LA ADMINISTRACIN COMO PROCESO 1.

DEFINICIONES

1.1. LA ADMINISTRACIN

Se ocupa de la obtencin de los objetivos organizacionales, para lo cual las personas, en todos los niveles realizan con diferentes complejidades las funciones de planificar, organizar, dirigir y controlar siendo esencialmente universal o general, extendindose uniformemente en todo territorio, en toda sociedad o en toda institucin.

1.2. LA ADMINISTRACIN COMO PROCESO

Comprende determinadas funciones laborales que se llevan a cabo a fin de organizar y mantener un ambiente, en el que las personas trabajen juntas para lograr propsitos eficientes seleccionados. Es decir, un conjunto de pasos sucesivos de una operacin o ejecucin de una organizacin o institucin.

AUTOR
HENRY FAYOL

AO
1886 Previsin

ELEMENTOS, FACTORES O FUNCIONES

Organizacin Comando coordinacin Comando Integracin Direccin Ejecucin Control

LYNDALL URWICK

1943

Previsin planeacin Planeacin Planeacin Previsin Planeacin Planeacin

Organizacin

Control

KOONTZ Y ODONELL GEORGE R. TERRY

1955 1956

Organizacin

Integracin

Control Control

Organizacin

AGUSTIN REYES PONCE

1960

Organizacin

Integracin

Direccin

Control

ISAAC GUSMAN V.

1961

Organizacin

Integracin

Direccin

Control

J. ANTONIO FERNANDEZ A.

1965

Planeacin

Decisin motivacin implementacin comunicacin

Control

IDALBERTO CHIAVENATO

1999

Planeacin

Organizacin

Direccin

Control

2. FUNCIONES FUNDAMENTALES DE LA ADMINISTRACIN Las funciones bsicas de la administracin son cuatro: Planeacin Organizacin Direccin Control

PLANEACIN Consiste en definir el curso de accin a seguir, tomando en cuenta los medios y recursos necesarios, as como los principios que han de orientarlo para lograr los objetivos. ORGANIZACIN Significa estructurar de manera tcnica todas las relaciones, jerarquas y puestos dentro de una institucin, optimizando los recursos existentes. DIRECCIN Implica dirigir y coordinar al elemento humano para que con entusiasmo, motivacin y comunicacin logre los objetivos propuestos. CONTROL Es la revisin de los resultados esperados, comparndolos con los planificados, aplicando acciones correctivas en caso de necesidad. 3. EL PROCESO ADMINISTRATIVO

La estrategia es puesta en marcha mediante la accin empresarial que, para ser eficaz, necesita planearse, organizarse, dirigirse y controlarse. La planeacin, la organizacin, la direccin y el control constituyen el denominado proceso administrativo. Cuando se consideran por separado, planeacin, organizacin direccin y control constituyen funciones administrativas; cuando se toma el conjunto, es un enfoque global para alcanzar los objetivos, conforman el proceso administrativo. Proceso es cualquier fenmeno que presente cambio continuo en el tiempo o en cualquier operacin que tenga cierta continuidad o cierta secuencia. El concepto de proceso implica que los acontecimientos y las relaciones entre estos son dinmicos, estn en evolucin y cambio constante. El proceso no es una situacin inmvil, estancada ni esttica, sino mvil, continua y sin comienzo ni fin, en una secuencia fija de eventos. Los elementos de proceso interactan, es decir, cada uno afecta a los dems. En consecuencia las funciones administrativas de planeacin, organizacin, direccin y control no constituyen entidades separadas, aisladas sino que, por el contrario, son elementos interdependientes que interactan y ejercen fuertes influencias reciprocas.

El proceso administrativo no es slo una simple secuencia ni un ciclo repetitivo de funciones - planeacin, organizacin, direccin y control- si no que conforman un sistema en el que el todo es mayor que la suma de las partes, gracias al efecto sinrgico.

El proceso administrativo es un medio de integrar diferentes actividades para poner en marcha la estrategia empresarial despus de definir los objetivos empresariales y formular la estrategia que la empresa pretende desarrollar analizando el ambiente que rodea la empresa, la tarea que debe desempearse y la tecnologa que se utilizar, as como las personas involucradas-, debe administrarse la accin empresarial que pondr en prctica la estrategia seleccionada. En la administracin de la accin empresarial entra en juego el proceso administrativo para planear, organizar, dirigir y controlar las actividades de la empresa en todos sus niveles de actuacin.

Cada nivel organizacional debe cumplir un papel en la accin empresarial destinada a poner en marcha la estrategia. En otras palabras, los niveles institucional, intermedio y operacional desempeas un papel diferente entre la estrategia empresarial y el proceso administrativo.

PROCESO ADMINISTRATIVO EN LOS DIVERSOS NIVELES DE LA EMPRESA Niveles de Planeacin Organizacin actuacin
Alta direccin
Determinacin de objetivos y planeacin de la estrategia. Diseo de la estructura organizacional.

Direccin
Polticas directrices y conducta del personal. Gerencia y aplicacin de recursos para establecer la accin empresarial y lograr el liderazgo. Direccin, supervisin y motivacin del personal.

Control
Controles globales y evaluacin del desempeo empresarial.

Mandos medios

Planeacin tctica y asignacin de recursos.

Estructura de rganos y cargos. Rutinas y procedimientos.

Controles departamentales y evaluacin del desempeo departamental.

Mandos operativos

Planes operacionales.

Mtodos y procesos de trabajo y de operacin.

Controles individuales y evaluacin del desempeo individual.

3.1. PLANEACIN La planeacin es la primera funcin administrativa porque sirve de base de las dems funciones. Esta funcin determina por anticipado cuales son los objetivos que deben cumplirse y qu debe hacerse para alcanzarlos; por tanto es un modelo terico para actuar en el futuro. La planeacin comienza por establecer los objetivos y detallar los planes necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible. Planear y determinar los objetivos consiste en seleccionar por adelantado el mejor camino para lograrlos. La planeacin determina dnde se pretende llegar qu debe hacerse, cmo, cundo y en que orden. Objetivos

La planeacin es un proceso que comienza por los objetivos y, luego, determina los planes necesarios para conseguirlos. Esta definicin obliga a que los objetivos que se pretenden sean el punto de partida de la planeacin. La fijacin de objetivos es la primera actividad que debe realizarse: saber a dnde se pretende llagar para poder llegar hasta all. Los objetivos son resultados futuros que pretenden conseguirse en cierto periodo mediante la aplicacin de recursos disponibles o posibles. Los objetivos son pretensiones futuras que, una vez alcanzadas dejan de ser objetivos y se convierten en realidad. Como concepto, los objetivos son resultados establecidos de antemano, que deben conseguirse en cierto periodo; Los programas Son los planes que se deben realizar en un tiempo determinado para lograr el objetivo propuesto. Las polticas Son las normas en las cuales deben estar encuadradas las actividades para alcanzar el objetivo. Los procedimientos Son las guas o formas de accin que nos dicen de qu forma se deben realizar las actividades. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE PLANEACION a. Determinar los objetivos. b. Pronosticar, reducir los niveles de incertidumbre. c. Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se har el trabajo. d. Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
e. Establecer un plan general de logros enfatizando la creatividad para

encontrar medios nuevos y mejores de desempear el trabajo.

f. Establecer polticas, procedimientos y mtodos de desempeo.

g. Anticipar los posibles problemas futuros. h. Minimizar los riesgos y optimizar los beneficios.

ORGANIZACIN
Es la etapa en la cual se fijan las funciones y las relaciones de autoridad y responsabilidad entre las diferentes personas de una empresa, de manera que puedan lograse los objetivos establecidos en la organizacin.

Organizacin es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE ORGANIZACIN. a. Subdividir el trabajo en unidades operativas (departamentos) b. Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos regulados por depto.) c. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas. d. Aclarar los requisitos del puesto. e. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
f. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la

administracin. g. Proporcionar facilidades personales y otros recursos. h. Definir la comunicacin horizontal y vertical.

3.2. DIRECCIN

Es el elemento de la administracin en el que se logra la realizacin efectiva de lo planeado, por medio de la autoridad del administrador, ejercida a base de decisiones, el cual debe influir positivamente en los miembros de la organizacin. Esta fase del proceso de administracin, hace referencia a la forma como se imparten las rdenes o instrucciones a las personas de la empresa y se explica qu es lo que debe hacerse.

Aunque son de mucha importancia las cualidades personales de quien va a ejecutar la actividad, es conveniente tener en cuenta las caractersticas de una buena instruccin, la cual debe ser: Razonable: lo cual quiere decir que no se debe ordenar algo inalcanzable para la persona que recibe la orden, se debe tener en cuenta si la persona que la recibe tiene la experiencia y habilidad necesaria para cumplirla satisfactoriamente. Completa: al dar ciertas instrucciones debe decirse claramente la cantidad y calidad de la actividad a ejecutar.

Ejemplo: seleccionar una produccin o compra de papa, papa de primera, de segunda y de tercera etc. Clara: la orden debe ser comprensible, o sea que la persona que la recibe la debe entender muy bien, para lo cual el que dicta la instruccin debe colocarse en el lugar del subordinado y considerar lo que ste quiere que se le diga.

ACTIVIDADES IMPORTANTES DE LA DIRECCIN

a. Poner en prctica la filosofa de participacin por todos los afectados por

la decisin. b. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo. c. Motivar a los miembros. d. Comunicar con efectividad. e. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial. f. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho. g. Satisfacer las necesidades de los empleados a travs de esfuerzos en el trabajo. h. Optimizar el rendimiento.

3.3. CONTROL

El control consiste en la medicin y correccin de la ejecucin con base en las metas establecidas, compara lo realizado con lo planeado y exige cuentas de las tareas y actividades asumidas.

Se puede definir como el proceso de vigilar actividades que aseguren que se estn cumpliendo como fueron planificadas y corrigiendo cualquier desviacin significativa. Todos los gerentes deben participar en la funcin de control, aun cuando sus unidades estn desempendose como se proyect. Los gerentes no pueden saber en realidad si sus unidades funcionan como es debido hasta haber evaluado qu actividades se han realizado y haber comparado el desempeo real con la norma deseada. Un sistema de control efectivo asegura que las actividades se terminen de manera que conduzcan a la consecucin de las metas de la organizacin. El criterio que determina la efectividad de un sistema de control es qu tan bien facilita el logro de las metas. Mientras ms ayude a los gerentes a alcanzar las metas de su organizacin, mejor ser el sistema de control. ACTIVIDADES IMPORTANTES DE CONTROL a. Establecer las normas de desempeo. b. Comparar los resultados con los planes generales. c. Evaluar los resultados contra los estndares de desempeo.
d. Idear los medios efectivos para medir las operaciones.

e. Comunicar cuales son los medios de medicin. f. Tomar medidas correctivas cuando sean necesarias. g. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones. 4. INTERRELACIN ENTRE FUNCIONES En la prctica real, las funciones fundamentales de la administracin estn entrelazadas e interrelacionadas, el desempeo de una funcin no cesa por completo antes que se inicie la siguiente. Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situacin. Al establecer una nueva empresa el orden de las funciones ser quizs como se indica en el proceso pero en una empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control en un momento dado y a continuacin de esto ejecutar y luego planear. La secuencia deber ser adecuada al objetivo especfico. Tpicamente el gerente se haya involucrado en muchos objetivos y estar en diferentes etapas en cada uno. Para el no gerente esto puede dar la impresin de deficiencia o falta de orden. En tanto que en realidad el gerente tal vez est actuando con todo propsito y fuerza. A la larga por lo general se coloca mayor nfasis en ciertas funciones ms que en otras, dependiendo de la situacin individual. As como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que otras puedan ponerse en accin.

La ejecucin efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera el control no puede ejercerse en el vaci debe haber algo que controlar. En realidad, la planeacin est involucrada en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De igual manera los elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y controlar con efectividad. Cada funcin fundamental de la administracin afecta a las otras y todas estn relacionadas para formar el proceso administrativo. 5. LA COORDINACIN Y EL PROCESO ADMINISTRATIVO

En el proceso administrativo debe existir coordinacin o sea que haya una estrecha armona entre los funcionarios de la empresa y las operaciones que ejecutan para que el desenvolvimiento del trabajo no tenga ningn obstculo. Coordinar es armonizar todos los actos y esfuerzos. Esta coordinacin se puede obtener a travs de consultas de unas personas a otras, con participacin democrtica caso de las cooperativas con las cuales pueden conformarse grupos de trabajo uniforme. Para lograr este fin los funcionarios jefes deben exponer a los empleados sus puntos de vista en cualquier caso particular. SEGN FAYOL: La coordinacin es una de las etapas que debe cumplir una empresa para poder desarrollar cualquier tipo de trabajo, y esta es la que va armonizar la informacin La coordinacin es un complemento, incluso un contrapeso, para la divisin del trabajo y la especializacin laboral. La especializacin suele separa a las personas en las organizaciones, porque los trabajos son, por definicin, un grupo de actividades particulares e identificables. La coordinacin entraa volver a reunir a la gente con el propsito de asegurar que las relaciones de trabajo entre personas que desempean labores diferentes, pero relacionadas, pueden contribuir a las metas organizacionales. Irnicamente, cuanto ms requiere una organizacin que exista una coordinacin eficiente, tanto ms difcil le resulta conseguirla. Esto suele ocurrir cuando las tareas son muy especializadas. COORDINACION EFECTIVA

La comunicacin es fundamental para una coordinacin efectiva. La coordinacin depende, directamente, de la adquisicin, la transmisin y el procesamiento de la informacin. Cuanto mayor sea la incertidumbre sobre las tareas que se coordinen, tanto mayor ser la necesidad de informacin. Por lo tanto, es conveniente pensar que la coordinacin es cuestin de procesamientos de informacin. METODOS BASICOS DE LA COORDINACION EFECTIVA Tcnicas bsicas a.- Jerarqua Gerencial: Segn Henry Fayol: la jerarqua es la lnea de autoridad de una organizacin, en la actualidad representadas por casillas y lneas bien definidas del organigrama, sigue un orden de rangos, de la alta gerencia al nivel ms bajo de la empresa. La jerarqua es el orden de los elementos segn su valor. Desde el punto de vista administrativo es el orden reglamentario que existe en una cadena de mando dentro de una organizacin formal. Cuando nos referimos a jerarqua gerencial definimos el ms alto grado de autoridad y responsabilidad que se ubica en el nivel institucional y es quien tiene la potestad de realizacin la planeacin estratgica. En este caso nos referimos al a gerencia la cual es un cargo que ocupa el director de una empresa lo cual tiene dentro de sus mltiples funciones, representar a la sociedad frente a terceros y coordinar todos los recursos a travs del proceso de planeamiento, organizacin direccin y control a fin de lograr objetivos establecidos. b.- Reglas y procedimientos: Dentro de las tcnicas bsicas de la administracin es necesario que se establezcan reglas y procedimientos , la cual es uno de los elementos bsicos de la planeacin, y no es ms que la polticas que se editan como guas para orientar la accin ; son criterios, lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre problemas que se repiten dentro de una organizacin ; ahora bien existen una serie de pasos que se deben seguir para que la reglas de cumplan es aqu donde intervienen los procedimientos, es decir, una especie de manual donde se establecen el orden cronolgico, la secuencia de actividades que deben seguirse en la realizacin de un trabajo repetitivo. En aos recientes ha habido un rpido aumento en las premisas de propsitos y misiones publicados de la compaa. Estos documentos son denominados:

doctrinas, polticas, estrategias, propsitos de la empresa, filosofas y los observadores ms crticos los llaman relaciones pblicas engaosas. Estas premisas generalmente expresan los propsitos bsicos de una compaa y las creencias de los ejecutivos en jefe. Por esto un propsito bsico para cualquier negocio es buscar la utilidad mediante el uso efectivo y eficaz de recursos. c.- Planes y metas: Los planes se crean con la finalidad de lograr las metas, se define como la intencin y proyecto de hacer algo, como proyecto que, a partir del conocimiento de las magnitudes de una economa, pretende establecer determinados objetivos. Asimismo se ha definido como un documento en que se constan las cosas que se pretenden hacer y forma en que se piensa llevarlas a cabo, y tambin se seala como la Organizacin y coordinacin de las actividades econmicas. Para Alfonso Ayala Snchez Plan se define como el conjunto coherente de metas e instrumentos que tiene como fin orientar una actividad humana en cierta direccin anticipada. J. Arturo Ortega Blake define que el plan no es solamente un documento con un conjunto de perspectivas y previsiones, es el instrumento ms eficaz para racionalizar la intervencin, generalmente estatal en la economa. Existen varios tipos de planes pero los ms comunes de una empresa son de acuerdo al periodo de realizacin, es decir, pueden ser a corto, mediano y largo plazo. Los planes son importantes porque con ellos una organizacin se orienta de forma clara y precisa lo que quiere. Cuando se requiera una coordinacin relativamente modesta, sta se puede lograr mediante los mecanismos bsicos de la administracin. Uno de estos mecanismos es la cadena de mando de la organizacin. Al especificar las relaciones entre los miembros y las unidades, la cadena de mando facilita el flujo de informacin. Otro instrumento til consiste en una serie de reglas y procedimientos diseados para permitir que los empleados manejen las tareas de coordinacin rutinarias en forma rpida e independiente. Otra tcnica bsica ms es la que Tom Peters y Robert Waterman llamaron administrar por paseo (Management by walkingaround). Con esta tcnica, los gerentes se toman tiempo para "darse paseos" por los diversos departamentos e instalaciones de produccin observando las operaciones y hablando informalmente con los empleados.

6. BIBLIOGRAFA

STONER J., WANKEL C. Administracin. Prentice-Hall. Mxico, 1990. HEREDIA VARGAS, Oscar la locura de la administracin pblica. La paz, 2007.

CHIAVENATO IDALBERTO, Introduccin a la teora general de la administracin. Campus Ltda. Colombia 1999, Quinta edicin.