Sistema Informtico de Gestin de Archivo S.G.A./A.K.S.

SISTEMA INFORMTICO DE GESTIN DE ARCHIVO

S.G.A./A.K.S.

Manual de Usuario
Vitoria-Gasteiz, Mayo de 2006

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INDICE
INTRODUCCIN ................................................................................ 2 REGISTRO Y DESCRIPCION DE ARCHIVO EN BASE A DESCRIPCIN MULTINIVEL ... 4 CONSULTA DE INFORMACIN POR CRITERIOS MLTIPLES .......................... 14 3.1 CONSULTA SIMPLE .........................................................................15 3.2 CONSULTA AVANZADA.....................................................................15 3.3 REFINAR BSQUEDAS ......................................................................17 3.4 VISUALIZACIN DE RESULTADOS DE BSQUEDA .......................................18 3.5 ACCESO AL REGISTRO DESCRIPTIVO COMPLETO.......................................18 4. GESTIN DE CUADROS DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL ........................... 21 4.1 NAVEGACIN POR EL CUADRO DE CLASIFICACIN ....................................21 4.2 GESTIN DE LOS CUADROS DE CLASIFICACIN Y DE TABLAS DE VALORACION....22 5. GESTIN DE ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS PRODUCTORAS ...................... 26 6. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACIN ENTRE LOS NIVELES DE ARCHIVO ....... 28 6.1 INICIO DE LA TRANSFERENCIA............................................................28 6.2 APROBACIN DE LA PROPUESTA DE TRANSFERENCIA ................................30 6.3 REMISIN DE LA DOCUMENTACIN ......................................................31 6.4 CIERRE DE LA TRANSFERENCIA...........................................................32 6.5 CONSULTA, CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LAS TRANSFERENCIAS ..................33 7. CONTROL Y GESTIN DE PRSTAMOS, CONSULTAS Y REPRODUCCIN .......... 37 7.1 SOLICITUD DE CONSULTA DE DOCUMENTACIN .......................................37 7.2 GESTIN DIARIA DE SOLICITUDES........................................................39 7.3 CONSULTA DE SOLICITUDES ..............................................................41 8. GESTIN DE ESPACIOS ..................................................................... 46 8.1 GESTIN Y ACTUALIZACIN DE DEPSITOS DE ARCHIVO ............................46 8.2 GESTIN Y ACTUALIZACIN DE UNIDADES DE INSTALACIN DE LA DOCUMENTACIN ..................................................................................48 8.3 CONSULTA DE ESPACIOS DISPONIBLES. .................................................49 8.4 GESTIN DE ESPACIOS AUTOMTICA....................................................51 1. 2. 3.

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1. INTRODUCCIN
Este manual tiene como objeto explicar el manejo y funcionamiento del Sistema Automatizado Especfico para la Gestin Integral de Archivos (en adelante SGA/AKS). El SGA/AKS, es un Sistema Informtico de Gestin de Archivo que: Gestiona los distintos niveles de archivo de la Organizacin, con la finalidad de dar solucin a sus necesidades de informacin y gestin de la documentacin desde su creacin hasta su eliminacin o conservacin definitiva. Estructura la informacin en base a normas estndar. Facilita la consulta y el acceso a los fondos y documentos de archivo de la Organizacin. Facilita una distribucin eficaz de la informacin. Automatiza y controla los procesos de transferencias y de expurgo de la documentacin. Garantiza el control y trazabilidad de la documentacin transferida y archivada y el control de las consultas, prstamos y devoluciones de los documentos. Contempla la incorporacin de los documentos electrnicos de archivo, as como la integracin con otros sistemas informticos utilizados en la gestin administrativa de la Organizacin. Facilita la gestin y actualizacin de los Cuadros de Clasificacin Documental existentes en la Organizacin. Facilita la identificacin y gestin de las estructura productoras de la documentacin Facilita la generacin de informes y estadsticas de Gestin. Implementa reglas y normas de Seguridad de la Informacin con la finalidad de preservar o o o La confidencialidad o aseguramiento de que la informacin es accesible slo para los autorizados. La integridad o garanta de la exactitud de la informacin y de los mtodos de su procesamiento. La disponibilidad o aseguramiento de que los usuarios autorizados tienen acceso a la informacin y a los documentos electrnicos asociados cuando lo requieran.

El SGA/AKS se integra con el Sistema de Seguridad XL-NET del Gobierno Vasco. A continuacin se presenta una breve descripcin de cada mdulo / funcionalidad del SGA/AKS:

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Registro y Descripcin de Archivo en base a una descripcin multinivel El SGA/AKS registra la documentacin que ingresa en el Archivo, aplicando las reglas establecidas en la Norma ISAD (G) por cuanto se define una estructura y descripcin multinivel de la documentacin partiendo del elemento fondo y descendiendo hasta los niveles de expediente, unidad documental (documento) simple y unidad de localizacin (instalacin). Consulta de informacin por criterios mltiples El SGA/AKS presenta mltiples posibilidades de consulta y recuperacin de la informacin, mediante diferentes criterios de bsqueda. La informacin que contienen los distintos registros seleccionados puede ser visualizada, modificada o borrada segn el nivel de autorizacin del usuario. Gestin de cuadros de clasificacin de fondos El SGA/AKS gestiona los cuadros de clasificacin que estructuran lgicamente los distintos fondos documentales contenidos en el Archivo, facilitando mediante interface grfico la localizacin de las series documentales definidas y lgicamente estructuradas. Gestin de estructuras organizativas productoras El SGA/AKS incorpora un mdulo para la gestin y actualizacin en el Sistema de la informacin relativa a las unidades administrativas productoras de la documentacin, habida cuenta que las modificaciones orgnicas (constitucin, supresin de unidades administrativas, integracin en otros Departamentos, etc.) afectan no solo a la gestin documental sino tambin a quines estn autorizados a consultar la documentacin. Transferencia de documentacin entre distintos niveles de archivos El SGA/AKS contempla los diferentes procesos para la gestin de transferencias: criterios de permanencia, procedimientos y plazos establecido por la organizacin. Se generan las correspondientes notificaciones y relaciones de transferencias asociadas a las transferencias. Control y Gestin de Prstamos, consultas y reproducciones El SGA/AKS permite llevar un control completo de los Prstamos y Reproducciones de documentacin, desde la solicitud del documento hasta su devolucin, posibilitndose la consulta de los Prstamos realizados, a efectos de comprobar cuales son los prstamos de documentacin ms habituales, los perodos de duracin de los mismos, etc. Control y Gestin de espacios de archivo El SGA/AKS previa definicin de los espacios destinados a Archivo en cada Nivel de Archivo de la Organizacin, permite el control y gestin de los espacios disponibles, as como la asignacin automtica de signaturas a cada Unidad de Instalacin.

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2. REGISTRO Y DESCRIPCION DE ARCHIVO EN BASE A DESCRIPCIN MULTINIVEL

La descripcin es uno de los elementos fundamentales del tratamiento archivstico, su funcin es la elaboracin de los instrumentos de control para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales de archivo. La descripcin puede realizarse a distintos niveles, en funcin de las distintas unidades o agrupaciones archivsticas definidas y que se constituyen como Unidades de Registro. El SGA/AKS contempla los siguientes niveles de descripcin: Fondo Subfondo Seccin Subseccin Serie Subserie Expediente Documento simple Unidades de instalacin. Cada una de estas unidades est formada por un conjunto de elementos descriptivos, que recogen la informacin correspondiente a distintas caractersticas o atributos de las mismas. Al realizar la descripcin de las unidades de registro se recogern las caractersticas que distinguen a cada una de ellas. Dichas caractersticas constituyen la estructura de datos del Registro Descriptivo. La estructura de datos est compuesta por un conjunto de elementos de descripcin agrupados, siguiendo las Normas ISAD, del siguiente modo: rea de Identificacin (rea de mencin de identidad). rea de Contexto. rea de Contenido y Estructura. rea de Condiciones de Acceso rea de Documentacin Asociada (o rea de Materias Relacionadas). rea de Control de la Descripcin.

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Al dar de alta una nueva unidad en el SGA/AKS se distingue entre: Unidades lgicas, que conforman el Cuadro de Clasificacin: fondos, Subfondos, secciones, subsecciones, series y subseries. Unidades fsicas: expedientes, documentos simples y unidades de instalacin. Para estos niveles de descripcin, adems de las reas anteriores, el SGA/AKS incorpora las reas de: o o Signatura o signaturas y Documentos electrnicos (documentos electrnicos asociados al registro descriptivo).

El SGA/AKS facilita la carga automtica de parte de la descripcin de los elementos de archivo heredada del nivel jerrquico superior al que se describe. El Sistema permite la modificacin y/desarrollo de esta informacin heredada incorporando los datos especficos de la unidad documental objeto de anlisis. A continuacin en formato tabla se desarrollan los datos propios de cada una de la reas de descripcin y las reglas de gestin que el Sistema tienen definidas. Para cada uno de ellos se presenta tambin la pantalla correspondiente del SGA/AKS. REA DE IDENTIFICACIN / MENCIN DE IDENTIDAD
NOMBRE DEL CAMPO (Elemento de descripcin) Cdigo Cdigo de Referencia CONTENIDO Cdigo del Registro REGLAS DE GESTIN Lo proporciona automticamente el Sistema

El cdigo del pas de acuerdo con la ltima versin de la ISO 3166 Cdigos Parametrizable en funcin del archivo para la representacin de nombres de pases. Cdigo del Nivel de Descripcin al Parametrizable por la Organizacin que pertenece el elemento descrito Seleccionado de una lista de valores posibles Cdigo del Cuadro de Clasificacin Breve resumen del contenido de la unidad de archivo que se est dando de alta. unidad El Sistema controla que las fechas introducidas sean fechas vlidas tanto en relacin al formato como en cuanto a la relacin entre ellas (que la fecha fin no sea anterior a la de inicio ) Fecha de Finalizacin de la unidad El Sistema informa de su coherencia con las fechas extremas documental indicada para el nivel jerrquico superior al que pertenece Formato AAAAMMDD (la serie, la seccin, el fondo...) Fecha de Inicio de documental Formato AAAAMMDD la Seleccionado de una lista de valores posibles

Nivel de Descripcin Cuadro de Clasificacin Ttulo

Fecha de Inicio

Fecha Fin Identificador/ Expediente Soporte Volumen N de

Identificador / N de Expediente Descripcin de los soportes Indicacin de la cantidad de documentacin referida a la unidad documental que se describe.

Este dato solo se habilita para las unidades documentales correspondientes a Expediente y Documento simple Esta informacin se hereda del nivel jerrquico superior. En todo caso, el Sistema permite su modificacin.

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Pantalla de datos del REA DE IDENTIFICACIN

REA DE CONTEXTO
NOMBRE DEL CAMPO (Elemento de descripcin) Productor CONTENIDO Unidad de procedencia de documentacin dentro de Organizacin REGLAS DE GESTIN la Seleccionado de una lista de valores posibles la Esta informacin se hereda del nivel jerrquico superior. En todo caso, el Sistema permite su modificacin.

Historia Institucional

Presenta la informacin significativa sobre el origen, historia, desarrollo y Esta informacin se hereda del nivel jerrquico superior. En funciones del organismo responsable todo caso, el Sistema permite su modificacin. de la produccin de la unidad de descripcin Contiene informacin sobre la historia de la unidad de descripcin Esta informacin se hereda del nivel jerrquico superior. En que sea significativa para su todo caso, el Sistema permite su modificacin. autenticidad, integridad e interpretacin Identificacin del origen de entrada de la documentacin en el archivo Esta informacin se hereda del nivel jerrquico superior. En (transferencia, compra, donacin, todo caso, el Sistema permite su modificacin. ...)

Historia Archivstica

Forma de Ingreso

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Pantalla de datos del REA DE CONTEXTO

REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

NOMBRE DEL CAMPO (Elemento de descripcin) Alcance y Contenido CONTENIDO Descripcin con mayor detalle de la unidad documental objeto del anlisis El Sistema calcula y propone automticamente la fecha de expurgo en funcin de los plazos de conservacin previamente definidos. Fecha propuesta para el expurgo de Si no se han previsto plazos de conservacin el Sistema lo la documentacin tratada. indicar con el mensaje Sin determinar Si se define un plazo de conservacin permanente, el Sistema lo indicar con el mensaje Conservacin Permanente Descriptores de materia extrados a Seleccionado de una lista de valores posibles partir del contenido de la El sistema permite seleccionar tantos valores de la tabla documentacin. como se desee Personas (para Entidades, Instituciones, Personas y Familias) sobre las que se trata en la documentacin Lugares sobre los que se trata en la Seleccionado de una lista de valores posibles El sistema permite seleccionar tantos valores de la tabla documentacin como se desee REGLAS DE GESTIN

Fecha propuesta de Expurgo

Descriptores

Onomsticos

Lugares

REA DE NOTAS: Se incluye dentro del REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

NOMBRE DEL CAMPO (Elemento de descripcin) Notas CONTENIDO Informacin especfica que no puede ser reseada en cualquiera de los elementos de descripcin definidos REGLAS DE GESTIN

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Pantalla de datos del REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

REA DE CONDICIONES DE ACCESO

NOMBRE DEL CAMPO (Elemento de descripcin) Acceso y Reproduccin CONTENIDO Condiciones de acceso y reproduccin REGLAS DE GESTIN Esta informacin se hereda del nivel jerrquico superior. En todo caso, el Sistema permite su modificacin.

Estado de Conservacin

Informacin de la situacin de Seleccionado de una lista de valores posibles conservacin de la unidad Esta informacin se hereda del nivel jerrquico superior. En documental que se describe todo caso, el Sistema permite su modificacin.

Lengua / Escritura de los Indicacin del idioma y/o escritura documentos de los documentos, si procede. Caractersticas fsicas requisitos tcnicos y Informacin de las caractersticas externas de la unidad documental que se describe. Se indicarn tambin los requisitos tcnicos necesarios para su consulta

Cada vez que se realice algn proceso de gestin: conversin y carga desde otros sistemas/aplicaciones, Informacin relativa a los transferencias, Instrumentos de control / instrumentos de control o descripcin expurgo..., existentes para la unidad documental descripcin el Sistema incluye automticamente un enlace al que se describe instrumento de gestin y control del proceso realizado. Esta es un elemento para el seguimiento y control de la trazabilidad de la documentacin gestionada por el Sistema

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Pantalla de datos del REA DE CONTENIDO Y ESTRUCTURA

REA DE DOCUMENTACIN ASOCIADA (MATERIALES RELACIONADOS)

NOMBRE DEL CAMPO (Elemento de descripcin) CONTENIDO Se indica si la unidad objeto de descripcin es una copia, aadiendo informacin relativa a la existencia y localizacin de los originales (si estos originales no existen o estn destruidos, se indica esta circunstancia) REGLAS DE GESTIN

Originales y copias

Unidades de relacionadas

El Sistema proporciona la herramienta necesaria para descripcin Informacin relativa a otras unidades establecer enlaces (uno o varios) a los registros de las documentales relacionadas unidades documentales relacionadas Informacin relativa a informacin publicada (obras, catlogos, etc.) de la unidad documental que se describe

Nota de publicacin

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Pantalla de datos del REA DE DOCUMENTACIN ASOCIADA

El SGA/AKS facilita el establecimiento de relaciones con otras unidades documentales del Archivo, mediante un mdulo para la localizacin y seleccin de estos elementos.

Pantalla de bsqueda de UNIDADES DE DESCRIPCIN RELACIONADAS

Los resultados obtenidos tras dicha consulta se presentan en una pantalla en la que se seleccionan las unidades documentales relacionadas.

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Pantalla de seleccin de UNIDADES DE DESCRIPCIN RELACIONADAS

REA DE CONTROL DE DESCRIPCIN

NOMBRE DEL CAMPO (Elemento de descripcin) Fecha de entrada CONTENIDO Fecha de descripcin REGLAS DE GESTIN El Sistema la proporciona automticamente

Archivero

El sistema lo proporciona automticamente en funcin del Identificacin del tcnico que realiza usuario conectado. la descripcin de la unidad En cualquier caso puede modificarse mediante Seleccin de documental. una lista de valores posibles Contiene las diferentes revisiones realizadas sobre la descripcin del registro Reglas o normas utilizadas para la Por defecto, se predetermina el valor ISAG (G) 2000 descripcin

Revisin

Reglas o Normas

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Pantalla de datos del REA DE CONTROL DE DESCRIPCIN

El SGA/AKS individualiza para las unidades de documentacin del nivel de Expediente, o Documento simple o Unidad de Instalacin los datos relativos a la Signatura y los Documentos electrnicos. SIGNATURA
NOMBRE DEL CAMPO (Elemento de descripcin) CONTENIDO REGLAS DE GESTIN Parametrizable para la Organizacin. Nivel de Archivo Identificacin del nivel de archivo al Los valores que aparecen en la Tabla de Niveles de Archivo que pertenece en el momento de la estn controlado por el Sistema en funcin de los permisos del usuario descripcin la unidad documental. Seleccionado de una lista de valores posibles Tipo de Instalacin Unidad de Tipo de unidad de instalacin normalizada en donde se guarda la Seleccionado de una lista de valores posibles documentacin

Identificador de la Unidad de Cdigo de identificacin de la unidad Instalacin de instalacin normalizada Identificador del Expediente N de orden del expediente dentro de en la Unidad de Instalacin la Unidad de Instalacin normalizada En funcin del nivel de archivo seleccionado, el Sistema Indicacin del depsito (edificio, muestra unos valores u otros (depsitos relacionados con los planta, sala, compacto, balda, etc.) diferentes niveles de archivo) en el que se ubica la documentacin Seleccionado de una lista de valores posibles

Depsito

Informacin complementaria a la Cdigo de ubicacin en el ubicacin en el Depsito, en funcin Depsito del grado de detalle definido para la ubicacin fsica de la documentacin Observaciones

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Pantalla de datos de SIGNATURA

DOCUMENTOS ELECTRONICOS
NOMBRE DEL CAMPO (Elemento de descripcin) Titulo del documento Descripcin Fecha de creacin Fecha de modificacin Tipo CONTENIDO Identificacin breve del documento Breve resumen del contenido del documento Fecha de elaboracin del documento Fecha en la que el documento se ha modificado Formato del documento REGLAS DE GESTIN

Pantalla de datos de DOCUMENTOS ELECTRONICOS

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3. CONSULTA DE INFORMACIN POR CRITERIOS MLTIPLES

EL SGA/AKS facilita la consulta y recuperacin de la documentacin y/o informacin mediante criterios mltiples de bsqueda: los elementos de informacin de las diferentes reas ISAD, consulta de la documentacin mediante la navegacin por los Cuadros de Clasificacin consulta de la documentacin a partir de los lenguajes documentales , para lo cual se definen dos modalidades de consulta: CONSULTA SIMPLE CONSULTA AVANZADA EL SGA/AKS permite la seleccin de criterios de consulta mediante la utilizacin de mens desplegables que muestran informacin disponible en tablas normalizadas del Sistema y cuadros de seleccin que muestran informacin jerarquizada, como el Cuadro de Clasificacin o Unidades Productoras.

Modelo de Cuadro de Seleccin de UNIDADES PRODUCTORAS

Todos los campos son indexables a texto completo y el usuario puede realizar bsquedas sobre varios niveles de descripcin simultneamente.

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3.1 CONSULTA SIMPLE

El SGA/AKS presenta un sencillo formulario de consulta, para las bsquedas ms habituales, donde se recogen los campos descriptivos que se utilizan ms frecuentemente para la realizacin de bsquedas: Los criterios de bsqueda para la consulta simple son los siguientes: Texto libre: el usuario consulta por uno o varios trminos que se encuentran en los campos descriptivos de la ficha. Nivel de Archivo: el usuario acota la informacin que solicita, referida a la documentacin existente en uno de los Niveles de Archivo definidos por la Organizacin. Productor : el usuario puede realizar consultas acotando la informacin en base a la seleccin de la unidad productora de la documentacin, para lo cual el Sistema le facilita la lista de valores posibles. Cuadro de Clasificacin: el usuario puede realizar consultas sobre elementos concretos del Cuadro de Clasificacin de la Organizacin, para lo cual el Sistema le facilita la lista de valores posibles. Fechas de inicio y fin de las unidades documentales. Identificador o Nmero de Expediente asignado por la unidad productora.

Esto criterios para la consulta pueden plantearse bien de manera individual o bien formulando una estrategia de bsqueda que combine varios de ellos.

Pantalla de CONSULTA SIMPLE

3.2 CONSULTA AVANZADA

Esta modalidad de consulta facilita la bsqueda mediante un formulario de consulta muy completo en el que los criterios se presentan agrupados en base a la reas definidas por la Norma ISAD (G). La consulta avanzada tambin incluye la consulta por texto libre: rea de identificacin: o Texto libre: el usuario consulta por uno o varios trminos que se encuentran en los campos descriptivos de la ficha. En la consulta avanzada el Sistema
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permite al usuario la seleccin de los campos sobre los que realizar la consulta o Nivel de descripcin de la unidad o unidades documentales. o Cuadro de Clasificacin: el usuario puede realizar consultas sobre elementos concretos del Cuadro de Clasificacin de la Organizacin, para lo cual el Sistema le facilita la lista de valores posibles. o Fecha de inicio: el Sistema permite la bsqueda mediante operadores lgicos (igual, mayor que, menor que, ...). Asimismo, el Sistema permite la consulta por rangos de fechas de inicio (desde.. hasta). o Fecha fin: el Sistema permite la bsqueda mediante operadores lgicos (igual, mayor que, menor que, ...). Asimismo, el Sistema permite la consulta por rangos de fechas de finalizacin (desde.. hasta). o Identificador o nmero de expediente asignado por la unidad productora. rea de contexto: Productor : el usuario puede realizar consultas acotando la informacin en base a la seleccin de la unidad productora de la documentacin, para lo cual el Sistema le facilita la lista de valores posibles. rea de contenido y estructura: o Descriptores o Lugares o Onomsticos rea de control de la descripcin: Para facilitar la gestin y administracin del Sistema se posibilita la consulta de diversos elementos de control: o Fecha de entrada en el Sistema o Fecha de descripcin o Identificacin del archivero que realiza la descripcin. o

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Pantalla de CONSULTA AVANZADA

3.3 REFINAR BSQUEDAS

El SGA/AKS ofrece la posibilidad de afinar la bsqueda realizada, permitiendo al usuario la vuelta a las pantallas anteriores, ya que se describe el camino seguido paso a paso- en la consulta realizada.

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3.4 VISUALIZACIN DE RESULTADOS DE BSQUEDA

Una vez realizada la consulta, el SGA/AKS informa del volumen de registros encontrados que cumplen la condiciones definidas por el usuario y presenta los siguientes datos de la documentacin: Clasificacin Identificador o N de Expediente Ttulo Depsito de archivo donde se ubica el expediente Unidad de instalacin que contiene el expediente Existencia de Documento Electrnico asociado El SGA/AKS presenta los registros siguiendo el orden cronolgico de los expedientes (fecha de inicio de los mismos). Esta ordenacin puede modificarse en funcin de las necesidades del usuario pinchando en el campo por el que se desea ordenar la informacin.

Pantalla de PRESENTACIN DE RESULTADOS

3.5 ACCESO AL REGISTRO DESCRIPTIVO COMPLETO

El SGA/AKS facilita el acceso al registro descriptivo completo o ficha de la unidad documental seleccionada.

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Seguimiento de la trazabilidad gestionada por el Sistema

de

la

documentacin

Unidad o unidades de descripcin relacionadas

Pantalla de la FICHA DESCRIPTIVA - Nivel: EXPEDIENTE

Desde la ficha se puede consultar la siguiente informacin: o Los sucesivos procesos de gestin de archivo que ha sufrido la documentacin seleccionada (transferencia, expurgo o muestreo) Desde aqu el SGA/AKS permite acceder al Registro de Transferencia y/o al Acta de Expurgo que controla el proceso realizado. o La informacin completa de otros documentos relacionados (en el apartado Unidades de descripcin relacionadas) o El acceso a los documentos electrnicos asociados a la documentacin consultada, de acuerdo con las condiciones de seguridad establecidas para su consulta (en el apartado Documentos electrnicos).

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Pantalla de VISUALIZACIN DEL DOCUMENTO ELETRNICO

Asimismo, desde la ficha el sistema permite: Solicitar la consulta en sala, prstamo o reproduccin del expediente en cuestin Imprimir la ficha descriptiva en formato PDF Modificar el Registro (siempre que el usuario tenga permiso para ello). El sistema habilita esta funcionalidad automticamente, en funcin de los permisos del usuario.

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4. GESTIN DE CUADROS DE CLASIFICACIN DOCUMENTAL

La clasificacin documental es un elemento clave del Sistema de Archivos. El SGA/AKS facilita la gestin y mantenimiento de los distintos cuadros de clasificacin documental existentes en la Organizacin.

4.1 NAVEGACIN POR EL CUADRO DE CLASIFICACIN

El SGA/AKS facilita la informacin relativa a los elementos del Cuadro de Clasificacin Documental mediante la navegacin por el mismo.

Pantalla de NAVEGACIN POR EL CUADRO DE CLASIFICACIN

La informacin proporcionada en cada elemento del Cuadro de Clasificacin se refiere a 2 niveles complementarios: La Norma de Conservacin o Tabla de Valoracin definida por la Organizacin para cada una de las Series Documentales establecidas. Ficha descriptiva de cada uno de los elementos del Cuadro de Clasificacin de la Documentacin, siguiendo las normas ISAD.

El SGA/AKS permite la consulta de ambas pulsando alternativamente en las opciones Clasificacin / Valor y Archivo

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Pantalla de VISUALIZACIN DE LA NORMA DE CONSERVACIN

Pantalla de VISUALIZACIN DE LA FICHA DESCRIPTIVA DE LOS ELEMENTOS DEL CUADRO DE CLASIFICACION

4.2 GESTIN DE LOS CUADROS DE CLASIFICACIN Y DE LAS TABLAS DE VALORACION

A continuacin, en formato tabla, se explican -agrupados en reas- cada uno de los datos de informacin de los elementos del Cuadros de Clasificacin y de las Tablas de Valoracin, as como las pantallas que muestra el SGA/AKS.

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DATOS DE INFORMACIN DE LOS ELEMENTOS DEL CUADRO DE CLASIFICACIN NOMBRE DEL CAMPO CONTENIDO REGLAS DE GESTIN

Datos identificativos del Elemento del Cuadro de Clasificacin TITULO DESCRIPCIN BREVE DESCRIPCIN UBICACIN EN LA ESTRUCTURA JERRQUICA Determinacin del nivel jerrquico del elemento del Cuadro de Clasificacin Definicin del orden de presentacin del elemento en el Cuadro de Clasificacin Determinacin del Nivel de Descripcin del elemento Identificacin de los documentos que componen los expedientes de las Series o Subseries Documentales Datos de Conservacin En funcin del valor seleccionado se muestran Identificacin de la conservacin campos de informacin relacionados: definida para la documentacin Si no se ha determinado la conservacin, perteneciente a la serie o no es posible establecer los plazos de subserie documental. permanencia de la documentacin en cada nivel de archivo y, por tanto, no sera Se definen los siguientes valores: posible realizar transferencias ni expurgo. Sin determinar (si la Si se selecciona Conservacin Permanente, Organizacin no ha no se podrn realizar expurgos de valorado la conservacin documentacin y las transferencias se de la documentacin) realizarn en los plazos definidos. Conservacin Si se selecciona Expurgo Parcial se habilita Permanente un campo para el determinar cul es el Expurgo Parcial expurgo a realizar. Expurgo Total Si se selecciona Expurgo Total se incluye la El valor seleccionado determina posibilidad de realizar muestreo as como la realizacin de los procesos los aos totales de conservacin (Este dato tcnicos de transferencia, se calcula automticamente en base a los expurgo y muestreo. aos de permanencia de la documentacin en cada nivel de archivo) Codificacin del elemento del Cuadro de Clasificacin Breve resumen del elemento del Cuadro de Clasificacin identificado

IDENTIFICACIN DE SU PERTENENCIA A UN ELEMENTO ANTERIOR (UN FONDO YA EXISTENTE) O CONSTITUIR UN ELEMENTO NUEVO Ayuda a definir las relaciones entre los distintos elementos

Si se identifica su dependencia jerrquica de otro elemento, el S.G.A. proporciona en el campo Nivel de Descripcin el nivel o niveles inferiores al elemento padre (p.e. si el elemento depende de una Seccin, los niveles de descripcin posibles sern Subseccin, Serie o Subserie)

DOCUMENTOS QUE COMPONEN EL EXPEDIENTE

CRITERIO DE CONSERVACIN

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DATOS DE INFORMACIN DE LOS ELEMENTOS DEL CUADRO DE CLASIFICACIN Datos de Permanencia de la documentacin en cada nivel de archivo Para cada uno de los niveles archivo definidos por Organizacin, se establecen aos de permanencia de documentacin. de la los la Si no se ha definido la conservacin el S.G.A. no permite incluir informacin en esta rea. La suma total de los aos de permanencia en los distintos archivos configura la fecha de Propuesta de Expurgo (si se selecciona el Expurgo Total)

PERMANENCIA EN LOS NIVELES DE ARCHIVO

Rgimen y Condiciones de Acceso El nivel 0 de acceso libre implica que cualquier usuario con acceso al S.G.A. podr consultar esta En este apartado se establece el informacin (incluida la documentacin electrnica nivel de seguridad de acceso a la asociada) documentacin. El nivel 1 de acceso restringido implica que SLO Se definen los siguientes niveles: los usuarios con permisos de consulta de Nivel 0 : Acceso libre documentacin restringida podrn acceder a esta informacin. Nivel 1 : Acceso Por ltimo, el nivel 2 o confidencial implica que Restringido SLO los usuarios con acceso a informacin Nivel 2 : Confidencial confidencial y adscritos a la unidad productora de la documentacin podrn acceder a ella.

RGIMEN DE ACCESO

OBSERVACIONES

Pantalla de DATOS DEL ELEMENTO DEL CUADRO DE CLASIFICACIN

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DATOS DE INFORMACIN DEL PROCESO DE VALORACIN DE LAS SERIES DOCUMENTALES NOMBRE DEL CAMPO CONTENIDO REGLAS DE GESTIN

Identificacin y Valoracin de la documentacin Para cada uno de los trmites resultantes del proceso de Valoracin e Identificacin de la Serie Documental se indica: EXPEDIENTE VIRTUAL DEL PROCESO DE VALORACIN Ttulo Descripcin Fecha del documento Versin Revisin Tipo Observaciones Comentarios acuerdo de / Pinchando en el Ttulo se accede al documento asociado.

FECHA DE ACUERDO DE LA COMISIN DE Fecha del VALORACIN, SELECCIN COVASAD Y ACCESO DEL GOBIERNO VASCO RESOLUCIN DEPARTAMENTO HACIENDA ADMINISTRACIN GOBIERNO VASCO REVISIN DE VALORACIN

la

Resolucin por la que se DEL determinan la conservacin y DE rgimen de acceso de la Y documentacin en el Sistema de DEL Archivos de la Administracin Pblica de la C.A.E. LA Datos relativos a la realizacin del proceso de Revisin de la Valoracin realizada en su da.

Pantalla de DATOS DE VALORACIN

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5. GESTIN DE ESTRUCTURAS ORGANIZATIVAS PRODUCTORAS

El SGA/AKS incorpora un mdulo de Mantenimiento de Estructuras Organizativas (Unidades Administrativas / Productoras de la documentacin).

La informacin relativa a las estructuras organizativas es la siguiente: Nombre: Denominacin actual del elemento Descripcin breve: Codificacin del elemento en relacin a la estructura jerrquica del Gobierno Vasco Ubicacin en la estructura orgnica: Determinacin del nivel jerrquico del elemento, as como definicin del orden de presentacin del elemento en la estructura organizativa general. Fechas de inicio y fn de la estructura organizativa identificada Permisos: Unidad o Unidades administrativas que heredan las funciones de la estructura orgnica que causa baja

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Teniendo en cuenta que las Unidades Administrativas Productoras de la documentacin sufren modificaciones en el tiempo, el SGA/AKS prevee la interrelacin entre ellas, almacenando la informacin necesaria para ello. Cuando se produce la modificacin de la estructura organizativa el Sistema avisa de esta modificacin (mediante la comparacin entre las unidades administrativas existentes en el Sistema y las provenientes de XL-NET).

Analizados los cambios detectados se propone el alta o modificacin de la unidad administrativa en el Sistema

5.1.1 Gestin de estructuras organizativas productoras

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6. TRANSFERENCIA DE DOCUMENTACIN ENTRE LOS NIVELES DE ARCHIVO

El SGA/AKS gestiona la transferencia de documentacin entre los diferentes niveles de archivo definidos por la Organizacin. La transferencia de documentacin se basa en: La salida de la documentacin en el nivel de archivo de origen La entrada de la documentacin en el nivel de archivo destino De este modo Arges realiza de forma automticamente: La baja de la documentacin que se transfiere en el nivel de archivo de origen. El alta de la documentacin en el nivel de archivo destino. El control del espacio libre resultante. Para realizar las transferencias de documentacin el Sistema propone la documentacin que ser objeto de remisin al siguiente nivel de archivo en base a los criterios de permanencia, calendarios de transferencia y plazos de conservacin definidos previamente . La realizacin de cada una de las transferencias de documentacin pasa por las siguientes fases: Inicio de la transferencia: se inicia en el nivel de archivo origen. Aceptacin de la Transferencia: en el nivel de Archivo destino. Control de la remisin: en el nivel de Archivo destino se comprueba y controla la documentacin recibida. Cierre de la transferencia.

6.1 INICIO DE LA TRANSFERENCIA

El responsable del nivel de archivo de origen o, en su caso, el responsable designado por la Unidad Productora de la documentacin inicia el proceso de transferencia de la documentacin al siguiente nivel de archivo. El SGA/AKS proporciona la herramienta necesaria para determinar la documentacin susceptible de ser transferida. El Sistema requiere la iniciacin de la transferencia mediante la consulta de la documentacin pendiente de transferir

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Pantalla de CONSULTA DE DOCUMENTACIN A TRANSFERIR

Esta consulta puede realizarse pinchando en el botn Pendiente a lo que el Sistema proporciona la informacin de las series documentales de las que existe documentacin que cumple las condiciones para ser transferida

Pantalla de VISUALIZACIN DE SERIES DOCUMENTALES CUYA DOCUMENTACIN PUEDE SER TRANSFERIDA

,o bien ejecutando la consulta para lo que es necesaria la indicacin de la serie documental que puede acotarse aadiendo los datos relativos a: Depsito o ubicacin fsica de la documentacin (como solucin para liberar espacios saturados de documentacin). Fechas de la documentacin

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Puede ocurrir que documentacin susceptible de transferencia se encuentre prestada para consulta de usuarios. En este caso el S.G.A. alerta de esta situacin para actuar en consecuencia. El S.G.A. presenta, pinchando en el botn Otros Datos Transferencia ,la cabecera de datos para la generacin automtica de la Relacin de Entrega de documentos al Archivo de destino. Una vez definida la documentacin a transferir por el archivo de origen el Sistema genera la Relacin de Entrega de la Documentacin en formato pdf

6.2 APROBACIN DE LA PROPUESTA DE TRANSFERENCIA

El responsable del archivo de destino de la documentacin recibe va telemtica la Propuesta de Transferencia para su revisin y, si procede, aceptacin de la misma. La no aceptacin de la transferencia implica la revisin y correccin por parte del archivo de origen de la documentacin a transferir y remisin de una nueva propuesta de transferencia en base a las correcciones realizadas. En la aprobacin de la propuesta de transferencia el archivo de destino comunica por va telemtica la aprobacin y las fechas posibles de remisin fsica.

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Es en este momento cuando el proceso de transferencia pasa al siguiente estado: Pendiente de remisin fsica de la documentacin

6.3 REMISIN DE LA DOCUMENTACIN

Una vez aceptada la transferencia se proceder a la remisin de la documentacin al archivo de destino, para lo cual se indica en el SGA/AKS la fecha en la que tiene lugar dicha remisin

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Una vez que se remite la documentacin el proceso pasa a la situacin de Pendiente de Cierre, a la espera de que el archivo destino asigne las nuevas signaturas en sus depsitos, previo cotejo y comprobacin de la documentacin que ha entrado. El SGA/AKS asigna automticamente el nmero de Registro de Transferencia que pasa a ser un elemento de control de este proceso.

6.4 CIERRE DE LA TRANSFERENCIA

El cierre de la transferencia implica la realizacin de las siguientes actuaciones por parte del archivo de destino: La asignacin de las nuevas signaturas a la documentacin recibida (esta actualizacin supone que automticamente el S.G.A. actualiza en los registros descriptivos las nuevas ubicaciones de la documentacin). La indicacin de finalizacin del proceso mediante la fecha de cierre.

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6.5 CONSULTA, CONTROL TRANSFERENCIAS

SEGUIMIENTO

DE

LAS

El S.G.A. incluye todo un mdulo especfico para la consulta, control y seguimiento de las transferencias, independientemente de la situacin en que se hallen. A continuacin se presentan en formato tabla los distintos criterios para la consulta de las transferencias:
CRITERIO CONTENIDO OBSERVACIONES

Seleccin en funcin NIVEL DE ARCHIVO

del

Se interroga al Sistema en funcin del Nivel de archivo que participa en el proceso, dependiendo si es el remisor o receptor de la documentacin

Esto facilita conocer todas las transferencias realizadas por cada uno de los niveles de archivo , tanto si funcionan como remisores o como receptores Tal y como se ha comentado en los apartados precedentes, estos estados pueden ser:

ESTADO

Se interroga al Sistema en funcin de la situacin de la transferencias

Pendiente de aceptacin Pendiente de remisin Pendiente de cierre Cerradas

UNIDAD REMITENTE

Se interroga al Sistema sobre transferencias realizadas por unidades productoras concretas. Estas unidades se seleccionan a partir de la Tabla El S.G.A. ofrece informacin Jerrquica de Unidades Productoras. relativa a las transferencias realizadas tanto por esta unidad como por las jerrquicamente dependientes. Se interroga al Sistema sobre transferencias relativas al elemento del Cuadro de Clasificacin seleccionado. En este caso, el S.G.A. ofrece Estos elementos se seleccionan a partir de la informacin relativa a las Tabla Jerrquica de Cuadros de Clasificacin. transferencias de documentacin perteneciente tanto al elemento (p.e. Serie) como a sus elementos jerrquicamente dependientes (p.e. Subseries). El S.G.A. ofrece la posibilidad de interrogar al sistema por todas las fechas relevantes que constituyen hitos- del proceso de transferencias: Esta consulta se realiza por medio de operadores Fecha de relacin (de y/o rangos de fechas: elaboracin de la En una fecha concreta propuesta de Posterior a una fecha concreta transferencia) Anterior a una fecha concreta Fecha de aceptacin Fecha de remisin Fecha de cierre Definiendo rangos concretos de fechas

CUADRO DE CLASIFICACIN

CONSULTA EN FUNCIN DE LAS FECHAS DE ESTADOS PREVISTOS

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CRITERIO

CONTENIDO

OBSERVACIONES

NMERO DE REGISTRO TRANSFERENCIA

DE

Este criterio facilita el control de las transferencias generadas por una determinada unidad productora Este criterio facilita el control de las transferencias recibidas Este criterio da lugar al instrumento bsico de en un determinado nivel de Registro General de Transferencias archivo del Sistema Archivstico de la Organizacin Estos elementos se seleccionan a partir de la Tabla Jerrquica de Edificios y Depsitos de archivo. Estos espacios estn definidos e identificados por la Organizacin y se hallan estrechamente relacionados con los Niveles establecidos por el Sistema Archivstico de la misma.

NMERO DE RELACIN TRANSFERENCIA

DE

Seleccin DEPSITO

en

funcin

El S.G.A. facilita consulta de transferencias de documentacin en funcin de su ubicacin fsica tanto en origen como en destino. del El S.G.A. puede ofrecer informacin relativa a las transferencias de documentacin ubicada tanto en la localizacin solicitada como en las jerrquicamente dependientes.

La consulta se puede realizar mediante un nico criterio o la combinacin de varios.

Pantalla de CONSULTA DE TRANSFERENCIAS

En cualquier caso, y como resultado de la consulta al Sistema, el S.G.A. presenta la relacin de transferencias que cumplen los criterios de consulta planteados.

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Pantalla de RESULTADOS DE LA CONSULTA DE TRANSFERENCIAS

En esta relacin, adems de informar sobre el total de transferencias que cumplen los criterios de consulta planteados, se indica: Estado o situacin de la transferencia Fecha de la relacin (inicio del proceso de transferencia) Unidad productora de la documentacin que se remite y responsable del Archivo de origen. Responsable del Archivo destino. Fechas relevantes durante el proceso de transferencia. A partir de aqu, el usuario puede acceder al registro completo de cada una de las transferencias, pudiendo imprimirlo, continuar con los trmites sucesivos (en caso de no estar cerrada), etc.

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Pantalla de FICHA DE TRANSFERENCIAS

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7. CONTROL Y GESTIN DE PRSTAMOS, CONSULTAS Y REPRODUCCIN DE DOCUMENTOS

El SGA/AKS realiza el control y seguimiento de las distintas actuaciones en relacin a: Prstamos de documentacin. Consultas en sala de la documentacin solicitada. Reproduccin de documentos. El control de este proceso de consulta de la documentacin se realiza -como en el resto de los mdulos- teniendo en cuenta el sistema de seguridad definido: a) en lo que se refiere a autorizacin y responsabilidad para ejecucin de determinadas tareas tcnicas b) en lo que se refiere al control del rgimen y condiciones de acceso a la documentacin y a los niveles de autorizacin de consulta de los distintos usuarios. c) teniendo en cuenta la interrelacin entre los procesos de archivo, el SGA/AKS alerta de las posibles interferencias que se puedan producir, especialmente en lo que se refiere al prstamo de la documentacin: solicitudes de prstamo de documentacin que se halla en proceso de transferencia solicitudes de prstamo de documentacin que se halla en proceso de expurgo.

7.1 SOLICITUD DE CONSULTA DE DOCUMENTACIN

La solicitud de prstamo de documentacin se realiza por 2 vas: 1. Por el propio usuario mediante la consulta online al Sistema 2. Solicitndolo a travs del responsable del archivo En cualquier caso, solo podrn realizar prstamos de documentacin los usuarios con permisos para ello. Cuando el usuario realiza una consulta al Sistema y selecciona un determinado expediente el SGA/AKS permite lanzar una solicitud automtica para la consulta del expediente (v. Apdo. 3.5). A partir de esta solicitud, el Sistema proporciona informacin del expediente y solicita los datos necesario para la gestin de la consulta: 1. Informacin relativa al expediente: Titulo del expediente Signatura de localizacin del Expediente Situacin actual del Expediente (informacin de su disponibilidad: LIBRE / EN SERVICIO / CON RESERVAS / EN SERVICIO CON RESERVA) 2. Informacin relativa al usuario solicitante de la documentacin: Fecha de solicitud

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Tipo de usuario (interno / externo) Unidad productora a la que pertenece el usuario (para usuarios internos) Nombre y apellidos del usuario 3. Datos a cumplimentar por el usuario: Tipo de solicitud (Reproduccin / Consulta en Sala / Prstamo) Fecha de disposicin (fecha para la que el usuario solicita el documento. Por defecto el sistema incorpora la fecha del da) Motivo de la consulta

Pantalla de SOLICTUD DE CONSULTA DE DOCUMENTACIN

El SGA/AKS presenta una pantalla con la situacin actual del expediente seleccionado. La situacin en la que se halle condiciona la realizacin del servicio solicitado.

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Pantalla de SITUACIN ACTUAL DEL EXPEDIENTES SELECCIONADO PARA CONSULTA

Haciendo clic en el botn Guardar, el sistema procesa la solicitud, que llega automticamente al responsable del archivo donde est ubicado el Expediente solicitado. En adelante, los trmites de gestin del prstamo, consulta o reproduccin de documentacin se realizan bajo el control del responsable del archivo. El SGA/AKS le proporciona las herramientas necesarias para servir la documentacin solicitada de acuerdo con los criterios de seguridad y accesibilidad definidos. Asimismo, el SGA/AKS facilita la comunicacin telemtica entre el responsable del archivo y el usuario que solicita la consulta (notificacin de disponibilidad del expediente, cambios en la reserva de expedientes, etc.) En base a la situacin actual de la documentacin, el SGA/AKS permite realizar slo reserva (si la documentacin se encuentra prestada) y/o prstamo (en caso de que se encuentre disponible LIBRE- o en reserva).

7.2 GESTIN DIARIA DE SOLICITUDES

Para facilitar al responsable del archivo la tarea diaria de servicio de la documentacin solicitada el S.G.A. incorpora un mdulo de Gestin diaria de solicitudes . Mediante este mdulo se pueden localizar gilmente todas aquellas solicitudes a las que dar respuesta diariamente, esto es, aquellas peticiones de prstamos, consulta o

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reproduccin de documentacin que se han solicitado para el da actual o das anteriores y que no se han podido servir: Este mdulo presenta las siguientes ventajas en la gestin de las consultas y prstamos de documentacin: Informa de las tareas de servicio de documentacin a realizar en el da Informa de las tareas de servicio de documentacin con retraso. Controla la posibilidad de realizar el servicio en el momento y en caso de no poderse realizar- informa de la razn por la que no se puede realizar.

Pantalla de GESTIN DIARIA para el Servicio de documentos

La informacin presentada es la siguiente: Fecha de disposicin: fecha para la que el usuario solicita el servicio de la documentacin. Esta fecha ser siempre anterior o igual a la fecha de Gestin diaria. Identificador / N de Expediente Ttulo (Datos bsicos de la documentacin solicitada). Solicitante: nombre y apellidos del solicitante y si se trata de usuario interno- unidad administrativa a la que pertenece Peticin: fecha en la que se realiz la peticin

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Tipo de peticin (Prstamo / Consulta en Sala / Reproduccin) Disponibilidad: informacin relativa a la posibilidad de realizar el servicio de la documentacin solicitada. Si el responsable del archivo precisa realizar otras tareas de gestin de las solicitudes, puede acceder a la ficha completa de la solicitud a travs del enlace existente en la fecha de peticin.

7.3 CONSULTA DE SOLICITUDES

El SGA/AKS incluye un mdulo especfico para la consulta, control y seguimiento de las solicitudes de servicio de documentacin, independientemente de la situacin en que se hallen.

Pantalla de CONSULTA DE SOLICITUDES

A continuacin se presentan en formato tabla los distintos criterios para la consulta de las solicitudes, referidos a : Criterios relativos a los datos de la gestin del servicio Criterios relativos a la documentacin solicitada

CRITERIO

CONTENIDO

OBSERVACIONES DATOS DEL PRSTAMO

TIPO DE SOLICITUD

Se interroga al Sistema en funcin del tipo de la solicitud: Esto permite conocer p.e., todas las solicitudes de para reproduccin, para reproduccin de documentos presentadas en un consulta en sala o para intervalo de tiempo, etc. prstamo.

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CRITERIO

CONTENIDO

OBSERVACIONES DATOS DEL PRSTAMO Estos estados pueden ser: Pendientes de autorizacin Pendientes de servicio En servicio Pendientes de devolucin Anuladas

ESTADO

Se interroga al Sistema en funcin de la situacin de la solicitud.

UNIDAD ADMINISTRATIVA

Se interroga al Sistema sobre las solicitudes presentadas por Estas unidades se seleccionan a partir de la Tabla las unidades administrativas de Jerrquica de Unidades Administrativa. la Organizacin. Se interroga al Sistema sobre las solicitudes presentadas por los usuarios (internos o externos). El S.G.A. ofrece la posibilidad de interrogar al Sistema por todas las fechas relevantes que constituyen hitos- del proceso de servicio de la documentacin: Fecha de peticin por el usuario Esta consulta se realiza por medio de operadores Fecha de disposicin y/o rangos de fechas: para la que solicita la En una fecha concreta documentacin Posterior a una fecha concreta Fecha de autorizacin de consulta de documentacin Fecha de prstamo Fecha de devolucin prevista Fecha de devolucin real Fecha de anulacin de la solicitud DATOS DE LA DOCUMENTACIN SOLICITADA la Anterior a una fecha concreta Definiendo rangos concretos de fechas

SOLICITANTE

CONSULTA EN FUNCIN DE LAS FECHAS DE ESTADOS PREVISTOS

IDENTIFICADOR EXPEDIENTE

Se interroga al Sistema sobre todas las solicitudes presentadas relativas a un determinado expediente. Se interroga al Sistema sobre todas las solicitudes presentadas relativas a uno o varios trminos que figuren en el ttulo o resumen del expediente.

TITULO

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CRITERIO

CONTENIDO

OBSERVACIONES

CUADRO CLASIFICACIN

DE

Se interroga al Sistema sobre las solicitudes presentadas relativas al elemento del Cuadro de Clasificacin seleccionado. Estos elementos se seleccionan a partir de la Tabla El SGA/AKS ofrece informacin Jerrquica de Cuadros de Clasificacin. relativa a las solicitudes de documentacin perteneciente tanto al elemento (p.e. Serie) como a sus elementos jerrquicamente dependientes (p.e. Subseries).

La consulta de las solicitudes se puede realizar mediante un nico criterio o la combinacin de varios. En cualquier caso, y como resultado de la consulta al Sistema, el S.G.A. presenta la relacin de solicitudes que cumplen los criterios de consulta planteados. En esta relacin, adems de informar sobre el total de solicitudes que cumplen los criterios de consulta, se indica: Fecha de peticin de la documentacin Estado o situacin de la solicitud de consulta Solicitante y Unidad administrativa a la que pertenece en el caso de usuarios internos. Identificador / N de Expediente Ttulo de la documentacin solicitada Otros datos: se indican las fechas relevantes durante el proceso desde la solicitud hasta el cierre.

Pantalla de RESULTADOS DE LA CONSULTA DE PRSTAMOS

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A partir de aqu, el responsable del Archivo puede acceder al registro completo de cada una de las solicitudes, pudiendo: a) enviar e-mail al solicitante de la documentacin b) enviar e-mail al responsable de autorizar la consulta

Pantalla de la opcin VER FICHA DE SOLICITUD DE CONSULTA

c) en la opcin de modificarel SGA/AKS permite modificar o actualizar los datos de la solicitud en funcin del estado en que se halle el proceso de consulta, prstamo o reproduccin: si la situacin es Pendiente de autorizacin permite modificar el tipo de solicitud y la fecha de disposicin, seleccionar un responsable de autorizar la consulta (en caso de que existan varios) e indicar la fecha en la que se emite la autorizacin de consulta. si la situacin es Pendiente de servicio permite modificar el tipo de solicitud y la fecha de disposicin e indicar la fecha y hora en la que se realiza el servicio de la documentacin. El Sistema informa del plazo de devolucin previsto y calcula automticamente la fecha lmite para la devolucin de la documentacin, este dato es parametrizable en base a lo que defina la Organizacin. si la situacin es En servicio al responsable del archivo nicamente le queda indicar la fecha de devolucin de la documentacin servida. si la situacin es Pendiente de devolucin el responsable del archivo podr indicar la fecha de devolucin de la documentacin recibida. En este caso, el Sistema permite al responsable reclamar al usuario aquella documentacin prestada cuyo plazo de prstamo ha finalizado. Independientemente del estado, el responsable del archivo puede incluir comentarios en el apartado de observaciones relativos a cualquiera de los trmites realizados o a condiciones especficas a tener en cuenta para el servicio de la documentacin. Igualmente el Sistema prevee la posibilidad de anular la solicitud indicando la fecha de la misma.

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d) imprimir las solicitudes en cada uno de los hitos del proceso (solicitud, recepcin del documento, devolucin ) que habrn de firmarse por el solicitante y el responsable del archivo.

Pantalla de MODIFICACIN / RESOLUCIN DE LA SOLICITUD DE CONSULTA

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8. GESTIN DE ESPACIOS
El SGA/AKS dispone de todo un mdulo para la gestin y control de los espacios destinados a depsitos de documentacin. Este mdulo es parametrizable, siendo la Organizacin la que decide si se realiza gestin de espacios automtica o no en cada uno de los niveles de Archivo. El sistema para la gestin y control de los espacios de archivo se basa en los siguientes principios: Definicin de los depsitos asignados a cada uno de los archivos del Sistema Archivstico. Determinacin previa de los espacios. Determinacin de los tipos de unidades de instalacin normalizados (cajas de archivo) utilizadas por la Organizacin. Automatizacin de los espacios disponibles en cada uno de los depsitos definidos, en funcin de los procesos que se realicen: o o o o Nuevas entradas en el archivo: implican la reduccin del espacio disponible. Reorganizacin de fondos y reubicacin de la documentacin dentro de un mismo archivo. Transferencias: implican ampliacin del espacio disponible en el archivo de origen y reduccin del mismo en el archivo de destino. Expurgo: implica ampliacin del espacio disponible en el depsito.

A continuacin se detallan cada una de las funcionalidades necesarias para la gestin de los espacios de archivo, referidas a: Gestin y actualizacin de depsitos de archivo. Gestin y actualizacin de unidades de instalacin de la documentacin Consulta de espacios disponibles Gestin de espacios automtica

8.1 GESTIN Y ACTUALIZACIN DE DEPSITOS DE ARCHIVO

Teniendo en cuenta el carcter multijerrquico de los depsitos de una Organizacin el SGA/AKS facilita su consulta presentando la estructura de los depsitos definida en modo desplegable.

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Pantalla de NAVEGACIN Y VISUALIZACIN DE LOS DEPSITOS DE LA ORGANIZACIN

El responsable del archivo puede realizar las siguientes tareas: Dar de alta en el Sistema nuevos depsitos o espacios destinados a archivo Modificar datos de espacios ya existentes Borrar espacios: el SGA/AKS controla que no puedan eliminarse espacios que contengan documentacin. Consulta por diferentes criterios de los espacios de archivo existentes, A continuacin en formato tabla, se explican cada uno de los elementos de informacin necesarios para dar de alta nuevos espacios de archivo o modificar los ya existentes y su correspondiente pantalla.
NOMBRE DEL CAMPO CONTENIDO Nombre o descripcin del espacio de archivo, en funcin del nivel hasta donde se quiera descender (por ejemplo Edificio Samaniego o Sala 6 o Compacto 35). Codificacin del espacio archivo identificado LA IDENTIFICACIN DE SU PERTENENCIA A UN ESPACIO MS AMPLIO O CONSTITUIR UN ESPACIO NUEVO Ayuda a definir las relaciones entre los distintos elementos que componen la estructura jerrquica (fsica) de los depsitos Algunos de los datos se cumplimentan automticamente al seleccionar el espacio en el que se ubica o del que depende. Estos datos son: Nivel de Archivo al que corresponde Responsable y Unidad administrativa a la que pertenece El S.G.A. permite la modificacin de estos datos cuando es preciso. de REGLAS DE GESTIN

NOMBRE

DESCRIPCIN BREVE UBICACIN ESTRUCTURA JERRQUICA EN

Determinacin del espacio en el que se ubica fsicamente Definicin del orden de presentacin del elemento en la lista de

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NOMBRE DEL CAMPO depsitos. NIVEL DE ARCHIVO

CONTENIDO Identificacin del Nivel de Archivo al que corresponde/pertenece el depsito

REGLAS DE GESTIN

TAMAO MXIMO ESPACIO DISPONIBLE

El tamao mximo es el nmero de metros lineales de documentacin que puede Y contener. El espacio disponible es el espacio libre que en el momento de la consulta existe.

Son datos de cumplimentacin obligatoria si se opta por la gestin de espacios automtica El espacio disponible se rellena automticamente. a) Cuando se da de alta se cumplimenta con el mismo valor del tamao mximo, si bien puede modificarse. b) Tras los procesos de entrada, transferencias y expurgo se actualiza en funcin de los volmenes de documentacin objeto de tratamiento.

Pantalla de GESTIN Y ACTUALIZACIN DE DATOS DE LOS DEPSITOS

8.2 GESTIN Y ACTUALIZACIN DE UNIDADES DE INSTALACIN DE LA DOCUMENTACIN

Las unidades de instalacin de la documentacin (los distintos tipos de cajas de archivo normalizadas, contenedores de documentacin, carpetas A/Z, etc) son elementos necesarios en la gestin y control de espacios. Las unidades de instalacin normalizadas utilizadas por el Sistema de Archivos se definen dentro del mdulo de Administracin en el apartado Tablas: La gestin de estas unidades de instalacin implica : Aadir nuevas unidades de instalacin, para lo que se deber indicar el Nombre y la Dimensin de la unidad en metros.
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Modificar el nombre o los datos de las unidades de instalacin normalizadas. Borrar unidades de instalacin no utilizadas por el Sistema.

8.3 CONSULTA DE ESPACIOS DISPONIBLES.

El SGA/AKS facilita la consulta del espacio disponible u ocupado en los depsitos de archivo para facilitar el control y gestin de los depsitos, reubicacin de documentacin y/o la realizacin de tareas de archivo que impliquen liberacin u ocupacin de espacio en los depsitos.

Pantalla de CONSULTA DE ESPACIO DISPONIBLE EN LOS DEPSITOS

A continuacin se presentan en formato tabla los distintos criterios para la consulta de espacios:
CRITERIO CONTENIDO OBSERVACIONES

Se interroga al Sistema en Seleccin en funcin del funcin del Nivel de archivo al Esto facilita conocer todos los espacios relativos a NIVEL DE ARCHIVO que pertenecen los espacios o un mismo nivel de archivo. depsitos de archivo. Se interroga al Sistema por un depsito o espacio de archivo determinado. El SGA/AKS ofrece informacin relativa a la capacidad o disponibilidad de espacio en el depsito seleccionado y de los espacios de archivo en l ubicados. Se interroga al Sistema por una unidad productora de documentacin concreta. El SGA/AKS ofrece informacin relativa tanto para la unidad seleccionada como para las jerrquicamente dependientes.

DEPSITO

Elemento de informacin para la adopcin de decisiones relativas a reorganizacin y reubicacin de fondos, urgencia en la realizacin de transferencias y expurgos.

UNIDAD PRODUCTORA

Estas unidades se seleccionan a partir de la Tabla Jerrquica de Unidades Productoras. Elemento de informacin de utilidad para conocer la ocupacin de documentacin perteneciente a una determinada unidad productora en uno o varios depsitos de archivo.

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CRITERIO

CONTENIDO Se interroga al Sistema por un elemento concreto del Cuadro de Clasificacin Documental. El SGA/AKS ofrece informacin relativa a tanto al elemento seleccionado (p.e. Serie) como a sus elementos jerrquicamente dependientes (p.e. Subseries).

OBSERVACIONES Estos elementos se seleccionan a partir de la Tabla Jerrquica de Cuadros de Clasificacin. Elemento de informacin de gran utilidad para conocer la ocupacin de documentacin perteneciente a una determinada agrupacin documental en uno o varios depsitos de archivo, de una o varias unidades productoras. Esta consulta se realiza por medio de los siguientes operadores: Igual, Mayor o igual, Menor o igual Definiendo rangos concretos de capacidades (p.e. mayor que ... y menor que....) o de porcentajes de espacio disponible. Elemento de control para: la previsin de entradas de fondos en un determinado depsito establecer indicadores de porcentajes de ocupacin. alertar de la situacin de depsitos con riesgo de saturacin.

CUADRO DE CLASIFICACIN

CONSULTA EN FUNCIN DEL TAMAO MXIMO DE LOS ESPACIOS DE ARCHIVO Y / O DE LOS ESPACIOS DISPONIBLES

El SGA/AKS ofrece la posibilidad de interrogar al sistema en funcin de la capacidad total (en m.l.) de los depsitos de archivo como del espacio disponible en los mismos (en %).

La consulta se puede realizar atendiendo a un nico criterio o la combinacin de varios. En cualquier caso, y como resultado de la consulta, el SGA/AKS presenta la relacin de depsitos y espacios de archivo que cumplen los criterios de consulta planteados. En esta relacin, adems de informar sobre el total de depsitos y espacios de archivo que cumplen los criterios de consulta planteados, se indica: Nombre del depsito, que servir de enlace a la ficha completa de informacin del depsito. Espacio disponible. Este dato se muestra en porcentaje, y se representa grficamente con 3 colores que indican: Rojo: No hay espacio disponible Verde: El espacio disponible es superior al 10% (dato parametrizable por la organizacin). Naranja: El espacio disponible es igual o inferior al 10% (dato parametrizable por la organizacin). De esta forma se alerta del riesgo de saturacin del depsito.

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Pantalla de PRESENTACIN DE RESULTADOS DE LA CONSULTA DE ESPACIO DISPONIBLE

8.4 GESTIN DE ESPACIOS AUTOMTICA

El SGA/AKS facilita la gestin de espacios automtica para la realizacin de tareas ya sea de reubicacin de documentacin por diversas razones- en el mismo nivel de archivo, ingreso de nueva documentacin en el archivo, etc. La gestin de espacios automtica se realiza desde el mdulo de Descripcin de Archivo, facilitando la asignacin automtica de signaturas a la documentacin descrita. El inicio de esta funcionalidad se realiza mediante la consulta y seleccin de aquellos registros de documentacin que no presentan signatura (documentacin de nuevo ingreso) o bien que se quieren reorganizar y/o reubicar en otros depsitos.

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Este esquema es de aplicacin tanto para el proceso de Nueva Entrada de documentos en el archivo como para el proceso de Transferencias entre niveles de archivo, proceso ste ltimo para el que resulta de especial inters la posibilidad de asignacin AUTOMTICA de signaturas dado los grandes volmenes de documentacin a reubicar en los archivos.
Pantalla de CONSULTA para GESTIN DE ESPACIOS

El Sistema presenta una pantalla de resultados que cumplen los criterios de bsqueda y ofrece la posibilidad de iniciar el proceso de Gestin de espacios automtica.

Hoja del REGISTRO DE EXPURGO DE DOCUMENTACIN en formato pdf.

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El SGA/AKS propone la ubicacin de la documentacin en el depsito en funcin del espacio libre controlado por el Sistema y en base a las especificaciones indicadas por el responsable de archivo relativas a los DATOS A ACTUALIZAR: El depsito de archivo El identificador de la Unidad de Instalacin (cajas de archivo) El identificador del orden del expediente dentro de la caja El tipo de unidad de instalacin de la documentacin

La propuesta de ubicacin se almacena en el Sistema hasta la decisin del responsable de archivo, quien podr aceptarla para que el SGA/AKS proceda a la asignacin de las nuevas signaturas a la documentacin (pinchando en el botn Guardar) o borrar la propuesta y generar otra nueva.

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