Excel 2007 N2

MANUAL DEL ESTUDIANTE
Microsoft Of fice Excel 2007: Nivel 2 (Segunda edici n)
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d) e)
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Microsoft Office Excel 2007 : Nivel 2 (Segunda edicin)

Nmero de apartado: NH84891esmx (CWEE) Edicin del curso 1.0
AVISOS
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Microsoft Office Excel 2007 : Nivel 2 (Segunda edicin)

Leccin 1: Calcular datos con frmulas avanzadas
A. Manejar nombres de celda y de rango . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B. Calcular datos de varias hojas de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2 9
C. Usar funciones especializadas. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 D. Analizar datos con la funcin lgica y con la funcin de bsqueda . 20
Leccin 2: Organizar datos de una hoja de trabajo y de una tabla

A. Crear y modicar tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 B. Formatear tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 C. Ordenar o ltrar los datos de una hoja de trabajo o de una tabla . . . . 47 D. Calcular datos en una tabla o en una hoja de trabajo . . . . . . . . . . . . . 54
Leccin 3: Presentar datos usando grcos

A. Crear un grco . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 B. Modicar grcos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72 C. Formatear grcos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
Leccin 4: Analizar datos usando Tablas dinmicas y Grcos dinmicos

A. Crear un informe de Tabla dinmica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 B. Analizar datos usando Grcos dinmicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95
Leccin 5: Insertar objetos grcos

A. Insertar y modicar imgenes e Imgenes prediseadas . . . . . . . . . 104
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Microsoft Ofce Excel 2007 : Nivel 2 (Segunda edicin)
B. Dibujar y modicar formas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C. Ilustrar el ujo de trabajo usando grcos SmartArt . . . . . . . . . . . . . D. Crear capas y agrupar objetos grcos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
110 115 122
Leccin 6: Personalizar y mejorar los libros de trabajo y el entorno de Excel

A. Personalizar el entorno de Excel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . B. Personalizar libros de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . C. Manejar temas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . D. Crear y usar plantillas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
130 136 143 148
Apndice A: Programa de Especialista en Microsoft Office Laboratorios de la leccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Soluciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Glosario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ndice . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
157 165 167 171
iv
Acerca del curso
En Microsoft Offce Excel 2007: Nivel 1, usted cre, edit, formate e imprimi hojas de clculo bsicas. Ahora puede tener la necesidad de optimizar tareas repetitivas y desplegar los datos de una hoja de clculo de formas visualmente ms efectivas. En este curso usted usar Microsoft Office Excel 2007 para optimizar y mejorar sus hojas de clculo con plantillas, grcos, objetos grcos y frmulas. Usted se ha tomado el tiempo para ingresar todos sus datos dentro del libro de trabajo. Los datos que antes estaban en docenas de libros mayores ahora estn disponibles en un formato electrnico. Usted conoce los datos que estn dentro y fuera, sin embargo, otra persona que no est familiarizada con los datos puede no entender lo que representan con solo mirarlos. Si usted organiza los datos, despliega los datos en un grco, optimiza la entrada de datos y permite que el libro de trabajo est disponible en formato web, usted tendr datos que podrn ser analizados en diversas formas por otras personas.
Descripcin del curso

Estudiante objetivo
Los alumnos objetivo para este curso son alumnos que desean obtener las habilidades necesarias para crear plantillas, ordenar y ltrar datos, importar y exportar datos, analizar datos y trabajar con Excel en la web. Adems este curso ayuda a preparar a los alumnos que desean tomar el examen de Especialista en Microsoft Office en Excel y para aquellos que ya tienen conocimientos de las funciones bsicas de Excel, incluyendo cmo crear, editar, formatear e imprimir hojas de trabajo bsicas.
Prerrequisitos del curso

Antes de empezar este curso, se recomienda a los alumnos que tomen el siguiente curso de Element K o que tengan los conocimientos equivalentes del siguiente curso: Microsoft Offce Excel 2007: Nivel 1.
Cmo usar este libro

Como gua de aprendizaje
Cada leccin abarca un tema amplio o un conjunto de temas relacionados. Las lecciones estn organizadas por orden de mayor experiencia en Microsoft Offce Excel 2007; las habilidades que usted adquiera en cada leccin se usan y se desarrollan en las lecciones siguientes. Por esta razn, usted debe trabajar con las lecciones siguiendo su secuencia. Organizamos cada leccin en temas orientados hacia resultados. Los temas incluyen toda la informacin relevante y de apoyo que usted necesita para dominar Microsoft Offce Excel 2007, y las actividades le permiten aplicar esta informacin con ejemplos prcticos. Usted podr probar cada nueva habilidad en un archivo muestra preparado especialmente para este n. Esto le ahorra tiempo al teclear y le permite concentrarse en la habilidad en cuestin. Mediante el uso de archivos muestra, actividades prcticas, ilustraciones que le proporcionan retroalimentacin en los pasos fundamentales e informacin de antecedentes de apoyo, este libro le proporciona las bases y la estructura para aprender Microsoft Offce Excel 2007 de manera rpida y sencilla.
Como herramienta de revisin

Cualquier mtodo de enseanza es ecaz en relacin al tiempo y esfuerzo que usted est dispuesto a invertir en ste. Adems, es probable que cierta informacin que aprenda en clase no sea importante para usted en ese momento, pero lo ser ms adelante. Por esta razn, recomendamos que pase tiempo revisando los temas y las actividades despus del curso. Para tener un reto adicional al revisar las actividades, intente con la columna Qu hacer antes de ver la columna Cmo hacerlo.
Como referencia
La organizacin y el diseo del libro facilitan su uso como herramienta de aprendizaje y como referencia para despus de la clase. Usted puede usar este libro como referencia para deniciones de trminos, informacin de respaldo sobre temas desarrollados y resmenes de procedimientos.
vi
Introduccin
Iconos del curso

Icono Descripcin
Una Nota de advertencia advierte a los alumnos sobre las consecuencias negativas potenciales de una accin, escenario o decisin que no conocen fcilmente. Mostrar diapositiva provee una indicacin al instructor para mostrar una diapositiva especca. Las diapositivas para mostrar slo se incluyen en la Gua del Instructor. Un Nota para el instructor es un comentario para el instructor sobre la entrega, estrategia en clase, herramientas del aula, excepciones y otras consideraciones especiales. Las notas para el instructor slo se incluyen en la Gua del Instructor. Pgina de notas indica una pgina que se dej en blanco intencionalmente para que los alumnos tomen notas.
Una nota para el alumno provee informacin adicional, orientacin o sugerencias sobre un tema o tarea.
Una Nota de versin indica la informacin necesaria para una versin de software especca.
Certicacin
Este curso est diseado para ayudarlo a prepararse para la siguiente certicacin. Certication Path: Especialista en Aplicaciones Certicado por Microsoft: Microsoft Office Excel 2007 Este curso es parte de una serie de ttulos de software educativo de Element K que aborda los conjuntos de habilidades del Especialista en Aplicaciones Certicado por Microsoft (MCAS, Microsoft Certied Applications Specialist). El programa MCAS es para personas que usan el software de escritorio de negocios de Microsoft y que buscan reconocimiento por su habilidad con productos especcos de Microsoft. Los candidatos a la certicacin deben pasar uno o ms exmenes de dominio del producto para poder obtener la certicacin MCAS.
Introduccin
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Objetivos del curso

En este curso, podr aplicar elementos visuales y frmulas avanzadas a una hoja de trabajo para desplegar los datos en varios formatos. Usted podr:

realizar clculos con frmulas avanzadas. organicar los datos de una hoja de trabajo y de una tabla usando varias tcnicas. crear y modicar grcos. analizar datos usando Tablas dinmicas y Grcos dinmicos. insertar objetos grcos. personalizar y mejorar los libros de trabajo y el entorno de Microsoft Office Excel.
Requisitos para el curso

Hardware
Para este curso, usted necesitar una computadora para cada alumno y otra para el instructor. Cada computadora necesitar los siguientes componentes de hardware como mnimo: Un procesador Pentium de 1 GHz o ms rpido.

Un mnimo de 256 MB en RAM. Se recomiendan 512 MB en RAM. Un disco duro de 10 GB o ms. Usted debe tener por lo menos 1 GB de espacio en el disco duro disponible para la instalacin de Office. Una unidad de CD-ROM. Un mouse u otro dispositivo de sealamiento. Se recomienda un monitor con una resolucin de 1024 x 768. Tarjetas y cableado de red para acceder a la red local. Acceso a Internet (contacte a su administrador de red local). Una impresora o un controlador de impresora instalado. Un sistema de proyeccin para mostrar la pantalla de la computadora del instructor.
Software

Microsoft Office Professional Edition 2007 Windows XP Professional con Service Pack 2
Preparacin de la clase
Instalacin inicial para la clase
Para la instalacin inicial para la clase: 1. Instale Windows XP Professional en una particin vaca.

Deje en blanco la contrasea del Administrador. Para los dems parmetros de instalacin, use valores que sean adecuados para su entorno. (Consulte a su administrador de red local si necesita ms detalles.)
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Introduccin
2.
En Windows XP Professional, deshabilite la pantalla de bienvenida. (Este paso asegura que los alumnos puedan iniciar sesin como usuario Administrador sin importar las cuentas de usuario que existan en la computadora.) a. b. c. d. Elija InicioPanel de control, y luego haga clic en Cuentas de usuario. Haga clic en Cambiar la forma en la que los usuarios inician y cierran sesin. Desactive la opcin Usar la pantalla de bienvenida. Haga clic en Aplicar opciones.
3. 4. 5. 6. 7.
En Windows XP Professional, instale el Service Pack 2. Use la conguracin predeterminada de la instalacin del Service Pack. Para Windows XP Professional, haga clic en Inicio y elija Impresoras y faxes. Bajo Tareas de la impresora, haga clic en Agregar una impresora y siga las indicaciones. Ejecute el Asistente de conexin a Internet para establecer la conexin de Internet de forma apropiada para su entorno si es que no lo hizo as durante la instalacin. Si todava no lo ha hecho, inicie la sesin en la computadora como usuario Administrador. Despliegue las extensiones de tipo de archivo conocidas. a. b. c. d. En el Explorador de Windows, elija HerramientasOpciones de carpeta. En la pestaa Ver, en el cuadro de lista Conguracin avanzada, desactive la casilla de vericacin Ocultar extensiones para tipos de archivo conocidos. Haga clic en Aplicar y despus haga clic en Aceptar. Cierre el Explorador de Windows.
8. 9.
Realice una instalacin completa, aceptando todo lo predeterminado de Microsoft Office Professional 2007. En el cuadro de dilogo Nombre de usuario, haga clic en Aceptar para aceptar el nombre de usuario y las iniciales predeterminadas.
10. En el cuadro de dilogo Asistente de activacin de Microsoft Office 2007, haga clic en Siguiente para activar la aplicacin Office 2007. 11. Cuando la activacin de Microsoft Office 2007 se haya completado, haga clic en Cerrar. 12. Descargue e instale cualquier actualizacin desde Actualizacin de Microsoft. 13. En el cuadro de dilogo Nombre de usuario, haga clic en Aceptar. 14. Abra Microsoft Excel y minimice la Barra de idicoma si es que aparece. 15. En el curso CD-ROM, abra la carpeta 084_891. Luego, abra la carpeta Datos. Ejecute el archivo autoextrable 084891dd.exe ubicado en sta. Esto instalar una carpeta llamada 084891 Datos en su unidad C. Esta carpeta contiene todos los archivos de datos que usted usar para completar este curso. Dentro de la carpeta de cada leccin, puede encontrar una carpeta llamada Solucin. Esta carpeta contiene archivos de solucin para las actividades y el laboratorio de cada leccin, los alumnos pueden usar estos archivos para revisar sus resultados nales.
Personalice el Escritorio de Windows

Personalice el escritorio de Windows para mostrar los iconos Mi PC y Mis sitios de red en los sistemas del alumno e instructor siguiendo estos pasos: 1. Haga clic derecho en el escritorio y elija Propiedades. 2. En la pestaa Escritorio, haga clic en Personalizar escritorio.
Introduccin
ix
3. 4. 5.
En el cuadro de dilogo Elementos del escritorio, active Mi PC y Mis sitios de red. Haga clic en Aceptar y haga clic en Aplicar. Cierre el cuadro de dilogo Propiedades de pantalla.
Antes de cada clase

1. 2. 3. Inicie la sesin en la computadora como usuario Administrador. Borre cualquier archivo de datos de la carpeta C:\084891Datos. Extraiga una copia nueva de los archivos de datos del curso desde el CD-ROM proporcionado con el manual del curso.
Lista de archivos adicionales

Con cada actividad, viene impresa una lista de archivos que los estudiantes abrirn para completar esa actividad. Muchas actividades tambin requieren archivos adicionales que los estudiantes no necesitan abrir, pero son necesarios para apoyar los archivos en uso. Estos archivos de apoyo estn incluidos con los archivos de datos en el CD ROM o en el disco de datos del curso. No borre estos archivos.
Introduccin
Calcular datos con frmulas avanzadas

Duracin de la leccin: 1 hora(s), 30 minutos
Objetivos de la leccin:
En esta leccin, podr realizar clculos con frmulas avanzadas. Usted podr:

manejar nombres de celda y de rango. calcular datos de varias hojas de trabajo. Use las funciones especializadas. Analice datos con funciones lgicas y de bsqueda.
Introduccin
En su trabajo con Microsoft Office Excel hasta este punto probablemente ya ha generado nuevos datos desde datos existentes aplicando frmulas bsicas a sus hojas de trabajo. Como un usuario de Excel ms avanzado, ahora puede necesitar desempear clculos ms sosticados ya sea en una sola hoja de trabajo o en mltiples hojas de trabajo. Usted puede hacer esto creando frmulas avanzadas en su libro de trabajo. Una de las cosas ms tardadas que usted necesita hacer cuando crea un libro de trabajo es realizar clculos con los datos. No es tan malo cuando slo est agregando una columna, pero qu pasa cuando necesita saber cunto puede pagar por una casa nueva o cmo sern los pagos de su deuda? Los problemas de matemticas avanzados cmo estos pueden tomar horas para encontrar su solucin usando las matemticas simples. En cambio, usted puede usar las funciones integradas a su libro de trabajo todo lo que necesita hacer es ingresar los datos. La funcin desempea el clculo y la respuesta es desplegada casi de manera instantnea.
TEMA A
Manejar nombres de celda y de rango
En esta leccin usted calcular datos usando frmulas avanzadas en su libro de trabajo. Una forma directa de facilitar la construccin de frmulas ms complejas es usar nombres en vez de direcciones de celdas para hacer referencia a rangos de celdas. En este tema, manejar nombres de celda y de rango. Entre ms compleja es una frmula ms difcil es determinar con exactitud que datos son usados en qu parte de la frmula. Cuando usa un nombre de rango, usted puede determinar fcilmente que rango de datos es referenciado en la frmula en vez de suponer las referencias de las celdas.
Nombres de rango
Denicin: Un nombre de rango es un mtodo para referirse a una o ms celdas con una etiqueta descriptiva. La celda o celdas pueden estar ubicadas en cualquier parte del libro de trabajo. Las celdas en mltiples rangos de celdas pueden ser adyacentes o no adyacentes. Cuando un rango de celdas que tiene un nombre es seleccionado, el nombre del rango aparece en el cuadro de nombres. Cada rango debe tener un nombre nicono puede usarse el mismo nombre para referirse a ms de un rango en un libro de trabajo. El nombre de rango debe empezar con una letra, no puede contener espacios, y puede tener una longitud mxima de 255 caracteres. Se recomienda usar nombres de rango cortos, descriptivos y fciles de recordar. Ejemplo:
Administrador de nombres Use el administrador de nombres para crear, editar y eliminar nombres de rango. El administrador de nombres proporciona una lista completa de nombres de rango en el libro de trabajo.
Cmo manejar nombres de celda y de rango

Referencia del procedimiento: Nombre un rango de celdas desde el cuadro de nombres Para nombrar un rango de celdas desde el cuadro Nombre: 1. Seleccione el rango que quiera nombrar. 2. 3. 4. A la izquierda de la barra de frmulas, haga clic en el cuadro Nombre. En el campo de texto, escriba el nombre del rango y presione Enter. Para seleccionar el rango y vericar que es correcto, haga clic en la echa desplegable del cuadro Nombre y seleccione el nombre de rango.
Referencia del procedimiento: Nombre un rango de celdas con el cuadro de dilogo Nuevo nombre Para nombrar un rango de celdas con el cuadro de dilogo Nuevo nombre: 1. Seleccione el rango. 2. Abra el cuadro de dilogo Nuevo nombre. En la pestaa Frmula, en el grupo Nombres denidos, haga clic en la echa desplegable Denir nombre y seleccione Denir nombre.
O, en el grupo Nombres denidos, haga clic en Administrador de nombres y luego haga clic en Nuevo.
3. 4.
En el cuadro de dilogo Nuevo nombre, en el cuadro de texto Nombre, escriba el nuevo nombre del rango. Si es necesario, de la lista desplegable mbito, dena el mbito del nombre de rango. Seleccione Libro para declarar el mbito de todo el libro de trabajo.
O, seleccione un nombre de una hoja de trabajo para declarar el mbito de una hoja de trabajo en particular.
Al declarar el mbito para una hoja especca, es posible usar el mismo nombre varias veces en un libro de trabajo.
5. 6.
Si lo desea escriba comentarios para describir el nombre de rango. En el cuadro de texto Hace referencia a, seleccione a qu hace referencia el rango.

Una referencia de celda, que es, una celda o un grupo de celdas. Una constante: (=[nmero o texto]). O, una frmula: (=[frmula]).
7.
Haga clic en Aceptar.
Referencia del procedimiento: Nombre rangos de celdas usando los datos de la hoja de trabajo Para usar los datos de la hoja de trabajo para crear nombres de rango: 1. Seleccione el rango. 2. En la pestaa Frmulas, en el grupo Nombres denidos, haga clic en Crear desde la seleccin.
3.
4.
En el cuadro de dilogo Crear nombres a partir de la seleccin, en la seccin Crear nombres a partir de los valores de la, active las casillas de vericacin deseadas para usar el contenido de la la superior o inferior o el contenido de la columna derecha o izquierda del rango como nombres de rango. Haga clic en Aceptar.
Referencia del procedimiento: Edite un rango nombrado Para editar un rango nombrado: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Seleccione el rango nombrado para vericar que ste sea el rango cuyo nombre desea cambiar. En la pestaa Frmulas, en el grupo Nombres denidos, haga clic en Administrador de nombres. En el cuadro de dilogo Administrador de nombres, desde la lista de rangos nombrados, seleccione el nombre de rango cuyo nombre desea cambiar. Haga clic en Editar. En el cuadro de dilogo Editar nombre, escriba el nuevo nombre de rango y cualquier nuevo comentario. Para cambiar las referencias de celda para el rango, escriba las nuevas referencias en el cuadro de texto Hace referencia a, o seleccione el cuadro de texto y luego seleccione el nuevo rango en la hoja de trabajo. Por ejemplo, quiz usted necesite editar las referencias de celda para el rango si usted insert una la o columna que pasa por este rango. Haga clic en Aceptar. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo Administrador de nombres. Seleccione el nombre de rango desde la lista desplegable del cuadro Nombre para vericar el nuevo nombre y el rango de celdas.
7. 8. 9.
Referencia del procedimiento: Elimine un nombre de rango Para eliminar un nombre de rango: 1. En la pestaa Frmulas, en el grupo Nombres denidos, haga clic en Administrador de nombres. 2. En el cuadro de dilogo Administrador de nombres, seleccione el nombre o nombres de rango que desea eliminar. (Usted puede usar Shift+Clic o Ctrl+Clic para seleccionar varios nombres.) 3. Haga clic en Eliminar o presione Suprimir en el teclado y haga clic en Aceptar. 4. Cierre el cuadro de dilogo Administrador de nombres. Referencia del procedimiento: Incluya los nombres de rango en frmulas Para incluir los nombres de rango en frmulas: 1. Seleccione la celda en donde desea ingresar la frmula. 2. Empiece a ingresar la frmula en la barra de frmulas o en la celda seleccionada. 3. En el punto de la frmula cuando necesite insertar una direccin de celda o rango, inserte el nombre de rango. Escriba el nombre de rango, o escriba varios nombres de rango, separados por comas.
O, en el grupo Nombres denidos, haga clic en Utilizar en la frmula y seleccione el nombre de rango desde la lista desplegable.
4.
Complete el ingreso de la frmula.

Los nombres de rango hacen referencia a direcciones absolutas de celda. Cuando las frmulas que contienen nombres de rango son copiadas, stas no se copian con relacin a su nueva ubicacin.
ACTIVIDAD 1-1
Manejar nombres de rango en los libros de trabajo
Archivos de datos: Rangos con nombre.xlsx Antes de comenzar: Desde la carpeta C:\084891Datos\Calcular datos con frmulas avanzadas, abra el archivo Rangos con nombre.xlsx. Situacin: Su gerente le pidi colocar nombres de rango para los rangos de celdas en una hoja de trabajo para que las frmulas sean ms fciles de entender y menos complicadas cuando se ingresen frmulas adicionales.

Qu se hace 1. Nombre el rango B5:B8 Trimestre 1. Cmo se hace a. Seleccione el rango B5:B8. b. A la izquierda de la barra de frmulas, haga clic en el cuadro Nombre.
c. Escriba Trimestre1 y luego presione Enter para nombrar el rango seleccionado. 2. Cree rangos nombrados para Trimestre 2 hasta Trimestre 4 usando las etiquetas de la hoja de trabajo y luego cree rangos nombrados para las regiones Grupo de ventas. a. Seleccione el rango C4:C8 b. En la pestaa Frmulas, en el grupo Nombres denidos, haga clic en Crear desde la seleccin.
c. Verique que la casilla de vericacin Fila superior est activada y haga clic en Aceptar. d. Desde la lista desplegable Cuadro de nombre, seleccione Trimestre 1. e. Desde la lista desplegable Cuadro de nombre, seleccione Trimestre 4. f. Usando las etiquetas en las celdas A5:A8, nombre los valores en B5:E8.

3. Use el administrador de nombres para renombrar los grupos de ventas. a. En la pestaa Frmulas, en el grupo Nombres denidos, haga clic en Administrador de nombres. b. En el cuadro de dilogo Administrador de nombres, seleccione Noreste y haga clic en Editar. c. En el cuadro de texto Nombre, escriba NE y luego haga clic en Aceptar. d. Renombre Noroeste, Sureste y Suroeste con NO, SE y SO respectivamente. e. Cierre el cuadro de dilogo Administrador de nombres. f. Desde la lista desplegable Cuadro de nombre, examine los nombres denidos.
4.
Calcule las ventas totales para Costa Este y Costa Oeste.
a. Seleccione la celda B11. b. En el grupo Biblioteca de funciones, haga clic en Autosuma. c. En el grupo Nombres denidos, haga clic en Utilizar en la frmula. d. Seleccione NE y luego escriba una coma. e. Desde la lista desplegable Utilizar en la frmula, seleccione SE y luego presione Enter. f. Ingrese la frmula en A12 para el total de Ventas de la Costa Oeste.
g. Guarde el archivo como Mis rangos con nombre y cirrelo.
TEMA B
Calcular datos de varias hojas de trabajo
En el tema anterior, usted hizo que las frmulas complejas fueran ms fciles de leer usando nombres de rango. Otra forma en la que puede aumentar la complejidad de sus frmulas es usar frmulas que obtienen datos de diversas hojas de trabajo, en vez de obtenerlos de una sola hoja de trabajo. En este tema, calcular datos de varias hojas de trabajo. Quiz encuentre que tiene datos ubicados en diferentes hojas de trabajo que necesita usar en sus clculos. Usted podra cortar y pegar los datos dentro de una sola hoja de trabajo, pero si los datos originales cambiaran, sus datos duplicados seran incorrectos. En vez de esto usted puede hacer clculos entre varias hojas de clculo en una frmula. Su clculo ser preciso, sin importar la ubicacin de los datos.
Referencias de celda de tres dimensiones

Denicin: Una referencia de celda de tres dimensiones (3-D) es una referencia de celda que est en la misma ubicacin en mltiples hojas de trabajo. Un referencia 3-D se puede usar nicamente en un libro de trabajo con mltiples hojas de trabajo. Cada referencia 3-D contiene un punto inicial (la primera hoja de trabajo), un punto nal (la ltima hoja de trabajo) y una referencia de celda. Las referencias 3-D pueden usarse en algunas funciones y en ciertas frmulas. Ejemplo:
Cmo calcular datos de varias hojas de trabajo

Referencia del procedimiento: Ingrese celdas y rangos desde mltiples hojas de trabajo en una frmula Para ingresar celdas y rangos desde mltiples hojas de trabajo en una frmula: 1. Seleccione la celda en donde desea ingresar la frmula. 2. 3. Empiece a ingresar la frmula en la barra de frmulas o directamente en la celda seleccionada. En el punto de la frmula cuando necesite insertar una direccin de celda o rango, inserte la referencia apropiada de mltiples hojas. Para hacer referencia a celdas de diferentes hojas de trabajo, seleccione la hoja de trabajo y luego seleccione la celda o rango, o escriba la referencia de celda o rango incluyendo el prejo de la hoja de trabajo.
O, para insertar una referencia de celda de tres dimensiones, seleccione la primera pestaa, haga Shift+clic en la pestaa para la ltima hoja de trabajo y luego seleccione la celda o rango en la primera hoja de trabajo.
4.
Complete el ingreso de la frmula.
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ACTIVIDAD 1-2
Crear frmulas de mltiples hojas de trabajo
Archivos de datos: 3D Formulas.xlsx Antes de comenzar: Desde la carpeta C:\084891Datos\Calcular datos con frmulas avanzadas, abra el archivo 3D Frmulas.xlsx. Situacin: Su gerente le pide que cree una hoja de resumen del libro de trabajo que contenga los resultados de las ventas trimestrales del ltimo ao scal. Despus de insertar el resumen como la primera pgina, usted empieza a hacer los clculos.
Qu se hace 1. Calcule las ventas de consultora para el equipo de ventas Noreste para todo el ao scal.
Cmo se hace a. Conrme que el libro de trabajo est estructurado de manera semejante de hoja de trabajo a hoja de trabajo. b. En la hoja de trabajo Resumen, seleccione la celda B5. c. Escriba =SUMA(Tri1!B5, Tri2!B5, Tri3!B5, Tri4!B5) y presione Enter. d. Verique que la frmula que ingres haya realizado el clculo.
2.
Calcule las ventas de mercadotecnia para el equipo de ventas Noreste para todo el ao scal.
a. Seleccione la celda C5 y luego escriba =SUMA( b. Seleccione la hoja de trabajo Tri1. c. Mantenga presionada la tecla Shift y luego seleccione la hoja de trabajo Tri4. d. En la hoja de trabajo Tri1, seleccione la celda C5 y luego presione Enter. e. Verique que la frmula que ingres haya realizado el clculo.
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3. Llene las frmulas para el resto de la hoja de trabajo Resumen. a. Seleccione la celda C5. b. Arrastre el controlador de relleno a E5. c. Seleccione las celdas B5:E5. d. Arrastre el controlador de relleno a E8.
e. Guarde el archivo como Mis frmulas 3D y cirrelo.
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TEMA C
Usar funciones especializadas
En el tema anterior, usted us frmulas que incluan referencias numricas de diferentes hojas de trabajo. Tambin puede hacer frmulas ms complejas usando funciones que le permiten realizar operaciones especializadas, tales como aquellas que usan datos no numricos. En este tema, usar funciones especializadas para realizar una variedad de operaciones de la hoja de trabajo. Algunas veces usted necesitar usar funciones especializadas para realizar clculos avanzados. Al usar las categoras especializadas de funciones usted ir ms all de las matemticas bsicas y realizar operaciones en tipos especializados de datos tales como texto, fechas y horas.
Categoras de funciones
Existen 10 categoras de funciones en Excel y cada categora tiene un uso especco.
Categora
Texto
Propsito
Una funcin Texto es una frmula que usted puede usar para manipular el texto en una hoja de trabajo. Elija la funcin de texto que sea apropiada para la tarea que necesita realizar. Por ejemplo, para cambiar la forma del texto use la funcin MAYUSC, MINUSC o NOMPROPIO. Para realizar una bsqueda y reemplazo en una frmula use SUSTITUIR, DERECHA e IZQUIERDA cuentan los caracteres de derecha a izquierda de una celda. LEN determina el nmero de caracteres en la celda. Las funcin lgicas realizan un anlisis de posibilidades para ver si una condicin es verdadera o falsa. Una funcin Informacin realiza un anlisis sobre un rango de datos para determinar el tipo de datos o el formato presente en una celda. Por ejemplo, usted puede usar estas funciones para determinar si las celdas estn vacas o contienen datos, o para determinar si una celda contiene una frmula con un error. Una funcin Ingeniera realiza varios tipos de conversiones y pruebas de ingeniera. Una funcin Cubo se usa para traer datos de cubos de procesamiento analtico en lnea (OLAP, Online Analytical Processing). OLAP es una tecnologa de base de datos usada para realizar consultas de inteligencia de negocios. Para obtener ms informacin de soporte de OLAP en Excel, vea el sistema Ayuda de Excel.
Lgicas
Informacin
Ingeniera Cubo
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Categora
Financieras
Propsito
Lafuncin Financieras es una funcin que realiza un clculo contable y nanciero comn. Los clculos principalmente estn basados en la depreciacin de activos, inversiones y deudas. Cada una de estas categoras depende de los datos tales como tasas de inters, duracin del plazo, valor de un artculo e importe a pagar. Una funcin Fecha y hora es una funcin que asigna un nmero de serie a los datos de fecha y hora para poder usarlos en un clculo. Aunque los datos son convertidos a un nmero de serie, stos se despliegan en la hoja de trabajo como texto. Las funciones Fecha y hora van desde una funcin que ingresa la fecha actual en una hoja de trabajo cada vez que sta se abre hasta una funcin que calcular cuanto tiempo ha pasado desde la fecha de inicio y la nal. Las funciones Matemticas y trigonomtricas son usadas para realizar clculos trigonomtricos comunes tales como coseno o tangente, u otras funciones de matemticas especializadas. Las funciones Estadsticas son funciones que realizan un anlisis estadstico sobre un rango de datos en una hoja de trabajo o en un grco. PROMEDIO es un ejemplo simple de una funcin Estadsticas. Las funciones Bsqueda y referencia buscan valores en una tabla o lista correspondiente e incorporan los datos dentro del clculo. Una funcin Base de datos realiza un clculo slo en los datos que satisfacen un criterio. Una funcin Texto es una frmula que usted puede usar para manipular el texto en una hoja de trabajo. Elija la funcin de texto que sea apropiada para la tarea que necesita realizar. Por ejemplo, para cambiar el tamao de letra del texto use la funcin MAYUSC, MINUSC, NOMPROPIO. Para realizar una bsqueda y reemplazo en una frmula use SUSTITUIR, DERECHA e IZQUIERDA cuentan los caracteres de derecha a izquierda de una celda. LEN determina el nmero de caracteres en la celda. Las funcin Lgicas realizan un anlisis de posibilidades para ver si una condicin es verdadera o falsa. Una funcin Informacin realiza un anlisis sobre un rango de datos para determinar el tipo de datos o el formato presente en una celda. Por ejemplo, usted puede usar estas funciones para determinar si las celdas estn vacas o contienen datos, o para determinar si una celda contiene una frmula con un error. Una funcin Ingeniera realiza varios tipos de conversiones y pruebas de ingeniera. Una funcin Cubo se usa para traer datos de cubos OLAP (Online Analytical Processing). OLAP es una tecnologa de base de datos usada para realizar consultas de inteligencia de negocios. Para obtener ms informacin de soporte de OLAP en Excel, vea el sistema Ayuda de Excel.
Fecha y hora
Matemticas y trigonomtricas Estadsticas
Bsqueda y referencia Base de datos Texto
Lgicas Informacin
Ingeniera Cubo
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Sintaxis de la funcin
Denicin: Sintaxis de la funcin es la forma general de la funcin que proporciona la estructura para ingresar apropiadamente los argumentos de la funcin para regresar los resultados deseados. La sintaxis muestra los nombres de los argumentos, el orden apropiado de los argumentos y si los argumentos son obligatorios u opcionales. La sintaxis vara de funcin en funcin. Para completar una funcin, usted ingresa argumentos y valores especcos en el lugar de la sintaxis general. Ejemplo:
Cuadros de dilogo para la entrada de una funcin

Excel proporciona dos cuadros de dilogo que pueden facilitar la entrada de una funcin guindolo hacia la seleccin de una funcin y sus argumentos.
Nombre del cuadro de dilogo Descripcin

Insertar funcin El cuadro de dilogo Insertar funcin le permite seleccionar una funcin desde una lista, agrupada por categora. Existe un texto descriptivo con relacin al propsito de cada funcin. El cuadro de dilogo puede ayudarlo a localizar la funcin correcta as como asegurar que usted escriba la funcin correctamente. Despus de insertar una funcin usted puede usar el cuadro de dilogo Argumentos de funcin para que lo gue en el ingreso de los argumentos y datos que siguen la sintaxis correcta de una funcin especca. Existe un texto descriptivo para cada argumento de la funcin as como un vnculo para obtener ayuda sensible al contexto con relacin a una funcin.
Argumentos de funcin
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En versiones anteriores de Excel, estos dos cuadros de dilogo fueron agrupados en el Asistente para funciones. An podra ver que se reeren a estos como el Asistente para funciones en algunos documentos.
Cmo usar las funciones especializadas

Referencia del procedimiento: Inserte funciones y argumentos de la funcin manualmente Para insertar funciones y argumentos de la funcin en una hoja de trabajo manualmente: 1. Seleccione la celda en donde colocar la frmula. 2. 3. Escriba la funcin y sus argumentos en la barra de frmulas o directamente en la celda seleccionada. Presione Enter.
Referencia del procedimiento: Inserte una funcin con cuadros de dilogo para la entrada de una funcin Para insertar una funcin con los cuadros de dilogo Insertar funcin y Argumentos de funcin: 1. Inserte la funcin y abra el cuadro de dilogo Argumentos de funcin. Escriba el signo = en la barra de frmulas o directamente en la celda seleccionada, seguido del nombre de la funcin, abra un parntesis y luego haga clic en el botn Insertar funcin en la barra de frmulas o en el grupo Biblioteca de funciones en la pestaa Frmulas.
Haga clic en la lista desplegable para la categora de funcin en el grupo Biblioteca de funciones y seleccione la funcin de la lista. O, inserte la funcin con el cuadro de dilogo Insertar funcin. a. b. c. Haga clic en el botn Insertar funcin en la barra de frmulas o en el grupo Biblioteca de funciones. Si es necesario, desde la lista desplegable O seleccionar una categora, seleccione la categora de funcin apropiada. En el cuadro de lista Seleccionar una funcin, haga doble clic en la funcin apropiada o seleccinela y luego haga clic en Aceptar.
2.
En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin para la funcin insertada, ingrese los argumentos de la funcin y luego haga clic en Aceptar.
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ACTIVIDAD 1-3
Calcular con fechas y usar funciones de texto
Archivos de datos: Funciones de texto y fecha.xlsx Antes de comenzar: Desde la carpeta C:\084891Datos\Calcular datos con frmulas avanzadas, abra el archivo Funciones de texto y fecha.xlsx. Situacin: Su compaa ha decidido premiar a los empleados que tengan 10 aos de servicio con la compaa. Usted necesita calcular los aos de servicio en su hoja de trabajo. Adems, cuando los empleados sean ingresados en la hoja de trabajo, usted quiere que las etiquetas aparezcan con el tamao de letra apropiado en vez de maysculas. Usted convertir las entradas sin tener que volver a teclearlas.
Qu se hace 1. Ingrese la funcin que desplegar la fecha actual en la celda H2.
Cmo se hace a. En la celda H2, ingrese =Ahora() b. D formato a la fecha actual como 3/14/ 01.
2.
Ingrese la frmula que calcular los aos de servicio en la celda F4 y duplique la frmula para todos los empleados.
a. En la celda F4, ingrese =$H$2D4 b. Examine el valor en la celda F4. sta despliega el nmero de das que Erica Decker ha estado en la compaa. c. Edite la frmula en la celda F4 a =($H$2D4)/365 d. La celda F4 ahora despliega el nmero de aos que Erica Decker ha sido empleada. Copie la frmula en la celda F4 al rango F5:F24.
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3. Cambie las columnas Nombre y Apellido de todas maysculas al tamao que corresponda en cada caso sin tener que volver a escribir cada entrada. a. En la celda A4, escriba =Nom y luego desde la lista desplegable Auto Fill, haga doble clic en Nompropio. b. Haga clic en Insertar funcin. c. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, en el cuadro de texto Texto, escriba B4 y haga clic en Aceptar. d. Duplique la frmula en la celda A4 a A5:A24. e. Duplique la frmula en la celda A4 a A5:A24. Esto se har por usted. f. Copie A4:A24.
g. Pegue nicamente los valores a B4:B24. h. Cambie la columna Nombre al tamao que corresponda. i. j. Borre el contenido de A4:A24. Guarde el archivo como Mis funciones de texto y fecha
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ACTIVIDAD 1-4
Usar frmulas para separar datos en columnas separadas
Conguracin: Mis funciones de texto y fecha.xlsx est abierto. Situacin: Su informacin de empleados incluye una columna de datos llamada Ubicacin de la ocina. Esa nica columna proporciona el edicio, el nmero de ocina y la extensin telefnica para cada empleado. Usted desea tener columnas separadas para la extensin telefnica as como para el edicio.
Qu se hace 1. Ingrese la funcin que separar la extensin a la columna H.
Cmo se hace a. Seleccione la celda H4. b. Escriba =Derecha(G4,4) y luego presione Enter. c. Copie la frmula al rango H5:H24.
2.
Ingrese la funcin que separar la informacin del edicio a la columna I.
a. Verique que los nombres de los edicios varen en longitud de cuatro a once caracteres. b. Verique que la longitud de cada nombre de edicio pueda ser calculada restando ocho caracteres de la longitud total de cada entrada Ubicacin de la ocina en el rango G4:G24. c. En la celda I4, escriba =F12=F12=Izquierda(G4,(LARGO(G4)-8) y luego presione Enter. d. Copie la frmula al rango I5:I24. e. Guarde y cierre el archivo.
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TEMA D
Analizar datos con la funcin lgica y con la funcin de bsqueda
En el tema anterior, usted us un nmero de frmulas especializadas para realizar una variedad de clculos avanzados. Dos de las categoras de funcin, las funciones Lgicas y Bsqueda y referencia, son an ms especializadas y complejas que las que ha usado hasta ahora. En este tema, analizar los datos con las funciones Lgicas y Bsqueda y referencia. Alguna vez le han dicho el precio de algo, slo para descubrir que su precio es diferente cuando llega el momento de realizar el pago? Esto pasa cuando los datos transferidos estn siendo recuperados accidentalmente. Cuando usa las funciones Bsqueda y referencia, usted puede estar seguro que siempre recupera los datos ms exactos directamente de la fuente. Cada vez que los datos son solicitados, usted estar recibiendo la informacin ms actual disponible.
Cmo trabajan las funciones lgicas

Solo existen siete funciones Lgicas: Y, Falso, Si, Si.Error, No, O, y Verdadero. Cada funcin analiza el contenido de una celda y luego devuelve un valor ya sea verdadero o falso, dependiendo si el contenido de la celda satisface los requisitos de la funcin. El valor resultante verdadero/falso puede usarse en un clculo.
Figura 1-1: La funcin SI se usa para determinar si el plan de presupuesto est por debajo o por encima de la cantidad del presupuesto de $100.
La funcin Si y sus argumentos La funcin Si se usa para evaluar una comparacin lgica, la cual es verdadera o falsa y luego toma una de dos acciones posibles basadas en el resultado. La funcin tiene tres argumentos:

Prueba_lgica Valor_si_verdadero Valor_si_falso
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La sintaxis de la funcin es: SI(prueba_lgica, valor_si_verdadero, valor_si_falso) La siguiente tabla describe los argumentos y su propsito.
Argumento
Prueba_lgica
Propsito
Una comparacin, tal como E4>D4, la cual signica Es el nmero en la celda E4 mayor que el nmero en la celda D4? que es determinado a ser verdadero (s) o falso (no). El resultado de la funcin que ser desplegado si la prueba verdadero/ falso es verdadera. El resultado de la funcin que ser desplegado si la prueba verdadero/ falso es falsa.
Valor_si_verdadero Valor_si_falso
La funcin Y y sus argumentos La funcin Y es una funcin lgica usada para evaluar dos o ms comparaciones para determinar si todas son verdaderas. Si alguna comparacin dentro de la funcin Y es determinada como falsa, la funcin Y devuelve un valor de FALSO. Si todas las comparaciones son verdaderas, la funcin devuelve un valor de VERDADERO. La sintaxis de la funcin Y es: Y(lgico1, lgico2, etc....) El siguiente ejemplo es una instancia de la funcin Y en donde cuatro criterios son evaluados: Y(E4>F9,D7<A5,M3<>T1,A1="FY 2007") La funcin O y sus argumentos La funcin O es una funcin lgica usada para evaluar dos o ms comparaciones para determinar si todas son verdaderas. Si alguna comparacin dentro de la funcin O es determinada como verdadera, la funcin O devuelve un valor de VERDADERO. Si ninguna de las comparaciones es verdadera, la funcin devuelve un valor de FALSO. La sintaxis de la funcin O es: O(lgico1, lgico2, etc....) El siguiente ejemplo es una instancia de la funcin O en donde cuatro criterios son evaluados: O(E4>F9,D7<A5,M3<>T1,A1="FY 2007") La funcin NO y sus argumentos La funcin NO es una funcin lgica usada para devolver el valor opuesto de aqul que es determinado por una comparacin lgica. Si la comparacin dentro de la funcin NO es determinada como verdadera, la funcin NO devuelve un valor de FALSO. Si la comparacin es determinada como falsa, la funcin devuelve un valor de VERDADERO. La sintaxis de la funcin NO es: NO(lgico) Los siguientes ejemplos son instancias en donde la funcin NO es evaluada a VERDADERO o FALSO:

NO(27>3) evala a FALSO NO(27<3) evala a VERDADERO
Debido a que 27>3 es una declaracin verdadera, la funcin toma el opuesto de verdadero y devuelve un valor de FALSO. Debido a que 27<3es una declaracin falsa, la funcin toma el opuesto de falso y devuelve un valor de VERDADERO.
Leccin 1: Calcular datos con frmulas avanzadas 21
La funcin SI.ERROR y sus argumentos La funcin SI.ERROR es una funcin lgica que maneja los errores encontrados por expresiones contenidas dentro de estos. Si la expresin interior dentro de la funcin SI.ERROR no tiene error, la funcin SI.ERROR devuelve el valor de la expresin interior. Si la expresin interior devuelve un error, la funcin SI.ERROR devuelve un texto o un valor numrico. La sintaxis de la funcin SI.ERROR es: SI.ERROR(valor, valor_si_error) La siguiente expresin devolvera un valor numrico si la celda C2 tuvo un nmero diferente a cero: SI.ERROR(B4/C2,"No se puede calcular.") La siguiente expresin devolvera el mensaje No se puede calcular si la celda C2 tuvo un valor de cero o ningn valor, lo que causara un error de divisin entre cero: SI.ERROR(B4/C2,"No se puede calcular")
Cmo trabajan las funciones de bsqueda y referencia

Existen varias funciones de bsqueda y referencia, todas stas trabajan para encontrar primero los datos en otra ubicacin basada en datos de la hoja de trabajo actual. Una vez que la informacin es encontrada, sta puede ser desplegada en una celda o usada en un clculo. Los datos usados en una funcin Bsqueda y referencia pueden estar en el mismo libro de trabajo o en otro libro de trabajo. Las funciones Bsqueda y referencia se usan principalmente como parte de una frmula y no por s mismas.
Figura 1-2: La funcin INDIRECTO se usa para buscar la suma basada en el nombre del mes.
Las funciones BUSCARH y BUSCARV y sus argumentos La funcin BUSCARH busca horizontalmente a travs de los encabezados de columna de la tabla para localizar y recuperar la informacin de la columna. La funcin BUSCARV hace lo mismo pero su bsqueda es de forma vertical. La sintaxis de la funcin BUSCARH es: BUSCARH(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_filas, ordenado) La sintaxis de la funcin BUSCARV es: BUSCARV(valor_buscado, matriz_buscar_en, indicador_columnas, ordenado)
22 Leccin 1: Calcular datos con frmulas avanzadas
La siguiente tabla describe el propsito de los argumentos usados en la funcin BUSCARH o BUSCARV:
Argumento
Valor_buscado Matriz_buscar_en Indicador_las o Indicador_columnas Ordenado
Propsito
Un valor numrico o de texto que la funcin usar para buscar a lo largo de la la superior del arreglo de la tabla. El bloque de informacin que la funcin buscar. El nmero de la o columna que indica donde ir la funcin para devolver los datos. Un valor que especica si usted desea encontrar una correlacin exacta o aproximada.
Por ejemplo, as es cmo funciona BUSCARH: 1. La primera la de la tabla lista encabezados de columna con los cuales la funcin realiza su bsqueda. 2. Una vez que el encabezado de columna correcto es encontrado, la funcin cuenta abajo de la columna basada en el argumento indicador_filas, con 1 siendo el encabezado de columna, 2 el primer valor bajo el encabezado, 3 el segundo valor, etc. Una vez que el valor valor_buscado es localizado en la columna, la funcin lo recupera para desplegarlo o usarlo en una expresin. Es muy importante que los datos estn organizados en orden alfabtico o numrico ascendente, ya que la funcin dejar de buscar tan pronto como encuentre una correlacin apropiada. Si la funcin no puede encontrar una correlacin exacta para valor_buscado, sta usa el valor ms grande que an es ms pequeo que el valor_buscado.
3.
Cmo analizar datos con las funciones lgicas y de bsqueda

Referencia del procedimiento: Inserte una funcin Lgica Para insertar una funcin Lgica en una hoja de trabajo: 1. Seleccione la celda en donde colocar la funcin. 2. Ingrese la funcin Lgica 3. Si es necesario, en el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, ingrese los argumentos requeridos y luego haga clic en Aceptar. Referencia del procedimiento: Busque datos con la funcin BUSCARH o BUSCARV Para buscar datos con la funcin BUSCARH o BUSCARV: 1. Seleccione la celda en donde se colocar la funcin BUSCARH o BUSCARV. 2. Usando el mtodo de entrada de frmulas de su eleccin, ingrese el nombre de la funcin BUSCARH o BUSCARV. 3. Usando el mtodo de entrada de argumentos de su eleccin, ingrese los argumentos: Valor buscado; Matriz buscar en; Indicador las o Indicador columnas y Ordenado (opcional). 4. Si es necesario, presione Enter para completar el ingreso de la funcin.
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ACTIVIDAD 1-5
Ingresar funciones que apliquen anlisis lgicos
Archivos de datos: Lgica.xlsx Antes de comenzar: Desde la carpeta C:\084891Datos\Calcular datos con frmulas avanzadas, abra el archivo Lgicaxlsx. Situacin: Usted es el gerente de ventas y ha establecido una estructura de compensacin de tal forma que un bono del 1% ser otorgado a todos los empleados que logren su meta. Adems del bono del 1% que se dar en cada categora con ventas mayores a los $115,000. Si los empleados exceden su meta y obtienen un bono en dos o ms categoras, ellos sern recompensados con un paquete vacacional de Club de presidentes.
Qu se hace 1. Ingrese la funcin que calcule el bono meta para todos los empleados.
Cmo se hace a. En la celda I7, escriba =Si() y luego haga clic en el botn Insertar funcin. b. Mueva el cuadro de dilogo Argumentos de funcin lejos de la barra Frmula. c. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, en el cuadro de texto Texto_ lgico, escriba F7>=G7 d. En el cuadro de texto Valor_si_verdadero, escriba F7*$H$4 e. En el cuadro de texto Valor_si_falso, escriba 0 f. Haga clic en Aceptar.
g. Llene la frmula para el resto de los empleados. h. Examine la columna Bono de la meta para vericar que tres empleados lograron la meta y recibieron un bono.
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2. Ingrese la frmula que calcular el Bono de la categora para los empleados. a. En la celda J7, escriba =$H$4*Sumar.Si( b. Haga clic en el botn Insertar funcin. c. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, en el cuadro de texto Rango, escriba B7:E7 d. En el cuadro de texto Criterios, escriba >115000 y haga clic en Aceptar. e. Llene la frmula para el resto de los empleados. f. Verique que todos los empleados excepto Jamie hayan recibido un bono de categora.
3.
Ingrese la funcin que calcula el nmero de veces que un empleado recibi un bono por categora.
a. En la celda K7, ingrese =Contar.Si(B7:E7,>115000) b. Llene la frmula para el resto de los empleados.
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4. Ingrese la funcin que desplegar si el empleado es invitado al Club de presidentes. a. En la celda M7, ingrese =Si(Y(I7>0,K7>1),Club de presidentes, ) b. Llene la frmula para el resto de los empleados.
c. Guarde el archivo como Mi lgica y cirrelo.
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ACTIVIDAD 1-6
Localizar nmeros de partes con la funcin BUSCARH y BUSCARV
Archivos de datos: Tablas de bsqueda.xlsx Antes de comenzar: Desde la carpeta C:\084891Datos\Calcular datos con frmulas avanzadas, abra el archivo Tablas de bsqueda.xlsx. Situacin: Usted est creando un archivo para que lo use su departamento de servicio al cliente. Cuando un cliente llama, el empleado de servicio al cliente. necesita tener rpidamente el nmero de parte disponible para poder ayudar al cliente. El cliente proporcionar el ao del modelo y el nmero de modelo, y su hoja de trabajo debe calcular el nmero de parte correcto.
Qu se hace 1. Cree una funcin que devuelva el nmero de parte correcto, para el modelo del ao 1998 y el nmero de modelo 500.
Cmo se hace a. En la celda E16, ingrese 1998 b. En la celda E17, ingrese 500 c. En la celda E19, escriba =BuscarH() y luego haga clic en el botn Insertar funcin. d. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, en el cuadro de texto Valor_ buscado, escriba E16 e. En el cuadro de texto Matriz_buscar_en, escriba A3:N14 f. En el cuadro de texto Indicador_las, escriba 8 y haga clic en Aceptar.
g. Usando la tabla, verique que para Ao del modelo 1998 y Nmero del modelo 500, el nmero de parte sea 194089.
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2. Cambie el Ao del modelo y luego el Nmero del modelo. a. En la celda E16, ingrese 2006 y luego verique el nmero de parte observando la tabla. b. En la celda E17, ingrese 250 c. Examine el nmero de parte. El nmero de parte ser correcto si editamos la funcin Buscar. 3. Calcule el nmero de parte correcto para cualquier nmero de modelo dado. a. Copie A3:A14 a A21:A32. b. En las celdas B21:B32, ingrese los nmeros del 1 al 12. c. En la celda A19, ingrese =BuscarV(E17, A21:B32,2) d. Edite la frmula en la celda E19 para que se lea =BUSCARH(E16,A3:N14,A19) e. Verique el nmero de parte en E19. f. Cambie el ao del modelo y el nmero de modelo en las celdas E16 y E17 respectivamente.
g. Verique que el nmero de parte sea correcto. h. Guarde el archivo como Mis tablas de bsqueda y cirrelo.
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Leccin 1 Seguimiento
En esta leccin, usted resolvi problemas matemticos realizando clculos con frmulas avanzadas. Hay ocasiones cuando sus frmulas se volvern muy complejas y para encontrar la respuesta correcta rpidamente, usted necesitar usar funciones avanzadas.
1. Qu tipo de clculos avanzados encontr ya sea en el trabajo o personalmente?
2.
Qu funciones en Excel piensa que usara con mayor frecuencia ? Por qu?
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Organizar datos de una hoja de trabajo y de una tabla

Duracin de la leccin: 1 hora(s), 30 minutos
En esta leccin, podr organicar los datos de una hoja de trabajo y de una tabla usando varias tcnicas. Usted podr:

crear y modicar tablas. dar formato a las tablas. ordenar o ltrar los datos de una hoja de trabajo o de una tabla. calcular datos en una tabla o en una hoja de trabajo.
Introduccin
En la leccin anterior, usted realiz clculos avanzados en datos de sus hojas de trabajo. Estos clculos y otras funciones de manejo de datos se vuelven ms sencillas cuando usted usa las herramientas de organizacin de datos que Microsoft Office Excel proporciona. En este tema, organizar los datos de una hoja de trabajo y de una tabla. Para que la informacin se entienda claramente, usted debe presentarla con una estructura lgica y coherente. Esto le permite al alumno buscar e interpretar la funcin fcilmente. A menos que los datos sean presentados de una manera lgica, stos pierden su valor, haciendo que la informacin sea intil.
TEMA A
Crear y modicar tablas
En este leccin, usted organizar los datos de una hoja de trabajo y de una tabla. El primer paso para organizar los datos de una tabla es crear una tabla. En este tema, crear tablas para organizar datos. Al organizar informacin, debemos asegurarnos de que sta este presentada de la forma ms clara posible. Los datos numricos estn mejor presentados en una tabla. Imagine que necesita preparar el balance general para su compaa. Presentar estos datos en forma de lista de vietas o en un prrafo afectar negativamente la claridad de los mismos y tal vez no lleguen a la audiencia. Al usar una tabla se lograr de manera efectiva la relacin entre los datos. Las mejoras a las tablas de Excel le permiten manejar sus datos de forma ms eciente.
Tablas
Denicin: Una tabla es una seccin de las y columnas contiguas dentro de una hoja de trabajo que Excel trata como un conjunto de datos independientes. Cuando usted crea una tabla dentro de una hoja de trabajo de Excel, usted puede formatear, manejar y analizar los datos como un objeto discreto. Al usar una tabla en vez de un rango ordinario para contener datos de una hoja de trabajo algunas operaciones se facilitan y tambin se proporcionan algunas funciones especcas de la tabla y opciones de formato. Las tablas tienen encabezados de columna y pueden tener encabezados de la que ayudan a identicar la informacin desplegada en las las y columnas. Las tablas pueden contener cualquier nmero de las y columnas dependiendo de los datos disponibles y las celdas dentro de la tabla pueden estar vacas o llenas. Ejemplo:
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Componentes de una tabla

Una tabla contiene diferentes componentes que se pueden usar para mejorar una presentacin.
Figura 2-1: Componentes de una tabla.
Componente
Ttulo de la tabla Filas Columnas Fila de encabezado
Descripcin
El nombre de la tabla. El nombre de la tabla puede ser editado para que usted pueda referirse a ste mientras usa frmulas. Un arreglo horizontal de celdas dentro de la tabla que contiene datos. Un arreglo vertical de celdas dentro de la tabla que contiene datos. La primera la en una tabla que contiene etiquetas. Las celdas de encabezado de columna tienen echas desplegables de ltro con las cuales los datos pueden ser ltrados y ordenados. La ltima la en una tabla que despliega el total u otros datos de resumen para cada columna. Las celdas en la la de total tienen listas desplegables que usted puede usar para seleccionar frmulas comunes de la tabla. La frmula predeterminada es el subtotal de la columna. El formato de las las diferenciando entre las pares de las impares. El formato de las columnas diferenciando columnas pares de columnas impares.
Fila de totales
Fila con banda Columna con banda
El cuadro de dilogo Crear tabla

El cuadro de dilogo Crear tabla le permite seleccionar un rango de datos para crear una tabla. Tambin le da la opcin de agregar encabezados a su tabla.
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Figura 2-2: El cuadro de dilogo Crear tabla.
Estilos y conjuntos de estilos rpidos

Denicin: Un estilo es una coleccin de opciones de formato que usted puede aplicar como un grupo. Un conjunto Estilo rpido es un grupo de estilos que son seleccionados para coordinarse entre s y reejar el tema general de una hoja de trabajo. Existen diferentes conjuntos de estilos rpidos para diferentes tipos de objetos, tales como tablas y celdas. Los estilos rpidos para cada objeto aparecen en una galera en la Cinta. Al colocar su puntero del mouse sobre una imagen miniatura en la galera Estilo rpido, usted puede ver una vista preliminar de cmo se vera el objeto seleccionado si se aplicara el estilo rpido. Ejemplo:
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La pestaa contextual Herramientas de tabla Diseo

La pestaa contextual Herramientas de tabla Diseo que aparece cuando una tabla es seleccionada contiene las herramientas para disear tablas en una hoja de trabajo.
Grupo
Propiedades Herramientas Datos externos de tabla
Descripcin
Le permite ajustar el tamao de la tabla y editar el nombre de la tabla. Le proporciona opciones para crear Tablas dinmicas, convertir una tabla en un rango de celdas y revisar si existen datos duplicados. Le permite compartir datos con programas externos as como actualizar automticamente el libro de trabajo con datos externos. Ms adelante, usted tambin puede desligar la fuente externa de su tabla. Le permite formatear y modicar su tabla agregando o eliminando la la de encabezado o la la de total, las las o columnas marcadas y formatear la primera o la ltima columna por separado. Le permite aplicar estilos predenidos de tablas a su documento.
Opciones de estilo de tabla Estilos de tabla
Las opciones de modicacin de una tabla

Despus de que crea una tabla en una hoja de trabajo, usted puede usar varios mtodos para modicar la estructura de la tabla sin afectar los datos que rodean la hoja de trabajo Usted puede fcilmente insertar o eliminar las o columnas individuales dentro de los lmites de la tabla en vez de afectar los datos de toda la hoja de trabajo.
Usted puede cambiar el tamao general de la tabla para agregar o eliminar las y columnas automticamente y aplicar el formato de tabla al nuevo rango de la tabla como sea necesario. Si tiene datos duplicados en cualquiera de las columnas de la tabla, usted puede eliminar esas las, dejando slo los valores nicos en cualquier columna dada. Tambin puede convertir una tabla a un rango normal de datos si desea quitar la funcionalidad de la tabla mientras conserva los datos de la hoja de trabajo y el formato de tabla aplicado.
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Cmo crear y modicar tablas

Referencia del procedimiento: Cree una tabla con el estilo de tabla predeterminado Para crear una tabla con el estilo de tabla predeterminado: 1. En la Cinta, seleccione la pestaa Insertar. 2. 3. En el grupo Tablas, haga clic en Tabla para desplegar el cuadro de dilogo Crear tabla. Especique el rango de datos para la tabla.

En el cuadro de texto Dnde estn los datos de la tabla, escriba el rango de datos. O, en la hoja de trabajo, seleccione el rango de datos.
4.
Si es necesario, en el cuadro de dilogo Crear tabla, active la casilla de vericacin La tabla tiene encabezados para usar la primera la de datos en el rango de la tabla como los encabezados de columna. Si usted desactiva esta casilla, Excel usar nombres de encabezados de columna predeterminados tales como Columna1 y Columna2. En el cuadro de dilogo Crear tabla, haga clic en Aceptar.
5.
Referencia del procedimiento: Cree una tabla con un estilo de tabla seleccionado Para crear una tabla con un estilo de tabla seleccionado: 1. Si usted tiene un rango de datos que desea crear como tabla, seleccione el rango. 2. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato como tabla. 3. En la galera, seleccione un estilo de tabla. 4. En el cuadro de dilogo Dar formato como tabla, ingrese o verique el rango de datos en el cuadro de texto Dnde estn los datos de la tabla. 5. Si es necesario, active la casilla de vericacin La tabla tiene encabezados y luego haga clic en Aceptar.
Referencia del procedimiento: Convierta una tabla en un rango de datos de una hoja de trabajo Para convertir una tabla a un rango de datos de una hoja de trabajo: 1. Seleccione una celda en la tabla para desplegar la pestaa contextual Herramientas de tabla Diseo en la Cinta. (Si es necesario, en la Cinta, seleccione la pestaa contextual Herramientas de tabla Diseo.) 2. En el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango. 3. En el cuadro de mensaje, haga clic en S para convertir la tabla a un rango normal.
Para eliminar el contenido de una tabla y quitar la tabla al mismo tiempo, seleccione la tabla y presione Suprimir, o haga clic en Eliminar en el grupo Celdas en la pestaa Inicio.
Referencia del procedimiento: Agregue o elimine las y columnas de una tabla Para agregar o eliminar las y columnas de una tabla: 1. Seleccione una celda o varias celdas en la tabla.
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2.
Agregue las o columnas de una tabla. a. b. En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la echa desplegable Insertar, o haga clic derecho en la seleccin y elija Insertar. Las opciones de insercin que aparezcan dependern de la posicin y el tamao del rango que seleccion dentro de la tabla. Elija la opcin apropiada para insertar las encima o debajo de la seleccin, o columnas a la izquierda o derecha de la seleccin.
3.
Elimine las o columnas de una tabla. a. Seleccione una celda en la tabla. b. En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la echa desplegable Eliminar y seleccione Eliminar las de tabla o Eliminar columnas de tabla, o haga clic derecho en la seleccin y elija EliminarEliminar las de tabla o EliminarEliminar columnas de tabla.
Referencia del procedimiento: Ajuste el tamao de una tabla Para ajustar el tamao de una tabla especicando un rango diferente: 1. Seleccione una celda en la tabla. 2. 3. 4. Si es necesario, en la Cinta, seleccione la pestaa contextual Herramientas de tabla Diseo. En el grupo Propiedades, haga clic en Cambiar tamao de tabla. Especique el nuevo rango de la tabla.
En la hoja de trabajo, haga clic y arrastre el puntero para especicar el rango de la tabla. O, en el cuadro de dilogo Cambiar tamao de tabla, escriba el nuevo rango.
5.
En el cuadro de dilogo Cambiar tamao de tabla, haga clic en Aceptar para modicar la tabla.
Referencia del procedimiento: Elimine las duplicadas en una tabla Para eliminar las de la tabla que contienen datos duplicados en cualquier columna: 1. Seleccione una celda en la tabla. 2. Si es necesario, en la Cinta, seleccione la pestaa contextual Herramientas de tabla Diseo. 3. En el grupo Herramientas, haga clic en Quitar duplicados. 4. En el cuadro de dilogo Quitar duplicados, especique la conguracin deseada. Active la casilla de vericacin Mis datos tienen encabezados para usar los nombres denidos por el usuario como encabezados.
Haga clic en Seleccionar todo para incluir todos los campos en la tabla para localizar valores duplicados. Haga clic en Anular seleccin para quitar la seleccin de todos los campos seleccionados y luego en el cuadro de lista Columnas, active nicamente los campos deseados para localizar valores duplicados.
5. 6.
Haga clic en Aceptar. En el cuadro de mensaje, haga clic en Aceptar para eliminar las las duplicadas, o para cerrar el cuadro de mensaje si no existen las duplicadas.
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ACTIVIDAD 2-1
Crear y manipular tablas
Archivos de datos: Tablas.xlsx Conguracin: Desde la carpeta C:\084891Datos\Organizar datos de la hoja de clculo y de la tabla, abra el archivo Tablas.xlsx. Situacin: Usted necesita manipular y analizar datos para una junta. Usted quiere llamar la atencin hacia ciertas partes de los datos y ha decidido convertir los datos en una tabla para sacar ventaja de la exibilidad del formato en tablas.
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Qu se hace 1. Convierta la hoja de datos Inventario en una tabla insertando una tabla. Cmo se hace a. En la hoja Inventario, examine los datos de la columna A hasta la columna F y luego los datos de la columna L hasta la columna P. b. Examine los datos en la hoja Empleados. c. En la hoja Inventario, seleccione la celda C7. d. En la pestaa Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla. e. En el cuadro de dilogo Crear tabla, verique que el rango de la tabla sea A1:F18 y que la casilla de vericacin La tabla tiene encabezados est activada. f. Haga clic en Aceptar.
g. Note que el rango seleccionado de celdas se muestra como una tabla con encabezados de columnas, echas desplegables de ltro y las con bandas para facilitar su lectura. h. Verique que la pestaa contextual Herramientas de tabla Diseo sea desplegada con la la Encabezado y, en el grupo Opciones de estilo de tabla, verique que las casillas de vericacin Filas con bandas estn activadas. i. En la pestaa contextual Herramientas de tabla Diseo, en el grupo Estilos de tabla, verique que un estilo de tabla haya sido aplicado.
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2. Convierta los datos de Empleado en una tabla dando un formato de tabla. a. En la hoja Empleados, verique que A1 est seleccionada. b. En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato como tabla. c. En la galera, seleccione el estilo de tabla de su eleccin. d. En el cuadro de dilogo Dar formato como tabla, verique que el cuadro de texto Dnde estn los datos de la tabla despliegue =$A$1:$F$21 y que la casilla de vericacin La tabla tiene encabezados est activada. e. Haga clic en Aceptar. 3. Elimine un producto de la tabla Inventario e inserte una nueva la para Lechada. a. En la hoja Inventario, seleccione la celda A12. b. Verique que la informacin del empleado Daniel Cole tambin est en la la 12, empezando en la columna L. c. En la pestaa Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la echa desplegable Eliminar y elija Eliminar las de tabla. d. Verique que la informacin del empleado Daniel Cole no tenga alteraciones. e. Con la celda A12 seleccionada, en el grupo Celdas, haga clic en la echa desplegable Insertar y elija Insertar las de tabla encima. f. Ingrese el siguiente nuevo producto en la la 12.

A12: Lechada B12: 3M C12: 2.49 D12: 250 E12: 75 F12: 0
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4. Inserte una columna Fecha de pedido en la tabla. a. Seleccione la celda F3. b. En el grupo Celdas, haga clic en la echa desplegable Insertar y elija Insertar columnas de tabla a la izquierda. c. Examine la informacin del empleado en las columnas que van de la L a la Q. d. En F1, ingrese Fecha de pedido 5. Elimine las duplicadas en una tabla. a. Examine las la 2 y la la 17 dentro de la tabla Inventario. b. Con cualquier celda de la tabla seleccionada, seleccione la pestaa contextual Herramientas de tabla Diseo en la Cinta. c. En el grupo Herramientas, haga clic en Quitar duplicados. d. En el cuadro de dilogo Quitar duplicados, verique que la casilla de vericacin Mis datos tienen encabezados est activada y que todas las columnas estn activadas. e. Haga clic en Aceptar. f. En el cuadro de mensaje Microsoft Office Excel, haga clic en Aceptar para eliminar los valores duplicados.
g. Guarde el archivo como Mis tablas
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TEMA B
Formatear tablas
En el tema anterior, usted cre y modic tablas. Una vez que ha establecido la estructura de su tabla, usted puede aplicar opciones de formatos especcos de tabla y personalizar el formato de la tabla. En este tema, dar formato a las tablas. Una tabla que utiliza los formatos predeterminados quizno sea atractiva visualmente y la informacin quiz no sea identicada claramente. Al personalizar su formato usted puede presentar los datos de manera efectiva y atraer la atencin del lector hacia la informacin importante de la tabla. Las herramientas de formato de tabla en Excel le permiten personalizar el formato de una tabla, as como guardar el formato personalizado de su tabla para que pueda aplicarlo a todas las tablas en su hoja de trabajo.
Cmo formatear tablas

Referencia del procedimiento: D formato a una tabla Para formatear una tabla: 1. En la hoja de trabajo, seleccione cualquier parte de la tabla. 2. Si es necesario, en la Cinta, seleccione la pestaa contextual Herramientas de tabla Diseo. 3. Para aplicar un estilo de tabla, seleccione el estilo de tabla deseado del grupo Estilos de tabla. 4. Para modicar el estilo aplicado, en el grupo Estilos de tabla, active o desactive las casillas de vericacin deseadas. La apariencia de la tabla y la vista preliminar del estilo aplicado en la galera Estilos rpidos cambiarn para adecuarse a las opciones que seleccion. 5. Para quitar un estilo de tabla, en el grupo Estilos de tabla, haga clic en el botn Ms y seleccione Borrar. 6. Para formatear celdas individuales o partes de la tabla, use las opciones de formato de celdas en la pestaa Inicio. Referencia del procedimiento: Cree un estilo de tabla personalizado Para crear un estilo de tabla personalizado: 1. Seleccione cualquier parte de la tabla. 2. Despliegue el cuadro de dilogo Nuevo estilo rpido de tabla. En la pestaa contextual Herramientas de tabla Diseo, en el grupo Estilos de tabla, haga clic en el botn Ms y seleccione Nuevo estilo de tabla.
O, en la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato como tabla y seleccione Nuevo estilo de tabla.
3.
En el cuadro de dilogo Nuevo estilo rpido de tabla, en el cuadro de texto Nombre, escriba un nombre para el estilo de tabla personalizado.
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4.
Formatee el elemento de la tabla deseado. a. b. c. d. En el cuadro de lista Elemento de tabla, seleccione un elemento de la tabla y haga clic en Formato. En el cuadro de dilogo Formato de celdas, seleccione la pestaa deseada para seleccionar la fuente, borde y relleno para el estilo de tabla personalizado. Si es necesario, en la pestaa deseada, haga clic en Borrar para quitar el formato seleccionado. Haga clic en Aceptar.
5. 6. 7. 8.
Si es necesario, repita el paso 3 para formatear otros elementos de la tabla. Si es necesario, en el cuadro de dilogo Nuevo estilo rpido de tabla, haga clic en Borrar para quitar el formato del elemento seleccionado de la tabla. Si es necesario, desde la lista desplegable Tamao de lnea, seleccione el tamao deseado de la lnea. Si es necesario, active la casilla de vericacin Establecer como tabla predeterminada de estilo rpido para este documento, para que el estilo de tabla personalizado sea el estilo de tabla predeterminado. Haga clic en Aceptar para crear el estilo de tabla personalizado.
9.
Referencia del procedimiento: Elimine un estilo de tabla personalizado Para eliminar un estilo de tabla personalizado: 1. Abra la hoja de trabajo con el estilo de tabla personalizado y seleccione cualquier parte de la tabla. 2. Despliegue la galera Estilos de tabla. En la pestaa contextual Herramientas de tabla Diseo, en el grupo Estilos de tabla, haga clic en el botn Ms.
En la pestaa Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en Dar formato como tabla.
3. 4.
En la seccin Personalizado, haga clic derecho en el estilo de tabla personalizado que se va a eliminar y elija Delete. Haga clic en Aceptar en el cuadro de mensaje para conrmar la eliminacin del estilo personalizado.
Use estilos personalizados en otros libros de trabajo De manera predeterminada un estilo personalizado se guarda en el libro de trabajo en el cual es creado y no est disponible en otros libros de trabajo. Para usar un estilo de tabla personalizado en otro libro de trabajo, copie una tabla que tenga el estilo personalizado aplicado dentro de otro libro de trabajo y guarde el libro de trabajo destino.
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ACTIVIDAD 2-2
Formatear una Tabla
Antes de comenzar: Mis tablas.xlsx est abierto. Situacin: Usted est preparando la hoja de trabajo para su distribucin. Usted quiere enfatizar los nombres de los empleados con una fuente y estilo diferente. Todas las columnas deben ser resaltadas con el mismo color. El esquema de colores debe ser naranja.
Qu se hace 1. Cambie la fuente de la primera columna de la tabla Empleados a Arial Black.
Cmo se hace a. En la hoja Empleados, seleccione A2:A21. b. En la pestaa Inicio, en el grupo Font, desde la lista desplegable Font, seleccione Arial Black.
2.
Enfatice la primera columna de la tabla y haga columnas con bandas.
a. Con cualquier celda seleccionada en la tabla Empleados, en la pestaa contextual Herramientas de tabla Diseo, en el grupo Opciones de estilo de tabla, desactive la casilla de vericacin Filas con bandas. b. Active la casilla de vericacin Columnas con bandas. c. Active la casilla de vericacin Primera columna. d. Examine los cambios de formato.
3.
Aplique un tema de un color diferente para la tabla.
a. Haga clic en el botn Ms y seleccione un estilo naranja que sea de su eleccin. b. Guarde el archivo.
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ACTIVIDAD 2-3
Crear un estilo de tabla personalizado
Conguracin: Mis tablas.xlsx est abierto. Situacin: Despus de formatear un par de tablas para cumplir con las especicaciones de su departamento, usted desea crear un estilo personalizado para las siguientes especicaciones para que as pueda aplicar fcilmente un estilo rpido:

Use un contorno de lnea ancha alrededor de toda la tabla. Use el color naranja para toda la tabla. Enfatice la la de encabezado usando el estilo bold italic.
Qu se hace 1. Despliegue el cuadro de dilogo Nueva tabla.
Cmo se hace a. En la pestaa contextual Herramientas de tabla Diseo, en el grupo Estilos de tabla, haga clic en el botn Ms. b. Seleccione Nuevo estilo de tabla.
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2. Seleccione las opciones de formato para Toda la tabla y Fila de encabezado. a. En el cuadro de dilogo Nuevo estilo rpido de tabla, en el cuadro de texto Nombre, escriba Mi estilo de tabla b. En el cuadro de lista Elemento de tabla, verique que Toda la tabla est seleccionado y haga clic en Formato. c. En el cuadro de dilogo Formato de celdas, en la pestaa Bordes, en el cuadro Estilo, seleccione el estilo de lnea ms delgado, y en la seccin Preestablecidos, seleccione Contorno. d. En la pestaa Relleno, seleccione un naranja sombreado y haga clic en Aceptar. e. En el cuadro de lista Elemento de tabla, seleccione Fila de encabezado y haga clic Formato. f. En la pestaa Fuente, bajo Estilo de fuente, seleccione Negrita Cursiva y haga clic en Aceptar.
g. En el cuadro de dilogo Nuevo estilo rpido de tabla, haga clic en Aceptar para guardar el nuevo estilo. 3. Aplique el estilo de tabla personalizado recin creado para mejorar la tabla Inventario. a. En la hoja Inventario, seleccione una celda dentro de la tabla. b. En la pestaa contextual Herramientas de tabla Diseo, en el grupo Estilos de tabla, haga clic en el botn Ms. c. Bajo Personalizar en la galera Estilos de tabla, seleccione Mi estilo de tabla. d. Guarde el archivo.
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TEMA C
Ordenar o ltrar los datos de una hoja de trabajo o de una tabla
En los primeros temas de esta leccin, usted cre y modic tablas. Una vez que ha creado la tabla, es fcil manipular los datos de la tabla ordenndolos o ltrndolos. Con algunos pasos ms, usted tambin puede ordenar o ltrar rangos de datos de una hoja de trabajo. En este tema, ordenar o ltrar los datos de una hoja de trabajo o de una tabla. Despus de ingresar los datos en su hoja de trabajo, quiz quiera ver los datos de una forma distinta. Cuando ordena datos, usted puede crear diferentes vistas de los mismos datos sin tener que alterar su formato original.
Ordenar
Denicin: Un orden es un mtodo para ver datos que organiza todos los datos en un orden especco. Los datos pueden ser ordenados en orden ascendente o en orden descendente, basados en informacin numrica o alfabtica. Los datos pueden ser ordenados sobre un criterio simple o sobre mltiples criterios. Usted puede ordenar datos dentro de tablas o dentro de rangos de datos de una hoja de trabajo ordinaria. Ejemplo: Organizacin de un solo nivel Orden ascendente
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Ejemplo: Organizacin de mltiples niveles - Orden ascendente y descendente
Filtros
Denicin: Un ltro es un mtodo para visualizar datos que muestra slo los datos que satisfacen un criterio. Los datos pueden ser ltrados sobre un criterio simple o sobre mltiples criterios usando informacin numrica y alfabtica. Cuando los datos no satisfacen el criterio del ltro, toda la la se oculta. Un ltro puede reorganizar los datos en la tabla o rango de la hoja de trabajo actual, o copiar la informacin a otra ubicacin. Usted puede restaurar los datos ltrados a su formato original al quitar el ltro. Ejemplo:
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Operadores de ltro
Existen varios operadores de ltro que usted puede usar para ajustar namente un ltro de datos.
Operador de ltro
=texto ? * = < > =< => <>
Se usa para:
Encontrar el texto exacto especicado dentro de las comillas. Reemplazar cualquier carcter nico en la misma posicin que el signo de interrogacin. Reemplazar mltiples caracteres en la misma posicin que el asterisco. Encontrar valores iguales al criterio del ltro. Encontrar valores menores al criterio del ltro. Encontrar valores mayores al criterio del ltro. Encontrar valores iguales o menores al criterio del ltro. Encontrar valores iguales o mayores al criterio del ltro. Encontrar valores diferentes al criterio del ltro.
Cmo ordenar o ltrar los datos de una hoja de trabajo o de una tabla
Referencia del procedimiento: Ordene datos en rangos de una hoja de trabajo Para ordenar datos en rangos de una hoja de trabajo: 1. Seleccione cualquier celda en el rango de una hoja de trabajo. 2. Para realizar una organizacin rpida en la columna seleccionada, en la pestaa Datos, en el grupo Ordenar y ltrar, haga clic en el botn Ordenar apropiado ascendente o descendente. (La descripcin de la sugerencia de los botones cambiar dependiendo de los datos de la columna seleccionada.) 3. Para crear un criterio de orden personalizado, en la pestaa Datos, en el grupo Ordenar y ltrar, haga clic en Ordenar. 4. En el cuadro de dilogo Ordenar, desde la lista desplegable Ordenar por, seleccione la columna que quiere ordenar. 5. Si es necesario, desde la lista desplegable Ordenar segn, seleccione el elemento sobre el cual quiere ordenar: Valores

Color de celda Color de fuente Icono de la celda
6. 7.
Si es necesario, desde la lista desplegable Criterio de ordenacin, seleccione el orden deseado. Si lo desea, haga clic en Agregar nivel para agregar otro nivel de organizacin para una organizacin de mltiples niveles.
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8. 9.
Si es necesario, desde la lista desplegable Luego por, seleccione la columna que quiere ordenar. Si es necesario, seleccione los elementos sobre los cuales quiere ordenar y seleccione el orden deseado.
10. Haga clic en Aceptar. Referencia del procedimiento: Ordene datos en una tabla Para ordenar datos en un tabla: 1. Haga clic en la echa desplegable en el encabezado de columna que quiere ordenar. 2. Seleccione la opcin de organizacin basada en los datos de la columna. Para columnas numricas, usted puede ordenar desde el ms alto hasta el ms pequeo o desde el ms pequeo hasta el ms alto. Para columnas de texto, usted puede ordenar de A a Z o de Z a A. Para columnas de fecha, usted puede ordenar desde la anterior hasta la ms reciente o desde la ms reciente hasta la anterior. Para crear un criterio de orden personalizado, haga clic en Ordenar por colorOrden personalizado para abrir el cuadro de dilogo Ordenar.
3.
Referencia del procedimiento: Filtre datos en una tabla o en un rango de una hoja de trabajo Para ltrar datos en una tabla o en un rango de una hoja de trabajo: 1. Si los datos estn en un rango de la hoja de trabajo, seleccione cualquier celda en el rango y, en la pestaa Datos, en el grupo Ordenar y ltrar, haga clic en Filtro para activar las listas desplegables de ltro. 2. En la columna en la que desea usar un criterio de ltro, haga clic en el botn de la lista desplegable Filtro. 3. Active o desactive las casillas de vericacin para seleccionar un criterio de ltro basado en los datos de la columna y haga clic en Aceptar. 4. Para establecer criterios de ltro avanzados, abra la lista desplegable Filtro, elija Filtros de texto o Filtros de nmero y luego elija el criterio de ltro deseado. Congure el ltro en el cuadro de dilogo Filtro personalizado y haga clic en Aceptar. 5. Para quitar el ltro, haga clic en la lista desplegable Filtro y seleccione Borrar ltro de [nombre de la columna].
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ACTIVIDAD 2-4
Ordenar y ltrar tablas
Antes de comenzar: Mis tablas.xlsx est abierto. Situacin: Usted quiere buscar rpidamente a los empleados teniendo su tabla Empleado ordenada. Necesitar agregar un nuevo empleado a su lista as que tendr que reordenar a los empleados para que el nuevo empleado sea desplegado en el orden correcto. Su gerente le pidi una lista de aquellos empleados en el Departamento de Contabilidad que han estado empleados por 10 aos o ms. Despus de crear la lista, usted quiere desplegar a todos los empleados para facilitar futuros ltros.
Qu se hace 1. Ordene la tabla Empleados por apellido en orden alfabtico.
Cmo se hace a. En la hoja Empleados, seleccione la celda C2. b. En la pestaa Datos, en el grupo Ordenar y ltrar, haga clic en Ordenar. c. En el cuadro de dilogo Ordenar, desde la lista desplegable Ordenar por, seleccione Apellido. d. En la lista desplegable Ordenar, verique que A-Z est seleccionado y luego haga clic en Aceptar.
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2. Agregue un nuevo empleado y vuelva a ordenar por Apellido. a. Inserte una nueva la en la tabla Empleado. b. En la nueva la, escriba lo siguiente: Apellido: Binga Nombre: Alice Fecha de contratacin: [La fecha de hoy] Departamento: Recursos humanos Ubicacin de la oficina: 8k Extensin: 2326 c. En la pestaa Datos, en el grupo Ordenar y ltrar, haga clic en Volver a aplicar. El nuevo empleado est ordenado correctamente dentro de la tabla. 3. Ordene la tabla Empleado para mostrar el orden principal por Departamento y luego por los empleados que han estado empleados por un mayor tiempo como el orden secundario. a. En el grupo Ordenar y ltrar, haga clic en Ordenar. b. Desde la lista desplegable Ordenar por, seleccione Departamento. c. En la lista desplegable Ordenar, verique que A-Z est seleccionado. d. Haga clic en Agregar nivel.
e. Desde la lista desplegable Luego por, seleccione Fecha de contratacin. f. En la lista desplegable Ordenar, verique que De mayor a menor est seleccionado y luego haga clic en Aceptar.
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4. Despliegue slo aquellos empleados en el departamento de contabilidad con 10 aos o ms de servicio. a. Haga clic en el botn Filtro para Departamento. b. Haga clic en el botn Filtro para Departamento. c. Elija Filtros de textoEs igual a y, en el cuadro de dilogo Autoltro personalizado, desde la lista desplegable junto a la lista Es igual a, seleccione Contabilidad. d. Haga clic en Aceptar. e. Haga clic en el botn Filtro para Fecha de contratacin. f. Elija Filtros de fechaAntes de y en el cuadro de dilogo Autoltro personalizado, en el cuadro de texto junto a la lista Es antes de escriba 3/1/1997
g. Haga clic en Aceptar. 5. Despliegue todos los empleados. a. Haga clic en el botn Filtro para Fecha de contratacin. b. Seleccione Borrar ltro de Fecha de contratacin. c. Haga clic en el botn Filtro para Departamento. d. Seleccione Borrar ltro de Departamento. e. Guarde el archivo.
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TEMA D
Calcular datos en una tabla o en una hoja de trabajo
En el tema anterior, usted orden y ltr datos en hojas de trabajo y en tablas. En vez de slo organizar los datos de una hoja de trabajo o de una tabla, quiz quiera realizar clculos con stos. En este tema, realizar clculos en tablas y en rangos de datos de una hoja de trabajo. Cuando realiza un clculo en una hoja de trabajo, usted tiene que elegir los datos que desea incluir en el clculo. Esto puede tomarle algo de tiempo si hay una gran cantidad de datos. Una funcin de base de datos, por otro lado, puede encontrar los datos que est buscando y realizar el clculo todo en un solo paso.
Funciones de resumen en las tablas

Si su tabla tiene una la de totales, usted puede usar la lista desplegable para cada celda de total para insertar los resultados de resumen para esa columna de la tabla. La lista desplegable muestra operaciones de resumen comunes tales como Suma o Promedio; sin importar que funcin seleccione, Excel coloca la funcin SUBTOTAL en las celdas de totales. El primer argumento de la funcin SUBTOTAL es un nmero de referencia que indica que funcin de resumen especca calcular Excel para esa celda; por ejemplo, el nmero de referencia 101 produce un promedio. Los otros argumentos en la funcin SUBTOTAL dan los rangos de datos para el clculo.
Para una lista completa de referencias del nmero de cdigo de la funcin para la funcin SUBTOTAL, ver el sistema Ayuda de Excel.
Funciones de base de datos

Denicin: Una funcin de base de datos es una funcin que realiza un clculo nicamente en los datos que satisfacen cierto criterio. Cada funcin de base de datos empieza con la letra D. Una funcin de base de datos tiene tres argumentos: la base de datos, el campo y el criterio. La base de datos es un rango de datos de una hoja de trabajo o de una tabla. El campo es la columna dentro de la base de datos que usted quiere calcular. El criterio es un rango de celdas en la hoja de trabajo que contiene nombres de columna y datos que especican la informacin que desea localizar dentro de la base de datos. El rango de criterio debe contener por lo menos dos celdas, una con el nombre del campo y otra con los datos, pero usted puede usar mltiples columnas y las dentro del rango de criterio para crear consultas complejas de base de datos.
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Ejemplo: Una funcin Base de datos
Condiciones Y y O
Denicin: Las condiciones Y y las condiciones O son mtodos para incluir mltiples criterios en el rango de criterio para hacer el criterio ms restrictivo o menos restrictivo, respectivamente. En una condicin Y el criterio aparece en mltiples columnas de la misma la en el rango de criterio. Los resultados de la consulta deben satisfacer el primer criterio en la la y el segundo criterio y as sucesivamente. En una condicin O, el criterio aparece en mltiples las en el rango de criterio. Los resultados de la consulta pueden satisfacer el criterio en la primera la, o el criterio en la segunda la y as sucesivamente. Usted puede combinar las condiciones Y y O en el rango de criterio. Ejemplo:
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Subtotales
Denicin: Un subtotal es una funcin realizada sobre un subconjunto de datos en un rango de datos de una hoja de trabajo que ha sido ordenado. Los datos ordenados crean un grupo separado en cada cambio en el campo de orden. El subtotal puede ser creado usando diversas funciones tales como Suma, Promedio y Contar. La funcin de subtotal predeterminada es Suma. La hoja de trabajo puede tener tantos subtotales como requiera. Cada subtotal es insertado en la hoja de trabajo en una lnea separada debajo del grupo que est siendo subtotalizado. Los subtotales luego son agregados para crear un gran total al nal de la lista de datos.
Usted no puede subtotalizar tablas. Si necesita subtotalizar los datos de una tabla, tendr que convertir la tabla a un rango de datos.
Ejemplo:
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Cmo calcular datos en una tabla o en una hoja de trabajo

Referencia del procedimiento: Cambie la funcin Resumen de la la Total en una tabla Para cambiar la funcin Resumen de cualquier celda de la la Total en una tabla: 1. Seleccione la celda en la la Total de la columna deseada. 2. Haga clic en la echa desplegable en esa celda y elija la funcin de resumen deseada desde la lista.
Referencia del procedimiento: Inserte la funcin Base de datos BDSUMA, BDCONTAR o BDPROMEDIO Para insertar la funcin Base de datos BDSUMA, BDCONTAR o BDPROMEDIO: 1. 2. 3. Seleccione la celda en la que desea colocar la funcin. Use el mtodo que preera para insertar la funcin y abra el cuadro de dilogo Argumentos de funcin. En el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, en el campo de argumento Base de datos, seleccione el rango o especique la tabla que contiene todos los datos que desea que la funcin procese. Asegrese de incluir los encabezados de columna en el rango si cualquiera de stos se presenta. En el campo de argumento Campo, ingrese el nmero de columna o el nombre del encabezado de columna de la columna que desea calcular. En el campo de argumento Criterios, ingrese el rango en el que planea ingresar la informacin del criterio.
Una recomendacin para crear el rango de criterio es copiar los encabezados de columna para los datos principales de la tabla y pegarlos a otra ubicacin de la hoja de clculo donde haya suciente espacio para agregar las variables del criterio en la la debajo de los encabezados pegados.
4. 5.
6. 7.
Haga clic en Aceptar. Ingrese el criterio en las celdas del rango de criterio para ver los resultados de la funcin.
Sobreponer los rangos de criterio Usted puede sobreponer los rangos de criterio en las mismas celdas para mltiples funciones de base de datos como BDPROMEDIO, BDCONTAR y BDSUMA. Referencia del procedimiento: Inserte subtotales en un rango de datos Para insertar subtotales en un rango de datos: 1. Si los datos estn en una tabla, convierta la tabla a un rango. a. Seleccione cualquier celda en la tabla. b. c. 2. 3. En la pestaa contextual Herramientas de tabla Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango. En el cuadro de mensaje, haga clic en S para convertir la tabla a un rango nombrado.
Seleccione cualquier celda en el rango de datos en la que quiera insertar subtotales. En la pestaa Datos, en el grupo Esquema, haga clic en Subtotal.
Leccin 2: Organizar datos de una hoja de trabajo y de una tabla 57
4.
5. 6.
Si es necesario, en el cuadro de dilogo Subtotal, desde la lista desplegable Para cada cambio en, seleccione el encabezado de columna que contiene la informacin ordenada cuyos duplicados sern agrupados en subtotales. Si es necesario, desde la lista desplegable Usar funcin, seleccione la funcin a usar en el subtotal. Si es necesario, en el cuadro de lista Agregar subtotal a, verique que las casillas de vericacin junto a los encabezados de columna que desea subtotalizar estn activados y si es necesario, actvelos o desactvelos. Si es necesario, incluya o quite la conguracin adicional dependiendo de los resultados que desee. Reemplazar subtotales actuales

7.
Salto de pgina entre grupos Resumen debajo de los datos
8.
58
ACTIVIDAD 2-5
Aplicar clculos a una tabla o a una hoja de trabajo
Antes de comenzar: Mis tablas.xlsx est abierto. Situacin: Se le pidi que proporcionara algunas cifras basadas en la hoja Ventas de febrero. El gerente de ventas ha solicitado una lista de los das en donde las ventas fueron superiores a los $8,000. Basado en esa lista, a l le gustara saber las ventas totales, las ventas promedio y el nmero total de das en la lista. Ms tarde l solicita una lista de los das en donde cualquiera de las regiones haya tenido ventas totales menores a los $1,000. Finalmente, a l le gustara una lista de todas las ventas de febrero subtotalizadas por semana.
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Qu se hace 1. Calcule el nmero de das en donde las ventas totales para la compaa son superiores a los 8000. Cmo se hace a. En la hoja Clculo de ventas de febrero, seleccione cualquier celda en la tabla. b. En la pestaa contextual Herramientas de tabla Diseo, en el grupo Opciones de estilo de tabla, active la casilla de vericacin Fila de totales. c. Seleccione la celda F34 y luego desde la lista desplegable Resumen, seleccione Contar.
d. En la celda F5, haga clic en la echa desplegable del ltro Total y elija Filtros de nmeroMayor que. e. En el cuadro de texto Filtro, escriba 8000 y luego haga clic en Aceptar. 2. Cree un rea de resumen en la hoja de trabajo que calcule el total, el promedio y el conteo de los das en los que las ventas son mayores a 8000. a. En la celda O2, escriba =BDSUMA() y haga clic en el botn Insertar funcin. b. En el cuadro de texto Base de datos, escriba $A$5:$F$33 c. En el cuadro de texto Campo, escriba Total
El encabezado de columna Total debe escribirse correctamente o la funcin no trabajar.
60
d. En el cuadro de texto Criterios, escriba $H$1:$M$2 y haga clic en Aceptar. e. Copie la frmula en O2 a las celdas P2 y Q2. f. Edite las frmulas en P2 y Q2 a =BDPROMEDIO($A$5:$F$33,Total, $H$1:$M$2) y =BDCONTAR($A$5:$F$33, Total, $H$1:$M$2) respectivamente.
g. En la celda M2, escriba >8000 3. Realice un ltro avanzado a la lista Clculos de ventas de febrero para mostrar todos los das de febrero cuando Estados Unidos, Canad u otras regiones internacionales tuvieron ventas menores a los 1000. a. Borre el contenido de la celda M2. b. En la celda J2, escriba <1000 c. En la celda K3, escriba <1000 d. En la celda L4, escriba <1000 e. Seleccione cualquier celda en la tabla Clculos de ventas de febrero. f. En la pestaa Datos, en el grupo Ordenar y ltrar, haga clic en Avanzadas.
g. Verique que Filtrar la lista sin moverla a otro lugar est seleccionado y edite el rango de la lista para que se lea $A$5:$F$33 h. En el cuadro de texto Rango de criterios, en la hoja de trabajo, seleccione las celdas H1:M4. i. j. Haga clic en Aceptar. Verique que cada la en la pantalla tenga al menos una divisin con ventas menores a 1000.
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4. Subtotalice los datos de Ventas de febrero por semana. a. Seleccione la celda C6 y examine la hoja de trabajo Subtotales de ventas de febrero. b. En la pestaa Datos, en el grupo Esquema, verique que Subtotal no est disponible. c. En la pestaa contextual Herramientas de tabla Diseo, en el grupo Herramientas, haga clic en Convertir en rango.
d. Haga clic en Si para convertir la tabla a un rango normal. e. En la pestaa Datos, en el grupo Esquema, haga clic en Subtotal. f. Desde la lista desplegable Para cada cambio en, seleccione No. de semana.
g. En la lista desplegable Usar funcin, verique que Suma est seleccionado. En el cuadro de lista Agregar subtotal a, verique que Total est activado. h. Haga clic en Aceptar. i. Examine los subtotales para cada semana. Guarde y cierre el archivo.
j.
62
En esta leccin, usted organiz datos en hojas de trabajo usando tablas mejoradas y formatos de tablas. La organizacin de los datos y la realizacin de funciones signicativas le permitirn obtener el resultado que usted requiere.
1. Ve algn caso en el que podra crear tablas de sus datos de Excel?
2.
De que otras formas puede usar las herramientas de Excel para que le ayuden a organizar sus datos ecientemente?
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Presentar datos usando grcos

Duracin de la leccin: 45 minutos
En esta leccin, podr crear y modicar grcos. Usted podr:

crear un grco. modicar grcos. formatear grcos.
Introduccin
En la leccin anterior, usted organiz datos en tablas y en rangos de datos de una hoja de trabajo. Ahora puede usar esos datos para construir grcos que desplieguen la informacin de una forma visualmente ms efectiva. En esta leccin, usted crear y modicar grcos para desplegar datos grcamente. Una vez que haya organizado los datos y los haya estructurado adecuadamente, es posible que an le sea difcil realizar un anlisis detallado, especialmente si hay muchos datos o si estos son complejos. Microsoft Office Excel 2007 resuelve esto al proporcionar varias caractersticas que le permiten presentar datos grcamente y de otras formas lgicas. Esto le ayuda para tomar decisiones informadas ecazmente.
TEMA A
Crear un grco
En esta leccin, usted presentar datos usando grcos. El primer paso es crear la estructura bsica de su grco a partir de los datos de la hoja de trabajo. En este tema, crear un grco. A veces, cuando observa una gran cantidad de datos, las las de nmeros pueden parecer interminables. Este complicado despliegue de datos diculta la denicin de una conclusin signicativa. Sin embargo, cuando usa un grco, usted puede consolidar los datos en un formato visual que es fcilmente entendible. Al observar la informacin de manera grca, usted puede comparar rpidamente los datos y asimilar la informacin que de otra forma no habra notado.
Grcos
Denicin: Un grco es una representacin visual de los datos de una hoja de trabajo o de una tabla de Excel que despliega la relacin entre las diferentes secciones de los datos. Cada conjunto de valores que se representa en el grco se llama serie de datos del grco. Los grcos pueden incluir un ttulo de grco, una leyenda que explica lo que representan los diferentes colores, una escala o varios valores en el eje vertical y una categora en el eje horizontal. Hay diferentes tipos de grcos, tales como circular, de barras y de columnas. Usted puede elegir el tipo de grco que represente mejor a los datos que desea desplegar. Un grco puede ser integrado como un objeto grco en una pgina de una hoja de trabajo, o puede aparecer en una hoja de grco dedicada que contenga nicamente el grco y las herramientas y comandos asociados al mismo. Los grcos y los datos de una hoja de trabajo estn relacionados. Cuando los valores de una hoja de trabajo son cambiados el grco es actualizado. Ejemplo:
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Tipos de grcos
En Excel 2007, existen diferentes tipos y subtipos de grcos de los cuales elegir para crear la mejor representacin de sus datos particulares.
Tipo de grco
Columna
Descripcin
Los grcos de columnas se usan para comparar valores a travs de categoras.
Lnea
Los grcos de lneas se usan para desplegar tendencias a travs del tiempo.
Circular
Los grcos circulares se usan para desplegar la contribucin de cada valor a un total. selo cuando los valores se puedan sumar juntos o cuando slo tenga una serie de datos y todos los valores sean positivos.
Barra
Los grcos de barras se usan para comparar mltiples valores.
rea
Los grcos de reas se usan para enfatizar diferencias entre diversas series de datos a travs de un periodo de tiempo.
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Tipo de grco
XY (Dispersin)
Descripcin
Los grcos de dispersin se usan para comparar pares de valores. selos cuando los valores gracados no estn en el orden del eje-X ni cuando representen medidas independientes.
Otro tipo de grcos
Adems de los tipos de grcos principales, existen diversos tipos especializados: Un grco de cotizaciones, algunas veces llamado Alto-Bajo-Cierre-Apertura es un tipo de grco especializado para la industria nanciera que despliega valores mximos, valores mnimos, valores de cierre, valores de apertura y el volumen comercial para acciones y otros productos nancieros. Un grco de supercie compara tendencias en valores a travs de dos dimensiones en una curva continua. Usted puede usarlo para analizar la combinacin ptima de diferentes conjuntos de valores. Un grco de supercie contiene por lo menos dos series de datos. Los grcos de anillos, como los grcos circulares, le permiten comparar partes de mltiples series de datos con el total de cada serie de datos. Sin embargo, los grcos de anillos pueden incluir mltiples series de datos que se despliegan como anillos concntricos. Un grco de burbujas es una variacin del grco de dispersin que compara conjuntos de tres valores. Los primeros dos valores determinan la colocacin de las burbujas, mientras el tercero determina el tamao de cada marcador de burbuja. Los grcos radial despliegan cambios en valores relativos al punto central. Use un grco radial cuando las categoras de datos no se comparen entre s, o cuando quiera mostrar valores agregados.
Vea el tema Ayuda de Excel Tipos de grcos disponibles para conocer ms detalles sobre los tipos y subtipos de grcos.
Especicar datos para diferentes tipos de grcos Generalmente, usted puede crear un grco en Excel al gracar los datos desplegados como las y columnas. Usted puede ocultar las las y columnas de datos que no usar. Sin embargo, algunos tipos de grcos, tales como Radial, Burbuja o Dispersin, requieren arreglos de datos especcos.
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Mtodos de insercin de grcos

Si sabe que tipo de grco desea insertar, usted puede usar las galeras de tipos de grcos en el grupo Grcos en la pestaa Insertar. Tambin puede usar el cuadro de dilogo Grco para elegir entre todos los tipos de grcos disponibles. Este cuadro de dilogo tambin le permite establecer un tipo de grco particular como predeterminado y le permite manejar sus plantillas de grcos, las cuales son diseos de grcos preelaborados y formateados que usted puede guardar como base para otros grcos. Usted puede presionar F11 para crear un grco con el tipo y formato predeterminado en una nueva hoja de grco dedicada.
Cmo crear un grco

Referencia del procedimiento: Cree un grco Para crear un grco: 1. 2. Si es necesario, organice los datos de la hoja de trabajo o de la tabla de acuerdo al grco que ser creado. Elija los datos deseados.
Cuando usted selecciona una sola celda con datos, todas las celdas adyacentes con datos alrededor de la celda seleccionada son seleccionadas automticamente para la creacin del grco.
3.
Inserte el grco.
En la pestaa Insertar, en el grupo Grcos, haga clic en el botn para la galera de grcos deseada y seleccione el subtipo de grco deseado de la galera. Cree un grco usando el cuadro de dilogo Insertar grco. a. En la pestaa Insertar, en el grupo Grcos, haga clic en el botn Iniciador de cuadro de dilogo o abra cualquier galera de grcos y seleccione Todos los tipos de grcos. En el panel izquierdo, seleccione un tipo de grco. En el panel derecho, seleccione un subtipo de grco. Haga clic en Aceptar.
b. c. d.
O, presione F11 para crear el grco en una hoja de grco dedicada.
Agregue datos a un grco existente Despus de crear un grco, usted puede agregar series de datos adicionales al grco en vez de volver a crearlo completamente.
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ACTIVIDAD 3-1
Crear grcos
Archivos de datos: Grcos.xlsx Antes de comenzar: Desde la carpeta C:\084891Datos\Presentar datos usando grcos, abra el archivo Grcos.xlsx. Situacin: Se le pidi que presentara el informe nanciero de las ventas de su compaa en una junta de consejo. Su gerente le ha pedido que presente los datos de tal forma que los miembros del consejo puedan ver con toda claridad las relaciones entre las diferentes secciones de los datos. Usted ha determinado que un grco de barras ser usado para hacer la comparacin entre las ventas mensuales de los libros y las ventas mensuales de los CDs y cintas de audio. Tambin le gustara mostrar a los miembros del consejo que las ventas de ccin han aumentado de manera sostenida durante el ao pasado y usar un grco de lneas para mostrar esta tendencia. Para mostrar cmo se ha asignado la cantidad total del presupuesto entre los departamentos, usted ha decidido usar un grco circular.
Qu se hace 1. Cree un grco de barras 3-D a partir de los datos para comparar las ventas mensuales de los productos.
Cmo se hace a. En la hoja de trabajo, seleccione la celda A2. b. En la pestaa Insertar, en el grupo Grcos, haga clic en Barra. c. En la galera mostrada, en la seccin Barra 3D, seleccione el grco que est al extremo izquierdo para crear un grco de barras Barra 3D agrupada. d. La pestaa contextual Herramientas de grcos Diseo aparece porque el grco est seleccionado. Haga clic y arrastre el borde del grco a la derecha de la primera tabla.
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2. Cree un grco Lnea para mostrar la tendencia en las ventas de ccin. a. Seleccione la celda A25. b. En la pestaa Insertar, en el grupo Grcos, en su esquina inferior derecha, haga clic en el botn Iniciador de cuadro de dilogo para iniciar el cuadro de dilogo Insertar grco. c. En el cuadro de dilogo Insertar grco, en el panel izquierdo, seleccione Lnea y, en el panel derecho, en la seccin Lnea, seleccione el grco de lneas que est al extremo izquierdo y haga clic en Aceptar. d. Arrastre el grco hacia el lado derecho de la segunda tabla. 3. Cree un grco 3-D Pie para mostrar el presupuesto del 2008 para cada departamento. a. Seleccione las celdas A46:A51 y las celdas C46:C51. b. En la pestaa Insertar, en el grupo Grcos, haga clic en Circular. c. En la galera mostrada, en la seccin 3-D Circular, seleccione el grco que est al extremo izquierdo para crear un grco 3-D Circular. d. Arrastre el grco hacia el lado derecho de la columna Presupuesto 2008. e. Guarde el archivo como Mis grcos
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TEMA B
Modicar grcos
En el tema anterior, usted insert un grco. Una vez que haya creado un grco bsico, usted puede modicar su estructura de varias formas para que se ajuste a sus necesidades. En este tema, modicar grcos. El formato predeterminado de un elemento del grco puede transmitir o no el signicado correcto de los datos que su grco representa. Su grco no ser muy til si el elemento del grco que explica los datos est desorientando o dicultando su comprensin. En vez de esto, usted puede dar formato a cada elemento del grco para que aparezca exactamente como usted lo necesita para cumplir con los requisitos de su negocio.
Elementos de grco
Existe una gran variedad de elementos del grco que usted puede decidir incluir en un grco dependiendo del tipo de grco y de cmo necesita identicar los datos del grco.
Figura 3-1: Elementos del grco.
Elementos del grco

Ttulo del grco Ttulo del eje de categora (X) Ttulo del eje de valor (Y)
Propsito
Describe lo que representa el grco en general. En un grco con un eje X, describe lo que representa el eje X. En un grco con un eje Y, describe lo que representa el eje Y.
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Elementos del grco

Ejes
Propsito
En grcos que despliegan mltiples series de datos, el eje X muestra las series de datos en cada categora y el eje Y muestra cmo son medidos los datos (cantidad de dlares, tiempo y otros). Para grcos con ejes, cada uno de los ejes X e Y pueden desplegar tanto lneas de divisin mayores como menores. Indica que color o smbolo representa que serie de datos en particular. Indican el valor numrico, el porcentaje, o el nombre de un solo punto de datos. Despliega los datos de la hoja de trabajo en los que est basado el grco en una tabla que se ubica debajo del grco.
Cuadrculas Leyenda Rtulos de datos Tabla de datos
Pestaas contextuales de herramientas del grco

Las pestaas contextuales Herramientas de grcos que aparecen cuando usted selecciona un grco le permiten manipular la apariencia y el diseo de los grcos.
Pestaa contextual Descripcin

Diseo Proporciona opciones para modicar el estilo, el diseo, el origen de los datos y el tipo de grcos. Los grupos en la pestaa son: Tipo: Proporciona opciones para cambiar el tipo de grco y guardar una plantilla. Datos: Proporciona opciones para cambiar entre los datos de la y columna, as como para editar la fuente de datos. Diseos de grco: Proporciona opciones para modicar el estilo del grco. Estilos de diseo: Proporciona opciones para cambiar la apariencia del grco a uno de los estilos preestablecidos en la galera Estilos rpidos. Ubicacin: Proporciona opciones para mover el grco a otra hoja de trabajo o como otro grco. Proporciona opciones para personalizar los elementos del grco. Los grupos en la pestaa son: Seleccin actual: Permite seleccionar y formatear a un elemento grco. Insertar: Permite insertar imgenes, formas y cuadros de texto. Etiquetas: Proporciona opciones para manejar etiquetas en diversas ubicaciones de un grco. Ejes: Proporciona opciones para manejar el formato de los ejes y de las lneas de divisin. Fondo: Proporciona opciones para modicar los elementos del fondo de un grco. Anlisis: Proporciona opciones para agregar elementos para ayudar a realizar el anlisis. Propiedades: Proporciona una opcin para especicar un nombre para el grco.
Presentacin
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Pestaa contextual Descripcin

Formato Proporciona opciones para formatear el grco y los elementos del mismo. La pestaa consiste de estos grupos de botones: Seleccin actual: Permite seleccionar y formatear a un elemento grco. Estilos de forma: Proporciona opciones para modicar el color, estilo y efectos aplicados a una forma. Estilos de WordArt: Proporciona opciones para visualizar los estilos de WordArt y modicar el color de relleno, el color de lnea y los efectos. WordArt es un mtodo para tratar el texto como un objeto grco. Organizar: Proporciona opciones para organizar, alinear y girar las formas, WordArt o cuadros de texto. Tamao: Proporciona opciones para modicar el ancho y la altura del objeto grco.
Cmo modicar grcos

Referencia del procedimiento: Cambie un tipo de grco Para cambiar un tipo de grco: 1. Seleccione el grco. 2. En la pestaa contextual Herramientas de grcos Diseo, en el grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de grco. 3. En el cuadro de dilogo Cambiar tipo de grco, seleccione un tipo y un subtipo de grco y haga clic en Aceptar. Cambiar el tipo de una serie de datos existente Usted tambin puede seleccionar cualquier serie de datos y cambiar su tipo independientemente del resto de las series de datos. Referencia del procedimiento: Ajuste el tamao de un grco Para ajustar el tamao de un grco: 1. En un libro de trabajo que contenga un grco, seleccione el grco. 2. Ajuste el tamao del grco: Para ajustar el tamao del grco sin mantener su escala, arrastre el borde del grco.
Para ajustar el grco manteniendo su escala, mantenga presionada la tecla Shift mientras arrastre el borde del grco. Para ajustar el tamao del grco a un tamao modicado, en la pestaa contextual Herramientas de grcos Formato, en el grupo Tamao, en los selectores numricos Alto de forma y Ancho de forma, escriba o seleccione la altura y el ancho deseado para el grco.
Referencia del procedimiento: Mueva un grco entre hojas Para mover un grco de una hoja a otra: 1. Seleccione el grco. 2. En la Cinta, seleccione la pestaa contextual Herramientas de grcos Diseo.
74 Leccin 3: Presentar datos usando grcos
3. 4.
En el grupo Ubicacin, haga clic en Mover grco para desplegar el cuadro de dilogo Mover grco. Mueva el grco. Para mover el grco a otra hoja de trabajo, seleccione Objeto en, seleccione la hoja desde la lista desplegable y haga clic en Aceptar. Si es necesario reubique el grco en la hoja de trabajo.
Para mover el grco a una hoja de grco, seleccione Hoja nueva, escriba el nombre de la hoja y haga clic en Aceptar.
Referencia del procedimiento: Agregue o elimine elementos del grco. Para agregar o eliminar elementos del grco: 1. Haga clic dentro de cualquier parte del grco de Excel para seleccionar el grco. 2. 3. 4. En la Cinta, seleccione la pestaa contextual Herramientas de grcos Presentacin. Para agregar un ttulo al grco, en el grupo Etiquetas, haga clic en Ttulo del grco y elija Encima del grco o Ttulo superpuesto centrado. Para un grco que tiene un eje, use el botn Rtulos del eje en el grupo Etiquetas para agregar un ttulo al eje. Para agregar un ttulo al eje horizontal, haga clic en Rtulos del eje y elija Ttulo de eje horizontal primarioTtulo bajo eje.
O, para agregar un ttulo al eje vertical, haga clic en Rtulos del eje, elija Ttulo de eje vertical primario y luego elija Ttulo girado, Ttulo vertical o Ttulo horizontal.
5.
Para agregar una leyenda al grco, en el grupo Etiquetas, haga clic en Leyenda y elija la opcin deseada. Usted puede desplegar la leyenda en la parte superior, inferior, izquierda o derecha del grco o sobreponer la leyenda en el lado izquierdo o derecho del grco. Para agregar rtulos de datos, en el grupo Etiquetas, haga clic en Etiquetas de datos y seleccione la opcin deseada. Usted puede desplegar los rtulos de datos centrados en los puntos de datos dentro o fuera del nal de los puntos de datos, o dentro de la base de los puntos de datos. Si lo desea, haga clic en Etiquetas de datos y seleccione Ms opciones de la etiqueta de datos para establecer otras opciones de rtulos. Para agregar una tabla de datos, en el grupo Etiquetas, haga clic en Tabla de datos y luego elija Mostrar tabla de datos o Mostrar la tabla de datos con claves de leyenda. Para cambiar la escala del grco, en el grupo Ejes, haga clic en Ejes y elija Eje horizontal primario o Eje vertical primario. Las opciones disponibles pueden variar dependiendo del tipo de grco y la orientacin del mismo. Para el eje vertical, usted puede mostrar los valores predeterminados o puede mostrar la escala en miles, millones, billones o con una expresin logartmica.
6.
7. 8. 9.
O para el eje horizontal, usted puede mostrar el eje predeterminado (rtulos de izquierda a derecha), el eje sin rtulo, o desplegar el eje con rtulos de derecha a izquierda.
10. Para agregar lneas de divisin, en el grupo Ejes, haga clic en Lneas de la cuadrcula, elija Lneas horizontales de la cuadrcula primarias o Lneas verticales de la cuadrcula primarias, y elija la opcin apropiada. Usted puede desplegar lneas de divisin mayores o menores o ambas.
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11. Elimine elementos del grco de acuerdo a sus necesidades.
Seleccione el elemento del grco y presione Suprimir, o haga clic derecho y elija Eliminar. O, haga clic en el botn de elementos en el grupo Etiquetas y elija Ninguna.
Cuando usted hace clic en Leyenda y selecciona Ninguna en el grupo Etiquetas, toda la leyenda del grupo es eliminada. Para eliminar un solo elemento de leyenda, seleccinelo y elimnelo.
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ACTIVIDAD 3-2
Cambiar un tipo de grco
Antes de comenzar: Mis grcos.xlsx est abierto. Situacin: Al revisar el grco de barras, usted siente que los datos estaran mejor representados en un grco de columnas. Tambin decidi incrementar el tamao del grco de lneas.
Qu se hace 1. Cambie el grco de barras a un grco Columna 3D agrupada.
Cmo se hace a. En la hoja de trabajo, seleccione el grco de barras. b. El en grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de grco. c. En el cuadro de dilogo Cambiar tipo de grco, en el panel izquierdo, seleccione Columna. d. En el panel derecho, en la seccin Columna, en la primera la, haga clic en el cuarto grco para cambiar el grco de barras a un grco Columna 3D agrupada. e. Haga clic en Aceptar.
2.
Incremente el tamao del grco de lneas aproximadamente 1 pulgada.
a. Seleccione el grco de lneas. b. Seale hacia la esquina superior derecha del grco hasta que el mouse se vuelva un puntero para ajustar el tamao. c. Haga clic y arrastre hasta que el contorno del grco est en la celda J22. d. Guarde el archivo.
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ACTIVIDAD 3-3
Modicar un grco
Antes de comenzar: Mis grcos.xlsx est abierto. Situacin: Acaba de crear grcos para los diferentes conjuntos de datos. Usted ha decidido presentar el grco circular en una hoja de grco independiente y deseara modicar el grco para incluir porcentajes y mostrarles a los miembros del consejo cmo se ha dividido el presupuesto entre los departamentos. Para asegurar que los miembros del consejo puedan ver lo que el grco representa, usted ha decidido agregar un ttulo al grco as como agregar un ttulo al eje vertical y un ttulo al eje horizontal.
Qu se hace 1. Mueva el grco circular a una hoja de grco y nombre la hoja como Presupuesto de 2008.
Cmo se hace a. Seleccione el grco circular. b. En la pestaa contextual Herramientas de grcos Diseo, en el grupo Ubicacin, haga clic en Mover grco. c. En el cuadro de dilogo Mover grco, seleccione la opcin Hoja nueva y en el cuadro de texto Hoja nueva, escriba Presupuesto de 2008 y haga clic en Aceptar.
2.
Modique el grco circular para desplegar cada porcentaje del departamento del presupuesto total para el 2008.
a. En la pestaa contextual Herramientas de grcos Presentacin en el grupo Etiquetas, haga clic en Etiquetas de datos y seleccione Ms opciones de la etiqueta de datos. b. Bajo Opciones de etiqueta, desactive la casilla de vericacin Valor para quitar los rtulos de datos. c. Active la casilla de vericacin Porcentaje y luego haga clic en Cerrar para desplegar los rtulos de datos de los porcentajes.
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3. Agregue el ttulo al grco Datos de ventas al grco Columna 3D. a. Seleccione Hoja 1 y luego seleccione el grco Columna 3D. b. En la pestaa contextual Herramientas de grcos Presentacin en el grupo Etiquetas, haga clic en Ttulo del grco y elija Encima del grco. c. Escriba Datos de ventas 4. En el grco de columnas con efecto 3D, agregue un ttulo para el eje vertical y uno para el eje horizontal. a. En el grupo Etiquetas, haga clic en Rtulos del eje y elija Ttulo de eje horizontal primarioTtulo bajo eje. b. Escriba Mes c. En el grupo Etiquetas, haga clic en Rtulos del eje y elija Ttulo de eje vertical primarioTtulo vertical. d. Escriba Valor de ventas e. Guarde el archivo.
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TEMA C
Formatear grcos
En el tema anterior, usted modic elementos estructurales de un grco. Una vez que haya terminado la estructura del grco, usted tiene la capacidad de cambiar la apariencia de algunos o de todos los elementos que ha elegido incluir. En este tema, dar formato a los grcos. Usted puede crear un grco y luego decidir que desea cambiar el estilo y diseo del grco para que represente de mejor forma sus datos. Existen muchos estilos y diseos de donde elegir para dar formato a su grco para que ste represente sus datos de la mejor manera posible.
Estilos de grco y opciones de formato

Una vez que su grco es creado, usted puede cambiar la apariencia de los elementos de grco individuales usando opciones en la pestaa contextual Herramientas de grcos Formato. Por ejemplo, usted puede cambiar el color de las columnas del grco o del fondo del grco. Sin embargo, en vez de dar formato a los elementos de grco individuales de forma manual, usted puede elegir estilos predenidos para cambiar rpidamente la apariencia de todo el grco. Los estilos disponibles estn basados en el tipo de grco que cre.
Diseos de grco
Usted puede agregar o eliminar elementos del grco individuales tales como el ttulo o la leyenda. O, puede implementar un conjunto estndar de elementos del grco al aplicar uno de los diseos de grco predenidos desde el grupo Diseos de grco en la pestaa contextual Herramientas de grcos Diseo. Luego puede usar las opciones en la pestaa contextual Herramientas de grcos para personalizar la apariencia los elementos individuales del grco.
Cmo formatear grcos

Referencia del procedimiento: Formatee grcos Para formatear grcos o elementos del grco: 1. Si es necesario, en la hoja de trabajo, seleccione el grco. 2. Para aplicar un estilo, seleccione la pestaa contextual Herramientas de grcos Diseo y, en el grupo Estilos de diseo, seleccione el estilo de grco deseado. 3. Para aplicar un diseo, seleccione la pestaa contextual Herramientas de grcos Diseo y, en el grupo Diseos de grco, seleccione el diseo de grco deseado. 4. Si lo desea, formatee elementos individuales del grco. a. Seleccione el elemento del grco. b. c. d. Seleccione la pestaa contextual Herramientas de grcos Formato. En el grupo Estilos de forma, seleccione el estilo de forma deseado, Relleno de forma, Contorno de forma y Efectos de forma. En el grupo Estilos de WordArt, seleccione el estilo WordArt deseado, Relleno de texto, Contorno de texto y Efectos de texto.
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ACTIVIDAD 3-4
Formatear un grco
Antes de comenzar: Mis grcos.xlsx est abierto. Situacin: Usted ha creado un grco de lneas para representar la tendencia de las ventas de los libros de ccin. Usted desea formatear el grco para mejorar su presentacin y para que reeje el mismo estilo de color de la tabla. Tambin le gustara exagerar el eje horizontal del grco.
Qu se hace 1. Aplique un estilo de grco al grco de lneas.
Cmo se hace a. Si es necesario, seleccione el grco. b. En la pestaa contextual Herramientas de grcos Diseo, en el grupo Estilos de diseo, haga clic en el botn Ms. c. En la galera, en la quinta la, seleccione el grco que est en el extremo derecho para aplicar Estilo 40 al grco.
2.
Aplique un diseo de grco.
a. En el grupo Diseos de grco, haga clic en el botn Ms. b. En la galera, en la cuarta la, haga clic en el ltimo diseo para aplicar Diseo 12 al grco.
3.
Formatee el borde del grco.
a. Seleccione la pestaa contextual Herramientas de grcos Formato. b. En el grupo Estilos de forma, haga clic en Efectos de formas y elija Resplandor. c. En la galera, en la seccin Variaciones de resplandor, en la cuarta la, seleccione el ltimo efecto de forma para aplicar el efecto Color de nfasis 6, 18 ptos resplandor al grco.
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4. Formatee el eje horizontal. a. Seleccione el eje horizontal. b. En la pestaa contextual Herramientas de grcos Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en el botn Ms. c. En la galera, en la tercera la, seleccione el ltimo estilo para aplicar el efecto Lnea Intensa nfasis 6 al eje horizontal. d. Seleccione el grco. e. En el grupo Estilos de WordArt, haga clic en el botn Ms. f. En la galera, en la seccin Aplica al texto seleccionado, en la tercera la, seleccione el tercer estilo para aplicar Relleno degradado Contorno gris Estilo gris.
g. Haga clic fuera del ttulo del grco para quitar la seleccin. h. Guarde y cierre el archivo.
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En esta leccin, usted despleg datos de una manera grca a travs de grcos. Estos grcos le permiten observar una gran cantidad de datos y sacar conclusiones relevantes rpidamente.
1. Cules son las ventajas de representar la informacin a travs de grcos?
2.
Con qu tipo de grcos est familiarizado? Usted piensa que un tipo particular de grco es mejor que los otros? Por qu?
83
Analizar datos usando Tablas dinmicas y Grcos dinmicos

Duracin de la leccin: 1 hora(s)
En esta leccin, podr analizar datos usando Tablas dinmicas y Grcos dinmicos. Usted podr:

crear un informe de Tabla dinmica. analizar datos usando Grcos dinmicos.
Introduccin
En lecciones anteriores, usted insert tablas y grcos dentro de sus documentos. Tablas dinmicas y Grcos dinmicos llevan la funcionalidad de un grco y de una tabla un paso adelante y le permiten analizar de manera selectiva los datos en su hoja de trabajo de formas sosticadas e interactivas. En esta leccin, usted crear Tablas dinmicas y Grcos dinmicos para analizar datos. Cuando tiene grandes cantidades de datos para analizarlos, quiz no le sea fcil comparar los elementos requeridos manualmente. Microsoft Office Excel 2007 proporciona poderosas caractersticas de Grco dinmico y Tabla dinmica que le permiten enfocarse nicamente en los elementos que desea analizar.
TEMA A
Crear un informe de Tabla dinmica
En esta leccin, usted crear Tablas dinmicas y Grcos dinmicos para analizar datos. La creacin de un informe de Tabla dinmica le ayudar a entender la estructura del informe as como las herramientas que puede usar para analizar los datos. En este tema, crear una Tabla dinmica. Las comparaciones manuales de grandes cantidades de datos son difciles. Una Tabla dinmica puede combinar y comparar datos rpidamente para que usted pueda realizar un anlisis de grandes cantidades de datos. Los informes de Tabla dinmica lo ayudan a combinar y comparar datos rpidamente en hojas de trabajo grandes.
Tablas dinmicas
Denicin: Un informes de Tabla dinmica es una tabla interactiva de la hoja de trabajo que usted puede usar para resumir y analizar rpidamente grandes cantidades de datos en las hojas de trabajo. Este despliega los datos seleccionados de la hoja de trabajo en un formato de matriz con una funcionalidad especializada que le permite ver nuevas relaciones de datos, resumir, agrupar y formatear partes seleccionadas de los datos, girar los datos entre columnas y las y crear un resultado personalizado conciso. Usted crea un informe de Tabla dinmica desde una fuente de datos de un libro de trabajo de Excel o desde una fuente de datos externa. Para especicar que parte de la fuente de datos va a usar en el informe de Tabla dinmica, usted elige campos y elementos. Loscampos son categoras de datos, generalmente columnas y los elementos son subcategoras en un campo. Tipos de campos Existen cuatro tipos de campos de Tabla dinmica: campos de pgina, la, columna y datos. Los campos de pgina, la y columna generalmente contienen un conjunto limitado de valores de texto. Los campos de datos generalmente contienen datos numricos. Ejemplo:
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El panel Lista de campos de tabla dinmica

El panel Lista de campos de tabla dinmica aparece cuando usted selecciona un informe de Tabla dinmica. Este incluye Zonas para arrastrar campos dentro de las cuales usted puede arrastrar y soltar campos para reubicar y organizar los datos y calcular valores en mltiples formatos de una forma rpida. Debido a que puede manipular los resultados del informe de Tabla dinmica en una forma interactiva, usted puede tomar decisiones informadas de una manera ms ecaz.
El cuadro de dilogo Conguracin de campo de valor

Usando el cuadro de dilogo Conguracin de campo de valor, usted puede desplegar u ocultar los subtotales para los campos de columnas y las individuales, desplegar u ocultar los grandes totales de columnas y las para todo el informe y calcular los subtotales y los grandes totales con o sin elementos ltrados. La conguracin del campo puede personalizarse y luego darle un nombre personalizado para que usted pueda reutilizar el clculo de resumen especco.
Funciones Tabla dinmica

Existen varias funciones disponibles para crear una frmula para trabajar con datos de una Tabla dinmica.
Funcin
Diferencia de
Resultado
Despliega todos los datos en el rea de datos como la diferencia entre el valor para el campo Base y el elemento Base. El campo Base y el elemento Base proporcionan datos usados en el clculo personalizado. Despliega todos los datos en el rea de datos como un porcentaje del valor del campo Base y del elemento Base especicado. El campo Base y el elemento Base proporcionan datos usados en el clculo personalizado. Despliega todos los datos en el rea de datos como la diferencia entre el valor para el campo Base y el elemento Base especicado, pero despliega la diferencia como un porcentaje de los datos Base. El campo Base y el elemento Base proporcionan datos usados en el clculo personalizado. Despliega los datos para los elementos sucesivos como un total ejecutado. Usted debe seleccionar el campo en el que desea mostrar los elementos en un total ejecutado. Despliega los datos en cada la como un porcentaje del total para cada la. En un informe de Tabla dinmica, despliega los datos como un porcentaje del total para la categora. Despliega todos los datos en cada columna como un porcentaje del total para cada columna. En un informe de Tabla dinmica, despliega los datos como un porcentaje del total para las series. Despliega los datos en el rea de datos como un porcentaje del gran total de todos los datos en el informe. En un informe de Tabla dinmica, despliega los datos como un porcentaje del total de todos los puntos de datos. Despliega los datos usando el siguiente clculo: ((valor en celda) x (Gran Total de Grandes Totales)) / ((Gran Total de Fila) x (Gran Total de Columna))
% de
% de la diferencia de
Total en
% de la la
% de la columna
% del total
ndice
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Cmo crear un informe de Tabla dinmica

Referencia del procedimiento: Cree un informe Tabla dinmica Para crear un informe de Tabla dinmica desde una hoja de trabajo de Excel: 1. 2. 3. 4. En la hoja de trabajo, seleccione una celda dentro del rango de datos que desee usar como datos fuente. En la pestaa Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla dinmica, o haga clic en la echa desplegable Tabla dinmica y elija Tabla dinmica. En el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica, especique el rango de datos, elija si desea la Tabla dinmica en una nueva hoja o en una hoja existente y luego haga clic en Aceptar. Seleccione el diseo del los campos en la Tabla dinmica: a. Si es necesario, haga clic en la echa desplegable en el botn ubicado en la parte y seleccione un diseo superior del panel Lista de campos de tabla dinmica, de informe. b. Si es necesario, en el cuadro de lista Seleccionar campos para agregar al informe, active o desactive las casillas de vericacin para seleccionar campos para el informe de Tabla dinmica. Para usar un campo en un rea especca del informe, desde el cuadro de lista Seleccionar campos para agregar al informe, arrastre los campos deseados a las secciones Filtro de informe, Rtulos de columna, Rtulos de la, o Valores. Si lo desea, active la casilla de vericacin Aplazar actualizacin del diseo si desea usar el botn Actualizar para actualizar manualmente el informe de Tabla dinmica. Para mover un campo a un rea diferente, arrastre el campo, o haga clic en la echa desplegable del campo y haga la seleccin adecuada.
c.
d. e. 5.
Agrupe los campos en el informe de Tabla dinmica: a. En la hoja de trabajo, en el informe de Tabla dinmica, seleccione los campos deseados. b. Agrupe los campos.
En la Cinta, en la pestaa contextual Herramientas de tabla dinmica Opciones, en el grupo Agrupar, haga clic en Agrupar seleccin. O, haga clic derecho en los campos seleccionados y elija Agrupar.
c. d. e.
Seleccione el encabezado de grupo y en el cuadro de texto de la barra Frmula, escriba el nombre de grupo deseado. Si lo desea, seleccione y agrupe otros campos en el informe. Para expandir o reducir el grupo, haga clic en el botn expandir (+) o haga clic en el botn reducir (-).
Referencia del procedimiento: Personalice los clculos en una Tabla dinmica Para personalizar los clculos en una Tabla dinmica: 1. Si es necesario, despliegue el panel Lista de campos de tabla dinmica a. Seleccione el informe de Tabla dinmica. b. Si el panel Lista de campos de tabla dinmica no aparece, en la pestaa contextual Herramientas de tabla dinmica Opciones, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botn Lista de campo.
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2.
Despliegue el cuadro de dilogo Conguracin de campo de valor.
En el panel Lista de campos de tabla dinmica, en el cuadro de lista Valores, haga clic en la echa desplegable para el campo deseado y elija Conguracin de campo de valor. O, en la hoja de trabajo, en el informe de Tabla dinmica, haga clic derecho en una celda que est relacionada a los valores en el panel Lista de campos de tabla dinmica, y elija Conguracin de campo de valor. Si es necesario, en el cuadro de texto Nombre personalizado, escriba el nombre deseado para nombrar a la columna. En la pestaa Resumir por, en el cuadro de lista, seleccione los clculos deseados. Para dar formato al campo, haga clic en Formato de nmero, seleccione un formato y haga clic en Aceptar.
3.
Personalice los clculos usando el cuadro de dilogo Conguracin de campo de valor. a. b. c.
4. 5.
Haga clic en Aceptar para personalizar el clculo de la columna. Si es necesario, repita los pasos 3 y 4 para personalizar el clculo de otras columnas.
Referencia del procedimiento: Cambie la conguracin del campo para los campos sin valor Para cambiar la conguracin del campo para los campos sin valor: 1. Despliegue el panel Lista de campos de tabla dinmica. 2. Despliegue el cuadro de dilogo Conguracin de campo de valor.
En el panel Lista de campos de tabla dinmica, en los cuadros de lista Rtulos de columna, Filtro de informe, o Rtulos de la, haga clic en la echa desplegable para el campo deseado y elija Conguracin de campo. O, en la hoja de trabajo, en el informe de Tabla dinmica, haga clic derecho en una celda que est considerada a ser un campo sin valor y elija Conguracin de campo.
3.
Cambie la conguracin del campo. Si es necesario en el cuadro de texto Nombre personalizado, escriba el nombre deseado para cambiar el nombre del campo.
Si es necesario, en la pestaa Subtotales y ltros, en la seccin Subtotales, seleccione la opcin deseada, Automtico, Ninguno o Personalizado para agregar subtotales a los grupos en el informe de Tabla dinmica. Si es necesario, en el cuadro de lista Seleccione una o varias funciones, seleccione las funciones deseadas. Si es necesario, en la seccin Filtro, active la casilla de vericacin Incluir nuevos elementos en el ltro manual. Si es necesario, seleccione la pestaa Diseo e impresin y seleccione las opciones deseadas.
4.
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Referencia del procedimiento: Ordene o ltre un informe de Tabla dinmica Para ordenar o ltrar un informe de Tabla dinmica: 1. Use el mtodo de su eleccin para ordenar el informe. En la hoja de trabajo, en la Tabla dinmica, haga clic en la echa desplegable Rtulos de columna o Rtulos de la y seleccione la opcin de organizacin deseada.
O, en el cuadro de lista Seleccionar campos para agregar al informe, coloque el puntero del mouse sobre el nombre del campo deseado, haga clic en la echa que es desplegada y seleccione la opcin de organizacin deseada. En el cuadro de lista Seleccionar campos para agregar al informe, coloque el puntero del mouse sobre el nombre del campo deseado, haga clic en la echa que es desplegada y seleccione la opcin de ltro deseada. En la hoja de trabajo, en la Tabla dinmica, haga clic en la echa desplegable (Todo) y seleccione la opcin de ltro deseada.
La lista desplegable Filtro de informe aparece nicamente para aquellos campos en el cuadro de lista Seleccionar campos para agregar al informe que ya han sido arrastrados desde el cuadro de lista Seleccionar campos para agregar al informe en el panel Lista de campos de tabla dinmica.
2.
Use el mtodo de su eleccin para ltrar el informe.
Referencia del procedimiento: Modique el informe de Tabla dinmica Para modicar el informe de Tabla dinmica: 1. Seleccione la Tabla dinmica. 2. Seleccione la pestaa contextual Herramientas de tabla dinmica Diseo. 3. En el grupo Diseo, seleccione las opciones deseadas desde las listas desplegables Totales generales, Subtotales, Diseo de informe y Filas en blanco. 4. Seleccione opciones de formato en los grupos Opciones de estilo de tabla dinmica y Estilos de tabla dinmica. 5. 6. 7. 8. Seleccione la pestaa contextual Herramientas de tabla dinmica Opciones. En el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en los botones +/- para desplegar u ocultar los botones expandir (+) o reducir (-) en frente de los encabezados de grupo. En el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Encabezados de campo para desplegar u ocultar los encabezados de campo en el informe de Tabla dinmica. Si lo desea, imprima el informe.
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ACTIVIDAD 4-1
Crear una Tabla dinmica
Archivos de datos: Envos.xlsx Antes de comenzar: Desde la carpeta C:\084891Datos\Analizar datos usando tablas dinmicas y grcos dinmicos, abra el archivo Envos.xlsx. Situacin: Usted tiene una gran cantidad de informacin sobre los productos que se han enviado en los ltimos meses en el libro de trabajo Envos. Su gerente tambin le pidi imprimir una lista de los productos que no se han enviado y que fueron vendidos por la vendedora Anne Dodsworth. Su gerente le ha solicitado otro informe para revisar el precio promedio de los productos que Anne envi la primera semana de enero por la compaa. Ya que usted est seguro de que su gerente tendr una solicitud similar en el futuro, ha decidido crear un informe de Tabla dinmica para extraer fcilmente la informacin sin tener que reorganizar constantemente los datos al ordenar y volver a crear frmulas. Usted ha decidido revisar primero los datos de Anne usando la herramienta Ordenar antes de crear el informe.
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Qu se hace 1. Para ubicar productos que no han sido enviados por Anne Dodsworth ordene la hoja de trabajo por Vendedor y Fecha de envo en orden ascendente. Cmo se hace a. En la pestaa Datos, en el grupo Ordenar y ltrar, haga clic en el botn Ordenar. b. En el cuadro de dilogo Ordenar, desde la lista desplegable Ordenar por, seleccione Vendedor. c. Desde la lista desplegable Luego por, verique que Fecha de envo est seleccionado y haga clic en Aceptar. d. En el cuadro Nombre, ingrese A347 para ubicar a la vendedora Anne Dodsworth. e. Observe que no hay fecha de envo para tres productos que envan a Alemania. De la la 347 a al la 349 tienen celdas vacas en la columna Fecha de envo para la vendedora Anne Dodsworth indicando los productos que no se han enviado. 2. Cree un informe de Tabla dinmica para extraer productos por Vendedor y por Fecha de envo. a. En la pestaa Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en el botn Tabla dinmica. b. En el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica, verique que las opciones Seleccione una tabla o rango y Nueva hoja de clculo estn seleccionadas y luego haga clic en Aceptar para crear la Tabla dinmica. c. En el panel Lista de campos de tabla dinmica, en el cuadro de lista Seleccionar campos para agregar al informe, active las casillas de vericacin Vendedor, Fecha de envo, Nombre del producto, e Importe para mostrar los elementos en el informe de Tabla dinmica. d. Verique que en el panel Lista de campos de tabla dinmica, en el cuadro Valores, se haya agregado Suma de Importe y que todas las etiquetas de las las ya estn en su hoja de trabajo.
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3. Modique la conguracin del campo Valores para calcular el promedio de Importe, reemplace la etiqueta de la columna en el informe de Tabla dinmica a Cantidad vendida promedio y cambie el formato de nmero a Moneda. a. En el panel Campo de tabla dinmica, en el cuadro de lista Valores, haga clic en la echa desplegable Suma de Importe y elija Conguracin de campo de valor. b. En la pestaa Resumir por, en la lista Resumir campo de valor por, seleccione Promedio. c. Haga clic en Formato de nmero. d. En el cuadro de dilogo Formato de celdas, en el cuadro de lista Categora, seleccione Moneda y haga clic en Aceptar. e. En el cuadro de texto Nombre personalizado, reemplace el texto predeterminado con Cantidad vendida promedio y haga clic en Aceptar. f. Verique que el informe de Tabla dinmica despliegue la nueva etiqueta Cantidad vendida promedio y que los nmeros tengan el formato de moneda.
4.
Cree un ltro para agrupar la Tabla dinmica por Vendedor y luego despliegue los productos que vendi Anne Dodsworth.
a. En el panel Lista de campos de tabla dinmica, desde el cuadro de lista Seleccionar campos para agregar al informe, arrastre Vendedor al cuadro Filtro de informe. b. En la hoja de trabajo, desde la lista desplegable del ltro Vendedor, seleccione Anne Dodsworth y luego haga clic en Aceptar. c. Observe que los primeros tres productos no incluyen una fecha de envo.
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5. Despliegue los productos que Anne Dodsworth envi la primera semana de enero. a. Desde el panel Lista de campos de tabla dinmica, arrastre Fecha de envo al cuadro Filtro de informe debajo de Vendedor. b. En la hoja de trabajo, desde la lista desplegable del ltro Datos enviados, active la casilla de vericacin Seleccionar mltiples elementos. c. Desde la lista Elementos de Fecha de envo, desactive la casilla de vericacin (Todas) y active 1/1/2007 hasta 1/5/ 2007. d. Haga clic en Aceptar. 6. En el informe de Tabla dinmica, despliegue a qu compaa se envan los productos. a. Desde el panel Lista de campos de tabla dinmica, arrastre Nombre de la compaa al cuadro Rtulos de la sobre Nombre del producto b. Verique que ahora el informe muestra productos agrupados con relacin al nombre de la compaa. 7. Incluya subtotales promedio por compaa y d formato al informe de Tabla dinmica. a. En la pestaa contextual Herramientas de tabla dinmica Diseo, en el grupo Diseo, haga clic en Subtotales y elija Mostrar todos los subtotales en la parte inferior del grupo. b. En el grupo Estilos de tabla dinmica, haga clic en el botn Ms. c. En la galera mostrada, en la seccin Medio, en la primera la, seleccione un estilo de su eleccin. d. En el grupo Opciones de estilo de tabla dinmica, active la casilla de vericacin Filas con bandas. e. Guarde el archivo como Mis envos
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TEMA B
Analizar datos usando Grcos dinmicos
En el tema anterior, usted cre un informe de Tabla dinmica por s mismo. Otro enfoque es crear un Grco dinmico junto con un informe de Tabla dinmica. En este tema, analizar datos usando Grcos dinmicos. La representacin grca de los datos facilita el anlisis de los mismos. Una vez que los datos han sido combinados, quiz tambin quiera mostrar una representacin visual de los mismos en donde haya crecimiento o disminucin en una base mensual o anual. Quiz quiera enfocarse en un trimestre en particular para resaltar el crecimiento en los ingresos. El informe de Grco dinmico ayuda a facilitar el anlisis al representar grcamente los datos desde informes de Tabla dinmica.
Grcos dinmicos
Denicin: Un informe deGrco dinmico es un grco interactivo que representa grcamente los datos en un informe de Tabla dinmica. Cuando usted crea un informe Grco dinmico, tambin crea un nuevo informe de Tabla dinmica que est asociado con el grco. El grco contiene elementos de grco estndar y usted puede hacer cambios a estos elementos tales como cambiar el tipo o el diseo del grco. Sin embargo, a diferencia de un grco normal, el Grco dinmico est unido al contenido y a la funcionalidad del informe de Tabla dinmica, no a las celdas de la hoja de trabajo y ste puede representar el estado actual del informe de Tabla dinmica sin la necesidad de editar o revisar los datos fuente. Tambin le permite realizar un ltrado interactivo de la Tabla dinmica y de las funciones de anlisis de datos directamente en la Grco dinmico. Ejemplo:
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Limitaciones de formato de los Grcos dinmicos Los Grcos dinmicos pueden ser cualquier tipo de grco excepto un grco de dispersin XY, un grco de cotizaciones o un grco de burbujas. Cuando usted actualice un informe de Grco dinmico, gran parte del formato del grco tambin se actualizar. Sin embargo, debido a que el grco est basado en datos variados en la Tabla dinmica, los elementos del grco que estn unidos a series de datos especcas, tales como lneas de tendencia y etiquetas de datos, no son conservados. Quiz necesite volver a aplicar estos elementos del grco.
El panel Filtro para grco dinmico

Cuando usted crea un Grco dinmico junto con una Tabla dinmica, el panel Lista de campos de tabla dinmica y el panel Filtro para grco dinmico aparecen en el libro de trabajo. Usted debe usar el panel Lista de campos de tabla dinmica para construir el informe de Tabla dinmica, pero una vez que el informe y el grco son construidos, usted puede usar el panel Filtro para grco dinmico para ltrar u ordenar los datos subyacentes del informe y ver los cambios resultantes en el Grco dinmico. Esto es benco si desea mover el informe de Grco dinmico a una hoja de grco separada; usted puede realizar un anlisis de datos sin tener que regresar a la hoja que contiene el informe de Tabla dinmica.
Cmo analizar datos usando Grcos dinmicos

Referencia del procedimiento: Cree un Grco dinmico Para crear un Grco dinmico: 1. En la hoja de clculo, seleccione una celda con datos. 2. En la Cinta, seleccione la pestaa Insertar. 3. En el grupo Tablas, haga clic en la echa desplegable Tabla dinmica y seleccione Grco dinmico. Excel crea automticamente una Tabla dinmica junto con el grco. 4. En el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica con el grco dinmico, especique el rango de datos, especique la ubicacin para el Grco dinmico y para la Tabla dinmica y haga clic en Aceptar. 5. Use el panel Lista de campos de tabla dinmica para construir la Tabla dinmica seleccionando un diseo de tabla y agregando campos. La Tabla dinmica y el Grco dinmico aparecern en la hoja de trabajo especicada. Referencia del procedimiento: Analice los datos del Grco dinmico Para analizar los datos del Grco dinmico: 1. Use el panel Lista de campos de tabla dinmica para reestructurar la Tabla dinmica asociada y revisar los cambios resultantes en el Grco dinmico. 2. Ordene o ltre los datos directamente en el informe de Tabla dinmica y revise los cambios resultantes en el Grco dinmico. 3. Ordene o ltre los datos desde el panel Filtro para grco dinmico. a. Seleccione el Grco dinmico. b. Si el panel Filtro para grco dinmico no aparece, en la pestaa contextual Herramientas del grco dinmico Analizar, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en
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Filtro para grco dinmico. (Usted tambin puede mostrar u ocultar el panel Lista de campos de tabla dinmica desde esta pestaa) c. En el panel Filtro para grco dinmico, use las listas desplegables Filtro de informe, Campos de eje (categoras) y Campos de leyenda (series) para ordenar y ltrar los datos y luego revise los cambios resultantes en el Grco dinmico. En la pestaa contextual Herramientas del grco dinmico Analizar, en el grupo Datos, haga clic en BorrarBorrar todo. Use el panel Lista de campos de tabla dinmica para reconstruir la Tabla dinmica. Revise los resultados en el Grco dinmico. Si los cambios no aparecen de inmediato en el Grco dinmico, en la pestaa contextual Herramientas del grco dinmico Analizar, haga clic en el botn Actualizar.
4.
Para analizar nuevos datos, reconstruya la Tabla dinmica y el Grco dinmico asociado. a. b. c.
Referencia del procedimiento: Formatee un Grco dinmico Para formatear un Grco dinmico: 1. En la hoja de trabajo, seleccione el Grco dinmico. 2. 3. En la Cinta, seleccione la pestaa contextual Herramientas del grco dinmico deseada: Diseo, Presentacin o Formato. En la pestaa contextual seleccionada, en el grupo deseado, seleccione el comando adecuado para formatear el Grco dinmico.
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ACTIVIDAD 4-2
Crear un Grco dinmico
Antes de comenzar: Mis envos.xlsx est abierto. Situacin: Su gerente le pidi crear un grco de columnas, basado en los datos que estn en la hoja Facturas, para mostrar qu ha hecho la gente de ventas con las ventas destinadas a Alemania. Esta es una junta que se realiza semanalmente y la prxima semana habr una presentacin de las ventas destinadas a Francia. Usted ha decidido crear un Grco dinmico para tener la exibilidad de cambiar el grco por pas.
Qu se hace 1. Cree un Grco dinmico.
Cmo se hace a. Seleccione la pestaa de la hoja de trabajo Facturas. b. En la pestaa Insertar, en el grupo Tablas, haga clic en la echa desplegable Tabla dinmica y elija Grco dinmico. c. En el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica con el grco dinmico, verique que las opciones Seleccione una tabla o rango y Nueva hoja de clculo estn seleccionadas y haga clic en Aceptar d. Cierre el panel Filtro para grco dinmico. e. En el panel Lista de campos de tabla dinmica, en el cuadro de lista Seleccionar campos para agregar al informe, arrastre el campo Vendedor al cuadro Campos de eje (categoras). f. En el cuadro de lista Seleccionar campos para agregar al informe, arrastre el campo Cantidad al cuadro Valores. Note que la Tabla dinmica se ha creado junto con el Grco dinmico.
g. Verique que el eje vertical despliegue un rango de cantidades del 0 al 12000.
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2. Cree un ltro de informe de Grco dinmico que ltre el grco por producto y/o pas y luego ltre el grco para mostrar los montos de cantidad para Alemania por vendedor. a. Arrastre el campo Pas al cuadro Filtro de informe. b. Arrastre el cuadro Nombre del producto al cuadro Filtro de informe debajo del campo Pas. c. En la hoja de trabajo, en la lista desplegable Pas, active la casilla de vericacin Seleccionar varios elementos. d. En la lista Elementos, desactive la casilla de vericacin (Todas), active Alemania y luego haga clic en Aceptar. e. Verique que el eje vertical ahora despliega cantidades que estn en el rango de 0 a 2500 para reejar el rango de cantidades vendidas a Alemania por vendedor. f. Cierre el panel Lista de campos de tabla dinmica para desplegar todo el grco.
3.
Formatee el Grco dinmico.
a. Haga clic en el borde del Grco dinmico para seleccionar el grco. b. Seleccione la pestaa contextual Herramientas del grco dinmico Diseo. c. El en grupo Tipo, haga clic en Cambiar tipo de grco. d. En el cuadro de dilogo Cambiar tipo de grco, en el panel derecho, en la seccin Columna, en la primera la, seleccione el cuarto tipo de grco para seleccionar el grco Columna 3D agrupada. e. Haga clic en Aceptar. f. En el grupo Estilos de diseo, haga clic en el botn Ms.
g. En la galera mostrada, seleccione un estilo de su eleccin.
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4. Cambie el ttulo del grco a Alemania y elimine la leyenda. a. En el Grco dinmico, haga clic en Ttulo del grco para seleccionarlo. b. Seleccione el texto y escriba Alemania c. Haga clic derecho en la leyenda y elija Suprimir. d. Guarde y cierre el archivo.
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En esta leccin, usted us Tablas dinmicas y Grcos dinmicos para realizar un anlisis de datos. Estas herramientas le permiten analizar y manipular de manera interactiva grandes cantidades de datos de formas sosticadas.
1. En qu proyectos est trabajando actualmente que se beneciaran del desarrollo de Tablas dinmicas y Grcos dinmicos? Cmo mejoraran los datos las Tablas dinmicas y los Grcos dinmicos?
2.
Cules son algunas de las conguraciones del campo de datos que piensa que quiz usara? Nunca las usa? Por qu?
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Insertar objetos grcos

En esta leccin, podr insertar objetos grcos. Usted podr:

insertar y modicar imgenes e Imgenes prediseadas. dibujar y modicar formas. ilustrar el ujo de trabajo usando grcos SmartArt. crear capas y agrupar objetos grcos
Introduccin
Previamente en este curso, usted cre y dio formato a grcos para presentar datos grcamente. Adems de los grcos basados en datos de una hoja de trabajo, Microsoft Office Excel le permite crear un gran nmero de diferentes tipos de objetos grcos independientes para ilustrar los datos. En esta leccin, insertar objetos grcos para mejorar la presentacin de los datos. Cuando usa elementos grcos en una hoja de clculo, usted puede captar la atencin hacia reas especcas de la hoja de clculo y mejorar la presentacin de su hoja de clculo con logotipos corporativos y otros elementos grcos.
TEMA A
Insertar y modicar imgenes e Imgenes prediseadas
En esta leccin, insertar varios objetos grcos. Una forma sencilla para agregar grcos es insertar objetos que ya fueron creados y que estn almacenados en archivos, como imgenes e Imgenes prediseadas. En este tema, insertar imgenes e Imgenes prediseadas. Usted sabe que algunos objetos grcos realmente haran que su hoja de trabajo se viera muy bien, pero no est seguro de lo que necesita exactamente. Moldear una idea y crear un objeto grco parte por parte puede ser muy tardado; quiz ni valga la pena el esfuerzo requerido para crear el objeto grco. Sin embargo, si tiene una seleccin de objetos grcos que ya existe, como imgenes prediseadas, usted puede elegir e insertar rpidamente objetos grcos siempre que lo necesite.
Objetos grcos
Denicin: Un objeto grco es un elemento visual que puede ser insertado dentro de una hoja de trabajo. Los objetos grcos se pueden insertar en cualquier parte de una hoja de trabajo y no estn asociados con una celda especca. Cuando un objeto grco es seleccionado, el borde grco es indicado con pequeos indicadores de tamao. Los objetos grcos tambin tienen manijas de rotacin verdes. Algunos objetos grcos tienen manijas de ajuste amarillas. Los objetos grcos se pueden mover, copiar y ajustar. Algunos objetos grcos, incluyendo imgenes y imgenes prediseadas, son realizados con anterioridad e insertados desde archivos existentes. Otros objetos grcos como SmartArt y formas, son creados desde cero al dibujarlos o insertarlos en la hoja de trabajo. Ejemplo:
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Imgenes e Imgenes prediseadas

Usted inserta imgenes e imgenes prediseadas de la misma forma, pero las imgenes grcas en cada categora tienden a verse algo diferentes.
Tipo de objeto
Imagen
Descripcin
Una imagen que se almacena en cualquier nmero de formatos de archivo grcos que usted puede insertar dentro de su hoja de trabajo. Las imgenes tienden a ser complejas, realistas y en tres dimensiones. Usted puede mejorar las imgenes al cambiar los estilos y efectos de la imagen como sombra y brillo. Adems, usted puede agregar bordes y ajustar el tamao de la imagen. Dibujos simples, estilizados y previamente creados que se pueden insertar en su hoja de trabajo. Una coleccin de imgenes prediseadas est disponible en forma de galera la galera Imgenes prediseadas. Adems de las Imgenes prediseadas estndar, la galera Imgenes prediseadas tambin le da acceso a una amplia variedad de archivos multimedia incluyendo fotografas, pelculas y sonidos.
Imgenes prediseadas
Opciones de formato de imagen

Usted puede agregar varios efectos visuales a los elementos grcos como imgenes e Imgenes prediseadas. Usted puede volver a dar color a un grco para darle un efecto de tonos de gris o sepia, aumentar o disminuir el brillo o contraste de una imagen, elegir y aplicar estilos de imagen de la galera Estilos de imagen, o agregar efectos 3-D de sombreado y reejos. Adems, usted puede agregar bordes y ajustar el tamao de la imagen. Gran parte de las opciones de formato estn disponibles en la pestaa contextual Herramientas de imagen Formato.
Cmo insertar y modicar imgenes e Imgenes prediseadas

Referencia del procedimiento: Inserte una imagen prediseada Para insertar una imagen prediseada: 1. En la pestaa Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en Imgenes prediseadas. 2. En el panel de tareas Imgenes prediseadas, en el cuadro de texto Buscar, escriba una palabra o frase que describa la imagen prediseada requerida. 3. Si es necesario, en el cuadro de lista desplegable Buscar en, active las casillas de vericacin para las colecciones apropiadas. 4. Si es necesario, en el cuadro de lista desplegable Los resultados deben ser, active las casillas de vericacin para los tipos de medios adecuados.
De manera predeterminada todos los tipos de medios estn activados.
5.
Haga clic en Ir.

Leccin 5: Insertar objetos grcos 105
6. 7.
Seleccione la ubicacin en la hoja de trabajo en donde desee insertar la imagen prediseada. Haga clic en la imagen prediseada que desea insertar.
Referencia del procedimiento: Inserte una imagen desde un archivo Para insertar una imagen desde un archivo: 1. Seleccione la ubicacin en la hoja de trabajo en donde desee insertar la imagen. 2. 3. En la pestaa Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en Imagen. Inserte la imagen. En el cuadro de dilogo Insertar imagen, navegue a la ubicacin de la carpeta deseada, seleccione la imagen requerida y haga clic en Insertar.
O, haga doble clic en la imagen requerida.
Referencia del procedimiento: Modique un grco Para modicar un grco: 1. Si es necesario, seleccione el grco. 2. Para aplicar un estilo, en la pestaa contextual Herramientas de imagen Formato, en el grupo Estilos de imagen, seleccione un estilo o haga clic en el botn Ms para desplegar estilos adicionales. Para ajustar el tamao de un grco, arrastre los indicadores de tamao del grco o use las opciones en el grupo Tamao en el pestaa contextual Herramientas de imagen Formato para especicar los valores especcos para la altura y el ancho. Para cambiar la forma del grco, en la pestaa contextual Herramientas de imagen Formato, en el grupo Estilos de imagen, haga clic en Forma de la imagen y seleccione una forma. Para aplicar un borde, en la pestaa contextual Herramientas de imagen Formato, en el grupo Estilos de imagen, haga clic en Contorno de imagen y seleccione una nueva propiedad de borde. Para aplicar un efecto de imagen, en la pestaa contextual Herramientas de imagen Formato, en el grupo Estilos de imagen, haga clic en Efectos de la imagen y seleccione el efecto deseado. Para ajustar la apariencia general de la imagen, en la pestaa contextual Herramientas de imagen Formato, realice las selecciones Brillo, Contraste y Volver a colorear desde las galeras en el grupo Ajustar.
3.
4.
5.
6.
7.
106
ACTIVIDAD 5-1
Insertar y modicar una imagen en una hoja de trabajo
Archivos de datos: Grcos.xlsx, Globo terrqueo.jpg Antes de comenzar: Desde la carpeta C:\084891Datos\Insertar objetos grcos, abra el archivo Grcos.xlsx. Situacin: Se le pidi que mejorara la apariencia de sus informes de hoja de clculo usando grcos para crear un logotipo. Ya que nunca antes lo ha hecho, usted ha creado un libro de trabajo para experimentar con los diferentes tipos de grcos que podran usarse para un logotipo.
Qu se hace 1. Inserte el grco del mundo en la hoja de trabajo Globo terrqueo.
Cmo se hace a. En la hoja de trabajo Globo terrqueo, seleccione la celda A1. b. En la pestaa Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en Imagen. c. En el cuadro de dilogo Insertar imagen, navegue a la carpeta C:\084891Datos\ Insertar objetos grcos. d. Haga doble clic en el grco Globo terrqueo.jpg para insertarlo dentro de la hoja de trabajo.
2.
Aplique el Estilo de imagen 4 al grco.
a. Si es necesario, seleccione el grco Globo terrqueo. b. En la pestaa contextual Herramientas de imagen Formato, en el grupo Estilos de imagen, seleccione el cuarto estilo desde la lista para aplicar el estilo Rectngulo sombreado. c. Quite la seleccin del grco para ver el estilo de imagen.
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3. Ajuste el tamao de la imagen para que sea 1.5 pulgadas ms ancha y 1.5 pulgadas ms alta. a. Seleccione el grco Globo terrqueo. b. En el grupo Tamao, en el cuadro de texto de la propiedad Alto de forma, seleccione el valor existente e ingrese 1.5 c. Verique que el cuadro de texto de la propiedad Ancho de forma haya mantenido la proporcin. 4. Aplique la forma de imagen Sun al grco Globo terrqueo. a. Si es necesario, seleccione el grco. b. En el grupo Estilos de imagen, haga clic en Forma de la imagen. c. En la seccin Formas bsicas de la galera, desde la tercera la de formas, seleccione la forma Sun. 5. Aplique un borde azul de 1 1/2 pt. a. En el grupo Estilos de imagen, haga clic en Contorno de imagen. b. En la seccin Colores del tema de la galera, seleccione el color Azul oscuro en la la superior. c. En el grupo Estilos de imagen, haga clic en Contorno de imagen. d. Elija Grosor1 1/2 pt para aplicar el nuevo borde.
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6. Aplique un efecto de imagen predenido 3D. a. En el grupo Estilos de imagen, haga clic en Efectos de la imagen y elija Preestablecer. b. En la seccin Preestablecidos, en la tercera la seleccione el primer efecto para seleccionar el efecto Preestablecido 9.
c. Verique que el efecto predenido haya sido aplicado al grco. d. Guarde el archivo como Mis grcos
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TEMA B
Dibujar y modicar formas
En el tema anterior, mejor su hoja de trabajo agregando objetos grcos predenidos en sta. Usted tambin puede crear fcilmente grcos personalizados usando las libreras de lneas y formas de Excel. En este tema, dibujar lneas y formas en una hoja de trabajo. Las lneas y las formas pueden ayudar a agregar nfasis o llamar la atencin de un rea en particular de la hoja de trabajo. En vez de tratar de crear sus propios elementos grcos, usted puede trabajar con las lneas y formas que estn disponibles en Excel.
Formas
Denicin: Las formas son objetos geomtricos simples que usted puede dibujar y modicar segn lo necesite para mejorar sus hojas de trabajo. Usted puede agregar una forma nica a su hoja de trabajo o combinar mltiples formas para crear sus propias formas complejas. Despus de agregar una forma, usted puede mejorarla agregando texto, vietas, numeracin y Estilos rpidos. Ejemplo:
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Tipos de formas
Existen muchas formas previamente elaboradas que usted puede insertar de manera rpida dentro de su hoja de trabajo desde la galera Formas en el grupo Ilustraciones en la pestaa Insertar. stas son: Lneas, echas y conectores.

Rectngulos y otras formas geomtricas. Flechas de bloque. Smbolos matemticos para ecuaciones. Elementos de diagramas de ujo. Estrellas y cintas. As como llamadas en varias formas.
Cada una de las categoras de formas incluyen un nmero de variantes en cada tipo de forma general.
Cmo dibujar y modicar formas

Referencia del procedimiento: Inserte y modique una forma Para insertar y modicar una forma: 1. En la Cinta, seleccione la pestaa Insertar. 2. En el grupo Ilustraciones, haga clic en Formas para desplegar una lista de formas. 3. En la galera Formas, seleccione una forma. 4. Coloque el puntero del mouse en la hoja de trabajo. 5. Dibuje la forma.

Haga clic para colocar una forma ajustada en la hoja de trabajo. O, haga clic y arrastre para dibujar la forma.
6.
Si es necesario, modique la apariencia de la forma: Arrastre los indicadores de tamao para cambiar el tamao de la forma.

Use la manija Girar para girar la forma. Haga clic derecho y elija Formato de forma para desplegar el cuadro de dilogo Formato de forma para establecer varias conguraciones de formas.
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ACTIVIDAD 5-2
Dibujar y modicar formas
Antes de comenzar: Mis grcos.xlsx est abierto. Situacin: Usted ha intentado proponer un diagrama simple para ilustrar algunas ideas en la junta y le gustara reforzar las palabras que ha elegido con grcos. Ya que nunca antes ha hecho esto, comenzar insertando un objeto grco en una hoja de trabajo de prueba y luego dar formato al grco para que el texto se despliegue a travs del grco. Tambin ha decidido incluir una echa que apuntar al siguiente grco.
Qu se hace 1. En la hoja de trabajo Dibujo de formas, inserte una forma rectangular sobre el texto en la celda B4.
Cmo se hace a. Seleccione la hoja de trabajo Dibujo de formas. b. O, en la pestaa Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en Formas. c. En la galera Formas, en la seccin Rectngulos, seleccione el primer rectngulo. d. Haga clic en la celda B2 para dibujar un rectngulo. e. Ajuste el tamao de la forma para que sus manijas de posicionamiento cubran completamente el texto de abajo.
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2. Cambie la transparencia del rectngulo al 75 por ciento. a. Haga clic derecho en la forma de rectngulo y elija Formato de forma. b. En el cuadro de texto Transparencia, seleccione el valor numrico y escriba 75 c. Haga clic en Cerrar para cerrar el cuadro de dilogo Formato de forma y aplique la conguracin de transparencia. d. Verique que la transparencia del rectngulo permita que el texto que est abajo pueda ser ledo. 3. Dibuje una forma de echa cuyas manijas de posicionamiento estn dentro del rango C5:C7. a. En la pestaa Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en Formas y luego en la seccin Flechas de bloque, en la primera la, seleccione la cuarta forma de echa para seleccionar la forma Flecha abajo. b. Haga clic en la celda C5 para desplegar la forma Flecha abajo en la hoja de clculo. c. Si es necesario, seleccione la forma Flecha abajo para desplegar sus manijas de posicionamiento. d. Ajuste el tamao de las manijas de posicionamiento para que el borde rectangular exterior de la forma est dentro del rango C5:C7.
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4. Gire la forma Flecha abajo en sentido contrario a las manecillas del reloj aproximadamente 45 grados para alinear su punta y que sta seale a Mayor participacin en el mercado. a. Arrastre la manija Girar a la izquierda hasta que la punta de la forma Flecha abajo seale en un ngulo de 45 grados a las palabras Participacin en el mercado. b. Arrastre la forma Flecha abajo para que su punta se alinee con las lneas de divisin en la celda C7.
c. Guarde el archivo.
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TEMA C
Ilustrar el ujo de trabajo usando grcos SmartArt
En los temas anteriores, insert grcos preexistentes y dibuj formas simples. Si este tipo de grcos no se adaptaron a sus necesidades, usted puede usar las mismas habilidades para insertar una categora de un objeto grco ms complejo llamado SmartArt. En este tema usar grcos SmartArt para ilustrar un ujo de trabajo. Quiz necesite presentar un proceso complicado de un ujo de trabajo o ilustrar un diagrama de red. An cuando no tenga mucho tiempo o no cuente con las habilidades de diseo grco particulares, usted puede usar grcos SmartArt para crear rpidamente un diagrama de ujo de trabajo integral o cualquier otra representacin grca de datos.
Grcos SmartArt
Denicin: Un grco SmartArt es una representacin visual personalizada de las relaciones entre datos, eventos o ideas. SmartArt combina objetos grcos con texto y smbolos conectores para crear ilustraciones personalizadas complejas. Una vez que inserta un grco SmartArt, usted puede cambiar su estructura y diseo, agregar y personalizar texto y modicar el formato y apariencia de cada elemento y del objeto SmartArt en general. Ejemplo:
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La galera SmartArt
La galera SmartArt, en el grupo Ilustraciones en la pestaa Insertar, despliega diseos SmartArt en siete categoras: Lista, Proceso, Ciclo, Jerarqua, Relacin, Matriz y Pirmide. Cada categora contiene una variedad de diseos para mostrar el tipo de relacin, secuencia o jerarqua adecuada entre los componentes del objeto SmartArt.
Cmo ilustrar el ujo de trabajo usando grcos SmartArt

Referencia del procedimiento: Inserte un grco SmartArt Para insertar un grco SmartArt: 1. 2. 3. En la Cinta, en la pestaa Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en SmartArt. En el cuadro de dilogo Elegir un grco SmartArt, en el panel izquierdo, seleccione una categora de grco. En el panel central, seleccione el grco miniatura SmartArt. (En el panel derecho del cuadro de dilogo Grco SmarArt se proporciona informacin descriptiva del grco miniatura actualmente seleccionado). Haga clic en Aceptar.
4.
Referencia del procedimiento: Agregue texto a los objetos SmartArt Para agregar texto a los objetos SmartArt: 1. 2. 3. 4. Seleccione el objeto SmartArt. Para algunos tipos de objetos aparecer una lista de vietas a su izquierda. Coloque el punto de insercin en un elemento con vieta o en un marcador de texto de objeto. Escriba el texto deseado. Para agregar un paso en un proceso, haga clic en la ltima vieta del proceso y presione Enter.
Referencia del procedimiento: Agregue o reubique formas SmartArt Para agregar o reubicar formas SmartArt: 1. Seleccione el grco SmartArt. 2. Seleccione una de las formas existentes. 3. En la pestaa contextual Herramientas de SmartArt Diseo, en el grupo Crear grco, haga clic en la echa desplegable Agregar forma y luego seleccione Agregar forma detrs, Agregar forma delante, Agregar forma superior, o Agregar forma inferior. 4. Para reubicar una forma, arrstrela a la posicin deseada. Referencia del procedimiento: D formato a los grcos SmartArt Para dar formato a los grcos SmartArt: 1. Si es necesario, seleccione el grco SmartArt. 2. 3. Para aplicar un estilo SmartArt, en la pestaa contextual Herramientas de SmartArt Diseo, seleccione un estilo desde el grupo Estilos SmartArt. Para cambiar el diseo general, en la pestaa contextual Herramientas de SmartArt Diseo, seleccione un diseo desde el grupo Diseos.
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4.
Para dar formato a objetos individuales, seleccione los objetos y realice las selecciones adecuadas en la pestaa contextual Herramientas SmartArt Formato. Usted puede cambiar la forma o el tamao de la forma, aplicar un estilo y cambiar el relleno, contorno o efectos de la forma.
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ACTIVIDAD 5-3
Insertar un grco SmartArt
Antes de comenzar: Mis grcos.xlsx est abierto. Situacin: Usted tiene una junta de ventas en donde la intencin es motivar a los vendedores. Usted decidi crear un diagrama de proceso colorido que representa los pasos del proceso para un vendedor exitoso.
Qu se hace 1. En la hoja de trabajo SmartArt, inserte un grco SmartArt de Proceso bsico.
Cmo se hace a. En la hoja de trabajo SmartArt, seleccione la celda C3. b. En la pestaa Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en SmartArt. c. En el cuadro de dilogo Elegir un grco SmartArt, en el panel izquierdo, seleccione Proceso. d. En el panel central en la primera la, seleccione el grco SmartArt de Proceso bsico, el grco SmartArt del extremo izquierdo. e. Verique que se despliegue una explicacin del grco SmartArt en el panel derecho. f. Haga clic en Aceptar.
2.
Ingrese los subttulos para los pasos del proceso.
a. En la lista a la izquierda del grco SmartArt, en la primera vieta, escriba Trabajo duro b. Coloque el punto de insercin en la segunda vieta y luego escriba Perseverancia c. Coloque el punto de insercin en la tercera vieta y luego escriba xito!
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3. Agregue un nuevo paso Trabajo en equipo entre los pasos del proceso 2 y 3. a. Si es necesario, seleccione el grco SmartArt. b. En la lista a la izquierda del grco SmartArt, coloque el cursor entre la tercera vieta y la palabra xito. c. Presione Enter para crear una cuarta vieta y un cuarto mdulo en el grco SmartArt. d. En la tercera vieta nueva, haga clic y escriba Trabajo en equipo 4. Cambie los colores de los cuatro pasos del proceso. a. En la pestaa contextual Herramientas de SmartArt Diseo, en el grupo Estilos SmartArt, haga clic en Cambiar colores. b. En la seccin Multicolor, seleccione el esquema de colores de la extrema derecha para aplicar el esquema de colores Intervalo multicolor Colores de nfasis 5 a 6.
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5. Reubique los pasos del proceso dentro de una conguracin en zigzag. a. Arrastre el paso del proceso Trabajo duro hacia arriba en la mitad superior del grco SmartArt. b. Arrastre el paso del proceso Perseverancia hacia abajo en la mitad inferior del grco SmartArt. c. Arrastre el paso del proceso Trabajo en equipo hacia arriba en la mitad superior del grco SmartArt. d. Arrastre el paso del proceso xito! hacia abajo en la mitad inferior del grco SmartArt.
e. Verique que las echas del proceso hayan actualizado sus posiciones automticamente. 6. Aplique el estilo Recuadro 3D SmartArt al grco SmartArt. a. Haga clic al borde del grco SmartArt para quitar la seleccin de la forma xito y para seleccionar el grco SmartArt. b. En el grupo Estilos SmartArt, haga clic en el botn Ms. c. En la seccin 3-D, en la primera la, seleccione el segundo estilo SmartArt para seleccionar el estilo Recuadro.
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7. Aplique un efecto Resplandor al grco SmartArt. a. Seleccione el paso del proceso Trabajo duro. b. En la pestaa contextual Herramientas SmartArt Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en Efectos de formas. c. Elija Resplandor para desplegar una lista de efectos de brillo. d. En la seccin Variaciones de resplandor, en la cuarta la, seleccione el efecto de brillo de la extrema izquierda para aplicar el efecto Color de nfasis 1, 18 Ptos resplandor. e. Quite la seleccin del grco SmartArt para ver el efecto de brillo. f. Guarde el archivo.
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TEMA D
Crear capas y agrupar objetos grcos
En los primeros temas de esta leccin, usted insert muchos tipos de objetos grcos. Si tiene varios objetos grcos en una hoja de trabajo, quiz desee ajustar la forma en la que son desplegados en relacin de uno con el otro, o manejarlos como una sola unidad. En este tema, usted crear capas y agrupar objetos grcos. Su hoja de trabajo tal vez requiera que usted cree diseos ms complejos, integrando grcos separados en un espacio limitado. Para controlar la posicin de estos grcos, usted necesitar usar capas, as como formar grupos de grcos cuando desee mover imgenes en capas en la pgina.
Crear capas
Denicin: La creacin de capas es un mtodo para desplegar grcos que cubren a otros grcos en un orden especco. Cada objeto grco es una capa separada. El orden de las capas y la opacidad del objeto grco determinan qu parte del objeto grco es visible. Ejemplo:
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Agrupar
Denicin: Agrupar es un mtodo que conecta mltiples grcos para que usted pueda manipularlos como una sola unidad. Un objeto agrupado tiene sus propias manijas de seleccin que se pueden usar para copiar, mover y ajustar el tamao del grco combinado como un solo elemento. Usted puede desagrupar los grcos si necesita dar formato o modicar los objetos grcos individuales por separado. Un objeto grco agrupado puede contener otros grcos agrupados. Ejemplo:
Cmo crear capas y agrupar objetos grcos

Referencia del procedimiento: Cambie el orden de las capas Para cambiar el orden de las capas: 1. Seleccione el objeto que desea cambiar en el orden de capas. 2. Para traer al frente al objeto, en la pestaa contextual Herramientas de dibujo Formato, en el grupo Organizar, haga clic en la echa desplegable Traer al frente y seleccione la accin adecuada. Elija Traer al frente para traer el objeto a la capa superior.
O, elija Traer adelante para traer el objeto una capa al frente.

Para traer el objeto a la capa superior o para enviar el objeto a la capa inferior, usted puede hacer clic en Traer al frente o Enviar al fondo en el grupo Organizar.
3.
Para enviar atrs el objeto, en la pestaa contextual Herramientas de dibujo Formato, en el grupo Organizar, haga clic en la echa desplegable Enviar al fondo y seleccione la accin adecuada. Elija Enviar al fondo para enviar el objeto a la capa inferior.
O, elija Enviar atrs para enviar el objeto una capa atrs.
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Referencia del procedimiento: Agrupe o desagrupe objetos grcos Para agrupar o desagrupar objetos grcos: 1. 2. 3. 4. Mantenga presionada la tecla Ctrl y luego seleccione los objetos grcos que desea agrupar. Verique que las manijas de posicionamiento aparezcan para cada objeto que seleccion. En la pestaa contextual Herramientas de dibujo Formato, en el grupo Organizar, haga clic en Agrupar y seleccione Agrupar. Para desagrupar grcos agrupados, seleccione el grupo y en la pestaa contextual Herramientas de dibujo Formato, en el grupo Organizar, haga clic en Agrupar y seleccione Desagrupar.
Duplicar y copiar objetos Si usted necesita hacer copias de objetos grcos, usted puede copiar y pegar los objetos para crearlos. Sin embargo, Excel tambin le ofrece la posibilidad de crear duplicados de objetos grcos en un solo paso. Para duplicar un objeto rpidamente, seleccione el objeto y presione Ctrl+J. Un duplicado de la imagen original aparecer sobre la original; usted puede arrastrar el duplicado para posicionarlo de acuerdo a sus necesidades.
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ACTIVIDAD 5-4
Crear capas y agrupar grcos
Antes de comenzar: Mis grcos.xlsx est abierto. Situacin: Usted ha estado desarrollando un logotipo simple a partir de tres formas dibujadas: un cuadrado azul, un cuadrado magenta y un paralelogramo amarillo. Usted est tratando de decidir la mejor perspectiva cambiando el orden de las capas de la forma.
Qu se hace 1. En la hoja de trabajo En capas y agrupado, cambie el orden de las capas para que el cuadrado magenta sea colocado al frente de las otras dos formas.
Cmo se hace a. En la hoja de trabajo En capas y agrupado, seleccione el cuadrado magenta. b. En la pestaa contextual Herramientas de dibujo Formato, en el grupo Organizar, haga clic en la echa desplegable Traer al frente. c. Seleccione Traer al frente.
2.
Cambie el orden de las capas para que el cuadrado magenta sea colocado al frente del paralelogramo amarillo pero no al frente del cuadrado azul. Seleccione los dos cuadros y el paralelogramo.
a. Seleccione el cuadrado azul. b. En el grupo Organizar, haga clic en la echa desplegable Traer al frente y seleccione Traer al frente. a. Seleccione el cuadrado magenta, mantenga presionada la tecla Ctrl y luego seleccione el paralelogramo amarillo y el cuadrado azul. b. Verique que las manijas de posicionamiento aparezcan para cada forma que seleccion.
3.
4.
Agrupe las formas.
a. En el grupo Organizar, haga clic en el botn Agrupar. b. Seleccione Agrupar. c. Observe que las manijas de posicionamiento aparecen para un solo objeto agrupado.
125

5. Ajuste el tamao del grco y luego cree un duplicado. a. Ajuste el tamao del grco de tal forma que sus manijas de posicionamiento estn dentro del rango F21:F24. b. Presione Ctrl+J para crear un duplicado. 6. Mueva las imgenes duplicadas. a. Arrastre la imagen duplicada a la celda K1. b. Arrastre la imagen duplicada a la celda K1. Esto se har por usted. c. Arrastre el logotipo restante a la celda C1. d. Guarde y cierre el archivo.
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En este leccin, agreg elementos grcos a una hoja de trabajo. Los elementos grcos pueden hacer que la hoja de trabajo se vea ms profesional y pueden captar la atencin de ciertas reas de la hoja de trabajo que de otra forma seran muy difciles de identicar.
1. Qu objetos grcos ha usado en una hoja de trabajo? Que efecto tuvieron los objetos grcos?
2.
Qu objetos grcos distraeran su atencin de los datos en una hoja de trabajo? Por qu?
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Personalizar y mejorar los libros de trabajo y el entorno de Excel

En esta leccin, podr personalizar y mejorar los libros de trabajo y el entorno de Microsoft Office Excel. Usted podr:

personalizar el entorno de Excel. personalizar los libros de trabajo. manejar temas. crear y usar plantillas.
Introduccin
Hasta ahora en este curso, usted ha insertado y manejado un nmero de componentes diferentes para incrementar la complejidad y sosticacin del contenido de sus libros de trabajo de Excel. Ms all de las tareas que puede realizar para personalizar y manejar el contenido de un libro de trabajo, usted tambin puede realizar varias tareas en Excel para personalizar y manejar el entorno de Excel y la apariencia de su libro de trabajo en general. En esta leccin, usted mejorar la apariencia y funcionalidad de los libros de trabajo y del entorno de Excel usando las diversas herramientas y opciones en la aplicacin de Excel. Cuando mejora su espacio de trabajo agregando muebles ergonmicos y dispositivos de comunicacin de punta, usted puede realizar sus tareas con mayor facilidad y eciencia. De manera similar, Excel 2007 viene con una interfaz de usuario enriquecida que le permite mejorar la apariencia de su ambiente de trabajo y de sus libros de trabajo de acuerdo a sus necesidades.
TEMA A
Personalizar el entorno de Excel
En esta leccin, usted personalizar y mejorar los libros de trabajo y el entorno de Excel. Una forma de iniciar es hacer personalizaciones que afectan el entorno de Excel en general. En este tema, usted personalizar la interfaz de Excel para adecuarla a sus preferencias. A pesar de la disponibilidad de varias caractersticas en la interfaz, usted podra necesitar trabajar con aquellas que no son muy notorias. Para que las caractersticas estn siempre disponibles, Excel proporciona opciones que le permiten desplegar los elementos que usted requiere y ocultar aquellos que no usa frecuentemente. Esto le da la ventaja de gracar el ujo de su libro de trabajo. Usted puede elegir e implementar solo aquellas funciones con las que desea trabajar mientras deshabilita el resto.
Opciones populares de Excel

La categora Ms frecuentes en el cuadro de dilogo Opciones de Excel le permite personalizar un nmero de conguraciones comunes de Excel. Estas incluyen la conguracin de la pantalla para varias caractersticas y elementos de Excel de la interfaz de Excel, as como conguraciones predeterminadas para nuevos libros de trabajo que usted crea. Elementos en la categora Ms frecuentes La categora Ms frecuentes en el cuadro de dilogo Opciones de Excel le proporciona la posibilidad de personalizar diferentes opciones.
Opcin
Mostrar la minibarra de herramientas al seleccionar
Descripcin
Cuando est activada, Excel mostrar la barra de herramientas Mini cuando usted seleccione texto, proporcionando as acceso rpido a las herramientas de formato. Cuando est activado, Excel mostrar una visualizacin de cmo una caracterstica puede afectar el documento mientras mueve el puntero sobre las diferentes opciones. Cuando est activado, la pestaa Programador aparecer en la Cinta. La pestaa Programador despliega caractersticas relacionadas con XML, como herramientas de autora de formularios y macros. Cuando est activada, permite la tecnologa de fuente ClearType. Clear Type mejora la apariencia del texto en monitores de pantalla de cristal lquido (LCD, Liquid Crystal Display), como las pantallas de algunas computadoras porttiles. Esta lista desplegable le permite seleccionar un esquema de colores para el entorno de Microsoft Office. Esta lista desplegable le permite elegir el tipo de estado para las sugerencias en pantalla. Usted puede mostrar u ocultar las descripciones de la caracterstica en las sugerencias en pantalla, o puede desactivar completamente las sugerencias en pantalla.
Habilitar vistas previas activas
Mostrar cha Programador en la cinta de opciones
Utilizar siempre ClearType
Combinacin de colores Estilo de informacin en pantalla
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Opcin
Cree listas para utilizarlas con criterios de ordenacin y secuencias de relleno
Descripcin
El botn Modicar listas personalizadas le permite agregar listas de datos comnmente usadas que se pueden usar para ordenar datos y para llenar datos en celdas de una hoja de trabajo. Excel proporciona listas personalizadas de los das de la semana y meses del ao en varios formatos. Esta lista desplegable le permite seleccionar una fuente para que la use cuando cree un nuevo libro de trabajo. Esta lista desplegable le permite seleccionar una fuente para que la use cuando cree un nuevo libro de trabajo. Esta lista desplegable le permite establecer la vista predeterminada de una nueva hoja de trabajo: Normal, Vista previa de salto de pgina, o Diseo de pgina. La vista predeterminada es Normal. Este selector numrico le permite especicar el nmero de hojas que se van a incluir cada vez que usted cree un nuevo libro de trabajo. La opcin predeterminada son 3 hojas. Le permite personalizar su copia de Excel al ingresar su nombre de usuario. El botn Congurar idioma le permite agregar o eliminar los idiomas que estn disponibles cuando edita documentos.
Usar esta fuente Tamao de fuente Vista predeterminada para hojas nuevas
Incluir este nmero de hojas
Nombre de usuario Elegir los idiomas que desea utilizar con Microsoft Office
Esquemas de colores
Denicin: Un esquema de colores es un conjunto de colores denidos que se usan para controlar la apariencia general de una aplicacin de Excel. El esquema de colores predeterminado es azul, pero usted puede seleccionar otro esquema de colores. La apariencia de los componentes del entorno de Excel como pestaas, barras de herramientas y botones pueden variar dependiendo del esquema de colores que usted seleccione.
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Ejemplo:
Cmo personalizar el entorno de Excel

Referencia del procedimiento: Personalice opciones populares Para personalizar opciones populares: 1. Haga clic en el botn Office y haga clic en Opciones de Excel. 2. En el cuadro de dilogo Opciones de Excel, en el panel izquierdo, seleccione la categora Ms frecuentes. 3. En la seccin Opciones principales para trabajar con Excel, active o desactive las opciones deseadas. 4. Seleccione un esquema de colores desde la lista desplegable Combinacin de colores. 5. Seleccione un estilo de Informacin en pantalla desde la lista desplegable Estilo de informacin en pantalla. 6. Para crear o editar listas personalizadas, haga clic en el botn Modicar listas personalizadas, realice sus cambios en el cuadro de dilogo Listas personalizadas y haga clic en Aceptar. 7. En la seccin Al crear nuevos libros, use las listas desplegables para seleccionar la fuente predeterminada, el tamao de la fuente, la vista y el nmero de hojas para nuevos libros de trabajo. 8. En la seccin Personalizar la copia de Microsoft Office, escriba su nombre de usuario. 9. Para agregar o eliminar idiomas editados, haga clic en el botn Congurar idioma, realice sus cambios y haga clic en Aceptar. 10. Haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Opciones de Excel para aplicar los cambios. Referencia del procedimiento: Minimice o restaure la Cinta Usted puede minimizar la Cinta para revelar un poco ms el rea de trabajo de la hoja de trabajo. Cuando la Cinta est minimizada, los comando son ocultados y slo las pestaas son mostradas.
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Para minimizar o restaurar la Cinta: 1. Si lo desea, minimice la Cinta.

Haga doble clic en la pestaa Cinta activa. En la barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en la echa desplegable Personalizar barra de herramientas de acceso rpido y elija Minimizar la cinta de opciones. O, presione Ctrl+F1.
2.
Para desplegar comandos en la Cinta mientras est minimizada, haga clic en cualquier pestaa. La Cinta se minimizar nuevamente tan pronto como presione Esc o haga clic fuera de la Cinta. Si lo desea, restaure la Cinta. Haga doble clic en cualquier pestaa de la Cinta.
3.
En la barra de herramientas de acceso rpido, haga clic en la echa desplegable Personalizar barra de herramientas de acceso rpido y seleccione Minimizar la cinta de opciones para desactivarla. O, presione Ctrl+F1.
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ACTIVIDAD 6-1
Personalizar las opciones de despliegue en Excel
Situacin: Despus de trabajar con Excel por algn tiempo, usted decide que hay algunos cambios en la aplicacin que le gustara hacer. Usted quiere que sus iniciales aparezcan en los archivos que crea y le gustara cambiar el esquema general de colores a plata. Usted ha visto algunas personas que trabajan con Excel sin desplegar todo el tiempo la Cinta. Usted desea investigar las opciones de despliegue de la Cinta y desea elegir una para su entorno de trabajo.
Qu se hace 1. Cambie el esquema de colores de la interfaz de usuario de Excel e ingrese sus iniciales como el nombre de usuario.
Cmo se hace a. Haga clic en el botn Office y haga clic en Opciones de Excel. b. Si es necesario, en el cuadro de dilogo Opciones de Excel, en el panel izquierdo, seleccione la categora Ms frecuentes. c. En el panel derecho, en la seccin Opciones principales para trabajar con Excel, desde la lista desplegable Combinacin de colores, seleccione Plata.
d. En la seccin Personalizar la copia de Microsoft Office, escriba sus iniciales en el cuadro de texto Nombre de usuario. e. Haga clic en Aceptar.
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2. Investigue la Cinta para desplegar opciones y elija una que se adecue a sus preferencias. a. Sin importar la pestaa seleccionada actualmente, haga doble clic en la pestaa seleccionada. b. Las pestaas de la Cinta son visibles pero no as los grupos de la Cinta. Haga clic en una pestaa para que muestre sus grupos. c. Presione Esc para ocultar nuevamente los grupos. d. Haga doble clic en cualquier pestaa para restaurar la Cinta. e. En la barra de herramientas de acceso rpido, desde el men desplegable Personalizar barra de herramientas de acceso rpido, elija Minimizar la cinta de opciones. f. Congure la Cinta para que se ajuste a sus preferencias.
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TEMA B
Personalizar libros de trabajo
En el tema anterior, personaliz el entorno de trabajo general de Excel. Usted tambin puede personalizar la apariencia y funcionalidad de libros de trabajo individuales en una gran variedad de formas. En este tema, personalizar libros de trabajo. Cuando usa libros de trabajo, quiz descubra elementos que necesiten ser personalizados. Quiz quiera proporcionar ms informacin sobre el contenido de una celda sin saturar la pgina, para navegar rpidamente a otras ubicaciones a travs de vnculos o para crear marcas de agua. Esto le permitir proporcionar toda la informacin necesaria a su libro de trabajo de una forma elegante y eciente.
Comentarios
Denicin: Un comentario es un texto que pertenece al contenido de una celda especca. Los comentarios son desplegados en una ventana emergente en vez de en una celda de la hoja de trabajo. Cuando una celda contiene un comentario, un pequeo tringulo rojo aparece en la esquina superior derecha de la celda. Los comentarios se pueden usar en cualquier celda, sin importar el tipo de dato que contenga la celda. Los comentarios son ocultados de manera predeterminada y son visibles nicamente cuando usted detiene el puntero del mouse sobre la celda que contiene el comentario. Para identicar los comentarios de diferentes personas, cada comentario incluye el nombre de usuario especicado en la categora Ms frecuentes del cuadro de dilogo Opciones de Excel. Ejemplo:
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Hipervnculos
Denicin: Un hipervnculo es un vnculo dentro de un documento que proporciona un acceso rpido a la informacin relacionada. La informacin relacionada se llama el objetivo del hipervnculo. El objetivo puede ser una ubicacin diferente en el mismo documento, otro archivo, un sitio web o una direccin de un correo electrnico. El hipervnculo aparece en el documento como texto o imagen. La seleccin del hipervnculo abre los datos objetivo en la aplicacin asociada a estos, tal como lo hace un navegador de Internet para sitios web o una aplicacin de correo electrnico para una direccin de correo electrnico. Ejemplo:
Marcas de agua en Excel

Denicin: Una marca de agua es un texto o un elemento grco que aparece como fondo en cada pgina para un documento impreso. Las marcas de agua identican el estatus, urgencia o propiedad de un documento. Estas pueden incluir elementos como imgenes, texto, gradientes, texturas o colores slidos. En Excel las marcas de agua se implementan insertando un grco de un tamao apropiado en el rea de encabezado o pi de pgina de una hoja de trabajo. El grco es desplegado detrs del texto, empezando desde la parte superior o inferior de cada pgina, dependiendo de donde sea insertado. Usted puede ajustar la apariencia de la imagen para que no opaque los datos de la hoja de trabajo cuando sta se imprima.
137
Ejemplo:
Opciones generales de personalizacin del libro de trabajo

Existen algunas opciones generales que usted puede usar para personalizar la apariencia de un libro de trabajo particular. stas son: ocultar las lneas de divisin.

ocultar los encabezados de la y columna, desplegar las frmulas del libro de trabajo en vez de los resultados de la frmula.
Cmo personaliza libros de trabajo

Referencia del procedimiento: Agregue un comentario Para agregar un comentario: 1. Seleccione la celda en la que quiera agregar un comentario. 2. Agregue un nuevo comentario a la celda. En la pestaa Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Nuevo comentario.
O, haga clic derecho en la celda y seleccione Insertar comentario.
3. 4.
En el cuadro de texto del comentario, escriba el texto del comentario. Haga clic fuera del cuadro de texto del comentario para agregar el comentario.
Referencia del procedimiento: Edite o elimine un cometario Para editar un comentario: 1. Mueva el puntero del mouse sobre la celda que tiene el comentario que ser editado.
138
2.
Habilite el cuadro de texto del comentario para editarlo.
Seleccione la celda y luego en la pestaa Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Modicar comentario. O, haga clic derecho en la celda y seleccione Modicar comentario.
3. 4. 5.
En el cuadro de texto del comentario, realice los cambios necesarios. Haga clic fuera del cuadro de texto del comentario para terminar la edicin. Si es necesario, elimine un comentario. Seleccione la celda y luego en la pestaa Revisar, en el grupo Comentarios, haga clic en Eliminar.
O, haga clic derecho en la celda y elija Eliminar comentario.
Referencia del procedimiento: Inserte un hipervnculo Para insertar un hipervnculo: 1. Seleccione la celda en la que quiere crear el hipervnculo. 2. Despliegue el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo.

En la Cinta, en la pestaa Insertar, en el grupo Vnculos, haga clic en Hipervnculo. O, haga clic derecho en la celda y seleccione Hipervnculo.
3. 4. 5.
Para crear un texto personalizado para el hipervnculo desplegado, escriba el texto en el cuadro de texto Informacin en pantalla. Para crear una sugerencia personalizada para el hipervnculo, haga clic en Informacin en pantalla, escriba el texto y haga clic en Aceptar. En la seccin Vnculo a, seleccione el tipo adecuado de recurso para vincular. Archivo o pgina Web existente.

Lugar de este documento. Crear nuevo documento. O, Direccin de correo electrnico.
6.
Ingrese la informacin objetivo para el hipervnculo. Para un archivo, explore para seleccionar el archivo.
Para un sitio web, seleccione la direccin para el sitio desde la lista desplegable Direccin si esta aparece, de otra forma, escriba la direccin o haga clic en el botn Explorar la Web para ubicar el sitio. Para una ubicacin en el mismo documento, escriba o seleccione la celda o la referencia de nombre. Para un nuevo documento, escriba el nombre del documento y seleccione la ruta para crear el documento. Seleccione la opcin adecuada para editar el contenido del documento ahora o ms tarde. O, para una direccin de correo electrnico, escriba la direccin o seleccinela desde la lista de direcciones de correo electrnico recientemente usadas. Si desea incluir una lnea de asunto predeterminada cada vez que crea un correo electrnico haciendo clic en el hipervnculo, escrbala en el cuadro de texto Asunto.
7. 8.
Haga clic en Aceptar. Pruebe el hipervnculo haciendo clic en ste dentro del documento. Si el cuadro de mensaje Aviso de seguridad de Microsoft Office Excel aparece, haga clic en S y cirrelo.
139
Referencia del procedimiento: Edite o elimine un hipervnculo Para editar o eliminar un hipervnculo: 1. 2. 3. 4. Haga clic derecho en la celda que tiene el hipervnculo y elija Modicar hipervnculo. En el cuadro de dilogo Modicar hipervnculo, realice los cambios necesarios. Haga clic en Aceptar para guardar los cambios. Si es necesario, elimine un hipervnculo.

Haga clic derecho en la celda con el hipervnculo y elija Quitar hipervnculo. O, seleccione la celda con el hipervnculo y presione Suprimir.
Referencia del procedimiento: Oculte o despliegue lneas de divisin, encabezados y frmulas en una hoja de trabajo Para ocultar o desplegar lneas de divisin, encabezados y frmulas en una hoja de trabajo: 1. Para desplegar u ocultar lneas de divisin, en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Opciones de la hoja, bajo Lneas de la cuadrcula, active o desactive la casilla de vericacin Ver. Para desplegar u ocultar encabezados de la y columna, en la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Opciones de la hoja, bajo Encabezados, active o desactive la casilla de vericacin Ver. Para desplegar u ocultar frmulas en vez de resultados de frmulas, mantenga presionada la tecla Ctrl y presione la tecla de acento grave ( ). O, en la pestaa Frmula, en el grupo Auditora de frmulas, haga clic en Mostrar frmulas.
La tecla de acento grave generalmente est asociada con el carcter tilde ( ~ ) en una tecla a la izquierda de la tecla 1 en la la superior (o la de nmeros) del teclado. No est en la la de teclas de funciones.
2.
3.
Dar formato a imgenes para usarlas como marcas de agua Para crear el efecto de una marca de agua en Excel, simplemente inserte la imagen que desea usar como marca de agua en el encabezado o pi de pgina de la hoja de trabajo. Usted tendr que formatear la imagen para que aparezca detrs del contenido de la hoja de trabajo de manera adecuada cuando imprima la hoja de trabajo. Si la imagen es ms grande o ms pequea que el papel que usar para la impresin, usted debe ajustar su tamao. Tambin debe ajustar la conguracin de la imagen para que sea ms clara que los datos impresos. La conguracin de color Washout a menudo es una buena opcin. Esta aumenta el brillo pero disminuye el contraste. Quiz necesite experimentar con las conguraciones para que el resultado aparezca de forma adecuada en su impresora.
140
ACTIVIDAD 6-2
Agregar comentarios e hipervnculos a un libro de trabajo
Archivos de datos: Estado de cuenta de facturacin.xlsx Antes de comenzar: Desde la carpeta C:\084891Datos\Personalizar y mejorar libros de trabajo y el entorno de Excel, abra el archivo Estado de cuenta de facturacin.xlsx. Situacin: Usted cre un estado de cuenta de facturacin que desea que todas las tiendas usen. Despus de hacer su demostracin a un grupo interno, le han pedido que el estado de cuenta incluya comentarios en las celda nombre de cliente y en la celda ID de cliente. Tambin se sugiri que sera til hacer una referencia rpida a los nmeros de ID de los clientes que estn en un archivo de Microsoft Word. Usted ha decidido crear un vnculo entre los dos campos.
Qu se hace 1. Agregue comentarios a las celdas A13 y E11.
Cmo se hace a. Haga clic derecho en la celda A13 y elija Insertar comentario. b. En el comentario, escriba Las IDs se pueden encontrar en un documento de Word. c. Haga clic derecho en E11 y elija Insertar comentario. d. En el comentario, escriba Ingrese el nombre de la compaa. e. Examine los tringulos rojos en las celdas A13 y E11. Esto indica que hay un comentario para estas celdas. f. Coloque el puntero del mouse sobre la celda A13 para ver el comentario.
2.
Modique el comentario en la celda E11.
a. Haga clic derecho en E11 y elija Modicar comentario. b. Cambie el comentario a: Ingrese el nombre de la compaa o el primer nombre y apellido de los clientes.
141

3. Agregue un hipervnculo para buscar rpidamente la ID del cliente para La bveda del canario. a. Haga clic derecho en la celda A13 y elija Hipervnculo. b. Haga clic (derecho) en la celda A13 y elija Hipervnculo. c. En el cuadro de dilogo Insertar hipervnculo, seleccione IDs.docx y haga clic en Aceptar. d. Haga clic en la celda A13 e. Copie la ID del cliente para La bveda del canario. f. En el documento IDs.docx, copie la ID del cliente para La bveda del canario.
g. Pegue la ID en la celda B13 en el libro de trabajo titulado Estado de cuenta de facturacin. h. Salga de Microsoft Word. 4. Prepare el archivo para que lo imprima el departamento de contabilidad. a. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Opciones de la hoja, bajo Lneas de la cuadrcula, desactive la casilla de vericacin Ver. b. Presione la tecla Ctrl y luego la tecla de acento grave ( ) para desplegar todas las frmulas.
La tecla de acento grave generalmente est a la izquierda de la tecla del nmero 1. Generalmente tiene el smbolo de tilde ( ~ ) en sta.
c. Guarde el archivo como Mi estado de cuenta de facturacin.xlsx
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TEMA C
Manejar temas
En el tema anterior, usted us una variedad de opciones de personalizacin para modicar varios aspectos de las hojas de trabajo individuales. Una forma de ajustar la apariencia general de muchas conguraciones del libro de trabajo es ajustar el tema que se aplic al libro de trabajo. En este tema, usted manejar temas. El simple hecho de reunir informacin se vuelve inecaz debido a su incapacidad para transmitir el mensaje deseado. Una buena representacin visual de los datos es placentera a la vista y facilita el procesamiento de la informacin. Al aplicar temas a su hoja de trabajo, usted puede mejorar su apariencia.
Temas
Denicin: Un tema es un conjunto unicado de conguraciones de formato y apariencia que se puede aplicar a todo un libro de trabajo. Las conguraciones de tema determinan los conjuntos de fuentes, colores, efectos y estilos que estn disponibles en una hoja de trabajo dada, as como la apariencia predeterminada de los elementos del libro de trabajo. Los temas aparecen en la galera Temas. Siempre hay un tema activo; el tema predeterminado es Office. Cuando usted cambia de un tema a otro, Excel aplica la conguracin de apariencia del nuevo tema a los elementos correspondientes en el libro de trabajo. Existen muchos temas integrados, puede personalizarlos o crear nuevos temas personalizados y puede descargar temas adicionales desde Microsoft Office Online. Ejemplo:
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Opciones de modicacin de tema

Usted puede modicar temas de diferentes formas.
Usted puede seleccionar un conjunto diferente de colores, fuentes y efectos para usarlos en el tema. Usted puede crear nuevos colores para aplicarlos a diferentes elementos de un tema. Usted puede crear nuevas fuentes para aplicarlas a diferentes elementos de un tema.
Si usted modica la conguracin para un tema, puede guardar los cambios en el tema actual o en un nuevo tema personalizado. Una vez que guarda un tema, usted puede reutilizarlo en cualquier libro de trabajo. Opciones de colores de tema La seccin Colores del tema en el cuadro de dilogo Crear nuevos colores del tema contiene opciones para congurar colores de tema para los diferentes elementos en su hoja de trabajo.
Opcin
Texto/fondo nfasis Hipervnculo Hipervnculo visitado
Descripcin
Despliega opciones de color para aplicarlas a su texto y fondo. Despliega opciones de color para aplicarlas a los diferentes elementos en su hoja de trabajo. Despliega opciones de color para aplicarlas al texto del hipervnculo. Despliega opciones de color para especicar el color del hipervnculo despus de que ste es seleccionado.
Cmo manejar temas

Referencia del procedimiento: Cree un nuevo color de tema Para crear un nuevo color de tema: 1. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Temas, haga clic en Colores y seleccione Crear nuevos colores del tema. 2. En el cuadro de dilogo Crear nuevos colores del tema, en el cuadro de texto Nombre, escriba un nombre para el color. 3. En la seccin Colores del tema, haga clic en la lista desplegable del elemento al cual necesita aplicar un color de tema: elementos de Texto/fondo, elementos de nfasis, Hipervnculo, o Hipervnculo visitado. 4. Desde la galera Colores del tema para el elemento de tema, seleccione un color de tema o un color estndar de tema para usarse en ese elemento de tema, o haga clic en Ms colores para seleccionar el color desde la paleta de colores. 5. Si es necesario, establezca los otros colores de texto/fondo y los colores de acento. 6. En el cuadro Muestra, verique el efecto de los cambios. 7. Si necesita revisar la conguracin de colores, haga clic en Restablecer para restaurar los colores de tema predeterminados y luego aplique un nuevo conjunto de colores de tema. 8. Haga clic en Guardar para guardar el nuevo color de tema.
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Referencia del procedimiento: Cree una nueva fuente de tema Para crear una nueva fuente de tema: 1. 2. 3. 4. 5. 6. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Temas, haga clic en Fuentes y seleccione Crear nuevas fuentes del tema. En el cuadro de dilogo Crear nuevas fuentes del tema, en el cuadro de texto Nombre, escriba un nombre para la fuente. Desde la lista desplegable Fuente de encabezado, seleccione la fuente deseada para aplicarla al texto de los encabezados. Desde la lista desplegable Fuente de cuerpo, seleccione la fuente deseada para aplicarla al texto del cuerpo. En la seccin Muestra, verique el efecto de los cambios de fuente. Haga clic en Guardar para guardar la nueva fuente de tema.
Referencia del procedimiento: Cree un tema personalizado Para crear un tema personalizado: 1. Si es necesario, cambie al tema que quiera usar como base para el nuevo tema. a. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Temas, haga clic en Temas. b. 2. 3. 4. 5. 6. 7. En la galera Temas, en la seccin Predeterminados, seleccione el tema. En una hoja de trabajo abierta, use los botones Colores, Fuentes y Efectos en el grupo Temas para personalizar el tema actual. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Temas, haga clic en Temas. En la galera Temas, seleccione Guardar tema actual. En el cuadro de dilogo Guardar tema actual, en el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba un nuevo nombre para el tema. El tema ser guardado en la carpeta Temas de documento. Haga clic en Guardar para guardar el tema personalizado. Para aplicar el tema personalizado, seleccinelo desde la seccin Personalizar en la galera Temas.
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ACTIVIDAD 6-3
Manejar temas
Archivos de datos: Tablas formateadas.xlsx Antes de comenzar: Mi estado de cuenta de facturacin.xlsx est abierto. Situacin: Se le pidi que creara un tema personalizado para aplicarlo a todos los libros de trabajo; ste tema debe tener los colores y las fuentes preferidas de la compaa usando lo siguiente:

Tema Aspecto Colores Fundicin Fuentes Office
Qu se hace 1. Cambie el tema del libro de trabajo a Aspecto.
Cmo se hace a. Examine las fuentes, colores, colores de relleno y colores de los hipervnculos del libro de trabajo. b. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Temas, haga clic en Temas y seleccione Aspecto.
2.
Modique el tema Aspecto y guarde los cambios.
a. En el grupo Temas, haga clic en Colores y seleccione Fundicin. b. Desde la lista desplegable Fuentes, seleccione Office. c. Haga clic en Temas y seleccione Guardar tema actual. d. Guarde el tema como Mi tienda de mascotas e. Guarde el archivo y cirrelo.
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3. Pruebe el tema personalizado aplicndolo en otro libro de trabajo. a. Desde la carpeta C:\084891Datos\ Personalizar y mejorar libros de trabajo y el entorno de Excel, abra el archivo Tablas formateadas.xlsx. b. Examine las tablas y sus formatos actuales en cada una de las hojas. c. En la pestaa Diseo de pgina, en el grupo Temas, haga clic en Temas y en la seccin Personalizar, seleccione Mi tienda de mascotas. d. Examine las tablas recin formateadas en cada una de las hojas. e. Guarde el archivo como Mis tablas formateadas y cirrelo.
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TEMA D
Crear y usar plantillas
Hasta ahora en este curso y en esta leccin, usted ha formateado manualmente un libro de trabajo y modicado o insertado varios elementos del libro de trabajo. Una vez que ha creado la estructura bsica de un libro de trabajo, quiz quiera reutilizar la estructura como una plantilla para que no tenga que construir todo un libro de trabajo desde cero. En este tema, crear un libro de trabajo a partir de una plantilla. Cuando empieza un nuevo libro de trabajo, empieza con un libro de trabajo en blanco. Usted tiene que ingresar datos, crear frmulas, agregar formato y cuando est a punto de terminar, hay que hacer cambios. La implementacin de los cambios implicar ms trabajo y prdida de tiempo. Sin embargo, en una plantilla de Excel el formato y las frmulas ya estn hechas por lo tanto usted slo tiene que ingresar los datos.
Plantillas
Denicin: Una plantilla es una hoja de trabajo que contiene formato, frmulas y texto precongurado. Algunas platillas pueden contener datos estndar que se pueden usar en combinacin con cualquier otro dato que el usuario puede ingresar. La extensin de archivo para una plantilla es .xltx. Los usuarios pueden crear mltiples plantillas desde un solo libro de trabajo. Ejemplo:
Nombre de archivo para libros de trabajo creados a partir de plantillas Cuando un libro de trabajo es creado a partir de una plantilla, el nombre de archivo predeterminado del libro de trabajo es el mismo que el nombre de archivo de la plantilla con un nmero agregado a ste. Adems, la extensin del archivo para una plantilla cambia de .xltx a xlsx, indicando que el libro de trabajo ha sido creado a partir de una plantilla.
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Tipos de plantillas
Existen dos tipos de plantillas disponibles en Excel 2007: predenida y personalizada. Algunas plantillas predenidas son instaladas cuando usted instala Excel como las plantillas Estado de cuenta de facturacin e Informe de gastos. Adems de estas plantillas instaladas, usted tambin puede descargar plantillas predenidas desde el sitio Microsoft Office Online. Las plantillas personalizadas son plantillas denidas por los usuarios que usted puede crear usando las diversas opciones disponibles en Excel. Usar plantillas en Excel Usted puede seleccionar plantillas disponibles desde la seccin Plantillas de la ventana Nuevo libro. Usted puede elegir plantillas que ya estn instaladas en Excel 2007, o plantillas de diversas categoras disponibles en el sitio de Microsoft Office Online. Usted tambin puede ingresar texto de bsqueda para ubicar un tipo particular de plantilla en Office Online.
Cmo crear y usar plantillas

Referencia del procedimiento: Cree un libro de trabajo a partir de una plantilla instalada. Para crear un libro de trabajo a partir de una plantilla instalada de Excel: 1. Haga clic en el botn Office y elija Nuevo para mostrar el cuadro de dilogo Nuevo libro. 2. En la seccin de categoras Plantillas, haga clic en Plantillas instaladas. 3. Abra la plantilla requerida. En la seccin Plantillas instaladas, seleccione la plantilla requerida y haga clic en Crear.
O, haga doble clic en la plantilla requerida.
Referencia del procedimiento: Cree un libro de trabajo a partir de una plantilla de Microsoft Office Online Para crear un libro de trabajo a partir de una plantilla de Microsoft Office Online. 1. Abre el cuadro de dilogo Nuevo libro. 2. En el panel izquierdo, en la seccin Microsoft Office Online, seleccione la categora de plantilla deseada. 3. La categora podra tener subcategoras. Si es as, haga clic en el vnculo de la subcategora en el panel de en medio. 4. En el panel de en medio, seleccione una plantilla. 5. Si la plantilla tiene un acuerdo de licencia, lea el acuerdo en el panel derecho y haga clic en Acepto. 6. El panel derecho desplegar una vista previa de la plantilla seleccionada actualmente y de sus detalles tales como el tamao de la descarga, la clasicacin de estrellas, etc. Descargue la plantilla requerida. Haga clic en Descargar.
O, haga doble clic en la plantilla requerida.
7. 8.
Haga clic en Continuar para permitir que Microsoft valide su copia de Microsoft Office. Excel descargar la plantilla y crear un libro de trabajo basado en sta. Sin embargo, la plantilla no est instalada en su computadora. Para crear otro documento basado en la plantilla, usted necesitar descargar la plantilla nuevamente.
149
Referencia del procedimiento: Cree una plantilla personalizada Para crear un plantilla personalizada: 1. Abra o cree el libro de trabajo que quiera usar como base para la plantilla. Si usted tiene un archivo de libro de trabajo en el que desee basar una nueva plantilla, abra el libro de trabajo.
Si quiere usar las conguraciones en una plantilla existente como base para la nueva plantilla, cree un nuevo libro de trabajo basado en la plantilla existente y realice cualquier modicacin que necesite en el libro de trabajo.
2. 3. 4. 5.
Haga clic en el botn Office y elija Guardar como. En el cuadro de dilogo Guardar como, en el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla. Desde la lista desplegable Guardar como tipo, seleccione Plantilla de Excel (*.xltx). La ubicacin predeterminada para guardar los archivos cambiar a la carpeta Plantillas. Para guardarla en otra ubicacin, seleccione la ubicacin desde la lista desplegable Guardar en. Haga clic en Guardar.
6.
Referencia del procedimiento: Aplique una plantilla personalizada Para aplicar un plantilla personalizada: 1. Si es necesario, cree una plantilla personalizada. 2. Abra el cuadro de dilogo Nuevo libro. 3. 4. En la seccin Plantillas, seleccione Mis plantillas. En el cuadro de dilogo Nuevo, seleccione su plantilla personalizada y haga clic en Aceptar. El nuevo libro de trabajo se abrir con el mismo nombre con el nmero 1 al nal del nombre. Modique el nuevo libro de trabajo como desee. Guarde el archivo como un archivo XLSX.
5. 6.
150
ACTIVIDAD 6-4
Crear una libro de trabajo desde una plantilla
Antes de comenzar: Desde la carpeta C:\084891Datos\Personalizar y mejorar libros de trabajo y el entorno de Excel, abra el archivo Mi estado de cuenta de facturacin.xlsx. Situacin: El Director desea que todos lo gerentes de tienda comiencen a usar el libro de trabajo Estado de cuenta de facturacin y le pidi a usted que creara una plantilla del libro de trabajo. Como gerente de la tienda 1001, usted quiere almacenar la informacin de su compaa en la plantilla, actualizar la plantilla y probarla para su uso.
Qu se hace 1. Como empleado en la ocina principal, ingrese texto genrico en el libro de trabajo y luego gurdelo como una plantilla.
Cmo se hace a. En la celda B13, ingrese el texto Ingrese la ID del cliente b. Haga clic en el botn Office y elija Guardar como. c. Desde la lista desplegable Guardar como tipo, desplcese hacia abajo y seleccione Plantilla de Excel (*.xltx). d. Verique que la plantilla sea guardada en la carpeta Plantillas y haga clic en Guardar. e. Cierre el archivo.
2.
Como gerente de tienda, personalice la plantilla y actualcela.
a. Abra Mi estado de cuenta de facturacin.xltx. b. Ingrese los siguientes datos en las celdas A4 a la A6:

A4: 1001 A5: 1 Park Ave. A6: Rochester, NY 14623
c. Guarde la plantilla como Mi estado de cuenta de facturacin 1001 y cierre el archivo.
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3. Pruebe la plantilla Mi estado de cuenta de facturacin 1001. a. Haga clic en el botn Office y elija Nuevo. b. En el panel Plantillas, seleccione Mis plantillas. c. Elija Mi estado de cuenta de facturacin 1001.xltx y haga clic en Aceptar. d. Examine la barra de ttulo y verique que Excel haya abierto la plantilla con el mismo nombre y el nmero 1 al nal. e. En el botn Office, elija Guardar como y verique que la extensin de archivo sea XLSX. f. Navegue a C:\084891Datos\Personalizar y mejorar libros de trabajo y el entorno de Excel.
g. Guarde el archivo como Mi primer estado de cuenta y luego cierre el archivo. h. Salga de Excel.
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En esta leccin, usted mejor libros de trabajo usando las caractersticas y herramientas disponibles en Excel 2007. Usted personaliz libros de trabajo usando los esquemas de colores disponibles. Adems, usted agreg informacin adicional incluyendo comentarios y vnculos dentro de sus libros de trabajo. Estas mejoras le permiten personalizar el libro de trabajo en base a sus necesidades.
1. Cmo organizara los datos usando las diversas herramientas de la interfaz de usuario disponibles en Excel 2007?
2.
Qu tipo de recursos externos vincula desde las hojas de trabajo que crea en su organizacin?
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Seguimiento
En este curso, usted optimiz la creacin de libros de trabajo usando plantillas y funciones. Tambin mejor sus libros de trabajo con objetos grcos y cre grcos para que los datos pudieran ser analizados. Cuando usted use uno de estos componentes, su libro de trabajo tendr una imagen ms profesional y ser ms til para otros individuos. Cuando combina estos componentes, su libro de trabajo se vuelve una herramienta de anlisis y colaboracin con otros individuos.
1. Cuando usa plantillas y funciones para construir una hoja de trabajo, la creacin del libro de trabajo se vuelve inicialmente menos compleja o ms compleja? Cmo afecta la entrada de datos y la edicin de los mismos?
2.
Los grcos y los objetos grcos le dan ms claridad a su libro de trabajo? Cmo?
3.
Cmo ve el uso de Excel en la web con sus libros de trabajo?
Qu sigue?
Microsoft Offce Excel 2007: Nivel 3 es el siguiente curso de esta serie. En ese curso, usted aprender una variedad de tcnicas para personalizar libros de trabajo, analizar datos, crear Tablas dinmicas y colaborar en libros de trabajo.
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Programa de Especialista en Microsoft Office

Software educativo de Element K seleccionado que aborda las habilidades del Especialista en Microsoft Office. Las siguientes tablas indican que habilidades de Excel 2007 son cubiertas.
Laboratorios de la leccin
Debido a limitaciones derivadas de la conguracin del aula, algunos de los laboratorios no se pueden abrir en secuencia inmediatamente posterior a la leccin asociada. Su instructor le dir si sus laboratorios se pueden practicar inmediatamente despus de la leccin o si requieren una conguracin independiente del contenido de la leccin principal.
Leccin 1 Laboratorio 1
Calcular los datos de los resultados de la prueba
Duracin de la actividad: Archivos de datos: Calicaciones de exmenes.xlsx Antes de comenzar: Desde la carpeta C:\084891Datos\Calcular datos con frmulas avanzadas, abra el archivo Calicaciones de exmenes.xlsx. Situacin: Se le pidi que ingresara frmulas de consolidacin de las Secciones Norte, Sur, Este y Oeste y que calculara las evaluaciones comparativas de desempeo.
1.
Usando sus propios nombres, cree rangos nombrados que se puedan usar en todo el libro de trabajo para la siguiente informacin:

Las calificaciones del sujeto en todos los grados (Matemticas, Ciencias, Lenguaje y Razonamiento Crtico) Las calificaciones por grado en todos los sujetos (Grados 7, 8, 9, 10, 11, 12) Todo el conjunto de datos de prueba (B5:E10)
2.
Usando los nombres de rango ingrese las frmulas que promedian las calicaciones del sujeto y las calicaciones promedio por grado. Para las columnas etiquetadas por contener informacin de desempeo, cree frmulas que evalen en comparacin con el 77 por ciento: si el promedio est por encima, la palabra ARRIBA debe aparecer en la celda relevante, si no es as, debe aparecer la palabra DEBAJO. Usando los nombres de rango, cree una frmula que calcule el promedio general de todos los datos para cada seccin de la hoja de trabajo. Ingrese la frmula que calcular el promedio de la calicacin de matemticas del 7 grado para las cuatro secciones. Duplique la frmula para todos los grados y sujetos en la hoja de resumen. Ingrese la frmula que calcular si el promedio del 7 grado de las reas del sujeto estaba por encima o por debajo de la evaluacin comparativa establecida en la celda F1. Si el promedio est por encima de la evaluacin comparativa, la frmula debe devolver la etiqueta ARRIBA. De otra forma, devolver la etiqueta DEBAJO.
3.
4.
5.
6. 7.
158

8. 9. Duplique la frmula para los grados que van del 8 al 12. Ingrese la frmula que calcular si el Promedio de Matemticas est por encima o por debajo de la evaluacin comparativa.
Usted podra ver que un promedio que parece ser del 77.0% es interpretado con la etiqueta ARRIBA; recuerde que el redondeo est detrs de la hoja de trabajo y que el nmero actual podra ser ms grande.
10. Duplique la formula para Ciencias, Lenguaje y Razonamiento Crtico. 11. Ingrese la frmula que calcular si el Promedio General est ARRIBA o DEBAJO de la evaluacin comparativa. 12. Guarde el archivo como Mis calicaciones de exmenes y cirrelo.
Tabular datos en una hoja de trabajo
Duracin de la actividad: Archivos de datos: Ventas europeas.xlsx Antes de comenzar: Desde la carpeta C:\084891Datos\Organizar datos de la hoja de clculo y de la tabla, abra el archivo Ventas europeas.xlsx. Situacin: Se le entreg una hoja de clculo de datos de ventas brutas y se le pidi que hiciera una presentacin de los pases que pudieron alcanzar la meta de $5,000 en ventas en cualquier trimestre o en todos los trimestres.
1. 2. 3.
Ordene los datos en orden descendente por total. Convierta los datos en una tabla. Agregue una la de Total a la tabla.
159

4. Filtre los datos del Tri 1 para mostrar slo aquellos pases con ventas superiores a los 5,000. Calcule el promedio de ventas del Tri 1 para aquellos pases cuyas ventas del Tri 1 sean mayores a 5,000. Despliegue una lista de todos los pases cuyas ventas de cualquier trimestre hayan sido mayores a 5,000. Calcule el promedio para las ventas de Tri 2, Tri 3 y Tri 4 para la lista recin desplegada. Guarde el archivo como Mis Ventas europeas y cirrelo.
5.
6.
7.
8.
Representar datos usando grcos
Duracin de la actividad: Archivos de datos: Examen de matemticas.xlsx Antes de comenzar: Desde la carpeta C:\084891Datos\Presentar datos usando grcos, abra el archivo Examen de matemticas.xlsx. Situacin: Usted desea gracar sus datos de la hoja de trabajo. Existen muchos valores en cada serie de datos, as que usted quiere que su leyenda aparezca al fondo del grco permitiendo a los datos usar el ancho completo del grco. Usted quiere la etiqueta Resultados del examen como ttulo para su grco. Despus de crear su grco, usted decide agregar el promedio de los alumnos a la hoja de trabajo. Usted quiere estos datos agregados al grco como una lnea con el promedio actual desplegado para cada alumno en el grco.
1.
Cree un grco de columna de 2-D usando los datos en las celdas A4:D22 en su propia hoja de grco. Cambie el estilo del grco para que se adecue a sus preferencias. Agregue y coloque los elementos de grco para Ttulo y Leyenda.
2. 3.
160

4. Cambie las etiquetas de las pruebas en la hoja de trabajo como sigue:

B4: Factorizacin C4: Mnimo comn mltiplo D4: Mximo factor comn
5.
Agregue una columna de promedio a la hoja de trabajo para cada alumno. Calcule el promedio de la prueba para las tres pruebas. Copie los datos del promedio y pguelos dentro del grco. Cambie el tipo de grco de las series de datos de promedio a un grco de lneas. Agregue etiquetas de datos a las series de datos de promedio. Formatee las etiquetas de datos a Negrita, 16pt. y colquelas sobre los puntos de series de datos.
6. 7. 8. 9.
10. Guarde el archivo como Mi examen de matemticas y cirrelo.
161
Analizar datos en una Tabla dinmica
Duracin de la actividad: Archivos de datos: Inventario.xlsx Antes de comenzar: Desde la carpeta C:\084891Datos\Analizar datos usando tablas dinmicas y grcos dinmicos, abra el archivo Inventario.xlsx. Situacin: Usted necesita elaborar tres informes con diferentes resultados. El Informe 1 necesita desplegar una lista de todos los productos, el inventario de cada tienda de ese producto y un gran total por producto y por tienda. El Informe 2 necesita desplegar una lista de todos los proveedores, el inventario de cada tienda de ese proveedor del producto y un gran total por proveedor y por tienda. El Informe 3 necesita desplegar el inventario Rochester por proveedor y el costo total de los bienes en el inventario.
1.
Cree una Tabla dinmica en una nueva hoja de trabajo usando los datos en la hoja de trabajo Inventario. Cree el Informe 1 deniendo las etiquetas de la la como Producto, y las etiquetas de la columna como Tienda, y sume las unidades a mano. Visualice el informe y gurdelo como Mi informe de inventario. Cree el Informe 2 cambiando las etiquetas de la la a Proveedor. Visualice el informe y gurdelo como Mi informe de inventario 2. Cree el Informe 3 ltrando las etiquetas de la columna para que nicamente desplieguen Rochester; y luego sume el precio unitario en vez de las unidades disponibles. Visualice el informe. Guarde el archivo como Mi informe de inventario 3 y cirrelo.
2.
3. 4. 5. 6.
7. 8.
162
Insertar objetos grcos
Duracin de la actividad: Archivos de datos: Llamadas de balance general.xlsx Antes de comenzar: Desde la carpeta C:\084891Datos\Insertar objetos grcos, abra el archivo Llamadas del balance general.xlsx. Situacin: Usted ha estado trabajando en el balance general de Vortex Company. Usted necesita captar la atencin de un par de reas de inters para la junta de dueos de esta semana. La cantidad de efectivo disponible es muy baja para soportar las necesidades actuales del negocio. El monto de Cuentas por cobrar es demasiado alto y se necesitan hacer los esfuerzos necesarios para cobrar esas cuentas lo antes posible. Ya que la hoja de trabajo ser proyectada durante la junta, usted quiere asegurarse que estas reas se destaquen claramente. Usted usar cuadros de texto y echas para lograr su objetivo.
1.
Inserte un cuadro de texto para la cantidad de efectivo e indique que la cantidad es demasiado baja para soportar las necesidades del negocio. D formato el cuadro de texto usando el estilo de forma Efecto sutil - nfasis 3. Aumente el grosor del contorno del cuadro de texto a 112 pt. Inserte una echa que apunte del cuadro de texto a la cantidad de efectivo. D formato a la echa con un estilo de forma Lnea moderada nfasis 3. Inserte un cuadro de texto para el monto Cuentas por cobrar. Indique en el texto que se debe hacer un mayor esfuerzo para recuperar las cuentas pendientes. D formato al cuadro de texto usando el estilo de forma Efecto sutil nfasis 2. Aumente el grosor del contorno del cuadro de texto a 112 pt. Inserte una echa que apunte del cuadro de texto al monto Cuentas por cobrar. D formato a la echa con un estilo de forma Lnea moderada - nfasis 2.
2.
3. 4. 5.
6.
7. 8.
163

9. Guarde el archivo como Mis llamadas del balance general y cirrelo.
Crear una plantilla con un tema personalizado
Duracin de la actividad: Archivos de datos: Gastos.xlsx, Nmeros de departamento.docx Antes de comenzar: Desde la carpeta C:\084891Datos\Personalizar y mejorar libros de trabajo y el entorno de Excel, abra el archivo Gastos.xlsx. Situacin: Le gustara implementar la plantilla Gastos para que todos los gerentes de ventas la usen, sta debe tener los colores y fuente estndar de la compaa.
1.
Agregue el siguiente comentario a la celda Reembolso de millas: La tasa de reembolso actual es de $.60 por milla. Inserte un vnculo en la celda A22 para el archivo Nmeros de departamento.docx para que los usuarios puedan buscar su nmero de departamento. Cree y aplique un tema personalizado llamado Mi tema de la compaa que incluye las siguientes especicaciones:

2.
3.
tema Median Accent 1 el color del tema es verde oliva oscuro La fuente del encabezado es Times New Roman
4. 5. 6.
Elimine todos los datos para Conner, Fuller y Pulaski. Guarde el archivo como una plantilla. Cierre todos los archivos abiertos.
164
Soluciones
Glosario
Agrupar Un mtodo que conecta mltiples objetos grcos para formar un solo objeto grco. Base de datos Dentro de una funcin de base de datos, el argumento que especica el rango de datos de una hoja de trabajo o tabla en la que se realiza la funcin. Botn Tabla dinmica Un botn que se usa para desplegar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica para crear una nueva Tabla dinmica. Campo Dentro de una funcin de base de datos, la columna dentro de la base de datos que usted quiere correlacionar con el criterio. Campos Una categora de datos en un informe Tabla dinmica. comentario Texto que se relaciona al contenido de una celda especca. Los comentarios son desplegados en una ventana emergente en vez de en una celda de la hoja de trabajo. Condicin O Un mtodo para hacer menos restrictivas las consultas de una funcin de base de datos incluyendo criterios en mltiples las dentro del rango de criterio.
Condicin Y Un mtodo para hacer ms restrictivas las consultas de una funcin de base de datos incluyendo criterios en mltiples columnas de la misma la dentro del rango de criterio. Conjunto Estilo rpido Un grupo de estilos de formato predenidos que han sido seleccionados para trabajar juntos y reejar el tema de una hoja de trabajo. creacin de capas Un mtodo para desplegar objetos grcos que cubren a otros objetos grcos en un orden especco. Criterio Dentro de una funcin de base de datos, el rango de datos que contiene nombres de campo y otros datos para relacionarlos con el campo de la base de datos. Eje En grcos que representan mltiples series de datos, el eje X muestra las series de datos en cada categora y el eje Y muestra cmo son medidos los datos (cantidad de dlares, tiempo y otros). Elementos Una subcategora de datos en un informe de Tabla dinmica.
167
esquema de colores Un conjunto de colores denidos que se usan para mejorar el atractivo visual de la aplicacin en la que est trabajando. estilo Una coleccin de opciones de formato que usted puede aplicar como un grupo. Filtro Un mtodo para ver datos que muestra slo los datos que satisfacen un criterio. formas Objetos geomtricos simples que ya estn creados en Excel y que pueden ser modicados y usados para mejorar sus hojas de trabajo. Funcin Cubo Una funcin usada para traer datos de cubos de procesamiento analtico en lnea (OLAP, Online Analytucal Processing). Funcin de base de datos Un tipo de funcin que realiza un clculo nicamente en los datos que satisfacen cierto criterio. Funcin Estadsticas Una funcin que realiza un anlisis estadstico sobre un rango de datos en una hoja de trabajo o en un grco. Funcin Fecha y hora Una funcin que asigna un nmero de serie a los datos de fecha y hora para poder usarlos en un clculo. Funcin Financieras Una funcin que realiza un clculo contable y nanciero comn. Los clculos principalmente estn basados en la depreciacin de activos, inversiones y deudas. Funcin Informacin Una funcin que realiza un anlisis sobre un rango de datos para determinar el tipo de datos o el formato presente en una celda. Funcin Ingeniera Una funcin que realiza varios tipos de conversiones y pruebas de ingeniera.
Funcin Matemticas y trigonomtricas Una funcin que realiza clculos trigonomtricos comunes tales como coseno o tangente, u otras funciones de matemticas especializadas. Funcin Texto Una frmula que usted puede usar para cambiar la apariencia de un texto en una hoja de trabajo usando la funcin MAYUSC, MINUSC o NOMPROPIO. grco SmartArt Una representacin visual de sus datos e ideas. grco Una representacin visual de los datos de una hoja de trabajo que determina la relacin entre las diferentes secciones de los datos. hipervnculo Un vnculo dentro de un documento que proporciona un acceso rpido a la informacin relacionada, llamada el objetivo del hipervnculo. imgenes prediseadas Una coleccin de objetos grcos previamente dibujados. Informe Grco dinmico Un grco interactivo que representa grcamente los datos en un informe de Tabla dinmica. Leyenda Un elemento del grco que indica que color o patrn usado en el grco representa que serie de datos en particular. Lneas de divisin Un elemento del grco que indica el incremento de un valor. Marca de agua Un elemento grco que aparece como fondo en un documento impreso.
168
Glosario
nombre de rango Un mtodo de referenciar un rango de celdas con un nombre. El rango de celdas puede estar ubicado en cualquier parte del libro de trabajo. objetivo La informacin que un hipervnculo seala. objeto grco Un elemento visual que se puede insertar dentro de una hoja de trabajo. Orden ascendente Un orden de clasicacin que despliega los datos del ms bajo al ms alto. Orden descendente Un orden de clasicacin que despliega los datos del ms alto al ms bajo. Orden Un mtodo para ver datos que organiza todos los datos en un orden especco. plantilla Una hoja de trabajo que contiene formato, frmulas y texto precongurado. referencia de tres dimensiones (3-D) Una referencia de celda que est en la misma ubicacin en cada hoja de trabajo. Un referencia 3-D se puede usar nicamente en un libro de trabajo con mltiples hojas de trabajo. Rtulos de datos Un elemento del grco que indica el valor numrico, el porcentaje o el nombre de un solo punto de datos. series de datos Un conjunto de valores individuales representados en un grco. sintaxis de la funcin La forma general de la funcin que proporciona la estructura para ingresar apropiadamente los argumentos de la funcin para regresar los resultados deseados. SmartArt Una coleccin de formas previamente dibujadas.
Subtotal Una funcin realizada sobre un subconjunto de datos que han sido ordenados. Tabla de datos Un elemento del grco que despliega los datos de la hoja de trabajo en los que est basado el grco en una tabla que se ubica debajo del grco. Tabla dinmica Una tabla interactiva de la hoja de trabajo que se usa para resumir, organizar, analizar y comparar de manera rpida grandes cantidades de datos. tabla Una seccin de las y columnas contiguas dentro de una hoja de trabajo que Excel trata como un conjunto de datos independientes. Tema Un conjunto unicado de conguraciones de formato y apariencia que se puede aplicar a un libro de trabajo en general. Ttulo del eje de categoras (X) Un elemento del grco que describe lo que representa el eje X. Ttulo del eje de valores (Y) Un elemento del grco que describe lo que representa el eje Y. Ttulo del grco Un elemento del grco que describe lo que representa el grco en general.
Glosario
169
ndice
A
Administrador de nombres, 2 agrupar, 123 argumentos de la funcin insertar manualmente, 16
E
eje, 72 elementos, 86 entrada de la funcin, 15 esquema de colores, 131 estilo, 34 estilos de grco opciones de formato, 80 Estilos rpidos, 34
B
base de datos, 54 botn Tabla dinmica, 86
C
campo, 54 campos, 86 Cinta minimizar, 132 restaurar clip art, 104 comentario, 136 agregar, 138 editar, 138 eliminar comentarios, 136 condicin O, 55 condicin Y, 55 conjunto Estilo rpido, 34 creacin de capas, 122 criterio, 54 cuadro de dilogo Conguracin de campo de valor, 87 cuadro de dilogo Crear tabla, 33
F
ltro, 48 forma insertar, 111 modicar formas, 110 tipos, 111 funcin insertar con el cuadro de dilogo Entrada de funcin, 16 funcin Base de datos BDSUMA, 57 BDCONTAR BDPROMEDIO insertar Funcin Base de datos, 14 funcin BUSCARH, 22 insertar, 23 funcin BUSCARV, 22 insertar, 23 funcin Bsqueda y referencia funcin BUSCARH, 22 funcin BUSCARV insertar, 23 Funcin Bsqueda y referencia, 14, 22
D
diseo de grco, 80
171

Funcin Cubo, 14 funcin de base de datos, 54 Funcin Estadsticas, 14 Funcin Fecha y hora, 14 Funcin Financieras, 14 Funcin Informacin, 14 Funcin Ingeniera, 14 funcin Lgicas funcin NO, 21 funcin O, 21 funcin SI, 20 funcin Y, 21 insertar, 23 Funcin Lgicas, 14, 20 funcin NO, 21 funcin O, 21 funcin Resumen cambiar para la la Total, 57 funcin SI, 20 Funcin Texto, 14 funcin Y, 21 funciones insertar manualmente, 16 funciones de resumen en tablas, 54 Funciones Matemticas y trigonomtricas, 14 Funciones Tabla dinmica, 87 mtodos de insercin, 69 Grco dinmico, 95 analizar datos, 96 crear, 96 formatear, 97 grco SmartArt, 115
H
hipervnculo, 137 editar, 140 eliminar insertar, 139 hoja de trabajo ocultar lneas de divisin, 140 ocultar encabezados ocultar frmulas desplegar lneas de divisin desplegar encabezados desplegar frmulas
I
imagen insertar desde un archivo, 106 opciones de formato, 105 pestaa contextual Herramientas de imagen Formato imgenes, 105 Imgenes prediseadas, 105 insertar, 105 informe Tabla dinmica crear, 88 modicar, 90 ordenar, 90 ltrar informes Grco dinmico, 95
G
Galera SmartArt, 116 grco, 66 agregar elementos, 75 eliminar elementos ajustar el tamao, 74 crear, 69 formatear, 80 mejoras, 66 modicar, 106 moverlo entre hojas, 74 tipos, 67 Columna Lnea Circular Barra rea Dispersin XY Grco cambiar tipo, 74
L
leyenda, 72 libro de trabajo crearlo a partir de una plantilla instalada, 149 lneas de divisin, 72
M
marca de agua, 137 Multiples hojas de trabajo ingresar datos en una frmula, 10
172
ndice
N
nombre de rango, 2 editar, 4 eliminar, 4 incluir en frmulas, 4
S
series de datos, 66 sintaxis de la funcin, 15 SmartArt, 104 agregar formas, 116 reubicar formas agregar texto a los objetos, 116 insertar un grco, 116 subtotal, 56 Subtotales insertar en un rango de datos, 57
O
objeto grco, 104 objetos grcos agrupar, 124 desagrupar Opciones de Excel personalizar opciones populares, 132 Populares, 130 operadores de ltro, 49 orden, 47 orden ascendente, 47 orden de las capas cambiar, 123 orden descendente, 47
T
tabla, 32 agregar las, 36 eliminar las agregar columnas eliminar columnas ajustar, 37 cambiar la funcin Resumen de la la Total, 57 componentes, 33 convertir a un rango de datos de una hoja de trabajo, 36 crear con el estilo predeterminado, 36 crear con un estilo seleccionado, 36 crear un estilo personalizado, 42 eliminar las duplicadas, 37 eliminar un estilo personalizado, 43 formatear, 42 opciones de modicacin, 35 ordenar datos, 50 tabla de datos, 72 Tabla dinmica, 86 cambiar la conguracin del campo para los campos sin valor, 89 personalizar clculos, 88 Tablas de Excel mejoras, 32 tema, 143 Tema crear un nuevo color, 144 crear un tema personalizado, 145 crear una nueva fuente, 145 opciones de color, 144 Cuadro de dilogo Crear nuevos colores del tema opciones de modicacin, 144 Cuadro de dilogo Crear nuevos colores del tema ttulo del eje de categoras (X), 72
P
panel Filtro para grco dinmico, 96 panel Lista de campos de tabla dinmica, 87 pestaa contextual Herramientas de grcos, 73 pestaa contextual Herramientas de tabla Diseo, 35 plantilla, 148 crear un libro de trabajo usando una plantilla instalada, 149 crear una plantilla personalizada, 150 tipos, 149 plantillas, 148 crear un libro de trabajo, 148
R
rango de celdas nombrar con el cuadro de dilogo Nuevo nombre, 3 nombrar desde el cuadro Nombre, 3 nombrar usando los datos de la hoja de trabajo, 3 rango de datos insertar subtotales, 57 rangos de una hoja de trabajo ordenar datos, 49 referencia de tres dimensiones (3-D), 9 rtulos de datos, 72
ndice
173

ttulo del eje de valores (Y), 72 ttulo del grco, 72
174
ndice
Applications Post-Event Survey

Instructor Name: __________________________Course: _______________________ End Date: ________________ Student Name: ______________________________ Student E-mail Address:_________________________________ Company ________________________________________ Job Role: ______________________________________
The quality of your experience is very important to us and your comments are an integral part of our quality control. Please take a moment to provide us with your observations. Thank you.
1. What was your main objective for completing this training? Solve a particular problem Prepare for a new product deployment or software upgrade Build new skills and knowledge (not related to a new software deployment) Prepare for a certification exam Better understand products before purchasing new software Prepare for a career change Other (please specify) ___________________________ 2. How would you rate this training on the following dimensions?
Classroom
Quality of the classroom environment Performance of the technology used in the classroom(hardware/software)
Extraordinary/Outstanding
Unacceptable/Poor
9 9
8 8
7 7
6 6
5 5
4 4
3 3
2 2
1 1
Classroom Comments (if any) _________________________________________________________________________ Instructor Instructors knowledge of the subject matter Instructors response to questions Instructors ability to provide real world experiences and examples Instructors presentation skills Instructors overall performance
Extraordinary/Outstanding Unacceptable/Poor
9 9 9 9 9
8 8 8 8 8
7 7 7 7 7
6 6 6 6 6
5 5 5 5 5
4 4 4 4 4
3 3 3 3 3
2 2 2 2 2
1 1 1 1 1
Instructor Comments (if any) __________________________________________________________________________ Training Content Clarity of the training content Flow of the training content Depth of the training content Effectiveness of the exercises in reinforcing the knowledge/skills learned Relevance of the exercises to real world situations Time dedicated to activities such as discussions, practices, and exercises (as opposed to lecture) Language quality of the courseware (grammar, terminology, style)
9 9 9 9 9 9 9
8 8 8 8 8 8 8
7 7 7 7 7 7 7
6 6 6 6 6 6 6
5 5 5 5 5 5 5
4 4 4 4 4 4 4
3 3 3 3 3 3 3
2 2 2 2 2 2 2
1 1 1 1 1 1 1
How would you change the training content to improve your learning experience? _________________________________ Other training content comments (if any) _________________________________________________________________ 3. How would you rate this training on the following dimensions? Learning Effectiveness Knowledge and skills gained from this training Impact of this training on your productivity related to the subject matter
9 9 9 7 6
8 8 8
7 7 7 5
6 6 6 4
5 5 5 3
4 4 4
3 3 3 2
2 2 2 1
1 1 1
Exceeded Expectations
Did not meet expectations at all
4. How well did this training meet your expectations? 5. Overall, how satisfied are you with this training? { Very Satisfied { Somewhat Satisfied
{ Somewhat Dissatisfied
{ Very Dissatisfied
6. What percent of your total work time requires the knowledge/skills presented in this training? Check only one. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Applications Post-Event Survey

7. If you think this training will have a positive impact on your job performance, what areas will be impacted most? Check all that apply. increasing quality increasing productivity increasing sales increasing ability to innovate decreasing time to complete task(s) decreasing costs increasing customer satisfaction increasing employee satisfaction 8. Please indicate how much you expect your job performance related to the course subject matter to improve as a result of this training and other business improvements in your organization. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 9. How much of the improvement in your job performance will be a direct result of this training? (For example if you feel that half of your improvement is a direct result of the training, enter 50% here.) 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% 10. Would you like to be notified about advanced or complementary courses? Yes
Strongly Agree
No
Strongly Disagree
Additional Questions
11. 12. 13. 14. 15. 16. My Account Executive/Educational Consultant is: My Account Executive/Ed. Consultant has serviced my account satisfactorily Is this your first time at New Horizons? Would you recommend New Horizons to others? Other classes you are interested in but not included in your learning plan: Comments Suggestions to improve your experience? Thank you for completing the survey.
8 7 6 5 4 Yes No Yes No
NH84891esmx S (CWEE) rev 1.0

Excel 2007 N2

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MANUAL DEL ESTUDIANTE

Microsoft Of fice Excel 2007: Nivel 2 (Segunda edici n)

Microsoft Office Excel 2007 : Nivel 2 (Segunda edicin)

Microsoft Office Excel 2007 : Nivel 2 (Segunda edicin)

Leccin 2: Organizar datos de una hoja de trabajo y de una tabla

Leccin 3: Presentar datos usando grcos

Leccin 4: Analizar datos usando Tablas dinmicas y Grcos dinmicos

Leccin 5: Insertar objetos grcos

Microsoft Ofce Excel 2007 : Nivel 2 (Segunda edicin)

110 115 122

Leccin 6: Personalizar y mejorar los libros de trabajo y el entorno de Excel

130 136 143 148

Microsoft Ofce Excel 2007 : Nivel 2 (Segunda edicin)

Acerca del curso

Descripcin del curso

Prerrequisitos del curso

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Objetivos del curso

Requisitos para el curso

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Personalice el Escritorio de Windows

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Antes de cada clase

Lista de archivos adicionales

Calcular datos con frmulas avanzadas

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Leccin 1: Calcular datos con frmulas avanzadas

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Cmo manejar nombres de celda y de rango

Haga clic en Aceptar.

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Leccin 1: Calcular datos con frmulas avanzadas

Microsoft Ofce Excel 2007 : Nivel 2 (Segunda edicin)

Complete el ingreso de la frmula.

Leccin 1: Calcular datos con frmulas avanzadas

Microsoft Ofce Excel 2007 : Nivel 2 (Segunda edicin)

Leccin 1: Calcular datos con frmulas avanzadas

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Leccin 1: Calcular datos con frmulas avanzadas

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Calcule las ventas totales para Costa Este y Costa Oeste.

g. Guarde el archivo como Mis rangos con nombre y cirrelo.

Leccin 1: Calcular datos con frmulas avanzadas

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Referencias de celda de tres dimensiones

Leccin 1: Calcular datos con frmulas avanzadas

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Cmo calcular datos de varias hojas de trabajo

Complete el ingreso de la frmula.

Leccin 1: Calcular datos con frmulas avanzadas

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e. Guarde el archivo como Mis frmulas 3D y cirrelo.

Leccin 1: Calcular datos con frmulas avanzadas

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Leccin 1: Calcular datos con frmulas avanzadas