADES

AMENAZAS

ELEMENTOS DE ANLISIS DE AMENAZAS Y OPORTUNIDADES Grfico 2

ECONOMICOS

- Mercado y Competencia - Recursos Naturales - Recursos Financieros - Poltica Econmica -Tendencias

POLTICOS

Estabilidad Situacin Social Institucionalidad Coyunturas

SOCIALES CULTURALES

Dinmica Social Gnero Educacin Valores

DEMOGRFICOS

Socio-ambientales Servicios bsicos Migraciones Crecimiento poblacional

5. MISIN Y VISIN Posteriormente al anlisis evaluativo, se formula la VISION, que es la imagen deseada en un futuro. Finalmente se formula la MISION, que es la razn de ser de la organizacin. Teniendo definidos la Visin y la Misin de la organizacin se debe establecer las Metas y los Objetivos Estratgicos.

6. CONTEXTO, OBJETO Y SUJETOS El proceso de Planificacin Estratgica nos permite ubicarnos en el CONTEXTO en el cual se encuentran las organizaciones. A su vez, identifica con claridad cual es el OBJETO del proceso, es decir qu entidad u organizacin va a ser planificada. Y finalmente, quienes son los SUJETOS del proceso. Esto es, quines son los directamente involucrados en dicho proceso.

7. ANLISIS DEL ENTORNO En el anlisis del Entorno, interesa identificar los factores externos, que de manera, directa o indirecta, contribuyen al logro de objetivos. Estos factores estn presentes al margen de la voluntad y de la existencia de las organizaciones y ejercen su influencia positiva o negativa en los objetivos que se espera alcanzar. Los factores positivos los denominamos OPORTUNIDADES. Las oportunidades son las circunstancias favorables o ventajosas en el mbito externo y permiten a las organizaciones explorar posibilidades que puedan ser capitalizadas para el logro de sus objetivos. Los factores adversos, se denominan AMENAZAS. Las amenazas son circunstancias, situaciones, actores sociales e incluso personas que de manera directa o indirecta afectan a la organizacin.

8. ANLISIS DEL INTERNO Es la identificacin de los factores internos que estn bajo el control de las organizaciones. Son los aspectos propios de las organizaciones. Es recomendable para este anlisis, invitar a participar, a personas de confianza que no son miembros de la organizacin y que pueden ayudar en esta labor para lograr una

mayor objetividad, de la que puedan tener los miembros de la organizacin. Se analizan en primer lugar los factores positivos que se denominan FORTALEZAS, que son las capacidades, las fuerzas que tienen las organizaciones; que resultan ventajas competitivas respecto a otras instituciones. Los factores negativos se denominan DEBILIDADES, que son aquellos elementos que impiden el buen desenvolvimiento de las organizaciones y que la ponen en desventaja frente a otras. Son en suma, los factores negativos los que nos impiden avanzar en el cumplimiento de los objetivos institucionales.

ANLISIS DEL ENTORNO Grfico 2

ECONOMICOS
TENDENCIAS MUNDIALES DINAMICA INTERNACIONAL

POLTICOS

COYUNTURA NACIONAL

REALIDAD REGIONAL AMBIENTE LOCAL

CULTURALES

ORGANIZACION

DEMOGRFICOS

9. FORMULACION DE LA VISION - La Visin es lo que queremos ser en el futuro - La direccin hacia la cual queremos dirigirnos - Es la imagen de lo que queremos ser y realizar - Son los resultados que queremos alcanzar La importancia de tener una Visin de Futuro, luego del anlisis del Entorno e Interno, nos lleva a plantearnos nuestros OBJETIVOS ESTRATGICOS. Por ello la importancia de la participacin de los actores directamente involucrados, de tal forma que se pueda tener una VISIN COMN y por lo tanto, los OBJETIVOS ESTRATGICOS, sean producto de la participacin y del consenso de todos los interesados.

RELACIONES DE INFLUENCIA Grfico 3


Para aprovechar

FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

AMENAZAS

Que agudizan

DEBILIDADES

DEBILIDADES

Que impiden

OPORTUNIDADES

FORTALEZAS

Que frenan

AMENAZAS

FORTALEZAS

Para contrarrestar Para contrarrestar

DEBILIDADES

AMENAZAS

OPORTUNIDADES

EJEMPLOS SOBRE LA VISIN DE UNA ORGANIZACIN PRIMER EJEMPLO: Una organizacin productiva comunal ha definido como su VISION:

LOGRAR EL USO SUSTENTABLE DE LOS RECURSOS NATURALES PARA MEJORAR LA CALIDAD DE VIDA DE LA POBLACION

Esta Visin se desarrolla en cuatro mbitos: - Fortalecimiento Institucional, - Validacin de Propuestas de Desarrollo de Recursos Sustentables, - Desarrollo de Propuestas de Educacin Ambiental, y - Expansin de Propuestas

I. FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Capacitacin institucional en temas de Gestin. Sistema de apoyo eficiente. Fortalecimiento de equipos de trabajo. Articulacin con otras organizaciones.

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ASPECTOS A TOMAR EN CUENTA PARA LA REALIZACIN DE LA PLANIFICACIN ESTRATGICA Grfico 4

Evaluacin Evaluacin Promocin Imagen

Interinstitucional Institucional Equipos Consorcios

Control Investigacin Procedimientos Servicios

ESTRUCTURA ESTRATEGIA MSTICA SISTEMAS

VISIN

VALORES COMPARTIDOS

MISIN

PARTICIPACIN

Administrativas Financieras Capacitacin Metodologa

Experiencia Profesionalidad Poltica Estabilidad

Control Investigacin Procedimientos Servicios

HABILIDADES

PERSONAL

ESTILO

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II. VALIDACION DE PROPUESTAS DE DESARROLLO DE RECURSOS SUSTENTABLES Implementacin de sistemas tcnico ambientales apropiados Recuperacin y uso de recursos genticos. Revaloracin de la cultura tradicional. Gestin de micro-cuencas.

III. DESARROLLO DE PROPUESTAS DE EDUCACION AMBIENTAL - Programas De Educacin Ambiental. - Formacin en tecnologas de uso sostenible de recursos. - Implementacin de sistemas de informacin y difusin.

IV. EXPANSION DE PROPUESTAS - Participacin en eventos y redes de organizaciones relacionadas al desarrollo de recursos sustentables. - Investigacin y estudio para ampliar la Visin Estratgica.

SEGUNDO EJEMPLO.- Revisemos la VISIN Estratgica desarrollada por las provincias del Norte de Yauyos.

MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD DE VIDA DE LA POBLACION DEL NOR - YAUYOS

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Esta Visin se desarrolla en cinco mbitos: I. FORTALECIMIENTO DEL AUTO GOBIERNO II. BIENESTAR DE LA POBLACION III. RECURSOS TECNICOS FINANCIEROS PARA EL DESARROLLO IV. MEJORAMIENTO DE LA INTEGRACION NACIONAL Y REGIONAL V. GENERACION DE EMPLEO Y MEJORAMIENTO DEL NIVEL DE INGRESO. VI. FORMULACION DE LA MISION

LA VISIN ES LA RAZN DE SER COLECTIVA, ...es la expresin de las respuestas a las preguntas sobre nuestra organizacin: Qu somos? Qu es lo que hacemos? Para qu lo hacemos?

UNA VISION COMPARTIDA FACILITA LA ELABORACION DE UNA DECLARACION DE MISION ESPECIFICA Y CLARA, QUE EXPRESE UNA IDENTIDAD

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UNA VISIN COMPARTIDA, es lo que nos distingue de otras organizaciones, nuestra identidad, es tambin un compromiso compartido por todos. En resumen, una de las primeras cosas que debemos tener en claro es si nuestra organizacin, tiene realmente una visin compartida. Es decir, que todos los que pertenecemos a ella, compartimos la visin sobre lo que somos como organizacin, lo que hacemos en ella y para que lo hacemos.

CONOCIENDO NUESTRA ORGANIZACIN Grfico 5

ENTORNO

INSTITUCIN

QUIENES SOMOS

QU HACEMOS

OBJETIVOS ESTRATEGICOS

FIN Y PROPOSITO

PORQU LO HACEMOS

PARA QUIN LO HACEMOS

POBLACION OBJETIVO

INTERNO

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Recapitulacin del proceso de PLANIFICACIN ESTRATGICA PRIMERO.- Analizamos las FORTALEZAS Y DEBILIDADES (INTERNO), as como LAS OPORTUNIDADES Y AMENAZAS (ENTORNO) respecto a nuestra organizacin. SEGUNDO.- Formulamos la VISION Y MISION de nuestra organizacin. TERCERO.- Diseamos el Plan Estratgico para nuestra organizacin. CUARTO.- Concretamos nuestras propuestas a travs de PROYECTOS, que son instrumentos, resultado del proceso de Planificacin Estratgica y a travs de los que se espera cumplir con los objetivos. Para el desarrollo de los PROYECTOS, debemos seguir el siguiente proceso: (i) elaboracin de los perfiles de proyecto; (ii) estudio de factibilidad tcnico - econmico - social; (iii) diseo de los Proyectos; y (iv) ejecucin de los mismos. En conclusin, LOS PROYECTOS son importantes instrumentos que coadyuvarn al desarrollo de nuestros OBJETIVOS ESTRATEGICOS.

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REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS

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6. Quinn, Faerman y Thompson. Gestin de Organizaciones. Ediciones Daz de Santos S.A., Mxico, 1999 7. Halley, Mary y Rodrguez, Alejandro. Gua para la Planificacin Estratgica. The Institute for Workforce Competitivenes Florida Internacional University. Miami 1998

Diseo y diagramacin

FREDY CRDENAS MOSCOSO

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